1 Ta emot och fördela uppdrag

(1)

Dok nr ÄHO/AV 13:068, Ver E

Utförarenheten

Innehåll

1 Ta emot och fördela uppdrag ... 2

1.1 Fördelabild ... 5

2 Återkalla insats tillfälligt ... 8

3 Omfördela insats ... 10

4 Rätta verkställighet ... 12

5 Skapa ny journal, om det ej gjordes innan fördelning av uppdrag ... 13

6 Mappen Ej aktuella – att avsluta ... 15

6.1 Läsa uppdrag efter fördelning ... 16

7 Byta utförare ... 17

8 Granska personuppgifter ... 20

8.1 Personkort ... 21

9 Registrera tillfälligt uppehåll ... 22

9.1 Om ett ärende är avslutat under månaden ... 23

10 Rapportera larm ... 24

10.1 Fördela Fiktiv Kund Rapportering ... 24

10.2 Plustid ... 25

10.3 Ej utförda insatser/ minustid ... 27

11 Registrera debiteringsunderlag ... 28

12 Skapa ersättningsunderlag ... 29

13 Skriv ut underlag ... 31

14 Sök genomförandeplan ... 34

15 Ny journalanteckning ... 34

15.1 Rätta journalanteckning ... 36

16 Sök genomförandejournal ... 39

17 Importera externa dokument ... 41

18 Resursregister ... 42

19 Skriv ut adressetiketter ... 45

20 Dokumentinformation ... 46

(2)

1 Ta emot och fördela uppdrag

I mappen Nya uppdrag hamnar alla ej fördelade uppdrag. I exemplet nedan ligger två nya uppdrag.

Klicka på plustecknet framför mappen så att den öppnas

Klicka på plustecknet framför kundens namn så visas uppdraget

Treserva Manual Utförarenheten 2015-10-06 2 (46)

(3)

Dok nr ÄHO/AV 13:068, Ver E Högerklicka på uppdraget så får du upp alternativen Läs uppdrag, Genomförandejournal och Fördela enligt nedan. Du skall utföra alla så börja uppifrån med Läs uppdrag

Då du läst uppdraget högerklicka på uppdraget igen och välj Genomförandejournal.

Svara Ja på frågan som följer

Gäller ej Enhetschefer Kufri eller privata utförare: detta steg utförs inte av enhetschefer inom Kufri eller av privata utförare då de inte för journal i Treserva i dagsläget.

(4)

Dok nr ÄHO/AV 13:068, Ver E Den nya journalen öppnas och en startanteckning har skapats automatiskt av systemet.

Klicka på Stäng och svara Ja, senaste på frågan om skrivskydd som följer

(5)

1.1 Fördelabild

I Treserva version 3.13 infördes en ny fördelabild.

Högerklicka på kundens uppdrag och välj Fördela

Markera de insatser du vill fördela, det går att markera flera åt gången. Klicka sedan på Registrera

(6)

Dok nr ÄHO/AV 13:068, Ver E Välj den Utförarenhet som ska verkställa insatsen. Fyll i Period för verkställighet

fr o m – det datum då personalen påbörjar insatsen.

t o m – det slutdatum som står i beslutsperioden högst upp i fönstret.

Bocka sedan i rutan Till genomförande och klicka på OK

Det går att lämna rutan Till genomförande urbockad för att gå tillbaka och fördela uppdraget vid ett senare tillfälle.

Alternativet Uppdatera skrivbordet är förmarkerat och innebär att uppdraget flyttas ned från Nya uppdrag till Mina enheter på ditt skrivbord i Treserva. Klicka på OK för att skicka uppdraget till genomförande

(7)

Dok nr ÄHO/AV 13:068, Ver E Klicka Nej i rutan som följer

Det uppdrag som du nyss fördelade har nu flyttats från mappen Nya uppdrag på skrivbordet till mappen Mina enheter

(8)

2 Åt erkalla insats tillfälligt

Denna del gäller endast hemtjänst och servicehus

Detta görs enbart om kunden avsäger sig insats/-er och biståndshandläggaren vill att ett nytt försök görs efter en tid. Gör en journalanteckning, skicka ett meddelande till

biståndshandläggaren.

Om kunden vill avsluta sina insatser permanent skall du endast meddela biståndshandläggaren som avslutar insatserna. Gör en notering i journalen.

Sök aktuell person under Mina enheter i trädet, klicka på plustecknet och öppna sedan insatsmappen genom att klicka på plustecknet framför. På höger sida dyker då personen och dess genomförande upp. Dubbelklicka på Utföraren

(9)

Dok nr ÄHO/AV 13:068, Ver E När ett uppdrag har status Skickad till genomförande innebär det att uppdraget är fördelat.

