Guide till dig som ska börja med pulsmätningar

(1)

Guide till dig

som ska börja med pulsmätningar

Mätning, analys och åtgärder

(2)

Därför är det viktigt att mäta engagemang

Att arbeta systematiskt med medarbetarengagemang är en klok investering du som HR-chef och ledare kan göra. Det finns många fördelar med ett ökat engagemang, bland annat minskad sjukfrånvaro och ökad lönsamhet. Inte sällan beskrivs fördelarna just med orden ”nöjda medarbetare ger nöjda kunder – och ökad lönsamhet”.

Men vad är egentligen engagemang? Enkelt förklarat handlar det om beteenden som stärker kulturen och som tar teamet framåt. Engagerade medarbetare bidrar aktivt till att företaget når sina mål. Att göra en generell definition av vilka beteenden som bygger

engagemang är dock svårt eftersom de skiljer sig åt från företag till företag och från individ till individ.

Men att känna glädje över att gå till jobbet är en bra grund för att vara engagerad på arbetsplatsen.

Att kontinuerligt mäta engagemanget inom ett team eller en organisation innebär att du som chef direkt kan agera på det som är relevanta för just dina medarbetare, här och nu. Genom att arbeta systematiskt med mätningar och uppföljningar

upptäcker du i ett tidigt skede negativa trender och kan sätta in åtgärder som ger effekt. Men fördelarna handlar inte bara om din roll som chef. Att som medarbetare kunna ge anonym feedback innebär också att engagemanget för det gemensamma blir större och att individerna blir mer involverade i arbetet.

En del av att jobba med engagemang är själva verktyget och den metodik den bygger på. För dig som står inför att välja ett pulsverktyg så behöver du fundera över vilka behov ni har i dag och vilka ni eventuellt har i framtiden.

Fråga dig också vilket syfte ni har med mätningarna. Det finns nämligen stora skillnader mellan de olika verktygen och det finns några saker du faktiskt bör kunna förvänta dig att ert verktyg klarar av.

I den här guiden går vi igenom hur pulsmätningar fungerar och vad du som HR-chef eller ledare behöver tänka på när du väljer verktyg.

Mätning Analys Åtgärder

Syfte Verktyg

För att bygga engagemang behöver några psykologiska grundbehov vara på plats i organisationen. I &frankly är dessa behov definierade som sju drivkrafter och är det forskningsbaserade ramverk verktyget bygger på. Det betyder att du på ett enkelt sätt kan jobba med de områden som du vet gör skillnad.

(3)

Anonymitet, personlig integritet och GDPR

Engagemangsmätningar bygger i grund och botten på frivillighet. I praktiken är det upp till varje medarbetare att själv avgöra om hen vill svara på

frågorna som skickas ut. Det här gör att implementeringen och den interna lanseringen av verktyget är jätteviktig. Syfte och mål med användandet måste kommuniceras tydligt. Om medarbetarna är väl införstådda med varför ni gör det här och kanske även haft möjlighet att delta i processen, så ökar chanserna till ett lyckat engagemangsarbete.

En viktig sak du som är på väg att köpa in ett pulsverktyg bör ha med dig och som i allra högsta grad hänger samman med frivilligheten, är frågan om anonymitet/integritet och GDPR.

För att medarbetarna ska känna sig trygga med att svara på frågorna som skickas ut är det en grundförutsättning att deras svar är anonyma och att verktyget kan hantera olika team och tvärfuntionella sammansättningar på ett sätt som inte kringgår eller gör avkall på anonymiteten och den individuella säkerheten.

Ta därför reda på hur verktyget hanterar datan och efterfråga personuppgiftsbiträdesavtal, alltså det avtal som i enlighet med GDPR- lagstiftningen binder underleverantörer till att följa gällande lagar och regler.

Checklista för anonymitet/integritet:

• Säkerställ att svar kan ges anonymt.

• Säkerställ att verktygets integritetsramverk kan hantera anonymitet även i avancerade situationer.

• Säkerställ att det finns personuppgiftsbiträdesavtal och att detta efterföljs.

• Säkerställ att det är ni själva (och inte företaget/verktyget) som äger användardatan som skapas när ni använder verktyget.

På &frankly har vi alltid hanterat våra kunders personuppgifter enligt samma principer som GDPR. I våra Allmänna villkor och Privacy Policy säkerställer vi varje enskild användares integritet samt rätt till sin egen data, rätt till utdrag, korrigering och radering. Vi säkerställer alltid att överföring och lagring av data sker krypterat och att data sparas säkert i vårt datacenter inom EU. Vi skyddar våra servrar med bland annat brandväggar och strikt åtkomstkontroll med spårbarhet och försäkran om hög tillgänglighet.

