Byggnadsnämndens Verksamhetsrapport Myndighetsutövning 2018 Byggnadsnämnden 2019-02-20 § xx

(1)

Byggnadsnämndens Verksamhetsrapport Myndighetsutövning

2018

Byggnadsnämnden 2019-02-20 § xx

(2)

Innehållsförteckning

Innehållsförteckning... 2

2. Sammanfattning... 3

2.1 Personal... 3

2.2 Ekonomi... 3

2.3 Verksamhet... 3

4. Verksamhetsuppföljning... 4

4.1 Övergripande arbete... 4

4.1.1 Kompetensutveckling... 4

4.1.3 Samarbetsprojekt... 4

4.1.5 Kvalitetssäkringsarbete... 4

4.1.6 Information till verksamheter och invånare... 4

4.2 Hantering av ansökningar och anmälningar... 5

4.2.1Bygglovsansökan... 5

Mål: Ärenden med remiss, 60% inom 8 veckor, Ärenden utan remiss 80% inom 2 veckor 4.2.2 Anmälningar... 5

4.2.3 Bostadsanpassningar... 6

4.3 Planerad tillsyn... 6

4.3.1 Ekonomibyggnader... 6

4.3.2 OVK... 7

4.3.3 Hissar och motordrivna anordningar... 7

4.3.4 Tillgänglighet... 8

4.3.5 Tidsbegränsade bygglov... 8

4.3.6 Bygglov slutförda efter 5 år, slutbesked... 8

4.3.7 Tillsyn att bygglov finns för byggnationer... 9

4.3.8 Tillsyn underhåll och varsamhet (byggnader och tomter)... 9

4.4 Klagomålsärenden... 9

4.5 Projekt... 10

4.6 Prioritering av arbetet 2017... 10

5. Ekonomiredovisning 2018... 10

5.1 Byggnadsnämnden... 11

5.2 Myndighetsutövning, Bygglov och anmälan... 11

5.3 Bostadsanpassningsbidrag... 11

6. Avgifter för byggnadsnämndens myndighetsarbete... 11

Myndighetsutövningen på bygglov får in avgifter för både bygglov och byggsanktionsavgifter. Under 2018 var avgifterna för bygglov och anmälan (ej planavgift medräknad) 2 797 tkr inklusive byggsanktionsavgifter på 401 tkr. Planavgift uttagen i samband med bygglov var 298 tkr... 11

8. Uppföljning myndighetsuppföljning 2018... 12

8.1 Enkät till enskilda och företag... 12

8.2 Resultat uppföljning... 12

8.3 Överklagade ärenden... 13

(3)

2. Sammanfattning

Personalen som jobbar med byggnadsnämndens myndighetsutövning tillhör verksamhetsområde Bygg & Miljö på Samhällsbyggnadsförvaltningen.

2.1 Personal

Tjänsten Bygg- och miljöchef är 50% för BN.

Antalet budgeterade tjänster inför 2018 var 4,95 antalet faktiska tjänster under året har varit 5,16 och då det under året gjorts omfördelning av arbetsuppgifter på grund av

arbetsbelastningen.

Utbildningsmålet för att upprätthålla en hög kompetens bland personalen har under 2018 uppnåtts totalt sett.

2.2 Ekonomi

Sammanfattningsvis kan sägas att byggnadsnämnden i bokslutet visar på ett överskott på totalt

642 tkr för 2018 för hela verksamheten inklusive detaljplaner och översiktlig planering. Bygglov och anmälan redovisar överskott på 1046 tkr och Bostadsanpassning visar ett underskott på 257 tkr

2.3 Verksamhet

Då det varit en hög belastning med bygglov kombinerat med nya handläggare och frånvaro på grund av sjukdom och föräldraledigheter under året har arbetet fokuserats på att utföra

bygglovsgranskning, inkommande anmälningar och ansökningar om

bostadsanpassningsbidrag. Planerad tillsyn och projekt har i princip inte kunnat utföras efter april månad.

(4)

4. Verksamhetsuppföljning

4.1 Övergripande arbete

4.1.1 Kompetensutveckling

Byggnadsnämnden har avsatt minst 4 dagar per heltidstjänst och år för kompetensutveckling för att kunna hålla en hög kompetens på personalen.

