Plan - Intern kontroll 2015
Innehållsförteckning
1 Kommunstyrelsen ... 4
1.1 Inledning ... 4
1.2 Kommunövergripande risker ... 4
1.3 Nämndspecifika risker ... 5
2 Överförmyndarnämnden ... 6
2.1 Inledning ... 6
2.2 Kommunövergripande risker ... 6
2.3 Nämndspecifika risker ... 6
3 Trafik- och fastighetsnämnden ... 8
3.1 Inledning ... 8
3.2 Kommunövergripande risker ... 8
3.3 Nämndspecifika risker ... 9
4 Barn- och ungdomsnämnden ... 11
4.1 Inledning ... 11
4.2 Kommunövergripande risker ... 11
4.3 Nämndspecifika risker ... 12
5 Utbildnings- och arbetsmarknadsnämnden ... 14
5.1 Inledning ... 14
5.2 Kommunövergripande risker ... 14
5.3 Nämndspecifika risker ... 15
6 Socialnämnden ... 16
6.1 Inledning ... 16
6.2 Kommunövergripande risker ... 16
6.3 Nämndspecifika risker ... 17
7 Vård- och omsorgsnämnden ... 19
7.1 Inledning ... 19
7.2 Kommunövergripande risker ... 19
7.3 Nämndspecifika risker ... 20
8 Kultur- och fritidsnämnden ... 22
8.1 Inledning ... 22
8.2 Kommunövergripande risker ... 22
8.3 Nämndspecifika risker ... 23
9 Miljö- och byggnadsnämnden ... 24
9.1 Inledning ... 24
9.2 Kommunövergripande risker ... 24
9.3 Nämndspecifika risker ... 24
10 Rösjöstyrelsen ... 25
10.1 Inledning ... 25
10.2 Kommunövergripande risker ... 25
10.3 Nämndspecifika risker ... 26
1 Kommunstyrelsen
1.1 Inledning
Kommunsstyrelsen har det övergripande ansvaret i kommunen att tillse att det finns en god intern kontroll.
Nämnderna ska var och en inom sitt område se till att verksamheten bedrivs i enlighet med de mål och riktlinjer som fullmäktige har bestämt samt de föreskrifter som gäller för verksamheten. Nämnderna ska även se till att den interna kontrollen är tillräcklig samt att verksamheten bedrivs på ett i övrigt tillfredsställande sätt. Kontrollerna ska bidra till att öka effektiviteten i verksamheten samtidigt som de ska säkerställa att arbetet fungerar på ett ändamålsenligt sätt.
Den interna kontrollen handlar om att på en rimlig nivå säkerställa att möjliga risker inringas, bedöms och förebyggs. En dokumenterad risk och väsentlighetsanalys ska användas för att ta fram förslag på olika granskningsområden. Riskanalysen ska
identifiera händelser som medför en risk samt värdera dessa risker. Riskinventering ska göras av både ekonomiska- och verksamhetsmässiga områden.
Inför varje verksamhetsår ska nämnden besluta om en särskild plan för uppföljning av den interna kontrollen. Olika granskningsområden väljas ut bland annat med
utgångspunkt från risk- och väsentlighetsanalysen, vilken bedöms på en skala 1-16.
1.2 Kommunövergripande risker
Risker Riskvä
rde Kontroller Att delegationsbeslut
hanteras i enlighet med nämndernas delegations ordning samt reglerna i kommunallagen.
9 Delegationsordning Vad?
Kontrollera att delegationsbeslut hanteras i enlighet med nämndens
delegationsordning samt reglerna i
kommunallagen.
Hur?
Kontroll av
delegationsordning.
Kontroll genom att ett antal frågor, enligt kontrollplan, besvaras.
När?
2015
Vem kontrollerar?
Samtliga förvaltningar ska utse någon som kontrollera på sin förvaltning.
Kontrollera vid
representation/kurs/konfe rensfakturor, att det finns
9 Representation/deltagare/s yfte
Vad?
Kontrollera att det finns deltagarförteckning,
Risker Riskvä
rde Kontroller deltagarförteckning, syfte
och program till fakturorna.
syfte/program vid representation/kurs/konfe rensfakturor.
Hur?
Stickprovskontroll enligt framtagen kontrollplan.
När?
