Nr DiarieNr Ärendemening Sidan Föredragning

(1)

KALLELSE till ledamöter

UNDERRÄTTELSE till ersättare med flera

Kommunstyrelsen

Tid och plats: Kommunstyrelsen kallas till sammanträde 2012-12-13, 8.30 Kommunhuset 293.

Catharina Fredriksson

Ordförande

Susanna Shaibu

Sekreterare

Nr DiarieNr Ärendemening Sidan

Föredragning 1. KS.2012.146 Kommunstyrelsens verksamhetsplan 2013 3

2. KS.2011.126 Uppföljning av internkontrollplan 21 3. KS.2012.158 Begäran om utökat anslag för årets lönrevision

lärarna

27

4. KS.2012.145 Investering i nytt lägerboende 31

Magnus Pettersson Jan Bood

Andreas Trobeck 10.00

5. KS.2011.184 Policy för målstyrning och roller 43

Karin Lönn 10.30

(2)

(3)

Tjänsteskrivelse 1 (2)

Datum

2012-12-04

OXL200 v 1.0 2012-06-07

Kommunstyrelseförvaltningen Staben

Örjan Scheller

Telefon 0155-385 19, 076-773 20 03

orjan.scheller@oxelosund.se

Kommunstyrelsen

Verksamhetsplan 2013 för kommunstyrelsen

1. Kommunstyrelseförvaltningens förslag till beslut

Kommunstyrelsens beslut

Verksamhetsplanen för 2013 godkänns.

2. Sammanfattning

Under hösten har kommunstyrelseförvaltningen arbetat med förslag till

verksamhetsplan för kommunstyrelsen. Arbetet har skett brett på förvaltningen och har också arbetats igenom tillsammans med kommunstyrelsen på Ks 2012- 11-28.

Verksamhetsplanen innehåller

 Satsningar i kommunstyrelsens budget

 Internbudget (bilaga 1)

 Investeringsbudget

 Försäljningsbudget

 Kommunstyrelsens mål utifrån kommunmålen

 Intern kontrollplan

Bland de förändringar i målen kan nämnas ett tydligare fokus på folkhälsofrågor, barnperspektiv och mål för medarbetarnas upplevda engagemang i sitt arbete.

(4)

Datum

2012-12-04

Beslutsunderlag

Bilaga 1 Internbudget 2013

Charlotte Johansson Örjan Scheller

Kommunchef IT-strateg

Beslut till:

Ange vilka som ska delges beslutet. Om det är fler än en ange om det är för kännedom (FK) eller för åtgärd (FÅ).

FÅ Charlotte Johansson

FK Magnus Pettersson

FK Karin Lönn

(5)

Kommunstyrelsens verksamhetsplan

2013

Antagen av Kommunstyrelsen 2012-12-13, §

(6)

Kommunstyrelsen verksamhetsplan 2013

Inledning 3

Fortsatt process inom kommunstyrelseförvaltning 3

Uppföljning 3

Miniminivå för uppföljning som gäller för samtliga nämnder: ...3 Kommunstyrelsens uppföljning utöver miniminivån ...4 Satsningar i kommunstyrelsens budget 4

Ekonomi 5

Internbudget...5 Investeringsbudget...5 Försäljningsbudget (gäller enbart KS)...5

Kommunmål förklaringar 6

Kommunmålen 7

Kommunstyrelsens egen styrning i övrigt ...13 Ej obligatoriskt men ska anges här om sådan styrning finns...13 Prioriterade områden intern kontrollplan...14 Bilaga 1

Internbudget

(7)

Inledning

Kommunfullmäktige har beslutat om mål och budget 2013-2015 vilken innehåller fullmäktiges styrning av koncernen. Enligt budgetreglerna ska nämnderna/styrelserna innan det aktuella budgetåret startar anta en verksamhetsplan. I verksamhetsplanen ska enligt framtagna anvisningar för nämnderna följande ingå:

• Vad som ska följas upp under året och hur det görs

• Hur nämnderna/styrelserna ska arbeta med de satsningar man avser att göra inom sin ram

• De ekonomiska ramarna för respektive verksamhet.

• Hur nämnden ska arbeta med kommunmålen.

• Nämndens/styrelsens styrning i övrigt av den egna verksamheten.

• Intern kontroll

Fortsatt process inom kommunstyrelseförvaltning

Efter att verksamhetsplanen har antagits av kommunstyrelsen kommer den att brytas ner på tjänstemannanivå till en handlingsplan. Handlingsplanen ska beskriva de konkreta åtgärder/aktiviteter som planeras i syfte att nå målen samt vem som ansvarar för vilka delar. Handlingsplanen beslutas av förvaltningsledningen.

Det är varje enskild medarbetares arbetsinsats som avgör hur väl vi lyckas med det vi föresätter oss att göra i verksamhetsplan och handlingsplan. För att skapa den

delaktighet som krävs ska verksamhetsplanen användas i samband med medarbetar- och uppföljningssamtal. Det görs genom att mål som sätts för medarbetarna utgår från åtaganden i verksamhetsplanen. På så sätt tydliggörs den enskildas bidrag till att målen uppnås.

Uppföljning

Miniminivå för uppföljning som gäller för samtliga nämnder:

Samtliga nämnder/styrelser ska lämna budgetuppföljning med prognos för helåret i mars, april, juli, augusti (delårsrapport) och oktober. För helåret görs dessutom ett bokslut med årsredovisning. Vid delårsrapporten och årsredovisningen följs också målen upp.

Redovisningarna i mars, april, juli och oktober görs till kommunstyrelsen.

Delårsrapporten och årsredovisningen tas upp till kommunfullmäktige.

Nämnderna redovisar snarast till kommunstyrelsen hur ett eventuellt befarat budgetöverskridande kommer att hanteras.

Vid samtliga budgetuppföljningar gäller att åtgärder för att hålla given budgetram ska redovisas vid prognostiserat underskott. Till delårsrapport och årsredovisning ska samtliga satsningar följas upp av respektive nämnd. Av uppföljningen ska framgå hur stor del av satsningen som gått åt samt vilket resultat som erhållits.

Uppföljning av investeringar sker fyra gånger årligen per april, augusti, oktober och december månad. Detta görs på objektsnivå.

Kommunstyrelsen ska därutöver, utifrån sin uppsiktsplikt, följa utvecklingen av

kommunens ekonomi löpande under året. Detta görs genom att kommunstyrelsen får ta del av en enklare uppföljning av kommunens totala ekonomi vid de sammanträden där inte någon av ovan nämnda uppföljningar tas upp.

(8)

Internkontrollplanen kommer att följas upp i april (angående ekonomiska delar) samt vid delårsrapporten (ekonomi och övriga processer).

Kommunstyrelsens uppföljning utöver miniminivån

Nämnderna/styrelserna väljer själva utformning och frekvens i den uppföljning som redovisas till den egna nämnden/styrelsen. Detta ska framgå av verksamhetsplanen.

Satsningar i kommunstyrelsens budget

Inom den tilldelade ramen avser kommunstyrelsen att göra särskilda satsningar.

