Revisionsrapport Granskning av fakturering av avgifter. Härjedalens kommun

(1)

Revisionsrapport Granskning av

fakturering av avgifter

Härjedalens kommun

6 maj 2013

(2)

Innehåll

Sammanfattning ... 1

1. Inledning ... 2

2. Rutinbeskrivning... 4

3. Granskningsresultat ... 8

(3)

Deloitte Granskning av debitering av avgifter  1

Sammanfattning

På uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Härjedalens kommun har Deloitte granskat utvalda faktureringsrutiner. Granskningen har avgränsats till vatten och avloppsavgifter och renhållningsavgifter.

Den övergripande revisionsfrågan har varit om rutinerna fungerar tillfredsställande och att avgifter faktureras enligt gällande taxa?

Beträffande fakturering av va- avgifter är bedömningen att rutinerna i allt väsentligt fungerar tillfredställande.

Efter genomförd granskning lämnar vi följande rekommendationer och förslag på åtgärder.

 I Va-taxan (§12:2) finns en formulering om en minsta brukningsavgift per år för de som har vattenmätning. Idag tillämpas inte denna del av paragrafen vid fakturering. Vi anser att kommunen måste göra en bedömning hur denna del av taxan ska hanteras.

Vad gäller renhållningsavgifter är bedömningen att arbetet med att säkerställa att rätt avgift faktureras måste fortsätta.

 Vi rekommenderar att fortsatta resurser läggs ned på att öka säkerheten i

fakturerade renhållningsavgifter genom registervård. Genomgång av fakturor har visat på en rad felaktigheter eller sannolika felaktigheter.

 Det förekommer fortfarande problem med att dubbla tömningar registreras.

Orsaken till detta bör utredas och åtgärdas.

 Det har framkommit synpunkter från abonnenter kring lagligheten med att kommunen skriver avtal med samfälligheter som inte genomfört

lantmäteriförrättning för att bilda gemensamhetsanläggning för kärlavfall.

Kommunen bör utreda detta och ta ställning till hur detta ska hanteras.

För både Va-avgifter och renhållningsavgifter saknas dokumenterade rutiner.

Östersund den 6 maj 2013

Kjell Pettersson Ante Strängby

Uppdragsledare Revisor, projektledare

Certifierad kommunal revisor

(4)

1. Inledning

1.1 Uppdrag och bakgrund

Avgifter från medborgarna utgör en viktig inkomstkälla för kommunens ekonomi.

Konsumtionsavgifter exempelvis vatten, renhållning och avlopp utgör en stor del av intäkterna men även avgifter för hemtjänst och barnomsorg svarar för betydande intäkter.

Det är viktigt med väl fungerande system och rutiner för fakturering av avgifter för att säkerställa att intäkter kommer in i löpande under året. Det är även ur ett

rättviseperspektiv och för förtroendet hos medborgarna av vikt att rätt avgift faktureras.

På uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Härjedalens kommun har Deloitte granskat faktureringsrutiner avseende vatten och avloppsavgifter och

renhållningsavgifter.

1.2 Revisionsfråga

Projektet syftar till att undersöka vilka regler och riktlinjer som gäller beträffande fakturering av avgifter och hur dessa praktiskt tillämpas.

Den övergripande revisionsfrågan är om rutinerna fungerar tillfredsställande?

Granskningen ska besvara följande kontrollmål:

Faktureras rätt avgift?

Stickprovsmässigt urval av avgifter och kontroll av att dessa överensstämmer med gällande regler och taxa.

1.3 Revisionskriterier

Underlag för bedömning är gällande lagar och interna regelverk, policys, taxor och beslut.

1.4 Avgränsning

Granskningen avgränsas till Vatten och avlopps- och renhållningsavgifter för vilka samhällsbyggnadsnämnden ansvarar.

1.5 Metod

Granskningen har skett genom intervjuer, genomgång av dokumentation, genomgång av redovisningsinformation samt stickprovskontroller. Omfattning och metod vid kontroller av fakturor framgår nedan:

(5)

Va-verksamhet, brukningsavgifter

Genomgång att samtliga taxeavgifter är inlagda i verksamhetssystemet enligt beslutad Va-taxa. Genomgång av faktureringslista för fakturering under februari månad. Efter genomgång av faktureringslista har ca 40 fakturor valts ut. Genomgång har skett av dessa fakturor tillsammans med handläggare av va-avgifter. Kontroll har skett av att de som betalt anläggningsavgifter under 2012 betalar brukningsavgifter i mars 2013.

