• No results found

Avtalstrohet inom offentlig verksamhet: En utforskande studie av vad som driver inköp utanför avtal inom hälso- och sjukvård

N/A
N/A
Protected

Academic year: 2022

Share "Avtalstrohet inom offentlig verksamhet: En utforskande studie av vad som driver inköp utanför avtal inom hälso- och sjukvård"

Copied!
65
0
0

Loading.... (view fulltext now)

Full text

(1)

Civilingenjör industriell ekonomi September 2020

Avtalstrohet inom offentlig verksamhet

En utforskande studie av vad som driver inköp utanför avtal inom hälso- och sjukvård

Sebastian Djuréen

(2)

Denna avhandling lämnas till institutionen för industriell ekonomi vid Blekinge Tekniska Högskola för att delvis uppfylla kraven för civilingenjörsexamen i industriell ekonomi.

Avhandlingen motsvarar 20 veckors heltidsstudier.

Jag vill hävda att jag är enda författaren till denna avhandling och att jag inte har använt några andra källor än de som anges i bibliografin och identifierats som referenser. Denna

avhandling har inte lämnats in vid någon annan institution för att få en examen. Det är alltså mitt eget arbete.

Författare:

Sebastian Djuréen

E-mail: Sedj14@student.bth.se Handledare:

Emil Numminen och Eva Lövstål Institutionen för industriell ekonomi

Institutionen för industriell ekonomi Internet : www.bth.se

(3)

A BSTRACT

Background

Over the years, public procurement has proved difficult. There are several procurements that have caused major problems as a result of poor implementation. At present, there are insufficient studies done on procurement and purchasing processes, largely due to difficulties in obtaining good procurement data to analyze. However, some previous studies show that there are opportunities for improvement in the area and that it is common for money to be "wasted" in procurement and purchasing. It is therefore important to choose this particular topic. To investigate the subject, a research object with a specific procurement and purchasing process has been selected where there is a problem with purchases being made outside agreements, even though there are many products in agreements. Based on this process, the goal is to make both general and specific conclusions.

Purpose

The purpose of this study is to investigate the underlying factors that lead to low contractual fidelity in public procurement and purchase in health care. Furthermore, the purpose is also to promote the knowledge development of fidelity to agreements. Contract fidelity refers to the ability to stick to purchasing on contracts.

Method

This research report is based on a method triangulation between a quantitative part containing collected data from the research object, which is an organization with many different areas. This quantitative part is analyzed using the analysis program SPSS with different types of data analyzes. First, correlation tests have been used to present relationships between different parameters, but also to show that data is normally distributed. Furthermore, regression analysis has been used to measure individual impact from different variables. These regressions have had total purchase amounts and agreements as dependent variables. Furthermore, a qualitative part is also included in the form of interviews where the purpose is to broaden the understanding and identify additional parameters that may drive purchases outside the agreement. These interviews have been of a semi-structured design with a strategic selection of interviewees who the researcher believes contribute the most knowledge to the research. An important reason that there is both a quantitative and a qualitative part is because only a qualitative part can give an unreliable result as interviewees can provide incorrect information. The quantitative data becomes clear as it reflects purchases without the possibility for the buyer to hide something. The qualitative part thus also has an affirmative function in addition to its exploratory function. Finally, the above-mentioned empirical data are analyzed with appropriate theories selected for this particular research. It is these theories that through the report are called the glasses of research and are this research's unique way of looking at this type of problem.

Results

The quantitative result shows that a total of 32.1% of the examined articles are purchased outside

contracts. This corresponds to 26.5% of its total purchase amount. To investigate the relationship in the

organization's purchasing parameters, it was examined how these correlated with the contractual

parameter. Much of the correlation explained the natural connections in purchasing data, while the

correlation between purchasing path and agreement was distinguished as this indicated that a certain

purchasing path tends to drive purchases outside contracts. Furthermore, supplier data gave indications

that it was a relatively low proportion of the total number of purchases from those from the organization

that went through the purchasing department. It was also common for purchases to be made outside the

contract with one supplier. The linear regression analysis with total purchase amount as a dependent

variable indicates that unit price, number of purchase orders, purchase quantity and agreement turn out

to be significant and that these can be said to affect the total purchase amount. In the logistical regression

with agreements as a dependent variable, the significant parameters purchase quantity, number of

purchase orders and unit price were found to have little or no impact on purchases on or off contracts.

(4)

agreement. The qualitative result indicates that ambiguity, access to information and the ability to convey information means that purchases are made outside agreements. It also becomes clear that the information asymmetry that prevails in different relationships can be used to make decisions that are beneficial to oneself. Furthermore, shortcomings in the follow-up and the ability to get a clear picture of the purchasing process are perceived as a factor that purchases outside the contract may continue. It is not possible to follow up and discover purchases outside the agreement. The competence in the organization is also considered to be too low regarding, for example, purchases and agreements, which is also a contributing factor to lower contractual fidelity.

Conclusion

Unit price, purchasing path, ambiguity, information asymmetry, relationships, signaling of information and lack of follow-up are all driving purchases outside the agreement. The problems and what basically cause purchases outside contracts are found on an overall level. It is based on information asymmetry.

The reason for the information asymmetry can be linked to agent-principal relationships and signaling.

Signaling can help solve the organization's problems. There have been limitations during the study, mainly due to time frames. Because a number of different strategic selections have been made through research, for example when collecting data where this affects both the number of parameters and the number of interviews. However, the study is still considered a contribution with a good result. These limitations lead to potential future studies where the development of this study with a broader empirical evidence is suggested as an example.

Keywords

Public procurement and purchasing, contract fidelity, purchasing process and driving parameters.

(5)

S AMMANFATTNING

Bakgrund

Offentlig upphandling har genom åren visat sig vara svårt. Det finns flertal upphandlingar som ställt till med stor problematik till följd av dåliga genomföranden. I dagsläget finns bristfälligt med studier gjorda på upphandling- och inköpsprocesser, mycket till följd av svårigheter att erhålla bra upphandlingsdata att analysera. En del tidigare studier påvisar dock att det finns förbättringsmöjligheter inom området och att det är vanligt att pengar ”slösas” vid upphandling- och inköp. Det är därför angeläget att välja just detta ämne. För att undersöka ämnet har ett forskningsobjekt med en specifik upphandling- och inköpsprocess valts ut där det finns en problematik med att inköp görs utanför avtal, även om det finns många avtalade produkter. Utifrån denna process är målsättningen att dra dels generella dels specifika slutsatser.

Syfte

Syftet med denna studie är att undersöka de bakomliggande faktorerna som leder till låg avtalstrohet vid offentlig upphandling- och inköp inom hälso- och sjukvården. Vidare är syftet också att främja kunskapsutvecklingen av avtalstrohet. Avtalstrohet syftar då till förmågan att hålla sig till inköp på avtal.

Metod

Denna forskningsrapport grundar sig i en metodtriangulering mellan en kvantitativ del innehållande insamlade data från forskningsobjektet vilket är en organisation med många olika förgreningar. Denna kvantitativa del analyseras med hjälp av analysprogrammet SPSS med olika typer av dataanalyser. Dels har korrelationstest använts för att presentera samband mellan olika parametrar, men också för att påvisa att data i stor utsträckning är normalfördelad. Vidare har regressionsanalys använts för att mäta individuell påverkan från olika variabler. Dessa regressioner har haft totalt inköpsbelopp och avtal som beroende variabler. Vidare inkluderas även en kvalitativ del i form av intervjuer där syftet är att bredda förståelsen och identifiera ytterligare parametrar som kan tänkas driva köp utanför avtal. Dessa intervjuer har varit av semi-strukturerad utformning med ett strategiskt urval av intervjupersoner som forskaren tror bidra med mest kunskap till forskningen. En viktig anledning att det finns både en kvantitativ och en kvalitativ del är då endast en kvalitativ del kan ge ett opålitligt resultat då intervjupersoner kan delge felaktig information. Den kvantitativa data blir tydlig så sett då denna speglar inköp utan möjlighet för den som köpt att dölja något. Den kvalitativa delen har således också en bekräftande funktion utöver sin utforskande funktion. Slutligen analyseras ovan nämnd empiri med lämpliga teorier som valts ut för just denna forskning. Det är dessa teorier som genom rapporten som kallas för forskningens glasögon och är denna forsknings unika sätt att se på denna typ av problem.

Resultat

Det kvantitativa resultatet påvisar att det totalt köps 32,1% av de undersökta artiklarna utanför avtal.

