• No results found

M O R A, O R S A O C H Ä L V D A L E N

N/A
N/A
Protected

Academic year: 2022

Share "M O R A, O R S A O C H Ä L V D A L E N"

Copied!
10
0
0

Loading.... (view fulltext now)

Full text

(1)

D I S T R I BU T I O N S - C E N T R A L

MILJÖ, TRAFIKSÄKERHET OCH NÄRINGSLIVSUTVECKLING

M O R A , O R S A O C H Ä L V D A L E N

L I S E L O T T H A N S S O N - M A L M S T E N

0 2 5 0 - 5 5 2 2 0 2

(2)

MILJÖ, TRAFIKSÄKERT OCH NÄRINGSLIVSUTVECKLING

Distributionscentral i Mora, Orsa och Älvdalen,

Rapport från projektgrupp sammansatt av tjänstemän i Mora, Orsa och Älvdalen.

Arbetet påbörjat 2010-05-01, slutfört 2011-06-30

Innehållsförteckn ing

Sammanfattning... 3

Bakgrund ... 4

Koppling till kommunernas planer... 4

Projektgruppens arbete ... 5

Analys... 6

Hur vi gör när beslut är fattat... 9

Den politiska beslutsprocessen ... 10

Referenskommuner... 10

Projektgruppen ... 10

(3)

SAMM AN FAT TN IN G

Samordning av varuleveranser, med distributionscentral som leveransenhet, förlagd till ett transportföretag har undersökts för Mora, Orsa och Älvdalens kommuner. Ett uppdrag formulerades från Moras kommundirektör Tord Karlsson april 2010 och en projektgrupp med Liselott Hansson Malmsten som samordnare bildades. Projektgruppen skulle ta reda på om distributionscentral uppfyller kraven på minskad miljöpåverkan, bättre trafiksäkerhet på bl.a. skolgårdar, möjlighet för små leverantörer att lämna anbud.

Dessutom vad en distributionscentral kostar och hur den skulle kunna finansieras.

Distributionscentral har koppling till 2010 års valplattform i de tre kommunerna och till deras miljö- och energiplaner. Mora kommun ingår dessutom i ett arbete med flera andra svenska kommuner; Hållbar kommun. Att inrätta distributionscentral kommer att synliggöra Moras, Orsas och Älvdalens kommuners framsynta miljösatsningar.

För att studera konsekvenserna av distributionscentral och samordning av de kommunala godstransporterna, fick logistikföretaget Logivia i uppdrag att genomföra en simulering av transporterna i ett samordnat koncept, samt göra en uppskattning av hur nuvarande transporter utförs i leverantörernas regi. Logivia har lämnat en fullständig rapport:

”Logistiksamordning i Mora, Orsa och Älvdalens kommuner. Utgåva 1.0 Datum 2011- 06-07”. De transporter som loggats är både livsmedel och övriga varor.

Logivias rapport ger svar på att samordning minskar miljöpåverkan, ökar trafiksäkerheten genom minskad trafikbelastning på bl.a. skolgårdar. Möjligheter för små leverantörer att lämna anbud har inte undersökts av Logivia men de anger detta som en förväntad effekt.

Distributionscentralen, kommer att kosta ca 1 miljon när allt är i gång och i full drift.

Logivias simulering visar att en samordnad distribution minskar transportkostnaderna med 650-950 tkr/år. Det här är en besparing kommunen i dagsläget inte kan räkna in eftersom det i gällande upphandlingsavtal finns en inbakad transportkostnad. Först när nya avtal ingåtts med distributionscentralen som grund finns förutsättningar för att besparingar kan ske. Sammantaget visar analysen att det finns stora positiva effekter för förbättringar av kommunernas logistik genom att samordna och styra logistiken bättre.

I Logivias uppdrag ingick inte att föreslå implementering av samordningscentralen.

