Besök Postadress Telefon växel Fax reception Internet
Turebergshuset 191 86 08-579 210 00 08-35 02 90 www.sollentuna.se Turebergs torg Sollentuna
Dnr 2013/0072 KS-1 Diariekod: 146
Kommunstyrelsen
Redovisning av uppdraget att utvärdera internationaliseringsbidraget
Förslag till beslut
Kommunledningskontoret föreslår kommunstyrelsen besluta följande.
1. Redovisningen av uppdraget att utvärdera bidrag ur kommunstyrelsens särskilda medel för verksamhets- och arbetsrelaterade resor – internationaliseringsbidrag, godkänns i enlighet med kommunledningskontorets tjänsteutlåtande 2013-12- 12.
2. Kommunledningskontoret får i uppdrag att lämna förslag till reviderade Regler för bidrag ur kommunstyrelsens särskilda medel för verksamhets- och arbetsrelaterade resor utomlands –
internationaliseringsbidrag.
Sammanfattning
Kommunstyrelsen antog 2012-09-05 reviderade Regler för bidrag ur kommunstyrelsens särskilda medel för verksamhets- och arbetsrelaterade resor utomlands – internationaliseringsbidrag, och uppdrog samtidigt till kommunledningskontoret att under hösten 2013 utvärdera
internationaliseringsbidraget.
Utvärderingen visar att så gott som samtliga förvaltningar är representerade bland de 44 inkomna ansökningarna under 2012-2013. Av dessa har 30 beviljats helt eller delvis. Ett fåtal av ansökningarna har avsett
förtroendevalda. Behandlade ansökningar har avsett 2 679 470 kronor, varav 1 137 540 kronor har beviljats. Hittills har fakturor för 9 genomförda resor godkänts med 729 000 kronor.
I samband med förfrågningar och ansökningar av internationaliseringsbidrag har vissa förbättringsområden framkommit.
Bakgrund
Fullmäktige beslutade 2012-04-04 att avsätta 10 miljoner kronor inom eget kapital för kompetensutveckling av kommunens personal och
förtroendevalda. Kommunstyrelsen uppdrogs att utforma regler för nyttjande av dessa medel.
Vid kommunstyrelsens behandling 2012-04-25 av förslag till regler återremitterades ärendet till kommunledningskontoret för ytterligare
beredning. Krav på återrapportering av resa och kostnader beslutades ingå i regelverket.
Kommunstyrelsen antog 2012-05-30 Regler för bidrag ur kommunstyrelsens särskilda medel för verksamhets- och arbetsrelaterade resor utomlands – internationaliseringsbidrag samt delegerade beslutanderätten enligt reglerna till kommunstyrelsens arbetsutskott.
I samband med den första omgången ansökningar, fann den politiska majoriteten behov av att förtydliga reglerna och att uppdra till kommunledningskontoret att skapa ett ansökningsformulär.
2012-09-05 antog kommunstyrelsen reviderade regler (bilaga 1) och uppdrog samtidigt till kommunledningskontoret att
• skapa ett ansökningsformulär som ska användas i samband med ansökan ur internationaliseringsfonden
• under hösten 2013 utvärdera internationaliseringsbidraget.
Genomförande av utvärderingen
Uppföljning och utvärdering av internationaliseringsbidrag 2012-2013 har genomförts av kommunledningskontorets avdelning för juridik och
utredningar i samråd med representanter för avdelningen för ekonomi- och verksamhetsstyrning samt personalavdelningen.
Detta innebär delvis samma personer, som bereder ansökningarna.
Avgränsning
Utvärderingen har avgränsats till regler, ansökningar, utbetalningar och i viss mån återrapporteringar.
Resornas eventuella effekter i berörda verksamheter har inte utvärderats.
Regler
Av gällande Regler för bidrag ur kommunstyrelsens särskilda medel för verksamhets- och arbetsrelaterade resor utomlands –
internationaliseringsbidrag, framgår bland annat följande.
Syfte
Resan ska vara ett led i verksamhetens kompetens- och/eller
verksamhetsutveckling. Den ska dock ej vara en del av den ordinarie kompetens- eller verksamhetsutvecklingen.
Bidraget ska användas främst för att hitta goda exempel i andra länder, vilket ska preciseras i ansökan.
Ansökningsdatum
Ansökan kan lämnas två gånger per år; innan 1 april och innan 1 oktober.
Antal tjänstemän
Samtliga verksamheter i Sollentuna kommuns organisation med egna budgetar är berättigade att ansöka om bidraget. Ansökan ska avse personal med tillsvidareanställning och får avse ett mindre antal av personalen inom verksamheten.
Antal förtroendevalda
Samtliga förtroendevalda i Sollentuna kommuns nämnder inklusive kommunstyrelsen och fullmäktige är berättigade att ansöka om bidraget.
Antalet är begränsat till arbetsutskott eller motsvarande antal.
Innehåll i ansökan
Ansökan ska innehålla
• uppgift om vilken verksamhet som är sökande
• uppgift om vilka anställda som ska delta i resan
• syftet med resan
• programbeskrivning för resan
• uppskattad kostnad för resan
• underskrift av verksamhetens chef avseende tjänstemän och/eller den förtroendevalde som ansöker om bidrag
Kostnader
Bidraget omfattar kostnad för själva resan, boendet samt i förekommande fall för visum och tolk.
Återrapportering
Kommunstyrelsen ska snarast efter resan delges en reserapport som ska
• vara kortfattad och skriftlig
• innehålla översiktlig ekonomisk redovisning
• innehålla redogörelse för hur erfarenheterna ska tas tillvara i verksamheten
Ansökningsformulär
Anvisningar och ansökningsformulär finns på kommunens intranät, Solsidan. Informationen har publicerats vid olika tillfällen av olika funktioner och är inte helt aktuell eller lätt att överblicka.
