Värmdö Gymnasium Datorkunskap DAA1201
Ordbehandling med
Word 2002
Ordbehandling med Word 2002
Innehållsförteckning
Grundläggande funktioner i Word 2002 (G)...6
Starta Word 2002 ...6
Olika delar i programfönstret...6
Skapa ett nytt dokument ...7
Börja skriva en text ...8
Markera text...9
Byta ut eller radera markerad text...9
Klippa ut, klistra in och kopiera text... 10
Ångra senaste kommando/inmatning... 10
Spara ett dokument... 11
Spara dokument under annat namn ... 12
Spara i olika filformat ... 12
Öppna ett dokument ... 13
Senast använda dokument ... 13
Växla mellan öppna dokument ... 13
Flytta eller kopiera text mellan olika dokument... 14
Stänga dokument ... 14
Avsluta Word... 15
Använda Hjälpfunktioner i Word... 15
Office-assistenten ... 15
Hjälpmenyn ... 16
Knappen Hjälp... 16
Ändra textens utseende (G) ...17
Formatera text... 17
Två sätt att formatera text ... 17
Ange teckensnitt och teckenstorlek för en text ... 17
Ändra teckenstil (G) ...18
Fetstil ... 18
Kursiv stil... 18
Understrykning... 18
Kombinera flera textstilar ... 18
Teckenfärg ... 18
Menyvalet Tecken... 19
Justering av text... 20
Formathämtning ... 21
Ställa in hur dokumentet visas (G)...21
Visningsläge ... 21
© 2000-2003 Värmdö Gymnasium
Detta material är skyddat av upphovsrättslagen. Kopiering får inte ske utan skriftligt tillstånd.
4 Word 2002 Värmdö Gymnasium
Förstoringsgrad ... 22
Inställningar för hela dokumentet (G) ...23
Marginaler ... 23
Utskriftsformat... 24
Sidhuvud och sidfot (VG) ...25
Lägga till sidhuvud och sidfot ... 25
Växla mellan sidhuvud och sidfot... 26
Avsluta redigering av sidhuvud och sidfot ... 26
Autofält ... 26
Infoga sidnummer... 26
Infoga sidantal... 27
Infoga datum ... 27
Infoga tid... 27
Kombinera vanlig text och autofält... 27
Skriva ut dokument (G)...27
Förhandsgranska... 27
Skriv ut ... 29
Ange sidintervall... 29
Antal kopior... 30
Ange skrivare... 30
Starta utskrift ... 30
Bilder och grafik ...30
Infoga ClipArt (G)... 30
Infoga bildfiler (G)... 31
Markera bild (G) ... 31
Ändra storlek på bild (G)... 32
Flytta bild (G)... 32
Rita figurer (VG)... 32
Ordna objekt (VG) ... 33
Gruppera objekt (VG)... 33
Dela upp grupp (VG)... 34
Infoga WordArt (VG) ... 34
Kantlinjer och fyllning (VG) ...35
Färgöverstrykning ... 35
Kantlinjer ... 35
Dialogrutan Kantlinjer och fyllning... 36
Tabbar...37
Standardtabbar (G) ... 37
Vänsterställda, högerställda och centrerade tabbar (VG)... 37
Decimaltabbar (VG)... 38
Lägga till tabbar (VG)... 38
Tabbar med utfyllnadstecken (MVG) ... 39
Dialogrutan Tabbar ... 39
Dolda tecken... 40
Inställningar för stycke ...41
Vänster indrag (G) ... 41
Höger indrag (G) ... 41
Indrag av första raden (VG)... 41
Hängande indrag (VG)... 41
Ställa in indrag för ett stycke (VG) ... 42
Rad- och styckeavstånd (VG)... 43
Automatiska listor ...43
Punktlista (G) ... 43
Numrerad lista (G)... 44
Dialogrutan Punkter och numrering (VG)... 44
Värmdö Gymnasium Word 2002 5
Anpassa listor (MVG) ... 45
Mjuk radbrytning (MVG) ... 45
Speciella tecken ...46
Infoga symbol (VG) ... 46
Upphöjd och nedsänkt text (VG)... 46
Anfanger (VG) ... 47
Infoga sidbrytning (VG) ... 47
Hårt mellanslag (MVG)... 47
Hårt bindestreck (MVG)... 48
Språkverktyg...48
Stavning (VG)... 48
Ändra språk (VG) ... 49
Synonymer (VG)... 51
Avstavning (MVG) ... 51
Mjukt bindestreck (MVG) ... 52
Sök och Ersätt (VG)... 52
Räkna ord (VG)... 53
Tabeller...53
Infoga tabell (G)... 54
Markera celler, rader eller kolumner (G) ... 54
Ändra cellstorlek (G)... 55
Infoga rader och kolumner (VG) ... 55
Ta bort rader och kolumner (VG)... 56
Formatera en tabell (VG)... 56
Tabellformat (VG)... 56
Infoga speciella objekt (MVG) ...57
Sätta ihop flera Worddokument... 57
Infoga Excel kalkylblad... 57
Equation Editor ... 58
Fotnoter och slutkommentarer... 60
Spalter (MVG)...61
Dela upp en sida i spalter... 61
Infoga spaltbyte... 61
Utjämna spaltlängd ... 62
Mallar (MVG) ...62
Använda dokumentmallar... 62
Skapa en egen dokumentmall... 63
Formatmallar ... 64
Anpassa Word (MVG) ...65
Ställa in personlig sökväg... 65
Visa/dölja verktygsfält ... 66
Lägga till eller ta bort knappar i verktygsfält ... 67
Autokorrigering... 67
Skydda dokument (MVG) ...69
Lösenord ... 69
6 Word 2002 Värmdö Gymnasium
Ordbehandling med Word 2002
Grundläggande funktioner i Word 2002
Starta Word 2002För att starta Word 2002, gör på ett av följande sätt:
• Klicka på Startmenyn och välj Program>Microsoft Word.
• Om det finns en genväg för Word 2002 på Skrivbordet, dubbelklicka på den.
Olika delar i programfönstret
När du startar Word får du upp en skärm som ser ut ungefär som den nedanstående:
Bild 1. Grundläggande delar i fönstret för Word 2002 De delar som är markerade med siffror är i tur och ordning:
Namnlisten Visar programnamnet (Microsoft Word), samt namnet för det dokument som visas för tillfället. Kallas ibland också för Titelraden. Innehåller också vanliga Windows- knappar (Minimera, Maximera/Återställ, Stäng fönster, ) som påverkar hela programfönstret. Om man t.ex. klickar på knappen Stäng fönster (krysset), stängs hela Word 2002 ner.
Värmdö Gymnasium Word 2002 7
Menyraden Rullgardinsmenyer för Word 2002. Fälls ner när man klickar på en av dem (om man t.ex. klickar på ordet Arkiv fälls Arkivmenyn, med flera menyval, ned). Menyraden har också samma Windows-knappar som Namnlisten, men dessa knappar påverkar bara det dokument du håller på med, inte själva programfönstret.
Verktygsfält Ett verktygsfält består av flera knappar eller listmenyer. Varje knapp utför något kommando, t.ex. öppnar eller sparar ett dokument. De flesta knappar gör samma sak som något menyval, men ofta är det skönt att ha en ”genväg” i verktygsfälten istället för att behöva klicka sig fram genom menyerna.
För att ta reda på vad en knapp i något verktygsfält gör, håll muspekaren stilla ovanför knappen en liten stund, så kommer det fram en liten ruta med en förklarande hjälptext.
OBS! Eftersom man på många sätt kan anpassa Word efter sina egna önskemål, t.ex. välja vilka verktygsfält som ska visas, vilka knappar som ska ingå i vilket verktygsfält o.s.v., ser din skärm förmodligen inte ut precis som bilden ovan. Läs mer om att anpassa Word och verktygsfält i avsnittet Anpassa Word.
!
Linjalen En linjal utmed sidans övre del. Man kan här bl.a. ställa in marginaler, tabbstopp och indrag, samt se vilken del av sidan som visas på arbetsytan. Om du befinner dig i Sidlayoutläge (V sa>Sidlayout) har du också en linjal i höjdled, till vänster om dokumentet. i
Statusfältet Statusfältet, längst ner i programfönstret, visar t.ex. var du befinner dig i dokumentet.