Detta motsvarar 26,5% av dess totala inköpsbeloppet. För att undersöka samband i organisationen inköpsparametrar undersöktes hur dessa korrelerade med avtalsparametern. Mycket av korrelationen förklarade de naturliga samband i inköpsdata medan korrelationen mellan inköpsväg och avtal utmärkte sig då denna indikerade på att en viss inköpsväg tenderar att driva köp utanför avtal. Vidare gav leverantörsdata indikationer på att det var en relativt låg andel av det totala antalet köp av de från organisationen som gick via inköpsavdelningen. Det var också vanligt att köp gjordes utanför avtal hos den ena leverantören. Den linjära regressionsanalysen med totalt inköpsbelopp som beroende variabel indikerar att styckpris, antal inköpsordrar, inköpskvantitet och avtal visar sig vara signifikanta och att dessa kan sägas påverka det totala inköpsbeloppet. Vid den logistiska regressionen med avtal som beroende variabel visade sig de signifikanta parametrarna inköpskvantitet, antal inköpsordrar och styckpris ha liten eller obefintlig påverkan för köp på eller utanför avtal. Inköpsväg hade stor påverkan vilket indikerar att detta driver köp utanför avtal. Det kvalitativa resultatet indikerar på att otydlighet, tillgång till information och förmågan att förmedla information medför att det görs köp utanför avtal.

Det visar sig också tydligt att den informationsasymmetri som råder i olika relationer kan utnyttjas för

att fatta beslut som är fördelaktiga för egen del. Vidare upplevs det brister i uppföljningen och förmågan

(6)

möjlighet att följa upp och upptäcka köp utanför avtal. Kompetensen i organisationen anses också vara för låg gällande exempelvis inköp och avtal, vilket även detta är en bidragande orsak till lägre avtalstrohet.

Slutsats

Styckpris, inköpsväg, otydlighet, informationsasymmetri, relationer, signalering av information och bristande uppföljning är samtliga drivande av köp utanför avtal. Problematiken och det som i grunden orsakar köp utanför avtal återfinns på ett övergripande plan. Det grundar sig i informationsasymmetri.

Anledningen till informationsasymmetrin går att koppla till agent-principalrelationer och signalering.

Signalering kan hjälpa till att lösa organisationens problematik. Det har funnits begränsningar under studien, främst med anledning av tidsramar. Därför att en rad olika strategiska urval genom forskningen fått göras, exempelvis vid insamling av data där detta påverkar både antal parametrar och antal intervjuer. Dock anses studien ändå bidrag med ett gott resultat. Dessa begränsningar leder till potentiella framtida studier där utveckling av denna studien med en bredare empiri föreslås som ett exempel.

Nyckelord

Offentlig upphandling och inköp, avtalstrohet, inköpsprocess och drivande parametrar.

(7)

I NNEHÅLLSFÖRTECKNING

Abstract ... iii

SAMMANFATTNING ... v

Innehållsförteckning ... vii

Förord ... 1

1 Inledning ... 2

1.1 Problembakgrund ... 2

1.2 Problemdiskussion ... 3

1.3 Syfte ... 5

1.4 Forskningsfråga ... 5

1.5 Struktur ... 5

2 Teori och tidigare studier ... 6

2.1 Teori ... 6

Teorin om informationsasymmetri ... 6

Signalteori ... 6

Agent-principalteori ... 7

Incitamentteori ... 8

Beslutsteori ... 8

Sammanfattning av valda teorier ... 9

2.2 Tidigare studier ... 10

Informationsasymmetri vid upphandling och inköp ... 10

Agent-principalproblematik vid upphandling och inköp ... 11

Incitament vid upphandling och inköp ... 12

För- och efterarbete... 12

Avtalstrohet... 13

2.3 Sammanfattning tidigare studier ... 14

3 Metod ... 15

3.1 Forskningsstrategi... 15

3.2 Min roll som forskare ... 16

3.3 Forskningsmetod ... 16

En variant av systematisk forskningsöversikt... 16

Kvantitativ dataanalys ... 18

Kvalitativ intervjustudie ... 21

3.4 Metoddiskussion ... 22

3.5 Forskningsetik ... 23

4 Empiri ... 25

4.1 Forskningsobjekt ... 25

Organisationens upphandling- och inköpsprocess... 25

(8)

Kvantitativa data ... 26

Kvalitativa data ... 28

5 Resultat ... 30

5.1 Kvantitativa resultat – dataanalyser av inköpsdata... 30

Överblick av inköp och korrelation ... 30

Stickprov hos leverantörer ... 31

Regressionsanalys ... 32

5.2 Kvalitativa resultat – intervjustudie ... 34

Otydlighet och information... 34

Relationer och informationsövertag ... 35

Uppföljning av upphandling och inköp ... 35

Kompetens i organisationen ... 36

Inköpsprocessen ... 36

5.3 Sammanfattande resultat ... 36

6 Analys ... 38

6.1 Kvantitativ analys... 38

Analys av korrelation i inköpsdata ... 38

Analys av stickprov hos leverantör... 39

Analys av resultat från regressionsanalyser ... 40

6.2 Kvalitativ analys... 42

Analys av informationsasymmetrisk problematik ... 42

Analys av agent-principalproblematik ... 43

Analys av uppföljningsproblematik ... 44

6.3 Sammanfattande diskussion ... 46

7 Slutsats, begränsningar och framtida forskning ... 48

7.1 Slutsatser ... 48

7.2 Begränsningar ... 49

7.3 Framtida studier... 49

8 Referenslista ... 51

Bilaga 1: Intervjumall... 55

Bilaga 2. Exemplifiering av inköpsdata ... 56

(9)

F ÖRORD

Detta blev en utdragen process, men tack till alla er som hjälpt mig att slutföra detta arbete och såg till att jag kom i mål. Det är jag väldigt tacksam för. Tack!

Sebastian Djuréen

(10)

1 I NLEDNING

I detta avsnitt kommer en grundläggande förståelse att skapas, från problembakgrund till problemdiskussion för att ge läsaren förutsättningar att förstå vad detta arbete handlar om.

Problembakgrunden beskriver problematik inom offentlig upphandling mer generellt medan problemdiskussionen preciserar problematiken gällande inköp utanför avtal. Alltså inköp vid sidan av de avtal som genererats från offentlig upphandling. Inledningen följer formen av en upp- och nedvänd pyramid, det vill säga gå från det generella till det specifika. Inledningen presenterar också syfte och problemformulering med utgångspunkt i problembakgrund och problemdiskussion för att runda av med rapportens disposition.

1.1 Problembakgrund

Offentlig upphandling regleras av lagen om offentlig upphandling (LOU). Myndigheter, kommuner och regioner måste följa LOU när inköp ska göras, det är lagstadgat. Den avser främja de inköp av varor och tjänster som görs av svenska myndigheter, kommuner och regioner. Svenska myndigheter gör inköp av varor och tjänster för uppemot 500 miljarder kronor varje år, vilket gör upphandlingar och LOU till ett viktigt bidrag till samhällets ekonomi. LOU syftar till att använda resurser på ett effektivt sätt, det vill säga maximera nyttan av resurserna (Konkurrensverket, 2011; Edwardsson & Moius, 2009). Offentlig upphandling får således en betydande roll för en rad olika samhällsnyttiga funktioner. Ett tydligt exempel blir hälso- och sjukvården som då har krav på sig att genomföra upphandlingar i enlighet med LOU. Det får sägas höra till vanligheterna att olika upphandlingar omnämns i medier där kontentan ofta är dess negativa utfall och där också upphandlande myndigheter framställs som dåliga på området (Axelsson, 2018).

År 2014 vann leverantören OneMed en upphandling genomförd av Stockholm landsting gällande förbrukningsmaterial till sjukvården. Denna kom att debatteras in och ut under flera år och har visat sig vara en kostsam affär (Thorell & Grill Pettersson, 2017). När ett år på det fem år långa avtalet hade passerats hade nästa hela det totala beloppet på upphandlingen om 500 miljoner kronor redan uppnåtts, detta till följd av att leverantören OneMed kunnat nyttja avtalet till max och kringgå klausuler som blev direkt fördelaktiga för dem som leverantör (Jörnehed, 2016). Ett bra exempel på en klausul som nyttjats av OneMed var möjligheten att kunna leverera stödstrumpor som var långt mycket dyrare än beräknat.

