Beslut som fattas är inte bättre än den information besluten grundas i
Författare:
Linus Karlsson 920801 lk222fa Emil Mårtensson 900516 em222ec Rickard Sjöström 910211 rs222df Examinator: Petter Boye
Handledare: Eva Gustavsson Termin: VT14
Tack
Ett stort tack riktas till Helen Hwasser på Tetra Pak och de andra respondenterna som gjort den empiriska studien möjlig. Vi vill dessutom tacka vår handledare Eva Gustavsson som tagit stort intresse i uppsatsen och bidragit med värdefull vägledning.
Ytterligare stort tack till alla deltagande vid seminarietillfällena för intressanta diskussioner och synpunkter. Samt tack till alla som på något sätt varit inblandade och på så sätt hjälpt oss att genomföra studien.
Linus Karlsson, Emil Mårtensson och Rickard Sjöström Växjö 2014-05-28
Sammanfattning
Ämnesfördjupande arbete, Controllerfördjupningen, Civilekonomprogrammet, Ekonomihögskolan vid Linnéuniversitetet i Växjö, Kurskod: 2FE13E:3, VT 2014.
Titel: Beslut som fattas är inte bättre än den information besluten grundas i.
Författare:
Handledare:
Examinator:
Linus Karlsson, Emil Mårtensson och Rickard Sjöström Eva Gustavsson
Petter Boye
Bakgrund: IT-utvecklingen har under en 25-årsperiod kraftigt influerat hur företag styrs, den enorma tillväxten i informationssamhället har resulterat i att en enorm mängd information blivit oerhört lättillgänglig. Detta har resulterat i problem med informationsöverflöd där informationen blir för omfattande och således riskerar en controllers beslutsunderlag att brista i kvalité.
Syfte: Studiens syfte är att undersöka huruvida en controller påverkas av informationsöverflöd och hur detta influerar på beslutsunderlag. Vi ämnar redogöra vilka faktorer som är viktiga för att ge hög informationskvalité.
Metod: Undersökningen har genomförts genom en fallstudie på ett globalt koncernbolag inom förpackningsindustrin. Ett abduktivt angreppssätt har tillämpats med en kvalitativ undersökningsmetod. Insamlat empiriskt material från intervjuer har ställts i relation till befintliga teorier.
Slutsats: Fallstudiens resultat påvisar att något samband mellan informationsöverflöd och bristfälliga beslutsunderlag inte föreligger.
Under studiens gång har det identifierats viktiga faktorer för att förebygga problem med konsolidering av information och hur controllers använder strukturer för att hantera stora mängder data. De nyckelfaktorer för att hantera problemet är: delsystem som kommunicerar med varandra, strukturer inom affärssystemet, transparens samt väldefinierade mallar och standardiserade processer för hur olika arbetsuppgifter ska gå till.
Nyckelord: Controller, beslutsunderlag, informationskvalité, informationsöverflöd, affärssystem, konsolidering, informationssystem.
Abstract
Bachelor thesis, Controller, Program of Master of Science in Business and Economics, School of Business and Economics at Linneaus University in Växjö, Sweden, Course Code: 2FE13E:3, Spring 2014.
Title:
Authors:
Tutor:
Examiner:
Context:
Purpose:
Method:
Conclusion:
Key word:
Decisions are no better than the data on which they are based Linus Karlsson, Emil Mårtensson och Rickard Sjöström Eva Gustavsson
Petter Boye
Over the last 25 year IT development has greatly influenced the way companies are managed, the tremendous growth in the information society has made a huge amount of information extremely accessible.
This has resulted in the problem of information overload where the large amount of information can affect the quality of a decision basis collected by a controller.
The purpose of the study is to examine how a controller is affected by information overload and how this influences the decision basis. We intend to highlight the important elements to represent a high quality of information.
A survey was conducted through a case study within a global affiliated company in the packaging industry. An adductive approach has been applied with a qualitative research method. Collected empirical material from interviews has been put into relation with existing theories.
The case study indicates that there is no relationship between the problem of information overload and flawed decision basis. The study identified important factors in preventing problems with consolidation of information and how the controller use structures to deal with a huge amount of data. To deal with the problem several key factors has been identified: Subsystems that communicate with each other, structures within the ERP-system, transparency, well-defined templates and standardized processes for how different tasks should be completed.
Controller, decision basis, information quality, information overload, enterprise resource planning system, consolidation, information systems.
Innehåll
1. Inledning ___________________________________________________________ 1 1.1 Bakgrund _______________________________________________________ 1 1.2 Problemdiskussion ________________________________________________ 2 1.3 Problemformulering _______________________________________________ 4 1.4 Syfte ___________________________________________________________ 4 2. Metod ______________________________________________________________ 5 2.1 Vetenskapliga förhållningssätt _______________________________________ 5 2.2 Undersökningsmetod ______________________________________________ 5 Val av undersökningsmetod __________________________________________ 6 2.3 Ett abduktivt angreppssätt __________________________________________ 6 2.4 Närhet för att skapa djupare förståelse _________________________________ 7 2.5 Fallstudie _______________________________________________________ 7 2.6 Val av företag ____________________________________________________ 8 2.7 Intervjumetod ____________________________________________________ 8 2.8 Forskningsetiska överväganden _____________________________________ 10 2.9 Kvalitetsmått ____________________________________________________ 10 2.10 Källkritik ______________________________________________________ 12 3. Teori ______________________________________________________________ 13 3.1 Data och information _____________________________________________ 13 3.2 Affärssystem ____________________________________________________ 13 Hur ett affärssystem fungerar ________________________________________ 14 Standardiseringsgrad av affärssystem _________________________________ 15 Affärssystems påverkan på organisation och styrning _____________________ 16 Affärssystemets roll i ekonomistyrningen _______________________________ 16 3.3 Informationskvalité _______________________________________________ 17 3.4 Informationsöverflöd _____________________________________________ 18 3.5 Controllerns roll _________________________________________________ 20 Controllers integration med affärssystemet _____________________________ 20 3.6 Beslutsunderlag _________________________________________________ 21 3.7 Styrning _______________________________________________________ 21 3.8 Teorimodell ____________________________________________________ 23 4. Empiri ____________________________________________________________ 24 4.1 Organisationen Tetra Pak __________________________________________ 24 4.2 Respondenter ___________________________________________________ 24 4.3 Tetra Paks affärssystem ___________________________________________ 25 Vilka nackdelar ser du med SAP-plattformen? __________________________ 27 4.4 Konsolidering av information _______________________________________ 27 4.5 Informationsöverflöd _____________________________________________ 28 4.6 Informationskvalité _______________________________________________ 29 4.7 Controllerrollen inom Tetra Pak _____________________________________ 30 4.8 Beslutsunderlag och beslutsfattande för styrning ________________________ 32 5. Analys ____________________________________________________________ 34 5.1 Affärssystem och konsolidering av information ________________________ 34
5.2 Informationskvalité _______________________________________________ 37 5.3 Beslut och beslutsunderlag _________________________________________ 38 6. Slutsats ____________________________________________________________ 41 6.1 Svar på forskningsfrågor __________________________________________ 41 6.2 Diskussion _____________________________________________________ 42 6.3 Självkritik ______________________________________________________ 42 6.4 Förslag till vidare forskning ________________________________________ 42 7. Referenslista _______________________________________________________ 44 7.1 Litteratur _______________________________________________________ 44 7.2 Internetkällor ___________________________________________________ 46 7.3 Intervjuer ______________________________________________________ 47 8. Bilagor ____________________________________________________________ 48
1. Inledning
Syftet med inledningen är att ge läsaren en övergripande bakgrund om informationshantering i en organisation. Bakgrunden leder till en problemdiskussion där en frågeställning presenteras ihop med studiens syfte.
