Förklara långsamt så fattar jag snabbt
En handledning för kursledare, handledare och examinatorer i exjobbs‐kursen i Industriell ekonomi och Maskinteknik
Introduktion
Denna handledning riktar sig till både kursledare, handledare och examinatorer. Den refererar till aktiviteter på Pingpong som Förberedelse Exjobb och Exjobb IE/Maskin liksom till dokumenten Förberedelse-PM och Genomförande-PM som alla berörda förväntas ha tillgång till och ha läst igenom. Dokumenten nås via Förberedelse Exjobb och finns under Viktiga dokument. Under Handledningsmaterial finns även denna handledningsmanual.
I Förberedelse-PM och Genomförande-PM finns processflödeskartor som ger överblick över studenternas interaktion med kursledare, handledare och examinator. Upplägget i denna handledning följer i stort dessa processflödeskartor. I dessa PM finns också viktiga delar om planeringsrapport, om kriterier för godkänd rapport och mycket handfasta tips om rapportens uppbyggnad. Vi har valt att hänvisa istället för att ha samma information i flera dokument.
Kursledaren har uppgifter både under förberedelsetiden, under genomförandefasen och efter exjobbskursen. Handledaren kommer in i bilden när ett exjobbsförslag finns framme och exjobbskursen har startat. Examinatorn kommer i normalfallet in dels i en avstämning med handledaren någon gång efter mittseminariet dels när det är dags att granska den färdiga rapporten. Handledare och examinatorer kan dock i egenskap av att de är lärare även komma att medverka i planeringsträffar under förberedelsetiden och mittseminarium under
genomförandefasen.
I handledningen följer vi kursledare, handledare och examinator var för sig genom processen.
Observera att det finns också en exjobbskurs som startar i april med avslutning i okt/nov.
Dess förberedelse startar i januari. Se processflödeskartorna. Denna handledning beskriver dock januari-kursen i den mån tidsangivelser anges.
Pingpong och uppföljning
Aktiviteterna på Pingpong är det nav runt vilket exjobbskursen snurrar. Det innebär att i kursledares, handledares och examinatorns uppdrag ligger med automatik att följa arbetssättet beskrivet i denna handledning gällande inmatning etc i aktiviteterna. Det råder ingen valfrihet i detta avseende. Däremot behöver arbetssättet ständigt utvecklas och synpunkter om detta lyfts i kollegiet.
För bättre överblick ligger detaljer om hur man använder Pingpong-aktiviteterna i en bilaga.
okt jan jun
Förberedelsefas Genomförandefas
planeringsträffar mittseminarium
Kollegiet följer gemensamt utvecklingen i exjobbskurserna, på en kommunikationstavla.
Även det arbetssättet ingår i uppdraget som kursledare, handledare och examinator tar på sig.
Arbetssättet beskrivs vid kommunikationstavlan och beskrivs inte i denna handledning.
För kursledare
Du förutsätts ha processflödeskartorna tillhands. Nedan beskrivs de olika stegen. När stegen inkluderar hantering i Pingpong hänvisas till bilaga 1 där tillvägagångssättet beskrivs närmare.
Kursledare ‐ innan förberedelsefasen, september
1. Uppdatera Förberedelse-PM och Genomförande-PM efter förra årets lärdomar.
2. Skapa en ny förberedelseaktivitet och en ny genomförandeaktivitet i Pingpong för de kommande exjobbskullarna. Beställs via pingpongsupport. Be dem lämpligen ta kopia på föregående års aktiviteter, lägga in kollegiet med lärar-access och benämn de nya aktiviteterna med
- Förberedelse exjobb XXXX (XXXX=årtal för exjobbskursen) - Exjobb IE/Maskin XXXX januari
- Exjobb IE/Maskin XXXX april
3. Lägg in den nya länken till de öppna sidorna på Förberedelse Exjobb i Förberedelse- PM samt meddela akademins webbredaktör att länken skall läggas ut på sektionens hemsida.
