• No results found

Uppföljning av intern kontroll 2018, del 2

N/A
N/A
Protected

Academic year: 2022

Share "Uppföljning av intern kontroll 2018, del 2"

Copied!
8
0
0

Loading.... (view fulltext now)

Full text

(1)

Uppföljning av intern kontroll 2018, del 2

Förslag till beslut

Kretslopp och vattennämnden godkänner uppföljningen av intern kontrollplan för 2018, del 2.

Sammanfattning

Enligt stadens Riktlinjer för styrning, uppföljning och kontroll, gällande från 2017-01-01, ska nämnders uppföljning och kontroll med rimlig grad säkerställa att verksamheten bedrivs ändamålsenligt och effektivt.

Den interna kontrollplanen för 2018 följdes upp i ett tjänsteutlåtande från 2018- 09-06. Ärendet var 2018-10-22 § 219 uppe till beslut i Kretslopp och

vattennämnden.

Granskningen av den interna kontrollen 2018 var till största delen

tillfredsställande men förvaltningen såg ett antal förbättringsområden för fortsatt hantering. För att nämna några så behövde man ta fram fler dokumenterade rutiner samt plattformar för att implementera dessa rutiner i verksamheten.

Kontrollmoment behövde införlivas som en naturlig del av processerna. Man beslutade om ytterligare uppföljning av åtgärder inom förbättringsområdena per 2019-06-01.

Uppföljningen är nu genomförd och sammanfattningsvis har den interna

kontrollen gett ett tillfredställande resultat. De avvikelser som framkommit finns med i intern kontrollplan 2019.

Då revisionen har lämnat rekommendationer i granskningsredogörelse för 2018 angående redovisning av anläggningstillgångar samt inköp och avrop har förvaltningen valt att inte följa upp dessa frågor i den här rapporteringen utan i separat yttrande till revisionen.

Kretslopp och vatten

Marianne Erlandson Förvaltningsdirektör

Bilagor

Kretslopp och vatten

Tjänsteutlåtande Utfärdat 2019-06-13 Diarienummer 0005/18

Kanslistaben Karolina Engman Telefon: 031-368 27 12 E-post:

karolina.engman@kretsloppochvatten.goteborg.se

(2)

Ärendet

Kretslopp och vattennämnden beslutade 2018-10-22 att godkänna granskningen av intern kontrollplanen för 2018. Man beslutade om ytterligare uppföljning av vissa kontrollpunkter, som inte ansågs helt omhändertagna. Avrapportering skulle ske 2019-06-01.

Beskrivning av ärendet

Från och med 2017-01-01 gäller Göteborgs Stads riktlinjer för styrning,

uppföljning och kontroll som omfattar stadens alla nämnder och helägda bolag.

Enligt riktlinjerna ska verksamhetens varje år fastställa en åtgärdsplan som består av verksamhetens samlade riskbild och riskreducerande åtgärder och

kontrollaktiviteter. Den interna kontrollplanen utgår från åtgärdsplanen där ett antal områden/processer valts ut för att särskilt granskas under kommande år för att verifiera att åtgärder och kontrollaktiviteter fungerar på ett tillfredställande sätt.

Uppföljning av intern kontrollplan ska ske i den omfattning som fastställs av respektive nämnd. Utifrån slutsatser från uppföljningen ansvarar nämnd för att fatta beslut om åtgärder för att komma till rätta med orsaker till allvarliga avvikelser och brister i kvalitet. De åtgärder som bara delvis eller inte alls var omhändertagna efter granskning av den interna kontrollen 2018 har nu följts upp enligt nedan.

Förvaltningens bedömning

Intern kontrollplan 2018 innehåller 13 kontrollpunkter samt uppföljning av tidigare års internkontroll samt revision. Förvaltningen har följt upp ett antal av dessa för att säkerställa att punkterna har blivit omhändertagna enligt tidigare beslut.

1. Uppföljning av åtgärder från tidigare års interna kontroller

Ett antal punkter från intern kontrollplan 2016 och 2017 innehöll processer som inte var helt tillfredställande och där det fanns förbättringsområden. Nedan följer de områden som granskningen har berört.

(3)

1.1 Säker dricksvattenförsörjning - distribution

Riskbeskrivning 2017: För att säkerställa en säker dricksvattendistribution behövs dokumenterade rutiner för viktiga processer, vilket saknas på vissa områden. Det råder också brist på personal för läcksökning.

Vidtagna åtgärder 2018: Flera dokumenterade rutiner har tagits fram och fastställts, kvaliteten har även förbättrats men det finns förbättringspotential.

