Kvalitetshandboken
Innehållsförteckning
1. Allmänt 1.1. Curas historia 1.2. Organisation 1.3. Kvalitetspolicy
1.4. Struktur och ansvar för kvalitetssäkringsarbetet 1.5. Systematiskt förbättringsarbete
1.6. Ekonomiska och verksamhetsmässiga mål 1.7. Kund och behov
1.8. Värdegrund 1.9. Kansliet 2. Verksamheter 2.1. Notavillan
2.2. Klaragymnasiet med internat 2.3. Sjöarp
2.4. Cura Park
2.5. Familjerådgivningen
2.6. Familjehems- och utredningskonsulenterna 2.7. Personliga Ombud
2.8. Resurscentrum
Handboken följer de riktlinjer som ges för kvalitetssäkringsarbete enligt SoL SFS (2001:453) 3 kap 3 § och Kommunallagen (1991:900) samt i Socialstyrelsens Föreskrifter och allmänna råd SOSFS 2011:9 (M och S) kap 1 § och 5 § 2 st. Tryckt i mars 2012.
Om kvalitetshandboken
med en utbildning i kvalitetsutveckling. Varje verksamhet fick sin egen handbok och man fastslog rutiner för hur det löpande arbetet med boken skulle säkras. Kvalitetssäkring har därefter blivit en självklar och naturlig del i medarbetarnas vardagsarbete och handboken har fortlöpande reviderats och utvecklats.
Den ursprungliga strukturen har upplevts som komplicerad varför man år 2011 gjorde en omarbetning av den samlade dokumentationen där man dels fastlade en ny, enklare struktur, dels lade samman alla handböckerna till en gemensam. Den nu helt reviderade kvalitetshandboken är dels en samlad handbok för Curas alla verksamheter men är också en tydlig dokumentation av Curas ledningssystem för kvalitetssäkringsarbete i enlighet med SOSFS 2011:9.
Precis som i det inledande arbetet med de första handböckerna har vi skapat denna nya kvalitetshandbok för att säkra kvaliteten i Curas verksamheter. Den är i första hand ett stöd för Curas personal i mötet med klienter/elever liksom med uppdragsgivare och redogör för de ansvarsområden som följer med olika befattningar och funktioner inom förbundet. Vidare redogör den för de processer och rutiner som följer av dessa ansvarsområden.
Handboken är ett levande dokument och förändras ständigt i takt med förändringar i vår omvärld liksom vid interna förändringar av processer och rutiner i vårt dagliga arbete.
Även om kvalitetshandboken i första hand är till för oss som arbetar
inom Cura är den också till för våra kunder, klienter/elever, anhöriga, handläggare, politiker, medborgare och tillsynsmyndigheter (Socialstyrelsen och Skolverket).
Vår ambition är att utgå från nuläget och sedan utveckla och uppdatera efterhand. Vi vill också låta så många delar som möjligt i vår samlade verksamhet, omfattas av vår handbok eftersom delarna påverkar helheten och tvärt om. Att vi uppdaterar efter hand kommer att innebära att ett tryckt exemplar av handboken snabbt blir inaktuellt. En helt aktuell handbok måste därför hämtas från vår gemensamma server där dokumenten ständigt hålls uppdaterade.
För att säkerställa att alla medarbetare känner sig delaktiga i kvalitetssäkringsarbetet har ansvar och struktur för det arbetet, på alla nivåer, också reglerats i handboken.
Handboken inleds med en allmän del där en beskrivning av ledningssystemet för det strukturerade kvalitetsarbetet i sin helhet ges.
Därefter följer en mera detaljerad beskrivning av varje verksamhet och de ansvarsområden som finns inom varje enskild enhet liksom vilka processer och rutiner som följer av dessa.
1.1. Curas historia
Tillbaka i tiden var det vanligt att landsting och stat var huvudmän för institutioner och annan verksamhet inom det psykosociala området.
Kommunerna var kunder och de tyckte att de saknade den insyn och det inflytande som var önskvärt och därför föddes tankarna på att bilda ett kommunalförbund i Blekinge med syfte att ta över huvudmannaskapet för de aktuella verksamheterna. 1993 bildades därför Vårdförbundet Blekinge.
Alla kommuner i länet utom Karlskrona blev medlemmar vid starten och 1997 gick även Karlskrona in i samarbetet. 2011 bytte förbundet namn till Kommunsamverkan Cura Individutveckling – Cura.
Allmänna utgångspunkter för ett kommunalt huvudmannaskap var:
• en liten organisation med korta beslutsvägar
• en samlad och samordnad organisation
• en kostnadseffektiv organisation
• en organisation där allmänhetens insyn garanterades och
• en organisation där kommunernas inflytande garanterades Ovanstående utgångspunkter kan fortfarande sägas gälla för förbundets verksamhet.
Cura Individutveckling leds av en direktion om nio ledamöter och nio ersättare. Kansliet finns i egna lokaler på Ågatan i Karlshamn.
Curas huvuduppdrag har traditionellt varit att i nära samarbete med medlemskommunerna och andra kommuner erbjuda en kvalitativ och kostnadseffektiv vård och behandling inom det psykosociala området.
I takt med en allmän samhällelig förändring och därmed förändrade behov hos medlemskommunerna har Curas uppdrag ständigt förändrats för att se olika ut från tid till annan. Över åren har flera nya verksamheter kommit till och andra har avvecklats.
Cura ansvarar i dag för åtta olika verksamheter, fyra större och fyra mindre.
• Sjöarp – boende och daglig verksamhet
• Klaragymnasiet – fyraårig gymnasieskola med internat för ungdomar med Aspergers syndrom eller högfungerande autism
• Notavillan – barn- och familjeenhet
• Cura Park – ungdomsboende
• Familjerådgivning
• Familjehems- och utredningskonsulenter
• Personliga Ombud
• Resurscentrum
Ovanstående beskrivning är allmän för Cura medan den specifika verksamhetsmässiga historien beskrivs under varje verksamhet.
1.2. Curas organisation
Cura leds av en direktion med nio ordinarie ledamöter och nio ersättare.
Dessa utses av respektive kommunfullmäktige med tre ordinarie ledamöter och tre ersättare från Karlskrona, två ordinarie och två ersättare från Ronneby liksom från Karlshamn och en ordinarie ledamot och en ersättare från Olofström respektive Sölvesborg. Förbundschefen leder det verkställande arbetet inom förbundet. De fyra större verksamheterna leds av en verksamhetschef och en biträdande verksamhetschef, med undantag av Klaragymnasiet som har två verksamhetschefer, en för var del, där verksamhetschefen för skolan tillika är rektor. De mindre verksamheterna är samlade i en gemensam enhet – konsultgruppen – och leds av en verksamhetschef på halvtid. Förbundet har ett mindre kansli med tre medarbetare, en ekonomisekreterare, en löne- och personalassistent och en utredningssekreterare på halvtid.
Totalt sysselsätter Cura ca 110 tillsvidareanställda medarbetare.
Med något undantag arbetar alla full tid. Till detta kommer ett stort antal timanställda som arbetar vid sommarsemestrar eller vid ordinarie personals sjukdom, tjänstledigheter eller liknande.
Förbundschef
Ekonomisekreterare Personal- och löneadministratör
Utredningssekreterare
Familjerådgivning
Familjehems- och utredningskonsulenter
Resurscentrum Sjöarp
Boende och daglig verksamhet för autistiska personer
Notavillan Barn- och familjeenhet
Klaragymnasiet med internat
Direktion 9 ord ledamöter
9 ersättare
Cura Park Ungdomsboende
Konsultgrupperna
Personliga ombud
1.3. Kvalitetspolicy
– beslutsprocess, styrning och ledning inom Cura Individutveckling
Förbundsordning
Medlemskommunerna beslutar om en förbundsordning som bl.a. reglerar förbundets uppdrag, direktionens sammansättning osv. Förbundsordningen ändras om medlemskommunerna är överens om att Curas uppdrag ska förändras.
Budget, plan och mål för verksamheterna
Inom de ramar som medlemskommunerna definierat är det sedan politiska beslut inom direktionen som formar Curas samlade verksamheter.
Direktionen beslutar om en gemensam delegationsordning för både gymnasieskolan och övriga verksamheter. Denna ändras vid behov. Det viktigaste styrdokumentet är budget och plan för kommande
verksamhetsår. Här fastslår politikerna önskad inriktning och utveckling för förbundet tre år framåt i tiden. I budgeten återfinns också mål för verksamheten, både ekonomiska och verksamhetsmässiga. Ekonomiska mål utvärderas i samband med delårsrapport respektive årsredovisning kommande år, de verksamhetsmässiga målen utvärderas i samband med årsredovisning. Beslut om budget för kommande år ska tas under oktober månad. Respektive verksamhetschef har enligt delegationsordningen ansvar för sin budget. Förbundschefen har det samlade ansvaret.
Lokala arbetsplaner
De övergripande målen ska sedan brytas ned i specifika mål för respektive verksamhet. För detta ansvarar verksamhetscheferna som skriver en lokal arbetsplan, som redovisas för direktionen för kännedom vid årets sista
sammanträde. De lokala arbetsplanerna ska utformas så att de på ett strukturerat sätt visar hur de övergripande och de verksamhetsmässiga målen ska utarbetas och uppnås lokalt, vad avser ekonomi, kvalitet och prestation.
