POSTADRESS
Kommunstyrelsens förvaltning Kvalitet och projekt
141 85 HUDDINGE
BESÖKSADRESS
Kommunalvägen 28
TELEFON (VX) OCH FAX
08-535 300 00 08-535 301 70
E-POST OCH WEBB
huddinge@huddinge.se www.huddinge.se KOMMUNSTYRELSENS FÖRVALTNING TJÄNSTEUTLÅTANDE
DATUM DIARIENR SIDA
2014-01-24 KS-2013/1548 1 (7)
HANDLÄGGARE
Mariam Yousif 08-535 31 366
Mariam.yousif@huddinge.se
Kommunstyrelsen
Granskning av intern kontroll 2013
Förslag till beslut Kommunstyrelsens beslut
Som svar på revisionsskrivelsen från Huddinge kommuns revisorer, daterad 2013-11-11, åberopas innehållet i kommunstyrelsens förvaltnings
tjänsteutlåtande KS-2013/1548, daterat den 24 januari 2014.
Sammanfattning
EY har av kommunens revisorer fått i uppdrag att granska interna kontroller kopplad till rättvisande räkenskaper och korrekt finansiell rapportering.
Granskningen har fokuserats på följande områden: bokslutsprocessen, inköp/upphandling, leverantörsfakturor/utbetalningar,
intäkter/kundfakturering/inbetalningar, materiella anläggningstillgångar och finansiella anläggningstillgångar samt PA- och löneprocessen. Ett antal förbättringsområden har identifierats och revisionsskrivelsen lämnar utifrån granskningens resultat ett antal rekommendationer.
Förvaltningen föreslår att innehållet i kommunstyrelsens förvaltnings tjänsteutlåtande KS-2013/1548, daterat den 24 januari 2014, utgör kommunstyrelsens svar på revisorernas skrivelse.
Beskrivning av ärendet
EY har på uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Huddinge kommun genomfört en granskning av interna kontroller kopplat till rättvisande räkenskaper och korrekt finansiell rapportering.
Granskningen tar sin utgångspunkt i en risk- och väsentlighetsanalys och har därmed inriktats på de mest väsentliga riskområdena i redovisningen. Dessa är planer för intern kontroll, bokslutsprocesen, inköp/upphandling,
leverantörsfakturor/utbetalningar, intäkter/kundfakturering/inbetalningar, materiella anläggningstillgångar och finansiella anläggningstillgångar samt PA- och löneprocessen. Granskningen är således inte av sådan omfattning att den klarlagt samtliga svagheter som kan förekomma i kommunens
kontrollsystem.
KOMMUNSTYRELSENS FÖRVALTNING TJÄNSTEUTLÅTANDE
DATUM DIARIENR SIDA
2014-01-24 KS-2013/1548 2 (7)
Inom dessa områden har EY identifierat ett antal förbättringsområden som syftar till att stärka den interna kontrollen:
Barn- och utbildningsförvaltningen samt social- och
äldreomsorgsförvaltningen bör se över dokumentationen som biläggs manuella bokföringsorder så att de motsvarar lagens krav och interna krav.
Kommunstyrelsens förvaltning bör tillse att kontrollbevisen sparas för den avstämning som genomförs mellan Proceedo och Agresso. Detta för att erhålla en spårbarhet av kontrollmomentet utförts.
Respektive förvaltning bör löpande ta ut en logglista från
leverantörsreskontra för att kontrollera genomförda förändringar i fasta data, framförallt avseende nya leverantörer, förändringar i bank och plusgirokonto samt vem som har initierat förändringen.
Tillse att erforderliga underlag finns tillgängliga till verifikationer avseende representation och liknande kostnader. Rekommendationen omfattar barn och utbildningsförvaltningen.
Kommunstyrelsen bör förstärka rutinen kring projekt som överskrider budget. Det är av vikt att säkerställa att ett nytt projektbeslut beviljas av behörig personal innan ytterligare finansiering tillförs projektet.
Samhällsbyggnadsnämnden bör tillse att anläggningstillgångar aktiveras vid den tidpunkt då de är färdigställda och kan tas i bruk.
Om det finns ledtider mellan projektavslut och aktivering bör retroaktiva avskrivningar tillämpas för att säkerställa ett korrekt resultat för redovisningsperioden.
Kommunstyrelsen bör förbättra sina interna rutiner avseende avslut av exploateringsprojekt för att säkerställa att tillgångar aktiveras vid rätt tidpunkt. Om det finns ledtider mellan projektavslut och aktivering bör retroaktiva avskrivningar tillämpas för att säkerställa ett korrekt resultat för redovisningsperioden.
Personalavdelningen på kommunstyrelsens förvaltning bör ta ett antal stickprov på den första löneutbetalningen efter genomförd
lönerevision för att säkerställa att korrekt lön är inlagd på individnivå.
Stickproven bör dokumenteras.
Personalavdelningen på respektive nämnd bör kontrollera förändringar av fast lönedata i lönesystemet Heroma genom att löpande ta ut och granska logglistor från systemet.
Tydliggör kravet på att en behovsanalys genomförs i samband med initieringen av upphandling/inköp.
Kommunstyrelsen bör skriftligt formulera ansvarsfördelningen inom upphandlingsprocessen för att säkerställa en kvalitet samt
kostnadseffektivitet av upphandlade varor och tjänster.
KOMMUNSTYRELSENS FÖRVALTNING TJÄNSTEUTLÅTANDE
DATUM DIARIENR SIDA
2014-01-24 KS-2013/1548 3 (7)
Socialnämnden bör tillse att det i flödet för utbetalning av kompletteringsersättningar hänförliga till försörjningsstöd, finns dualitet i någon del av kedjan.
Socialnämnden bör se över behörigheterna i Procapita i anslutning till försörjningsstöd för att säkerställa att dessa är fortsatt korrekta och aktuella. Vidare rekommenderar vi att enheten beaktar huruvida det finns behov av att begränsa vissa behörigheter i systemet, till att endast innefatta så kallade ”tittbehörigheter”.
Socialnämnden bör löpande ta ut en logglista från Procapita för att kontrollera genomförda förändringar i fasta data, framförallt avseende förändringar i bank och plusgirokonto samt vem som har initierat förändringen.