4. Gå igenom aktiviteterna och återställ vad som behöver återställas samt lägg in aktuella uppgifter inför den nya omgången. Exempelvis…
a. Ligger rätt dokument inlagda?
b. Finns det datumangivelser som behöver justeras? Ex. sista datum för förhandsanmälan och första datum för SEN ANMÄLAN.
c. Behöver projektgrupperna återställas (i Exjobb januari skall det finnas 70 förpreparerade projektgrupper med tomma loggböcker)
d. Inbjudningar till planeringsträffar och mittseminarium behöver göras om
5. Be administrationen om hjälp med att lägga in rätt årskullar i aktiviteten Förberedelse exjobb. Observera att de öppna sidorna i aktiviteten kan nås av alla via angiven länk men för att göra förhandsanmälan behöver man vara registrerad på aktiviteten.
6. Boka in schematid för information av berörda kullar i oktober. Boka även in tid för planeringsträffar samt tilltala berörda lärare.
Kursledare ‐ under förberedelsefasen, okt‐dec
7. Informera berörda kullar i storgrupp under första hälften av oktober månad.
8. Ta emot förhandsanmälningar via Pingpong fram till 15 nov. Förhandsanmälningen i sig själv ger studenten tillgång till de följande stegen - att anmäla sig till
planeringsträff och att lämna in exjobbsförslag. Ändå bör du i samband med
förhandsanmälan kontrollera att studentens uppskattning att man i januari uppfyller förkunskaperna verkar rimlig.
9. Lägga ut inbjudningar till planeringsträffar.
10. Informera kollegiet och sektionschef om förväntad volym exjobb i januari-kursen respektive i april-kursen.
11. Bevaka den 16 november att sidan SEN ANMÄLAN öppnats. Där sker anmälan via epost och beroende på innehållet i anmälan kan kursledare agera på olika sätt.
a. Om det ”bara” är en vanlig försummelse och studenten har förutsättningar och vilja att ansluta till januari- eller april-kursen så kan kursledaren gå in i
Gokännande och manuellt godkänna Förhandsanmälan för studenten ifråga. Då öppnar sig de efterföljande stegen även för denna student och hen är inne i vanliga systemet.
b. Andra fall behandlas efter behov.
12. Följ upp närvaron på planeringsträffarna och rapportera till kollegiet.
13. Bedöm exjobbs-förslagen som kommer in:
a. Uppfyller förslaget kriterierna enligt Förberedelse-PM?
b. Uppfyller studenterna i gruppen förkunskapskraven?
14. För exjobbsförslag som uppfyller villkoren ovan:
a. Låt administrationen registrera studenterna på aktiviteten Exjobb IE/Maskin b. Utse handledare i kollegiemöte eller med sektionschef
c. När studenterna är registrerade, skapa en projektgrupp i aktiviteten enligt mall.
d. Ladda upp gruppens exjobbs-förslag i projektgruppens dokumentfolder så handledaren senare kan ta del av den.
e. Meddela handledare och studenter att handledare nu tar över och kallar till första handledningen. Handledaren behöver bara få projektgrupps-strängen som innehåller exjobbsnummer, studentnamn, exjobbstitel (eller del därav) och handledarsignatur.
15. Uppdatera kollegiets kommunikationstavla löpande med lista som visar benämningen på projektgrupperna (där ju exjobbsnummer, studentnamn, exjobbstitel och handledar- signatur framgår). Då kan vem som helst enkelt härleda en magnet med siffra till rätt exjobb.
Kursledare ‐ under exjobbskursen, jan‐jun
16. Boka schema‐tid för mittseminarier och kontakta berörda lärare.
17. Lägg ut inbjudningar till mittseminarierna.
18. Boka schema‐tid för redovisningar och opposition och kontakta berörda lärare.
19. Lägg ut inbjudningar till redovisning och opposition. Det är handledaren som anmäler sina studentgrupper.
20. Bevaka att examinatorer utses när så krävs.
21. Genomströmningen i exjobbskursen visualiseras genom att handledarna uppdaterar kommunikationstavlan. Men eftersom mittseminarier och
redovisning/opposition är examinerande moment behöver samma uppdatering ske i Mål & framsteg, av handledarna. Kursledare bör stämma av att
kommunikationstavlan och Mål & framsteg stämmer överens ‐ åtminstone tills vi har ett stabilt system.