2 gånger under året
1.3 Nämndspecifika risker
Risker Riskvärde Kontroller
Rätt personer på lönelistan
6 Löneutbetalningar Vad?
Kontroll av att rätt personer finns på lönelistan.
Hur?
Genom kubrapport i självservice, ”Preliminär löneutbetalning”.
När?
Maj och oktober 2015 Vem kontrollerar?
Ansvariga chefer Arbetsmiljöansvaret
delegerat enligt arbetsmiljölagen
9 Arbetsmiljöansvaret Vad?
Kontroll av att
arbetsmiljöuppgifter är fördelade till samtliga chefer inom respektive förvaltning enligt arbetsmiljölagen.
Hur?
Genom att kontrollera att arbetsmiljöfördelningen är dokumenterad, registrerad och uppdaterad.
När?
Oktober 2015 Vem kontrollerar?
Utsedd person inom respektive förvaltning
2 Överförmyndarnämnden 2.1 Inledning
2.2 Kommunövergripande risker
Risker Riskvä
rde Kontroller Att delegationsbeslut
hanteras i enlighet med nämndernas delegations ordning samt reglerna i kommunallagen.
12 Delegationsordning Vad?
Kontrollera att delegationsbeslut hanteras i enlighet med nämndens
delegationsordning samt reglerna i
kommunallagen.
Hur?
Kontroll av
delegationsordning.
Kontroll genom att ett antal frågor, enligt kontrollplan, besvaras.
När?
2015
Vem kontrollerar?
Samtliga förvaltningar ska utse någon som kontrollera på sin förvaltning.
Kontrollera vid
representation/kurs/konfe rensfakturor, att det finns deltagarförteckning, syfte och program till
fakturorna.
6 Representation/deltagare/s yfte
Vad?
Kontrollera att det finns deltagarförteckning, syfte/program vid representation/kurs/konfe rensfakturor.
Hur?
Stickprovskontroll enligt framtagen kontrollplan.
När?
2 gånger under året
2.3 Nämndspecifika risker
Risker Riskvärde Kontroller
Att arvoden återsöks 9 Att arvoden återsöks. Vad?
Kontrollera att arvoden till gode män för
ensamkommande barn återsöks.
Hur?
Samtliga arvodesbeslut
Risker Riskvärde Kontroller
kontrolleras.
När?
Månadsvis
Vem kontrollerar?
Administratören Att ärenden blir korrekt
registrerade i
ärendehanteringssyste met.
9 Att ärenden blir korrekt registrerade i
ärendehandteringssyst emet.
Vad?
Kontrollera att ärenden blir korrekt registrerade i ärendehanteringssystem et.
Hur?
Stickprovskontroll När?
2015
Vem kontrollerar?
Administratören Att ärenden blir korrekt
avregistrerade i verksamhetssystemet.
9 Att ärenden blir korrekt avregistrerade i ärendehanteringssyste met.
Vad?
Kontrollera att ärenden blir korrekt avregistrerade i
ärendehanteringssystem et.
Hur?
Stickprov När?
2015
Vem kontrollerar?
Administratören Att rätt moms betalas
vid representation.
12 Att rätt moms betalas vid representation.
Vad?
Kontrollera att rätt moms betalas vid
representation.
Hur?
Samtliga
representationsfakturor kontrolleras.
När?
2015
Vem kontrollerar?
Nämndsekreteraren
3 Trafik- och fastighetsnämnden
3.1 Inledning
Nämnderna ska var och en inom sitt område se till att verksamheten bedrivs i enlighet med de mål och riktlinjer som fullmäktige har bestämt samt de föreskrifter som gäller för verksamheten. Nämnderna ska även se till att interna kontrollen är tillräcklig samt att verksamheten bedrivs på ett i övrigt tillfredsställande sätt. I enlighet med
anvisningarna från kommunledningen för intern kontroll listas i detta dokument de risker som nämnden under år 2015 ska bedriva intern kontroll på.
3.2 Kommunövergripande risker
Risker Riskvä
rde Kontroller Att delegationsbeslut
hanteras i enlighet med nämndernas delegations ordning samt reglerna i kommunallagen.
Delegationsordning Vad?
Kontrollera att delegationsbeslut hanteras i enlighet med nämndens
delegationsordning samt reglerna i
kommunallagen.
Hur?
Kontroll av
delegationsordning.
