Analys & Strategi RAPPORT
Utredning av Gatuavdelningen inom Tekniska förvaltningen i Trelleborgs kommun
Förändra Gatuavdelningen till en renodlad beställarorganisation
Rapportnummer 2014-03-28
Analys & Strategi
Titel: Utredning av Gatuavdelningen inom Tekniska förvaltningen i Trelleborgs kommun - Förändra Gatuavdelningen till en renodlad be- ställarorganisation
Redaktör:
WSP Sverige AB
Besöksadress: Jungmansgatan 10 Box 574
201 25 Malmö Tel: 010-722 50 00 E-post: info@wspgroup.se Org nr: 556057-4880 Styrelsens säte: Stockholm www.wspgroup.se/analys
Konsulter inom samhällsutveckling
WSP Analys & Strategi är en konsultverksamhet inom samhällsutveck- ling. Vi arbetar på uppdrag av myndigheter, företag och organisationer för att bidra till ett samhälle anpassat för samtiden såväl som framti- den. Vi förstår de utmaningar som våra uppdragsgivare ställs inför, och bistår med kunskap som hjälper dem hantera det komplexa förhållan- det mellan människor, natur och byggd miljö.
Analys & Strategi
Innehåll
SAMMANFATTNING ... 4
1 BAKGRUND ... 7
2 MÅLSÄTTNING ... 8
3 METODIK ... 9
4 DAGENS ORGANISATION ... 9
5 NULÄGE ... 11
6 ANALYS AV KONKURRENSUTSÄTTNING ... 12
7 SLUTSATSER OCH REKOMMENDATIONER ... 14
8 NÄSTA STEG ... 16
4 Analys & Strategi
Sammanfattning
WSP fick efter tekniska nämndens sammanträde den 12 februari 2014 i uppdrag att genomföra en analys av möjligheterna samt förslag till att förändra gatuavdelningen till en renodlad beställarorganisation, samt att analyserna presenteras för nämnden i april 2014.
Uppdraget har föregåtts av flera beslut i nämnden efter att WSP gjorde en genomlysning av avdelningen sommaren 2013.
Bakgrunden till uppdragen är ett stort budgetunderskott som också vuxit under året.
En konkurrensutsättning av huvuddelen av gatuavdelningens verksamhet anser vi vara möjlig och en mer effektiv verksamhet kan skapas.
Dagens ekonomiuppföljning är svår att förstå både för verksamhetsansvariga och politi- kerna. En översyn bör här ske snarast möjligt så att det går att följa den ekonomiska ut- vecklingen kontinuerligt. Redovisningen till Tekniska nämnden bör också förbättras så att man får en bättre transparens i verksamheten. Det är viktigt att den månadsredovisning som nu sker är lätt att förstå och följa.
För att följa upp kostnaderna för småbåtshamnarna bör dessa redovisas separat i redovis- ningen till nämnden. Däremot förordar vi att verksamheten integreras med övrig verk- samhet inom gatuavdelningen. I annat fall krävs viss dubbelbemanning.
För att kunna styra verksamheten krävs att drift- och underhållsplaner tas fram för gatu- verksamheten och för småbåtshamnar och stränder samt att tydliga mål sätts upp. Dessa är en förutsättning för att beskriva de underhållsåtgärder och den driftnivå som önskas, och bildar underlag för Tekniska nämnden att ta beslut om på vilken nivå som drift och underhåll bör vara och vilka prioriteringar som ska göras. Dessa planer krävs oberoende om verksamheten konkurrensutsätts eller ej.
Vi har i vår analys kommit fram till att överföring av ansvaret för återställningar till VA- och Energiavdelningarna är att rekommendera. Man kan genom att de gör upphandling- arna tydligt se den totala kostnaden som skall belasta den taxefinansierade budgeten. För gatuavdelningen innebär det att man får en intäkt i form av avgift enligt grävningsbe- stämmelserna. Uppföljning och kontroll kan ske med befintlig personal.
Investeringsarbeten samt större underhållsåtgärder är avgränsade åtgärder som kan preci- seras i en upphandling och här anser vi också att detta bör handlas upp. Det sker redan idag viss sådan upphandling.