1.1 Bakgrund
Den kraftiga tillväxten internet bidragit med i informationssamhället har resulterat i att en stor mängd information är oerhört lättillgänglig. Detta har medfört problem med informationsöverflöd, vilket innebär att tillgängliga informationen är för omfattande för att användaren ska kunna utnyttja den på bästa sätt. Ju mer information det finns desto svårare blir det att analysera. (Takama & Ishizuka 2000)
Falk och Olve (1996) menar att informationstekniken är en förutsättning för företagens konkurrensförmåga och en effektiv förvaltning. Informationssystemet är en viktig del av infrastrukturen i organisationen vilket har lett till att informationstekniken idag är oersättlig. Vidare förklaras att informationsteknik är tekniken för att insamla, bearbeta, lagra och överföra information. Informationstekniken gör det möjligt till helt nya arbetssätt, organisationsformer och affärsprocesser.
Affärssystem är en form av informationssystem som har sin grund i informationstekniken (Gäre, 2003). Ett affärssystem är ett mjukvaruprogram som används för att integrera alla enheters informationsflöde på en organisatorisk nivå (Yen, Chou & Chang, 2001). Ett affärssystem gör det således möjligt för användare inom en organisation att ta del av all data i realtid. För att ett affärssystem ska vara lämpligt för internationella organisationer konfigureras data till ett och samma språk (Davenport, 2000).
Nestlé missade det faktum att ett affärssystem sträcker sig längre än att bara installera en programvara, det handlar om att förändra en hel organisations arbetsprocesser.
Kommunikationen mellan systemen brast och hela integrationen av systemet totalfallerade. Den misslyckade implementeringen kostade Nestlé 210 miljoner dollar.
(Computer Sweden 2014)
Sutton (2006) menar att genom de möjligheter som affärssystem medför kan företag nu fokusera på att öka globaliseringen, outsourcing av kärnfunktioner och omstrukturera verksamheten och processer. Falk (2006) beskriver hur IT-utveckling skapat ett generellt verktyg som kan användas i alla branscher och tillämpas på oändligt många sätt. Dock utgör IT i sig inga mervärden, utan den möjliggör bara mervärden genom användandet.
Controllern har en viktig funktion att hjälpa chefer att bearbeta relevant information och därmed ge underlag för beslutsfattande. Dessutom har controllers en viktig roll att hjälpa medarbetare och chefer att utforma affärssystemet så dess användning stämmer överens med strategi och styrning (Nilsson, Olve & Parment, 2010). När ett affärssystem väl implementerats kan organisationen det stöder vara svår att förändra.
Organisationens syfte gällande affärssystem bör såvida vara trofast och skall appliceras via ett långsiktigt agerande för att kunna maximera nyttan (Davenport, 2000).
1.2 Problemdiskussion
De senaste 25 årens utveckling gällande styrning av företag har influerats kraftigt av IT- utvecklingen. Möjligheterna utvecklingen bidragit med har inneburit att företag blivit mer effektiva och konkurrenskraftiga där nya system genererar näst intill obegränsad information (Olve i Falk, 2006).Företag förbättrar ständigt uppkopplingen sinsemellan enheter, funktioner och även mellan företag. Affärssystemen utvecklas dagligen för att tillgodose bättre och högre grad av information (Davenport, 2000).
Falk (2006) menar att affärssystemets nya möjligheter att lagra och skicka information mellan enheter har inneburit organisationsförändringar, bättre beslutsfattande, nya arbetssätt och förändrade affärsprocesser. Dorantes, Li, Peters och Richardson (2013) hävdar att affärssystem tenderar att förbättra den interna informationskvaliteten genom att ge chefer tillgång till större mängder data och mer aktuell information, vilket genererar mer pålitliga prognoser. Affärssystem ökar fullständigheten, transparensen och aktualiteten, vilket gör att dess användare bör ha högre informationskvalitet för att utveckla prognoser.
Det finns många fall där en implementering av ett affärssystem har misslyckats totalt.
Trots att många företag har spenderat stora summor och mycket tid har de förväntade resultaten inte uppnåtts, implementeringen har istället lett till ett kostsamt misslyckande.
Därför behöver företag förutom att investera stora belopp även hög expertis för att kunna integrera ett affärssystem med verksamheten och hantera de tekniska svårigheterna (Davenport, 1998).
Företag strävar efter att maximera verkningsgraden av huruvida information hanteras och levereras till chefer samt analytiker för beslutsfattande. Ett förekommande fenomen när organisationer implementerar affärssystem, med syfte att generera och hantera stora mängder data, men bortser från informationens validitet. Företag bör därför i hög grad vid implementering undvika dessa problem genom att fördela informationen och dess innehåll i linje med strategin (Davenport, 2000). Dock uppstår det en risk för att drunkna i ett informationsöverflöd och dessutom att beslut fattas på en allt mer centraliserad nivå i fel situationer (Olve i Falk 2006).
Ekonomistyrning och affärssystem har en viktig koppling till varandra, eftersom affärssystemets primära funktion är att förmedla snabb och enkel information för att underlätta operativa uppgifter. En viktig uppgift är därmed att omvandla affärssystemets data till relevant och användbar information för att fatta rätt beslut (Granlund & Mamli, 2011). Nilsson et al. (2010) menar att controllern har den primära rollen att ansvara för organisationens informationsstruktur, samt sammanställa information för beslutsfattande.
”En mycket vanlig arbetssituation för controllern innebär därför att under stark tidspress behöva arbeta fram någon rapport, som på olika sätt ska levereras ut till väntande mottagare.” (Nilsson et al. 2010, s. 228).
Studiens problematik har sin grund i hur företag idag handskas med enorma mängder data och den medföljande komplexiteten att sammanställa data till information som anses relevant för beslutsfattande. En komplex informationspool kan leda till att framtagande av information sker på felaktiga grunder där det finns en risk att filtrering och tidspress påverkar kvalitén. Informationsöverflöd tenderar därmed att påverka controllerns bearbetning av information vilket i sin tur kan leda till bristande underlag för beslut. Resonemanget har sin grund i knappa resurser, där beslut utifrån tillgänglig information ska processas och fattas inom en begränsad tid.
1.3 Problemformulering
• Riskerar beslutsunderlag att brista i kvalitén när en controller drabbas av informationsöverflöd?
• Hur konsolideras information i ett affärssystem för att bidra till en hög informationskvalité?
1.4 Syfte
Studiens syfte är att undersöka huruvida en controller påverkas av informationsöverflöd och hur detta influerar på beslutsunderlag. Vi ämnar redogöra vilka faktorer som är viktiga för att ge hög informationskvalité.
2. Metod
I följande avsnitt kommer studiens tillvägagångssätt för insamling av material samt tolkning av den att grundligt presenteras utifrån valda vetenskapliga angreppssätt.
Först har vi valt att presentera hur vetenskapliga förhållningssätt påverkar studiens resultat och därefter redogöra vår forskningsmetodik. Vi har dessutom resonerat kring etiska överväganden.
2.1 Vetenskapliga förhållningssätt
Epistemologisk eller kunskapsteoretisk frågeställning handlar om hur människor samlar in och tar till sig kunskap om verkligheten. Epistemologi delas in i två synsätt, positivism och en tolkningsbaserad ansats (Jacobsen, 2002). Positivism grundas i att det finns en objektiv värld och den är skild från människan. Då forskare och världen är åtskilda går det att studera världen på ett neutralt och objektivt sätt. Allt kan studeras empiriskt genom sinnesdata, det vill säga det vi kan se, höra och känna (Jacobsen, 2002). Enligt Bryman och Bell (2003) innebär positivismen en ståndpunkt där man studerar den sociala verkligheten utifrån metoder, principer och verklighetsbilden på samma sätt som inom naturvetenskapen.