Kontroll genom att ett antal frågor, enligt kontrollplan, besvaras.
När?
2015
Vem kontrollerar?
Samtliga förvaltningar ska utse någon som kontrollera på sin förvaltning.
Kontrollera vid
representation/kurs/konfe rensfakturor, att det finns deltagarförteckning, syfte och program till
fakturorna.
Representation/deltagare/s yfte
Vad?
Kontrollera att det finns deltagarförteckning, syfte/program vid representation/kurs/konfe rensfakturor.
Hur?
Stickprovskontroll enligt framtagen kontrollplan.
När?
2 gånger under året
3.3 Nämndspecifika risker
Risker Riskvärde Kontroller
Trafiksäkerhet 9 Lokala Trafik
Föreskrifter
Vad?
Kontrollera att vi har giltiga LTF
Hur?
Genomgång av LTF När?
Löpande under året Vem kontrollerar?
Caroline Quistberg
Trafiksäkerhet 9 Trafikanordningsplaner Vad?
Säkerställa att TA planer är korrekta
Hur?
Noggrann genomgång När?
Löpande under året Vem kontrollerar?
Caroline Quistberg Brister i ventilation 12 Ventilationskontroll
OVK
Vad?
Rutin för att bristerna i samband med OVK åtgärdas
Hur?
Vi utser en ansvarig person som skall
säkerställa och ansvar för att rutinen följs och felen åtgärdas
När?
Löpande under året Vem kontrollerar?
Susanna Arbro Upphandlings besluten
överklagas
12 Tidsplan Vad?
Att hänsyn har tagits i tidsplanen till eventuellt överklagande
Hur?
Se över tidsplanen att den innehåller sex månaders extra tid för eventuellt överklagande När?
Löpande under året Vem kontrollerar?
Karolina Grip Sekretesshandlingar är
inte belagda med sekretess
9 Sekretess Vad?
Att alla handlingar som ska vara
sekretessbelagda är det
Risker Riskvärde Kontroller
Hur?
Stickprov När?
Löpande under året Vem kontrollerar?
Karolina Grip
4 Barn- och ungdomsnämnden
4.1 Inledning
Kommunstyrelsen har det övergripande ansvaret för att tillse att det finns en god intern kontroll.
Barn- och ungdomsnämnden ska inom sitt område se till att verksamheten bedrivs i enlighet med de mål och riktlinjer som fullmäktige har bestämt samt de föreskrifter som gäller för verksamheten. Nämnden ska även se till att den interna kontrollen är
tillräcklig samt att verksamheten bedrivs på ett i övrigt tillfredsställande sätt.
Den interna kontrollen ska bidra till att öka effektiviteten i verksamheten samtidigt som den ska säkerställa att arbetet fungerar på ett ändamålsenligt sätt.
Den interna kontrollen handlar om att på en rimlig nivå säkerställa att möjliga risker inringas, bedöms och förebyggs.
En dokumenterad risk och väsentlighetsanalys har använts för att ta fram förslag på olika granskningsområden. Riskanalysen ska identifiera händelser som medför en risk samt värdera dessa risker. Syftet är att förebygga dessa risker innan de inträffat.
Väsentlighet och risk värderas på en skala 1-16 efter sannolikhet. Riskvärden över 9 bör tas med i internkontrollplanen.
4.2 Kommunövergripande risker
Risker Riskvä
rde Kontroller Att delegationsbeslut
hanteras i enlighet med nämndernas delegations ordning samt reglerna i kommunallagen.
9 Delegationsordning Vad?
Kontrollera att delegationsbeslut hanteras i enlighet med nämndens
delegationsordning samt reglerna i
kommunallagen.
Hur?
Kontroll av
delegationsordning.
Kontroll genom att ett antal frågor, enligt kontrollplan, besvaras.
När?
2015
Vem kontrollerar?
Lynn Wärn Kontrollera vid
representation/kurs/konfe rensfakturor, att det finns deltagarförteckning, syfte och program till
4 Representation/deltagare/s yfte
Vad?
Kontrollera att det finns deltagarförteckning, syfte/program vid representation/kurs/konfe
Risker Riskvä
rde Kontroller
fakturorna. rensfakturor.
Hur?
Stickprovskontroll enligt framtagen kontrollplan.
När?
2 gånger under året Vem kontrollerar?
