Servicenämnden Delårsrapport

(1)

Delårsrapport

Servicenämnden

Januari - Augusti 2019

(2)

V

(3)

Bilagor

Bilaga 1: Resultaträkning per avdelning och totalt Bilaga 2: Objektsgodkända investeringar

(4)

Servicenämnden har tagit fram 20 nämndsmål för 2019. Nämndsmålen är långsiktiga till sin karaktär, men följs upp och bedöms årligen. Nämnden följer upp samtliga mål i delårsrapporten, för att få en indikation på hur arbetet går. Dock görs flera av underlagsmätningarna inte förrän inför årsanalysen. Det gör att bedömningen för några av målen är preliminär för helåret. Detta redovisas i analysen.

Uppföljningen visar att 16 nämndsmål bedöms kommer att uppnås under året samt att 4 nämndsmål bedöms delvis kommer att uppnås under året.

Exempel på god måluppfyllelse är under målområde 4 En öppen stad, nämndsmålet Servicenämnden ska öka tillgängligheten till Malmö stads verksamheter genom professionell hantering av medborgarkontakter som präglas av bra bemötande och god service. Uppföljning av indikatorn kopplat till kontaktcenter visar på gott resultat. Andel inkommande samtal där kontaktcenter direkt besvarar uppringarens frågor ligger högt över målvärdet.

Under målområde 8 En ekologiskt hållbar stad, visar uppföljningen att nämnden inte bedöms nå målvärdet angående andel miljöcertifierade byggnader av det totala fastighetsbeståndet.

Servicenämnden har en omsättning till och med 31 augusti på 2 214 mnkr och ett positivt resultat på 64 mnkr för perioden januari-augusti. Den största positiva avvikelsen finns på stadsfastigheter (+51 mnkr) och förklaras framförallt av överskott på finansnetto, utdelning i konkurs samt lägre kostnader för

uppvärmning och snö- och halkbekämpning då årets första månader varit varmare än ett normalår. Övriga avdelningar har mindre resultatavvikelser för perioden.

Servicenämnden visar i ekonomisk prognos per 31 augusti en helårsprognos som är + 38 mnkr (Ekonomisk prognos april, +12 mnkr) i förhållande till budget. Detta består av ett överskott på

stadsfastigheter på +30 mnkr, kommunteknik +4,5 mnkr och ledning på +3,5 mnkr. Skolrestauranger och kommuntjänster har en prognos som är lika med budget.

Det är framförallt två större poster som utgör skillnaden till att helårsprognosen är lägre än resultatet för perioden. Dels förväntade kostnader för kommande rivningar av befintliga byggnader för att möjliggöra nybyggnation och dels kostnader för fastighetsunderhåll, vilket är svårt att göra en rättvisande periodiserad budget för.

Servicenämndens prognos för årets investeringar är 1 648 mnkr vilket är 650 mnkr lägre än beslutad investeringsram för 2019.

(5)

Servicenämnden har tagit fram nämndsmål som visar på hur nämnden ska bidra till

kommunfullmäktigemålens uppfyllelse. Nämndsmålen beskriver det resultat som nämnden förväntar sig av förvaltningen. Avsnittet om målen är indelat efter kommunfullmäktigemålen. Här rapporteras även arbetet med de uppdrag som kommunfullmäktige lämnat till servicenämnden i samband med budget 2019, även om slutrapportering sker till årsanalysen.

Hur går uppföljningen till?

Uppföljningen startar med att verksamheten under året successivt följer upp de aktiviteter som planerats för att uppnå åtagandet. Åtaganden och nämndsmål följs upp vid två tillfällen om året: vid delårsrapport och vid årsanalysen.

Nämndsmålen är alla fleråriga till sin karaktär, men dess måluppfyllelse bedöms årsvis, baserat på årets resultat. I analysen av nämndsmålen besvaras frågorna:

• Hur gick det?

• Varför blev det så?

• Hur påverkar utfallet verksamhetens fortsatta arbete?

Gemensamt arbete i de tekniska nämnderna

De tekniska nämnderna och förvaltningarna (miljöförvaltningen, stadsbyggnadsförvaltningen, fastighets- och gatukontoret och serviceförvaltningen) driver sedan 2014 ett samarbete för att utveckla processen med de gemensamma målen och hitta gemensamma förbättringsområden. Under 2019 har samarbetet fortsatt handlat om att samordna målarbetet, men också om att gemensamt förbereda förvaltningarna och nämnderna inför den nya budgetprocessen och målarbetet nästa mandatperiod. I måluppföljningen har det skett en samverkan kring hur de gemensamma åtagandena följs upp och vilket resultat de för med sig.

Generell information om serviceförvaltningens kundundersökningar Stadsfastigheter

Stadsfastigheter gör kundundersökningar, växelvis vartannat år, av fastighetsförvaltning och

byggproduktion. De år undersökningen inte görs arbetar stadsfastigheter med de förbättringsåtgärder som identifierats via undersökningen. Genom att göra kundundersökningar får stadsfastigheter en systematik i det kundorienterade förbättringsarbetet och ett kunskapsbaserat underlag för prioriteringar i arbetet.

För att kunna jämföra resultaten mellan åren görs undersökningarna med samma metod och frågeunderlag varje år. Vid behov görs mindre revideringar. Under 2020 kommer en större utvärdering av formen för kundundersökningen av byggproduktion genomföras i syfte att ge både oss och beställande

förvaltningarna ett bra underlag till gemensamt förbättringsarbete.

Skolrestauranger

Skolrestauranger genomförde 2018 ett mindre antal kundundersökningar om skolmaten riktad till beställarna. Syftet var att mäta beställarnas upplevelse av skolmaten, måltidsmiljön och den service som skolrestauranger levererar. Under 2019 kommer avdelningen att arbeta med resultatet av undersökningen för att utveckla verksamheten.

Kommunteknik

Kommunteknik genomför en intervjubaserad undersökning för att mäta beställaren fastighet- och gatukontoret nöjdhet kopplat till nämndsmålet Servicenämnden ska genom en lyhörd och ansvarsfull relation till beställarnämnderna bidra till en ren, grön och attraktiv stad.

Kommuntjänster

Flera verksamheter inom kommuntjänster genomför kundundersökningar; HR-service, IT-service och Kontaktcenter.

(6)

HR-service genomför en årlig mätning som skickas till samtliga som har ringt HR-supportens chefslinje under en vald period. Enkäten tas fram i samarbete med stadskontoret. Enkäten mäter bemötande och kvalitet i hanteringen av ärendet.

IT-service mäter kundnöjdhet genom att automatiskt skicka ut en förfrågan om feedback på stängda ärenden. Anmälaren får följande fråga: ”Hur upplevde du kontakten med oss i det här ärendet?” och uppmanas att ge feedback på lösningen och bemötandet med ett betyg från 1 till 5, där 5 är högst.

Kontaktcenter använder ett system som slumpvis skickar en enkät till medborgarna efter avslutat samtal som uppmanar till att sätta betyg på följande parametrar; svarstid, engagemang, kunskap, uppklarning, generell nöjdhet och enkelhet. Betygsskalan är 1-5, där 5 är högst. Statistik publiceras veckovis och individuella samtal med medarbetarna sker månadsvis. Resultatet används till både enskilda mål samt gruppmål.

Bedömning av måluppfyllelse görs enligt nedan:

Uppföljningen visar att målet, målvärdet eller bedömningskriteriet är uppnått eller kommer att uppnås under året

Uppföljningen visar att målet, målvärdet eller bedömningskriteriet är delvis uppnått eller kommer att delvis uppnås under året

Uppföljningen visar att målet, målvärdet eller bedömningskriteriet inte kommer att uppnås under året Uppföljningen kan ännu inte göras, på grund av att det inte finns tillgänglig data.

Värden i tabeller som visas inom parentes indikerar könsuppdelade mått där flickor alternativt kvinnor visas först följt av pojkar alternativt män. Värden utan parentes visar totala värdet.

(7)

(8)

Uppföljningen visar att målet kommer att delvis uppnås under året.

Servicenämnden kan bidra till att göra Malmö till en mer socialt hållbar stad. Under 2019 kommer fokus att ligga på att börja integrera arbetet med Agenda 2030 i verksamheterna. Genom att lyfta fram ett särskilt nämndsmål ger nämnden tyngd åt ambitionerna att servicenämnden genom sitt agerande kan stödja kärnverksamheterna i sina uppdrag att öka den sociala hållbarheten.