Utvärdering och uppföljning av målen – årsredovisning och verksamhetsberättelse
Utvärdering av målen görs i samband med årsredovisningen. Ekonomiska mål och vissa av de verksamhetsmässiga målen utvärderas även i samband med delårsrapporten. För detta ansvarar förbundschefen.
Verksamhetscheferna ansvarar för att de lokala målen utvärderas i deras respektive verksamhetsberättelser, vilka redovisas för direktionen för kännedom. Vid sidan av denna formella utvärdering av målen sker en löpande uppföljning av både ekonomiska och verksamhetsmässiga mål under året. Vid varje ledningsgruppsmöte (10ggr/år) redovisar ekonomisekreteraren, både skriftligt och muntligt, det ekonomiska resultatet och större avvikelser diskuteras i gruppen eller analyseras vidare av respektive verksamhetschef. Vid två tillfällen per termin har
ekonomisekreterare en mera grundlig uppföljning och genomgång av ekonomin tillsammans med respektive verksamhetschef. Vid varje ledningsmöte ger verksamhetscheferna en redogörelse för hur den egna verksamheten fungerar i förhållande till verksamhetsmålen, i vissa avseenden. Också vid varje direktionssammanträde ges en redovisning, skriftligen och muntligen, av det ekonomiska resultatet och större avvikelser i förhållande till budget analyseras och diskuteras. För detta ansvarar förbundschefen. Denna ansvarar även för den rapport från verksamheterna som i vissa delar fungerar som en uppföljning av de verksamhetsmässiga målen. I samband med årsredovisningen redovisas även anmälningar som avser negativa händelser, tillbud arbetsskador, eller eventuella Lex Sarah-anmälningar.
Centrala direktiv och övriga policydokument
Ett annat viktigt styrdokument är de centrala direktiven. Centrala direktiv är en samling dokument, regler eller policys som är lika för alla verksamheter inom Cura. De centrala direktiven revideras återkommande i samband med yttre och inre förändringar. Ansvarig för att a-jourhålla direktiven är förbundschefen. På verksamhetsnivå ansvarar verksamhetschefen.
Nya eller ändrade direktiv delges direktionen för kännedom. Samtliga centrala direktiv ska redovisas för direktionen en gång vart fjärde år i
samband med ny mandatperiod, för godkännande. De samlade centrala direktiven finns på den gemensamma servern och kan nås av alla medarbetare inom Cura.
Andra underordnade styrdokument och policys, som också omfattas av kvalitetssäkringen, beslutas av direktionen och revideras i förekommande fall i enlighet med lagstiftning, annars i enlighet med lokala beslut vilka ska framgå av varje dokument. Nedan följer en förteckning över dessa och när de ska revideras.
Policydokument Upprättad Revideras
Arbetsmiljöplan 2012 2015
Brandskyddsplan 2009 2012
Dokumenthanteringsplan 2010 2013
Finansieringsplan 2011 2014 Informationssäkerhetspolicy 2009 2012 Internkontrollplan 2011 2014 Jämställdhetsplan 2012 2015
Lönepolicy 2007 Vid behov
1.4. Struktur och ansvar för kvalitetssäkringsarbetet
För att säkerställa att arbetet med kvalitet blir en levande och ständigt pågående process har strukturen för arbetet reglerats. För de
verksamhetsspecifika delarna ansvarar respektive verksamhetschef och för de övergripande delarna ansvarar förbundschefen.
Kvalitetsansvarig
I varje verksamhet (ibland enhet) finns en kvalitetsansvarig med ett särskilt ansvar för kvalitetshandboken. Vad som följer med detta ansvar är i princip detsamma i alla verksamheter men då det förekommer vissa olikheter redovisas detta specifika ansvar under respektive verksamhet i kvalitetshandboken.
Kvalitetshandboken som en fast punkt på dagordningen
I alla verksamheter är kvalitetssäkringen en återkommande punkt på dagordningen vid personalkonferensen. Här tas eventuella behov av förändringar upp och förs sedan in i boken av kvalitetsansvarig. Om förändringarna är av policykaraktär eller på något sätt kan komma i konflikt med andra styrdokument måste ändringarna först förankras och godkännas av förbundschefen.
Kvalitetsträffar
Minst två gånger om året hålls en separat konferens som exklusivt behandlar handboken och en grundlig genomgång görs och eventuella förändringar diskuteras och förs sedan in i boken av kvalitetsansvarig.
Också här ska ändringar av policykaraktär godkännas av förbundschefen.
Utvärdering av kvalitetsarbetet
I de verksamhetsberättelser som cheferna skriver i samband med bokslut ska en utvärdering av kvalitetsarbetet på respektive enhet redovisas och utvärderas i förhållande till kvalitetspolicyn.
Uppföljning av kvalitetsarbetet
Två gånger om året träffas chefer och kvalitetsvariga i en konferens där övergripande frågor kring kvalitetssäkringen diskuteras. Vid dessa tillfällen görs en uppföljning för att säkerställa att handböckerna används på det sätt som är tänkt.
Handboken finns tillgänglig för alla
Kvalitetshandboken ska finnas på den gemensamma servern och alltid kunna läsas av samtliga medarbetare. Alla kvalitetsansvariga ska kunna göra ändringar under sitt specifika verksamhetsområde direkt i dokumentet. Utredningssekreteraren och förbundschefen kan göra ändringar i dokumentet i sin helhet. I övrigt är dokumentet ”låst” i förhållande till övriga medarbetare eller andra som har möjlighet att ta del av dokumentet. Handboken ska också ligga på förbundets hemsida så att andra intresserade, t.ex kunder, ska kunna gå in och ta del av denna på egen hand. Här uppdateras handboken en gång per år i samband med budgetarbetet.
1.5. Systematiskt förbättringsarbete
Curas medarbetare ska fortlöpande bedöma om det finns risk för att händelser kan inträffa som kan medför brister i verksamhetens kvalitet.
Detta görs bl a genom en årlig SWOT-analys som dels genomförs i respektive verksamhet, dels som en gemensam analys inom ramen för styrgruppen. I riskanalyserna ska sannolikheten för att en händelse inträffar uppskattas. Utifrån en bedömning av vilka negativa konsekvenser som skulle kunna bli följden av en händelse, ska handlingsplaner tas fram både på förbunds och på verksamhetsnivå. Cura har en särskild policy för allvarliga kriser och katastrofer i vilken aktiviteter, intern ansvarsfördelning mm är angivet. Varje enhet ska ha en särskild rutin upprättad avseende detta. På verksamhetsnivå ska riskbedömningar ske kontinuerligt på klient/
elevnivå. Risker kopplade till enskilda klienter/elever ska bedömas genom så kallade riskbedömningar. Rapporteringar och utredningar om avvikelser (klagomål, polisanmälningar, missförhållanden och Lex Sarah-anmälningar) ska årligen sammanställas på enhetsnivå och förslag till förbättrade åtgärder vidtas för att säkra verksamhetens kvalitet.
1.6. Ekonomiska och verksamhetsmässiga mål
Ytterst ska kvalitetssäkringsarbetet garantera att vi erbjuder våra kunder den kvalitet som följer av lagstiftning och förordningar och också den kvalitet som vi utlovar gentemot våra kunder. Varje år beslutar direktionen om mål för den samlade verksamheten vilka anger en ambitionsnivå för det samlade arbetet. Kvalitetssäkringen ska bidra till att vi uppnår de uppsatta målen varför kvalitet och måluppfyllelse är nära knutna till varandra.
Ekonomiska mål
• Alla Curas verksamheter ska bära sina egna kostnader.
• Samtliga verksamheter ska vid bokslut ha en balanserad ekonomi där eventuella över- eller underskott ska motiveras av:
- att respektive verksamhets beläggning varit större eller mindre än den som antagits vid budgetering,
– externa uppdrag (institutionsplaceringar från andra län).
– effektivisering av verksamheten.
• Intäkter till Resurscentrum ska öka med minst 100 tkr/år.
• Curas egna kapital ska vara mellan 18 och 20 mnkr.
Verksamhetsmässiga mål
1. Personal, struktur
• Cura är en kvinnodominerad verksamhet där fördelningen i dag är 34 procent män och 66 procent kvinnor. Cura ska eftersträva att under de kommande tre åren få en jämnare fördelning mellan könen, 40/60 procent.
• Medelåldern inom Cura är idag 44,5 år. Förbundet ska sträva efter att under de kommande tre åren sänka medelåldern.
2. Personal, delaktighet och trivsel
• Minst 80 procent av Curas medarbetare ska känna till och känna delaktighet i förbundets övergripande ekonomiska och verksamhetsmässiga mål.
• Minst 80 procent av Curas medarbetare ska vara väl förtrogna med och uppleva att kvalitetshandboken är ett levande och centralt styrdokument för kvalitetsarbetet inom förbundet
• Minst 80 procent av Curas medarbetare ska uppleva trivsel på arbetsplatsen vad avser ledning, lokaler, materiella resurser, delaktighet, samarbete, jämlikhet mellan könen.