Rekrytering av personal för läcksökning har genomförts men då tidigare personal har slutat har tänkt utökning inte blivit som planerat.

Status 2019-06-01: Personal för läcksökning rekryterad och på plats. Rutinerna behöver fortsätta att dokumenteras och spridas till personalen.

1.2 Uppföljning av projektstyrning, avslutning av projekt

Riskbeskrivning 2017: Förvaltningen behöver en bättre projektuppföljning så att vi avslutar projekten när de är klara för att kunna börja avskriva kostnader.

Vidtagna åtgärder 2018: Projekt avslutades i större omfattning än tidigare men det bör bli bättre. Det finns en del rutiner och mallar för avslut, men ingen tydlig generell rutin för hur projekt avslutas i projekthanteringssystemet. En del rutiner och anvisningar är inte heller fastställda. En projektcontroller behövs.

Status 2019-06-01: Förvaltningen har försökt rekrytera en projektcontroller men inte lyckats hitta rätt person, därför kommer en konsult att tas in under hösten.

UP har tagit fram rutiner för bättre styrning och uppföljning av projekten.

(Lägesrapportering projekt N56002289) Lägesrapporteringen görs kvartalsvis och syftar till att synliggöra hur det går i projekten avseende tid, kostnad och kvalitet.

2. Uppföljning av revision

2.1 Självkostnad inom avfallsverksamheten

Stadsrevisionen rekommenderade att Kretslopp och vatten skulle se till att inte belasta avfallskollektivet med kostnader som rör deponier som används för verksamhetsavfall.

Rekommendation lämnades även att redovisa överuttag från avfallsverksamheten som en skuld till brukaren, i enlighet med god redovisningssed.

Status 2019-06-01: Frågan ingår i revisorernas granskningsredogörelse för 2018 och besvaras i yttrande till dem. Kretslopp och vatten inväntar svar från

Kommunstyrelsen, som fattar beslut i frågan 2019-08-28.

(4)

2.2 Hur är informationstillgångarna säkrade/Informationssäkerhet

Revisionen lämnade rekommendationer efter sin granskning av

informationssäkerhet och deras granskning kvarstår i revisionsplan 2018. Här följer ett antal punkter.

2.2.1 Klassning av information har inte skett enligt stadens riktlinjer Vidtagna åtgärder 2018: Klassning pågår på processnivå i förvaltningens dokumenthanteringsplan.

Status 2019-06-01: Klart.

2.2.2 Informationsägarskap är inte fastställt enligt Stadens riktlinjer

Vidtagna åtgärder 2018: Informations- och systemägare kommer att fastställas under hösten. Ägarskapet kommer att koppla till linjeorganisationens chefer.

Status 2019-06-01: Klart.

2.2.3 Dokumentation av rutiner för behörighetskontroller till IT-system saknas Vidtagna åtgärder 2018: Dokumentation av rutiner för behörighetskontroller till IT-system finns framtaget men behöver formaliseras i rutiner.

Status 2019-06-01: Formalisering av rutinerna pågår, IT arbetar med detta.

2.2.4 Kontinuitetsplan saknas

Vidtagna åtgärder 2018: Arbetet med en separat kontinuitetsplan fortlöper men är inte klart, ska vara klar 2019. Förvaltningens krisledningsplan täcker upp för situationer med t.ex. bortfall av nätverk. Återstarts-säkerhetskopiering samt reservrutiner för IT-system finns. De är dock inte dokumenterade i en kontinuitetsplan.

Status 2019-06-01: Arbete pågår med att ta fram en separat kontinuitetsplan.

2.2.5 Rutin för systematisk kontroll av efterlevnaden av informationssäkerheten saknas

Vidtagna åtgärder 2018: Efterlevnad följs upp och kontrolleras till stor del, men en sammanhållen rutin för detta saknas. En separat sekretessbelagd del av den interna kontrollplanen som syftar till att säkerställa efterlevnad av

informationssäkerhet planeras tas fram under 2019.

Status 2019-06-01: Arbete pågår med att ta fram en sekretessbelagd intern

(5)

2.2.6 Förvaltningen saknar säkerhetsorganisation

Vidtagna åtgärder 2018: Organisation och delegation avseende säkerhetsarbetet finns och där framgår även säkerhetschefens / säkerhetsskyddschefens uppdrag.

Status 2019-06-01: Klart.

3 Samverkan mellan förvaltningar

Riskbeskrivning 2017: Hur säkerställer vi att Kretslopp och vatten kommer in tidigt i stadens planprocess? Finns en långsiktig plan för att reservera plats för va- och avfallsanläggningar i staden? Även med i intern kontrollplan 2017.

