Beslutsärenden IT-chefen informerar Öppettider servicedesk Statistik – svarstider växel Informationsärenden VÅRGÅRDA KOMMUN 1 2 HERRLJUNGA KOMMUN KALLELSE/FÖREDRAGNINGSLISTA Servicenämnd IT/Växel/Telefoni 2016-09-20

(1)

KALLELSE/FÖREDRAGNINGSLISTA Servicenämnd IT/Växel/Telefoni

2016-09-20 SID 1 AV 2 HERRLJUNGA KOMMUN

VÅRGÅRDA KOMMUN

Instans: Servicenämnd IT/Växel/Telefoni

Tid: Tisdag den 27 september 2016, kl. 09.00 Plats: Nossan (A-salen), Kommunhuset, Herrljunga

Johnny Carlsson (C) Johanna Laine

Ordförande Servicenämnden Nämndsekreterare IT/Växel/Telefoni

Ca kl. Nr Ärende ^DNR Föredragande/

Kommentar

09.00 Sammanträdets öppnande Ordförande

Upprop Sekreterare

Val av justerare och tid för justering Ordförande

Informationsärenden

09.05 1 Statistik – svarstider växel ^- ^IT-chef

09.15 2 Öppettider servicedesk ^- ^IT-chef

09.25 3 IT-chefen informerar ^- ^IT-chef

Beslutsärenden

09.35 4 Delårsbokslut & prognos 2016 ITVT 11/2016 Ekonomichef

09.45 5 Budget 2017 ITVT 8/2016 Ekonomichef/

IT-chef

09.55 6 Internkontrollplan 2017 ITVT 10/2016 IT-chef

10.05 7 Sammanträdesplan 2017 ITVT 9/2016 IT-chef

(2)

KALLELSE/FÖREDRAGNINGSLISTA Servicenämnd IT/Växel/Telefoni

2016-09-20 SID 2 AV 2

NR Delegeringsbeslut DNR

1 Redovisning av delegeringsbeslut under perioden 2016-08-30 – 2016-09-27

-

(3)

FÖRVALTNING Jan Pettersson

Tjänsteskrivelse 2016-09-20

Sid 1 av 3

Herrljunga kommun, Box 201, 524 23 Herrljunga Besöksadress Torget 1, Herrljunga

Telefon 0513-170 00  Telefax 0513-171 33 org.nummer 212000-1520  www.herrljunga.se

Information statistik svarstider växel

Kort Sammanfattning

Under sommaren 2016 uppfattades det vara långa svarstider in till kommunernas växel från medborgarna. Synpunkten meddelades till IT/växel och telefoni servicenämnden 2016-08- 30 där vi tog på oss att ta fram statistik som kan visa hur det var.

Statistik:

Vi ser att väntetiderna och tappade samtal har varit högst under v32 trots ett mindre antal samtal in till växeln, se bilaga väntetider.

Antal samtal in till kommunerna under följande veckor sommaren 2016:

Förutsättningar:

Under veckorna 29 – 32 var bemanningen en person, övriga veckor under året är bemanningen alltid två personer. Detta upplägg beslutades av IT chef inför sommaren 2016.

Övervägning till sommaren 2017 bör vara att bemanna med två personer under fler veckor på sommaren.

Information 1

(4)

Tjänsteskrivelse 2016-09-20

Sid 2 av 3

Måndag 08:00 – 16:00 Tisdag 08:00 – 18:00

Onsdag - Fredag 08:00 – 16:00 Förslag till beslut

Informationen läggs till handlingarna.

Jan Pettersson IT-chef

Information 1

(5)

Sid 3 av 3 Bakgrund

Servicenämnden har i uppdrag att samordna växel och IT nätverk för Herrljunga och Vårgårda kommun.

Ekonomisk bedömning

Saken har ingen ekonomisk påverkan.

Miljökonsekvensbeskrivning

Saken har ingen anknytning till miljön.

Samverkan Inte aktuell.

Motivering av förslag till beslut

Nämnden ska hållas informerad om sin verksamhet.

