Sida
PROTOKOLLSUTDRAG 1 (3)
Sammanträdesdatum
2016-04-11 Kommunstyrelsen
Justerande Utdragsbestyrkande
Dnr KS 2016/167
§ 97 Sydarkivera - Medlemskap i kommunalförbund
Beslut
1. Kommunstyrelsen ger kommunchefen i uppdrag att teckna avsiktsförklaring för inträde i kommunalförbundet Sydarkivera.
2. Kommunstyrelsen beslutar att frågan om finansiering av förslaget överlämnas till budgetberedningen.
Ärendebeskrivning
I ett e-arkiv för slutbevarande lagras handlingar och information som inte längre behövs inom verksamheterna. Dessa skickas till
arkivmyndigheten för bevarande över tid.
Under 2014 gjordes en en förstudie om e-arkiv inom Skåne Nordost.
Förstudiens styrgrupp bestående av kanslicheferna i de deltagande kommunerna har beslutat rekommendera ” En större regional samverkan kring ett gemensamt e-arkiv och e-arkivfunktion” med motiveringen att e-arkiv är en allt för stor och viktig fråga för enskilda kommuner eller Skåne Nordost att hantera. E-arkiv kräver en stor ekonomisk insats för både inköp, drift och integrering av system samt tillkommande personalkostnader för förvaltning. Därtill finns det ett behov av stödjande funktion för framförallt mindre kommuner i hur man ska hantera e-arkiv.
Kostnaden för medlemskap i Sydarkivera är en ingångsavgift om 4kr per invånare samt en årlig avgift om 27kr per invånare. I
medlemsavgifterna ingår Sydarkiveras bastjänster medan anslutande och tilläggstjänster medför ytterligare kostnader. I bastjänsterna ingår bland annat: digitalt slutarkiv, avställningsprojekt, råd och stöd samt tillsyn. Anslutande tjänster kan t.ex. vara övertagande av
Sida
PROTOKOLLSUTDRAG 2 (3)
Sammanträdesdatum
2016-04-11 Kommunstyrelsen
Justerande Utdragsbestyrkande
pappersarkiv. Exempel på tilläggstjänster är utbildningar.
Tågordningen för en anslutning till Sydarkivera är följande:
Beslut om avsiktsförklaring i kommunstyrelsen
Gemensam utredning och preliminär kalkyl
Överenskommelse om genomförande tecknas i april 2016
Sydarkivera genomför anslutningsprojekt
Beslut om inträde fattas i Sydarkiveras fullmäktige,
förbundsmedlemmarnas fullmäktige samt den inträdande kommunens fullmäktige
Inträde i kommunalförbundet Yrkanden
Stefan Borg (SD), Susanne Meijer (S) och Magnus Lennartson (C) yrkar bifall till kommunstyrelsens arbetsutskotts förslag till beslut.
Beslutsunderlag
Underlag till avsiktsförklaringnom medlemskap i Sydarkivera.
Avsiktsförklaring för inträde i kommunalförbundet Sydarkivera.
Tidplan och resursbehov för Sydarkivera.
Förbundsordning Sydarkivera daterad 2015-01-01.
Samverkan genom kommunalförbund vad gäller e-arkiv, promemoria från Sveriges Kommuner och Landsting (SKL) 2015-12-22.
Tjänsteskrivelse från kommunsekreterare Birger Nicander 2016-03- 09.
Beslut från kommunstyrelsens arbetsutskott 2016-04-06, § 121.
Beslutet skickas till
Kommunchefen, för åtgärd
Sida
PROTOKOLLSUTDRAG 3 (3)
Sammanträdesdatum
2016-04-11 Kommunstyrelsen
Justerande Utdragsbestyrkande
Sydarkivera
_____