Va-verksamhet, anläggningsavgifter

Kontroll av att fakturerade anläggningsavgifter under 2012 fakturerats i enlighet med fastställd Va-taxa. Genomgång har skett av fakturor tillsammans med handläggare av Va- avgifter.

Renhållningsavgifter

Genomgång att samtliga taxeavgifter är inlagda verksamhetssystemet enligt av

fullmäktige beslutad Renhållningstaxa. Genomgång av faktureringslista för fakturering under mars månad. Efter genomgång av faktureringslista har ca 40 fakturor valts ut.

Genomgång har skett av fakturor tillsammans med handläggare av renhållningsavgifter.

Jämförelse mellan register för Va-avgifter och renhållningsavgifter

Kontroll av över mellan antal lägenhetsavgifter som faktureras för Va-avgifter och renhållningsavgifter

(6)

2. Rutinbeskrivning

2.1 Fakturering av Va-avgifter

2.1.1 Lagar, regler och riktlinjer

Det som reglerar Va-verksamhet är Lag om allmänna vattentjänster samt den av kommunfullmäktige beslutade Va-taxan.¹

I Lag om allmänna vattentjänster fastslås:

- på vilka grunder en fastighetsägare är skyldig att betala för en allmän va-anläggning - avgifternas storlek och grunderna för hur de beräknas

- att avgifterna får bestämmas som anläggningsavgifter och brukningsavgifter - att avgifterna inte får överskrida det som behövs för att täcka de kostnader som är nödvändiga för att täcka kostnaderna för vattentjänsten

- att Va-verksamheten skall särredovisas och gemensamma kostnader fördelas

Kommunens nuvarande Va-taxa är antagen i kommunfullmäktige 2009-11-18 och reviderad 2012-11-28.

I enlighet med lag om allmänna vattentjänster indelas va-avgifterna i Härjedalens kommun i två delar:

- Anläggningsavgifter(engångsavgifter, vid nya anslutningar till va-systemet) - Brukningsavgifter (periodiska avgifter)

2.1.2 Omfattning av fakturering av avgifter för V/A

Av nedanstående tabell framgår omfattningen av V/A-avgifter:

2009 2010 2011 2012

Brukningsavgifter, tkr 33 059 40 437 41 482 43 460 Anläggningsavgifter, tkr 5 622 6 832 9 745 14 592

2.1.2 Rutin vid fakturering av anläggningsavgifter

Fakturering av anslutningsavgifter uppkommer när någon vill ansluta sig till det kommunala va-systemet. Det gäller främst nybyggnation men även vid om – och tillbyggnad.

Taxan för anläggningsavgifter bygger på avgift för framdragning av servisledningar till förbindelsepunkt och upprättande av förbindelsepunkt för vatten och spillvatten (avlopp)

1 Det finns även Allmänna bestämmelser för brukande av den allmänna vatten- och

avloppsanläggningen i Härjedalens kommun som reglerar förhållandet mellan huvudman och fastighetsägare.

(7)

samt en avgift för varje lägenhet. Om anläggningsavgifter bara avser vatten eller avlopp är avgiften 70 % av hel avgift. Sker tillägg av ytterligare en uppsättning betalas resterande 30 %.

Om någon vill ansluta sig till kommunala Va-nätet görs en ansökan. När arbetet är slutfört beräknar handläggare ett faktureringsunderlag och fakturerar anläggningsavgifter i ekonomisystemet.

2.1.3 Rutin vid fakturering av brukningsavgifter

De allra flesta, ca 98 %, faktureras enligt en poängberäkning som bygger på poäng per bostadslägenhet om högst 3 rum och kök och större än 40 m2 (20 p) och poäng per lägenhet mindre än eller lika med 40 m2 (15 p) samt tilläggspoäng för varje bostadsrum utöver 3 (1 p)

Mätaravläsning sker för en mindre del och ska främst avse storförbrukare som bygger på en fast avgift och brukningsavgift. En person på Va-avdelningen handlägger det löpande arbetet med va-avgifter i faktureringssystemet Webdeb.

Inläggning av Va-taxan i systemet

Det är viktigt att taxan läggs in rätt i verksamhetssystemet. Va-taxan läggs in i systemet inför nytt år då indexreglering av taxor sker. Genomgång har skett av inlagda taxor och vi konstaterar att de är rätt inlagda. De fasta avgifterna läggs in utifrån antal dagar under tertialet vilket innebär att den fasta avgiften varierar mellan debiteringarna. Utslaget på helår blir dock beloppet riktigt.

Mätaravläsning

För den mindre del av va-abonnenterna (200 – 250 st) som har vattenmätare sker avläsning av egen personal inom Va-avdelningen.

