Bilaga 1. Tertialrapport 1 miljö- och byggnadsnämnden reviderad 2020-05-20

(1)

Tertialrapport April Tertial 1 2020

Miljö- och byggnadsnämnden

(2)

Miljö- och byggnadsnämnden, Tertialrapport April 2(28)

Innehållsförteckning

1 Ekonomisk uppföljning ... 3

1.1 Prognos Miljö- och byggnadsnämnden ... 3

1.2 Kommentar till helårsprognos, utfall och budget ... 3

1.3 Investeringsprognos ... 4

1.4 Återsökning av statsbidrag ... 4

1.5 Riktade budgetmedel Miljö- och byggnadsnämnden ... 5

2 Kvalitetsstyrning ... 6

2.1 Viktig information och förändringar ... 6

2.2 Kvalitetsstyrning (nämnd) ... 8

2.3 Nya data och resultat ... 18

3 Målstyrning ... 20

3.1 Trygghet och välfärd genom livet ... 20

3.2 Hållbar och konkurrenskraftig tillväxt ... 22

3.3 Attraktiv och effektiv organisation ... 25

4 Uppdrag ... 27

4.1 KS/KF Uppdrag ... 27

5 Riskhantering - internkontroll ... 28

5.1 Kontrollskuld uppstår... 28

5.2 Personuppgifter hanteras inte enligt GDPR i ärendehandläggning ... 28

5.3 Bristande beslutsunderlag ... 28

(3)

1 Ekonomisk uppföljning

1.1 Prognos Miljö- och byggnadsnämnden

Stratsys - MBN nämndrapport 2020

Period-

budget

Period- utfall

Budget 2020

Prognos Apr

Avvikelse årsbasis

Prognos_F eb Total

MILJÖ- OCH BYGGNADSNÄMND

Intäkter -6 068 -6 570 -18 200 -17 700 -500 -18 700

Kostnader 13 017 11 876 38 300 37 895 405 37 933

Netto (tkr) 6 949 5 306 20 100 20 195 -95 19 233

PER

VERKSAMHETSOMRÅDE Nämnd

Intäkter 0 0 0 0 0 0

Kostnader 385 325 1 156 1 073 83 1 156

Netto (tkr) 385 325 1 156 1 073 83 1 156

Samhällsbyggnadsvht

Intäkter -3 167 -4 248 -9 500 -9 500 0 -10 000

Kostnader 6 498 6 601 19 054 19 245 -191 19 245

Netto (tkr) 3 331 2 353 9 554 9 745 -191 9 245

Miljö- och hälsoskyddsvht

Intäkter -2 901 -2 322 -8 700 -8 200 -500 -8 700

Kostnader 6 133 4 950 18 090 17 577 513 17 533

Netto (tkr) 3 233 2 628 9 390 9 377 13 8 833

Prel. kostnader (interna) 0 0 0 0 0 0

Differenser / felkonteringar 0 0 0 0 0 0

Tabellförklaring

Periodbudget: Budget 2020 jämt fördelat över året. I denna rapport för januari-april Periodutfall: Det faktiska utfallet för aktuell period, i denna rapport januari-april Budget 2020: Den beslutade årsbudgeten för nämnden och dess verksamheter

Prognos Apr: En prognos för helårsutfallet baserad på information för perioden januari-april Avvikelse årsbasis: Differenser mellan kolumnerna Prognos Apr samt Budget 2020

Prognos Feb: Här presenteras den tidigare rapporterade helårsprognosen

1.2 Kommentar till helårsprognos, utfall och budget Helårsprognos jämfört med årsbudget och föregående prognos

Miljö- och byggnadsnämnden helårsprognostiserar differens för lägre nettokostnader om 0,4 miljoner kronor, samt lägre intäkter om 0,5 miljoner kronor i jämförelse med budget för helåret. Prognosen är därför 0,1 miljoner kronor sämre i förhållande till budget vilket främst beror på något högre kostnader inom bygglovsenheten. Dock är prognosen mycket osäker, dels på grund av den osäkra

byggkonjunkturen men främst på grund av effekter av coronaviruset.

Utfallet jämfört med periodbudget

(4)

Avvikelserna som redovisas i kolumnen för periodutfallet ska jämföras med kolumnen periodbudget.

Den avvikelse som kan ses förklaras av att kostnaderna nu är något lägre, dock kommer dessa att inkomma löpande under senare del av året.

Prognosbedömning

Konjunkturen har under de två senaste åren visat en avmattning till en mer normal nivå till skillnad mot de tidigare årens starka tillväxt inom byggsektorn vilket ger en stor osäkerhetseffekt för

bygglovsintäkterna. Till detta ska hänsyn även tas till de osäkerhetsfaktorer till följd av coronaviruset.

Det är sannolikt att detta kommer ge effekter både för avdelningen för miljö- och hälsoskydd och bygglovsenheten i form av minskade intäkter. Det är dock för tidigt och väldigt svårt att i dagsläget göra några beräkningar för de konsekvenser denna händelse kommer visa. Av den anledningen avvaktar vi att i tabellen ovan presentera och göra några sådana beräkningar. Undantaget är miljö- och hälsoskyddsverksamheten där en del av utförandet i kontrollplanen skjutits på framtiden. Det gör att intäkterna kommer minska. Nämnden följer utvecklingen dagligen och följer kommunens riktlinjer gällande rapportering och dialog.

Kommentarer till prognos per verksamhetsområde Bygglovsverksamheten

Konjunkturen för byggbranschen kommer under året sannolikt avmattas ytterligare i jämförelse med föregående års utveckling vilket tagits hänsyn till i 2020 års budget. Efter att budgeten beslutades togs dock ett beslut om att samtliga sanktionsavgifter som beslutas av bygglovsenheten kommer tillfalla enheten, tidigare tillföll dessa kommunledningskontoret. Det ger ytterligare intäkter om minst 0,5 mkr vilket rapporteras som tillkommande intäkter i prognosen. Totalen av intäkterna är fortfarande mycket osäkra på grund av det rådande konjunkturläget och sviterna av Coronaviruset.

Avdelningen för miljö- och hälsoskydd

Avdelningen för miljö- och hälsoskydd redovisar en prognos i balans. Intäkterna och kostnaderna har reviderats i liknande omfattning till följd av coronaviruset. Exempelvis har sjukfrånvaron varit något högre under virusets pågående. Av smittskyddsskäl och försiktighet har även kontroller och

inspektioner ställts in eller skjutits på framtiden. Det kommer leda till minskade intäkter och en ökad kontrollskuld. I dagsläget omprioriteras arbetet samt den tidigare planeringen för att minska dessa effekter för att säkerställa att avdelningens uppdrag till så stor del som möjligt genomförs.

Eventuell omdisponering av budget Omdisponering av budget inte aktuellt.

Planerade åtgärder vid eventuella underskott

Vid eventuellt ökat underskott inom bygglovsenheten kan det bli aktuellt med besparing inom konsult- och konferenskostnader.

1.3 Investeringsprognos

I år har nämnden ingen investeringsbudget.

Investeringar, mkr Budget 2020 Prognos Avvikelse

0 0 0 0

1.4 Återsökning av statsbidrag

Myndighet Medel t.o.m. april 2020 Medel - utfall

- - -

Inte aktuellt för miljö- och byggnadsnämnden eftersom det inte finns några bidrag att söka för

nämndens verksamhetsinriktningar.

(5)

1.5 Riktade budgetmedel Miljö- och byggnadsnämnden

Miljöbarometern är publicerad på hemsidan. Mindre justeringsarbeten och tillägg tillkommer under sommaren och hösten. Ytterligare digitaliseringsarbeten kommer att utföras under året, vilket kommer rymmas inom de riktade medlen.

Nivåpåverkande

förändringar, mkr Budget 2020 Prognos Avvikelse Kommentar Digitalisering (Miljöbarometer

tillsammans med klimatnämnden)

- 0,6 0,6 0 Arbete pågår

(6)

2 Kvalitetsstyrning

2.1 Viktig information och förändringar Miljö- och byggnadsnämnden

Den pandemi som har utbrutit i världen med anledning av det nya coronaviruset påverkar de demokratiska beslutsprocesserna i hela Sverige. Med anledning av detta har Miljö- och

byggnadsnämnden inte haft sammanträden under mars och april månad. Flera beslut har behövt skjutas framåt. Viktiga och brådskade beslut har tagits som ordförandebeslut efter samråd med arbetsutskottet.

Arbete pågår för att hitta en lösning så att nämnden ska kunna genomföra sammanträden på distans som samtidigt uppfyller kraven som ställs på distansmöten i kommunallagen.

