Upphandlingsmyndigheten
Adress: Box 45140, SE-104 30 Stockholm | Besöksadress: Torsgatan 13, Stockholm Telefon: 08-586 21 700 | E-post: info@uhmynd.se | upphandlingsmyndigheten.se
Tänk på att…
… informationen i detta material inte har uppdaterats sedan januari 2014. Aktuella lagar (inklusive beloppsgränser) har förändrats sedan dess och praxis på området kan ha utvecklats, vilket kan ha betydelse för innehållet.
Publicerad 2011-11-28 Version
2011:5.4 (reviderad 2014-02-28)
Om vägledningen
Bakgrund och syfte
Kammarkollegiets upphandlingsstöd har i uppdrag att bidra till en mer effektiv, kvalitetsmedveten och rättssäker offentlig upphandling. Målet är att bättre ta tillvara konkurrensen på marknaden så att skattemedlen kan användas på bästa sätt till nytta för medborgarna, den offentliga sektorn och näringslivet. Målet ska uppnås genom att sprida genomarbetade och väl förankrade metoder och hjälpmedel för upphandlingsprocessen och därigenom bidra till en förenklad upphandlingsprocess för såväl upphandlande myndigheter som leverantörer.
Syftet med denna vägledning är att underlätta för leverantörer att delta i upphandlingar av varor och tjänster enligt 15 kap. LOU, det vill säga för upphandling upp till EU:s tröskelvärden samt för B-tjänster oavsett värde. För upphandling av byggentreprenader har Upphandlingsstödet tagit fram en separat vägledning.
Omfattning
Vår steg för steg-vägledning är grundläggande och utformad för dig som vill ta dig in på den offentliga marknaden. Här får du vägledning genom hela upphandlingsprocessen – från planering till avslutad leverans och uppföljning.
Om informationen
I vägledningen hänvisas till lagrum i LOU. Där det i lagen görs rena hänvisningar från 15 kap. LOU till materiella regler i övriga kapitel har hänvisningsregeln inte omnämnts.
Vägledningen är generellt utformad. Det är därför alltid nödvändigt att identifiera de unika
förutsättningarna i den enskilda upphandlingen. Vägledningen ersätter inte att leverantörer vid behov inhämtar kompetens för att delta i upphandlingar på ett rättssäkert och effektivt sätt.
Begrepp och definitioner
På de sista sidorna hittar du en förteckning över de begrepp och definitioner som används i vägledningen.
Fortsatt arbete
Vägledningen uppdateras kontinuerligt bl.a. vad gäller aktuella tröskelvärden. Upphandlingsstödet vill dock tipsa om att även ta del av vår mer omarbetade steg för steg-vägledning på
www.upphandlingsstöd.se.
Innehållsförteckning
Om vägledningen ... 1
Innehållsförteckning ... 2
1 Upphandlingsprocessen ... 3
1.1 Regler för offentlig sektor vid köp av varor och tjänster ... 4
1.2 Tröskelvärden och upphandlingsförfaranden ... 5
1.2.1 Direktupphandling ... 7
1.2.2 Förenklat förfarande ... 9
1.2.3 Urvalsförfarande ... 10
1.2.4 Konkurrenspräglad dialog ... 10
1.2.5 Projekttävling... 11
1.2.6 Ramavtal ... 12
1.2.7 Elektronisk auktion ... 13
2 Förbereda (anbudsgivning) ... 14
2.1 Undersök marknaden... 14
2.2 Hitta affärsmöjligheterna... 15
2.3 Roller inom den upphandlande myndigheten... 16
2.4 Förbered ditt företag för att lämna anbud... 18
2.5 Ställ frågor ... 24
3 Genomföra - lämna anbud ... 26
3.1 Skriv anbud ... 26
3.2 Anbuden prövas... 29
3.3 Bästa anbudet väljs ... 31
4 Följa upp ... 33
4.1 Dags att leverera ... 33
4.2 Håll kontakt med kunden ... 33
4.2.1 Följ upp leveransen ... 33
4.2.2 Reklamationer ... 33
4.2.3 Statistik ... 34
4.2.4 Kvalitetssäkring ... 34
4.3 Fakturering ... 34
4.4 Prisjustering och optioner... 34
4.5 Krav på ansvarsförsäkring ... 35
4.6 Utvärdera kontraktsperioden ... 35
4.6.1 Intern uppföljning ... 35
4.6.2 Ny kontraktsperiod ... 36
5 Fick du inte affären? ... 37
5.1 Om anbudet inte antas ... 37
5.2 Begära överprövning och skadestånd ... 39
5.2.1 Överprövning av en upphandling ... 39
5.2.2 Överprövning av ett avtals giltighet ... 40
5.2.3 Överprövning av ett beslut att avbryta upphandlingen ... 41
5.2.4 Allmänna regler som gäller alla typer av överprövningar ... 42
5.2.5 Skadestånd ... 43
Begrepp och definitioner ... 44
1 Upphandlingsprocessen
Så går en upphandling till
1.1 Regler för offentlig sektor vid köp av varor och tjänster
I huvudsak är reglerna i LOU riktade mot den upphandlande myndigheten som genomför upphandlingen.
För en leverantör är det dock en fördel att vara insatt i grunderna i LOU.
Gällande lagar
När den offentliga sektorn köper varor och tjänster måste reglerna i LOU följas (lag om offentlig
upphandling, SFS 2007:1091). För försörjningssektorerna finns en särskild lag, LUF (lag om upphandling inom områdena vatten, energi, transporter och posttjänster, SFS 2007:1092). För vissa former av tjänster inom främst vård- och omsorg samt hälso- och sjukvård finns en särskild lag, LOV (lag om
valfrihetssystem, SFS 2008:962). Den här vägledningen handlar om upphandling enligt LOU.
Upphandlingsrättsliga principer
De lagar som styr all offentlig upphandling bygger på fem grundprinciper. Bestämmelserna i upphandlingslagarna ska alltid tolkas mot bakgrund av dessa.
Icke-diskriminering
Principen om icke-diskriminering innebär att det är förbjudet att direkt eller indirekt diskriminera en leverantör på grund av omständigheter som exempelvis nationalitet. Den upphandlande myndigheten får därmed inte ställa några krav som enbart svenska företag kan känna till eller utföra.
Likabehandling
Principen om likabehandling innebär att alla leverantörer ska ges samma förutsättningar. Alla leverantörer måste till exempel få tillgång till samma information samtidigt så att inte någon leverantör gynnas framför en annan leverantör. Det anses också strida mot likabehandling om det för en viss vara eller tjänst ställs krav på tillverkare, ursprung, särskilt framställningssätt,
varumärke, patent eller typ såvida det inte motiveras av föremålet för upphandlingen samt åtföljs av orden ”eller likvärdig”.
Ömsesidigt erkännande
Principen om ömsesidigt erkännande innebär att intyg och certifikat som har utfärdats av en medlemsstats behöriga myndigheter ska vara giltiga också i övriga EU/EES-länder. Detta kopplas till den grundläggande EU-rättsliga principen om fri rörlighet för varor och tjänster samt principen om etableringsfrihet.
Proportionalitet
Principen om proportionalitet innebär att kraven på leverantören och på varan eller tjänsten måste ha ett naturligt samband med och stå i rimlig proportion till det som ska upphandlas. De krav som ställs ska vara både lämpliga och nödvändiga för att uppnå syftet. Om det finns flera alternativ bör det alternativ väljas som är minst belastande för leverantören.
Öppenhet
Principen om öppenhet (även kallad transparensprincipen) innebär att den upphandlande myndigheten är skyldig att skapa öppenhet och lämna information om upphandlingen och det praktiska tillvägagångssättet vid denna. Förfrågningsunderlaget ska vara klart och tydligt formulerat och innehålla samtliga krav som ställs.
§
Laghänvisning
1 kap. 9 § LOU Principer för offentlig upphandling
1.2 Tröskelvärden och upphandlingsförfaranden
Det finns flera olika upphandlingsförfaranden inom offentlig upphandling. Vilket förfarande som väljs beror på kontraktets värde och hur det aktuella behovet enklast kan tillgodoses med bästa affärsmässiga resultat. Upphandlingsprocessen ser olika ut beroende på vilket förfarande som den upphandlande myndigheten väljer.
Tröskelvärdet avgör upphandlingsförfarandet
Tröskelvärde är ett beloppsvärde som avgör om en upphandling ska ske enligt de direktivstyrda eller de nationella reglerna (15 kap. LOU). De är fastställda till en nivå där företag inom EU/EES förväntas vara intresserade av att lägga anbud över nationsgränserna.
