Protokoll över utförd kontroll enligt Intraservice interna kontrollplan [ ]

(1)

Protokoll över utförd kontroll enligt Intraservice interna kontrollplan [2021-06]

Kontrollplan och kontrollmomentrapporter

Delområde: Systematisk planering, styrning, uppföljning och kontroll Ansvarig chef för kontroll enligt internkontrollplan:

Peter Söderström, förvaltningsdirektör Intraservice

# Riskområde Risk Kontrollaktivitet Avstämningsdatum Måluppfyllelse Kontrollperson 1 Systematisk

styrning och uppföljning

Att årshjul inte följs och processen försenas

Delmoment i verksamhetsplan klara i tid

2021-06-08 God Förvaltningscontroller

2 Systematisk styrning och uppföljning

Otydliga styrdokument

Aktuella

anvisningar på web, kommunicerat på chefsmöten

2021-06-08 Viss Förvaltningscontroller

3 Systematisk styrning och uppföljning

Otillräcklig kunskap och resurser

Utbildade chefer och kontaktpersoner

4 Systematisk intern kontroll

Brist på samlad riskbild

Avstämning med nämnd och chefer

Otillräcklig internkontrollplan

Upprättad kontrollplan per chef

2021-06-08 Ingen Förvaltningscontroller

Utbildade chefer och

kontaktpersoner.

Resursplanering.

(2)

Ansvarig chef för kontroll enligt internkontrollplan:

Kontroll genomförd av: Thomas Lidén, förvaltningscontroller Datum för genomförd kontroll: 2021-06-08

Metod för kontroll

Avstämning sker mot förvaltningens årshjul (aktivitetsplan) för planeringsmoment inför verksamhetsår, styrning och uppföljning av verksamhetsår. IT-verktyget Stratsys används som metodstöd och kontroll görs att alla verksamhetsområden har uppfyllt respektive moment.

Kommentar

Aktiviteter och delmoment har uppdaterats i årshjul under våren 2021.

För 2021 har planeringsmomenten Verksamhetsnominering, Indikativ budget, Förslag tjänsteplan 2022-2024 fullgjorts av samtliga verksamhetsområden.

Nulägesanalys (inkl SWOT) har fullgjorts av fem verksamhetsområden.

Ett verksamhetsområde har aviserat försening.

Avvikelse Ja

Åtgärd

Omprioritering av resurser har gjorts för att aktuellt verksamhetsområde kompletterar uppgifter under juni.

Lagring av underlag

Sharepoint/intern kontroll Intraservice/Stab

Uppsamling till handläggardatabas (Notes) och stående diarienummer per kvartal 1 Systematisk styrning och

uppföljning

Att årshjul inte följs och processen försenas

Delmoment i verksamhetsplan klara i tid

(3)

En förteckning över stadens uppdrag, styrande dokument och program (samlas under Vägvisaren) skall verifieras genom lokala anvisningar hur förvaltningen följer stadens styrning.

Kontroll är manuell avstämning mellan förteckningar. Den skall visa behov av kompletterande och uppdatering av förvaltningens lokala anvisningar.

Kommentar

Kontroll visar behov av uppdatering och komplettering av förteckningar både över stadens aktuella styrande dokument och förvaltningens anvisningar. Det saknas ett antal lokala anvisningar.

Avvikelse Ja

Åtgärd

Förteckningar uppdateras och kontroller förtätas i frekvens. Anvisningar för planering, styrning, uppföljning och kontroll är under framtagning. Utbildning av förvaltningens chefer är planerad.

uppföljning

Otydliga styrdokument Aktuella anvisningar på web, kommunicerat på chefsmöten

(4)

En kvalitativ bedömning av erforderlig kompetens och planerad tid för planering, styrning, uppföljning och intern kontroll.

Kontroll av rollbeskrivningar för verksamhetsstöd och dialog med utsedda kontaktpersoner.

Bedömning av planerad tid och erfarenhet av målstyrning, nyckeltalsstyrning och intern kontroll.

Kommentar

Utsedda stödresurser har olika befattningar och uppdrag inom respektive

verksamhetsområde. En översyn av planerad tid och säkerställande av erfarenhet behövs för förvaltningsgemensamma resurser och verksamhetknutna resurser.