Nedanstående tabell visar de olika satsningarna samt vilka resurser som skall

användas. Till delårsrapport och årsredovisning ska samtliga satsningar följas upp av respektive nämnd. Av uppföljningen ska framgå hur stor del av satsningen som gått åt samt vilket resultat som erhållits.

Satsning Belopp Hur vi tänker använda satsningen

Marknadsföring 695 Öka synligheten

Arkivarie 120 Möta lagkrav

Fastighetsunderhåll 1000 Löpande underhåll av fastigheterna

(9)

Ekonomi

Internbudget

Redovisas på bilaga 1.

Investeringsbudget

Investerings- Investerings- Investerings-

belopp belopp belopp

Investeringar 2013 2014 2015

Underhållsinvesteringar

fastigheter 4 400 7 000 7 000

Ombyggnation av kök 5 900 10 000

Hemsida och Intranät 1 200 300

Bildbank 500 100

Utveckling av kodsträngen i

ekonomisystemet 300

E-tjänster 200 200 200

Fastighetsnät/trådlöst 200 200 200 Utveckling Jogersö 1 000 500 500 Totalt kommunstyrelsen 12 000 19 600 8 300

Försäljningsbudget (gäller enbart KS)

Budget Försäljningsobjekt 2013

Anläggningstillgångar 7050

SUMMA 7050

Beloppen avser bruttoinkomster av försäljningar.

Från detta avgår försäljningskostnader och bokförda värden innan reavinsten kommer fram

(10)

Kommunmål förklaringar

För alla styrelser och nämnder gäller att verksamheterna ska planeras och genomföras så att man bidrar till att kommunmålen uppnås. Utöver dessa åtaganden kan nämnden/styrelsen, om så önskas, komplettera

verksamhetsplanen med ytterligare mål och uppdrag som behövs för att kunna styra sin verksamhet.

I verksamhetsplanen anges:

• Nämndens/styrelsens egna mål med koppling till respektive kommunmål

• Det/de mått som nämnden ska följa för att bedöma måluppfyllelsen

• Nuvärdet (det senaste värdet som finns att tillgå)

• Målvärdet för 2013.

Målvärdena som anges gäller för 2013 ska vara utmanande men samtidigt realistiska att nå under året. På en del områden handlar det om att initiera ett arbete kring målområdet. Där kommer angivet målvärde i sig inte innebära att målet nås men får ses som ett första viktigt steg i ett påbörjat arbete mot måluppfyllelse.

Generellt för måtten gäller att vi i ett längre perspektiv strävar efter högre

målvärden för att till slut nå hela vägen fram. Detta görs genom små steg framåt och det är steget för 2013 som anges som målvärde. Samtliga mått avser kommunen totalt.

Se mall för mål och mått på följande sidor.

(11)

Kommunmålen

Kommunmål 2013 (antagna av KF)

Prioriteringar 2013 (antagna av KF)

Kommunstyrelsens mål

Mått till KS mål Nuvärde 2012

Målvärde 2013 Handlingsplan för

trygghetsskapande och

brottsförebyggande åtgärder 2013

--- Upprättad

Samverkanskonferens

med berörda parter 0 Genomförd

Kommunens trygghetsskapande och

brottsförebyggande arbetet i samverkan med andra ska öka.

Antal genomförda trygghetsvandringar i samverkan med polismyndigheten

--- 2 Trygg och säker

uppväxt

Barn och ungdomar ska känna sig trygga såväl i samhället som i de kommunala verksamheterna.

I Oxelösund når barn och ungdomar goda studieresultat och alla elever lämnar grundskolan med minst

godkända betyg i alla ämnen.

I Oxelösund deltar barn och ungdomar i ett brett kultur- och fritidsutbud.

I Oxelösund växer barn och ungdomar upp med trygga föräldrar

2015 ska samtliga beslutsunderlag till KS belysa

barnperspektivet

Andel beslutsunderlag som belyser

barnperspektivet

--- 50%

(12)

Målvärde 2013

Antal möten med

folkhälsorådet 0 Minst 3

Kommunen bedriver ett aktivt

folkhälsoarbete. Aktuell strategisk plan

finns nej Ja

Kommunen bedriver ett aktivt arbete för ökad jämlikhet och likabehandling.

Plan för

likabehandling saknas Arbetet med plan påbörjat God folkhälsa

Oxelösundarnas faktiska folkhälsa och upplevda livskvalitet ska utvecklas positivt.

Oxelösundarnas känsla av

delaktighet och inflytande är god Oxelösundarna deltar i aktiviteter som främjar hälsa och friskvård Oxelösundarna lever ett

självständigt liv fritt

från missbruk Hemsida är tydlig, aktuell och

underlättar kontakt med kommunen.

SKL:s mätning 79% 83%

(13)

Målvärde 2013

Antalet bostäder med god tillgänglighet ska öka.

Antal nya

överenskommelser med byggherre

0 Minst en

Andel

tillgänglighetsinventerade lokaler och anläggningar.

Skolor och förskolor Samtliga lokaler och anläggningar

Trygg och värdig ålderdom

Det är värdigt, tryggt och säkert att åldras i Oxelösund.

Äldre i Oxelösund med behov av stöd erbjuds

möjligheter att bo kvar i egen bostad.

Äldre i Oxelösund upplever att de har en god livskvalitet.

Insatser till äldre i Oxelösund skall vara av god kvalité,

individinriktade samt ges med gott bemötande.

Tillgängligheten till lokaler med kommunal verksamhet ska öka.

Genomförda

anpassningsåtgärder --- Fler än 2012

(14)

Målvärde 2013

Under planperioden 2013-2015 ska antalet invånare i Oxelösund årligen öka med 1%

genomsnitt

Procentuell ökning per år kommuninvånare per 31 dec.

Befolkning

20121231 Minst 1%¹ Attraktiv bostadsort

Oxelösund erbjuder ett havsnära boende och en hög kommunal servicenivå

Oxelösunds unika förutsättningar är välkända.

I Oxelösund erbjuds bra

barnomsorg, skola, fritid och kulturliv.

Oxelösund har ett bra och varierat bostadsutbud för olika behov och åldrar.

Utbudet av bostäder

ska öka. Antal nya bostäder 3 Minst 40

1 I Mål- och budgetarbetet används aktuell befolkningsprognos.

(15)

Målvärde 2013 Andel anställda med

skriftlig

uppdragsbeskrivning

--- 50 %

Hållbart

medarbetarengagemang HME (enl KKiK)

--- 75 Hållbar utveckling

Oxelösunds kommun tar ansvar för att långsiktigt säkra de resurser som behövs för att fullgöra kommunens uppdrag

I Oxelösund är kommunens ekonomi stabil.

Oxelösunds kommun är en attraktiv arbetsgivare.

Oxelösunds kommun arbetar aktivt för att minska negativ

miljöpåverkan.