Logivia lämnar dock flera förslag som, t.ex. att frigöra logistikkostnader, fördelning av logistikkostnader, ändrade leveransmönster hos enheterna, effektivisera samordningsprocessen och IT-stödet. Detta stämmer väl överens med projektgruppens erfarenheter från hur andra kommuner arbetar (Borlänge och Halmstad).

Vid införandet av en distributionscentral är det viktigt att det finns en samordnare både vid uppstart och drift. Projektgruppen föreslår i sin utredning att år 1 utse en person i respektive kommun med 50 % i tid att sköta kommunikationen mellan enheterna och distributionscentralen. Därefter föreslås arbetsuppgiften motsvara 20 % i respektive kommun.

(4)

BA KGRUN D

Den politiska ledningen i Mora, Orsa och Älvdalens kommuner har intentionen att tillsammans inrätta ett system för samordnade varuleveranser/distributionscentral (D-C) under 2011. Tänkt placering av D-C är Mora. En distributionscentral ska ha positiv påverkan på följande, minskad klimatpåverkan, minskad miljöbelastning, ökad trafiksäkerhet och näringslivsutveckling, breddat näringsidkande inom gröna sektorn.

Förutsättningar, konsekvenser och kostnader som gäller inrättande av distributionscentral belyses och läggs fram i denna rapport. Rapporten presenteras för kommunstyrelserna i Mora, Orsa och Älvdalen augusti-september 2011.

En beräknad distributionskostnad visar sig genom

• loggning och simulering av alla leveranser till kommunerna

• att loggningen visar stopp per kilo och då får vi fram en generell fraktkostnad för varan, dvs. frakt/distribution separerad från varans pris

Ovanstående gjorde att projektgruppen i januari 2011 informerade kommunledningarna om att

• i distributionscentral ska alla varor samordnas

• vi måste få svar på om inrättande av distributionscentral ger de vinster som nämns inledningsvis i rapporten

• vi måste få gjort en loggning och simulering av nuläge och samordnat läge

Tord Karlsson beslutade på delegation den 5 januari 2011 att Mora kommun tillsammans med Orsa och Älvdalen anlitar logistikföretaget Logivia för att göra en simulering och analys. Ekonomisk fördelning enligt nyckeltal; Mora 60 %, Orsa 20 %, Älvdalen 20 %.

KOP P LIN G T I LL KO MMUN ERNA S P L AN ER

Koppling till kommunernas energiplaner; Mora kommuns miljö- och energimål, Orsa kommuns energiplan, Älvdalen miljö- och energiplaner.

Klimatfrågan diskuteras nästan dagligen i media och i politiken. En kraftig minskning av koldioxidutsläppen är ett måste. Inom EU finns målsättningen att minska utsläppen av koldioxid med 20 % till 2020 och lokalt diskuteras bl.a. fordonsval och alternativa bränslen. Mora kommun skall genom ett offensivt miljöarbete jobba för en hållbar utveckling och en långsiktigt hållbar tillväxt. Transportsektorn står för närvarande för mer än hälften av koldioxidutsläppen i Mora. Att effektivisera transporterna är därför viktigt.

Distributionscentral ligger helt i linje med mål och åtgärder i Moras miljömål (lokal produktion), Energiplan (effektiva transporter) och Sustainable City-strategin (stimulera lokal produktion av livsmedel och miljöanpassa transportsystemet).

(5)

För Orsa gäller att Distributionscentral ligger i linje med målen för hållbara transporter och minskad klimatpåverkan i ”Förslag till reviderad energiplan med klimatstrategi för Orsa kommun” Dessa mål stämmer också överens med internationella, nationella och regionala mål.

För Älvdalen stämmer målet med Distributionscentral överens med målen i ”Energiplan 2004-2005” mål för att minska klimatpåverkan.

EU och regeringen gör allt de kan för att skynda på utvecklingen inom energi- och klimatområdet. Därför tas alla goda exempel upp tydligt idag. Länsstyrelsen Dalarna följer vårt arbete med distributionscentral för en framsynt miljösatsning.