Anna Kvist Sergel Kontroll att det inte
förekommer jäv i samband med fattade beslut.
12 Beslut där jäv kan förekomma
Vad?
Vid anställningar och köp av varor och tjänster Hur?
En regel införs som fråntar enskild chef rätten att fatta beslut vid jävsituationer När?
Fortlöpande Vem kontrollerar?
Anna Kvist Sergel
4.3 Nämndspecifika risker
Risker Riskvärde Kontroller
Att systemen för ekonomiuppföljning inte fungerar
16 Ekonomiuppföljning Vad?
Kontroll av uppdateringar i BIBA och Aditro Hur?
Skolekonomerna gör uppföljningar varje månad
När?
När ekonomisystemet har stängt för perioden Vem kontrollerar?
Anna Kvist Sergel Att felaktiga betyg
rapporteras till gymnasieintagningen
12 Gymnasieintagningen Vad?
Stickprover i
verksamhetssystemet och mer noggrann analys i analysverktyget.
Avstämning mot gymnasienämndens direkta listor som distribueras.
Hur?
Kontroller i
verksamhetssystemet Extens samt via analysverktyget IST- analys
Risker Riskvärde Kontroller
När?
Under betygshanteringen i slutet av varje termin Vem kontrollerar?
Jonas Bergvall
Anita Bergkvist Charlson Att skolvalsreglerna
tillämpas felaktigt
9 Skolplaceringar Vad?
Tolkning av turordningsreglerna Hur?
Slutkontroll Gemensamt placeringsarbete När?
Under skolvalsperioden Vem kontrollerar?
Anita Bergkvist Charlson Ylva Färstedt
Att kränkningar inte rapporteras in till huvudmannen
12 Rapportering av kränkningar
Vad?
Enheterna rapporterar inte korrekt till huvudman Hur?
Återkommande information När?
Kvartalsvis Vem kontrollerar?
Åsa Liljekvist
5 Utbildnings- och arbetsmarknadsnämnden
5.1 Inledning
Kommunstyrelsen har det övergripande ansvaret för att tillse att det finns en god intern kontroll.
Utbildnings- och arbetsmarknadsnämnden ska inom sitt område se till att verksamheten bedrivs i enlighet med de mål och riktlinjer som fullmäktige har bestämt samt de föreskrifter som gäller för verksamheten. Nämnden ska även se till att den interna kontrollen är tillräcklig samt att verksamheten bedrivs på ett i övrigt tillfredsställande sätt.
Den interna kontrollen ska bidra till att öka effektiviteten i verksamheten samtidigt som den ska säkerställa att arbetet fungerar på ett ändamålsenligt sätt.
Den interna kontrollen handlar om att på en rimlig nivå säkerställa att möjliga risker inringas, bedöms och förebyggs.
En dokumenterad risk och väsentlighetsanalys har användas för att ta fram förslag på olika granskningsområden. Riskanalysen ska identifiera händelser som medför en risk samt värdera dessa risker. Syftet är att förebygga dessa risker innan de inträffat.
Väsentlighet och risk värderas på en skala 1-16 efter sannolikhet. Riskvärden över 9 bör tas med i internkontrollplanen.
5.2 Kommunövergripande risker
Risker Riskvä
rde Kontroller Att delegationsbeslut
hanteras i enlighet med nämndernas delegations ordning samt reglerna i kommunallagen.
Delegationsordning Vad?
Kontrollera att delegationsbeslut hanteras i enlighet med nämndens
delegationsordning samt reglerna i
kommunallagen.
Hur?
Kontroll av
delegationsordning.
Kontroll genom att ett antal frågor, enligt kontrollplan, besvaras.
När?
2015
Vem kontrollerar?
Samtliga förvaltningar ska utse någon som kontrollera på sin förvaltning.
Risker Riskvä
rde Kontroller Kontrollera vid
representation/kurs/konfe rensfakturor, att det finns deltagarförteckning, syfte och program till
fakturorna.
Representation/deltagare/s yfte
Vad?
Kontrollera att det finns deltagarförteckning, syfte/program vid representation/kurs/konfe rensfakturor.
Hur?
Stickprovskontroll enligt framtagen kontrollplan.
När?
2 gånger under året
5.3 Nämndspecifika risker
Risker Riskvärde Kontroller
Mutor och bestickning 8 Kunskap om mutor och bestickning hos samtliga medarbetare
Vad?