Hur gick det?

Malmö stad har en lång tradition och erfarenhet att arbeta med alla tre dimensioner av hållbarhet:

miljömässigt, ekonomiskt och socialt. Arbetet i serviceförvaltningen med social hållbarhet påbörjades redan under 2013 när resultatet av Malmökommissionen implementerades i staden.

Ett viktigt steg i Malmö stads arbete är att omvandla FN:s globala hållbarhetsmål till lokala mål. Efter kommunfullmäktiges beslut 2017 om att Agenda 2030 ska vara ledstjärna för Malmö stads verksamhet. En förändring till budget 2020 är att Agenda 2030 ska in i ordinarie styr- och ledningssystemet.

Stadskontoret samordnar arbetet med globala målen och har gett information om att arbetet med de fem utvecklingsprocesserna kommer att intensifieras under hösten. Under hösten 2019 kommer

serviceförvaltningen därför att bjuda in medarbetarna till en workshop med temat som är kopplat till implementeringen av de fem utvecklingsprocesserna.

Varför blev det så?

Förvaltningen avvaktar besked från stadskontoret för att tillsammans med övriga representanter från stadens förvaltningar och bolag arbeta vidare med de globala målen.

Hur påverkar utfallet verksamhetens fortsatta arbete?

Serviceförvaltningen anser att det är oerhört viktigt att staden har samsyn i hur arbetet ska fortskrida med de Globala målen. Det fortsatta arbetet kommer att underlättas av att Agenda 2030 har implementerats i ordinarie styr- och ledningssystem.

(9)

Uppföljningen visar att målet kommer att uppnås under året.

Genom att ställa sociala krav på de tjänsteleverantörer som staden anlitar kan servicenämnden och därmed Malmö stad bidra till att förbättra arbetsvillkor samt öka sysselsättningen på arbetsmarknaden i Malmö.

Hur gick det?

I samtliga stadsfastigheters tjänsteupphandlingar för större om-, till- och nybyggnationer ställs krav som förbättrar sociala villkor för arbetstagare. Uppföljning visar att målvärdet kommer nås under året. De krav som ställs är till exempel att leverantören är registrerad som arbetsgivare, betalar skatter och

arbetsgivaravgifter och att det finns personalliggare på arbetsplatsen. Dessa krav syftar till att motverka social dumpning och svart arbetskraft. Att leverantörerna uppfyller kraven kontrolleras av stadsfastigheter innan avtal tecknas. Säkerställande görs bland annat genom kontroll hos Upplysningscentralen och Skatteverket. Det åligger sedan anlitad leverantör, enligt avtal, att ställa motsvarande krav på sociala villkor på sina underleverantörer.

En gynnsam dialog inom staden och på nationell nivå, i kombination med ett gott engagemang och intresse från verksamheterna, har bidragit till att arbetet gått framåt.

Stadsfastigheter kommer att fortsätta delta i och bevaka det pågående arbetet, på lokal och central nivå inom staden samt på nationell nivå.

Nämndsmålet bidrar till stadens arbete med att sänka försörjningsstödet och öka andelen Malmöbor som

(10)

får tillgång till arbetsmarknaden. Målgruppen för Malmö stads huvudsakliga arbetsmarknadsarbete är arbetslösa malmöbor med försörjningsstöd samt ungdomar under 25 år.

Hur gick det?

Nämnden gör bedömningen att målet kommer att uppnås för året. Under året har serviceförvaltningens arbete med arbetsmarknadsfrågorna svävat i viss ovisshet om hur inbromsningen av antal personer i arbetsmarknadsinsatser kan komma att påverka förvaltningen. Serviceförvaltningen har sen 2018 byggt upp en verksamhet kring extratjänsterna i form av trygghetspatruller där det finns 65 platser fördelade i sju arbetslag.

Fram till halvårsskiftet har många av serviceförvaltningens erbjudna platser stått obemannade då inga personer har förmedlats från arbetsmarknads- och socialförvaltningen. Nu har arbetet återupptagits med matchningen av deltagare och därmed har serviceförvaltningen kunnat behålla de erbjudna platserna.

Inom arbetsmarknadsområdet samarbetar serviceförvaltningen med andra förvaltningar, vanligtvis med fastighets- och gatukontoret och arbetsmarknads- och socialförvaltningen. Serviceförvaltningen har ett brett spektrum av arbetsplatser och arbetsuppgifter som ofta kan vara en bra väg in i arbetslivet.

Nämnden har lång erfarenhet av att driva arbetsmarknadsinsatser och praktiksamordnaren stödjer avdelningarna i arbetet att skapa praktik- samt arbetsträningsplatser. Detta har med åren inneburit att det finns etablerade rutiner för förvaltningen. Även samarbeten med andra nämnder har historiskt sett varit positiva och detta kommer att fortsätta. Trygghetspatrullerna där fastighets- och gatukontoret,

arbetsmarknads- och socialförvaltningen samt serviceförvaltningen samarbetar är ett exempel på detta.

För att serviceförvaltningens platser fortsatt ska vara aktuella bör de målgruppsanpassas. Den senaste mandatperioden har arbetsmarknadsinsatser haft målgruppen personer med försörjningsstöd och ungdomar under 25 år. Här kan förvaltningen utvärdera sitt arbete och erbjudna platser för att möta stadens framtida behov. När serviceförvaltningen tar emot en praktikant eller en person som behöver arbetsträna bör individen värderas utifrån sina individuella förutsättningar varav individens utveckling bör ligga som första prioritet.

Finansieringen av arbetsmarknadsfrågan i dagsläget osäker. Detta är särskilt märkbart när det kommer till finansieringen av trygghetspatrullerna 2020. Om det kommer bli en avveckling måste den påbörjas redan under hösten 2019. Insatsen extratjänster kräver dessutom lokaler och arbetsledare varför förvaltningen behöver framförhållning för att kunna säkerställa kvalité i utförandet.

(11)

Uppföljningen visar att målet kommer att uppnås för året.

Bra skolmat är en bidragande faktor till att ge barn och unga jämlika förutsättningar att utveckla sin fulla potential i skolan. Maten ger förutsättningar för att eleverna ska kunna medverka optimalt i skolarbetet.

Hur gick det?

Skolrestauranger genomför en utvecklings- och förändringsresa i två delar. Fokus för den första delen är organisation, roller, bemanning och en förändrad organisation startade hösten 2018. Under våren 2019 har uppföljning och utvärdering av arbetet hittills genomförts. Över lag är medarbetarna nöjda med arbetet hittills. Fokus för den andra delen av arbetet är matkvaliteten, service/bemötande och måltidsupplevelse och kommer att genomföras som ett kvalitetsprojekt under hösten. För skolrestauranger har den första delen av utvecklings- och förändringsresan varit viktig för att få en bättre sammansättning av

kompetensen i restaurangerna.

Dialogen med samtliga beställare är god och ett flertal samarbetsprojekt pågår för att öka nöjdheten med både skolmaten och måltidsmiljön. Ett exempel är att grundskoleförvaltningens kontaktperson har varit delaktig i planeringen av kvalitetsprojektet.

Löpande kommer synpunkter från matgäster och deras anhöriga på skolrestaurangernas menyer, bland annat om växtbaserade rätter. Ett aktivt arbete pågår ständigt i skolrestauranger för att balansera skollagens krav på näringsriktig mat, stadens miljöpolicy och matgästernas önskemål om maträtter.

För att fortsättningsvis kunna fokusera på kvalitetsarbetet var första delen av utvecklings- och förändringsresan avgörande för att lägga grunden för det fortsatta arbetet. Ett omsorgsfullt men tidskrävande arbete kring organisation och bemanning har sannolikt bidragit till engagemang och nyfikenhet inför kvalitetsarbetet.

Den lägre ätandefrekvensen i gymnasieskolorna är kopplad till en omfattande ombyggnad på en stor gymnasieskola vilket påverkat elevernas val av lunchrestaurang under hela läsåret 2018–2019. Även

(12)

elevernas praktikperioder påverkar ätandefrekvensen.

Med ökad trivsel ökar engagemanget på jobbet och detta ökar medarbetarnas möjlighet att bidra till bra skolmat och den bästa måltidsupplevelsen för matgästerna. Arbetet fortsätter inom ramen för

kvalitetsprojektet som startar med workshops för alla medarbetare under hösten.

