Bilaga Kultur- och fritidskontoret
2013-12-16
Leo Bogle Sidan 1 av 4
Besök Postadress Telefon växel Fax reception Internet
Turebergshuset 191 86 08-579 210 00 08-35 02 90 www.sollentuna.se Turebergs torg Sollentuna
Dnr 2013/0100 KFN-2 Diariekod: 510
Upplåtelse av verksamhetslokaler i skolor
Bakgrund
Ett stort intresse finns kring att allmänhet, föreningar m.fl. ska ha möjlighet att hyra och nyttja förskole- och skollokaler på icke verksamhetstid. En ofta framförd uppfattning är dock att det i dag råder stor brist på möjligheter att få tillgång till lokaler att bedriva möten och annan verksamhet i.
Uppdrag
Kommunfullmäktiges beslut 2013-01-16, § 7
Mot bakgrund av, bland annat, detta så beslutade kommunfullmäktige 2013-01-16, § 7 om att anta nytt hyressystem för verksamhetslokaler.
Kultur- och fritidsnämndens verksamhetsplan
Kultur- och fritidsnämnden fastställde 2013-11-14, § 96, inom ramen för sin verksamhetsplan, handlingsplanen Uthyrning av skollokaler där verksamhet med uthyrning av skollokaler till föreningslivet m.fl. på tider då dessa lokaler inte nyttjas för skolornas egna verksamheter ska starta under 2014.
Lämpliga skollokaler att upplåta till förenings, allmänhet m.fl.
Kultur- och fritidskontoret har, i samverkan med barn- och
utbildningskontoret och trafik- och fastighetskontoret, identifierat lämpliga verksamhetslokaler i skolor i syfte att anpassa för uthyrning.
Totalt har sju skolor med sammanlagt åtta lokaler i olika storlekar identifierats som lämpliga objekt att gå vidare med. Dessa skolor är geografiskt utspridda runt om i Sollentuna kommun. De identifierade skolorna är Silverdalsskolan, Helenelundsskolan, Sollentuna International School, Häggviksskolan, Edsbergsskolan, Runbacka skola och Gillboskolan.
Förslag till uthyrningsmodell mellan kultur- och fritidskontoret och barn- och utbildningskontoret
För att uthyrningen av dessa verksamhetslokaler i de identifierade skolorna ska fungera optimalt behöver lokalerna vara tillgängliga för alla parter på lika villkor.
Bedömningen är att uthyrningen bör administreras av ett kontor. Detta görs i syfte att samla samtlig information och möjliggöra ett bra helhetsperspektiv på uthyrningsverksamheten.
2013-12-16
Dnr. 2013/0100 KFN-2 Sidan 2 av 4
Bokningsansvarig på kultur- och fritidskontoret bör boka aktuella skollokalerna efter klockan 17.00. Det gäller även skolorna om de själva avser att använda lokalen kvällstid. Skolorna kan däremot i slutet av terminen boka en kväll i veckan för nästkommande termin som de själva kostnadsfritt förfogar över. Efter det släpps övriga tider till föreningslivet.
Kompensationsmodell
I och med att de identifierade skolorna väljer att under tidsperioder avstå tillgång till sina verksamhetslokaler behöver de kompenseras. Trafik- och fastighetskontoret har kategoriserat lokalerna och fastställt en relevant som skolan ska kompenseras med. Lokalerna delas upp i tre kategorier ordnade efter storlek:
Kategori 1. Avser lokaler som kan ta emot över 200 besökare och uppåt.
Lokalen i kategori 1 hyrs av Kultur- och fritidskontoret under perioden 15/8 till den 31/5 vardagar klockan 17.00 – 22.00. Lördag- söndag klockan 08.00 – 21.00 till en summa av 200 000 kr per år.
Kategori 2. Avser lokaler som kan ta emot mellan 100 och 200 besökare.
Lokaler i kategori 2 hyrs av Kultur- och fritidskontoret under perioden 15/8 till den 31/5 vardagar klockan 17.00 – 22.00. Lördag- söndag klockan 08.00 – 21.00 till en summa av 100 000 kr per år.