(4)

Standardmätningar och egna frågor – viktiga skillnader

För att kunna sätta in åtgärder som leder till högre engagemang och som tar er närmare era mål, så behöver ni ha ett verktyg som kan göra både standardmätningar och som ger er möjligheten att skapa egna frågor skräddarsydda för ert företags och era avdelningars unika utmaningar.

Med standardmätningar ställer du forskningsbaserade standardfrågor som mäter och ger insikt i engagemanget generellt. Dessa mätningar är enkla att komma igång med och ni kan på ett smidigt sätt jämföra er organisation med andra. På så vis får HR och chefer värdefull kvantitativ benchmark-data.

Men standardmätningar är inte anpassade efter er unika situation. Du kan inte mäta hur det går med era strategiska affärsbeslut eller följa upp de delmål som varje team har. För att kunna göra det behöver ditt verktyg kunna hantera och skapa egna frågor. Med egna frågor kan ni rikta fokus på de specifika utmaningar och behov som finns inom hela eller delar av er organisation.

Genom att komplettera standardmätningar med egna frågor får ni alltså insikt om vilka åtgärder som faktiskt behövs för att nå målen. På så vis leder mätningarna till konkret förändring i linje mer era mål mer än att bara ge en övergripande trend på engagemang.

Möjligheten att skapa egna frågor bör därför vara lika komplext utvecklad som standardmätningarna. Att endast ha möjlighet att ”lägg till en egen fråga” (till standardmätning) är alltså inte tillräckligt.

1: MÄTNING

FRÅGAINSIKT

Vad behöver vi göra för att vårt förändrings- arbete ska lyckas?

Tycker du att företagets nuvarande strategi är

rätt väg att gå?

STANDARDMÄTNING EGEN MÄTNING

Om vad som behövs göras för att nå de gemensamma mål.

Om medarbetarna är införstådda med de gemensamma målen.

I &frankly bygger standardmätningarna på ett ramverk med sju grundläggande drivkrafter. Med vår modell kan du enkelt göra korrelationsanalyser och hitta åtgärder relevanta för resultatet. För att på enklast möjliga vis komma igång finns vår funktion Play, där ett färdigt paket av frågor automatiskt skickas ut till era medarbetare. I verktyget finns också ett bibliotek med färdiga frågor du själv kan använda eller modifiera enligt era behov och önskemål.

(5)

Därför är det viktigt att kunna skapa egna frågor

1. Du kan agera på behov och utmaningar som just er verksamhet har

Med standardmätningar är det svårt att få insikter om vad som sker i er organisation när händelser som till exempel coronapandemin inträffar. Då behöver du ett flexibelt verktyg där du själv kan skapa frågor eller själv får välja bland färdiga frågor på just det temat. Med standardmätningar är det också svårt att mäta och följa upp hur enskilt projekt går eller sätta fokus på ett särskilt team. Även där behöver du ett flexibelt verktyg med full kontroll över vilka frågor ni vill jobba med.

2. Minskad risk för

”frågetrötthet”

Generella och generiska frågor leder inte sällan till ”frågetrötthet”

med sjunkande svarsfrekvens som följd. Det här är ett problem eftersom låg svarsfrekvens ifrågasätter resultatets validitet.

Risken är alltså att du vidtar åtgärder på felaktiga grunder.

Med frågor ni själva har skapat kan ni använda era egna ord, formuleringar och värderingar för att på så sätt öka relevansen och involveringen. När någonting upplevs viktigt och nära så ökar incitamentet för att engagera sig.

3. Lättare att vända resultat till åtgärder

Resultaten från mätningar med egna frågor blir verksamhetsnära.

Det gör att att även förbättringsåtgärder blir konkreta och engagerande.

1: MÄTNING

I &frankly kan du både skapa egna frågor och pulsar (paket med flera frågor) eller välja fritt bland våra färdiga frågor.

Biblioteket uppdateras hela tiden med aktuella ämnen och fokusområden.

Du kan också sätta upp egna KPI:er och skapa förslag på åtgärder för olika resultat.

(6)

Mätningar till stöd för hela organisationen

Övergripande frågor/insikter om strategiska initiativ som ger ledning överblick. Dessa frågor skickas mer sällan.

Lokala frågor för respektive team/avdelning/kontor.

Dessa frågor kan med fördel skickas oftare då de har högre relevans för det dagliga arbetet.