Från vänster anges Sida (sidnummer för den sida som visas i fönstret), Avs
(avsnittsnummer för denna sida), Siffra/Siffra (Nuvarande sida/Totalt antal sidor i dokumentet). Vid anger hur stort avståndet är från insättningspunkten (markören) till sidans överkant, Ra anger numret på den rad som markören står på, och Kol anger avståndet i antal tecken från vänstermarginalen till markören.
Arbetsytan Det utrymme där du skapar ditt dokument (d.v.s. ditt ”papper”).
Rullningslister Om dokumentet är för stort för att rymmas på skärmens arbetsyta, använder man rullningslisterna och pilarna på sidan av dessa för att flytta sig uppåt och nedåt (eller i sidled) i dokumentet.
Skapa ett nytt dokument
För att skapa ett nytt, tomt dokument som du kan börja redigera, klickar du på knappen Nytt i verktygsfältet eller trycker Ctrl + N .
Man kan också välja Arkiv>Nytt i menyerna. Markera Tomt dokument på fliken Allmänt och klicka på OK.
När du startar Word finns det redan ett tomt dokument, men eftersom man kan ha flera dokument öppna samtidigt i Word så gör det ingenting om du skapar ett extra. Se nedan i Växla mellan öppna dokument hur du väljer vilket dokument du vill visa på skärmen och redigera i.
8 Word 2002 Värmdö Gymnasium
Börja skriva en text
Den text som du skriver på tangentbordet hamnar på det ställe där den blinkande markören
(insättningspunkten) befinner sig (när du skapat ett nytt dokument finns markören överst på pappret).
Word sköter automatiskt om s.k. radbrytningar, d.v.s. markören hoppar automatiskt fram till nästa rad när den har kommit ut till den högra marginalen. Enda tillfället när du behöver trycka på
radmatningstangenten (Retur, ↵ ) är då du vill påbörja ett nytt stycke, d.v.s. när du vill tvinga fram ett radbyte på ett speciellt ställe fast raden inte är slut.
För att flytta markören till något ställe på skärmen kan du antingen klicka med muspekaren på det ställe i din text där du vill att markören ska hamna, eller använda Piltangenterna , , eller på tangentbordet, som flyttar markören ett steg i taget åt det håll som pilen visar.
När du har markören på det ställe du önskar kan du lägga till text (om markören står mitt i ett textavsnitt kommer texten som kommer efter markören att flyttas så att den nya texten får plats).
Radera text som står bredvid markören med, backsteg (raderar tecknet till vänster om markören) eller Delete (raderar tecknet till höger om markören).
Andra tangenter som kan vara praktiska vid textredigering:
• Home, flyttar markören längst ut i vänsterkanten på den rad där markören står.
• End, flyttar markören så långt åt höger som raden går.
• Page Up och Page Down, flyttar markören en ”skärmhöjd” uppåt respektive nedåt.
Observera att om du ska kunna flytta markören nedåt i texten, måste du tidigare ha skrivit någonting där du försöker ställa markören. Exempelvis måste du för att kunna flytta markören ner till slutet av en tom sida åtminstone ha gjort tomma radmatningar fram till detta ställe förut.
Om tangenten Ctrl hålls nedtryckt ändras tangenternas funktioner:
Ctrl + backsteg Raderar hela det ord som står till vänster om markören.
Ctrl + Del Raderar hela det ord som står till höger om markören Ctrl + Flyttar markören ett ord till vänster
Ctrl + Flyttar markören ett ord till höger
Ctrl + Page Up Flyttar markören en sida upp i dokumentet Ctrl + Page Down Flyttar markören en sida ner i dokumentet
Ctrl + Home Flyttar markören till dokumentets början (högst upp på första sidan) Ctrl + End Flyttar markören till dokumentets slut (längst ner på sista sidan)
Värmdö Gymnasium Word 2002 9
Markera text
För att kunna påverka en redan inskriven text, t.ex. flytta den eller byta storlek eller färg på den, måste man markera texten så att Word vet vilken del av dokumentet som ska påverkas. En markerad text blir inverterad, d.v.s. ljus text på mörk botten (se bild 2 nedan).
Bild 2. Markerad och omarkerad text
Det finns olika sätt att markera en textmängd:
• Klicka med muspekaren där du vill att din markering ska börja och håll nere knappen. Dra sedan muspekaren (med knappen nedtryckt) fram till det ställe där du vill att markeringen ska sluta.
Släpp upp knappen när den text som du vill ha med är markerad.
• Håll ner Shift och använd piltangenterna åt det håll som markeringen ska utvidgas.
• För att markera ett enstaka ord, dubbelklicka (klicka gånger efter varandra på vänster musknapp) på ordet.
• För att markera en hel mening, håll ner Ctrl och klicka någonstans i meningen du vill markera.
• För att markera ett helt stycke (d.v.s. all text mellan två radmatningar), trippelklicka (klicka tre gånger i följd med vänster musknapp) någonstans i stycket.
• För att markera en hel rad, flytta muspekaren ut i marginalen till vänster om raden tills muspekaren får formen av en pil som pekar snett uppåt höger. Klicka med musen så markeras hela den rad som finns till höger om muspekaren. Markera flera rader genom att hålla knappen nere och dra pekaren uppåt eller nedåt.
• För att markera hela dokumentet, välj Redigera>Markera allt eller tryck Ctrl + A . Byta ut eller radera markerad text
En text som är markerad ersätts av det du skriver in på tangentbordet. Det här kan man utnyttja t.ex.
om du vill byta ut en mening mitt i en text. Markera den mening som du vill byta ut, och skriv sedan in den nya meningen. Du har nu ersatt den gamla meningen med den nya!
Du kan radera ett längre avsnitt, t.ex. ett stycke, genom att först markera stycket och sedan trycka på
backsteg eller Delete . Du kan också radera en markering genom menyvalet Redigera>Radera. Vilket alternativ du än väljer, så sparar du tid jämfört med att radera varje tecken för sig…
10 Word 2002 Värmdö Gymnasium
Klippa ut, klistra in och kopiera text
För att flytta en text från ett ställe till ett annat gör du på samma sätt, oavsett om du flyttar texten inom samma Worddokument, mellan två olika Worddokument, eller rent av mellan två olika program.
Du klipper ut texten från sitt gamla ställe, och klistrar sedan in den igen på det ställe där du vill ha den.
Det finns fyra sätt att klippa ut och klistra in en text:
• Markera den text du vill flytta, och välj sedan Redigera>Klipp ut. Flytta sedan markören till det ställe där du vill klistra in texten, och välj Redigera>Klistra in.
• Markera den text du vill flytta, högerklicka på den och välj Klipp ut på snabbmenyn. Flytta markören till det ställe där du vill klistra in texten, högerklicka och välj Klistra in på snabbmenyn.
• Markera den text du vill flytta, och tryck Ctrl + X . Flytta markören till inklistringspositionen, och tryck Ctrl + V .
• Markera den text du vill flytta, och klicka på knappen Klipp ut i verktygsfältet. Flytta markören till inklistringspositionen, och klicka på knappen Klistra in i verktygsfältet.
Du kan också kopiera texten, d.v.s. både behålla den på det gamla stället och kopiera den till ett nytt.
Även här finns det fyra sätt:
• Markera den text du vill flytta, och välj Redigera>Kopiera. Flytta sedan markören till det ställe där du vill klistra in texten, och välj Redigera>Klistra in.
• Markera den text du vill flytta, högerklicka på den och välj Kopiera på snabbmenyn. Flytta markören till det ställe där du vill klistra in texten, högerklicka och välj Klistra in på snabbmenyn.
• Markera den text du vill flytta, och tryck Ctrl + C . Flytta markören till inklistringspositionen, och tryck Ctrl + V .
• Markera den text du vill flytta, och klicka på knappen Kopiera i verktygsfältet. Flytta markören till inklistringspositionen, och klicka på knappen Klistra in i verktygsfältet.
Du kan också (istället för att klippa ut och klistra in) flytta runt text i ditt dokument, ungefär som du flyttar lappar på en anslagstavla. Det gör du genom att dra och släppa en markering:
• Markera texten du vill flytta. Placera muspekaren ovanpå markeringen så att pekaren blir till en pil.