Drift är mera komplicerad att precisera och för detta krävs en plan som beskriver an- svarsområdet och där driftnivåer definieras. Drift är också den verksamhet som allmänhe- ten ställer störst krav på och som är synlig. Vi föreslår här att en gemensam driftorganisa- tion bildas som ansvarar för gator, parker och småbåtshamnar och att man för närvarande behåller detta inom nämndens ansvar.
Analys & Strategi 5
Förrådet inom serviceenheten föreslår vi avvecklas. Eventuella inköpsavtal som krävs av verksamheten bör skötas på administrativa avdelningen.
När verksamheten i huvudsak upphandlas av entreprenörer eller överförts till andra av- delningar kan övrig utrustning inom serviceenheten avvecklas, och därmed kan enheten avvecklas.
Nästa steg i processen kan beskrivas enligt följande.
Förutsättningar för att få en väl fungerande organisation
Verksamheter där arbetet med konkurrensutsättning kan starta omgående
Verksamhet som för närvarande bör behållas i egen regi
Verksamhet som kan avvecklas
Verksamhet som kvarstår i avvaktan på annat beslut Förbättrad och tydligare ekonomiuppföljning
Kompetensutveckling inom upphandling Drift- och underhållplan för gator
Drift- och underhållsplan för småbåtshamnar
Ansvaret för återställningar åt Energi- och VA avdelningarna överförs till respektive avdelning för upphandling
Investeringar och större underhåll av gator Drift, underhåll och förnyelse av gatubelysning
Serviceenheten
Drift och mindre underhållsåtgärder på gator samt småbåtshamnar
Parkeringsövervakning
6 Analys & Strategi
Verksamheter inom Gatuavdelningen som förslås vara kvar Beställarombud
Gatutekniker
Handläggare Admin/Trafik Enhetschef Trafik
Parkeringsvakter i avvaktan på beslut om p-bolag
Drift- och underhållsgruppen som samordnas med parkdrift.
1 Bakgrund
I tekniska nämnden 22 maj 2013 beslutades att förvaltningen snarast skulle påbörja en granskning av gatuavdelningens och småbåtshamnarnas verksamheter och funk- tioner samt kostnader och intäkter. Resultatet av granskningen skulle presenteras för tekniska nämnden i september.
Bakgrunden till beslutet var Delårsrapporten som visade på ett underskott för gatu- avdelningen på ca 6 Mkr.
WSP genomförde under sommaren 2013 en genomlysning av gatuavdelningen inom Tekniska förvaltningen. Målsättningen för denna utredning var att
Styra upp ekonomin
Gatuavdelningen blir tydligare i hur man bidrar till att skapa ett attraktivt och tryggt Trelleborg.
Ökad servicegrad mot medborgarna
Använda medarbetarna i denna omställning
Vid redovisningen i tekniska nämnden den 18 september 2013 fick förvaltningen i uppdrag att utifrån redovisad rapport till nästa sammanträde återkomma med för- slag till en genomförandeplan.
Vid tekniska nämndens sammanträde den 16 oktober fick förvaltningen i uppdrag att utreda ansvar för återställningar i extern regi i enlighet med WSP:s rapport och återkomma till nämnden i november med förslag till beslut. Dessutom fick förvalt- ningen i uppdrag att utreda framtiden för serviceenheten i enlighet med WSP:s rap- port samt att återkomma till nämnden i december med förslag till beslut. Förvalt- ningen fick också i uppdrag att utreda möjligheten att föra över ansvaret för vatten och kajanläggningar i småbåtshamnarna till Trelleborgs Hamn AB samt att åter- komma till nämnden i december med förslag till beslut. Dessutom skulle tekniska nämnden ha kontinuerlig avrapportering av åtgärder med utgångspunkt i WSP:s rapport.
Förvaltningen skulle avvakta med utredning om parkering och tillgänglighet.
Dessutom har kommunstyrelsen beslutat 27 november 2013 att utreda frågan om ett kommunalt parkeringsbolag. I förutsättningarna skall utredas att bolaget hand har parkeringsövervakning på gatumark.
Vid tekniska nämndens sammanträde den 13 november beslutade nämnden om återremiss för vidare behandling vad gäller utredningen om ansvaret för återställ- ningarna i extern regi.
