Civilingenjör industriell ekonomi September 2020
Avtalstrohet inom offentlig verksamhet
En utforskande studie av vad som driver inköp utanför avtal inom hälso- och sjukvård
Sebastian Djuréen
Denna avhandling lämnas till institutionen för industriell ekonomi vid Blekinge Tekniska Högskola för att delvis uppfylla kraven för civilingenjörsexamen i industriell ekonomi.
Avhandlingen motsvarar 20 veckors heltidsstudier.
Jag vill hävda att jag är enda författaren till denna avhandling och att jag inte har använt några andra källor än de som anges i bibliografin och identifierats som referenser. Denna
avhandling har inte lämnats in vid någon annan institution för att få en examen. Det är alltså mitt eget arbete.
Författare:
Sebastian Djuréen
E-mail: Sedj14@student.bth.se Handledare:
Emil Numminen och Eva Lövstål Institutionen för industriell ekonomi
Institutionen för industriell ekonomi Internet : www.bth.se
A BSTRACT
Background
Over the years, public procurement has proved difficult. There are several procurements that have caused major problems as a result of poor implementation. At present, there are insufficient studies done on procurement and purchasing processes, largely due to difficulties in obtaining good procurement data to analyze. However, some previous studies show that there are opportunities for improvement in the area and that it is common for money to be "wasted" in procurement and purchasing. It is therefore important to choose this particular topic. To investigate the subject, a research object with a specific procurement and purchasing process has been selected where there is a problem with purchases being made outside agreements, even though there are many products in agreements. Based on this process, the goal is to make both general and specific conclusions.
Purpose
The purpose of this study is to investigate the underlying factors that lead to low contractual fidelity in public procurement and purchase in health care. Furthermore, the purpose is also to promote the knowledge development of fidelity to agreements. Contract fidelity refers to the ability to stick to purchasing on contracts.
Method
This research report is based on a method triangulation between a quantitative part containing collected data from the research object, which is an organization with many different areas. This quantitative part is analyzed using the analysis program SPSS with different types of data analyzes. First, correlation tests have been used to present relationships between different parameters, but also to show that data is normally distributed. Furthermore, regression analysis has been used to measure individual impact from different variables. These regressions have had total purchase amounts and agreements as dependent variables. Furthermore, a qualitative part is also included in the form of interviews where the purpose is to broaden the understanding and identify additional parameters that may drive purchases outside the agreement. These interviews have been of a semi-structured design with a strategic selection of interviewees who the researcher believes contribute the most knowledge to the research. An important reason that there is both a quantitative and a qualitative part is because only a qualitative part can give an unreliable result as interviewees can provide incorrect information. The quantitative data becomes clear as it reflects purchases without the possibility for the buyer to hide something. The qualitative part thus also has an affirmative function in addition to its exploratory function. Finally, the above-mentioned empirical data are analyzed with appropriate theories selected for this particular research. It is these theories that through the report are called the glasses of research and are this research's unique way of looking at this type of problem.
Results
The quantitative result shows that a total of 32.1% of the examined articles are purchased outside
contracts. This corresponds to 26.5% of its total purchase amount. To investigate the relationship in the
organization's purchasing parameters, it was examined how these correlated with the contractual
parameter. Much of the correlation explained the natural connections in purchasing data, while the
correlation between purchasing path and agreement was distinguished as this indicated that a certain
purchasing path tends to drive purchases outside contracts. Furthermore, supplier data gave indications
that it was a relatively low proportion of the total number of purchases from those from the organization
that went through the purchasing department. It was also common for purchases to be made outside the
contract with one supplier. The linear regression analysis with total purchase amount as a dependent
variable indicates that unit price, number of purchase orders, purchase quantity and agreement turn out
to be significant and that these can be said to affect the total purchase amount. In the logistical regression
with agreements as a dependent variable, the significant parameters purchase quantity, number of
purchase orders and unit price were found to have little or no impact on purchases on or off contracts.
agreement. The qualitative result indicates that ambiguity, access to information and the ability to convey information means that purchases are made outside agreements. It also becomes clear that the information asymmetry that prevails in different relationships can be used to make decisions that are beneficial to oneself. Furthermore, shortcomings in the follow-up and the ability to get a clear picture of the purchasing process are perceived as a factor that purchases outside the contract may continue. It is not possible to follow up and discover purchases outside the agreement. The competence in the organization is also considered to be too low regarding, for example, purchases and agreements, which is also a contributing factor to lower contractual fidelity.
Conclusion
Unit price, purchasing path, ambiguity, information asymmetry, relationships, signaling of information and lack of follow-up are all driving purchases outside the agreement. The problems and what basically cause purchases outside contracts are found on an overall level. It is based on information asymmetry.
The reason for the information asymmetry can be linked to agent-principal relationships and signaling.