Del av organisationen Exempel på behov Exempelfråga Exempel på åtgärd Ledning/HR

För HR och chefer är det viktigt att få strategisk överblick. Ledningen behöver på en övergripande nivå se att alla initiativ leder åt rätt håll. Men för att driva det dagliga engagemanget måste du också kunna jobba lokalt ute i organisationen med ditt verktyg. För även om alla avdelningar och team strävar mot samma sak, så har de sannolikt olika utmaningar och delmål. Det här innebär att att du måste kunna arbeta med olika frågor på olika nivåer inom företaget.

Att jobba med engagemang inom hela organisationen kräver att du kan kontrollera vem/vilka som får vilka frågor och att även resultatet går till den som är ansvarig. Ledning och HR måste kunna kontrollera, mäta och följa upp deras KPI:er och arbeta med dessa i verktyget på samma sätt som teamchefer ska kunna använda verktyget som stöd i de mer operativa delarna av verksamheten.

Se övergripande trender, KPI:er.

Se arbetsbelastning och hälsa veckovis.

”Rör sig företaget i rätt riktning?”

”Hinner du med dina arbetsuppgifter?”

Säkerställ att syfte och mål är tydligt.

Stöd med prioriteringar.

Team/avdelning/

kontor 1: MÄTNING

(7)

‘Sampling’ eller ‘Census’?

Den metod som används för att göra engagemangsmätningar är sannolikt antingen ”sampling” eller ”census”. Något förenklat handlar sampling om att göra stickprov tagna ur hela organisationen där validiteten säkerställs utifrån ett visst antal respondenter. Census kan liknas vid en så kallad totalundersökning och innebär att den fråga man ställer går till alla (inte endast ett slumpmässigt urval eller stickprov).

I en samplemätning ställs ofta samma fråga till olika individer vid olika tidpunkter över tid, vilket gör att resultatet representerar både en delmängd av de anställda men även ett snitt över tid snarare än ett ”just nu”-läge.

Du kan alltså inte få svar på frågan ”Vad tycker mitt team just nu?”. Ofta består den här typen av mätningar av färre frågor i en slumpmässig ordning.

Problemet med sampling är att den fungerar dåligt som stöd för ett team i en större organisation. Detta eftersom det inte är säkert att alla i just ditt team fått svara på frågan. Det gör att det blir svårt att hitta aktiviteter och åtgärder som leder till önskvärda förändringar. För ett mer

kompletterande resultat och för att säkerställa så alla i ditt team har svarat är du tvungen att titta på resultatet över längre tid, vilket i sin tur kan betyda att vissa svar inte längre är aktuella.

Om ni prioriterar att få en ofta uppdaterad trend

på högsta nivå är sampling troligtvis en bra metod. Om ni också vill se vad alla på företaget tycker i en fråga här och nu (t ex stress, arbetsbelastning, corona) och vill göra jämförelser vid ett givet tillfälle så är census en bättre metod. Eftersom du genom censusmätningar vet att alla har fått samma fråga vid samma tidpunkt, så underlättar det även tvärfunktionella diskussioner och möjligheten att internt arbeta med särskilda fokusområden.

METOD URVAL FÖRDELAR NACKDELAR

Sampling Stickprov, slump-

mässigt över hela organisationen.

Alla i en given grupp (företag, kontor, avdelning, team mm).

Snabbt. Enkelt.

Förståelse för hela organisationen, högre jämförbarhet. Möjliggör att driva beteende- förändring.

Svårt att jobba med beteendeförändring ute i organisationen.

Kan kräva mer arbete.

Census 1: MÄTNING

I &frankly kan du på ett enkelt sätt göra census- mätningar och generera övergripande trender för individuella team.

(8)

Analys och fördjupning av resultat

2: ANALYS

Att analysera och förstå resultatet från pulsmätningar skiljer sig en del från tillvägagångssättet med traditionella medarbetarundersökningar.

1. Resultatet/mätningen är inte lika omfattande.

2. Resultatet är tillgängligt nära inpå mätningen.

3. Resultatet är (ofta) lättöverskådligt och tydligt visualiserat.

Det här innebär att det går snabbare att tolka resultaten, något som i sin tur möjliggör en snabbare förändringstakt. Åtgärderna ligger alltså nära i tiden.

Men det gäller att inte bara agera snabbt – än viktigare är att förstå vilka åtgärder som ska vidtas.