8 Analys & Strategi
Vid tekniska nämndens sammanträde den 11 december beslutades att godkänna förvaltningens förslag till beslut att behålla ansvaret för vatten och kajanläggningar i småbåtshamnarna.
Vid nämndens sammanträde i december beslutades också att återremittera ärendet om serviceenheten till förvaltningen med motiveringen att lägga till ytterligare ett alternativ ”att avveckla serviceenheten under 2014” samt att återkomma till nämn- den med samverkan och konsekvensanals för de fyra presenterade alternativen till nämnden i februari 2014.
Vid tekniska nämndens sammanträde 22 januari godkändes redovisningen om åter- ställning i extern regi och kontoret fick i uppdrag att genomföra konsekvensanalys och MBL-förhandlingar till nämndens sammanträde i mars.
Tekniska nämnden den 12 februari 2014 godkände förvaltningens redovisning av Riskbedömning inför ändring i verksamheten avseende gatuavdelningens service- enhet.
Vid tekniska nämndens sammanträde 12 februari 2014 framkom i samband med redovisningen av Årsanalys 2013 att underskottet för gatuavdelningen inklusive småbåtshamnar och serviceenheten ökat till ca 10 Mkr. Nämnden tog då beslut
att förvaltningen skall ge uppdrag åt kommunens externrevisorer att göra en fullständig analys och förklaringar av gatuavdelningens resultatavvikel- ser per kontoslag.
att förvaltningen får i uppdrag att uppdra åt extern part att genomföra en analys av möjligheterna samt förslag till att förändra gatuavdelningen till en renodlad beställarorganisation. samt att analyserna presenteras för nämnden i april 2014
En dialog har också startat med Trafikverket om möjligheterna att ta över barmarksrenhållningen på E6/E22/RV9 och väg 108 enligt förslaget i WSP:s rap- port. Trafikverket har dock meddelat att man inte är villig att överlåta skötseln till kommunen.
2 Målsättning
Enligt uppdraget från tekniska nämnden skall en analys göras av möjligheterna, samt förslag till att förändra gatuavdelningen till en renodlad beställarorganisation.
Analys & Strategi 9
3 Metodik
Intervjuer har skett med chefen för tekniska kontoret, gatuchefen, parkchefen samt enhetscheferna för drift/underhåll och service.
Dessutom har en analys gjorts av de avvikelser från budget som uppkommit under året.
4 Dagens organisation
Gatuavdelningens övergripande ansvar ligger i att sörja för att driva samt underhål- la allmän platsmark. Därutöver har avdelningen ansvar för parkering, kommunens belysning av allmän plats mark, myndighetsutövning samt trafiksäkerhetsarbete.
Även småbåtshamnarna ligger i dagsläget som ett ansvarsområde inom avdelning- en. Tekniska nämnden har beslutat 18 juni 2013 att för att renodla hamnverksam- heten kommer en separat avdelning att bildas inom tekniska förvaltningen.
Inom Gatuavdelningen återfinns ett antal underenheter. Avdelningen har i nuläget 25 medarbetare vilket inkluderar stab samt gatuchef.
Gatuavdelningens organisation
10 Analys & Strategi Avdelningsledning samt stabsfunktioner
I gatuchefens stab ingår en gatutekniker samt en handläggare som ansvarar för ad- ministration. Dessutom har en tjänst på 50 % tillkommit som båtplatsadministratör i och med att det totala ansvaret för småbåtshamnarna överfördes till Tekniska för- valtningen.
Gatuteknikern är grävningsansvarig och tar emot och registrerar alla grävningsan- mälningar samt ger grävningstillstånd. Antalet grävningstillstånd är ca 200/år varav hälften är externa.
Interna återställningar görs idag åt VA- och energiavdelningarna enligt intern pris- lista. För interna och externa gäller 5 års garantitid, och kontroll sker efter färdig- ställande.
Den administrative handläggaren fakturerar grävningstillstånd och arrenden. Bi- drag till enskilda vägar betalas ut. Tillstånd för långa, breda och tunga transporter behandlas också samt parkeringstillstånd för funktionshindrade. Även hyra av mark för tillfälliga uppställningar såsom containers byggställningar och uteserveringar behandlas.