Signaling can help solve the organization's problems. There have been limitations during the study, mainly due to time frames. Because a number of different strategic selections have been made through research, for example when collecting data where this affects both the number of parameters and the number of interviews. However, the study is still considered a contribution with a good result. These limitations lead to potential future studies where the development of this study with a broader empirical evidence is suggested as an example.
Keywords
Public procurement and purchasing, contract fidelity, purchasing process and driving parameters.
S AMMANFATTNING
Bakgrund
Offentlig upphandling har genom åren visat sig vara svårt. Det finns flertal upphandlingar som ställt till med stor problematik till följd av dåliga genomföranden. I dagsläget finns bristfälligt med studier gjorda på upphandling- och inköpsprocesser, mycket till följd av svårigheter att erhålla bra upphandlingsdata att analysera. En del tidigare studier påvisar dock att det finns förbättringsmöjligheter inom området och att det är vanligt att pengar ”slösas” vid upphandling- och inköp. Det är därför angeläget att välja just detta ämne. För att undersöka ämnet har ett forskningsobjekt med en specifik upphandling- och inköpsprocess valts ut där det finns en problematik med att inköp görs utanför avtal, även om det finns många avtalade produkter. Utifrån denna process är målsättningen att dra dels generella dels specifika slutsatser.
Syfte
Syftet med denna studie är att undersöka de bakomliggande faktorerna som leder till låg avtalstrohet vid offentlig upphandling- och inköp inom hälso- och sjukvården. Vidare är syftet också att främja kunskapsutvecklingen av avtalstrohet. Avtalstrohet syftar då till förmågan att hålla sig till inköp på avtal.
Metod
Denna forskningsrapport grundar sig i en metodtriangulering mellan en kvantitativ del innehållande insamlade data från forskningsobjektet vilket är en organisation med många olika förgreningar. Denna kvantitativa del analyseras med hjälp av analysprogrammet SPSS med olika typer av dataanalyser. Dels har korrelationstest använts för att presentera samband mellan olika parametrar, men också för att påvisa att data i stor utsträckning är normalfördelad. Vidare har regressionsanalys använts för att mäta individuell påverkan från olika variabler. Dessa regressioner har haft totalt inköpsbelopp och avtal som beroende variabler. Vidare inkluderas även en kvalitativ del i form av intervjuer där syftet är att bredda förståelsen och identifiera ytterligare parametrar som kan tänkas driva köp utanför avtal. Dessa intervjuer har varit av semi-strukturerad utformning med ett strategiskt urval av intervjupersoner som forskaren tror bidra med mest kunskap till forskningen. En viktig anledning att det finns både en kvantitativ och en kvalitativ del är då endast en kvalitativ del kan ge ett opålitligt resultat då intervjupersoner kan delge felaktig information. Den kvantitativa data blir tydlig så sett då denna speglar inköp utan möjlighet för den som köpt att dölja något. Den kvalitativa delen har således också en bekräftande funktion utöver sin utforskande funktion. Slutligen analyseras ovan nämnd empiri med lämpliga teorier som valts ut för just denna forskning. Det är dessa teorier som genom rapporten som kallas för forskningens glasögon och är denna forsknings unika sätt att se på denna typ av problem.
Resultat
Det kvantitativa resultatet påvisar att det totalt köps 32,1% av de undersökta artiklarna utanför avtal.
Detta motsvarar 26,5% av dess totala inköpsbeloppet. För att undersöka samband i organisationen inköpsparametrar undersöktes hur dessa korrelerade med avtalsparametern. Mycket av korrelationen förklarade de naturliga samband i inköpsdata medan korrelationen mellan inköpsväg och avtal utmärkte sig då denna indikerade på att en viss inköpsväg tenderar att driva köp utanför avtal. Vidare gav leverantörsdata indikationer på att det var en relativt låg andel av det totala antalet köp av de från organisationen som gick via inköpsavdelningen. Det var också vanligt att köp gjordes utanför avtal hos den ena leverantören. Den linjära regressionsanalysen med totalt inköpsbelopp som beroende variabel indikerar att styckpris, antal inköpsordrar, inköpskvantitet och avtal visar sig vara signifikanta och att dessa kan sägas påverka det totala inköpsbeloppet. Vid den logistiska regressionen med avtal som beroende variabel visade sig de signifikanta parametrarna inköpskvantitet, antal inköpsordrar och styckpris ha liten eller obefintlig påverkan för köp på eller utanför avtal. Inköpsväg hade stor påverkan vilket indikerar att detta driver köp utanför avtal. Det kvalitativa resultatet indikerar på att otydlighet, tillgång till information och förmågan att förmedla information medför att det görs köp utanför avtal.