Information 1

(6)

IT/VÄXEL/TELEFONI Jan Pettersson

Sid 1 av 2

Information Öppettider Servicedesk

Kort Sammanfattning

IT har tidigare haft följande öppettider:

måndag 08:00 – 18:00 tisdag – torsdag 08:00 – 16:00 fredagar 08:00 – 15:00

Under 2015 analyserade vi antalet ärenden som kom in på måndagar mellan 16:00 – 18:00 och konstaterade att de var ytterst få vilket medförde förändringen av öppettiderna som idag är 08:00 – 16:00.

Utefter önskemål från servicenämnden finns behov av öppettider fram till 18:00 för att tillgodose fritidspolitiker med IT stöd mellan 16:00 – 18:00 en dag per vecka.

Nya öppettider Servicedesk:

Öppettiderna för Servicedesk kommer vara följande efter den 1 oktober 2016:

måndag 08:00 – 16:00 tisdag 08:00 – 18:00 onsdag - fredag 08:00 – 16:00 Förslag till beslut

Informationen läggs till handlingarna.

Jan Pettersson IT-chef

Expedieras till:

För kännedom till:

Namn namn, titel, organisatoriskt tillhörighet Namn namn, titel, organisatoriskt tillhörighet

Information 2

(7)

Sid 2 av 2 Bakgrund

Servicenämnden har i uppdrag att samordna växel och IT nätverk för Herrljunga och Vårgårda kommun.

Ekonomisk bedömning

Saken har ingen ekonomisk påverkan.

Miljökonsekvensbeskrivning

Saken har ingen anknytning till miljö.

Samverkan Inte aktuell.

Motivering av förslag till beslut

Nämnden ska hållas informerad om sin verksamhet.

Information 2

(8)

IT/Växel/Telefoni 2016-09-27

Information 3

(9)

Presentation

• Genomgång IT/Växel/telefoni Jan P

Information 3

(10)

Ekonomi information

• Genomgång av prognos

Information 3

(11)

Personal information

• Projektanställd medarbetare med ersättning från

arbetsförmedlingen, vår kostnad 15 087:- /månad inkl.

sociala avgifter.

Information 3

(12)

Större avvikelser i leverans

Servicenämnd IT, Växel, Telefoni

• Under vårt utbyte av PC:s i Vårgårda har det uppkommit störningar på vissa av datormodellerna samt på vissa

användare.

• Ytterligare utrullning är stoppad tills problemen åtgärdats.

• Störningar i våra utbildningssystem under skolstart i både Herrljunga och Vårgårda.

• Stor störning på Telenor, vilket medförde att ingen kunde ringa till växeln i Vårgårda den 19/9 mellan 13:09 –

ca:14:15.

Information 3

(13)

Projektmål Servicedesk

1. Service desken är samlokaliserad på en plats

2. SPOC är aktiverad och känd av kunden – Mäts i antal ärenden via accepterade vägar i relation till antal ärenden ”vid sidan av”

3. Kundnöjdhet bibehålls och ökar på sikt – Komma igång med kundnöjdhetsmätningar i

4. Ledtider för leveranser sätts på plats och bibehålls 5. Lösningsgraden inom SLA ökar – Mäta ledtider i

ärendehantering

Information 3

(14)

Nuläget Servicenämnden IT/telefoni

• Nya uppdrag med dignitet

– Nytt projekt ”GAFE” Bildning Herrljunga (klart) – Upphandling av 1 – 1 datorer.

– Ny plattform, Google education.

– Förstudie pedagogiskplattform Vårgårda

– Informationssäkerhet för Herrljunga –

.

Information 3

(15)

Nuläget Servicenämnden IT/telefoni

Aktiviteter:

•Genomgång av systemen i kommunerna fortsätter

– Bildningsnämnden i Herrljunga.

• Genomgång av eventuellt ny platform

– Skolan i Vårgårda.

– Soc i båda kommunerna.

– HR, lön och personal.

Information 3

(16)

Servicenämnden IT/telefoni

• Genomförande av nya öppettider Växel pågår och skall vara utkommunicerad internt och externt (medborgarna) till den 1 okt 2016.

