Protokoll VTK styrelsemöte 2020-10-20
Styrelsens sammansättning: Ordförande: John Parkinson, Vice ordförande och Damansvarig: Katja Ruud, Kassör: Lena Hesselberg, Sekreterare: Henrik Schmidt, Gruppspels- och tävlingsansvariga: Linus Amneryd, Douglas Parkinson, Ungdomsansvarig: Fredrik Odevall, Kommunikationsansvarig: Peter Jansson
Närvarande 2020-10-20: John Parkinson, Katja Ruud (distans), Henrik Schmidt, Linus Amneryd (distans), Peter Jansson, Douglas Parkinson, Fredrik Odevall och Lena Hesselberg
Frånvarande: Ingen.
Adjungerade: Ulf Persson hälsade på under en kort stund.
1. Mötets öppnande
John öppnande mötet och hälsa alla välkomna till mötet, som hölls delvis på distans och delvis i klubbrummet.
2. Godkännande av dagordning
Dagordningen godkändes.
3. Justering av föregående protokoll
Föregående protokoll har distribuerats men en papperskopia fanns inte att justera. Tas med vid nästa styrelsemöte. Men inga speciella kommentarer angående föregående protokoll.
4. Post till och från VTK
Inget speciellt att rapportera.
5. Tennishallen
a. Inredningsgruppen– status på kafeteria projektet och fas 2 (John)
John rapporterade från mötet med inredningsgruppen och pågående arbete. Det har budgeterats 100 tkr för den kommande fasen. Den här fasen gäller i första hand ”korridoren” och klubb- utrymmet en trappa upp.
Styrelsen tog beslut kring inköp av definierade pingisbord (Stiga Action Roller) och träningscyklar (Spinningcykel ES300). En diskussion kring eventuella risker genomfördes.
Vaxholms Tennisklubb
Besöksadress: Petersbergsvägen 3 • Vaxholm Postadress: Box 92 • 185 22 • Vaxholm Epost: vaxholmstennisklubb@telia.com
www.vaxholmstennisklubb.se Bankgironummer: 5745-8036
6. Ekonomi
a. Status - Abonnemang, medlemmar, fakturor (Lena)
Lena kommenterade faktura-läget. De flesta har gått ut. Glädjande nog har det tillkommit flera nya medlemmar och nu är vi över 500. Diskussion om vårterminens fakturor. Utskick runt första december.
b. Resultatrapport (John)
John distribuerade och gick igenom aktuell resultatrapport. Klubbens juniorverksamhet har vuxit och omfattar idag cirka 120 barn/ungdomar, vilket också ger en viss inkomst till klubben. Därtill har löstidsbokningen varit väldigt hög, vilket nog kan förklaras av pandemin.
Inredningsgruppens utgifter har inte kommit än vilket också påverkar nuläget.
Så, om inget oplanerat händer, så ser det ut som att årets resultat vara något bättre än budgeterat.
7. Status/Planering - Olika verksamhetsområden
a. Juniorskolan – tennisträning för HT 2020 (Ulf/Fredrik)
Vecka 44 är det höstlov och träningsuppehåll. Men onsdag 28:e oktober erbjuds en specialaktivitet för flickor/pojkar födda 2009-2010 som tränar i tennisskola. Ingen anmälan krävs. Kostnadsfritt.
Ökningen av barn i tennisskolan innebär också ökat administrativt arbete, inklusive kommunikation med barn och föräldrar. Möjligen behöver klubben stötta Ulf på detta område. John och Fredrik diskuterar med Ulf om det administrativa arbetet och söker lösningar
b. Damtennisen – tennisträning för HT 2020 (Katja)
Magnus W som tränar på lördagar behöver bli ersatt nästa termin. Wladde är intresserad av att ta över men vill ha tre timmar. Klubbens har två timmar (9-11) och det får i så falla bli en diskussion med abonnemangsinnehavaren för timmen efter nuvarande tider (11-12). John undersöker.
Katja rapporter om stort engagemang bland damerna, men att en del aktiviteter bör skjutas på på grund av rådande pandemi-läge.
Förnyad diskussion om att istället för damtennis arrangera vuxen-tennis-träning, med blandat herrar och damer. (I analogi med hur vi numera hanterar seriespelet.) Då kan styrelseansvarig tillsammans med tränarna, efter provspel, nivå-indela alla vuxna som vill delta i träningen. Till den lista som finns över intresserade damer kan läggas intresserade herrar. Information om detta bör gå med i
kommande infomail.
c. Klubbtävlingar, gruppspel och Sv TF serien (Douglas, Linus)
Dubbelserien är nu åter igång efter ett lyckat slutspel. (Lite strul med betalningen men nu är det löst.) Skärgårdsligan pågår, men det finns en hel del ospelade matcher. Douglas och Linus bevakar och skickar mail vid behov.
Tre av klubbens fyra lag i har premiärspelat i Sv-TF-serien med vinst som utgång i alla tre fallen.