Det visar sig också tydligt att den informationsasymmetri som råder i olika relationer kan utnyttjas för
att fatta beslut som är fördelaktiga för egen del. Vidare upplevs det brister i uppföljningen och förmågan
möjlighet att följa upp och upptäcka köp utanför avtal. Kompetensen i organisationen anses också vara för låg gällande exempelvis inköp och avtal, vilket även detta är en bidragande orsak till lägre avtalstrohet.
Slutsats
Styckpris, inköpsväg, otydlighet, informationsasymmetri, relationer, signalering av information och bristande uppföljning är samtliga drivande av köp utanför avtal. Problematiken och det som i grunden orsakar köp utanför avtal återfinns på ett övergripande plan. Det grundar sig i informationsasymmetri.
Anledningen till informationsasymmetrin går att koppla till agent-principalrelationer och signalering.
Signalering kan hjälpa till att lösa organisationens problematik. Det har funnits begränsningar under studien, främst med anledning av tidsramar. Därför att en rad olika strategiska urval genom forskningen fått göras, exempelvis vid insamling av data där detta påverkar både antal parametrar och antal intervjuer. Dock anses studien ändå bidrag med ett gott resultat. Dessa begränsningar leder till potentiella framtida studier där utveckling av denna studien med en bredare empiri föreslås som ett exempel.
Nyckelord
Offentlig upphandling och inköp, avtalstrohet, inköpsprocess och drivande parametrar.
I NNEHÅLLSFÖRTECKNING
Abstract ... iii
SAMMANFATTNING ... v
Innehållsförteckning ... vii
Förord ... 1
1 Inledning ... 2
1.1 Problembakgrund ... 2
1.2 Problemdiskussion ... 3
1.3 Syfte ... 5
1.4 Forskningsfråga ... 5
1.5 Struktur ... 5
2 Teori och tidigare studier ... 6
2.1 Teori ... 6
Teorin om informationsasymmetri ... 6
Signalteori ... 6
Agent-principalteori ... 7
Incitamentteori ... 8
Beslutsteori ... 8
Sammanfattning av valda teorier ... 9
2.2 Tidigare studier ... 10
Informationsasymmetri vid upphandling och inköp ... 10
Agent-principalproblematik vid upphandling och inköp ... 11
Incitament vid upphandling och inköp ... 12
För- och efterarbete... 12
Avtalstrohet... 13
2.3 Sammanfattning tidigare studier ... 14
3 Metod ... 15
3.1 Forskningsstrategi... 15
3.2 Min roll som forskare ... 16
3.3 Forskningsmetod ... 16
En variant av systematisk forskningsöversikt... 16
Kvantitativ dataanalys ... 18
Kvalitativ intervjustudie ... 21
3.4 Metoddiskussion ... 22
3.5 Forskningsetik ... 23
4 Empiri ... 25
4.1 Forskningsobjekt ... 25
Organisationens upphandling- och inköpsprocess... 25
Kvantitativa data ... 26
Kvalitativa data ... 28
5 Resultat ... 30
5.1 Kvantitativa resultat – dataanalyser av inköpsdata... 30
Överblick av inköp och korrelation ... 30
Stickprov hos leverantörer ... 31
Regressionsanalys ... 32
5.2 Kvalitativa resultat – intervjustudie ... 34
Otydlighet och information... 34
Relationer och informationsövertag ... 35
Uppföljning av upphandling och inköp ... 35
Kompetens i organisationen ... 36
Inköpsprocessen ... 36
5.3 Sammanfattande resultat ... 36
6 Analys ... 38
6.1 Kvantitativ analys... 38
Analys av korrelation i inköpsdata ... 38
Analys av stickprov hos leverantör... 39
Analys av resultat från regressionsanalyser ... 40
6.2 Kvalitativ analys... 42
Analys av informationsasymmetrisk problematik ... 42
Analys av agent-principalproblematik ... 43
Analys av uppföljningsproblematik ... 44
6.3 Sammanfattande diskussion ... 46
7 Slutsats, begränsningar och framtida forskning ... 48
7.1 Slutsatser ... 48
7.2 Begränsningar ... 49
7.3 Framtida studier... 49
8 Referenslista ... 51
Bilaga 1: Intervjumall... 55
Bilaga 2. Exemplifiering av inköpsdata ... 56
F ÖRORD
Detta blev en utdragen process, men tack till alla er som hjälpt mig att slutföra detta arbete och såg till att jag kom i mål. Det är jag väldigt tacksam för. Tack!
Sebastian Djuréen
1 I NLEDNING
I detta avsnitt kommer en grundläggande förståelse att skapas, från problembakgrund till problemdiskussion för att ge läsaren förutsättningar att förstå vad detta arbete handlar om.
