Bilagor
Bilaga 1: Gemensamma kriterier för utvärdering av intern kontroll i Malmö stad
Intern kontroll är en lagstadgad granskningsmekanism som syftar till att säkerställa att den kommunala verksamheten är ändamålsenlig, kostnadseffektiv, har en tillförlitlig ekonomisk rapportering och informat- ion om verksamheten. En annan viktig del av det interna kontrollarbetet är att säkerställa efterlevnaden av tillämpliga lagar, föreskrifter och riktlinjer.
Överförmyndarnämnden har det yttersta ansvaret för den interna kontrollen inom sitt ansvarsområde och ska varje år anta en internkontrollplan.
Överförmyndarnämnden har fastställt internkontrollplan för 2019. Enligt planen är det följande tre risker som särskilt ska följas upp under 2019 genom rapporter i samband med delårsrapport och årsanalys för 2019:
- klagomål på ställföreträdare hanteras inte enligt rutin (tertial 1 och 2)
- begäran om uttag och omplacering i förmynderskapsärenden hanteras inte enligt rutin (årsanalys 2019) och - beslut om fördelning av arvodeskostnaderna sker inte enligt lag (tertial 2).
Dessa risker granskas särskilt för att förhindra att huvudmän lider rättsförlust, för att upptäcka och elimi- nera eller förebygga fel i handläggningsprocesserna samt för att säkerställa att nämnden inte bekostar ar- vode som nämnden enligt lag inte ska bekosta.
Risken klagomål på ställföreträdare hanteras inte enligt rutin har följts upp tertial 1 och 2 och risken beslut om för- delning av arvodeskostnaderna sker inte enligt lag har följts upp tertial 2. Risken begäran om uttag och omplacering i förmynderskapsärenden hanteras inte enligt rutin ska enligt den interna kontrollplanen följas upp i samband med årsanalys 2019. Denna rapport innehåller resultatet av all granskning enligt den interna kontrollplanen för 2019.
Det administrativa ansvaret för överförmyndarnämndens förvaltningsorganisation ligger på arbetsmark- nads- och socialförvaltningen. Innebörden av detta är att arbetsmarknads- och socialnämnden har ansvar för driften av överförmyndarverksamheten som bedrivs i enheten för överförmyndarärenden. Av årets kommungemensamma granskningar är därför ingen tillämplig på överförmyndarnämnden. Denna rapport innehåller således ingen uppföljning av något kommungemensamt granskningsområde.
Till denna rapport biläggs överförmyndarnämndens självskattning utifrån de kommungemensamma krite- rierna för utvärdering av intern kontroll.
Överförmyndarnämnden har inte beslutat om några direktåtgärder för 2019.
Beskrivning av risk
Efterlevnaden av rutinen för klagomål har varit föremål för granskning vid den interna kontrollen både under 2016 och 2017 och avvikelser har då uppvisats. Vid den interna kontrollen 2018 uppvisades fler av- vikelser än tidigare. Kontroller hur rutinen efterlevs kommer därför att göras under tertial ett och två 2019. Rutinen har med anledning av avvikelserna gåtts igenom med berörda handläggare och rutinen har reviderats. Om rutinen inte efterlevs är risken att enskilda lider rättsförlust om de klagomål som framförs på en ställföreträdare är välgrundade och allvarliga. Om klagomål inte registreras enligt rutin, kan någon systematisk uppföljning av klagomålen inte göras. Detta kan leda till att det tar längre tid att uppmärk- samma en ställföreträdares eventuella olämplighet och dessutom försvåras insynen vad gäller klagomål.
Därför är en granskning även under 2019 påkallad.
Enhet
Överförmyndarnämnden
Områden och tillhörande rutiner som ska granskas:
Granskning att inkomna klagomål på ställföreträdare har hanterats och handlagts i enlighet med särskild rutin för detta.
Syfte med granskningen:
Minimera risken att den enskilde lider rättsförlust.
