INTERN KOMMUNIKATION INOM REDOVISNINGSBRANSCHEN

(1)

INTERN KOMMUNIKATION INOM REDOVISNINGSBRANSCHEN

Digitaliseringens framväxt och påverkan.

Korpela Sandra Sköld Mathilda

Akademin för Ekonomi, Samhälle & Teknik

Kurs: Kandidatuppsats i företagsekonomi Handledare: Dariusz Osowski Kurskod: FOA250 Datum: 2021-06-03

15 hp

(2)

ABSTRACT

Date: 2021-06-03

Level: Bachelor thesis in Business Administration, 15 cr

Institution: School of Business, Society and Engineering, Mälardalen University Authors: Sandra Korpela Mathilda Sköld

96-02-27 97-11-15

Title: Internal communication in the accounting industry.

Tutor: Dariusz Osowski

Keywords: Internal communication, covid-19, commitment, fellowship, digitalization, strategies.

Questions: How do accounting firms view internal communication and how have they had to adapt it to be digitized?

How do companies experience that the community and employee commitment has been affected now that covid-19 has resulted in social distancing and what do they do to keep the commitment.

Purpose: The purpose of this study is to investigate how covid-19 and the rapid digital development have changed the internal communication within accounting firms.

Method: Qualitative method with an abductive approach, where semi-structured interviews have been conducted.

Conclusion: The internal communication is important and today it takes more place on digital platforms such as Teams. The companies had to adapt to a working from home environment, which has affected the social connection between people at work. The pandemic affected the commitment and fellowship in a negative way and there are consequences such as social isolation, not being able to see body language and hold informal conversations. It is thereby important to hold weekly meetings and coach meetings to maintain the commitment.

(3)

SAMMANFATTNING

Datum: 2021-06-03

Nivå: Kandidatuppsats i företagsekonomi, 15 hp

Institution: Akademin för Ekonomi, Samhälle och Teknik, Mälardalens högskola Författare: Sandra Korpela Mathilda Sköld

96-02-27 97-11-15

Titel: Intern kommunikation inom redovisningsbranschen.

Handledare: Dariusz Osowski

Nyckelord: Intern kommunikation, covid-19, engagemang, gemenskap, digitalisering, strategier.

Frågeställning: Hur ser redovisningsbyråer på intern kommunikation och hur har de behövt anpassa den till att bli digitaliserad?

Hur upplever företagen att gemenskapen och medarbetarengagemanget har påverkats nu när covid-19 har resulterat i distansering och vad gör de för att bibehålla det?

Syfte: Syftet med denna studie är att undersöka hur covid-19 och den snabbt gående digitala utvecklingen har förändrat den interna kommunikationen inom redovisningsbyråer.

Metod: Kvalitativ metod med en abduktiv ansats, där semistrukturerade intervjuer har genomförts.

Slutsats: Internkommunikation är viktigt och idag sker den via digitala hjälpmedel som Teams. Anpassningen är att företagen har behövt arbeta på distans vilket har påverkat den fysiska kontakten. Pandemin har påverkat engagemanget och gemenskapen negativt, det handlar om social isolering, kroppsspråk och att informella samtal försvunnit. För att försöka bibehålla engagemanget är veckomöten och coachmöten viktigt.

(4)

Innehållsförteckning

1. INLEDNING ... 1

1.1B^AKGRUND ... 1

1.2PROBLEMFORMULERING ... 3

1.3SYFTE ... 4

1.4FRÅGESTÄLLNINGAR ... 4

2. TEORETISK REFERENSRAM ... 6

2.1INTERN KOMMUNIKATION ... 6

2.1.1 Effektivitet ... 6

2.1.2 Medarbetarengagemang ... 7

2.1.3 Gemenskap ... 8

2.2DIGITALISERINGENS PÅVERKAN ... 8

2.3KOMMUNIKATIONSSTRATEGIER ... 9

2.4SYMBOLISK INTERAKTIONISM ... 11

2.5SAMMANFATTNING AV TEORI ... 11

3. METOD ... 13

3.1LITTERATURGENOMGÅNG ... 13

3.2VAL AV FORSKNINGSANSATS ... 13

3.3VAL AV VETENSKAPLIGA ARTIKLAR ... 14

3.4VAL AV RESPONDENTER ... 14

3.5OPERATIONALISERING ... 15

3.6INTERVJUER ... 17

3.7ANALYSMETOD ... 18

3.7.1 Inspelning och transkribering ... 18

3.7.2 Tematisk analys ... 18

3.8KVALITETSÅTGÄRDER ... 19

3.8.1 Trovärdighet och pålitlighet ... 19

3.8.2 Överförbarhet ... 19

4. EMPIRI ... 20

4.1PRESENTATION AV RESPONDENTERNA ... 20

4.2INTERN KOMMUNIKATION ... 21

4.3DIGITALISERING ... 23

4.4MEDARBETARENGAGEMANG ... 24

4.5GEMENSKAP ... 26

5. ANALYS ... 28

Digitalisering ... 29

Medarbetarengagemang ... 31

Gemenskap ... 33

6. SLUTSATS ... 34

6.1FRAMTIDA FORSKNING ... 35

REFERENSLISTA ... 36

BILAGA 1 INTERVJUGUIDE ... 43

(5)

1. Inledning

Detta kapitel inleds med en kort redogörelse för studiens ämnesval. Covid-19 och intern kommunikation beskrivs, därefter redogörs digitaliseringens påverkan bland medarbetare.