Avdelningen för miljö- och hälsoskydd Pandemin Covid-19

Den pågående pandemin påverkar avdelningens verksamhet i väldigt stor utsträckning. Många omprioriteringar eller förskjutningar av planerad tillsyn görs utifrån gällande tillsyns- och

kontrollplaner. Avdelningen har också fått särskilda uppdrag från central krisledning att genomföra trängselkontroller på i huvudsak serveringar i enlighet med Folkhälsomyndighetens föreskrifter.

Dessutom har uppdraget utökats till mer generell trängseltillsyn.

Företagens utsatta situation till följd av pandemin medför att tillsynen och kontrollen behöver anpassas samt att ta särskild hänsyn och vara lyhörda för företagens möjligheter både till att åtgärda brister och att betala tillsynsavgifter. I kommunens samlade företagspaket ingår möjligheter att få anstånd på betalning av avgifter mm.

Pandemin påverkar även arbetssituationen på kontoret. Uppmaningen är att jobba hemma så långt som möjligt om arbetet medger det. Avdelningen planerar för att alltid ha två inspektörer i beredskap som snabbt kan vara på plats vid akuta händelser som tex. kemikalieolycka, matförgiftning etc. I övrigt är bedömningen att det inte är lämpligt att vara ute på ordinarie inspektioner med risk för smitta eller smittspridning.

Organisationsförändring inom avdelningen

Avdelningen har under våren genomfört en organisationsförändring. Förändringen innebär att två enheter har inrättats och två enhetschefer har tillsatts.

Förändringen har inte påverkat verksamheten i nämnvärd omfattning eftersom förändringen i princip var administrativ, det vill säga att teamledarna utsågs till chefer för sina respektive grupper.

Förändringen förväntas effektivisera avdelningen för miljö- och hälsoskydd och tydliggöra och underlätta styrningen i både kvalitet och mål.

Digitalisering och verksamhetsutveckling

Coronasituationen påverkar arbetet med verksamhetsutvecklingen. Vissa omprioriteringar kommer sannolikt att behövas under året beroende på utvecklingen.

Samverkan Norrortskommuner

Uppdraget att utreda förutsättningar för samverkan inom miljö och hälsoskyddsområdet fortskrider.

Sollentuna, Upplands Väsby, Upplands-Bro och Sigtuna har kommit överens om att gemensamt handla upp en konsult med uppdraget att utreda förutsättningarna för ett eventuellt samarbete.

Uppdraget är ett led utifrån en rad statliga utredningar vilket visat ett behov av en mer likvärdig och effektiv tillsyn. En rapport och redovisning är planerad till i höst.

Hälsoskydds- och livsmedelsverksamheten

Coronavirusets snabba spridning medförde i mitten av mars att planerad tillsyn avbröts i den form som

den var tänkt. Framförallt livsmedelskontrollen men även hälsoskyddstillsynen genomförs vanligtvis i

hög grad ute hos verksamhetsutövarna. Coronakrisen har därmed medfört stora konsekvenser för

möjligheten att bedriva tillsyn på det sätt som var planerat.

(7)

Vad gäller livsmedelskontrollen ingår det normalt i tillsynsuppdraget att i så stor utsträckning som möjligt utföra oanmäld tillsyn på plats hos verksamheterna. Sedan i mitten av mars har tillsyn på plats hos verksamheterna enbart bedrivits när det varit nödvändigt, som exempelvis vid klagomål och misstänkta matförgiftningar. Den ordinarie kontroll som genomförts har handlat om granskning av märkning på produkter, information på hemsidor och skriftlig egenkontroll i större verksamheter.

Hälsoskyddstillsynen har till viss del genomförts enligt planering. Flera skolor och förskolor fick tillsynsbesök innan coronakrisen kom. Fastighetsägaretillsynen har genomförts utan besök i

fastigheterna. Tillsynen fokuserar, precis som innan, på egenkontroll. En digital enkät har utvecklats för att förenkla insamlandet av information från fastighetsägarna. Fastighetsägaretillsynen har utökats eftersom den lämpar sig bättre för tillsyn på distans än andra tillsynsområden. I planeringen för året låg även tillsyn av vård- och äldreboenden. Denna tillsyn har inte kunna genomföras alls. För närvarande gäller förbud att besöka dessa verksamheter.

Utöver den ordinarie hälsoskydds- och livsmedelstillsynen har fokus legat på att medverka i kommunens hantering av coronakrisen. Under våren flera inspektioner avseende trängsel utförts på restauranger och caféer, både under ordinarie arbetstid samt på kvällar, nätter och helger. Även inspektioner av trängsel i skolmatsalar genomförs. I takt med att allmänheten uppmärksammas på och blir medvetna om föreskrifterna gällande trängsel har klagomålen ökat på verksamheter där

medborgarna upplever trängsel. Klagomål kommer också på många andra typer av verksamheter som inte omfattas av föreskrifterna om trängsel, exempelvis butiker, centrumanläggningar, gym med flera.

Dialog förs med dessa verksamheter så att följer de allmänna råden som de omfattas av.

Inspektioner och rådgivning gällande trängsel har en mycket hög prioritet på enheten. Detta har inneburit att annan planerad tillsyn prioriteras ned. Både inspektörer från livsmedel och hälsoskydd (och även miljöskydd) har utfört inspektioner gällande trängsel, hanterat klagomål och gett råd.

Arbetet med klagomål på verksamheter som inte omfattas av föreskrifterna (exempelvis butiker, gym med flera) har prioriterats upp ytterligare sedan kommunens centrala krisledning gett avdelningen för miljö- och hälsoskydd i uppdrag att i ännu högre grad besöka och ge råd till dessa verksamheter.

Inspektioner och rådgivning gällande föreskrifterna och de allmänna råden om trängsel har medfört många administrativa utmaningar. Förutom planering och utförandet av inspektionerna ska ärenden diarieföras vilket innebär anpassningar i ärendehanteringssystemet Castor. Anpassningar till nya arbetssätt och nya direktiv och uppgifter sker ständigt vartefter krisen fortgår.

Miljöskyddsverksamheten

I samband med den snabba händelseutvecklingen kring Coronaviruset har den planerade tillsynen styrts om så att den så långt som möjligt kan bedrivas på distans. Tillsyn på distans, så kallad skrivbordstillsyn, är även i vanliga fall en betydande del av den tillsyn som bedrivs. Den får förstås extra betydelse när kontrollerna inte kan utföras på plats. Detta har medfört behov av nya arbetssätt och andra risk- och hänsynstaganden samt att hitta nya smarta metoder i tillsynsmetodiken. Vid tillsyn på distans kontrollers bl.a. verksamheternas egenkontroll, avfallstransporter, miljörapporteringar och återkommande provtagningar av reningsanläggningar.

Det här året genomförs en särskild inriktning mot verksamheternas egenkontroll och den typen av tillsyn lämpar sig väl att genomföras på distans vilket till viss del gör det något lättare att genomföra den här omställningen. Men det har tagit tid att anpassa verksamheten efter de nya förhållandena samt att planera och genomföra uppdraget att kontrollera verksamheter för att undvika trängsel.

Detta har sammantaget kraftigt påverkat den ursprungliga tillsynsplaneringen. Den planerade tillsynen på tandläkarmottagningar kommer inte att genomföras i år pga. risken för smittspridning. Planeringen samt genomförandet av andra tillsynsprojekt som t.ex. byggarbetsplatser, enskilda avlopp och

båtklubbar har också påverkats samt komplicerats som en följd av Coronaviruset, både vad gäller tidsaspekten men även möjligheter att genomföra platsbesök. Detta kan innebära att några planerade projekt inte kan genomföras.

Tillsynen av anmälnings- och tillståndspliktiga verksamheter samt den händelsestyrda tillsynen kommer att prioriteras. Osäkerheten kring händelseutvecklingen de närmaste månaderna och bedömningen av hur läget ser ut i höst gör det särskilt svårt att ge en klar prognos.

Den planerade tillsynen har även påverkats av att det har kommit in betydligt fler klagomål än vanligt

(8)

Miljö-och byggnadsnämnden, Tertialrapport April 8(28) vid den här perioden på året. Antalet närmar sig det antal som brukar komma in under ett helt år.

Klagomålen varierar men vanliga klagomål är nedskräpning eller andra avfallsrelaterade klagomål, olägenhet till följd av råttor och tvätt av bil på gatan m.fl. Att det ser ut så här skulle kunna bero på att fler personer numera arbetar hemifrån och rör sig mer utomhus och därmed ser fler brister av olika slag som sedan rapporteras till oss.

Bygglovsverksamheten

Ärendevolymen för första tertialet2020 har inte visat på någon större minskning jämfört med samma period 2019. Det är därför för tidigt att dra några slutsatser kring minskade ärendevolymer på grund av covid-19. Det är ändå högst sannolikt att verksamheten kommer att påverkas till följd av pandemin och att detta kommer att ge minskade intäkter på sikt. Ansökningar av antalet större bygglov förväntas minska under året.

