Hur beter personal sig egentligen inom kontorsverksamheten?
Om ohövligt beteende i arbetslivet
Filippa Eriksson
Psykologi, kandidat 2020
Luleå tekniska universitet
Institutionen för ekonomi, teknik och samhälle
Hur beter personal sig egentligen inom kontorsverksamheten?: Om ohövligt
beteende i arbetslivet
Filippa Eriksson
Filosofie kandidat Psykologi
Luleå tekniska universitet
Institutionen för ekonomi, teknik och samhälle
Teknisk psykologi
Abstract
The aim of this study was to investigate workplace incivility that individuals may experience, witness or practice in office operations and contribute with knowledge about the current sort of workplace incivility behavior in contemporary working life and compare previous research conducted within the subject. The study is based in a quantitative and a thematic analysis where an online survey was distributed via email to four private companies and one trade union in Sweden and two social media platforms through personal posts that were public across the platform. A total of 51 answers were collected from the online survey. The result from this study showed that workplace incivility is a relative common in office operations in Sweden. The group that has the highest risk of being targeted by workplace incivility in office operations are women. The results showed a significant difference between age groups and groups with different professional experience regarding the degree to expose others to rude behavior. The study also found a positive correlation between the frequency of workplace incivility and experienced safety and also pleasantness at the workplace. The most common behavior of workplace incivility in office operations is different forms of exclusion as avoidance behavior, withholding information and not give another coworkers respect. Results showed that the most common way of communicating working climate are by having official scheduled meetings.
Keywords: Workplace incivility, Work, Office operations, Swedish context
Sammanfattning
Studiens syfte är att studera ohövligt beteende som individer i kontorsverksamheten upplever, bevittnar eller själva utövat samt bidra med kunskap om nuvarande typer av ohövligt beteende i samtida arbetsliv samt bidra med kunskap inom området genom att jämföra tidigare forskning som utförts inom ämnet. Studien grundar sig i en kvantitativ metod samt en tematisk analys där en enkätstudie distribuerades via mejl till fyra företag och ett fackförbund placerade runt om i Sverige, samt två sociala medier genom personliga inlägg som var offentliga på hela
plattformen. Totalt 51 svar samlades in från enkätstudien. Resultatet visade att ohövlighet är mycket vanligt på kontorsverksamheter i Sverige. Den grupp som har högst risk att utsättas för ohövligt beteende på kontorsverksamheter är kvinnor. Resultatet visade en signifikant skillnad mellan åldersgrupper och grupper med olika yrkeserfarenhet gällande i vilken grad man utsatte andra för ohövligt beteende. Studien visade även ett positivt samband mellan frekvensen av ohövlighet och upplevd trygghet samt upplevd trivsel på arbetsplatsen. Den vanligaste formen av ohövlighet i kontorsverksamheter är olika former av exkludering som undvikande beteende, undanhålla information och att inte ge andra medarbetare respekt. Resultatet visade att den vanligaste formen att diskutera ohövlighet sker i form av officiella schemalagda möten.
Nyckelord: Ohövligt beteende, Arbetsliv, Kontorsverksamhet, Svensk kontext
Idag spenderas den största delen av vår tid på̊ arbetsplatsen. Därmed är det viktigt att vi trivs på̊
arbetsplatsen eftersom det har en påverkan på̊ vår fysiska som psykiska hälsa (Lundbäck, 2015).
Ett problem som är relativt vanligt på̊ arbetsplatser i Sverige är att det finns och utövas ohövligt beteende (Torkelson, Holm & Bäckström, 2016). Ohövligt beteende beskrivs som en mildare form av negativa beteenden som bryter mot normer för ömsesidig respekt (Holm, 2020).
Definitionen är “…avvikande beteende med låg intensitet med tvetydig avsikt att skada målet, i strid med av arbetsplatsnormer för ömsesidig respekt. Ohövliga beteenden är karakteristiskt oförskämda och oartiga och visar bristande hänsyn till andra” (Andersson & Pearsson, 1999, s.
