Löpnummer (EL1539)
Examensarbete för högskoleexamen i nät- och kommunikationsteknik, 15hp
Utvärdering av Sprint EUS
BillerudKorsnäs, Karlsborg
Förord
Sammanfattning
Större delen av mitt arbete genomfördes på plats i Karlsborg under maj. Min tanke var att göra en utvärdering av projektet Sprint EUS, där alla aktuella Billerudkorsnäs klientdatorer blivit förflyttade till en gemensam active directory. Hårdvaran är bland annat uppgraderad, men hur har det påverkat användarna egentligen? Var det här nödvändigt? Hade projektet kunnat utföras på ett effektivare sätt? Migrationen innebär alltså en helt ny IT-miljö för användarna, en stor förändring i deras dagliga arbete. Projektet ses samtidigt som en långsiktig plan och är tänkt gynna alla på BillerudKorsnäs i framtiden.
Det har naturligtvis varit en del problem och svårigheter under processen för alla som var inblandade. Två anställda på IT-avdelningen fick ansvaret att göra arbetet och det har inte varit medgång hela vägen. Min metod var helt enkelt att gå person till
person, där de har fått besvara hur denna förändring har påverkat dem. Både positiva saker och negativa nämns. Det finns många som är nöjda, men det finns även
Summary
The major part of the master thesis was performed on site in Karlsborg in May 2015. My idea was to make an evaluation of the project, Sprint EUS, where all current BillerudKorsnäs client computers have been relocated to a group common Active Directory. The hardware is also upgraded, but how has it affected users really? Was this necessary and worth it? Had the project been carried out effectively? The
migration implies a whole new IT environment for users and a major change in their daily work. But the project is also seen as a long-term plan and it is meant to benefit all the BillerudKorsnäs in the future.
It has of course been some problems and difficulties during the process. For all persons who were involved in this. Two employees of the IT department were given the responsibility to do this job. My method was simply to go person to person, where they have had to answer how this change has affected them. Both positive and
Innehållsförteckning
Bakgrund ... 6
Syfte ... 7
Mål ... 8
Material och Metod ... 9
Resultat ... 10
Intervju med Mario Lindbäck ... 24
Diskussion ... 26
Slutsatser ... 27
Referenser ... 27
6
Bakgrund
Billerud och Korsnäs har varit två olika företag, som nu slagit ihop till ett och börjat samarbeta med varandra. De ska nu bli en ledande aktör inom nyfiberbaserade förpackningsmaterial och förpackningslösningar. I företagen finns det olika IT-funktioner och lösningar, vilket gör att samarbetet i organisationen är för svårt och komplicerat. Därför är det dags för en förändring. Alla aktuella Billerudkorsnäs klientdatorer skall migreras till den plattformen i en grupp gemensamt Active Directory. Hårdvaran har börjat bli tröttare vilket betyder att man valt byta ut datorerna, switchar och servrar också. Jag har satt mitt fokus på migreringen i Karlsborg. Utvärderingen kan vara intressant läsning om hur användarna påverkats och hur de uppfattat förändringen från sitt perspektiv.
Sprint, som projektet heter, är uppdelad i två delar. En för End User Services (EUS) och en för Data Centre and Network (DCN). Projektet har uppgiften till att
7
Syfte
Mitt syfte med utvärderingen är att ge en bild av hur användare kan påverkas i ett projekt som det här. Tyckte de att förändringen var nödvändig? Hade projektet kunnat utföras på ett effektivare sätt? Var förändringen värt det i slutändan?
Nuläget
Just nu finns det över sju olika sätt att fördela datorer och program, några av dem är automatiserade och andra manuell
Över 600 olika applikationer som måste sättas in för användarna
Många av dem finns i olika versioner med separata licenser Användningen av lokala administratörsrättigheter samt de lokalt installerade program har en bred spridning
Programmen som är installerade lokalt innebär säkerhetsproblem för både kunden och hela nätverket.