Upphandlingsenheten bör införa en rutin som säkerställer att ramavtal ligger till grund för större samlade inköp hos leverantörer.
Förvaltningens synpunkter
Revisorernas rekommendationer utgör rubriker nedan och förvaltningens synpunkter och förslag till svar redovisas i brödtext under respektive rubrik.
Barn- och utbildningsförvaltningen samt social- och
äldreomsorgsförvaltningen bör se över dokumentationen som biläggs manuella bokföringsorder så att de motsvarar lagens krav och interna krav.
I samband med bokslutet så kommer barn- och utbildningsförvaltningen göra en genomgång av bokföringsorders som avser större belopp och komplettera med ytterligare dokumentation.
Kommunstyrelsens förvaltning bör tillse att kontrollbevisen sparas för den avstämning som genomförs mellan Proceedo och Agresso. Detta för att erhålla en spårbarhet av att kontrollmomentet utförts.
Kommunstyrelsens förvaltning gör dagligen en avstämning av att de fakturor som attesterats i Proceedo också integreras till Agresso för betalning till leverantören. Kontrollbevisen sparas i två månader innan de kastas. Det går att återskapa avstämningen om det i efterhand skulle vara aktuellt att kontrollera den.
Respektive förvaltning bör löpande ta ut en logglista från
leverantörsreskontra för att kontrollera genomförda förändringar i fasta data, framförallt avseende nya leverantörer, förändringar i bank och plusgirokonto samt vem som har initierat förändringen.
Respektive förvaltnings nuvarande rutin innebär att alla nyupplagda eller ändrade leverantörer i leverantörsreskontran ska dokumenteras och sedan godkännas av behörig person. Därefter sparas dokumentationen på respektive
KOMMUNSTYRELSENS FÖRVALTNING TJÄNSTEUTLÅTANDE
DATUM DIARIENR SIDA
2014-01-24 KS-2013/1548 4 (7)
förvaltning. För närvarande sker ingen ytterligare kontroll av leverantörsuppläggen. Under februari 2014 kommer
leverantörsfakturaprocessen att centraliseras och leverantörsupplägg enbart ske på kommunstyrelsens förvaltning. Befintliga kontroller kommer då att utökas så att systematiska kontroller av loggarna också genomförs.
Tillse att erforderliga underlag finns tillgängliga till verifikationer avseende representation och liknande kostnader. Rekommendationen omfattar barn- och utbildningsförvaltningen.
Barn- och utbildningsförvaltningen kontrollerar i definitivbokföringen- att fakturor för intern representation är kompletterade med den dokumentation som krävs. Eftersom detta inte räcker för att uppfylla kravet på erforderliga underlag så kommer förvaltningen att förstärka informationen till granskare och attestanter om vad som krävs, samt påtala vikten av att förvaltningen måste följa kraven på dokumentation vid representation. Dessutom behövs en utökad central efterkontroll på förvaltningen.
Kommunstyrelsen bör förstärka rutinen kring projekt som överskrider budget. Det är av vikt att säkerställa att ett nytt projektbeslut beviljas av behörig personal innan ytterligare finansiering tillförs projektet.
Enligt kommunens ekonomistyrningsprinciper anges att
samhällsbyggnadsprojekt delas upp i genomförandeprojekt och
planeringsprojekt och att anslagbindningen för genomförandeprojekt är på projektnivå och fastställs av kommunfullmäktige. För övriga verksamheter fastställer kommunfullmäktige en årlig maximal investeringsram inom vilken nämnd själv får prioritera. Vill nämnd investera utöver den fastställda ramen ska detta prövas av kommunfullmäktige.
Uppföljning av investeringar sker vid delårsbokslut och årsbokslut. Vid minst dessa tillfällen bör behov av ytterligare finansiering av projekt aktualiseras för beslut av nämnd och/eller av kommunfullmäktige. Kommunstyrelsens förvaltning och miljö- och samhällsbyggnadsförvaltningen har påbörjat en översyn av uppföljningen av samhällsbyggnadsprojekt för att förtydliga regler och rutiner för hantering av bedömda avvikelser mot budget.
Kommunstyrelsens förvaltning kommer att komplettera instruktionerna till nämnderna avseende uppföljning 2014 med att beslut om ytterligare finansiering av projekt enligt kommunens ekonomistyrningsprinciper ska hanteras i delårsbokslut och årsbokslut.
Samhällsbyggnadsnämnden bör tillse att anläggningstillgångar aktiveras vid den tidpunkt då de är färdigställda och kan tas i bruk. Om det finns ledtider mellan projektavslut och aktivering bör retroaktiva
avskrivningar tillämpas för att säkerställa ett korrekt resultat för redovisningsperioden.
KOMMUNSTYRELSENS FÖRVALTNING TJÄNSTEUTLÅTANDE
DATUM DIARIENR SIDA
2014-01-24 KS-2013/1548 5 (7)
Miljö- och samhällsbyggnadsförvaltningen har gjort särskilda genomgångar och kompletteringar av rutinerna för exploateringsprojekt i samarbete med kommunstyrelsens förvaltning och miljö- och samhällsbyggnads-
förvaltningen. I denna genomgång har en mall för avslut av
samhällsbyggnadsprojekt tagits fram där det ska framgå datum för godkänd slutbesiktning för att möjliggöra retroaktiv avskrivning. Under bokslutet 2013 fokuseras på aktiveringarna och samarbetet med kommunstyrelsens
förvaltning i denna fråga fortsätter under 2014.
Kommunstyrelsen bör förbättra sina interna rutiner avseende avslut av exploateringsprojekt för att säkerställa att tillgångar aktiveras vid rätt tidpunkt. Om det finns ledtider mellan projektavslut och aktivering bör retroaktiva avskrivningar tillämpas för att säkerställa ett korrekt resultat för redovisningsperioden.