Klicka med musen och håll nere knappen medan du drar markeringen till det ställe dit du vill flytta den. Ett grått streck visar var i texten din markering kommer att hamna när du släpper den. När strecket är på det ställe där du vill ha texten, släpper du upp musknappen och texten flyttas.
Ångra senaste kommando/inmatning
Nästan alla kommandon du utför i Word kan ångras, t.ex. inmatningar, raderingar, formateringar etc.
Enklast är att använda knappen Ångra i verktygsfältet. Ett klick på denna gör det senaste kommando du gav ogjort. Andra sätt att ångra är menyvalet Redigera>Ångra eller att trycka Ctrl + Z .
Vill du ”ångra ångrandet”, d.v.s. ta tillbaka kommandot igen, kan du använda knappen Gör om i verktygsfältet.
Man kan ångra och göra om flera steg i rad, Word kommer ihåg flera kommandon bakåt i tiden.
Värmdö Gymnasium Word 2002 11
Spara ett dokument
När du sparar ett dokument för första gången måste du dels bestämma var du vill spara det (d.v.s. om du vill spara det på hårddisken, på diskett, eller någonstans på nätverket etc.), dels måste du ge dokumentet ett namn. Detta gör du genom att antingen välja Arkiv>Spara, trycka Ctrl + S, eller klicka på knappen Spara i verktygsfältet. Du får då upp fildialogrutan Spara som på skärmen:
Bild 3. Spara ett dokument med fildialogrutan Spara som
Spara i I den här rutan anges den aktuella mappen, d.v.s. i vilken mapp dokumentet kommer att sparas när du trycker på knappen Spara. Klicka på listpilen till höger om rutan, så fälls en lista med alla de till datorn anslutna enheterna ner. För att spara på disketten väljer du A:, för hårddisken C: o.s.v. Se bild 4 nedanför.
Om du vill spara ett dokument i någon av Windows specialmappar, t.ex.
Mina Dokument eller på Skrivbord, så finns det genvägar till dessa i dialogrutans vänstra del.
Fillista Här visas en lista över alla de filer och mappar som finns i den aktuella mappen.
För att öppna en av dessa mappar och göra den till aktuell mapp, dubbelklicka på den. Namnet i Spara i-rutan ändras.
Upp en nivå För att flytta dig upp en nivå i filträdet, klicka på denna knapp. Namnet i Spara i- rutan ändras.
Skapa ny mapp För att skapa en ny mapp i den aktuella mappen, klicka på denna knapp. En mapp skapas i listan. Skriv in det namn du vill ha på mappen, och tryck Retur.
Filnamn Här anges det namn man vill ge dokumentet när det sparas. Word föreslår automatiskt dokumentets första mening (som oftast är rubriken) som filnamn.
Om du vill ha ett annat filnamn skriver du själv in det filnamn du vill ha. Du behöver inte ange filslutet .doc (som Windows identifierar alla Wordfiler genom), det läggs till automatiskt.
Spara Klicka på Spara när du gjort alla inställningar enligt ovan.
12 Word 2002 Värmdö Gymnasium
Klicka på listpilen för att
visa anslutna enheter
Bild 4. Listpilen visar alla anslutna enheter
För att avbryta Spara och återgå till dokumentet, klicka på Avbryt i fildialogen (eller escapeknappen).
Spara dokument under annat namn
När du en gång sparat ett dokument, och alltså angivit sökväg och filnamn, kommer du varje gång du väljer Spara att skriva över det gamla dokumentet, utan att du behöver gå igenom proceduren med fildialogen ovan. Det innebär att man kan arbeta vidare på ett dokument, och uppdatera den sparade filen medan tiden går.
Men ibland vill man kanske spara två olika varianter av ett dokument, eller kanske byta sökväg (t.ex.
spara ett dokument på diskett istället för som man brukar, på hårddisken). För att tvinga Word att visa en fildialogruta där man kan byta dokumentnamn och/eller sökväg, väljer man då Arkiv>Spara som på menyerna. Man kan då på samma sätt som ovan göra nya inställningar, och spara en helt ny kopia av dokumentet.
Spara i olika filformat
Olika program sparar sina dokument på olika sätt, i olika filformat. Om inget annat väljs, kommer ett dokument som sparas att skrivas i Word 2002:s filformat. Eftersom alla kanske inte har Word 2002, kan man välja att spara sitt dokument i ett format som kan läsas av andra program än Word 2002.
När man sparar sitt dokument kan man i listrutan Filformat ange vilken sorts fil man vill spara.
Standardformatet som är valt från början är Word-dokument (*.doc), men genom att klicka på listpilen kan man välja bland andra filformat, t.ex. Endast text (vanlig text utan någon formatering), RTF-format (textfil med formatering) eller Word 6.0/95 (filformat som äldre versioner av Word förstår).
Bild 5. Ändra vilken sorts dokument som sparas under listrutan Filformat
Man kan också välja att spara sitt dokument som HTML-kod, d.v.s. det sidspråk som beskriver webbsidor på Internet. För att spara ett dokument som HTML-kod, välj Arkiv>Spara som webbs dai .
Värmdö Gymnasium Word 2002 13
OBS! Den HTML-kod som skapas är inte felfri, men konverteringen fungerar ganska bra för sidor som inte är alltför avancerade i layouten. Dokumentfilen får filändelsen .htm om inget annat anges.
!
Öppna ett dokument
För att öppna ett tidigare sparat dokument från t.ex. diskett eller hårddisk, gör ett av följande:
• Välj Arkiv>Öppna från menyerna.
• Tryck Ctrl + O.
• Klicka på knappen Öppna i verktygsfältet.
Alla tre alternativen tar dig till fildialogrutan Öppna, som fungerar nästan precis som fildialogrutan Spara dokument.
Bild 6. Fildialogrutan Öppna, med Worddokumentet Viktigt dokument.doc markerat
Välj rätt sökväg på samma sätt som när du sparar, genom att först (om det behövs) välja rätt enhet i listrutan Leta i, och sen klicka dig ner till rätt mapp tills du ser den fil du vill öppna i fillistan.
Klicka på filen för att markera den, och klicka sedan på knappen Öppna. Alternativt kan du
dubbelklicka på filen, så öppnas den. Dokumentet visas i arbetsytan, så att du kan fortsätta att arbeta med det. Klicka på Avbryt för att återgå till programmet utan att öppna något dokument.
Senast använda dokument
Word kommer, precis som Windows, ihåg de senaste dokumenten som du haft öppna. Längst ner i Arkivmenyn (innan avsluta) finns som standard de fyra senast öppnade dokumenten som snabbval.
Om du på menyn väljer Arkiv>”filnamn” öppnas dokumentet med namnet ”filnamn” (beroende på vad dina dokument heter) utan att du behöver gå via fildialogen. Det här är praktiskt om du ofta jobbar med ett och samma dokument.
Växla mellan öppna dokument
Du växlar mellan öppna fönster enklast med alt+tab, det går också bra att gå in på fönster i menyn och där välja valfritt dokument.
Som nämnts tidigare, kan du ha flera dokument öppna samtidigt i Word. I normalfallet visas bara ett av dem i taget, det s.k. Aktiva dokumentet.
14 Word 2002 Värmdö Gymnasium
Ett sätt att ha flera dokument öppna samtidigt är att helt enkelt öppna flera sparade dokument i rad, ett annat är att skapa flera nya dokument efter varandra, eller en kombination av dessa. Det dokument som öppnades eller skapades sist är det dokument som blir aktivt, och de andra dokumenten ligger
”bakom” det aktiva dokumentet.
För att göra ett annat av de öppna dokumenten till Aktivt dokument använder du menyn Föns er. Längst ner på den menyn finns alla de öppna dokumenten uppradade. Välj det dokument som du vill arbeta med, så blir det aktivt. Det dokument som för tillfället är aktivt har en liten bock framför sitt namn.
t
Dokument med namn som Dokument1, Dokument2, Dokument3 etc. är nya dokument som ännu inte sparats (och därför inte fått något namn).