Ett aktivt arbete pågår ständigt i skolrestauranger för att balansera skollagens krav på näringsriktig mat, stadens miljöpolicy och matgästernas önskemål om maträtter. Lagkravet på näringsriktig mat baseras på nordiska näringsrekommendationer och livsmedelsverkets riktlinjer bland annat avseende mängden rött kött och charkprodukter. Detta hänger väl samman med stadens miljöpolicy men kan komma att stå i konflikt med matgästernas nöjdhet med maträtternas innehåll. Skolrestauranger fortsätter att öka

kunskaperna om hur mat och miljö hänger samman och satsar under hösten på interna utbildningar inom ämnet för chefer och specialister. Nästa utbildningssteg blir för restaurangkoordinatorer.

Nämndsmålet syftar till att möta förvaltningarnas efterfrågan på verksamhetsanpassade lokaler av hög kvalitet och en god utemiljö i anslutning till lokalerna. Bra lokaler i form av god planering i utformning och utförande samt god förvaltning bidrar till att skapa trygga och bra förutsättningar där barn och unga

(13)

kan utvecklas. Tillsammans med övriga berörda nämnder ger servicenämnden stöd i skapandet av förutsättningar för att Malmös barn och unga ska ha trygga och jämlika förhållande för att utveckla sin fulla potential.

Hur gick det?

Det finns ett fortsatt stort behov av nya platser i grundskolan, vilket i hög grad påverkar förvaltningens arbete. De nya platserna skapas både genom nyproduktion och om- eller tillbyggnader i befintliga lokaler.

Uppföljningen visar att målvärdet både för grundskoleplatser och förskoleplatser kommer att kunna nås för året.

Vid analys av 2018 års kundundersökningen för fastighetsförvaltning valdes förbättringsområdena kommunikation, information, felanmälan och utemiljö. Ett gemensamt arbete pågår inom

fastighetsförvaltningsenheten och olika förbättringsförslag är planerade och genomförda, målindikatorn att genomföra fyra förbättringsförslag kommer därmed nås.

Utöver detta arbetar stadsfastigheter bland annat med att utveckla och tydliggöra rutiner kring beställningsprocessen och att utveckla en modell för långsiktig samplanering av fastighetsåtgärder.

Stadsfastigheter har tillsammans med grundskoleförvaltningen påbörjat ett arbete med att utveckla arbetssättet avseende överlämnande, till grundskoleförvaltningen, av nybyggda skolor.

Stadsfastigheter jobbar aktivt med att utveckla relationen och dialogen med våra beställare. Det är viktigt att prata om förväntningar som finns på varandra. Det krävs ett gemensamt ansvarstagande för att kunna förbättra.

Översiktsplanens målsättning om att förtäta staden gör att olika ambitioner och kommunala krav ställs mot varandra. Det är inte alltid enkelt att förena olika kommunala krav i ett specifikt projekt, till exempel miljö-och energikrav, grönytefaktor, lekvärdesfaktor eller buller. Dessutom ställs krav på att vara

kostnadseffektiv. Utmaningen ligger i att samordna och balansera det som är möjligt att genomföra i relation till det överordnade målet. Ur ett Malmö stad-perspektiv är det inte självklart vilka behov som ska väga tyngst och vilka som ska få företräde. Förtätningen är också svår att matcha mot kraven som ställs på utemiljön på förskolor och skolor, eftersom det finns få tomter i tillräcklig storlek i de centrala delarna av staden.

Förvaltningen fortsätter arbetet med att utveckla relation och dialog med våra beställare och att göra kundundersökningar av fastighetsförvaltning och byggproduktion. Detta görs i ett samspel med beställande förvaltningar, där förståelse för varandras uppdrag, ansvarsområden och roller är en framgångsfaktor. Genom processbaserad verksamhetsutveckling, med utgångspunkt i kundens behov, arbetar förvaltningen med att standardisera arbetssätt och effektivisera användningen av medarbetarnas tid.

(14)

Uppföljningen visar att målet kommer att uppnås för året.

Servicenämnden ska implementera Utvecklingsplan för barnets rättigheter i Malmö stad och skapa hållbar struktur för systematiserat och integrerat barnrättsarbete.

Hur gick det?

Serviceförvaltningen har arbetat aktivt med Utvecklingsplanen för arbetet med barns rättigheter genom kontinuerliga kunskaps- och kompetenshöjande insatser kring barnets rättigheter för chefer och

medarbetare. Förvaltningens samordnare har genomfört interna utbildningar och kommer under hösten att utbilda alla ledningsgrupper inom förvaltningen om barnrätt och Barnkonventionen som blir svensk lag 1 januari 2020. Under perioden har serviceförvaltningens nätverk för barnets rättigheter haft en halv utbildningsdag med en extern konsult. Syftet med dagen var att få kompetensutveckling om

barnkonventionen och att få vägledning och stöd hur förvaltningen ska arbeta vidare med implementeringen av Utvecklingsplan för arbetet med barnets rättigheter i Malmö stad.

Serviceförvaltningen har fått i uppdrag av stadskontoret att genomlysa förvaltningens

verksamhetsområden utifrån rättigheterna i FN:s konvention om barnets rättigheter. Syftet är att få en överblick över hur Malmö stad uppfyller rättigheterna i konventionen, följa utvecklingen över tid och skapa en grund för prioriteringar och vidareutveckling av arbetet.

(15)

Servicenämnden ska beakta ett barnrätts-, jämställdhets- och antidiskrimineringsperspektiv gällande beslut, planering, genomförande, uppföljning och utveckling av verksamhet. Inför att Barnkonventionen blir lag 2020 har serviceförvaltningen identifierat två verksamheter som behöver se över sina rutiner kopplat till barnrätt: Serviceresor samt Byggprojektenheten. Serviceresor ansvarar för kommunens färdtjänstutredning och utförandet av serviceresor. Byggprojektenheten inom stadsfastigheter som har i uppdrag att bygga om och bygga nytt när det gäller Malmö stads förskolor, skolor, kultur- och fritidsanläggningar.

Serviceförvaltningen har lagt mycket fokus på kompetenshöjande insatser på olika nivåer. Förvaltningen har haft fokus på att bryta ner Utvecklingsplanen för arbetet med barnets rättigheter för att göra arbete mer begripligt, hanterbart och uppföljningsbart.

Serviceförvaltningen kommer att fortsätta med arbetet för att kunna genomföra de planerade åtaganden för 2019.

Servicenämndens mål strävar mot en systematisering av det förebyggande jämställdhets- och antidiskrimineringsarbetet.

Hur gick det?

Uppföljningen av indikatorerna sker inför årsanalysen. En försiktig bedömning görs därför, baserat på arbetet med åtagandena.

Utbildning/kompetensinsatser är inplanerade och/eller genomförda på alla avdelningar.

Förvaltningen har arbetat systematiskt med att göra jämställdhetsarbete- och antidiskrimineringsarbete till en del av löpande verksamhet under ett par år.

Hur påverkar utfallet verksamhetens fortsatta arbete under 2019 och framåt?

Med en relativt stabil måluppfyllnad blir det tydligt att systematiken ökar i och med att säkerheten inom frågorna blir större, ett arbete som behöver fortsätta i syfte att integrera frågorna ytterligare. Under hösten

(16)

kommer arbetet att fokusera på hur jämställdhet och antidiskriminering kan integreras i den nya budget och uppföljningsprocessen.

Medborgarkontakter är regelbundet förekommande i flera av serviceförvaltningens verksamheter. Därför kan förvaltningen bidra till kommunfullmäktiges mål genom goda kontakter som tar sin utgångspunkt i förståelse för Malmöbornas varierande behov och förutsättningar.

Hur gick det?

Nämndsmålet följs upp med två indikatorer där det finns resultat på den ena. Kontaktcenter ger svar i telefon på 55% av de inkomna ärendena, målvärdet var satt till 40%.

Om analysen ser till antalet besvarade ärenden via samtliga av kontaktcenters kanaler ligger den siffran på 59% för perioden. Kontaktcenter möter och besvarar medborgare även via mejl och sociala medier.

Kontaktcenter genomför därtill en löpande kundundersökning av malmöbornas upplevelse av uppklarningen där totalt upplever 73% att de har fått svar på sin fråga.

Att införa ett kommungemensamt kontaktcenter är ett stort steg mot en ny och mer effektiv hantering av medborgarkontakter och innebär en ökad möjlighet till att leverera god och likvärdig service. Alla anställda på kontaktcenter får ett gediget utbildningsprogram som behandlar en rad faktaområden utöver kunskap om Malmö stad och dess organisation.

