Verksamhetsinformation från enhetschefer till socialnämnden

(1)

Beslutande ledamöter Magnus Ståhl (S) Jennie Engstrand (S) Mikael Palmqvist (S) Ulrika Lindh (C) Stefan Wiberg (V) Eddie Forsman (M) Jörgen Jannerstrand (M) Zissios Reizopoulos (FÖL) Liselott Hovdegård (SD)

Övriga närvarande Therese Åhlander, sekreterare Anna Hasselbom Trofast, socialchef

Beatrice Solhjort, verksamhetschef IFO och AME My Nilsson, ekonom

Agneta Höglund Petersson, enhetschef rehab

Catrin Engberg Tukia, enhetschef kommunala hemsjukvården Anna Bladås (S), ersättare

Marie Johansson (S), ersättare Marita Kruger Que (FÖL) ersättare

Justerare Eddie Forsman med Ulrika Lindh som ersättare

Justeringens plats och tid Socialkontoret i Borgholm 2019-03-06 kl 12.30

Underskrifter

Sekreterare ………...

Therese Åhlander

Ordförande ………...

Magnus Ståhl

Justerare ………

Eddie Forsman

ANSLAGSBEVIS

– anslås på kommunens digitala anslagstavla www.borgholm.se Protokollet anslås

2019-03-06 2019-04-01

(2)

Justerandes sign Utdragsbestyrkande

Nytillkomna ärenden

Godkännande av dagordningen Anmälan om jäv

Val av justerare

§ 15 Verksamhetsinformation från enhetschefer till socialnämnden 2019/19 700 3

§ 16 Information från socialchef 2019 2019/4 700 4

§ 17 Budgetuppföljning januari 2019 2019/13 792 5 - 6

§ 18 Sjukfrånvaroanalys tertial 3 2018 2018/71 700 7

§ 19 Information; Begäran om utökad budgetram 2019, ändrad

boendeform för Åkerbohemmets korttidsboende till särskilt boende.

Beslut från KF.

2018/92 730 8

§ 20 Redogörelse för åtgärder efter granskningsrapport avseende ändamålsenligheten för verksamhet inom LSS och SoL med fokus på funktionshinder.

2018/88 730 9 - 11

§ 21 Revidering av delegationsbestämmelser 2019/16 700 12

§ 22 Tillsyn av Räddningstjänsten, Soldalen 190508 2019/14 730 13

§ 23 Dialog med Tommy Nyberg, PwC efter utförd tillsyn av IFO och OFN.

2018/89 750 14

§ 24 Redovisning av delegationsärenden till socialnämnden 2019 2019/7 700 15

(3)

§ 15 Dnr 2019/19 700 SN

Verksamhetsinformation från enhetschefer till socialnämnden

Beslut

Socialnämnd beslutar

att lägga informationen från Agneta Höglund Petersson, enhetschef rehab och Catrin Tukia Engberg, enhetschef för sjuksköterskor och den kommunala hemsjukvården till handlingarna.

Ärendebeskrivning

Socialnämnden kommer under året att bjuda in enhetschefer till nämnden för en kort information om verksamheten, utmaningar, nulägesanalys och framtidsplaner.

Dagens sammanträde

Agneta Höglund Petersson, enhetschef rehab och Catrin Tukia Engberg, enhetschef för sjuksköterskor och den kommunala hemsjukvården informerar om deras verksamheter.

______________

(4)

§ 16 Dnr 2019/4 700 SN

Information från socialchef 2019

Beslut

att godkänna informationen och lägga till handlingarna.

Anna Hasselbom Trofast, socialchef ger följande information:

- De nya lokalerna på Ekbacka invigdes i förra veckan.

- Många är sjukskrivna på grund av influensa.

- Medicinskt ansvarig sjuksköterska avslutar sin anställning. Rekrytering ska påbörjas.

- Semesterplanering är igång, vi har ett bra inflöde av sommarvikarier.

- Arbetsmarknadseneheten har flyttat in på Höken.