2015 upplever medarbetarna i Oxelösunds kommun ett stort engagemang för sitt arbete

Delindex om ledarskap i

HME --- 80

(16)

Kommunstyrelsens

mål Mått till KS mål Nuvärde

2012

Målvärde 2013

Andelen ekologiska livsmedel ska uppgå till minst samma nivå som 2012

Andel ekologiska

livsmedel 10,5% Lika med eller högre än 2012

Årlig förbrukning av

el i Ramdalsskolan --- Lägre än 2012 Energiförbrukningen i

kommunens lokaler ska minska från 2012

års nivå. Årlig förbrukning av värme i

Ramdalsskolan

--- Lägre än 2012

Oxelösunds totala placering i Svensk näringslivs ranking

Plats 279 Plats 229 eller bättre Företagsklimatet i

Oxelösund förbättras från värdet 2011

Antalet nystartade företag enligt Nyföretagarbaromet ern

1,9 per 1 000 inv (2011) (21 nya företag)

2,5 per 1 000 inv (2012) (28 nya företag) Hållbar utveckling

(fortsättning) Oxelösunds kommun tar ansvar för att långsiktigt säkra de resurser som behövs för att fullgöra kommunens uppdrag.

I Oxelösund är kommunens ekonomi stabil.

Oxelösunds kommun är en attraktiv arbetsgivare.

Oxelösunds kommun arbetar aktivt för att minska negativ

miljöpåverkan.

Samtliga

budgetansvariga ska hålla tilldelad

budgetram, alternativt ska åtgärder

vidtas/föreslås.

Andel rapporterade befarade underskott som följs av

vidtagna/föreslagna åtgärder.

--- 100%

(17)

Kommunstyrelsens egen styrning i övrigt

Ej obligatoriskt men ska anges här om sådan styrning finns

Kommunstyrelsens mål Mått till KS mål Nuvärde 2012

Målvärde 2013

(18)

Prioriterade områden intern kontrollplan

Rutin/system Kontrollmoment Kontrollansvarig Omfattning Frekvens Metod Rapportering till

Konsekvens

Fattade beslut i Ks verkställs

Stickprov av 10 beslut fattade året innan på KS nivå av verkställighets- karaktär

Nämndsekreterare Varaktig Kanslichef Allvarlig

Delegationsbeslut anmäls till Ks

Stämma av antalet nyanställningar med anmälda beslut

Nämndsekreterare Samtliga nya anställningar

Varaktig 2 ggr/år

Kanslichef Allvarlig

Attestrutin Befintlig attestförteckning är aktuell både enligt beslut och inlagda uppgifter

ekonomisystemet

Redovisningschef Varaktig Ekonomichef Allvarlig

Leverantörsfakturor Upplagda leverantörers uppgifter stämmer överens avseende bank- och postgiro

Redovisningschef Varaktig Ekonomichef Allvarlig

Uppsiktsplikt mot verksamheter som bedrivs i

samverkan eller under t.ex.

gemensam nämnd.

Balanslista för KS uppsiktsplikt följs

Kanslichef Varaktig Kommunchef Allvarlig

Uppsiktsplikt mot Minst 1 Ekonomichef Varaktig Kommunchef Allvarlig

(19)

Kommunstyrelse

Bilaga 1

Mål och budget med verksamhetsplan 2013 - 2015

(Tkr) Förändr M & B

Bokslut Budget mot budg förslag

2011 2012 2012 2013

NETTOKOSTNAD

11 Kommunstyrelse 3 081 3 785 1 173 4 958

119 Partistöd 574 574 0 574

16 Gem.verksamhet (stab) 10 113 11 444 -671 10 773

22 Fysisk planering 250 250 0 250

227 Markförsörjning (Fastighet) -1 908 -1 498 1 139 -359

24 Näringsliv 1 429 1 693 -153 1 540

25 Gator och vägar 79 35 -35 0

26 Park -25 0 0 0

27 Hälsoverket / (-lyftet t.o.m. 2011) 764 600 -475 125 28 Räddningstjänst 6 151 6 849 0 6 849

29 Totalförsvar -5 0 0 0

34 Idrotts- och fritidsanläggningar 31 0 0 0 54 Individ- och familjeomsorg 258 0 0 0

72 Arbetslokaler (Fastighet) -27 691 100 791 76 Kommunikationer 2 264 3 047 -417 2 630 81 Kommungem.administration 24 588 23 291 -262 23 029 818 Utbildning m.m. 818 0 1 025 1 025

83 Verksamhetsfastigheter -5 451 -6 363 5 465 -898 862 Facklig verksamhet 1 081 1 051 82 1 133

869 Kommunskydd -508 -500 -50 -550

87 Städning 1 305 0 0 0

89 Måltidsproduktion 3 305 1 557 590 2 147 S:a Nettokostnad 48 167 46 506 7 511 54 017

INTÄKTER Bokslut Budget

Förändring mot budget

M&B förslag

2011 2012 2012 2013

11 Kommunstyrelse 100 86 4 90

119 Partistöd 0

16 Gem.verksamhet (stab) 550 500 0 500

22 Fysisk planering 0

227 Markförsörjning (Fastighet) 5 196 5 050 -35 5 015

24 Näringsliv 13 0

25 Gator och vägar 0 0

26 Park 30 30 -30 0

27 Hälsoverket / (-lyftet t.o.m. 2011) 3 418 0

28 Räddningstjänst 0

29 Totalförsvar 503 504 9 513

34 Idrotts- och fritidsanläggningar 397 447 325 772 54 Individ- och familjeomsorg 0

72 Arbetslokaler (Fastighet) 534 535 11 546

76 Kommunikationer 0

81 Kommungem.administration 8 708 8 412 397 8 809

818 Utbildning m.m. 2 0 0

83 Verksamhetsfastigheter 39 696 45 397 3 529 48 926

862 Facklig verksamhet 0 0

869 Kommunskydd 772 700 0 700

87 Städning 7 140 5 961 -5 961 0

89 Måltidsproduktion 13 072 14 025 1 075 15 100

(20)

KOSTNADER Bokslut Budget

Förändring mot budget

M&B förslag

2011 2012 2012 2013

11 Kommunstyrelse 3 181 3 871 1 177 5 048

119 Partistöd 574 574 0 574

16 Gem.verksamhet (stab) 10 663 11 944 -671 11 273

22 Fysisk planering 250 250 0 250

227 Markförsörjning (Fastighet) 3 288 3 552 1 104 4 656

24 Näringsliv 1 442 1 693 -153 1 540

25 Gator och vägar 79 35 -35 0

26 Park 5 30 -30 0

27 Hälsoverket / (-lyftet t.o.m. 2011) 4 182 600 -475 125 28 Räddningstjänst 6 151 6 849 0 6 849

29 Totalförsvar 498 504 9 513

34 Idrotts- och fritidsanläggningar 428 447 325 772 54 Individ- och familjeomsorg 258 0

72 Arbetslokaler (Fastighet) 507 1 226 111 1 337 76 Kommunikationer 2 264 3 047 -417 2 630 81 Kommungem.administration 33 296 31 703 135 31 838 818 Utbildning m.m. 820 1 025 1 025 83 Verksamhetsfastigheter 34 245 39 034 8 994 48 028 862 Facklig verksamhet 1 081 1 051 82 1 133

869 Kommunskydd 264 200 -50 150

87 Städning 8 445 5 961 -5 961

89 Måltidsproduktion 16 377 15 582 1 665 17 247 S:a Kostnader 128 298 128 153 6 835 134 988

(21)

Tjänsteskrivelse 1(3)

Datum Dnr

KS.2011.126

OXL2621 v 1.0 2007-03-13

Kommunstyrelseförvaltningen Magnus Pettersson

Kommunstyrelsen

Uppföljning av internkontrollplan

1. Kommunstyrelseförvaltningens förslag till beslut

Rapporten kring brister och avvikelser i intern kontrollplanen godkännes

2. Sammanfattning

Senaste uppföljningen av intern kontrollplanen redovisades till kommunstyrelsen i maj 2012. I denna uppföljning redovisas vilka åtgärder som vidtagits för att åtgärda dessa brister. Tabellen visar också ett par avvikelser som tillkommit bland annat avseende verkställande av beslut.