Kontaktcenter kommer fortsätta utveckla sina arbetssätt och systemstöd med stöd och hjälp från resten av Malmö stads förvaltningar. Under hösten kommer fler medarbetare att rekryteras samt att arbetet med rutiner, kvalitet och samarbete fortsätter.

(17)

Nöjda färdtjänstkunder som upplever god service, tillgänglighet och gott bemötande kan bidra till att målgruppen stärks i sina förutsättningar för en meningsfull tillvaro.

Hur gick det?

Uppföljningen av indikatorerna sker inför årsanalysen. En försiktig bedömning görs därför, baserat på arbetet med åtagandena.

Den 1 februari övergick alla färdtjänstresor med specialtransporter i Malmö stads regi. Detta har lett till att malmöbor som reser med specialtransporter inte kan erbjudas resor i den utsträckning som efterfrågas på grund utav fordonsbrist som kommer sig av en högre efterfrågan än beräknat. Detta kan komma att påverka indikatorn rörande nöjdhet som ska genomföras under hösten.

Verksamheterna inom färdtjänsten arbetar på enligt plan. De aktiviteterna som startat kommer fortlöpa under året. De aktiviteter som berör det nya personbilsavtalet har inte påbörjats på grund av överklagan av upphandlingen.

Under hösten ska ett antal åtgärder vidtas för att skapa större tillgänglighet och komma till rätta med den fordonsbrist som funnits inledningsvis under året hos verksamheten specialtransporter. Bland annat kommer verksamheten att analysera hur resenärer reser, öka dialogen med förvaltningarna och se över resursplaneringen.

Upphandlingen av nytt personbilsavtal är överklagat och när det är på plats kommer det ha stor påverkan på verksamheten serviceresor. I det nya personbilsavtalet kommer det vara tydligare fokus på uppföljning av de externa utförarnas leverans, med större möjlighet att hantera exempelvis bristande bemötande från chaufförerna. Detta kommer också påverka verksamhetens interna processer.

(18)

Nämndsmålet syftar till att skapa förutsättningar för en meningsfull tillvaro med inflytande över sin vardag för de Malmöbor som bor på särskilda boenden och LSS-boenden. Nämndsmålet syftar även till att möta förvaltningarnas efterfrågan på verksamhetsanpassade lokaler av hög kvalitet och en god utemiljö i anslutning till lokalerna. Bra lokaler i form av god planering i utformning och utförande samt god förvaltning bidrar till att skapa förutsättningar för att bidra till en god och meningsfull tillvaro.

Hur gick det?

Vid analys av 2018 års kundundersökning för fastighetsförvaltning valdes förbättringsområdena kommunikation, information, felanmälan och utemiljö. Ett gemensamt arbete pågår inom

Utöver detta arbetar stadsfastigheter med att i dialog med funktionsstödsförvaltningen och hälsa, - vård och omsorgsförvaltningen utveckla våra kommunikationsplaner och tillsammans ta fram gemensamma gränsdragningslistor.

Arbetet med att tillgänglighetsanpassa utemiljön på LSS-boenden och äldreboenden utifrån brukarnas, personalens och anhörigas delaktighet och inflytande pågår inom projektet Gröna boenden. De fyra boenden som medverkar i projektet 2019 har prioriterats och målvärdet att tillgänglighetsanpassa fyra boenden per år kommer därmed uppnås.

Syftet med projektet är att brukarna i högre utsträckning ska vara i och använda boendets trädgård. En långsiktig projektledarresurs har anställts och arbetar efter den framtagna projektplanen. Intervjuer har hållits med sektionschefer, brukare och personal på boenden för att få kunskap om målgruppen och deras behov (brukarna), hur utemiljön används idag och vilka önskemål som finns. Utemiljön har även

inventerats. Med intervjuer och inventering som underlag har illustrationsplaner och kostnadsförslag börjat tas fram. Anläggning av den nya utemiljön planeras till hösten 2019.

Under hösten är möten och workshops inplanerade med funktionsstödsförvaltningen för att vi gemensamt ska fördjupa oss i faktorer som är kostnadsdrivande i byggnation av LSS-boenden. En kundundersökning av byggproduktion gjordes 2017 och "beställning av projekt" och "gemensam servicenivå till kund" valdes ut som förbättringsområden. Arbetet med förbättringsområdena pågår, internt med målet att möta våra beställande förvaltningar på ett likartat sätt och externt via de löpande strategiska möten med beställande förvaltning som stadsfastigheter deltar i. Våren 2019 gjordes en ny kundundersökning av byggproduktion. Stadsfastigheter kommer löpande arbeta med resultatet av undersökningarna, bland annat i olika redan befintliga mötesforum.

(19)

Stadsfastigheter jobbar aktivt med att utveckla relationen och dialogen med våra beställare. Det är viktigt att prata om förväntningar som finns på varandra. Det krävs ett gemensamt ansvarstagande för att kunna förbättra.

En framgångsfaktor i projektet Gröna boenden är anställningen av en projektledare samt att det finns en reviderad projektplan och urvalslista med aktuella objekt att arbeta efter.

Förvaltningen fortsätter arbetet med att utveckla relationen och dialogen med våra beställare och att göra kundundersökningar av fastighetsförvaltning och byggproduktion. Detta görs i ett samspel med

beställande förvaltningar, där förståelse för varandras uppdrag, ansvarsområden och roller är en framgångsfaktor. Genom processbaserad verksamhetsutveckling, med utgångspunkt i kundens behov, arbetar förvaltningen med att standardisera arbetssätt och effektivisera användningen av medarbetarnas tid.

(20)

Nämndsmålet syftar till att alla ska känna sig trygga i stadens offentliga rum. Servicenämndens möjligheter att arbeta med trygghet i de offentliga rummen är genom utformning av fysiska miljöer – både byggnader och grönska – samt genom en god drift och skötsel.

Hur gick det?

Kostnader för skadegörelse, brandskador och stöldskador fortsätter att minska. Även antalet

felanmälningar gällande skadegörelse har minskat. Förvaltningen har fortsatt vara konsekventa i arbetet, uppdaterade kring våra objekt och verksamheterna, ha en god omvärldsbevakning, genomföra åtgärder och ha en god dialog med berörda parter och kunder.

Under 2019 kommer förvaltningen fortsätta arbetet med att anpassa utemiljön på skolorna för att styra flödet av människor och skapa insyn från allmänheten. På så sätt minskas tillhåll, nedskräpning och skadegörelse. Radardetektion har installerats på tre utomhusbad för att kunna larma när obehöriga är inne på baden efter verksamhetstid, för att förebygga drunkning och olaga intrång. Stadsfastigheter har även tagit fram säkerhetsinformation om vad som är viktigt ur ett fastighetsperspektiv till de

kulturverksamheter som har evenemang i våra fastigheter för att förebygga skadegörelse och inbrott.

Förvaltningen fortsätter att strategiskt och operativt utveckla vårt brand- och säkerhetsarbete (SBA) och deltar bland annat i det kommunövergripande arbetet med framtagande av styrdokument samt upprättar och säkerställer arbetssätt och dokumentation avseende SBA i driftprocessen utifrån ett byggnadsägare- perspektiv. Stadsfastigheter arbetar med att ta fram säkerhetsinformation i samverkan med

Räddningstjänsten syd och Polisen och ser över ägarskapet av brandanläggningar på skolor och förskolor.

En checklista för SBA som ska vara ett stöd för våra funktionsentreprenörer är framtagen. Checklistan ska testas och utvecklas under hösten. I den nya versionen av projekteringsanvisningarna finns ett säkerställt avsnitt om brand och säkerhet.

Förvaltningen har ett uppdrag att badbevaka ett antal av stadens stränder. Statistiken på tillbud på badstränder är relativt hög. Detta problem delas med andra kommuner i Sverige men kommunteknik upplever att det råder mindre incidenter på de badstränder som bevakas av badpersonal.

Serviceförvaltningen har under en tid arbetat strategiskt med säkerhet i våra fastigheter och slutsatsen är att den potential för förbättringar som verksamheten identifierat genom tidigare års analyser samt åtgärder som genomförts har fått effekt i verksamheten. En god dialog och höjd kunskap och kompetens om hur verksamheterna kan bidra i det förebyggande arbetet är en nyckelfaktor.

