Revisionsrapport
Jörn Wahlroth Oktober 2015
Granskning av
personalpolitiken
Borgholms kommun
Innehåll
1. Inledning ... 2
1.1. Bakgrund...2
1.2. Syfte och Revisionsfråga...2
1.3. Revisionskriterier...2
1.4. Kontrollmål...2
1.5. Avgränsning och metod...2
2. Iakttagelser och bedömningar... 3
2.1. Styrdokument inom det personalpolitiska området...3
2.1.1. Iakttagelser ...3
2.1.2. Bedömning...5
2.2. Organisation, ansvar och beslutsordning inom det personalpolitiska området...5
2.2.1. Iakttagelser ...5
2.2.2. Bedömning...6
2.3. Bedrivs arbetet i enlighet med de styrande dokumenten...6
2.3.1. Iakttagelser ...6
2.3.2. Bedömning...9
2.4. Kommunstyrelsens styrning och kontroll...10
2.4.1. Iakttagelser ...10
2.4.2. Bedömning...10
3. Revisionell bedömning ... 11
3.1. Rekommendationer...11
1. Inledning
1.1. Bakgrund
Personalen beskrivs i de flesta organisationer som den viktigaste resursen och en förut- sättning för att uppsatta mål ska nås. En kommun har åtaganden gentemot medborgare och för att kunna uppfylla dessa krävs personal. Brister i roller, ansvar, styrning och kon- troll kan riskera att personalområdet inte hanteras och utvecklas på avsett sätt.
Det finns lagar som reglerar arbetsmiljöansvaret och kommunala styrdokument som reglerar ansvaret för kommunens personalpolitiska arbete.
Revisorerna har uppmärksammat personalområdet i sin risk- och väsentlighetsanalys.
1.2. Syfte och Revisionsfråga
Bedriver kommunstyrelsen en ändamålsenlig personalpolitik och med en tillräck- lig intern kontroll?
1.3. Revisionskriterier
Arbetsrättslagstiftning
Kommunstyrelsens reglemente avseende personalpolitik
Av kommunfullmäktige antagna styrdokument avseende det personalpolitiska om- rådet
1.4. Kontrollmål
Finns gällande och uppdaterade styrdokument inom det personalpolitiska områ- det?
Finns en ändamålsenlig organisation för att hantera det personalpolitiska områ- det?
Är ansvar och beslutsordningen tydlig och ändamålsenlig, med ett fokus på roll- fördelning mellan kommunstyrelse, personalutskott, nämnder och anställda?
Bedrivs det personalpolitiska arbetet i enlighet med de styrande dokumenten?
Utövar kommunstyrelsen i rimlig grad styrning och kontroll inom området?
1.5. Avgränsning och metod
Granskningen avgränsas till kommunstyrelsens arbete och ansvar för kommunens perso- nalpolitik enligt gällande reglemente. Granskningen har skett genom dokumentstudier och intervjuer med kommunstyrelsens presidium, tf kommunchef, tf personalchef, social- chef, utbildningschef, två enhetschefer inom socialförvaltningen och tre rektorer, samt tre fackliga representanter från kommunens centrala samverkansgrupp.
Rapportens saklighet har granskats av kommunens tillförordnade personalchef.
2. Iakttagelser och bedömningar
2.1. Styrdokument inom det personalpolitiska området
2.1.1. Iakttagelser
I kommunstyrelsens reglemente behandlas personalpolitiken. Av reglementet framgår att kommunstyrelsen har det övergripande ansvaret för kommunens löne- och personalpoli- tiska inriktning.
Vidare framgår av reglementet att kommunstyrelsen ingår kollektivavtal som reglerar förhållandet mellan kommunen som arbetsgivare och dess arbetstagare, samt att kom- munstyrelsen avgör frågor om tolkning och tillämpning av lagar, avtal och andra bestäm- melser rörande förhållandet mellan kommunen som arbetsgivare och dess arbetstagare.
De övergripande styrdokumenten inom det personalpolitiska området är;
Chefspolicy
Kommunfullmäktige antog policyn år 2011. Policyn omfattar alla med personalansvar.
Policyn tar upp vad som förväntas av en chef i Borgholms kommun i fråga om beslutsun- derlag, samverkan, förebild och representant, att leda verksamheten mot uppställda mål, stödja och utveckla medarbetare med mera. Cheferna ska ha stöd i organisationen genom att med stor frihet, inom givna förutsättningar, kunna leda verksamheten. Vidare att kunna utveckla ledarskapet genom ledarutveckling och ledarnätverk.