Bild 7. Välj på Fönstermenyn vilket dokument som ska visas
Flytta eller kopiera text mellan olika dokument
För att flytta ett textstycke mellan två dokument, kombinerar vi nu våra kunskaper om Klipp&Klistra, samt växling mellan två öppna dokument.
• Öppna eller skapa/skriv två dokument, där du vill flytta text från det ena till det andra.
• Gör ”originaldokumentet”, d.v.s. det dokument där texten från början finns, till Aktivt dokument.
• Markera och klipp ut texten som ska flyttas.
• Växla det aktiva dokumentet till ”måldokumentet”, d.v.s. det dokument dit texten ska flyttas.
• Flytta markören till det ställe där texten ska klistras in.
• Klistra in texten. Klart!
Att det här fungerar, beror på att Windows hanterar alla urklipp, och har ett klippbord som är gemensamt för alla urklipp eller kopior man gör, oavsett vilket program man använder. Det här innebär att man inte bara kan klippa och klistra mellan olika Worddokument, man kan lika gärna kopiera en bild från t.ex. en webbsida på Internet, och sedan klistra in den i ett Worddokument.
Stänga dokument
För att stänga det aktiva dokumentet, gör ett av följande:
• Klicka på knappen Stäng på Menyraden. Det aktiva dokumentet stängs.
• Välj Arkiv>Stäng på menyerna.
Värmdö Gymnasium Word 2002 15
Om du har gjort ändringar i ditt dokument sedan du senast sparade det (du kanske har glömt bortdet), kommer du att få en fråga om du vill spara ändringarna i dokumentet innan du stänger det.
Bild 8. Kontrollfråga vid stängning av ej sparat dokument
Om du vill spara klickar du Ja, så får du en fildialogruta som vanligt. Klickar du Nej stängs
dokumentet utan att ändringarna sparas, och klickar du Avbryt så avbryts Stäng-kommandot, och du återgår till dokumentet.
Avsluta Word
För att avsluta hela programmet Word, gör du ett av följande:
• Klicka på knappen Stäng på Namnlisten.
• Välj Arkiv>Avsluta på menyerna.
Alla dokument som är öppna kommer att stängas, och Word avslutas. För varje öppet dokument som du har redigerat men inte sparat de senaste ändringarna för, kommer du att få en kontrollfråga som den du får när du stänger ett dokument i avsnittet ovan.
Använda Hjälpfunktioner i Word
I Word, precis som i Windowsprogram överhuvudtaget, finns möjligheten att få reda på hur olika saker fungerar via hjälpfilerna, som är en sorts manual som finns installerad på datorn. Det finns tre huvudsakliga sätt att utnyttja hjälpen i Word; Office-assistenten, Hjälpmenyn och knappen Hjälp (knappen F1 på tangentbordet ger hjälp i de flesta program).
Du kan också få hjälp genom att gå till adressen
http://www.guideandtips.nu/inpublic3/guide/20021226172001/
Office-assistenten
Office-assistenten är en liten animerad figur i Word, som visas i ett eget litet fönster. Beroende på hur den är inställd kan den på eget initiativ dyka upp och visa tips, eller bara ”svara på tilltal”. I
standardinställningen så visas Office-assistenten när Word startas, men kan stängas av. Om den inte visas kan man ta fram den genom att välja Hjälp>V sa Office-assistenteni .
Bild 9. Office-assistenten svarar på frågor, förhoppningsvis den man ställer
16 Word 2002 Värmdö Gymnasium
För att ställa en fråga till Office-assistenten, klickar man på den. Office-assistenten visar då en frågeruta där man skriver in den fråga som ska ställas till Words hjälpfiler. Klicka på Sök, så visas en lista över de ämnen i hjälpfilen som enligt Word verkar passa bäst in på frågan. Välj det ämne i listan som verkar bäst, så visas en hjälptext som förhoppningsvis svarar på frågan.
Hjälpmenyn
För att söka hjälp utan att använda Office-assistenten ser man till att den är inaktiverad, och väljer sedan Hjälp>Hjälp om Microsoft Word. Hjälpen för Word har tre flikar, Innehåll (som är en innehållsförteckning), Index (som är ett register över vissa nyckelord) och den som är mest användbar, Svarsguiden (som låter användaren söka efter ett eller flera ord i alla hjälpavsnitt).
Bild 10. Söka efter hjälp om Excel-kalkylblad i Words hjälpfiler
Svarsguide-rutan innehåller tre delar. I den översta vänstra rutan skriver man det ord/de ord som man vill leta efter. I nedersta vänstra rutan visas då rubrikerna för de avsnitt i hjälpen som matchar
sökfrasen. I den högra rutan visas det hjälpavsnitt vars rubrik är markerat i den vänstra nedre rutan. I exemplet visas alla hjälpavsnitt som innehåller Excel-arbetsbok. Eftersom rubriken Dra bilder, text eller kalkylbladsceller… är markerad så visas detta avsnitt i den högra rutan.
!
OBS! Första gången man startar Words sökfunktion måste man skapa den ordlista som man söker i.En ruta med instruktioner kommer upp då på skärmen, följ dessa.
Knappen Hjälp
Knappen Hjälp finns i namnlisten på de flesta dialogrutor. Ett klick på denna får muspekaren att anta formen av en pil med ett frågetecken. Klicka på den del av dialogrutan som du vill ha hjälp med, så visas en hjälptext om det du klickade på.
Värmdö Gymnasium Word 2002 17
Ändra textens utseende
Formatera textText som skrivs in i Word kommer i grundinställningen att visas och skrivas ut med ett
standardteckensnitt, oftast Times New Roman (kan ställas om av användaren). Ett teckensnitt är ett utseende på bokstäverna, t.ex. är rubrikerna i den här skriften satta i ett teckensnitt, medan den löpande texten är satt i ett annat. Teckensnitt kallas också ibland för font.
Att ställa in utseendet för sitt dokument, t.ex. genom att välja teckensnitt, kallas för att formatera texten.
Man kan t.ex. ha olika utseende för olika sorters dokument, eller för olika delar av samma dokument.
Förutom att byta teckensnitt kan man också ändra t.ex. stilen och placeringen för sin text, välja i vilken färg och storlek man vill skriva texten o.s.v.
Två sätt att formatera text
Det finns två sätt att ändra utseendet för en text:
• Ställa in utseendet innan man skriver in själva texten, d.v.s. göra alla meny- och knappval innan själva textinmatningen. All text som man sen skriver kommer då att få det utseende man ställt in.
• Först skriva in texten utan att bry sig om utseendet, och formatera texten efter det att man har skrivit in den. Man markerar då den del av texten man vill formatera, och gör sedan meny- och knappvalen man önskar. Den text som är markerad kommer att formateras enligt de val man gör, medan den text som är omarkerad kommer att lämnas oförändrad.
I bägge fallen gör man meny- och knappvalen på samma sätt. De beskrivs i avsnitten som följer.
Ange teckensnitt och teckenstorlek för en text
Det enklaste sättet som används mest för att ställa in teckensnitt och teckenstorlek, är att gå via verktygsfältet, och listorna Teckensnitt och Teckenstorlek, .
Listrutan till vänster anger vilket teckensnitt som för tillfället är valt, och listrutan till höger anger teckenstorleken. Den sistnämnda mäts i enheten (bild-)punkter, och standardstorlek för löpande text i ett A4-dokument brukar oftast sättas till 10 eller 12 punkter.
För att ändra någon av dessa inställningar, klicka på pilen till höger om rutan. En lista av möjliga val fälls ut. Använd rullningslisten och dess pilar för att bläddra i listan, och välj det teckensnitt/den teckenstorlek som önskas. Innehållet i listrutan ändras till det du valt.
Bild 11. Välj teckensnitt och teckenstorlek på verktygsfältet Formatera
18 Word 2002 Värmdö Gymnasium
Om någon text är markerad kommer den att ändras till det teckensnitt som valts i listan (i ovanstående fall Arial respektive 14 punkter). Om ingen text är markerad kommer istället all text som skrivs in i fortsättningen att visas med de inställningar som gjorts.
OBS! När man väljer vilka teckensnitt man ska ha i sitt dokument så är det bäst att välja ett s.k.
TrueType-teckensnitt. Dessa teckensnitt gör att man kan förstora och förminska texten som man vill, men ändå alltid få jämna och fina bokstäver vid utskrift.