Förvaltningen kommer att fortsätta det arbete som pågår kopplat till att minska kostnader och vidta både förebyggande och reaktiva åtgärder kopplat till skadegörelse.

Nämndens bidrag till kommunfullmäktigemålet kommer under året att fokusera på perspektivet trygghet.

Under kommande år bör nämnden finna arbetssätt att även integrera jämställd och tillgänglig på ett tydligare sätt.

(21)

Nämndsmålet syftar till att utveckla samarbetet med de beställande nämnderna. Fokus är att Malmöbon ska kunna utvecklas och stärkas med hjälp av en meningsfull fritid och kultur. Nämndsmålet syftar även till att möta förvaltningarnas efterfrågan på verksamhetsanpassade lokaler av hög kvalitet och en god utemiljö i anslutning till lokalerna. Bra lokaler i form av god planering i utformning och utförande samt god förvaltning bidrar till att skapa förutsättningar där Malmöbor vuxna som barn och unga kan utvecklas.

Hur gick det?

Vid analys av 2018 års kundundersökningen för fastighetsförvaltning valdes förbättringsområdena kommunikation, information, felanmälan och utemiljö. Ett gemensamt arbete pågår inom

Utöver detta arbetar stadsfastigheter bland annat med att tillsammans med beställande förvaltningar ta fram en modell för långsiktig samplanering av fastigheternas utveckling. Målet är att planera det långsiktiga underhållet resurssmart genom att ha en samsyn på objektets framtida utveckling.

För att kunna säkerställa en god leverans till våra kunder har befintliga beställningsrutiner setts över och stadsfastigheter arbetar med rutiner till "en väg in" för att beställningar lättare ska kunna följas upp. Möten är bokade med fritidsförvaltningen och kulturförvaltningen under hösten.

Ett arbete med att kvalitetssäkra underlaget inför en ny avtalsperiod med fritidsförvaltningen avseende skötsel av biytor pågår. En dialog är även påbörjad med fritidsförvaltningen om att gemensamt se över vilka ytor som kan ställas om från rena gräsmattor till ytor för ökad biodiversitet (biologisk mångfald).

En kundundersökning av byggproduktion gjordes 2017 och "beställning av projekt" och "gemensam servicenivå till kund" valdes ut som förbättringsområden. Arbetet med förbättringsområdena pågår,

(22)

internt med målet att möta beställande förvaltningar på ett likartat sätt och externt via de löpande strategiska möten med beställande förvaltning som stadsfastigheter deltar i. Våren 2019 gjordes en ny kundundersökning av byggproduktion. Stadsfastigheter kommer löpande arbeta med resultatet av undersökningarna, bland annat i olika redan befintliga mötesforum.

Stadsfastigheter jobbar aktivt med att utveckla relationen och dialogen med våra beställare. För att vår service ska vara så bra som möjligt är det exempelvis viktigt att underlaget för beställningar av om- ny och tillbyggnad är noga genomarbetat från den beställande nämnden, innan verksamheten går vidare till projektering. Om underlaget är ofullständigt eller om samsyn saknas kan stadsfastigheter behöva projektera om flera gånger, vilket är en ekonomisk och tidsmässig förlust för båda nämnder.

Förvaltningen fortsätter arbetet med att utveckla relationen och dialogen med våra beställare och att göra kundundersökningar av fastighetsförvaltning och byggproduktion. Detta görs i ett samspel med

beställande förvaltningar, där förståelse för varandras uppdrag, ansvarsområden och roller är en framgångsfaktor. Genom processbaserad verksamhetsutveckling, med utgångspunkt i kundens behov, arbetar förvaltningen med att standardisera arbetssätt och effektivisera användningen av medarbetarnas tid.

(23)

Servicenämnden bidrar till att hålla staden ren och grön, vilket är en viktig aspekt av att skapa den attraktiva och hållbara staden. Nämnden tillgodoser behovet av en väl fungerande stadsmiljö och sköter bland annat drift, underhåll och skötsel av vissa delar av stadens gator och parker. För att på bästa sätt kunna bidra till kommunfullmäktigemålet är det avgörande att relationen till beställarnämnderna präglas av lyhördhet såväl som ansvarstagande.

Hur gick det?

Nämnden har särskilt fokuserat på att skapa en lyhörd relation till beställaren. Under 2019 ligger stort fokus på det nya funktionsavtalet med fastighets- och gatukontoret som träder i kraft 2021. Förarbetet är i full gång och är ett prioriterat arbete.

Ett nytt och spännande samarbete har också inletts mellan kommunteknik och fastighets- och gatukontoret där ett pilotprojekt ska starta till våren 2020. I en utvald del av staden kommer ett

samarbetsprojekt som präglas av tillit och samsyn starta för att prova och utvärdera ett nytt sätt att arbeta.

I detta projekt kommer rollerna beställare-utförare suddas ut för att istället fokusera på samsyn, samarbete och tillit. Efter pilotprojektets avslut kommer en utvärdering att göras.

Vidare, för att uppnå tillit och förbättrad dialog med beställaren, har kommunteknik tagit initiativ till gemensamma träffar med gatukontoret. Dessa sker på sporadisk basis och i olika konstellationer. Syftet med dessa är att bygga långvariga relationer, lära känna varandra och inspiration.

Kommunteknik arbetar hela tiden för att förbättra och effektivisera sina tjänster. Som en del av detta arbete kommer kommunteknik under hösten 2019 att göra en nöjdhetsanalys med fastighets- och gatukontoret för att få en indikation vad som kan förbättras.

Under ett flertal år har nämnden fokuserat på att skapa samsyn tillsammans med beställaren i syfte att skapa en lyhörd och ansvarsfull relation. Detta arbete har tagits emot väl av beställaren. Det råder starkt konsensus mellan förvaltningarna att en god relation leder till förbättrat samarbete och goda resultat, och det finns en påtaglig vilja att arbeta mot detta mål.

Hur påverkar utfallet verksamhetens fortsatta arbete under 2019?

Uppföljningen visar att arbetet fortskrider som planerat. Servicenämnden kommer att fortsätta samarbetet för att skapa samsyn och lyhörd relation till beställaren.

(24)

Nämndsmålet bidrar till att sätta miljö högt på dagordningen och att bygga en modern och hållbar stad.

Hur gick det?

Servicenämndens arbete med att utveckla det systematiska miljöarbetet går framåt och uppföljningen visar att berörda åtaganden bedöms kunna fullföljas under året.

Förvaltningen arbetar med att utveckla och effektivisera fordonsflottan. Förvaltningen har tagit fram en utredningsrapport för att titta på förutsättningarna att installera laddplatser för kommunala fordon på de fastigheter som nämnden förvaltar. Förvaltningen använder en stor mängd olika maskiner. För många av dessa finns det i dagsläget inget alternativt drivmedel för en yrkesmässig användning men där det finns köper förvaltningen in och använder dessa.

Förvaltningen har kommunicerat ut stadens resepolicy till medarbetarna. Förvaltningen arbetar med att skapa förutsättningar för att förenkla efterlevnaden genom att tillhandahålla cyklar, kort till kollektivtrafik samt styra om transporter från privatbil i tjänst till förvaltningens poolbilar.

Skolrestauranger i samarbete med grundskoleförvaltningen har kartlagt olikheter och kostnader kring avfallshantering på alla grundskolor. Kartläggningen visar markanta skillnader i tömningsfrekvens, fraktioner, kostnadseffektivitet och att det finns behov av en övergripande översyn av avfallshantering.

Den andra delen av nämndmålet fokuserar på ekologiskt hållbart byggande. Här kommer bland annat det pågående arbetet med att slutföra Miljöbyggprogram syd, framtagande av en lokal strategi för

klimatneutralt byggande och arbetet med Miljöbyggstrategin. Nämndmålets övergripande intention att stärka satsningarna på hållbart byggande går framåt.

Serviceförvaltningen har under perioden deltagit i arbetet med framtagande av en lokal strategi för klimatneutralt byggande. Nybyggnationer i Hyllie och Sege park följer de geografiska miljökrav som finns enligt Miljöbyggstrategin. Förvaltningen undersöker också möjligheten att driva ett pilotprojekt för byggande i trä. Arbetet med slutrapportering i Miljöbyggprogram Syd fortsätter.

Arbetet med nämndmålet har pågått och utvecklats över tid vilket i sina delar har gett en kontinuitet och struktur i miljöarbetet.