- E-handel startar 190301, alla ramavtal finns då på en digital portal, Proceedo.

______________

(5)

§ 17 Dnr 2019/13 792 SN

Budgetuppföljning januari 2019

Beslut

att godkänna budgetuppföljningen för januari månad 2019 som visar – 0,5 mkr.

Årsprognosen ligger idag på -4,2 mkr.

Budgetuppföljningen för januari är framtagen av enhetschefer, verksamhetschefer och förvaltningschef tillsammans med ekonom.

Beslutsunderlag

Förvaltningen uppvisar en avvikelse på - 0,5 mkr efter perioden. Avvikelsen härleds främst till individ- och familjeomsorgen där kostnaden för externa placeringar är högre än budgeterad ram. Kostnaden för hemmaplansinsatser som genomförs av verksamheten stöd och insatser har också varit betydligt högre under perioden än vad budgeten tillåter. Kostnaden för försörjningsstöd är också högre än budget vilket bidrar till verksamhetens totala avvikelse.

Hemtjänsten har haft fler hemtjänsttimmar än budgeterat för månaden. Däremot har särskilt boende haft flertalet tomma platser under månaden vilket, tack vare att samarbetet mellan enheterna ökat och extrapersonal kunnat undvikas genererar i en positiv avvikelse för perioden.

Omsorgen om funktionsnedsatta visar också en positiv avvikelse för januari vilket beror till stor del på att de flesta verksamheter anpassats efter behov och budgeterad ram. Arbetsmarknadsenheten tillhör från och med januari 2019 socialförvalt- ningen, det innebär att även integrationsenheten som drivs av arbetsmarknadsenheten har flyttats över. Integrationsenheten bidrar mycket till att sänka periodens avvikelse då deras kostnader varit betydligt lägre än utbetalningarna från Migra- tionsverket.

Förvaltningens helårsprognos uppgår till - 4,2 mkr. Prognosen baseras på att de åt- gärder/ effektiviseringar som förvaltningen listat under punkten åtgärder genom- förs. Flertalet av de effektiviseringar som togs i beslut under 2018 ingår i budgeterad ram, utöver dessa ska verksamheterna genomföra ytterligare åtgärder för att reducera avvikelsen.

Det som trots detta bidrar till den negativa avvikelsen i prognosen är externa placeringar inom individ- och familjeomsorgen, dessa beräknas fortgå under större delen av året. Även antalet hemtjänsttimmar förväntas öka vilket medför en högre kostnad för verksamheten. Kostnaden för hjälpmedel förväntas inte sjunka jämfört med föregående år utan kommer leda till en ökad kostnad. Särskilt boende och integra- tionsverksamheten förväntas uppvisa ett överskott vilket genererar en lägre avvikelse för förvaltningen totalt.

(6)

Dagens sammanträde

Fokusområden för socialnämnden är verksamheterna Individ- och familjeomsorgen och Omsorgen om funktionsnedsatta.

Förvaltningen arbetar med att få fram egna familjehem för att minska konsulentstöd- da familjehem. Även praktikplatser i både det privata och offentliga näringslivet ef- terfrågas för att individer ska komma ut i arbetslivet.

______________

(7)

§ 18 Dnr 2018/71 700 SN

Sjukfrånvaroanalys tertial 3 2018

Beslut

Att godkänna informationen och lägga till handlingarna.

Socialnämnden får löpande information i form av statistik och analys gällande sjuk- frånvaro. Till dagens sammanträde redovisas sjukfrånvaroanalysen i sin helhet för år 2018.

Beslutsunderlag

Sammanställning av förvaltningens systematiska arbetsmiljöarbete 2018.

______________

(8)

§ 19 Dnr 2018/92 730 SN

Information; Begäran om utökad budgetram 2019, ändrad boendeform för Åkerbohemmets korttidsboende till särskilt boende. Beslut från KF.

Beslut

Att godkänna informationen och lägga till handlingarna.