Fakturering

Fakturering av Va-avgifter sker kvartalsvis. Va-avgifter för januari till mars faktureras i mars med sista april som förfallodatum.

När faktureringen är klar görs en ”provfakturering” och vissa kontroller genomförs.

Efter provfaktureringen görs en definitiv fakturering och en bokföringsfil skickas till ekonomisystemet. Flera fakturafiler skapas; en fakturafil skickas till Idata som skriver ut, kuverterar och skickar ut fakturorna till abonnenterna, en fakturafil skicks till Tieto för vidarebefordran till banker för de som betalar via e-faktura, en faktura skicks till bankgirot för de som betalar via autogiro och en fakturafil skapar svefakturor.

Kundreskontra och kravverksamhet

Kommunen har en kundreskontra och kravverksamheten hanteras av ekonomiavdelningen.

Vid utebliven betalning skickas inga påminnelser utan inkassokrav skickas 10 dagar efter förfallen betalning. Under 2012 skickades 26 199 fakturor avseende Va-avgifter. Antalet inkassokrav uppgick till 1 237.

Vi bedömer att kommunen har bra rutiner för kravverksamheten.

(8)

2.2 Fakturering av renhållningsavgifter

2.2.1 Lagar, regler och riktlinjer

Kommunen har renhållningsansvar enligt miljöbalken. I miljöbalken regleras hur kommunen har rätt att ta ut avgifter. Enligt miljöbalken ska renhållningsavgifterna vara beräknad till högst det belopp som behövs för att täcka nödvändiga kostnader för renhållningen. Avgiften får tas ut på ett sådant sätt att återanvändning, återvinning eller annan miljöanpassad avfallshantering främjas. Avgift skall betalas enligt den taxa som kommunfullmäktige antar och i taxan skall anges hur avgiften bestäms när taxan i övrigt saknar tillämplig bestämmelse om avgift.

Kommunens renhållningstaxa är beslutad av kommunfullmäktige och började gälla från 1 januari 2012. Renhållningstaxan innehåller avgifter för sophämtning för hushåll och företag och slamtömning.

2.1.2 Omfattning av fakturering av avgifter för renhållning

Av nedanstående tabell framgår omfattningen av fakturerade avgifter för renhållningsavgifter:

2009 2010 2011 2012

Renhållning, tkr 25 077 23 539 24 250 26 758

2.2.2 Rutin vid fakturering av renhållningsavgifter

Fakturering och registerhållning sköts av kommunen. Tömning sker på entreprenad av Reaxcer Miljö AB och dess underentreprenörer.

Taxan för kärlavfall är uppbyggd med dels en grundavgift som är lika för alla. Utöver detta betalas hämtningsavgifter enligt behov med olika prissättning för villahushåll, flerfamiljshus, samfälligheter och verksamheter. För turistområden (och övriga) är även hämningsavgiften en fast avgift. Där har abonnenter rätt att ansöka om taxa för lågt nyttjande (högst 3 veckor).

Kommunen har ett automatiskt system för registrering av tömning av avfallsbehållare där varje avfallsbehållare är försedd med en tagg för kärlidentifiering. Sopbilarna är försedda med avläsningsutrustning och programvara som registrerar varje tömning vilket på ett enkelt sätt kan läsas in i verksamhetssystemet.

Även fakturering och registerhållning för slamtömning sköts av kommunen. Tömning sker på entreprenad av Reaxcer Miljö AB och dess underentreprenörer.

Avgifter för slamtömning bygger på insamlings- och behandlingsavgift beroende på volym. Tilläggstjänster som faktureras är akut och extratömningar samt slangdragning utöver 10 m.

Slamtömningen utförs av entreprenören enligt upprättade tömningslistor och underlag för debitering registreras elektroniskt under turerna. Även slamtömningsfordonen är försedda med programvara som kommunicerar med verksamhetssystemet. Efter slutförd tur skickar entreprenören skickar entreprenören en fil med underlag för fakturering.

(9)

En assistent på Va-avdelningen handlägger det löpande arbetet med renhållningsavgifter i faktureringssystemet Webdeb.

Inläggning av renhållningstaxan i systemet

Det är viktigt att rätt taxa är inlagd i verksamhetssystemet för att avgiften ska bli korrekt.

Vi har i kontrollen funnit taxor som inte är rätt inlagda i verksamhetssystemet. Det rör sig dock om ett fåtal taxor, små belopp och få berörda.

De fasta avgifterna läggs in utifrån antal dagar under tertialet varför den fasta avgiften varierar mellan debiteringarna, men blir på helår riktig.

Fakturering

Fakturering av renhållningsavgifter sker kvartalsvis för den allra flesta delen av abonnenter. Samfälligheter och verksamheter kan i vissa fall faktureras månadsvis.