I kommunens instruktion för redovisning av investeringar och
anläggningstillgångar anges att "Avskrivning ska ske från och med den tidpunkt då tillgången är färdig att tas i bruk. Tas i bruk kan innebära lite olika beroende vad som anskaffats. För fastigheter eller fastighets- investeringar och publika tillgångar innebär tas i bruk vid godkänd
slutbesiktning. För övriga investeringar innebär det när tillgången är levererad till kommunen. Avskrivning ska påbörjas månaden efter det att tillgången tagits i bruk. För inventarier i nyöppnande verksamheter där investeringen till största delen består av inköp som kan anses vara ett led i en större
inventarieinvestering så utsträcks tidpunkten till längst tre månader efter öppningsdagen, så att anskaffningsvärdet blir rättvisande." I svaret på granskningen för 2012 skrevs bland annat att en särskild genomgång och komplettering av rutinerna för exploateringsprojekt skulle göras i samarbete mellan kommunstyrelsens förvaltning och miljö- och samhällsbyggnads- förvaltningen. I denna genomgång har en mall för avslut av
samhällsbyggnadsprojekt tagits fram där det ska framgå datum för godkänd slutbesiktning för att möjliggöra retroaktiv avskrivning.
Personalavdelningen på kommunstyrelsens förvaltning bör ta ett antal stickprov på den första löneutbetalningen efter genomförd lönerevision för att säkerställa att korrekt lön är inlagd på individnivå. Stickproven bör dokumenteras.
Enheten för personaladministration på kommunstyrelsens förvaltning är positiva till EYs rekommendationer och kommer från och med lönerevision 2014 att ta stickprov i samband med första löneutbetalningen efter genomförd lönerevision.
Personalavdelningen på respektive nämnd bör kontrollera förändringar av fast lönedata i lönesystemet Heroma genom att löpande ta ut och granska logglistor från systemet.
KOMMUNSTYRELSENS FÖRVALTNING TJÄNSTEUTLÅTANDE
DATUM DIARIENR SIDA
2014-01-24 KS-2013/1548 6 (7)
Samtliga personalchefer har informerats om att förändringar i fast data som månadslön ska loggas och underlag till förändring ska finnas dokumenterad.
Varje personalavdelning på förvaltningarna kommer att ta ansvar för detta.
När det gäller förändring av fast data som i bank- och plusgirokonto – så har inte kommunen några uppgifter om anställdas konton. Det är kommunens utbetalande bank, Nordea, som har dessa uppgifter. Anställs man i Huddinge kommun och inte har ett personkonto i Nordea så är det till Nordea som den anställde lämnar sina uppgifter om bank och kontonummer och inte till kommunen.
Tydliggör kravet på att en behovsanalys genomförs i samband med initieringen av upphandling/inköp.
Vad avser genomförande av behovsanalys i enlighet med miljöpolicy vid inköp/upphandling i Huddinge kommun (HKF 4330)så kommer detta att ersättas av ett fastställande av en strategi för respektive upphandling där behovsanalysen blir en del av framtagandet av strategin.
Kommunstyrelsen bör skriftligt formulera ansvarsfördelningen inom upphandlingsprocessen för att säkerställa en kvalitet samt
kostnadseffektivitet av upphandlade varor och tjänster.
Avtalsägande regleras i den nya handboken för upphandling och inköp och kommer att fastställas och kommuniceras när det nya reglementet för upphandling är antaget. Detta beräknas ske under våren 2014.
Socialnämnden bör tillse att det i flödet för utbetalning av
kompletteringsersättningar hänförliga till försörjningsstöd, finns dualitet i någon del av kedjan.
I nuläget förekommer dualitet i vissa ärenden, men inte regelbundet i alla. I alla nya ärenden är det dualitet i flödet i och med att det är en assistent som öppnar ärendet som sedan lämnas över till en socialsekreterare för utredning.
Tidigare har vissa tjänstemän som handlägger fortlöpande
försörjningsstödsärenden ensamma kunnat utföra hela flödesschemat.
Verksamheten ser nu över hur det är möjligt att öka dualiteten även i dessa ärenden.
Socialnämnden bör se över behörigheterna i Procapita i anslutning till försörjningsstöd för att säkerställa att dessa är fortsatt korrekta och aktuella. Vidare rekommenderar vi att enheten beaktar huruvida det finns behov av att begränsa vissa behörigheter i systemet, till att endast innefatta så kallade ”tittbehörigheter”.
Behörigheten i Procapita avslutas automatiskt då man slutar sin anställning.
Verksamheten upplever att de har god kontroll över behörigheter och kommer även fortsättningsvis att regelbundet se över vilka personer som behöver olika
KOMMUNSTYRELSENS FÖRVALTNING TJÄNSTEUTLÅTANDE
DATUM DIARIENR SIDA
2014-01-24 KS-2013/1548 7 (7)
behörigheter. Alla socialsekreterare och utredningsassistenter har samma behörighet i verksamhetssystemet då de behöver detta för att kunna utföra sina arbetsuppgifter.
Socialnämnden bör löpande ta ut en logglista från Procapita för att kontrollera genomförda förändringar i fasta data, framförallt avseende förändringar i bank-och plusgirokonto samt vem som har initierat förändringen.
Att ta ut logglista från Procapita är inte möjligt att genomföra med befintligt verksamhetssystem. Socialnämnden har därför beslutat att göra manuella stickprov tre gånger per/år i samband med sedvanlig uppföljning enligt kommunens styrmodell. Kontrollen kommer att göras genom att konton i verksamhetssystemet jämförs med papperskopior på ansökningar. Momentet kommer att skrivas in i verksamhetens dokument angående rutiner för kontrollmoment.
Upphandlingsenheten bör införa en rutin som säkerställer att ramavtal ligger till grund för större samlade inköp hos leverantörer.
Att identifiera och upphandla nya avtalsområden bygger på en dialog mellan respektive förvaltning och kommunstyrelsen. Som ett led i detta arbete skall respektive förvaltning i dag en gång per år rapportera in en upphandlingsplan för kommande verksamhetsår. Anmälda behov kan avse såväl befintliga avtal som nyidentifierade behov. Anmälda behov konsolideras, prioriteras och upphandlas sedermera. Frågor avseende prioriteringar av genomförande samt strategiska val och inriktningar hanteras av upphandlingsstyrgruppen. Inom ramen för framtagande av handboken för upphandling och inköp har resurserna för upphandlingssamordning stärkts av respektive förvaltning vilket framgent kommer att förbättra möjligheterna till behovsidentifiering och samordning av upphandling.