Omfattning/avgränsning:
Handläggare som inte själv handlägger klagomål på ställföreträdare väljer slumpmässigt ut tio ärenden där klagomål inkommit på ställföreträdare.
Granskningsmetod:
Kontroll genomförs av handläggare, som inte själv handlägger klagomål, av de tio slumpmässigt utvalda ärendena att rutinen för handläggning av klagomål på ställföreträdare har följts.
Resultat
Granskning har genomförts i enlighet med den interna kontrollplanen för 2019 och resultatet har tidigare presenterats i uppföljningsrapporter tertial 1 och 2.
Vid den första kontrollen tertial 1 kontrollerades samtliga då inkomna klagomålsärenden 2019 och vid den andra kontrollen tertial 2 kontrollerades 10 slumpmässigt utvalda klagomålsärenden. Bägge kontrollerna genomfördes av enhetens planeringssekreterare, som inte själv handlägger klagomål.
Resultat
Vid bägge kontrollerna konstaterades att klagomålen har utretts med hög kvalitet att det inte förekommit några avvikelser som påverkat huvudmännen eller rättssäkerheten och att samtliga beslut är väl motive- rade.
Handläggarna har i flera av de kontrollerade ärendena fått förklara vad som ingår i ställföreträdaruppdra- get, då en stor andel av inkomna klagomål grundar sig på missuppfattningar om vad man kan förvänta sig av en god man eller förvaltare.
Vid bägge kontrollerna konstaterades endast en avvikelse, som förekom i några ärenden. Avvikelsen har inte påverkat den enskilde eller riskerat den enskildes rättssäkerhet. Avvikelsen handlar om att något be- kräftelsebrev inte skickats ut i några ärenden. När ett klagomål skickats in av en person som inte är behö- rig att ansöka om byte av ställföreträdare (obehörig sökande) ska handläggare enligt rutin skicka ut en be- kräftelse på mottaget klagomål. I bekräftelsen informeras om att ärendet omfattas av sekretess och att en- heten därför inte kan informera den klagande om hur klagomålet utreds framgent. Obehörig sökande kan exempelvis vara en socialsekreterare eller en boendepersonal. Rutinen att skicka ut ett bekräftelsebrev finns för att undvika onödiga frågor kring huruvida klagomålen inkommit.
I de ärenden där obehörig sökanden inte fått ett bekräftelsebrev har dock, i enlighet med rutinen, de obe- höriga sökandena efter utredning av klagomålen fått information om att framförda klagomål har utretts.
För att säkerställa en god kvalitet i utredningen av klagomål och att rutinen för klagomålshantering följs, har enheten för överförmyndarärenden under senhösten 2018 och våren 2019 uppdaterat och förtydligat rutinen samt justerat den på så vis att en tredje person alltid ska höras vid utredningen och att sektionschef beslutar om avskrivning av klagomål. Sedan april 2019 är det endast en mindre grupp handläggare som utreder inkomna klagomål, vilket ger bättre förutsättning för en god kvalitet i utredningarna.
För att säkerställa att fler avvikelser inte sker från rutinen att skicka ut ett bekräftelsebrev till obehöriga sökanden, har en checklista för stöd till handläggarna tagits fram under hösten 2019, som kompletterar befintlig skriftlig klagomålsrutin.
Beskrivning av risk
Enligt föräldrabalkens regler behöver legala förmyndare och förordnade förmyndare överförmyndarnämn- dens tillstånd att göra uttag av den underåriges tillgångar som finns på överförmyndarspärrade konton. I vissa fall behöver legala och förordnade förmyndare även tillstånd från överförmyndarnämnden om peng- arna ska placeras i värdepapper. Överförmyndarnämnden har under 2018 fått kritik från länsstyrelsen an- gående hanteringen av en begäran om uttag och omplacering i två förmynderskapsärenden där rutinen inte följts och handläggningen har varit utdragen. Med anledning av detta finns ett behov av att under 2019 särskilt granska att rutinen för begäran om uttag och omplacering följs.