P ROJ EKTG RUP P EN S AR BET E

• Projektgruppen har arbetat med att samla erfarenhet från kommunerna Borlänge, Halmstad och Arvika. Det har skett genom studiebesök, telefonintervjuer och mailkontakter.

- Studiebesöket i Borlänge gav en uppfattning om hur en distributionscentral fungerar gällande livsmedel. I samtal med Halmstads kommun och deras ansvarige Michael Elofsson har det framkommit att utöver livsmedel ska alla varor ingå i distributionscentral. Det är viktigt att starta med övriga varor då livsmedel kräver att distributionen fungerar väl. Från Halmstad fick vi också rådet att göra en loggning och simulering som visar vad en distributionscentral kostar.

De gav oss också rådet att ha en samordningsperson inom kommunen som har branschkompetens och att det är mycket viktigt med förankring inom den egna organisationen.

• Dialog med Landstinget Dalarna har förts i att ingå i distributionscentral, i nuläget finns inte intresse men på sikt kanske för kolonialvaror.

• Projektgruppen gjorde intervjuer med transportföretagen för att ta reda på förutsättningar, intresse och kunskap om distributionscentral.

• Intervjuer med livsmedelsleverantörer har genomförts för att ta reda på förutsättningarna för att leverera till distributionscentral.

• I intervjuer med samhällsplanerare och miljösamordnare i Mora kommun ta reda på trafikbelastningen i dag samt planarbete för en distributionscentral.

- Lokaliseringen inriktas mot Mora kommuns centrumplanering samt kommunernas planer tillsammans. Placeringen är beroende av var majoriteten av transporterna kommer in i Mora i dag (via riksväg 70 eller E 45)

• I intervju med ekonomiavdelningen Mora kommun ta reda på framtida beställarorganisation.

- Mora kommun har för avsikt att införa e-handel. I samband med detta kommer

(6)

kommer utvalda beställare ute i verksamheten att sköta beställningarna. En stor fördel med detta är att beställningarna hamnar hos en person som kan samordna beställningen. Man kan eventuellt beställa vissa dagar från utvald leverantör.

Detta blir även ett vinnande komplement till distributionscentralen. Samordnade beställningar, färre transporter. I beställningsförfarandet ska det vara lätt att hitta med vilken leverantör vi har avtal för respektive varugrupp.

• I dialogen med ansvarig, för kommande livsmedelsupphandling, se hur man kan underlätta för det lokala näringslivet att lämna anbud.

• I januari 2011, tillsammans med logistikföretaget Logivia, genomföra ett analysarbete som består i att logga antalet stopp med leveranser till alla kommunala enheter och få detta simulerat för att få fram olika resultat.

ANALY S

Transportföretagens perspektiv

- Det gäller att få frakterna lönsamma. Transportföretagen skulle kunna hämta upp hos producent. De kan då även ansvara för returer, återvinning och sophantering.

- Kommunen bör se till att alla Siljanskommunerna blir med då blir det ekonomi i en distributionscentral.

- Kan kommunerna enas om basvaror kan distributionscentral också vara lager för dessa varor och kommunal enhet kan då beställa från distributionscentral.

- Om kommunen vill ha fram transportkostnad i varans pris ska förfrågningsunderlag ställas så att en leverantör måste ange pris för varan, utan frakt. Då blir det ett pris för transporten och ett pris för själva varan.

- I förfrågningsunderlag ska det stå volym i mängd, kilon (t.ex. livsmedel) och mängden sändningar = antal stopp.

- Kommunen måste ha en klar idé om vad man vill med distributionscentral, t.ex.

vilken service man förväntar sig, vilka tider leveranser ska ske, placering.

- Beställaren måste veta hur många leveranser som behövs till respektive ställe per vecka.

- Förslag är att börja med andra varor än livsmedel. Livsmedel är ett sårbart sortiment varför det är värdefullt att ha en väl fungerande distribution av andra varor först.

- Kan distributionscentral vara i Borlänge? Hur sker samordning med våra varugrupper, ska alla varugrupper komma samtidigt till enheterna?