Stödstrumpor för 6000 kr per par levererades samtidigt som det fanns strumpor på avtalet för ner mot 100 kr per par, som dessutom i vissa fall hade funkat precis lika bra sett ur ett behandlingsperspektiv som strumporna för 6000 kr per par (Jörnehed, 2016; Thorell & Grill Pettersson, 2017). Att lyckas kringgå klausuler och liknande i avtal som detta kräver finurlighet och utnyttjande av den informationsasymmetri som finns vilket leverantörer förväntas använda när tillfälle ges (Eriksson &

Hane, 2014).

Så sent som 2019 uppdagades något som benämnts som en stor skandal ur upphandlingssynpunkt som berörde flera regioner och där sjukhus blev hårt drabbade. Tillsammans genomförde flera regioner i mellersta Sverige en upphandling av förbrukningsmaterial där företaget Apotektjänst klev ut som vinnare av upphandlingen. Det tog inte lång tid efter avtalsstart innan leveransproblemen började som till slut ledde till en materialkris av hög grad där operationer och liknande fick ställas in (Axelsson, 2020; Åsbrink, 2020). Att upphandla kan i vissa fall upplevas enkelt. Beroende på vad som ska upphandlas kan det säkert också vara just enkelt, exempelvis om kontorsmaterial ska upphandlas.

Kraven på dessa är med stor sannolikhet enklare att ställa än de krav som ställs på material som ska

användas i exempelvis hälso- och sjukvården. Att upphandlingar går fel måste kunna accepteras,

däremot blir det viktigt att förstå de konsekvenser som kan uppstå när upphandlingar genomförs som

berör samhällsviktiga funktioner så som hälso- och sjukvården. Det blir inte bra när 481 operationer

tvingas ställas in på grund av dålig upphandling (Åsbrink, 2020). Samtidigt efterfrågas en fortsatt

utveckling inom offentlig upphandling och forskning på området vilket blir motiverande för denna

studie (Edwardsson & Moius, 2009).

(11)

1.2 Problemdiskussion

Offentlig upphandling har i vissa fall visat sig spara upp mot 30% av totalt inköpsbelopp (Europeiska kommissionen, 2004). Det blir därför svårt att förneka dess betydelse för samhällets ekonomi. Det handlar om att använda skattebetalares pengar på bästa sätt. Då det finns en något generell bild av att myndigheter är dåliga på att upphandla, vilket också stöds av det faktum att mycket pengar slösas bort vid upphandling blir ämnet högst angeläget. 2017 gjordes en uppskattning att 10% att skattebetalarnas pengar slösades bort vid dålig upphandling. Det motsvarar ca 90 miljarder kronor. Då antalet offentliga inköp växer genererar det också en negativ följdeffekt på andelen pengar som slösas bort vid upphandling (Axelsson, 2018). Forskning på offentlig upphandling och inköp anses vara bristfällig (Edwardsson & Moius, 2009), vilket motiverar att med forskning vara med och bidra till ämnet. Tidigare studier kan konstatera att pengar inte alltid används till rätt ändamål vilket blir tydligt när exempelvis pennor köps för 175,96 kr istället för 1,95 kr per penna, eller när 90 miljarder sägs slösas bort (Hausel Heldahl & Värja, 2019; Axelsson, 2018). Istället för att då göra inköp utanför avtal som kan medföra högre kostnader, sämre kvalitet på produkter och mer där till bör dessa resurser användas på ett bättre sätt, vilket bra upphandlingar visat sig hjälpa till med under de senaste tio åren (Europeiska kommisionen, 2004). Det är önskvärt att skapa värde för de medel som används (Edwardsson & Moius, 2009). Därför blir det av intresse att veta vad som faktiskt driver köp utanför avtal.

Att upphandla och köpa på avtal medför som bekant ofta en fördel ur det ekonomiska perspektivet (Europeiska kommissionen, 2004; Hausel Heldahl & Värja, 2019). Det blir dock viktigt att framhäva möjligheten att också ställa andra krav och syftar då främst på kraven som ställs på den upphandlade produkten. Det går genom olika kravställningar för att säkerställa så produkten lever upp till det som efterfrågas (Upphandlingsmyndigheten, 2020), vilket på så vis blir en säkerhetsfråga, i synnerhet inom det samhällsviktiga området hälso- och sjukvården som denna rapport kommer behandla (SIS, 2020).

Även detta ökar angelägenheten att identifiera vad som driver köp utanför avtal. Konsekvenserna kan bli stora om inte rätt krav ställs (Åsbrink, 2020).

Flertalet tidigare studier har konstaterats att det finns ett stort problem med att inköp görs utanför avtal (Bergman, et al., 2010; Wijkman, 2013). Tidigare studier lyfter också fram informationsasymmetriska problem som tänkbara orsaker till där inköp inte sker på ett bra vis. Från rapporten av Hausel Heldahl och Värja (2019) framgick ett bra exempel på problematik. Det handlade om en kommun som vid inköp av 120 st pennor betalt 175,96 kr/st vilket istället skulle kunna jämföras med ett befintligt avtal där pennorna kostade 1,95 kr/st (Hausel Heldahl & Värja, 2019). Det får anses vara ett bra exempel där pengar faktiskt slösas bort istället för att använda pengarna på ett ordnat sätt. I informationsasymmetrin går det också att identifiera den bristande inköp- och beställarkompetens som kan ligga till grund för köp utanför avtal (Finndahl & Lind, 2009; Klang, et al., 2018; Edwardsson & Moius, 2009). Bristande beställarkompetens skapar möjligheter för leverantörer som gärna utnyttjar den problematik som kan beskrivas som ett agent-principalproblem vilket i vissa fall kan leda till köp utanför avtal (Eriksson &

Hane, 2014; Steinle, 2014).

Tidigare forskning har också lyft fram uppföljning som en anledning till att köp utanför avtal förekommer (Nordh, 2018; Spagnolo, 2009; Wijkman, 2013). Samtidigt efterfrågas också bättre förutsättningar att faktiskt göra dessa uppföljningar (Rendon, 2008; Wijkman, 2013). Att arbeta med uppföljning blir ett sätt att kunna utvecklas. Hausel Heldahl och Värja (2019) lyfte fram problemet med pennorna. Om inte denna typ av problematik följs upp kommer det bli svårt att undvika liknande problem i framtiden. Då kvarstår möjligheterna för leverantören att nyttja informationsövertaget.

Sammantaget går det att konstatera att tidigare forskning lyfter fram informationsasymmetriska problem som tänkbara anledningar till att köp görs utanför avtal (Hausel Heldahl & Värja, 2019; Finndahl &

Lind, 2009; Klang, et al., 2018). Agent-principalproblematiken lyfts fram lite som en konsekvens av

informationsasymmetrin då exempelvis leverantörer förväntas utnyttja situationen (Eriksson & Hane,

2014). Tidigare studier går inte att kategorisera att de endast gäller någon specifik upphandling- och

inköpsprocess utan de skiljer sig åt.

(12)

Till skillnad mot många tidigare studier kommer detta arbete göras med hjälp av en organisation med anställda inom olika områden och avdelningar. I denna studie kommer fokus ligga på ett av organisationens område, nämligen hälso- och sjukvård. Organisationen har krav på sig att genomföra upphandlingar och med det sagt, följa upphandlingslagstiftningen (Upphandlinsgmyndigheten, 2018).

Denna forskning kommer behandla en specifik upphandling- och inköpsprocess för att sedan kunna skapa mer generella resultat likt de tidigare studier som exempelvis lyfta fram dålig uppföljning som faktor till lägre avtalstrohet (Nordh, 2018; Rendon, 2008; Wijkman, 2013; Bergman, et al., 2010). Då god insyn i organisationen har funnits under forskningen har en strategi likt aktionsforskning tillämpats genom arbetet. Inköpsdata av förbrukningsmaterial har använts i syfte att undersöka vad som kan driva köp utanför avtal och vad som på så vis många gånger ökar den totala inköpskostnaden. Tillgång till bra data att analysera har i tidigare studier visat sig vara bristvara (Spagnolo, 2009) och något som föreslagits som utvecklande för framtida upphandlingar (Edwardsson & Moius, 2009). Tidigare studier inom upphandling och avtal får också ofta anses vara av den mer kvalitativa karaktären, säkert till följd av bristande data att basera mer kvantitativa studier på.