Enhet
Överförmyndarnämnden
Områden och tillhörande rutiner som ska granskas:
Granskning att överförmyndarnämndens rutin för handläggning av begäran om uttag och omplacering har följts.
Syfte med granskningen:
Säkerställa att rutinen för uttag och omplacering har följts.
Omfattning/avgränsning:
Handläggare som inte handlägger barnärenden väljer slumpmässigt ut fem ärenden där beslut om uttag eller omplacering har fattats.
Granskningsmetod:
Kontroll genomförs av handläggare, som inte själv handlägger barnärenden, av de slumpmässigt utvalda ärendena att rutinen för begäran om uttag och omplacering har följts.
Resultat
Det finns regler i lagstiftningen som syftar till att skydda barn från att missgynnas ekonomiskt. Om en för- myndare vill göra uttag från barnets överförmyndarspärrade konto eller omplacera barnets medel krävs medgivande från överförmyndarnämnden. Enheten för överförmyndarärenden har en särskild rutin för hur en begäran om uttag eller omplacering av ett barns medel ska hanteras. Denna rutin är känd av de handläggare som handlägger dessa ärenden.
Det är i linje med barnets bästa att ett beslut om medgivande till uttag och omplacering fattas skyndsamt.
Ovan nämnda rutin föreskriver därför att ett beslut om medgivande av uttag och omplacering ska fattas inom en vecka från det att ansökan är komplett. Om en ansökan om uttag eller omplacering inte ska med- ges, ska enligt rutinen ärendet ha tagits upp för beslut om avslag av överförmyndarnämnden inom två må- nader från det att komplett ansökan inkommit.
Fokus för granskningen är att kontrollera om rutinen för uttagsanhållan och omplacering har följts. I detta är handläggningstiden av särskilt intresse. Vid granskningen har fem (5) slumpvist utvalda ärenden om ut- tag eller omplacering av barnets medel kontrollerats. I samtliga ärenden har beslut fattats under år 2019.
Kontrollen och urvalet har genomförts av planeringssekreterare på enheten för överförmyndarärenden, som inte själv handlägger eller fattar beslut om uttagsanhållan.
Resultat
Vid kontrollen uppvisades inte några avvikelser. I samtliga de kontrollerade ärendena har ansökan om ut- tag och omplacering handlagts i enlighet med rutinen. Handläggningstiderna har hållits med god marginal.
I samtliga ärenden har beslut om medgivande till uttag eller omplacering av barnets medel fattats i enlighet med gällande rutin.
Beskrivning av risk
Alla gode män och förvaltare har enligt lag rätt till ett skäligt arvode för utfört uppdrag. Som huvudregel ska arvodet betalas av den enskilde, om inte den enskildes inkomster och tillgångar understiger i lag be- stämda beloppsgränser och det inte finns särskilda skäl mot det. Det är överförmyndarnämnden som be- slutar om arvode och vem som ska betala arvodet. Det är viktigt att kommunen inte belastas med arvodes- kostnader som enligt lag inte åvilar kommunen. Fördelningen av arvodeskostnaderna har varit föremål för intern kontroll sedan 2016 och har inte uppvisat några större avvikelser. Med hänsyn till det mycket stora antal arvodesbeslut som fattas varje år, är dock en granskning även under 2019 påkallad.
Enhet
Överförmyndarnämnden
Områden och tillhörande rutiner som ska granskas:
Granskning att beslut om fördelning av arvodeskostnaderna har skett i enlighet med lag.
Syfte med granskningen:
Säkerställa att kommunen inte belastas för arvodeskostnader om den enskildes inkomst eller tillgångar överstiger gränsvärdena utan att det finns särskilda skäl för det.
Omfattning/avgränsning:
Handläggare, som inte själv beslutar om arvode, väljer slumpmässigt ut 20 ärenden där arvodesbeslut har fattats.