Vidtagna åtgärder 2018: Kretslopp och vatten arbetar aktivt med att vara med i de forum som finns i staden. Dock har ingen handlingsplan tagits fram.

Förslag till åtgärder 2018: Genomför en behovsanalys för om en sammantagen långsiktig plan för att reservera plats för va- och avfallsanläggningar behöver tas fram. Det kan vara så att det arbete som pågår med den nya översiktsplanen för staden omhändertar behovet. Detta bör bevakas.

Riskerna kvarstår och mer analys behövs för att komma tillrätta med dem på lång sikt. Arbete pågår dock löpande, se även förslag på åtgärder ovan. Uppföljning sker 2019-06-01.

Status 2019-06-01: Arbetet med översiktsplanen för Göteborg fortsätter och förvaltningen deltar aktivt i det arbetet.

4. Attraktiv arbetsplats

Riskbeskrivning: Förvaltningen har svårigheter att rekrytera, behålla och utveckla personal/nyckelkompetenser. Har det tagits fram en handlingsplan för att bl.a.

vidareutveckla personal, hitta nya rekryteringsvägar, arbeta med mentorskap?

Vidtagna åtgärder 2018: Aktiviteter pågår i syfte att reducera risker strategiskt där flera aktiviteter bedöms kunna få effekter på längre sikt. Delar av aktiviteterna är kopplade till både interna karriärvägar såväl som systematiskt arbete med verksamhetsutveckling som indirekt är kopplat till kompetensutveckling. Arbetet behöver dock förtydligas över tid såväl som att vidareutveckla hur arbetsgivaren profilerar sig. Avseende förslagen till åtgärder har samlokalisering inte

genomförts än, vilket får följas upp 2019 - 2020.

En dokumenterad handlingsplan har inte tagits fram men många aktiviteter pågår.

Uppföljning sker 2019-06-01.

Status 2019-06-01: Arbetet fortgår löpande. Under 2019 har arbetet med

arbetsgivarprofilering och sociala medier prioriterats samt att vissa verksamheter har utökat bemanningen. Arbetet med alla punkter behöver fortskrida 2019–2020.

(6)

5. God service - stort beroende av enstaka/specifika leverantörer eller system

Riskbeskrivning:Förvaltningen har ett stort beroende av enstaka/specifika leverantörer eller system. Ett konkret exempel kan vara störningar i egna system, exempelvis Navet, Vass och SAM.

Vilka åtgärder har vidtagits för att hantera den strategiska risken med stort beroende av enstaka / specifika leverantörer eller system? Handlingsplan skulle tas fram.

Vidtagna åtgärder 2018: Arbetet fortsätter med att säkerställa att förvaltningen inte är alltför beroende av andras tekniska system/konsulter. En handlingsplan har inte tagits fram.

Kommande arbeten är att genomföra Projekt ARGOS, implementera nya system som Projekt ARGOS resulterat i samt avveckla de nuvarande systemen VASS, SAM, NAVET. Förvaltningen bör även fortsatt prioritera att bygga upp egen kunskap.

Status 2019-06-01: En handlingsplan har inte tagits fram i och med att

förvaltningen valde att arbeta med ARGOS-projektet. Projektet ARGOS pågår för fullt, vilket i sig kommer att eliminera de problem man har haft med ett flertal olika system.

7. In- och utbetalningar

Riskbeskrivning: Har in-/utbetalningar skett korrekt (finns underlag, rätt mottagare)? Granskning av dokumentation som hör till utbetalningar som är genomförda vid 10 olika tillfällen under 2018, utbetalningsorder, underlag samt bekräftelse från bank.

Förslag till åtgärder 2018: Kontrollen visade att de flesta utbetalningar sker korrekt, dock saknades det underlag samt attest på ett fåtal utbetalningar.

Stickprovskontrollen visar att brister finns vid utbetalningar.

Brister bör åtgärdas genom reviderade och implementerade rutiner.

Status 2019-06-01: Genom ändrat arbetssätt så att affärssystemet Agresso direkt hanterar flertalet av dessa händelser har volymen manuella underlag minskat.

Manualer och rutiner arbetas fram under sommar/höst 2019.

10. Genomförs inköp och avrop enligt LOU, LUF, Göteborgs Stads inköps- och upphandlingspolicy, ramavtal,

direktupphandling?

Status 2019-06-01: Förvaltningen uppdaterar rutiner med ansvarsfördelning och

(7)

11. Insamling av avfall

Riskbeskrivning: Förvaltningens riskanalys visade att det skulle bli svårt att nå målen för insamling av avfall. En handlingsplan skulle tas fram för att

implementera det nya avfallsprogrammet.