En av de främsta anledningar till att upphandling är så pass outforskat är som sagt dess brist på data (Spagnolo, 2009). Därför blir det intressant att undersöka vad som går att utläsa ur data när den nu finns tillgänglig, i synnerhet då det visat sig kunna leda till intressanta fynd vid tidigare forskning (Spagnolo, 2009). Det blir således högst fördelaktigt med tillgången till kvantitativa data vilket också gör denna forskning annorlunda jämfört med tidigare. Utöver tillgången till användbara kvantitativa data medför insyn i organisationen även god tillgång till kvalitativa data. Denna blir ett viktigt inslag för att på så vis kunna undersöka om det finns andra faktorer som kan driva köp utanför avtal än de som kan tänkas identifieras i det kvantitativa. Den kvantitativa data kan tänkas bidra med en mer ärlig bild av inköp i organisationen i jämförelse med kvalitativa data som kan skilja sig åt beroende på vem som delger informationen. Inköpsdata speglar de inköp som gjorts och ger en ärlig bild över situationen.

Tidigare studier har exempelvis fokuserat på tjänster, livsmedel och kläder vilket är annorlunda jämfört med denna studie. Det som blir intressant med valet av hälso- och sjukvård och dess förbrukningsmaterial är dess betydelse samt konsekvenserna om det blir fel, vilket problembakgrunden har signalerat (Åsbrink, 2020; Thorell & Grill Pettersson, 2017). Området är också outforskat vilket skapar en önskan att fylla de luckor som finns och på så vis kunna bidra med förståelse för varför inköp görs utanför avtal. Dessa produkter kan vara av många olika karaktärer och det ställs ofta höga krav på säkerhet och funktion samtidigt som det ska vara riskfritt för en patient och personal att använda dessa (SIS, 2020). Dessa krav ställs vid offentlig upphandling vilket medför att avtalade produkter har säkerställts medan ej avtalade inte har.

Vid dialog med personer inom organisationen finns det en problematik kopplad till att trots många avtalade produkter köps det ändå produkter utanför avtal vilket leder till högre kostnader, ej säkerhetsprövade produkter och mer där till. Tidigare studier har också identifierat detta problem varpå uppföljningsmekanismer visat sig saknas, vilket i sin tur gjort det svårt att minska köp utanför avtal.

(Nordh, 2018; Rendon, 2008; Bergman, et al., 2010; Wijkman, 2013). Då internt problem med köp utanför avtal har identifierats, forskning på ämnet anses bristfällig (Edwardsson & Moius, 2009) samt att tidigare studier identifierat problematik fast på andra områden gör det angeläget att forska vidare.

Här kan bidrag från forskning hjälpa till att förstå de köpbeteende som finns och på så vis minska risken

för köp utanför avtal, vilket i sin tur leder till en säkrare och mer ekonomisk fördelaktig hälso- och

sjukvård. Med problembakgrund och problemdiskussion som utgångspunkt har följande syfte

formulerats.

(13)

1.3 Syfte

Syftet med denna studie är att undersöka de bakomliggande faktorerna som leder till låg avtalstrohet vid offentlig upphandling- och inköp inom hälso- och sjukvården. Vidare är syftet också att främja kunskapsutvecklingen av avtalstrohet. Avtalstrohet syftar då till förmågan att hålla sig till inköp på avtal.

En bidragande anledning till detta syfte är bristen på tidigare studier och önskan om att tillföra kunskap som främjar avtalstroheten som i sin tur säkerställer material och ekonomisk kontroll. Detta kommer ske genom analys av empiri från organisation för att på så vis kunna påvisa vad som är drivande av inköp utanför avtal. Målsättningen med denna forskning är att bidra med ett resultat, som förklarar den rådande problematik och således bidra med ny kunskap som hjälper att förstå de köpbeteenden som finns i dagsläget. Samtidigt önskas att forskningen kan ligga till grund för framtida påbyggnadsstudier inom området.

Med syftet som utgångspunkt har följande forskningsfråga formulerats.

1.4 Forskningsfråga

FF: Vad driver inköp utanför avtal av förbrukningsmaterial inom hälso- och sjukvården?

1.5 Struktur

Studien är uppdelad i olika delar som följer den innehållsförteckning som presenteras initialt i rapporten.

Områdena som kommer behandlas följer nedan.

• Inledningen – kommer ge en grundläggande förståelse för var studien tar sitt avstamp ifrån.

Inledningen följer en struktur från generellt till precist där syfte och forskningsfråga presenteras som slutpunkt.

• Teori och tidigare studier – ger en sammanfattad bild av vad liknande arbeten har kommit fram till. Här skapas förståelse för vilka kunskapsluckor som finns och säkerställer att studien inte upprepar något befintligt. Samtidigt ges en tydlig bild av teorier som anses lämpliga för området.

• Metod – metoden ger en tydlig bild av vad som är gjort i arbetet och hur. Den motiverar också varför vissa val är gjorda.

• Empiri – presenterar forskningens empiri. Dels forskningsobjektet dels hur forskningens data ser ut.

• Resultat – här presenteras resultat av dataanalys och intervjuer.

• Analys – analysen analyserar det resultat som presenterats i resultatet, detta utifrån tidigare studier och teorier som presenterats under det teori och tidigare studier.

• Slutsats, begränsningar och framtida studier: slutsatsen kommer kort att framhäva de allra viktigaste punkterna från arbetet. Vidare så lyfts arbetets begränsningar samtidigt som framtida studier föreslås.

• Litteraturförteckning – här presenteras alla källor till information som använts genom arbetet.

• Bilagor – här presenteras exempelvis intervjumall, större tabeller och liknande som inte ryms

eller lämpar sig i den löpande texten.

(14)

2 T EORI OCH TIDIGARE STUDIER

I detta avsnitt presenteras teori och tidigare studier inom området som rapporten behandlar. Avsnittet teori syftar till att beskriva vilka ”glasögon” som använts för att förstå och kunna analysera resultatet i forskningen. Avsnittet tidigare studier undersöker vad som tidigare är studerat inom liknande ämne och utifrån detta går det att fina luckor i forskningen som behöver fyllas. Det syftar också till att fungera som jämförelseobjekt med resultatet av denna forskning.

2.1 Teori

Teorin om informationsasymmetri

Informationsasymmetri handlar i stora drag om att personer som befinner sig på samma marknad inte har tillgång till samma information. Det har tidigare beskrivits som att informationsasymmetri uppkommer när individer vet olika saker (Stiglitz, 2000). Informationen skiljer sig helt enkelt åt vilket skapar olika förutsättningarna för aktörerna på marknaden. Utifrån denna informationsasymmetri är det möjligt att fatta olika typer av beslut, där vissa kan bli direkt ekonomiskt fördelaktiga. Det är således önskvärt att det inte finns någon informationsasymmetri utan att alla har tillgång till samma typ av information. Det hade varit mest rättvist (Bloomenthal, 2020). Ett av de mest beskrivande problem kopplat till informationsasymmetri och dess teori är det som blivit känt som ”The Market for Lemons”

där George Akerlof ger en förklaring till rådande informationsasymmetri mellan köpare och säljare.

Teorin om informationsasymmetri bygger alltså på ett problem där säljaren vet mer än köparen om en viss produkt. Det innebär att säljare och köpare inte agerar på liknande villkor utan att informationsasymmetri råder, något som visat sig vara fallet i väldigt många situationer (Akerlof, 1970;

Stiglitz, 2000). I det flesta fall har säljaren bättre koll på sina produkter vilket leder till att denne kan utnyttja ett informationsövertag (Akerlof, 1970). Informationsasymmetri har visat sig kunna förklara många olika beteenden och händelser som tidigare varit svåra att förstå (Stiglitz, 2000). Det är också viktigt att poängtera att vid informationsasymmetri är storleken på asymmetrin avgörande för hur mycket det påverkar utfallet (Stiglitz, 2000).

Teorin gällande informationsasymmetri blir relevant för denna forskning då den tydligt beskriver informationsasymmetriska problem ur en generell synvinkel som går att applicera på ämnet upphandling och inköp. I en upphandling- och inköpsprocess kan det förväntas att individer i denna process vet olika mycket vilket då hänger ihop med informationsasymmetri. Informationsasymmetri kan också förklara en del av de problem som tidigare lyfts fram i bakgrunden med de svårigheter som finns gällande upphandling och avtal (Thorell & Grill Pettersson, 2017). Den blir också angelägen då denna teori inte använts speciellt frekvent i tidigare studier där agent-principalteorin varit mer frekvent använd. Den kommer därför bidra med ny infallsvinkel även om den är nära besläktad med agent-principalteorin.