Alternativen Återkalla och Rätta/Avsluta blir då valbara. För att återkalla ett uppdrag, klicka på knappen Återkalla

Välj datum då insatsen ska återkallas. Välj även om uppdraget ska placeras i mappen Uppdrag under fördelning på ditt skrivbord i Treserva. Klicka på OK

Om du bockat i rutan att placera insatsen i mappen Uppdrag under fördelning kan du vid ett senare tillfälle gå in i mappen, högerklicka på uppdraget och välja Fördela för att skicka uppdraget till genomförande.

Valde du att inte placera insatsen i mappen Uppdrag under fördelning kan du antingen skicka iväg uppdraget direkt efter återkallandet, eller vid ett senare tillfälle leta upp uppdraget i ditt träd över aktuella kunder på Skrivbordet.

(10)

3 Omfördela insats

Om en insats fördelats till fel enhet kan man återkalla och omfördela insatsen.

Sök upp aktuell person under mina enheter i trädet, klicka på plustecknet och öppna sedan insatsmappen genom att klicka på plustecknet framför. Markera den insats du vill omfördela och dubbelklicka på utföraren

När ett uppdrag har status Skickad till genomförande innebär det att uppdraget är fördelat.

Alternativen Återkalla och Rätta/Avsluta blir då valbara. För att återkalla ett uppdrag, klicka på knappen Återkalla

(11)

Dok nr ÄHO/AV 13:068, Ver E Välj datum då insatsen ska återkallas. Välj även om uppdraget ska placeras i mappen

Uppdrag under fördelning på ditt skrivbord i Treserva. Klicka på OK

Om du bockat i rutan att placera insatsen i mappen Uppdrag under fördelning kan du vid ett senare tillfälle gå in i mappen, högerklicka på uppdraget och välja Fördela för att skicka uppdraget till genomförande.

Valde du att inte placera insatsen i mappen Uppdrag under fördelning kan du antingen skicka iväg uppdraget direkt efter återkallandet, eller vid ett senare tillfälle leta upp uppdraget i ditt träd över aktuella kunder på Skrivbordet.

Insatsen står nu som Återkallad och möjligheten finns att skicka den nya insatsen till fördelning igen

I ovanstående bild visas nu näst överst den felaktigt fördelade insatsen med det datum du återkallade den.

Överst i bilden är Period och Utförarenhet blankt. Klicka på knappen Registrera och följ processen för att fördela den nya insatsen. Nu kan du byta enhet och välja en ny

genomförandeperiod.

Observera att insatsens nya egenskaper inte börjar gälla förrän kl 00:01 det nya datumet.

(12)

4 Rätta verkställighet

När ett uppdrag har status Skickad till genomförande innebär det att uppdraget är fördelat.

Alternativet Rätta/Avsluta blir då valbart. För att göra ändringar i ett fördelat uppdrag klickar du på knappen Rätta/Avsluta, det går endast att använda funktionen på en insats åt gången

Funktionen går att använda så länge du kan komma tillbaka till rutan Fördela uppdrag som visas på bilden ovan, om ett uppdrag eller beslut har löpt ut och flyttats till mappen Ej Aktuella – att avsluta på ditt skrivbord i Treserva kan du inte längre göra ändringar i uppdraget.

Välj det du vill ändra på i uppdraget och klicka på OK. Observera att du ej kan klicka på knappen Ta bort verkställighet och inte heller ändra tid under Tidsåtgång

(13)

5 Skapa ny journal, om det ej gjordes innan fördelning av uppdrag

Om det är så att du inte skapade en journal innan du fördelade uppdraget går detta att göra i efterhand. Leta upp kunden, högerklicka och välj Documenta

Klicka på pilen och sedan Ny journal…

En helt ny tom utförarjournal skapas. Om en journal redan finns får ni ett meddelande som påpekar detta

(14)

Dok nr ÄHO/AV 13:068, Ver E Då du skapar journalen på detta sätt skapas ingen auto-journalanteckning och journalen är därför tom. Du fyller i en rubriktext, ex. Genomförandejournal. Leta upp nyckelordet Fördelning, klicka på pilen till höger.

Klicka på Stäng och svara Ja, senaste på frågan om skrivskydd som följer

(15)

6 Mappen Ej aktuella – att avsluta

I mappen Ej aktuella – att avsluta hamnar kunder där enstaka eller alla insatser avslutats. Du väljer själv hur länge en kund ligger kvar här men tänk på att inte avsluta förrän all

dokumentation och rapportering för en kund är avklarad, förslagsvis tre månader.

