Uppföljning av externa utförare 2017
Kultur- och fritidsnämnden
1 Nämndens uppföljningsansvar
Beskrivning
Kultur- och fritidsnämnden ansvarar för allmän kulturverksamhet,
biblioteksverksamhet, kulturskola, idrottsverksamhet, fritidsverksamhet för ungdomar 16 - 20 år, turism, lotteriverksamhet samt bidrag till ungdoms- och kulturföreningar samt handikapporganisationer.
Följande verksamhet drivs av privata utförare på kultur- och fritidsnämndens uppdrag:
- Sollentuna sim- och sporthall. Utförare: Medley AB - Edsvik konsthall. Utförare: Edsviken Konsthall AB - Väsjöbacken. Utförare: Hajstar Fritid AB
Avtalet för konsthallen är för närvarande under omförhandling eller översyn. Den nya avtalet är planerat att träda i kraft 2020.
1.1 Former för uppföljning
Beskrivning
Uppföljning av verksamheterna sker genom regelbunden och riktad uppföljning inklusive avtalsuppföljning. Detta sker dels genom skriftliga rapporter från verksamheterna och dels genom uppföljningsmöten med verksamheterna. Dessa uppföljningsmöten sker i olika intervaller för de olika verksamheterna. Mötena dokumenteras och diarieförs.
Brukaruppföljningen sker i anslutning till den regelbundna uppföljningen. Utförarna har i uppdrag att genomföra brukarundersökningar årligen som rapporteras tillsammans med den skriftliga rapporteringen. Kultur- och fritidsnämnden följer även upp brukarna genom de brukarundersökningar/medborgarundersökningar som utförs för hela kultur- och fritidsnämndens verksamhetsområden då de verksamheter som drivs av externa utförare utgör en viktig del av kommunens kultur- och fritidsutbud.
Ekonomisk uppföljning sker vid uppföljningsmötena samt genom årsrapporter från verksamheterna.
1.2 Verksamhetsrapporter
Beskrivning
Verksamheterna ska rapportera in uppgifter relaterade till verksamheterna årligen, se tidplan nedan.
Verksamhetsrapporten ska under året innehålla:
- Nulägesanalys och avvikelserapportering av betydelse för verksamheten - Årsrapport
- Nyckeltal
Kultur- och fritidsnämnden begär följande nyckeltal från de externa utförarna:
- Antal besökare i verksamheten, redovisas årsvis
- Svar på utförda brukarundersökningar eller inkomna synpunkter på verksamheten
Dessutom bevakar kultur- och fritidskontoret de synpunkter som kommer kommunen till del genom kommunens ordinarie synpunktshantering och tar upp inkomna
synpunkter på verksamheterna vid de regelbundna uppföljningsmötena.
Information från uppföljningsmötena och rapporterna delges nämnden och allmänheten vid kultur- och fritidsnämndens löpande rapportering där de externa utförarna
inkluderas i rapporteringen. Återkoppling till utförarna sker kontinuerligt vid uppföljningsmöten.
2. Uppföljning av verksamheterna 2017 med nyckeltal
2.1 Sollentuna sim- och sporthall.
Utförare: Medley AB
Nulägesanalys och avvikelserapportering av betydelse för verksamheten
I april 2017 vann Medley upphandlingen avseende den framtida driften av Sollentuna sim- och sporthall. Medleys gamla avtal löpte ut 31 augusti 2017. 1/9- 2017 startade det nya avtalet att driva anläggningen i ytterligare minst 5 år.
Medley som koncern hade under 2017 ca 3,3 miljoner besök i de 28 bad- och friskvårdsanläggningar som driftas runt om i Sverige. Utöver dessa, som registreras Medleyd inpassering, har Medley dessutom många besökare till sporthallar,
evenemang etc.
Den 2/10-2017 gick Medley som koncern över till att vara en kontantfri anläggning.
2017 var ett bra verksamhetsår med en omsättning på drygt 325 miljoner kronor.
Medley jobbar mer med paddan och signering av avtal. Kunden skriver under sitt avtal på en platta avtalet skickas till kundens e-postadress och Medley sparar in på papper och miljö.
Årsrapport
Vad har hänt på Medley Sollentuna sim- och sporthall under 2017?
Medley har fått en ny hemsida under 2017.
Medleys simskola och simkurser fortsätter att vara populära. Under året har Medley haft flera medarbetare ute på olika resmål i samarbete med Ving.