Signalteori

Signalteori handlar i grova drag om två parter som kommunicerar med varandra. Exempelvis kan det vara kommunikation mellan person och organisation, kund och säljare eller användare och organisation.

Utgångspunkten är att det finns en sändare och en mottagare av informationen. Utifrån det väljer sedan

sändaren av informationen på vilket sätt som informationen förmedlas varpå mottagaren kommer tolka

informationen på ett visst sätt. De olika sätten är svåra att förutspå (Connelly, et al., 2011). Om den

information som sänds inte mottas på det sätt som avsändaren tänkte, uppstår informationsasymmetri

vilket inom exempelvis finansvärlden har visats sig påverka investeringsbeslut (Istrate, 2018). Utav

dessa anledningar blir signalteori ett viktigt bidrag i denna studie där kommunikation och

informationsflöden påverkar utfallet. Informationsasymmetri har visat sig ha påverkan vid

upphandlingsförfaranden (Rosenström & Alejandro, 2017). För att minska asymmetrin i information

har signalteorin visat sig framgångsrik, alltså fungera som ett hjälpmedel för att komma överens om ett

kontrakt där alla parter är tillfreds (Connelly, et al., 2011; Liberto, 2019; Spence, 1973). Signalering av

(15)

information har som bekant visat sig påverka olika typer av beslut. Det spelar egentligen ingen roll inom vilket område, privat eller jobb eller något annat (Connelly, et al., 2011; Spence, 1973).

Under lång tid har utgångspunkten när ekonomi diskuterats utifrån information varit att information är perfekt, det vill säga att alla vet lika mycket eller samma saker. På senare år har man insett att fallet ser annorlunda ut och att alla inte vet lika mycket (Stiglitz, 2000).

Figur 1. Figur beskriver hur signalen vandrar. Tidsförlopp med start i avsändare och i mål när feedback har kommit tillbaka till avsändare (Connelly, et al., 2011).

Figur 1 kan utgöra ett kommunikationsförlopp i vilket samtal som helst. Person A förmedlar ett budskap till person B, budskapet tas emot och analyseras av person B. Person B kommunicerar sedan tillbaka feedback på budskapet till person A. Det finns ingenting i signalteorin som säger att det som utgår från t = 0 är samma information när det når t = 3 berör. Däremot säger informationsasymmetri att det mycket väl kan skilja sig (Stiglitz, 2000). Signaler har sin utgångspunkt någonstans. Det har visat sig att omgivningen har inverkan på hur stor informationsasymmetrin blir vilket således blir viktigt att ta i beaktan när signaler analyseras (Connelly, et al., 2011). Alltså, om det finns kommunikativa problem mellan olika parter kan dessa med stor sannolikhet analyseras med signalteorin då den avser motarbeta informationsasymmetriska förhållanden (Spence, 1973). Vid analys av upphandling som denna studie behandlar får signalteori en avgörande roll för att lyckas kartlägga och förstå den problematik som finns i de många relationer som finns.

Signalering kan också tänkas få en betydelsefull roll inom upphandling och inköp då det i dessa processer är mycket information som förflyttas. Information både internt och externt har betydelse för utfallet av inköpsprocessen vilket då skapar möjligheter att analysera dessa flöden med signalteorin.

Signalteorin sägs som bekant också motverka informationsasymmetri vilket då också kan lyfta fram signalering som en tänkbar lösning om informationsasymmetriska problem identifieras (Connelly, et al., 2011; Liberto, 2019; Spence, 1973).

Agent-principalteori

Agent-principalproblematik tar sin ansats i kontraktsteorin och den tidigare nämnda teorin om informationsasymmetri (Liberto, 2019). De grundläggande förutsättningarna är att det finns en agent och en principal, det kan exempelvis vara en anställd och en chef eller anställd och organisation (Hart

& Holmström, 2016). Grundtanken med agent-principalteorin är genom att belysa relationen mellan agent och principal går det sedan att dra slutsatser kring hur effektiv en organisation är gällande information och bärande kostnader (Eisenhardt, 1991). Agent och principal står i relation till varandra, vilket innebär att involverade parter har svårt att förutspå den andres beteende. Agent och principal kan samarbeta utan problem men även arbeta emot varandra. Om principalen ska fatta ett beslut är det

Avsändare t = 0

Avsändare sänder signal till mottagare

t = 1 Mottagare tar

emot och tolkar signal

t = 2 Mottagare sänder tillbaka

feedback till avsändare

t = 3

(16)

problematik. Det kan vara allt från mindre angelägenheter till större. I grund och botten så fattas beslut som inte är fördelaktiga för samtliga inblandade utan någon blir lidande (Eisenhardt, 1991). Tilläggas ska att agenten som är utsedd av principalen att fatta beslut som gagnar de båda, kan således fatta beslut som inte gynnar principalen. För att sammanfatta, vid agentproblem fattar en part beslut som den andra inte alltid gillar (Shapiro, 2005).

Beslut som fattas är starkt kopplade till ens egna åsikter. Det finns många som bara fattar beslut baserat på vad dem själva tycker är fördelaktigt. Teorin utgår mycket ifrån att det finns ett egenintresse som styr beslutsfattandet. Teorin tar således stor hänsyn till information och det krävs informationsasymmetri för att denna typ av problem ska finnas (Liberto, 2019). Låt säga att principalen har information som inte agenten har, då kan principalen fatta ett beslut som är mer gynnsamt för denne själv än för agenten, denna möjlighet skapades utifrån informationsasymmetri (Eisenhardt, 1991; Akerlof, 1970).

Det finns forskning som påvisar att de incitament som finns i en agent-principalrelation är av stor betydelse (Sanford & Hart, 1983). Incitament kan vara olika beroende på situation, men potentiell ekonomisk vinst kan vara en typ av incitament som påverkar. Ett typiskt exempel som gärna används i diskussioner kring agent och principal är aktiebolag. I fallet aktiebolag finns det dels aktieägare (principaler) och bolagsledning (agenter). I dessa fall är det lätt hänt att dessa två grupper inte delar samma incitament/intresse för hur företaget ska skötas, det är också högst troligt att dessa inte sitter på samma typ av information vilket skapar utrymme för handling hos parten med information. (Wilczek &

Perdahl, 2015). Trots att detta är ett helt annat exempel från ett annat område än upphandling så kan agent-principalproblematiken förklaras med hjälp av detta. Det är tydligt att denna typ av problem kan uppstå på flera olika sätt, och där är upphandling inget undantag.

Agent-principalteorin adderas till denna forskning som naturlig följd till teorin informationsasymmetri.

Den blir viktig för att förstå informationsasymmetrisk problematik som kan uppstå i upphandling och inköp. Utan agent-principalteorin kommer mest konstaterande att informationsasymmetri råder kunna göras. De båda teorierna kompletterar varandra bra när förståelse för både interna och externa relationer i en inköpsprocess ska granskas. Teorin har varit frekvent återkommande i tidigare studier vilket tyder på dess goda bidrag.

Incitamentteori

Incitament är ett drivande attribut med en tillhörande teori. Incitamentsteorin handlar i grund och botten om vad som faktiskt driver ett specifikt beteende. Maskin och Laffont beskriver det som händelsen då principalen påträffar problem gällande att dennes egna objektiv inte överensstämmer med agentens (Laffont & Maskin, 1982). Ur ett upphandling- och inköpsperspsektiv kan det finnas tydliga ekonomiska incitament som ligger till grund för visst beteende. Låt säga att en säljare av en viss produkt kan fatta ett beslut som är ekonomiskt gynnsamt för denne, då finns där incitament att ta det beslutet. Detta beslut kommer inte överensstämma med vad köparen troligtvis tycker då det blir missgynnsamt för denne och då uppstår det som Maskin och Laffont beskriver som ett problem där två parters objektiv inte stämmer överens med varandra (Laffont & Maskin, 1982). Incitamentteori har tidigare inte varit speciellt representerat i forskning på området vilket gör det till ett intressant komplement till övriga teorier som kan hjälpa att förstå beteenden.