Det dagliga arbetet inom verksamheten utförs till stor del digitalt vilket gör att enheten inte är nämnvärt påverkad av eventuella störningar som covid-19 ger. Kommunen följer

Folkhälsomyndighetens rekommendationer att arbeta hemifrån så långt det är möjligt. Vid distansarbete har kommunen medgett att medarbetare får låna hem arbetsverktyg, till exempel

datortillbehör. Möten sker i större grad via telefon eller videosamtal än tidigare. Byggnadsinspektörer bokar ofta in flera arbetsplatsbesök och slutsamråd under samma dag för att sedan jobba hemifrån övriga dagar.

Riksdagen har i april antagit regeringens proposition om Undantag från plan-och bygglagen vid spridning av en samhällsfarlig sjukdom. Beslutet innebär att det i plan-och bygglagen (PBL) införs ett bemyndigande för regeringen att föreskriva om undantag från vissa bestämmelser i lagen. Regeringen har även beslutat om en förordning om undantag från plan-och byggregler för tillfälliga

vårdbyggnader till följd av sjukdomen covid-19. Förordningen innebär bland annat att bestämmelser om krav på bygglov, rivningslov, marklov och kraven på att hänsyn ska tas till vissa allmänna

intressen blir undantagna i PBL för tillfälliga vårdbyggnader som krävs med anledning av sjukdomen.

De nya reglerna träder i kraft den 1 maj 2020 men gäller för åtgärder som vidtagits från och med den 15 mars 2020.

Den1 mars ändrades reglerna för bygglovsbefriade komplementbostadshus (attefallsbostadshus) från 25-30 kvm. Av den anledningen ökade antalet inkomna anmälansärenden markant under mars. Även-i pågående ärenden har byggherrar hört av sig och vill ändra från 25 kvm till 30 kvm.

Ett arbete med att se över bygglovsverksamhetens taxa har påbörjats för att höja enhetens självfinansieringsgrad. Ett nytt förslag på taxa förväntas lyftas för beslut till nämnd i september.

En mindre omorganisation kommer att ske under året då enhetschefens ansvar och arbetsuppgifter har utökats med ett större ledningsansvar. En gruppchef kommer tillsättas med syfte att underlätta, tydliggöra och effektivisera för det fortsatta utvecklingsarbetet bland annat inom kvalitet och mål.

2.2 Kvalitetsstyrning (nämnd)

2.2.1 Målgrupp (Kunder –brukare –invånare -intressenter) Kvalitetsfaktorer nämnd:

God myndighetsservice livsmedelskontroll

Kommentar

Det är viktigt som myndighet att uppfattas att ha en god myndighetsservice eftersom det påverkar medborgares och organisationers synsätt och förståelse för myndighetsutövning. Det är även viktigt att kontrollen sker enligt god kontrollsed vilket innebär att alla verksamheter ska behandlas lika. Ett för högt genomsnittlig NKI kan signalera att tillsyns-och kontrolluppdraget inte genomförs korrekt. NKI 75 för alla NKI områden är bra. Det bevakas och utvärderas inom ramen för kvalitetsstyrningen. Vid verksamhetsplaneringen under hösten avgörs om de olika indikatorerna ska prioriteras och således flyttas över från kvalitetsstyrningen till målstyrningen.

Arbetet med att förbättra och utveckla verksamheten pågår genom systematiskt förbättringsarbete

inom lean-konceptet. Flera processkartläggningar har utförts och pågår. Utifrån dessa tas sedan nya

(9)

Miljö-och byggnadsnämnden, Tertialrapport April 9(28) rutiner fram, mallar fastställs och mallar och blanketter är uppdateras löpande så att de är rättssäkra.

Ett stort arbete har även genomförts med att hantera information på webbplatsen med anledning av att en ny webb har lanserats. En egen enkät som kompletterar NKI undersökningen skickas ut i samband med att beslut eller rapporter expedieras.

Majoriteten av livsmedelskontrollens NKI-värden ligger inom klart godkända utfall. Eftersom årsutfallet för NKI-värdena år 2019 rapporteras under våren 2020 är kolumnen Utfall T1 2020 tom.

Kvalitetsindikator Utfall 2018

Utfall 2019

Utfall T1 2020

Styrgräns 2020

Utfall kvinnor 2020

Styrgräns kvinnor 2020

Utfall män 2020

Styrgräns män 2020

NKI Bemötande 79 77 75

Kommentar

Uppfattningen och attityden till ett gott bemötande är viktigt för myndighetsutövningen. Utfallet ligger inom styrgränsen och verksamheten diskuterar löpande bemötande och tar upp specifika fall inom verksamhetens löpande

uppföljningsmöten.

NKI Tillgänglighet 76 76 75

Kommentar

Tillgängligheten inom verksamheten anses hög samt att detär lätt att få tag i handläggare och inspektörer. Det är sedan tidigare känt att detta är ett viktigt område att underhålla vilket gjort att handläggare och inspektörer under kontorstid tar emot samtal och även försöker hålla en aktiv dialog med intressenterna. Även detta område diskuteras under

uppföljningsmöten och under planeringen för året samt vilket förhållningssätt verksamheten vill ha.

NKI Effektivitet 76 77 75

Kommentar

Föregående år samt innevarande år har verksamheten till stor del kartlagt och tydliggjort processerna. Bland annat har checklistor och mallar gjorts tydligare och ett generellt arbetsflöde har tydliggjorts i syfte att alla gör lika i så stor omfattning det är möjligt. Detta har ökat förståelsen och effektiviteten i arbetsprocesserna.

NKI Rättssäkerhet 77 77 75

Kommentar

Verksamheten arbetar löpande med att informera om regler och lagar inom sitt område. Det är viktigt att förmedla dessa delar på ett tydligt och enkelt sätt till verksamhetsutövarna. Under året har verksamheten förbättrat tydligheten i beslut och ställningstaganden samt utökat informationen, muntligt och på hemsidan, om möjligheten att framföra klagomål och synpunkter.

NKI Kompetens 77 73 75

Kommentar

Inom verksamhetens planerings-och uppföljningsmöten diskuteras komplicerade fall. Dessa diskussioner utmynnar ofta i en större kunskap och erfarenhet. Det verksamheten behöver utveckla är förmågan att visa förståelse för

verksamhetsutövarnas problem men att samtidigt hålla en tydlig linje om vilka regler som gäller.

NKI Information 73 71 75

Kommentar

Under år 2019 har verksamheten förändrat hemsidan och diskuterat huruvida informationen kan förbättras. Ett underhålls- och förändringsarbete har därför genomförts under år 2019 i vilket verksamheten har minskat antalet sidor och strukturera sidorna på ett mer logiskt sätt. Medarbetarna har även deltagit i processkartläggningar vilket gjort att tydligheten nu bör vara bättre i informationen till verksamhetsutövarna.

Kvalitetsfaktorer nämnd:

God myndighetsservice miljö-och hälsoskydd

Kommentar

Det är viktigt som myndighet att uppfattas att ha en god myndighetsservice eftersom det påverkar

medborgares och organisationers synsätt och förståelse för myndighetsutövning. Det är även viktigt att

kontrollen sker enligt god kontrollsed vilket innebär att alla verksamheter ska behandlas lika. Ett för

högt genomsnittlig NKI kan signalera att tillsyns-och kontrolluppdraget inte genomförs korrekt. NKI

75 för alla NKI områden anses vara ett bra utfall.

(10)

Miljö- och byggnadsnämnden, Tertialrapport April 10(28)

Kvalitetsindikator Utfall

2018

Utfall 2019

Utfall T1 2020

Styrgräns 2020

Utfall kvinnor 2020

Utfall män 2020

NKI Bemötande 68 66 75

Kommentar

Detta är ett utvecklingsområde. Dock flyttas inte indikatorn till målstyrningen eftersom andra områden prioriteras.

Uppfattningen och attityden till ett gott bemötande är dock viktigt för myndighetsutövningen. Verksamheten diskuterar löpande bemötande och tar upp specifika fall inom verksamhetens löpande uppföljningsmöten.

NKI Effektivitet - - - -

Kommentar

Detta är ett utvecklingsområde som följs upp inom målstyrningen.

NKI Tillgänglighet 68 70 75

Kommentar

Möjligheter för lösningar att komma i kontakt med rätt person för verksamhetsutövarna har under år 2019 diskuterats.

Under det senaste året har bland annat bättre personalsammansättning och utökade digitala tjänster påverkat nöjdheten, om än marginellt.

NKI Rättssäkerhet - - - -

Kommentar

Detta är ett utvecklingsområde som följs upp i målstyrningen.