Utbildningsinsats Hur?
Ta fram en Powerpoint som gås igenom på respektive arbetsplats på APT
När?
Under hösten 2015 Vem kontrollerar?
Respektive chef
6 Socialnämnden
6.1 Inledning
Kommunstyrelsen har det övergripande ansvaret för att tillse att det finns en god intern kontroll.
Socialnämnden ska inom sitt område se till att verksamheten bedrivs i enlighet med de mål och riktlinjer som fullmäktige har bestämt samt de föreskrifter som gäller för verksamheten. Nämnden ska även se till att den interna kontrollen är tillräcklig samt att verksamheten bedrivs på ett i övrigt tillfredsställande sätt.
Den interna kontrollen ska bidra till att öka effektiviteten i verksamheten samtidigt som den ska säkerställa att arbetet fungerar på ett ändamålsenligt sätt.
Den interna kontrollen handlar om att på en rimlig nivå säkerställa att möjliga risker inringas, bedöms och förebyggs.
En dokumenterad risk och väsentlighetsanalys har använts för att ta fram förslag på olika granskningsområden. Riskanalysen ska identifiera händelser som medför en risk samt värdera dessa risker. Syftet är att förebygga dessa risker innan de inträffat.
Väsentlighet och risk värderas på en skala 1-16 efter sannolikhet. Riskvärden över 9 bör tas med i internkontrollplanen.
6.2 Kommunövergripande risker
Risker Riskvä
rde Kontroller Att delegationsbeslut
hanteras i enlighet med nämndernas delegations ordning samt reglerna i kommunallagen.
Delegationsordning Vad?
Kontrollera att delegationsbeslut hanteras i enlighet med nämndens
delegationsordning samt reglerna i
kommunallagen.
Hur?
Kontroll av
delegationsordning.
Kontroll genom att ett antal frågor, enligt kontrollplan, besvaras.
När?
2015
Vem kontrollerar?
Samtliga förvaltningar ska utse någon som kontrollera på sin förvaltning.
Kontrollera vid
representation/kurs/konfe
Representation/deltagare/s yfte
Vad?
Kontrollera att det finns
Risker Riskvä
rde Kontroller rensfakturor, att det finns
deltagarförteckning, syfte och program till
fakturorna.
deltagarförteckning, syfte/program vid representation/kurs/konfe rensfakturor.
Hur?
Stickprovskontroll enligt framtagen kontrollplan.
När?
2 gånger under året Kontroll att beslutsattest
är gjord av behörig attestant och att det inte förekommer jäv i samband med fattade beslut.
6.3 Nämndspecifika risker
Risker Riskvärde Kontroller
Följs ramavtal, finns en förklaring om varför ramavtal inte följts.
12 Kontroll av ramavtal. Vad?
Kontrollera att ramavtal följs där det finns. Om det inte följs ska en förklaring finnas.
Hur?
Enligt framtagen kontrollplan.
När?
Vid ett tillfälle under året.
Vem kontrollerar?
Avdelningen för stöd och utveckling.
Att biståndsbeslut är underskrivna.
9 Underskrift på biståndsbeslut
Vad?
Kontrollera att biståndsbesluten är underskrivna.
Hur?
Stickprov enligt framtagen kontrollplan.
När?
Kontroll vid två tillfällen under året.
Vem kontrollerar?
Avdelningen för stöd och utveckling.
Felaktiga utbetalningar ekonomiskt bistånd.
12 Kontroll av utbetalningar ekonomiskt bistånd
Vad?
Kontrollera så inte felaktiga utbetalningar görs.
Hur?
Enligt framtagen kontrollplan.
Risker Riskvärde Kontroller
När?
2 gånger under året.
Vem kontrollerar?
Avdelningen för stöd och utveckling.
Kontroll av Ludvika moms.
12 Kontroll av Ludvika moms på fakturor gällande boende.
Vad?
Kontrollera att lokaldelen är specificerad på fakturan och att förmånligaste momsregler används.
Hur?
Stickprov enligt framtagen kontrollplan.
När?
2 gånger under året.
Vem kontrollerar?
Avdelningen för stöd och utveckling.
50 % momsavdrag för leasingbilar.
12 Kontroll av moms på leasingbilar.
Vad?