Hur länge man ser en kund i mappen Ej aktuella – Att avsluta beror på nedanstående

inställning. Du ändrar den själv och genom att trycka på Visa - Ej aktuella - att avsluta och bockar för de antal dagar du vill ha, förslagsvis 180 dagar

Du avslutar en kund genom att öppna upp kunden under Ej aktuella – att avsluta, ställer dig på uppdraget och högerklickar. Välj alternativet Ta bort från mapp.

Gör inte detta förrän kunden verkligen är avslutad, eftersom kunden annars försvinner från ditt träd

(16)

6.1 Läsa uppdrag efter fördelning

Öppna upp kunden vars uppdrag du vill se under Mina enheter. Öppna upp mappen Insats GF och ställ markören över en insats, högerklicka och välj Läs uppdrag

(17)

7 Byta utförare

Klicka på plustecknet framför mappen Insats GF under kunden. Markera en av insatserna, högerklicka och välj Byt utförare

Kontrollera att alla insatser är förbockade, annars justera.

(I bilden nedan finns bara två av insatserna från mappen Insats GF med. Det beror på att insatserna Trygghetslarm och Ledsagning har egna beslut så du måste gå igenom

bytesproceduren för dessa också). Klicka på Nästa

(18)

Dok nr ÄHO/AV 13:068, Ver E Öppna upp trädet med plustecknet, sätt en bock framför den nya utföraren och fyll i

Insatserna skall övertas fr o m:

Klicka på Nästa

(19)

Dok nr ÄHO/AV 13:068, Ver E Kontrollera dina uppgifter och klicka på Slutför

Du kan vid behov skicka ett meddelande till den nya utföraren. I uppdraget som beskrivs i exemplet är det lämpligt att vänta med att skicka något meddelande tills bytet är klart även gällande insatserna trygghetslarm och ledsagning

(20)

8 Granska personuppgifter

Läs igenom de uppgifter som är inlagda av biståndsbedömarna och justera och/eller komplettera uppgifterna om något saknas.

Markera personen i trädet så att du får upp Personuppgifterna i det högra fältet. Markera sedan personen i fältet till höger och klicka på Välj

Klicka på Visa/ändra personuppgift

(21)

Dok nr ÄHO/AV 13:068, Ver E Kontrollera uppgifterna under flikarna: Kontaktinfo, Närstående och Referensperson.

Spara och Stäng

8.1 Personkort

Om du markerar personen i trädet får du upp personuppgifter till höger. Klicka på

Personkort, välj giltighetsdatum och OK. Du får nu upp samlad informationen om kunden inklusive beviljade insatser, här ifrån kan du även skriva ut personkortet

(22)

9 Registrera tillfälligt uppehåll

Markera aktuell person under Mina enheter i trädet.

Klicka på knappen Tillfälligt uppehåll, symbolen där två personer vinkar till varandra

I fönstret som öppnas skall du fylla i Uppehållsperiod och Uppehållsorsak Du skall också välja typ av uppehållsorsak planerad eller oplanerad frånvaro.

Vid uppehållsorsak oplanerad frånvaro kan du lämna t o m-fältet blankt för att fylla i det när personen är åter.

Frånvarorapportera bara fram till det datum en kund flyttar. Om t ex en kund flyttar från hemtjänst till särskilt boende mitt i en månad ska hemtjänsten frånvarorapportera fram till det datum kunden flyttade till boendet och inte frånvarorapportera hela månaden.

Klicka på Spara så ser du uppehållet i det undre fältet.

Har du fyllt i ett uppehåll med slutdatum och personen kommer tillbaka tidigare så dubbelklicka på aktuell frånvaroperiod så den flyttas upp i editerbart läge och justera slutdatum. Spara

(23)

9.1 Om ett ärende är avslutat under månaden

Markera även aktuell person under Ej aktuella- att avsluta i trädet och gör frånvarorapportering även på avslutade ärenden vid behov

(24)

10 Rapportera larm

Denna del gäller endast hemtjänst

10.1 Fördela Fiktiv Kund Rapportering

Välj insats Trygghetslarm dag (trygghetslarm natt för natten). Klicka på Registrera

Välj Utförarenhet, från och med datum, lämna till och med datum tomt. Välj Till genomförande

(25)

Dok nr ÄHO/AV 13:068, Ver E Klicka på insatsen och OK

10.2 Plustid

Används enbart till att registrera larminsatser. När man åker på larm som dag-, kväll- alt nattlarm (endast nattpatrullen i egen regi). En utförare rapporterar alla larm genom att räkna ihop dem på dag, kväll och helg och rapporterar alla larm på Fiktiv Kund

Rapportering.