Under 2018 var antalet utbildningsdagar i snitt 7 per heltidstjänst.

4.1.3 Samarbetsprojekt

Byggnadsnämnden och Bygg & Miljö ska aktivt medverka i samverkansprojekt mellan kommuner och andra aktörer inom byggområdet:

 Skåne Nordost

Byggnadsinspektörerna i Skåne Nordost kommunerna med flera har ett samarbete genom regelbundna träffar för erfarenhetsutbyte och samsyn. Under 2018 har dock inga träffar genomförts.

 Mellanskåne

Samarbete med Eslöv och Höörs kommuner finns inom renhållningsområdet då kommunerna har gemensamt avfallsbolag. Under 2018 har ny avfallsplan med mål och åtgärder beslutats

 Sydlov

Ett utbytes- och samarbetsprojekt där bygglovshandläggare, byggnadsinspektörer och administratörer i alla Skånes kommuner, Länsstyrelsen och SKL träffas 3-4 gånger per år. Information lämnas om nyheter och gemensamma problem behandlas. Under 2018 har personal deltagit på samtliga tre träffar

 Höör och Eslöv

Samarbete finns med Eslöv och Höörs kommuner för att kunna hjälpa varandra med handläggning av bygglov då olika jävssituationer uppkommer. Under 2018 handlade Eslövs kommun ett bygglov till Hörby då sökanden var anställd tjänsteman på samhällsbyggnadsförvaltningen, Räddninstjänsten, i Hörby.

 Räddningstjänsten

Bygg & Miljö och Räddningstjänsten samverkar i ärenden och nyttjar varandras kompetenser.

Räddningstjänsten yttrar sig i samband med bygglov och bygganmälningar och medverkar även ibland vid tekniska samråd.

4.1.5 Kvalitetssäkringsarbete

Handläggningsrutiner har tagits fram och beslutats för följande ärendetyper under året:

 Ansökan om bostadsanpassningsbidrag, återanpassningsbidrag samt statistik(reviderad)

 Bostadsanpassning, elrullstolsgarage

 Delgivning av beslut

(5)

4.1.6 Information till verksamheter och invånare

Byggnadsnämnden har beslutat om genomförande av medborgardialoger inklusive byavandringar under 2018.

Under året har öppet hus genomförts en gång på våren och en gång på hösten.

Byavandringar genomfördes i Östraby och Hörby under året.

4.2 Hantering av ansökningar och anmälningar

4.2.1Bygglovsansökan

Under våren och sommaren var belastningen hög på bygglovshandläggningen på grund av många inkommande ärenden. Detta ledde till att handläggningstiden blev längre..

Inkomna bygglov Beslutade

2014 201 186

2015 248 177

2016 219 198

2017 186 178

2018 222 225

Differensen mellan inkomna bygglov och beslutade bygglov beror bland annat på administrativa rutiner som nu förändrats.

Byte av ärendehanteringssystem kan ge viss osäkerhet i 2016 års siffror.

Mål: Ärenden med remiss, 60% inom 8 veckor, Ärenden utan remiss 80%

inom 2 veckor

(6)

4.2.2 Anmälningar

För en del åtgärder som inte kräver ett bygglov måste en anmälan göras.

Inkomna anmälningar Beslutade

2014 63 59

2015 78 64

2016 59 46

2017 56 30

2018 71 55

4.2.3 Bostadsanpassningar

Bostadsanpassningsbidrag lämnas till en person som äger en bostad för permanent bruk eller som innehar en sådan bostad med hyres- eller bostadsrätt.

Under året har en nya handläggare tagit över arbetet med bostadsanpassningsbidrag, och det delas nu mellan 2 personer som arbetar vardera 25% med bostadsanpassningsfrågorna.

Inkomna BAB Beslutade

2014 137 134

2015 139 95

2016 101 80

2017 88 75

2018 110 92

4.3 Planerad tillsyn

4.3.1 Ekonomibyggnader

En ekonomibyggnad är en byggnad som används eller behövs för jord- eller skogsbruk, hit räknas inte bostadsbyggnader. En typ av ekonomibyggnad kan vara djurstall, maskinhall eller magasin. Det krävs inte bygglov för en ekonomibyggnad för jordbruk utanför detaljplanerat område.