• Avseende diskriminering på grund av religiös eller politisk åskådning, etnisk härkomst, funktionshinder, sexuell läggning, ålder eller kön har Cura en nolltolerans.
• Cura ska ha en lönesättning som inte upplevs som diskriminerande med avseende på kön.
• Cura ska ha en lönepolicy som är känd och upplevd som rättvis av minst 80 procent av medarbetarna.
3. Kompetensutveckling
• Curas kostnader för kompetenshöjande insatser ska varje år motsvara minst 1,3 procent av förbundets totala personalkostnader.
• Cura ska genom att ta initiativ till utbildningsinsatser och genom att uppmuntra medarbetare till fritidsstudier höja den samlade nivån avseende högskolepoäng, med minst 100 poäng per år.
• Minst 80 % av Curas medarbetare ska känna sig nöjda med den kompetensutveckling och handledning som förbundet erbjuder.
4. Organisation och resurser
• Cura ska eftersträva att organisatoriskt och personellt ha de resurser som krävs för att kunna tillgodose medlemskommunernas behov av placeringar eller andra tjänster som ryms inom förbundets uppdrag.
• Cura ska sträva efter att i högre grad samutnyttja personal från de olika verksamheterna för att tillvarata och maximalt utnyttja den samlade kompetens som finns inom förbundet.
5. Beläggning
• Av de placeringar som görs inom Curas verksamhetsområden ska totalt minst 50 procent utgöras av placeringar från medlemskommunerna.
6. Upplevt resultat
• Minst 80 procent av förbundets kunder ska uppleva att de dokumenterade uppdrag som givits förbundet har genomförts enligt överenskommelse.
• Minst 80 procent av förbundets medarbetare ska uppleva att deras respektive verksamheter fått de resurser som krävs för att uppfylla de krav som kunderna ställer, avseende, kompetens, personalresurser och materiella resurser.
Utvärdering
Ekonomiska mål utvärderas dels i samband med årsredovisningen, dels i samband med delårsrapporten. De verksamhetsmässiga målen utvärderas i samband med årsredovisningen.
• Underlag för utvärdering av de ekonomiska målen hämtas i den årliga årsredovisningen.
• Underlag för övriga mål som kan utvärderas i siffror hämtas i annat material som Cura förfogar över som rör t.ex. personalstatistik.
1.7. Kund och behov
Curas kunder
Curas kunder är i första hand våra medlemskommuner, och då i huvudsak kommunernas socialnämnder (inklusive LSS-verksamhet) och
gymnasienämnder. Vid sidan av dessa kan även andra kommuner, migrationsverket och landstingets psykiatri vara våra kunder.
Förhållandet kunder/klienter och elever
Vi ser inte våra klienter/elever primärt som kunder men utgår i allt arbete från att kundernas behov och förväntningar motsvarar de krav och förväntningar som klienter/elever kan ställa på oss i enlighet med tecknade avtal.
Prioriteringar
Om Curas resurser inte räcker för att tillgodose alla kunders behov och önskemål, ska alltid medlemskommunerna prioriteras. I vissa fall tecknar Cura avtal med andra kommuner och dessa ska komma ifråga i andra hand. (För närvarande har Cura avtal med de flesta kommunerna i Skåne och Halland). Därefter kan övriga kunders behov tillgodoses.
Beskrivning av klientgruppen
Klientgruppen varierar över tid men en stor del utgörs av utsatta barn och ibland deras föräldrar eller ungdomar och vuxna med neuropsykiatriska funktionshinder. De lagrum som styr insatserna är SoL, LVU, LSS, LPT och HSL (gäller läkemedelshantering).
Bedömning av kundernas behov
För att Cura och Curas kunder ska vara överens om vad som ryms i det uppdrag man åtagit sig och på vilket sätt uppdraget ska utföras, ska Cura bjuda in till kontinuerliga träffar med representanter för medlems- kommunerna. Direktionens ledamöter har ett ansvar för att aktualisera nya behov eller tvärt om. Vid sidan av detta ska alla som arbetar inom Cura genom formella och informella kontakter med kunder och i kontakter med klienter, bidra till att vidga den gemensamma omvärldsanalysen. Detta görs genom att varje enskild medarbetare delar med sig av sina reflektioner och erfarenhetsutbyten till ledningen inom Cura, så att denna kunskap kan bearbetas och vid behov leda till förändringar i verksamheterna.
Ömsesidigheten i erfarenhetsutbyte på alla nivåer, är en förutsättning för att Cura ska kunna hålla en hög kvalitet och att uppfattningen om vad som är hög kvalitet delas av Curas kunder.
Avtal ska upprättas
De mindre verksamheterna inom Cura, Familjerådgivning, Familjehems- och utredningskonsulenter samt Personliga Ombud, finansieras genom avgifter (PO även statsbidrag) och svarar mot de reella kostnaderna för verksamheterna. I övriga verksamheter betalar varje kund för en plats, per dygn, per termin eller år. Här ansöker kommunerna om plats, prioritering görs enligt ovan och därefter ska alltid ett avtal som reglerar avtalets omfattning och utformning upprättas. Detta garanterar att kunden och Cura är överens om vilken kvalitet som ska uppnås i arbetet. Varje uppdrag ska utvärderas antingen när det är slutfört eller en gång årligen vid längre placeringar. Hur utvärderingen ska gå till och vilka mål som ska uppnås regleras i ”Ekonomiska och verksamhetsmässiga mål för verksamheter.”
1.8. Värdegrund
All verksamhet inom Cura utgår från grundtanken om alla människors lika värde och vi motverkar all form av kränkande behandling. Vi möter de människor vi arbetar med, med respekt och anpassar insatsernas utformning och omfattning till deras behov och förutsättningar. Vårt arbete syftar till att dessa människor ska känna trygghet och trivsel samt uppleva mening och sammanhang. Detta är en grund för att människor ska kunna utvecklas och uppnå största möjliga självständighet utifrån sina specifika förutsättningar. Genom att skapa goda relationer med både de vi arbetar med och våra kunder ges förutsättningar till positivt förändringsarbete. Vi arbetar strukturerat efter väl kända och beprövade metoder som
personalen har god kunskap om och kompetens att genomföra. Vårt arbete följs upp och utvärderas kontinuerligt för att säkra en god kvalitet. Vi är angelägna om att ständigt omvärdera och ompröva vårt uppdrag utifrån kundernas behov. Utifrån denna värdegrund har vi skapat devisen ”Vi får människor att växa”.
1.9. Kansliet
1.9.1. Personella resurser Personal
4 tjänster 100%
Förbundschef 1 100%
Personal- och löneadministratör 1 100%
Ekonomisekreterare 1 100%
Utredningssekreterare 1 50%
Utbildningar
Socionomutbildning 2 Ekonomi 1 Personaladministration 1 1.9.2. Förbundschef
Ansvarsområde Förbundschef 1. Avtal
2. Direktion 3. Revision 4. Utredningsarbete 5. Utvecklingsarbete 6. Ekonomi
7. Samverkan och kundkontakter 8. Personal
9. Kvalitetschef
10. Information och marknadsföring 11. Kompetensutveckling 1. Avtal
1.1. Tecknande av avtal
FC ansvarar för att avtal tecknas i alla avseenden där Cura står i ansvarsförhållande till någon annan part. Det kan avse hyresavtal, tjänsteköp, handledning, konsulttjänster, leasingavtal eller liknande.
I egenskap av firmatecknare tecknar FC alla avtal som har ekonomisk betydelse för förbundet.
1.2. Förfrågningsunderlag och anbud
När tjänster som Cura köper avser större värden tillämpas alltid LOU:s regler om upphandling. Detta kan avse utbildningsinsatser, kurser och konferenser, leasing, banktjänster, osv. Vid större upphandlingar samråder FC med direktionen kring kravspecifikationer. FC ansvarar även för att lämna anbud som avser vårdplatser, konsulttjänster eller liknande, när detta är befogat utifrån förbundets uppdrag.
1.3. Centrala avtal
FC ansvarar för att centrala avtal kommer till direktionens och verksamheternas kännedom.
2. Direktion
2.1. Direktionssammanträden
Direktionen sammanträder minst fem gånger per år. Tid och plats för kommande sammanträden kommande verksamhetsår, anges i Curas decemberprotokoll. FC upprättar en ärendelista i samråd med ordföranden till varje sammanträde och bokar lokal i förekommande fall. Därefter skrivs kallelser som skickas ut till ledamöter och ersättare samt adjungerande ledamöter, senast 10 dagar före aktuellt sammanträde. FC ansvarar för att ledamöterna får bra underlag för att fatta beslut, antingen skriftligen eller genom muntliga föredragningar. Vid varje sammanträde avger FC en rapport från verksamheterna samt en ekonomisk rapport. FC är direktionens sekreterare och skriver protokoll. FC ser till att protokollet justeras och skickas ut till direktionens ledamöter, adjungerande ledamöter samt till kommunerna. Protokollet sänds med vanlig post eller e-post. FC ansvarar för att justerat protokoll, enligt kommunallagens bestämmelser och Curas reglemente för direktionen, anslås på anslagstavlan, Rådhuset i Karlshamn.