NKI Kompetens - - - -

Kommentar

NKI Information - - - -

Kommentar

Kvalitetsfaktorer nämnd:

Tydlig kommunikation vid bygglovsprövning

Kommentar

Den skriftliga kommunikationen med kund ska vara korrekt och enkelt att förstå. Det ska vara lätt att göra rätt och kommunikationen ska ske på mottagarens villkor inom ramen för språklagen. Förenklad information leder till färre missförstånd och otydlighet som i sin tur skapar förutsättningar för en snabbare, enklare och mer logisk process. Färre kontakter med kommunen frigör tid och resurser som kan läggas på kärnverksamheten.

Bygglovsenheten arbetar aktivt för att minska inkomna ärenden till kontaktcenter bland annat genom att enheten under första tertialen arbetat vidare med kundfokusprojektet som även innefattar

kommunikation mot kund. En del nya kommunikationsmallar har nu lanserats. Även en

informationsfilm som förklarar vad en situationsplan är, vad en planritning ska visa och vad det innebär att en ritning är fackmannamässigt utförd finns nu på hemsidan. Både ansökningsblanketten och e-tjänsterna ses nu över för att bli tydligare och fungera mer vägledande.

Ytterligare ett projekt gällande hemsidan har inletts med fokus på att förenkla och förtydliga

informationen. Tjänsten med digitala detaljplaner som lanserades vid årsskiftet ses kontinuerligt över och behöver utvecklas vidare för att kunna fungera så optimalt och vägledande som möjligt.

Anledningen till att kvalitetsfaktorn markeras röd men kvalitetsindikatorn grön är att utfallet gällande

tertial 1 är inom styrgränsen, men förväntas överstiga styrgränsen på helåret.

(11)

Miljö- och byggnadsnämnden, Tertialrapport April 11(28)

2018

Utfall 2019

Utfall T1 2020

Styrgräns 2020

Utfall kvinnor 2020

Utfall män 2020

Styrgräns män 2020 Antal

byggloverelaterade ärenden hos kontaktcenter

5363 5641 2019 3 900

Kommentar

En bidragande orsak till den generellt stora ökningen av frågor till kontaktcenter är den lagändring som från och med 1 mars 2020 innebär att bygglovsbefriade komplementbostadshus, de så kallade attefallsbostadshusen, om 30 kvm nu kan uppföras istället för de tidigare tillåtna 25 kvm. I samband med denna lagändring har det kommit in många frågor kring dessa åtgärder.

En annan orsak till det ökade antalet frågor kan vara att fler fastighetsägare nu väljer att utifrån Folkhälsomyndighetens rekommendationer semestra på hemmaplan under sommaren och därför fokuserar på byggprojekt. Vilket även

kontaktcenters siffror visar. Vanliga frågar till dem är frågor gällande fasadändringar och bygglovsbefriade åtgärder.

För att uppnå gul nivå ska frågorna om bygglov minska med 20% jämfört med 2018 års siffor vilket innebär 1430 kontakter per tertial eller 4290 per helår. För att uppnå grön nivå ska antalet frågor om bygglov vara under 1300 per tertial eller 3900 per år.

Om resultatet från tertial 1 (årets fyra första månader) håller i sig kommer inte verksamheten att klara det uppsatta målet för året.

Kvalitetsfaktorer nämnd:

Kundfokus i bygglovsverksamheten

Kommentar

Kvalitetsfaktorn är ett utvecklingsområde och följs upp i målstyrningen, se 3.2.1. Ökat kundfokus i bygglovsverksamheten.

Utfall 2019

Utfall T1 2020

Styrgräns 2020

Utfall kvinnor 2020

Utfall män 2020

Styrgräns män 2020 Nöjd-Kund-Index

(NKI) Bygglov, SKL:s mätning företagsklimat.

- - - -

Kommentar

Kvalitetsfaktorn inklusive indikatorn är ett utvecklingsområde och följs upp i målstyrningen, se 3.2.1. Ökat kundfokus i bygglovsverksamheten.

Andel kontakter med bygglovsenheten som upplever handläggningen som bra

- - - -

Kommentar

Kvalitetsfaktorn inklusive indikatorn är ett utvecklingsområde och följs upp i målstyrningen, se 3.2.1. Ökat kundfokus i bygglovsverksamheten.

2.2.2 Verksamhet Kvalitetsfaktorer nämnd:

Effektiv verksamhet -miljöbalken

Kommentar

Tillsynsverksamhetenplaneras årligen genom en treårig behovs-och resursutredning. Med den som utgångspunkt ska en tillsynsplan beslutas av miljö-och byggnadsnämnden. Den visar vilka

tillsynsinsatser som ska ske under året. Tillsynsplanen ska följas upp varje tertial för attvisa att

verksamheten ligger i fas med planeringen. Tillsynsplanen kan påverkas av oplanerade händelser som

medför att omprioriteringar behövs. Ambitionen är att planen ska genomföras till 100%.

(12)

Miljö-och byggnadsnämnden, Tertialrapport April 12(28) Tillsynsplanen och behovsutredningen är prioriterade områdensom tas upp i målstyrningen år 2020.

Utfall 2019

Utfall T1 2020

Styrgräns 2020

Utfall kvinnor 2020

Utfall män 2020

Styrgräns män 2020 Andel uppfylld

tillsynsplan - - - -

Kommentar

Andel uppfylld

behovsutredning - - - -

Kommentar

Antal tillsynsbesök

per handläggare 28,2 33,6 10,1 Ingen

Kommentar

Året startade bra med många tillsynsbesök under januari och februari. Under de följande månaderna av våren har dock många tillsynsbesök uteblivit på grund av coronapandemin. Tillsynen förväntas minska i jämförelse med plan under kommande del av året på grund av det. I vanliga fall görs tillsynen på plats men under våren har mycket av tillsynen skett på distans istället.

Kvalitetsfaktorer nämnd:

Effektiv verksamhet -livsmedelslagstiftning

Kommentar

Livsmedelskontrollen planeras genom att upprätta en kontrollplan. Den anger den kontrolltid som respektive verksamhetsutövare samt vilka av Livsmedelsverkets nationella kontrollmål som ska följas upp. Kontrollplanen behöver följas till 100% annars uppstår en kontrollskuld, det vill säga att

verksamhetsutövarna betalar i de fallen för mycket kontrollavgift. Kontrollplanen är ett prioriterat utvecklingsområde och kommer följas upp i målstyrningen. De övriga indikatorerna i tabellen nedan är punktinsatser som verksamheten kommer prioriterar under år 2020 genom processkartläggning i syfte att klargöra och standardisera förfarandet.

Utfall 2019

Utfall T1 2020

Styrgräns 2020

Utfall kvinnor 2020

Utfall män 2020

Styrgräns män 2020 Andel uppfylld

kontrollplan - - - 100%

Kommentar

Andel handlagda anmälda matförgiftningar inom 1 dag

90% - 66,6% 100%

Kommentar

Totalt tre ärenden har inkommit varav två har handlagts inom en dag. Ytterligareinformationsinsatser om rutiner kommer ske för att säkerställa önskvärd styrgräns.

Andel registrerade nytillkomna

livsmedelsanläggningar inom 2 veckor efter inkommen anmälan

80% - 96% 100%

(13)

Miljö-och byggnadsnämnden, Tertialrapport April 13(28)

2018

Utfall 2019

Utfall T1 2020

Styrgräns 2020

Utfall kvinnor 2020

Utfall män 2020

Styrgräns män 2020 Kommentar

Anledningen till att styrgränsen om 100% inte nås är att ett ärende inte har registrerade under den beslutade 2- veckorsperioden. Utfallet förväntas vara 100% för kommande nytillkomna livsmedelsanläggningar.

Andel inspektioner av nyregistrerade livsmedelsanläggningar inom 2 månader efter registrering

70% - 16,6% 100%

Kommentar

Det låga utfallet beror på coronapandemin. Hälsoskydds-och livsmedelsenheten har inte prioriterat dessa kontrollmoment för att minska smittorisken för Corona. De kommande inspektionerna avgörs av hur utvecklingen av pandemin utvecklar sig.

Kvalitetsfaktorer nämnd:

Digital tillgänglighet inom miljö-och hälsoskyddsverksamheten samt Livsmedelskontrollen

Kommentar

Digital tillgänglighet avser hur mycket av ärendena som inkommer via e-tjänster. I indikatorn anges de befintliga e-tjänsterna, Värmepump, Matförgiftningsanmälan och Registrering av

livsmedelsverksamhet. Genom att informera verksamhetsutövarna om att dessa e-tjänster finns kan användningen öka. En långsiktig ambition är att avskaffa blanketter och övergå till e-tjänster eller motsvarande inom flertalet ärendetyper. Syftet med satsningen är att underlätta och effektivisera för företag och privatpersoner i kontakt med myndigheten att hitta information, kontakta oss och göra det lätt att göra rätt inom myndighetsområdena miljö-och hälsoskydd samt livsmedelskontroll.