För handledare
Handledarens roll under processen kan sammanfattas så här:
a. Guida studenterna genom de steg som beskrivs i Genomförande-PM. Vi avstår i denna handledning från att rekommendera hur ofta handledning bör ske. Det måste vara studenternas behov av vägledning som avgör hur ofta handledare kommunicerar med studentgruppen.
b. Bevaka ”rätt från början”- principen! Studenter, ibland påhejade av företaget där exjobbet skall utföras, är alltid frestade att ”komma igång snabbt” och då tänker de oftast på de rent praktiska testerna eller vad nu exjobbet kan handla om. Handledaren har en viktig uppgift att hjälpa studenterna att tänka rätt från början vad gäller syfte, forskningsfråga etc. En väl genomarbetad planeringsrapport är ett därför ett mycket viktigt moment.
c. Betona och efterfråga att studenterna påbörjar rapportskrivningen tidigt i processen.
d. Ta hjälp av examinator så snart man upplever sig osäker på hur man skall vägleda studenterna. Det dyker ofta upp nya situationer och frågeställningar och att fråga om hjälp är både en rättighet och en skyldighet.
e. Vara kanalen mellan studenterna och examinator. Det finns åtminstone två skäl till detta:
- ju mindre examinatorn är engagerad i kontakter med studenterna desto lättare är det att göra en objektiv granskning
- när examinatorns synpunkter passerar handledaren bidrar det till kalibrering mellan examinator och handledare
Du förutsätts nu ha processflödeskartorna tillhands. Nedan beskrivs de olika stegen. När stegen inkluderar hantering i Pingpong hänvisas till bilaga 1 där tillvägagångssättet beskrivs närmare.
Handledare ‐ under förberedelsefasen, okt‐dec
1. Är du undervisande lärare bör du hålla dig informerad om förberedelsefasen så du kan hänvisa studenterna på rätt sätt vid frågor som dyker upp.
2. Om du är ombedd att leda en planeringsträff gäller följande:
a. I bilaga 2 finns en separat handledning för hur man leder en planeringsträff
b. Du kommer av kursledaren att få en lista på vilka studenter som anmält sig till träffen. Använd den för att pricka av närvaro. Efter träffen skall du i aktiviteten Förberedelse exjobb godkänna momentet för studenterna ifråga. Att närvara på planeringsträff är inte obligatoriskt men det är intressant för blivande handledare och kollegiet att följa upp om närvaro vid planeringsträffarna har något genomslag i att exempelvis göra en planeringsrapport.
Handledare ‐ under exjobbskursen, jan‐jun
3. Efter meddelande från kursledaren att du har tilldelats en studentgrupp skall du snarast kalla till en första handledning.
a. Kursledaren kommer att skicka dig benämningen på projektgruppen du skall handleda. Benämningen innehåller
exjobbsnummer/studentnamn/exjobbstitel/handledarsignatur.
b. Gå in i Exjobb IE/Maskin och leta upp projektgruppen. I gruppens dokumentfolder finner du deras exjobbsförslag. Där framgår också kontaktuppgifter till det ftg de ämnar göra jobbet på.
4. För handledning generellt:
a. Upprätta tidigt en email‐kontakt med extern handledare.
b. Gör åtminstone ett besök på företaget ifråga under exjobbskursen.
c. Använd loggboken i Exjobb IE/Maskin för att dokumentera beslut, rekommendationer o dy som varje handledningstillfälle resulterar i. Det skapar systematik och möjlighet för kollegor att hoppa in i processen vid behov. I loggboken används Inlägg för beslut/rekommendationer etc som studenterna i gruppen kan läsa. Kontaktnotis är lämpligt att använda sig av för att göra en notering varje gång man kommunicerat med
studenterna på något sätt. Kontaktnotis kan bara läsas av personer med lärar‐access i aktiviteten. Detsamma gäller Kommentar vilket alltså kan användas för kommunikation mellan handledare och examinator t ex.
d. Var noga med att löpande uppdatera Mål & framsteg i Exjobb IE/Maskin allteftersom din studentgrupp passerar grindarna i kursen.
e. Var noga med att löpande uppdatera kollegiets kommunikationstavla för exjobbskursen.
f. Utgå i handledningen från bilaga 1 och 2 i Genomförande‐PM, nämligen Kriterier för godkänt examensarbete i Industriell ekonomi och Maskinteknik och Värdering av lärandemål.
g. Använd kollegie‐uppföljningarna och markera rött på
kommunikationstavlan när du behöver stöd av något slag, exempelvis från en examinator.