Bilaga
Revisionsrapport nr 11, 2013, Granskning av intern kontroll
Beslutet delges
Huddinge kommuns revisorer
Vesna Jovic Toralf Nilsson
Kommundirektör Administrativ direktör
Mariam Yousif Handläggare
HUDDINGE KOMMUN Revisorerna
Revisionsskrivelse 2013-11-11
Till Kommunstyrelsen
Granskning av intern kontroll 2013 - - -, - \
Ernst & Young har på uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Huddinge kd,mmun genomfört en granskning av interna kontroller kopplade till rättvisande räkenskaper och korrekt finansiell rapportering.
Granskningen tar sin utgångspunkt i en risk- och väsentlighetsanalys och har därmed inriktats på de mest väsentliga riskområdena i redovisningen. Dessa är planer för intern kontroll, bokslutsprocessen,
inköp/upphandling, leverantörsfakturor/utbetalningar, intäkter/ kundfakturering/ inbetalningar, materiella anläggningstillgångar och finansiella anläggningstillgångar samt PA- och löneprocessen. Granskningen är således inte av sådan omfattning att den klarlagt samtliga svagheter som kan förekomma i kommunens kontrollsystem.
Inom dessa områden har vi identifierat ett antal förbättringsområden som syftar till att stärka den interna kontrollen enligt följande:
·: ,, Barn -och utbildningsförvaltningen samt social- och äldreomsorgsförvaltningen bör se över dokumentationen som biläggs manuella bokföringsorders så att de motsvarar lagens krav och interna krav.
y Respektive förvaltning bör löpande ta ut en logglista från leverantörsreskontra för att kontrollera genomförda förändringar i fasta data, framförallt avseende nya leverantörer, förändringar i bank- och plusgirokonto samt vem som har initierat förändringen.
Tillse att erforderliga underlag finns tillgängliga till verifikationer avseende representation och liknande kostnader. Rekommendationen omfattar barn- och utbildningsförvaltningen .
. ?:i• Kommunstyrelsen bör förstärka rutinen kring projekt som överskrider budget. Det är av vikt att säkerställa att ett nytt projektbeslut beviljas av behörig personal innan ytterligare finansiering tillförs projektet.
'·:) Samhällsbyggnadsnämnden bör tillse att anläggningstillgångar aktiveras vid den tidpunkt då de är
färdigställda och kan tas i bruk. Om det finns ledtider mellan projektavslut och aktivering bör retroaktiva avskrivningar tillämpas för att säkerställa ett korrekt resultat för redovisningsperioden.
f·\i Kommunstyrelsen bör förbättra sina interna rutiner avseende avslut av exploateringsprojekt för att
säkerställa att tillgångar aktiveras vid rätt tidpunkt. Om det finns ledtider mellan projektavslut och aktivering bör retroaktiva avskrivningar tillämpas för att säkerställa ett korrekt resultat för redovisningsperioden.
r
Kommunstyrelsen bör införa en rutin som säkerställer att ramavtal ligger till grund för större samlade inköp hos en leverantör.Revisionsrapporten överlämnas härmed. Revisionen önskar erhålla styrelsens svar på rapporten senast den 15 februari 2014.
För Huddinge kommuns revisorer
-14d//~
Kurt Karlsson Ordförande
För kännedom Kommunfullmäktiges presidium Samtliga nämnder
Lars Blomkvist
\
l\
Revisionsrapport nr 11 2013 Genomförd på uppdrag av revisorerna
november 2013
Huddinge kommun
Granskning av intern kontroll
111111111'
EV
Building a better working worldBuliåJnq " bPt!Pr work1oq world
Innehåll
Sammanfattning och rekommendationer ... 2
1. lnledning ............ 4
2. Intern kontrollplan ... 5
3. Bokslutsprocessen ......... 5
4. Leverantörsfakturor och utbetalningar ... 6
4.1 Manuella utbetalningar ... 8
4.2 Granskning av ledningsnära kostnader ..... 9
5. Intäkter, kundfakturering och inbetalningar ...... 11
6. Materiella anläggningstillgångar ......... 11
6.1 Exploateringsprojekt ......... 12
7. Internbanken-samarbete mellan Huddinge-, Botkyrka- och Södertälje kommuner 13 7.1 Pensionsportföljen ......... 13
8. PA-lön ...... 14
8.1 Pensioner ......... 15
9. Inköp och upphandlingsprocessen ... 15
1
8utl<linq .,t bf'tter work1nq world
Sammanfattning och rekommendationer
Som ett led i revisionen av kommunens räkenskaper har vi granskat rutiner kopplade till väsentliga redovisningsprocesser. Vi har utifrån vår väsentlighets- och riskanalys valt att inrikta granskningen på följande väsentliga områden.
• Intern kontrollplan
• Bokslutsprocessen
• Leverantörsfakturor- utbetalningar
• Manuella utbetalningar
• Intäkter- kundfakturering- inbetalningar
• Materiella anläggningstillgångar
• Finansiella anläggningstillgångar
• PNiöneprocessen
• Inköp och upphandlingsprocessen
Inom dessa områden har vi identifierat ett antal förbättringsområden med syfte att stärka den interna kontrollen.
Rekommendationer:
~~> Barn - och utbildningsförvaltningen samt social - och äldreomsorgsförvaltningen bör
se över dokumentationen som biläggs manuella bokföringsorder så att de motsvarar lagens krav och interna krav.
~~> Kommunstyrelsens förvaltning bör tillse att kontrollbevisen sparas för den avstämning
som genomförs mellan Proceedo och Agresso. Detta för att erhålla en spårbarhet av att kontrollmomentet utförts.
~~> Respektive förvaltning bör löpande ta ut en logglista från leverantörsreskontra för att
kontrollera genomförda förändringar i fasta data, framförallt avseende nya leverantörer, förändringar i bank - och plusgirokonto samt vem som har initierat förändringen.
~~> Tillse att erforderliga underlag finns tillgängliga till verifikationer avseende
representation och liknande kostnader. Rekommendationen omfattar barn - och utbildningsförvaltningen.