!
Teckensnitt som inte är TrueType får hackiga kanter när de förstoras eller blir svåra att tyda när de förminskas för mycket, medan ett TrueType-teckensnitt alltid skrivs ut jämnt (även om det ibland kan se kantigt ut på skärmen).Man känner igen TrueType-teckensnitt på att de har en TrueType-symbol, , till vänster om sina namn i teckensnittslistan.
Ändra teckenstil
Nästa steg är att ändra teckenstilar, d.v.s. ställa in om man vill ha Fetstil, Kursiv stil, Understrykning etc.
Fetstil
För att ställa in fetstil används enklast knappen Fetstil i verktygsfältet. När man klickar på denna ändras den markerade texten/text som skrivs i fortsättningen till fetstil. Knappens utseende ändras till en nedtryckt knapp (för att visa att fetstil är aktiverat), med lite ljusare färg.
För att ta bort fetstil, klicka på den nedtryckta knappen igen. Knappen släpps upp, och fetstil slås av.
OBS! För att ta bort fetstil från en text som redan finns, måste texten vara markerad när du trycker bort fetstilsmarkeringen.
!
Ett snabbkommando på tangentbordet för att få fetstil är Ctrl + F . Kursiv stilFör att slå på/av kursiv stil används knappen Kursiv stil i verktygsfältet. Snabbkommando för kursiv stil är Ctrl + K .
Understrykning
För att slå på/av understrykning används knappen Understruken i verktygsfältet.
Snabbkommando för understrykning är Ctrl + U . Kombinera flera textstilar
Det går alldeles utmärkt att kombinera flera av de ovanstående textstilarna, t.ex. får man fet, understruken text genom att först klicka på och sedan på (eller tvärtom).
Teckenfärg
För att ställa in den färg man vill ha på sina tecken, använder man sig enklast av knappen
Teckenfärg med tillhörande färgvalslista. I understrykningen under bokstaven A syns den färg som för tillfället är vald.
För att ändra textfärgen till den valda färgen, klicka på knappens vänstra del (den med bokstaven A).
Värmdö Gymnasium Word 2002 19
För att välja en annan färg, klicka på listpilen till höger om knappen. En palettlista med färgknapparfälls ner, där knappen för den färg som är vald är nedtryckt. Klicka på den färg som önskas, eller på Automatisk för att låta Word välja en teckenfärg som passar till bakgrunden.
Bild 12. Välj teckenfärg på verktygsfältet Formatera
Menyvalet Tecken
Istället för att använda sig av verktygsfältet för textformatering, kan man använda Formatmenyn (gäller formatering av alla slag). Det finns tre sätt att få fram dialogrutan Tecken:
• Välj Forma >Teckent
• Högerklicka på det ställe du vill formatera, och välj Tecken i snabbmenyn
• Tryck snabbkommandot Ctrl + D .
Bild 13. Formatera texten i dialogrutan Tecken
Dialogrutan Tecken har tre flikar (Teckensnitt, Teckenavstånd och Animering), varav vi bara är intresserade av den första, Teckensnitt. Om din dialogruta inte ser ut som bild 13 ovan, klicka på fliken Teckensnitt.
Den översta delen av dialogrutan har samma funktioner som de verktygsknappar vi tidigare har använt för att ställa in stil, färg m.m. Alla inställningar för teckenformatering som man kan göra på
verktygsfältet, kan man alltså göra här i dialogrutan Tecken.
Längre ner i dialogrutan visas ett exempel, där man kan se hur de valda inställningarna ser ut. De inställningar man kan göra är:
• Listrutan Teckensnitt används för att välja önskat teckensnitt.
20 Word 2002 Värmdö Gymnasium
• Listrutan Format används för att välja om texten ska vara Kursiv, Fet, Fe Ku s v eller inget av
dessa (Normal). t r i
• Listrutan Storlek används för att välja önskad teckenstorlek.
• Listrutan Understrykning används för att välja olika sorters understrykningar. Observera att knappen Understruken på verktygsfältet bara kan göra enkla understrykningar, medan det på detta menyval finns flera olika varianter, t.ex. dubbla understrykningar. Markera den variant som önskas eller välj (ingen) understrykning.
• Listrutan Färg låter dig välja textfärg.
• Under rubriken Effekter finns ett antal kryssrutor, där man kan ange att man vill ha sin text skriven med specialformatering. De val som ges är Genomstruken, Dubbelt genomstruken, Upphöjd,
Nedsänkt, SSkkuuggggaadd, , Relief, Graverad, KAPITÄLER, VERSALER och Dold (text som varken visas eller skrivs ut), av vilka flera kan vara valda samtidigt. För att få sin text t.ex.
genomstruken klickar man på texten Genomstruken eller i rutan till vänster om den. Rutan markeras då med ett kryss för att visa att effekten Genomstruken text är vald. För att ta bort detta, klicka en gång till så försvinner krysset.
Ett tips är att ställa in lite större teckenstorlek, och pröva hur de olika inställningarna ser ut i exempelfönstret.
RReelliieeff GGrraavveerraadd
När du är klar med de inställningar du vill ha klickar du på knappen OK, för att göra ändringarna i dokumentet. Klickar du på Avbryt, ignoreras alla inställningar du gjort och dialogrutan stängs.
Justering av text
I vanliga fall påbörjar Word texten i vänsterkanten av pappret, och fortsätter sedan tills raden tar slut och en radbrytning sker. De ord som inte får plats, flyttas ner till nästa rad. Eftersom raderna är olika långa, kommer den högra kanten av textmängden till skillnad från den vänstra inte att vara rak. Vi säger att textstycket är vänsterjusterat. Det innebär att texten är skriven med rak vänsterkant, och att var raderna slutar till höger beror helt på längden av de ord som står på respektive rad.
I Word finns fyra möjligheter att justera texten, d.v.s. bestämma hur texten ska placeras på pappret i sidled:
Vänsterjusterad text. Vänstermarginalen är rak, men
högermarginalen blir ojämn, och når inte ända ut till höger.
Högerjusterad text. Motsatsen till vänsterjustering. Texten blir rak i
högermarginalen, medan vänstermarginalen blir ojämn.
Centrerad text, som anpassas så att varje rad ligger i
mitten på pappret (i sidled), lika långt från höger- som från
vänstermarginalen. Används t.ex. i överskrifter.
Marginaljusterad text. Raderna dras ut så att både vänster- och
högermarginalerna blir raka. Raderna utvidgas genom att lägga till
extra mellanrum mellan varje ord.
Värmdö Gymnasium Word 2002 21
För att växla mellan dessa lägen används oftast de fyra justeringsknapparna på verktygsfältet:Bild 14. Knapparna Vänsterjustera, Centrera, Högerjustera och Marginaljustera
Knapparna är från vänster till höger: Vänsterjustera, Centrera, Högerjustera och Marginaljustera.
Den knapp som är nedtryckt visar vilken justering som är inställd för det stycke där markören befinner sig (eller för de stycken som är helt eller delvis markerade).
För att ändra justering för ett stycke, ställer du markören någonstans i det stycke som du vill justera, och klickar sen på den verktygsknapp som motsvarar den justering du vill ha.
Marginaljustering används ofta ihop med automatisk avstavning. Se avsnittet Avstavning för mer info.
OBS! Använd alltid justering för att flytta text långa sträckor i sidled, t.ex. centrera överskrifter. Det är aldrig en bra idé att flytta texten en längre sträcka i sidled med t.ex. mellanslag, eftersom utskrifter har en tendens att se sämre ut än den skärmbild man ser. Det blir också omöjligt att byta teckensnitt i efterhand utan att behöva göra om ”mellanslagshackandet”.
!
Formathämtning
Om man ska göra många likadana textformateringar på olika ställen i ett dokument, kan det vara praktiskt att använda funktionen Hämta Format. Det är ett sätt att kopiera tecken- och styckeformatet för en färdigformaterad text till en annan, oformaterad. För att använda Hämta format-funktionen, gör så här:
• Markera den text som är färdigformaterad, d.v.s. originalet.
• Klicka på knappen Hämta format i verktygsfältet. Markören ändras till en textmarkör med en liten pensel bredvid.