Under året förväntas främst värmepumpshanteringen öka och ske via e-tjänst. Av den anledningen markeras kvalitetsfaktorn grön.

Utfall 2019

Utfall T1 2020

Styrgräns 2020

Utfall kvinnor 2020

Utfall män 2020

Styrgräns män 2020 Andel ärenden som

hanteras via e-tjänst Värmepump

- 47% 29% 70%

Kommentar

Totalt inkomna ärenden gällande värmepump var 17 stycken under tertial 1. Historiskt sett brukar majoriteten av värmepumpsärenden inkomma under hösten. E-tjänsten för värmepumpar är relativt ny. För att få fler att använda e- tjänsten planeras en informationsinsats till entreprenörerna som installerar värmepumpar.

Andel ärenden som hanteras via e-tjänst Anmälan om matförgiftning

- 90% 91% 90%

Kommentar

Under tertial 1 var antal ärenden gällande matförgiftning en styck. Ett fortsatt arbete med lättillgängliginformation och tillgänglighet till e-tjänster på hemsidan kommer fortsätta under kommande period.

Andel ärenden som hanteras digitalt via e- tjänst Registrering av livsmedelsanläggning

- 79% 55% 90%

Kommentar

Antal ärenden gällande livsmedelsanläggning var under tertialet 22 stycken. Vid inkommande frågor kring dessa ärenden via mail eller telefon hänvisas verksamhetsutövarna i första hand till hemsidan och dess e-tjänster.

(14)

Miljö-och byggnadsnämnden, Tertialrapport April 14(28)

2018

Utfall 2019

Utfall T1 2020

Styrgräns 2020

Utfall kvinnor 2020

Utfall män 2020

Styrgräns män 2020 Andel ärenden som

hanteras via e-tjänst Anmälan av förorenad mark.

- - 0% Ingen

Kommentar

Processkartläggningen beräknas bli klar inom kort. Någon e-tjänst har därför inte utvecklats ännu. När

processkartläggningen är klar kommer en styrgräns beslutas och nästkommande år förväntas e-tjänsten komma igång.

Andel övriga ärenden som hanteras via e- tjänster

- - - -

Kommentar

Kvalitetsfaktorer nämnd:

Effektiv verksamhet miljö-och hälsoskyddsverksamhet samt livsmedelskontrollen

Kommentar

Långsiktigt bör behovsutredningens uppfyllningsgrad uppgå till 90-100%. Behovs och

resursutredningen visar det totala behoven av vad verksamheten behöver göra för att uppfylla sitt uppdrag.

Utfall 2019

Utfall T1 2020

Styrgräns 2020

Utfall kvinnor 2020

Utfall män 2020

Styrgräns män 2020 Andel handlagda

anmälningar om förorenad mark inom 4 veckor

- - 100% 100%

Kommentar

Samtliga ärenden har handlagts inom fyra veckor. Under året har ambitionen varit att prioritera denna typ av ärenden snabbt, vilket verksamheten lyckats med.

Kvalitetsfaktorer nämnd:

Digital bygglovsprocess

Kommentar

Kvalitetsfaktorn är ett utvecklingsområde och följs upp i målstyrningen, se 3.2.2. Digital bygglovsprocess.

Utfall 2019

Utfall T1 2020

Styrgräns 2020

Utfall kvinnor 2020

Utfall män 2020

Styrgräns män 2020 Andel uppfyllda

delar av de fyra effektmålen kopplade till den digitala

samhällsbyggnadsprocess en (%)

- - - -

Kommentar

Kvalitetsfaktorn inklusive indikatorn är ett utvecklingsområde och följs upp i målstyrningen, se 3.2.2. Digital bygglovsprocess.

(15)

Miljö-och byggnadsnämnden, Tertialrapport April 15(28)

Kvalitetsfaktorer nämnd:

Rättssäker myndighetsutövning bygglov

Kommentar

Det är avgörande för verksamheter i ett myndighetsutövningsuppdrag att deras löpande verksamhet är rättssäker. Det finns olika sätt att mäta rättssäkerheten, det kan handla om hur tydliga medarbetarna uppfattas när det kommer till lagar och regler, hur ställningstaganden och beslut motiveras eller möjlighet att framföra klagomål och synpunkter. Rättssäkerheten följs upp genom interna nyckeltal från bygglovsenhetens handläggningssystem Castor, samt SKR:s Nöjd-Kund-Index (NKI).

Det är viktigt att kontinuerligt följa upp hur tidenfördelas mellan grunduppdraget (handläggning) och verksamhetens övriga arbetsområden, exempelvis förbättringsarbete. Detta eftersom övriga

arbetsuppgifter tar tid från grunduppdraget. Enheten har därför bland annat kontinuerliga avstämningar där medarbetarnas arbetsbelastning följs upp av teamledare och bygglovschef.

För att säkerställa kvalitet och effektivitet i handläggningen och för att uppnå grön nivå på denna kvalitetsindikator behöver tid kontinuerligt avsättas för handläggarna att fokusera på

kärnverksamheten så att de inte blir avbrutna i sin granskning.

Under bygglovsenhetens handläggarmöten diskuteras aktuella rättsfall för att på så vis öka kunskapen och samsynen inom enheten och för att säkerställa att andelen positiva domslut ska vara så hög som möjligt. Inom kundfokusprojektet är det planerat att kommunjuristen ska granska de nya förslagen på beslutsmallar för att säkerställa rättssäkerheten. En rättsdatabas planeras också att upprättas under året i vilken prejudicerande rättsfall ska samlas.

Enheten arbetar aktivt med att omvärldsbevaka aktuella rättsfall och diskutera dessa inom enheten. Det har också skapats en förtydligad rutin för överklaganden som medger större transparens och

kunskapsöverföring inom enheten.

Utfall 2019

Utfall T1 2020

Styrgräns 2020

Utfall kvinnor 2020

Utfall män 2020

Styrgräns män 2020 Andel lovärenden

med en handläggningstid kortare än tio veckor (bygglovsenheten)(%)

97 98 99 100

Kommentar

Utfallet visar att den nya plan-och bygglagen där kraven för handläggningstid skärptes har gett effekt på

kvalitetsindikatorn i förhållande till tidigare år. Samtidigt är det för tidigt att dra några slutsatser för helåret utifrån tertial 1.

Andel

anmälansärenden med en handläggningstid kortare än fyra veckor

(bygglovsenheten)(%)

97 94 99 100

Kommentar

Utfallet visar att den nya plan-och bygglagen där kraven för handläggningstid skärptes har gett effekt på kvalitetsindikatorn. Samtidigtär det för tidigt att dra några slutsatser för helåret utifrån tertial 1.

Andel positiva

domslut bygglov (%) 90 86 83 99

Kommentar

Under perioden januari till april meddelades totalt sex beslut från överinstanserna. Ett utav dessa sex var negativt, vilket ger ett utfall på 83% positiva domslut i T1. När det är så få domslut får ett negativt sådant stor påverkan på indikatorn. Det är viktigt att få ett ärende prövat där det sedan tidigare inte finns något stöd i rättspraxis även om det genererar ett negativt domslut. Det är då enheten kan drar lärdom och utvecklas.

Det är ännu för tidigt att avgöra utfallet för helåret 2020.

(16)

Miljö-och byggnadsnämnden, Tertialrapport April 16(28)

2018

Utfall 2019

Utfall T1 2020

Styrgräns 2020

Utfall kvinnor 2020

Utfall män 2020

Styrgräns män 2020 NKI bygglov

rättssäkerhet, SKL:s mätning företagsklimat

66 67 80

Kommentar

Från 2018 har värdet ökat med en enhet för 2019, från 66 till 67. Det arbete vi gör för att lyfta resultatet visar på att enheten är på väg åt rätt håll.

Det finns inget utfall för tertial 1 2020 att redovisa.

Kvalitetsfaktorer nämnd:

Effektiv verksamhet -bygglovsbeslut

Kommentar

Effektivitet är ett av de serviceområden som rankas som viktigast när det gäller bygglovsprocessen.

Det är därför viktigt för verksamheten att minska sin handläggningstid genom att kartlägga och

effektivisera sina processer. Effektivitet definieras av tid och rutiner för handläggningen samt förmåga att hålla överenskomna tidsramar. Handläggningstiderna följs upp genom nyckeltal från

bygglovsenhetens handläggningssystem Castor.

För att effektivisera och förbättra den genomsnittliga handläggningstiden i bygglovsärenden planeras det under året att implementera en visualiseringsmodul i Castor. Denna kommer tydliggöra för

handläggarna hur de ligger till tidsmässigt i olika ärenden som en hjälp att hålla handläggningstiderna nere. Enheten arbetar också med att utveckla rutinen för interna remisser så att inte handläggaren behöver invänta remissvar efter det att ärendet är komplettförklarat. Om remissvaret dröjer blir tiden mellan komplettförklaring och beslut längre.