.

Information 3

(17)

Nuläget Servicenämnden IT/telefoni

Aktiviteter:

•Omförhandling Telenoravtal

– Förhandling är genomförd och kommer att ge en

kostnadssänkning med ca: 100 – 150 Tkr (verksamheterna i Vårgårda)

•Net IQ

– Uppstartat projekt.

– Projektet kan komma att innefatta arbetet med den nya PUL lagen.

•Nya upphandlingar

– ADM klienter Vårgårda och Herrljunga – Skolan Herrljunga

Information 3

(18)

Tjänster (under uppbyggnad)

Arbetsplats som tjänst (PC/Plattor/Telefoner) Serverkapacitet (Liten/medel och stor) Kommunikation (Fast och mobil)

Applikatorisk drift (Support och 3:e part) Telefoni (Telefonist och teknik) Reception (Receptionist)

Information 3

(19)

Organisation H/V 2015

Organisation IT-

IT-Chef

Servicedesk Applikation

Verksamhet E-Tjänster Infrastruktur

Nät/Servers Klient IT-Controller

10%

Information 3

(20)

Organisation IT-

IT-Chef

Servicedesk Applikation

Verksamhet E-Tjänster Infrastruktur

Nät/Servers Klient IT-Controller

10%

Service Desk

 En Kontakt in till IS/IT

 Hantering av ärenden

 Enkelhet och tydlighet

 Ägandeskap

 IS= Informationssystem

 IT= Informationsteknik

 Medarbetare

 NN

Information 3

(21)

Organisation IT-

IT-Chef

Servicedesk Applikation

Verksamhet E-Tjänster Infrastruktur

Nät/Servers Klient IT-Controller

10%

Applikation och Verksamhet

 Vi skall förstå verksamheterna

 Vi skall översätta behoven till IS/IT

 Proaktivitet

 Leveransforum (Mätbarhet)

 Kvalitét _ _{Helen S}

 Anna B

 Anelie S

Information 3

(22)

Organisation IT-

IT-Chef

Servicedesk Applikation

Verksamhet E-Tjänster Infrastruktur

Nät/Servers Klient IT-Controller

10%

E-Tjänster

 Vi skall hjälpa

verksamheterna och

medborgarna att ta fram ”nyttiga” E-Tjänster

 Anna B

Information 3

(23)

Organisation IT-

IT-Chef

Servicedesk Applikation

Verksamhet E-Tjänster Infrastruktur

Nät/Servers Klient IT-Controller

10%

Infrastruktur Nät/Servers

 Vi skall tillse att leverera en stabil och

kostnadseffektiv IT-Drift

 Mikael A

 Hans M

Information 3

(24)

Organisation IT-

IT-Chef

Servicedesk Applikation

Verksamhet E-Tjänster Infrastruktur

Nät/Servers Klient IT-Controller

10%

Klient

 Vi skall bistå

verksamheterna med en kvalitativ leverans av

enheter som används att kommunicera med

 Patrik T

 Göran L

 Svante N

Information 3

(25)

www.herrljunga.se tel: 0513-170 00

Information 3

(26)

IT/VÄXEL/TELEFONI Linda Rudenwall

Tjänsteskrivelse 2016-09-20 DNR ITVT 11/2016

Sid 1 av 1

Delårsbokslut 2016 inklusive prognos för helåret

Sammanfattning

En redogörelse för delårsbokslutet 2016 gällande servicenämnden IT, växel och telefoni har tagits fram.

Delårsrapporten inklusive prognos för helåret skickas ut till politikens plattor senast onsdagen den 21 september.

Beslutsunderlag

Tjänsteskrivelse daterad 2016-09-20 Delårsbokslut för IT, växel, telefoni Förslag till beslut

Servicenämnden godkänner delårsbokslutet.

