Partneravtal
LIFE IP-projektet
LIFE15 IPE/SE/015 Rich Waters
Parterna
Koordinator: Länsstyrelsen i Västmanlands län Adress: Västra Ringvägen 1, 721 86 Västerås Telefon: 010- 224 90 00
Projektledare: Åsa Erlandsson och David Liderfelt
Partner: Sollentuna kommun
Adress: Turebergs Torg 1, 191 86 Sollentuna Telefon: 08-579 210 00
Kontaktperson: Towe Holmborn
1. Överenskommelsens syfte och bakgrund
Denna överenskommelse har upprättats med anledning av att den Europeiska Kommissionen, den 9 dec 2016, skrev under ett avtal (Grant Agreement) att stödja LIFE IP-projektet:
LIFE15 IPE/SE/015 Rich Waters
Enligt huvudavtalet med kommissionen (Grant Agreement inklusive General conditions, Bilaga 1) ska koordinatorn med projektpartners ingå överenskommelser (partneravtal), som anger deras tekniska och ekonomiska åtagande i projektet. Överenskommelserna ska vara förenliga med projektansökan (The Application forms), och där speciellt dokumenten
”Associated beneficiary declaration and mandate”.
Via ovan nämnda dokument ger varje associerad partner projektägaren mandat att agera för dess räkning gentemot Europeiska Kommissionen.
2. Projektperiod: 2017-01-01 tom 2024-06-30.
Ekonomi: Projektet har en totalbudget på 30 030 380 €. Av budgeten bidrar Kommissionen med 9 736 679 € och Havs- och Vattenmyndigheten med 5 000 000 €. Resterande 15 293 702
€ utgör partners egenfinansiering.
3. Överenskommelsens varaktighet
Överenskommelsen gäller från och med dagen då överenskommelsen undertecknats av behöriga företrädare för båda parter, och upphör att gälla utan föregående uppsägning 2024- 06-30.
4. Projektvillkor
4.1 Följande dokument är styrande för projektet LIFE IP Rich Waters (I och II).
I Denna överenskommelse (partneravtalet)
II Kommissionens och koordinatorns avtalshandlingar:
- Huvudavtal med Kommissionen (Grant Agreement), inkl General conditions, Bilaga 1.
- Financial and Administrative Guidelines, Bilaga 2.
- Hela projektansökan (The Application forms), Bilaga 3.
4.2 Om det i denna överenskommelse och tillhörande bilagor förekommer mot varandra stridande uppgifter gäller handlingarna i punkt II (Bilaga 1, 2 och 3) före alla andra avtalshandlingar.
5. Koordinatorn åtar sig:
5.1 att koordinera och samordna projektet som helhet i enlighet med Huvudavtalet med Kommissionen (Bilaga 1) och projektansökan (Bilaga 3).
5.2 att vara den part som enligt huvudavtalet ensam är berättigad att erhålla medel från Kommissionen och Havs- och vattenmyndigheten samt att fördela medel som motsvarar projektpartnernas deltagande i projektet, som de specificerats i Huvudavtalets
överenskommelser (i ansökan signerade A4-form-blanketter “Associated beneficiary declaration and mandate”) som ingåtts mellan projektpartnerna.
5.3 Om en projektpartner/medfinansiär minskar sitt finansiella bidrag är koordinatorn skyldig att i överenskommelse med projektpartnerna finna de resurser som krävs för att garantera att projektet kan genomföras korrekt. Under inga omständigheter ska Kommissionen höja bidraget eller medfinansieringsgraden.
5.4 att informera om viktiga händelser i projektet och lämna ut kopior av tekniska och finansiella rapporter och Kommissionens synpunkter på dessa.
6. Projektpartnern åtar sig:
6.1 att genomföra de åtgärder som man förbundit sig i Huvudavtalet (Bilaga 1) och projektansökan (Bilaga 3).
6.2 att hjälpa koordinatorn att utföra sina förpliktelser. Särskilt ska projektpartnern förse koordinatorn med alla de dokument eller den information (teknisk och ekonomisk) som kan krävas, så att koordinatorn kan klara av att rapportera till Kommissionen enligt tidplan.
Projektpartnern ska också inkomma med löpande ekonomirapportering till koordinatorn 3–4 gånger per år.