Tröskelvärden för offentlig upphandling är vanligtvis giltiga i tvåårsperioder. Den senaste ändringen skedde den 1 januari 2014.
Tröskelvärdena för varor och A-tjänster är
1 169 378 kronor för statliga myndigheter.
1 806 427 kronor för kommuner och landsting och deras bolag m.fl.
Tröskelvärdet för byggentreprenader är
45 256 666 kronor för samtliga upphandlande myndigheter.
§
Tjänster
Tjänster delas upp i två kategorier: A-tjänster och B-tjänster. Till B-tjänster hör de tjänster som anses mindre lämpliga för handel mellan europeiska länder. B-tjänster upphandlas därför alltid enligt de nationella reglerna (15 kap. LOU) oavsett kontraktets värde.
Beräkning av kontraktets värde
Kontraktets värde behöver beräknas för att avgöra om en upphandling hamnar över eller under tröskelvärdena. Beräkningen av kontraktets värde ska ske utifrån tidpunkten då upphandlingen annonseras. Beräkningen ska baseras på hela kontraktsperioden inklusive eventuella optioner och förlängningar som om de utnyttjas. Moms ska inte medräknas när värdet för kontraktet beräknas.
Laghänvisning
1 kap. 2 § LOU Lagens tillämpningsområde 3 kap. 1 § LOU Tröskelvärdenas storlek
3 kap. 3-4 §§ LOU Beräkning av värdet av ett kontrakt LOU Bilaga 2 Förteckning över tjänstekontrakt (A-tjänster) LOU Bilaga 3 Förteckning över tjänstekontrakt (B-tjänster) LOU
Möjliga förfaranden under tröskelvärdena samt för B-tjänster oavsett värde Direktupphandling
Förenklat förfarande Urvalsförfarande
Konkurrenspräglad dialog Projekttävling
Elektroniska auktioner (inte ett fullständigt förfarande) Möjliga förfaranden över tröskelvärdet
Öppet förfarande Selektivt förfarande Förhandlat förfarande Konkurrenspräglad dialog Projekttävling
Elektroniska auktioner (inte ett fullständigt förfarande) Dessutom kan ramavtal användas. Det finns ramavtal som:
har alla villkor fastställda (rangordning)
inte har alla villkor fastställda (förnyad konkurrensutsättning)
1.2.1 Direktupphandling
Med direktupphandling avses en upphandling utan krav på anbud i viss form.
En direktupphandling kan därför ske på många olika sätt, exempelvis genom köp direkt i butik eller genom ett mer omfattande förfarande som kan innefatta att anbud inhämtas från en eller flera leverantörer. För att få en inbjudan att delta i en direktupphandling krävs det att den upphandlande myndigheten känner till ditt företag.
Direktupphandling ska alltid ske med hänsyn till de upphandlingsrättsliga principerna, det vill säga principerna om likabehandling, icke-diskriminering, öppenhet, ömsesidigt erkännande och
proportionalitet.
När kan direktupphandling användas?
Direktupphandling kan användas:
om kontraktets värde inte överstiger 270 000 kronor, eller om det finns synnerliga skäl, eller
vid situationer då ett annonserat förfarande inte är lämpligt
Beloppsgräns för direktupphandling
En direktupphandling är möjlig att göra om värdet uppgår till högst 270 000 kronor, inklusive värdet av eventuella options- och förlängningsklausuler. Vid beräkningen av beloppsgränsen vid direktupphandling ska alla direktupphandlingar av samma slag inom den upphandlande myndigheten under räkenskapsåret räknas samman.
Samma beloppsgräns gäller oavsett om man handlar upp varor, tjänster eller byggentreprenader.
Direktupphandling om det finns synnerliga skäl
Direktupphandling kan användas om det finns synnerliga skäl. Med synnerliga skäl avses bland annat oförutsedda händelser som den upphandlande myndigheten inte själv kunnat råda över. Att den
upphandlande myndigheten hamnat i tidsnöd på grund av bristande planering och framförhållning medför inte i normalfallet att den upphandlande myndigheten har rätt till direktupphandling.
Direktupphandling i vissa situationer
Direktupphandling får användas i situationer där det inte är lämpligt att begära in anbud genom annons.
Några av dessa situationer är följande:
Om det vid ett förenklat förfarande eller urvalsförfarande inte lämnades anbud eller om lämnade anbud inte var lämpliga. En förutsättning för direktupphandling är att kontraktsvillkoren i förfrågningsunderlaget inte förändras väsentligt.
Om det som upphandlas endast kan levereras av en viss leverantör av tekniska eller konstnärliga skäl eller på grund av ensamrätt.
När det är möjligt att göra förmånliga köp på grund av att en leverantör gått i konkurs eller liknande.
Vilka dessa situationer är anges uttömmande i 4 kap. 5-9 §§ LOU.
Tillvägagångssätt
De utvalda leverantörerna lämnar anbud i de fall den upphandlande myndigheten ber om det, antingen skriftligt eller muntligt. Ofta väljer den upphandlande myndigheten att ta in flera anbud och göra prisjämförelser. För att undvika missförstånd är det vanligt att leverantörerna får lämna skriftliga anbud innehållande priser och andra eventuella villkor. När myndigheten har valt en leverantör kan
myndighetens skrivelse tillsammans med leverantörens anbud utgöra grunden för ett enklare kontrakt.
Det finns inget krav på att annonsera en direktupphandling, men däremot kan en upphandlande myndighet välja att annonsera sin avsikt att genomföra en direktupphandling, så kallad förhandsinsyn, i en allmänt tillgänglig elektronisk databas. Skälet till att göra en förhandsinsyn är att förhindra att upphandlingen ogiltigförklaras om det visar sig att det inte funnits skäl att genomföra direktupphandlingen. En
förhandsinsyn ger dig som leverantör vetskap om en kommande direktupphandling. Anser du att det inte finns skäl för en direktupphandling, kan du även ansöka om överprövning under de tio dagar som
avtalsspärr råder efter det att förhandsinsynen har annonserat.
§
§
Laghänvisning
2 kap. 23 § LOU Definition
4 kap. 5-9 §§ LOU Situationer då en direktupphandling får ske 15 kap. 3 § LOU Direktupphandling
15 kap. 3a § LOU Beräkning av värdet av ett kontrakt 15 kap. 5a § LOU Annonsering vid förhandsinsyn 16 kap. 3 § LOU Avtalsspärr vid förhandsinsyn 16 kap. 4 § LOU Överprövning av en upphandling
Läs mer om Direktupphandling i separat vägledning som finns att hämta på www.upphandlingsstöd.se
1.2.2 Förenklat förfarande
Med förenklat förfarande avses ett förfarande där alla leverantörer har rätt att delta. Deltagande leverantörer ska lämna anbud och den upphandlande myndigheten får förhandla med en eller flera anbudsgivare.
1.
Förenklat förfarande ska annonseras i en allmänt tillgänglig elektronisk databas eller i annan form som gör en effektiv konkurrens möjlig.2.
Alla intresserade leverantörer får lämna anbud. Leverantörer ska ges skälig tid för att lämna anbud. När en upphandlande myndighet avgör hur lång tidsfristen ska vara, ska den ta hänsyn till hur lång tid leverantörerna behöver för att utarbeta ett anbud.3.
En kontroll sker av att leverantören uppfyller alla ställda krav på seriositet och kapacitet.4.
En prövning sker av att anbudet uppfyller ställda krav i förfrågningsunderlaget.5.
De anbud som uppfyller ställda krav utvärderas därefter utifrån den tilldelningsgrund som används, dvs. det anbud som har lägst pris eller det anbud som är mest ekonomiskt fördelaktigt.6.
Förhandling kan ske med en eller flera anbudsgivare (om det ska ske avgör den upphandlande myndigheten).7.
När ett beslut har tagits om tilldelning av kontrakt ska samtliga anbudsgivare underrättas snarast möjligt skriftligen. Underrättelsen ska innehålla skälen för beslutet.8.
Efter underrättelse om tilldelningsbeslut råder en avtalsspärr i 10 eller 15 dagar då avtal inte får ingås. Under avtalsspärren kan ansökan om överprövning av upphandlingen lämnas in till förvaltningsrätten.Laghänvisning
2 kap. 24 § LOU Definition
15 kap. 3 § LOU Förenklat förfarande 15 kap. 4 § LOU Annonseringskrav 15 kap. 5 § LOU Innehållet i annons 15 kap. 9 § LOU Tidsfrist att lämna anbud
15 kap. 13 § LOU Kontroll och uteslutning av leverantörer 15 kap. 15 § LOU Prövning av anbud
15 kap. 16 § LOU Tilldelningsgrunder för kontrakt 15 kap. 19 § LOU Underrättelse om tilldelningsbeslut 16 kap. 1 § LOU Avtalsspärr
§
1.2.3 Urvalsförfarande
Med urvalsförfarande avses ett förfarande där alla leverantörer har rätt att ansöka om att få lämna anbud, den upphandlande myndigheten inbjuder vissa leverantörer att lämna anbud och den upphandlande myndigheten får förhandla med en eller flera anbudsgivare.