Kontrollera att rätt momsavdrag görs på leasingbilar. Endast 50 % avdragsrätt på moms.
Hur?
Enligt framtagen kontrollplan.
När?
2 gånger under året.
Vem kontrollerar?
Avdelningen för stöd och utveckling.
7 Vård- och omsorgsnämnden
7.1 Inledning
Av kommunallagen följer att nämnderna har ansvar för den interna kontrollen inom sitt ansvarsområde. Fullmäktige fattade beslut om riktlinjer för den interna kontrollen i november 2003. I oktober 2014 beslutade fullmäktige om nya regler för intern kontroll som kommer att tillämpas från och med intern kontrollplan 2015.
Vård- och omsorgsnämnden har för år 2015 valt tre områden för den interna kontrollen med anknytning till kvalitet. Överenstämmelse mellan avtal och fakturerad tjänst vid köp av boendeplatser utanför LoU (Lagen om offentlig upphandlig) och LOV (Lagen om valfrihetssystem), kontroll att utförda hemtjänsttimmar vid anhöriganställning är fördelad mellan ordinarie personal och anhörigvårdare, i enlighet med LOV-avtalets villkor, och att anställda har tillgång till de behörigheter som krävs för att kunna fatta myndighetsbeslut och utföra sina arbetsuppgifter från första anställningsdagen.
Utöver det har kommunstyrelsen beslutat om två områden för samtliga nämnder i årets interna kontrollplan. Att delegationsbeslut hanteras i enlighet med nämndens
delegationsordning och att det vid representation, kurs eller konferens finns deltagarförteckning och syfte bifogat till fakturan.
7.2 Kommunövergripande risker
Risker Riskvä
rde Kontroller Att delegationsbeslut
hanteras i enlighet med nämndernas delegations ordning samt reglerna i kommunallagen.
Delegationsordning Vad?
Kontrollera att delegationsbeslut hanteras i enlighet med nämndens
delegationsordning samt reglerna i
kommunallagen.
Hur?
Kontroll av
delegationsordning.
Kontroll genom att ett antal frågor, enligt kontrollplan, besvaras.
När?
2015
Vem kontrollerar?
Nämndsekreterare VON Kontrollera vid
representation/kurs/konfe rensfakturor, att det finns
Representation/deltagare/s yfte
Vad?
Kontrollera att det finns deltagarförteckning,
Risker Riskvä
rde Kontroller deltagarförteckning, syfte
och program till fakturorna.
syfte/program vid representation/kurs/konfe rensfakturor.
Hur?
Stickprovskontroll enligt framtagen kontrollplan.
När?
2 gånger under året Vem kontrollerar?
Controller VOK
7.3 Nämndspecifika risker
Risker Riskvärde Kontroller
Att externa köp avseende
boendeplatser ersätt i enlighet med
individavtalets överenskommelse
9 Köp av externa boendeplatser i verksamheten.
Vad?
Kontrollera att fakturerad tjänst överensstämmer med samtliga villkor i det individavtal som tecknats vid myndighetsbeslut om insatsen.
Hur?
Samtliga fakturor avseende köp av extern boendeplats stäms av gentemot befintligt avtal.
När?
Under maj månad på avdelning funktionshinder och under oktober månad på avdelning
äldreomsorg.
Vem kontrollerar?
Samordnare på
avdelning funktionshinder och boendesamordnare på avdelning
äldreomsorg.
Kontroll att brukare i hemtjänst får korrekt utförd insats i enlighet med LOV-avtalets villkor.
12 Att fördelningen av den utförda tiden hos brukare följer LOV- avtalets villkor.
Vad?
Kontrollera att minst 20 procent av den utförda tiden hos brukare, vid anhöriganställning, utförs av leverantörens
ordinarie personal i enlighet med avtalets villkor för godkännande i LOV Hemtjänst.
Hur?
Stickprov När?
10 ärenden per månad Vem kontrollerar?
Systemförvaltare för
Risker Riskvärde Kontroller
förvaltningens tidmätningssystem Att anställda från dag 1
har tillgång till, och kan använda kommunens IT- och övriga
kommunikationssystem .
12 Att nyanställda har erforderliga behörigheter till kommunens system.
Vad?
Nyanställda kan inte utföra sina
arbetsuppgifter om behörigheter och accesser till kommunens IT- och övriga
kommunikationssystem inte är aktiverade, med högre arbetsbelastning för redan befintlig personal initialt och ineffektivt
resursnyttjande.