Diskussion om vandringspokalens placering och utformande. Beslut om att ha en och densamma både för inomhus och för utomhus KM. Med ingraverade plaketter (eller liknande) med de segrandes namn.
d. Frukosttennisen i höst (Fredrik)
Intresset är fortfarande stort, men vi justerar så att frukost-tennisen ges varannan vecka istället för varje. Douglas ansvarar under höstlovstillfället.
e. Sponsring (John/Peter)
Ytterligare en sponsor/skylt på väg in. Peter förbereder kontrakt och överenskommelser. Mer information vid nästa styrelsemöte.
8. Information till klubbmedlemmar a. Hemsidan (Henrik/John/Peter)
Peter ska jobba mer med hemsidan (klubbens hemsidelösning) under senare delen av hösten.
Innehållet till infobladet ska uppdateras och därefter distribueras till klubbens medlemmar. Alla som har lämnat text till Peter kollar igen och ändrar om så behövs. Text till Peter senast 25/10.
Nu är utskicket större än till 500 personer, så det blir en något dyrare taxa.
9. Övriga frågor
a. Förslag till detaljplan för Del av Lägret (framtiden för ute-banan?)
John redogjorde för processen kring detaljplanen för Lägret. Det återstår en hel del innan beslut och eventuell projektering kan ske. Bedömningen är att vi kan spela tennis på utomhusbanan även nästa sommar.
Det har, för övrigt, varit riktigt mycket spel på Lägret under detta år. Det är både medlemmar, icke- medlemmar, tennisspelare från andra klubbar samt en hel del turister som har spelat. Banan öppnade den 20:e april. I snitt har banan bokats ca 27 timmar/veckan. Därtill tillkommer ca 70 timmar för ute-KM.
b. Planering av aktiviteter under höstlovet
Ladies Open skjuts på framtiden.
c. Julbord på hotellet den 4 december (mat vs dryck) + julkorgar
Styrelse, valberedning, revisorer plus Tommy och Claes samt tränarna Ulf, Wladde, Magnus R och Magnus W blir inbjudna på årets julbord.
Klubben står för mat, men inte dryck.
Ulf ordnar en avslutningsmiddag med juniortränarna.
d. Hantering av GDPR inom VTK
John uppmärksammade styrelsen på att det finns en gedigen checklista kring medlemsregister och personuppgifter på Riksidrottsförbundets hemsida*. Vi borde gå igenom den och säkra våra rutiner
och informera på hemsidan hur vi hanterar personuppgifter. Peter undersöker saken.
e. Ta över arbetet efter Tommy – göra inpasseringskort + nya medlemmar
John har tagit över medlemsregistret. Men annat måste också bemannas, t.ex. dammsugningen. Vi skulle behöva ytterligare personer till styrelsen som kan ta över en del av arbetet.
f. Slut-besiktning av tennishallen
Det visar sig att hallen inte ska slut-besiktigas förrän efter fem år. Vi avvaktar således ytterligare tre år.
g. Kontakt med valberedning
I infobladet ska det också ”annonseras” efter nya krafter till styrelsen efter de som avgår i samband med årsmötet.
h. Fjärrkontroll till bollmaskinen
Till vissa bollmaskiner finns en fjärrkontroll. Det har efterfrågats en till vår, men för det första så är det osäkert om en sådan finns till vår modell och för det andra är det ganska dyrt. Vi köper alltså inte in en sådan.
i. Tennisträning och tränare inför 2021
Magnus W kommer inte vara tillgänglig som tennistränare under 2021. Se punkt ovan.
j. Övriga punkter
Små hål i skynkena. Diskussion om hur man skulle kunna laga, så att de inte växer.
Inpasseringskoden kan behöva att ändras för att förhindra obehöriga att komma in. Några stycken av alla löstidsbokningar genererar samtal (till Fredrik och John) kring koden för inpassering.
10. Avslutning
John avslutade mötet.
Vid protokollet: Justeras:
Henrik Schmidt John Parkinson
Mötessekreterare Mötesordförande
*https://iof4.idrottonline.se/globalassets/riksidrottsforbundet/gamla-
rf.se/dokument/personuppgifter-och-gdpr/sf---checklista-for-forbund---gdpr.pdf Väntelista:
Saker att eventuellt följa upp alternativt informera när det händer något:
a) Wifi i Campus
b) Aktivitet med inbjuden föreläsare i mental träning är under planering (Katja).
c) Vad behövs för att kunna ha rullande reklam på TV i kafeterian under dagtid?
d) Behöver vi uppdatera vår policy kring alkohol och mobbing?
e) Hur hanterar vi swish betalningar på smidigaste sätt för alla?
f) Hur ser styrelsen på Coronaviruset när det gäller tennis (alla)?
g) Lönenivåer för klubbens tennistränare?
h) Vattenfakturor från Roslagsvatten
i) Vad ska det kosta att vara i olika interna tävlingar (Linus och Douglas)?
j) Målen i Verksamhetsplanen - kort resp. långsiktiga målen (alla)?
k) Vad har vi för mål när det gäller tennisskolan i Vaxholms TK?
Kommande möten:
24 november styrelsemöte
12 januari 2021 styrelsemöte
2 februari 2021 styrelsemöte
23 februari 2021 styrelsemöte
14 mars årsmöte 2021 styrelsemöte