Drift/underhållsenheten
Drift och underhållsenheten har ansvar för kommunens väg- och gatunät gällande dels löpande underhåll samt vissa mindre nyinvesteringsprojekt. Enheten består av åtta personer utöver enhetschefen.
Tre arbetslag lyder under enhetschefen och dess uppdelning är främst utefter re- spektive arbetsuppgifter. Dessa arbetslag är anläggning stensättning, anläggning asfalt samt anläggning drift och underhåll.
Arbetslaget anläggning stensättning arbetar dels med att höja standarden i kommu- nens egna gatunät samt deltar i investeringsprojekt.
Anläggning asfalt har till uppgift att dels ansvara för akuta åtgärder i kommunens vägnät gällande skador på vägen samt att återställa för VA samt energiavdelningen.
Anläggning drift och underhåll har mycket varierande uppgifter kopplat till under- håll samt drift i kommunens väg- och gatunät. Utöver detta ansvarsområde är ar- betslaget ansvarigt för drift- och underhåll vid kommunens småbåtshamnar. En person som ansvarar för renhållning inom stadens centrala delar har överförts till parkavdelningen.
Trafikenheten
Inom trafikenheten återfinns en enhetschef samt tre parkeringsvakter.
Parkeringsvakterna fungerar också som torgvakter på onsdag och lördag när det är torghandel.
Enhetschefen handlägger LTF-ärendena och ansvarar också för liggaren som består av ett digitalt system. TA-planer godkänns och beslut om fordonsflytt tas.
Analys & Strategi 11
Enhetschefen har många kontakter med allmänheten om olika trafikfrågor och del- tar i olika kommunövergripande projekt som berör trafik.
Serviceenheten
Serviceenheten har tidigare legat såsom en del av serviceförvaltningen men blev i och med en omorganisation åter flyttat till tekniska förvaltningen under gatuavdel- ningen.
Det övergripande ansvar som serviceenheten har är att fungera som stödfunktion för den tekniska förvaltningen, dels genom lagerhållning och förrådsverksamhet samt dels såsom uthyrare av transport och övriga arbetsmaskiner.
Inom serviceenheten finns idag Förråd samt Transport.
Grundläggande för serviceenheten är att dess drift ska täckas av intäkter för dess verksamhet vilket inte innefattar något skattefinansierat tillskott från kommunbi- drag.
I dagsläget så har Transport ett antal fordons som hyrs ut på kort alternativ längre tid till övriga avdelningar inom den tekniska förvaltningen.
Förrådsverksamheten har under senare år inskränkts i takt med att dess kundkrets inom kommunen har minskat och servicen mot allmänheten har upphört. I dagslä- get är det endast tekniska förvaltningen som har rätt att utnyttja förrådets tjänster.
Förrådet drivs av en person som har ansvar för att administrera samt säkerställa att artiklar finns i lager. Till sin hjälp har ett förrådssystem köpts in vars uppgift är att säkerställa lagernivåer samt underlätta inventering.
Chefen för serviceenheten sköter det administrativa drivmedelssystemet eftersom detta är en del i förrådssystemet, och beställning av drivmedel sköts av förrådet.
Övrig drivmedelshantering sköts av serviceförvaltningen.
Viss materialhantering samt återvinning sköts av serviceenheten där massor hante- ras på en yta lokaliserad på Sjövik.
5 Nuläge
Drift och underhållsenheten
Under vintern 2013/2014 överfördes en större del av vinterväghållningen till exter- na entreprenörer. Det som återstår är vinterväghållning dagtid på villagator och vissa större gator.
Beläggningsprogrammet utförs av extern entreprenör.
Återställningar genomförs i egen regi åt energiavdelningen och VA-avdelningen, samt faktureras enligt prislista. Ingen särskild avgift tas ut enligt grävningsbe-
12 Analys & Strategi
stämmelserna. Övriga som begär tillstånd för arbeten i gatan faktureras i enlighet med grävningsbestämmelserna.
Beredskap
Man använder serviceenhetens lastbil med kran och denna används då också för beredskapen. Huvuddelen av beredskapen är åt VA-avdelningen och endast mindre omfattning är för gata. Insatser för gata är framförallt vid extrema vädersituationer som storm eller översvämningar.