Hur?
Samtliga nyanställda för loggbok under sin första anställningstid, vad och när får man tillgång till behörigheter till system och funktioner.
När?
Vid varje nyanställning under 2015 från och med 1 april.
Vem kontrollerar?
Respektive avdelningschef
8 Kultur- och fritidsnämnden
8.1 Inledning
Kommunstyrelsen har det övergripande ansvaret för att tillse att det finns en god intern kontroll.
Kultur- och fritidsnämnden ska inom sitt område se till att verksamheten bedrivs i enlighet med de mål och riktlinjer som fullmäktige har bestämt samt de föreskrifter som gäller för verksamheten. Nämnden ska även se till att den interna kontrollen är
tillräcklig samt att verksamheten bedrivs på ett i övrigt tillfredsställande sätt.
Den interna kontrollen ska bidra till att öka effektiviteten i verksamheten samtidigt som den ska säkerställa att arbetet fungerar på ett ändamålsenligt sätt.
Den interna kontrollen handlar om att på en rimlig nivå säkerställa att möjliga risker inringas, bedöms och förebyggs.
En dokumenterad risk och väsentlighetsanalys har användas för att ta fram förslag på olika granskningsområden. Riskanalysen ska identifiera händelser som medför en risk samt värdera dessa risker. Syftet är att förebygga dessa risker innan de inträffat.
Väsentlighet och risk värderas på en skala 1-16 efter sannolikhet. Riskvärden över 9 bör tas med i internkontrollplanen.
8.2 Kommunövergripande risker
Risker Riskvä
rde Kontroller Att delegationsbeslut
hanteras i enlighet med nämndernas delegations ordning samt reglerna i kommunallagen.
Delegationsordning Vad?
Kontrollera att delegationsbeslut hanteras i enlighet med nämndens
delegationsordning samt reglerna i
kommunallagen.
Hur?
Kontroll av
delegationsordning.
Kontroll genom att ett antal frågor, enligt kontrollplan, besvaras.
När?
2015
Vem kontrollerar?
Samtliga förvaltningar ska utse någon som kontrollera på sin förvaltning.
Kontrollera vid
representation/kurs/konfe
Representation/deltagare/s yfte
Vad?
Kontrollera att det finns
Risker Riskvä
rde Kontroller rensfakturor, att det finns
deltagarförteckning, syfte och program till
fakturorna.
deltagarförteckning, syfte/program vid representation/kurs/konfe rensfakturor.
Hur?
Stickprovskontroll enligt framtagen kontrollplan.
När?
2 gånger under året Kontroll att beslutsattest
är gjord av behörig attestant och att det inte förekommer jäv i samband med fattade beslut.
8.3 Nämndspecifika risker
Risker Riskvärde Kontroller
Följs ramavtalen eller inte. Om de inte följs, finns det en förklaring.
12 Kontroll av att ramavtal följs
Vad?
Kontrollera att upphandlade ramavtal följs och om de inte följs ska en förklaring finnas.
Hur?
Enligt framtagen kontrollplan.
När?
Två gånger under året.
Vem kontrollerar?
Kultur och fritidskontoret Rätt lön till rätt person 9 Kontroll av
löneutbetalningarna
Vad?
Kontrollera att rätt lön betalats ut till rätt person.
Hur?
Enligt framtagen kontrollplan.
När?
Två gånger under året.
Vem kontrollerar?
Enhetscheferna
9 Miljö- och byggnadsnämnden 9.1 Inledning
9.2 Kommunövergripande risker
Risker Riskvä
rde Kontroller Att delegationsbeslut
hanteras i enlighet med nämndernas delegations ordning samt reglerna i kommunallagen.
Delegationsordning Vad?
Kontrollera att delegationsbeslut hanteras i enlighet med nämndens
delegationsordning samt reglerna i
kommunallagen.
Hur?
Kontroll av
delegationsordning.
Kontroll genom att ett antal frågor, enligt kontrollplan, besvaras.
När?
2015
Vem kontrollerar?
Samtliga förvaltningar ska utse någon som kontrollera på sin förvaltning.
Kontrollera vid
representation/kurs/konfe rensfakturor, att det finns deltagarförteckning, syfte och program till
fakturorna.