Många program som är installerade lokalt använder unika och personliga licenser
Det finns många installerade program som inte är arbetsrelaterade Flera olika sätt att lägga in, använda och synkronisera hemkatalog och profiler
Överlappande användning av nätverksdelningens bokstäver finns Många olika sätt att komma åt och installera skrivare
Tre olika Cirrato lösningar med olika skrivareleverantörer8
Framtiden
En gemensam klientplattform baserad på ett fåtal hårdvarumodeller
Ska tillåta för andra projekt att lägga till och justera funktioner i klienten för alla användare på ett ställe
Minska underhållskostnaden för EUS (End User Services) och öka kontrollen
Alla användare ska få samma möjligheter samt begränsningar, undantag behöver inte vara huvudregeln Ett sätt att implementera datorer, högautomatiserat baserat på SCCM (System Center Configuration Manager)
Öka automationen i applikationfördelningens arbetsflöde och minska behovet av FTE (Full-time equivalent)
Minska behovet av lokala administratörsrättigheter och stärka säkerheten för kunden Migrera minst 80% av befintliga kunder 2014 och resten första kvartalet 2015
Tillåta möjligheten att säga upp alla aktuella klientlösningar
Minska totala kostnaderna av licenser och öka kontrollen över installerade program
Minska behovet av den lokala supporten Endast en utskriftslösning baserad på en av de nuvarande lösningarna
Minska behovet av FTE (Full-time equivalent) att hantera skrivaren
Tillåta ”Följ skrivare” på alla multifunktionsskrivare för att sänka den totala mängden av utskrivna sidorMål
Projektets omfattning är att leverera en ny klientstandard och migrera alla befintliga kunder till den, men också att skapa en gemensam servicedesk för alla typer av IT-relaterade frågor.
BillerudKorsnäs vill uppnå en likformig och centraliserad klientmiljö med lägre förvaltningskostnader och en större möjlighet för den centraliserade
9
Material och Metod
Den första veckan inleddes ett möte med handledaren Roger Lahti på dennes kontor. Han berättade kort vad projektet handlade om. Vi kom överens att jag skulle styra fritt hur jag ville jobba och alltid var välkommen till BillerudKorsnäs ifall jag hade frågor eller behöver information. På arbetsplatsen var jag i snitt 2-3 dagar i veckan för att få informationen jag behövde.
Stora fokuset låg på användarna. Jag valde ut 50 personer som använder datorerna i stor omfattning och de blev besökta samt tillfrågade av mig ifall de kunde ställa upp för att svara på mina frågor. Många var upptagna med sitt arbete. För att spara tid gjorde jag en enkät i google docs så frågorna kunde besvaras när tiden fanns för dem, men de fick upp till tio dagar på sig att göra detta. Efter att ha besökt varje person och berättat om utvärderingen för projektet kunde jag fortsätta jobba hemma.
10
11
Vad var bra innan förändringen?
”Funktionellt OK”
”Åtkomst till G: och L: stängdes inte när datorn gick i viloläge.”
”Svenska typsnittet, lättheten att hitta programmen”
”Allting fungerade utan störningar, datorn var snabb och lättanvänd”
”Vissa program tex millman och paperflex hade större text och därför lättare att läsa i”
”Stabilitet och driftsäkerhet”
”Man kunde lita på att programmen fanns i datorn när man kom till jobbet, större och tydligare text i de flesta program”
”Enklare att få direkt-support från intern it-avdelning.”’
”System på svenska”
”Inte lika låst om man behövde lägga in något själv”
”Enkelt koppla upp sig på Solna kontoret”
”Man kunde ladda ner pogram på egen hand”
12
Vad var inte bra innan förändringen?
”Mycket barnsjukdomar med mina uppkopplingar VPN och access "G-disk" m.m.”
”Långsam dator, kom inte in i alla program pga för gammalt system på dator.”
”Hårdvaran var klen”
”Olika datorer och dockor. E-post till korsnäsarna strulade”
”Svårt att uppdatera till modernare program och applikationer i takt med att de kommit
ut pga labdatasystemets begränsning. Denna begränsning är inte löst än idag.”