Justering retroaktivt av tidigare satt nivå.

(26)

Dok nr ÄHO/AV 13:068, Ver E För insatsen Trygghetslarm uppger du under timmar i stället det antal trygghetslarm-besök kunderna fått under den senaste månaden. Spara

(27)

10.3 Ej utförda insatser/ minustid

Vid ej utförda insatser under månaden, som exempelvis ledsagning, avlösning och serviceinsatser som inte rapporterats som frånvaro, lägg in antal timmar alternativt dagar med ett minustecken framför.

Vid justering retroaktivt av tidigare satt nivå - sätt antal dagar med ett minustecken framför.

Markera aktuell person i trädet, gå in under Genvägar, Ekonomistyrning, Plus/minustid

(28)

11 Registrera debiteringsunderlag

Denna del gäller endast Dagverksamheterna, Högsätra servicehus och Ö-gruppen

Markera aktuell kund under Mina enheter. Välj Genvägar i menyraden överst på sidan. Välj därefter Debitering – Direktval - Debiteringsunderlag

Fyll i aktuell Period. Kontrollera att rätt period är vald.

Välj aktuell Avgiftstyp. Den valda avgiftstypen kommer då även att synas i fältet Fakturatext.

De avgiftstyper som skall registreras är:

• Högsätra lunch; Högsätra middag; Högsätra dessert

• Ö-gruppen lunch; Ö-gruppen resor

• Dagverksamhet matavgift; Dagverksamhet/tillfälle; Dagverksamhet transport Fyll i Antal och välj Organisation. Spara

(29)

12 Skapa ersättningsunderlag

Gäller ej enheter med fast månadsersättning

För att kunna kontrollera din ersättning måste ett ersättningsunderlag skapas.

Gå in under Genvägar, Ekonomistyrning och Skapa underlag

Välj period och klicka på plus i trädet tills du kommer till din enhet.

Sätt en bock framför aktuella enheter/avdelningar och flytta över dem till höger med hjälp av dubbelpilen. För att markera alla samtidigt bockar du i huvudenheten

(30)

Dok nr ÄHO/AV 13:068, Ver E Ett underlag skapas för respektive undernivå i trädet så bry dig inte om att det står Modell saknas på den övre enheten. Klicka på Skapa underlag

Du får en grön bock framför de avdelningar som du skapat underlag på. Klicka på OK och Stäng

(31)

13 Skriv ut underlag

Gäller ej enheter med fast månadsersättning

För att få rätt ersättning bör du, innan ekonomiavdelningens månatliga körning sker, ha kontrollerat och eventuellt justerat ditt underlag.

Gå in under Genvägar, Ekonomistyrning och Skriv ut underlag

(32)

Dok nr ÄHO/AV 13:068, Ver E Välj Period och klicka på plus i trädet tills du kommer till aktuell enhet.

Sätt en bock i översta rutan vid aktuell enhet så får du med alla underavdelningar, vill du se färre, klicka på de du vill se och flytta över enheten/enheterna till det högra fältet med hjälp av pilarna. För att få en utförlig lista, bocka i rutan Med personrader.

Klicka på Skriv ut vilket innebär att du kan se ersättningsunderlaget på skärmen. Du kan även överföra materialet till Excel genom att bocka i rutan Skriv till Excel nertill i fönstret.

Om du av någon anledning vill kan du kontrollera en specifik kund i Urval på födelsedata (ååååmm)

Bockar du i Summerad statistik får du upp utförd tid totalt för månaden.

(33)

Dok nr ÄHO/AV 13:068, Ver E Hittar du något som inte stämmer, måste du gå tillbaka till Skapa underlag, flytta över enheten till höger och där markera och Radera det felaktiga underlaget.

Gör sedan dina justeringar och skapa ett nytt underlag för den justerade enheten

(34)

14 Sök genomförandeplan

Se manual Genomförandewebben

15 Ny journalanteckning

För att skapa en ny journalanteckning klicka på plustecknet framför kunden, klicka på plustecknet framför mappen Dokument GF.

Dubbelklicka på Utförarjournalen som ligger i mappen.

Klicka på Arkiv – Ny anteckning

Välj Rubrik, markera aktuellt/aktuella nyckelord och flytta över till höger med hjälp av pilen. Ett av nyckelorden skall alltid vara samma som rubriken. Klicka på OK

(35)

Dok nr ÄHO/AV 13:068, Ver E I det övre fältet samlas alla journalanteckningar och i det nedre skriver du. För att öka upp det nedre skrivfältet, ställ dig mitt emellan fälten (i det smala gula fältet) tills markören ändrar utseende till en dubbelpil. Du kan då, om du behöver, dra uppåt eller nedåt för att öka eller minska skrivfältet.