Beslutsteori

Den rationella beslutsteorin tar sitt avstamp i att det finns individer med olika preferenser. Individerna

agerar utifrån olika förutsättningar, vilket exempelvis skulle kunna vara olika mängd information som

känns till kopplat till beslutet. Utifrån givna förutsättningar behöver individen fatta beslut då denne inte

kan få allt. ”When we make decisions, or choose between options, we try to obtain as good outcome as

possible, according to some standard of whats is good or bad” (Hansson, 1994). Den rationella

beslutsteorin menar här att individen på något sätt måste förutse de olika resultaten beroende på vilket

val som görs. Scott menar också att någon som är rationell kommer fatta ett beslut, baserat på

förutsägelsen, det beslut som ger störst tillfredsställelse för individen själv (Scott, 2000).

(17)

Kritik mot den rationella beslutsteorin har framkommit genom åren där ett av de starkaste argument för att förkasta teorin är det faktum att då beslutsteorin är starkt kopplad till sociala relationer samtidigt som teorin och dess beslut drivs av egenintresse blir det därför svårt att förstå båda delarna. Om den rationella beslutsteorin gäller, innebär det att alla drivs av egenintresse. Ändå accepteras olika typer av beslut i organisationer samtidigt som det sociala förhållandet blir intakt. ”if actions are self-interested, how is social life possible?” (Scott, 2000). Teorin lämpar sig bra till denna studie då den behandlar beslut.

Beslut utgör en stor del i inköp- och upphandlingsförfarandet där både agent och principal fattar beslut och där information spelar en avgörande roll för utfallet. Beslutsteorin syftar således till att vara ett hjälpmedel till att förstå vad som driver de beslut som fattas.

Sammanfattning av valda teorier

Teorin om informationsasymmetri syftar som bekant till att förstå när olika parter på samma marknad har tillgång till olika information (Akerlof, 1970). Agent-principaltteorin syftar i sin tur till att beskriva de relationer som kan uppstå mellan parter och hur beslut baserat på informationsasymmetri medför att båda parter inte är nöjda (Akerlof, 1970; Eisenhardt, 1991). Signalteorin förklarar kommunikation mellan två eller fler parter, hur och vad som kan hända när information färdas (Spence, 1973; Connelly, et al., 2011). Beslutsteori och incitamentteori kommer i sin tur förklara varför beslut fattas och vad som kan driva dessa beslut (Hansson, 1994; Laffont & Maskin, 1982; Scott, 2000). Dessa teorier kommer individuellt inte kunna förklara och tolka vad som driver köp utanför avtal utan det är kombinationen som gör det möjligt. Kombinationen grundar sig i att förklara informationsasymmetriska problem i relationer och hur dessa relationer nyttjas samt varför.

Som sagt, den ene teorin blir själv inte förklarande utav problematiken, utan det är kombinationen som gör det möjligt. Främst bör dessa fem teorier delas i två olika delar där teorin om informationsasymmetri, agent-principalteori och signalteori utgör en del och incitamentsteori samt beslutsteori den andra. Det är viktigt att poängtera att dessa delar fortfarande hänger ihop.

I den första delen utför teorin om informationsasymmetri grunden, detta tack vare sin förmåga att analysera tillståndet på marknaden. Den kan således hjälpa till att förstå den problematik som råder.

Vidare får signalteorin en betydelsefull roll i att motivera varför. Utöver det får agent-principalteorin rollen att förklara orsaker och hur tillståndet som råder går att utnyttjas. Genom att då addera ihop dessa tre teorier går det alltså att förklara hela förloppet från potentiella orsaker till nuvarande tillstånd till potentiella lösningar på problematiken. I relation till denna forskning kan samtliga förklara varför köp görs utanför avtal. Denna trio teorier känns betydelsefulla för varandra och något som gör det möjligt att förstå en helhet som inte hade kunnat förklaras utan någon av dessa.

Vidare har en kombination av incitamentsteori och beslutsteori applicerats för att stärka forskningens förmåga att förstå vad som föranleder olika situationer och beslut. I detta fall gjordes bedömningen att ovan diskuterad trio behövde hjälp med att tolka ett djupare beteende. Alltså inte bara förstå varför något händer utan istället förstå det exempelvis mänskliga beteendet som dyker upp i olika situationer. Då denna forskning har koppling till olika beteende fick dessa två teorier en viktig del. Exempelvis går det att konstatera att informationsasymmetri råder till följd av dålig signalering på en marknad. Detta går sedan att analysera med agent-principalteori där det kan konstateras att situationen utnyttjas. I detta läge får sedan incitamentsteori och beslutsteori en betydande roll i att förklara varför situationen utnyttjas.

Således adderar dessa två teorier en djupare koppling till ovan trio.

De stora skillnaderna mellan de två delarna är att de tre först nämnda teorierna kan anses beskriva de något övergripande där agent-principalteori fungerar lite som en brygga mot de teorier som blir mer beskrivande på individnivå.

De ”glasögon” som nu presenterats i form av teorier kommer nu sättas i relation till tidigare studier på

området.

(18)

2.2 Tidigare studier

Informationsasymmetri vid upphandling och inköp

Tidigare studier har påvisat en problematik med intern kommunikation där informationsasymmetri varit orsaken till problematiken (Rosenström & Alejandro, 2017; Klang, et al., 2018). Vid offentlig upphandling är det någon som upphandlar och helt andra personer som gör beställningar av produkterna.

Asymmetri kan påverka på flera olika områden, både internt och externt. Informationsasymmetri förväntas exempelvis utnyttjas av rutinerade leverantörer (Eriksson & Hane, 2014). Det finns således inga garantier att dessa olika parter sitter på samma information vilket kan medföra att beställaren inte alltid vet vad det finns för avtal att nyttja. Det får följder i form av exempelvis högre kostnader än om avtalet skulle nyttjas (Hausel Heldahl & Värja, 2019).

Från rapporten av Hausel Heldahl och Värja (2019) framgick ett bra exempel på den problematik som kan uppstå vid bristande intern kommunikation. Det handlade om en kommun som vid inköp av 120 st pennor betalt 175,96 kr/st vilket istället skulle kunna jämföras med ett befintligt avtal där pennorna kostar 1,95 kr/st (Hausel Heldahl & Värja, 2019). Det får anses vara ett bra exempel där pengar faktiskt slösas bort istället för att använda pengarna på ett ordnat sätt. Sådana situationer är fullt möjliga då det råder informationsasymmetri mellan upphandlare och beställare, vilket skapar möjligheter för leverantörer. Även om inte Hausel Heldahl och Värja (2019) drog kopplingar till den informationsasymmetriska teorin går det att konstatera att det skapas ett problem likt det Akerlof lyfter fram i sin teori gällande informationsasymmetri. Leverantören kan i detta fall tänkas veta mer än köparen varpå detta nyttjas och pennor med högre pris säljs (Akerlof, 1970). Upphandlaren är heller inte speciellt delaktig i uppföljningsarbetet och kommer i många fall inte märka liknande exempel som ovan. När beställaren fått sin beställning behandlas fakturan på beställarens avdelning och där finns många gånger inget att jämföra med om informationsasymmetri råder. Det leder då till att den onödigt dyra fakturan betalas och onödiga medel försvinner iväg (Hausel Heldahl & Värja, 2019).

I informationsasymmetrin återfinns den bristande inköp- och beställarkompetens som kan uppstå (Finndahl & Lind, 2009; Klang, et al., 2018). Det hänger ihop med ovan stycke genom att beställaren saknar kunskap om avtal och i vissa fall även om produkt. Ett problem är också att beställaren saknar kunskap kring generella lagar och regler som gäller vid inköp. Tidigare studier visar på att personal i olika verksamheter, utan någon direkt beställarkompetens har möjlighet att genomföra beställningar.

Det kan i sin tur medföra att det inte ens finns förutsättningar för att göra en bra beställning (Hausel Heldahl & Värja, 2019). Om det inte finns beställarkompetens är det svårt att upptäcka de problem som kan tänkas uppstå. Detta blir således en bra möjlighet för leverantören att dra nytta av vilket nämnts tidigare som möjlig konsekvens och ett möjligt utfall i linje med teorin om informationsasymmetri (Eriksson & Hane, 2014; Akerlof, 1970). Det går inte att förvänta sig att någon utan beställarkompetens ska kunna avgöra huruvida priset är rimligt eller ej. I synnerhet inte desto mer komplex produkten är, eller när det i vissa fall inte ens går att tyda vad det är som beställs.