Representation/deltagare/s yfte
Vad?
Kontrollera att det finns deltagarförteckning, syfte/program vid representation/kurs/konfe rensfakturor.
Hur?
Stickprovskontroll enligt framtagen kontrollplan.
När?
2 gånger under året
9.3 Nämndspecifika risker
Risker Riskvärde Kontroller
Kontroll att
fakturaattestant vid repr.-/utb.-
/konferensfakturor inte deltagit.
12
10 Rösjöstyrelsen
10.1 Inledning
Kommunstyrelsen har det övergripande ansvaret för att tillse att det finns en god intern kontroll.
Rösjöstyrelsen ska inom sitt område se till att verksamheten bedrivs i enlighet med de mål och riktlinjer som fullmäktige har bestämt samt de föreskrifter som gäller för verksamheten. Nämnden ska även se till att den interna kontrollen är tillräcklig samt att verksamheten bedrivs på ett i övrigt tillfredsställande sätt.
Den interna kontrollen ska bidra till att öka effektiviteten i verksamheten samtidigt som den ska säkerställa att arbetet fungerar på ett ändamålsenligt sätt.
Den interna kontrollen handlar om att på en rimlig nivå säkerställa att möjliga risker inringas, bedöms och förebyggs.
En dokumenterad risk och väsentlighetsanalys har använts för att ta fram förslag på olika granskningsområden. Riskanalysen ska identifiera händelser som medför en risk samt värdera dessa risker. Syftet är att förebygga dessa risker innan de inträffat.
Väsentlighet och risk värderas på en skala 1-16 efter sannolikhet. Riskvärden över 9 bör tas med i internkontrollplanen.
10.2 Kommunövergripande risker
Risker Riskvä
rde Kontroller Att delegationsbeslut
hanteras i enlighet med nämndernas delegations ordning samt reglerna i kommunallagen.
Delegationsordning Vad?
Kontrollera att delegationsbeslut hanteras i enlighet med nämndens
delegationsordning samt reglerna i
kommunallagen.
Hur?
Kontroll av
delegationsordning.
Kontroll genom att ett antal frågor, enligt kontrollplan, besvaras.
När?
2015
Vem kontrollerar?
Samtliga förvaltningar ska utse någon som kontrollera på sin förvaltning.
Kontrollera vid
representation/kurs/konfe
Representation/deltagare/s yfte
Vad?
Kontrollera att det finns
Risker Riskvä
rde Kontroller rensfakturor, att det finns
deltagarförteckning, syfte och program till
fakturorna.
deltagarförteckning, syfte/program vid representation/kurs/konfe rensfakturor.
Hur?
Stickprovskontroll enligt framtagen kontrollplan.
När?
2 gånger under året
10.3 Nämndspecifika risker
Risker Riskvärde Kontroller
Följs ramavtal? Om inte, finns förklaringar?
9 Stickkontroller i fakturasystemet
Hur?
Stickkontroller i fakturasystemet som jämförs med kommunens ramavtal.
När?
En gång per termin.
Vem kontrollerar?
Erika Lomäng Felaktig eller utebliven
skolpeng/barnomsorgs check för IKE
9 Jämför
utbetalningsunderlag med placeringslistor
Hur?
Jämför
utbetalningsunderlag med placeringslistor När?
Varje kvartal Vem kontrollerar?
Respektive
verksamhetsansvarig (bitr rektor).
Bristfälliga
uppföljningssystem/ruti ner för
sammanställning av elevernas
kunskapsresultat
12 Kontroll av rutiner Hur?
Undersöka att sammanställningar av elevernas
kunskapsresultat finns och att det finns rutiner/processer som stöd för att dessa tas fram.
När?
Juni
Vem kontrollerar?
Mikael Gustafsson, Ulla Backman, Jonas Bolander Att kränkningar inte
rapporteras in till huvudmannen
9 Sammanställning av ärenden till
Rösjöstyrelsen
Hur?
Sammanställning av anmälda ärenden till Rösjöstyrelsen.
Vem kontrollerar?
Risker Riskvärde Kontroller
Erika Lomäng Säkerställa att anställda
rapporterar kränkningar till skolledning
Hur?
Information, tydliga rutiner och anvisning.
När?
Juni
Vem kontrollerar?
Ulla Backman, Jonas Bolander, Eva Axelsson