Hinder som identifierades under 2018 har börjat överbryggas genom samverkan med andra förvaltningar, till exempel för åtagandet rörande källsortering.

En engagerad ledning, drivande initiativ från Malmö stad samt en generell ökad medvetenhet kring miljöfrågan har skapat bättre förutsättningar för åtagandet ekologiskt hållbart byggande. Även kommande nationell lagstiftning rörande klimatdeklarationer för byggande sporrar branschen liksom lokala och nationella planer.

Nämnden har i rollen som förvaltare möjlighet till förvaltningsövergripande dialog med sina kunder rörande källsortering, något som kan utvecklas mer framöver. Genom att tillhandahålla miljöhus på förvaltade fastigheter i dialog med kund kan förvaltningen bidra till att säkerställa kunders

efterlevnadsmöjligheter av stadens avfallsguide.

(25)

Arbetet med att stärka ägandeskap och ansvar kring rapportering i Miljöbyggprogram Syd behöver fortsätta under året för att målindikatorn ska uppnås.

Nämndsmålet bidrar till en hållbar stadsstruktur som klarar framtida klimatförändringar bättre.

Hur gick det?

Aktiviteter som rör nämndens arbete i den kommunövergripande Handlingsplan för skyfallsåtgärder i Malmö stad kommer påbörjas under året.

Skolgränd LSS kommer färdigprojekteras och genomföras under hösten. Efter genomförande av åtgärderna på Skolgränd LSS (2019), Söderkullaskolan (2020) och Mellanheds IP (2020) kommer utvärdering göras. Stadsfastigheter hade planerat att genomföra klimatanpassningsåtgärder på

Söderkullaskolan i år. Projekteringen var dock inte klar, så att byggprojektet kunde genomgöras under sommaruppehållet vilket i sin tur innebär att projektet kommer att genomföras först sommaren 2020.

Stadsfastigheter har även påbörjat projektering av klimatanpassningsåtgärder på Heleneholm

Atriumgårdar. Tanken är att dagvattnet ska tas om handunderjordiskt men också att vattnet ska kunna användas för bevattning av anlagd vegetation. Vidare driver förvaltning projekt i Sege park som följer Klimat- och kretsloppsöverenskommelse för Sege park. Förvaltningen kommer bland annat att installera fördröjningsmagasin till dagvattenledningarna.

Efter utvärdering kommer val av fortsatt tillvägagångssätt för klimatanpassning, kostnadsbild och hastighet att bli tydligare. Klimatanpassningsåtgärderna kombineras med kvalitetshöjande åtgärder i form av beställningar från respektive verksamhet. Denna samordning innebär en kostnadseffektivisering.

Möjligheter att integrera klimatanpassningsaspekter i underhållsplanerna pågår.

Stadsfastigheter deltar i det kommunövergripande arbetet med skyfallsplanen.

En förankring av klimatanpassningsriktlinjerna och aktiviteterna i handlingsplanen kommer påbörjas under hösten. Det pågår också arbete med att väva in skyfallshänsyn i löpande underhåll.

Servicenämnden mäter grönytefaktorn, som visar en av flera möjliga lösningar för en mer robust dagvattenhantering. Efter att ha varit stabil över flera år har målvärdet under perioden sjunkit.

(26)

Arbetet med nämndsmålet har pågått och utvecklats över tid då det är långsiktigt i sin karaktär. Då arbetet är det första av sitt slag på förvaltningen har det tagit extra lång tid att hitta formerna för att driva det framåt.

Samverkan med miljönämnden, stadsbyggnadsnämnden och tekniska nämnden kring frågor rörande skyfall, klimatanpassning och dagvattenhantering är fortsatt viktig. Inte minst med tanke på Malmö stads eventuella behov av större skyfallsinsatser på av nämnden förvaltade fastigheter i syfte att minska

översvämningsrisker på annan mark. Det krävs vidare en förvaltningsövergripande samsyn kring kostnad- och nyttoanalys för klimatanpassning och skyfall.

Anledningen till att grönytefaktorn har sjunkit kommer analyseras vidare under hösten.

Nämndsmålet bidrar till en hållbar stadsstruktur och en klimatneutral organisation genom effektivare användning av energi och mer förnybar egenproducerad energi.

Hur gick det?

Nämnden fortsätter arbetet med egen producerad förnybar energi för att medverka till att nå Malmö stads övergripande mål klimatneutral organisation. Målvärdena för ökad andel förnybar energi är genomgående väderberoende, men både målvärdena kring solenergi och vindenergi bedöms uppnås för året. I ambition att utöka andelen vindkraft på sikt har tillståndsprocess inletts vid Yttre ringvägen samt upphandling för inventering av fåglar och fladdermöss.

Serviceförvaltningen driver projektet REBUS för att öka sin kunskap och skapa beteendepåverkan för att sänka energianvändningen i offentliga byggnader.

I projektet REBUS pågår just nu förberedelser för genomförande av åtgärdsplanen i vilket stadsfastigheters hyresgäster ska kunna påverka och sänka sin del av energianvändningen i valda fastigheter. En handbok för kartläggning av driftsmedia har tagits fram i syfte att kunna särskilja fastighetsel från verksamhetsel. Projektet fortlöper enligt plan och kommer under 2019 att övergå i förvaltningsfas vilket innebär att projektet kommer att börja mäta effekter i form av sänkt

energianvändning.

Arbetet med nämndsmålet har pågått och utvecklats över tid då det är långsiktigt i sin karaktär.

Den plan för solenergi förvaltningen följer idag bygger på potentialskattningens resultat och innebär att vid alla takomläggningar så undersöks potentialen för solceller.

(27)

Stadsfastigheter arbetar med att öka utbyggnadstakten av solceller på serviceförvaltningens förvaltade fastigheter. Det görs även undersökningar gällande framtida möjligheter för att öka utbyggnadstakten ytterligare. Utifrån det givna uppdraget arbetar stadsfastigheter idag för att skapa förutsättningar för stadens förvaltningar och bolag att tillsammans nå målet om att staden 2030 ska försörjas till 100 % av förnybar energi.

Nämndsmålet bidrar till att göra Malmö till en hälsofrämjande stad genom att en stor del ekologiska livsmedel används i skolrestaurangerna.

Hur gick det?

Indikatorn om andel ekologiska livsmedel visar att målvärdet är uppnått och nivån bedöms kunna hålla året ut. Åtagandet om minskade utsläpp av växthusgaser relaterade till mat har bidragit positivt till målet genom medvetna val av råvaror i menyplaneringen. Under våren startade stadens nya grossistavtal för livsmedel som genom det upphandlade sortimentet möjliggör inköp av livsmedel som bidrar till måluppfyllelse.

(28)

Andel ekologiska livsmedel följs upp månadsvis i varje skolrestaurang i samband med den ekonomiska uppföljningen. Framtagna uppföljningsmodeller fungerar bra och det finns ett stort engagemang i frågan.

Uppföljning av utsläpp av växthusgaser görs en gång per kvartal i kommunens systemstöd för livsmedelsupphandlingar. Analysmetoderna är under utveckling.

Skolrestauranger fortsätter arbetet med att få in ekologiska och klimatvänliga produkter inom ramen för livsmedelsbudgeten. Minskade utsläpp av växthusgaser uppnås också genom att följa nordiska

näringsrekommendationer och livsmedelsverkets riktlinjer avseende mängden rött kött och charkprodukter.

Nämndsmålet bidrar till att göra Malmö till en hälsofrämjande stad genom att användningen av farliga ämnen minskar. Serviceförvaltningens verksamheter är producerande och materialkrävande. Därför har servicenämnden lagt stor vikt vid att det finns en systematik för området giftfri miljö.

Hur gick det?

Servicenämnden har ett pågående arbete för att motverka uppkomst av mikroplast. I samband med kommuntekniks arbete med att fasa in nya papperskorgar i staden har arbetet med att ersätta sopsäckar av plast i renhållningen startat. En annan förbättring är att kommuntjänsters enhet städservice inte längre köper in arbetskläder i fleece. För att minska användandet av plastprodukter sker utbyte av

serveringsmaterial successivt i skolrestaurangerna. Stadsfastigheter tillsammans med fritidsförvaltningen och miljöförvaltningen fortsätter arbetet med att utreda bättre alternativ till konstgräsplaner och gummiasfalt och en handlingsplan är framtagen. Servicenämnden ansökte under våren om medel för genomförande av åtgärder som verkar för utfasning av mikroplast från gummiasfalt. Stadsfastigheter kommer i och med det att testa att anlägga en produkt baserad till största delen på kork, istället för traditionell gummiasfalt på en skolgård.