Enheten arbetar också aktivt med förbättringsarbetetför att förenkla och förtydliga för kunden i bygglovsprocessen. Detta tar initialt mycket tid men kommer på sikt att bidra till en ökad effektivitet.

Enheten arbetar även i olika projekt tillsammans med andra enheter inom avdelningen vilket också tar tid.

Ärenden hanteras generellt sett snabbare än tidigare vilket syns på den totala ärendetiden, däremot måste fortfarande en del handläggningsmoment genomföras trots att ett ärende är komplett för

handläggning vid ansökningstillfället. En möjlig förklaring till att handläggningstiden är något längre än åren innan kan vara att det överlag ges mindre tid för handläggning genom den ökade

administrationen kopplat till förändringen av PBL som trädde i kraft 1 januari 2019.

Samma aktiviteter gäller för att få ner den totala handläggningstiden som för att minska tiden mellan komplett ärende och beslut. Arbetet med att utveckla en kunskapsdatabas i OneNote fortskrider också för att handläggaren snabbt och enkelt ska hitta svar på sina frågor och komma vidare i sin

handläggning.

Utfall 2019

Utfall T1 2020

Styrgräns 2020

Utfall kvinnor 2020

Utfall män 2020

Styrgräns män 2020 Genomsnittlig

handläggningstid (medelvärde) i dagar från komplett ärende till bygglovsbeslut

17 20 21 15

Kommentar

I slutet av Tertial 1 (årets första fyra månader) har enheten anställt ytterligare en bygglovshandläggare vilket förhoppningsvis kommer att kunna ge effekt på utfallet på helåret. Detta innebär att inkomna ärenden snabbare kan hanteras och granskas inom den första initiala treveckorsfristen. Verksamheten kan dock aldrig styra över antalet inkomna ärenden eller hur fördelningen av inkomna ärenden ser ut över året vilket också påverkar utfallet på denna indikator.

(17)

Miljö-och byggnadsnämnden, Tertialrapport April 17(28)

2018

Utfall 2019

Utfall T1 2020

Styrgräns 2020

Utfall kvinnor 2020

Utfall män 2020

Styrgräns män 2020 Total ärendetid

(median) i dagar från inkommen handling till bygglovsbeslut

67 50 38 40

Kommentar

Ärendetiden förväntas minska under året till skillnad från föregående år eftersom enheten effektiviserat sin

handläggningsprocess i samband med lagändringen om avgiftsreducering som trädde i kraft 1 jan 2019. Resultatet för tertial 1 indikerar att denna bedömning är en rimlig analys.

Beslut fattas i större utsträckning snabbare än tidigare som följd av att återkoppling alltid sker inom tre veckor med information om vilka revideringar eller kompletteringar som krävs för projektets genomförbarhet. Kompletteringar i ärenden hanteras också mer skyndsamt då lagstiftningen kräver detta och rutiner för att upprätthålla tidsfristerna har implementerats. Detta medför att handläggning av ett ärende påbörjas tidigare och därmed får kunden sitt beslut tidigare.

Det är fortfarande tidigt på året men skulle utfallet för Tertial 1 kvarstå under året når enheten det uppsatta målet om 40 dagar, dvs styrgräns grön, och 50 är styrgränsen för gult.

Tidigare mättes medelvärdetav den totala ärendetiden men medianvärdetsom mäts i år är ett lämpligare mått på indikatorn eftersom det utesluter extremvärden.

Kvalitetsfaktorer nämnd:

Effektiv verksamhet -anmälansärenden inom PBL

Kommentar

Effektivitet är ett av de serviceområdena som rankas som viktigast när det gäller bygglovsprocessen, därför är det viktigt för verksamheten att minska sin handläggningstid genom att kartlägga och

effektivisera sina processer även rörande anmälansärenden. Effektivitet definieras av tid och rutiner för handläggningen samt förmåga att hålla överenskomna tidsramar.

För att effektivisera och förbättra den genomsnittliga handläggningstiden i anmälansärenden planeras det under året att implementera en visualiseringsmodul i Castor. Denna kommer tydliggöra för

inspektörerna hur de ligger till tidsmässigt i olika ärenden, som en hjälp att hålla handläggningstiderna nere. Enheten arbetar också med att utveckla rutinen för interna remisser så att inte inspektören

behöver invänta remissvar efter det att ärendet är komplettförklarat. Om remissvaret dröjer blir tiden mellan komplettförklaring och beslut längre.

Enheten arbetar också aktivt med förbättringsarbetet för att förenkla och förtydliga för kunden i bygglovsprocessen. Detta tar initialt mycket tid men kommer på sikt att bidra till ökad effektivitet.

Enheten arbetar även i olika projekt tillsammans med andra enheter inom avdelningen vilket också tar tid.

Samma aktiviteter gäller för att få ner dentotala handläggningstiden som för att minska tiden mellan komplett ärende och beslut. Arbetet med att utveckla kunskapsdatabasen i OneNote fortskrider också för att inspektören snabbt och enkelt ska hitta svar på sina frågor och komma vidare i sin

handläggning.

Utfall 2019

Utfall T1 2020

Styrgräns 2020

Utfall kvinnor 2020

Utfall män 2020

Styrgräns män 2020 Genomsnittlig

handläggningstid (medelvärde) i dagar från komplett ärende till beslut om startbesked

10 13 11 6

(18)

Miljö-och byggnadsnämnden, Tertialrapport April 18(28)

2018

Utfall 2019

Utfall T1 2020

Styrgräns 2020

Utfall kvinnor 2020

Utfall män 2020

Styrgräns män 2020 Kommentar

Ärenden hanteras generellt sett snabbare än tidigare vilket syns på den totala ärendetiden, däremot måste fortfarande en del handläggningsmoment genomföras trots att ett ärende är komplett för handläggning vid ansökningstillfället.

En möjlig förklaring till att handläggningstiden inte når målen, dvs 10 dagar för gul nivå och 6 dagar för grön nivå, kan vara att det överlag ges mindre tid för handläggning genom den ökade administrationen kopplat till förändringen av PBL som trädde i kraft 1 januari 2019.

Total ärendetid (median) i dagar från inkommen handling till beslut om startbesked

48 31 27 21

Kommentar

Ärendetiden förväntas minska under året till skillnad från föregående år eftersom enheten effektiviserat sin

handläggningsprocess i samband med lagändringen om avgiftsreducering som trädde i kraft 1 jan 2019. Resultatet för tertial 1 indikerar att denna bedömning är en rimlig analys.

Beslut fattas i större utsträckning snabbare än tidigare som följd av att återkoppling alltid sker inom tre veckor med information om vilka revideringar eller kompletteringar som krävs för projektets genomförbarhet. Kompletteringar i ärenden hanteras också mer skyndsamt eftersom lagstiftningen kräver detta och rutiner för att upprätthålla tidsfristerna har implementerats. Detta medför att ärenden ageras på snabbare än tidigare och därmed får kunden sitt beslut snabbare.

Det är fortfarande tidigt på året men utfallet visar ändå att enheten uppnår styrgränsen för gult som är 31, men det är fortfarande en bit kvar till det uppsatta målet om 21 dagar, dvs styrgräns grön.

Tidigare mättes medelvärdetav den totala ärendetiden men medianvärdetsom mäts i år är ett lämpligare mått på indikatorn då det utesluter extremvärden.

2.2.3 Ekonomi

Kvalitetsfaktorer nämnd:

Kostnadseffektivitet inom miljö-och hälsoskyddsverksamhet samt livsmedelskontrollen

Kommentar

Kostnadseffektiviteten visar hur väl verksamheterna finansierar sig själva utifrån sin egen verksamhet.

Resterande del är skattefinansierat. Verksamhetens självfinansieringsgrad ska långsiktigt öka.

Utfall 2019

Utfall T1 2020

Styrgräns 2020

Utfall kvinnor 2020

Utfall män 2020

Självfinansieringsgrad - - - -

Kommentar

Detta är ett prioriterat utvecklingsområde och följs upp i målstyrningen.

2.3 Nya data och resultat

Miljö-och hälsoskyddsverksamheten

Under första tertialen har nyckeltalen från Miljösamverkan Stockholms län (MSL) gällande 2019 års nyckeltal presenterats. En mer utförlig analys görs inom ramen för kvalitetsrapporten. Även NKI rapporten gällande myndighetsservice har presenterats under tertialet. Den visar att

livsmedelskontrollen håller fortsatt hög servicenivå. Miljö-och hälsoskydd ökar sin servicegrad. NKI rapporten kommer att analyseras utförligare.

Det genomsnittliga NKI-värdet för Livsmedelskontrollen redovisar ett medelresultat om 74. Högst omdöme ges Bemötande, Effektivitet och Rättssäkerhet, med ett index på 77. Samtliga

serviceområden har ett index mellan 71-77.