Granskningsmetod:
Kontroll genomförs av handläggare, som inte själv beslutar om arvode, av de slumpmässigt utvalda ären- dena att beslut om fördelning av arvodeskostnaderna har skett i enlighet med lag.
Resultat
Granskning har genomförts i enlighet med den interna kontrollplanen för 2019 och resultatet har tidigare presenterats i uppföljningsrapport tertial 2.
Hur arvodeskostnaderna ska fördelas regleras av lagstiftning som är känd av alla handläggare som fattar beslut om arvode. Huvudregeln är att det är den enskilde själv som ska bekosta arvodet. Om den enskildes skattepliktiga inkomst understiger 2,65 gånger gällande prisbasbelopp och den enskildes tillgångar samti- digt är mindre än 2 prisbasbelopp, eller om det annars finns särskilda skäl för det, ska kommunen istället bekosta arvodet.
De i lag reglerade gränsvärdena för kostnadsfördelningen finns registrerade i en hjälpfunktion i det verk- samhetssystem som används vid beslut om arvode. Skriftlig rutin för bedömning och beslut om arvode och kostnadsfördelning finns som stöd till handläggarna.
Vid granskningen kontrollerades 20 slumpvis utvalda arvodesbeslut. Kontrollen och urvalet har genom- förts av planeringssekreterare som inte själv beslutar om arvode.
Resultat
Vid kontrollen uppvisades inte några avvikelser från lagstiftning eller den interna rutinen för arvodesbe- slut.
Beskrivning av risk
Risk för att löneskuld uppstår på grund av okunskap och bristande följsamhet av anställning- och lön pro- cessen vid registrering av semester, vård av barn, sjukfrånvaro och annan frånvaro vilket kan leda till att felaktig lön utbetalas och att extra kostnader uppstår.
Enhet
Överförmyndarnämnden
Områden och tillhörande rutiner som ska granskas:
Granskningen av löneskulder handlar om att få kunskap om när och varför löneskulder uppstår i förhål- lande till rutiner och riktlinjer i den gemensamma processen för Anställning och lön.
Syfte med granskningen:
Syftet med granskningen är att bidra med kunskap om när och varför löneskulder uppstår i förhållande till rutiner och riktlinjer i den gemensamma processen för Anställning och lön, kunskap som kan ge underlag för förbättringar och därmed bidra till att minimera risken för löneskulder.
Omfattning/avgränsning:
Granskningen gäller samtliga nämnder, men inte bolagen. Ett urval av löneskulder kommer att göras och stadskontoret kommer genom detaljerad anvisning beskriva hur granskningen ska gå till.
Granskningsmetod:
Stadskontoret tar fram konkreta anvisningar kring metod och dokumentation för respektive granskning.
Anvisningarna tillhandahålls förvaltningar och bolag under hösten 2018.
Resultat
Det administrativa ansvaret för överförmyndarnämndens förvaltningsorganisation ligger på arbetsmark- nads- och socialförvaltningen. Innebörden av detta är att arbetsmarknads- och socialnämnden har ansvar för driften av överförmyndarverksamheten som bedrivs i enheten för överförmyndarärenden.
Överförmyndarnämnden berörs inte av risken för löneskuld, då överförmyndarnämnden inte betalar ut några löner. Risken för löneskuld för enheten för överförmyndarärendens anställda omfattas av arbets- marknads- och socialnämndens interna kontroll.
Beskrivning av risk
Risk för att kommunen inte klarar att leva upp till serviceskyldigheten i förvaltningslagen på grund av fel- aktig hantering av sociala medier, vilket kan leda till att medborgare inte får den service de förväntar sig och har rätt till, sekretessbelagd information röjs eller medborgare blir kränkta etc
Enhet
Överförmyndarnämnden
Områden och tillhörande rutiner som ska granskas:
Granskning huruvida frågor och kommentarer besvaras inom 24 timmar.
Syfte med granskningen:
Syftet med granskningen är att undersöka om Malmö stad hanterar sociala medier på ett ansvarsfullt sätt i enlighet med Malmö stads riktlinjer och i enlighet med tillämplig lagstiftning.