Ekonomifunktionen kommer bevaka de rutiner ur 2012 års internkontrollplan som inte är klara blir färdigställda. En rapport kommer att ges på första uppföljningen av intern kontrollplan 2013.

3. Ärendet

Tabellen visar vilka åtgärder som vidtagits sedan senaste uppföljningen samt även nya avvikelser som uppkommit vid denna uppföljning.

Rapportering till nämnd

Kontrollmoment Bedömning av resultat för rutinen

Brister/avvikelser

Åtgärder för att utveckla rutinen

2012-05-23 Lagstiftning och styrdokument

Brister Under året har ett arbete pågått ett arbete med att gå igenom nuvarande personalhandbok för att kunna införa en ny personalhandbok där samtliga styrdokument är genomgångna och i vissa fall uppdaterade

2012-05-23 Behörigheter i personalsystem

Brister Tillägg har gjorts i rutinen för avslut av anställning samt i rutinen för introduktionen av nya chefer. Denna rutin är klar

(22)

Datum

KS.2011.126

Rapportering till nämnd

Kontrollmoment Bedömning av resultat för rutinen

Brister/avvikelser

Åtgärder för att utveckla rutinen

2012-05-23 Rehabutredningar Brister Stöd och utbildningar i verktyget Adato har getts, samt att personalenheten arbetar med påminnelser med de chefer som ligger efter med

dokumentationen.

Rutinen är klar

2012-05-23 Delegation Brister Svårt att få ut statistik på antalet anställda för att jämföra med anmälda beslut. Kanslifunktionen kommer att se över möjligheten att få annan statistik.

2012-05-23 Momsdeklaration upprättas korrekt

Brister Rutinen är klar

2012-05- 23/2012-12-13

Regler för användning av Internet, intranät och e-post

Brister/avvikelser Regler och rutiner på plats. Rutinen behöver utvecklas genom

ytterligare förankring och utbildning. Detta

understryks också genom att KFN inom e-post lånat varandras lösenord 2012-05-23 Nationella

miljömål

Brister Under 2012 har det inte funnits några resurser inom MSN för att arbeta med dessa frågor. Under 2013 kommer det dock att finnas resurser för att kunna arbeta med dessa frågor.

2012-05-23

Kravhantering Brister Rutinen är klar. Återstår att bygga upp en

maskinell hantering av påminnelseavgiften

(23)

Datum

KS.2011.126

Beslutsunderlag

KS intern kontrollplan 2012.

Charlotte Johansson Magnus Pettersson

Kommunchef Ekonomichef

Beslut till:

Kommunchef (FK) Ekonomichef (FÅ)

(24)

OXELÖSUNDS KOMMUN KOMMUNSTYRELSEN

INTERN KONTROLLPLAN 2012

Rutin / Kontrollmoment Kontrollansvarig Omfattning Frekvens Metod Rapportering till

System

Attestrutin Befintlig attest förteckning är aktuell Resp. Verk. Ekonom

1. E både enligt beslut och enligt inlagda För Kultur och Fritid Hela kommunen 2 ggr/ år Genomgång av Ekonomichef

uppgifter i Raindance Utb. Verk. Ekonom attestförteckning

Kravåtgärder vidtas i enlighet med Ekonomichef fvb till

2. E Krav ( i kommunens kommunens policy och fastlagda Systemförvaltare Samtliga rutiner 2 ggr/ år Stickprov Kommunchef

samtliga ekonomisystem) rutiner

Att upplagda leverantörer i register Ekonomichef fvb till

3. E Leverantörsfakturor stämmer överens med bank resp. Systemförvaltare Hela kommunens 2 ggr/ år Stickprov Kommunchef

pg register register

Kontrolleras av den Upprättad kommun_

4. E Momsbokslut Momsdeklaration upprättas korrekt Redov.ekonom som gemensam deklaration 2 ggr/ år Stickprov Ekonomichef fvb till

inte gör dekl. Kommunchef

5. E Att redovisningen följer

lagar och normer inom Lagar, regler och normer efterlevs Ekonomichef Hela kommunen 2 ggr/ år Stickprov Ekonomichef fvb till

området bokslut Kommunchef

Personalchef/

6. P Anställningar Lön utbetalas korrekt Personalkonsult Hela kommunen 2 ggr/ år Stickprov Kommunchef

Verksamhetschef

(25)

Rutin/ Kontrollmoment Kontrollansvarig Omfattning Frekvens Metod Rapportering till System

Att erforderliga kommunala Genomgång av Personalchef/

7. P Lagstiftning och styrdokument inom personalområdet Personalkonsult Hela kommunen 2 ggr/ år befintliga Kommunchef

styrdokument finns, är aktuella och tillgängliga dokument

Kontroll av samtl. Kommunchef

8. P Arbetsmiljö* Riskanalys och eventuell handlingsplan Personalchef Hela kommunen 1 ggr/ år dokument inom Verksamhetschef

avseende arbetsmiljö finns KLK och verks.nivå

Rehab. Utredningar har upprättats Kontroll av samtliga Personalchef/

9. P Rehabiliteringsutredningar enligt gällande riktlinjer Personalchef Hela kommunen 1 ggr/år sjukskriningar vid ett Kommunchef

visst mätdatum Verksamhetschef Behörigheter i Korrekta behörigheterhar givits och

10. P personalsystem är dokumenterade Personalkonsult Hela kommunen 2 ggr/ år Stickprov Personalchef/

Kommunchef Verkställande av beslut

11. ÄH fattade av KS och KF Fattade beslut verkställs Kommunsekreterare Hela kommunen 2 ggr/ år Stickprov Kommunchef/

Verksamhetschef Delegationsordningen är aktuell

12. ÄH Delegation och återrapportering sker Kommunsekreterare Hela kommunen 1 ggr/ år Genomgång av Kommunchef/

delegationsordningen Verksamhetschef 13. ÄH Sekretess Användare i erforderlig omfattning tagit Kommunsekreterare Hela kommunen 2 ggr/ år Stickprov Kommunchef/

del av sekretessbestämmelser Verksamhetschef

(26)

Rutin/ Kontrollmoment Kontrollansvarig Omfattning Frekvens Metod Rapportering till System

Regler för användning av

7. IT Internet, intranät och Reglerna efterlevs Utvecklingschef Hella kommunen 2 ggr/ år Stickprov Kommunchef/

e-post Verksamhetschef

8. M Nationella miljömål Anpassa lokala miljömål efter Kommunchef Hela kommunen 1 ggr/ år Stickprov Kommunchef

nationella mål

Att utbetalning sker vid närvarande i

9. P Utbetalning av arvode och enlighet med arvodesreglemente Kommunsekreterare Samtliga förtroende- 2 ggr/ år Stickprov Kommunchef

förlorad arbetsförtjänst valda

10. Ö Inköp Inköpspolicy är aktuell och tillgänglig Inköpschef Hela kommunen 1 ggr/ år Genomgång av dokum. Kommunchef

11. Ö Inköp Upphandlingar görs enligt inköpspolicy Inköpschef Hela kommunen 1 ggr/ år Stickprov Ekonomichef/

och LOU Kommunchef

12.