Den tolkningsbaserade ansatsen menar att det inte finns någon objektiv social verklighet, utan att det finns många olika bilder av verkligheten. För att kartlägga kunskap om verkligheten måste forskare försöka förstå och tolka hur människor ser på sociala fenomen. Det handlar mer om hur händelser tolkas än vad som faktiskt händer.
Att bygga upp kumulativ kunskap om världen är svårt då det finns många olika sätt att förstå och tolka verkligheten (Jacobsen, 2002). Då studiens empiriska material kommer att samlas in via intervjuer kommer vi som forskare att förstå och tolka deras tankar, uttryck och åsikter. Således tillämpas det tolkningsbaserade förhållningssättet.
2.2 Undersökningsmetod
Enligt Bryman och Bell (2003) delas företagsekonomisk forskning upp i två metoder:
Kvantitativ och kvalitativ metod. Fram till 1980-talet har framför allt den kvantitativa forskningen dominerats inom företagsekonomi, men allt eftersom har den kvalitativa metoden fått större betydelse. Distinktionen mellan dessa metoder är för att klassificera två olika tillvägagångssätten inom företagsekonomisk forskning.
En kvantitativ forskning är en undersökningsstrategi som betonar kvantifiering vid insamling och analys av data. Forskaren vill således förklara verkligheten med hjälp av siffror snarare än ord (Bryman & Bell, 2003). Vanligtvis genomförs studien med hjälp av surveyundersökningar i form av strukturerade enkäter och intervjuer. Således präglas den kvantitativa metoden av ett linjärt tillvägagångssätt då forskaren sällan kan gå tillbaka och ändra något efter att surveyundersökningen väl är genomförd (Jacobsen, 2002). Kvalitativ ansats innebär att forskningsstrategin lägger fokus på insamlingen och analysen av data oftare ligger på ord än siffror. Den kvalitativa forskningsstrategin är induktiv, tolkande och konstruktionistisk till sin art, dock finns undantag vid val av forskningsstrategi (Bryman & Bell, 2003). För att samla in information med en kvalitativ ansats använder man olika former av intervjuer eller studier. Den kvalitativa metodiken framhävs som mer flexibel eftersom den kan anpassa datainsamlingen till den verklighet som forskningsobjektet befinner sig i (Jacobsen, 2002).
Vidare brukar kvalitativa undersökningar ibland kritiseras av kvantitativa forskare på grund av dess forskning ses som alldeles för subjektiv. Ytterligare problematik som kan uppstå är att vid tidigare nämnd subjektiv ståndpunkt blir kvalitativa undersökningar svåra att replikera. Kvalitativa forskningsresultat är ofta inte generaliserbara, då forskare genomför ostrukturerade intervjuer eller deltagande observationer i små miljöer är det därför inte möjligt att generalisera detta. (Bryman & Bell, 2003).
Val av undersökningsmetod
Eftersom fokus baseras på ord utifrån intervjuer och inte siffror kommer vi att använda oss av en kvalitativ forskningsmetod. Det är de intervjuades tankar, uttryck och åsikter kring ämnet vi kommer att förstå och tolka. Syftet med studien är att få en djupare insikt i ett specifikt fall där det krävs en mer flexibel datainsamling och ett subjektivistiskt tolkande av materialet. Detta föreligger med det tolkningsbaserade synsättet då vi som undersökare måste tolka och förstå hur de undersökta ser på fenomenet kring affärssystemets informationskomplexitet.
2.3 Ett abduktivt angreppssätt
Bryman och Bell (2003) menar att det finns två olika vetenskapliga angreppssätt på en studie, nämligen induktivt och deduktivt. Den induktiva ansatsen är ett synsätt på relation mellan teori och forskningspraxis där teorin genereras utifrån praktiken.
Forskaren skapar således generaliserbara teorier utifrån insamlad data. Den andra ansatsen, deduktion, är ett synsätt på relation mellan teori och forskningspraxis som genomförs utifrån hypoteser och idéer som härleds från teorier. Redan beprövade teorier används för att ställa en hypotes som sedan ska bekräftas eller förkastas utifrån insamlad empiri. (Bryman & Bell, 2003).
Då varken det induktiva eller deduktiva angreppssättet passar studien har vi valt en mellanväg, abduktion, studien kommer således att pendla mellan teori och empiri för att undersöka problemet. Detta för att vi kommer att en djupare förståelse för ämnet allt eftersom. Enligt Alvesson och Sköldeberg (2008) torde det vara den metod som i realiteten används vid många fallstudiebaserade undersökningar. Abduktion utgår ifrån empirisk fakta liksom induktionen, men avvisar inte forskarens tidigare teoretiska uppfattning, vilket gör att ansatsen i grund och botten är närmare den deduktiva (Alvesson & Sköldeberg, 2008). Under studiens gång kommer vi att utveckla empirin samtidigt som teoriavsnittet behandlas och förfinas. Således är den primära fördelen med en abduktiv ansats att studien inte låser forskaren på samma sätt som vid en deduktiv eller induktiv ansats (Patel & Davidson, 2003).
2.4 Närhet för att skapa djupare förståelse
Inom kvalitativa metoder förespråkas ordet närhet som ett viktigt element, där strävan är att förstå hur andra människors uppfattning av verkligheten sker. Kvantitativa ansatser å andra sidan handlar om att reducera människor till objekt och skapa ett så stort avstånd mellan forskare och den undersökta. Detta tillvägagångssätt att objektifiera människor menar kvantitativa forskare ska minska undersökningseffekten och öka replikerbarheten då de kan studera fenomen helt opåverkade av sig själva. Närheten är nödvändig för att förstå de undersöktas uppfattning medan avståndet är viktigt för att kunna generalisera i ett bredare perspektiv. (Jacobsen, 2002). Studiens empiriska material kommer att grundas i en subjektiv tolkning och därmed anser vi närhet vara ett faktum. Vi anser oss därmed inte att objektifiera respondenternas svar och således blir inte studiens resultat generaliserbar inför liknande företag.
2.5 Fallstudie
Då vår studie endast kommer att beröra en organisation är det en fallstudie vi kommer att genomföra. Målet är att samla in, analysera och presentera data av god kvalitet på ett
hederligt sätt. Inom ekonomi används fallstudier då det finns en önskan om att skapa förståelse för komplicerade sociala företeelser (Yin, 2007). Det finns benägenhet att förknippa en fallstudie med en kvalitativ forskningsmetod, det är inte helt rätt men oftast väljer de forskare som tillämpar en kvalitativ metod att göra deltagande observationer och ostrukturerade intervjuer. Mest eftersom dessa uppfattas fungera bra då man vill genomföra en intensiv och detaljerad undersökning (Bryman & Bell, 2003).
Då vi ämnar samla in detaljerad information från ett större företag lämpar sig en fallstudie. Yin (2007) menar att resultaten från en fallstudie inte kan generaliseras med avseende på för svag grund, vilket vi är medvetna om.
2.6 Val av företag
Studiens syfte är att undersöka huruvida controllers påverkas av informationsöverflöd och hur detta influerar på beslutsunderlag. Vid val av företag har vi för avsikt att arbeta med en global koncern. Syftet med det kriteriet är att vi antar att de medför enorma mängder information som måste hanteras. Med dessa kriterier i beaktning kommer vi att genomföra studien på Tetra Pak i Lund. Vidare företagsbeskrivning om Tetra Pak finns i det empiriska avsnittet.