Kategori 3. Avser lokaler som kan ta emot under 100 besökare.
Lokaler i kategori 3 hyrs av Kultur- och fritidskontoret under perioden 15/8 till den 31/5 vardagar klockan 17.00 – 22.00. Lördag- söndag klockan 08.00 – 21.00 till en summa av 50 000 kr per år.
De extratider som skolorna bokar i lokalerna kvällar och helger avräknas från summorna med:
Kategori 1 200 kr/h Kategori 2 100 kr/h Kategori 3 50 kr/h
Hyresnivåer för föreningslivet
De hyror för vilka verksamhetslokalerna upplåtes till föreningslivet m.fl.
föreslås enligt nedan:
2013-12-16
Dnr. 2013/0100 KFN-2 Sidan 3 av 4
Föreningar i Sollentuna som bedriver ungdomsverksamhet
100 kr / h
Föreningar i Sollentuna som bedriver enbart seniorverksamhet
200 kr / h
Samtliga privatpersoner, företag och föreningar från andra kommuner
300 kr / h
Kostnader för iordningsställande av lokaler
OBJEKT LOKAL 1 LOKAL 2 KATEGORI HYRA KOSTNAD I ORDNINGSTÄLLA
Gillboskolan Matsal (200) 2 100 000 10 000
Runbacka skola Matsal (60) - 3 50 000 30 000
Häggviksskolan Aula (400) Matsal (100)
1, 2 300 000 15 000
Edsbergsskolan Matsal (100) - 2 100 000 10 000
Helenelundsskolan Matsal (100)
2 100 000 75 000
Silverdalsskolan Samlingssal (50)
3 50 000 20 000
SIS Matsal (70) 3 50 000 85 000
--- Oförutsett
--- --- --- --- --- 55 000
SUMMA 750 000 300 000
Skollokalerna anpassas för externuthyrning till en kostnad på ca 300 000 kr.
Kostnaden är en engångskostnad och består främst av upprustning av lås- och larmsystem samt i två fall komplettering med branddörrar för att stänga av övrig yta. Summan tillförs Trafik- och fastighetskontoret.
Intäkten för verksamhetslokalerna i skolorna är svår att uppskatta då
uthyrningsgraden är inte kan förutses. En grov uppskattning är att lokalerna hyrs ut ca 5 timmar i veckan i 40 veckor. Intäkten blir då 5 timmar x 40 veckor x 100 kronor x 8 lokaler = 160 000 kronor per år.
Driftkostnaden för kultur- och fritidskontoret i projektet beräknas till 100 000 kr per år. Hyreskostnaderna till skolorna blir 750 000 kr per år. De totala kostnaderna för drift och hyror på 850 000 kr per år. Efter att intäkterna på 160 000 kr per år kvittats mot kostnaderna behöver 690 000 kr per år tillföras Kultur- och fritidsnämndens budget.
2013-12-16
Dnr. 2013/0100 KFN-2 Sidan 4 av 4
Bokningsansvarig på Kultur- och fritidskontoret hyr ut aktuella lokaler under perioden 15/8 till den 31/5 vardagar klockan 17.00 – 22.00. Lördag- söndag klockan 08.00 – 21.00 .
Aktuella skolor har möjlighet att kostnadsfritt nyttja sin lokal en kväll i veckan. Vilken kväll i veckan berörd skola väljer skall vara Kultur- och fritidskontoret tillhanda senast den 31/5.
Städning av lokalerna skall utföras av hyresgäst som bokat av Kultur- och fritidskontoret.
Kultur- och fritidskontoret står som ansvarig mot skolan om frågor uppstår kring uthyrningen.
Kultur- och fritidskontorets förslag
Upplåtelsen av verksamhetslokaler i skolor ska utvärderas efter två år för att se vilka effekter projektet fått för skolorna, hur uthyrningsfrekvens har utfallit, samt övriga positiva och negativa effekter som framkommit.
Separata överenskommelser sker med skolorna angående:
- Nyttjande av tekniskutrustning och inventarier - Dokumentering av tekniskutrustning och inventarier - Om tillgång till städutrymme
- Om skolans städning av lokalen är klar till klockan 17.00