Ett område som många organisationer börjar med att mäta är välmående och stress. Det kan till exempel vara så att man fått indikationer på att stressnivåerna är höga och att man därför vill ta reda på hur det egentligen ligger till. Om resultaten bekräftar att stressnivåerna är för höga, så behöver ansvariga agera. Nästa steg blir då att skicka ut en fördjupningsfråga och undersöka vad stressen beror på. Först därefter är det möjligt att sätta in åtgärder som faktiskt förändrar resultatet.

Kartläggning, resultat och fördjupning.

I &frankly är det lika enkelt för cheferna och HR som det är för medarbetarna att både svara på frågorna och följa resultatet. Det här underlättar en gemensam dialog om resultatet, något som är både viktigt och värdefullt. För om det enskilda teamet har kontroll över sitt resultat så är det lättare att få genomslag för aktiviteter kopplade till grupens behov och utmaningar.

Kartläggning. Resultat. Fördjupning.

(9)

Därför är det viktigt med hög svarsfrekvens

2: ANALYS

Oavsett om det handlar om traditionella medarbetarundersökningar eller pulsmätningar så är det viktigt att göra noggranna analyser av

svarsresultaten. Detta eftersom resultaten ligger till grund för de åtgärder du behöver göra för att bygga ett högre engagemang. Börja därför med att titta på om resultatet är representativt. Granska svarsfrekvensen både i procent och i antal.

Varför är det viktigt med hög svarsfrekvens? Jo, för att det ligger till grund för era analyser och åtgärder. Ju fler som svarat desto säkrare beslutsunderlag. Om du har ett mindre team med få individer så är det ännu viktigare med hög svarsfrekvens. Med

en hög svarsfrekvens blir det intressant att även analysera snitt och spridning av svaren. Gå igenom en fråga i taget och titta på hur resultatet sprider sig.

Det kanske finns fritextkommentarer som kan ge värdefull information? Med en kontinuerligt hög svarsfrekvens kan du också jämföra resultat från tidigare perioder och särskilt leta efter trender och trendbrott.

Anledningar till låg svarsfrekvens:

• Frågorna upplevs inte relevanta för medarbetarna/teamet.

• Samma fråga skickas om och om igen.

• Frågorna upplevs statiska och opersonliga.

• Det sker ingen uppföljning av resultatet.

• Mätningen upplevs endast vara till för ledningen.

&frankly är designat på ett sätt som gör att medarbetarna snabbt och enkelt kan svara på frågorna – och se sina resultat. Svarsalternativen liknar mänskliga känslor och uttryck snarare än datapunkter. Det här motverkar ”frågetrötthet” och underlättar dialog och konkret förändring i såval stora som små team.

(10)

Att driva förändring och skapa nya beteenden

3: AGERA

Att förbättra ett resultat eller ändra en kultur kommer endast att ske när vi ändrar ett beteende. Gör vi inte saker annorlunda kommer inget nytt att hända. För att lyckas med det måste det finnas ett tydligt mål och en lika tydlig riktning. Alla måste veta varför och hur. Det måste också finnas förutsättningar för att kunna skapa dessa nya beteenden. Organisationen och medarbetarna måste förstå processerna och ni måste jobba systematiskt med engagemangsfrågorna. Förändringar upplevs på många olika vis, inte minst därför att vi alla har olika drivkrafter och utgångspunkter för att hantera det som är nytt och okänt. Därför är kommunikation och förankring avgörande.

Hur sätter man då igång dessa förändringar utifrån ett resultat från en pulsmätning? En grundförutsättning är att alla är införstådda om resultatet och att ni tillsammans har pratat om vad det beror på, en process som sällan innehåller ”fel” utan måste föregås av transparens och öppenhet. Som HR eller chef är det viktigt att du är öppen, rak och tydlig med resultatet. Tänk på att pulsmätningar bygger på frivillighet.

När man sedan inleder ett förändringsarbete så är det klokt att inte vända upp och ned på hela verksamheten direkt. Dela hellre upp arbetet i flera små delar. På så vis upplevs förändringen inte lika stor, utan kan ske parallellt med allt det ”vanliga”. Det är också lättare att följa upp, kalibrera och kontinuerligt mäta effekten av era insatser om ni delar upp arbetet.

Checklista för funktioner till stöd för förändring:

• Finns det i verktyget möjligheten att föreslå/få förslag på konkreta åtgärder (”Actions”) baserat på ett resultat?

• Kan verktyget ge råd (”Conclusions”) på fokusområden utifrån ett resultat?

• Erbjuder verktyget tips, innehåll och fördjupad läsning (ett ”Kunskapsbibliotek”) till chefer/användare?