2.2. Överläggning med ordföranden och Curas presidium Vid fasta möten eller via telefonkontakt rapporteras fortlöpande till ordförande om verksamheternas situation och annat som kan påverka Cura. Inför sammanträden har FC beredningsmöten med presidiet.
3. Revision
FC ska tillsammans med ES tillhandahålla underlag och verifikationer till revisorerna samt lämna information och förklaringar avseende underlagen.
FC redovisar om önskemål finns, delårsbokslutet för tjänsterevisorn och valda revisorer. Vid årets bokslut redovisar FC revisionsrapporten för revisorerna. Efter beslut i direktionen översänds bokslut och revisionsrapport till medlemskommunerna.
4. Utredningsarbete
Initiativ till en utredning kan tas av medlemskommunerna, direktionen eller av FC. Utredningar kan aktualiseras av samhälliga förändringar, förändrad lagstiftning, kommunernas förändrade behov eller interna behov. FC kan uppdra till US eller någon annan att verkställa en utredning men ansvarar för att relevant fakta, bearbetning och analys blir gjord. Om utredningen leder fram till ställningstaganden av politisk karaktär beslutar direktionen.
FC ansvarar för att beslutet verkställs.
5. Utvecklingsarbete
FC ansvarar för att ett kontinuerligt utvecklingsarbete ständigt pågår i verksamheten. För detta krävs ett utåtriktat arbete där kontakter tas med medlemskommunerna, andra kommuner, liknande verksamheter, samarbetspartners och andra huvudmän eller myndigheter som påverkar det arbete som utförs inom Cura. FC ansvarar för att en SWOT-analys genomförs en gång per år där förbundets styrkor, svagheter, möjligheter och hot identifieras. Utifrån denna ska FC i samråd med styrgruppen definiera behov av fortsatt utvecklingsarbete.
5.1. Lagar, förordningar mm
FC ska hålla sig ajour med lagar, förordningar och andra anvisningar som har betydelse för Curas verksamheter. Om behov finns ska FC informera direktionen om förändringar som kan få betydelse för Cura. FC ansvarar för att styr- och policydokument är uppdaterade och följer lagstiftning och andra riktlinjer och att ta dem till direktionen för beslut.
5.2. Centrala direktiv
FC fastställer i samråd med styrgruppen, på initiativ av
medlemskommunerna, direktionen eller på eget initiativ vilka direktiv som ska gälla för verksamheten. Nya eller ändrade direktiv tas upp på direktionsmöten för kännedom. Vart fjärde år i samband med ny mandatperiod tar direktionen beslut om alla centrala direktiv. Besluten finns i direktionens protokoll.
FC ansvarar för att direktionens beslut om ändringar av dokument med mera, blir kända för styrgruppen och styrgruppens medlemmar ansvarar vidare för att de blir kända i respektive verksamhet. Besluten finns i mappen ”Centrala direktiv” på ”Kloker”. FC ansvarar för att besluten om ändringar av dokument med mera ändras på ”Kloker”.
6. Ekonomi
6.1. Budget och plan
FC, VC och ES tar enligt fastställd ordning fram underlag för budgetarbetet.
Därefter görs verksamhets- och kostnadsanalys liksom budgetjämförelser.
Gällande avtal gås igenom tillsammans med VC. Mot denna bakgrund utarbetas budgetförslag och ställning tas till om man ska föreslå förändrade priser. Budgetberedning sker i direktionen. MBL förhandlingar sker i CSG. Offentligt sammanträde avseende budget hålls före oktober månads utgång.
6.2. Bokslut
FC ansvarar för budgetarbetet. ES tar fram ekonomiska rapporter, beläggningsstatistik och övrigt relevant underlag för det gångna året.
Därefter analyserar FC underlaget och skriver utifrån detta en förvaltningsberättelse som tillsammans med sifferdelen redovisas för direktionen för godkännande. Revisorerna granskar bokslutet och skriver en revisionsberättelse som tillsammans med årsredovisningen överlämnas till medlemskommunernas fullmäktige för beslut om ansvarsfrihet för direktionen. Delårsbokslut upprättas årligen per den 31 augusti.
Revisorerna kommenterar bokslutet i en rapport. FC redovisar
delårsbokslutet för direktionen för godkännande. Delårsbokslutet översänds till medlemskommunerna tillsammans med revisorsrapporten.
6.3. Lönerapportering
FC attesterar tjänstgöringsrapporter, liksom underlagen för löneutbetalningarna avseende VC och kanslipersonal. Särskild
uppmärksamhet ägnas underlag som avser personal- och löneassistenten.
6.4. Inventarier/fordon
VC samråder med FC före inventarieinköp. VC inhämtar offerter och informerar FC som tar beslut och dokumenterar detta. Fordon leasas i enlighet med avtal som gäller för Karlshamns kommun.
Ekonomisekreteraren är ansvarig för register över leasade fordon liksom för beställning av nya.
6.5. Fastigheter/lägenheter/lokaler
VC har förstahandsansvar när det gäller att ha en fortlöpande tillsyn och bevakning av fastigheters/lägenheters skick och standard samt rapporterar till FC om skador/brister.
Avtal om lägenheter/lokaler tecknas av FC och finns i respektive verksamhetspärm samt i diariet.
7. Samverkan och kundkontakter 7.1. Curas medlemskommuner
FC har regelbundna träffar med förvaltningschefer för gymnasieskola, IFO och handikappomsorg. Där diskuteras aktuella frågor och behov i medlemskommunerna. FC ansvarar för att synpunkter eller frågeställningar som har bäring på Curas olika områden förs vidare till berörda inom Cura eller om det anses relevant, till direktionen.
7.2. Övriga kommuner med flera
Vid behov har FC möten med externa kommuner och andra organisationer.
Aktuella frågor diskuteras och FC tar synpunkter och frågeställningar vidare till Curas interna arbete samt vidtar eventuella åtgärder.
7.3. Myndigheter
FC har fortlöpande kontakter för ömsesidigt informationsutbyte med kommunala förvaltningar, brandmyndigheter, socialstyrelsen, länsstyrelsen med flera vars beslut, myndighetsutövning eller liknande har betydelse för Curas verksamhetsområden.
7.4. Regionsamarbete
FC ska på uppdrag av direktionen eller på eget initiativ utifrån specifika verksamhetsbehov, som kräver större upptagningsområden genomföra och förverkliga beslut eller idéer. FC ansvarar för att initiera informella överläggningar med kommuner och län eller andra organisationer i regionen samt undersöka behov och intressen för samarbete med andra vårdgivare. FC analyserar eventuella behov och beslut tas av Curas direktion. FC ansvarar för att besluten verkställs.
7.5. KFS
FC är ledamot i KFS branschråd - Vård och Omsorg- som sammanträder minst två gånger per år och behandlar frågor inom avtalsområdet Vård och Omsorg m m.
FC administrerar Curas del i Trygghetsfonden en gång per år samt håller sig ajour med fondens agerande. Underlaget tar personal- och
löneadministratören fram. FC administrerar medlemsavgifterna till KFS en gång per år efter underlag som personal- och lönehandläggaren tagit fram.
7.6. KPA
FC har fortlöpande kontakt med KPA som är pensionsförvaltaren till Curas pensionsavtal PA-KFS. FC ansvarar för kostnadsuppföljning samt att bevaka förändringar i PA-KFS.
7.7. AB Vårljus, Gryning vård AB, VoB Syd
FC har fortlöpande kontakter på chefsnivå och erfarenhetsutbyte med organisationerna samt bedriver ett gemensamt regionalt samarbete med Vårljus, Gyning och VoB Syd som tillsammans med Cura utgör offentliga alternativ inom verksamhetsområdet.
8. Personal 8.1. Styrgruppsmöten
FC kallar till styrgruppsmöten och ansvarar för dagordningen. FC leder mötet och behandlar aktuella frågor som berör verksamheterna. FC informerar om aktuella frågor inom Cura samt går igenom aktuella direktionsärenden. Protokoll skrivs efter rullande schema. Protokoll sänds till VC och övriga i styrgruppen som redovisar detta och informerar sina medarbetare. Uppföljning av protokollet sker vid nästkommande styrgrupp.
I styrgruppen diskuteras frågor som är av policykaraktär, ändringar av centrala direktiv, prioriteringar kring kompetensutvecklingsbehov, utvecklingsfrågor mm. Styrgruppsmötena fungerar som arbetsplatsmöten för kanslipersonalen.
8.2. Ledningsgrupp
FC leder ledningsgruppsmötena där samtliga VC samt ES ingår. Möten sker i anslutning till Styrgruppsmötena. Här diskuteras chefrelaterade frågor som ekonomi-, personal-, lönefrågor och liknande. Ingen dokumentation görs.
8.3. Bollplank – VC
FC har telefonkontakt/möten efter behov med VC. Samtalen kan röra enskilda ärenden eller principiella frågor. Initiativ till samtal eller möten kan tas av båda parter.
8.4. Personalkonferenser/ verksamhetskonferenser
FC gör spontana besök eller besöker efter inbjudan de olika enheternas konferenser. Här ska utrymme finnas för ömsesidigt informationsutbyte och för att diskutera aktuella frågor.
