Budget och verksamhetsuppföljning per
april 2014 med prognos
TE T EK KN NI IS SK KA A NÄ N ÄM MN ND DE EN N F F as a st t i i gh g he et t
INNEHÅLL
ANSVARSOMRÅDE 2
KOMMENTAR TILL UPPFÖLJNING PER APRIL 2
Periodens resultat 2
Investeringsredovisning 3
PROGNOS DRIFTBUDGET 4
PROGNOS INVESTERINGSBUDGET 4
VIKTIGA HÄNDELSER 5
UPPFÖLJNING AV MÅL OCH NYCKELTAL 6
VÄSENTLIGA PERSONALFÖRHÅLLANDEN 7
MILJÖREDOVISNING 7
Bilagor: Dnr Ten 2014/339
1 Delårsrapport med prognos – driftbudget
2 Delårsrapport med prognos - investeringsbudget
ANSVARSOMRÅDE
Fastighetsavdelningens uppdrag finns fastställt i ”Järfälla kommuns fastighets- och lokalpolicy”. Avdelningen arbetar gentemot en årlig beställning från Kommunstyrel- seförvaltningen, som mer i detalj fastställer avdelningens uppdrag inför kommande år.
Avdelningens uppgifter är att svara för förvaltning av kommunens fastigheter, bygg- nader och tillhörande tomtmark samt tillhandahålla ändamålsenliga lokaler till kommunens olika verksamheter.
KOMMENTAR TILL BUDGETUPPFÖLJNING PER APRIL
Periodens resultat (tkr)
Periodens utfall med prognos framgår av bilaga 1
Fastighet
Budget Bokslut Bokslut Prognos Bokslut 2014 14-04-30 13-04-30 14-12-31 2013Belopp i tkr
Intäkter
Externa intäkter 83 258 33 023 30 190 83 258 94 412
Interna intäkter 347 121 113 522 113 169 347 121 340 202
Summa intäkter 430 379 146 545 143 359 430 379 434 614
Kostnader exkl.
kapitalkostnad -282 569 -98 427 - 90 432 -282 569 -274 296
Kapitalkostnader -147 810 -22 883 - 48 230 -147 810 -152 945
Resultat 0 25 235 4 697 0 7 373
Eget kapital 2014-01-01 15 079
Fastighet redovisar ett överskott på 25,2 mnkr, och därmed en periodiserad budget- avvikelse på + 28,3 mnkr. Vid jämförelse med samma period 2012 avviker
resultatet +20,5 mnkr. Avvikelsen beror framförallt på att från och med mars bokförs inga kapitalkostnader på grund av införandet av komponentavskrivningar. Resultatet för fastighet, justerat med budgeterade kapitalkostnader, visar ett resultat på -0,8 mnkr och därmed en periodiserad budgetavvikelse på + 2,3 mnkr, se bilaga 1.
En varm vinter och vår har resulterat i lägre kostnader för vinterunderhåll, el och fjärrvärme + 2 mnkr. Under våren uppgår återställandet av Fjällenskolan efter bran- den till 5,1 mnkr.
Periodens resultat inkluderar följande avvikelser vid jämförelse med budget.
• Kapitalkostnader +26,0 mnkr. Inga kapitalkostnader ingår i resultatet för mars och april.
• Reparationer + 1,0 mnkr
• Övrig drift + 0,8 mnkr
• Larm, försäkring och skötsel – 0,1 mnkr
• Markskötsel +1,0 mnkr
• Externhyra -0,8 mnkr. Avvikelsen beror till stor del på inhyrningar, som inte ingår i budgeterade inhyrningar.
• El, värme och vatten + 0,9 mnkr
• Hyresintäkter + 1,7 mnkr. Avvikelsen beror på ej periodiserad hyra samt ej budgeterade hyresintäkter för nya fastigheter.
• Övriga intäkter +0,7 mnkr. Avvikelsen beror på ej periodiserade arrenden.
• Underhåll +4,9 mnkr. Ett flertal underhållsåtgärder har upphandlats och kom- mer att genomföras under sommaren.