”Låste sig oftare och man fick be om hjälp ibland för att kunna logga in på servern”
”Något långsam VPN-uppkoppling via Telia”
”Applikationers likformighet ”
”Struligt med uppkoppling utanför BK nätet”
”Om det hände någonting så var supporten begränsad till få personer. Det är bra att vi nu börjar arbeta oss ur detta allt eftersom. Lever fortfarande kvar till viss del för vissa program.”
15
Vad är det som är bra nu efter förändringen?
”Bra funktion, snabbare VPN-uppkoppling via Telia”
”Nyare programvara samt att datorn startar mycket snabbare.”
”Datorn går mycket snabbare, förbättringar i Outlook jämfört med gammal version.”
”Framför allt hårdvaran är bättre men även delar av mjukvaran (VPN).”
”Lättare att koppla upp sig hemifrån – Cisco”
”Att programmen skjuts ut dvs man behöver inte springa till lokala IT-avdelningen”
”
Stabilitet i systemen”16
Vad är det som inte är bra nu efter förändringen?
”Man hade större frihet tidigare, man skall begära behörigheter till precis allt. Sen är det som det man fått behörighet till är borta vid ett senare tillfälle.”
”Dålig support”
”Krångligt med rättigheter, tex ibland har jag inte haft rättigheter att ändra i dokument som man skrivit. Vissa program kunde inte migreras och funkade därmed inte, men det blev bra när programmen installerades lokalt i datorn.”
”Lösenord på skärmen är bara besvärligt och att program som har ena dan kan vara borta nästa.”
”Vissa uppkopplingar funkar sämre, bl.a. tappar jag kontakten med G: vid tidsnedkoppling av PC´n”
”Att det inte går att ladda program/ uppdateringar. Åtkomst till en del program/ funktioner funkar inte nu.”
”Jag har haft problem att komma åt dokument och mappar på G:Inköp. Centuri har strulat. Detta fungerar nu efter hjälp från IT Servicedesk.”
”Att det tog lång tid att hitta alla program osv, som försvann. Sen att inställningarna är på engelska är väl lite sådär också..”
”Corp domän, nätverket, funktion på applikationer”
”Engelsk version av windows”
17
”Liten hårddisk”
”Det tar ett tag innan alla program och licenser fungerar smärtfritt mot den nya domänen.”
19
Vilket sätt har det påverkat användarna negativt?
”Allt man har haft tillgång till måste man begära på nytt, man kommer inte heller ihåg allt man haft tillgång till så när man behöver det så skall man skicka ett ärende som tar tid. Detta har inneburit att man fått stuva om saker som man skall göra.”
”I början, säg två -tre veckor, tog det tid att få allt att fungera. Jag upplevde det som väldigt stressande under den perioden.”
”Dålig uppföljning vid installation och lite resurser vid strul i behörigheter mm. Bätre att boka upp tider och följa upp installationer och färdigställa dessa än att ägna mycket tid och frustration med itdesk mm”
”Till en början ja. Allt tog längre tid innan man lärt sig hitta allt och fått alla program att funka.”
”Så jäkla mycket strul från börja som det tog lång tid att få hjälp med, tex att kunna skriva ut ordersedlar”
”Från början påverkade det när inte alla program fungerade, nu är det bättre. Jag tycker att man fick snabb hjälp för det mesta.”
”Problem med info-systemet (Aspen). Varade under ca 1 dag och har ej återkommit. Detta är nu åtgärdat, det var problem med någon licens mellan programmet och den nya corp-domänen”
”Segt med att få support på många program, telefoni”
”Det tog flera dagar innan allt fungerade som vanligt igen dvs innan man hittat allt som behövde ställas in, behörigheter som behövde beställas, skrivare som skulle installeras etc. ”
20
”Det var många saker som försvann så vi kunde inte skriva in värden i exelfiler och skriva ut protokoll mm.. Men såhär i efterhand är det bra nu när det fungerar.”