1.
Urvalsförfarande ska annonseras i en allmänt tillgänglig elektronisk databas.2.
Alla intresserade leverantörer får lämna in en ansökan om att i ett senare skede få lämna anbud, så kallad anbudsansökan. Tidsfristen för att lämna anbudsansökan får aldrig vara kortare än 10 dagar räknat från den dag då ansökningsinbjudan annonserades.3.
Ett urval av de anbudssökande görs och den upphandlande myndigheten bjuder in de utvalda leverantörerna att lämna anbud. Leverantörer ska ges skälig tid för att lämna anbud.4.
En prövning sker av att anbudet uppfyller ställda krav i förfrågningsunderlaget.5.
De anbud som uppfyller ställda krav utvärderas därefter utifrån den tilldelningsgrund som används, dvs. det anbud som har lägst pris eller det anbud som är mest ekonomiskt fördelaktigt.6.
Förhandling kan ske med en eller flera anbudsgivare (om det ska ske avgör den upphandlande myndigheten).7.
När ett beslut har fattats om tilldelning av kontrakt ska samtliga anbudssökande och anbudsgivare underrättas snarast möjligt skriftligen. Underrättelsen ska innehålla skälen för beslutet.8.
Efter underrättelse om tilldelningsbeslut råder en avtalsspärr i 10 eller 15 dagar då avtal inte får ingås. Under avtalsspärren kan ansökan om överprövning av upphandlingen lämnas in till förvaltningsrätten.Urvalsförfarande används vanligen då man tror att det finns många leverantörer som vill lämna anbud.
Laghänvisning
2 kap. 25 § LOU Definition 15 kap. 3 § LOU Urvalsförfarande 15 kap. 4 § LOU Annonseringskrav 15 kap. 5 § LOU Innehållet i annons
15 kap. 9 § LOU Tidsfrist att lämna anbudsansökan och anbud 15 kap. 13 § LOU Kontroll och uteslutning av leverantörer 15 kap. 15 § LOU Prövning av anbud
15 kap. 16 § LOU Tilldelningsgrunder för kontrakt 15 kap. 19 § LOU Underrättelse om tilldelningsbeslut 16 kap. 1 § LOU Avtalsspärr
1.2.4 Konkurrenspräglad dialog
Konkurrenspräglad dialog är ett förfarande som varje leverantör kan begära att få delta i och där den upphandlande myndigheten för en dialog med de anbudssökande som bjudits in att delta i förfarandet.
Konkurrenspräglad dialog får användas vid tilldelningen av ett särskilt komplicerat kontrakt, om förenklat förfarande eller urvalsförfarande inte medger tilldelning av kontrakt. För att ett kontrakt ska anses särskilt komplicerat krävs exempelvis att den upphandlande myndigheten objektivt sett inte kan definiera de tekniska medel som kan tillgodose myndighetens behov eller mål eller inte kan ange den rättsliga eller finansiella utformningen av ett projekt.
1.
Konkurrenspräglad dialog ska annonseras i en allmänt tillgänglig elektronisk databas eller i annan form som gör en effektiv konkurrens möjlig.2.
Alla intresserade leverantörer får lämna in en ansökan om att i ett senare skede få delta i dialogen.3.
Ett urval av de anbudssökande görs och den upphandlande myndigheten bjuder in de utvalda leverantörerna att delta i dialogen.4.
Dialogen syftar till att identifiera och bestämma hur den upphandlande myndighetens behov bäst kan tillgodoses. Alla aspekter av kontraktet får diskuteras.5.
Dialogen avslutas när den upphandlande myndigheten funnit en eller flera lösningar på det aktuella behovet. En underrättelse om detta ska skickas till de deltagande leverantörerna.6.
När dialogen avslutats bjuds leverantörerna in att lämna anbud.7.
Anbuden prövas och utvärderas utifrån uppställda tilldelningskriterier. Tilldelningsgrunden vid konkurrenspräglad dialog ska alltid vara det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet.8.
Den upphandlande myndigheten kan be anbudsgivare att precisera och bekräfta sina åtaganden.9.
När ett beslut har fattats om tilldelning av kontrakt ska samtliga sökande och anbudsgivare underrättas snarast möjligt skriftligen. Underrättelsen ska innehålla skälen för beslutet.10.
Efter underrättelse om tilldelningsbeslut råder en avtalsspärr i 10 eller 15 dagar då avtal inte får ingås. Under avtalsspärren kan ansökan om överprövning av upphandlingen lämnas in till förvaltningsrätten.Laghänvisning
2 kap. 9b § LOU Definition
4 kap. 10-21 §§ LOU Konkurrenspräglad dialog 16 kap. 1 § Avtalsspärr
Läs mer om Konkurrenspräglad dialog i separat vägledning som finns att hämta på www.upphandlingsstöd.se
1.2.5 Projekttävling
Med projekttävling avses en tävling som är öppen för alla och som anordnas av en upphandlande myndighet i syfte att förvärva en ritning eller en projektbeskrivning som en jury utsett till vinnande bidrag.
1.
En projekttävling ska annonseras i en allmänt tillgänglig elektronisk databas eller på annat sätt som gör en effektiv konkurrens möjlig.2.
Alla intresserade leverantörer får lämna in en ansökan om att få delta i projekttävlingen.3.
Antalet tävlingsdeltagare får begränsas. Kriterier för urvalet ska då framgå. Antalet får inte vara färre än att en effektiv konkurrens uppnås.4.
En jury utser det vinnande bidraget.5.
Juryn ska bestå av fysiska personer som är oberoende i förhållande till tävlingsdeltagarna och varje bidrag som prövas anonymt. Juryn ska vara självständig i sina yttranden och beslut samt vid prövningen följa de kriterier som framgår av annonsen. Juryn ska rangordna bidragen ochmotivera sitt beslut.
6.
Dialog kan ske med en eller flera bidragsgivare om det behövs för att klargöra olika aspekter av projektet.7.
Om en projekttävling avslutas med tilldelning av ett tjänstekontrakt ska vinnaren bjudas in till att delta i en förhandling.§
Laghänvisning
2 kap. 14 § LOU Definition
14 kap. 1-10 §§ LOU Förfaranderegler
15 kap. 23 § LOU Projekttävling för upphandling som inte omfattas av direktivet
1.2.6 Ramavtal
Med ramavtal avses ett avtal som ingås mellan en eller flera upphandlande myndigheter och en eller flera leverantörer i syfte att fastställa villkoren för senare tilldelning av kontrakt under en given tidsperiod.
Ramavtal är inte ett förfarande i sig utan ramavtal upphandlas enligt något förfarande.
Ramavtal är en avtalsform som innebär att en upphandlande myndighet har möjlighet att tilldela ett kontrakt, ett så kallat avrop, under ramavtalets löptid. Ramavtal är ett vanligt verktyg för anskaffning av varor och tjänster, och därför är det särskilt viktigt att bevaka när ramavtal upphandlas.
Ramavtal finns i två varianter (med fastställda villkor eller med förnyad konkurrensutsättning) och dessa skiljer sig beträffande på vilket sätt kontrakt tilldelas det vill säga hur avropet sker.
Avrop vid fastställda villkor
Ramavtalet kan innehålla fastställda villkor vid tilldelning av kontrakt (avrop).
Om ramavtalet har slutits med flera leverantörer ska tilldelningen av kontrakt ske utifrån den fastställda fördelningsnyckeln (vanligtvis rangordning) med de villkor som leverantören angivit i sitt anbud. Om den leverantör som är överst i rangordningen inte kan leverera varan eller tjänsten till det pris eller enligt de övriga villkor, som är avtalat ska nästföljande leverantör tillfrågas.
Om ett ramavtal enbart har slutits med en leverantör kan avrop ske direkt hos avtalad leverantör enligt avtalsvillkoren.
Avrop vid förnyad konkurrensutsättning
Är inte alla villkor (exempelvis pris) fastställda i ramavtalet ska en förnyad konkurrensutsättning ske.
Detta innebär att en ny inbjudan att lämna anbud i enlighet med de villkor som angetts i ramavtalet lämnas till ramavtalsleverantörerna. Dessa villkor får, om nödvändigt, preciseras och vid behov kompletteras med andra villkor som angetts i förfrågningsunderlaget till ramavtalet. I praktiken genomförs en miniupphandling.