17/10 arrangerade Medley simma för livet i samarbete med wateraid, tillsammans simmade Medley in 896 371,20 kr. Målet var 1 miljon kr.
Utbud, information och marknadsföring
Crawlkurserna har varit populära och våra simkurser för vuxna som inte kan simma har blivit mycket uppskattade.
Medley har i samarbete med kommunen haft lovsimskola under alla skollov för dom som inte kan simma eller inte klarat av kriterierna.
Medley har haft en FAR- grupp som är inriktad till barn i åldrarna 8-15 år. Där barnen fått recept på fysisk aktivitet. Detta är ett samarbete mellan kommunen och landstinget.
Tiderna på relaxavdelningen ha justerats för att tillmötesgå kundernas önskemål, Nu har damerna tisdagar och herrarna torsdagar. Medley har alltså mixat på onsdagar då Medley har vuxensim på kvällen då Medley släcker ned, tänder ljus och har lugn musik på därefter kör Medley crawlkurser
Aktiviteter och kampanjer
- Sportlovskul, påsklovskul och höstlovskul med aktiviteter för barn i badet. Flodis kom på besök och Medley hade med sig sin sång och dans.
- Medley har under 2017 delat ut gratis veckor till våra befintliga kunder som kan ge bort till nära & kära.
- Medley har annonserat i tidningen som ges ut av Tunasol pensionärsförening.
- Medley är med i Edsviks vänner och annonserar där vid olika kampanjer.
- Medley är med i nyinflyttad som kommer till alla nyinflyttade i Sollentuna kommun, där Medley ger ett bra erbjudande och pröva på oss i 2 veckor.
- Under sommaren erbjuds alla ett kostnadsfritt träningspass i Edsbergsparken på måndag kväll. Vid dåligt väder är Medley i A-hallen och kör zumba.
- Medley har haft födelsedagskalas hos oss i badet under 2017 på fredagkvällar, lördagar och söndagar.
- Medley har ett sommarkort som bara gäller under sommaren för bad eller träning och bad. Finns för både barn och vuxna.
- Medley hade 2017 en sommarkampanj, alla nya medlemmar tränar och badar gratis fram till 31/8-17.
- Alla befintliga medlemmar uppgraderas automatiskt till guldmedlemmar under sommaren Vilket innebär att alla vår kunder som är medlemmar (bad eller träning) automatiskt får tillgång till Medleys samtliga anläggningar och utebad i hela landet utan extra kostnad fram till 31/8-17.
- Befintliga medlemmar som värvar nya medlemmar får alltid 1 månad gratis per värvad medlem.
- I januari-17 och december-17 till Januari 2018 hade Medley kampanjen teckna ditt medlemskap utan bindningstid men med 1 månads uppsägning.
Service, tillsyn, säkerhet och egenkontroll
Alla medarbetare har genomfört Guldbojen som är vårt livräddningsprov samt HLR
guldbojen minst 1 ggr/termin.
Brandövning med samtlig personal har genomförts och uppdateras kontinuerligt.
En effektiv och lättanvänd skurmaskin har Medley fått till A-hallen som tar bort handbollsklister effektivt.
För att säkerställa kvalitet och säkerhet i anläggningen genomförs möten varje månad med Campido (fastighetsskötsel) tom 31/8-17. 1/9.17 tog Caverion över fastighetsskötseln och fastighetskontoret, Cemi (vattenrening) och Städia (städning).
Medley beslutade under 2017 att installera uv-ljus i våra bassänger för bättre vattenkvalitet detta har åtgärdats i samarbete med Cemi och Processinggruppen.
Personal
Under 2017 hade Medley 10 tillsvidareanställda varav 2 provanställd och 1 jobbar 80%. Medley har dessutom 15 medarbetare som rings in vid behov och ca 30 instruktörer. Medley har även ett samarbete med Misa och erbjuder en person arbetsträning hos oss 4 dagar i veckan.
Medarbetarsamtal har genomförts med såväl fast personal som timanställda.
Föreningar
Medley har ett bra samarbete med kommunens föreningar och Medley genomförde ett anläggningsråd.
Incidentrapportering
Medley har landets mest omfattande databas över tillbud och incidenter i simhallar.
Årlig rapport lämnas i september. Alla händelser som kräver någon form av omhändertagande från vår personal registreras i systemet.
Nyckeltal
- Antal besökare i verksamheten, redovisas årsvis:
I tabellen redovisas besök i anläggningen under 2016 och 2017.
