• No results found

Att arbeta under en pandemi

N/A
N/A
Protected

Academic year: 2022

Share "Att arbeta under en pandemi"

Copied!
56
0
0

Loading.... (view fulltext now)

Full text

(1)

Att arbeta under en pandemi

En kvalitativ studie om hemarbetets följder för

informationsasymmetrin i offentlig sektor under Covid-19

Författare: Love Hedenvind (940620)

Vårterminen 2021

Företagsekonomi, kandidatuppsats, kandidatnivå 15 hp Ämne: Organisation

Handelshögskolan vid Örebro universitet Handledare: Mats Bornvik

Examinator: Mari-Ann Karlsson Examinationsdatum: 3/6-21

(2)

Förord

Jag vill framför allt tacka min handledare Mats Bornvik för dennes hjälp med att bolla idéer samt de kommentarer och tankeställare som han kommit med för att leda mig på rätt väg. För att sedan inte riskera att glömma någon vill jag tacka samtliga respondenter, opponenter, bisittare vid seminarium samt alla som läst igenom och bidragit med kommentarer och tankar kring detta arbete.

(3)

Abstract

At the beginning of 2020, the sudden appearance of Covid-19 caused a major general change in working conditions. This study sets out to show the effects this have had on the amount of asymmetric information in the public sector in Sweden. It aims to do so by using agency theory and the concept of information asymmetry whilst focusing on the importance of organisational culture and structure. The method used is a qualitative study where the data is gathered by conducting semi-structured interviews with a number of representatives from the public sector. The roles and positions of the interviewees vary from being with or without managerial responsibility for other employees. The empirical results show that there is an important emphasis on how communication is effected, furthermore the relationships and the culture of the organisation are essential for how well executed communication and the

sharing of information is done. These results can be explained, given the studied organisation and the characteristics that are specific to it, as due to its well-established culture and long history, aspects which have been shown to be of importance for the relative success in the change to working from home. Finally, the study shows that the amount of information being shared within the examined organisations has increased whilst the quality of it is perceived to be unchanged. It does so by considering the new digital environment as a tool information sharing, where once again the value and importance of relationships and culture is

emphasized.

(4)

Innehållsförteckning

1. Inledning ... 1

1.1 Bakgrund ... 1

1.2 Problematisering ... 2

1.2.1 Problematiken för anställda med personalansvar ... 3

1.2.2 Problematiken för anställda utan personalansvar ... 3

1.3 Avgränsning ... 4

1.4 Syfte ... 5

1.5 Frågeställning ... 5

2. Teoretisk referensram ... 7

2.1 Agentteori – en kort redogörelse ... 7

2.2 Informationsasymmetri ... 8

2.2.1 Strukturens påverkan på informationsasymmetri ... 9

2.2.2 Relationer och dess effekt på informationsasymmetri ... 11

2.2.3 Målkongruens som en del av informationsasymmetri ... 12

2.2.4 Informationsasymmetrins koppling till effektivitet ... 12

2.3 Relevansen och kopplingen mellan undersökningsområdet och agentteori ... 13

2.4 Tidigare forskning ... 6

3. Metod ... 15

3.1 Metodval och motivation ... 15

3.2 Urval ... 16

3.3 Primär- och sekundärdata... 17

3.4 Intervjuernas tillvägagångssätt ... 18

3.5 Analysen av data ... 19

3.6 Metodreflektion ... 20

4. Empiri ... 23

4.1 Beskrivning av urvalet ... 23

4.2 Informations- och kunskapsdelning ... 24

4.2.1 Medvetenhet om möjlig informationsförlust ... 24

4.2.2 Tillhandahållna verktyg i de nya arbetsförhållandena ... 25

4.3 Mötesstruktur ... 26

4.3.1 Det digitala mötets struktur ... 26

4.3.2 Mötets storlek och formalitet som faktor ... 27

4.4 Påverkan på informationsasymmetrin ... 29

4.4.1 De digitala miljöernas effekter ... 29

(5)

4.4.2 Vikten av kulturen och relationen i organisationen ... 30

4.5 Hur arbetet i sig påverkas... 32

4.5.1 Självständighet i arbetet ... 32

4.5.2 Effektivare och mer individuellt arbete... 33

5. Analys ... 34

5.1 Relationer och tillit och dess påverkan på informationsasymmetri ... 34

5.1.1 Hur längden på relationen påverkar informationsasymmetri ... 34

5.1.2 Verktygens roll i relationen ... 35

5.1.3 Relationernas unika karaktär ... 36

5.2 Strukturens påverkan på informationsasymmetri... 36

5.2.1 Självständighet och struktur ... 36

5.2.2 Kultur som struktur ... 37

5.2.3 Mötesstruktur ... 38

5.2.4 Medvetenhet hos principalen som struktur- och styrverktyg ... 39

5.3 Delandet av information och kunskap ... 40

5.3.1 Målkongruens vid delandet av information & kunskap ... 40

6. Slutsats ... 42

7. Diskussion & vidare forskning ... 44

Källförteckning... 46

Bilagor ... 1

Bilaga 1 - Intervjuguide ... 1

(6)

1

1. Inledning

Kapitlet inleds med att förklara den empiriska kontext som undersökningen görs i och hur distans- och hemarbete påverkats. Därefter problematiseras ämnet och en

avgränsning görs och förtydligas innan syftet och forskningsfrågan presenteras.

1.1 Bakgrund

Den 31:a januari 2020 bekräftade Folkhälsomyndigheten att den första svenska människan hade blivit smittad av SARS-viruset som kom att kallas Covid-19 (Krisinformation, 2020). Covid-19 kom därefter att spridas och i början av mars började viruset även spridas inom Sverige (Blohm & Heyman, 2020). Viruset är ett virus inom Coronavirusfamiljen (Folkhälsomyndigheten, 2021) och upptäcktes först i Kina i slutet av 2019. Därefter har det tagit världen med storm och per dagens datum (25/5-21) har drygt 168 miljoner av jordens befolkning blivit smittade av viruset, varav cirka 150 miljoner har tillfrisknat (Worldometers, 25/5-21). Covid-19 är ett mycket smittsamt virus och som ett resultat av en ökad smittspridning inom Sverige togs det fram restriktioner för att sakta ner smittspridningen. En uppmaning från Folkhälsomyndigheten som mycket vikt lagts på är att de som har möjlighet att arbeta hemma ska göra detta i den mån det går (Folkhälsomyndigheten, 2020). Den kraftiga smittspridning Covid-19 har fått och uppmaningen om att arbeta hemma var en stor anledning till att den andel som arbetade på distans ökade med 400 % på två månader vid virusets början, mellan februari och april 2020 (Tele2, u.å.). Denna hastiga

utveckling får säkerligen permanenta konsekvenser på svenskt arbetsliv framgent, även om omfattningen av de inte är möjlig att veta ännu.

Att detta virus tvingat denna stora mängd människor att arbeta hemma kan ses som ett enda stort experiment. Det har i flertalet år funnits en debatt kring att allt fler bör arbeta hemma för att öka produktiviteten, undvika transporter, motverka urbanisering med mera (Bloom, Liang, Roberts & Ying, 2015) och Covid-19 gör att det möjliggörs och branscher som tidigare kan ha dragit sig och varit konservativa kring sin

arbetssituation blir nästintill tvingade att erbjuda hemarbete. Telecommuting, som är att den anställde arbetar på distans, har som begrepp funnits sedan i början på 1970- talet och har sedan dess varit omdiskuterat samtidigt som det setts som framtidens arbetsmiljö (Alliedtelecom, 2016). I den rör det sig alltmer mot ett distansarbete som det nya normala, resulterande i en alltmer individualiserad arbetskultur. Idén om att arbeta hemma har växt fram och tagit alltmer plats under 2000-talet och numera är det möjligt för en stor andel av kunskapsföretag att arbeta på distans. Det blir allt

vanligare för anställda att ha möjligheten till att arbeta på distans och det är till och

(7)

2

med möjligt att det blivit en konkurrensfördel för organisationer att kunna erbjuda.