~~> Kommunstyrelsen bör förstärka rutinen kring projekt som överstiger budget. Det är av
vikt att säkerställa att ett nytt projektbeslut beviljas av behörig personal innan ny finansiering tillfaller projektet.
~~> Samhällsbyggnadsnämnden bör tillse att anläggningstillgångar aktiveras vid den
tidpunkt då de är färdigställda och kan tas i bruk. Om det finns ledtider mellan projektavslut och aktivering bör retroaktiva avskrivningar tillämpas för att säkerställa ett korrekt resultat för redovisningsperioden.
~~> Kommunstyrelsen bör förbättra sina interna rutiner avseende avslut av
exploateringsprojekt för att säkerställa att tillgångar aktiveras vid rätt tidpunkt. Om det finns ledtider mellan projektavslut och aktivering bör retroaktiva avskrivningar tillämpas för att säkerställa ett korrekt resultat för redovisningsperioden.
2
Buildtnq a ~etter
workinq world
~ Löneavdelningen på kommunstyrelsens förvaltning bör tar ett antal stickprov på den första löneutbetalningen efter genomförd lönerevision för att säkerställa att korrekt lön är inlagd på individnivå stickproven bör dokumenteras.
~ Löneavdelningen på respektive nämnd bör kontrollera förändringar av fast lönedata i lönesystemet Hero ma genom att löpande ta ut och granska logglistor från systemet.
,.. Tydliggör kravet på att en behovsanalys genomförs i samband med initieringen av upphandling/inköp.
,.. Kommunstyrelsen bör skriftligt formulera ansvarsfördelningen inom upphandlingsprocessen för att säkerställa en kvalitet samt kostnadseffektivitet av upphandlade varor och tjänster.
~ Socialnämnden bör tillse att det i flödet för utbetalning av kompletteringsersättningar hänförliga till försörjningsstöd, finns dualitet i någon del av kedjan.
~ Socialnämnden bör se över behörigheterna i Procapita i anslutning till försörjningsstöd för att säkerställa att dessa är fortsatt korrekta och aktuella. Vidare rekommenderar vi att enheten beaktar huruvida det finns behov av att begränsa vissa behörigheter i systemet, till att endast innefatta s. k "tittbehörigheter"
~ Socialnämnden bör löpande ta ut en logglista från Procapita för att kontrollera genomförda förändringar i fasta data, framförallt avseende förändringar i bank - och plusgirokonto samt vem som har initierat förändringen.
~ Upphandlingsenheten bör införa en rutin som säkerställer att ramavtal ligger till grund för större samlade inköp hos en leverantör.
3
BlJfldinq il ~etter
workinq world
l. Inledning
Enligt kommunallagen har varje nämnd ett tydligt ansvar för den interna kontrollen avseende de verksamheter som omfattas av nämndens uppdrag. Därutöver har kommunstyrelsen ett övergripande ansvar för den interna kontrollen, bland annat genom kommunallagens krav på uppsikt och det åliggande om ekonomisk förvaltning som finns i lagen.
Revisorerna ska varje år granska, och i sin ansvarsprövning av styrelser och nämnder, bedöma om den interna kontrollen i nämnder och styrelser är tillräcklig. Revisionen genomför granskning av den interna kontrollen via såväl sin grundläggande granskning som via fördju- pade granskningar. Denna granskning omfattar den interna kontrollen kopplad till rättvisande räkenskaper och korrekt finansiell rapportering.
1.1 Metod
Vår granskning av den interna kontrollen kopplad till räkenskaperna har genomförts enligt god revisionssed, vilket bland annat innebär att granskningen tagit sin utgångspunkt i en risk- och väsentlighetsanalys. Granskningen har därmed inriktats på de mest väsentliga riskområ- dena i redovisningen. Granskningen är således inte av sådan omfattning att den klarlagt samtliga svagheter som kan förekomma i kommunens kontrollsystem. Granskningen innebär att vi har intervjuat berörd personal på följande funktioner; ekonomienheten, HR-avdelningen samt upphandlingsenheten på kommunstyrelsens förvaltning, lnternbanken, handläggare för administration och utbetalning av försörjningsstöd på Socialnämnden samt ekonomiassistenter på barn och utbildningsförvaltningen samt miljö och samhällsbyggnadsförvaltningen.
Vi har tagit del av relevant dokumentation, exempelvis rutinbeskrivningar, kopplade till respektive process. Vi har för att få en fördjupad kunskap om processerna följt en transaktion per process. Detta ger oss förutom en bekräftelse av vår förståelse för processen möjlighet att säkerställa att de kontroller som beskrivs genomförs. l rapporten lämnar vi förslag till förbättringar kopplade till respektive process. Föregående års rekommendationer följs upp och kommenteras i anslutning till processerna. Huvudområden vid granskning av den interna kontr.ollen 2013 har varit:
• Intern kontrollplan
• Bokslutsprocessen
• Leverantörsfakturor- utbetalningar
• Manuella utbetalningar
• Intäkter- kundfakturering - inbetalningar
• Materiella anläggningstillgångar
• Finansiella anläggningstillgångar
• PA/Iöneprocessen
• Inköp och upphandlingsprocessen
4
Bu•h1111C) a
EV
bett~rworkii'Q world
2. Intern kontrollplan
Vi har granskat kommunens arbete med interna kontrollplaner genom intervju med kvalitets- ledare vid kommunstyrelsens förvaltning. Vi har tagit del av de anvisningar och det
reglemente som finns.
Samtliga förvaltningar tar årligen fram en plan för intern kontroll som fastställs av respektive nämnd. Utformningen av planen för intern kontroll styrs av det reglemente för intern kontroll som antogs i fullmäktige 2003 (dock har den blivit reviderad under 2011). Reglementet omfattar samtliga nämnder och innehåller bland annat kommunens definition av begreppet intern kontroll. Det är kommunstyrelsen som har ett övergripande ansvar för den interna kontrollen i kommunen. Respektive nämnd har i sin tur ansvaret för den interna kontrollen inom sin verksamhet.