Tidsfrister
Ramavtalsleverantörer ska ges tillräcklig tid för att lämna anbud vid förnyad konkurrensutsättning. När den upphandlande myndigheten avgör hur lång tidsfristen ska vara, ska hänsyn tas till upphandlingens art och omfattning.
Inköpscentral
Ofta upphandlas ramavtal av en inköpscentral som genomför upphandlingen åt flera upphandlande myndigheter. Inköpscentraler kan vara rikstäckande (exempelvis Statens inköpscentral vid
Kammarkollegiet eller SKL Kommentus Inköpscentral, SKI) eller regionala.
§
Laghänvisning
2 kap. 15 § LOU Definition
5 kap. 1 § LOU Upphandling av ramavtal 5 kap. 4 § LOU Ramavtal med en leverantör 5 kap. 5 § LOU Ramavtal med flera leverantörer 5 kap. 6 § LOU Avrop vid fastställda villkor
5 kap. 7 § LOU Avrop vid förnyad konkurrensutsättning
15 kap. 2 § LOU Ramavtal för upphandling som inte omfattas av direktivet
1.2.7 Elektronisk auktion
En upphandlande myndighet kan välja att tillämpa elektronisk auktion där, vid en upprepad process och med hjälp av elektroniskt medel, man presenterar nya lägre priser/och eller nya värden för vissa delar av anbuden. Auktionen genomförs efter en första fullständig utvärdering av anbuden.
Elektronisk auktion är i sig inte ett förfarande. Om elektronisk auktion ska användas ska det anges i annonsen.
Om en upphandlande myndighet avser genomföra en elektronisk auktion ska det av förfrågningsunderlaget bland annat framgå.
1.
De delar av anbuden, vars värden kan kvantifieras och uttryckas i siffror eller procenttal, som kommer att vara föremål för den elektroniska auktionen.2.
De eventuella gränserna för de värden som kan presenteras, baserade på en bedömning av specifikationerna för föremålet för upphandlingen.3.
Vilka uppgifter som kommer att göras tillgängliga för anbudsgivarna under den elektroniska auktionen och när detta kommer att ske.4.
Relevanta uppgifter om genomförandet av den elektroniska auktionen,5.
På vilka villkor anbudsgivarna kan lämna anbud, däribland de minsta skillnader mellan anbuden som kan ha bestämts.6.
Relevanta uppgifter om den elektroniska utrustning som används och om anslutningen till denna utrustning.Laghänvisning
2 kap. 6a § LOU Definition
5 a kap. 1 § LOU Tillämpningsområde 5 a kap. 3 § LOU Annonsering
5 a kap. 4 § LOU Förfrågningsunderlag
Läs mer om Elektroniska auktioner i separat vägledning som finns att hämta på www.upphandlingsstöd.se
§
§
2 Förbereda (anbudsgivning)
Under detta avsnitt ges vägledning i hur du kan förbereda dig både innan och efter det att du hittat en intressant upphandling men ännu inte börjat skriva ditt anbud.
2.1 Undersök marknaden
Undersök vilka kommuner, landsting eller statliga myndigheter som kan tänkas vara i behov av dina varor eller tjänster. Ta reda på hur de brukar upphandlas.
Jämlika konkurrensmöjligheter
Utgångspunkten vid offentlig upphandling är att alla leverantörer ska behandlas lika och ha samma möjlighet att delta. Därför är upphandlande myndigheter ofta försiktiga vid dialog med leverantörer, särskilt under upphandlingsfasen och tiden närmast innan upphandlingen. Om en leverantör får för stor påverkan på förfrågningsunderlagets utformning kan det nämligen innebära en särbehandling av leverantören. Det kan leda till att upphandlingen i slutändan måste göras om.
Ta kontakt
Upphandlande myndigheter är angelägna om att det skapas en effektiv konkurrens vid upphandlingar.
Därför är det inte ovanligt att upphandlande myndigheter t.ex. bjuder in till informationsträffar där planerade upphandlingar presenteras. Om inga informationsträffar är planerade kan du som leverantör framföra önskemål om att den upphandlande myndigheten bjuder in till en sådan träff.
Vid kontakter med den upphandlande myndigheten kan du få reda på när eventuella nuvarande kontrakt löper ut
när nästa upphandlingsprocess ska inledas
vem som i dagsläget har kontrakt (du kan begära ut en kopia av kontraktet) vilken prisnivån är.
Denna information finns ibland även tillgänglig på den upphandlande myndighetens webbplats.
Marknadsför dina produkter
Marknadsföring är en del av företagens vardag. Kontakta gärna beställare på upphandlande myndigheter mellan upphandlingarna – presentera din verksamhet och utförda eller pågående kontrakt. En aktiv dialog är lärorik för båda parter. Kontakterna måste naturligtvis skötas professionellt så att den upphandlande myndigheten inte uppfattar dem som en förhandling eller att en upphandling påbörjats. De upphandlande myndigheterna är alltid måna om att kontakterna inte ska uppfattas som en förhandling eller att en
upphandling påbörjats. Det innebär att du måste respektera om den upphandlande myndigheten meddelar att kontakter för tillfället är olämpliga.
För att kunna marknadsföra din vara eller tjänst gäller det att vara ute i rätt tid. När planerna på en ny upphandling ligger långt fram i tiden kan det vara för tidigt. När den upphandlande myndigheten redan har gjort en behovsanalys och bestämt kraven på det som ska upphandlas, kan det vara för sent.
Var aktiv och undersök hur den offentliga sektorn köper de produkter som ditt företag säljer.
Marknadsför dina produkter men respektera att en upphandlande myndighet inte får ha kontakt med leverantörer på så sätt att en otillbörlig konkurrensfördel kan uppstå.
Redogör tydligt för på vilket sätt ditt erbjudande är bättre än dina konkurrenters.
Har du en innovativ lösning – beskriv den kortfattat
2.2 Hitta affärsmöjligheterna
Första steget mot att bli leverantör till den offentliga sektorn är att leta upp upphandlingarna. Huvudregeln är att upphandlingar ska annonseras för att skapa goda förutsättningar för en effektiv konkurrens.
Var finns annonser om offentlig upphandling?
Var de upphandlande myndigheterna publicerar annonsen om upphandlingen beror på vilket upphandlingsförfarande de tillämpar.
Elektroniska databaser
I de allra flesta fall väljer myndigheten att annonsera i en allmänt tillgänglig elektronisk databas.
Vid upphandling under tröskelvärdena ska den upphandlande myndigheten annonsera på ett sätt som säkerställer att det blir en effektiv konkurrens. I de allra flesta fall väljer myndigheten att annonsera i en allmänt tillgänglig elektronisk databas. Vid urvalsförfarande är det ett krav. Det kan därför vara en god idé att hålla sig uppdaterad om vilka upphandlingar som är aktuella genom att prenumerera på en annonsbevakningstjänst hos något av de företag som erbjuder elektroniska databaser.
Exempel på svenska elektroniska databaser där annonser publiceras och annonsbevakningstjänster erbjuds är (i bokstavsordning):
E-avrop – www.e-avrop.com
Eniro upphandling – www.eniroupphandling.se Licitio – www.licitio.se
Mercell – www.mercell.se OPIC – www.opic.se
Det kan finnas ytterligare databaser och bevakningstjänster. Annonser som publiceras i en databas sprids ofta till andra databaser. Det är dock svårt att garantera att du som leverantör får en heltäckande
bevakning av samtliga offentliga upphandlingar. Det kan därför vara värdefullt att använda sig av flera databaser och bevakningstjänster.
Annan form av annonsering
Vid förenklat förfarande får annonsen publiceras på andra sätt än i en elektronisk databas. Förutsättningen är att en effektiv konkurrens blir möjlig, t.ex. genom annons i en branschtidning eller större dagstidning.
Tips
Ramavtalsupphandlingar är särskilt viktiga att bevaka. De står ofta för en stor del av den offentliga sektorns anskaffning och löper vanligtvis över flera år.
Myndigheters webbplatser
Upphandlande myndigheter kan även meddela vilka upphandlingar som ska genomföras på sin webbplats och lägga ut förfrågningsunderlaget för nedladdning.
Undantag från annonsering
Vid en direktupphandling kräver inte lagen att den upphandlande myndigheten måste annonsera.
Myndigheten får vända sig direkt till en eller flera leverantörer och begära in anbud. I sådana fall är det viktigt att myndigheten känner till ditt företag.
Förhandsannonsering
Ibland annonserar en myndighet sin avsikt att tilldela ett kontrakt, en så kallad förhandsannonsering. I dessa fall får leverantörerna en möjlighet att förbereda sig på en kommande upphandling. Var
uppmärksam på att särskilda regler gäller för tidsfrister vid förhandsannonsering.