13.

1. Uppföljning sker två gånger per år delår och helår 2- gemensam utb.dag intern kontroll förtroendevalda

(27)

Datum Dnr

KS.2012.158

OXL2621 v 1.0 2007-03-13

Kommunstyrelseförvaltningen Magnus Pettersson

Kommunstyrelsen

Begäran om utökat anslag för årets lönrevision lärarna 1. Kommunstyrelseförvaltningens förslag till beslut

1. Utbildningsnämnden beviljas utökat anslag på 850 tkr för lönerevison 2012.

2. Finansiering sker ur reserven.

2. Sammanfattning

Årets avtalsrörelse för lärarna blev 1,6 % högre än budgeterat. Budgeten för lärarlönerna var budgeterat till 2,6 % och utfallet blev 4,2 %. Avtalet gäller från 1 april 2012, i år påverkas resultatet med nio månader. 2013 får avtalet helårseffekt. Avtalet medför en kostnadsökning motsvarande 850 tkr för 2012. Utbildningsnämnden redovisar ett negativt resultat för 2012 jämfört med budget. Prognosen för helåret exklusive extra anslag från kommunstyrelsen blir 3 481 tkr. Prognos för helåret inklusive anslag blir 2 631 tkr.

Oavsett om en omfördelning av extra anslag till utbildningsnämnden sker eller inte så blir resultat det samma på kommuntotalen. Kvarstående medel av reserven är 4,4 mkr.

Frågan blir egentligen var den extra kostnaden skall synas antingen inom

finansförvaltningen genom att en omfördelning sker till utbildningsnämnden eller att ingen omfördelning sker till utbildningsnämnden vilket gör att den extra kostnaden utöver budgeten syns inom utbildningsnämnden.

Förvaltningens förslag är att omfördela medel från reserven till utbildningsnämnden enligt beslutsförslaget.

Som alternativ föreslås att Utbildningsnämnden inte beviljas utökat anslag på 850 tkr för lönerevison 2012.

3. Alternativa förslag

Ett alternativt förslag är att kommunstyrelsen avslår utbildningsnämnden begäran om extra anslag för avtalet kring lärarnas löner.

Beslutsunderlag

Utbildningsnämndens beslut § 74.

(28)

Datum

KS.2012.158

Charlotte Johansson Magnus Pettersson

Kommunchef Ekonomichef

Beslut till:

Redovisningschef (FÅ) Kommunchef (FK) Utbildningschef (FK)

(29)

(30)

(31)

Datum

2012-12-05

OXL200 v 1.0 2012-06-07

Kommunstyrelseförvaltningen Ekonomienheten

Kommunstyrelsen

Lägerboende på Ramdalens Idrottsplats

1. Kommunstyrelseförvaltningens förslag till beslut

Kommunstyrelsens förslag till beslut i Kommunfullmäktige

1. Anta förslag 3 som innebär att en modul köps in till lägerboende.

2. Starta investeringsprojektet för lägerboende.

3. Finansiera projektet med 400 tkr enligt Kommunstyrelsens tidigare beslut.

4. Finansiera projektet med 300 tkr från Kultur- och fritidsnämndens investeringsbudget.

5. Finansiera projektet genom omdisponering av fastighetsbudgeten 950 tkr avsätts till lägerboende.

6. Attestant för projektet är ekonomichef Magnus Pettersson.

Kommunstyrelsen beslutar för egen del Godkänna projektplan för lägerboende.

2. Sammanfattning

Idag finns behov av utökade platser inom barnomsorgen, vilket gör att nuvarande lokaler för lägerboende behöver tas i anspråk till förskola. Nya lokaler för

lägerboende behövs. Förslaget är att lägerboendet flyttas in på idrottsplatsen.

Tre förslag med prisuppgifter är framtagna. Förslag 1 är tillbyggnad av

omklädningshuset, förslag 2 är att utnyttja källarplanet på simhallen och förslag 3 är att införskaffa en begagnad modul.

Vårt tjänstemannaförslag är att välja alternativ 3 för att det är en flexibel och ekonomisk lösning. Om verksamheten med lägerboendet upphör kan modulen användas som t.ex. förskola.

3. Alternativa förslag

Förslag 1 är tillbyggnad av omklädningshuset. Kostnad 2,1 miljoner enligt anbud.

Tillbyggnaden görs i anslutning till dagens hus. Innebär 32 platser.

(32)

Datum

2012-12-05

Förslag 2 är ombyggnad av omklädningsrummen i källarplan i simhallen. Fönster, utrymningsvägar och handikappstoalett tas upp i betongväggar. Kostnad 1,7 miljoner enligt anbud. Innebär 40 platser.

4. Ärendet

Tidsplan: Markarbeten beräknas starta under april 2013. Leverens av modulen och färdigställandet av byggnationen beräknas vara klart under maj 2013.

Förutsättningarna är att beslut tas i Kommunfullmäktige under december 2012 eftersom modulen finns tillgänglig till 20 december 2012.

Förslag 1 är tillbyggnad av omklädningshuset. Kostnad 2,1 miljoner enligt anbud.

Tillbyggnaden görs i anslutning till dagens hus. Innebär 32 platser.

Förslag 2 är ombyggnad av omklädningsrummen i källarplan i simhallen. Fönster, utrymningsvägar och handikappstoalett tas upp i betongväggar. Kostnad 1,7 miljoner enligt anbud. Innebär 40 platser.

Förslag 3 innebär att en begagnad modul inköps och placeras på idrottsplatsen.

Kostnad 1,65 miljoner enligt anbud. Innebär 40 platser.

Projektplan för projektet bifogas.

4.1 Bakgrund

Idag finns behov av utökade platser inom barnomsorgen, vilket gör att nuvarande lokaler för lägerboende behöver tas i anspråk till förskola. Nya lokaler för

lägerboende behövs. Förslaget är att lägerboendet flyttas in på idrottsplatsen.

Tre förslag med prisuppgifter är framtagna. Förslag 1 är tillbyggnad av

omklädningshuset, förslag 2 är att utnyttja källarplanet på simhallen och förslag 3 är att införskaffa en begagnad modul.

4.2 Koppling till andra beslut och mål

Enligt beslut i Kommunstyrelsen 2012.50 tas 400 tkr från ombyggnation av förskola.

300 tkr tas från Kultur- och fritidsnämndens investeringsbudget enligt tidigare belut i Kommunfullmäktige

4.3 Ekonomi och finansiering

Enligt beslut i Kommunstyrelsen 2012.50 tas 400 tkr från ombyggnation av förskola.

(33)

Datum

2012-12-05

Resterande belopp på 950 tkr finansieras via fastighetsbudgeten. Detta sker genom omfördelning av medel från fastighetsbudgeten till lägerboendet.