6.3 att förbinda sig att uppfylla sina kostnadsåtaganden enligt projektbudgeten som utgör del av Huvudavtalet och projektansökan. Vid avvikelser ska koordinatorn meddelas så fort kostnadsdifferenser befaras.
6.4 att bidra finansiellt till projektet enligt projektansökan.
7. Koordinatorns och projektpartnerns gemensamma åtaganden:
7.1 att sköta den löpande bokföringen i enlighet med god redovisningssed enligt gällande lag och föreskrifter.
7.2 att under hela projektet och under minst fem år efter slutbetalningen, bevara alla relevanta handlingar som styrker alla kostnader, intäkter och inkomster för projektet såsom det
meddelats till Kommissionen, t.ex. upphandlingsdokument, fakturor, inköpsorder, betalningsbevis, lönebesked, arbetsscheman och alla andra dokument som använts för beräkning och presentation av kostnaderna.
7.3 att dokumentationen är tydlig, exakt och stämmer med faktiska förhållanden och att den inlämnas till Kommissionen när så begärs. Koordinatorn ska behålla kopior av alla styrkande handlingar för projektpartner under minst fem år efter slutbetalningen.
7.4 att det på alla fakturor som utfärdats av underentreprenörer ska finnas en tydlig hänvisning till LIFE-projektet: LIFE15 IPE/SE/015Rich Waters och till den beställning/det
entreprenörsavtal som koordinatorn eller projektpartnern eventuellt har upprättat. På fakturor ska också framgå vilken projektaktivitet (action) som avses samt en beskrivning över vad kostnaden avser.
7.5 att fakturorna ska vara tillräckligt detaljerade för att möjliggöra identifiering av enskilda punkter som omfattas av den utförda tjänsten eller köpta varan (dvs. en tydlig beskrivning och en kostnadsangivelse för varje punkt).
7.6 att koordinatorn och/eller projektpartners inte får, inom ramen för projektet, fungera som underentreprenörer eller leverantörer till varandra.
8. Underentreprenörer
8.1 Koordinator och projektpartnern måste upphandla underentreprenörskontrakt i enlighet med tillämpliga regler och i överensstämmelse med respektive upphandlingspolicy.
8.2 De regler om upphandling som avses i det föregående stycket gäller både varor och tjänster.
9. Intressekonflikter
9.1 Koordinator och projektpartner förbinder sig att vidta alla nödvändiga åtgärder för att förebygga risken för intressekonflikter som skulle kunna inverka på ett opartiskt och objektivt genomförande av projektet som det är angivet i Huvudavtal (Bilaga 1) och projektansökan (Bilaga 3). Sådana intressekonflikter kan särskilt uppstå på grund av ekonomiska intressen, politiska eller nationella kopplingar, familjeskäl, känslomässiga skäl eller andra gemensamma intressen.
9.2 Projektpartner ska utan dröjsmål skriftligen informera koordinatorn om alla situationer som leder till eller skulle kunna leda till intressekonflikter i samband med genomförandet av projektet som det är angivet i Huvudavtal (Bilaga 1) och projektansökan (Bilaga 3).
Projektpartner ska utan dröjsmål vidta alla nödvändiga åtgärder för att rätta till en sådan situation.
10. Teknisk verksamhetsrapport
10.1 Projektpartner ska lämna relevant information till koordinatorn i god tid före inlämnandet av de tekniska verksamhetsrapporterna, i enlighet med villkoren i denna överenskommelse och Grant Agreement inklusive General conditions (Bilaga 1). Detta för att koordinatorn ska ha möjlighet att lämna rapporter i enlighet med de krav och vid de tidpunkter som anges av Kommissionen och ansökan.
10.2 Projektpartners ska under hela projektperioden även kunna lämna teknisk och/eller ekonomisk information till koordinatorn när denna begär det.
11. Kommunikationsåtgärder och synliggörande av finansiärer
11.1 Koordinatorn och projektpartner ska offentliggöra projektet och dess resultat via olika presentationer, informationsskyltar, teknisk rapportering, hemsidan och övriga publikationer, och i dessa sammanhang alltid nämna det ekonomiska stöd som mottagits från EU-
kommissionen och Havs- och Vattenmyndigheten. Allt publicerat material och varaktiga varor som införskaffats inom ramen för projektet ska vara försedda med Life-logotyp samt HaV-logotyp.
11.2 Koordinatorn och projektpartner är skyldiga att, på strategiska platser, sätta upp information om projektet där det genomförs.
