Bilaga 1
Internkontrollplan 2014, kultur- och fritidsnämnden
Rutin/system Kontrollmoment/delrutin Riskbedömning Kontroll- ansvar
Frekvens Metod Rapportering Rutiner kring
skydd av tillgångar
Idrott Sollentuna har en
maskinpark på Sollentunavallen som har ett högt värde vilket kräver en effektiv förvaltning för att minimera risk för fel, förlust etc. En översyn behöver göras vad gäller rutiner för larm, lås och förvaring av maskinparken.
En riskbedömningsplan upprättas Enhetschef och personal.
Kvartalsvis Rutiner, kontroller samt regelverk måste ses över och eventuellt revideras.
Enhetschef och förvaltningschef
Utbetalning av aktivitets- bidrag
När ansökningar av bidrag kommer in diarieförs de för att därefter registreras i FRI4 (systemet för bidragshantering) för utbetalning.
Idrottsföreningar kan uppge ett högre deltagarantal än vad det egentligen är vilket ger högre bidrag än vad de har rätt till. Det kan även ske misstag vid
registrering, att ett lägre eller högre belopp anges vilket leder till att fel belopp betalas ut.
Idrotts- konsulent och förvaltnings- chef
Halvårsvis Jämför med tidigare utbetalningar.
Förvaltnings- chef
Bilaga 2
Uppföljning av internkontroll 2014, kultur- och fritidsnämnden
Rutin/system Kontrollmoment Resultat – iakttagelser Förslag till åtgärd
Rutiner kring skydd av tillgångar
Idrott Sollentuna har en
maskinpark på Sollentunavallen som har ett högt värde vilket kräver en effektiv förvaltning för att minimera risk för fel, förlust etc. En översyn behöver göras vad gäller rutiner för larm, lås och förvaring av maskinparken.
Översynen av tidigare nämnda rutiner resulterade i utvidgat larmsystem. Detta innebär att garaget på Sollentunavallen har kompletterats med ett tyst larm som är direkt kopplat till bevakningsföretaget. Även låsrutinerna har setts över vilka har förbättras då brister upptäckts gällande nyckelhantering samt öppethållande av grindpassage. Hela
personalstyrkan har varit delaktiga i att ta fram en lås-/säkerhetsrutinbeskrivning.
Efter konstaterat inbrott och bristfälliga säkerhetsrutiner ansåg verksamheten att akuta åtgärder behövde genomföras.
Dessa togs i bruk under våren 2014.
Utbetalning av aktivitets- bidrag
När ansökningar av bidrag kommer in diarieförs de för att därefter registreras i FRI4
(systemet för bidragshantering) för utbetalning.
För att minimera eventuella misstag vid ansökning/registrering av bidrag har ett system köpts in och installerats som kallas APN, Aktivitetskort På Nätet. Detta är en tjänst för aktivitetsbidragsgrundande närvarorapportering. För föreningar betyder detta en bättre säkerhet, enklare administration, mindre chans att göra fel och snabbare utbetalning.
Då systemet är nytt har ingen utvärdering ännu genomförts.
Bristerna i bidragshanteringen är förbättrade via APN men
utvärdering av systemet kommer ske först 2015.