Laghänvisning
15 kap. 4 § LOU Annonsering vid förenklat förfarande 15 kap. 4 § LOU Annonsering vid urvalsförfarande 7 kap. 2 § LOU Förhandsannonsering
2.3 Roller inom den upphandlande myndigheten
Den upphandlande myndigheten fördelar ofta ansvaret för olika delar av upphandlingsprocessen mellan olika befattningar. Var i organisationen upphandlingen sker och av vem kan variera. Ibland kan man anlita en extern konsult för att t.ex. utforma förfrågningsunderlaget. De roller som beskrivs i detta avsnitt visar enbart hur rollfördelningen kan se ut inom den upphandlande myndigheten.
Beställaren och slutanvändaren
Beställaren är kravställare för det som ska upphandlas. Beställaren deltar aktivt vid utformningen av det som ska upphandlas (kravspecifikationen) och vid prövningen av anbuden. Slutanvändaren kan också delta i upphandlingen både som kravställare och vid anbudsprövningen.
Upphandlaren
Upphandlaren är sakkunnig i upphandlingsfrågor och har ett övergripande affärsmässigt ansvar för upphandlingsprocessen.
Tips
§
Upphandlaren ansvarar för att:
utforma förfrågningsunderlaget i sin helhet
informera företagen under upphandlingsprocessen avgöra vilka leverantörer som är kvalificerade
pröva och utvärdera anbuden (bland annat tillsammans med beställaren) upprätta tilldelningsbeslutet
Upphandlaren upprättar också avtalet, ibland tillsammans med den upphandlande myndighetens jurist.
Upphandlaren kan ibland även ha rollen som sakkunnig och kravställare.
När kontraktet har tecknats
När kontraktet har tecknats går ansvaret över till beställaren eller upphandlaren. Ibland går ansvaret istället över till den projektansvariga eller den chef som ansvarar för kontraktsuppföljningen.
Inom den upphandlande myndigheten kan även medarbetare ha rätt att göra avrop från ramavtal.
Konsultjäv
I de fall den upphandlande myndigheten anlitar en extern konsult för utformningen av förfrågningsunderlaget, eller annat förberedelsearbete inför en upphandling, kan otillbörliga konkurrensfördelar uppkomma för konsulten om denne också har för avsikt att lämna anbud i upphandlingen. En sådan situation kallas konsultjäv.
En konsult ska uteslutas från anbudsgivning om konsulten genom tidigare uppdrag hos myndigheten har styrt innehållet i kravspecifikationen så att den på ett eller annat sätt anpassats till konsultens
produkter
fått otillbörliga konkurrensfördelar genom information om exempelvis den upphandlande myndighetens krav, budget m.m. som andra anbudsgivare inte fått eller
genom sin medverkan fått någon annan form av otillbörlig konkurrensfördel
Konsulten ska uteslutas i egenskap av anbudsgivare men konsulten får inte heller biträda en annan anbudsgivare. Det saknar i princip betydelse om konsulten anlitats direkt av den upphandlande myndigheten eller om konsulten medverkat som underkonsult.
Sådana konkurrensfördelar som endast består i att konsulten är bättre ”påläst” eller har ett visst
tidsmässigt försprång framför andra anbudsgivare, anses vanligtvis inte som otillbörliga. En förutsättning är dock att alla konsultens arbetsresultat, liksom annan information som konsulten fått när det gäller krav, budget med mera, måste redovisas i förfrågningsunderlaget. Det är i dessa fall viktigt att anbudstiden görs tillräckligt lång så att alla anbudsgivare får samma möjlighet att tillgodogöra sig sådan information så att det tidsmässiga försprånget som konsulten har inte får någon egentlig betydelse.
Den upphandlande myndigheten bör fatta beslut om att förkasta anbud på grund av konsultjäv så snart myndigheten har den information som behövs för att göra en sådan bedömning. Det/de företag som inte har rätt att delta i upphandlingen bör därefter meddelas om beslutet snarast möjligt. Innan en uteslutning sker måste berörd konsult alltid få möjlighet att visa att de utförda uppdragen inte medfört någon otillåten konkurrensfördel.
En konsult som är osäker på om denne har rätt att lämna anbud har rätt att få ta del av den upphandlande myndighetens beslut på ett tidigt stadium. Om en konsult, som exempelvis anlitas för utformningen av förfrågningsunderlaget, inte kommer att kunna delta som anbudsgivare i den senare upphandlingen på grund av otillbörliga konkurrensfördelar, bör förfrågningsunderlaget för upphandlingen av denna konsult
Var försiktig med att tillåta en anställd eller tidigare anställd att medverka i arbetet med upphandlingen om den anställda eller någon närstående är anbudsgivare.
innehålla en upplysning om detta. Informationen gör det då möjligt för konsulten att välja i vilket av de båda uppdragen som det är mest intressant att delta.
2.4 Förbered ditt företag för att lämna anbud
Begär ut förfrågningsunderlag och eventuellt vinnande anbud från avslutade upphandlingar för att bilda dig en uppfattning om vilka krav som kan komma att gälla i framtiden. En avgift tas ibland ut för att kopiera handlingarna.
Krav i tidigare upphandlingar
För att ett företag ska kunna bli antaget som leverantör krävs att det uppfyller de krav som ställts på leverantören och på varan eller tjänsten. För att vara konkurrenskraftigt måste anbudet även matcha de tilldelningskriterier som angetts i förfrågningsunderlaget på bästa sätt.
Förbered därför ditt företag på de krav och tilldelningskriterier som kan komma i framtida upphandlingar genom att titta på vilka krav som ställts i tidigare motsvarande upphandlingar.
Exempel på krav på varan eller tjänsten är:
kvalitetsnivå
nivå på miljöprestanda
användbarhets- och tillgänglighetskrav prestanda
säkerhet
Exempel på vanligt förekommande tilldelningskriterier i upphandlingar är:
pris
leveranstid eller tid för genomförande miljöegenskaper
driftskostnader kostnadseffektivitet kvalitet
estetiska, funktionella och tekniska egenskaper service och tekniskt stöd
Uteslutande av företag från upphandlingen
Den upphandlande myndigheten är i vissa fall tvungen att utesluta en leverantör som faller under vissa bestämmelser i LOU. Det gäller t.ex. om leverantören:
enligt en lagakraftvunnen dom har blivit dömt för allvarlig ekonomisk brottslighet (gäller även leverantörens företrädare).
!
Den upphandlande myndigheten får utesluta en leverantör som t.ex.
är försatt i konkurs eller likvidation eller är dömd för brott i yrkesutövningen har lagt ett onormalt lågt anbud och inte gett den upphandlande myndigheten någon
tillfredsställande förklaring till detta
Laghänvisning
15 kap. 13 § LOU Omständigheter som ska medföra uteslutning av leverantörer 15 kap. 13 § LOU Omständigheter som får medföra uteslutning av leverantörer 15 kap. 16 § LOU Alternativa grunder för tilldelning av kontrakt
15 kap. 17 § LOU Onormalt låga anbud
§
Förbereda viktiga dokument
I förfrågningsunderlaget anger den upphandlande myndigheten vilka dokument och vilka uppgifter som ska lämnas i den aktuella upphandlingen.
Det är vanligt att nedanstående dokument ska ingå i anbudet.
Ekonomisk ställning visas ofta genom:
årsredovisning eller balansräkning (de senaste 1-3 åren)
kreditupplysning
ansvarsförsäkring
åtagande från en annan leverantör (om anbudsgivaren inte själv uppfyller alla krav och vill åberopa ett annat företags kapacitet)
Teknisk och yrkesmässig kapacitet visas ofta genom:
förteckning över de viktigaste uppdragen (de senaste 1-3 åren)
uppgifter om tekniska resurser
beskrivning av teknisk utrustning och kvalitetssäkringsmetod
uppgifter om utbildning och yrkeskvalifikationer för relevant personal
uppgifter om antalet anställda, medeltal per år (de senaste 1-3 åren)
uppgifter om verktyg, maskiner och teknisk utrustning som företaget förfogar över och som behövs för att fullgöra kontraktet
prover, beskrivningar eller fotografier
åtagande från en annan leverantör (om anbudsgivaren inte själv uppfyller krav och vill åberopa ett annat företags kapacitet)
Övrigt:
kopia på F-skattebevis
kopia på registreringsbevis (om leverantörens bolagsform är sådan att det finns registreringsbevis)
företagspresentation med företagsuppgifter och kontaktuppgifter
bevis på kvalitetssäkring
bevis på miljöledning
kontaktuppgifter till referenser
Det är vanligt att samma typ av dokument och uppgifter efterfrågas vid upphandlingar,
därför kan de med fördel sparas. Kontrollera dock att de är tillräckligt aktuella vid anbudslämningen.