6 Analys av konkurrensutsättning
Förutsättning
En förutsättning för att konkurrensutsättning av verksamhet skall bli kostnadseffek- tiv och att man får det resultat som man förväntar sig är att upphandlingen sker på ett professionellt sätt med rätt underlag och att uppföljning sker.
Det är också viktigt att det finns en budget som man kan följa upp verksamheten efter.
Dagens ekonomiuppföljning är svår att förstå både för verksamhetsansvariga och politikerna. En översyn bör här ske snarast möjligt så att det är går att följa den ekonomiska utvecklingen kontinuerligt. Redovisningen till Tekniska nämnden bör också förbättras så att man får en bättre transparens i verksamheten. Redovisning till nämnden kommer att ske månadsvis framöver och det är då viktigt att det sker på ett pedagogiskt sätt så att det är lätt för nämnden att förstå.
Vi har också uppmärksammat att i budgeten är definitionen på det som kallas drift respektive underhåll och investeringar oklart. En tydlig definition bör tas fram på vad som skall ingå i driftbudgeten respektive investeringsbudgeten. I samband med översynen av ekonomiuppföljningen bör en översyn ske.
För att göra upphandlingar måste ett förfrågningsunderlag kunna beskriva vilken verksamhet man önskar få ett pris på. Vad gäller drift och underhåll på gata samt i småbåtshamnarna finns idag inget sådant underlag.
En drift- och underhållsplan för gata och småbåtshamnar behövs också om man sköter verksamheten i egen regi då den visar vilka behov som finns. Mål som sedan kan omsättas i pengar kan sättas upp. Detta är en förutsättning för att nämnden
Analys & Strategi 13
skall ha ett underlag till beslut om vilken standard man vill ha och om man får det man betalar för.
Förslag
Drift- och underhållsenheten
Stora delar av verksamheten är redan idag utlagd på entreprenörer.
Återställningarna som idag sköts åt VA- och energiavdelningarna kan i fortsätt- ningen handlas upp av dessa avdelningar av externa entreprenörer. Dessa tjänster är lätta att definiera och bedöms som lämpliga att handla upp externt. För dessa av- delningar skall sedan gälla samma förutsättningar som för extern ledningsägare och avgifter tas ut i enlighet med grävningsbestämmelserna. Besiktning skall göras ef- ter färdigställande och garantitid skall gälla. Besiktning förutsätts kunna göras med befintlig grävningsansvarig och kräver inga ytterligare resurser.
För arbeten som utförs inom investeringsbudgeten anser vi att även dessa är av- gränsade och kan definieras och följas upp och därför lämpliga att lägga ut till ent- reprenörer.
Vad gäller drift finns idag inget underlag att handla upp efter, eftersom en drift- och underhållsplan saknas. Dessutom är drift svårare att precisera och följa upp.
Det är dessutom denna verksamhet som mycket påverkar det allmänna intrycket av staden och som allmänheten har krav samt åsikter om. Motsvarande verksamhet finns inom parkenheten och detta skulle vara lämpligt att samordna.
Vi föreslår här att man slår samman gatu- och parkdrift och har grupper som ansva- rar för egna områden. Här skall även driften av småbåtshamnar ingå. De anställda inom driften bedömer vi tar ett stort ansvar för att hålla staden hel och ren.
Genom drift-och underhållsplanen kan nödvändiga underhållsåtgärder beskrivas.
Dessa åtgärder kan i vissa fall åtgärdas av en driftorganisation, annars gäller upp- handling.
Beredskap
Den beredskap som sker berör i huvudsak VA, och endast vid extrema vädersitua- tioner är det åtgärder som krävs för gata. Ansvaret för beredskapen bör därför över- föras på VA-avdelningen. Eftersom behovet av gatujour är begränsad och vid de tillfällen det behövs troligen går att samordna med annan jourverksamhet bör en samordning med VA undersökas.
Serviceenheten
14 Analys & Strategi
Konsekvensen av att konkurrensutsätta drift- och underhållsenheten blir att uthyr- ningen av fordon kan försvinna. De lastbilar som idag hyrs ut till VA förs över dit eller avvecklas och övriga fordon förs över till park-och gatudrift eller avvecklas.
Slamsugen läggs ut på entreprenad med verksamhetsövergång.
Idag finns en fordonsadministration som gäller besiktning och servicehantering som sköts på serviceenheten. Denna kan föras över till respektive enhet att sköta eller att hållas kvar samlad som en administrativ uppgift.
Vi föreslår att förrådet avvecklas och därmed kan även drivmedelsadministrationen föras över till serviceförvaltningen.
Någon form av driftförråd och upplag bör finnas kvar och tillhöra park- och gatu- driften.
Gatubelysning
Detta handlas redan idag upp av energiavdelningen. Inom gatuavdelningen finns 1 person med bil som sköter lampbyte.
Vi anser att denna verksamhet helt kan handlas upp med verksamhetsövergång av entreprenörer.
Parkering
Ett kommunalt parkeringsbolag utreds för närvarande i Trelleborg. Om detta inrät- tas är det naturligt att de trafikövervakare som idag tillhör Gatuavdelningen förs över hit.
I annat fall är även detta en verksamhet som kan handlas upp av privata entreprenö- rer och att verksamhetsövergång i så fall kan ske.
7 Slutsatser och rekommendationer
En konkurrensutsättning av huvuddelen av gatuavdelningens verksamhet anser vi vara möjlig och en mer effektiv verksamhet kan skapas.
En effektiv verksamhet kräver en tydlig styrning och uppföljning. Den ekonomiska uppföljningen som finns idag är alltför komplicerad att använda, och det är svårt för de verksamhetsansvariga att följa upp sina kostnader och få en samlad bild. Det måste bli en tydligare modell för uppföljning. Transparensen i ekonomin måste förbättras och förenklas även för den tekniska nämnden för att skapa ett förtroende.
Det är viktigt att den månadsredovisning som nu sker är lätt att förstå. En översyn
Analys & Strategi 15
bör också göras av vad som finansieras via driftbudgeten och vad som finansieras via investeringsbudgeten. Vi har sett att det idag sker viss sammanblandning mel- lan dessa budgetar.
För att kunna styra verksamheten krävs att drift- och underhållsplaner tas fram för gatuverksamheten och för småbåtshamnar samt att tydliga mål sätts upp. Dessa är en förutsättning för att beskriva och prioritera de underhållsåtgärder och den drift- nivå som önskas, och bildar underlag för tekniska nämnden att ta beslut om på vil- ken nivå som drift och underhåll bör vara. Dessa planer krävs oberoende om verk- samheten konkurrensutsätts eller ej.
För att följa upp kostnaderna för småbåtshamnarna bör dessa redovisas separat i redovisningen till nämnden. Däremot förordar vi att verksamheten integreras med övrig verksamhet inom gatuavdelningen. I annat fall krävs viss dubbelbemanning.
Vi har i vår analys kommit fram till att överföring av ansvaret för återställningar till VA- och energiavdelningarna är att rekommendera. Man kan genom att de gör upphandlingarna tydligt se den totala kostnaden för åtgärderna som skall belasta den taxefinansierade budgeten. För gatuavdelningen innebär det att man får en in- täkt i enlighet med grävningsbestämmelserna. Uppföljning och kontroll kan ske med befintlig personal.
Investeringsarbeten samt underhållsåtgärder är avgränsade åtgärder som kan preci- seras i en upphandling och här anser vi också att detta bör handlas upp. Det sker redan idag viss sådan upphandling.
Drift är mera komplicerad att precisera och för detta krävs en plan som beskriver ansvarsområdet och där driftnivåer definieras. Drift är också den verksamhet som allmänheten ställer störst krav på och som är synlig. Vi föreslår här att en gemen- sam driftorganisation bildas som ansvarar för gator, parker och småbåtshamnar, och att man för närvarande behåller detta inom nämndens ansvar. De fordon som eventuellt behövs förs över i denna organisation. Det framtida behovet av ett drift- förråd och upplag utreds.
Förrådet inom serviceenheten föreslår vi avvecklas. Eventuella inköpsavtal som krävs av verksamheten bör skötas på administrativa avdelningen.
När verksamheten i huvudsak upphandlas av entreprenörer eller överförs till andra avdelningar kan övrig utrustning inom serviceenheten avvecklas, och därmed kan enheten avvecklas.