Till den bristande interna kommunikationen går det att addera den problematik som lätt kan uppstå vid bristande extern kommunikation, alltså mellan upphandlande myndighet och leverantörer. Denna kommunikation har tidigare beskrivits som otillräcklig och något som haft påverkan på avtalet. Tidigare studier framhäver en problematik där det funnits en generell uppfattning att upphandlare inte får föra en dialog med marknaden innan upphandling (Wetterlund, 2008). Det är felaktigt och en dialog med marknaden ses som en förutsättning för att genomföra en effektiv upphandling. Genom dialog med marknaden förväntas upphandlaren erhålla information gällande leverantörer, utbud, villkor, problem och mer därtill som underlättar upphandlingen. Med denna information går det sedan att ställa rimliga krav i upphandlingen vilket i sin tur främjar konkurrens (Hausel Heldahl & Värja, 2019). Som tillägg bör detta även hjälpa till att motverka informationsasymmetriska problem som annars lätt kan uppstå när säljare och köpare på samma marknad har olika information (Akerlof, 1970). Här skulle den informationsasymmetriska teorin kunna utveckla ovan resonemang ytterligare.

Som uppföljning på problematiken inom informationsasymmetri och mycket mer därtill föreslås det en

reformagenda där grunden är att förstå vad som sker i dagsläget. Med det menas att det inte går att göra

(19)

förändringar om nuläget inte kan presenteras. Det innebär att första steget i ett förändringsarbete handlar om att tydligt kunna presentera följande punkter.

• Se vem som köper

• Se vad som köps

• Se för hur mycket pengar

• Se från vilken leverantör

• Se om det sker inom eller utanför avtal

Med hjälp av dessa parametrar går det att skapa en god överblick för nuläget vilket blir grunden i förändringsarbetet (Hausel Heldahl & Värja, 2019). Dessa parametrar skulle också hjälpa till att motverka informationsasymmetriska problem som annars lätt uppstår då säljaren, vilket är leverantören i det här fallet har mer information än köparen (Akerlof, 1970).

Informationsasymmetri blir intressant av flera olika anledningar. Främst får det anses ha stor vikt då det generellt bör vara något som orsakar problem, oavsett om det gäller upphandling eller andra vardagliga problem. Genom att tänka på antalet kommunikationsvägar i en inköp- och upphandlingsprocess går det att förstå att informationsasymmetri får en viktig roll även här. När den informationsasymmetriska teorin sätts i relation till tidigare studier stärks dess potential att kunna förklara liknande problematik.

Agent-principalproblematik vid upphandling och inköp

En hel del problem vid upphandling härstammar till den tidigare nämnda problematiken gällande informationsasymmetri. Till denna form av problem går det också att addera agent-principalproblem som i grunden härstammar från just informationsasymmetrin (Liberto, 2019). Det är mest förekommande att problematiken beskrivs som agent-principalproblematik istället för informationsasymmetriska problem. I tidigare studier går det att läsa om hur relationen mellan agent och principal vid upphandlingar har stor inverkan på utfallet. Det grundar sig i att agenten som sägs vara uppdragstagare och principalen som sägs vara huvudman har tillgång till olika information, informationsasymmetri. Det medför att möjligheter att agera för egen vinning ökar för den som besitter informationsövertag vilket i långa lopp kan kopplas till ekonomisk brottslighet (Edwardsson & Moius, 2009). Detta går i tydlig linje med tidigare nämnd problematik med informationsövertag och nyttjande av dessa situationer (Akerlof, 1970; Eisenhardt, 1991; Shapiro, 2005).

Det är viktigt att diskutera agent-principalproblematiken utifrån en upphandlares perspektiv.

Upphandlaren får en central roll då dennes agerande genom en upphandling har stor inverkan på resultatet. Exempelvis kan en upphandlare låta sig påverkas av egna preferenser, potentiella karriärvägar och mer där till. De påverkande faktorerna är många och det kan ge incitament att agera på ett speciellt sätt som inte är rationellt sett till upphandlingen (Soudry, 2006). Det innebär i sin tur att agent- principalproblem kan förekomma vid upphandling. Det är viktigt att komma ihåg att det finns olika kombinationer mellan vilka som är agenter och principaler vilket innebär att denna typ av problem kan uppstå på flera olika vis. Nedan är exempel på potentiella relationer vid.

Upphandlare – Användare

Upphandlare – Leverantör

Upphandlare – Upphandlande myndighet

Upphandlande myndighet – Leverantör

Användare – Leverantör

Ovan ser ni endast exempel på relationer som kan uppstå, och då flera andra parter även kan vara

involverade kan också flera relationer uppstå. Det förklara komplexiteten och möjlig problematik mellan

agent och principal.

(20)

Tidigare forskning har tydligt visat på agentproblem i relation mellan upphandlare och användare. Det har visat sig att en för centraliserad upphandlingsorganisation medför att denna tappar kännedom om varje specifik avdelning eller liknande som de faktiskt gör upphandlingar åt. Avståndet mellan det som då blir principalen (upphandlaren) och agenten (användaren) växer. Detta blir en balansgång mellan att upphandlaren värderar att inte råka ut för överprövningar och liknande medan användaren mer värnar om att få rätt produkt till rätt pris. Det beskriver ett typiskt agentproblem där användaren blir principal och vill att upphandlaren som agent ska lösa deras behov (Bergman, et al., 2010). Agentproblem är ett problem och kommer bli ett viktigt område i detta arbete då det har visat sig i tidigare forskning ha påverkan på upphandlingsprocesser.

Incitament vid upphandling och inköp

I en uppkommen situation kan olika parter agera helt olika baserat på deras incitament som finns just där och då (Cherry, 2020). För att sätta incitament i förhållande till upphandling kan det diskuteras i hur incitament exempelvis kan driva en leverantör under en avtalsperiod. Avtalet kan ge incitament för leverantören att bete sig på ett visst sätt för att det i sin tur skulle ge positiva följdeffekter (Westerlund

& Johansson, 2017). Det går alltså exempelvis att baka in i avtal att om en leverantör lyckas minska sina utsläpp under ett år kommer ersättningen till leverantören öka till nästa år. Samtidigt kan gälla att om leverantören ökar sina utsläpp kommer ersättningen minska (Upphandlingsmyndigheten, 2020). Det innebär att förmågan att skriva fördelaktiga och styrande avtal är av stor betydelse när det görs. Genom avtal går det då att styra leverantörer i en fördelaktig riktning. Incitament vid upphandling gäller såklart inte bara miljöfrågor utan kan appliceras på samtliga områden där incitament kan användas i olika riktningar, både för leverantören att agera bättre men också för köparen (Bergman, 2013).

Ett viktigt område att addera i ämnet är också de olika incitament som driver leverantören. Här kan exempelvis ekonomiska faktorer fungera som incitament. Leverantören kan likt upphandlaren tjäna på avtalet om det utformas rätt. Exempelvis genom att skriva avtal där den upphandlande myndigheten sedan är i behov av flera produkter utanför avtalet vilket i många fall blir ekonomiskt fördelaktigt för leverantören. Vidare är det viktigt att nämna att incitament får en betydande roll i diskussion mellan upphandlare och beställare. Även här kommer incitament ha betydelse då exempelvis beställaren av upphandlingen kan drivas av olika saker. Det är viktigt att komma ihåg att olika incitament lätt kan göra denna process svår, exempelvis att som upphandlare låta sina egna intressen gå före organisationens, vilket har beskrivits vid flera tillfällen (Klay, 2015).

Gällande incitamentsteori i detta arbete så blir det en viktig del att diskutera kring när resultaten utvärderas. Det är viktigt att komma ihåg att det finns incitament hos samtliga involverade parter i en upphandling- och inköpsprocess som kommer vara av betydelse. Exempelvis kan leverantören sakna incitament som drar ner på kvalitén på sin produkt. Det kan likväl gälla hos den upphandlande myndigheten (Lewis & Bajari, 2011). Det kommer underlätta i arbetet att förstå vad som ligger till grund för vissa beteenden och på så vis kan det hjälpa till att förklara stora delar av arbetet.

För- och efterarbete

Det finns såklart många olika områden som ligger till grund för dåliga upphandlingar. Ett som tidigare studier visat vara ett problemområde är det som kallas förfrågningsunderlag (Edwardsson & Moius, 2009). Det är det material som går ut till leverantörerna när dessa bjuds in till upphandlingen. Det finns krav på förfrågningsunderlaget som ska följas. Först och främst ska det innehålla samtliga handlingar för upphandlingen. Nedan följer några punkter som exemplifierar områden i förfrågningsunderlaget.