Omfattning/avgränsning:
Granskningen omfattar samtliga konton på Facebook, Twitter och Instagram.
Granskningsmetod:
Granskningen innebär att kontroll ska göras huruvida frågor och kommentarer besvaras inom 24 timmar.
För att kontrollera huruvida fråga besvaras inom 24 timmar väljer förvaltningen, d.v.s. granskaren, ut enkla frågor som rör verksamheten och ställer dessa i förvaltningens konton i sociala medier.
Stadskontoret återkommer med instruktion för hur kontrollen ska genomföras av granskaren (förvaltningen).
Resultat
Det administrativa ansvaret för överförmyndarnämndens förvaltningsorganisation ligger på arbetsmark- nads- och socialförvaltningen. Innebörden av detta är att arbetsmarknads- och socialnämnden har ansvar för driften av överförmyndarverksamheten som bedrivs i enheten för överförmyndarärenden.
Överförmyndarnämnden har inga konton i sociala medier och har inte själv lagt ut något på Malmö stads konton i sociala medier. Överförmyndarnämnden berörs därför inte av risken.
De kampanjer som genomförts på sociala medier under 2019 med syfte att rekrytera fler gode män och förvaltare sköts och administreras av kommunikationsavdelningen på arbetsmarknads- och socialförvalt- ningen som, med hjälp av information från enheten för överförmyndarärenden, besvarar de frågor och
kommentarer som inkommer via sociala medier. Detta omfattas således av de interna kontroller som ge- nomförs för arbetsmarknads- och socialnämnden.
Beskrivning av risk
Risk för att Malmö stad sluter felaktiga eller bristfälliga avtal och bryter mot gällande rätt på grund av bris- tande styrning och okunskap vilket kan leda till förtroendeskada och ekonomiska konsekvenser såväl di- rekt (dåliga villkor) som indirekt (upphandlingsskadeavgift/ skadestånd).
Enhet
Överförmyndarnämnden
Områden och tillhörande rutiner som ska granskas:
Avtalshantering
Syfte med granskningen:
Syftet med granskningen är att följa upp hur nämnder och bolag, som vid granskning 2017 genom själv- skattning bedömde att de hade förbättringsområden inom avtalshantering, i relevanta delar säkerställt att förbättringar genomförts.
Omfattning/avgränsning:
Granskningen omfattar samtliga nämnder och bolagsstyrelser som vid granskning av avtalshantering 2017 bedömde att det fanns ett eller flera områden inom avtalshanteringen som behövde förbättras eller ses över omgående.
Granskningsmetod:
För de områden som vid kommungemensam granskning 2017 bedömdes som förbättringsområden eller vara i behov av omedelbar översyn, beskrivs hur nämnden/bolagsstyrelsen säkerställt att förbättringar ge- nomförts
Resultat
Det administrativa ansvaret för överförmyndarnämndens förvaltningsorganisation ligger på arbetsmark- nads- och socialförvaltningen. Innebörden av detta är att arbetsmarknads- och socialnämnden har ansvar för driften av överförmyndarverksamheten som bedrivs i enheten för överförmyndarärenden.
Överförmyndarnämnden har inga egna avtal och berörs därför inte av risken kring avtalshantering.
Kommentarer till självskattning
Kommunstyrelsen har beslutat om kommungemensamma kriterier för årlig utvärdering av nämndernas interna kontroll. Nämnderna ska genom en självskattning utvärdera sitt arbete med intern kontroll. I själv- skattningen värderar nämnden nivån på sitt eget arbete utifrån ett antal kriterier:
• kontrollmiljö
• riskanalys
• kontrollaktiviteter
• kommunikation/information
• uppföljning/utvärdering
Överförmyndarnämndens självskattning utifrån de kommungemensamma kriterierna för utvärdering av intern kontroll biläggs denna rapport.
Tillfredsställande Förbättringsområde
Behöver ses över omgående