Enligt reglementet ska varje nämnd göra riskanalyser utifrån de områden som anges och fastställa en plan för uppföljning av den interna kontrollen. Nämndernas interna kontrollplaner ska följas upp i samband med delårsrapporterna och årsbokslutet. Anvisningar för nämndernas internkontrollplaner ingår i anvisningarna till verksamhetsplanen. De olika nämndernas internkontrollplaner kan skilja sig åt till innehåll. Reglementet anger inte hur internkontrollplanerna formellt ska se ut. Anvisningarna är att betrakta som impulser till att göra något, avsikten är inte att exakt ange vad och hur detta ska göras.
Inom nämndens verksamhetsområde ansvarar förvaltningschefen för att konkreta regler och anvisningar utformas för att upprätthålla en god intern kontroll. Verksamhetschefer på olika nivåer är skyldiga att följa regler och anvisningar om intern kontroll, de har även ansvar för att informera övriga medarbetare.
Bedömning
Vi anser att kommunen har en god ansats i sitt internkontrollarbete och har kommit långt när det gäller att identifiera verksamhetsrelaterade risker. Kommunen vidareutvecklar även sina planer för intern kontroll för att kunna utvärdera vilka risker som är mest väsentliga att arbeta med och enligt vår bedömning kommer detta att stärka det interna kontrollarbetet ytterligare.
3. Bokslutsprocessen
Granskning av bokslutsprocessen har genomförts genom intervjuer med ekonomiavdelningen vid kommunstyrelsens förvaltning, nedan kallad enbart ekonomiavdelningen, samt genom granskning av avstämningar i delårsbokslutet per sista augusti 2013. Även stickprovsgranskning av manuella bokföringsorder har genomförts.
Den ekonomiska rapporteringen i kommunen omfattar månadsbokslut, delårsbokslut samt årsbokslut. Innehåll och struktur för de ekonomiska rapporterna anges i instruktioner framtagna av ekonomiavdelningen.
Ekonomiavdelningen ansvarar för merparten av kommunens gemensamma konton, vilket i princip innebär samtliga konton som inte är interimskonton. För interimskonton finns ansvaret istället hos respektive förvaltning. Personalavdelningen ansvarar för balanskonton kopplade till löner från personalsystemet Heroma.
Nyckeltal används både inom ekonomisk uppföljning och vid uppföljning av verksamheterna.
Vissa nyckeltal följs upp månadsvis medan andra följs upp mer sällan. l likhet med föregående år pågår en generell översyn av nyckeltal, då det finns många och vissa inte 5
EV
Bu•ld•nq <J better work•nq worldanvänds för utvärdering. Antalet nyckeltal har minskat och målet är att enbart ha nyckeltal som är jämförbara med framförallt kommuner inom länet.
Vi har stickprovsvis granskat manuella bokföringsorder för att kontrollera att kommunen uppfyller dokumentationskraven som krävs. Ytterligare granskning kommer att göras i samband med bokslutet. Granskningen har inriktats på tre av förvaltningarna; social- och äldreomsorgsförvaltningen, barn - och utbildningsförvaltningen samt kommunalstyreisens förvaltning. l likhet med föregående år noteras brister i ett antal stickprov avseende dokumentationen av bokföringsorder. stickproven som bedömts vara bristfälliga är hänförliga till social - och äldreomsorgsförvaltningen samt barn- och utbildningsförvaltningen.
Gemensamt är att bifogade underlag till bokföringsorder inte varit tillräckliga, alternativt svåra att härleda till belopp. För de stickprov som vi anser att bifogade underlag inte har varit tillräckliga, innebär det att inga externa underlag i form av fakturor, formella beslut eller avtal har funnits bifogade till bokföringsordern.
Av Lag (1997:614) om kommunal redovisning framgår att "en verifikation ska innefatta uppgift om när den har sammanställts, vad den avser, vilket belopp den gäller och vilken motpart den berör. l förekommande fall skall verifikationen även innefatta upplysning om handlingar eller andra uppgifter som har legat till grund för den ekonomiska händelsen samt var dessa finns tillgängliga." Enligt kommunens ekonomihandbok ska en bokföringsorder innehålla fullständiga uppgifter om orsaken till ordern och, i de fall det innebär en rättelse i bokföringen, hänvisning till den verifikation omföringen avser.
Vår granskning visar att kommunen har generellt sett blivit bättre på att bilägga dokument vid upprättande av bokföringsorder, dock kvarstår viss förbättringspotentiaL Noterade avvikelser indikerar att fastställda dokumentationskrav fortfarande inte uppfylls helt. Samtliga granskade bokförings-orders uppfyller kommunens krav på attester.
Rekommendationer:
.,. (2011) Vi rekommenderar barn - och utbildningsförvaltningen samt social- och äldreomsorgsförvaltningen att se över dokumentationen som biläggs manuella bokföringsorders så att de motsvarar lagens krav och interna krav.
Status 2013: Genomförd granskning visar att en övergripande förbättring har skett, dock förekommer det fortfarande att adekvata underlag saknas för ett antal
bokföringsorder. Rekommendationen kvarstår därmed.
4. Leverantörsfakturor och utbetalningar
Vi har granskat rutinen för leverantörsfakturor och utbetalningar genom intervjuer med berörd personal, granskning av fakturor och utbetalningar genom stickprov.
l april 2011 anskaffade kommunen ett nytt system, Proceedo, som ska användas från beställning till betalning. Kommunen har anlitat ett nytt inscanningsföretag för leverantörsfakturor och använder sedan mars 2013 företaget Visrna Services AB i Fagersta.
Merparten av alla leverantörsfakturor skickas till Visma, som scannar in alla fakturor. Visrna skapar en fakturafil som sänds till Rumänien för korrekt kodning av filen, varefter filen skickas till Visrna Commerce AB som ansvarar för att filinläsningen sker korrekt.
l Proceedo sker ankomstregistrering samt attest av fakturorna. Attest sker två i förening, en granskningsattest och en kontrollattest Uppsättningen i systemet följer kommunens attestinstruktioner. Attesträtter kan endast läggas upp av systemkonsult vid kommunstyrelsens förvaltning. För att en ny attestant ska läggas upp krävs signerade 6
EV
Buildinq a better workinq world
blanketter från de olika förvaltningarna. Merparten av alla fakturor passerar även en administratör som bland annat har till uppgift att lägga in eventuella periodiseringar, kontrollera att erforderliga underlag till representation bifogats samt att moms vid billeasing hanterats korrekt. De fakturor som inte passerar en administratör är fakturor från leverantörer där stora mängder inköp görs av många enheter. Det är mestadels förbrukningsmaterial, till exempel inköp av livsmedel från Servera och Arla. Vi bedömer att detta är rimligt.