Det specifika förbättringsområdet inom livsmedelskontrollen är vår förmåga att ge råd och vägledning.

Det respondenterna var mest nöjda med inom livsmedelskontrollen var vår attityd mot utövarna.

(19)

Enkäten besvarades av 66 respondenter.

Miljö- och hälsoskydd redovisar ett NKI-medelvärde om 66. Högst omdöme ges Tillgänglighet, med ett index på 70. Samtliga serviceområden har ett index mellan 61-70.

De specifika förbättringsområdena inom miljö- och hälsoskydd som nämns av respondenterna är främst informationen på vår hemsida, förmågan att förstå utövarnas problem samt förmågan att ge råd och vägledning. Det respondenterna generellt sett är mest nöjda med är vår skriftliga information kring specifika ärenden. Enkäten besvarades av 20 respondenter.

Bygglovsverksamheten

Under tertial 1 har verksamheten rapporterat in statistiken för 2019 till Bygglovsalliansen. Resultatet har inte återkopplats från Bygglovsalliansen ännu vilket gör att en analys av 2019 års statistik inte går att göra i nuläget. Däremot kan Sollentuna kommuns siffror jämföras med övriga kommuners siffror från 2018.

Det som kan vara intressant att studera och jämför är produktiviteten. Ett medelvärde av samtliga övriga kommuners antal ärenden per årsarbetare för 2018 ligger på 68 ärenden och Sollentuna ligger på 81 ärenden per årsarbetare 2019. Med årsarbetare avses summan av de anställdas

sysselsättningsgrad. När det gäller antalet beslut fattade per årsarbetare är 90 beslut per årsarbetare snittet för övriga kommuner i alliansen för 2018. Sollentuna kommuns årsarbetare fattade 108 beslut under 2019. Det betyder att produktiviteten är hög bland Sollentuna kommuns handläggare.

Även när man studerar antalet årsarbetare per kommun och hur många ärenden de handlägger och beslut de fattar så är Sollentuna kommuns handläggare bland de effektivaste. Sollentuna hade drygt en årsarbetare mer 2019 än snittet av övriga allianskommuner 2018 men antalet ärenden låg betydligt mycket över övriga kommuners medelvärde.

I en jämförelse av NKI-talet för 2019 ligger Sollentuna kommuns bygglovsverksamhet en enhet under medlet för övriga kommuner i Bygglovsalliansen för 2018. NKI-värde är 62 för 2019 och medelvärdet för de övriga kommunerna i Bygglovsalliansen 2018 är 63.

Att enheten visar på en så pass hög produktivitet kan bidra till att NKI-resultatet för bygglovsverksamheten i Sollentuna kommun är något lägre än övriga kommuner.

Om varje handläggare hade hanterat något färre antal ärenden och fattat färre beslut hade troligen mer

tid kunnat frigöras för exempelvis tillgänglighet för företagarna och därmed hade kanske detta bidragit

till en kortare handläggningstid och ett högre NKI-resultat.

(20)

Miljö-och byggnadsnämnden, Tertialrapport April 20(28)

3 Målstyrning

Övergripande mål:

3.1 Trygghet och välfärd genom livet Nämndmål:

3.1.1 Ökad digital tillgänglighet inom miljö-och hälsoskyddsverksamheten samt livsmedelskontrollen

Kommentar

Digital hantering avser hur mycket av ärendena som inkommer via e-tjänster. Nedan indikator anger den andelen ärenden som per den 200101 utvecklats till e tjänst. När blanketterna utvecklats till e- tjänster ökar utfallet. Genom att nå ut bättre till verksamhetsutövarna om att dessa e-tjänster finns tillgängliga kan e-tjänsteanvändningen av dessa ärendetyper öka. En långsiktig ambition är att avskaffa blanketter och övergå till e-tjänster eller motsvarande inom flertalet ärendetyper. Målet är långsiktigt och ska nå 100% år 2022.

Indikatorer Utfall

2018

Utfall 2019

Utfall T1 2020

Målvärde 2020

Utfall kvinnor 2020

Målvärde kvinnor 2020

Utfall män 2020

Målvärde män 2020 Andel övriga

ärenden som hanteras via e-tjänster

0 33%

Kommentar

Under året förväntas utfallet vara 20%. Därav förväntas målet inte kunna uppnås i år. Det extra administrativaarbetet som följt av coronapandemin har påverkat utvecklingstakten under våren. Under sommaren och hösten förväntas 2-3 e-tjänster kunna slutföras.

Nämndmål:

3.1.2 God myndighetsservice miljö-och hälsoskydd

Kommentar

God myndighetsservice innebär ett fortsatt långsiktigt arbete med att förbättra NKI inom miljö-och hälsoskyddsområdet. Målet är att ha ett genomsnittligt NKI värde på NKI 75 vilket är tillräckligt god myndighetsservice. Ett för högt värde kan signalera att tillsynen inte görs enligt god kontrollsed och likabehandlingsprincipen.

Arbetet med att förbättra och utveckla verksamheten pågår genom systematiskt förbättringsarbete inom Lean-konceptet. Flera rutiner för kvalitetssäkrad handläggning har fastställts och mallar och blanketter uppdateras löpande så att de är rättssäkra. Även arbetet med att utveckla e-tjänster ingår i att utveckla myndighetsservicen.

Årsvärdena för NKI gällande år 2019 rapporteras först under våren 2020. Av den anledningen finns inga rapporterade värden för Utfall T1 2020. Dock fortsätter verksamheten med insatser för att förbättra NKI under innevarande år. Tron är givetvis att vi ska nå målet för utfallet gällande helåret 2020.

Indikatorer Utfall

2018

Utfall 2019

Utfall T1 2020

Målvärde 2020

Utfall kvinnor 2020

Utfall män 2020

Målvärde män 2020

NKI Effektivitet 63 69 75

Kommentar

Vi arbetar regelbundet med förbättringsarbete för att effektivisera och förenkla våra olika arbetsprocesser. Vi har tagit fram nya eller omarbetat befintliga rutiner för ett flertal av våra sakområden.

(21)

Miljö-och byggnadsnämnden, Tertialrapport April 21(28)

Indikatorer Utfall

2018

Utfall 2019

Utfall T1 2020

Målvärde 2020

Utfall kvinnor 2020

Utfall män 2020

Målvärde män 2020 NKI

Rättssäkerhet 62 67 75

Kommentar

Vi genomför successivt analyser av våra ärendeprocesser och rutiner för hur handläggningen genomförs, vilket på sikt ska påverka rättssäkerheten positivt. För att ökaNKI gällande rättssäkerheten behöver företagen förstå vilka regler som gäller för deras verksamhet och vilka krav som ställs på dem. Miljöbalkstillsynen är ett komplicerat och resurskrävande område som kräver viss specialistkompetens och vägledning från statliga myndigheter för att rättssäkerheten på sikt ska kunna öka.

NKI Kompetens 59 65 75

Kommentar

Personalgruppen är stabil och genomgår fortlöpande utbildningar, kurser och nätverksträffar för att höja kompetensen. Det finns ändå områden där viliksom många andra kommuner har kompetensluckor inom det breda arbetsområdet och där det saknas statlig vägledning.

NKI Information 62 61 75

Kommentar

Informationen på webbplatsen har blivit eftersatt när verksamheten har behövt prioritera händelsestyrda ärenden samt genomföra tillsyn enligt tillsynsplanen. Under år 2019 har en översyn av hemsidan genomförts och informationen har blivit bättre strukturerad och uppdaterad med kommunikationsstöd.

Nämndmål:

3.1.3 Hållbar miljö

Kommentar

Det är viktigt att genomföra planerade tillsynsinsatser eftersom dessa bidrar till att nå miljökvalitetsmålen och de globala målen för hållbar utveckling Agenda 2030. På grund av

coronapandemin har planeringen för helåret prioriterats om och det är i dagsläget oklart hur mycket av den planerade tillsynen som kan uppfyllas.

Indikatorer Utfall

2018

Utfall 2019

Utfall T1 2020

Målvärde 2020

Utfall kvinnor 2020

Utfall män 2020

Målvärde män 2020 Andel uppfylld

tillsynsplan 80% - 33,2% 100%

Kommentar

Utfallet ser ut att vara i linje med helårsutfallet och kan tolkas uppfylla tillsynsplanen till 100% i slutet av året. Dock är utfallet för tertialet baserat på en mycket stor del händelsebaserad tillsyn. I dagsläget är den händelsebaserade tillsynen för helåret redan uppfylld eftersom det inkommit många klagomål. Detta gör att den icke händelsebaserade tillsynen med stor sannolikhet inte kan uppfyllas.

Andel uppfylld

behovsutredning 72% - 85%

Kommentar

Indikatorn följs upp per helår.