Det finns däremot en risk att distans- och hemarbete innebär att det är svårt att veta när arbetsdagen är slut och att skilja på privat- och arbetsliv. Viruset och dess snabba spridning och vilken påverkan på samhället det har på lång sikt är alldeles för tidigt att säga något om, det går dock att se att företag har drabbats av viruset i hög grad (Ekonomifakta, 2021). Inte bara rent resultatmässigt har de påverkats, utan som nämnt tidigare har även arbetssituationen förändrats och mängden distansarbete har ökat, något som kan tänkas förändra företagskulturen, där arbeten på kort tid har gått från att vara belägna på kontor till att utföras hemifrån.

Att arbeta på distans eller utifrån sitt hem har tidigare kunnat ses som en lyx och ett komplement till att arbeta på kontoret, att det blivit möjligt ens från första början har med den teknologiska utveckling som gjorts – innan datorernas intåg var det inte möjligt på samma sätt som efter (Nationalencyklopedin [NE], 2021a). Även efter den teknologiska boom som kan sägas ha skett de senaste 25–30 åren (NE, 2021a) har arbete hemifrån varit under debatt och kanske inte varit så utbrett som det har haft en möjlighet att vara. Exempelvis visar siffror från EU (EU – Milasi, González-Vázquez

& Fernández-Macías, 2020) att det 2019 endast var 5,4 % som arbetade hemifrån i EU-27, detta trots den höga teknologiska nivån och möjligheterna som finns att arbeta hemifrån för en stor andel jobb. I samma rapport nämner EU att dessa siffror

påverkats kraftigt av Covid-19, drygt 40 % av de som arbetar inom EU-27 har börjat arbeta hemifrån på grund av viruset – något som indikerar att möjligheten funnits tidigare men att det först när det nu blivit tvingande har den möjligheten tagits. Att en yttre påverkan var tvungen att träda in för att förändra ett konventionellt och

konservativt arbetslandskap och mentalitet blir i detta exempel mycket tydligt. I Sverige har som nämnts Covid-19 lett till att nästintill alla jobb som har möjligheten, oavsett i vilken utsträckning, att jobba hemma gör det och på det sättet utföra social distansering.

1.2 Problematisering

Att Covid-19 haft den snabba och drastiska utvecklingen som det har, har föranlett en stor förändring i arbetsklimatet i världen, så är även fallet i Sverige. Att denna

förändring sker innebär att utmaningar skapas inom samtliga nivåer i företagen och institutioner men även i samhället i sin helhet. Den relation de olika nivåerna har till Covid-19 och distansarbetet som medföljt kommer att problematiseras i detta avsnitt.

Inledningsvis kommer två perspektiv tas upp och därefter tydliggörs hur dessa kommer att beröras i denna studie.

(8)

3

1.2.1 Problematiken för anställda med personalansvar

För de med ledande roller i företag innebär distansarbete att utmaningar skapas kring hur de ska kontrollera och i viss mån övervaka de anställda. I och med att arbetet förläggs på annan plats än ett konventionellt kontor skapas ett problem i linje med det Anthony et al. (2014) uttalar sig om gällande en decentraliserad organisation, att en decentraliserad organisation har problem exempelvis eftersom chefer och anställdas målkongruens inte är tillräckligt sammanflätad. Hur ledningen då ska styra och motivera sina anställda blir en viktig och känslig fråga, då det bör utföras en del formell kontroll. I den formella kontrollen behöver de vara försiktiga för att inte inskränka på de anställdas motivation för arbetet – något som kan tänkas vara än svårare när personalen befinner sig hemma. Samtidigt behöver det tas hänsyn till att en decentraliserad organisation där arbetskraften arbetar på distans enligt Bloom et al.

(2015) kan öka i sin produktivitet. Det i samband med att ledningen, tack vare den teknologiska utveckling som nämnts, har möjlighet att övervaka det mesta i siffror via datorer och dylikt – även om kvalitét och motivation då kan bli svårt att mäta – innebär att distansarbete också har ett flertal positiva följder för de med

personalansvar. Det optimala är inte nödvändigtvis att inkorporera distanserade arbetsförhållanden under en pandemi likt Covid-19 eftersom förändringen sker fort.

Det i samband med att de verktyg som behövs för ett tillfredsställande styrsystem när det kommer till motivation, produktivitet och livslängd inte nödvändigtvis är

framtagna vid starten av pandemin utan är något som behöver utvecklas under

processen. Det skapas en utmaning för de med personalansvar hur de ska arbeta för att det vardagliga arbete och det som utförs inom organisationen ska fortlöpa utan att göra det på bekostnad av produktivitet eller innovation.

1.2.2 Problematiken för anställda utan personalansvar

Förflyttningen av arbetsplatsen till hemmet i och med Covid-19 kan för de utan personalansvar innebära flertalet problem. Exempelvis kan det leda till att den motivation och arbetsvilja som följer av att ha ett kontor att gå till blir drabbad. Den aspekten att det inte behövs pendling från hemmet kan vara av både positiv och negativ natur, dels är det de rena tiderna för pendling som försvinner men dels går det att tänka sig att när det enda som krävs är att sätta på datorn och koppla upp sig för att börja sin arbetsdag blir det enklare att prokrastinera. De tider som läggs på pendling kan vid distans- och hemarbete däremot läggas på andra, viktigare sysslor som i förlängningen kan leda till en positiv effekt på livskvaliteten hos de anställda. Det finns även en risk att arbetslivet och privatlivet flyter ihop, vilket kan resultera i att de anställda antingen arbetar övertid i en hög grad eller det motsatta, att de anställda inte

(9)

4

arbetar tillräckligt mycket på grund av störningsmoment i hemmet i form av

exempelvis barn som är hemma. Gorlick (2020) intervjuar den Nicholas Bloom som förespråkat distans- och hemarbete tidigare, se Bloom et al. (2015), Bloom uttrycker denna problematik med arbete hemifrån i att det finns flertalet fallgropar att gå i. Barn som är hemma är en av de aspekterna, därutöver nämner han också att arbetsmiljön inte är optimal samt att det är tvingande och inte valfritt huruvida arbetsplatsen ska förläggas hemifrån eller ej. Bloom (Stanford, u.å.) är aktiv i USA, av den anledningen att restriktionerna i Sverige inte är på den nivå som i USA innebär att de effekterna som dessa fallgropar kan resultera i inte är av samma dramatiska mått – de är dock ändå relevanta i Sverige där restriktionerna, som nämnt, lett till en stor mängd

hemarbete (Tele2, u.å.). Det faktum att restriktionerna kan leda till en isolering för de som arbetar hemifrån kan innebära för en del av befolkningen att deras välmående drabbas negativt, vilket är värt att ha i åtanke även om det inte är det som kommer behandlas i denna undersökning. Om inte för de rent mänskliga aspekterna är det aktuellt inom de ekonomiska aspekterna då välmående är positivt korrelerat till produktivitet och det kan komma att få långtgående negativa konsekvenser för en organisation när välmåendet drabbas. Utöver den osäkerhet som kretsar kring samtiden och vad Covid-19 har för effekt på affärslivet och arbetsförhållanden innebär en förflyttning av arbetsmiljön till hemmet även att merparten möten,

kommunikation och liknande sker på distans och via digitala hjälpmedel. Dessa delar inom hemarbete leder till att kommunikationen inom organisationen kan bli lidande, ett videosamtal är inte ett perfekt substitut för ett fysiskt möte, det finns aspekter som inte framträder utan snarare försvinner vid digital kommunikation.

1.3 Avgränsning

Fokus kommer i denna undersökning ligga på hur de med, och de utan,

personalansvar hanterar fenomenet informationsasymmetri i samband med flytten till distans- och hemarbete. Undersökningen avgränsas till denna nivå och fråga då det uppfattas som relevant för organisationer att arbeta utförligt med hur

informationsasymmetri påverkar arbetet. De organisationer som kommer att

undersökas är i offentlig sektor, där det är personal verksamma inom Stockholm Stad och i statliga institutioner som kommer att undersökas. Avgränsningen till anställda med och utan personalansvar väljs av den anledning att det tros ge relevanta och väl utvecklade svar som oberoende av svar leder till att en nyttig och välformulerad analys kan föras. Det innebär att den problematik som kommer att beröras i denna undersökning är den för de med och de utan personalansvar. De andra aspekter som finns kring detta problem kommer bortses från då det, för att få kvalitet och ha

möjlighet att gå på djupet i frågorna som ställs, är av vikt att avgränsa undersökningen

(10)

5

till ett område som går att se som realistiskt att besvara med tanke på undersökningens omfattning. Att valet blir detta är för att det är direkt nödvändigt för organisationer att fundera på vad omställning till distans- och hemarbete innebär för de anställda. För att undersökningen ska kunna hantera dessa frågor på djupet väljs därmed ett relativt snävt, om än centralt, område. Dessutom är dessa två perspektiv de som författaren anser vara relevanta och intressant, då det är mer påtagligt och en utbredd diskussion finns inom organisationsteori i hur relationen mellan de med personalansvar och de utan står sig och vad den betyder och kan resultera i.

