It-frågors hantering vid Stockholms universitet
En rapport som en del i Översynsprojektet
Bakgrund
• Institutioner startade IT-verksamhet under 90- talet – egen och/eller med extern leverantör
• IT och media bildades 2000/-01.
Sammanslagning av enheter för drift av nät och några centrala tjänster
• Den nya enheten sågs inte som ett alternativ till egen drift
• Den centrala IT-verksamhetens sena etablering en förklaring till den heterogena och splittrade
Korta fakta
Inom Stockholms universitet finns:
• 39 lokala +2 centrala system skickar och tar emot mejl
• Minst 10 inst. har egna system för identiteter
• Minst 5 system för LMS-system
• Minst 3 system för ”plastkort”
• I snitt en DSA per 20 lärare/forskare enl ÖP-enkät
IT-mognad/-kompetens
• Ojämn IT-mognad pga saknaden av gemensamma mål
• För hela SU saknas en gemensam IT-strategi
• IT-projekt inom SU resulterar till del av ny IT-strategi men resultatet blir ”ad hoc” och ”spretighet”
• Prioritering måste ske utifrån hela verksamhetens krav och behov
Mognad nu och mognad om ”3 år”
Samordning
• IT-Projekt genomförs årligen inom SU av institutioner och förvaltning men utan samordning och prioritering
• Ägare ”saknas” till SU´s gemensamma ”IT-plattform”, dvs. ”SU´s minsta gemensamma IT-nämnare”
• Etablera funktion/enhet för samordning, beredning och prioritering av projekt och behov, föredra beslut och årlig budget, medverka till processförbättringar in SU
• Etablera ”Förvaltare” av den långsiktiga IT-strategin så att den ”hänger ihop” med SU`s långsiktiga strategi
Vem beställer, vem beslutar och vem är utförare i IT-frågor
• Idag gör ”alla” allt, dvs. beställer, beslutar och utför allt i IT-frågor!
• Det behövs en beslutande instans - Det är ledningens ansvar
• Helhetstänk måste vara utgångspunkten för beslut
• Detta är grunden och möjliggöraren för stödprocesserna att etablera kostnadseffektiva arbetssätt för hela SU
• Utöver detta krävs en stabil och effektiv ”IT-leverantör”
– utföraren.
Samordning av ”IT-leveransen”
• Reducera mejl-systemen från 39 till 2-4 Besparingen minst 3-4 MSEK per år
• Minimera antalet (10) identitetsutfärdande system – behövs mer än ett?
• Fem LMS-system? Enas om ett (1)!??
• Tre system för plastkort??
Samordning av IT-stöd
• Samordna det nära IT-stödet i Servicecentra tillsammans med ekonomi och personal för ett personoberoende
arbetssätt
• Etablera ett gemensamt Helpdesk för IT-frågor för alla användare och studenter
• Helpdesk blir ”1st line” support med mål att klara
30-50% av frågorna och servicecenter med DSA-er övriga
”närservicerelaterade” frågor
• Helpdesk ”loggar” alla inkommande frågor för att medge ett proaktivt agerande på förekommande brister hos nyttjarna,
Utskrift och kopiering
• Inför under en 3-årsperiod ny gemensam teknik för kopiering och utskrift
• Kommer att minska utskrifts- och kopieringsvolymer med 25-30%
• Kommer att minska pappersförbrukning med ca 40% med hjälp av dubbelsidig utskrift
• Full besparing inom en 3-årsperiod allt eftersom befintliga finansierings- och serviceavtal går ut.
Minska antalet servrar i drift
• En kvalificerad bedömning är att SU har minst 1 000 servar i drift (efter jämförelse med Göteborgs univ)
• Varje server kostar ca 100 000 SEK per år i drift
• Genom konsolidering och virtualisering kan antalet servrar i drift reduceras.
• Sätt som mål att inom 3 år skall 50% av antalet servrar elimineras
• Besparing upp till 50 MSEK per år från år 4
Standardiserade bastjänster
• Standardisera tjänster och produkter som ger skalfördelar och kostnadseffektivitet
Inför prissättning för tjänster
• Skapa tjänstekatalog för tjänster
• Prissätt tjänster utifrån budgeterad självkostnad
• På så sätt skapas tydlighet och trovärdighet om kostnaderna för tjänsten
• Avskaffa anslagsfinansieringen
Stockholms universitets varumärke
• SU har ett stort anseende och kontaktnät i IT- frågor inom som utom Sverige
• IT-innehåll i nya arbetssätt, kommande lärande och utbildning kommer att öka
• Stockholms universitet skall satsa på att vara den självklara och ledande kraften i detta arbete
• Detta kommer att stärka varumärket än mer
Kommande miljöcertifiering
• Åtgärder som föreslås kommer att på ett positivt sätt bidra till att minska SU´s ”miljöskuld” i form av
• Lägre energiförbrukning
• Lägre pappersförbrukning
• Bättre arbetsmiljö
..och därtill väsentligt lägre kostnader!!