överföring från Proceedo till ekonomisystemet Agresse sker dagligen. Vid överföringen från Proceedo till ekonomisystemet har kommunen under hela 2013 utfört en dokumenterad avstämningskontroll för att säkerställa att informationen som överförs från Proceedo till Agresse är fullständig. Dokumentationen av kontrollen har dock inte sparats löpande, vilket innebär att det inte finns någon spårbarhet av att kontrollen varit på plats hela året.
Vid betalning av fakturor måste först ett betalningsförslag upprättas som sedan ska godkännas, vilket sker hos förvaltningarna. Utanordnaren på respektive förvaltning ansvarar för att genomföra stickprov att betalningsförslaget är korrekt innan det godkänns för definitiv betalning. Uppgiften roteras bland förvaltningarna enligt ett schema. Slutlig hantering, att skicka definitiv betalfil till bank, genomförs dock alltid centralt hos kommunstyrelsens förvaltning. Avstämning görs då att totalbeloppet i betalfilen överensstämmer med det betalningsförslag som respektive utanordnare har godkänt för sin förvaltning.
Det har även införts ett kontrollmoment i samband med att betalfilen skickas iväg.
Kommunen har köpt en tjänst av ett externt företag som innebär att innehållet i betalfilen kontrolleras innan den går iväg till banken med avseende på exempelvis eventuella bluffakturor, dubbla betalningar, samt betalning till företag som saknar F-skattsedel. Även fakturabelopp som överstiger 3 mnkr noteras. Inom en minut efter att betalfilen har skickats erhåller kommunen en rapport om betalfilens innehåll. Rapporten skrivs ut, sparas i pärm och eventuella avvikelser hanteras. Vid fakturabelopp överstigande 3 mnkr skickas fakturan till ansvarig förvaltning för en slutlig bedömning.
Behörighet att göra förändringar i fasta data i leverantörsreskontra, exempelvis i form av registrering av nya leverantörer, tillägg av nya - eller förändring i befintliga bank- eller postgironummer är begränsat till ca fem personer på respektive förvaltning. För tillfället genomförs ingen efterkontroll av att förändringar i fasta data i leverantörsreskontra har skett på korrekta grunder.
Leverantörsfakturor har granskats stickprovsvis med avseende på korrekta attester, rörelse- tillhörighet och kontering. Granskningen har genomförts utan anmärkning.
Rekommendationer:
.,. (2011) Vi rekommenderade att en avstämning genomfördes mellan Proceedo och Agresso för att säkerställa att samtliga fakturor överfördes samt att korrekt totalbelopp överfördes. Denna typ av kontroll säkerställer att alla fakturor förs över mellan systemen för att minska risken att någon faktura "fastnar'' i systemet och medför förseningsavgifter.
status 2013: Genomförd granskning 2013 visar en förbättring då kontrollen har genomförts under hela 2013. Dock har inte kontrollbevisen sparats löpande vilket medför en brist i spårbarheten av att kontrollen genomförts. Vi rekommenderar att kontrollbevisen sparas för att kunna verifiera att kontrollen utförts.
7
Ehulrlinq a better work 1nq ,o; or Id
.,. (2012) Vi rekommenderar att det finns fullständiga attestförteckningar för samtliga förvaltningar. Det bör av varje attestförteckning tydligt framgå vem som är beslutsattestant respektive kontrollattestant.
Status 2013: Genomförd stickprovsgranskning har visat att det funnits attestförteckningar Rekommendationen från föregående år bedöms därmed åtgärdad .
.,. (NY) 2013: Vi rekommenderar att respektive förvaltning löpande tar ut en logglista från leverantörsreskontra för att kontrollera genomförda förändringar i fasta data, framförallt avseende nya leverantörer, förändringar i bank - och plusgirokonto samt vem som har initierat förändringen.
4.1 Manuella utbetalningar
Granskning har skett av manuella utbetalningar av försörjningsstöd. En förståelse för processen har erhållits genom intervju med ansvarig personal inom Socialnämnden. Den genomförda intervjun har syftat till att identifiera vilka risker som finns i processen för utbetalning av försörjningsstöd, vilka kontroller som finns för att minimera riskerna samt identifiera eventuella förbättringsområden.
Socialnämnden ansvarar för utbetalningar av försörjningsstöd. l genomsnitt betalar kommunen ut försörjningsstöd till cirka 2 200 hushåll per år. Personer kan söka försörjningsstöd av olika anledningar, men för att erhålla stöd går alla som söker i huvudsak genom samma flöde. Vi har fokuserat på att granska processen utifrån ett finansiellt perspektiv.
Socialnämnden har upprättat ett dokument avseende vilka rutiner som finns i samband med en ansökan, vilka kontrollmoment som finns samt vem som är ansvarig. Ett led i att ha god intern kontroll är att ha ovan nämnda dokumentation, vilket vi bedömer vara positivt.
Dokumentet redogör för att det finns ett antal kontroller på plats i organisationen som ska förhindra att eventuella felaktigheter uppstår. Vi har dock identifierat ett antal områden där det bedöms finnas förbättringspotentiaL En redogörelse för dessa lämnas nedan.