• Brand Fjällenskolan – 5,1 mnkr
• Övrigt fastighet (fastighetsservice, projektledare och gemensamt), -2,7 mnkr
Investeringsredovisning Investeringsprojekt:
Status januari – april 2014:
Pågående
• Nya bostäder för särskilt boende vid Fornvägen
• Ny förskola/skola Barkarbystaden (Herrestaskolan)
• Bergvärmeanläggning Jakobsbergskolan, pågår
• Nytt golv i Viksjö Sporthall, utförs under sommaren
• Tillbyggnad av Olovslundskolan, Upphandling pågår.
• Tillbyggnad av Ulvsättraskolan
• Upprustning av motionsspår i Veddesta
• Ny aula Fjällenskolan
• Återuppbyggnad av Kopparvägens förskola, projektering pågår.
• Arbete med miljöklassning, nivå Guld, avseende nya brandstation.
• Nytt äldreboende i Viksjö, projektering pågår.
• Nytt brandlarm till Kallhälls ishall
• Stallet i Säby, projektering pågår.
• Markarbeten på Karlslundskolan
• Karlslundskolan etapp 2
• Spillvärmeanläggning på Kallhälls ishall
• Neptuniskolan, projektering pågår.
• Kvarnskolan, projektering pågår.
• Konstgräsplan vid Tallbohovskolan, projektering pågår.
• Multiidrottsanläggning vid Nibbleskolan, projektering pågår.
Färdigställda
• Ny terminalbyggnad för sopsugsanläggning i Barkarbystaden
• Ny parkeringsplats vid Viksjö IP
• Ombyggnad av Kulingvägen 25
Kulturbyggnader
Fastighetsavdelningen förvaltar cirka 130 kulturbyggnader samt reglerings- och sa- neringsfastigheter. Förvaltning och investeringar i dessa byggnader sker i enlighet med Strategi avseende kommunägda kultur- och äldrebyggnader (Dnr Kst 2011/306)
Under första tertialet 2014 har följande åtgärder utförts:
Pågående
• Vård- och underhållsplaner Sandviks Gård
• Hyregästanpassning för sju lägenheter, Hus 226
• Radon åtgärder i tre stycken byggnader på Säby Gård
• Restaurering/renovering av Smedjan Säby Gård
• Projektering av brandlarm/inbrottslarm huvudbyggnaden Säby Gård
• Fortsatta arbeten med el-installationer Ängsjö Gård
• Ommålning fasader och fönster huvudbyggnad Sandviks Gård
• Ommålning fönster Tmb Sandviks Gård
• Ommålning fasader och fönster Lagfartsvägen 12
• Projektering ny ridanläggning Säby Gård
• Projektering av ny motionscentral Ängsjö
• Projektering av hyresgästanpassning Majorskan
Färdigställt
• Åtgärder efter brandsyn Görväln Slott
• Omläggning av fyra tak på Görvälns Gård
• Återställande efter brand Ängsjö motionscentral
• Renovering av lägenhet inför ny hyresgäst flyttar in i arrendatorsbostaden Ängsjö
PROGNOS DRIFTBUDGET
Prognos framgår av bilaga 1.
Fastighetsavdelningen bedömer i dagsläget att årsprognosen för 2014 inte kommer att avvika från årets budget. För helåret beräknas således ett nollresultat. Viss osä- kerhet råder för årsprognosen. Det är framförallt kostnaderna för branden i Fjällenskolan, som i dagsläget uppgår till 5,1 miljoner kr, oförutsedda händelser framåt samt hur kommande vinter blir.
På grund av förändring i redovisningslagen genomförs under 2014 en ny redovis- ningsprincip i kommunen; komponentavskrivningar när det gäller anläggningstillgångar. Det innebär att fastigheterna, kommer att få förändrade av- skrivningstider. Idag skrivs en fastighetsinvestering av på samma antal år oavsett vilken typ av komponenter som ingår. Från 2014 delas investeringarna istället upp per komponent och dess livslängd. I dagsläget är det svårt att förutsäga, vilka effekter det kommer att innebära då även skillnaden mellan drift- och investeringskostnader kan komma att förändras, varför prognosen är beräknad utifrån den tidigare redovis- ningsprincipen.