Lönepolicy
Lönepolicyn antogs i kommunfullmäktige år 2003 och har därefter inte reviderats. Bland annat framgår att en lönespridning är önskvärd, erfarenhet och engagemang ska löna sig.
Regelbundna medarbetarsamtal ska genomföras i förhållande till individuella mål. Fak- torer vid lönesättning av nyanställd behandlas särskilt. Vidare framgår att osakliga lö- neskillnader mellan män och kvinnor ska hanteras inom ramen för löneöversynen.
Kompetensutvecklingspolicy
År 2005 antog kommunfullmäktige en kompetensutvecklingspolicy. Syftet med policyn är att tydliggöra hur medarbetarnas kompetens ska tas tillvara. En ”lärande organisation”
betonas i policyn. Alla medarbetare ska ha en väl planerad individuell kompetensutveckl- ing. Planen behandlas i samband med medarbetarsamtalet. Genomförd kompetensut- veckling ska kontinuerligt utvärderas.
Kompetensutveckling definieras i policyn, där bland annat framgår: arbetsrotation, hand- ledning, introduktionsutbildning, kurs/konferenser/seminarier, mentorskap, omvärlds- kunskap, nätverksarbete och studiebesök.
Arbetsmiljöpolicy
Gällande arbetsmiljöpolicy antogs av kommunfullmäktige år 2007. I denna framgår att kommunen har en vision att skapa attraktiva, utvecklande och effektiva arbetsplatser.
Arbetsgivarens ansvar för det förebyggande arbetet avseende ohälsa och olycka betonas.
Arbetet ska anpassas på ett sätt som tar tillvara medarbetarnas förutsättningar.
Arbetsmiljöarbetet och förändringsarbetet ska ske i samverkan mellan arbetsgivare och medarbetare. Medarbetarna har en skyldighet att medverka i arbetet.
För rehabilitering anges målet återgång i arbete, där chefen ser till att arbetet med rehabi- litering påbörjas tidigt och att medarbetaren aktivt medverkar.
Jämställdhetsplan
Jämställdhetsplanen antogs av kommunfullmäktige år 2004. Enligt lagstiftningen ska en plan årligen upprättas. 2004 års plan upptar ett antal mål och åtgärder inom områdena arbetsförhållanden, jämställda villkor, föräldraskap och arbete, sexuella trakasserier, jäm- ställda arbetsplatser, samt lönefrågor.
Sedan jämställdhetsplanen upprättades har Diskrimineringslagen från år 2009 ersatt Jämställdhetslagen. Det är lagstadgat att jämställdhetsplan och lönekartläggning ska ge- nomföras vart tredje år.
Alkohol- och drogpolicy
Policyn antogs år 2008. Den upptar mål om alkohol- och drogfri arbetsmiljö. Det förebyg- gande arbete som förväntas beskrivs i policyn, samt praktisk hantering vid inträffade fall.
Pensionspolicy
I september 2014 fattade kommunfullmäktige beslut om en pensionspolicy. Policyn är ett strategiskt dokument som ska medverka till att uppfylla visionen om kommunen som en eftertraktad arbetsplats. Policyn ska vara ett instrument för att trygga verksamheten vad avser kompetensförsörjning. Vidare ska policyn medverka till att kommunen har ”mark- nadsmässigt riktiga förmåner”. Policyn behandlar bland annat alternativa enskilda pen- sionslösningar, samt möjligheten till löneväxling.
Kommunfullmäktiges budget för 2015
Budgeten för 2015 innehåller verksamhetsmål. De ska ur olika perspektiv kopplas till ”At- traktiva, kreativa, hållbara, företagsamma Borgholm”. Kommunstyrelsen har som mål att
”Vara en attraktiv arbetsgivare där varje medarbetare har stor betydelse”. För social- nämnden anges ”Vi har ökat frisknärvaro”.
Samverkansavtalet (Lokalt kollektivavtal i Borgholms kommun)
Medbestämmandelagen och arbetsmiljölagen m fl lagar utgör en grund för samverkan.
Samverkan ska bidra till arbetsklimatet, inflytande, delaktighet och utveckling. I avtalet framgår vikten av dialog mellan arbetsgivare och arbetstagare i verksamhetsfrågor, måluppfyllelse och resurser. Ledarskap med en helhetssyn betonas som en förutsättning, samt en vilja att fatta beslut i samverkan. Vidare beskrivs hur samverkanssystemet är uppbyggt. Medarbetar- och lönesamtalet regleras i avtalet.
