S T A D G A R
för den ideella
FÖRENINGEN SVENSKT PORTRÄTTARKIV
med hemort i Sverige, med adress i den kommun där den valda Ordföranden är skriven.
Föreningen bildad: Februari 2018
Stadgarna senast fastställda/ändrade av årsmötet: Februari 2020.
ALLMÄNNA BESTÄMMELSER
§ 1 Ändamål
Föreningens uppgift är att ekonomiskt och praktiskt stödja STIFTELSEN SVENSKT PORTRÄTTARKIV som äger rätten till och innehållet i det digitala porträttarkivet ”Svenskt Porträttarkiv”. Detta arkiv består av personporträtt (fotografiska och målade) med tillhörande personuppgifter (biografier).
Föreningen skall förvalta databasen, här kallad Arkivet, och se till att det är tillgängligt på Internet. Den skall också arbeta för att få in bidrag och/eller medlemsavgifter för att täcka driftkostnader till detta.
§ 2 Sammansättning
Föreningen består av de fysiska eller juridiska personer som har upptagits i för- eningen som medlemmar.
§ 3 Medlem
Medlem i föreningen är den som betalat av styrelsen fastställd medlemsavgift, eller bidragit med insats-nivå godkänd av styrelsen. En medlem måste också vara med på Facebook-gruppen ”Föreningen Svenskt Porträttarkiv” för att ha möjlighet att utnyttja sin rösträtt samt åtnjuta eventuella extra funktioner som bara är till för medlemmar.
Medlemskap träder i kraft, då medlemsavgift erlagts eller insats godkänts av styrelsen. Medlemsavgift skall vid förnyelse erläggas senast 14 januari. Medlem som inte inom föreskriven tid har erlagt medlemsavgiften skall anses ha utträtt ur föreningen och äger inte rösträtt vid årsmöte.
Till hedersmedlem kan årsmöte på förslag av styrelsen utse person, som på ett förtjänstfullt sätt och under längre tid främjat föreningen och dess syften.
Hedersmedlem är befriad från medlemsavgift.
§ 4 Beslutande organ
Föreningens beslutande organ är årsmöte, extra årsmöte och styrelsen.
§ 5 Firma
Föreningens firma är Föreningen svenskt porträttarkiv med organisationsnumret 802515-2276.
§ 6 Firmateckning
Föreningens firma tecknas av styrelsens utsedda myndiga personer.
§ 7 Verksamhets- och räkenskapsår
Föreningens verksamhetsår och räkenskapsår är kalenderår. (1 januari till 31 december)
§ 8 Uteslutning mm
Medlem, som motarbetar föreningen eller vägrar att följa dess stadga och beslut, kan varnas eller uteslutas. Beslut om varning och uteslutning fattas av styrelsen.
Beslut om uteslutning kan fattas först sedan medlemmen varnats och beretts tillfälle yttra sig.
Beslut om varning och uteslutning skall omedelbart delges medlemmen skriftligt via vanligt brev eller elektroniskt (epost eller meddelande).
Eventuella klander mot sådana beslut av styrelsen skall framföras på årsmötet, eller om mer än 1/5 av medlemmarna röstar för att göra detta, på ett extra-möte.
Ordföranden är i så fall skyldig att kalla till sådant möte.
ÅRSMÖTEN
§ 9 Ordinarie årsmöte
Föreningens högsta beslutande organ är dess årsmöte som årligen skall hållas på Föreningens Facebook-sida varje år innan februari månads utgång.
Under mötet skall avhandlas för föreningen relevanta frågor enligt dagordning nedan, extra punkter kan förekomma och framgår av kallelsen.
§ 10 Extra årsmöte
Styrelsen kan vid behov utlysa extra årsmöte. Om ordinarie revisor eller minst en femtedel av samtliga medlemmar begär att extra årsmöte skall hållas och anger de ärenden som skall behandlas, åligger det styrelsen att inom tre veckor kalla till sådant årsmöte som skall hållas inom sex veckor.
§ 11 Kallelse årsmöte
Kallelse till årsmöte skall ske via föreningens hemsida, Facebook-grupp så att samtliga medlemmar får kallelsen minst två veckor före årsmöte.
I kallelsen skall anges vilka ärenden som skall förekomma på årsmötet och tillsammans med kallelsen skall vid ordinarie årsmöte bifogas en årsredovisning och en verksamhetsberättelse.
§ 12 Protokoll årsmöten
Protokoll från ordinarie och eventuell extra årsmöte skall skrivas och publiceras för medlemmarna efter justering av valda justeringsmän.
§ 13 Motioner
Medlem kan genom motion väcka förslag rörande föreningens verksamhet.
Motion, som skall behandlas på ordinarie stämma, skall vara föreningens sekreterare tillhanda i god tid innan årsmötet men senast 15 januari. Inför extra stämma meddelar styrelsen tid när motioner skall vara inlämnade.