• ”Måla dit” formateringen genom att markera den text/det stycke som ska formateras, eller klicka någonstans på det ord som du vill kopiera formatet till.
För att hämta samma format till flera olika ställen kan man dubbelklicka på knappen Hämta format.
Den är då aktiv tills man klickar på den igen, och man kan alltså göra flera formathämtningar i rad.
Ställa in hur dokumentet visas
VisningslägeMan kan i Word välja att visa sitt dokument på skärmen på olika sätt. Vi ska titta på tre olika sätt:
Normalläge Det visningssätt som är inställt när du startar Word för första gången. Ett förenklat visningssätt, som inte visar t.ex. sidslut och sidhuvuden. Dokumentet visas som en enda lång sida (även om sidnumret visas i statusraden). Väljs genom V sa>Normali .
i
Utskriftslayout Visar pappret precis som det kommer att se ut vid utskriften. Måste vara valt om du ska kunna redigera t.ex. sidhuvuden och sidfötter. Väljs genom
V sa>Utskriftslayout .
Webblayout Använder skärmytan och visar dokumentet som det ser ut i en browser(iexplorer, netscape etc.).
22 Word 2002 Värmdö Gymnasium
Förstoringsgrad
När man jobbar med väldigt små teckenstorlekar (8-9 punkter eller mindre) eller har en liten skärm, är det ofta svårt att läsa texten som man skriver. Det är då bra att kunna förstora dokumentet på
skärmen. Å andra sidan kan det ibland istället vara praktiskt att förminska visningen av dokumentet, för att få bättre överblick över hela sidan.
Man kan i Word ställa in hur mycket dokumentet ska zoomas, d.v.s. hur mycket det ska förstoras på skärmen jämfört med den verkliga storleken som kommer att skrivas ut. Man anger hur stor förstoringen på skärmen ska vara i procent av den verkliga storleken. 100% betyder alltså att dokumentet visas i naturlig storlek, 300% motsvarar tre gångers förstoring, medan 50% innebär att dokumentet visas hälften så stort på skärmen som det är i verkligheten.
För att ställa in förstoringen finns två vägar :
• Använd listan Zooma på verktygsfältet. När man klickar på pilen till höger om procentsatsen visas en lista med olika förstoringsgrader.
Bild 15. Välj förstoringsgrad på verktygsfältet
Välj i listan den förstoring som önskas. Valet Sidbredd innebär, att förstoringen anpassas så att sidan precis får plats i sidled. Valen Helsida och Tvåsidor (som bara finns om dokumentet visas i Sidlayoutläge) anpassar förstoringen så att just en hel sida eller två hela sidor får plats i fönstret.
• Välj V sa>Zoomai på menyerna. Dialogrutan Zooma visas:
Bild 16. Ställ in förstoringsgrad i dialogrutan Zooma
Här finns möjlighet att välja en av de fördefinierade procentsatserna under Zoomläge, eller att ange en egen procentsats i rutan Procent. I den högra delen av rutan visas hur inställningen kommer att se ut, dels i papprets bredd på skärmen, dels i hur stora tecknen kommer att bli.
Klicka på OK för att bekräfta inställningarna.
Värmdö Gymnasium Word 2002 23
Inställningar för hela dokumentet
MarginalerMarginalerna är de vita ytor i ytterkanterna på ett papper där ingen text finns.
Undre marginal Övre marginal
Vänstermarginal Högermarginal
Bild 17. Marginaler i ett dokument
Man kan i Word ställa in bredden för marginalerna på två sätt. Det exakta sättet finns i inställningarna för Utskriftsformat, som behandlas i nästa avsnitt. Det enklaste och inexakta sättet är att ändra
marginalerna direkt i linjalen. Om linjalerna inte visas i ditt Word väljer du Visa>L njal. Observera att linjalen på sidan av pappret (d.v.s. linjalen i höjdled) bara visas om du befinner dig i Sidlayoutläge. i De gråa ytorna i linjalen motsvarar bredden av marginalerna, medan den vita delen är skrivytan. För att ändra storlek på en marginal, flytta muspekaren till kanten mellan den gråa och vita linjalytan så att pekaren ändrar form till en dubbelriktad, svart pil. Klicka med musen, håll knappen nere, och dra med muspekaren gränsen mellan marginal och skrivyta åt det håll du vill flytta den. Släpp upp knappen när marginalen är rätt inställd.
24 Word 2002 Värmdö Gymnasium
Ta tag i gränsen mellan marginal och skrivyta, och dra marginalerna till rätt storlek
Bild 18. Ändra marginalerna med hjälp av linjalerna
Undvik att ställa marginalerna mindre än ca. 1,0 cm, eftersom de flesta skrivare behöver det utrymmet för att kunna mata fram pappret.
!
OBS! För att kunna jobba med de kommande avsnitten måste du ha en skrivare installerad på datorn!Utskriftsformat
Man kan också ställa in marginalerna exakt, genom att använda dialogrutan Utskriftsformat. Här kan man också göra flera inställningar som rör utskriften.
För att öppna dialogrutan Utskriftsformat gör man ett av följande:
• Välj Arkiv>Utskriftsformat.
• Dubbelklicka någonstans i det gråa marginalområdet i linjalen.
Bild 19. Gör ändringar för utskrift i dialogrutan Utskriftsformat
Dialogrutan Utskriftsformat har tre flikar, Marginaler, Papper och Layout, som alla visar olika inställningar. Vi vill ändra marginaler, pappersstorleken samt sidans orientering (d.v.s. om den ska vara stående eller liggande), och alla dessa val finns på de två första flikarna. För att växla mellan
dialogrutans flikar klickar du på namnet för den flik du vill se.
Värmdö Gymnasium Word 2002 25
Under fliken Marginaler ställer man in just dessa. Det finns här en ruta som anger storleken föröver-, neder-, vänster- och högermarginalerna. Till höger om varje ruta finns pilknappar som fungerar som en volymkontroll; pilen uppåt ökar värdet i rutan och pilen nedåt minskar det.
Under fliken Papper kan du i rutorna Bredd och Höjd ställa in exakt hur stort pappret du ska skriva ut på är, eller bara välja något av de fördefinierade formaten i listan Pappersstorlek. Du väljer antagligen ett A4-papper. Orientering anger om du vill skriva ut på ett stående eller liggande papper.
Klicka på det du föredrar.
I listan Använd ställer man in vilken eller vilka delar som ska påverkas av inställningarna. Vanligast är att man anger Hela dokumentet, men man kan också ange t.ex. Härifrån och framåt (vilket då ändrar den aktuella sidan och alla efterföljande).
Till höger i dialogrutan visas ett exempel på hur ändringarna kommer att se ut. Klicka på OK för att bekräfta inställningarna, eller Avbryt för att återgå till dokumentet utan att ändra inställningarna.
Sidhuvud och sidfot
Om man i sina dokument vill ha en design som återkommer på varje blad, kan man använda sig av sidhuvuden och/eller sidfötter. Man anger ett utseende som ska upprepas på över- och nederdelen av varje blad. Företag brukar t.ex. ha sin logotyp och sin adress i sidhuvudet på sina utskick och sina fakturor. Den här skriften har ett sidhuvud som innehåller sidnummer och namn på avsnittet som behandlas:
25 Word 2002
I Word 2002 skapar du sidhuvud och sidfot på ett ställe i dokumentet, och de upprepas sedan
automatiskt på alla dokumentets sidor. Du kan t.ex. använda sidhuvud/fot för att lägga till sidnummer, datum då dokumentet skapades/skrevs ut, namn på författaren etc. Sidhuvudet ligger i den övre marginalen, och sidfoten i den undre marginalen.
!
OBS! Sidhuvud och sidfot visas bara i Sidlayoutläget.Lägga till sidhuvud och sidfot
Word använder inte sidhuvud och sidfot som standard, utan du måste tala om att du vill ha sådana.
Det gör du genom att välja V sa>Sidhuvud och sidfot. När du visar dem, tonas det vanliga dokumentet ner för att visa att det är inaktivt, och markören hamnar i en streckad ruta som visar sidhuvudets gränser. Ett extra verktygsfält, Sidhuvud och sidfot, visas också. Verktygsfältet kan flyttas omkring på skärmen om man drar det i namnlisten med muspekaren.
i
Om verktygsfältet inte visas på skärmen aktiverar man det genom att längst ner i meny>visa klicka på de dubbla nerpilarna, då visas Sidhuvud och sidfot.