När faktureringen är klar görs en ”provfakturering” och vissa kontroller genomförs.

Efter provfaktureringen görs en definitiv fakturering och en bokföringsfil skickas till ekonomisystemet. Flera fakturafiler skapas; en fakturafil skickas till Idata som skriver ut, kuverterar och skickar ut fakturorna till abonnenterna, en fakturafil skicks till Tieto för vidarebefordran till banker för de som betalar via e-faktura, en faktura skicks till bankgirot för de som betalar via autogiro och en fakturafil skapar svefakturor.

Kundreskontra och kravverksamhet

Kommunen har en kundreskontra och den och kravverksamheten hanteras av ekonomiavdelningen.

Vid utebliven betalning skickas inga påminnelser utan inkassokrav skickas 10 dagar efter förfallen betalning. Under 2012 skickades 46 253 fakturor avseende renhållningsavgifter, antalet inkassokrav uppgick till 2 386.

Vi bedömer att kommunen har bra rutiner för kravverksamhet.

(10)

3. Granskningsresultat

3.1 Fakturering av va-avgifter

Vi bedömer att rutinerna för fakturering av Va-avgifter i allt väsentligt fungerar tillfredsställande.

3.1.1 Iakttagelser och förslag till åtgärder

Vi bedömer att fakturering av Va-avgifter sker i enlighet med den av kommunfullmäktige fastställda Va-taxan förutom för ett fåtal abonnenter med vattenmätning.

 I Va-taxan (§12:2) finns en formulering om en minsta brukningsavgift per år för de som har vattenmätning vilken inte tillämpas vid fakturering. Vi anser att kommunen måste göra en bedömning av hur denna del av taxan ska hanteras.

 Gör kontroll av Va-registret mot renhållningsregistret och kontrollera att antal fakturerade lägenhetsavgifter är riktigt.

För Va-avgifter saknas dokumenterade rutiner.

3.2 Fakturering av renhållningsavgifter

När det gäller renhållningsavgifter är bedömningen att arbetet med att säkerställa att rätt avgift faktureras måste fortsätta.

3.2.1 Iakttagelser och förslag till åtgärder

Förvaltningen har lagt ner stora resurser på att åtgärda det bristfälliga kundregister som övertogs av Reaxcer Miljö AB vid årsskiftet 2010/2011. Efter övertagandet av registret arbetade 3 heltidstjänster under en period med att uppdatera registret. Under hösten 2011 gjordes en inventering och 1 100 abonnenter tillkom. Även sommarpersonal har gjort inventeringar och funnit fastigheter som inte betalat avgifter för kärlavfall. När det gäller åtgärder för att få med alla fastigheter i registret bedömer vi att tillräckliga åtgärder vidtagits.

Vi har i vår granskning kontrollerat att rätt avgift faktureras och gjort följande iakttagelser.

- Vi har i kontrollen funnit taxor som inte är rätt inlagda i verksamhetssystemet. Det rör sig dock om ett fåtal taxor, små belopp och få berörda.

(11)

- Antal lägenhetsavgifter som faktureras skiljer sig mellan renhållningsavgifter och Va- avgifter. I vissa fall är det uppenbart felaktigt medan det i andra fall kan behövas en större utredning för att klargöra om antal lägenhetsavgifter är korrekt.

- Abonnent som betalar tömningsavgift både som villahushåll (lägre avgift) och som flerfamiljshus.

- Flerfamiljshus som betalar hämtningsavgift för näringsverksamhet (lägre avgift) i stället för taxa för flerfamiljshus.

- Samfällighet som betalar tömningsavgift som hushåll i A –område (lägre avgift) istället för som samfällighet.

- Grundavgift och hämtningsavgift som ligger på olika faktureringsintervall (månad och kvartal) vilket gör att fler fakturor än nödvändigt skickas ut.

 Vi rekommenderar att fortsatta resurser läggs ned på att öka säkerheten i

fakturerade renhållningsavgifter genom registervård. Genomgång av fakturor har visat på en rad felaktigheter eller möjliga felaktigheter.

 Det förekommer fortfarande problem med att dubbla tömningar av kärl registreras. Orsaken till detta bör utredas och åtgärdas.

 Det har framkommit synpunkter från abonnent kring lagligheten med att kommunen skriver avtal med samfälligheter som inte genomfört

lantmäteriförrättning för att bilda gemensamhetsanläggning för kärlavfall.

Kommunen bör utreda detta och ta ställning till hur detta ska hanteras.

För renhållningsavgifter saknas dokumenterade rutiner.