Problembakgrunden beskriver problematik inom offentlig upphandling mer generellt medan problemdiskussionen preciserar problematiken gällande inköp utanför avtal. Alltså inköp vid sidan av de avtal som genererats från offentlig upphandling. Inledningen följer formen av en upp- och nedvänd pyramid, det vill säga gå från det generella till det specifika. Inledningen presenterar också syfte och problemformulering med utgångspunkt i problembakgrund och problemdiskussion för att runda av med rapportens disposition.
1.1 Problembakgrund
Offentlig upphandling regleras av lagen om offentlig upphandling (LOU). Myndigheter, kommuner och regioner måste följa LOU när inköp ska göras, det är lagstadgat. Den avser främja de inköp av varor och tjänster som görs av svenska myndigheter, kommuner och regioner. Svenska myndigheter gör inköp av varor och tjänster för uppemot 500 miljarder kronor varje år, vilket gör upphandlingar och LOU till ett viktigt bidrag till samhällets ekonomi. LOU syftar till att använda resurser på ett effektivt sätt, det vill säga maximera nyttan av resurserna (Konkurrensverket, 2011; Edwardsson & Moius, 2009). Offentlig upphandling får således en betydande roll för en rad olika samhällsnyttiga funktioner. Ett tydligt exempel blir hälso- och sjukvården som då har krav på sig att genomföra upphandlingar i enlighet med LOU. Det får sägas höra till vanligheterna att olika upphandlingar omnämns i medier där kontentan ofta är dess negativa utfall och där också upphandlande myndigheter framställs som dåliga på området (Axelsson, 2018).
År 2014 vann leverantören OneMed en upphandling genomförd av Stockholm landsting gällande förbrukningsmaterial till sjukvården. Denna kom att debatteras in och ut under flera år och har visat sig vara en kostsam affär (Thorell & Grill Pettersson, 2017). När ett år på det fem år långa avtalet hade passerats hade nästa hela det totala beloppet på upphandlingen om 500 miljoner kronor redan uppnåtts, detta till följd av att leverantören OneMed kunnat nyttja avtalet till max och kringgå klausuler som blev direkt fördelaktiga för dem som leverantör (Jörnehed, 2016). Ett bra exempel på en klausul som nyttjats av OneMed var möjligheten att kunna leverera stödstrumpor som var långt mycket dyrare än beräknat.
Stödstrumpor för 6000 kr per par levererades samtidigt som det fanns strumpor på avtalet för ner mot 100 kr per par, som dessutom i vissa fall hade funkat precis lika bra sett ur ett behandlingsperspektiv som strumporna för 6000 kr per par (Jörnehed, 2016; Thorell & Grill Pettersson, 2017). Att lyckas kringgå klausuler och liknande i avtal som detta kräver finurlighet och utnyttjande av den informationsasymmetri som finns vilket leverantörer förväntas använda när tillfälle ges (Eriksson &
Hane, 2014).
Så sent som 2019 uppdagades något som benämnts som en stor skandal ur upphandlingssynpunkt som berörde flera regioner och där sjukhus blev hårt drabbade. Tillsammans genomförde flera regioner i mellersta Sverige en upphandling av förbrukningsmaterial där företaget Apotektjänst klev ut som vinnare av upphandlingen. Det tog inte lång tid efter avtalsstart innan leveransproblemen började som till slut ledde till en materialkris av hög grad där operationer och liknande fick ställas in (Axelsson, 2020; Åsbrink, 2020). Att upphandla kan i vissa fall upplevas enkelt. Beroende på vad som ska upphandlas kan det säkert också vara just enkelt, exempelvis om kontorsmaterial ska upphandlas.
Kraven på dessa är med stor sannolikhet enklare att ställa än de krav som ställs på material som ska
användas i exempelvis hälso- och sjukvården. Att upphandlingar går fel måste kunna accepteras,
däremot blir det viktigt att förstå de konsekvenser som kan uppstå när upphandlingar genomförs som
berör samhällsviktiga funktioner så som hälso- och sjukvården. Det blir inte bra när 481 operationer
tvingas ställas in på grund av dålig upphandling (Åsbrink, 2020). Samtidigt efterfrågas en fortsatt
utveckling inom offentlig upphandling och forskning på området vilket blir motiverande för denna
studie (Edwardsson & Moius, 2009).