Ytterligare en anledning till att undersökningen avgränsas till anställda med och utan personalansvar och inte innefattar organisationen eller samhällets perspektiv är en följd av att dessa två perspektivs samband och relation är tydlig. Det går att föra ett resonemang kring att en organisation främst består och utgörs av de med och de utan personalansvar. Det kan ses som att dessa två perspektiv tillsammans formar en organisation i mångt och mycket.

Det faktum att en flytt till hemarbete har funnits uppe för diskussion under en lång tid påverkar även det valet av område för studien, där Bloom et al. (2015) propagerat för att hemarbete är eftertraktat och bör vara mer utbrett. Nu har dock hemarbete, på grund av yttre omständigheter, hos en stor andel i Sverige blivit verklighet, vilket har en påverkan på varför ämnet är relevant. Att det är ett äldre, väl etablerat fenomen som framtvingas och dras till sin spets i och med den yttre omständighet som är Covid-19 gör att intresset för att undersöka effekterna det har, i detta fall på

informationsasymmetri, blir av vikt. Covid-19 är en empirisk kontext som är relativt ung än, vilket även det innebär att en undersökning av dessa delar är av relevans, då den forskning som finns i ämnet är begränsad.

1.4 Syfte

Syftet är att förstå hur informationsasymmetri har påverkats inom organisationer i och med förflyttning till distans- och hemarbete.

1.5 Frågeställning

Utefter detta syfte har följande frågeställning som ämnar besvara syftet tagits fram:

● Hur har mängden av och kvaliteten av information som förmedlas inom de undersökta organisationerna förändrats under Covid-19?

(11)

6

1.6 Tidigare forskning

I tidigare forskning om informationsasymmetri har det främst fokuserats på andra delar inom det ekonomiska området än organisation och styrning. Det finns bland annat forskning som berör finansmarknaden, exempelvis tar De Meza och Webb (1987) upp hur informationsasymmetri påverkar investeringar och finansiell struktur inom företag. Denna typ av forskning om informationsasymmetri är den som har dominerat, enligt det material som tillgodogjorts för denna studie. Därutöver har det, i och med den empiriska kontextens korta varaktighet ännu så länge, inte gjorts

nämnvärd forskning i ämnet kring informationsasymmetri och Covid-19, framför allt har det inte hittats något som berör distans- och hemarbete i sig. Det har dock

framkommit att forskning gjorts kring hemarbete, exempelvis har Bloom uttalat sig i två olika texter om hemarbete. I den första tar Bloom et al. (2015) upp att de

förespråkar en flytt till hemarbete eftersom det leder till dels mer produktivitet dels ett större välmående hos de anställda, men i den andra artikeln, skriver under Covid-19, blir Bloom intervjuad av Gorlick (2020) och säger att det inte är bra att arbeta hemma under Covid-19. Detta på grund av att förutsättningarna skiljer sig åt, det är tvingat hemarbete, eventuella barn är hemma, social isolering med mera tas upp som argument för detta.

I ljus av detta stycke går det att notera att det är sparsamt med tidigare forskning om det ämne som tas upp i denna studie, vilket visar på att det finns en kunskapslucka och ger en möjlighet för denna studie att kunna ge ett bidrag. Det faktum att den forskning som den här studien tagit till sig inte tar upp ämnena, framför allt har ej någon information om ämnet specifikt med de förutsättningar som denna studie angriper frågan med, har inneburit dels att det har behövts inkorporeras och

sammanföras olika texter sammanställda ur olika ämnen och empirisk kontext. Dels innebär det även att denna studie bidrar med ett empiriskt teoretiskt bidrag, där denna kontext och frågor inte undersökts tidigare, även om detta bidrag möjligtvis är litet på grund av omfattningen.

(12)

7

2. Teoretisk referensram

I följande avsnitt följer en redogörelse för den teori som kommer att användas som underlag vid hantering av ovan problematisering och frågeställning. I detta avsnitt kommer en beskrivning av vald teori, agentteori, ges och kopplingen mellan teori och ämnet som undersöks kommer tydliggöras, därutöver förklaras

informationsasymmetri och kopplingar görs mellan informationsasymmetri och aspekter som är av vikt att ha förståelse för vid läsning av studien. Därefter kommer även relevansen som teorin har vid hanteringen av ämnet lyftas fram. Denna

referensram är därefter vad som kommer att användas vid analys av de data som framkommit. Avslutningsvis presenteras tidigare forskning i ämnet.

2.1 Agentteori – en kort redogörelse

Teorin vid namn agentteori har varit aktuell inom det ekonomiska debattklimatet sedan början på 1970-talet, då själva teorin formulerades och blev presenterad.

Idéerna kring agentteori har däremot cirkulerat i samhället dessförinnan. Agentteori har växt fram av de tidigare existerande tankarna inom ämnet och konkretiserades därmed först under 1970-talet (Mitnick, 2006). Agentteori innebär tanken att det finns två parter i ett kontrakt, det är dels agenten dels principalen. Vid en anställning blir den anställda agenten och den med personalansvar blir principalen. Inom agentteorin är målet att dessa två parter ska röra sig mot samma mål, att agenten ska känna att denne får tillräcklig kompensation, även kallat ett incitament, för att uppfylla de behov och mål som principalen kräver ska uppfyllas. Dessa incitament kan

exempelvis vara av finansiell karaktär, som lön. En grundläggande utgångspunkt i agentteorin är att det finns en potentiell motsättning hos agenten och principalen, då det inte förutses att agenten – den anställda – har samma mål med sitt arbete utan att denne agerar efter sitt egenintresse. Som ett resultat av detta behöver då principalen motivera och ge tillräckliga incitament för att agenten ska uppleva att det ligger i dennes eget intresse att utföra arbetet efter principalens begäran. Detta är grunden för det kontrakt som inom agentteori skrivs mellan de två parterna, exempelvis ett anställningsavtal där det framgår den kompensation som agenten får för att utföra ett, av principalen bestämt, arbete. (Anthony et al., 2014, Mitnick, 2006)

Utöver detta kontrakt som skrivs mellan parterna är en central del i agentteorin att det finns en informationsasymmetri, som innebär att agenten har mer kunskap om sin del av området och sina kunder eller sina arbetsuppgifter än principalen. Agenten kan utnyttja denna informationsasymmetri genom att exempelvis undanhålla information från kollegor eller chefer för dennes egen nytta. Därutöver innebär detta fenomen att

(13)

8

den personalansvariges möjligheter till kontroll och adekvat utvärdering drabbas, eftersom principalen inte har tillgång till den information som behövs för detta. Det kan även innebära att agenten agerar efter vad som kallas moral hazard där denne i och med informationsasymmetrin kan undanhålla information som kan vara av vikt vid beslutsfattandet av om till exempel en affär ska slutföras (Anthony et al., 2014, Kenton, 2020). Om en part agerar enligt moral hazard gör den även det då den parten inte bär risken för handlingen i slutändan.

2.2 Informationsasymmetri

Begreppet informationsasymmetri är ett mycket viktigt begrepp att ha vetskap om för att denna undersöknings analys och slutsats ska förstås på det sätt som den

genomförda undersökningen är avsedd. Informationsasymmetri är ett begrepp inom agentteorin, som innefattar att en part har möjlighet att ta egna beslut och agera på uppdrag av en annan part. I regel är det agenten som har möjlighet att utföra detta gentemot principalen, se figur 1 för tydliggörande av relationen mellan agent och principal (Agarwal, 2018). Agenten innehar då mer information än principalen, något som dels kan leda till moral hazard, dels till intressekonflikter.

