ABCD
Nr. 2015-09
Granskningsrapporten är beställd av revisionen i Åstorps kommun genom:
Bengt Sebring Mats Lindskog Bengt Joehns Harri Rosqvist Kristoffer Glinka
Antal sidor 9 2016-02-29
Åstorps kommuns revisorer
Uppföljning av 2014 års granskningar:
Kommunstyrelsens uppsikt över de kommunägda bolagen,
Tillämpning av skollagen 2 kapitlet,
§§ 31-32,
Granskning av kommunens överförmyndarverksamhet
Revisionsrapport Nr.2015-09
Innehåll
1. Sammanfattning 1
2. Bakgrund och syfte 1
3. Frågeställning 1
4. Revisionskriterier 1
5. Avgränsning 2
6. Metod 2
7. Granskning av kommunstyrelsens uppsikt över de kommunägda bolagen 2
7.1 Åtgärder 3
7.2 Bedömning 4
8. Granskning av tillämpning av skollagen 2 kapitlet, §§ 31-32.
Registerkontroll av personal. 4
8.1 Åtgärder 5
8.2 Bedömning 5
9. Granskning av överförmyndarverksamheten 6
9.1 Åtgärder 6
9.2 Bedömning 6
10. Sammanfattande bedömning 7
Åstorps kommun Uppföljning
2016-02-29
1. Sammanfattning
Åstorps kommuns revisorer gav KPMG i uppdrag att göra uppföljning av följande granskningar genomförda 2014: Kommunstyrelsens uppsikt över de kommunägda bolagen, granskning av tillämpning av skollagen 2 kapitlet, §§ 31-32 samt granskning av kommunens överförmyndarverksamhet. Uppföljningen fokuserade på vilka åtgärder kommunen hade vidtagit med anledning av granskningsresultatet.
Vi kan konstatera att Åstorps kommun har vidtagit åtgärder till vissa delar för att förbättra rutiner och brister som framkom vid granskningarna.
Kommunstyrelsen har inte åtgärdat samtliga påpekade som gjordes vid granskningen av kommunstyrelsens uppsikt över de kommunägda bolagen. Vi tycker att de åtgärder som har börjats att vidtas har påbörjats alldeles försent med tanke på att påpekandena gjordes i oktober 2014.
Bildningsnämnden har åtgärdat samtliga brister som påtalades vid granskningen av tillämpningen av skollagen 2 kapitlet, §§31-32, vilket är positivt.
Vi noterar att överförmynderiverksamheten inte har vidtagit åtgärder under 2015 avseende de påpekande som gjordes vid granskningen 2014. Dock har det påbörjat ett arbete med att åtgärda bristerna.
2. Bakgrund och syfte
Åstorps kommuns revisorer beställde vid revisionsmötet 2015-12-17 en uppföljning av följande granskningar genomförda 2014:
• Kommunstyrelsens uppsikt över de kommunägda bolagen
• Tillämpning av skollagen 2 kapitlet, §§ 31-32
• Granskning av kommunens överförmyndarverksamhet
3. Frågeställning
Kommunens revisorer vill se vilka åtgärder som nämnder och styrelse har vidtagit utifrån identifierade förbättringsområden/rekommendationer vid respektive ovanstående nämnda granskningar.
4. Revisionskriterier
5. Avgränsning
Granskningen avser kommunstyrelsen, bildningsnämnden och överförmyndaren.
6. Metod
• Dokumentstudie av relevanta dokument
• Intervjuer med tjänstemän (se bilaga)
• Frågeformulär
7. Granskning av kommunstyrelsens uppsikt över de kommunägda bolagen
Syftet med granskningen var att bedöma om kommunstyrelsens uppsikt kan anses bedrivas ändamålsenligt och tillfredsställande utifrån olika infallsvinklar. Granskningen omfattade kommunens helägda bolag.
Granskningen identifierade förbättringsområden/rekommendationer enligt följande:
1. Det finns inga särskilda styrdokument gällande övriga delar i kommunen som även gäller bolagen. De styrdokument som gäller för bolagen är bolagsordning, ägardirektiv och God sed i Åstorp. Vi rekommenderade att en diskussion initieras där ägaren kommer fram till vilka policyer som även ska omfatta bolagen.
2. Bolagsordningarna är, förutom för BUTAB, formellt felaktiga. Det saknas skrivningar om att fullmäktige får ta ställning till frågor av principiell natur eller annars av större vikt.