Socialnämnden beslutade 2018-11-28 § 153 att hos kommunstyrelsen tilläggsäska 2 mkr för ökad kostnad relaterat till utökade platser i särskilt boende.

Beslutsunderlag

Beslut från kommunfullmäktige 190121, § 13, där kommunfullmäktige godkänner ut- ökad budgetram för socialnämnden 2019 med 2 mkr.

______________

(9)

§ 20 Dnr 2018/88 730 SN

Redogörelse för åtgärder efter granskningsrapport avseende ändamåls- enligheten för verksamhet inom LSS och SoL med fokus på funktions- hinder.

Beslut

att socialnämnden godkänner redogörelse för åtgärder efter granskningsrapport för verksamhetet inom LSS och SoL med fokus på funktionshinder.

att överlämna redogörelse för åtgärder kopplade till ovan nämnda granskningsrapport till kommunens revisorer.

Revisorerna i Borgholms Kommun har uppdragit PWC att granska huruvida social- nämnden säkerställer en ändamålsenlig verksamhet samt en ändamålsenlig myn- dighetshandläggning inom funktionshinderverksamheten.

Revisorerna har begärt redogörelse för åtgärder med anledning av resultat från granskningsrapporten. Svar ska vara revisorerna tillhanda senast den 31 mars 2019.

Beslutsunderlag

- Missivbrev; Granskning av ändamålsenligheten för verksamhet inom LSS och SoL med fokus på funktionshinder (2018/88-730)

- Granskningsrapport, Granskning av ändamålsenligheten för verksamhet inom LSS och SoL med fokus på funktionshinder (2018/88-730)

- Tjänsteskrivelse daterad 2019-01-23, av verksamhetschef Johanna Karlsson Bedömning

Den sammanfattade bedömningen är att verksamheten delvis säkerställer en än- damålsmässig myndighetshandläggning som delvis bedrivs ekonomiskt tillfreds- ställande. Brister finns gällande avsaknad av vissa rutiner och att bedömningsstöd saknas i tillräcklig utsträckning i utredningsarbetet. Vidare bedöms att väsentliga kontrollmoment gällande områden rörande myndighetshandläggning saknas samt att mål i biståndsbeslut och genomförandeplaner behöver individualiseras och tyd- liggöras.

Konsekvensanalys

Revisionen rekommenderar socialnämnden att;

- Enhetschefer skriver prognoser på utfall för verksamheten varje månad och redo- visar årsprognos och eventuell åtgärdsplan skriftligt, vilket bör biläggas officiell pro- gnos till nämnden.

(10)

hetschefer åtgärder i syfte att enheten ska hålla sig inom befintlig budget. Ekono- miavdelningen arbetar just nu med att anpassa systemet så att enhetschefernas prognoser kan biläggas den officiella prognosen till nämnden. Detta förväntas fär- digställas under våren 2019.

- Ta fram bedömningsinstrument för tydlig bedömning av LSS-ärenden. Speciellt viktigt för ärenden som berör barn.

Under 2019 kommer IBIC (Individens behov i centrum) att implementeras med start i myndighetsutövningen. IBIC är ett behovsinriktat och systematiskt arbetssätt som bidrar till ökad likvärdighet och rättssäkerhet, samt gör det lättare att följa upp behov och mål.

Individ- och familjeomsorgen har påbörjat en kompetensförsörjningsplanering för utredning enligt BBIC (Barns behov i centrum) där nya medarbetare ges utbildning av BBIC utbildare. Även om inte beslut finns idag om att (LSS) utredningar gällan- de barn ska göras enligt BBIC så kommer dock biståndshandläggare att medverka vid dessa utbildningstillfällen för att ta med sig grundprinciperna för arbetssättet in i utredningsarbetet.

- Införa regelbundna kontroller av myndighetsverksamheten vilka bör redovisas till nämnden årligen.

From 1 januari 2019 kommer egenkontroller att utföras per tertial avseende likvär- dighet i beslut. Fokus 2019 är främst rättsäkerhet. År 2020 riktas egenkontrollen till en granskning av innehållet av utredning/ beslutsunderlaget kopplat till beslut och beviljade insatser.