- Man kan utveckla distributionscentral med omlastningscentral för att få en bättre ekonomi i verksamheten.

Näringslivsutveckling

Om kommunerna inrättar distributionscentral skapas en ökad konkurrens inom livsmedelsbranschen som gynnar små producenter att lämna anbud då de ”slipper”

distributionen vilket skapar möjligheter för näringslivsutveckling och nya etableringar i branschen. En bonus är att en sådan utveckling bidrar till öppna landskap och minskar klyftan mellan det vi brukar kalla kollektiv nyttighet och kommersiell produkt.

Med en distributionscentral blir varan styrande, inte distributionen.

(7)

”Att sälja livsmedel kan alla livsmedelsproducenter. Att leverera livsmedel till kommuners alla skolor och kök kan bara de stora grossisterna.”

Översatt betyder det att för att kunna lämna anbud måste en leverantör ha både varan och transporten. En liten leverantör har oftast bara varan. Ett hinder som också nämns är tidsåtgången för en liten företagare att ge sig in i anbudsförfarande. Stora grossister har förutsättningar för att ha en stor organisation för arbete med och planering av anbud och distribution.

De lokala livsmedelsleverantörerna som saknar transportresurser och inte lämnar anbud till kommunen är även ofta för små för att leverera via grossist. Genom samordning kan lokala småföretag och odlare ges möjlighet till att lämna anbud och därmed få avkastning för sina produkter utan fördyrande mellanhänder.

En distributionscentral ger ökade möjligheter för producenterna i regionen att kunna lämna anbud och ökade möjligheter för transportföretag att delta i anbudsförfaranden.

Förändrade förfrågningsunderlag kan kommuniceras genom utbildning för leverantörerna.

För att skapa sund konkurrens kan de små få stöd via t.ex. Länsstyrelsen och Företagarföreningar i länet.

Det är viktigt att ha dialog och möten med livsmedelsproducenter. Det kan vara nödvändigt att ha kontakt i hela länet om närområdets producenter inte räcker till.

Miljö

Trafiksäkerhet.

Färre fordon på t ex förskole- och skolgårdar.

Minskad trafikbelastning i centrala Mora

Detta är beroende av var transportföretaget vill lägga centralen. Det ska ske i samråd med Mora kommuns samhällsplanering.

Krav på fordon

I upphandling av distributionscentral kan vi ställa krav på; minskade utsläpp av Co2, miljöklassade fordon, service och reparation, miljöklass på bränsle. Med gällande upphandlingsregler är det endast möjligt att ställa krav som har direkt anknytning till den vara eller tjänst som upphandlas. En konsekvens av detta är att det inte är möjligt att ställa krav på de fordon som används för transport/leverans av varan, om inte transporttjänsten upphandlas separat. Idag upphandlas de flesta varugrupper med frakt inräknad i priset. Om en distributionscentral upphandlas ges en möjlighet att ställa miljö- och andra kvalitativa krav på de fordon som används. Vid en upphandling av distributionstjänsten kommer kommunen att kunna bestämma storlek på fordon, säkerhetsnivå och miljöanpassning. I detta förslag är det tänkt att fordonen skall anpassas till respektive rutt d.v.s. i centrum bör det vara ett mindre lastfordon med biobränsle, medan det i ytterområdena kan vara större fordon. Fordonen bör också utrustas med backkamera, alkolås och annan utrustning som förbättrar säkerheten.

(8)

Koppling till livsmedelsupphandling

En väl fungerande marknad är en förutsättning för lyckade upphandlingar. Som stor köpare måste kommunen arbeta strategiskt med att skapa förutsättningar för att kunna göra bra affärer även i framtiden. Ex. inom livsmedelsbranschen är marknaden (för offentlig sektor) i praktiken uppdelad på två stora aktörer, Servera och Menigo. Ett (1) leveransställe är en förutsättning för att kunna ta emot leveranser direkt ifrån företag som idag är hänvisade till att vara underleverantörer till någon av dessa aktörer.