Nämndmål:

3.1.4 Säker livsmedelshantering

Kommentar

Kontrollplanen anger hur mycket kontrolltid som ska genomföras under året och hur de nationella

kontrollmålen ska genomföras. Livsmedelskontrollen tillförsäkrar att verksamheter har en säker

(22)

Miljö-och byggnadsnämnden, Tertialrapport April 22(28) livsmedelshantering. Under rådande omständigheter på grund av Corona prognostiseras att denna indikator inte kommer att uppfyllas.

Indikatorer Utfall

2018

Utfall 2019

Utfall T1 2020

Målvärde 2020

Utfall kvinnor 2020

Utfall män 2020

Målvärde män 2020 Andel uppfylld

kontrollplan 90% 90% 14,5% 100%

Kommentar

På grund av Coronasituationen har ordinarie kontroll inte kunna genomföra på grund av risken för smittspridning. Ny prioritering att genomföra trängselkontroller har också påverkat kontrollinsatserna. Andel uppfylld kontrollplan per den sista april redovisas till 454,5 timmar genomförd tillsyn vilket motsvarar 14,5%. Enligt kontrollplanen skulle ca33% av kontrollplanen vara genomförd inom första tertialen.

Övergripande mål:

3.2 Hållbar och konkurrenskraftig tillväxt Nämndmål:

3.2.1 Ökat kundfokus i bygglovsverksamheten

Kommentar

För att fortsatt kunna vara en attraktiv kommun att bo och verka i har miljö-och byggnadsnämnden ett behov av att förbättra sitt fokus på kunderna och ökakundnöjdheten i bygglovsprocessen. Uppföljning av detta sker genom SKR:s (Sveriges kommuner och regioner) Nöjd-Kund-Index (NKI) som redovisas årligen. Myndighetsområdet bygglov mäts både totalt sett och nedbrutet i sex olika serviceområden.

Skalan är 1-100 där 0-61 ses som låga resultat, 62-69 som godkänt och 70-100 som höga resultat.

Kundfokusprojektet som pågått sedan hösten 2019 fortskrider med syfte att förtydliga och förenkla för kunden i bygglovsprocessen samt effektivisera och frigöra tid för handläggarna. I kundfokusprojektet hanteras kommunikation, inkl. klarspråk samt översyn av hemsida och e-tjänster, samt

bemötandefrågor. Arbete pågår med att förtydliga och förenkla webbplatsen och e-tjänsterna samt att gå igenom kommunikations-och beslutsmallar.

För att förbättra NKI-resultatet har aktiviteter såsom näringslivsluncher och uppstartsmöten genomförts. Dessa genomförs löpande men några fysiska mötena har inte kunnat genomföras under pandemin.

En aktivitet som inte har kunnat genomföras är lotsfunktionen och det beror på pandemin.

Lotsfunktionen är tänkt som en service till företagaren och ska guida denne rätt kring de tillstånd företagaren behöver för sin specifika verksamhet. Under ett möte får företagaren träffa tjänstemän som kan svara på just deras frågor och lotsa dem vidare.

I det systematiska förbättringsarbetet har bland annat medarbetarnas förbättringsförslag

omhändertagits genom att lyftas på teamledaravstämningar och fördelats ut på olika arbetsgrupper inom enheten. I och med lagändringen 1 januari 2019 har rutiner, arbetssätt och beslutsmallar reviderats. Ett stort arbete som implementerats är en kunskapsdatabas i OneNote där rutiner,

handledning och riktlinjer sammanställts för att alla handläggare ska kunna hitta samma information och göra samma bedömningar.

Sedan januari 2020 skickas en separat enkät ut till privatpersoner för att utvärdera hur de upplever

bygglovsverksamhetens service och bemötande.

(23)

Miljö- och byggnadsnämnden, Tertialrapport April 23(28)

Indikatorer Utfall

2018

Utfall 2019

Utfall T1 2020

Målvärde 2020

Utfall kvinnor 2020

Utfall män 2020

Målvärde män 2020 Nöjd-Kund-

Index (NKI) Bygglov, SKL:s mätning företagsklimat.

59 62 63

Kommentar

Det totala NKI-resultatet är ett sammanlagt medelvärde av samtliga serviceområden inom bygglovsverksamheten.

Resultatet för 2019 visar att myndighetsområdet bygglov höjt sin sammanlagda NKI från 59 till 62.

Verksamheten har systematiskt arbetat med förbättringsarbetet under några år vilket börjar synas på NKI-resultatet. Tack vare det och de övriga åtgärder som vidtagits har NKI-värdet höjts med tre enheter.

I NKI-undersökningen ingår sex serviceområden; information, tillgänglighet, bemötande, kompetens, rättssäkerhet och effektivitet. Inom samtliga serviceområden har bygglovsenheten höjt sitt NKI-värde från år 2018 till 2019.

NKI-siffran för serviceområdet bemötandehar ökat med sex enheter, från 2018 års nivå på 65 till 2019 års nivå på 71.

Inom området har verksamheten arbetat med företagsluncher och uppstartsmöten för företagare. Verksamheten har också två företagskontakter som kontaktcenter kan hänvisa till när en företagare behöver söka bygglov. Företagskontakterna kan vägleda företagarna inför deras ansökan.

Inom området kompetenshar bygglovsenhetens NKI-siffra ökat med fem enheter från 63 år 2018 till 68 år2019.

Verksamheten har arbetat hårt med att komma till samsyn och har också tagit fram en kunskapsdatabas som alla medarbetare hittar i OneNote där den samlade kompetensen finns, handläggarstöd, rutiner och riktlinjer. Rättsfall lyfts på handläggarmöten där dessa diskuteras generellt och vad de kan få för konsekvenser för verksamheten. Varje vecka hålls även teammöten för att ytterligare skapa samsyn och där handläggarna lyfter komplicerade ärenden för att få stöd. Arbetet framöver handlar om att fortsättaatt underhålla kunskapsdatabasen så att den hålls aktuell samt att fortsätta att diskutera rättsfall.

Det område inom NKI som ökat allra mest från ett relativt lågt resultat på 51 år 2018 till 58 under 2019 är effektivitet.

Arbetet med att anpassa processen och rutinerna till de lagändringar som trädde i kraft 1 januari 2019 gällande tidsfrister har påverkat effektiviteten positivt. I övrigt har e-tjänster kunnat bidra till effektiviteten och där kommer verksamheten att fortsätta arbeta med att förtydliga och förbättra dessa tjänster.

De områden som har ökat minst är rättssäkerhet, tillgänglighetoch information. Där kommer verksamheten fortsätta att arbeta med utvecklingen av webbplatsen och e-tjänsterna samt övrigt digitalt arbete. Fler filmer kommer attskapas till webbplatsen för att kunden ska hitta information och lättare förstå hur de ska tolka olika förelägganden om

kompletteringar och för att de lättare ska kunna göra rätt från början. Verksamheten förväntar sig också ett bättre resultat inom dessaområden när den planerade lotsfunktionen för företagare är på plats och fungerar som det är tänkt.

I en öppen jämförelse från SKR påpekas att området bygglov ofta har lägre NKI än övriga myndighetsområden och att det inte nödvändigtvis behöver betyda att bygglovsverksamheten är dålig. Företagaren bedömer ofta hela kontakten med kommunen, dvs. inte bara själva bygglovsprocessen, utan även upplevelsen kring t.ex. detaljplaneläggning, markköp, lantmäteri etc. De drar också slutsatsen att önskan om ett högt NKI inte får innebära att kommunen tummar på viktiga byråkratiska principer som likhet inför laget, oförvitlighet och att handläggarna följer lagar och regler.

Målvärdet för 2020 utgör det genomsnittliga NKI-talet av samtliga kommuner i 2018 års mätning, 63. Målsättningen är att till 2022 kunna uppnå 70 (grön) som anges som högt betyg enligt undersökningen.

Andel kontakter med bygglovsenheten som upplever

handläggningen som bra

0 0 93 66

Kommentar

Nämnden skickar sedan 1 januari 2020 ut en enkät till privatpersoner som har mottagit ett beslut. Under periodens gång har justeringar skett gällande rutinen för utskick av enkäten. Den nya rutinen har implementerats och innebär att enkäten skickas ut en gång i veckan till de privatpersoner som fick sitt första beslut i ärendet under föregående vecka. Frågorna gäller bemötande, handläggningstiden och hur personen totalt sett upplever handläggningen av ärendet. Verksamheten kan se en tydlig trend att fler svarar efter justeringarna i rutinen.

Eftersom denna typav undersökning inte gjorts tidigare är det svårt att utvärdera resultatet mer än att det kan konstateras att det visar på mycket goda resultat i och med att 93% upplever handläggningen som bra eller mycket bra totalt sett.

Under perioden 1 januari till 30 april har 81 personer svarat. Detta kan jämföras med 43 svarande under helåret 2019 i NKI-rapporten.