8.5. Anställningar -VC, bitr.VC, personal till kansli samt ställföreträdande FC
FC ansvarar för att annonsera alternativt handplocka tänkbara medarbetare. FC håller i intervjuer tillsammans med lämplig rekryteringsgrupp. FC träffar överenskommelser om lön och meddelar personal- och löneadministratören som skriver anställningsbevis. FC introducerar medarbetare enligt Curas introduktionsprogram, se Centrala direktiv.
8.6. Arbetsmiljöfrågor
FC bevakar aktuell lagstiftning och föreskrifter och ansvarar för att utbilda/
informera VC. FC kontrollerar och följer upp hur lagstiftningen följs inom verksamheterna, hur man förankrar arbetsmiljöplanen samt hur man arbetar med kvalitetssäkringen. FC aktualiserar arbetsmiljöfrågor i Centrala samverkansgruppen.
8.7. Central samverkansgrupp
FC kallar gruppen minst fyra gånger per år. Gruppen samråder i frågor som rör budget/plan, arbetsmiljöpolicy, jämställdhets-, och mångfaldsplan, lönepolicy, bokslut samt MBL- och AML-frågor. FC skriver protokoll, ansvarar för att fattade beslut och överenskommelser verkställs samt följer upp dessa.
8.8. Förhandlingar/Kollektivavtal
FC kallar till överläggningar, förhandlar lokalt och centralt, skriver protokoll och verkställer beslut. FC informerar direktionen.
8.9. Lönerevision/översyn
FC ansvarar för att lönebildningsarbetet följer centrala avtal. FC tar initiativ till träffar där lönerevisionsarbetet diskuteras på ett övergripande plan tillsammans med VC. VC föreslår lön för sina medarbetare utifrån gemensamt förhållningssätt. FC genomför lokala förhandlingar utifrån centrala avtal och överenskommelser. FC skriver protokoll, verkställer beslut samt informerar direktionen.
8.10. Försäkringar, TFA, AGS och TGL
Centrala överenskommelser tecknas mellan KFS och fackliga organisationer om trygghetsförsäkringar för personal. FC bevakar avtal som tecknats.
• Semesterlistor och kompensationstidslistor – tas fram efter lönekörningen och skickas till VC en gång per månad.
1.4. Visstidsanställda
PL kontrollerar med respektive VC när en visstidsanställning är på väg att löpa ut för att se om den ska förnyas. PL uppmärksammar när någon vikarie håller på att kvalificera sig för tillsvidareanställning.
Arbetsgivarintyg skrivs när enskilda medarbetare begär detta.
2. Lönerevision
2.1. KFS centrala löneavtal
PL ska vara uppdaterad när det gäller aktuella lagar och avtal samt orientera sig kring nyheter när det sluts nya centrala avtal för att kunna informera framförallt VC i det vardagliga arbetet och speciellt inför lönerevisioner. PL ska vara behjälplig med fakta och vid behov kontakta KFS tjänstemän för rådgivning i komplicerade frågor.
2.2. Lokal lönerevision
PL biträder FC vid alla lokala förhandlingar och i de förberedande mötena där policyn för lönesättningen fastställs inom ramen för ledningsgruppen.
PL ansvarar för att ta fram listor på alla tillsvidareanställda från lönesystemet. PL går igenom dessa och kontrollerar att listorna stämmer.
Sedan kontrolleras medarbetarnas facktillhörighet så att dessa hamnar på rätt förhandlingsunderlag. PL tar kontakt med berörda fackförbund och sammanställer därefter ett förhandlingsunderlag som delas ut till FC och respektive VC som lägger löneförslag. Löneförslagen kontrollräknas mot potten som redan är angiven. Efter slutförd förhandling skickas protokoll till respektive fackförbund (SKTF, Kommunal, Saco-SSR och Lärarförbundet).
2.3. KFS lönestatistik
PL ansvarar för att årligen inlämna den statistik som KFS efterfrågar.
KFS skickar ut material via e-post samt anvisningar om uppgiftslämnandet.
Information kan även hämtas på KFS:s hemsida. Uppgiftslämnandet sker i en Excel-fil som sedan ska skickas via e-post till KFS. Filen ska också revideras om anställningar har upphört eller nyanställningar skett under året.
3. Pensionsvalet
3.1. Skatte- och pensionsregler
PL informerar sig om gällande skatte- och pensionsregler, tar fram underlag till beskattning samt anmäler till Lokala skattemyndigheten om eventuella förändringar avseende pensionsskatten, deklarerar och gör eventuella fyllnadsbetalningar.
3.2. Uppgifter till Pensionsvalet
Varje månad skickar PL in uppgifter om lönesumman på
varje anställd till Pensionsvalet. I samband med detta registreras även eventuella avslutade anställningar eller nyanställningar.
4. Leverantörsfakturor
PL får in leverantörsfakturor från verksamheterna. Datum och
verifikationsnummer stämplas och kontrolleras. PL slutregistrerar fakturorna och en kvittenslista fästs vid de betalda fakturorna och förvaras därefter i pärmar.
5. Avstämning av konton 5.1. Leverantörsreskontra
Avstämning av leverantörsreskontra görs en gång i kvartalet.
5.2. Lönekonton
Avstämning av lönekonton görs en gång per månad.
6. Närarkiv/centralarkiv
Arkivering av leverantörsreskontra och lönelistor sker enligt dokumenthanteringsplanen.
Materialet arkiveras i särskilda arkivlådor som beställs från Karlshamns kommuns centralarkiv. På ryggen av arkivlådan anges organisation, innehåll (verifikationsnummer när detta finns) samt årtal. För avhämtning till centralarkiv kontaktas ansvarig för Karlshamns kommuns centralarkiv.
Internposten hämtar materialet.
7. Statistik SCB
Varje månad skickas kortperiodisk sysselsättningsstatistik in till SCB.
Statistiken tas från lönesystemet.
8.11. Företagshälsa
FC anlitar företagshälsovården vid behov, för grupp eller individ. FC inhämtar offerter samt träffar avtal angående vilken typ av företagshälsa som skall ges. FC informerar fackliga representanter och medarbetare samt följer upp avtalet.
8.12. Medarbetarsamtal och lönesamtal
FC erbjuder medarbetarsamtal till kansliets personal samt VC minst två gånger om året.
Samtalen genomförs utifrån en mall ”Medarbetar- och lönesamtal”, se centrala direktiv. FC kallar till lönesamtal i samband med lönerevisionen, förhandlar lön samt anmäler ny lön till personal- och löneadministratören.
Beslut om ny lön dokumenteras skriftligen.
9. Kvalitetschef 9.1. Kvalitetsarbetet
FC har det övergripande ansvaret för framtagandet av kvalitetshandboken.
Tillsammans med US bevakar FC den utveckling inom kvalitetsområdet som är relevant för organisationen samt åtgärdar behov som identifieras gällande kompetenshöjning inom kvalitetsområdet. FC har huvudansvaret gällande den årliga medarbetarenkäten där bland annat medarbetarnas delaktighet, trivsel och syn på verksamhetens kvalitetsarbete mäts.
10. Kompetensutveckling
En viktig del i kvalitetsarbetet är att ta ställning till vilket
kompetensutvecklingsbehov som finns i verksamheten. Detta görs på olika sätt men viktigast är den årliga kompetensutvecklingsanalysen som görs i samband med förbundets SWOT-analys. Inom ramen för styrgruppen görs en prioritering utifrån det analyserade behovet. FC ansvarar för arbetet. FC beslutar ytterst om kompetensutvecklingsinsatserna.
11. Information/Marknadsföring
FC tar ansvar för att Curas verksamheter presenteras på informativt men också attraktivt sätt i en ambition att bli sedda och uppfattade som både effektiv och kvalitativ aktör på marknaden. FC ansvarar tillsammans med styr- och ledningsgrupp för att broschyrer tas fram, att information på hemsidan är adekvat och aktuell. FC har det övergripande ansvaret för att allt informationsmaterial uppdateras kontinuerligt.
1.9.3. Personal och löneadministratör
Ansvarsområde Personal och löneadministratör 1. Lönehantering
2. Lönerevision 3. Pensionsvalet 4. Fakturor
5. Avstämning av konton 6. Närarkiv/centralarkiv 7. Statistik SCB 8. Posthantering
9. Bokning av hotell, resor mm
10. Styrgrupp – Central samverkans grupp 1. Lönehantering
1.1. Anställning
Personal- och löneadministratören (PL) ansvarar för att anställningsavtal upprättas för alla anställningar inom förbundet. PL får via VC nödvändiga uppgifter och lägger in dessa i lönesystemet. Anställningsavtal lämnas till VC och medarbetare som skriver under båda exemplaren. Om anställningen avser VC, eller kanslipersonal ansvarar PL för att ett ex. sparas i personalakt på kansliet. I annat fall sparas avtalet i respektive verksamhets
personalarkiv, för vilket VC ansvarar.