4.4 Konsekvenser

Ett avtal skrivs mellan föreningarna och kommunen. Avtalet följer tiden för drift- och skötselavtalet med Oxelösunds idrottsklubb. Föreningarna står för el, va och inre skötsel enligt avtalet. Yttre kostnader som tex byte av tätskikt, ommålning av fasad, skadegörelse finansieras genom att föreningen betalar en årlig

hyreskostnad. Investeringen medför ökade kostnader för kommunen gentemot Kustbostäder.

4.5 Förvaltningens ståndpunkt/motivering till beslutsförslaget

Efter beslut i Kommunstyrelsen kommer dialog med föreningarna att ske. Under senaste året har arbetsmöten med föreningarna genomförts.

Projektgruppen som arbetat med förslagen är Magnus Pettersson ekonomichef, Andreas Trobeck fastighetsförvaltare, Jan Bood chef serviceenheten och Conny Zetterlund kultur- och fritidschef.

Vårt tjänstemannaförslag är att välja alternativ 3 för att det är en flexibel och ekonomisk lösning. Om verksamheten med lägerboendet upphör kan modulen användas som t.ex. förskola.

Beslutsunderlag

Tjänsteskrivelse 2012-12-05 Projektplan 2012-12-05

Magnus Petersson Andreas Trobeck

Ekonomichef Fastighetsförvaltare

Jan Bood Conny Zetterlund

Chef serviceenheten Kultur- och fritidschef

Charlotte Johansson Kommunchef

(34)

Datum

2012-12-05

Beslut till:

Magnus Pettersson (FÅ) Andreas Trobeck (FK) Jan Bood (FK)

Conny Zetterlund (FK)

(35)

1 (8)

Projektmall v 1.0 2009-10-01

Projektplan

Lägerboende Ramdalens Idrottsplats 2012

Antagen 2012-12-06

(36)

2 (8)

Innehållsförteckning

1. Inledning 4

1.1 Projektets bakgrund... 4

2 Projektbeskrivning 4 2.1 Uppdragsbeskrivning... 4

2.2 Syfte... 4

2.3 Mål... 4

2.4 Avgränsningar... 4

2.5 Framgångsfaktorer... 4

2.6 Risker... 5

3 Organisation 5 3.1 Uppdragsgivare... 5

3.2 Styrgrupp... 5

3.3 Projektledare... 5

3.4 Projektgrupp... 5

3.5 Referensgrupper...6

3.6 Arbetsgrupper ...6

4 Resurser 6 5 Tidsplan 6 6 Huvudaktiviteter och milstolpar 6 7 Projektarbetssätt 7 7.1 Metoder... 7

7.1.1 Möten... 7

7.1.2 Rapportering... 7

7.2 Verktyg...7

7.3 Tester...7

7.4 Projektavvikelser... 7

7.4.1 Ändring av projektorganisation... 7

7.4.2 Övriga avvikelser... 7

7.5 Nya projektidéer... 8

8 Överlämning 8 9 Uppföljning 8 10 Information, kommunikation och dokumentation 8 10.1 Information och kommunikation... 8

10.2 Dokumentation... 8

11 Referensdokument 8

(37)

3 (8)

Dokumentets syfte

Lägerboendet flyttar från Ramdalsskolan till Ramdalens idrottsplats pga att förskoleverksamheten är i behov av ytterligare lokaler.

(38)

4 (8)

1. Inledning

1.1 Projektets bakgrund

Dagens ”Lägerboende ” finns i Ramdalsskolan. Ökat behov av förskoleplatser gör att förskolelokalerna behöver byggas ut där ”lägerboendet ” idag finns. För att tillgodose behovet av lägerboende behöver ett hus med sovsal för 40 bäddar anläggas. Tänkbar placering är Ramdalens idrottsplats.

2 Projektbeskrivning

2.1 Uppdragsbeskrivning

Kommunchefen har gett uppdraget till Jan Bood, Conny Zetterlund, Andreas Trobeck och Magnus Pettersson.

Avsatt budget enligt beslut i Ks 400 tkr samt att använda Kultur- och

fritidsnämndens investeringsbudget för Ramdalens idrottsplats/Lägerboendet på 300 tkr. Möjlighet till att samanvända investeringar enligt beslut i Kf 2012-06-13.

Uppdraget innebär att dagens lägerboende flyttas in på Ramdalens Idrottsplats.

2.2 Syfte

Skapa ett lägerboende på Ramdalens idrottsplats eftersom dagens boende skall byggas om till förskola. Lägerboende skapar goda möjligheter för barn och ungdomars fritid.

Bidrar till att föreningarna kan bedriva bra fritidsverksamhet som bidrar till

kommunmålet trygg och säker uppväxt. Läger och cupverksamhet gör att idrotten blir mera attraktiv för barn och ungdomar.

Bidrar till kommunmålet god folkhälsa genom att mera aktiviteter görs.

Fritidsanläggningarna blir mer och effektivt använda.

Projektet tar även fram ett hyresavtal mellan kommunen och föreningarna.

2.3 Mål

Lägerboendet flyttas in på Ramdalens idrottsplats. Den allmänna handikapptoaletten integreras med lägerboendet.

2.4 Avgränsningar

* Vad ingår inte i projektet?

2.5 Framgångsfaktorer

(39)

5 (8)

Regelbundna och täta uppföljningsmöten med dokumentation

* Faktorer som främjar projektet?

2.6 Risker

Risker i projektet listas nedan. En riskanalys tas fram i separat dokument.

Risker Sannolikhet (L, M, H)

Konsekvenser Åtgärder

Tidplanen inte hålls

H Försening för

förskolebygget

Alla tar sitt ansvar samt ordning och reda i planeringen

Oförutsedda händelser

M Ökade kostnader

Regelbundna byggmöten med entreprenör, kommunen och föreningar för att hålla nere kostnaderna

Ökade kostnader för markarbete

M Extra kostnader God planering

3 Organisation

3.1 Uppdragsgivare

Kommunstyrelsen

3.2 Styrgrupp

Magnus Pettersson, Jan Bood, Andreas Trobeck, Conny Zetterlund

3.3 Projektledare

Andreas Trobeck

3.4 Projektgrupp/Arbetsgrupp

Jan Bood, Conny Zetterlund, OIK, ONYX

(40)

6 (8)

4 Resurser

4.1 Ekonomi

Händelser Belopp Beslut i KS – tas ur budget för

förskolebyggnationen

400 tkr

Beslut i Kf 300 tkr

Omfördelning av resurser från fastighetsbudget till lägerboendet

950 tkr

5 Tidsplan

Projektgrupp/arbetsgrupp tillsammans med föreningarna finns Lagring av inventarier är klart

Styrgrupp startar 13 juni 2012 Projektplan klar 6 december 2012 Beslut i Ks och Kf i december 2012 Avtal med föreningarna i december 2012 Beslut om byggstart 20 december 2012 Byggstart i april 2013

Byggnation klar inom april/maj 2013 Invigning i maj 2013

6 Huvudaktiviteter och milstolpar

Datum

Inköp av modul Dec 2012

Avtal med föreningarna Dec 2012

Leverens av modul April 2013

Tillbyggnaden ställs på stålbalkar istället för gjutna plintar. April 2013 Inventarier, vitvaror och sängar flyttas till förråd avklarat Handikapptoalett för allmänheten integreras med Maj 2013

(41)

7 (8)

7 Projektarbetssätt

7.1 Metoder

Projektplanen och övriga styrande dokument är projektets riktlinjer mot vilka projektet ska följas upp och avrapporteras.