Skatter och socialförsäkringsavgifter. Den upphandlande myndigheten ska numera själv inhämta uppgifter om att leverantören sköter sina skatter och socialförsäkringsavgifter direkt från Skatteverket och Kronofogdemyndigheten.
Tips
Är upphandlingen intressant?
När du hittat en upphandling som verkar intressant hämtar du de dokument som utgör
förfrågningsunderlaget. Du hämtar dem genom att ladda ner dem direkt från annonsen eller anger kontaktuppgifter för att få dem skickade till dig. Att ta del av förfrågningsunderlaget är i de flesta fall kostnadsfritt. Ibland önskar den upphandlande myndigheten kontaktuppgifter till de leverantörer som hämtar ut förfrågningsunderlag för att myndigheten vill kunna komma i kontakt med potentiella anbudsgivare.
Sedan är det dags att läsa igenom förfrågningsunderlaget för att avgöra om upphandlingen kan leda till en bra affär.
Den upphandlande myndigheten bestämmer
För en anbudsgivare kan det uppfattas som onödigt eller felaktigt att vissa krav ställs eller att en viss utvärdering valts. Det står dock alltid den upphandlande myndigheten fritt att bestämma upphandlingens genomförande och innehåll så länge regler och principer iakttas. Anser du att upphandlingen är felaktigt utformad eller genomförd, tveka inte att ta kontakt med den upphandlande myndigheten.
Bedöm om du kan lämna ett giltigt anbud
En viktig sak vid offentlig upphandling är att affärer endast får göras med leverantörer som uppfyller alla de krav som ställs vid upphandlingen. Ett anbud får alltså inte antas om inte alla krav är uppfyllda, oavsett hur attraktivt anbudet kan vara i övrigt. Identifiera därför alla krav som ställs vid upphandlingen.
Krav kan avse:
formerna kring upphandlingen, exempelvis när och hur anbudet ska lämnas samt anbudets giltighetstid
leverantören, exempelvis att skatter är betalda, ekonomisk ställning samt personalens erfarenhet och kompetens
varan eller tjänsten, exempelvis kvalitet, funktion och andra egenskaper kontraktsvillkor, exempelvis fakturering och leveranstider.
Är det svårt att uppfylla ställda krav?
Saknar ditt företag tillräcklig ekonomisk, teknisk eller yrkesmässig kapacitet? Det finns flera alternativ om ditt företag inte kan uppfylla kraven i en upphandling:
Inled ett samarbete med ett annat företag och hänvisa till det företagets kapacitet om ditt företag inte uppfyller leverantörskraven. Du måste i anbudet eller anbudsansökan tillhandahålla ett åtagande från de andra företagen eller på annat sätt visa att ditt företag förfogar över resurserna när kontraktet ska fullgöras. Denna möjlighet gäller för krav som avser finansiell eller
teknisk/yrkesmässig förmåga men inte för krav som rör betalning av skatter och socialförsäkringsavgifter.
Gå samman med flera andra företag och lämna ett gemensamt anbud som ett konsortium. Se till att det tydligt framgår hur ni uppfyller de olika kraven i upphandlingen. Myndigheten kan kräva att ni ska ha en viss juridisk form för att kunna teckna kontrakt.
Använd dig av en underleverantör för att utföra kontraktet. Vanligtvis finns inga hinder mot att ett kontrakt kan fullgöras av underleverantörer. Det är alltid den leverantör som vinner
upphandlingen som är ansvarig för att kontraktet fullgörs. Den upphandlande myndigheten kan dock vilja säkerställa att underleverantören är seriös och kan därför ställa krav på att
underleverantören t.ex. betalar skatter och avgifter.
Lämna inte anbud om du bedömer att du inte klarar kraven i upphandlingen. Lämna heller inte in anbud om det finns risk att du inte kan leverera det som du erbjuder.
Som leverantör är du bunden av ditt inlämnade anbud under den tidsperiod som den upphandlande myndigheten meddelat i förfrågningsunderlaget alternativt i annonsen (9 kap. 11 § LOU).
Laghänvisning
15 kap. 15a § LOU Tillgång till andra företags kapacitet
Bedöm om du kan lämna ett konkurrenskraftigt anbud
Det finna två grunder som de upphandlande myndigheterna kan utgå från när de tilldelar ett kontrakt till en leverantör. Vilken grund som gäller framgår av annonsen eller förfrågningsunderlaget.
De två grunderna är:
Lägst anbudspris. Av de anbud som uppfyller alla krav ska den upphandlande myndigheten välja det anbud som har lägst pris.
Det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet. Den upphandlande myndigheten anger i
förfrågningsunderlaget vilka kriterier som gäller för tilldelningen. Av de anbud som uppfyller alla krav väljer sedan myndigheten det anbud som bäst motsvarar tilldelningskriterierna.
Ta ställning till om grunden och kriterierna passar ditt företag. Om du till exempel har möjlighet att erbjuda ett relativt lågt pris, är det fördelaktigt för dig om den upphandlande myndigheten har valt grunden lägst anbudspris, under förutsättning att du i övrigt kan uppfylla kraven.
§
Vill du åberopa andra företags kapacitet bör du förbereda samarbete kring detta i god tid innan upphandlingen så att anbudet kan visa att ditt företag förfogar över de aktuella resurserna.
Om du planerar att använda underleverantörer kan du redan i anbudet behöva redovisa vilka underleverantörer som är aktuella och hur stor del av kontraktet det gäller.
Tips
!
Tilldelningskriterier
Tilldelningskriterierna ska vara formulerade på ett sådant sätt så att du som anbudsgivare lätt kan tolka kriterierna. Exempel på tilldelningskriterier vid ekonomiskt mest fördelaktiga anbud:
pris
leveranstid eller tid för genomförande
miljöegenskaper
driftkostnader
kostnadseffektivitet
kvalitet
estetiska, funktionella och tekniska egenskaper
service och tekniskt stöd.
Kriterieviktning
Av underlaget för upphandlingen ska det tydligt framgå vilken betydelse de olika tilldelningskriterierna kommer att få.
Kriteriernas betydelse i upphandlingen visas genom att den upphandlande myndigheten viktar eller rangordnar kriterierna så att de speglar vilken betydelse de har i upphandlingen. Det ska vara lätt för dig som anbudsgivaren att förstå vad som krävs för att tilldelas poäng för varje kriterium.
När det gäller upphandling under tröskelvärdena får den upphandlande myndigheten välja mellan viktning, viktning med intervall eller prioritetsordning. Vilket som gäller framgår av annonsen, förfrågningsunderlaget eller ansökningsinbjudan.
Exempel:
Alternativ A: Kvalitet 50 %, pris 30 % och leveranstid 20 %
Alternativ B: Kvalitet 45–55 %, pris 25–35 % och leveranstid 15–25 % Alternativ C: 1. Kvalitet
2. Pris
3. Leveranstid
Den upphandlande myndigheten måste specificera vad den menar med kvalitet. Myndigheten kan också välja en modell där den sätter ett mervärde i kronor på vissa kvalitetsaspekter.
Läs igenom förfrågningsunderlaget och besvara följande frågor:
Är kraven möjliga att uppfylla?
Kan du utifrån tilldelningskriterierna lämna ett konkurrenskraftigt anbud?
Är volymen intressant? Vissa upphandlingar är utformade på ett sådant sätt att anbudsgivaren kan lägga anbud på en eller flera delar av upphandlingen.
Är det geografiska läget passande?
Är den upphandlande myndigheten intressant som kund?
Är kontraktsperioden passande?
Är nivån för en eventuell prisjustering rimlig?
Finns kapacitet att leverera det som efterfrågas?
Finns det risk för att inte uppfylla kontraktet i något avseende med följd att vite eller skadestånd kan behöva betalas?
Finns tid och resurser för att ta fram ett genomarbetat anbud?
Det räcker att uppfylla kvalificeringskraven. Att uppfylla kraven med stor marginal gör inte anbudet mer kvalificerat.
Laghänvisning
15 kap. 16 § LOU Alternativa grunder för tilldelning av kontrakt 15 kap. 15 a § LOU Tillgång till andra företags kapacitet
2.5 Ställ frågor
För att kunna lämna ett bra anbud behöver du ha all nödvändig information om upphandlingen samt förstå det som står i förfrågningsunderlaget. Finns det oklarheter av något slag? Kontakta den upphandlande myndigheten och fråga.