457). Beteendets kännetecknas även av låg intensitet och att avsikten att skada är oklar (Pearson, Andersson & Wegner, 2001). Andra beskrivningar har också presenterats från exempel Zauderer (2002) men beskrivningen av Andersson och Pearson (1999) är det som oftast citeras för att beskriva beteendet i vetenskaplig forskning (Hutton, 2006). Ohövligt beteende kan till exempel ta sig uttryck i form av att inte hälsa på̊ varandra, exkludera andra från gemenskapen, ställa personliga och inkräktande frågor, otrevlig ton och fientligt
kroppsspråk (Holm, 2020). Det kan också ta sig uttryck genom ryktesspridning om kollegor, inte se till problem, skicka elaka mejl till kollegor, undvika att berömma personal, lämna kontoret rörigt efter sig eller ta beröm för andras arbete (Pearson, Andersson & Porath, 2005).
Ohövligt beteende kan resultera i en negativ påverkan hos den enskilda individen såväl som organisationen (Holm, Torkelson, & Bäckström, 2019). Därav är ohövligt beteende ett aktuellt och viktigt ämne att studera. Denna studie kommer att undersöka ohövligt beteende i en av de vanligaste verksamheterna – kontorsverksamheten.
Teoretisk bakgrund
Bakomliggande faktorer till ohövligt beteende på arbetsplatsen kan grunda sig i
anställningsosäkerhet, organisationsförändringar, höga krav i arbetet och lite socialt stöd från kollegor (Torkelson et al., 2016). Andra potentiella orsaker kan vara nedskärningar, bristfälligt ledarskap, nya teknologiska framsteg, sammanslagningar eller snäva deadlines (Holm et al., 2019). Ohövligt beteende anses ofta som oproblematiskt och ofarligt men forskare menar att beteendet kan leda till många negativa konsekvenser och stora kostnader eftersom fenomenet är vanligt förekommande (Pearson & Porath, 2009). Tidigare forskning visar att ohövliga beteenden kan ge negativa effekter på både individ- och organisationsnivå. På individnivå har flera studier kunnat bevisa att personer som upplever ohövlighet löper större risk att drabbas av psykisk ohälsa (Cortina, Magley, Williams & Langhout, 2001; Lim & Lee, 2011; Torkelson, 2011). Ohövligt beteende kan bland annat innebära en ökad känsla av ångest, depression och minskad självkänsla för den som utsätts (Blau & Andersson, 2005). Det kan även leda till minskad jobbtillfredsställelse och produktivitet samt minskad vilja att stanna i organisationen, minskad prestationsförmåga (Cortina et al., 2001) minskat välbefinnande (Lashinger, Leiter, Day & Gilin, 2009) samt sömnproblem bland arbetare (Holm, Torkelson & Bäckström, 2015).