PROGNOS INVESTERINGSBUDGET
Den totala årsbudgeten för fastighetsinvesteringar 2014 uppgår till 714,6 mnkr varav nedlagda kostnader under det första tertialet uppgår till 82,2 mnkr. 11,5% av pro- jektmedlen har förbrukats. För samma period 2013 hade 11,6 % av projektmedlen förbrukats. Prognostiserat utfall för 2014 beräknas till 428,9 mnkr. Prognosen uppgår till 60 % av den ursprungliga investeringsbudgeten. Prognos för respektive projekt, se bilaga 2.
De projekt, som har en större avvikande prognos redovisas nedan:
Investeringsprojekt Avvikelse mnkr
Olovslundsskolan +52,4
Nytt Äldreboende Viksjö +41,6
Tillbyggnad Neptuniskolan +36,6
Herrestaskolan +36,1
Ulvsättraskolan +20,2
Kopparv. fsk, rivning o nybygg +19,9
Säby ridanläggning +16
Gruppboende Kallhäll / Jakobsberg +13
Ängsjö, motionscentral +10,3
Vattmyraskolan, om- och tillbyggnad -3,1 Byte av ventilationsaggregat -3,9 100 nya fsk-pl Jakobsberg -4,0
Aspnässkolan, hus E -4,3
VIKTIGA HÄNDELSER
Fastighetssystem
Fastighetsavdelningen hanterar en mängd information, men har länge saknat ett en- hetligt fastighetssystem. Förra året sattes det nya fastighetssystemet Xpand i drift.
Vissa implementeringar pågår även 2014 och följer tidplan.
Upphandlingar
Fastighetsavdelningen har under året upphandlat ett stort antal ramavtal. I projekten har förseningar uppstått då flera upphandlingar har avbrutits i brist på anbud. I några fall krävs överprövning och väntetid kan uppgå till ett halvår.
Inre underhåll
Inre underhåll pågår på Allmogens förskola, Aspnäs förskola, Fäbodens förskola, Fastebol förskola och Kvarns förskola. Inre underhåll och projektet Attraktiva studi- emiljöer på Fastebol förskola har avbrutits på grund av att skadeutredning och statusbesiktning behöver utföras för att kunna fortsätta.
Järfällavallens samtliga sex omklädningsrum har fått ny tåligare väggkonstruktion och nya slitstarka och fukttåliga innerdörrar och ytskikt. I Jakobsbergs sporthall har renovering av fyra toalett /duschutrymmen, omklädningsrum och rum för idrottslä- rarna påbörjats. Avloppsstammarna byts och renoveras samtidigt.
Periodiskt underhåll
Under vintern och våren har upphandling av målningsarbeten för det utvändiga pla- nerade underhållet på Barkarbyskolan hus D, Jakobsbergskolan hus X, med flera genomförts. Samtidigt pågår underhållsmålning med ramavtalsentreprenörer på Il- jansbodaskolan, Neptuniskolan, kiosken på Görvälnsbadet med flera.
Under våren och sommaren genomförs lagningar av tegelbalkar på Björkebyskolan, omläggning av taket på Jakobsbergskolan hus H, renoveringar av avdelningskök på förskolor, dörrbyten på förskolor med mera.
UPPFÖLJNING AV MÅL OCH NYCKELTAL
Järfälla Kommuns fastighets- och lokalpolicy ställer upp effektmål för Fastighetsav- delningen:
• Energiförbrukningen i kommunens verksamhetslokaler ska årligen minska.
• Andelen hyresgäster i kommunala verksamhetslokaler, som är nöjda med kommunens förvaltning av lokalerna ska öka.”
Energiförbrukning
Energibesparande åtgärder som har genomförts eller påbörjats under det första tertia- let:
• Montering av bergvärmepumpar i Nibbleskolan för reduktion av energiför- brukningen i fastigheten och minskning av CO2 utsläpp.