Den planerade tillsynen på ekonomibyggnader innebär att en byggnadsinspektör kontrollerar att BBR:s regler har följts vid uppförandet.

Prioritering:

1. Äldre ekonomibyggnader som kan utgöra ett hot om de är förfallna.

2. Nybyggda ekonomibyggnader.

Planerad aktivitet 2017

Resurser finns inte för planerad tillsyn. Kontrolleras vid en inkommen anmälan.

Uppföljning

Ingen aktivitet var planerad och har heller inte utförts.

(7)

4.3.2 OVK

I de allra flesta byggnaderna där människor vistas regelbundet måste en obligatorisk

ventilationskontroll göras. Detta för att säkerställa ett tillfredsställande inomhusklimat. Det är byggnaden ägare som ska se till att kontrollerna genomförs av en sakkunnig

funktionskontrollant.

Beroende på ventilationssystem och byggnadens användningsområde så måste en återkommande besiktning göras vart tredje eller sjätte år.

Den planerade tillsynen innebär att en byggnadsinspektör kontrollerar att alla de OVK- protokoll som skulle inkommit har lämnats. Om inte, ska en påminnelse skickas ut.

Vid handläggningen datumstämplas och diarieförs först det inkomna protokollet av

administratören och en bekräftelse på mottaget protokoll skickas. Om det är godkänt så gör inte byggnadsinspektören mer än att avsluta ärendet för föregående protokoll. Vid ej godkänt protokoll så brukar fastighetsägaren få ungefär sex månader på sig att åtgärda och

ombesiktiga ventilationen.

Under 2017 har arbetet fortsatt som påbörjades under föregående år. Det är 301 fastigheter i kommunen som behöver göra OVK.

Under 2018 ska ungefär 156 stycken besiktningsprotokoll inkomma inklusive 90 st som ej inkommit 2017, vilket beräknas ta 20 dagar att handlägga inklusive påminnelse för de som ej inkommit 2017. För att följa upp att kontrollen genomförs ska byggnadsinspektör gå igenom ärendena en gång per kvartal. I de fall besiktningsprotokoll inte inkommer skickas påminnelse ut.

Uppföljning

Under 2018 inkom 78 st OVK (de som skulle inkommit 2017 finns inte med här, då de inte syns som inkomna 2018 i systemet). 22 st påminnelser utskickade.

4.3.3 Hissar och motordrivna anordningar

Hissar, rulltrappor och andra motordrivna anordningar som portar måste besiktigas regelbundet. Det är fastighetsägaren som ansvarar för att anordningarna besiktigas.

Vid handläggningen datumstämplas och diarieförs först det inkomna protokollet av

administratören och en bekräftelse på mottaget protokoll skickas. Om det är godkänt så gör inte byggnadsinspektören mer än att avsluta ärendet för föregående protokoll. Vid ej godkänt protokoll så brukar fastighetsägaren få ungefär sex månader på sig att åtgärda och

ombesiktiga ventilationen.

I nuläget finns inget register, därför planeras en inventering av hissarna under 2018. När register tagits fram behövs handläggningsrutin och mallar för brev/beslut tas fram, och

översyn av att alla fastighetsägare har utfört kontroll och att hissarna är godkända göras. Detta uppskattas ta 20 dagar.

Uppföljning

(8)

Under 2018 har en inventering gjorts och ett register för hissar upprättats, kvarstår arbete med att ta fram handläggningsrutiner och mallar.

4.3.4 Tillgänglighet

Tillgänglighet innebär att så många som möjligt ska kunna delta i samhället på lika villkor.

Det kan innebära att anpassa den byggda miljön för personer med nedsatt syn och hörsel.

Tillgänglighet kontrolleras i nuläget under lovprocessen. Men med den planerade tillsynen ska även kontrolleras att enkelt avhjälpta hinder åtgärdas.

Resurser finns inte för planerad tillsyn. Kontrolleras vid ombyggnation.

Det är dock viktigt att kommunen som fastighetsägare föregår med gott exempel. Därför kan det vara lämpligt att ha en informationsträff med olika aktörer på

samhällsbyggnadsförvaltningen om regler och ansvar för att åtgärda lätt avhjälpta hinder.