Ohövligt beteende på en organisatorisk nivå kan innebära försämrad prestation (Estes & Wang, 2008) och förmågan att arbeta tillsammans kan försämras (Blau & Andersson, 2005). Det kan även orsaka hög personalomsättning och vara ett första steg till ett mer aggressivt beteende på arbetsplatsen (Andersson & Pearson, 1999). Ohövligt beteende är nära besläktat med och delvis överlappar andra typer av felaktig behandling såsom mobbning, trakasserier, övergrepp,
oförskämdhet, antisocialt beteende och socialt motarbetande men skiljer sig från dessa eftersom
det har lägre intensitet (Hershcovis, 2011; Martin & Hine, 2005). Ohövlighet återspeglar
arbetsplatsens sociala kultur och dess normer (Leiter, Peck & Gumuchian, 2015) och behöver
nödvändigtvis inte ske systematiskt (Martin & Hine, 2005). Tidigare studier har visat att
ohövlighet utövas av både medarbetare och överordnade på arbetsplatsen (Reio & Sanders-
Reio, 2011). Tidigare studier har även visat att de målgrupper som har störst risk att drabbas av
ohövligt beteende på arbetsplatsen är yngre individer (Leiter, Prince & Lashinger, 2010), kvinnor (Cortina, Kabat-Farr, Leskinen, Huerta & Magley, 2011), etniska minoriteter
(Cortina, 2008) samt personer i lägre maktposition (Pearson & Porath, 2009). En annan grupp som även är mer utsatt är tillfälligt anställda (Holm, Torkelson & Bäckström, 2016). Studier har även visat att målgruppen män (Reio & Ghosh, 2009) samt arbetare i höga maktpositioner (Estes & Wang, 2008; Pearson & Porath, 2009) har en större benägenhet att pådriva ohövligt beteende. Andersson och Person (1999) utformade modellen ohövlighetsspiralen som visar hur ohövligt beteende kan ta form och hur det slutligen kan visa sig. Ohövlighetsspiralen (se Figur 1) beskriver hur ohövliga beteenden sprids som resultat av den sociala processen – att
beteenden mellan individer och grupper sker genom interaktioner och skapar relationer som exempelvis konkurrens, samarbete och konflikt. Spiralen beskrivs i form av hämnd och hävdar att individen vill ge igen för en tidigare oförrätt som sedan kan trappas upp om den inte löser sig under vägen och i värsta fall slutar med fysiskt våld.
Figur 1 . Ohövlighetsspiralen (Anderson & Person, 1999 s. 460)
Torkelson et al. (2016) utförde en enkätstudie i syfte att undersöka hur ohövligt beteende såg
ut på den svenska arbetsmarknaden. Enkäten undersökte antalet personer som upplevt ohövligt
beteende minst 1–2 gånger per år. Resultatet visade att 73% hade blivit utsatta för ohövlighet
från en kollega, 52% hade blivit utsatta från chef och att 66% har vid något tillfälle själv utövat ohövlighet.
Att ohövligt beteende stannar kvar på arbetsplatsen tros bland annat bero på de normer som skapas på arbetsplatsen. Eftersom de som praktiserar ohövligt beteende oftast är män som besitter en position med mycket makt i företaget ger dessa även ut signaler om vilka beteenden som anses rätt och fel på företaget. Detta kan på så sätt bidra till att beteendet sprids i företaget (Torkelson et al., 2016). Torkelson et al. (2019) menar även att bevittnat ohövligt beteende kan resultera i att den som bevittnar det ohövliga beteendet själv utför beteendet, vilket även styrker inlärningsteorin (Bandura, 1977) som Holm et al. (2019) berör. Inlärningsteorin hävdar att personer gör sådant som de observerar hos sina förebilder (Bandura, 1977). Till exempel så kan en person börja utföra ohövligt beteende bara efter att ha sett sin förebild utföra beteendet.
Denna form av inlärning kan ske direkt genom observation eller imitation men även genom att den som bevittnar beteendet ser om beteendet blir uppmuntrat eller inte av andra (Bandura, 1977).
Den vanligaste metoden för att mäta ohövlighet är genom ohövlighetsskalan (Work Incivility Scale, WIS) utvecklat av Cortina et al. (2001). Denna metod har dock ifrågasatts eftersom ohövlighet är ett svårupptäckt fenomen på grund av dess subtila natur (Lim & Lee, 2011). Ohövlighetsskalan har även kritiserats av Hershcovis (2011) som menar att WIS inte fångar upp beteendets avsiktlighet och intensitet eftersom metoden inte mäter den fullständiga konstruktionen av ohövligt beteende. Kritiken mot metoden innebär ett avgörande problem eftersom avsiktlighet och intensitet är huvudkomponenter inom ohövlighet i arbetslivet enligt definitionen av Andersson och Pearsson (1999). Tepper och Henle (2011) påpekar dessutom att normer inom arbetsplatser kan variera mellan varandra beroende på exempelvis bransch eller arbetskultur och bör därför inte generaliseras, vilket medför att det finns en problematik att använda standardiserade undersökningsmetoder. Detta tillsammans antyder att det ännu inte finns en metod som fullständigt fungerar och att fältet är öppet för utveckling av nya mått och förfiningar.