2.7 Intervjumetod
Empirin i studien kommer framförallt samlas in genom intervjuer vilket Bryman och Bell (2003) menar vara en flexibel metod. Det finns två sorters intervjuer, strukturerande och kvalitativa intervjuer. Den strukturerade intervjun anses vara allt mer kvantitativ och har ofta som syfte att generera hög reliabilitet och validitet för att på sätt stärka undersökarens frågeställning. Då vår studie har intresset riktat mot att undersöka svarspersonens ståndpunkter passar kvalitativa intervjuer bra. Kvalitativa intervjuer tenderar därför att låta den intervjuade få röra sig i olika riktningar, detta ger undersökaren kunskap om vad respondenten upplever vara relevant och viktigt. Detta kvalitativa synsätt har benägenhet att få intervjun att vara flexibel och följsam efter den riktning som respondentens svar går i, intervjun kan därmed anpassas efter de viktigaste frågorna (Bryman & Bell, 2003).
Kvalitativa intervjuer kan utformas på två olika sätt, nämligen ostrukturerade intervjuer och semi-strukturerade intervjuer. Under den ostrukturerade intervjun använder sig forskaren av relativt lösa minnesanteckningar, oftast ställs endast en fråga varpå
respondenten får svara och associera fritt. Ostrukturerade intervjuer tenderar därmed att likna ett vanligt samtal. Inom en semi-strukturerad intervju innehar forskaren en lista över specifika teman, en intervjuguide som ska beröras, men man bör ta hänsyn till att den intervjuade har stor frihet att utforma svaren på eget sätt (Bryman & Bell, 2003).
För att besvara studiens frågeställning kommer intervjumetodiken som berör det semi- strukturerade tillvägagångssättet att tillämpas. Valet av en semi-strukturerad intervju grundas i undersökningens kvalitativa forskningsansats med en specifik forskningsfråga att förhålla sig till. För att samla in empiriskt material via intervjuer kommer en intervjuguide att användas, se bilaga A och B. Intervjuguiderna kommer att innehålla delvis specifika frågor, men även teman som respondenten får associera fritt kring. Vi har för avsikt att intervjuerna kommer att ske med Business Controllers, IT-ansvarig samt chefen för Tetra Paks dotterbolag Finance Service Center. Studien genomförs av tre personer och vi alla kommer att närvara vid intervjutillfällena, således tillämpas enligt Kyhlén (2004) en panelintervju. En panelintervju innebär att det finns flera intervjuare närvarande under intervjun, och därför bör en tydlig arbetsfördelning upprättas. Panelen kommer att bestå av en person som leder samtalet, en person som flikar in med följdfrågor samt en tredje och sista person som antecknar. Respondenterna kommer att intervjuas både enskilt och i grupp, baserat på deras befattning. Vi avser att intervjua controllers enskilt för att dem inte ska influera varandra.
Vid urval av respondenterna kommer vi att använda en kontakt på företaget som sedan ska rekommendera lämpliga personer att intervjua. Personen i fråga kommer att vara väl insatt i problemdiskussion och kan således rekokommendera personer med rätt befattning för att kunna tillgodose lämpligt material.
Intervjuerna kommer att hållas i avskilda rum för att inte påverkas av en yttre miljö.
Vidare kommer intervjuerna att inledas med en kort presentation av studiens problemdiskussion, varpå en kort utfrågning om befattning och arbetsuppgift. Detta för att skapa god kontakt med respondenten. För att kunna gå tillbaka och lyssna igenom intervjuerna har vi för avsikt att spela in samtalet, detta om respondenterna tillåter.
Anonymitet kommer att erbjudas för att öka faktorn att respondenten vill berätta känslig information. Som komplement till de fysiska intervjuerna kommer vi eventuellt att hålla
telefonintervjuer och mejlkontakt med respondenterna, för att diskutera vidare funderingar.
2.8 Forskningsetiska överväganden
Bryman och Bell (2003) menar att etiken i samhällsvetenskapliga studier aktualiserar värderingars roll i forskningsprocessen. Det är viktigt att hänsyn till är hur de individer som undersöks behandlas. Under studiens gång kommer vi att ta hänsyn till de forskningsetiska principerna Vetenskapsrådet (2002) fastslagit.
Informationskravet kommer vi att uppfylla genom att informera våra respondenter att deltagandet är frivilligt och att de får avbryta när som. Vi kommer även att informera huruvida resultatet kommer att presenteras för offentligheten. Under insamlingen av data finns ett etiskt övervägande att ha i åtanke, faktumet att vi kommer genomföra flertalet panelintervjuer med enskilda respondenter och på så sätt inte får orsaka att respondenterna känner sig underlägsna. Denna faktor anser vi minska då en kommer att leda intervjun, en flika in med följdfrågor samt en anteckna. Dessutom har vi för avsikt att likna intervjuerna med ett samtal.
Samtyckeskravet anser vi uppfylla då vi kommer att presentera deltagandet som frivilligt och när en respondent således accepterar intervjun får vi samtycke.
Konfidentialitetskravet avser vi att uppfylla genom att erbjuda respondenterna att vara anonyma och är fallet så kommer vi inte att presentera deras namn utan istället använda kodnamn.
Nyttjandekravet kommer vi att uppfylla genom att endast använda den insamlade empirin till studiens syfte. Eftersom vi inte har för avsikt att samla empiri av känslig karaktär är detta inte något vi lägger stor vikt på.
2.9 Kvalitetsmått
Guba och Lincoln (1994) anser att bedömningen av en kvalitativ studie bör skilja sig mot bedömningen av en kvantitativ studie. De menar att det är viktigt att specificera metoder och termer för att kunna bedöma kvaliteten i en kvalitativ studie, detta på grund av att det finns en osäkerhet att använda en direkt tillämpning av reliabilitets- och validitetskriterierna. Osäkerheten bygger på att kriterierna förutsätter att det finns en möjlighet att de leder fram till en absolut bild av den sociala verkligheten vilket dem är
kritiska mot, de menar istället att det kan finnas flera hållbara beskrivningar av verkligheten. För att bedöma en kvalitativ studie anser Guba och Lincoln (1994) att två grundläggande kriterier är trovärdighet och äkthet. Trovärdighet består av fyra delkriterier:
Tillförlitlighet
Det är viktigt att säkerställa att forskningen utförs i enlighet med de regler som finns och att resultaten redogörs för de personer som innefattas av den sociala verklighet som har undersökts så de kan bekräfta att verkligheten är tolkad på ett riktigt sätt. Vi avser att ställa liknande frågor till alla respondenter för att på så sätt öka tillförlitligheten i det empiriska materialet.
Överförbarhet
Kvalitativa forskare bör producera en tydlig redogörelse för detaljer i studier, detta för att kunna förse andra personer med en databas som kan användas för att bedöma hur pass överförbara resultaten är till andra miljöer. Yin (2007) hävdar att en fallstudie inte kan generaliseras vilket heller inte är syftet med studien.
Pålitlighet
För att studien ska var trovärdig är det viktigt att alla olika faser av forskningsprocessen redogörs fullständigt och är tillgängliga. Detta är för att kollegor och andra forskare ska kunna granska och bedöma kvaliteten på de olika procedurerna som tillämpats och i vilken utsträckning de teoretiska slutsatserna är korrekta. Vi kommer att säkerställa att alla delar av forskningsprocessen redogörs fullständigt där allt material finns tillgängligt att granska och följa upp.