7.1.1 Möten

Styrgruppsmöten regelbundet Projektgruppsmöten regelbundet 7.1.2 Rapportering

Styrgrupp rapporterar till Kommunstyrelsen och Kultur- och fritidsnämnden samt kommunchef

7.2 Projektavvikelser

7.2.1 Ändring av projektorganisation

Alla organisatoriska förändringar som görs ska kommuniceras med projektledaren som dokumenterar och informerar samtliga i projekt- organisationen.

7.2.2 Övriga avvikelser

Om projektet ser ut att avvika från överenskommen tidplan, leveranstidpunkt och/eller ekonomiska ramar skall den projektmedlem som är ”närmast

upptäckten” snarast meddela detta till projektledaren som snarast sammankallar projektgruppen där den uppkomna situationen diskuteras. På mötet beslutas om vilket av de två följande alternativen som föreligger.

1. Avvikelsen är av sådan karaktär att det går att hantera inom de givna ramarna utan att den totala tidsåtgången eller ekonomiska ramarna ändras. I detta fall räcker det med protokollet som rapport till styrgruppen.

2. Avvikelsen är av sådan karaktär att de överenskomna ramarna för tid och/eller kostnad kommer att överskridas varför så mycket fakta som möjligt samlas in för en rapport till styrgruppen. KS får sedan avgöra vilka åtgärder som är

lämpliga (t ex ändring av specifikation, tidplan eller ekonomiska ramar) och ge styrgruppen förändrade direktiv.

(42)

8 (8)

7.3 Nya projektidéer

Under ett projekt uppstår ofta nya idéer. Om dessa inte bedöms ingå i projektet ska en projektidé skapas (se dokumentmall: projektidé). Dessa hanteras inte vidare inom projektet.

8 Överlämning

Då projektet avslutas ska resultatet lämnas till uppdragsgivaren eller den av uppdragsgivaren utsedd person för förvaltning.

Kommunchefen

9 Uppföljning

Vilken organisation gör uppföljning och när görs den? Undvik att knyta till individ.

Uppföljningen ska inte göras inom projektet.

Styrgruppen med information till Kommunstyrelsen och Kultur- och fritidsnämnden samt kommunchefen.

10 Information, kommunikation och dokumentation

10.1 Information och kommunikation

En detaljerad informations- och kommunikationsplan kan tas fram i separat dokument. I annat fall beskrivs kort om hur information och kommunikation i projektet genomförs nedan. Viktigt är att ha med vem som ansvarar för att informationsinsatserna genomförs.

Styrgruppen kontaktar kommunikationsstrategen för att göra en kommunikationsplan

10.2 Dokumentation

Projektledaren ansvarar för skapande och lagring av projektdokument och mötesanteckningar.

Dokument som rör projektet exempelvis teknisk dokumentation från leverantören lagras i kommunens dokumentlagringssystem på följande plats:

Kommunfastighet/Kustbostäder

11 Referensdokument

Kommunikationsplan

(43)

Datum Dnr

2012-11-30 KS.2011.184

OXL2621 v 1.0 2007-03-13

Kommunstyrelseförvaltningen Karin Lönn

0155- 38 120

Kommunstyrelsen

Utvärdering av policy för målstyrning och roller 1. Kommunstyrelseförvaltningens förslag till beslut

Kommunstyrelsen uppdrar till kommunchefen att dokumentera styrelsens utvärdering för vidare handläggning.

2. Sammanfattning

Kommunfullmäktige antog 2012 02 15 § 13 Policy för målstyrning och roller i Oxelösunds kommun. Samtidigt beslutades att en första utvärdering ska genomföras i nämnderna innan 2012 års utgång och därefter återrapporteras till kommunstyrelsen samt till kommunfullmäktige vid första mötet 2013.

Kommunstyrelseförvaltnings ledningsgrupper har utvärderat dokumentet policyn för målstyrning och roller vid ett gemensamt möte 2012-11-21. I diskussionerna framkom att det finns en medvetenhet bland cheferna om att dokumentet finns och att förståelsen för innehållet är god. Dokumentet upplevs ha ett stort värde när oklarheter om rollerna uppstår. Det ekonomiska läget har inneburit att dokumentet inte har kunnat bidra till decentralisering. Samarbetet med de fackliga organisationerna har hittills inte påverkats.

Förvaltningen föreslår att en utvärdering görs av kommunstyrelsen vid sammanträdet 2012-12-13 och att diskussionerna sammanfattas skriftligt. Sammanfattningen kommer sedan att, tillsammans med övriga nämnders och ledningsgruppers sammanfattningar, utgöra underlag, till den kommungemensamma utvärdering som ska presenteras för kommunfullmäktige vid det första sammanträdet 2013.

Beslutsunderlag

Policydokumentet Målstyrning och roller

Sammanfattning av diskussionerna i kommunstyrelseförvaltningen.

Charlotte Johansson Karin Lönn

Kommunchef tf kommunstrateg

Beslut till:

Kommunstrateg (FÅ)

(44)

2012-11-21

Sammanställning av kommunstyrelseförvaltningens och förvaltningschefernas utvärdering av Målstyrning och roller

• Det finns en medvetenhet i förvaltningen och bland

förvaltningscheferna om att detta dokument finns, vad det står för och vad det innebär. Förståelsen är god. Behovet av dokumentet varierar vilket var fallet redan innan det beslutades.

• Cheferna bedömer att dokumentet har ett stort värde som stöd när oklarheter om rollerna uppstår. Klimatet mellan politiker och

tjänstemän upplevs bättre än tidare vilken kan ha flera orsaker.

Upplevelsen är att de politiska företrädarna oftare än tidigare hänvisar rena verksamhetsfrågor till tjänstemännen. Det förekommer också oftare än tidigare att anställda i första hand vänder sig till tjänstemannaorganisationen men synpunkter i stället för att direkt kontakta politiken. Politisk detaljstyrning förekommer fortfarande. I vissa fall är politikerna ärliga med sin vilja att göra en fråga, som i första hand kan anses vara en verksamhetsfråga, till en politisk fråga.

• Det ekonomiska läget med restriktioner angående ekonomiska beslut och anställningar har inneburit att dokumentet hittills inte i någon större utsträckning har kunnat bidra till större

självständighet och decentralisering för enheterna.

• Ett av syftena med dokumentet var att bidra till att tydliggöra ledarskapet. En satsning pågår inom detta område och det är svårt att särskilja dokumentets del i framgången.

• Samarbetet med de fackliga organisationerna har hittills inte påverkats av dokumentet. Det upplevs en oklarhet om det politiska engagemanget i det fackliga arbetet, t ex vilken roll som intas vid medverkan i fackliga möten. Dokumentet stämmer väl överens med det nyligen ingångna samverkansavtalet.