Otydligt förfrågningsunderlag
Förfrågningsunderlaget ska vara klart och tydligt. Ta reda på vad som gäller – gissa aldrig. Om du lämnar ett anbud utan att känna till de exakta förutsättningarna och myndigheten tilldelar kontraktet till ditt företag, kan det bli en dålig affär för dig.
Felaktigheter i förfrågningsunderlag
Anser du att upphandlingen på något sätt strider mot de grundläggande upphandlingsrättsliga principerna eller upphandlingsreglerna? Är kraven diskriminerande, anbudstiden för kort eller utvärderingsmodellen
!
§
Tips
Laghänvisning
8 kap. 9 § LOU Tillhandahållande av förfrågningsunderlaget inom sex dagar.
felaktigt utformad? Ju tidigare du påtalar felet, desto bättre, eftersom du då kan undvika att lägga tid och pengar på att lämna ett anbud i en upphandling som riskerar att inte kunna slutföras på grund av
felaktigheter.
Om den upphandlande myndigheten instämmer i dina synpunkter kan den, under vissa förutsättningar, rätta till felaktigheterna. Myndigheten kan också välja att inte vidta några åtgärder. Då kan du ansöka om överprövning hos en förvaltningsrätt och låta den avgöra om förfrågningsunderlaget strider mot lagen.
Fråga direkt
Ställ frågorna direkt när de uppstår – då hinner du ställa eventuella följdfrågor. Förfrågningsunderlaget anger ofta en sista dag för att ställa frågor och för myndigheten att lämna svar. Den upphandlande
myndigheten publicerar svar, förtydliganden och kompletteringar samtidigt, för att alla leverantörerna ska ha samma chans att lämna ett konkurrenskraftigt anbud.
Fram till dess att upphandlingen är avslutad råder absolut sekretess. Den upphandlande myndigheten får därmed inte avslöja vem som frågat.
Kontrollera regelbundet frågor och svar
Den upphandlande myndigheten ska publicera samtliga frågor, svar, förtydliganden och kompletteringar så att alla anbudsgivare eller anbudssökande kan ta del av dem. Kontrollera regelbundet om något nytt publicerats eller om andra förutsättningar för upphandlingen har förändrats.
En upphandlande myndighet ska lämna kompletterande upplysningar om förfrågningsunderlaget senast sex dagar före sista anbudsdag. En förutsättning är att frågan har ställts i god tid.
Läs igenom förfrågningsunderlaget i god tid. Där framgår ofta en sista dag för att ställa frågor om en upphandling. Anledningen är att den upphandlande myndigheten ska kunna redovisa svaret till samtliga intresserade företag i god tid före sista dagen för att lämna anbud.
Ta kontakt med myndigheten på det sätt som anges i förfrågningsunderlaget.
Ta reda på vilka frågor och svar som kommit från andra intresserade företag. Ofta publiceras frågor och svar på en särskild webbsida eller så skickas de ut till de företag som den upphandlande myndigheten har kontaktuppgifter till.
Tips
§
3 Genomföra - lämna anbud
3.1 Skriv anbud
Har du fått svar på dina frågor och bestämt dig för att lämna ett anbud? Då är det dags att börja sammanställa ditt anbud.
Planera arbetet med anbudsskrivningen. Anbudstiden är begränsad och det gäller att bestämma vem som gör vad. Detta gäller särskilt om du ska använda en underleverantör eller lämna ett gemensamt anbud tillsammans med andra företag.
Avstå från att lämna ett anbud om inte samtliga krav kan uppfyllas. En upphandlande myndighet får inte anta ett anbud som inte uppfyller ställda krav.
Lämna dina bästa villkor
Lämna dina bästa villkor direkt. Utgångspunkten vid offentlig upphandling är att anbudsgivaren endast har en chans att lämna sitt anbud.
Förhandling möjligt bara ibland
Förhandling är möjlig vid direktupphandling, förenklat förfarande och urvalsförfarande. Men tänk på att det är den upphandlande myndigheten som tar initiativet. Räkna därför aldrig med att någon förhandling kommer att ske.
Lämna ett korrekt och fullständigt anbud
Lämna korrekta och kompletta upplysningar från början. Den upphandlande myndigheten är inte skyldig att låta dig göra någon form av förtydligande eller komplettering, var därför noga med att anbudet är korrekt och komplett vid inlämningen. Ofullständiga anbud som måste förkastas är tyvärr vanliga. Ta god tid på dig att kontrollera anbudet innan du lämnar in det.
Ansträng dig för att göra anbudet läsvänligt och lätt att förstå. Tänk på att den upphandlande myndigheten ska utvärdera ett antal anbud och att det är tidskrävande att gå igenom ett otydligt anbud. Utgå inte från att den upphandlande myndigheten kan alla förkortningar och termer, om de inte är helt vedertagna inom den aktuella branschen.
Följ strukturen i förfrågningsunderlaget. Använd eventuella anbudsformulär (skapa inte ett eget formulär). Om du anger svar i ett fristående dokument så var noga med att ange vilken fråga som besvaras.
Svara på alla frågor
Besvara noggrant alla frågor i förfrågningsunderlaget, så att det framgår att du uppfyller alla krav.
Beskriv även noggrant hur du uppfyller tilldelningskriterierna, så att du får bästa möjliga resultat i utvärderingen.
Tips
Du måste besvara samtliga frågor även om du som leverantör är känd av den upphandlande myndigheten.
Den upphandlande myndigheten får bara utgå från exakt vad som framgår av anbuden. Skriv därför anbudet som om du vänder dig till en mottagare som inte vet något alls om ditt företag.
Svara på det som efterfrågas. Undvik alltför allmän eller säljande information utan besvara frågorna i förfrågningsunderlaget på ett tydligt och koncist sätt.
Utformning
Var noga med att följa anvisningarna för att lämna anbudet! Exempelvis:
använd anbudsformulär om det finns bifogat i förfrågningsunderlaget (skapa alltså inte ett eget formulär)
lämna anbudet i det antal exemplar som angivits i förfrågningsunderlaget signera samtliga dokument som ska undertecknas
underteckna anbudet (och av rätt person)
skicka med en elektronisk kopia, exempelvis ett USB-minne om det efterfrågas märk kuvertet på anvisat sätt, ofta ska anbud lämnas i kuvert utan företagsinformation lämna anbudet via en elektronisk plattform om det är möjligt
se till att ditt anbud är författat på det eller de språk som krävs i förfrågningsunderlaget
Utgå inte från att den upphandlande myndigheten kan alla förkortningar och termer om de inte är helt vedertagna inom den aktuella branschen.
Följ strukturen i förfrågningsunderlaget. Om du anger svar i ett fristående dokument så var noga med att ange vilken fråga som besvaras.
Lämna inga reservationer i anbudet. En upphandlande myndighet får inte anta ett anbud som inte uppfyller de krav som ställs.
Skicka med efterfrågad information och hänvisa inte till webbsidor eller andra källor som den upphandlande myndigheten måste hämta in.
Vad innebär upphandlingssekretessen?
Absolut sekretess gäller fram till att den upphandlande myndigheten fattar beslut om att tilldela kontraktet till en leverantör eller avbryta upphandlingen. Det betyder att myndigheten inte får lämna ut några
uppgifter om anbuden under själva upphandlingsprocessen till någon annan än den som lämnat uppgiften.
När tilldelningsbeslutet har meddelats är huvudregeln att anbud, protokoll och beslut i upphandlingen blir offentliga. Bara i de särskilda situationer som framgår av lagstiftningen får den upphandlande
myndigheten fortsätta att sekretessbelägga uppgifterna. Två exempel:
Tips
Tips
uppgifter om drifts- eller affärsförhållanden hos en leverantör som trätt i affärsförbindelse med en myndighet omfattas av sekretess om man tror att leverantören kan lida skada om uppgifter röjs om det allmänna kan antas lida skada om uppgifterna röjs
Priset i det vinnande anbudet kan normalt inte sekretessbeläggas.
Du som anbudsgivare kan i anbudet ange vilken information som du anser bör sekretessbeläggas för att underlätta myndighetens sekretessprövning. Men oavsett det gör myndigheten en självständig prövning i varje enskilt fall.
Inlämning
För sent inlämnade anbud får inte prövas. Kontrollera att receptionen är öppen om du ska lämna in anbudet personligen eller via bud. För sent inlämnade anbud får inte prövas av den upphandlande myndigheten.
Den upphandlande myndigheten bestämmer på vilket sätt som anbuden ska lämnas. Har det angetts att anbudet ska lämnas som brev kan du exempelvis inte kräva att få lämna ditt anbud via e-post.
Ha god tidsmarginal för att lämna in anbudet. Det är ditt ansvar om anbudet blir försenat.