Servicenämnden arbetar också med att utveckla ett systematiskt sätt att bygga och förvalta med sunda material. Inom ramen för den kommungemensamma Kemikalieplanen med fokus på barn och unga tas kemikaliekriterier för nybyggnad av lokaler för barn och unga fram, och implementeras i byggprocessen.

Under hösten görs en översyn av projekteringsanvisningarna, för att säkerställa att stadens kemikalieperspektiv är inarbetat i relevanta delar.

Lindens förskola med fokus på sunda material är klar och material är dokumenterade. Statistik finns att tillgå över materialens kemiska prestanda. Av de 387 material som registrerats in i entreprenadskedet var drygt 79 procent dokumenterat sunda. Resterande material klarar antingen inte uppställda krav eller har inte gått att få information om från leverantören. Lite mer än hälften av de avvikande materialen är bedömda att vara en "accepterad avvikelse". Av de produkter som inte klarar kraven är det utmärkande lås, el, vent och VS och kemisktekniska produkter. Lindens förskola har blivit nominerad till Gröna Lansen, ett pris som belönar miljömässigt hållbart byggande i Malmö.

(29)

Arbetet med nämndsmålet har pågått och utvecklats över tid då det är långsiktigt i sin karaktär. Arbetet med den kommungemensamma kemikalieplanen har bidragit till att föra arbetet framåt på flera nämnder vilket underlättar de gemensamma satsningar som ofta krävs, inte minst i byggrelaterade sammanhang.

Servicenämnden kommer att lägga mer fokus på att minska användning av mikroplaster/plaster i organisationen. Dokumentet Mikroplastkartläggning för serviceförvaltningen, innehållande utpekade mikroplastgrupper på avdelningarna och förslag på lösningar, kommer att uppdateras under året.

Lindens förskola visar vidare på att det finns några produkter som behöver fångas upp i nästkommande sunda projekt.

Årets kemikalieinventering visar också på ett behov av ett mer systematiskt förvarande av kemikalier som faller utanför ramen för "kontorskemikalier". Dessutom kommer det att krävas utbildning i

kemikaliehanteringssystemet för att tillgodose bibehållen systematik.

Uppdraget har tilldelats resurser från staden och serviceförvaltningen har en representant med i arbete.

Det pågår ett arbete med kartläggning av hur Malmö stads förvaltningar tillämpar gällande resepolicy, vilka de vanligaste färdsätten är, antal flygresor, bilresor med egen bil i tjänsten och till vilka de vanligaste destinationer i Sverige och Europa är. Vidare omvärldsbevakar arbetsgruppen olika

klimatväxlingsmodeller.

Kartläggningen ska vara klar oktober 2019 och slutrapporten senast november 2019.

I enlighet med det uppdrag som servicenämnden fått från kommunfullmäktige arbetar stadsfastigheter på serviceförvaltningen med att öka utbyggnadstakten av solceller på serviceförvaltningens förvaltade

(30)

fastigheter betydligt framöver, detta arbete är påbörjat. Det görs även undersökningar gällande framtida möjligheter för att utöka utbyggnadstakten ytterligare.

Beaktat att det med de metoder, finansiella ramar och tekniska lösningar som serviceförvaltningen har att tillgå idag inte är tillräckliga för att nå 15 % till 2030 så innebär det att en realistisk plan för det slutgiltiga resultatet måste växa fram successivt utifrån att förutsättningarna förändras och utifrån det arbete som serviceförvaltningen genomför idag. Utifrån det givna uppdraget arbetar stadsfastigheter idag för att skapa förutsättningar för stadens förvaltningar och bolag att tillsammans nå målet om att staden 2030 ska försörjas till 100 % av förnybar energi.

Hur gick det?

Förvaltningen och dess verksamheter har arbetat med handlingsplaner efter resultatet från

medarbetarenkäten, heltid som norm och att sänka sjukfrånvaron för att säkerställa att medarbetarna har bra arbetsvillkor.

En analys av måluppfyllelse kommer inte att kunna ske förrän efter att nästa medarbetarenkät genomförts och resultatet presenterats. Nämnden får därför göra en mycket preliminär bedömning av måluppfyllelse.

Genom att säkerställa att samtliga medarbetare på förvaltningen fortsatt har en god arbetsmiljö,

motiverade medarbetare med rätt kompetens, engagerade chefer med rätt verktyg till hands och en säker kommunikation och strategi för förvaltningens mål, skapar vi en god förvaltning med bra förutsättningar att klara nämndens uppdrag.

Hur påverkar utfallet verksamhetens fortsatta arbete under 2019 och framåt?

Serviceförvaltningen kommer att fortsätta med arbetet för att kunna genomföra de planerade åtaganden för 2019.

(31)

Nämndsmålet är flerårigt till sin karaktär och arbetet bedrivs långsiktigt sedan 2016. Målet utgår från att om servicenämndens verksamheter levererar tjänster med hög kvalitet och god service underlättar nämnden för medarbetare i Malmö stads verksamheter.

Hur gick det?

Nämndsmålets samtliga tre indikatorer har följts upp och uppföljningen visar att målvärderna kommer att uppnås för året. Vidare visar uppföljningen att åtagandet om att förtydliga och förbättra leveransen av de kommungemensamma tjänsterna bidrar till nämndsmålet på ett korrekt sätt.

Verksamheten Post och Bud ska genomföra en kundnöjdhetsmätning, denna är inplanerad till hösten.

Åtagandet om att serviceförvaltningen ska genomföra en förstudie för att utreda möjlighet att införa ett integrerat verksamhetssystem för fastighetsrelaterad information är påbörjat. Förstudien görs med hjälp av upphandlad konsult. Under våren och fram till mitten av september hålls workshops och intervjuer på serviceförvaltningens avdelningar. Materialet kommer att analyseras och sammanställas i en rapport som planeras att presenteras för projektets styrgrupp i november, där ska beslut fattas om upphandling av verksamhetssystem för fastighet och allmän platsmark.

Genom systematiskt arbete med ökad kundfokus, medarbetardriven utveckling och kompetensutvecklingsinsatser.

Analys av resultatet av indikatorerna pågår i syfte att ta fram aktiviteter för att ytterligare förbättra resultaten framöver.

(32)

(33)

Ny budgetprocess

Kommunfullmäktige beslutade juni 2019 kring ny struktur för styrning, ledning och utveckling med mål.

Bakgrund till den förändrade strukturen bygger främst på de senaste årens erfarenheter med nuvarande struktur, men också på förändringar i omvärlden. Den nya strukturen bygger på att

kommunfullmäktigemålen ska vara ett begränsat antal politiskt prioriterade utvecklingsområden där det finns särskilt behov av att nämnder och styrelser kraftsamlar för att skapa en förflyttning över

mandatperioden. För servicenämnden innebär detta att nämnden tydligare kommer att skilja kommunfullmäktigemålen från nämndens grunduppdrag.

Vidare kommer viktiga värdeord för den nya budget-och uppföljningsprocessen att vara tillit,

långsiktighet, helhet, prioritering, effekter och dialog. Under hösten kommer nämnden påbörja arbetet med att hitta nya arbetssätt kopplat till den nya strukturen.

Tecken på inbromsning i konjunkturen

När Finansdepartementets senaste prognos för den ekonomiska utvecklingen presenteras i slutet av augusti framgick att en konjunkturavmattning spås framåt. En eventuell lågkonjunktur kan leda till ökad arbetslöshet och med ett förändrat uppdrag för Arbetsförmedlingen, kan staden behöva vara beredd på att ta ett större ansvar för att utbilda och arbetsträna malmöbor tillbaka i arbete.

Ny lagstiftning

De nya reglerna kring arbetsgivardeklaration på individnivå, AGI, har inneburit att enheten HR-service lagt mer personalresurser än tidigare år för att hantera det nya arbetssättet. De nya reglerna har också inneburit ett merarbete när det gäller hur HR-service och organisationen i övrigt arbetar med

medarbetares uppkomna löneskulder. En hel del merarbete har också utförts som en konsekvens av nya regler för beräkning av karensavdrag. Systemleverantören har inte gjort förändringarna i HR-systemet i tid vilket ledde till en stor del manuell hantering.