Tidsåtgång för planering och genomförande är 3 dagar samt tillkommer kostnad för extern föreläsare vilket kräver samarbete med tekniska nämnden.

Uppföljning

Ingen aktivitet var planerad och har heller inte utförts. Informationsträff har inte genomförts under året då kommunen startat upp ett arbete med att ta fram en tillgänglighetsplan, Bygg &

Miljö har medverkat vid Workshop och intervjuer i Arbetet med tillgänglighetsplan.

4.3.5 Tidsbegränsade bygglov

Ett tidsbegränsat bygglov kan ges om någon eller några av de förutsättningarna för

godkännande av bygglov enligt plan- och bygglagen uppfylls. Detta om åtgärden avses pågå under en begränsad tid och den sökande begär det. Det får högst ges för tio år och kan förlängas med högst fem år i taget. För att tidsbegränsat bygglov ska få ges för en sammanlagd tid över femton år krävs att åtgärden är säsongsbaserad.

Innan det tidsbegränsade lovet har förfallit ska en påminnelse skickas ut. Om det vid en kontroll upptäcks att ett lov har gått ut kan sanktionsavgift beslutas.

I nuläget finns inget register, därför planeras en inventering av dessa under 2018. När register tagits fram behövs handläggningsrutin och mallar för brev/beslut tas fram, och utskick göras, ev kan även platsbesök behövas. Detta projekt är svårt att uppskatta, en uppstart av projektet beräknas ta 20 dagar.

Uppföljning

På grund av personalbrist/hög belastning på bygglov har denna tillsyn inte kunnat prioriteras.

4.3.6 Bygglov slutförda efter 5 år, slutbesked

En gång per kvartal behövs det göras en kontroll av de bygglov som godkänts fem år tillbaka.

Detta för att se att de har slutförts och därmed kunna ge ett slutbesked.

I nuläget finns inget register, därför planeras en inventering av dessa under 2018. När register tagits fram behövs handläggningsrutin och mallar för brev/beslut tas fram, och utskick göras, ev kan även platsbesök behövas. Detta projekt är svårt att uppskatta, en uppstart av projektet beräknas ta 20 dagar

(9)

Uppföljning

På grund av personalbrist/ hög belastning på bygglov har denna tillsyn inte kunnat prioriteras.

4.3.7 Tillsyn att bygglov finns för byggnationer

Om det upptäcks att en åtgärd genomförts utan bygglov kan det leda till sanktionsavgift och/eller att riva det utförda arbetet om bygglov inte kan ges i efterhand.

Tillsynen planeras med en by i taget, under en fem års period.

Resurser finns inte för planerad tillsyn. Kontrolleras vid en inkommen anmälan eller om det blir uppmärksammat på annat sätt.

Uppföljning

Ingen aktivitet var planerad och har heller inte utförts.

4.3.8 Tillsyn underhåll och varsamhet (byggnader och tomter)

Enligt plan- och bygglagen ska tomter och byggnaders yttre hållas i vårdat skick och underhållas så att de tekniska egenskaperna i huvudsak bevaras. En tomt får inte heller ge upphov till olägenheter för omgivningen eller på annat sätt innebära en risk för olycksfall.

Vid en anmälan så utvärderas först behovet av platsbesök. Då kan man ibland direkt besluta om ärendet ska läggas ner eller om man ska vidta åtgärder. Då tas först kontakt med

fastighetsägaren för att ge denne en chans att åtgärda det som anmälan gäller. Hur man går vidare skiljer sig från fall till fall och finns beskrivet i handläggningsrutin

nedskräpningsärenden och ovårdade tomter.

Resurser finns inte för planerad tillsyn. Kontrolleras vid en inkommen anmälan eller om det blir uppmärksammat på annat sätt.

Uppföljning

Inkomna anmälningar har hanterats under året.

4.4 Klagomålsärenden

Klagomålsärenden är ärenden där privatpersoner eller företag hör av sig och uppmärksammar nämnden på att det kan vara problem inom nämndens tillsynsområde. Det det kan gälla bland annat ovårdade tomter, fallfärdiga byggnader, olovligt byggande och olovligt uppfört upplag..