Det saknas också specificering om vilka kommunala befogenheter som bolaget ska omfattas av.
3. Vi rekommenderar en översyn av dokumentet God sed i Åstorp. Bland annat står det på flera ställen ”Åstorps kommun” när det borde stå kommunfullmäktige eller kommunstyrelsen. Dessutom bör God sed i Åstorp och ägardirektiven synkroniseras då de delvis är motsägande.
4. Omfattningen av kommunstyrelsens uppsikt får anses vara tillräcklig. Dock saknas beslut om kommunstyrelsen prövat om verksamheten bedrivits enligt det fastställda kommunala ändamålet och inom ramen för de kommunala befogenheterna. Detta är man skyldig till enligt kommunallagen.
Åstorps kommun Uppföljning
2016-02-29
7.1 Åtgärder
Åtgärder som har genomförts sedan granskningen genomfördes 2014
1 Kontrollmoment enligt uppdrag Vidtagen åtgärd Ja Nej 1.1 Det finns inga särskilda styrdokument gällande…
1.2 Bolagsordningarna är, förutom för BUTAB, formellt
felaktiga…
1.3 Vi rekommenderar en översyn av dokumentet God
sed…
1.4 …saknas beslut om kommunstyrelsen prövat om…
Kommentarer till ovanstående tabell för åtgärder 7.1
1.1 Enligt kommunstyrelsen och kommunstyrelseförvaltningen har informella diskussioner påbörjats vid ägardialogen. Kommunchef och ekonomichef har fått i uppdrag att se över God sed i Åstorp samt ägardirektiven. Inget formellt uppdrag har givits till kommunchef eller ekonomichef.
1.2 Följande finns med i samtliga bolagsordningar:
Ӥ 14 Insyn
Bolagen skall i enlighet med kommunallagen 3:17 bereda kommunfullmäktige i Åstorps kommun möjlighet att yttra sig innan beslut sker som är av principiell betydelse eller annars av större vikt och som inte avser den löpande driften.”
Bolagsordningarna för KvB och BITAB nämner vilka kommunala befogenheter som gäller och bolagsordningarna för BFAB:s och BUTAB:s innehåller formuleringar som är jämförliga med lokaliseringsprincipen.
1.3 Kommunchef och ekonomichef har fått i uppdrag att se över God sed i Åstorp samt ägardirektiven. Inget formellt uppdrag har givits till dessa tjänstemän.
1.4 Kommunstyrelsen har inte gjort någon prövning av om verksamheten har bedrivits
7.2 Bedömning
Vi bedömer att kommunen inte har vidtagit några åtgärder utifrån granskningsresultatet undantaget 1.2. Huruvida det är av principiell betydelse att utse en ny styrelseledamot kan diskuteras. Val av styrelseordförande bör ses som beslut av principiell betydelse. För de övriga påpekandena och synpunkter har det givits uppdrag till tjänstemännen. Vi kan inte hitta några revisionsbevis på att uppdragen har verkställts. Vi finner att det är en brist att påtalade brister vid granskningen ej har åtgärdats eller behandlats och verkställts.
8. Granskning av tillämpning av skollagen 2 kapitlet, §§ 31-32.
Registerkontroll av personal.
Revisorerna i Åstorp kommun har konstaterat att de behöver ytterligare information om hur lagen tillämpas i kommunen för att kunna bedöma om rutinerna är ändamålsenliga och den interna kontrollen tillräcklig.
Identifierade förbättringsområden/rekommendationer var enligt följande:
1. Det fanns inga dokumenterade rutiner framtagna av bildningsförvaltningen eller enheterna.
2. Lagstiftningen föreskriver att arbetsgivaren i efterhand måste kunna styrka att lagen har följts. Detta går inte att styrka i efterhand för all personal enligt vår granskning.
3. Vi rekommenderade att förvaltningen genomför egna stickprovskontroller för att kontrollera att rutiner och att lagen efterföljs.
4. Vi rekommenderar att nämnden upprättar dokumenterade rutiner för kontroll av belastningsregistret för att underlätta upprätthållandet av rutiner och formalisera den interna kontrollen.
Åstorps kommun Uppföljning
2016-02-29
8.1 Åtgärder
Åtgärder som har genomförts sedan granskningen genomfördes 2014
1 Kontrollmoment enligt uppdrag Vidtagen åtgärd Ja Nej 1.1 Det fanns inga dokumenterade rutiner framtagna…
1.2 Lagstiftningen föreskriver att arbetsgivaren i
efterhand…
1.3 … förvaltningen genomför egna stickprovskontroller för
att kontrollera att rutiner och att lagen efterföljs.