5. Exjobbsförslaget. Kursledaren har gjort en första granskning av exjobbsförslaget men det är handledaren som godkänner eller ber om justeringar. Bedöm hur forskningsfrågan är formulerad och relevansen i
förhållande till bakgrundsbeskrivningen. Vid godkännande, fyll i Mål & framsteg i Exjobb IE/Maskin.
6. Planeringsrapporten. En godkänd planeringsrapport är grind nr två i genomförandet och central för en lyckad fortsättning. Vi rekommenderar handledaren att lägga mycket krut på detta steg. Innehållet i den framgår av Bilaga 1 i Förberedelse‐PM. Vid godkännande, fyll i Mål & framsteg i Exjobb IE/Maskin.
7. Mittseminarium. Handledaren skall stämma av med sin studentgrupp när det är lämpligt att anmäla sig till mittseminarium. Se kriterierna i Genomförande‐PM.
8. Om du är ombedd att leda ett mittseminarium gäller följande:
a. I bilaga 3 finns en separat handledning för hur man leder ett mittseminarium.
b. Du kommer av kursledaren att få en lista på vilka studenter som anmält sig till seminariet. Använd den för att pricka av närvaro. Efter träffen skall du i aktiviteten Exjobb IE/Maskin godkänna momentet för studenterna ifråga. Att närvara på mittseminarium är obligatoriskt och därför viktigt att dokumentera.
c. Rapportera skriftligt och kortfattat tillbaka till respektive studentgrupp för att betona frågeställningar som studenterna behöver arbeta vidare med. Detta görs som Inlägg i loggboken så att handledaren också kan ta del av rapporteringen.
9. Handledaren är studentgruppens kanal till examinatorn. Det är lämpligt att du som handledare tar en första kontakt med examinator för en avstämning när:
a. Frågeställningen/syfte är tydlig och väl motiverad
b. Teoretiska referensramen har fått sin huvudsakliga form c. Analysen är på gång
Avstämningen syftar till att ta in examinatorns synpunkter innan slutgranskning påbörjas och bidrar till kalibrering mellan handledare och examinator. Inför denna avstämning skall rapport‐utkast med datum‐angivelse finnas tillgänglig i studentgruppens dokumentfolder.
10. Redovisning & opposition. Det är handledaren som anmäler studentgruppen till ett redovisningstillfälle. Detta sker i Exjobb IE/Maskin. Opposition sker vid
samma tillfälle. En grupp är redo för redovisning när:
a. Frågeställningen/syfte är tydlig och väl motiverad b. Teoretiska referensramen är fullständig
c. Analysen är genomförd och färdig i rapporten d. Slutsatsen är formulerad
Rapporten får ha ofullständiga delar, t.ex. diskussion, rekommendationer, förord osv.
11. Hur studentgruppen skall förbereda Redovisning & opposition. Det är handledarens uppgift att påminna studentgruppen så att de kommer rätt förberedda till detta viktiga moment. All information finns i Exjobb IE/Maskin.
12. Om du är ombedd att leda Redovisning & opposition gäller följande:
a. I bilaga 4 finns en separat handledning för hur man leder Redovisning &
opposition.
b. Du kommer av kursledaren att få en lista på vilka studentgrupper som är anmälda till tillfället. Efter träffen skall du i aktiviteten Exjobb IE/Maskin godkänna alternativt underkänna momentet för studentgrupperna.
13. Efter redovisningen (eller före om det går enligt kriterierna) är det handledaren som kontaktar examinator och ber denne påbörja sin granskning. Rapporten skall då finnas i studentgruppens dokumentfolder.