Dessa anmälningar ska utredas om de är befogade, och i så fall ska tillsyn göras och krav på åtgärder ställas.

Det finns idag flertalet äldre oavslutade klagomålsärenden som inte har kunnat prioriteras tidigare år.

Inkomna klagomål Avslutade

2014 13 5

2015 19 4

2016 27 13

2017 20 6

(10)

Byte av ärendehanteringssystem kan ge viss osäkerhet i 2016 års siffror. Avslutade ärenden 2017-2018 är ärenden som innefattar ett delegationsbeslut. Det kan således finnas fler avslutade ärenden som saknar beslut.

Alla gamla inkomna klagomål ska gås igenom, exakt hur många dessa är och hur lång tid det kommer ta vet man inte förrän en inventering görs. Arbetet kommer inte att kunna slutföras under ett år med befintliga resurser.

Uppföljning

Inkomna anmälningar har hanterats under året. På grund av personalbrist/hög belastning på bygglov har denna tillsyn inte kunnat prioriteras.

4.5 Projekt

Sveriges kommuner och landsting har tagit fram en ny modell för taxa inom

byggnadsnämndens område. Detta är en helt ny konstruktion, som bygger på att det för olika typer av ärenden uppskattas vilken tid ett ”normalärende” tar. Att ta fram underlag till en ny taxa är därför ett stort arbete, och för att det ska bli bra behöver man troligtvis ha samarbete/erfarenhetsutbyte med någon eller några andra kommuner.

Fortsätta arbetet med att ta fram underlag för ny taxa. Genomgång av exempel från andra kommuner och eventuellt studiebesök samt nya försök att få med någon annan kommun i arbetet. Mål att ta fram ett utkast till en taxemodell. Beräknad tidsåtgång ca 20 dagar.

Uppföljning

Utkast till taxemodell med tidsåtgång och förslag på timtaxa har tagits fram under året. Under första kvartalet ska materialet justeras och därefter presenteras för Bygg- och miljönämnden

4.6 Prioritering av arbetet 2017

Byggnadsnämnden har under många år haft knappa personalresurser och därför har inte planerad tillsyn och tillsyn efter klagomål kunnat utföras i önskvärd omfattning. I juni 2014 utökades personalen med en bygglovshandläggare, och arbetet med att planera och prioritera arbetet har kunnat påbörjas. Under 2015 har inventering av OVK gjorts, under 2016 gick det på grund av sjukskrivningar och vakant tjänst som byggnadsinspektör/bygglovshandläggare inte att prioritera arbetet med planerad tillsyn. Under 2017 fanns förutsättningar för att arbeta med planerad tillsyn, men på grund av sjukskrivning och svårigheter med att rekrytera ny personal för två handläggare som avslutade sina tjänster under våren blev arbetet

nedprioriterat. Under 2018 finns förutsättningar för att fortsätta arbetet med planerad tillsyn, allt kan dock inte göras samtidigt, och därför är det viktigt med en tillsynsplan och en prioriteringsordning för arbetet

Uppföljning

Då det varit en hög belastning med bygglov kombinerat med nya handläggare och frånvaro på grund av sjukdom och föräldraledigheter under året har arbetet fokuserats på att utföra

bygglovsgranskning, inkommande anmälningar och ansökningar om

(11)

bostadsanpassningsbidrag. Planerad tillsyn och projekt, förutom arbete med OVK, har i princip inte kunnat utföras efter april månad.

5. Ekonomiredovisning 2018

Sammanfattningsvis kan sägas att byggnadsnämnden i bokslutet visar på ett överskott på 642 tkr för verksamhetsåret 2018.

5.1 Byggnadsnämnden

Byggnadsnämnden hade i budgeten 322 tkr för sin verksamhet under år 2018. Utfallet under året blev 298 tkr, ett överskott på 24 tkr

5.2 Myndighetsutövning, Bygglov och anmälan

Byggnadsnämnden hade i budgeten 1314 tkr för sin myndighetsverksamhet (Bygglov och anmälan) under år 2018. Utfallet under året blev 268 tkr en positiv avvikelse på 1 046 tkr kronor. Överskottet härrör från högre intäkter än budgeterat.