Ett problem är att Servera och Menigo i allt större utsträckning lyfter fram andra produkter än de som angetts i anbud. På sikt kan detta leda till att konkurrensen i producentledet begränsas. Idag är kommunerna, inom vissa varukategorier, hänvisade till leverantörer med stora sortiment och inbyggd leveranskapacitet. Leverantörerna är specialiserade på kommuner med många leveransställen.

Grossisternas strategier gör att vi bör ha dialog även här.

Några skolor i Mora och Orsa har direktupphandling av livsmedel . Där det fungerar bra vill man behålla det.

Logivias simulering

En kort sammanfattning av Logivias simulering visar att när systemet med samordning är fullt utbyggt anger simuleringen att det är möjligt med en årlig besparing på 650 kkr-950 kkr. Systemet bygger då på att alla varor samordnas inte bara livsmedel. Den faktiska besparingen kan bli högre om ekonomiska bieffekter tas med, t.ex. förbättrad konkurrens från lokala leverantörer vid upphandling, lägre transportpriser, minskade kostnader för mottagning. Samtidigt kan besparingen bli lägre om kommunerna misslyckas med att frigöra logistikkostnaderna hos leverantörerna vid upphandling.

Sammantaget visar analysen att det finns stora positiva effekter för förbättringar av kommunernas logistik genom att samordna och styra logistiken bättre.

För att kunna genomföra en samordning, krävs att leverantören frigör transportkostnaden och säljer varan endast med leverans till distributionscentralen. När man separerar och synliggör logistikkostnaderna från varupriset, uppkommer även komplexiteten att fördela kostnaderna för logistiken vilket föreslås ske genom att transportkostnaderna fördelas på respektive enhet. Detta kan ske antingen genom att ställa krav på särredovisning av transportkostnaderna vid upphandling av samordningscentralen, eller att själv lösa det genom ett bra IT-stöd.

Varje förändring av arbetssätt innebär initialt praktiska problem. I de allra flesta fall kan dessa problem lösas lokalt genom en dialog mellan enheten och distributionscentralen.

Projektgruppen föreslår i sin utredning att kommunerna delegerar det arbetet till en person med 50 % tid i respektive kommun år 1 som sköter kommunikationen mellan enheterna och distributionscentralen. Därefter föreslås arbetsuppgiften motsvara 20 % i respektive kommun.

Kostnaden för distributionscentralen fördelas för mottagande enheter enligt en schablon som bygger på antal leveranser och levererad vikt.

För fullständig redovisning av Logivias arbete, se Logivias rapport ”Logistiksamordning i Mora, Orsa och Älvdalens kommuner. Utgåva 1.0 Datum 2011-06-07”

(9)

Effekter för kommunernas olika enheter

Godsmottagningen kommer att kunna ske vid fasta tider efter enheternas önskemål.

Personalen som tar emot varorna kan planera för att ta emot en samlad leverans istället för att vara tvungna att gå ifrån vid flera tillfällen under dagen. Detta spar tid som kan användas till annat. För personalen i ett kök kanske det bästa är att varorna levereras nattetid och står på plats när de kommer på morgonen.

Ur beställarens perspektiv kan det dessutom handla om att styra leveransen till t.ex. en förmiddag i veckan då man också kan planera för att rätt personal finns på plats för att ta emot varorna. Denna planering av leveranstidpunkter och frekvenser sker i en inledande fas i samråd mellan beställande enhet och distributör.

Antalet chaufförer kommer att minska vilket underlättar för enheterna. I dag upplever många av de som tar emot varor att de sällan vet när leveransen kommer eller vem som har transporterat dit den.