När sidhuvudet och sidfoten är aktiva fungerar de precis som i det vanliga redigeringsläget, d.v.s. du kan skriva in text i sidhuvudet, ändra teckensnitt, storlekar och justering, lägga till bilder o.s.v.
26 Word 2002 Värmdö Gymnasium
Bild 20. Word i redigeringsläget för sidhuvud och sidfot
Lägg märke till att i bild 20 ovan är den rubrik som ingår i ”det vanliga dokumentet” (Knappar) gråtonad för att visa att den inte är aktiv (d.v.s. inte redigeras just nu).
Växla mellan sidhuvud och sidfot
För att flytta markören från sidhuvudet till sidfoten och vice versa (man redigerar en i taget), flytta markören med piltangenterna och eller klicka på knappen Växla mellan sidhuvud och sidfot i verktygsfältet Sidhuvud och sidfot.
Avsluta redigering av sidhuvud och sidfot
För att återgå till redigering av huvuddokumentet, gör ett av följande:
• Välj V sa>S dhuvud och sidfoti i .
• Klicka på knappen Stäng i verktygsfältet Sidhuvud och sidfot.
• Dubbelklicka någonstans i huvuddokumentet.
Nu visas sidhuvudet och sidfoten gråtonade (inaktiva), och måste aktiveras för att kunna redigeras.
Man kan gå till ett sidhuvud eller en sidfot som syns genom att dubbelklicka i dem.
Autofält
Det är som sagt vanligt att lägga in sidnummer i t.ex. sidhuvudet. Men eftersom samma sidhuvud upprepas på varje sida kan man inte skriva in en siffra i sidhuvudet, eftersom alla sidor då skulle få samma sidnummer. Man utnyttjar istället ett s.k. autofält, som är en automatisk funktion som tar reda på och infogar t.ex. rätt sidnummer, datum eller författarnamn. Word har många olika sorters sådana här Autotexter inbyggda, och de vanligaste har knappar i verktygsfältet Sidhuvud och sidfot.
Infoga sidnummer
För att infoga ett autofält som skriver ut rätt sidnummer, ställ markören där du vill ha sidnumret, och klicka på knappen Infoga sidnummer .
Sidnumren uppdateras automatiskt på dokumentets alla sidor om man t.ex. lägger till flera sidor i början av dokumentet.
Värmdö Gymnasium Word 2002 27
Infoga sidantal
Infoga ett autofält som anger det totala antalet sidor i dokumentet med knappen Infoga antal sidor . Infoga datum
Infoga ett autofält som anger dagens datum med knappen Infoga datum . Observera att detta autofält uppdateras till dagens datum varje gång som dokumentet laddas in eller skrivs ut. Om du skrev ett dokument den 25 juni 2002 men skriver ut det på julafton, kommer alltså datumet 24 december 2002 att skrivas på utskriften.
Infoga tid
Infoga ett autofält som anger nuvarande klockslag med knappen Infoga tid . Klockslaget uppdateras varje gång dokumentet öppnas, samt innan utskrift.
Kombinera vanlig text och autofält
Det går alldeles utmärkt att varva vanlig text och autofält med varandra. T.ex. kan man skriva ordet
’Sida’ själv och sedan infoga sidnummer, så får man resultatet Sida 1 (om man är på första sidan).
Skriva ut dokument
FörhandsgranskaInnan man skickar en utskrift till skrivaren kan det vara lämpligt att kontrollera hur dokumentet ser ut, så att man t.ex. slipper upptäcka ett mindre misstag och sedan får skriva ut igen. Det är extra smart att förhandsgranska sitt dokument om man bara har ett begränsat antal utskrifter per månad till sitt
förfogande. Ta för vana att alltid förhandsgranska innan du skriver ut!
Funktionen Förhandsgranska visar förminskade bilder av hela sidor, där man får en överblick över hur dokumentet kommer att se ut i utskrift. För att förhandsgranska ett dokument, gör en av:
• Välj Arkiv>Förhandsg anskar .
• Klicka på knappen Förhandsgranska i verktygsfältet.
28 Word 2002 Värmdö Gymnasium
Arbetsytan ändras då till vyn för förhandsgranskning med tillhörande verktygsfält:
Bild 21. Vyn för förhandsgranskning av ett dokument
Om dokumentet har fler än en sida visar statusraden sidnumret för den sida som visas. Man kan bläddra mellan sidorna med rullningslisten eller med Page Up och Page Down. Man kan ändra t.ex.
marginalerna, genom att flytta dem i linjalfälten.
Knapparna i verktygsfältet har dessa funktioner:
Skriv ut Skriver ut hela dokumentet på standardskrivaren
Förstoringsglas Är nedtryckt när förhandsgranska öppnas. När förstoringsglas är aktiv (förstoringsläge) har muspekaren formen av ett förstoringsglas med ett plustecken i. Klickar man med förstoringsglaset på någon del av den förhandsgranskade sidan, så förstoras den delen. Muspekaren blir då ett förstoringsglas med ett minustecken i. Klicka igen för att ta bort förstoringen.
Om förstoringsglas är avmarkerad , är förhandsgranskningen i
redigeringsläge, och man kan redigera sitt förminskade dokument precis som vanligt. Det här är ett bra sätt att göra mindre, estetiska justeringar som man inte har överblick över i normalläget. Exempelvis kanske man vill lägga till tomrader, om man ser att texten behöver komma längre ner på sidan.
En sida Anpassar förhandsgranskningen så att en sida i taget visas (som i bild 21 ovan).
Flera sidor Ger användaren möjlighet att välja hur många sidor som ska visas på en gång i förhandsgranskningen, angivet i sidor på höjden × sidor på bredden.
Klicka på knappen, och en ruta med kvadrater fälls ut, där
Värmdö Gymnasium Word 2002 29
varje ruta föreställer en sida. Markera önskat antal sidor genom att dramuspekaren över dem, och klicka igen när du har markerat så många sidor du vill ha.
För att exempelvis ange att förhandsgranskningen ska visa två sidor i taget bredvid varandra, väljer vi två rutor på bredden, och en på höjden (1×2 sidor).
Zooma Ställer in förstoringsgrad för förhandsgranskningen.
Visa/dölj linjal Visar/döljer linjalen. Samma som Visa>Linjal.
Förminska Kan användas t.ex. om du upptäcker att ditt dokument har en sista sida med två rader text. Word minskar då dokumentets storlek så att du sparar in den extra sidan. Minskningen görs genom att teckenstorleken i dokumentet minskas.
Helskärm Visar förhandsgranskningen som helskärm. Samma som V sa>Helskärmi . Stäng Stänger förhandsgranskningsläget och går tillbaka till normalt redigeringsläge.
Hjälp om Används för att få hjälp om något alternativ. Klicka på knappen, och sedan på det du vill ha hjälp om.
Skriv ut
För att skriva ut ett exemplar av hela ditt dokument med standardskrivaren, klickar du på knappen Skriv ut i verktygsfältet. För att få mer kontroll över utskriften och de alternativ som finns, väljer du Arkiv>Skriv ut eller trycker Ctrl + P . Dialogrutan Skriv ut visas.
Bild 22. Skriv ut dokument med dialogrutan Skriv ut
Ange sidintervall
Du kan här välja precis vilka av dokumentets sidor du vill skriva ut. Välj ett av alternativen:
• Alla innebär att hela dokumentet skrivs ut.
• Aktuell sida innebär att bara den aktuella sidan, d.v.s. den sida där markören står, skrivs ut.
• Om en del av dokumentet är markerat kan man välja Markering, vilket skriver ut den del av dokumentet som är markerat.
• Sidor ger en möjlighet att ange att några av sidorna i dokumentet ska skrivas ut. Om man t.ex. vill skriva ut från sidan 4 till sidan 6, ser man till att Sidor är valt, och skriver i intervallrutan in 4-6.
30 Word 2002 Värmdö Gymnasium
Antal kopior
Här anger man om man vill skriva ut flera kopior av dokumentet, och i så fall hur många.
