13.1. Regler för lokalanskaffning inom Sollentuna kommunkoncern

(1)

Tjänsteutlåtande Kommunledningskontoret

2018 - 07 - 11

Anders Nilfjord Sidan 1 av 4

Besök Postadress Telefon växel Fax reception Internet

Turebergshuset 191 86 08 - 579 210 00 08 - 35 02 90 www.sollentuna.se Turebergs torg Sollentuna

Dnr 2018/0199 KS - 6 Diariekod: 255

Kommunstyrelsen

Regler för lokalanskaffning inom Sollentuna kommunkoncern

Förslag till beslut

Kommunledningskontoret föreslår kommunstyrelsen föreslå fullmäktige att besluta följande:

Kommunfullmäktige antar regler för lokalanskaffning inom Sollentuna kommunkoncern i enlighet med bilaga 1 till

kommunledningskontorets tjänsteutlåtande daterat 2018 - 07 - 11.

Sammanfattning

Kommunfullmäktige fattade 2016 - 12 - 15 beslut om att bilda en

kommunkoncern. Samtidigt fattades beslut om att dela AB Sollentunahem genom fission. De verksamhetsfastigheter som förvaltats av AB

Sollentunahem har genom fissionen överförts till och förvaltas a v det nybildade Sollentuna kommunfastigheter AB. För att skapa en tydlighet kring vilka regler som ska gälla inom kommunkoncernen när det gäller anskaffning av nya lokaler samt större ombyggnader har regler för lokalanskaffning tagits fram. Syftet med des s a regler är att klargöra

beslutsprocessen inom kommunen när det gäller anskaffning av nya lokaler samt större ombyggnader. Kommunstyrelsen föreslås vara beställare av samtliga lokalanskaffningar och verksamhetanpassningar inom Sollentuna kommun.

Bakgru nd

Kommunfullmäktige fattade 2016 - 12 - 15 beslut om att bilda en kommunkoncern. Samtidigt fattades också beslut om att dela AB

Sollentunahem genom fission. De verksamhetsfastigheter som förvaltats av AB Sollentunahem har genom fissionen överförts till och fö rvaltas av det nybildade Sollentuna kommunfastigheter AB .

Inkomna remissvar

Förslag till regler för lokalanskaffning har skickats på remiss till t rafik - och fastighetsnämnden och Sollentuna kommunfastigheter AB. Ingen av

remissinstanserna har några synpun kter på förslaget.

Kommunledningskontorets beredning

För att skapa en tydlighet kring vilka regler som ska gälla inom

kommunkoncernen när det gäller anskaffning av nya lokaler samt större ombyggnader har regler för lokalanskaffning tagits fram. Syftet me d des sa

Godkänt dokument, 2018-08-21, Katarina Kämpe

(2)

Tjänsteutlåtande

2018-07-11

Dnr 2018/0199 KS-6 Sidan 2 av 4

regler är att klargöra beslutsprocessen inom kommunen när det gäller anskaffning av nya lokaler samt större ombyggnader. Reglerna är

avgränsade till de beslut som beställaren ska ta. Den interna processen hos utföraren omfattas inte av reglerna.

Kommunstyrelsen föreslås vara beställare av samtliga lokalanskaffningar och verksamhetanpassningar inom kommunen. I första hand föreslås Sollentuna Kommunfastigheter AB vara utförare av lokalprojekt.

Investeringar kan även genomföras inom kommunen om det finns

ekonomiska fördelar med det. Det är samma process som gäller oavsett vem som är utförare. I vissa fall kan utföraren även vara en extern part.

Den föreslagna processen består av fyra steg:

 Identifiera behov

 Behovs- och lokaliseringsutredning

 Förstudie

 Genomförande

Processen tar sin utgångspunkt i att det finns ett identifierat behov.

Långsiktiga lokalbehov identifieras i första hand genom lokalresursplaneringen som finns beskriven i ”regler för

lokalresursplanering”¹. Utöver detta tillkommer behov av mer kortsiktig karaktär.