Informationsasymmetrin innebär att denna relation mellan agenten och principalen leder till att principalen, i regel de som har personalansvar, inte kan vara övertygad om hur agenten kommer att agera. Det krävs här en god nivå av målkongruens mellan agenten och principalen, konkretiserat innebär det att principalen behöver säkerställa att agenten har tillräckligt med incitament och anledning att agera efter principalens, och rimligtvis i förlängningen organisationens intresse. Det resulterar i att om dessa incitament inte finns kommer då agenten att agera efter dennes egna intressen, vad som ger denne mest vinning, må det vara finansiell eller icke-finansiell vinning.

(14)

9

Fig.1 Principalens och agentens relation (egen konstruktion)

I denna modell förtydligas relationen mellan principal och agent. Principalen ger agenten befogenheter och lägger över ett ansvar på agenten. Agenten i sin tur kommer då att ta beslut och utföra handlingar i principalens namn, där principalen då är den som står som ytterst ansvarig för handlingarna. Agenten och principalens relation är styrd av den intressekonflikt som finns däremellan, där agenten önskar agera efter sitt eget intresse och det för principalen då blir viktigt att styra denna intressekonflikt så den inte blir av för stor karaktär, i.e. att styra agenten agerar efter principalens målsättning (Mitnick, 2006).

2.2.1 Strukturens påverkan på informationsasymmetri

Perrow (1986) anser att lösningen på att agenten endast agerar efter dennes eget intresse, utöver incitament och de klassiska lösningarna inom agentteori, finns i organisationen i sig, i de strukturer som finns däri. Strukturerna i en organisation är enligt Perrow (1986) en aspekt som bör finnas i principalens verktygslåda. Detta är av vikt då strukturer på ett naturligt, om än bara upplevt, sätt kan minimera det beteende som är dominerande i agentteorin, det cyniska synsättet på människan där hon är en varelse som endast agerar efter hennes egna intressen. Detta är framför allt av vikt i vad som kan ses som organisationer där den ekonomiska aspekten inte är den enskilt dominerande anledningen till att man är verksam i den organisationen. När finansiella incitament inte räcker till eller har en påverkan på arbetsprestation behövs det enligt Perrow (1986) då lyftas in ytterligare ett perspektiv, nämligen ett strukturellt.

Begreppet struktur och vad som innefattas i det är inte definitivt utan det är ett stort begrepp i meningen att det kan involvera dels en ren fysisk struktur som en byggnad och dess konstruktion, dels mer abstrakta element som hur en organisation är

strukturerad på ett immateriellt vis (Merriam-Webster, u.å.). Struktur i en organisation

Intressekonflikt Principal

Agerar och tar beslut

Ges befogenhet Agent

(15)

10

är något som styr hur information flödar i en organisation (Kenton, 2021). Den

organisatoriska strukturens abstrakta idéer finns i olika grad, exempelvis innefattar det hur strukturen med anställda ser ut, vem de rapporterar till med mera, men även mindre uttalade strukturer finns i en organisation. Bland dessa kan kulturen i

organisationen ses innefatta en struktur som styr hur information flödar, denna kultur kan vara uttalad men är inte nödvändigtvis det. Kulturen växer fram över tid, där ett visst beteende uppmuntras och därav skapas en uppfattning om att detta sätt är hur man ska bete sig. Därefter blir kulturen en del av organisationen, där den tar olika stor plats. I en organisationskultur finns det utarbetade sätt som har etablerats över tid och som leder till vedertagna sätt som arbete ska utföras på. Exempelvis kan detta vara en så pass banal sak som hur man uttrycker sig i mejl till hur dialoger förs och även hur det blir naturligt att frekvent föra konversationer med ens kollegor. I dessa fall spelar tjänstens kultur och tradition in, huruvida den är tätt kopplad till frekvent

kommunikation eller ej. Detta berörs av Brock och Evans (1995) som menar att i miljöer där de innefattandes i miljön har en kontinuerlig kontakt där informationen flödar mellan dem, finns ett naturligt sätt att minska informationsasymmetrin.

Strukturen kan också innefatta möteskulturen, exempelvis hur möten är strukturerade eller hur ofta de sker. I en organisation påverkar möteskulturen hur möten uppfattas och hur de fungerar. Där det finns en god möteskultur ses möten som viktiga och att de resulterar i något av värde, medan det är tvärtom vid en mindre bra möteskultur.

Det blir viktigt att, som Harris och Raviv (1979) menar, tänka på sina verktyg och hur man använder sig av dessa för att öka den kvalitet på information som förmedlas.

Möten är ett verktyg som går att se som nödvändiga i en organisation för att hantera diverse frågor. Kvaliteten på mötet kan sägas bero på det som mötet är till för. Det blir då viktigt att ha i åtanke hur mötet ser ut och vad som är målet med det. Som en följd av detta blir då att möten som är relevanta för deltagaren och där denne känner sig delaktig är att föredra, det går även att se att längden och storleken på mötet och dess karaktär är av vikt vid bedömning av mötets kvalitet.

Därutöver är det relevant att ha i åtanke att strukturen även kan finnas i hur

kommunikation är uppbyggd, hur kommunikation ska ske. I detta fall vad det finns, för att återknyta till Harris och Raviv (1979), för verktyg för att sköta en bra

kommunikation. Verktyg kan även vara mer konkreta sådana, som exempelvis vid kontorsarbete ett öppet landskap för att främja diskussioner och snabba frågor.

Alternativt vid distans- och hemarbete vad det finns för tekniska verktyg, används Zoom eller Microsoft Teams, hur det fungerar och är verktygen som finns där tillräckliga. Även om det möjligtvis inte är att man som organisation i dessa val har

(16)

11

något bestämmande kring vad verktygen bidrar med är det viktigt att ha i åtanke vad som främst kan främja kontakt eller samarbete, om det nu är det önskade målet.

2.2.2 Relationer och dess effekt på informationsasymmetri

I agentteori ligger stort fokus på relationen mellan agent och principal, och hur förhållandena ser ut däremellan. Eisenhardt (1989) nämner att längden på relationen påverkar. En längre relation skapas genom ett kontrakt som upprepas och tas i bruk där en agent och principal har flera samarbeten. Detta är applicerbart på det som också Zeckhauser (1985) säger, att olika förhållanden resulterar i olika saker. De menar att ett förhållande mellan två parter inte är likt det förhållande som en part har med en tredje part, utan dessa skiljer sig åt. I en organisation är relationen som finns mellan agenterna och principalen av yttersta vikt, och Bloom, Standing & Lloyd (2008) säger att i en relation finns det ett socialt kapital, något som kan ses som en grundpelare för en fungerande institution, och där är kvaliteten på relationen och tilliten viktiga pusselbitar. I en längre relation utvecklas tillit, och i denna tillit infinner sig att agenten eller principalen litar på den andre, att utföra arbetet, att förmedlandet av information och kunskap fungerar tillfredsställande. Bloom et al.

(2008) menar att tillit är en del av informationsasymmetri, de personliga relationer och nätverk som agenter och principaler har, dels med varandra, dels horisontellt med andra är en stor del av hur informationsasymmetri hanteras. I en bra relation finns inte samma incitament att agera efter ens eget intresse, detta hävdar Bloom et al. (2008) är en stark indikation på varför relationer är ett nyttigt och väl fungerande verktyg att arbeta med för att minska informationsgapet och hantera informationsasymmetrin.

Shapiro (2005) framför att agenten och principalen utvecklar rykten i relationer, som exempelvis att agenter har ett rykte att upprätthålla gentemot de andra parterna i relationen, men även att de har meriter som går att följa. Dessa delar av en relation är viktig då det innebär att i en relation önskar man prestera på ett visst sätt, inte bara för ens egen skull utan som Shapiro (2005) säger även för andra. Här menar Shapiro (2005) att när en relation finns mellan parter är agenten och principalen mer benägna att vara osjälviska. Därutöver blir det av vikt var man har sin lojalitet och att när finansiella incitament inte räcker till för att säkerställa lojalitet är en bra relation ett starkt verktyg för att säkerställa att lojaliteten ligger på rätt ställe för organisationens bästa. Det finns verktyg som också kan finnas hos agenten underliggande för

principalen att utnyttja, om än inte medvetet, men i det fall det mellan agenten finns en relation antingen horisontellt eller vertikalt i organisationen är denne föremål för att vid misskött arbete bli utsatt för sociala sanktioner. Exempelvis kan besvikelse och eventuell skam vara verktyg som gör att en agent eller principal agerar efter vad som

(17)

12

är bra för organisationen och efter vad som förväntas av denne, för att den har ett rykte och en relation att upprätthålla som denne bryr sig om (Shapiro 2005).