Pågående översyn
Kommunen har under senare tid haft bristande kontinuitet i personalchefsfunktionen.
För närvarande upprätthålls denna funktion på konsultbasis. Tillförordnad chef har till- sammans med medarbetarna inom personalavdelningen gått igenom statusen på olika personalrelaterade policys, riktlinjer och processer. I samband med detta har en rad bris- ter och utvecklingsområden identifierats. Kommunstyrelsen har fått en lägesrapport med
redovisad handlingsplan för utveckling inom det personalpolitiska området. Prioriteringar på kort och lång sikt har redovisats.
Ambitionen är att policydokumenten (förutom pensionspolicyn) och andra för styrningen av personalpolitiken viktiga dokument kommer att omarbetas eller ses över under hösten.
Avsikten är att detta ska ske med bred förankring. Även avseende samverkansavtalet pla- neras en översyn och eventuell omarbetning.
I planen finns även att under år 2016 utveckla ett personalpolitiskt program.
I intervjuerna lyfter många fram behovet av en kommungemensam personal- och kompe- tensförsörjningsplan.
2.1.2. Bedömning
Vi bedömer att det är en brist att kommunstyrelsen inte säkerställt en mer frekvent över- syn av gällande styrdokument. Samtidigt kan vi konstatera att det nu skett en omfattande inventering av statusen på dokumenten där behov av omarbetning för flera dokument har konstaterats.
Vi anser att kommunstyrelsen, inom ramen för ansvaret för den personalpolitiska inrikt- ningen, mer aktivt skulle säkerställt en struktur på policydokumenten som främjar perso- nalpolitikens genomslag i organisationen. Vi rekommenderar att det för ändamålet upp- rättas ett ”personalpolitiskt program” som upptar de viktigaste delarna i personalpoliti- ken, som ledarskap, medarbetarskap, arbetsmiljö, jämställdhet, lönepolitik, kompetens- utveckling och kompetensförsörjning. Programmet skapar en helhet och styr sedan beho- vet av ”fördjupade” policys och riktlinjer.
2.2. Organisation, ansvar och beslutsordning inom det personalpolitiska området
2.2.1. Iakttagelser
Kommunstyrelsen har det övergripande ansvaret för den personalpolitiska inriktningen.
Av reglementet framgår att arbetsutskottet (KSAU) tillika är personalutskott.
Kommunstyrelsen anställer förvaltningschefer inom samtliga förvaltningar, samt avdel- ningschefer inom kommunstyrelsens ansvarsområde. Kommunstyrelsen och nämnderna är anställningsmyndighet för personal inom respektive verksamhetsområde. Innebörden av nämndernas roll som anställningsmyndighet är inte närmare reglerad.
Den delegationsordning som finns upprättad inom personalområdet är beslutad av kom- munstyrelsen. De flesta frågorna inom personalområdet är delegerade till tjänstemanna- organisationen. Beslut om kollektivavtal, att fastställa löneutrymmet, frågor rörande kommunchefen och särskild avtalspension är delegerade till kommunstyrelsens arbetsut- skott. Vid avgångsersättning ska KSAU informeras. Organisationsstruktur som berör en- skild förvaltning är delegerad till respektive nämnd.
Av protokoll och intervjuer framgår att personalutskottet hanterar eventuella missförhål- landen, andra avvikelser, lönerevision, samt erhåller information. Det strategiska inslaget har varit mer begränsat, men att medvetenheten om behovet av att i större utsträckning
fokusera på dessa frågor har ökat. I intervjuerna framgår att det är otydligt vad kommun- styrelsen styr inom personalpolitiken, vilka gemensamma grunder som ska prägla perso- nalpolitiken.
Av kommunstyrelsens reglemente framgår att arbetsutskottet bland annat är personalut- skott. Personalfrågor hanteras oftast inom ramen för KSAU:s ordinarie sammanträden. I två fall under år 2014 och år 2015 har separata sammanträden skett betecknade ”KSAU personalutskott”.
Kommunstyrelsen har enligt reglementet genom personalavdelningen att verka och svara för utveckling och samordning av personaladministrationen, verka och svara för utveckl- ing av personalstatistik och personalekonomisk redovisning samt ge råd och biträda i per- sonalpolitiska och personaladministrativa frågor.