Om kryssrutan Sortera är ikryssad skrivs hela den första kopian ut först, sedan hela den andra o.s.v.
Om den inte är ikryssad skrivs först alla sidan ett ut, sedan alla sidan två o.s.v.
Ange skrivare
Listrutan Skrivare används för att välja till vilken skrivare man ska skicka utskriften (gäller bara om du har flera skrivare anslutna till datorn). Välj den skrivare i listan som du vill använda.
Starta utskrift
Klicka på OK för att starta utskriften. Om utskriften dröjer länge eller inte kommer, kontrollera:
• Att skrivaren är på.
• Att det finns papper i skrivaren.
• Att du angivit rätt skrivare i dialogrutan Skriv ut, och att skrivaren fortfarande är ansluten.
Bilder och grafik
Ett beprövat trick för att lätta upp sitt dokument är att infoga en bild eller två. I Word 2002 kan man infoga bildfiler som t.ex. ritats i ett ritprogram eller laddats ner från webben. Det finns också verktyg för att själv rita olika sorters bilder eller grafiska objekt.
Infoga ClipArt
När man installerar Word 2002 medföljer färdiga illustrationer som man kan använda fritt i sina dokument. Beroende på vad som valdes när Word installerades på datorn finns det olika s.k.
ClipArt-bilder att välja mellan. För att infoga en ClipArt-bild, välj
Infoga>Bildobjekt>Cl pArt>ClipOrganizeri . Dialogrutan Infoga ClipArt öppnas.
Bild 23. Välj den illustration som ska infogas i dialogrutan Infoga ClipArt.
Värmdö Gymnasium Word 2002 31
I fönstret visas miniatyrer av alla Clipart-bilder som finns. För att infoga en bild i ditt dokumentmarkera bilden och dra den till ditt dokument. Clipart-bilden du valde infogas då vid markörens position i dokumentet. Du kan också välja att kopiera bilden(höger musknapp eller listan) och sen klistra in den.
Infoga bildfiler
För att infoga en bildfil som ritats och sparats i ett annat program, välj Infoga>Bildobjekt>Från fil. Fildialogrutan Infoga bild öppnas.
Bild 24. Fildialogen Infoga bild
Välj önskad sökväg och bildfil på samma sätt som du gör när du öppnar ett Worddokument. En miniatyr av den bildfil som är vald i fillistan visas i rutan till höger.
När du klickar på Infoga så infogas bilden i dokumentet på markörens position.
!
OBS! Om inte din bildfil syns i fillistan kan det bero på att Word inte kan läsa den typen av bildfil.Vilka filformat som kan läsas av Word bestäms vid installationen av programmet.
Markera bild
På samma sätt som för text, så måste du markera en bild innan du kan påverka dess inställningar. För att markera en bild, klicka på den. Bilden får då åtta små vita handtag runtomkring sig, se bild 25.
Dra i handtagen för att ändra bildens storlek
Bild 25. Infogad och markerad Clipart-bild
Du kan klippa ut, kopiera, klistra in och radera (markerade) bilder på samma sätt som du kan med text.
Avmarkera en bild genom att klicka någonstans utanför bildens gränser.
32 Word 2002 Värmdö Gymnasium
Ändra storlek på bild
Handtagen som visas runt en markerad bild används för att ändra dess storlek. Handtagen mitt på bildens sidor ändrar bildens storlek på ena ledden, medan hörnhandtagen ändrar storleken både i höjd- och sidled.
För att ändra storleken på bilden, se först till att bilden är markerad så att handtagen syns. Ta tag i ett av handtagen (musmarkören ändrar form till en dubbelriktad svart pil när den rör sig över ett av handtagen) och dra det så att bilden blir så stor som du vill ha den. Du kan både förstora och förminska bilden på det här sättet. Bildfiler av typen bitmapp kommer om de förstoras för mycket att bli taggiga i kanterna. Clipart-bilder(vektorgrafik) kan däremot förstoras utan att tappa i kvalitet.
För att ändra bildens storlek lika mycket i höjd- och sidled, håll nere Skift medan du drar i ett av hörnhandtagen. Word låser då proportionerna, så att bilden behåller sin form.
Flytta bild
Du flyttar runt en bild i ditt dokument genom att ta tag i den med muspekaren och dra den dit du vill ha den.
Tips: Om du inte vill infoga bilden på en fast plats i dokumentet utan i stället ha den fritt flyttbar:
Högerklicka på bilden och välj Fo matera bild på snabbmenyn. Välj sedan något annat alternativ än I nivå med text på fliken Layout. r
i Rita figurer
Word 2002 har också verktyg för att rita egna figurer, t.ex. linjer, rektanglar, cirklar och pilar, samt en mängd fördefinierade figurer som pratbubblor, stjärnor och banderoller. Alla figurer som du ritar blir grafiska objekt, d.v.s. fristående små bilder som kan flyttas och skalas precis som bilder. Word samlar alla dessa verktyg i verktygsfältet Rita. För att visa detta verktygsfält gör du på ett av dessa sätt:
• Välj V sa>Verktygsfält>Rita.
• Klicka på knappen Rita i verktygsfältet.
Verktygsfältet Rita visas längst ner i Word-fönstret, precis ovanför statusraden. Knapparnas funktion finns angivna i bild 26 nedan.
Inställn. för Ritobjekt
Rektangel
Ellips
Textruta Teckenfärg
Infoga WordArt
Fyllningsfärg
Linjefärg Markera
objekt Kompakt
Infoga färdig pil figur
Linje
Streckformat
Pilformat
Linjeformat 3D-inställningar Skugga
Bild 26. Knappar på verktygsfältet Rita.
Knapparna Linje, Kompakt pil, Rektangel, Ellips, Textruta och Infoga WordArt låter användaren rita en figur av den typ som namnet säger. På menyn Figurer finns flera sorters färdiga figurer.
Värmdö Gymnasium Word 2002 33
För att rita t.ex. en rektangel, klicka på knappen Rektangel i verktygsfältet Rita.Det skapas en rityta.Klicka i ritytan på det ställe där du vill ha rektangelns ena hörn, håll nere knappen och dra ut rektangeln till önskad storlek. Rektangelns motsatta hörn hamnar på det ställe där du släpper upp musknappen. Använd samma metod för att rita de andra figurtyperna.
Lägg märke till att en markerad figur också får förstoringshandtag. Man kan alltså förstora eller förminska en ritad figur på samma sätt som man kan göra med en bild. För att flytta en figur måste man ta tag i en av figurens kantlinjer, men annars fungerar det likadant som det gör med bilder.
På samma sätt som man kan formatera text, kan man också formatera figurer. Man kan t.ex. välja om figuren ska fyllas med någon färg eller ha kantlinjer, hur tjocka och i vilken färg kantlinjerna ska vara o.s.v. För detta använder du knapparna Fyllningsfärg, Linjefärg och Teckenfärg på verktygsfältet Rita.
Markera den figur du vill ändra inställningar för, och klicka på t.ex. knappen Fyllningsfärg i verktygsfältet Rita. Klicka på den fyllningsfärg du vill ha (Gul har valts i bild 27 här nedanför).
Bild 27. Göra inställningar för en figur
Ordna objekt
Om du ritar flera figurer ovanpå varandra, kommer den senast ritade figuren att hamna längst fram (överst). Om man vill byta ordning för figurerna använder man Ordna-funktionerna.
Markera det av objekten som ska flyttas framåt eller bakåt. Klicka på menyknappen Ritobjekt i verktygsfältet Rita, välj Ordna på menyn som fälls ut, och välj sedan en av alternativen på
Ordnamenyn. Fly ta framåt flyttar den markerade figuren ett steg framåt i ”högen”, Placera längst fram flyttar den markerade figuren allra längst fram i högen. t
Transparens. Du kan genom att välja transparens få de olika objekten helr eller delvis genomskinliga Ordnamenyn finns också i snabbmenyn som öppnas när man högerklickar på figuren.
Bild 28. Flytta en figur längst bak med Ordna
Gruppera objekt
Man kan också gruppera figurer, d.v.s. sätta ihop flera figurer till en enda, större. Den grupperade figuren får då gemensamma förstoringshandtag. För att gruppera flera figurer tillsammans måste de alla markeras. Det kan göras på två sätt:
