Projekt ’Främja psykisk hälsa’
Rapportbeskrivning för följande arbetsplats som deltagit i projektet 2016-2017
Stattenahemmets vårdboende, Vård- och Omsorgsförvaltningen Helsingborgs stad
Hur når vi dit?
Effekt på bästa sätt?
Erfarenhetsutbyte Omvärldsbevakning Vad gör vi redan?
Stadsledningsförvaltningen HR-avdelningen
Vilka är våra möjligheter?
Vilka effekter vill vi skapa?
Vad får det för konsekvenser?
Idéer, förslag, scenarier
Processtöd (invärld) Interna nätverk Externa nätverk Erfarenhet
Omvärldsbevakning Framtidsspaning Bemanning
Stödpersoner Nätverk, möten Aktiviteter Mötesplatser
Processtöd
Uppföljning av effekt & metod Återkoppling, reflektion, statistik Skapas mervärde?
Förbättra, förändra, behåll Vidareutveckla
Projektvision: Vi vill främja
psykisk hälsa på arbetsplatser för ett hållbart arbetsliv.
Strategiska loopen
Huvudmålet i projektet är att identifiera, ta fram och sprida vardagsnära aktiviteter som främjar psykisk hälsa.
1. Verkligheten 2016 - 2017
Stattenahemmet är ett av Helsingborgs stads största vårdboenden med 87 lägenheter fördelat på 4 våningar. De olika yrkeskategorierna på Stattenahemmet är undersköterskor som arbetar skift (dag/kväll eller endast natt) sjuksköterskor, arbetsterapeut, fysioterapeut, vaktmästare, assistent, lokalvårdare, enhetschefer och personal från olika arbetsmarknadspolitiska program.
Det är totalt 92 medarbetare, varav 89 % av alla medarbetare arbetar heltid och det är en medelålder på 48 år. Det är cirka 5.5 % manlig personal och en sjukfrånvaro som stigit från 6.48% under 2015 till 10.7 % under 2016. I medarbetarenkäten för 2016 blev det tydligt att den psykosociala arbetsmiljön samt balansen mellan arbete och fritid var ett av verksamheternas förbättringsområden. Det synliggjordes även i AHA-enkäterna att medarbetarna upplevde bristande återhämtning, lägre inflytande och sömnproblem.
Varje år besvarar hyresgästerna och/eller dess anhöriga på Stattenahemmets vårdboende en enkät från socialstyrelsen. Resultatet under 2016 var, i jämförelse med andra vårdboenden i Helsingborgs stad, mindre framgångsrikt. Hyresgästerna på Stattenahemmet var mindre nöjda med Stattenahemmet som vårdboende än genomsnittsresultatet för vårdboendena i Helsingborgs stad. Man upplevde även sämre bemötande från personalen samt mindre delaktighet i planeringen kring sin egen livssituation.
I slutet av 2016, 6 månader efter projektet startats på Stattenahemmet, byttes arbetsledningen.
Det rekryterades två nya enhetschefer, varav en med mer ledarerfarenhet och en med mindre ledarerfarenhet. Dessa var på plats först i december 2016 och den andra AHA-enkäten genomfördes i början av januari 2017. Under 2016 och 2017 förändrades även enhetschefernas stödfunktioner i form av byte av assistent och planeraren, dvs. den som sköter bemanningsprocessen vid sjukdomar. Resultaten från både medarbetarundesökningarna samt resultatet från båda AHA-enkäterna har lett till både organisationsförändringar, utökning av bemanning samt nya arbetsformer.
AHA- enkät 1 (2016; blå) & 2 (2017; röd)
2. Spaning
Stattenahemmets vårdboende blev formellt deltagande i projektet sommaren 2016 men då ledningen byttes så var fokus under 2016 och början av 2017 lära känna verksamheten och all personal. Det handlar sedan om att få en tydlig bild av verksamhetens innehåll och för att se både styrkorna men även utvecklingsområden. Stattenahemmet ingick i projektet i en senare fas än andra deltagarna vilket påverkat utvecklingen samt utformningen då man betraktats likställda. Att spana är till mångt och mycket att se framåt men om man inte vet vart man har varit, hur ska man veta om man kommer till en ny plats? För att förstå de satsningar och insatser som genomförts på Stattenahemmet och vilken påverkan kulturen har på projektets utformning och slutresultat krävs en tillbakablick.
I april 2015 övergick Stattenahemmet, som varit i privat drift sedan 2008, till kommunal driftsform. Det innebar att personalen erbjöds att stanna kvar på vårdboendet men att man bytte arbetsgivare. Övergången ledde till stora organisationsförändringar med både personal- och chefsbyten. En stor förändring för omvårdnadspersonalen var den så kallade rätten till heltid, det vill säga man fick rätt till det politiska beslutet om önskad sysselsättning. Det innebär att om man som medarbetare vill arbeta 100 % så har arbetsgivaren en skyldighet att verkställa önskemålet om detta.
En annan faktor som har påverkat utfallet i projektet är när fyra andra kommunala vårdboenden övergick till privat drift i december 2016. Stattenahemmet tog då emot medarbetare, som valt att stanna i kommunal regim, från de fyra enheterna. Man har på Stattenahemmet mottagit 14 nya medarbetare av totalt 92 stycken under december 2016 till juni 2017.
Sjukfrånvaron har stigit från 6.48% under 2015 till 10,7 % under 2016 och under 2017 (fram till 171031) är sjukfrånvaron på 12.05%. En annan faktor under samma tidsperiod är medelåldern hos personalen. Medelåldern har stigit från 39.97 år 2015 till 48.08 år 2017.
Statistiken ger en indikation på faktorer som kan påverkats av personalsammansättningarna.
Det man kan konstatera gällande sjukfrånvaron är att korttidsfrånvaron minskat mellan 2016 och 2017 men att långtidssjukskrivningarna ökat. En ökad sjukfrånvaro är dock en utveckling som går att se i hela Vård- och omsorgsförvaltning.
Den andra enkätundersökningen som genomfördes i januari 2017 tillsammans med resultatet från medarbetarundersökningen 2016 visade tydliga tendenser. I samtal med personalen kring resultatet framgick det att man upplevde en orimlig arbetsbelastning på kvällstid och att det har under en längre period varit ett krävande schema utifrån belastning och återhämtningsmöjligheter.
Den nya ledningen satte i januari 2017 en struktur med både teammöten, arbetsplatsträffar och samverkansmöten. Ledningen träffade arbetsplatsombud och hälso- sjukvårdspersonal för att skapa en så klar bild som möjligt av kulturen, arbetsklimatet, arbetssätten, samarbetet och kompetensen på Stattenahemmet. I samband med detta genomfördes AHA-enkät 2 och resultatet tillsammans med ovanstående faktorer har lett till följande innovationer.
3. Innovation
Utifrån resultatet i enkäterna tillsammans med spaningen ville vi skapa en mer stödjande närmiljö och högre arbetskontroll hos personalen. Vi ville ha en tydligare organisation med tydliga mål och riktlinjer som leder medarbetarna i rätt riktning. Vi ville fokusera på vardagsnära aktiviteter som främjar organisationen.
Följande åtgärder har genomförts på Stattenahemmet under 2017:
• Utökning av omvårdnadspersonal i samband med ett nytt schema.
• Omorganisering för att minska övergripande personal och utöka hälso- och sjukvårdspersonal för att öka kompetensen och kontrollen hos omvårdnadspersonalen.
• Utbildningstillfällen i främja psykisk hälsa via företagshälsovården.
• Införandet av kvalitetsledning för möjlighet till ökad delaktighet för personalen kring beslut som rör Stattenahemmet.
• Struktur och uppdragsbeskrivning kring ansvarsområden och uppföljning
• Aktivt rehabiliteringsområde och samtal med all personal med 4 frånvarotillfällen.
• Synligt och nära ledarskap
• Skapat reflektionsmöjligheter
• Kompetenshöjande utbildningar för att stärka medarbetarna
• Teamdagar med samarbetsövningar
• Skapat möjligheter till att byta arbetsplats vid önskemål om detta
4. Vägval
I vårt långsiktiga arbete har vi: ledningspersonal, Hälso- och sjukvårdspersonal, administrativt stöd, arbetsplatsombud tillsammans med personal från respektive arbetsgrupp beslutat om strategier och insatserna. Det finns två vägval som var avgörande för att på lång sikt kunna skapa en välmående organisation. Det ena var en övergripande förändring i bemanning och ett nytt schema. Det andra var en organisationsförändring för att möjliggöra det nya schemat ekonomiskt försvarbart men även för att utveckla kvalitén i omvårdnaden gentemot hyresgästerna. I alla vägval har vi fokuserat på medarbetarskapet, ledarskapet och återhämtningsmöjligheterna i vår organisation.
5. Vision och värdegrund
Vår vision har varit att medvetandegöra personalen och ge personalen ökad kunskap om sömn, stress, fysisk aktivitet och återhämtning. Syftet var att skapa nya tankar och insikter kring sin egen balans mellan arbetet och fritid. Vi ville att man skulle få tid till reflektion och öka självkännedomen för att se på sina vilka förutsättningar man har för att ta ansvar för sig egen hälsa och välmående. Målet var att få en ökad frisknärvaro, att minska känslan av stressrelaterade åkommor och skapa förståelse för varandras olikheter som individer.
6. Strategi & organisering
Under projektets tidsram såg vi det inte möjligt att nå visionen och målsättningen men att påbörja arbetet var nödvändigt. Vi har fokuserat på att skapa möjligheter för personalen att kunna få en ökad medvetandegrad kring psykisk hälsa via utbildningstillfällen. Vi har utökat bemanningen för omvårdnadspersonalen samt skapat en struktur kring vem som gör vad och hur det följs upp. Vi har skapat dialogsforum för ökad delaktighet i sitt arbete. Vi arbetar med att stärka kompetensen hos all personal för att öka tryggheten och självständigheten.
7. Integrering
Vi har genomfört ovanstående förändring kring schema, organisation och rekrytering.
Utbildningarna har skett under hösten 2017 och under 2018 arbetar vi aktivt med att skapa en positiv stämning, tydliggöra och prata om förväntningarna på varandra. Vi har beslutat att avsätta halvdagar var 5:e vecka med personalgrupperna för att jobba tillsammans utifrån de kunskaper vi införskaffat under projektets tid.