När det gäller den centrala personalfunktionens roll framgår att cheferna i verksamheter- na inte är helt säkra på i vilken utsträckning hjälp kan erhållas i kvalificerade personafrå- gor från kommunens centrala personalfunktion. Det finns en efterfrågan och förväntan att den centrala personalfunktionen i större utsträckning driver strategiska personalfrågor och utveckling inom området. Många intervjuade lyfter fram den begränsade tillgången till stöd i kvalificerade personalfrågor, vilket kan innebära brister i enhetlighet och kvalitetssäkring. Samtidigt finns en positiv inställning avseende stödet i mer praktiska personaladministrativa frågor.
I kommunchefens ledningsgrupp förekommer frekvent personalfrågor på agendan. T f personalchef medverkar sedan april i denna chefsgrupp.
2.2.2. Bedömning
Vi bedömer att organisationen kan utvecklas för att bättre stödja de personalpolitiska frå- gorna. Kommunstyrelsen behöver ta en tydligare roll i de strategiska personalfrågorna.
Innebörden av nämndernas roll som anställningsmyndighet behöver klargöras, inte minst i förhållande till kommunstyrelsens delegationsordning.
KSAU bör säkerställa att de frågor som faller inom ramen för uppdraget som personalut- skott protokollförs med en enhetlig rutin, lämpligen som för KSAU:s övriga uppdrag.
Personalavdelningens uppdrag i organisationen behöver tydliggöras avseende roll och funktion. Bland annat avseende vilka förväntningar som finns från kommunstyrelsen av- seende strategiskt arbete och beredning av ärenden, men också i fråga om tjänsteutbudet till förvaltningarna i kvalificerade personalfrågor.
2.3. Bedrivs arbetet i enlighet med de styrande do- kumenten
2.3.1. Iakttagelser
Den generella bilden är att nuvarande policydokument har en begränsad inverkan på det personalpolitiska arbete som bedrivs. Arbetsmiljöpolicyn och samverkansavtalet lyfts fram som stödjande för verksamheten inom personalområden. Företrädesvis är det lag- stiftningen, som arbetsmiljölagen och medbestämmandelagen, som reglerar det personal-
politiska området. En allmän uppfattning är att de personalpolitiska frågorna borde upp- märksammas mer på alla nivåer i organisationen.
Personalhandbok och arbetsmiljöhandbok finns tillgängliga på intranätet genom den cen- trala personalavdelningen med hänvisning till tillämpliga lagar och exemplifierande be- skrivning av en rehabiliteringsprocess. Av intervjuerna framgår att dessa handböcker ut- gör ett bra stöd för cheferna. En särskild chefshandbok uppges vara under utveckling. I intervjuerna uttrycks behov, till gagn för ökad styrning och struktur, en kommunövergri- pande årsplanering för personalrelaterade frågor. Inom ramen för personalavdelningen pågår ett arbete med en årsplanering för chefer, ledning och personalutskott.
När det gäller rehabiliteringsarbetet, med styrning från arbetsmiljölagen, kommunens policy och personalhandbok, är uppfattningen från intervjuerna att rutinerna fungerar relativt väl, även om det finns synpunkter på bristande stringens och dokumentation i hanteringen. Det finns en medvetenhet i organisationen om bristerna och att kvalitén på processerna successivt förbättrats. I sammanhanget lyfts vikten av att fokusera mer på hälsofrämjande och förebyggande insatser, inte minst vad avser psykosociala insatser.
Sjukfrånvaron är i fokus, men centrala strategier för att reducera sjuktalen saknas. Social- förvaltningen har tagit initiativ till att följa upp sjukfrånvaron genom samtal med medar- betarna vid upprepade sjukskrivningar. Den centrala personalavdelningen uppger att en utvärdering ska ske och att det först därefter kan bli aktuellt med en kommungemensam riktlinje.
Av intervjuerna framgår att processerna vad avser löneöversynsarbetet fungerar väl. En synpunkt som lyfts i sammanhanget är att det strategiska inslaget i löneprocessen borde vara större, bland annat kopplat till strategier kring framtida kompetensförsörjning. Lö- nekartläggningar genomförs regelbundet.
Nuvarande jämställdhetsplan har inte reviderats sedan år 2004. Planen upptar ett antal mål som för närvarande saknar en strukturerad uppföljning. En ny plan är under bered- ning (enligt Diskrimineringslagen ska jämställdhetsplanen uppdateras vart tredje år).