En person ansöker om försörjningsstöd genom att lämna in en ansökan. En utredningsassistent skapar med hjälp av ansökan ett så kallat "hushåll" i verksamhetssystemet Procapita där information i form av adress, antal i hushållet, hushållets inkomster och dylikt rapporteras in. En socialsekreterare träffar därefter den sökande och påbörjar en utredning som ska mynna ut i beslut om personen kan beviljas försörjningsstöd. l hälften av alla ärenden utför socialsekreteraren hela utredningen själv och för resterande fall är en utredningsassistent behjälplig med delar av utredningen. l ovanstående rutin har vi identifierat risker. Exempelvis kan en socialsekreterare behandla ett helt ärende själv, från att utredning påbörjas till att utbetalning genomförs. Den dualitet som finns är att en utredningsassistent i ett första led måste skapa det så kallade "hushållet" i verksamhetssystemet Den kontroll som finns för att minimera risken att det uppstår felaktigheter/oegentligheter är att enheten gör stickprovsvisa kontroller av gjorda utbetalningar. Kontrollen är ursprungligen tänkt som en preventiv kontroll som ska göras inför utbetalning där utredning, grund till beslut och beslutad summa granskas men eftersom utbetalningar görs dagligen finns inte utrymme för ansvarig att hinna göra det inför utbetalning, varför den utförs som en upptäckande kontroll.
Utredningsassistenter ansvarar för kompletteringsersättningar vilket exempelvis kan avse utbetalningar av ersättningar till en föräldraledig som behöver extra stöd utöver sin föräldrapenning. l detta fall finns det en total avsaknad av dualitet i hanteringen vilket ökar risken för att eventuella fel eller oegentligheter uppstår. En avvikelse skulle kunna upptäckas 8
Buildioq d better workmq world
i den dagliga stickprovskontrollen men vi bedömer att risken kvarstår när en och samma person kan ansvara för hela flödet från registrering av ett ärende till utbetalning.
När ett hushåll inte längre är i behov av försörjningsstöd har kommunen en intern riktlinje om att hushållet skall avslutas inom tre månader. Ett avslut innebär att "hushållet" blir stängt i Procapita för ytterligare ändringar.
Vid genomgång av verksamhetssystemet Procapita noterade vi att användarnas behörigheter i systemet är relativt omfattande. Vi kan inte uttala oss om huruvida det är nödvändigt att behörigheterna är utformade på detta vis för att möjliggöra det praktiska arbetet. Dock bedömer vi att det är av vikt att initiera en genomgång av befintliga behörigheter samt utreda huruvida det finns möjlighet att begränsa ett antal behörigheter för att minimera risken för felaktigheter i hanteringen.
Vi har erhållit information om att ekonomiavdelningen inom Socialnämnden genomför stickprovsvisa kontroller som syftar till en genomgång av utredningen, grund för beslut samt ekonomisk beräkning. Vidare kontrolleras även utbetalningar av ovanligt höga belopp för att säkerställa att de är korrekta. Vi har i revisionen inte haft möjlighet att granska de stickprovsvisa kontrollerna, varför vi inte kan uttala oss om huruvida stickprovskontrollerna fungerar i enlighet med den beskrivning vi har erhållit.
Vi har i vår granskning genomfört stickprovsvisa kontroller av utbetalning av försörjningsstöd genom att granska utbetalda medel mot genomförd beräkning, beslut, att medel har utbetalats till det bankkontonummer som finns angivet i ansökan respektive till det bankgiro- /plusgironummer som står på fakturan. Vidare har vi kontrollerat att vissa av enhetens kontroller har dokumenterats. Den genomförda granskningen har inte visat på några avvikelser.
Rekommendationer:
~ (2013) Tillse att det i flödet för utbetalning av kompletteringsersättningar finns dualitet i någon del av kedjan.
~ (2013) Vi rekommenderar Socialnämnden att se över behörigheterna i Procapita för att säkerställa att dessa är fortsatt korrekta och aktuella. Vidare rekommenderar vi att enheten beaktar huruvida det finns behov av att begränsa vissa behörigheter i systemet, till att endast innefatta s. k "tittbehörigheter"
~ (2013) Vi rekommenderar att Socialnämnden löpande tar ut en logglista från Procapita för att kontrollera genomförda förändringar i fasta data, framföra1ft avseende förändringar i bank - och plusgirokonto samt vem som har initierat förändringen.
4.2 Granskning av ledningsnära kostnader
Vi har stickprovsvis granskat ledningsnära/förtroendekänsliga kostnader, vilket inkluderar representation, konferenser och resor, för att säkerställa att dessa inte strider mot gällande lagar och kommuninterna regler. Granskningen omfattar kommunens alla verksamheter.
Kommunen har fastlagt regler och riktlinjer för representation, gåvor och andra belöningar till utomstående. Dokumentet antogs av kommunfullmäktige 2012 och redogör för de regler som gäller i samband med intern och extern representation. Bland annat anges att all representation ska ha "ett tydligt samband med verksamheten" samt att det krävs "ett gott omdöme när det gäller vad som anses vara rimligt och skäligt i varje situation".
l vår stickprovsgranskning av ledningsnära kostnader har vi i år noterat en förbättring gällande den dokumentation som bifogas vid representation och dylikt. Dock har vi för en förvaltning, barn- och utbildningsförvaltningen, noterat att det saknats underlag vid något 9
6lHidinq 4 bett e<
WOfklnq W•)(id
tillfälle. Vi vill poängtera vikten av att erforderliga underlag finns tillgängliga, då dessa kostnader annars skulle kunna betraktas som löneförmåner, vilket är förenat med förmånsbeskattning samt kan vara förtroendeskadligt för kommunen.
Barn - och utbildningsförvaltningen har under året haft en konferens för samtlig personal.
Fakturan uppgår till 46 940 kr och omfattar kostnad för administration av konferens samt förtäring i anslutning till denna. Ingen agenda eller dylikt har bifogats för konferensen.
Rekommendationer:
... (2011) Tillse att erforderliga underlag finns tillgängliga till verifikationer avseende representation och liknande kostnader. Rekommendationen omfattar barn - och utbildningsförvaltningen.
Status 2013: Vi bedömer att denna punkt kvarstår efter genomförd granskning av representationskostnader. Det förekommer fortfarande brister i dokumentationen, framförallt i underlagen som bifogas konferenskostnader.
... (2012): Vi rekommenderar att det finns fullständiga attestförteckningar för samtliga förvaltningar. Det bör av varje attestförteckning tydligt framgå vem som är beslutsattestant respektive kontrollattestant.
Status 2013: Genomförd stickprovsgranskning har visat att det funnits attestförteckningar. Rekommendationen från föregående år bedöms därmed åtgärdad.
lO