Styrka och konfirmera
Det är viktigt att forskare är objektiva och inte medvetet låter personliga värderingar påverka utförandet eller slutsatserna i en undersökning. Forskare försöker därför säkerställa att han eller hon agerat i god tro. Då en tidigare har haft anställning på Tetra Pak finns anledning att misstro studien då dennes personliga intressen kan komma att ändra riktning på studiens analys. Detta är något vi har i beaktning och anser motverka då de andra två är helt oberoende.
Äkthet
Det finns flera kriterier vad gäller äkthet, ett viktigt kriterium är att studien ska ge en rättvisande bild av verkligheten. De som medverkat i studien ska få bättre förståelse för sin sociala situation samt få en bättre bild av hur andra upplever saker i samma miljö.
Undersökningen ska också leda till att de som medverkat får bättre möjligheter att vidta de åtgärder som krävs för att förändra sin situation. Kravet på en rättvisande bild ska vi uppfylla genom att ständig ifrågasätta vårt ställningstagande och gemensamt analysera det empiriska materialet. Samt att alla tre författare ska delta vid intervjuerna och tillsammans sammanställa materialet.
2.10 Källkritik
Bryman och Bell (2013) anser att man ska vara kritisk och ifrågasätta den data studien avser att behandla. Vi kommer således vid insamling av teoretiskt material att använda litteratur endast från universitetsbiblioteket samt vetenskapliga artiklar från artikelbasen
”OneSearch” via Linnéuniversitets hemsida. Dessa typer av källor anser vi vara kvalificerade, ha hög tillförlitlighet och därmed höja validiteten på studien. Då studien avser ett ämne som är relativt nytt kommer vi endast att använda äldre teorier om vi anser att dessa fortfarande är relevanta och aktuella, men vi har för avsikt att förhålla oss till aktuell forskning inom ämnet.
3. Teori
I följande avsnitt kommer vi att presentera de valda teorierna vi har för avsikt att bygga studiens analys på. Teoriavsnittet är uppbyggt utefter hur teorierna integrerar med varandra, en illustration finns längst ned i avsnittet.
3.1 Data och information
Boddy, Boonstra och Kennedy (2005) förklarar att det är viktigt att skilja mellan data och information. Med data menas icke analyserad fakta av till exempel aktiviteter och transaktioner, det kan vara beskrivande så som storlek, färg, kostnad och datum.
Information är data som betyder något för personen som tar emot det, data som de anser vara användbar. Informationen uppstår från data som har blivit bearbetad av antingen en person eller en dator för att få betydelse och värde. Information är subjektiv då vissa ser en sak som värdefull information medan en annan ser det som data utan värde.
3.2 Affärssystem
Affärssystem är en programvara som används för att integrera information över alla enheter i en organisation och på så sätt automatisera företagets affärsprocesser. I det engelska språket används benämningen Enterprise Resource Planning-system (ERP) för att beteckna ett affärssystem (Yen et al. 2001). “Enterprise systems offer the first great opportunity to achieve connectivity, a state in which everyone knows what everyone else is doing in the business all over the world at the same time” (Davenport. 2000, s.5)
Hedman, Nilsson och Westelius (2009) definierar ett affärssystem som ett stort integrerat standardsystem som täcker hela behovet av informationsförsörjning hos ett företag. Systemet består av omfattande funktionalitet, exempelvis ekonomi, marknad, produktion, planering och logistik, vilka alla är starkt integrerade genom en central databas.
Affärssystem har kommit att bli betydelsefulla för hur företag styrs och organiseras, således är systemen ofta ryggraden i informationsbehandling och styrning. All data som bedöms ha strategisk, taktiskt och operativ betydelse lagras i en gemensam databas, syftet med det är att underlätta dataåtkomst samt att kunna utföra avancerade analyser.
(Hedman et al. 2009)
Holsapple och Sena (2005) hänvisar till Cooke och Petersons empiriska studie innehållande 162 företag som implementerade SAP som affärssystem. Studiens resultat mynnade ut i de åtta främsta anledningarna till varför företag valde att implementera affärssystem: standardiserade processer, integrerat informationsflöde, förändrade affärsprocesser, optimerad försörjningskedja och lagerhantering, ökad affärsflexibilitet, ökad produktivitet samt att stödja en global strategi.
Hur ett affärssystem fungerar
Affärssystemet är vid ett korrekt utförande uppbyggt på en central server för att fördela information till alla enheter och affärsprocesser. Affärssystemet samlar, bearbetar och lagrar data vilket ska ge controllern men även leverantörer och kunden den information som behövs ur företaget. Väldesignade affärssystem genererar enkel och snabb information till controllern för att planera, utvärdera, och kontrollera företagets operativa styrning. (Romney & Steinbart, 2012)
Enligt Romney och Steinbart (2012) är ett affärssystem en plattform uppbyggd av olika moduler där varje modul används för att på bästa sätt effektivisera en enhets standardprocesser, detta möjliggör för företaget att addera eller ta bort moduler. Ett typiskt affärssystem innehåller följande moduler, som i sig innehåller flera undermoduler:
• Finansiell informationsmodulen vilket inkluderar: bokföring, fakturahantering, budgetering, likviditetshantering och finansiella rapporter.
• Human resource- och löneadministrationsmodulen som behandlar: HR, löner, förmåner till anställda, utbildning samt skatte- och tidsrapportering.
• Försäljningsmodulen som innehåller uppdatering av försäljning, frakt, lagerhantering, kvittohantering samt provision till försäljare.
• Inköpsmodulen hanterar inköp, inventering av lager, och hantering av utgifter.
• Produktionsmodulen innehåller FoU, produktionskalkyler och kvalitetskontroller.
• Projektmodulen gör kalkyler, intäkt/utgiftskontroller och prestationsmätning.
• Marknadsmodulen behandlar marknadsföring, provisioner och kundservice.
• Systemverktyg för utveckling och underhåll av affärssystemet.
Ett exempel på ett affärssystem med moduler illustreras i figur 1 nedan.
Standardiseringsgrad av affärssystem
När ett affärssystem ska införas i en organisation krävs det ofta förändring och finjustering för att det ska passa in i just den organisationen (Gäre, 2003). Med detta sagt finns det således olika standardiseringsgrader hos ett affärssystem, sett ur leverantörens perspektiv handlar det om att nå skalfördelar samtidigt som att tillgodose kundens specifika verksamhetsbehov. Affärssystem kan delas upp i olika kategorier, beroende på hur pass anpassade de är för verksamheten. Det mest generella systemet benämns standardiserat affärssystem och avser att passa organisationer utan några smärre förändringar. Raka motsatsen är det så kallade egenutvecklade systemet vilket är helt konstruerat för en specifik kund. Däremellan finns branschanpassat system och affärssystem specifik anpassat, dessa två har tydliga relationer till både standardiserade och egenutvecklade affärssystem. (Hedman et al. 2009)
Figur 1: Illustration hur ett affärssystem kan vara uppbyggt med olika moduler (vår bild).
Affärssystems påverkan på organisation och styrning
Ett företags strategier ska fullföljas genom styrning av verksamheten mot företagets mål. Utvecklingen av styrningsprocesser som skett under de senaste decennierna hade inte varit möjligt utan IT och dess utveckling. IT-utvecklingen har framförallt skapat helt nya möjligheter genom en mer effektiv informationshantering och kan hantera nästintill obegränsad mängd information. Hur ett företag tar till vara på möjligheterna ett affärssystem medför kan i stor omfattning förändra deras effektivitet och konkurrenskraft. (Nilsson i Falk, 2006).