Medarbetar- och lönesamtal genomförs kontinuerligt. En del chefer genomför samtalen vid ett och samma tillfälle. Kvalitén på medarbetarsamtalen uppges variera, men det är få samtal som helt uteblir. För samtalen saknas en central styrning i form av en gemensam grund för strukturerade samtal. Lönepolicyn och kompetensutvecklingspolicyn behandlar medarbetar- och lönesamtalen, men kopplingen till styrdokumenten är i praktiken svag.
Av intervjuerna framgår att förvaltningsvisa modeller har utvecklats. Personalavdelning- en planerar för utbildning inom området under hösten. I samband med detta ska även en gemensam grund för samtalen introduceras.
Det finns ingen tydlig koppling mellan chefspolicyn och de aktiviteter som förekommer.
När det gäller chefsintroduktion sker en genomgång från personalenheten. Därefter sker introduktionen förvaltningsvis. Det finns ingen checklista som säkerställer en gemensam central chefsintroduktion. Även för medarbetarintroduktion saknas centralt framtagen checklista. Personalavdelningen har tagit fram en information till nyanställda som ger en god överblick inom personalområdet. För både chefer och medarbetare har introduktions-
program identifierats som ett utvecklingsområde av personalavdelningen och finns med i avdelningens arbetsplanering.
Av intervjuerna framgår att utbildningsinsatser genomförs där chefer genomgår utbild- ning anordnade av Regionförbundet. Personalavdelningen genomför vissa utbildningar.
Inom arbetsmiljö- och rehabiliteringsområdet har flera utbildningar genomförts. Under hösten planeras utbildning för chefer vad avser lönepolitiken och arbetsrätten. Av inter- vjuerna framgår synpunkten att strukturen och strategierna för chefsutbildningarna be- höver utvecklas.
Kommunledningen har arrangerat dagar med externa föreläsningar inom vissa områden, exempelvis salutogent ledarskap. De intervjuade anser, även om de tycker att dagarna varit innehållsrika och berikande, att insatserna är mer punktinsatser än en del av helhet inom ramen för en sammanhållen chefsutveckling och personalpolitik.
Ett annat vällovligt initiativ som tagits av kommunledningen är att skapa chefsnätverk tvärsektoriellt i organisationen, vilket är i linje med kommunens chefspolicy. Av intervju- erna framgår att några nätverk regelbundet träffas, medan andra upphört redan efter första träffen. Även här efterlyses en tydligare styrning avseende syfte och innehåll kopp- lat till ett gemensamt helhetstänk. En generell synpunkt är att många aktiviteter startas upp, som därefter inte har förmågan att etablera sig i organisationen.
En viktig aspekt som personalavdelningen lyft fram, inom ramen för chefsrollen, är vikten av utvecklade rutiner och kriterier för chefsrekrytering. Motiven för att utveckla rekryte- ringen är såväl verksamhetsmässiga som ekonomiska.
Vikten och behovet av utvecklade strategier för kompetens- och personalförsörjning lyfts tydligt fram i intervjuerna. För närvarande sker till delar förvaltningsvisa initiativ. Områ- dets vikt har identifierats av personalavdelningen och finns med i arbetsplaneringen.
Återkommande i intervjuerna är vikten av det nära ledarskapet, där såväl chefer som medarbetare upplever brister i att kunna ”se” medarbetarna. Av intervjuerna framgår att det vad avser chefskapet behöver arbetas med att utveckla kommunikation och återkopp- ling.
År 2013 genomfördes en kommunövergripande personalsocial undersökning. I intervju- erna framkommer synpunkten att analys och åtgärder till delar uteblev. I förvaltningarna förekommer ”egna” undersökningar.
Personalavdelningen startade under våren 2015 en rutin där medarbetare som slutar i kommunen intervjuas för att kunna ge viktig kunskap och information i arbetet med att utveckla personalpolitiken och attraktiviteten som arbetsgivare.
Samverkansavtalen upplevs till delar fungera bra. I intervjuerna framkommer att ärende- beredningen behöver bli bättre utifrån medbestämmandeperspektivet. Uppfattningen finns att medarbetarna i större utsträckning kan användas som en resurs i verksamhets- utvecklingen. Det förekommer att viktiga ärenden tas upp med dålig framförhållning, vil- ket kan leda till förhandlingar vid sidan om avtalet. T f personalchef framhåller i sam-
manhanget att rutinerna sedan maj månad är sådana att utskick av kallelse och underlag skickas ut en vecka i förväg.