2.2.3 Målkongruens som en del av informationsasymmetri

Målkongruens är ett begrepp som framträder regelbundet i ekonomiska teorier, i agentteori är det en stor aspekt där hela problemet med teorin är att säkerställa att agenten och principalen har samma mål med sin verksamhet och med sitt arbete.

Vanligtvis är det som nämnts incitament som enligt agentteori styr, och de icke- finansiella incitamenten ökar enligt vad Shapiro (2005) uttrycker beroende på relationen. Relationen och dess vikt togs upp i föregående stycke, i detta behandlas hur denna relation leder till gemensamma intressen och att det gemensamma intresset ökar vid en relation. Det Shapiro (2005) syftar på är att en persons intresse

sammanfaller med de som de har en relation med, vilket då stärker målkongruensen.

Med ett starkt gemensamt intresse innebär det då att agent och principal agerar utefter samma mål och har samma målbild med sitt arbete. Detta tar även Zeckhauser (1985) upp i att det finns ett gemensamt intresse mellan agent och principal att information och kunskap i en organisation fungerar väl, och i förlängningen innebär det att jobbet fungerar på ett bra sätt. Detta gemensamma intresse kan vara av olika grad, men i ett förhållande mellan agent och principal där det inte är de finansiella incitamenten som är av yttersta vikt förefaller det att andra, mer sociala aspekter och lösningar behövs för att säkerställa ett starkt gemensamt intresse.

2.2.4 Informationsasymmetrins koppling till effektivitet

Spector (1986) tar upp att informationsasymmetrin påverkas av hur självständigt arbetet är, där denne menar att desto högre grad självständighet, desto mindre

påverkar informationsasymmetrin effektiviteten för arbetet. Detta då det är enklare att strukturera och ordna sitt jobb efter de förutsättningar som finns, något som också är essentiellt för att distans- och hemarbete ska fungera på en bra nivå. Ytterligare menar Eisenhardt (1989) som nämnt att relationens längd påverkar informationsasymmetrin vilket i förlängningen även påverkar effektiviteten. I ett arbete där samarbete och kommunikation är viktigt för att prestera efter de förväntningar som finns är relationen återigen av vikt. Effektiviteten i de möten som hålls styrs av, som nämnt innan, hur de är strukturerade, där en bra struktur leder till bättre samarbete och i slutändan till ett effektivt utfört arbete. Strukturer, relationer och målkongruens leder samtliga till ökad effektivitet när de är på en tillfredsställande nivå, i enlighet med vad som ovan diskuterats.

(18)

13

2.3 Relevansen och kopplingen mellan undersökningsområdet och agentteori

Agentteori är en relevant teori att använda i detta undersökningsområde då det finns ett bra sätt att förstå varför agenter, i detta fall anställda utan personalansvar, agerar som de gör – nämligen att de troligtvis agerar efter sitt eget intresse om det finns möjlighet och där det krävs det tydliga och väl formulerade kontrakt för att undvika att agenten agerar på det viset. Detta kontrakt behöver vara ett tillräckligt incitament för att få den anställde att utföra sitt arbete trots att arbetsplatsen har förflyttats från dennes kontor till hemmet. I och med den isolering från kollegor och en distansering från kontor och den traditionella arbetssituationen blir det av relevans att ha i åtanke vad, om något, som behöver förändras i kontraktet eller de förutsättningar som finns vid arbetet för att det ska utföras till ledningens och organisationens tillfredsställelse.

Därutöver sker det vid en förflyttning av kommunikation från fysisk till digital en förändring av hur det kommuniceras. Det blir ett problem att få till en adekvat nivå av god kommunikation inom organisationen men även till transparens för att den

informationsasymmetri som är oundviklig regleras och hålls på de lägsta möjliga nivåerna. Denna transparens är av vikt att främja för att inte agenten ska ha egna incitament att agera efter eget intresse där denne väljer att undanhålla information för att det anses vara av mest värde.

Informationsasymmetrin inom agentteori kan här ge ett verktyg som kan användas för att förtydliga för organisationer vikten av att arbeta med kommunikation och i

förlängningen hur samspelet kan komma att se ut mellan de med och de utan

personalansvar. I förlängningen kan svaret på påverkan på informationsasymmetrin ge en grund för att ta större beslut inom organisationen och hur strukturen bör tas i beaktning och eventuellt förändras som följd av ökat hemarbete.

Informationsasymmetri är en av de främsta aspekterna inom agentteori, om detta påverkas av ökat hemarbete är det viktigt att ta hänsyn till vid framtida beslutsfattande och vid framställandet av den nya, normala arbetsplatsen. Därav blir det av vikt att undersöka huruvida informationsasymmetrin minskar eller ökar, och vilka effekter detta får. I det fall det sker en förändring som får konsekvenser för arbetet, oavsett om det är negativa eller positiva, blir det relevant att undersöka hemarbete med

utgångspunkt i informationsasymmetrin och agentteori. Agentteori är en social teori, där fokus ligger på en relation och hur denna ser ut och vad den resulterar i. Därför är det relevant att fokusera på sociala aspekter och använda sig av teorin med hjälp av ett perspektiv som bottnar i human resources och den forskning som finns däri.

(19)

14

2.4 Motivering och summering av vald teoretisk referensram

Valet för den teoretiska referensramen föll på agentteori med fokus på den del som behandlar informationsasymmetri då det är en väletablerad ekonomisk teori som främst inriktat sig på finansmarknaden, varav det synes finnas en utvecklingspotential i teorin. Därmed ökar denna studies originalitet och det ger även möjlighet att bidra med kunskap kring en kunskapslucka inom teorin, då den sociala aspekten

traditionellt negligerats, trots teorins uppenbara sociala karaktär.

Informationsasymmetrin behandlas traditionellt genom incitament, som kan vara av finansiella men alltmer av icke-finansiella incitament, som uppmuntran, personlig utveckling och en känsla av samhörighet och att vara en del av något större. Detta är en stor anledning till att teorin valts, då den offentliga sektorn som denna studie undersöker traditionellt sett fokuserar mer på icke-finansiella incitament. Författaren anser att teorins korrelation med valt undersökningsområde och den formulerade forskningsfrågan berättigar och legitimerar valet av teori.

(20)

15

3. Metod

I kapitel 3 förtydligas vilken metod som studien använder sig av, och varför den gör detta. Först presenteras metoden och en motivation ges till varför, därefter förklaras processen vid urvalet av respondenter för att sedan förklara vilka typer av primär- och sekundärdata som används. Efter dessa delar förklaras den konkreta

intervjuprocessen, analysen av de data som framkommer och avslutningsvis reflekteras det över vald metod och ett säkerställande av dess legitimitet görs.

3.1 Metodval och motivation

I denna studie kommer syftet undersökas genom att använda en kvalitativ metod. Den kvalitativa metoden används främst inom forskning som berör frågor rörande

förståelse. Det innefattar denna studie då syftet är utformat för att bidra med förståelse av informationsasymmetrin och dess påverkan på organisationer. I kvalitativ metod blir det subjektens svar som analyseras och tolkas, där det enligt

Nationalencyklopedin (2021b) ofta behandlas endast en liten population, vari den sociala situation som författaren befinner sig i även den blir av relevans. Den sociala situationen påverkar av den anledning att om studien gjorts i en annan kultur eller ett annat land skulle andra resultat och aspekter bli aktuella. Den kultur och miljö som behandlas i denna studie är den som studien skrivs utifrån, i exempelvis en mer auktoritär organisation kan eventuellt resultatet förväntas vara ett annat än i denna studie. Den studie som här görs kommer att ha sin utgångspunkt i semi-strukturerade intervjuer, där det är respondenternas svar som kategoriseras för att ge ett resultat som därefter kan analyseras.