Vidtagna åtgärder 2018: Avfallsavdelningen arbetar med att ta fram en handlingsplan för att nå ut även till villaägare men avvaktar tills den nya avfallsförordningen kring insamlingsansvar har börjat gälla. Uppföljning sker 2019-06-01.

Status 2019-06-01: Förvaltningen avvaktar Naturvårdsverkets anvisningar.

12. Saknas en deponi för hantering av slam från gatubrunnar

Riskbeskrivning: Det saknas en deponi för hantering av slam från gatubrunnar.

Det saknas en dokumenterad strategi för att lösa frågan. Förvaltningens strategi är att fortsätta att ha dialog med Renova om möjligheterna till samarbete i frågan.

Strategin är inte dokumenterad men diskuterad.

Sammanfattning 2018: Åtgärderna är delvis omhändertagna. Uppföljning sker 2019-06-01.

Status 2019-06-01: I dagsläget hanteras slam från våra spolbilar via Renova i Tagene.

13. Intern kontroll

Riskbeskrivning: Följs förvaltningens plan för intern kontroll? Kontroll av att intern kontrollplan 2017 har följts upp. Kontroll av att intern kontrollplan har upprättats för 2018.

I 2017 års uppföljning av förvaltningens arbete med intern kontroll framkom att man har påbörjat arbetet med implementering av bedömningsmallen för

utvärdering av system för styrning, uppföljning och kontroll. I det arbetet skulle även ingå resursallokering av personal för stöd i arbetet med intern kontroll.

Iakttagelser 2018: Förvaltningen har påbörjat utvärdering av sitt system för styrning, uppföljning och kontroll genom att använda sig av bedömningsmallen.

Processen är dock inte helt förankrad i organisationen och en rutinbeskrivning behöver tas fram för att underlätta arbetet. Resursallokering av personal för att stödja arbetet med intern kontroll har inte skett full ut under året men planeras till början av 2019.

Status 2019-06-01: Arbetet med intern kontroll fortsätter att utvecklas kontinuerligt på förvaltningen. Kontrollmoment behöver införas i ett flertal processer för bättre intern kontroll. En tydligare organisering av internkontrollen behöver tas fram för att säkerställa rätt hantering. Rutiner håller på att tas fram.

(8)

Ekonomiska konsekvenser

Förvaltningen har inte funnit några särskilda aspekter på frågan utifrån detta perspektiv.

Barnperspektivet

Förvaltningen har inte funnit några särskilda aspekter på frågan utifrån detta perspektiv.

Mångfaldsperspektivet

Förvaltningen har inte funnit några särskilda aspekter på frågan utifrån detta perspektiv.

Jämställdhetsperspektivet

Förvaltningen har inte funnit några särskilda aspekter på frågan utifrån detta perspektiv.

Miljöperspektivet

Förvaltningen har inte funnit några särskilda aspekter på frågan utifrån detta perspektiv.

Omvärldsperspektivet

Förvaltningen har inte funnit några särskilda aspekter på frågan utifrån detta perspektiv.

Samverkan

Ingen samverkan har behövts.

References

Related documents

Ansvar och befogenheter tydliggjorda Anvisningar antagna för intern kontroll Effektiv arbetsstruktur för arbetet med intern kontroll Ledningsgrupperna tar ansvar för

Utifrån grundskoleförvaltningens riktlinjer för intern kontroll framgår också att grundskolenämnden ansvarar för att det finns en fastställd rutin för hur planering och

Enligt Malmö stads reglemente för intern kontroll har nämnder och bolagsstyrelser det yttersta ansvaret för att den interna kontrollen är tillräcklig inom dess ansvarsområden och

Risk för felaktig eller bristande insats på grund av bristfällig dokumentation vilket kan leda till uteblivet eller felaktigt stöd för

Linda Obiedzinski (M) ersätter Torbjörn Tegnhammar (M) Bo Stefan Claesson (SD) ersätter Jörgen Grubb (SD) Patrick Angelin (SD) ersätter Stefan Robert Plath (SD) Showan Shattak (V)

Risk för ökad nedskräpning, vandalism av egendomar och mark som leder till en otryggare stad och ökade kostnader för tekniska nämnden ...9.. Nedskräpning

Ansvar och befogenheter tydliggjorda Anvisningar antagna för intern kontroll Effektiv arbetsstruktur för arbetet med intern kontroll Ledningsgrupperna tar ansvar för

Risk för att delegationsordningen för resor utanför Norden ej följs på grund av dålig kunskap om delegationsordningen vilket kan leda till att förtroendet