Kontrollera
att det tydligt framgår i ditt anbud att alla ställda krav i förfrågningsunderlaget uppfylls
att du har bifogat samtliga efterfrågade dokument
att dokumenten är aktuella (exempelvis ställs det ofta krav på att årsredovisningar inte får vara äldre än 1-3 år)
att dina referensers kontaktinformation är uppdaterad
Laghänvisning
15 kap. 12 § LOU Rättelse av fel, förtydligande och komplettering
15 kap. 15 § LOU Prövning av anbud och anbudsansökningar som har kommit i rätt tid
19 kap. 3 § offentlighets- och sekretesslagen (OSL) Absolut sekretess av uppgifter som rör anbud och anbudsansökningar
31 kap. 16 § OSL Sekretess vid upphandling
Tips
§
!
3.2 Anbuden prövas
Anbudsöppning
På öppningsdagen ska samtliga anbud öppnas i närvaro av minst två personer från den upphandlande myndigheten. Arbetet protokollförs och sker under absolut sekretess.
Leverantörer får inte närvara vid öppningen, men det finns möjlighet att låta en person som är utsedd av en handelskammare närvara. Kostnaden betalas av leverantören
Alla anbud som kommit in i rätt tid ska prövas av den upphandlande myndigheten. Anbud inkomna inom rätt tid prövas i flera steg:
1.
formella krav2.
uteslutningsgrunder3.
leverantörskrav4.
krav på varan eller tjänsten5.
anbudsutvärderingMyndigheten måste pröva anbuden strikt utifrån vad som angetts i förfrågningsunderlaget.
De formella kraven
Den upphandlande myndigheten börjar med att kontrollera att de formella kraven är uppfyllda. Det kan t.ex. vara att anbuden är lämnade i tid, är utformade på rätt språk och följer instruktionerna i
förfrågningsunderlaget.
Uteslutning
I ett första skede i anbudsprövningen kontrollerar den upphandlande myndigheten att leverantören är seriös och inte har begått vissa brott.
Obligatoriska uteslutningsgrunder
I vissa fall är den upphandlande myndigheten enligt lag skyldig att utesluta en leverantör från att delta i upphandlingen. Om det kommer till den upphandlande myndighetens kännedom att leverantören enligt en lagakraftvunnen dom har gjort sig skyldig till viss allvarlig ekonomisk brottslighet, ska leverantören uteslutas från upphandlingen. Av 10 kap. 1 § LOU framgår vilka dessa brott är. Kontroll om det finns skäl för uteslutning på grund av brott sker endast vid grundad misstanke.
Frivilliga uteslutningsgrunder
En upphandlande myndighet får utesluta en leverantör från upphandlingen om leverantören exempelvis är försatt i konkurs eller likvidation
är dömd för brott avseende yrkesutövningen (enlig en lagakraftvunnen dom) har gjort sig skyldig till allvarligt fel i yrkesutövningen eller
inte fullgjort sina åtaganden avseende socialförsäkringsavgifter eller skatter
Leverantörskvalificering
I denna fas, som kallas leverantörskvalificering, kontrollerar den upphandlande myndigheten att företaget uppfyller de krav på förmåga som har bedömts som nödvändiga för kontraktets genomförande. De
uppställda kraven på leverantören kan gälla:
ekonomisk kapacitet
teknisk kapacitet
yrkesmässig kapacitet
En anbudsgivare som klarar kraven med liten marginal är lika kvalificerade som en anbudsgivare som klarar kraven med stor marginal.
Krav på varan eller tjänsten
I denna fas bedöms att anbuden uppfyller de krav som ställts på själva varan eller tjänsten.
Laghänvisning
15 kap. 11 § LOU Öppnande av anbud
15 kap. 13 § LOU Omständigheter som ska medföra uteslutning av leverantörer 15 kap. 13 § LOU Omständigheter som får medföra uteslutning av leverantörer 15 kap. 15 § LOU Prövning av anbudsansökningar och anbud
Anbudsutvärderingen
Anbuden måste uppfylla alla ställda krav i förfrågningsunderlaget för att få vara med i utvärderingen.
Efter att ha kontrollerat att kraven uppfylls utvärderar den upphandlande myndigheten de kvarvarande anbuden enligt den valda grunden för tilldelning av kontrakt.
Tilldelningsgrunderna är antingen lägsta anbudspris eller ekonomiskt mest fördelaktiga anbud.
Onormalt lågt pris
Den upphandlande myndigheten kan bedöma att det angivna priset på ett anbud är onormalt lågt. I dessa fall ska myndigheten kontakta anbudsgivaren skriftligen för att erbjuda möjligheten att förklara det låga priset. Enligt ett förhandsavgörande från EU-domstolen (mål C-599/10) måste den upphandlande myndigheten göra denna kontroll för att säkerställa att anbudet är ”allvarligt menat”.
Om inte anbudsgivaren lämnar ett tillfredsställande svar får myndigheten förkasta anbudet. Det är alltså anbudsgivaren som har bevisbördan för att påvisa att anbudet ska anses vara seriöst, inte den
upphandlande myndigheten.
Laghänvisning
15 kap. 16 § LOU Tilldelningsgrunder 15 kap. 17 § LOU Onormalt låga anbud
§
!
§
3.3 Bästa anbudet väljs
Underrättelse
När den upphandlande myndigheten har fattat ett beslut om vilken eller vilka leverantörer som
myndigheten ska sluta kontrakt med, ska den underrätta samtliga anbudsgivare med ett tilldelningsbeslut.
Även i de fall den upphandlande myndigheten fattar ett beslut om att avbryta en upphandling ska samtliga anbudsgivare underrättas.
Innehållet i underrättelse om tilldelningsbeslut Underrättelse om tilldelningsbeslutet ska innehålla:
beslut om vem eller vilka leverantörer som ska tilldelas kontrakt och skälen för besluten information om vilka omständigheter som den upphandlande myndigheten tagit hänsyn till under hur lång tid kontrakt inte får ingås (s.k. avtalsspärr). Om du anser att beslutet är fel kan du
överklaga tilldelningsbeslutet under den här perioden
Vid direktupphandling finns inget krav på avtalsspärr eller att tilldelningsbeslutet ska innehålla skäl för beslutet.
Information om det vinnande anbudets fördelar
Har du lämnat ett anbud som uppfyllt alla krav men inte vunnit? Genom att begära ut ytterligare
information från den upphandlande myndigheten om de relativa fördelarna med det vinnande anbudet kan du jämföra ditt företag med dina konkurrenter. Se mer under avsnitt 5 ”Fick du inte affären?”.
Upphandlingens sekretess hävs
I och med att samtliga anbudsgivare underrättats om beslutet för tilldelning hävs
upphandlingssekretessen. Huvudregeln är att anbud, beslut och protokoll i upphandlingen nu blir offentliga.
Överklaga beslutet under avtalsspärren
Vid alla upphandlingsförfaranden kan upphandlingen prövas i sak av förvaltningsrätten. Din ansökan om överprövning ska ha lämnats in till förvaltningsrätten innan avtalsspärren har löpt ut. Avtalsspärren löper minst 10 eller 15 dagar från det att den upphandlande myndigheten skickat tilldelningsbeslutet till
anbudsgivarna eller avslutat upphandlingen på annat sätt. 10 dagar gäller om myndigheten skickar beslutet elektroniskt och 15 dagar om det skickats på annat sätt.
Teckna kontrakt
Vanligtvis är det den upphandlande myndigheten som formulerar kontraktet. Det ska alltid följa de kontraktsvillkor (kommersiella villkor) som angetts i förfrågningsunderlaget, med tillägg för innehållet i uppdraget som sådant. För att undvika alltför omfattande beskrivning av uppdraget i kontraktet kan myndigheten välja att lägga anbudet och förfrågningsunderlaget som en bilaga till kontraktet – tillsammans bildar de en kontraktshandling.
!
I ramavtal kan det även finnas angivet:
förutsättningar då du som leverantör har rätt att tacka nej till ett avrop
hur lång tid före tidpunkten för leverans den upphandlande myndigheten måste göra avrop för att du ska kunna säkerställa leveransen
Kontrollera
Innan signering, kontrollera att kontraktet överensstämmer med:
annonsen
förfrågningsunderlaget
anbudet
övriga dokument i förfrågningsunderlaget
resultatet av en eventuell förhandling
Några väsentliga förändringar eller tillägg får inte göras. Kontrollera även att kontaktuppgifter och andra uppgifter om ditt företag är korrekta.
Laghänvisning
15 kap. 19 § LOU Underrättelse om beslut
15 kap. 19 § LOU Upplysningar på begäran av en leverantör 16 kap. 1 § LOU Avtalsspärr