Forskare uppmuntrar att använda sig av andra sätt för att undersöka ohövligt beteende i arbetslivet som exempelvis kvalitativa studier (Robinson, Wang & Kiewits, 2014). Tepper och Henle (2011) föreslår att komplettera aktuell forskning med att be människor beskriva
incidenter som de bevittnat eller gjort. Genom att på detta sätt utsätta dessa rapporter för innehållsanalys kan det fungera som ett första sätt att senare utveckla undersökningsenkäter och upptäcka nya typer av ohövligt beteende som tidigare inte studerats eller identifierats.
Tidigare studier har kunnat påvisa att ohövligt beteende kan orsaka lägre välbefinnande (Lim, Cortina & Magley, 2008) samt ytterligare driva på ohövligt beteende (Gallus, Bunk, Matthews, Barness-Farrell & Magley, 2014).
Flera forskare har rapporterat att ohövligt beteende har ökat i arbetslivet under de senaste åren (Estes & Wang, 2008) och forskning visar att oförmåga att arbeta är vanligt
förekommande (Cortina et al., 2001; Lim et al., 2008; Pearson, Andersson & Porath, 2000).
Forskning inom ämnet ohövligt beteende har fått mer uppmärksamhet hos internationell
forskning och samtida arbetsliv (Cortina, 2008; Lim & Lee, 2011). Utanför Sverige finns det
forskning som sträcker sig tillbaka ungefär 20 år medan det har forskats om i Sverige sedan
ungefär sex år tillbaka. Det finns därför mycket som vi inte vet om ohövligt beteende och inte
minst hur det ser ut i Sverige. Tidigare har det forskats om ohövligt beteende inom branscher
som skola, hotell- och restaurang samt bemanningsbranschen i Sverige. Denna studie kommer
att fokusera på Sveriges kontorsverksamheter.
Syfte
Studiens syfte är att studera ohövligt beteende som individer i kontorsverksamhet upplever, bevittnar eller själva utövat. Studien syftar till att bidra med kunskap om nuvarande typer av ohövligt beteende i samtida arbetsliv och bidra till området genom att komplettera och bekräfta tidigare forskning som utförts inom ämnet. Följande frågeställningar har ställts för att uppfylla studiens syfte:
• Hur vanligt förekommande är ohövligt beteende inom kontorsverksamheter?
• Vilka grupper löper större risk för att utsättas för ohövligt beteende i jämförelse med andra?
• Varför förekommer ohövligt beteende i kontorsverksamheter?
• Vilka yttre och inre faktorer såsom beröm eller glädje kan pådriva ohövlighet på kontorsverksamheter?
• Vilka ohövliga beteenden verkar vara mest förekommande inom kontorsverksamheter?
• Vilken befattning har de som utövar ohövligt beteende inom kontorsverksamheter?
• Hur samtalas det om arbetsklimat på kontorsverksamheter?
Metod
Deltagare
Totalt 51 personer svarade på enkäten varav 33% var män och 67% var kvinnor. Förfrågan distribuerades via mejl som innehöll en länk till enkätstudien. Länken skickades till fyra företag och ett fackförbund. Förfrågan distribuerades även via två sociala medier genom personliga inlägg som var offentliga på hela plattformen. Av de som svarade på enkätundersökningen var 61% mellan åldrarna 18–39 medan 31% var mellan åldrarna 40 och över. Av samtliga deltagare var 76% arbetstagare, 14% tillfälligt anställda och 6% arbetsgivare.