Den kvalitativa metoden valdes i denna studie då det är de två gruppernas, de med och de utan personalansvar, perspektiv och upplevelse som avses för att undersökas. Detta då det synes vara relevant att se hur situationen upplevs av de anställda. Att använda sig av ett subjektivt resultat som ska tolkas är, om än en utmaning, enligt den

hermeneutistiska grenen det sätt som en verklighet ska tolkas på och i slutändan hur världen ska uppfattas (Jacobsen, 2017). I den kvalitativa metoden är det orden och dess mening som analyseras, i denna studie ses detta av författaren att vara av vikt då den empiriska kontexten ännu är relativt ung och en vi för tillfället befinner oss i. Att, mitt i en empirisk kontext, försöka förklara densamma är en utmaning då all data och information om denna och dess följder ännu inte är tillgänglig. Därmed finns inte all fakta och då går det att resonera sig till att skapa en förståelse och analysera en upplevd sanning ger en mer verklighetstrogen bild av den situation som studien befinner sig i under undersökningens gång. Av denna anledning går det att se att en

(21)

16

kvalitativ metod blir än mer relevant och står sig starkare än en kvantitativ metod, även om det med en kvantitativ metod skapas en möjlighet för att få en mer repeterbar undersökning än vad den kvalitativa gör (Bryman & Bell, 2017).

I de semi-strukturerade intervjuer som används i denna undersökning kommer det ställas frågor som är kopplade till specifika teman, som kommunikation och

arbetsförhållanden. Intervjuerna inleddes med att först fastställa vilken organisation och vilken roll respondenten hade, för att därefter utvecklas till ett samtal som styrdes av de frågor som tagits fram. Anledningen till att semi-strukturerade intervjuer

används är dels för att det ger en möjlighet att ställa följdfrågor som kan komma fram under själva intervjutillfället, dels att det är möjligt att anpassa frågorna allt eftersom de ställs och på det sättet ha möjlighet till att utveckla kvalitén av svar som fås (Bryman & Bell, 2017). Ytterligare kan de till synes ge en överskådlig blick över ett ämne genom djupare reflektioner hos respondenterna som går att tolka och applicera på ett mer allmängiltigt plan. Dessutom har denna studie haft en begränsad tid denne ska utföras under, varpå intervjuer går att se som ett bra verktyg för ändamålen för studien, då det inte är lika resurs- eller tidskrävande som exempelvis att göra en longitudinell studie, där insamlingen av empiri behöver ske över en längre tid.

Intervjuer kan däremot ge en ögonblicksbild på hur frågan som undersöks bemöts och upplevs i det sammanhang som den ställs. Det som i studien undersöks är

informationsasymmetri och hur denna påverkas, om den nu gör det, av att arbete flyttats hem. I den kvalitativa metod som används i undersökningen blir detta en tolkning av vad respondenterna säger.

3.2 Urval

Med metoden i åtanke har urvalet av respondenter kommit att hämtas från den

offentliga sektorn. Detta då den empiriska kontexten som är Covid-19 är styrande och det går att se att de organisationer som är nära myndigheterna styrs och regleras av dessa på ett tydligt sätt. Det går att se en relevans i att göra detta urval då de

restriktioner som tagits fram i samband med Covid-19 sannolikt efterföljs ordagrant av organisationer som styrs av myndigheterna. Av den anledningen går det att se detta urval som ett målinriktat urval (Bryman & Bell, 2017). Inom den offentliga sektorn har ett kriterium hos respondenterna varit att de sedan Covid-19 har börjat jobba merparten av sin arbetstid på distans, företrädesvis hemifrån, för att respondenten ska kunna relatera och svara på intervjufrågorna med relevanta upplevelser och åsikter.

Ytterligare har en fråga av vikt varit huruvida respondenten har alternativt inte har personalansvar, då de frågor som ställs är olika beroende på vad svaret på denna premiss är. Vidare läggs inte någon vikt på omfattningen av det personalansvar de

(22)

17

har, då det endast avses för att ge ett svar som är möjligt att generalisera i den mån det går med det begränsade urvalet som redan finns. Den konkreta processen att komma i kontakt med respondenter härrörde från ett samtal med en kontakt författaren hade och då förklarades att denne har möjlighet att rikta författaren vidare till diverse respondenter som i sin tur hade möjlighet att tillgodose med än fler respondenter. På detta vis har undersökningen fått den mängd intervjuer som kan ses som rimligt att använda sig av i en undersökning av denna omfattning. Urvalet har, av förklarliga skäl då undersökningen är av begränsad omfattning, inte tagit hänsyn varken till könstillhörighet eller ålder. Samtliga respondenter är verksamma inom Stockholms kommun, då urvalet som nämnt är ett målinriktat urval (Bryman & Bell, 2017) och det identifierades att kommunen innebar möjligheter för att svara på studiens syfte och frågeställningar.

3.3 Primär- och sekundärdata

Insamlingen av primärdata skedde via intervjuer, primärdata är data som har tagits fram i första hand av forskaren – liksom enkäter, undersökningar och i det här fallet intervjuer (Alvehus, 2013). Primärdata samlades genom elva semi-strukturerade intervjuer, där sju av de skedde via Microsoft Teams och spelades in via den tjänsten, därutöver skedde fyra intervjuer via e-post då detta var respondentens önskade

medieverktyg att använda sig av, av anledning till dennes begränsade tid. Intervjuerna via Microsoft Teams skedde enligt avtalad tid mellan intervjuare och respondent och för att intervjun skulle efterlikna ett fysiskt samtal i den mån det var möjligt användes webbkamera vid samtliga videointervjuer. Vid dessa videointervjuer fick samtliga respondenter frågeformuläret i förväg, främst för att svar skulle kunna förberedas och att det skulle undvikas att tid skulle spillas på att tänka ut tillfredsställande svar. Detta ansågs av författaren vara av vikt på grund av undersökningens omfattning och att ingen kompensation till respondenterna var att tillgå, utan dessa ställde upp på sin fritid. En annan fördel med att frågorna skickades i förväg anses vara att

respondenterna hade möjlighet att förbereda vad som kan antas vara mer genomtänkta svar som i förlängningen leder till en mer nyanserad och djupgående analys. Utöver att det finns positiva aspekter med att skicka frågeformulären i förväg går det även att uppmärksamma att de spontana svaren som uteblir även går att se som negativt. Detta då det kan finnas anledning att tänka att de genomtänkta svaren möjligtvis går att se som ej helt genuina och i de fall det kan finnas information som kan ses som känslig eller i ämnen som respondenten möjligtvis inte är, i organisationens synpunkt, ämnad att uttala sig om finns en risk att en viss censur träder in. Denna negativa aspekt tvingade författaren till en avvägning innan intervjuerna påbörjades i vilket tillvägagångssätt som skulle användas. Valet föll på att skicka frågeformuläret i

(23)

18

förväg, trots den eventuella negativa aspekt på tillförlitligheten och genuiniteten, och detta då fokus låg på offentlig sektor. Anledningen till att det problemet förkastades var att offentlig sektors handlingar är offentliga handlingar och därav förminskades risken att information skulle undanhållas, även efter att svaren formulerats i förväg.

Utöver primärdata har undersökningen tagit del av sekundärdata, som är information som redan är framtagen från andra håll och inte behöver tas fram för den studie som den är avsedd för (Jacobsen, 2017). Exempelvis kan sekundärdata då vara från internet alternativt litteratur. De sekundärdata som använts i denna undersökning var dels kurslitteratur, som Bryman & Bells bok Företagsekonomiska forskningsmetoder, dels har studien även sökt litteratur via tjänster tillhandahållna av Örebro Universitet.

Främst avses Google Scholar, där merparten av referenserna och den stödjande forskning som finns inom området är hämtad från. I Google Scholar har det sökts fram diverse artiklar som författaren har använt i undersökningen och som denne ser som relevanta för ämnet. Här har sökorden varit främst utformade efter agentteorin, Covid-19 och distans- och hemarbete. Utöver Google Scholar har även den mer sedvanliga tjänsten Google använts för att hitta de referenser som använts som inte är av vetenskaplig karaktär. Dessa referenser har författaren varit mer eftertänksam kring, där reliabiliteten hos hemsidan har ifrågasatts för att hitta legitima hemsidor där den information som tillgodogörs har en viss legitimitet. Utöver mer eftertänksamhet har det även funnits en tanke kring att den information som finns i den sekundära data som använts är just sekundärdata och därmed inte framtagen med det ändamål eller syfte som denna studie har, och därav har hanteringen av sekundärdata varit väl eftertänkt och de källorna har kritiskt angripits innan de använts.