När ett behov är identifierat ska en behovs- och lokaliseringsutredning göras. Utredningen ska ta fram alternativa lösningar för att tillgodose behovet. Kommunledningskontoret ansvarar och är sammanhållande för utarbetandet av utredningen i samverkan med verksamhetsansvarigt kontor och fastighetsägare. Med utgångspunkt i behovs- och

lokaliseringsutredningen fattas beslut om att beställa en förstudie av fastighetsägaren.

Fastighetsägaren tar över ansvaret för projektet i och med att en beställning av förstudie görs. Förstudien tas fram i samarbete med

kommunledningskontoret. Förstudien är en fördjupning av valt alternativ och ska ligga till grund för beslut om genomförande. Med förstudien som underlag ska beslut om genomförande fattas.

I beslutet om genomförande godkänns hyresnivå och tidplan. Beslutet innebär att fastighetsägaren får i uppdrag att genomföra projektet.

Genomförandet inkluderar detaljprojektering, upphandling och entreprenad.

Eventuellt planarbete kan pågå parallellt med detaljprojektering. Efter detaljprojektering ska en avstämning ske med kommunledningskontoret och verksamhetsansvarigt kontor. I mer omfattande projekt kan det vara aktuellt att nya beslut behöver fattas även under genomförandefasen.

Om det under projektets gång framkommer uppgifter som gör att projektet kostar mer än det var beräknat i beslutet om genomförande ska ett nytt

1 Se Regler för lokalresursplanering, dnr 2017/0615 KS

(3)

2018-07-11

Dnr 2018/0199 KS-6 Sidan 3 av 4

ärende lyftas för beslut. Är avvikelsen inom +/- 5 procent behövs inget nytt beslut utan merkostnaden ska rymmas inom redan överenskommen hyra.

Den föreslagna processen innebär att beslut om genomförande fattas relativt tidigt i processen. I det skedet kan det fortfarande finnas en del oklarheter som kan påverka projektens omfattning. Det kommer därför inte vara ovanligt att reviderade genomförandebeslut behöver fattas i mer omfattande projekt. Syftet med att ändå fatta genomförandebeslut i detta skede är att få en smidigare process med få beslutstillfällen. Om ett projekt håller sig inom beslutade ramar fattas enbart ett genomförandebeslut.

Om det under projektets gång framkommer uppgifter som gör att projektet kostar mer än det var beräknat i beslutet om genomförande ska projektet i första hand undersöka möjligheten att göra anpassningar så att projektets kostnad ändå hamnar inom beslutade ramar. Om det krävs större åtgärder för att hålla projektet inom beslutade ramar eller om det inte går att sänka kostnaderna ska ett nytt ärende lyftas för beslut.

Med anledning av regler för lokalanskaffning krävs även förändringar i kommunstyrelsens reglemente och delegationsordning vilka beslutas i separata ärenden. Utgångspunkten är att för större investeringar såsom idrottshallar och skolor fattas beslut om genomförande av

kommunfullmäktige. Ändringarna i reglemente och delegationsordning utgår från följande beloppsgränser:

• Beslut om förstudie

• Kommunstyrelsen fattar beslut om förstudie för investeringar som beräknas överstiga 50 mnkr

• Kommunstyrelsens arbetsutskott fattar beslut om förstudie för investeringar som beräknas överstiga 20 mnkr

• Kommundirektören eller den kommundirektören utser fattar beslut om förstudie för investeringar som understiger

ovanstående.

• Genomförandebeslut

– Kommunfullmäktige fattar beslut om investeringen överstiger 50 mnkr, om avtalsvärdet är över 35 mnkr samt om årshyran överstiger 5 mnkr/år

– Kommunstyrelsen fattar beslut om investeringen eller avtalsvärdet överstiger 20 mnkr

– Kommunstyrelsens arbetsutskott fattar beslut om investeringen eller avtalsvärdet överstiger 10 mnkr

– Kommundirektören eller den kommundirektören utser fattar beslut om genomförande av projekt som understiger

ovanstående.

(4)

2018-07-11

Dnr 2018/0199 KS-6 Sidan 4 av 4

Katarina Kämpe Inga-lill Fritsch

Kommundirektör Ekonomichef

Bilagor

Bilaga 1 – Regler för lokalanskaffning inom Sollentuna kommunkoncern Bilaga 2 – Remissvar TFN

Bilaga 3 – Remissvar Sollentuna kommunfastigheter AB