Behandling av internationaliseringsbidrag
Ansökningar om internationaliseringsbidrag har behandlats vid följande tillfällen.
Datum Instans Beslut
2012-06-19 KSAU 2 ansökningar (båda bifölls helt)
2012-08-29 KSAU 12 ansökningar, ärendet överlämnades till KS för beslut 2012-09-05 KS 12 ansökningar (7 bifölls helt eller delvis)
2012-10-11 KSAU 11 ansökningar, ärendet återremitterades till kommunledningskontoret för ytterligare beredning 2012-11-21 KSAU 11 ansökningar (8 bifölls helt eller delvis)
2013-02-20 KSAU 1 förtroendevald beslutas delta i studieresa 2013-05-06 KSAU 3 ansökningar (3 bifölls delvis)
2013-10-23 KSAU 11 ansökningar (9 bifölls helt eller delvis)
Totalt antal ansökningar under 2012-2013
Totalt har 44 ansökningar inkommit under perioden 2012-2013, varav 30 har beviljats helt eller delvis. Ett fåtal av ansökningarna har avsett
förtroendevalda.
Bidrag i kronor
De ansökningar, som har behandlats av kommunstyrelsens arbetsutskott 2012-2013, har totalt avsett 2 679 470 kronor, varav 1 137 540 kronor har beviljats.
Antal personer
De 30 beviljade bidragsansökningarna omfattar totalt 110 personer, varav samma person ibland ingår flera gånger.
Resmål
Beviljade bidragsansökningar har avsett resmål i följande länder. Där inget annat anges, avses resa vid enstaka tillfälle. Några resor omfattar flera länder.
Storbritannien – 6 resor USA – 3 resor
Kanada – 3 resor Norge – 3 resor Nederländerna – 2 Danmark – 2 resor Ryssland
Etiopien Sydafrika Kina
Kanada, USA, Danmark Tyskland
Tyskland, Schweiz, Österrike, Italien Irland
Schweiz, Österrike
Fördelning över förvaltningar och nämnder
Antalet dels behandlade ansökningar, dels helt eller delvis beviljade ansökningar, fördelas över förvaltningar och nämnder enligt följande.
Förvaltning/nämnd Behandlade Beviljade
KLK 7 5
KLK/ Oxunda/PEU 1 1
PEU 1 1
KLK + TFK 1 1
VOK Solom 2 2
BUK 14 11
UAK 2 1
TFK 1 0
TFN 1 0
SOK + SN 1 1
SOK 4 4
KFK 3 2
Privat förskola 1 0
Enskild förtroendevald 1 1
Totalt 40 30
Vissa resor är gemensamma för förtroendevalda och tjänstemän. Ibland har ansökningarna varit separata, ibland gemensamma.
Endast miljö- och byggnadskontoret är hittills inte representerat.
Utbetalda medel
Under 2012-2013 har 30 ansökningar om internationaliseringsbidrag till resor beviljats.
• Fakturor för godkännande har hittills inkommit för 9 genomförda resor.
• Godkända utbetalningar för beviljade ansökningar uppgår för närvarande till 729 000.
Återrapportering av resa och kostnader
Kommunledningskontoret har i november 2013 skickat påminnelse till de, som har beviljats internationaliseringsbidrag innan hösten 2013. Fram till dess hade 4 återrapporteringar inkommit av de dittills 21 beviljade resorna.
Flera av resorna har visat sig genomförda långt senare än vad som i ansökan har angivits.
Av de inlämnade 4 återrapporterna överensstämmer 1 helt med reglerna.
Tyngdpunkten i rapporterna ligger inte på hur erfarenheterna från resorna ska tas tillvara i verksamheterna. Enligt gällande regler är detta dock ett av kraven på återrapporteringens innehåll.
Det framgår i vissa fall att kostnader utöver beviljat internationaliserings- bidrag belastar berörd förvaltnings budget. Merkostnaden kan till exempel avse fler deltagare.
Reserapporter meddelas kommunstyrelsen.
Handläggning
Internationaliseringsbidraget handläggs av avdelningarna för juridik och utredningar samt ekonomi- och verksamhetsstyrning inom
kommunledningskontoret. Under 2012-2013 har handläggningen i grova drag inneburit följande verksamhet.
• Förfrågningar inför ansökningar och efter beslut, både av allmän och av ekonomisk karaktär.
• Bedömningar av innehållet i ansökningarna med eventuella krav på förtydliganden. Kontroll av om ansökan är undertecknad av behörig.
Beräkningar av eventuella icke godkända kostnader för avdrag från ansökt summa.
• Tolkningsdiskussioner av gällande regler, främst syfte och deltagarantal.
• Uppföljning av inkomna reserapporter och påminnelser om uteblivna reserapporter.
• Återkommande översyn av regler och anvisningar.
• Godkännande av kostnader i enlighet med beslut och uppföljning av utbetalda medel.
Förbättringsområden
I samband med kommunledningskontorets handläggning av förfrågningar och ansökningar av internationaliseringsbidrag har vissa förbättrings- områden framkommit, till exempel avseende ansökningsförfarande.
Kommunledningskontorets förslag
Kommunledningskontoret föreslår att kommunstyrelsen uppdrar till kommunledningskontoret att lämna förslag till reviderade regler, som behandlas i särskilt ärende.
Utifrån beslutade, reviderade regler kan kommunledningskontoret utforma tillämpningsanvisningar samt tydligare information och ansökningsblankett att publicera på kommunens intranät.
Katarina Kämpe Eva Carlsson Kommundirektör
Bilaga:
1. Regler för internationaliseringsbidrag