• Montering av bergvärmepumpar i Vattmyraskolan för reduktion av energiför- brukningen i fastigheten och minskning av CO2 utsläpp.
• Nya ventilationsaggregat med värmeåtervinning och ny ventilation i hus 01, Aspnässkolan för energieffektivisering av fastigheten.
• Ersätta äldre eldrivna varmvattenberedare med värmepumpar för reduktion av energiförbrukningen i fastigheten och minskning av CO2 utsläpp i Jakobs- bergskola.
• Montering av CO2-styrning av ventilationen för effektivisering av energiför- brukningen och utökning av personantalet i Sandvikskolan.
• Montering av bergvärmepumpar i Jakobsbergskolan för reduktion av energi- förbrukningen i fastigheten och minskning av CO2 utsläpp.
• Installation av bergvärmepumpar och nytt ventilationsaggregat med värme- återvinning i Askungenförskolan för att tillgodose ventilationsbehovet och energi-effektivisera fastigheten.
Nöjda hyresgäster
Fastighetsavdelningen genomför vart annat år en kundundersökning, Nöjd Kund In- dex. Undersökningar genomfördes i oktober 2010 och oktober 2012.
Undersökningen görs hos 30-50 jämförbara kommunala fastighetsorganisationer.
Resultatet av den senaste undersökningens positiva resultat har diskuterats och ana- lyserats på avdelningen. Slutsatsen är att arbeta vidare med ett ännu tydligare kundfokus. Ett antal delområden har pekats ut där avdelningens olika arbetsgrupper kommer fördjupa diskussionerna under året.
VÄSENTLIGA PERSONALFÖRHÅLLANDEN
I april lämnade chefen för fastighet sin tjänst. Chefen för miljö- och bygglov är tills- vidare tillförordnad chef för avdelningen och rekrytering av ny chef pågår. En genomlysning av verksamheten påbörjades i april på förvaltningschefens initiativ.
Biträdande chefen för genomförandeenheten är tillsvidare tillförordnad chef för samma enhet då ordinarie chef är sjukskriven.
Vid årsskiftet beslutades att erbjuda medarbetare möjligheten att utvecklas vidare till projektledare eftersom det är en svårrekryterad yrkeskategori. Tre medarbetare var intresserade. Från 1:a februari har de fått en förändrad befattning, som biträdande projektledare och förvaltare.
Rekryteringsarbetet fortsatte med att under första tertialet rekrytera flera nya medar- betare, två biträdande projektledare och två entreprenadingenjörer som redan är på plats.
En medarbetare i administration och uthyrning kommer att vara föräldraledig från maj. Vikarie är inhyrd för den befattningen. En medarbetare som var anställd på viss- tid har slutat och en ersättningsrekrytering är klar. En praktikant är visstidsanställd från och med januari under ett år.
En maskinist som har varit tjänstledig ett år, har sagt upp sig och en ny medarbetade är rekryterad. Inom fastighetsförvaltning har en vikarie tillsvidareanställts.
En medarbetare inom genomförandeenheten är fortsatt långtidssjukskriven på deltid sedan april.
MILJÖREDOVISNING:
Fastighetsavdelningen arbetar aktivt för att vara en miljömedveten hyresvärd.
Detta har genomförts under första tertialet:
• Den digitala lagkravsförteckningen, som tagits fram fungerar, som underlag för det fortlöpande arbetet.
• Den digitala kemikalieförteckning, som är underlag i arbetet för att fasa ut skadliga kemikalier använts i pågående kemikaliearbete.
• Köldmedieinventeringen, som genomförts av samtliga byggnader har utgjort underlag för förändrade arbetsrutiner.
• Fortsatta marksaneringar vid Jakobsbergsskolan har genomförts. En kostnads- uppskattning för en total sanering av hela området har tagits fram.
• Ett åtgärdsprogram har tagits fram för ett antal miljöinventerade byggnader.
• Avdelningen arbetar med miljöklassning i tre nybyggnadsprojekt.
• Miljöplan för rivningar har använts i alla rivningsprojekt.