11.3 Koordinatorn och projektpartners ska ombesörja att nyttjanderätten/äganderätten till användandet av fotografier i projektets tekniska rapportering även ska gälla användandet av de aktuella fotografierna inom ramen för hela projektet och av Kommissionen.
12. Ändringar av överenskommelser
Projektpartners ska omedelbart meddela koordinatorn om alla eventuella ändringar av projektet som kan komma att påverka projektets karaktär, innehåll, struktur eller varaktighet samt slutdatum.
13. Sekretess
Koordinatorn och projektpartners förbinder sig att iaktta den sekretess som eventuellt kan uppkomma inom projektet, se Grant Agreement och General conditions (Bilaga 1).
14. Finansiering
14.1 Finansiella bestämmelser framgår i Grant Agreement och General conditions (Bilaga 1).
Projektpartner ska vid ansökan om bidrag och finansiell rapportering följa dessa bestämmelser.
14.2 Projektpartner ska se till att ingen annan direkt eller indirekt finansiering från Europeiska unionen utnyttjas för medfinansiering av projektet.
14.3 Projektpartner ska överlämna undertecknade utskrifter av finansiella rapporter till koordinatorn i god tid inför de redovisningstillfällen som anges i gällande ansökan.
Projektpartnern ska också inkomma med löpande ekonomirapportering till koordinatorn 3–4 gånger per år.
15. Stödberättigade och icke stödberättigade kostnader
Koordinatorn och projektpartners ska iaktta de bestämmelser som gäller stödberättigade och icke stödberättigade kostnader iGrant Agreement och General conditions (Bilaga 1).
16. Villkor för utbetalning av bidrag från koordinatorn till projektpartner
16.1 Bidrag från Havs- och Vattenmyndigheten utbetalas till koordinatorn. Dessa bidrag vidaredistribueras sedan till berörda projektpartners.
16.2 Bidrag från Kommissionen utbetalas till koordinatorn enligt villkor i Grant Agreement och General conditions (Bilaga 1). Dessa bidrag vidaredistribueras sedan till
projektpartnerna. Fördelning av medel mellan partners görs utifrån den senaste versionen av ansökan (Financial forms, Form FC).
16.3 Projektpartners egenfinansiering redovisas i den senaste versionen av ansökan (Financial forms, form FC). Grund för egenfinansieringen är Huvudavtalets överenskommelser (i
projektansökan signerade A4-form-blanketter “Associated beneficiary declaration and mandate”) som ingåtts mellan projektpartnerna och Kommissionen.
16.4 I enlighet med projektansökan (Bilaga 3) ska partners genomföra actions till
sammanlagda kostnader av 30 030 380 euro. För regler runt stödberättigade kostnader se Grant Agreement inklusive General conditions (Bilaga 1) samt Financial and Administrative Guidelines (Bilaga 2). Tabell med samtliga partners totalkostnader i projektet hittas i den senaste versionen av ansökan (Financial forms, form FC).
16.5 Partners totalkostnader i projektet kan ändras. Koordinatorn kan efter samråd med
projektpartnerna besluta om en omfördelning av medel mellan parterna. Detta för att budgeten ska kunna utnyttjas på bästa sätt för att nå målen i projektet som helhet.
16.6 Koordinatorn äger rätt att hålla inne utbetalning om kooridinatorn kan visa att projektpartnern inte uppfyller sina åtaganden enligt denna överenskommelse inklusive Huvudavtalet.
16.7 Koordinatorn förbehåller sig rätten att minska projektpartnerns bidragsdel om Kommissionen beslutar om minskning av gemenskapens medfinansiering till följd av att betydande kvantitativa eller kvalitativa brister sker i genomförande av projektpartnerns andel av projektets åtgärder.
17. Finansiell revision
17.1 Kommissionen, eller en företrädare som den bemyndigat, samt nationellt revisions- eller kontrollorgan får genomföra revision hos koordinator eller projektpartner när som helst under perioden för projektets genomförande och upp till fem år efter datum för slutbetalning.
17.2 Kommissionen eller någon av dennes bemyndigade företrädare samt nationellt revisions- eller kontrollorgan ska ges tillgång till den dokumentation som krävs för att man ska kunna försäkra sig om att projektdeltagarnas kostnader är stödberättigande, t.ex. fakturor, utdrag ur lönelistor, inköpsorder, betalningsbevis, arbetsscheman och alla andra dokument som använts för beräkning och redovisning av kostnader.