Sammanfattningsvis uttryckstes vid utvärderingen att dokumentet är viktigt för framgångsrik verksamhetsutveckling. Det är bra att det finns. Successivt blir rollfördelningen tydligare.

(45)

Policy för målstyrning och roller i Oxelösunds kommun

Fastställd av kommunfullmäktige 2012-02-15, § 13

(46)

Inledning

En grundläggande förutsättning för ett effektivt och förtroendefullt samarbete mellan politiker och anställda i Oxelösunds kommun är att det finns tydliga och klara spelregler för respektive grupper. Föreliggande policydokument beskriver rollerna för politiker och anställda. Även kommunens syn på decentralisering, ledarskap och på samverkan mellan arbetsgivare och fackliga organisationer tydliggörs i dokumentet.

All verksamhet i Oxelösunds kommun ska genomsyras av detta policydokument. Varje nämnd och styrelse ska ha kunskap om innebörden i dokumentet. Samtliga anställda ska få information om innebörden av målstyrning och förutsättningarna för decentralisering.

Nyanställda och nya politiker ska i sin introduktion få kunskap om detta policydokument. Vid ny mandatperiod får samtliga nämnder och kommunstyrelsen utbildning om styrande

dokument och då är Målstyrning och roller i Oxelösund ett viktigt inslag.

Policydokumentets efterlevnad ska följas upp kontinuerligt och en årlig utvärdering ska ske på nämnds- och kommunstyrelsenivå. Kommunstyrelsen ansvarar för att en redogörelse av utvärderingen årligen lämnas till kommunfullmäktige.

Spelregler för förtroendevalda

De förtroendevaldas främsta uppgift är att i dialog med kommuninvånarna formulera en vision för Oxelösunds framtid och att se och utveckla kommunens möjligheter i den omvärld vi lever i.

De förtroendevalda styr genom att ange mål och resursramar och genom att följa upp och värdera hur målen uppnås.

De förtroendevaldas uppgifter är:

- Att ha omfattande kontakter med allmänheten.

- Att se till helheten och behov av politisk samordning.

- Att formulera och besluta om målen, sätta ekonomiska ramar för den kommunala verksamheten samt vid behov omprioritera.

- Att sätta sig in i, följa upp och låta utvärdera verksamheten.

- Att föra dialog med tjänstemannaorganisationen.

De förtroendevalda ska verka genom kommunchef/förvaltningschef och inte agera operativt i verksamheterna.

Spelregler för anställda

De anställdas främsta uppgift är att organisera verksamheten med fokus på kvalitet, kundnytta och långsiktighet. De anställda ska ha frihet att inom ramen för mål och resurser besluta hur verksamheten ska bedrivas.

De anställdas uppgifter är:

- Att ge de förtroendevalda bästa möjliga administrativa service och beslutsunderlag.

- Att verka för att uppnå mål och verkställa de politiska beslut som fattas.

(47)

- Att genom ett serviceinriktat arbete skapa en positiv bild av kommunen och de kommunala verksamheterna.

De anställda ska agera lojalt mot fattade beslut och ska inte agera politiskt i sin yrkesroll.

Decentralisering

Decentraliseringen är ett av flera medel för att nå bättre resultat, kvalitativt och kvantitativt.

Det är viktigt att de som har direktkontakt med kommuninvånarna har möjlighet att själva påverka sin egen verksamhetsutformning. Därför ska största möjliga ansvar och

befogenheter förläggas så långt ut i organisationen som möjligt. Tilldelade resurser ska fritt få användas inom ramen för fastställd budget och mål. Friheten begränsas då enbart av ramen – de pengar man har till sitt förfogande. Först då får mål- och resultatstyrning en reell innebörd.

Enheternas självständighet mot förvaltningsledningen gäller under förutsättning att enheten:

- Verkar enligt kommunens policys.

- Fullgör sitt uppdrag och uppnår fastställda mål.

- Håller sig inom angivna budgetramar.

- Följer gällande lagar, avtal, regler och bestämmelser.

- Kontinuerligt informerar och samråder med personalen och med förvaltningsledningen.

- Samverkar med andra enheter, förvaltningar och intressenter.

Förvaltningsledningen ska ingripa i enheternas verksamhet vid:

- Bristande måluppfyllelse.

- Klagomål från användare och allmänhet.

- Allvarliga budgetöverskridanden.

- Oegentligheter eller brott mot gällande lagar, avtal, regler och bestämmelser.

- Bristande information och samråd med personal och med ledningen.

- Oklarheter, motsättningar eller brist på samverkan mellan enheterna.

Ledarskap

En chef och ledare i Oxelösunds kommun ska kunna motivera och engagera sina

medarbetare och kunna företräda verksamheten utåt. Dessa egenskaper är avgörande för resultatet och motivationen.

För att kunna driva och utveckla sin verksamhet behöver en chef vara införstådd med

kommunens övergripande mål samt ha mätbara mål för den egna arbetsenheten. Målen ska vara förankrade hos medarbetarna.

Varje organisation bygger på att de anställda kommunicerar med varandra och med

omvärlden. En chef och ledare har informationsansvaret och ansvaret att skapa kontakt som bygger på uppriktighet och ömsesidigt förtroende.

En framgångsrik ledare har förmåga att engagera, stimulera och utveckla medarbetarna och sig själv. Förutsättningen för att klara det är en tro på människors möjligheter och en insikt om människors behov.

(48)

Mot denna bakgrund gäller följande syn på ledarskap.

Chefer/ledare i Oxelösunds kommun ska ha förmåga att:

- Ta beslut.

- Ta arbetsgivaransvar samt visa lojalitet mot fattade beslut.

- Delegera och fördela arbetsuppgifter så att tid frigörs för övergripande uppgifter.

- Samarbeta med andra, vinna sina medarbetares förtroende och få medarbetare att växa.

- Tydliggöra och konkretisera övergripande mål, bryta ned dem till lokala verksamhetsplaner och omsätta dem i praktisk handling.

- Se möjligheterna för verksamheten.

- Stimulera, entusiasmera och uppmuntra och på så sätt skapa engagemang för verksamheten.

- Lyssna på och bry sig om sina medarbetare och få dem att känna sig trygga och betydelsefulla.

- Ta initiativ, ställa krav samt aktivt medverka till att lösa konflikter.

- Skapa ett socialt och tillåtande klimat inom förvaltningen, som främjar förändring/utveckling.

- Vara en förebild för personalen samt vara synlig och tillgänglig i verksamheten.

- Företräda förvaltningen, arbeta utåtriktat samt ha kontakter med andra förvaltningar.

- Genom goda kunskaper om budgetarbete, personaladministration och

informationshantering organisera verksamheten inom förvaltningen på ett rationellt sätt.

Samverkan med fackliga organisationer

Kommunen står för följande syn på facklig samverkan:

- Arbetsgivare och arbetstagares olika partsintressen ska behandlas korrekt och ses som en utvecklande möjlighet till dialog.

- Med ömsesidig respekt för varandra som parter kan vi gemensamt nå ett bra resultat.

- Förtroende skapas genom öppenhet i värderingar och information, i kontinuerlig dialog.

- De fackliga organisationerna är en tillgång i förändringsarbetet i den kommunala verksamheten.