Kommunens personalklubb, som administreras av personalavdelningen, lyfts av många fram som ett bra exempel för personalens trivsel. Inom ramen för personalklubben arran- geras personalfester och kulturaktiviteter. Vidare erhålls rabatter på gymkort. Även triv- selpengen för personalaktiviteter ute i kommunens verksamheter uppges som en positiv och viktig del.
En generell synpunkt som framkommer i intervjuerna är att de personalpolitiska frågorna behöver inriktas på att bygga stolthet för det viktiga arbete som medarbetarna utför. Att goda exempel lyfts fram, och att dessa exempel därigenom bidrar till utveckling.
2.3.2. Bedömning
Vi bedömer att nuvarande policydokuments styreffekt är begränsad, men att personal- handboken till delar ger ett stöd för kvalitetssäkrad hantering av processer som rehabilite- ring. Vidare att genomförd granskning ger besked om att det finns rutiner för att genom- föra löneprocesser, medarbetar- och lönesamtal.
Vi bedömer utifrån nuvarande dokument att en kommungemensam grund för medarbe- tar- och lönesamtal behöver utvecklas. Samtalen är årligen återkommande strukturerade dialoger, där det är viktigt att säkerställa en gemensam modell i hela kommunorganisat- ionen. Utifrån den gemensamma grunden görs erforderliga verksamhetsanpassningar.
Vi anser vidare, med intervjuerna som grund, att fokus behöver öka avseende hälsofräm- jande och förebyggande insatser. Detta kopplat till utvecklingen av sjukfrånvaron.
Vidare behöver beslut fattas om en ny jämställdhetsplan utifrån gällande lagstiftning.
Vi anser att chefs- och medarbetarintroduktion behöver säkerställas genom centrala di- rektiv och checklistor. I samband med detta sker en introduktion i de viktigaste styrdo- kumenten inom det personalpolitiska området. Vidare behöver kommunens ledarutveckl- ing och aktiviteter tydligare kopplas till kommunens styrdokument.
Vi rekommenderar att mer övergripande strategier utarbetas vad avser framtida personal- och kompetensförsörjning, där strategierna föregås av en inventering av kritiska nuläges- faktorer i den egna organisationen och påverkande omvärldsfaktorer. Sådana strategier är starkt kopplade till ett övergripande personalpolitiskt program och arbete med frågor som
”attraktiv arbetsgivare”.
Vi rekommenderar också att det som stöd upprättas en kommungemensam planering för de viktigaste processerna inom personalområdet som löper under året.
Som framgår av iakttagelserna pågår eller återfinns mycket av ovanstående bedömningar om behov av utveckling i den arbetsplanering som personalavdelningen har upprättat.
Kopplat till det behov som framkommer om ett ökat nära ledarskap rekommenderas att en inventering och avvägning genomförs av antalet anställda per chef selektivt kopplat till medarbetarnas arbetsuppgifter och fysiska placering.
2.4. Kommunstyrelsens styrning och kontroll
2.4.1. Iakttagelser
Kommunstyrelsen, genom kommunstyrelsens arbetsutskott, saknar för närvarande ruti- ner för att på ett strukturerat sätt arbeta strategiskt och utvecklande med de personalpoli- tiska frågorna. Det finns inga rutiner som säkerställer att policydokument implementeras i organisationen. Det finns ingen systematisk uppföljning inom det personalpolitiska om- rådet avseende uppfyllelsen av policydokument, lagstiftning eller andra beslut.
Under år 2014 och fram till våren 2015 är det i KSAU:s protokoll relativit få ärenden inom det personalpolitiska området. I samband med att den vakanta personalchefstjänsten har tillsatts med en tillförordnad chef har aktiviteten ökat.
Inom ramen för personalpolitiken finns få mål upprättade. Hur aktiva olika nämnder och förvaltningar varit i styrkortsarbetet varierar. Det finns ingen central styrning som säker- ställer att mål upprättas inom det personalpolitiska området. Det finns heller inga rutiner eller aktiviteter som följs upp och återrapporteras till kommunstyrelsen inom ramen för en internkontrollplan.