14. En rapport är färdig att sända till examinatorn för slutgranskning när alla rapportens delar finns med. Mindre justeringar, t ex av förord, hänvisningar, bildtexter o dy kan återstå men vid begäran om granskning skall det i så fall framgå vilka justeringar som pågår.
15. När examinatorn har kommentarer från granskningen är det via handledaren som dessa förmedlas till studenterna. Justerad rapport kommuniceras till
examinator via handledare. Detta sker ofta under en stressfylld tid för alla (i juni) och det är viktigt att vi inte fördröjer kommunikationen mellan berörda parter.
16. Vid godkänd rapport.
a. Meddela studentgruppen att rapporten är gk och begär in rapporten i pdf‐
format och med rapportnummer enligt instruktion i Genomförande‐PM.
b. Godkänn i Mål & framsteg i Exjobb IE/Maskin.
c. Förmedla nu rapporten vidare till administrationen för kopiering,
arkivering, utskick och inrapportering i Ladok. Examinator har sedan att signera Ladok‐lista.
d. Motivera studentgruppen för publicering i BADA. Främsta argumentet är förmodligen att det stärker deras CV.
e. Motivera studentgruppen att medverka i poster‐utställningen på examensdagen.
För examinator
Examinatorns roll under processen kan sammanfattas så här:
a. Ge stöd till handledare när så behövs. Kollegiemötets regelbundna avstämningar är det forum där handledare signalerar vid behov av hjälp.
b. Medverka i en avstämning med handledare i fasen mellan mittseminarium och redovisning.
c. Granska och bedöma rapporter i relation till kursplanens mål.
d. Ständigt medverka till att förbättra och förtydliga bilaga 1 och 2 i Genomförande‐
PM, nämligen Kriterier för godkänt examensarbete i Industriell ekonomi och Maskinteknik och Värdering av lärandemål. Lämpligaste forum för detta är kollegiets uppföljningstillfällen av exjobbskursen.
e. Agera genom handledaren i relation till studenterna och undvika att kommunicera med studentgrupperna direkt.
Du förutsätts nu ha processflödeskartorna tillhands. Nedan beskrivs de olika stegen. När stegen inkluderar hantering i Pingpong hänvisas till bilaga 1 där tillvägagångssättet beskrivs närmare.
Examinator – under förberedelsefasen, okt‐dec
1. Är du undervisande lärare bör du hålla dig informerad om förberedelsefasen så du kan hänvisa studenterna på rätt sätt vid frågor som dyker upp.
2. Om du är ombedd att leda en planeringsträff – se motsvarande punkt under Handledare.
Examinator ‐ under exjobbskursen, jan‐jun
3. Om du är ombedd att leda ett mittseminarium – se motsvarande punkt under Handledare.
4. Under kollegiets uppföljningstillfällen kan handledare signalera att man behöver råd från examinator. Detta kommer att ske främst då handledare är nya i sin roll och/eller då exjobbsprocessen inte går som planerat.
5. Någon gång mellan mittseminarium och redovisningstillfället kommer handledare att kontakta examinator för en avstämning av den icke färdiga rapporten. Se motsvarande punkt under Handledare.
6. Om du är ombedd att leda Redovisning & opposition – se motsvarande punkt under Handledare.
7. Slutgranskning sker efter att handledare anmält rapporten till examinator.
Rapporten hämtas i studentgruppens dokumentfolder på Exjobb IE/Maskin.
Granskad rapport med kommentarer skickas med epost till handledare som kommunicerar detta till studentgruppen. Vid godkänd rapport förmedlas godkännandet till handledare som hanterar ärendet vidare. Examinator har
sedan att signera Ladok‐lista.
Bilaga 1 Pingpong
Pingpong‐instruktioner
Under bearbetning ht14.
Bilaga 2 Planeringsträff
Att leda en planeringsträff
Under bearbetning ht14.
Bilaga 3 Mittseminarium
Att leda ett mittseminarium
Under bearbetning ht14.
Bilaga 4 Redovisning & opposition
Att leda redovisning & opposition
Under bearbetning ht14.