3.4 Intervjuernas tillvägagångssätt

Respondenterna kontaktades via mejl av författaren där det inledande mejlet

informerade om syftet med studien, en introduktion till ämnet samt en bekräftelse om att de fick vara anonyma om så önskades. Dessutom informerades de om att intervjun helst görs med video men att om detta ej är möjligt kunde frågor skickas via mejl för skriftliga svar. Om en videointervju ej kunde göras återkom respondenten och ett frågeformulär skickades ut där de ombads fråga och höra av sig vid eventuell förvirring. Vid videointervju förklarade författaren att denne var tillgänglig när som helst och en dialog fördes om när bästa tidpunkten var för att hålla intervjun, som därefter bokades in och en inbjudningslänk skickades till respondenten från önskat medium. Samtliga videointervjuer spelades in med samtycke från respondenten för att underlätta för studiens transkribering. När intervjuerna var avklarade transkriberades dessa av författaren. När transkriberingen var klar hade även samtliga skriftliga

(24)

19

intervjuer blivit besvarade av de respondenter som ej önskade muntlig intervju och tillbakaskickade. Därefter inleddes arbetet med analysen och kodningen.

Den intervjuguide, se bilaga 1, som togs fram strukturerades så att det var frågor som var allmänna och som svar önskades på oavsett om respondenten hade personalansvar eller ej, därefter togs specifika frågor fram för de med personalansvar. Detta gjordes för att försöka särskilja och eventuellt kunna se skillnader mellan respondenternas upplevelser beroende på roll, exempelvis är en fråga huruvida den personal som man ansvarar för har förändrat mönster i sitt arbete, en fråga som i denna studie endast blir relevant att ställa till de med personalansvar.

3.5 Analysen av data

För att analysera de data som insamlades utfördes först en transkribering av de videosamtal som spelades in. När en intervju var inspelad varvades arbetet med att transkribera intervjuerna successivt med att samtidigt hålla nya intervjuer. Detta utfördes dels för att vara tidseffektiv och ha möjlighet att ha fokus vid

transkriberingen, dels för att en successiv transkribering enligt Bryman & Bell (2017) ger en möjlighet för intervjuaren att revidera frågor i intervjun, den stora fördel som semi-strukturerade intervjuer innebär blir i det fallet uppmanat till att göra. Det finns även en chans att nya frågor kommer fram, eller ämnen som ej författaren berör ursprungligen visar sig och som kan tas till vara för att förändra och förbättra

kommande intervjuer (Bryman & Bell, 2017). I denna studie uppmärksammades detta i att exempelvis frågor där svaret redan behandlats reviderades och justerades till antingen en ny fråga som belyste andra aspekter alternativt togs bort i sin helhet. I transkriberingen skedde ett utelämnande av viss information, sådana data som ansågs som ej nödvändiga, främst förekommandet av så kallade utfyllnadsord, exempelvis

“så”, “va” och “liksom”. Därutöver analyserades inte pauser i meningar, och inte heller visuella aspekter, dels för att dessa är svårare att identifiera i videointervjuer än i fysiska intervjuer men främst på grund av att detta är betydligt mer krävande och knappast arbetseffektivt för en studie av denna omfattning (Bailey, 2008). En ytterligare anledning är att för denna studies syfte ansågs inte det vara av tillräcklig vikt eller tillföra något tillräckligt väsentligt för att berättiga för den tid och

ansträngning det skulle ta.

Det nästkommande steget var att gå igenom de data som framtagits och skrivits ner i transkriberingen, detta gjordes samtidigt som en öppen kodning skedde, vilket innebär att framtagen data samlas och delas upp i kategorier, där de segment som har

gemensamma nämnare placeras i samma kategori. Detta görs för att kunna presentera

(25)

20

data som har likheter med varandra i samma avsnitt och i förlängningen underlätta för den analys som senare utförs (Jacobsen 2017, bilaga 11 SBU, u.å.). En kategorisering av data innebär att resultat kan ställas mot varandra och skapa en mer överskådlig blick av data. Denna kategorisering utfördes genom att läsa igenom transkripten av intervjuerna upprepade gånger och uppmärksamma meningar, ord och uttryck som förekommer återkommande och framstår som betydande, där den teoretiska referensramen och studiens syfte fanns med i beräkningen.

Resultatet av denna kodning växte fram allt eftersom kategoriseringen upprepades.

Efter den inledande kodningen i större kategorier bröts dessa ned i mindre kategorier och gemensamma nämnare eftersöktes. Benämningarna på kategorierna blev ett resultat av de data som sorterats och den teoretiska referensramen, där utfallet blev kategorier innefattandes olika mycket data, till exempel framkom Informations- och kunskapsdelning i ett tidigt stadie. Den kategorin blev ett paraplybegrepp för andra, liknande mindre kategorier av olika omfattning, exempelvis kommunikation.

3.6 Metodreflektion

Studiens tillvägagångssätt och det sätt som metod användes på valdes utefter författarens preferenser och vad denne ansåg som mest lämpat, under studiens gång har det dock uppmärksammats att det finns alternativa sätt som undersökningen skulle kunna gjorts på. För att skapa en mer allmängiltig bild av situationen och få mer övergripande svar, som täcker ett större område, hade exempelvis en kvantitativ forskning varit möjlig, och det hade då också funnits större möjlighet och ett värde i att upprepa den kvantitativa studien. En kvantitativ studie hade också motiverat en positivistisk världsåskådning, något som hade förändrat ingången och sannolikt resultatet för studien.

I denna studie har inte samtliga respondenter varit aktiva i samma organisation, samtidigt som det är ett sätt att få en mer överförbar studie går det att tänka sig att för ett mer specifikt och mer detaljerat svar hade respondenterna kunnat vara direkt relaterade i att de var varandras agenter och principaler, i.e. de som intervjuades utan personalansvar är underordnad en respondent med personalansvar. En annan aspekt är att det som undersökts är offentlig sektor i Stockholm, där offentlig sektor skiljer sig i stora delar mot den privata sektorn, med olika verktyg för motivation och dylikt, därmed går det att spekulera i att resultatet av studien hade förändrats om privat sektor undersökts. Ytterligare finns en möjlighet att gjord studie, då den varit av begränsad omfattning, i urvalet inte haft någon större diversifiering, varken av kön,

levnadssituation eller samhällsklass. För ett mer allmänt resultat, och eventuellt andra

(26)

21

resultat, finns en relevans att om studien upprepas kunna använda sig av en annan typ av urval, men det bör dock fortfarande vara ett målinriktat urval för att säkerställa att respondenter inte fås som inte kan, eller aldrig har, jobbat på distans.

En kvalitativ studie behöver, liksom en kvantitativ, ha ett kritiskt synsätt vid varje steg i studien. Här anser Bryman & Bell (2017) att det för kvalitativa studier behöver tas hänsyn till tillförlitligheten i en studie.

Tillförlitlighet menar Bryman & Bell (2017) har fyra delkriterier, dessa är

trovärdighet, överförbarhet, pålitlighet och möjligheten att styrka och konfirmera. Den här studiens trovärdighet har säkerställts genom att den dels utförts efter de regler som satts upp, där exempelvis respondenterna informerats att de får vara anonyma om de vill. Därutöver gjordes det en respondentvalidering, där det verifierats hos samtliga respondenter att resultaten som framkommit överensstämmer med deras bild för att på det viset säkerställa att det uppfattats korrekt och att data som framkommer då ökar i trovärdighet. Studiens överförbarhet kan vara svår att säkerställa då en förutsättning för denna kvalitativa studie är Covid-19 och dess utveckling, häri innefattas då det som kan ses som en styrka men även en svaghet i kvalitativ forskning, att den

hermeneutistiska världsåskådningen innebär att, som Bryman & Bell (2017) säger, det försvåras att upprepa en kvalitativ studie eftersom en social situation inte går att frysa.