17.3 Europeiska revisionsrätten får, i enlighet med sina egna rutiner, kontrollera användningen av gemenskapens finansiella bidrag inom ramen för avtalet om bidrag.
I enlighet med rådets förordning får även europeiska byrån för bedrägeribekämpning (OLAF) genomföra kontroller och inspektioner på plats, enligt de förfaranden som föreskrivs i
gemenskapslagstiftningen, för att skydda Europeiska gemenskapernas finansiella intressen mot bedrägerier och andra oegentligheter. Resultaten från dessa kontroller kan, när
överträdelser skett, leda till att Kommissionen fattar beslut om återkrav.
18. Kontroller och inspektioner av projektet
18.1 Koordinatorn och projektpartnerna förbinder sig att ge Kommissionens personal och personer som bemyndigats av Kommissionen erforderligt tillträde till de områden eller lokaler
där projektet genomförs samt till alla handlingar som rör den tekniska och finansiella ledningen av verksamheten.
18.2 Sådana kontroller får företas upp till fem år efter slutbetalning från Kommissionen.
18.3 Koordinatorn och projektpartnerna ska bistå Kommissionen eller dess bemyndigade företrädare på lämpligt sätt.
19. Avbrytande av projektet
19.1 Avslutar Kommissionen projektet och/eller avtal med koordinator i de fall som anges i Grant Agreement och General conditions (Bilaga 1), upphör denna överenskommelse att gälla utan föregående uppsägning.
20. Återkrav och böter
20.1 Har ett belopp felaktigt utbetalats till projektpartner eller när ett återkravsförfarande gentemot projektpartnern är motiverat enligt denna överenskommelse, ansökan eller huvudavtal med Kommissionen, ska projektpartner betala de aktuella beloppen till koordinatorn på de villkor och senaste det datum som fastställs i återkravet från Kommissionen till koordinatorn.
20.2 Upphör denna överenskommelse att gälla, får koordinatorn begära fullständig eller partiell återbetalning av belopp som betalats ut till projektpartner om orsaken till att projektet avbryts beror på att det står klart att projektets mål inte kommer att uppnås och detta beror på projektpartnern. Fullständig eller partiell återbetalning ska då ske på det sätt och inom de tidsfrister som fastställts i återkravet från Kommissionen till koordinatorn.
20.3 Åsidosätter projektpartner sina förpliktelser på sådant sätt att Kommissionen beslutar att ålägga koordinatorn böter enligt den budgetförordning som gäller de europeiska
gemenskapernas allmänna budget, ska projektpartnern ersätta koordinatorn fullt ut med belopp motsvarande projektpartnerns åsidosättande.
21. Allmänna villkor
21.1 Denna överenskommelse samt angivna bilagor utgör överenskommelse parterna emellan och ersätter samtliga skriftliga handlingar och muntliga diskussioner som föregått denna överenskommelse.
21.2 Ändringar av eller tillägg till denna överenskommelse ska, för att vara gällande, avfattas skriftligen och undertecknas av behörig företrädare för bägge parter.
21.3 Part äger inte rätt att, vare sig helt eller delvis upplåta, överlåta eller pantsätta sina rättigheter och skyldigheter enligt denna överenskommelse till annan part.
22. Tillämplig lag samt tvist
22.1 Svensk lag ska vara tillämplig på denna överenskommelse. Tvist mellan koordinator och projektpartner ska i första hand avgöras genom förhandling mellan parterna. Om parterna inte kan enas ska tvisten avgöras av svensk domstol med tillämpning av svensk rätt.
Denna överenskommelse har upprättats i tre likalydande exemplar, varav parterna har tagit var sitt och Kommissionen erhållit ett.
Koordinator Partner
Ort och datum: Ort och datum:
Västerås
Organisation: Organisation:
Länsstyrelsen i Västmanlands län
Underskrift firmatecknare: Underskrift firmatecknare:
Namnförtydligande; Titel Namnförtydligande; Titel
Minoo Akhtarzand;
Landshövding i Västmanlands län
Bilagor:
Bilaga 1. Huvudavtal (Grant Agreement) mellan Kommissionen och koordinatorn inklusive General conditions
Bilaga 2. Financial and Administrative Guidelines
Bilaga 3. Senast gällande version av projektansökan (The Application forms)