H UR VI GÖR NÄR B ESLUT ÄR FAT TAT

Upphandlingsprocess inför upphandling av distributionscentral:

1. Upphandlingsuppdrag till upphandlingsenheten

2. Referensgrupp skapas (det är inte upphandlingsenheten som bestämmer vilka som ska vara med, det är beställaren)

3. Arbete med förfrågningsunderlag

4. Annonsering minst 40 dagar. (efter årsskiftet 2011/2012) 5. Anbud in (mitten på mars)

6. Utvärdering ca 3-4 veckor

7. Beslut (måste vänta minst 10 dagar innan avtal skrivs från det datum tilldelningsbeslut skickas)

Leverantörerna behöver ca 3-6 mån med uppstart från att avtal tecknas. Vi kommer att komma igång med Distributionscentralen tidigast i slutet av kvartal 3 2012.

Organisation

En samordnare i respektive kommun Mora, Orsa och Älvdalen utses. Samordnaren ska fungera som länk och kontaktperson, först i samband med uppstart och därefter vid uppföljningar, utvärdering, omvärdering och utveckling av systemet med distributionscentral.

Arbetsinsatsen beräknar projektgruppen under införandet uppgå till ca 50 % och därefter till ca 20 %. Kostnaden för samordnaren ryms inom den beräknade kostnaden om 600 000 per år för Mora kommun och 200 000 per år för respektive Orsa och Älvdalens kommuner.

(10)

Kostnad

Kostnaden för distributionscentral beräknas för kostenheten bli 0,80 kr/portion.

Transportkostnaden 8 % av livsmedelskostnaderna är det som grossisterna anger som en uppskattad siffra. Skulle kostenheten bära kostnaden för distributionscentral skulle det innebära ett behov av att skära ned livsmedelskostnaderna med 9 %. För att undvika en försämrad kvalitet på kosten föreslås därför att den ökade transportkostnaden fördelas till respektive nämnd i budgetramen.

Kostnaden för distributionscentralen där allt varusortiment (livsmedel + övriga varor) ingår fördelas på mottagande enheter enligt en schablon som bygger på antal leveranser och levererad vikt.

DEN P OLIT ISK A BE SLUTSP RO CESS EN

Ärendet distributionscentral ska upp för beslut i Mora, Orsa och Älvdalen i olika skeden:

• Mora KS 2011-09-06. KS föregås av kommunalrådsberedning och FU 2011-08-23 (Tjänsteskrivelse 2011-08-09). Ärendet ska sedan vidare till KF 2011-09-26 för beslut.

• Orsa KS 2011-09-12. (Tjänsteskrivelse 2011-08-09). KF 2011-09-26

• Älvdalen KS 2011-08-23. (Tjänsteskrivelse 2011-08-09). KF 2011-09-26

REF EREN SKO MMU N ER

Halmstad, Borlänge och Arvika kommuner.

P ROJ EKTG RUP P EN

MORA

Liselott Hansson-Malmsten, projektsamordnare Carina Engberg, upphandlingsenheten

Kerstin Lingqvist, näringslivsenheten Solveig Bjur-Hedlund, kostchef Anders Öhnell, verksamhetsutvecklare Claes Wickman, utvecklingsenheten ORSA

Alva Persson, kostansvarig-skola

Inga-Lill Hagman, kostansvarig-äldrevården

Lena Pettersson, barn- och utbildningsförvaltningen ÄLVDALEN

Lena Karelius, utredare

Eva Tärnblom Eriksson, kostchef

References

Related documents

Men, eftersom vår applikation till stor del bestod av att flytta data och hantera minnesmängder större än 512 bytes, avrådde vår handledare oss starkt från detta.. Rådet var

Här finns allt ifrån lättåkta nybörjarböcker till riktigt branta backar för den som är van skidåkare och vill ha utmaningar.. Vid foten av skidanläggningen finns restauranger

[r]

[r]

Däremot böra lär- jungarna sjålfva på grafisk väg, helst genom konstruktion af ett diagram, få bestämma approximativa vården på kvad- ratrötter ur en följd af siffertal och

[r]

Karl Liden, Dagövningar i huvudräkning för folkskolan... Feriekurser i utlandet

Räknebok för småskolans andra årsklass av Gerda Andersson och Aina Kjellman, småskollärarinnor.. Glee-