Affärssystem skapar en möjlighet att förändra hur företaget styrs, ifall organisationen ska vara centraliserad eller decentraliserad. Genom en gemensam databas medföljer möjligheten att kunna överblicka all information och analysera i realtid, detta frestar ofta företag till att bli mer centraliserade. (Hedman et al. 2009). En stor fördel med ett integrerat affärssystem gentemot ett icke-integrerat system är dess centraliserade databas som genererar informationsflöde genom hela verksamheten. En sådan databas gör det möjligt för beslutsfattare att ta till sig information snabbare, ta mer pålitliga beslut, ta beslut snabbare och samla information som stödjer deras beslut. (Holsapple &
Sena, 2005)
Utvecklingen av informationshantering har skapat nya möjligheter att inom företag och mellan organisationer att utbyta information sinsemellan. Detta skapar förutsättningar för att göra organisationsförändringar, nya affärsprocesser, nya arbetssätt och bättre beslutsfattande. (Nilsson i Falk, 2006)
Affärssystemets roll i ekonomistyrningen
Affärssystemet har en stor roll i företagets ekonomistyrning där information ska integreras och presenteras för att underlätta den strategiska ekonomistyrningen. Nya affärssystem ger företag möjligheten att omstrukturera sin organisation och ompröva strategier och styrsystem. Införandet av affärssystem motiverar verksamheter till att arbeta med stordrift, integration och effektivare transaktionshantering, men framför allt hanterandet av stora mängder ekonomisk data. Affärssystemets potential anses därmed hög och har en stor inverkan för företag att skapa en mer strategiskt orienterad ekonomistyrning. (Nilsson et al. 2010)
3.3 Informationskvalité
Tayi och Ballou (1998) menar att informationskvalité bäst definieras som “fitness for use”. Definitionen medför att innebörden är något relativ, informationskvalitén är alltså beroende av dess syfte. Således är det viktigt att se bortom om informationen verkligen stämmer och istället fokusera på huruvida den är användbar. Denna definition stärker Wang och Strong (1996) som anser att informationskvalité benämns som data lämplig för datakonsumenter. Orr (1998) menar att informationskvalité är ett mått där man mäter överensstämmelsen i informationen tillgänglig i affärssystemet i förhållande till informationen i den verkliga världen. Systemets informationskvalité med ett perfekt förhållande mellan verkligheten och information i systemet sägs ha ett informationsvärde till 100 procent medan en inkorrekt bild av verkligheten och systemet resulterar i ett värde på 0 procent.
Baserat på litteratur och tidigare erfarenhet om informationskvalité har Wang och Strong (1996) föreslagit ett ramverk för informationskvalité som innehåller följande aspekter:
• Informationen måste vara tillgänglig för den tänkta användaren. Exempelvis ska användaren kunna orientera sig i informationssystemet.
• Användaren måste kunna tyda informationen. Exempelvis: språk, kodning och begrepp.
• Informationen måste vara relevant för användaren. Dessutom ska den vara relevant och aktuell för beslut i den tidpunkten.
• Användaren måste finna att informationen är exakt. Exempelvis: objektiv och från tillförlitliga källor.
Redman (1998) menar att ett företag kan ha en bred samling med problem gällande informationskvalité och delar in dem i fyra kategorier:
• Problem förenade med hur väl informationen speglar verkligheten såsom relevans och detaljnivå.
• Problem som är associerade med informationens värde, exempelvis:
noggrannhet, konsekvent och fullständigheten.
• Problem i samband med presentation av information vilket kan vara informationens lämplighet, tolkningssvårigheter och så vidare.
• Andra frågor så som integritet, ägande, transparens och säkerhet kring information.
Informationskvalitén är beroende av dess användare och därför finns det endast ett säkert sätt att säkerställa en hög grad kvalité på informationen, nämligen att förbättra systemets användning. Denna typ av säkerställande av information benämns användarbaserad informationskvalité där systemet använder sig av applikationer för att säkerställa, systematiserade och standardiserade, tillämpningssätt för att hitta kritisk data. (Orr 1998).
3.4 Informationsöverflöd
De senaste 50 årens teknikutveckling har medfört till att mer information har blivit tillgänglig för fler människor än någonsin tidigare i mänsklighetens historia. Då mer lättillgänglig information resulterar i uppenbara fördelar har det samtidigt framkommit forskning som menar att informationsöverflöd kan leda till stress, psykisk ohälsa och att arbetet bringar sämre tillfredsställelse. Det råder ingen tvekan om att den ökade tillgängligheten av information har uppstått genom elektroniska källor. Somliga anser att internet är den absolut största orsaken till informationsöverflöd medan andra menar att problemet fanns redan innan det kom, internet accelererade bara problemet.
(Edmund & Morris (2000)
Informationsöverflöd är ett vetenskapligt fenomen som påverkar hur behandlingen av information sker. Informationsöverflöd uppstår när mängden information överstiger individens förmåga att bearbeta den inom begränsad tid. Forskning inom flera discipliner tyder på att informationsöverflöd präglas av två fundamentala variabler, den första berör mängden hanterbar information för beslutsfattare och den andra präglas av kraven på informationsbearbetning inom utsatt tid. Dessutom anses problematiken gällande informationsöverflöd öka i framtiden på grund av den ökade komplexiteten inom den teknologiska utvecklingen samt den dynamiska naturen inom verksamheter.
(Pennington & Tuttle, 2007)
Eppler och Mengis (2004) har genom en litteraturstudie påvisat ett stort antal symtom som uppträder när en person drabbats av informationsöverflöd. Dessa symtom leder till en kognitiv stressreaktion där det finns en risk att individens helhetssyn försämras och man drabbas av tunnelseende. Att drabbas av ett tunnelseende tenderar att utelämna
variabler och därmed försämra individens förmåga att fatta beslut på rätt grunder och utföra arbetsuppgifter i tid, detta fenomen illustreras i figur 2 nedan. Edmund och Morris (2000) skriver att stress kan uppkomma vid stora informationsmängder där det kan förvärras genom att individen känner oro över att missa viktig information i havet av all oviktig information.
Edmund och Morris (2000) hänvisar till Butchers flera anledningar till varför en chef hamnar i en situation där personen upplever informationsöverflöd. Några viktiga anledningar är:
• De samlar in information för att visa på rationalism och kompetens vilket de anser förbättrar beslutsfattandet.
• De tar till sig stora mängder oönskad information
• De söker mer information för att bekräfta den informationen de redan har.
• De samlar in information för det kan eventuellt bli användbart.
• De vill skydda sig genom att samla in all tillgänglig information.
• De vill kunna styrka sina beslut.
För att åtgärda informationsöverflöd förespråkar Eppler och Mengis (2004) fem olika områden: informationens beskaffenhet, individuella faktorer, organisatorisk design, process-faktorer och informationsteknologi. Vidare talar de om hur informationens kvalité är en viktig faktor för att åtgärda informationsöverflöd. Informationen som delas inom en organisation bör innehålla ett högt värde och levereras till de personer den är avsedd för. I vissa fall uppkommer informationsöverflöd från problem med processer,
Figur 2: grafen visar informationsöverflöd som en inverterad u-kurva (Eppler & Mengis, 2004).
organisationen. Detta leder till att medarbetare minskar risken för informationsöverflöd eftersom informationen i systemet är standardiserat och processar endast det relevanta.
(Eppler & Mengis, 2004)
3.5 Controllerns roll
Controllerns primära roll är att utveckla och effektivisera ekonomistyrningen, vilket sammanfattas i två huvuduppgifter: (1) Utveckla ekonomistyrningen och styrsystemet så att det motsvarar företagets situation och krav, samt (2) att administrera de löpande processerna i ekonomistyrningen. Sammanfattningsvis innebär de två huvuduppgifterna att controllern ska:
• Utvärdera hur organisationen och styrsystem kontinuerligt anpassas till företagets aktuella problem och strategi
• Belysa organisationsförändringars för- och nackdelar i styrsystemet
• Att pedagogiskt förklara och skapa förståelse för ekonomistyrningen bland medarbetare
• Informera om ekonomistyrningens processer
• Anpassa processerna inom ekonomistyrningen för att spegla företagets situation
• Ge service för beslutsunderlag, instruktioner och datastöd etc.