Material
Enkäten bestod av frågor om demografiska variabler samt öppna frågor för att fånga ohövligt beteende som deltagarna antingen upplevt, bevittnat eller själva utövat. Demografiska frågor rörde kön, ålder, arbetsroll, yrkeserfarenhet (i år), arbetsklimat (på en skala mellan 1–5) samt generell förekomst av ohövlighet (på en skala mellan 0–10). Information om ohövligt beteende samlades in genom att ställa öppna frågor där deltagarna fick beskriva vilka beteenden de blivit utsatt för, bevittnat och/eller själva utövat. Andra öppna frågor fördjupade insikten om
arbetsklimat och motverkande av ohövligt beteende. Den kvantitativa data som har tagits fram utifrån enkätstudien har behandlats i statistikprogrammet SPSS.
Procedur
Ett mejl innehållande en länk till enkätstudien skickades till olika företag och fackförbund runt om i Sverige. Enkäten fanns tillgänglig att svara på under totalt 17 dagar. Den tog ungefär 5 minuter att besvara.
Analys
En kvalitativ analys användes för materialet som samlats in från de öppna frågorna från
undersökningen och en kvantitativ analys användes för materialet som samlats in från de slutna
undersökningsfrågorna. Valet av analysmetod för studiens kvalitativa del var tematisk analys
med hjälp av sekreterarstil. De transkriberade enkätsvaren analyserades sedan in i olika teman
som författaren själv skapade. Metoden ansågs mest lämpad för de öppna frågorna eftersom man inte exakt visste vilka teman som skulle formas från studiens början. Den information som samlats in från enkätstudien tolkades endast utifrån vad deltagarna svarat och inte hur deltagarna har svarat eftersom man saknade icke-verbal kommunikation och ville undvika misstolkning.
Efter att den tematiska analysen genomfördes kodades slutligen materialet med hjälp av tematisering. Utifrån den totala empirin formades slutligen 2 teman som sedan presentas i studiens resultat. För att analysera materialets kvantitativa data användes testerna Mann- Whitney U, Envägs-ANOVA, Tukey, Kruskal-Wallis H samt Spearmans Rank-Order Correlation.
Etiska överväganden
För att säkra deltagarnas anonymitet har enskilda data endast varit åtkomligt för studiens
författare innan de sedan har raderats efter sammanställning. I den inledande informationen om enkätstudien informerades deltagarna om de forskningsetiska principer som rekommenderas av Vetenskapsrådet (Vetenskapsrådet [VR], 2020) såsom försäkrad anonymitet, studiens syfte, behandling av data och möjligheten att när som helst avbryta deltagandet.
Resultat
Översikt över ohövlighet på arbetsplatsen
Tabell 1 visar enkätsvaren i procent från frågan om hur vanligt förekommande ohövligt
beteende anses vara på arbetsplatsen. Resultatet visar att ohövligt beteende är ett väldigt vanligt förekommande fenomen inom kontorsverksamheter i Sverige. Endast ungefär en tiondel (8%) upplever att det inte förekommer något ohövligt beteende i någon form på deras arbetsplats.
Nästan en tredjedel angav att ohövlighet är ganska sällan förekommande vilket även var det mest frekventa svaret.
Tabell 1
Procentuell andel av förekomst av ohövligt beteende (N = 51)
Notera. Den högsta andelen svarade ’Ganska sällan’, ’Mycket sällan’, ’Ibland och ’Ganska ofta’ av de sex svarsalternativen som presenterades i enkätundersökningen.
Ohövlighet i förhållande till Kön, Ålder, Yrkeserfarenhet och Befattning I Tabell 2 presenteras fördelningen av svar mellan män och kvinnor, fem åldersgrupper, fyra grupper för yrkeserfarenhet baserat på år samt arbetsgivare, arbetstagare och tillfälligt anställda.
Resultatet i Tabell 2 visar att kvinnor (62%), äldre (100%) samt arbetsgivare (100%) uppgav att
de har blivit utsatta för ohövlighet. Män (35%), äldre (68%) och arbetsgivare (60%) har angett
att de har utsatt andra för ohövligt beteende. För att undersöka skillnader mellan grupper har testerna Mann-Whitney U, Envägs-ANOVA, Tukey samt Kruskal-Wallis H utförts.