• Kvalificeringskrav

• Kravspecifikation

• Tilldelnings-/utvärderingskriterier

• Tillkommande kriterier

• Särskilda kontraktsvillkor

(21)

Detta är exempel på områden som det kan finnas otydligheter i när det kommer till det stadiet att leverantörerna får svårt att förstå (Sveriges Kommuner och Regioner, 2020). Tidigare studier visar att detta är en av de största orsakerna till att upphandlingar överprövas, det vill säga klagomål från leverantör. Orsakerna till att denna typ av problem uppstår är såklart många, men det går trots allt att härleda till informationsasymmetri som diskuterats tidigare i detta kapitel, och att detta skulle vara orsak till dåligt utformade förfrågningsunderlag. Även beställarkompetens anses påverka vilket också diskuterats tidigare (Edwardsson & Moius, 2009). Således finns här en tydlig koppling mellan flera olika studier på området där problem och orsaker flätas samman på ett tydligt sätt. Det skulle därför vara av intresse att utifrån ovan nämna teori angripa denna typ av problem.

Det finns problematik och svårigheter på olika plan inom upphandling. Tidigare i detta arbete har det nämnts om de brister som finns i förberedelsearbetet vid upphandling och då med fokus på förfrågningsunderlaget (Edwardsson & Moius, 2009). Men det är också viktigt att nämna den problematik som finns efter genomförd upphandling, alltså vid uppföljning och kontraktsvård. Tidigare studier visar på att uppföljningen av upphandlingar varit bristfällig (Wijkman, 2012; Wijkman, 2013) och att bättre digitala verktyg samt även andra uppföljningsmekanismer lyckats ge bättre förutsättningar för att minska köpen utanför avtal (Nordh, 2018; Rendon, 2008; Wijkman, 2013). Efterfrågan på upphandlingsdata är stor för att lyckas motverka den problematik som finns inom upphandling idag (Spagnolo, 2009). Det finner sig egentligen ganska naturligt att följa upp avtal som upphandlare då de önskar veta huruvida kontrakten är bra eller dåliga. Alltså, om avtalet helt enkelt möter det behov som finns. Det skulle också kunna handla om hur bra en upphandlare/organisation är på att förmedla vilka produkter som faktiskt finns på avtal för att på så vis möjliggöra köp via avtal. Forskning har också visat att dålig uppföljning kan vara med och bidra till beteenden som medför korruption (Rönnblom, et al., 2020).

Rent generellt är det något svårt att få tag på data kring upphandlingar (Spagnolo, 2009; Wijkman, 2013). Tidigare studier visar på att det krävs bättre uppföljning för att kunna utveckla upphandling och inköpsprocesserna ytterligare (Rendon, 2008; Wijkman, 2013). Det känns rättvist att säga att upphandlare idag generellt är dåliga på att följa upp sina upphandlingar vilket stöds av tidigare forskning på området.

”One obvious problem with regard to the poor quality of information in the field of PP is that many contracting authorities lack the means to follow up an evaluate their procurement activities”

(Wijkman, 2012).

Med det sagt, blir det svårt för upphandlare att veta huruvida upphandlingen var bra eller dålig. Om upphandlaren inte vet om den varit bra eller dålig är det som följd också svårt att veta vad som bör göras annorlunda tills nästa upphandling. Tidigare studier visar på statistik motsvarande en tredjedel eller mindre av Sveriges myndigheter som gör ordentliga uppföljningar på sina upphandlingar. Uppföljningar som i sin tur kan främja utvecklingen. Om det ska uttryckas hårt går det att säga att upphandlande myndigheter inte kan säga om det ens får det som efterfrågas. Bevisligen nämner flera tidigare studier också en bättre struktur och insamling av data som en tänkbar lösning på denna typ av problematik (Edwardsson & Moius, 2009; Rendon, 2008).

Avtalstrohet

Tidigare studier har påvisat bristande avtalstrohet vid upphandlande organisationer (Bergman, et al., 2010; Wijkman, 2013). Det är vanligt förekommande med anklagelser gällande att avtal inte respekteras och det köps utanför dessa. Här kan ofta uppkomma en korseld där upphandlande organisation och leverantörer skjuter på varandra. Leverantören menar att organisation köper utanför avtal medan organisation menar att leverantör inte lever upp till befintliga avtal (Wijkman, 2013).

”…det är långt ifrån alltid som myndigheterna gör sina beställningar från ingångna ramavtal. I

stället köper man in varor eller tjänster från leverantörer som inte har ramavtal eller så köper man

(22)

att det sannolikt finns betydande vinster för många myndigheter att hämta genom en högre avtalstrohet” (Wijkman, 2013).

Vinsterna med att följa avtal är många, inte minst de ekonomiska. Det glöms däremot ofta bort vilka andra vinster som finns med att följa upphandlade avtal. Kraven som ställs vid upphandling täcker exempelvis ofta också in olika hållbarhetskrav. Således blir vinsten inte bara ekonomisk (Upphandlingsmyndigheten, 2017).

Tidigare studier på avtalstrohet har indikerat att den är hög inom områden som arbetskläder och livsmedel hos utvald kommun. Studien visar också på att det är av stor vikt att följa upp avtalstroheten för att på så vis erhålla en mer effektiv inköpsstyrning (Larsson, 2016). Det blir motsägelsefullt till vad övriga studier på området påvisat (Bergman, et al., 2010; Wijkman, 2013). I dessa tidigare studier har inga liknande ”glasögon”, kombinationen av teorier, använts för att analysera. Det blir således intressant att sätta nytt perspektiv på dessa problemet.

2.3 Sammanfattning tidigare studier

Uppfattningen är att tidigare studier framhäver mycket utav den tänkbara problematik som även kan förväntas i denna upphandling- och inköpsprocess. Däremot har tidigare studier mest härstammat från intervjuer och till viss del någon form av dataanalys. Dessa studier bidrar således med fördjupad förståelse kring olika områden som undersökts generellt vilket kommer skilja sig en del mot denna studie som kommer betrakta faktorer/parametrar i förhållande till varandra. Tidigare studier blir något avgränsande då upplevelsen är att dessa behandlar specifika områden innan dess att helheten undersökts.

Detta stärker också arbetets approach gällande hur utforskande och brett arbetet är. För att kunna göra djupare studier krävs först det breda och utforskande för att skapa dessa förutsättningar, vilket är precis vad detta arbete skapar.

Den lucka som önskas fyllas med hjälp av denna forskning går att knyta an till tidigare studier då det på

ämnet upphandling finns mycket studier men av annorlunda karaktär i jämförelse av denna. Tidigare

studier har identifierat problem, men dessa har analyserats med andra glasögon vilket skiljer sig då mot

denna forskning. Problematiken som presenterats i tidigare studier kan även dyka upp i denna forskning

men då kommer dessa betraktas med andra glasögon, nämligen ovan nämnda teorier. Liknande

forskning har inte riktigt lyckats identifierats vilket gör denna approach något unik. En annan egenhet i

forskningen är att granska empiri med dessa teorier. Tidigare har som bekant mest kvalitativa studier

genomförts medan det här blir en kombination av kvantitativ och kvalitativ forskning.

References

Related documents

kriterier som ställs på ett rikt problem men också för att leda eleverna mot en mer generell lösning. Genom att formulera delproblem finns det en större möjlighet att alla elever

Och genom att planera för varierade aktiviteter som alla cirklade runt de utvalda orden bidrog Emik till att göra lärandet möjligt och dessutom synligt för både barnen och

Kem-en-Tech en av våra upphandlade leverantörer till ramavtalet för Reagents and Kits har inkluderat tusentals produkter från Abcam.. Nu finns dessa produkter i Agresso/ UBW men

De kan också hjälpa till vid marknadsundersökningar, vägleda i KI:s olika ramavtal och supportera vid t.ex. begäran om

Det är omöjligt för de har alltid gått med vinst, men den har de tagit med sig till USA för att slippa investera här, säger Anibal Carhuapoma, tidigare generalsekreterare

För att stå bättre rustade för framtiden, kunna uppnå högsta möjliga fyllnadsgrad i transportbilarna och för att minimera såväl kostnader som miljöpåverkan per

Med utgångspunkt i det faktum att Råden antas vara komplicerade att förhålla sig till och följa, har uppsatsens författare för avsikt att undersöka huruvida Råden följs

På samma sätt som för kvalitet bör normnivåfunktionen för nätförluster viktas mot kundantal inte mot redovisningsenheter.. Definitionerna i 2 kap 1§ av Andel energi som matas