• Samordna möten för att diskutera problem och möjligheter inom
styrinstrumenten och att utvärdera potentiella utfall. (Samuelsson, 2004)
Controllers integration med affärssystemet
Samuelsson (2004) menar att två nyckelord som berör controllerns roll relativt affärssystem är integration och process. Nilsson och Olve i Falk (2006) diskuterar hur IT-ansvariga och controllers samverkan har en viktig del för affärssystemet där man ska samordna IT-avdelningen och ekonomifunktionen. Controllers roll är att utforma styrinformation, beslutsunderlag och ansvarsfördelning för att på bästa sätt effektivisera inriktning på arbetet. IT-ansvariga bör medverka när ledningen avgör om man ska förse sig med ny teknik för att avgöra dess effektivitet och utformning. Dessa två funktioner har därmed en stor inverkan på hur de nya lösningarna påverkar företagets affärslogik.
Samuelsson (2004) påpekar att controllerns övergripande ansvar inom affärssystem är att säkerställa utveckling och drift av affärssystem så att det överbryggar informationsförsörjningen på ett konsekvent, genomtänkt och effektivt sätt.
En förutsättning för att controllern ska kunna utöva sin roll är utvecklande av relevanta strategier för informationsförsörjning. Utformandet av affärssystemet har en direkt påverkan på ekonomistyrningen som direkt avgör hur medarbetare får tillgång till kalkyler, nyckeltal och annan information. (Nilsson & Olve i Falk 2006).
3.6 Beslutsunderlag
Att informationssystem har flera användare menar Tayi och Ballou (1998) kan medföra problem, olika användare tolkar samma data på olika sätt. Individen som matar in data har full insikt och vet exakt vad informationen betyder medan individen som använder informationen kanske tolkar den på ett annat sätt. Även förmågan att bedöma rimligheten i information påverkas negativt när användaren inte har något ansvar för datas integritet och dessutom är skild från individen som matade in den.
Det finns tendens att bristande informationskvalité äventyrar beslutsfattande. En allmänt accepterad princip är att besluten som fattas inte är bättre än den information besluten grundas i. Därmed tack vare den stora mängden information som finns tillgänglig är sannolikheten att beslut som enbart grundar sig i korrekt information är väldigt liten.
Även om alla beslut innebär en viss mängd av osäkerhet, är det tydligt att beslut baserade på de mest relevanta, fullständiga, korrekta och aktuella uppgifterna har en bättre chans att uppnå företagets mål. (Redman 1998). En huvudsaklig roll inom informationssystemet är att tillgodose medarbetare inom organisationen med tidsriktig information för att kunna stödja beslutsfattandet (Orr 1998).
3.7 Styrning
Källström (1990, s. 31) definierar styrning som: “Processen som tillser att organisationen är anpassad till sin omvärld och ägnar sig åt aktiviteter som gör det möjligt för organisationen att uppnå sina syften”.
En organisation delas upp i tre olika nivår: Strategisk, taktisk samt operativ. Figur 3 förtydligar synen på ekonomistyrningens roll och dess koppling till strategisk formulering och operativ styrning (Samuelsson, 2004).
Med en korrekt upplagd process för strategisk planering kan företaget uppnå fördelar, exempelvis: att fler i organisationen blir medvetna om företagets starka och svaga sidor, en bättre uppfattning om hot och möjligheter i företagets miljö samt att det skapar motivation med en förbättrad insikt i förändringsmiljön. Den strategiska planeringen kan ibland vara alldeles för abstrakt för att appliceras som vägledning för medarbetarna (Källström, 1990). För att tydliggöra den taktiska rollen används ekonomistyrningen, vars primära uppgift är att implementera strategiska beslut till den operativa styrningen (Anthony & Govindarajan, 2007). Den taktiska planeringen och styrningen möjliggör därmed att målen preciseras ytterligare, d.v.s. den taktiska planeringen preciserar hur den strategiska planen ska förverkligas. Det sista steget att konkretisera ett företags styrning är att i form av operativ planering och styrning, som syftar till att styra konkreta arbetsuppgifter så att dessa utförs verkningsfullt och effektivt (Källström, 1990).
Figur 3: Bilden illustrerar de tre styrnivåerna inom en organisation (Samulsson 2004, s32).
3.8 Teorimodell
Modellen nedan förklarar hur teoriavsnitten vävs samman för att skapa förståelse kring problemet om hur beslutsunderlag brister i kvalitén när controllern drabbas av informationsöverflöd, samt belysa hur information konsolideras inom affärssystemet för att bidra till en hög informationskvalité.
Data
Information
Controller
Beslut för styrning
Informationskvalité Informationsöverflöd
Affärssystem
Beslutsunderlag
4. Empiri
I detta avsnitt presenteras studiens empiriska material insamlat via intervjuer på Tetra Pak den 23 april 2014. Empirin är inledningsvis övergripande om organisationen och de olika respondenterna, varpå mer ingående empiri om affärssystem, informationskvalité och controllers påverkan på beslutsunderlag.
4.1 Organisationen Tetra Pak
Tetra Pak AB är ett svenskt familjeägt företag grundat 1951 av Ruben Rausing. Bolaget utvecklar, tillverkar och marknadsför system för förädling, förpackning och distribution av flytande livsmedel. De Sverigebaserade Tetra Pak-bolagen har runt 4000 anställda men koncernen är verksam i över 170 länder och har totalt 23 500 anställda.
Nettoförsäljningen 2013 uppgick till 11 075 miljoner euro. Den största forskning- och utvecklingsanläggningen ligger i Lund, där företaget en gång grundades. Där finns cirka 3500 anställda och anläggningen utgörs av 13 olika legala enheter som köper tjänster sinsemellan. Moderbolaget är AB Tetra Pak (Tetra Pak, 2014). En del av AB Tetra Pak är den operativa enheten Global Information Management (Global IM) som är till för att stödja Tetra Paks informationshantering. Global IM ansvarar för Tetra Paks IT-strategi där man arbetar tätt inpå Tetra Paks globala process-ägare för att stödja leverans av IT- projekt och tjänster som tillför största möjliga nytta för Tetra Pak och deras kunder.
Global IM är placerat på tre olika geografiska platser runt om i världen och har över 800 anställda. (Håkan Rylander).
4.2 Respondenter
Håkan Rylander:
Rylander har arbetat på Tetra Pak sedan 1994 inom olika tjänster och sedan 2001 supportat Tetra Paks Globala IT-verksamhet (Global IM) som Business Controller för Strategic Planning & Business Transformation. IT-verksamheten är organiserat med tre ben; Business transformation vilket berör förändring inom Tetra Pak, Strategic Planning som innehåller att utveckla Tetra Paks strategi och sedan IT-verksamheten.
Björn Damstedt:
Damstedt har arbetat på Tetra Pak i elva år, tjänsten som Manager Business Controller tillsatte han i början på 2014. Det är hans femte jobb inom organisationen. Han är ansvarig för en grupp på sex personer som har det övergripande ansvaret för controlling
på AB Tetra Pak. Gruppen arbetar med kostnadsuppföljning, budgetering, prognoser, internkontroller, svara mot externa revisorer och fylla rollen som kontrollanter.