Medarbetarundersökningar genomfördes år 2013 och en ny undersökning har initierats av kommunstyrelsen och planeras till hösten 2015. Stor vikt kommer att läggas på rappor- tens utformning för att kunna stödja analys och det fortsatta arbetet med personalpoliti- ken.
Kommunstyrelsens arbetsutskott har tillsammans med personalavdelningen definierat behov av att stärka ”greppet” om personalpolitiken, och utveckla rutiner för att säkerställa att ärenden hanteras på ett strukturerat sätt.
2.4.2. Bedömning
Vi bedömer att det saknas tillräckligt med mål inom det personalpolitiska området och rutiner för en systematisk återkoppling av hur arbetet inom det personalpolitiska området bedrivs utifrån mål- och policydokument. Exempel på mätbara mål kan vara personalom- sättning, sjukfrånvaro, frisknärvaro, ofrivillig deltid, antal anställda med relevant utbild- ning, mått på trivsel och attraktivitet som arbetsgivare.
Vi anser att kommunstyrelsen måste säkerställa implementeringen av styrande doku- ment, samt följa upp systematiskt dokumentens efterlevnad och återrapportera deras ef- fekt. En sådan systematik ger också en grund för eventuella behov av revideringar i befint- liga dokument. Vi anser också att kommunstyrelsen inom ramen för intern kontroll sys- tematiskt behöver följa upp viktiga rutiner.
Vi rekommenderar att i samband med utvecklingen av ett personalpolitiskt program utar- beta handlingsplaner för att öka måluppfyllelsen inom det personalpolitiska området.
Handlingsplanerna kopplas till ambitionen om en ökad attraktivitet som arbetsgivare.
Planerna bör tas fram med bred förankring.
Vi konstaterar samtidigt att aktiviteten i personalfrågorna har ökat och initiativ har tagits för en utveckling inom det personalpolitiska området.
3. Revisionell bedömning
Vi bedömer att kommunstyrelsen endast delvis bedriver en ändamålsenlig personalpolitik och att den interna kontrollen är otillräcklig.
Bedömningen grundar vi på att kommunstyrelsen inte i tillräcklig omfattning säkerställt att policydokumenten implementerats i organisationen. Dokumentens styreffekter är därmed är begränsade. Dokumenten har inte i tillräcklig omfattning har varit föremål för översyn och uppdatering. Kommunstyrelsen behöver ta en tydligare roll i de strategiska personalfrågorna.
Vidare grundar vi bedömningen på att det saknas tillräckligt med mål inom det personal- politiska området och även rutiner för en systematisk återkoppling av hur arbetet inom det personalpolitiska området bedrivs utifrån mål och policydokument, vilket ger en svag intern kontroll.
I sammanhanget ska noteras att personalavdelningen gått igenom statusen på olika per- sonalrelaterade policys, riktlinjer och processer. I samband med detta har en rad brister identifierats. Kommunstyrelsen har fått en lägesrapport med redovisad handlingsplan för utveckling inom det personalpolitiska området. Prioriteringar på kort och lång sikt har redovisats. Vi kan konstatera att ett aktivt arbete pågår utifrån upprättad arbetsplanering.
Innebörden av nämndernas roll som anställningsmyndighet behöver klargöras, inte minst i förhållande till kommunstyrelsens delegationsordning.
3.1. Rekommendationer
Vi rekommenderar att det upprättas ett ”personalpolitiskt program” som upptar de viktig- aste delarna i personalpolitiken, som ledarskap, medarbetarskap, arbetsmiljö, jämställd- het, lönepolitik, kompetensutveckling och kompetensförsörjning. Programmet skapar en helhet och styr därefter behovet av ”fördjupade” policys och riktlinjer. Ett exempel på ett sådant behov bedömer vi vara att arbeta mer övergripande strategiskt med personal- och kompetensförsörjning.
I sammanhanget ska noteras att i den planering som personalavdelningen redovisat kommer ett förslag till övergripande personalpolitiskt program att behandlas under år 2016.
Vi rekommenderar att till utvecklingen av ett personalpolitiskt program koppla hand- lingsplaner för att öka måluppfyllelsen inom det personalpolitiska området.
Vi rekommenderar att personalavdelningens uppdrag i organisationen ses över avseende roll och funktion, vilka förväntningar som finns från politisk ledning, samt i fråga om tjänsteutbudet till förvaltningarna i kvalificerade personalfrågor.
2015-10-20
Pär Sturesson Jörn Wahlroth
Uppdragsledare Projektledare