Styrelsen skall bereda och yttra sig om alla motioner och hålla dem tillgängliga för medlemmarna i enlighet med § 11
§ 14 Dagordning vid ordinarie årsmöte
Vid ordinarie årsmöte som hålls på Facebook av ordinarie ordförande och med ordinarie sekreterare, skall följande ärenden behandlas …
1. val av en till två justeringsmän för protokollet.
2. föredragning av styrelsens verksamhetsberättelse och årsredovisning 3. föredragning av revisorernas berättelse
4. fastställande av resultat- och balansräkning 5. disposition av föreningens vinst eller förlust 6. ansvarsfrihet för styrelsen
7. ersättning till styrelsen och andra funktionärer
8. föredragning av budgeten för kommande verksamhetsår och eventuell justering av budgeten för innevarande år
9. förslag och fastställande av medlemsavgift för medlemmarna kommande verksamhetsår
10. fastställande av budgeten för kommande verksamhetsår 11. framställningar från styrelsen
12. motioner från medlemmarna
13. valfrågor (där tid för tidigare valda personer till poster utgått) a. val av föreningens ordförande för en tid av två år
b. fastställande av antalet övriga ledamöter i styrelsen, dvs 4-6 ledamöter väljs med en tid så att hälften av ledamöternas tid utgår nästa år.
c. val av revisorer som skall vara medlemmar, tid så att alltid en revisor har två resp. ett år kvar efter årsmötet.
d. valberedning bestående av 2-3 personer väljs, vars förslag skall publiceras på Facebook-listan senast 1 vecka innan årsmöte. En av personerna skall väljas som sammankallande. Tid så att alltid en valberedare har två år kvar efter årsmötet.
14. övriga frågor
§ 15 Årsmötesbeslut
Eftersom årsmötet hålls på nätet så fattas beslut genom omröstning på Facebook.
som får de flesta rösterna. Vid lika röstetal avgörs val genom lottning, medan i andra frågor gäller den mening som stämmans ordförande lämnat sin röst till.
§ 16 Valberedning
Valberedningen väljs av årsmötet och består av 2-3 personer varav en är
sammankallande. Valberedningen skall löpande följa styrelsen arbete och ta del av protokoll och andra handlingar.
Valberedningen skall dels fråga styrelseledamöter om de ställer upp för omval, dels söka efter lämpliga kandidater som styrelseledamöter. Det skall ske i god tid före årsmötet och presentera förslag på personer som skall väljas på årsmötet redan i kallelsen eller senast en vecka före årsmötet.
Förslaget skall redovisas för samtliga medlemmar i Facebook-gruppen.
I valberedningens förslag skall följande finnas:
1. Person lämplig som föreningens ordförande under en tid av ett år 2. Hur många ledamöter, förutom ordföranden som skall ingå i styrelsen,
dvs. 4-6 ledamöter.
3. Förslag på övriga styrelseledamöter 4. Förslag på två revisorer
5. Förslag på personer som skall ingå i nästa års valberedning, samt vem av dessa som skall väljas som sammankallande.
6. Ersättning till styrelse och andra funktionärer
§ 17 Revision
Revisorerna har rätt att fortlöpande ta del av föreningens räkenskaper, årsmötes- och styrelseprotokoll och övriga handlingar.
Föreningens räkenskaper skall vara revisorerna tillhanda senast fem veckor före årsmötet.
Revisorerna skall granska styrelsens förvaltning och räkenskaper för det senaste verksamhets- och räkenskapsåret samt till styrelsen överlämna revisionsberättel- sen senast 2 veckor före årsmötet.
STYRELSEN
§ 18 Säte och sammansättning
För föreningen skall finnas en styrelse med säte i Sverige, med adress i den kommun där den valda Ordföranden är skriven.
Styrelsen skall bestå av ordförande, samt 4-6 ledamöter. Valbar till styrelsen är myndig medlem som inte är satt under förvaltning och som är folkbokförd i Sverige.
§ 19 Funktionärer och arbetsgrupper
På ordinarie årsmöte väljs ordförande och övriga ledamöter. Ordförande väljs på två år (ordförande kan bytas mot annan ledamot i årsmötet mellan om det
behövs) och hälften av ledamöter för en tid av två år och hälften för ett år.
Styrelsen utser inom sig de befattningar som krävs för att fullfölja styrelsens ansvarsområden. Det är därför lämpligt att styrelse och valberedning
tillsammans möjliggör att personer lämpliga för de befattningar som krävs föreslås till styrelseledamöter.
Poster som kan och bör tillsättas i styrelsen är vice ordförande, kassör och sekreterare,
Styrelsen kan vid behov tillsätta arbetsgrupper där gruppordförande alltid skall vara medlem i föreningen.
Styrelsen fastställer varje arbetsgrupps ansvarsområden, budget, befogenheter och ev. arvode. Styrelsen skall redovisa detta i årsberättelsen till ordinarie årsmöte.
§ 20 Styrelsemöten
Styrelsemöten hålles i en stängd grupp på Facebook där enbart
styrelsemedlemmar är med. Om principiella beslut fattas av Styrelsen skall dessa inom en vecka publiceras på medlemssidan.
Enklare protokoll skall upprättas och tillhandahållas revisorer och valberedning.