Konsekvensen av konkurrensutsättning av verksamhet blir att stora delar av de kostnader som idag finns i serviceenheten försvinner. Naturligtvis försvinner även motsvarande intäkter men huvuddelen av dessa belastar som internkostnader inom gatuavdelningen. De intäkter som kommer från andra avdelningar som hyra för bilar till VA försvinner då fordonen förs över till den avdelning som har ansvaret.
VA- och energiavdelningen kan då mera renodlat ta sina kostnader inom taxebud- geten.
16 Analys & Strategi
En övergång till beställarorganisation ställer också höga krav på hur upphandling- arna sköts. Det är därför viktigt att kompetensutveckla den personal som ansvarar för upphandlingarna. Det sker också kontinuerligt förändringar i Lagen om offent- lig upphandling som är viktig att anpassa sig till.
Upphandlingar görs redan idag av drift- och underhållsverksamhet såsom snöröj- ning, asfalt och sopning. Dessa upphandlingar utökas nu med fler investeringspro- jekt och större underhållsarbeten. De upphandlingar som sker av tjänster till små- båtshamnarna kvarstår. Vår bedömning är att de tillkommande upphandlingarna kan inrymmas hos befintlig personal.
För parkeringsverksamheten föreslår vi att avvakta det beslut som fattas om kom- munalt parkeringsbolag innan vidare åtgärder sker. Inom kontoret krävs att myn- dighetsuppgifter som hantering av lokala trafikföreskrifter samt parkeringstillstånd för rörelsehindrade finns kvar även med ett parkeringsbolag.
Gatubelysningsverksamheten förslås upphandlas av extern entreprenör.
En analys bör göras om de besparingar som görs i detta förslag innebär att eventu- ell övertalig personal kan inrymmas med förändrade arbetsuppgifter.
Verksamhet inom gatuavdelningen som föreslås finnas kvar
8 Nästa steg
Vill man göra om Gatuavdelningen till en mera renodlad beställarorganisation be- dömer vi att flera aktiviteter kan starta samtidigt utan att vara beroende av var- andra.
Beställarombud Gatutekniker
Handläggare Admin/Trafik Enhetschef Trafik
Parkeringsvakter i avvaktan på beslut om p-bolag
Drift och underhållsgruppen som samordnas med parkdrift.
Analys & Strategi 17
Förutsättningar för att få en väl fungerande organisation
Verksamheter där arbetet med konkurrensutsättning kan starta omgående
Verksam- het som för närva- rande bör behållas i egen regi
Verksamhet som kan avvecklas
Verksamhet som kvarstår i avvaktan på annat be- slut
Förbättrad och tydligare ekonomiuppföljning Kompetensutveckling inom upphandling Drift- och underhållplan för gator
Drift- och underhållsplan för småbåtshamnar
Ansvaret för återställningar åt Energi och VA avdelningarna överförs till re- spektive avdelning för upphandling
Investeringar och större underhåll av gator Drift, underhåll och förnyelse av gatubelysning
Serviceenheten
Drift och mindre underhållsåtgärder på gator, samt småbåtshamnar
Parkeringsövervakning
18 Analys & Strategi
En renodlad beställarfunktion inrättas som ansvarar för de upphandlingar som sker både vad gäller drift- och underhåll och investeringar och både på gata samt i små- båtshamnar.
En gemensam organisation för gatu- och parkdrift som också inkluderar småbåts- hamnar utreds och en budget för detta bestäms. Som underlag är den övergripande skötselplan som tagits fram för parken och den drift- och underhållsplan som före- slås tas fram för gatudriften samt för småbåtshamnar. En översyn av vilka fordon som krävs görs också, och dessa förs över in i den nya organisationen. Behovet av förråd och upplagsområde utreds.
En avveckling av förrådet kan ske omgående.
Så snart egen regiverksamheten inom Gatuavdelningen avvecklats kan serviceen- heten avvecklas. Denna avveckling innefattar både avveckling av förrådet samt avveckling av övriga lokaler och utrustning. Administrationen av drivmedelssy- stemet överförs till Serviceförvaltningen.
Parkeringsverksamheten samordnas med utredningen om kommunalt parkeringsbo- lag.