”Tappat access till en hel del mappar som krävt arbete av mig. Tog också tid att få en del programvarorr att fungera efter migreringen.”
21
Hade man kunnat göra det här arbetet på ett bättre eller enklare
sätt?
”Det hade varit bra om man hade hjälpt till att fixa allt när man bytte datorn. Nu fick man nästan vänta i två veckor innan man fick hjälp att lösa det, så det
påverkade helt klart arbetet.”
”Det fanns en hel del kompatibilitetsfrågor som man kanske skulle kunna förbereda bättre, tex tillgång till mappar (bara en sån fråga som vem som är rätt
kontaktperson för att tilldela behörighet tog tid), anslutningar/uppkoppling mot sharepoint. Fortfarande är dokumenthanteringsstrukturen extremt underutvecklat i koncernen (typ rapporter mm).”
”Spårbarhet mm kommer att bli ett framtida stort problem för oss, t ex hitta tidigare dokumentation kommer att bli svårt. Tyvärr är det nog få som ser detta som ett problem för framtiden.”
”Jag tror att man gjort på bästa möjliga sätt, det är svårt att få allt att funka på en gång för alla. Det är inte IT:s fel att vi har en del gamla specialprogram som
krånglar till allt.”
”Jag tycker att man hade kunnat ha mer folk tillgängligt lokalt under uppstarten”
”Vet inte om det hade gått att kartlägga vilka behörigheter mm som folk haft och försökt skapa liknande behörigheter.”
”Att mina befintliga program blev installerade automatiskt i samband med
migrationen som det nu är ser man att en del program som fanns tidigare kanske saknas eller inte fungerar.”
”Bättre=ja, Enklare=nej, Det är inte över!”
22
”Bättre kartering av enskilda datorer innan eller begärt att varje person skulle ange program och uppkopplingar, acess till mappar innan migrering”
”Dåligt att man inte fick den tidsbokning som utlovats för att genomföra
migreringen - ledde till att min dator migrerades när jag var i Sthlm och den nya laptopen lämnades på mitt rum utan meddelande om att migreringen var utförd. Kunde därför inte använda det system som jag var i Sthlm för att vidareutbilda mig i. Fick också installera utrustningen själv då jag kom tillbaka till kontoret utan information om pin-kod eller nytt lösenord”
”Lära sig av tidigare misstag”
24
Intervju med Mario Lindbäck
Om vi blickar tillbaka. Vad hade du för förväntningar och mål på det här projektet?
Mario: Mina mål är det som ledningen lagt upp och jag förväntade mig väldigt mycket arbete.
Skulle ni ha det nödvändiga resurserna, avseende människokraft, praktiska material och tid för att genomföra arbetet anser du?
Mario: Vi hade varken nog mycket tid eller arbetskraft.
Vad tror du snurrade i användarnas om det här stora migreringen?
Mario: Användarna visste inte så mycket vad som skulle hända. De engagerade sig nog inte så mycket på det.
Under projektet, var ni kapabel till att sköta alla delar av aktiviteten?
Mario: Ja. Det var inget större problem att klara av själva jobbet.
Hur lyckades ni lösa kriser och problem som uppkom?
Mario: När det uppstod problem i vissa områden så fanns det specifika människor som kunde ta hand om det. Vi bollade även internt om det fanns något vi kunde göra år det.
Vad kunde det handla om för saker?
25
Ni var två stycken som genomförde det här, räckte det?
Mario: Det räckte med två ja.
Nu efter projektet, vad gick bra och dåligt?
Mario: Vad som var bra är att vi tog tid på oss och gjorde arbetet noggrant. Vi har jobbat mer grundligt och i lägre tempo än de andra orterna. Med lämpligare förarbete och kommunikation, då hade man kunnat förebygga de problemen som uppstod.
Något att ta med eller tänka på till nästa projekt?
Mario: Förarbete och kommunikation. Det är två väldigt viktiga delar för att lyckas på ett bra sätt.
Motsvarade resultatet er målsättning?