1.2. Tjänstgöringsrapport-T4
Alla medarbetares tjänstgöringsrapporter ska varje månad attesteras av VC och sedan lämnas till PL. PL kontrollerar uppgifterna och registrerar dem i lönesystemet vid mitten av månaden och bearbetning sker därefter i lönesystemet. En grundlista tas fram som kontrolleras mot T4:orna.
Grundlistan skickas därefter till VC som också kontrollerar och därefter attesterar den. Alla avvikelser mot medarbetarnas grundscheman registreras i systemet.
1.3. Listor som tas fram ur lönesystemet:
• Redovisningslista - underlag till ekonomisystemet.
• Banklista - underlag för lönespecifikationer. Attesteras av FC.
• Skattedeklaration - skickas till skatteverket.
• Kostavdragslista - kontrollerar beloppen för momsen, skriver ner den och redovisar för ekonomisekreterare.
ansvarar för övriga fortlöpande arbeten och samråder vid behov med tjänsterevisorn.
2.3. Avstämning av balanskonton
ES tar fram rapport från ekonomisystemet och stämmer av mot kontoutdrag från bak och postgiro samt justerar eventuella differenser.
ES stämmer av från redovisning mot utestående kundfordringar.
2.4. Momsredovisning
ES reglerar momskontona månatligen och gör ansökan om återbetalning av moms till Skatteverket.
2.5. Utbetalning av verksamheternas handkassor
ES ansvarar för kontroll av underlag för utbetalningar samt kontering och attest enligt attestreglemente. Detsamma gäller bankuttag och insättning på respektive verksamhets bankkonto. Avvikelser rapporteras till FC.
2.6. Institutionsvårds-, öppen- och eftervårdsrapporter
VC rapporterar den 26:e varje månad till ES, i undantagsfall till FC, månadens beläggningsunderlag för verksamheten, öppen- och eftervårdsinsatser samt vilka avgifter som skall faktureras respektive kommun eller annan. Verksamhetens ekonomiunderlag lämnas till ES alt.
FC. ES kontrollräknar vårdavgifter samt avgifter för efter- och
öppenvårdsinsatser och registrerar fakturorna. ES tar ut fakturajournalen som sparas i 10 år. ES följer upp faktureringen och svarar för att de av Karlshamns kommuns beslutade kravrutiner används och håller FC informerad om aktuella krav.
2.7. Genomgång/analys av månadsrapporter med VC och FC ES går månatligen igenom ekonomiska rapporter framtagna ur ekonomisystemet och stämmer av att rätt intäkter är bokade på respektive verksamhets intäktskonto avseende vårdavgifter. ES går igenom utfallet för föregående månad. Genomgången sker månatligen på ledningsgruppsmöte.
2.8. Kvartalsgenomgång/analys med VC och FC
ES går en gång per kvartal igenom de ekonomiska rapporterna fast med en djupare analys och med framtagande av enskilda konton och går igenom dessa och går igenom dessa med VC. ES justerar om det finns transaktioner som är bokförda på felaktiga konton och jämför vad som är redovisat och bokfört sista kvartalet och jämför med utlagda budgetbelopp.
2.9. Budgetarbete
Budgetarbetet följer fasta rutiner där ES har ett stort ansvar tillsammans med FC och VC. Respektive VC ansvarar för sin budget och för framtagandet men ES är behjälplig när det gäller att ta fram material till VC i form av sammanställning av utfall av drifts- och personalbudget vid halvårsskifte.
Personalkostnad tas fram i samarbete med lönehandläggare. ES tar fram övrigt material i form av avtal t ex. hyresavtal, leasingavtal, försäkringar, vårdavtal, läkaravtal, pensionspremier KPA/PV och övrigt. ES dokumenterar och kontrollerar budgetbelopp. ES sammanställer och administrerar budgetarbetet i övrigt.
2.10. Rekrytering
ES ansvarar för att ansökningshandlingar registreras och diarieförs.
Ansökningshandlingar som inte blir aktuella ska sparas enligt regler för diarieföring. ES ansvarar för att ett brev med ”tack-för-visat-intresse- hälsning” skickas till ej anställda kandidater.
3. Avtal 3.1. Leasingbilar
ES ansvarar för att minst en månad innan avtalstiden går ut på respektive bil, varsko verksamheterna och diskutera vidare behov av bilmodell samt kontakta Jeppssons för beställning. ES informerar VC eller bilansvarig i aktuell verksamhet och att bilen ska gås igenom bilen samt att ett skadeschema ska upprättas (vid behov) och se till att bilen är i gott skick, städad och tvättad innan återlämnade till Jeppssons. ES ska föra fortlöpande register över Curas leasingbilar och att i december varje år begära in milställningen på samtliga leasingbilar inom Cura. Om det är övermil kontakta Jeppssons för debitering innevarande år.
3.2. Mobiltelefoner
ES ansvarar för att inga gamla avtal löper vidare utan att man har behovsprövat en ny avtalsperiod liksom att samla in begagnade telefoner med tillbehör samt föra fortlöpande register över Curas mobiltelefoner.
3.3. Telefonabonnemang
Anskaffa telefonabonnemang vid behov exempelvis till nya verksamheter eller till lägenheter där vård och omsorg bedrivs.
3.4. Hyresavtal
ES ansvarar för att nya hyresavtal till nya verksamheter eller till lägenheter 8. Posthantering
PL sköter posthanteringen när ES inte är i tjänst.
9. Bokning av resor, hotell mm
PL ansvarar för att boka resor, hotell och liknande vid utbildningar, studiebesök eller övriga tjänsteresor för alla Curas medarbetare liksom för alla Curas gäster.
10. Styrgrupp, Central samverkansgrupp
PL ingår i Curas styrgrupp samt deltar alltid i Central samverkansgrupp.
1.9.4. Ekonomisekreterare Ansvarsområden
1. Administration 2. Ekonomiadministration 3. Avtal
4. PO – larm
5. Administration vårdavtal 6. Kansliets lokaler 7. Kansliets bil 1. Administration 1.1. Posthantering
Ekonomisekreteraren (ES) ansvarar för inkommande post. Alla leverantörsfakturor ankomstregistreras och fördelas ut till respektive verksamhet för kontroll och kontering för att sedan återlämnas till kansliet för slutregistrering. Resterande post sorteras och numreras enligt upprättat diariesystem. Regelverket för diarieföring avgör vilka dokument som ska diarieföras, tex alla former av avtal, ansökningshandlingar och elevansökningar. Posten delas ut till respektive mottagare.
1.2. Statistik till SCB
Efter varje årsbokslut kommer det från SCB krav på inlämnande av räkenskapssammandrag för kommunalförbund. Uppgifterna lämnas in till SCB över internet. På deras angivna webbplats hämtas anvisningar och tidplan. Årligen kommer också krav på inlämnande av driftredovisning avseende gymnasieskolan till SCB. SCB skickar Excel-fil som ska fyllas i och skickas tillbaka som e-post.
1.3. Inköp
ES ansvarar för att det i kansliets centrala förråd finns förbrukningsmateriel såsom kopieringspapper, brevpapper, kuvert, pennor osv. samt vid behov göra beställningar till personal på kansliet. Alla beställningar av förbrukningsmaterial görs hos avtalade leverantör vilket för närvarande är Lyreco. ES begär in offerter vid större inköp och vid inköp av kapitalvaror av större värde när FC, VC eller övrig personal begär detta.
1.4. Närarkiv – centralarkiv
ES arkiverar verifikationer och andra underlag enligt
dokumenthanteringsplan. Materialet arkiveras i särskilda arkivlådor som beställs från Karlshamns kommuns centralarkiv. På ryggen av arkivlådan anges organisation, innehåll (verifikationsnummer när detta finns) samt årtal. För avhämtning till centralarkiv kontaktas ansvarig för Karlshamns kommuns centralarkiv. Internposten hämtar materialet.
1.5. Adress, telefonlistor och avtalsförteckning
ES ansvarar för att uppdatera Curas adress- och telefonlista med uppgifter för kansli och samtliga verksamheter, liksom att upprätta och uppdatera samlingsdokument över löpande avtal avseende bl a. mobiler, internetabonnemang, leasingbilar samt hyreslägenheter som används i samband med vårdinsatser.
2. Ekonomiadministration 2.1. Fakturering och kundreskontra
ES kontrollerar inkommande fakturaunderlag, att antal vårddagar och att rätt vårdavgift är uttagna. ES registrerar och gör en utskrift av fakturor som sedan skickas ut till kunden. Debiteringslista sparas i pärm i kronologisk ordning och fakturaunderlag i pärm märkt Fakturaunderlag som sedan sparas i arkivet. ES ansvarar för bevakning av betalning.
Betalningspåminnelse och inkassokrav skrivs ut centralt av Karlshamns kommun, ekonomikontoret som skickar dessa till Cura för kontroll och utskick enligt god inkassosed.
2.2. Bokslutsarbete
ES ansvarar för avstämning av balanskonton och eventuella justeringar av dessa liksom för framtagande och sammanställningar av bokslutsunderlag till revisionen. Detta material skall sparas i bokslutspärm enligt viss ordning fastställd av tjänsterevisor. ES sammanställer driftsredovisningen och
2. Personaladministration 2.1. Personalkonferens
VC gör dagordningen för personalkonferensen samt är ordförande.