1.4 … nämnden upprättar dokumenterade rutiner för
kontroll av belastningsregistret…
Kommentarer till ovanstående tabell för åtgärder 8.1
1.1 Nämnden har upprättat ett gemensamt dokument för verksamheten ”Rutiner vid anställning av personer vars arbete innebär direkt och regelbunden kontakt med barn i Åstorps kommun” Rutinen fastställdes av chefsgruppen 2015-02-23.
1.2 Enligt förvaltningen har en rutin införts att arbetsställets chef skickar en kopia till personalenheten som registrerar utdraget ur belastningsregistret i den anställdes personakt.
1.3 Bildningsförvaltningen kontrollerar och gör stickprovskontroller inom ramen för intern kontroll. Kontrollmoment rörande registerkontroll finns med på 2015 års internkontrollplan.
1.4 Bildningsförvaltningen kontrollerar och gör stickprovskontroller inom ramen för intern kontroll. Kontrollmoment rörande registerkontroll finns med på 2015 års internkontrollplan.
8.2 Bedömning
Vi bedömer att bildningsnämnden har vidtagit åtgärder utifrån de påpekandena och
9. Granskning av överförmyndarverksamheten
Granskningen syftar till att granska hur kommunens överförmyndarverksamhet organiserar sin verksamhet och säkerställer rutiner.
Granskningen identifierade förbättringsområden/rekommendationer enligt följande:
1. Organisationen för överförmyndaren var inte tillfredställande. Det personella resurserna medförde att överförmyndaren var mycket sårbar vid vakanser eller vid oförutsedda händelser.
2. Det fanns brister i den skriftliga dokumentationen avseende arbetsrutiner. Det är väsentligt att det finns dokumenterade rutiner som går att följa vid vakans.
9.1 Åtgärder
Åtgärder som har genomförts sedan granskningen genomfördes 2014
1 Kontrollmoment enligt uppdrag Vidtagen åtgärd Ja Nej
1.1 Organisationen ej tillfredställande.
1.2 …brister i den skriftliga dokumentationen avseende
arbetsrutiner.
Kommentarer till ovanstående tabell för åtgärder 9.1
1.1 Nämnden har anlitat två handläggare från ett bemanningsföretag för säkerställa handläggning i verksamheten. Kommunstyrelseförvaltningen håller på med rekrytering av ny handläggare. Sedan årsskiftet är kommunjuristen behjälplig med att få verksamheten att fungera.
1.2 Nämnden har inte vidtagit åtgärder beträffande bristerna i skriftlig dokumentation avseende arbetsrutiner.
9.2 Bedömning
Vi finner det allvarligt att kommunen inte har kommit tillrätta med
Åstorps kommun Uppföljning
2016-02-29
åtgärder tidigare. Vi noterar dock att man har påbörjat ett arbete med att få en fungerande organisation och bemanning.
10. Sammanfattande bedömning
Vår sammantagna bedömning är att det fortfarande finns brister som inte är åtgärdade.
Vi noterar att kommunstyrelsen inte gjort någon prövning av om verksamheten har bedrivits enligt det fastställda kommunala ändamålet och inom ramen för de kommunala befogenheterna. Bolagen inom kommunen har en betydande verksamhet som berör kommuninnevånarna, därför är det av vikt att deras verksamhet följer kommunens intention med verksamheten.
Bildningsnämnden har under 2015 åtgärdat samtliga brister som påpekades vid granskningen 2014, vilket är positivt.
Det finns fortfarande brister vad gäller överförmynderiverksamheten. Dessa brister påpekades redan 2014. Överförmyndarverksamheten har till uppgift att bland annat ta tillvara svaga gruppers rättigheter. Med denna bakgrund är det viktigt att det finns en väl fungerande organisation.
Lars Jönsson
Certifierad kommunal revisor
Bilaga 1 Medverkande
Kommunstyrelseförvaltningen Controller Annika Tublén Huvudregistrator Merih Özbalci Bildningsförvaltningen
Förvaltningschef Annika Hoppe Ekonom Anna Bladh
Överförmyndare
Kommunjurist Eva Sturesson Administrativ chef Anita Månsson