Rubriken du tidigare valde finns nu i skrivfältet. Ställ dig vid den blinkande markören i skrivfältet och skriv din anteckning. Spara

Din anteckning läggs till i journalen med uppgifter om datum, vem som gjort anteckningen etc. Klicka på Stäng nere till höger.

Svara Ja senaste på frågan om skrivskydd som följer. Om du inte är klar med din anteckning svara Nej så kan du fortsätta vid ett senare tillfälle

(36)

15.1 Rätta journalanteckning

Markera den anteckning du vill rätta, välj Redigera och Rätta anteckning

Markera det som är fel genom att dubbelklicka på texten. Klicka på Välj så att den hamnar i skrivfältet nertill i bild

(37)

Dok nr ÄHO/AV 13:068, Ver E I bilden nedan är texten MAS ändrad till Enhetschef. Klicka på Spara

Nu visas vad som är ändrat och av vem. Klicka på Stäng så flyttas justeringen upp i journalen

(38)

Dok nr ÄHO/AV 13:068, Ver E I journalen visas följande text

På förteckningen över anteckningar är det nu en röd bock på den justerade anteckningen. Om du vill se den ursprungliga anteckningen, markera anteckningen så den blir blå, högerklicka och välj Visa antecknings rättningar

(39)

16 Sök genomförandejournal

Markera aktuell kund. Klicka på Arkiv > Sök journal genomförande

Välj enhet, fyll i period och eventuellt även personnummer. Klicka på Sök

(40)

Dok nr ÄHO/AV 13:068, Ver E Om du inte har valt ett personnummer visas alla journaler på den enhet du valde.

Markera aktuell kund och klicka på Välj

Anteckningar gjorda på kunden under vald sökperiod visas

(41)

17 Importera externa dokument

Högerklicka på aktuell kund och välj Documenta. I dokumentmappen väljer du Importera inkommen handling

Välj det dokument du vill importera och klicka på Öppna så sparas dokumentet i mappen

(42)

18 Resursregister

Denna del gäller LSS resurs - Kontaktpersoner, ledsagning, avlösning mm

De personer som anlitas för olika uppdrag enligt ovan skall läggas in i resursregistret.

Gå in under Genvägar-Resurser-Familjehem/Kontaktpersoner

Klicka på det vita arket Registrera akt uppe till vänster så öppnas ett nytt fönster. Fyll i alla fält med *. Då du fyllt i personnummer, klicka på knappen Sök befolk….

Om personen är folkbokförd på Lidingö fylls personuppgifter i automatiskt. De som är folkbokförda på annan ort får du fylla i manuellt.

Ställ markören i valfritt fält för att aktivera Sparaknappen. Spara

(43)

Dok nr ÄHO/AV 13:068, Ver E Klicka på Används av

Markera Beställarenheten och klicka på Lägg till så att den flyttas till det högra fältet.

Spara

(44)

Dok nr ÄHO/AV 13:068, Ver E Klicka på Genomförandeformer. Ett nytt fönster öppnas där du väljer vilken/vilka

genomförandeformer personen skall arbeta med. Flytta över aktuella till höger fält med knappen Lägg till.

Spara

(45)

19 Skriv ut adressetiketter

Gå in under Personligt > Adressetiketter. Välj verksamhet

Välj Huvudperson - Folkbokföringsadress och välj Utförare – Enhet och sätt en bock framför.

Fyll i Anledning till rapportuttag och klicka på Förhandsgranska rapport.

Skriv ut uppe till vänster i etikettfönstret

(46)

20 Dokumentinformation

Översikt

Treserva Manual Utförarenheten

Information

Område Stöd- och omsorgsförvaltningen, Lidingö stad

Version D

Relaterade dokument

Dokumentnummer Dokumentnummer: ÄHO/AV-13:068

Godkännande

Roll Namn Signatur Datum

Godkänd Mikaela Schmidt 2013-11-25

Författad Anna Eriksson 2013-11-25

Historik

Version Status Datum Författare Ändringssammanfattning A Godkänd 2013-11-25 Anna Eriksson Publicerad

B Godkänd 2014-01-27 Anna Eriksson Publicerad C Godkänd 2014-08-20 Kristoffer Ström Publicerad

RevD 2014-11-04 Kristoffer Ström Ändring i text under kap 1.

D Godkänd 2014-12-08 Kristoffer Ström Godkänd av Marina Stenman E Godkänd 2015-10-06 Anna Wikstrand Godkänd av Agneta Aldor