Sekreterare utses enligt rullande schema. VC följer upp besluten som tas på konferensen och ser till att de verkställs.
2.2. Ledighet
VC beviljar ledighet när det gäller semester, kompledighet och ledighet som följer av lagstiftning.
2.3. Nyanställning
VC utformar annons i samråd med FC och går sedan igenom
anställningshandlingar, gör urval och kallar dessa till intervju tillsammans med personal från den verksamhet som är berörd. Rekryteringsgrupp ska sättas samman i enlighet med bestämmelser i Arbetsmiljöplanen. VC tar referenser och beslutar vem som ska erbjudas tjänsten och meddelar vederbörande samt genomför löneförhandlingar. Underlaget skickas för anställningsavtal till PL för utskrift. VC svarar för att den nyanställde lämnar utdrag från belastnings och misstankeregistret. Detta förvaras i
personakten. VC ansvarar för att introduktionen genomförs enligt Curas introduktionsprogram (se Centrala direktiv).
2.4. Vikarieanställning
Vid längre tids frånvaro av tillsvidareanställd medarbetare övervägs tillsättning av vikarie. VC kallar eventuella vikarier till intervju. Om anställning övervägs tas referenser på de sökande. VC svarar för att vikarien har lämnat utdrag från belastnings och misstankeregistret.
Vikarierna introduceras av VC enligt Curas introduktionsprogram.
2.5. Medarbetar- och lönesamtal
VC ska erbjuda medarbetarna medarbetarsamtal minst två gånger om året vilka genomförs enligt en fastställd mall (se centrala direktiv). Dokumentet förvaras på Kloker. Dokumentet Medarbetar- och lönesamtal som ligger till grund för framtida lönesamtal gås igenom vid ett medarbetarsamtal. Detta dokument ska fyllas i var för sig av medarbetare och VC. Lönesamtalen sker i samband med lönerevisionen och utgår från de centralt tecknade avtalen samt de principer som slagits fast inom ramen för ledningsgruppen.
2.6. Sjukskrivning
När personal sjukanmäler eller friskanmäler sig till VC anmäler hon det vidare till PL.
2.7. Tjänstgöringsrapport
Vid varje månadsslut kontrollerar VC tjänstgöringsrapporterna. Alla förändringar från grundschemat, t ex OB eller semester, kontrolleras och attesteras av VC. Originalet skickas till lönehandläggaren.
2.8. Semester
VC beviljar önskemål om semester om det inte finns lagliga eller andra verksamhetsmässiga skäl däremot.
2.9. Arbetsplatsträff
Vid behov sammankallar VC till arbetsplatsträff.
3. Budgetansvar 3.1. Attestera räkningar
VC kontrollerar fakturor och attesterar enligt centrala direktiv. VC skickar fakturor till PL.
3.2. Handkassa
Varje verksamhet inom konsultgruppen ansvarar för sin egen handkassa.
VC har det yttersta ansvaret för dessa.
3.4. Inköp av kapitalvaror
Förslag till inköp tas upp på arbetskonferens. VC godkänner förslagen enligt delegation.
Inköp över 10 tkr ska godkännas av FC.
4. Kundkontakter
VC har i förhållande till Cura Resurscentrum det övergripande ansvaret för kontakterna med medlems- och utomlänskommuner. En gång om året ska denne ta kontakt och erbjuda information om konsultgruppen till medlemskommunerna samt kunna få information av kommunerna om eventuella framtida behov.
för ungdomsboende eller dylikt upprättas samt att se till att hyresavtal sägs upp i rätt tid. ES kontrollerar att vi betalar rätt hyror mot hyresavtal.
Avtal tecknas av FC.
3.5. Leasingavtal arbetsmaskiner
ES kontrollerar att vi har rätt kostnad gentemot avtal vad avser leasinghyra för arbetsmaskiner så som kopiatorer och dylikt. Avtal tecknas av FC.
3.6. Internetabonnemang
ES anskaffar internetabonnemang vid behov exempelvis till nya verksamheter eller till lägenheter där vård och omsorg bedrivs. Avtal undertecknas av FC.
3.7. Eniro – telefonkatalog
Efter att ha fått korrektur på innehåll i telefonkatalogen från Eniro, går ES igenom adress- och telefonuppgifter samt att rätt verksamheter finns med.
Efter genomgång och information till FC överlämnas uppgifterna för beställning till kontaktman på Eniro. Det är endast i Eniros telefonkatalog vi betalar för att ha dessa uppgifter.
3.8. Preem bensinkort
ES för löpande register över bensinkort samt beställer ersättningskort eller helt nya kort i samråd med VC till nya eller befintliga verksamheter. Avtalet skrivs på av FC. ES är kontaktman i förhållande till leverantörer när problem uppstår med kort eller krediter. Se centrala direktiv.
4. PO – larm
ES är kontaktperson inom Cura individutveckling och blir kontaktad av SOS alarm i det fall ombuden utlöser larmet. ES har inget ansvar för åtgärd, eftersom larmet går direkt till polisen. ES får information från SOS för kännedom samt för att vid behov uppge exakta adressuppgifter om vart ombudet kan vistas t ex. i vilken lägenhet, i vilket hyreshus.
Uppgifter om klienter finns i nedersta lådan i arkivskåpet till vänster innanför dörren i arkivet. Om ombuden utlöser ett larm av misstag meddelar ombudet detta till ES som då kontaktar vakthavande polis.
5. Administration vårdavtal
ES tar på uppdrag av FC och VC fram underlag som personalkostnader och driftskostnader i ekonomisystemet och löneunderlag för att kunna sammanställa en relevant vårdavgift.
6. Kansliets lokaler 6.1. Kontaktperson
ES är kontaktperson i förhållande till hyresvärden KABO eller lokalansvarig när problem uppstår med kansliets lokaler. ES är kontaktperson gentemot leverantör av larm samt kontaktperson gentemot SOS alarm i Växjö när problem uppstår med larm. ES ska vara behjälplig med nyanskaffning eller ändring av koder och dylikt.
6.2. Nycklar kansliet
ES är kontaktperson i förhållande till KABO och Blekinge låsteknik vid anskaffning av nya nycklar.
7. Kansliets leasingbil
ES ser till att leasingbil finns på plats när den är inbokad av någon på kansliet samt beställer tid för däckbyte.
1.9.5. VC/utredningssekreterare Ansvarsområden VC
1. Konsultgruppen 2. Personaladministration 3. Budgetansvar 4. Kundkontakter
5. Styrgrupp/ledningsgrupp/central samverkan 6. Kvalitetsarbete
7. Akutsituationer 8. Centrala direktiv 9. Arbetsmiljö 1. Konsultgruppen
US är även VC för Konsultgruppen vilken innefattar Curas fyra mindre verksamheter; personliga ombud, familjerådgivning, familjehems- och utredningskonsulenter samt Cura resurscentrum. VC ansvarar för att verksamheterna bedrivs enligt de mål och riktlinjer som finns i budget och plan för Cura Individutveckling. VC skriver den lokala arbetsplanen för varje verksamhet och följer under året upp vad som står i denna.
3.2. Ny verksamhet
I samband med uppstart av ny verksamhet ska US vid behov bistå FC i projektfasen, vilket kan innebära t ex. lokalanskaffning, personalrekrytering, inventarieinköp samt uppföljning av den nya verksamheten.
4. Kvalitetssäkringsarbete
US är ansvarig för kvalitetssäkringsgruppen. Gruppen arbetar med att utveckla kvalitetshandboken samt med övergripande kvalitetsfrågor.
Kvalitetssäkringsgruppen träffas fyra gånger om året för kvalitetsmöten varav två gånger tillsammans med VC för kvalitetskonferens. Vid dessa möten är US ordförande och för även minnesanteckningar. US uppdaterar kvalitetshandboken en gång per år tillsammans med FC, i samband med årsbokslutet.
5. Utvärderingar
På uppdrag av medlemskommunerna, direktionen, FC eller VC gör US utvärderingar av Curas verksamheter. Utvärderingarna kommuniceras med medlemskommunerna.
6. BBIC-samordnare
US fungerar som BBIC-samordnare i länet. Samordnaren kallar BBIC- nätverket i länet till möten fyra gånger per år samt är nätverkets representant på samordnarträffar hos Socialstyrelsen fyra gånger om året.
Samordnaren ansvarar för minnesanteckningar från mötena och sammanställer en årsrapport över arbetet i nätverket till Socialstyrelsen vid årsskiftet. Samordnaren organiserar utbildningar som Socialstyrelsen ger, inventerar i nätverket vilka utbildningsbehov som finns samt samordnar vid behov lokala utbildningar för nätverket. Samordnaren håller, tillsammans med utbildare från nätverket, i grundutbildningar i BBIC.
7. Lagstiftning
US ska tillsamman med FC känna till den lagstiftning som är tillämplig inom Curas verksamheter med ett särskilt ansvar kring SoL. Vid frågor från enheterna gällande lagstiftning ska US kunna svara, alternativt ta reda på av sakkunnig inom området, vad
som gäller.