5.3 Bostadsanpassningsbidrag

I budgeten för 2018 fanns 1 751kr avsatta för nämndens arbete med

bostadsanpassningsbidrag. Utfallet under året blev 2 015 tkr, ett underskott på 265 tkr

6. Avgifter för byggnadsnämndens myndighetsarbete

Myndighetsutövningen på bygglov får in avgifter för både bygglov och

byggsanktionsavgifter. Under 2018 var avgifterna för bygglov och anmälan (ej planavgift medräknad) 2 797 tkr inklusive byggsanktionsavgifter på 401 tkr. Planavgift uttagen i samband med bygglov var 298 tkr.

(12)

8. Uppföljning myndighetsuppföljning 2018

8.1 Enkät till enskilda och företag

Den övergripande målsättningen är att företag och enskilda kommuninvånare skall vara nöjda med den handläggning av ärenden som byggnadsnämnden erbjuder. Med nöjd menas inte att man alltid kan förvänta sig ett positivt resultat utan att handläggningstider, bemötande och motivering av myndighetens ställningstaganden och beslut är tydliga/rimliga.

Sedan juni 2016 har byggnadsinpektörerna och bygglovshandläggarna skickat ut vykort efter möte/besök eller kontakt via skrivelser (bygglov). Uppföljningen blir därmed en direkt återkoppling av hur just den verksamheten/personen upplevde besöket eller informationen.

På kortet som skickas efter möte/besök finns frågorna:

-Jag blev professionellt bemött -Syftet med besöket framgick tydligt -Jag fick kunskap om de regler som gäller

Verksamheten/personen kan då välja någon av nedanstående alternativ som svar. De kan lämna sitt svar anonymt.

Vid endast skriftlig kontakt finns ett annat kort som ska skickas med skrivelser och beslut som initierats av en anmälan eller ansökan. På det kortet finns frågorna:

-Skrivelsen jag fick var tydlig och lätt att förstå -Skrivelsen innehöll den information jag behövde -Mitt ärende har handlagts inom rimlig tid

8.2 Resultat uppföljning

Under 2018 har 135 vykort skickats ut och 82 vykort inkommit, en svarsfrekvens på 60%

Totalt sett var det 86 % nöjda svar, 7% neutrala svar och 7% missnöjda svar Svarsfördelningen ser ut enligt följande:

Vykortet som skickas i samband med skriftlig kontakt:

Skrivelsen jag fick var tydlig och lätt att

förstå 52 9 2

Skrivelsen innehöll den information jag

behövde 57 4 1

Mitt ärende har handlagts inom rimlig tid 52 2 12

Kommentarer som lämnats:

• Uppskattade den snabba återkopplingen via E-mail

(13)

• Trevlig och hjälpsam personal

• Snabb återkoppling

• Mycket trevlig och bra bemötande, helnöjd att ha och göra med

• Trevligt bemötande

• Väldigt bra och engagerande mottagande

• Det gick fort och smidigt

• Orimligt dyrt för bygglovs förlängning för så enkelt bygger det er jobbare 2 kasser

• Dåligt med info om vad som behövs för ett bygglov

• Ni borde skämmas!(Endast kryssat i rutan missnöjd med handläggningstiden)

• Blev lovade bygglov dagen efter gång på gång. Det behöver man ej lova om man ej kan

• Alldeles för lång handläggningstid, 3,5 månad för ett bygglov till ett garage?

• Tack för hjälp och snabb handläggning

• Tack för ett bra och proffsigt bemötande

•

Vykortet som skickas efter inspektion/besök:

Jag blev professionellt bemött 17

Syftet med besöket framgick 15 2

Jag fick kunskap om de regler som gäller 16 1

Kommentarer som lämnats:

• För lång handläggning

• Ni har skött ärendet utmärkt

• Hög taxa för liten åtgärd

• Trevligt bemötande

• Tydlig och hjälpsam, så jag kunde komplettera min ansökan

8.3 Överklagade ärenden

Totalt 5 beslut/domar överklagade beslut

3 beslut från länsstyrelsen där de avslår överklagan

1 beslut från MMÖD där de beviljar prövningstillstånd till Hörby kommun

1 beslut från MMÖD där de ändrar MMD beslut så att den ursprungliga överklagan avslås