Helen Hwasser:
Hwasser är chef för Tetra Pak Finance Service Center sedan fyra år tillbaka, ett dotterbolag som omfattar cirka 70 personer. Inom bolaget arbetar de med bokföring, rapportering, tull-administration, Order-to-cash, Purchase to Pay och Treasury för totalt 16 Tetra Pak-bolag. Tidigare har Hwasser haft olika chefspositioner inom finans och Business Controll på Tetra Pak-koncernen sedan 1990. Hon har dessutom under en tre- årsperiod varit delaktig inom IT som Global Design Lead Finance gällande affärssystemet SAP.
Sophia Palebo:
Palebo arbetar på Tetra Pak Finance Service Center där hon är Accounting Manager och ansvarig för PtP, OtC samt Treasury. Dessförinnan var hon verksam på Global Finance inom Tetra Pak där hon hade positionen som International Project Lead. Hon har arbetat på Tetra Pak i fem år.
Peter Hjortham:
Hjortham arbetar som Reporting Manager och är ansvarig för rapporteringsavdelningen på Tetra Pak Finance Service Center. På avdelningen hanteras intern och extern rapportering för 16 Tetra Pak bolag. Hjortham har arbetat inom Tetra Pak på olika positioner i 28 år.
4.3 Tetra Paks affärssystem
I det tidiga 90-talet påbörjades ett projekt med ett egenutvecklat affärssystem inom Tetra Pak, dock insåg man att ett egenutvecklat system inte skulle fungera. Det krävdes enorma resurser att bygga upp ett eget system. År 1995 utvärderades huruvida möjligheterna fanns att implementera ett externt affärssystem, Tetra Pak valde mellan det tyska systemet SAP, det amerikanska systemet Oracle samt det holländska Baan.
Det tyska systemet SAP ansågs passa strukturen lämpligast och implementeringen satte fart år 1997. Tetra Pak insåg snabbt att för att anpassa systemet inom organisationen och få det att lämpa sig i olika länder samt verksamhetsdelar krävdes en strukturerad top- down implementeringen. Att tillämpa en top-down-implementering ledde till ett
strukturerat och standardiserat system med en gemensam databas. Projektet färdigställdes den 31 mars 2013, dock saknas en fullständig integrering då Tetra Pak kontinuerligt förvärvar nya bolag. Tetra Pak använder idag en SAP-plattform med kompletterande system som kommunicerar med SAP för att slippa manuella processer för att mata in data. (Se figur 4 för en illustration av Tetra Paks SAP-plattform). (Håkan Rylander).
“Många stora vinster finns med att integrera system med varandra, man får hävstång på sin investering om man bygger sin plattform utifrån sitt grundsystem” - Håkan Rylander
Tetra Paks strategi innebär därmed att integrera alla de kompletterande system och få de att kommunicera med varandra för att på bästa sätt behandla den stora mängden data som uppstår. För att automatisera processer och dela information inom leverantörskedjan ställer det även krav på att leverantörer är SAP-certifierade, vilket innebär att deras system ska kommunicera med Tetra Paks SAP-plattform. Således innebär det att det ska finnas global MasterData där lättillgänglig information gällande hela Tetra Paks organisation ska stämma på en global nivå. Global MasterData möjliggör att Tetra Paks verksamheter och leverantörer runt om i världen utför strukturerade transaktioner som ska kunna appliceras oavsett bolag. Exempel på MasterData är leverantörsregister, kundregister, kontoplan samt artikelregister. (Håkan Rylander).
Figur 4: SAP-Plattformen på Tetra Pak (Vår bild). Supply Chain Management (SCM), Business Intelligence (BI), Supplier Relationship Management (SRM), Customer Relationship Management (CRM),
Givetvis finns det även kostsamma effekter med att underhålla ett sådant komplext stort system som Tetra Paks. Budgeten för IT-verksamheten uppgår årligen till 200 miljoner euro, där omkring 25 procent av budgeten går till vidareutveckling av systemet, och resterande 75 procent, cirka 140 miljoner, går till underhållning av systemet och inköp av bland annat datorer. (Håkan Rylander)
Vilka nackdelar ser du med SAP-plattformen?
Helen Hwasser
Uppstår det ett problem i transaktionerna är det väldigt omständligt att rätta till, detta på grund av att systemet är helt integrerat. Många gånger är det bara en specialist som klarar av det, vilket är kostsamt. Vidare är systemet väldigt oflexibelt, det tar lång tid att ändra och anpassa.
Sophia Palebo
“Börjar det blåsa vänder det inte så enkelt, ett Excel-dokument tar du bara upp och börjar om från början”.
Håkan Rylander
Tekniken ger idag oerhörda möjligheter att väldigt snabbt kunna bryta information på många olika sätt. Dock går det bara att göra utifrån de strukturer som finns uppbyggda.
Affärssystemet är väldigt svårt att förändra, varje gång en omorganisering sker krävs att systemets strukturer förändras. Tetra Pak fokuserar mycket på Key-Performance-Index (KPI), vidare finns det en uppfattning att det blir för många KPI-tal vilket medför att poängen med nyckeltal försämras.
Björn Damstedt
Ett problem är att när strategibeslut resulterar i att man är låst i systemet och hur dess arbetsprocesser ser ut. Det finns inte mycket utrymme att själv göra anpassningar utan det krävs att förhålla sig till de standarder som finns.
4.4 Konsolidering av information
En primär fördel med att ha ett SAP-system menar Damstedt är att alla användare har tillgång till samma data i realtid. Systemet är totalintegrerat över hela världen och
språket som används är standardiserat vilket således innebär att kodningen av en skruv i Brasilien är densamma i Sverige.
Visionen är enligt Damstedt att det inte ska finnas några lokala applikationer då det medför stora kostnader och kontrollen över verksamheten försämras. Om en ny applikation byggs upp internt eller om en extern konsult anlitas för att genomföra det fungerar det i början. När applikationen behöver uppdatering eller förändringar uppstår det ofta komplikationer varpå konsulten måste anlitas igen och då blir prislappen därefter. I slutändan blir det att applikationen avvecklas för att det inte finns någon intern support. De senaste fem åren har företaget gått mot en riktning att städa undan de lokala applikationerna och istället använda de system som Global IM rekommenderar, då det medför bättre kontroll och allt är lika överallt. Detta leder till att konsolideringen av information sker genom standardiserade processer där all data kommunicerar med varandra och lagras i en och samma databas. (Björn Damstedt).
Palebo menar att Tetra Pak har kommit långt i fram i användandet av ett totalintegrerat affärssystem. Hon har tidigare erfarenhet av arbete på en mindre koncern där många stödfunktioner till affärssystemet skapade arbete i större omfattning. Vidare förklarar hon att “ett affärssystem med stödfunktioner som inte kommunicerar med det huvudsakliga affärssystemet kan ge cirka 80 procent rätt i rapporteringen. Nöjer sig bolagets aktieägare om en motsvarande utdelning är det good enough. De sista 20 procenten är väldigt kostsamma” (Sophia Palebo).
Damstedt anser att det finns väldigt få problem med att konsolidera data inom Tetra Pak eftersom affärssystemet är så pass välutvecklat och strukturerat. Förklaringen till att Tetra Paks lyckade implementering är långsiktighet och att företaget haft möjligheten att satsa stora resurser under en lång period. Vidare berättar Damstedt att detta är få förunnat, många företag har troligtvis inte samma fördel. Många underskattar komplexiteten ett affärssystem innebär och allt eftersom uppstår problem.
4.5 Informationsöverflöd
Rylander ser inga problem med ett informationsöverflöd utan menar att det finns för lite information eftersom affärssystemet är så pass strukturerat och standardiserat. Dock påpekar han att det lätt uppstår informationsöverflöd ifall man inte är tydlig med vad