Antal besök 2016 2017
Bad, barn och ungdom 27023 26486
Bad, vuxna 55875 59978
Föreningsverksamhet 29670 36012
Gym och gruppträning 96781 93668
Egna sim och crawlkurser 832 81
Övriga 1529 1765
Totalt 211710 217990
Svar på utförda brukarundersökningar eller inkomna synpunkter på verksamheten
Inga utförda brukarundersökningar eller inkomna synpunkter på verksamheten under 2017
2.2 Edsvik konsthall.
Utförare: Edsviken Konsthall AB
Nulägesanalys och avvikelserapportering av betydelse för verksamheten Året 2017 blev ett utvecklande år för konsthallen. För att möta omvärldens ökade krav på konstnärlig verksamhet, utifrån den avgiftsreform som påverkat verksamheten under tidigare år, lades ett brett program med verksamhet anpassad för de nya tiderna.
Konsthallen överträffade sina högt satta mål och ökade besöksantalet till över 9 000 besökare. Under året har de mött upp personalbehov med tillfälliga anställningar i större utsträckning än tidigare år vilket har stabiliserat personalkostnaderna något.
Konsthallens utställningsår bjöd på en hel del skrivningar i kulturtidskrifter och dagspress vilket återigen satte Sollentuna kommun på Stockholmsregionens och Sveriges kulturkarta gällande samtidskonst. Årets särskilda satsningar skedde på kulturverksamhet för barn och unga från olika kulturella och sociala sammanhang.
Året 2017 var ett utvecklande år där nya rutiner implementerades och slipades för att möta konsthallens kunder och finansiärers särskilda behov av en modern konsthall med samtidskonst som förmådde att skapa samtal långt över Sollentunas kommungränser.
BESÖKARE OCH FRIA KURSER
Antalet besökare gjorde alltså en markant ökning från föregående år. De tidigare årens satsningar på riktad barnverksamhet gjorde avtryck och konsthallen kunde i år igen följa barn och ungdomar som introducerade sin familj och vänner i samtal kring olika
utställningars skilda tematik. Konsthallen har sett över kursutbudet på sina fria konstkurser för att bättre möta en yngre målgrupp med fler introduktionskurser och fördjupningskurser i särskilda konstnärliga inriktningar. Konsthallens mål är att vara ett attraktivt besöksmål i Sollentuna kommun likväl som en utmärkt samarbetspartner för konstnärliga utövare i Sollentuna, landet som helhet och även internationellt.
Årsrapport
UTSTÄLLNINGSVERKSAMHETEN
Under 2017 hade konsthallen 18 planerade utställningar inom ramen för det kommunala uppdraget. Utställningarna representerade en stor spridning av
samtidskonst i olika tekniker och fattningar. Av de 18 planerade utställningarna fick de skjuta på en av de största utställningarna som istället ersattes av fyra
separatutställningar med nationell och internationell konst. De hade även en tilläggsutställning av två konstnärer från regionen samt en extern utställning.
Sammanlagt blev det alltså 23 utställningar inklusive den exklusiva konstmässan Art Fair samt vår populära Höstsalong.
Verksamheten drevs till betydande del med medel från Sollentuna kommun och bidraget gick huvudsakligen till transporter, marknadsföring, lokalunderhåll i samband med utställningsverksamheten, grafisk formgivning, vissa administrativa kostnader, föreläsningar och barnaktiviteter. Utställningsdelen av konsthallens planerade verksamhet var under 2017 öppen under ca 270 dagar.
UTSTÄLLNINGAR
Året startade på konsthall öst med en stor retrospektiv utställning av Thomas Qvarsebo som visade upp en samling av sin konst med människokroppen i fokus från 1970-talet och framåt. Samtidigt visades på konsthall väst en stor
samlingsutställning med grafik, fri konst och grafisk design från konsthögskolan The Wroclaw school of printmaking i Polen. Efter de första utställningarna mötte vi våren med Eva Björk Hamne som med sin tantkonst och sina tantkalendrar har lockat en bredare publik än våra mer traditionella utställningar. Kvinnodagen firades traditionellt med en speciell utställning där åtta konstnärer använt sina respektive tekniker för att skapa en större berättelse kring livet där spår och minnen av vardag liksom särskilda händelser fått ta plats.
Våren gick vidare med akvarell där Boris Culjat och Helena Trovaj med sina
särpräglade tolkningar och kraftfulla uttryck fick en stor besöksskara. I april hade vi också årets populära konstmässa då enskilda konstnärer liksom konstföretag
presenterade sin konst för drygt 900 entusiastiska besökare, en ökning med hela 50
% från föregående år.