26
Diskussion
I efterhand är jag relativt nöjd med arbetet. Själva genomförandet kändes bra och väldigt effektivt. Att besöka människorna var verkligen en bra idé. Troligtvis hade jag inte fått lika många svar om jag endast skickat mail till dem och berättat vad som var på gång. Det kunde lätt ignoreras och därför var det klokt att besöka dem på plats och få god kontakt. Av dessa 50 anställda hade 33 svarat på och det är jag nöjd med. Det fanns några få som nämnde på en gång att de inte ville delta på grund av olika anledningar. Tio dagar gav jag dem för att svara på enkäten. Naturligtvis skulle det vara tillräckligt med tid för dem att svara men jag ville inte dra ut tiden för långt.
Att få svaren av användarna och hur de verkligen kan påverkas under samt efter projektet är onekligen intressant. Resultatet är helt klart spännande att titta på. Det var åtta anställda som tyckte att det var dåligt eller mycket dåligt innan migrationen. De tyckte hårdvaran svek ofta vilket är förståeligt med tanke på att många av
datorerna var ganska gamla. Jobbet kunde därför bli lidande på grund av att datorerna var så långsamma. Samtidigt kände några andra att systemet kändes tryggt, bra lokal support och typsnittet var på svenska istället för engelska.
Endast tre användare hade tyckt att det var dåligt eller mycket dåligt efter
migrationen. VPN-uppkopplingen fungerar bättre och framförallt uppskattas de nya datorerna mer och det går snabbare med programmen. Några svagheter lyfts även fram efter förändringen. Bland annat är det många användare som har problem med åtkomsten till vissa program de behöver. Småbuggar kan förekomma och det kan vara mer omständligt att få hjälp av lokala supporten för vissa saker. Något oroväckande är att arbetet blev påverkat negativt för 16 användare under
migrationen. Det kunde stå still och det tog ett tag innan man fick allt att fungera.
Ofta är det en anpassningsfråga det handlar om. Många är rädda över att få en ny IT-miljö att arbeta i. Att allt skulle vara felfritt efter migrationen hade troligtvis inte många trott. Det tar även tid för den lokala supporten att få information hur de ska lösa vissa problem för användarna som kan förekomma.
Mario som var delaktig i projektet visste att det skulle bli enormt mycket arbete och han trodde inte att två personer skulle vara tillräckligt. Det visade sig dock räcka då själva arbetet inte var så komplicerat. Han nämner även att med ytterligare förarbete och kommunikation kunde man förebygga vissa problem som förekom under
27
Slutsatser
Det är förståeligt att det kan vara ganska rörigt just efter migrationen där användarna påverkats negativt. Supporten kommer få arbeta hårt för att allt ska fungera igen. Man kommer dock att samla på sig mer information med tiden och det kommer att bli bättre då alla inblandade anpassat sig fullt ut. Det har visat sig att de flesta är nöjda om vi jämför tabellen där användarna fick tycka till hur det var före och efter migrationen. Dessutom visar en annan tabell att 24 av 33 användare trivs bättre i den nya IT-miljön vilket är ett bra tecken.
Några användare hade synpunkter hur man kunde utfört migrationen på ett bättre eller enklare sätt. Med lite bättre kommunikation och information kanske en mindre andel av användarna hade påverkats negativt, men samtidigt arbetade IT-teamet i lägre tempo än tänkt och därav blev arbetet mer noggrant trots allt.
Det är delade meningar när det kommer till om förändringen var nödvändig från användarnas perspektiv. De flesta var nöjda med sitt gamla system. Styrelsen ansåg däremot att förändringen var nödvändig och det kommer säkerligen visa sig vara ett rätt beslut på sikt. Projektet ska gynna alla i framtiden och det tror jag att det även kommer göra.
Referenser
Hallor, Peter. 2014. Sprint EUS Overview and Platform Strategy.
Hallor, Peter. Vi tar 4000 användare på BillerudKorsnäs till en gemensam
plattform. Nethouse. http://www.nethouse.se/case/billerudkorsnas/ (Hämtad