I och med att vi här och nu befinner oss i ett samhälle där Covid-19 varit aktuellt i drygt ett år, har förutsättningar och möjligheter förändrats och anpassats med tiden, vilket de säkerligen kommer fortsätta göra. Det innebär att en upprepning av denna studie längre fram i tiden, troligtvis skulle resultera i andra resultat, exempelvis kan det bli vanligare att folk söker sig till nya anställningar och nya problem uppdagas däri som i denna studie bara berörts på ytan. Den pålitlighet som Bryman & Bell (2017) menar är en del av studiens tillförlitlighet, innefattar en ständigt pågående kritisk reflektion av de val som görs, där dessa motiverats och valen har även

tydliggjorts, exempelvis förklaras avgränsningen av studien. Det fjärde delkriteriet till tillförlitlighet, möjligheten som finns att styrka och konfirmera, innefattar enligt Bryman & Bell (2017) ett säkerställande av huruvida författaren agerat i god tro.

Författaren hävdar att det har denne gjort, där de personliga åsikterna, så gott det går, har försökt att åsidosättas. Det är dock en problematik i kvalitativa studier som använder sig av ett hermeneutistiskt synsätt, då en tolkning sker där det till slut ändå styrs av författarens subjektiva uppfattning, även om det sker omedvetet.

Utöver dessa aspekter har intervjuerna genomförts på olika sätt, en del skriftligt och en del muntligt, där de som gjorts skriftligt har varit efter respondentens önskan. De

(27)

22

skriftliga intervjuerna har inte möjliggjort samma mängd följdfrågor eller samma djup i intervjun, en helhetsbild har inte skapats av intervjun. De skriftliga intervjuerna har dock ansetts bidra med data som är relevant, om än i mindre utsträckning än i de muntliga, och har därför ändå använts som underlag. Det kan däremot finnas en fördel i att intervjuaren inte pratar och tar plats, i något som kan gå att se som störande eller minska chansen som respondenten har att besvara frågan på djupet, då det finns en risk i muntlig intervju med ovana intervjuare att respondenten inte får tid att uttrycka hela dennes önskade svar och tankar. Efter att intervjuerna var gjorda har dock

författaren inte ansett att detta var ett problem, utan de intervjuer som gjordes utfördes på en tillfredsställande nivå och bidrog med svar på de frågor som fick, där ingen respondent uttryckte i slutet att de önskade tillägga något. Att de muntliga

intervjuerna gjordes via videosamtal var ett kriterium i och med Covid-19 och de begränsade möjligheterna till att ha ett fysiskt möte som finns, videosamtalen utfördes med kamera och anses fungera som ett fullgott substitut till det fysiska mötet för studiens syfte. Det är inte i videosamtal möjligt att på samma sätt observera kroppsspråk eller andra visionär uttryck som visar sig i fysiska möten, vilket ökar risken för att göra feltolkningar av respondenternas svar, något som motverkades genom nämnda respondentvalidering (Alvehus, 2013).

(28)

23

4. Empiri

Häri presenteras den empiri som framkommit i de intervjuer som gjorts. Kapitlet inleder med att beskriva urvalet ytterligare och förtydliga respondenternas roller och var de är verksamma. Därefter framställs empirin i underrubriker framtagna som är relevanta för de data som presenteras.

4.1 Beskrivning av urvalet

I metodavsnittet tas upp att det har utförts sju videointervjuer och även fyra intervjuer som skedde via mejl för att genomföra studien. Av dessa elva intervjuer är samtliga respondenter verksamma inom Stockholm och tre i en statlig institution och

resterande åtta i Stockholms Stad, där de har diverse olika tjänster, självständigheten i deras tjänster och arbetsuppgifter skiljer sig åt. Respondenterna har i fem av elva fall inte personalansvar, och de med personalansvar har det i olika omfattning.

Respondenterna har varit aktiva inom Stockholms Stad olika lång tid innan Covid-19 bröt ut, där respondent A dock bytt jobb medan pandemin varit aktuell.

Nedan följer en tabell, som informerar om respondenten, om intervjun var via video samt om respondenten har personalansvar.

Respondent Kön Metod Personalansvar Verksam i

A Kvinna Video Nej Statlig institution

B Kvinna Video Nej Statlig institution

C Kvinna Video Ja Stockholms Stad

D Man Video Ja Stockholms Stad

E Man Video Ja Stockholms Stad

F Man Video Ja Stockholms Stad

G Kvinna Video Ja Stockholms Stad

H Kvinna Mejl Ja Stockholms Stad

I Kvinna Mejl Nej Stockholms Stad

J Kvinna Mejl Nej Stockholms Stad

K Man Mejl Nej Statlig institution

(29)

24

4.2 Informations- och kunskapsdelning

4.2.1 Medvetenhet om möjlig informationsförlust

Det sätt som information och kunskap förmedlas på skiljer sig i organisationerna och det har i intervjuerna framkommit hur de påverkats på olika sätt av att arbetet förlagts i hemmet. En gemensam nämnare som framkommer är att det arbetas kontinuerligt och regelbundet med att förstärka den information som om möjligt kan försvinna i samband med distans- och hemarbete. I flertalet intervjuer framkom det att det nästintill går att se att en tydligare information eftersträvas, för att kompensera för att arbetet sker digitalt. Att personal inte är på plats har inneburit att det har arbetats med en mentalitet där syftet är att samtliga ska få ta del av all information och vara

delaktiga i arbetet, en inkluderande mentalitet framträder. Detta stärks också av det som respondent F tar upp:

Det är snarare så att det kan vara lite mer info nu än tidigare eftersom man inte ses, man förväntas inte ha hört det [informationen] på det där mötet, när det inte är någon som är på det där mötet längre.

Utöver att informationsmängden har ökat upplever merparten av respondenterna att antalet möten inte har blivit färre utan snarare fler, det har tillkommit möten, dels har samtliga schemalagda möten som fanns innan överförts rakt av till digitala forum, dels har möten som till exempel ska ersätta fikastunder schemalagts. De planerade mötena som inte endast fyller en ren social funktion är till för att bidra med ytterligare information. Det tydligaste exemplet på det blir de större möten som är valfria men tillgängliga för en hel avdelning och där en representant från ledningen informerar om situationen för tillfället. I dessa möten har mycket fokus och information cirkulerat kring Covid-19 och hur arbetet fortlöper med att anpassa sig till de rekommendationer som kommer från Folkhälsomyndigheten, bland annat.

Det faktum att ny information kommer regelbundet från Folkhälsomyndigheten, Stockholm Stad och Region Stockholm gällande Covid-19 gör att en annan funktion som distans- och hemarbetet medfört blir av vikt. Nämligen det att det snabbt går att planera och få ut ett möte som berör ämnet som behöver tas upp, i den unika situation med en pandemi behövs kommunikation på en god och hög nivå för att kunna

delegera vad som sägs. Att då kunna sammankalla till ett möte nästintill med detsamma har av exempelvis respondent C uttryckt som oerhört positivt, där information som är brådskande och annorlunda kan förmedlas vidare snabbt och smidigt, vilket tydliggörs i:

References

Related documents

Detta till skillnad från en regenerering som innebär en helt återställd vävnad som inte kan skiljas morfologiskt eller gällande funktion från vävnaden innan

Låt oss därför för stunden bortse från bostadspriser och andra ekonomiska variabler som inkomster, räntor och andra kostnader för att bo och en- bart se till

intresserade av konsumtion av bostadstjänster, utan av behovet av antal nya bostäder. Ett efterfrågebegrepp som ligger närmare behovet av bostäder är efterfrågan på antal

Region Jönköpings län är sedan årsskiftet 2017-2018 finskt förvaltningsområde och ser att de åtgärder som utredningen föreslår är viktiga och nödvändiga för att

Den kategoriseringsprocess som kommer till uttryck för människor med hög ålder inbegriper således ett ansvar att åldras på ”rätt” eller ”nor- malt” sätt, i handling

Subject D, for example, spends most of the time (54%) reading with both index fingers in parallel, 24% reading with the left index finger only, and 11% with the right

Når det gjeld den internasjonale orienteringa, merkjer og John Lindow seg positivt ut med å ha oversyn også over den russiskspråklege litteraturen, der det

A stable and consistent interface implementation was derived for the scalar test equation, even though energy stability in the natural norm proved not to be possible for a