1.2 Problemdiskussion
Offentlig upphandling har i vissa fall visat sig spara upp mot 30% av totalt inköpsbelopp (Europeiska kommissionen, 2004). Det blir därför svårt att förneka dess betydelse för samhällets ekonomi. Det handlar om att använda skattebetalares pengar på bästa sätt. Då det finns en något generell bild av att myndigheter är dåliga på att upphandla, vilket också stöds av det faktum att mycket pengar slösas bort vid upphandling blir ämnet högst angeläget. 2017 gjordes en uppskattning att 10% att skattebetalarnas pengar slösades bort vid dålig upphandling. Det motsvarar ca 90 miljarder kronor. Då antalet offentliga inköp växer genererar det också en negativ följdeffekt på andelen pengar som slösas bort vid upphandling (Axelsson, 2018). Forskning på offentlig upphandling och inköp anses vara bristfällig (Edwardsson & Moius, 2009), vilket motiverar att med forskning vara med och bidra till ämnet. Tidigare studier kan konstatera att pengar inte alltid används till rätt ändamål vilket blir tydligt när exempelvis pennor köps för 175,96 kr istället för 1,95 kr per penna, eller när 90 miljarder sägs slösas bort (Hausel Heldahl & Värja, 2019; Axelsson, 2018). Istället för att då göra inköp utanför avtal som kan medföra högre kostnader, sämre kvalitet på produkter och mer där till bör dessa resurser användas på ett bättre sätt, vilket bra upphandlingar visat sig hjälpa till med under de senaste tio åren (Europeiska kommisionen, 2004). Det är önskvärt att skapa värde för de medel som används (Edwardsson & Moius, 2009). Därför blir det av intresse att veta vad som faktiskt driver köp utanför avtal.
Att upphandla och köpa på avtal medför som bekant ofta en fördel ur det ekonomiska perspektivet (Europeiska kommissionen, 2004; Hausel Heldahl & Värja, 2019). Det blir dock viktigt att framhäva möjligheten att också ställa andra krav och syftar då främst på kraven som ställs på den upphandlade produkten. Det går genom olika kravställningar för att säkerställa så produkten lever upp till det som efterfrågas (Upphandlingsmyndigheten, 2020), vilket på så vis blir en säkerhetsfråga, i synnerhet inom det samhällsviktiga området hälso- och sjukvården som denna rapport kommer behandla (SIS, 2020).
Även detta ökar angelägenheten att identifiera vad som driver köp utanför avtal. Konsekvenserna kan bli stora om inte rätt krav ställs (Åsbrink, 2020).
Flertalet tidigare studier har konstaterats att det finns ett stort problem med att inköp görs utanför avtal (Bergman, et al., 2010; Wijkman, 2013). Tidigare studier lyfter också fram informationsasymmetriska problem som tänkbara orsaker till där inköp inte sker på ett bra vis. Från rapporten av Hausel Heldahl och Värja (2019) framgick ett bra exempel på problematik. Det handlade om en kommun som vid inköp av 120 st pennor betalt 175,96 kr/st vilket istället skulle kunna jämföras med ett befintligt avtal där pennorna kostade 1,95 kr/st (Hausel Heldahl & Värja, 2019). Det får anses vara ett bra exempel där pengar faktiskt slösas bort istället för att använda pengarna på ett ordnat sätt. I informationsasymmetrin går det också att identifiera den bristande inköp- och beställarkompetens som kan ligga till grund för köp utanför avtal (Finndahl & Lind, 2009; Klang, et al., 2018; Edwardsson & Moius, 2009). Bristande beställarkompetens skapar möjligheter för leverantörer som gärna utnyttjar den problematik som kan beskrivas som ett agent-principalproblem vilket i vissa fall kan leda till köp utanför avtal (Eriksson &
Hane, 2014; Steinle, 2014).
Tidigare forskning har också lyft fram uppföljning som en anledning till att köp utanför avtal förekommer (Nordh, 2018; Spagnolo, 2009; Wijkman, 2013). Samtidigt efterfrågas också bättre förutsättningar att faktiskt göra dessa uppföljningar (Rendon, 2008; Wijkman, 2013). Att arbeta med uppföljning blir ett sätt att kunna utvecklas. Hausel Heldahl och Värja (2019) lyfte fram problemet med pennorna. Om inte denna typ av problematik följs upp kommer det bli svårt att undvika liknande problem i framtiden. Då kvarstår möjligheterna för leverantören att nyttja informationsövertaget.
Sammantaget går det att konstatera att tidigare forskning lyfter fram informationsasymmetriska problem som tänkbara anledningar till att köp görs utanför avtal (Hausel Heldahl & Värja, 2019; Finndahl &
Lind, 2009; Klang, et al., 2018). Agent-principalproblematiken lyfts fram lite som en konsekvens av
informationsasymmetrin då exempelvis leverantörer förväntas utnyttja situationen (Eriksson & Hane,
2014). Tidigare studier går inte att kategorisera att de endast gäller någon specifik upphandling- och
inköpsprocess utan de skiljer sig åt.
Till skillnad mot många tidigare studier kommer detta arbete göras med hjälp av en organisation med anställda inom olika områden och avdelningar. I denna studie kommer fokus ligga på ett av organisationens område, nämligen hälso- och sjukvård. Organisationen har krav på sig att genomföra upphandlingar och med det sagt, följa upphandlingslagstiftningen (Upphandlinsgmyndigheten, 2018).