Egenkontrollerna kommer att utföras gemensamt av socialt ansvarig samordnare, verksamhetschef och biståndshandläggare i syfte att öka samsyn och främja ett gemensamt lärande. Vid identifierade kvalitetsavvikelser följer krav på åtgärdsplan, vilket följs upp i kvalitetsledningssystemet i Stratsys. Egenkontrollernas resultat redovisas till nämnden i den årliga kvalitetsrapporten.

Då egenkontroller av myndighetsverksamheten kommer att ske gemensamt i ett kollegialt lärande, och med socialt ansvarig samordnares deltagande, sker inga ytterligare kontroller under 2019. Om egenkontroller i ett senare skede kommer att utföras enskilt av respektive enhetschef lyfts myndighetskontroller även in i Intern- kontrollen.

- Myndighetshandläggarna får utbildning i att individualisera mål.

Genomgående ser förvaltningen arbetet med individualiserade och konkretiserade mål som ett förbättringsarbete inom samtliga verksamhetsdelar. Extern utbildning kommer att ske för myndighetshandläggare inom LSS och socialpsykiatri under vå- ren 2019 som ett led i implementeringen av IBIC där kvalitén av mål och uppfölj- ning är av stor vikt.

- Årligen kontrollera genomförandeplaner såväl gällande kvalitet som antal, vilket bör redovisas till nämnden årligen.

(11)

pletteras detta med egenkontroller avseende kontroll av genomförandeplaners in- nehåll med fokus på mål. Egenkontrollerna kommer att utföras per tertial och sker liksom egenkontrollerna för myndighetsbeslut gemensamt med socialt ansvarig samordnare, verksamhetschef samt enhetschefer. Vid identifierade kvalitetsavvikelser följer krav på åtgärdsplan, vilket följs upp i kvalitetsledningssystemet i Strat- sys. Egenkontrollernas resultat redovisas till nämnden i den årliga kvalitetsrapporten.

Skickas till

Kommunens revisorer Socialchef

Verksamhetschef OFN ______________

(12)

§ 21 Dnr 2019/16 700 SN

Revidering av delegationsbestämmelser

Beslut

att anta reviderade delegationsbestämmelser för ärenden inom socialförvaltning- en i Borgholms kommun

Delegationsbestämmelserna revideras årligen av socialchef, verksamhetschef och enhetschef.

Beslutsunderlag

Delegationsbestämmelserna för ärenden inom socialförvaltningen i Borgholms kommun.

Skickas till

Verksamhetschefer.

______________

(13)

§ 22 Dnr 2019/14 730 SN

Tillsyn av Räddningstjänsten, Soldalen 190508

Beslut

att godkänna informationen.

Inkommit från Räddningstjänsten Öland kallelse till tillsyn av Soldalen om skydd mot olyckor. Tillsynen kommer att genomföras 190508.

Beslutsunderlag

Kallelse från Räddningstjänsten Öland.

______________

(14)

§ 23 Dnr 2018/89 750 SN

Dialogmöte med Tommy Nyberg, PwC efter utförd tillsyn av IFO och OFN.

Beslut

att bjuda in Tommy Nyberg, PwC, till socialnämndens arbetsutskott.

PwC har under hösten 2018 granskat Individ- och familjeomsorgen (IFO) och Han- dikappomsorgen (OFN). Utifrån de rapporter som PwC har tagit fram gällande IFO och OFN känns det angeläget att ha en dialog med Tommy Nyberg, PwC.

______________

(15)

§ 24 Dnr 2019/7 700 SN

Redovisning av delegationsärenden till socialnämnden 2019

Beslut

att godkänna redovisade delegationsärenden.

Alla beslut som tas genom delegation redovisas månatligen till socialnämnden.

Beslutsunderlag

- Delegationsbeslut IFO, Dnr 2019/7-700 SN - Delegationsbeslut VoO, 2019/7-700 SN ______________