Kommunteknik

Verksamhetsförändringar

Nya rökförbudet påverkar renhållningsinsatserna kraftigt av att fimparna blir fler i den offentliga miljön.

Det kräver mer insatser på renhållningen när fimparna behöver sugas upp i större omfattning. En positiv notering för i år är att renhållningsinsatserna under Malmöfestivalen varit relativt låga jämförelsevis med andra år. Det verkar som att besökarna tar större ansvar för sitt skräp.

Den nuvarande drift- och underhållsöverenskommelsen mellan fastighets- och gatukontoret av västra Malmö är förlängd från 2019 april till 2021 mars. Arbetet inför nya överenskommelsen är påbörjad av fastighet- och gatukontoret och kommunteknik.

Den fysiska flytten av verksamheten Malmö återbyggdepå ska genomföras hösten 2019 till de nya lokalerna på Kinagatan.

Bensinmacken inne på Augustenborgsområdet kommer att läggas ned då tillståndet går ut och nya brandskyddsreglerna tillåter inte brandfarlig verksamhet så nära bebyggelse. Planeringen samt avveckling påbörjas under 2019 och uppskattas vara avslutad 2020.

Återbrukstjänsten för möbler, Malvin, som tidigare tillhört enheten service har nu flyttat till

(34)

arbetsmarknads- och socialförvaltningen där den kommer att fortsätta att drivas med vissa förändringar.

Under 2018 tog kommunteknik hastigt över ett nytt driftområde gällande drift och underhåll av 160 förskolor. Kommunteknik har under året bemannat upp för uppdraget som tillkom till fastighetsenheten.

Fossilfri fordonsanvändning

Målet i miljöbilsstrategin om en fossilfri fordonsflotta 2020 är en utmaning. Marknaden erbjuder inte tillräckligt med alternativa drivmedel när det gäller lätta transportfordon, tunga fordon och maskiner.

Exempelvis så finns det finns inga lätta flakbilar som behövs i uppdraget som är miljögodkända. Dessa finns endast som dieselalternativ idag. Fram till att miljövänligare alternativ blir tillgängliga på marknaden kommer fordonen att drivas på HVO100 som är miljövänlig diesel.

Kommuntjänster HR-service

I januari infördes ett nytt arbetssätt inom processen Anställning och lön samt ett nytt IT-stöd, Anställningsguiden, i Malmö stad.

Som ett komplement till traditionell rekrytering har HR-service, sedan årets början, erbjudit en ny rekryteringstjänst så kallad search. Search är en metod för sökningen efter kandidater på ett systematiskt sätt via till exempel sociala medier så som Linkedin. Enheten har idag en stor efterfrågan på search och ser att tjänsten är uppskattad av kunderna.

För att stärka arbetsgivarvarumärket Malmö stad och fortsätta upplevas som en attraktiv arbetsgivare har flera aktiviteter genomförts av HR-service i samarbete med bland annat stadskontoret och övriga förvaltningar.

Ny överenskommelse IT

I januari undertecknades överenskommelsen med stadskontoret som är IT-service beställare. Arbetet har fortlöpt under våren med att utveckla innehållet i överenskommelsen, bland annat med

tjänstebeskrivningar.

Stadskontoret leder sedan sommaren en utredning kring kommunövergripande IT och systemförvaltning.

Utredningens mål är att leverera förslag på hur kommunövergripande IT-verksamhet kan styras,

finansieras och organiseras. Även systemägarskap och systemförvaltning berörs. IT-service deltar i arbetet med utredningen.

Som ett led i stadskontorets arbete med att förnya sin organisation utreds även stadens digitala

infrastruktur, där Malmö stadsnät ingår. Utredningen kommer att påverka verksamheterna inom enheten IT-service framöver.

Kontaktcenter

Under våren 2019 startade Malmö stads kontaktcenter upp, inledningsvis hade man problem med långa kötider som till stor del berodde på för få kommunvägledare i relation till antalet inkomna samtal samt förändrade rutiner kring sekretess. Det har även inledningsvis funnits teknikutmaningar som till viss del kvarstår. Personalläget har förbättrats genom rekryteringar och de tekniska utmaningarna ses över tillsammans med IT-service och programleverantören.

Debiteringen och nya redovisningsenheten

I början av 2019 lanserade debiteringen tillsammans med skolförvaltningarna en e-tjänst för

inkomstanmälan för beräkning av barnomsorgsavgift. Digitaliseringen har effektiviserat administrationen på debiteringen och samtidigt förenklat anmälan av inkomst för strax över 20 000 hushåll i staden.

Projektet har dessutom stärkt debiteringens samarbete med förskole- och grundskoleförvaltningen.

(35)

Debiteringen står inför ytterligare digitalt förändringsarbete, och byter verksamhetssystem under hösten.

Bytet görs dels på grund av att det gamla IT-stödet är daterat, men syftar också till en bättre kvalitet och större harmonisering med de stadsövergripande ekonomiprocesserna. Arbetet görs i samarbete med stadskontoret. Bytet av verksamhetssystem kommer att påverka det dagliga arbetet för samtliga medarbetare. Därför har förberedelser i form av utbildningar och löpande information påbörjats redan under våren.

Debiteringen kommer att bli en del av den nya redovisningsenheten. Medarbetare ställer sig positiva till att få en tydligare organisatorisk närhet till ekonomiorganisationen i staden. Målet med den gemensamma redovisningsenheten är att effektivisera ekonomiprocesserna och därmed kunna hantera ökade volymer med befintliga resurser. Enheten kommer att utföra redovisningsarbete för serviceförvaltningen, fastighets- och gatukontoret, stadsbyggnadskontoret, miljöförvaltningen, stadskontoret och stadsrevisionen.

Nya uppdrag

Post och bud utreder möjligheterna att distribuera cirkulationstvätt av arbetskläder för hälsa, vård och omsorgsförvaltningen och funktionsstödsförvaltningen.

Städservice fortsätter utvecklas och växa med nya uppdrag. Under hösten kommer exempelvis fler skolor och förskolor tillhöra verksamheten samt att utredning pågår om möjligheten att ta över städ av

citytunnelns perronger. Även ett samarbete med Hälsa-vård-och omsorgsförvaltningen har initierats.

Tekniska nämnden ny beställare till färdtjänsten

Kommunfullmäktige har beslutat att överföra beställaransvaret för färdtjänst från kommunstyrelsen till tekniska nämnden från 1 januari 2020. I beslutet ingår även att regelverk och tillämpningar ska ses över.

Sedan den 1 februari utförs alla färdtjänstresor med specialtransporter i Malmö stads egen regi, detta har stor påverkan på både specialtransporter och beställningscentralen eftersom det är en

dygnetruntverksamhet. Därmed har verksamheten utökat antalet fordon, chaufförer och medarbetare på beställningscentralen.

Skolrestauranger

Utvecklings- och förändringsarbete

Vid starten av höstterminen 2018 startade skolrestaurangers nya organisation. Flertalet medarbetare bytte då arbetsplats och/eller sektion och sektionschef. Under våren har förstudier påbörjats inför den andra stora delen av utvecklings- och förändringsresan, nämligen kvalitetsprojektet som har fokus på

matkvalitet, bemötande och måltidsupplevelse. För att fånga upp tankar och idéer från verksamheten genomförs workshops med alla medarbetare under hösten. Därefter kommer vidare arbete med kvalitetsprojektet att utformas.

Ett delprojekt inom utvecklings-och förändringsresan har varit att införa resurstid i alla sektioner för att täcka lång- och korttidsfrånvaro istället för en avdelningsgemensam poolfunktion. Det har gett möjlighet att erbjuda heltidstjänster. Vid starten 2018 erbjöds 75 medarbetare heltid och under våren 2019 har antalet utökats till samtliga som önskat heltid, det vill säga 115 medarbetare. Heltidsprojektet är förlängt till slutet av året och utvärderingen görs efter det. Projektet har kommit till genom ett nära samarbete mellan arbetsgivare och fackliga företrädare.

Överenskommelser och andra samarbeten

Tillsammans med grundskolan har skolrestauranger kommit överens om metoder för mätning av

kundnöjdhet. Ett samarbete och en kartläggning har påbörjats om hur effektivisering av sophantering och minskad administration kring fakturering kan genomföras.

Tillsammans med gymnasie- och vuxenutbildningsförvaltningen har ett koncept för café-verksamhet tagits