I slutet av april hade konsthallen tio års jubileum då samarbetet med Sollentuna skolors elever presenterade sin årliga konstutställning på temat Broar, där olika material och tekniker samsades i en väl komponerad utställning och modevisning.
Senvår och början av sommaren introducerade ett färgsprakande skådespel med Maria Lilja och Fia Kvissberg som med var sin separatutställning berättade om vår samtid och sommaren fortsatte i kvinnornas tecken med den stockholmsbaserade konstnären Anna Toresdotter och den holländska konstnären Ariane Krischke.
Högsommaren introducerade återigen akvarell då Karl Mårtens tog över med sina populära fåglar skapade i tomrummet där ett blankt papper möter stora penseldrag. I
denna utställning samsades både original som litografier från Karls tidigare produktion. Utställningen tog ett kort avbrott för sommarens akvarellmässa för att återknyta till den akvarellkonst som fått ett uppsving i dagens samtidskonst. En ny internationell utställning avslutade sommaren då samlingsutställningen China Today visade ett tvärsnitt ur kinas samtida konstscen och dess otroliga mångfald.
Den jurybedömda höstsalongen öppnade upp för konst från mindre aktörer både lokalt från Sollentuna som ifrån övriga landet. Salongen var en stor och
representativ utställning som fyllde konsthallen med både konst och besökare.
Under hösten skedde också fyra samlingsutställningar av nationell och internationell konst då fyra kvinnor samlades i ett eget rum med olika tekniker och konstnärliga metoder. Konsthallen mötte även två lokala konstnärer i en gemensam mindre utställning på Väst.
Årets storsatsning var Bodyscape II där Stina Wollter och sex andra konstnärer visade upp en samlingsutställning med kroppen som tema. Vi öppnade upp konsthallen för ett samtal kring kroppen som möjlighet, objekt och samlade erfarenheter.
Nyckeltal
- Antal besökare i verksamheten, redovisas årsvis
Totalt antal besökare 2016
Totalt antal besökare 2017
6752 9029
Svar på utförda brukarundersökningar eller inkomna synpunkter på verksamheten:
Inga utförda brukarundersökningar under året eller inkomna synpunkter på verksamheten har inkommit.
2. 3 Väsjöbacken. Utförare: Hajstar Fritid AB
Nulägesanalys och avvikelseapportering av betydelse för verksamheten Hajstar har sin högsäsong under vintern, från det att det blir tillräckligt kallt att använda snökanonerna. Det betyder att den senast aktuella redovisningen är från våren 2017.
Säsongen 2016/2017 startade den 14 januari 2017 och avslutades den 26 mars 2017, det blev totalt 72 dagar och Hajstar bedömer säsongen som ”halvbra” (förklaring till detta står under Nyckeltal). Inga avvikelser finns att redogöra för.
Årsrapport
Hajstar lyckades bygga en väl fungerande och bra cafeteria efter branden i maj 2016.
Hajstar investerade bland annat i en ny pistmaskin, nytt skipass-system med
Nyckeltal
- Antal besökare i verksamheten, redovisas årsvis
2016 hade cirka 25 000 besökare. Värt att notera: Hajstars verksamhet är
klimatberoende. En mild vinter genererar färre dagar med snö i backen, vilket i sin tur genererar färre besökare.
En bra vinter (kall nog att använda snökanonerna för att producera konstsnö) med över 100 öppetdagar, kan antalet besökare ligga på ca 35 000.
Svar på utförda brukarundersökningar eller inkomna synpunkter på verksamheten
Inga utförda brukarundersökningar eller inkomna synpunkter på verksamheten.
3.3 Kultur- och fritidskontorets synpunkter
Det här var första året denna uppföljning gjordes på det här sättet. Inför 2018 ska kultur- och fritidskontoret försöka få en mer enhetlig standardiserad mall för återrapportering.
Det är också tydligt att kultur- och fritidskontoret bör bidra med ett stöd till brukarundersökningar.
Under 2018 kommer kultur- och fritidskontoret att genomföra en kultur- och
fritidsvanestudie bland ett representativt urval av kommunens invånare. I studien finns frågor som berör samtliga ovanstående verksamheter, vilket gör att kvaliteten i
verksamheterna, utifrån ett brukarperspektiv, kan följas bättre.