Linda Rudenwall Ekonomichef

Expedieras till: ekonomiavdelningen

Ärende 4

(27)

IT/VÄXEL/TELEFONI Linda Rudenwall

Sid 1 av 1

Budget 2017 Servicenämnden IT/Växel/Telefoni

Sammanfattning

En redogörelse för budget 2017 gällande servicenämnden IT/växel/telefoni har sammanställts av ekonomichefen.

Budgeten i rapportform skickas till politikens plattor senast onsdagen den 21 september 2016.

Beslutsunderlag

Tjänsteskrivelse daterad 2016-09-20 Budgetdokument för IT/växel/telefoni Förslag till beslut

Budget 2017 för Servicenämnden IT/växel/telefoni godkänns.

Linda Rudenwall Ekonomichef

Expedieras till: Ekonomiavdelningen

Ärende 5

(28)

Sid 1 av 1

Internkontrollplan för IT/Växel/Telefoni 2017

Sammanfattning

Enligt Herrljunga kommuns policy för intern kontroll ska varje styrelse och nämnd senast i oktober varje år anta en internkontrollplan för nästkommande år. Internkontrollen syftar till att kontrollera att verksamheten bedrivs i enlighet med de mål och riktlinjer som

kommunfullmäktige har bestämt samt de föreskrifter som gäller för verksamheten.

Interkontrollprocessen bör i så lång utstreckning som möjligt vara en integrerad del av verksamheten för att vara så effektiv som möjligt och processen ska upptäcka och korrigera felaktigheter i verksamheten.

Internkontrollerna från nämnderna ska årligen rapporteras till kommunstyrelsen då det är kommunstyrelsen som har det övergripande ansvaret för att det finns en god intern kontroll i kommunen.

Beslutsunderlag

Policy för intern kontroll (senast reviderad 2016-09-06, KF § 93) Kommunallagen 6kap 7§

Förslag till beslut

Internkontrollplan 2017 för IT/Växel/Telefoni fastställs enligt bilaga.

Jan Pettersson IT-Chef

Expedieras till: Ekonomi Kommunstyrelsen Handläggare

Ärende 6

(29)

Herrljunga kommun

2016-05-26

Riktlinjer med mall för den interna kontrollen i enlighet med Internkontrollpolicy

Intern kontrollplan

1 INTERNKONTROLLPLAN

Kommunstyrelse IT

Risk i rutin/process/system

Rutinorienterade moment Kontrollmoment

Risk- och väsentlighets- bedömning¹

RxV=RV

Ansvar för kontroll och rapportering Politiker/Tjänsteman Ekonomi:

Leverantörsfakturering skall genomföras på ett korrekt sätt. Inga kostnader skall godkännas innan momentet genomförs för att säkerställa budget och utfall.

Alla fakturor skall granskas av IT controller innan slutattest.

2 2 4 Kontroll: Göran Lager

Rapport: Jan Pettersson

Incident/Problem:

Ex. Störning i Viva där användarna inte kan jobba i systemet vilket kan medföra allvarliga konsekvenser för Brukarna

Kritiska incidenter skall hanteras utefter SLA

2 2 4 Kontroll: Incident manager Rapport Jan Pettersson

Change processen:

Inga oförutsedda störningar i IT/miljön skall inträffa

Förändringsprocessen skall följas upp

2 2 4 Kontroll Change Manager

Rapport Jan Pettersson Upphandlingsprocessen:

Vi skall följa LOU

Alla inköp skall gå genom utsedd roll innan inköp görs

2 2 4 Kontroll Göran Lager

Rapport Jan Pettersson

Se skala för risk och väsentlighetsbedömning

Ärende 6

(30)

IT/VÄXEL/TELEFONI Johanna Laine

Sid 1 av 1

Sammanträdesplan för 2017

Sammanfattning

Kommunfullmäktige har den 6 september 2016 beslutat om en gemensam

sammanträdesplan för kommunfullmäktige, kommunstyrelse och nämnder och uppmanat samtliga nämnder att fastställa planen.