8. Regional samverkan
US ingår i olika nätverk för regional samverkan. Där ska uppdraget vara att dels sprida kunskap om Curas verksamheter och kompetens, dels lyssna in
behov som finns i regionen och föra tillbaka dessa till styr- och ledningsgrupp för vidare diskussion.
9. Hemsidan/broschyrer 9.1. Uppdatering
US ansvarar för ändring av information och tillägg på den gemensamma hemsidan i samråd med FC och VC.
9.2. Layout och textmaterial
US ansvarar för att ta fram textmaterial och layout i samråd med FC, VC och eventuell konsult.
10. Miljöarbete
US ansvarar för att regelbundet sammankalla miljöansvariga i Curas verksamheter för att följa upp miljöarbetet inom Cura.
5. Styrgrupp/ledningsgrupp/central samverkans grupp VC ingår i Curas styrgrupp samt ledningsgrupp. Efter möten med styrgruppen redogör VC för personalgruppen vad som gåtts igenom.
Protokoll från mötet skickas ut via e-post.
VC ingår i gruppen för central samverkan. Protokoll från Central samverkansgrupp skickas ut via e-post och gås igenom på personalkonferensen.
6. Kvalitetsarbete 6.1. Kvalitetscirkel möten
VC ser till att alla verksamheterna i Konsultgruppen regelbundet går igenom kvalitetshandboken. Arbetsgruppen beslutar om eventuella ändringar och VC ansvarar för att det följs upp. Vid ändringar av policykaraktär måste FC godkänna dessa. Kvalitetsansvarig svarar för ändringar i
kvalitetshandboken/Kloker. VC godkänner ändringarna.
6.2. Övrigt Kvalitetsarbete
Budget för kvalitetsarbete utgår från Curas budget för verksamheten.
VC deltar i regelbundna kvalitetsmöten med övriga verksamheters kvalitetsansvariga i enlighet med handbokens rutiner.
7. Kris och katastrofsituationer
För kris- och katastrofsituationer finns fastställda rutiner i centrala direktiv.
8. Centrala direktiv
I centrala direktiv finns gemensamma direktiv för alla Curas verksamheter.
Direktiven finns på Kloker. VC ansvarar för information till all personal vid eventuella ändringar i Centrala direktiv.
9. Arbetsmiljö 9.1. Arbetsskador
Rutin finns i Centrala direktiv om arbetsskada aktualiseras. VC ser till att arbetsskaderapporten fylls i tillsammans med den skadade. Ett exemplar skickas till Försäkringskassan och ett till den skadade. Ärendet anmäls på central samverkansgrupp. Eventuell förändring i arbetsrutinen vidtas.
9.2. Smittskydd
VC ser till att sakkunnig person konsulteras vid behov när det gäller frågor som rör smittskydd.
9.3. Brandskydd
VC ansvarar för att gå igenom hur brandlarm fungerar med nyanställd personal samt att alla verksamheter har fungerande brandskydd.
Brandövning med personal genomförs 1 gång vartannat år på initiativ av VC. Övrigt, se Curas Övergripande Brandskyddspolicy.
Ansvarsområden Utredningssekreterare 1. Utredningsarbete
2. Utbildning 3. Utvecklingsarbete 4. Kvalitetssäkringsarbete 5. Utvärderingar 6. BBIC-samordnare 7. Lagstiftning 8. Regional samverkan 9. Hemsidan
1. Utredningsarbete
Förbundschefen eller direktionen formulerar utredningsuppdraget. US gör därefter upp en arbetsplan i samråd med FC. I arbetsplanen ska framgå hur data och faktainsamling ska gå till samt när och vem som ska kontaktas för detta. Därefter gör US en bearbetning och analys av det insamlade materialet samt en sammanställning där resultatet redovisas utifrån utredningsuppdragets frågor. Eventuell kostnadskalkyl görs i samråd med ekonomisekreterare och FC. Vid behov föredras ärendet för
direktionen.
2. Utbildning
US ska tillsammans med koordinator i Resurscentrum ha en samlad bild av utbildningsbehovet i förbundet och arbeta för att samordning sker mellan verksamheterna vid olika utbildningsinsatser.
3. Utvecklingsarbete 3.1. Befintlig verksamhet
US fungerar som diskussionspart för FC och VC vid utvecklingsarbete i befintliga verksamheter.
2.1. Notavillan
2.1.1. Historik
I början av 1980-talet omorganiserades barnhemmet Västerbo i Karlskrona. Enligt nya tankar om småskalighet och närhet öppnade landstinget 1985 två nya barnhem i länet. Ett i öst ”Rönnvillan” och ett i väst ”Notavillan”. Notavillan öppnade i augusti 1985 först på Elersväg i Karlskrona. I januari 1986 flyttade enheten till ett villaområde i Karlshamn, Notavalla, därav verksamhetens namn. Notavillan var ett traditionellt barnhem med fem platser. Nio personer arbetade enligt ett rullande schema.
I november 1990 flyttade institutionen till nya lokaler i centrala
Karlshamn. I januari 1993 övergick huvudmannaskapet för verksamheten från Landstinget Blekinge till Vårdförbundet Blekinge (numera Cura Individutveckling), ett kommunalförbund med alla Blekinges fem kommuner som medlemmar. En ny flytt gjordes under februari 1997 till ett
bostadsområde i utkanten av centrala Karlshamn. Platsantalet utökades samtidigt till åtta.
Under 2006 utökades antalet platser till tolv och personalstyrkan fick utökad kompetens i form av fyra personer som kom från Curas enheter Ronnja och Lotsen efter deras avveckling.
Personalstyrkan har utökats under åren, först till elva och numera är man femton heltidstjänster och en halvtid. Verksamheten har ”fasta”
vikarier.
Sedan början av 1990-talet har Notavillan tillgång till separata lägenheter i området för öppenvårdsärenden d.v.s. familjer med mindre omvårdnads/skyddsbehov än de familjer som bor inne på Notavillan.
Notavillan arbetar även med eftervård och umgängesärenden.
Under hösten 2010 startade Notavillan upp ett skyddat boende för våldsutsatta kvinnor och deras barn. Det skyddade boendet ligger i anslutning till institutionen.
2.1.2. Personella resurser Personal
15 ½ tjänster 100 %
Verksamhetschef (VC) 1 100 %
Biträdande VC 1 100 %
Behandlare 13½ 100 %
Utbildningar
Skötare psykiatrisk vård 2 Barn och ungdomsvårdare 4 Fritidsledare 1 Fritidspedagog 1 Socialpedagog 2½ Socionom 1 Sjuksköterska (psykiatri) 1 Förskolelärare 1 Beteendevetare 1 2.1.3. Verksamhetschef Ansvarsområden 1. Behandlingsansvar 2. Personaladministration 3. Budgetansvar 4. Kundkontakter 5. Ledningsgrupp 6. Kvalitetschef 7. Akutsituationer 8. Centrala direktiv 9. Arbetsmiljö 10. Juridiska kontakter 11. Skyddat boende 12. Externa uppdrag 1. Behandlingsansvar
Verksamhetschefen har det yttersta ansvaret för behandlingsarbetet på Notavillan. (Beträffande innehållet i behandlingsarbetet se Behandlare 2.1.5.)
2. Personaladministration
2.1. Personalkonferens (arbets- och behandlingskonferens) VC ska skriva och sätta upp dagordningen för personalkonferensen.
VC förbereder konferensen; tar med konferenspärm, dagordning, behandlingskonferens papper mm. Under konferensen görs schema och eventuella ledigheter för personal gås igenom och VC sätter in vikarier.
Efter konferensen sätts protokollet in i konferenspärmen och kopia skickas till FC. VC följer upp besluten som tas på Arbets- och behandlingskonferensen och ser till att de verkställs.
2.2. Ledighet
VC beviljar ledighet för berörd personal, går igenom personalschemat så att täckning finns samt tillsätter vikarier.
2.3. Nyanställning
VC utformar annons i samråd med FC och går sedan igenom anställningshandlingar, gör urval och kallar dessa till intervju.
Personalen erbjuds att ge sin syn på de utvalda.
Fackföreningsrepresentanter ska inbjudas till intervjun. VC beslutar vem som ska erbjudas tjänsten (bitr. verksamhetschef anställs av FC) och meddelar vederbörande samt genomför löneförhandlingar. Underlaget skickas för anställningsbevis till personalsekreteraren för utskrift.
VC svarar för att den nyanställde lämnar utdrag från belastnings och misstankeregistret. Förvaras i personakten. VC ansvarar för att genomföra introduktionen enligt Cura:s introduktionsprogram (finns på Kloker.)
2.4. Vikarieanställning
VC inventerar vikariebehovet och kallar eventuella vikarier till intervju. Om anställning övervägs tas referenser på de sökande. VC svarar för att vikarien har lämnat utdrag från belastnings och misstankeregistret.
Vikarierna introduceras av VC enligt Cura:s introduktionsprogram. Vikarierna får gå bredvid två arbetspass. VC timanställer vikarier i högst 3 månader.
2.5. Veckoschema personal
VC går igenom veckoschemat för att se om det finns personaltäckning, fastställer detta på arbetskonferensen och anslår schemat på anslagstavlan vid köket, i personalrummet samt i mappen för veckoplanering.