Denna forskning kommer behandla en specifik upphandling- och inköpsprocess för att sedan kunna skapa mer generella resultat likt de tidigare studier som exempelvis lyfta fram dålig uppföljning som faktor till lägre avtalstrohet (Nordh, 2018; Rendon, 2008; Wijkman, 2013; Bergman, et al., 2010). Då god insyn i organisationen har funnits under forskningen har en strategi likt aktionsforskning tillämpats genom arbetet. Inköpsdata av förbrukningsmaterial har använts i syfte att undersöka vad som kan driva köp utanför avtal och vad som på så vis många gånger ökar den totala inköpskostnaden. Tillgång till bra data att analysera har i tidigare studier visat sig vara bristvara (Spagnolo, 2009) och något som föreslagits som utvecklande för framtida upphandlingar (Edwardsson & Moius, 2009). Tidigare studier inom upphandling och avtal får också ofta anses vara av den mer kvalitativa karaktären, säkert till följd av bristande data att basera mer kvantitativa studier på.
En av de främsta anledningar till att upphandling är så pass outforskat är som sagt dess brist på data (Spagnolo, 2009). Därför blir det intressant att undersöka vad som går att utläsa ur data när den nu finns tillgänglig, i synnerhet då det visat sig kunna leda till intressanta fynd vid tidigare forskning (Spagnolo, 2009). Det blir således högst fördelaktigt med tillgången till kvantitativa data vilket också gör denna forskning annorlunda jämfört med tidigare. Utöver tillgången till användbara kvantitativa data medför insyn i organisationen även god tillgång till kvalitativa data. Denna blir ett viktigt inslag för att på så vis kunna undersöka om det finns andra faktorer som kan driva köp utanför avtal än de som kan tänkas identifieras i det kvantitativa. Den kvantitativa data kan tänkas bidra med en mer ärlig bild av inköp i organisationen i jämförelse med kvalitativa data som kan skilja sig åt beroende på vem som delger informationen. Inköpsdata speglar de inköp som gjorts och ger en ärlig bild över situationen.
Tidigare studier har exempelvis fokuserat på tjänster, livsmedel och kläder vilket är annorlunda jämfört med denna studie. Det som blir intressant med valet av hälso- och sjukvård och dess förbrukningsmaterial är dess betydelse samt konsekvenserna om det blir fel, vilket problembakgrunden har signalerat (Åsbrink, 2020; Thorell & Grill Pettersson, 2017). Området är också outforskat vilket skapar en önskan att fylla de luckor som finns och på så vis kunna bidra med förståelse för varför inköp görs utanför avtal. Dessa produkter kan vara av många olika karaktärer och det ställs ofta höga krav på säkerhet och funktion samtidigt som det ska vara riskfritt för en patient och personal att använda dessa (SIS, 2020). Dessa krav ställs vid offentlig upphandling vilket medför att avtalade produkter har säkerställts medan ej avtalade inte har.
Vid dialog med personer inom organisationen finns det en problematik kopplad till att trots många avtalade produkter köps det ändå produkter utanför avtal vilket leder till högre kostnader, ej säkerhetsprövade produkter och mer där till. Tidigare studier har också identifierat detta problem varpå uppföljningsmekanismer visat sig saknas, vilket i sin tur gjort det svårt att minska köp utanför avtal.
(Nordh, 2018; Rendon, 2008; Bergman, et al., 2010; Wijkman, 2013). Då internt problem med köp utanför avtal har identifierats, forskning på ämnet anses bristfällig (Edwardsson & Moius, 2009) samt att tidigare studier identifierat problematik fast på andra områden gör det angeläget att forska vidare.
Här kan bidrag från forskning hjälpa till att förstå de köpbeteende som finns och på så vis minska risken
för köp utanför avtal, vilket i sin tur leder till en säkrare och mer ekonomisk fördelaktig hälso- och
sjukvård. Med problembakgrund och problemdiskussion som utgångspunkt har följande syfte
formulerats.
1.3 Syfte
Syftet med denna studie är att undersöka de bakomliggande faktorerna som leder till låg avtalstrohet vid offentlig upphandling- och inköp inom hälso- och sjukvården. Vidare är syftet också att främja kunskapsutvecklingen av avtalstrohet. Avtalstrohet syftar då till förmågan att hålla sig till inköp på avtal.
En bidragande anledning till detta syfte är bristen på tidigare studier och önskan om att tillföra kunskap som främjar avtalstroheten som i sin tur säkerställer material och ekonomisk kontroll. Detta kommer ske genom analys av empiri från organisation för att på så vis kunna påvisa vad som är drivande av inköp utanför avtal. Målsättningen med denna forskning är att bidra med ett resultat, som förklarar den rådande problematik och således bidra med ny kunskap som hjälper att förstå de köpbeteenden som finns i dagsläget. Samtidigt önskas att forskningen kan ligga till grund för framtida påbyggnadsstudier inom området.