Syftet för den gemensamma sammanträdesplanen är att förvaltning och politik på ett överskådligt sätt kan planera verksamheten utifrån de kommunala beslutsprocesserna. Ett optimerat ärendeflöde i organisationen leder till effektivisering av processerna och sparar tid. I sammanträdesplanen visas budgetprocessen och internkontrollprocessen tillsammans med mötesdatum för central samverkansgrupp, kommunledningsgrupp med flera.

Sammanträdesplanen i sin helhet finns på kommunens hemsida.

För Servicenämndernas del innebär planen att nämnderna bör fastställa datum för sina sammanträden under 2017. För IT/växel/telefoni har planerats enligt följande:

Sammanträde tisdagar kl.09.00 den 7 mars 2017

den 16 maj 2017 den 19 september 2017 den 7 november 2017 Förslag till beslut

Sammanträdesplanen 2017 fastställs genom att följande sammanträdesdatum beslutas för servicenämnden IT/växel/telefoni:

Sammanträde tisdagar kl.09.00 den 7 mars 2017

den 16 maj 2017 den 19 september 2017 den 7 november 2017

Johanna Laine Nämndsekreterare

Ärende 7

(31)

! ^~

HERRLJUNGA KO_MMUN

~ IV KOMMUNFULLMAKTIGE

KF § 95 KS § 129

SAMMANTRÄDESPROTOKOLL

Sammanträdesdatum

2016-09-06

DNR KS 188/2016 910

Antagande av sammanträdesplan 2017 Sammanfattning

Sid

9

För en effektiv ärendeprocess har förslag på sammanträdesplan för 2017 tagits fram. En gemensam sammanträdesplan för kommunfullmäktige, kommunstyrelse och nämnder gör att förvaltning och politik på ett överskådligt sätt kan planera verksamheten och de kommunala beslutsprocessema och därmed ett optimerat ärendeflöde i organisationen.

I sammanträdesplanen visas budgetprocessen och internkontrollprocessen tillsammans med mötesdatum för central samverkansgrupp, kommunledningsgrupp med flera.

Beslutsunderlag

Tjänsteskrivelse i ärendet daterad 2016-05-26

Sammanträdesplan 2017 (bilaga 1KS§129/2016-08-15) Förslag till beslut

Förvaltningens förslag till beslut:

Förslag till kommunstyrelsen:

• Kommunstyrelsens sammanträden och sammanträdesplanen/styrplanen för 2017 fastställs enligt bilaga.

Förslag till kommunfullmäktige och nämnder:

• Nämnderna uppmanas att fastställa sammanträdestidema/styrplanen för 201 7 enligt bilaga.

• Kommunfullmäktige föreslås anta sammanträdesplanen/styrplanen 2017 samt budget- och årsredovisningsprocessen i dess helhet enligt bilaga.

Beslutsgång

Ordföranden frågar om förvaltningens förslag till beslut antas och finner att så sker.

Kommunstyrelsens beslut

1. Kommunstyrelsens sammanträden och sammanträdesplanen/styrplanen för 2017 fastställs enligt bilaga.

2. Kommunstyrelsens föreslår kommunfullmäktige uppmana nämnderna att fastställa sammanträdestidema/styrplanen för 2017 enligt bilaga.

3. Kommunfullmäktige föreslås anta sammanträdesplanen/styrplanen 2017 samt budget- och årsredovisningsprocessen i dess helhet enligt bilaga.

I kommunfullmäktige frågar ordföranden om kommunstyrelsens förslag till beslut antas och finner att så sker.

Utdragsbeslyrkande

Ärende 7

(32)

! ^~

HERRLJUNGA KO_MMUN

~ V KOMMUNFULLMAKTIGE

Juslerandes sign

SAMMANTRÄDESPROTOKOLL

Sammanträdesdatum Sid

2016-09-06 10

Fortsättning KF ^§95

KOMMUNFULLMÄKTIGES BESLUT

1. Kommunfullmäktige uppmanar nämnderna att fastställa sammanträdesti- dema/styrplanen för 2017 enligt bilaga.

2. Kommunfullmäktige antar sammanträdesplanen/styrplanen 2017 samt budget- och årsredovisningsprocessen i dess helhet enligt bilaga.

Utdragsbestyrkande