Revisorer och valberedning har även rätt att närvara vid styrelsesammanträden, men utan yttrande- eller rösträtt.
§ 21 Beslutsförhet och protokoll
Styrelsen är beslutför när minst halva antalet styrelseledamöter varit med i mötet. Som styrelsens beslut gäller majoritetsbeslut. Vid lika röstetal gäller den mening som ordföranden företräder.
Den som deltagit i ett sammanträde har rätt att reservera sig mot ett beslut. En reservation skall avges före sammanträdets slut och antecknas i protokollet.
Styrelsen beslut skall antecknas i ett protokoll som upptar datum, deltagande ledamöter, kort beskrivning av ärendet, beslutet och eventuella reservationer.
Protokollet skall justeras av ordföranden eller den som fungerat som ordförande för mötet
§ 22 Styrelsens ansvarsområden
När årsmötet inte är samlat är styrelsen föreningens beslutande organ och ansvarar för föreningens angelägenheter. Styrelsen skall - inom ramen för dessa stadgar - svara för föreningens verksamhet enligt fastställda planer samt
tillvarata medlemmarnas intressen.
Styrelsen skall särskilt...
1. förvalta databasen Svenskt Porträttarkiv (SPA) på sådant sätt att det är tillgängligt på Internet med tillgänglighet i enligt de beslut som arkivets ägare fattat.
2. förvalta föreningens övriga tillgångar och stötta stiftelsen ekonomiskt för drift av arkivet.
3. se till att arkivet inte tillhandahålls till andra organisationer eller företag mot ersättning. Skall det ske är det helt ägarens (Stiftelsens) ansvar att besluta om.
4. ansvara för den ekonomiska redovisningen enligt nedanstående specifikation
5. ansvara för medlemsinformation enligt nedanstående specifikation 6. årligen upprätta en fullständig medlemsförteckning
7. förbereda årsmöte, inklusive de handlingar som framgår ovan 8. i övrigt fullgöra vad som beslutats vid föreningens årsmöte
Styrelsen har inte rätt att uppta lån, ingå avtal eller genomföra investeringar som inte finns med i fastställd budget eller beslutats av ordinarie årsmöte.
22.1 Ekonomisk redovisning
Föreningen svenskt porträttarkiv är enligt lag skyldig att följa Bokföringslagen, men behöver inte upprätta en årsredovisning enligt Årsredovisningslagen.
Styrelsen skall efter varje kalenderår framställa en årsredovisning i en enkel form, där det bl.a. skall framgå föreningens tillgångar och skulder, samt vilka intäkter och kostnader föreningen haft under året, samt hur årets vinst eller förlust skall disponeras.
22.2 Budget, medlemsavgift och långtidsplan
Styrelsen upprättar till varje ordinarie årsmöte en budget för det redan påbörjade kalenderåret. Budgetens siffervärden bör följa samma uppställning som
årsredovisningen. I budgeten skall det finnas uppgift om kommande medlemsavgift.
Styrelsen upprättar dessutom till varje ordinarie stämma en översiktlig ett-årsplan som omfattar planerade åtgärder de närmaste tre åren.
22.3 Medlemsinformation
Styrelsen skall efter varje kalenderår framställa en Verksamhetsberättelse, där det framgår vilka åtgärder som genomförts under verksamhetsåret och hur viktigare poster i balansräkningen förändrats och fördelats. I denna
verksamhetsberättelse skall dessutom anges statistiska uppgifter kring tillgängligheten av databasen SPA.
ÖVRIGT
§ 23 Stadgetolkning
Uppstår tvekan om tolkningen av dessa stadgar, eller om fall förekommer som inte är förutsedda i stadgarna, hänskjuts frågan till nästkommande årsmöte. I brådskande fall får frågan avgöras av styrelsen.
§ 24 Skiljeklausul
Talan i tvist mellan medlem och föreningen får inte väckas vid allmän domstol.
Sådan tvist skall, utom i fall då annan särskild ordning är föreskriven, avgöras enligt lagen om skiljeförfarande. Dock skall följande gälla rörande kostnaderna för skiljeförfarandet. Vardera parten svarar för egna kostnader liksom för kostnaderna för den skiljeman man utsett. Kostnaderna för ordförande och sekreterare, delas lika mellan parterna.
§ 25 Stadgeändring
För ändring av dessa stadgar krävs beslut på två på varandra följande möten, med minst en månads mellanrum, varav ett ska vara ordinarie årsmöte, med minst 2/3 av antalet avgivna röster. Förslag till ändring av stadgarna får skriftligen avges av såväl medlem som styrelsen.
§ 26 Upplösning av föreningen
För upplösning av föreningen krävs beslut på två på varandra följande möten, med minst en månads mellanrum, varav ett ska vara ordinarie årsmöte, med minst 2/3 av antalet avgivna röster. I beslut om upplösning av föreningen skall föreningens tillgångar skänkas till i första hand Stiftelsen Svenskt Porträttarkiv, om så inte är möjligt till föreningen DIS eller annan organisation som kan fortsätta arbetet med SPA.