Indikatorer i denna kontroll är kvalitetsbedömning på systematisk måluppföljning, nyckeltalsstyrning och internkontrollplaner per verksamhetsområde.

Avvikelse Ja

Åtgärd

En kraftsamling är påbörjad för förbättrade anvisningar och breddutbildning för att stärka systematisk styrning och kontroll.

En översyn av planerad tid och säkerställande av erfarenhet är planerad för förvaltningsgemensamma och verksamhetknutna resurser

uppföljning

Utbildade chefer och kontaktpersoner

(5)

I förvaltningens årshjul finns moment för riskområdesframtagande, riskvärdering inom momentet nulägesanalys. Kontroll att nämnd, förvaltningens linjeorganisation utför denna riskvärdering.

Kommentar

Nämnden för Intraservice och ledningsgrupp har strategidag där riskbedömning genomförs i workshop.

Förvaltningens chefer har följt moment i nulägesanalys under april, med riskbedömning och SWOT.

Sammanställning och prioritering av underlag från ovanstående sammanställs som underlag för reviderad internkontrollplan under augusti.

Revisionsredogörelse 2020 visar undermålig riskbedömning och otillräcklig internkontrollplan.

Genom vårens åtgärdsplan utifrån revision 2020 har ett flertal risker omhändertagits i reviderade rutiner. Dessa återredovisas enligt åtgärdsplan till nämnden för Intraservice under maj-september 2021.

Sammanställning och prioritering av underlag från ovanstående sammanställs som underlag för reviderad internkontrollplan under augusti.

Avvikelse Ja

Åtgärd

Genom vårens åtgärdsplan utifrån revision 2020 har ett flertal risker omhändertagits i reviderade rutiner. Dessa återredovisas enligt åtgärdsplan till nämnden för Intraservice under maj-september 2021.

4 Systematisk intern kontroll Brist på samlad riskbild Avstämning med nämnd och chefer

(6)

(7)

Kontroll att det finns förteckningar över risker och internkontrollmoment.

Kontroll att fastställda internkontrollplaner för nämnd, stab och respektive verksamhetsområde ligger i Stratsys modul för intern styrning och kontroll.

Kontroll att kontrollmoment dokumenteras i Stratsys

Kommentar

Revisionsredogörelse 2020 visar undermålig riskbedömning och otillräcklig internkontrollplan.

Dialog med chefer för insamling av lokala internkontrollplaner visar att förteckningar saknas per stab och verksamhetsområde.

Kontroller sker både systemmässigt och manuellt (processer, räkenskaper och

efterlevnad) men en samlad förteckning saknas och uppföljningsdokumentation saknas eller är inte samlad.

Avvikelse Ja

Åtgärd

I åtgärdsplan utifrån revision 2020 pågår förbättringsarbete.

Revidering av internkontroll är inledd genom uppdatering riskområden (juni). Revidering av internkontrollplan för nämnd (augusti). Införande av förteckningar per stab tas fram och verksamhetsområde (augusti/september)

5 Systematisk intern kontroll Otillräcklig internkontrollplan Upprättad kontrollplan per chef

(8)

En kvalitativ bedömning av erforderlig kompetens och planerad tid för planering, styrning, uppföljning och intern kontroll.

Kontroll av rollbeskrivningar för verksamhetsstöd och dialog med utsedda kontaktpersoner.

Bedömning av planerad tid och erfarenhet av riskbedömning och intern kontroll.

Kommentar

Utsedda stödresurser har olika befattningar och uppdrag inom respektive

verksamhetsområde. En översyn av planerad tid och säkerställande av erfarenhet behövs för förvaltningsgemensamma resurser och verksamhetknutna resurser.

Indikatorer i denna kontroll är kvalitetsbedömning på nulägesanalys, riskbedömning och internkontrollplaner per verksamhetsområde.

Avvikelse Ja

Åtgärd

En kraftsamling är påbörjad för förbättrade anvisningar och breddutbildning för att stärka systematisk styrning och kontroll.

En översyn av planerad tid och säkerställande av erfarenhet är planerad för förvaltningsgemensamma och verksamhetknutna resurser

Uppsamling till handläggardatabas (Notes) och stående diarienummer per kvartal 6 Systematisk intern kontroll Otillräcklig kunskap och

resurser

Utbildade chefer och kontaktpersoner.

Resursplanering