Med syftet som utgångspunkt har följande forskningsfråga formulerats.
1.4 Forskningsfråga
FF: Vad driver inköp utanför avtal av förbrukningsmaterial inom hälso- och sjukvården?
1.5 Struktur
Studien är uppdelad i olika delar som följer den innehållsförteckning som presenteras initialt i rapporten.
Områdena som kommer behandlas följer nedan.
• Inledningen – kommer ge en grundläggande förståelse för var studien tar sitt avstamp ifrån.
Inledningen följer en struktur från generellt till precist där syfte och forskningsfråga presenteras som slutpunkt.
• Teori och tidigare studier – ger en sammanfattad bild av vad liknande arbeten har kommit fram till. Här skapas förståelse för vilka kunskapsluckor som finns och säkerställer att studien inte upprepar något befintligt. Samtidigt ges en tydlig bild av teorier som anses lämpliga för området.
• Metod – metoden ger en tydlig bild av vad som är gjort i arbetet och hur. Den motiverar också varför vissa val är gjorda.
• Empiri – presenterar forskningens empiri. Dels forskningsobjektet dels hur forskningens data ser ut.
• Resultat – här presenteras resultat av dataanalys och intervjuer.
• Analys – analysen analyserar det resultat som presenterats i resultatet, detta utifrån tidigare studier och teorier som presenterats under det teori och tidigare studier.
• Slutsats, begränsningar och framtida studier: slutsatsen kommer kort att framhäva de allra viktigaste punkterna från arbetet. Vidare så lyfts arbetets begränsningar samtidigt som framtida studier föreslås.
• Litteraturförteckning – här presenteras alla källor till information som använts genom arbetet.
• Bilagor – här presenteras exempelvis intervjumall, större tabeller och liknande som inte ryms
eller lämpar sig i den löpande texten.
2 T EORI OCH TIDIGARE STUDIER
I detta avsnitt presenteras teori och tidigare studier inom området som rapporten behandlar. Avsnittet teori syftar till att beskriva vilka ”glasögon” som använts för att förstå och kunna analysera resultatet i forskningen. Avsnittet tidigare studier undersöker vad som tidigare är studerat inom liknande ämne och utifrån detta går det att fina luckor i forskningen som behöver fyllas. Det syftar också till att fungera som jämförelseobjekt med resultatet av denna forskning.
2.1 Teori
Teorin om informationsasymmetri
Informationsasymmetri handlar i stora drag om att personer som befinner sig på samma marknad inte har tillgång till samma information. Det har tidigare beskrivits som att informationsasymmetri uppkommer när individer vet olika saker (Stiglitz, 2000). Informationen skiljer sig helt enkelt åt vilket skapar olika förutsättningarna för aktörerna på marknaden. Utifrån denna informationsasymmetri är det möjligt att fatta olika typer av beslut, där vissa kan bli direkt ekonomiskt fördelaktiga. Det är således önskvärt att det inte finns någon informationsasymmetri utan att alla har tillgång till samma typ av information. Det hade varit mest rättvist (Bloomenthal, 2020). Ett av de mest beskrivande problem kopplat till informationsasymmetri och dess teori är det som blivit känt som ”The Market for Lemons”
där George Akerlof ger en förklaring till rådande informationsasymmetri mellan köpare och säljare.
Teorin om informationsasymmetri bygger alltså på ett problem där säljaren vet mer än köparen om en viss produkt. Det innebär att säljare och köpare inte agerar på liknande villkor utan att informationsasymmetri råder, något som visat sig vara fallet i väldigt många situationer (Akerlof, 1970;
Stiglitz, 2000). I det flesta fall har säljaren bättre koll på sina produkter vilket leder till att denne kan utnyttja ett informationsövertag (Akerlof, 1970). Informationsasymmetri har visat sig kunna förklara många olika beteenden och händelser som tidigare varit svåra att förstå (Stiglitz, 2000). Det är också viktigt att poängtera att vid informationsasymmetri är storleken på asymmetrin avgörande för hur mycket det påverkar utfallet (Stiglitz, 2000).
Teorin gällande informationsasymmetri blir relevant för denna forskning då den tydligt beskriver informationsasymmetriska problem ur en generell synvinkel som går att applicera på ämnet upphandling och inköp. I en upphandling- och inköpsprocess kan det förväntas att individer i denna process vet olika mycket vilket då hänger ihop med informationsasymmetri. Informationsasymmetri kan också förklara en del av de problem som tidigare lyfts fram i bakgrunden med de svårigheter som finns gällande upphandling och avtal (Thorell & Grill Pettersson, 2017). Den blir också angelägen då denna teori inte använts speciellt frekvent i tidigare studier där agent-principalteorin varit mer frekvent använd. Den kommer därför bidra med ny infallsvinkel även om den är nära besläktad med agent-principalteorin.