Tabell 2
Redovisning av ohövligt beteende mellan kön, åldersgrupper, yrkeserfarenhet och befattningsgrupper i procent (N = 51)
För att undersöka könsskillnader i förekomst av att ha blivit utsatt för ohövlighet gjordes
Mann-Whitney U test. Resultatet visade att kvinnor har en större risk att drabbas utav ohövligt beteende jämfört med män (U = 195.5; p <0.05). Ett till Mann-Whitney U test gjordes för att undersöka skillnader mellan män och kvinnor gällande benägenhet att utöva ohövligt
beteende. Resultatet visade att det inte fanns någon signifikans mellan män och kvinnor gällande benägenhet att utföra ohövligt beteende (U = 163.5; p>0.05). Motiveringen till att Mann-Whitney U test valdes för att undersöka könsskillnader grundar sig i att det är olika antal i de olika könsgrupperna.
När skillnader undersöktes mellan åldersgrupper i fråga om hur mycket man blivit utsatt för
ohövligt beteende gjordes en Envägs-ANOVA. Resultatet visade att det inte fanns några
signifikanta skillnader mellan olika åldersgrupper (F = 2.285; p>0.05)
.När man undersökte skillnader mellan åldersgrupper när det handlar om att utöva ohövligt beteende gjordes en ny Envägs-ANOVA. Resultatet visade att det fanns en signifikant skillnad mellan hur olika åldersgrupper uppgav gällande benägenhet att utöva ohövligt beteende (F = 4.904; p <0.05).
För att undersöka vilka skillnader mellan vilka åldrar som var signifikanta gjordes Tukey test.
Resultatet visade en signifikans mellan åldersgrupperna 18–28 och 51–61, 29–39 och 51–61.
För att undersöka skillnader mellan grupper med olika yrkeserfarenhet i förekomst av att ha blivit utsatt för ohövlighet gjordes en Envägs-ANOVA. Resultatet visade att det inte fanns någon signifikans mellan yrkeserfarenhet och att bli utsatt för ohövligt beteende (F = 2.112;
p>0.05). En Envägs-ANOVA gjordes även för att undersöka yrkeserfarenhet gällande benägenhet att utföra ohövligt beteende. Resultatet visade att det fanns en signifikans mellan grupperna (F = 3.703; p<0.05). För att vidare undersöka skillnaderna mellan vilka
yrkeserfarenhetsgrupper som var signifikanta gjordes Tukey test. Tukey testet visade inget signifikant resultat.
För att undersöka befattningsgrupper gällande att ha blivit utsatt för ohövligt beteende gjordes Kruskal-Wallis H test. Resultatet visade att det inte fanns någon signifikant skillnad mellan befattningsgrupper gällande att utsättas för ohövlig beteende (H = 5.251; p>0.05). För att undersöka befattningsgrupper gällande benägenhet att utföra ohövligt beteende gjordes ett nytt Kruskal-Wallis H test. Resultatet visade att det inte heller fanns någon signifikans mellan befattningsgrupper gällande benägenhet att utföra ohövligt beteende (H = 2.992; p>0.05).
Motiveringen till att använda sig av det icke-parametriskt testet Kruskal-Wallis H grundar sig i att det är olika antal i de olika befattningsgrupperna.
Ohövlighet i förhållande till Stress, Trivsamhet, Struktur och Trygghet
Den procentuella föredelningen av stressnivåer, trivsamhetsnivåer, upplevd struktur och
trygghet visas i Tabell 3.
Tabell 3
Procentuell andel mellan stressnivåer, trivsamhetsnivåer, upplevd struktur och trygghet till ohövligt beteende (N = 51)
Notera: Den högsta andelen svarade ’Varken eller’ under kategorin Stress (20%), ’Ganska trevligt’ under kategorin Trivsamhet (17,7%), ’Ganska strukturerat’ under kategorin Struktur (17,7%) och ’Ganska tryggt’
under kategorin Trygghet (17,6%).