Signalteori
Signalteori handlar i grova drag om två parter som kommunicerar med varandra. Exempelvis kan det vara kommunikation mellan person och organisation, kund och säljare eller användare och organisation.
Utgångspunkten är att det finns en sändare och en mottagare av informationen. Utifrån det väljer sedan
sändaren av informationen på vilket sätt som informationen förmedlas varpå mottagaren kommer tolka
informationen på ett visst sätt. De olika sätten är svåra att förutspå (Connelly, et al., 2011). Om den
information som sänds inte mottas på det sätt som avsändaren tänkte, uppstår informationsasymmetri
vilket inom exempelvis finansvärlden har visats sig påverka investeringsbeslut (Istrate, 2018). Utav
dessa anledningar blir signalteori ett viktigt bidrag i denna studie där kommunikation och
informationsflöden påverkar utfallet. Informationsasymmetri har visat sig ha påverkan vid
upphandlingsförfaranden (Rosenström & Alejandro, 2017). För att minska asymmetrin i information
har signalteorin visat sig framgångsrik, alltså fungera som ett hjälpmedel för att komma överens om ett
kontrakt där alla parter är tillfreds (Connelly, et al., 2011; Liberto, 2019; Spence, 1973). Signalering av
information har som bekant visat sig påverka olika typer av beslut. Det spelar egentligen ingen roll inom vilket område, privat eller jobb eller något annat (Connelly, et al., 2011; Spence, 1973).
Under lång tid har utgångspunkten när ekonomi diskuterats utifrån information varit att information är perfekt, det vill säga att alla vet lika mycket eller samma saker. På senare år har man insett att fallet ser annorlunda ut och att alla inte vet lika mycket (Stiglitz, 2000).
Figur 1. Figur beskriver hur signalen vandrar. Tidsförlopp med start i avsändare och i mål när feedback har kommit tillbaka till avsändare (Connelly, et al., 2011).
Figur 1 kan utgöra ett kommunikationsförlopp i vilket samtal som helst. Person A förmedlar ett budskap till person B, budskapet tas emot och analyseras av person B. Person B kommunicerar sedan tillbaka feedback på budskapet till person A. Det finns ingenting i signalteorin som säger att det som utgår från t = 0 är samma information när det når t = 3 berör. Däremot säger informationsasymmetri att det mycket väl kan skilja sig (Stiglitz, 2000). Signaler har sin utgångspunkt någonstans. Det har visat sig att omgivningen har inverkan på hur stor informationsasymmetrin blir vilket således blir viktigt att ta i beaktan när signaler analyseras (Connelly, et al., 2011). Alltså, om det finns kommunikativa problem mellan olika parter kan dessa med stor sannolikhet analyseras med signalteorin då den avser motarbeta informationsasymmetriska förhållanden (Spence, 1973). Vid analys av upphandling som denna studie behandlar får signalteori en avgörande roll för att lyckas kartlägga och förstå den problematik som finns i de många relationer som finns.
Signalering kan också tänkas få en betydelsefull roll inom upphandling och inköp då det i dessa processer är mycket information som förflyttas. Information både internt och externt har betydelse för utfallet av inköpsprocessen vilket då skapar möjligheter att analysera dessa flöden med signalteorin.
Signalteorin sägs som bekant också motverka informationsasymmetri vilket då också kan lyfta fram signalering som en tänkbar lösning om informationsasymmetriska problem identifieras (Connelly, et al., 2011; Liberto, 2019; Spence, 1973).
Agent-principalteori
Agent-principalproblematik tar sin ansats i kontraktsteorin och den tidigare nämnda teorin om informationsasymmetri (Liberto, 2019). De grundläggande förutsättningarna är att det finns en agent och en principal, det kan exempelvis vara en anställd och en chef eller anställd och organisation (Hart
& Holmström, 2016). Grundtanken med agent-principalteorin är genom att belysa relationen mellan agent och principal går det sedan att dra slutsatser kring hur effektiv en organisation är gällande information och bärande kostnader (Eisenhardt, 1991). Agent och principal står i relation till varandra, vilket innebär att involverade parter har svårt att förutspå den andres beteende. Agent och principal kan samarbeta utan problem men även arbeta emot varandra. Om principalen ska fatta ett beslut är det
Avsändare t = 0
Avsändare sänder signal till mottagare
t = 1 Mottagare tar
emot och tolkar signal
t = 2 Mottagare sänder tillbaka
feedback till avsändare
t = 3