Slutligen beskrivs studiens syfte och frågeställningar.

1.1 Bakgrund

Det var den 11 mars 2020 som World Health Organization (WHO) gick ut med informationen att covid-19 (coronavirus disease) är en pandemi. Detta efter att Kina i slutet av 2019 upptäckte viruset SARS-CoV-2, som kom att förändra hela världen (Folkhälsomyndigheten, 2020).

Pandemin har resulterat i att företag i flera länder behövt anpassa sig efter den rådande situationen, vilket mynnat ut i att medarbetare fått arbeta hemifrån i större utsträckning. Att medarbetare arbetar från sina hem istället för på ett gemensamt kontor har påverkat företagens interna kommunikation. Istället för att kommunicera fysiskt använder företag digitala hjälpmedel vilket gör att den icke-verbala kommunikationen minskas (Folkhälsomyndigheten, 2021).

Kommunikation kan beskrivas som överföring av information mellan två eller fler parter (NE, 2021; Novosáková, Novosák & Janíček, 2020). Denna kommunikation kan antingen ske verbalt eller icke-verbalt och är en viktig funktion för samhället, företag samt olika typer av relationer, inte minst för företag och organisationer som vill uppnå mål och effektivitet (Stegaroiu & Talal, 2014). Den kommunikation som sker verbalt är genom språk. Icke-verbal kommunikation är sådan kommunikation som inte förmedlas genom tal och skrift utan kan till exempel vara genom kroppsspråk (NE, 2021).

Intern kommunikation har en stor påverkan på ett företags framgång och existens, men det gäller att den fungerar (Westerlund, 2019). Enligt Forslund (2014) är kommunikationen nödvändig inom alla grupper, speciellt på en arbetsplats för att skapa ett resultatrikt arbete samt motivera medarbetarna. Iveroth, Lindvall och Magnusson (2018) menar att medarbetarnas motivation är avgörande för att uppnå gemensamma prestationer. Genom att förstå och vara delaktig i vad den interna kommunikationsprocessen bidrar till kan företag lyckas skapa ökat engagemang och en stärkt lagkänsla. Detta i sig skapar en effektiv internkommunikation som senare skapar kundnöjdhet och lönsamhet (CGI, 2021). Enligt Ruck och Welch (2011) är ett företags interna kommunikation en premiss för lyckad framgång. De hävdar att företag hela

(6)

tiden måste utvärdera den befintliga kommunikationen för att kunna förbättra den. Bui (2019) beskriver att forskare har kommit fram till att det krävs en tydlig målbild av företag om hur de vill att kommunikationen ska fungera samt att det krävs en strategisk åtgärd för att konstruera kommunikationsstrategier. En kommunikationsstrategi är en bearbetad plan för ett företags kommunikation som involverar alla anställda. Det som är viktigast när företag utformar en strategi är att bestämma vad som ska kommuniceras, när samt på vilket sätt och till vem (Gasser, 1989).

I dagens debatter och diskussioner pratas det sällan om vad digitaliseringen för med sig och vilka konsekvenser den har på organisationsfrågor samt styrningsutmaningar (Iveroth, et al., 2018). Enligt Hedman-Monstad (2018) förändras och utvecklas ett företags kommunikation ständigt och digitaliseringen har en stor påverkan. För det första skapar den nya kommunikationskanaler och tillför nya förutsättningar i allmänhet. För det andra bidrar digitaliseringen till att människor kan kommunicera överallt och att det blir enklare att vara uppkopplad, vilket i sin tur innebär ett ökat informationsflöde. Slutligen menar Hedman- Monstad (2018) att trots digitaliseringens möjligheter skapas även fler utmaningar. Enligt Resia (2020) är de fysiska träffarna avgörande för ett företags samhörighet och det är den icke- verbala kommunikationen som bidrar till att människor känner samhörighet. Resia (2020) beskriver även att företag först behöver träffas fysiskt för att bygga relationer, när relationen sedan fungerar kan de övergå till en mer digital kommunikation.

Den teknologiska utvecklingen har förändrat arbetsmarknaden, men enligt Häkkinen-Skans (2019) inte till det negativa. Författaren menar att den teknik som utvecklats har gjort att en del arbeten försvinner samtidigt som andra arbetsuppgifter skapas. Detta leder till att människor behöver anpassa sig till att följa den mer digitaliserade verkligheten. Vikten av digitalisering i organisationer har lyfts av internationella organisationer såsom OEDC (Organisation for Economic Co-operation and Development). De lyfter att digitala teknologier bidrar till att bland annat förbättra produktiviteten, nå nya marknader, sänka kostnader i verksamheter och förändra affärsprocesser (Ek & Ek, 2020). Enligt Hedman-Monstad (2018) bidrar digitala teknologier även till att anställda blir mer involverade i styrprocessen. Enligt statistik utmätt år 2017 av Statistikmyndigheten använder 76 procent av de sysselsatta i tjänsteföretag internet i sitt dagliga arbete (Ek & Ek, 2020). OEDC har gjort en analys på svenska företag och hur de

(7)

1.2 Problemformulering

Inom ämnet företagsekonomi finns mängder med områden som på flera olika sätt samspelar för att uppnå olika mål (Stegaroiu & Talal, 2014). Författarna menar även att kommunikation är en central del i många hänseenden och inte minst inom företagsekonomin.

Enligt Stegaroiu och Talal (2014) är det den interna kommunikationen som håller ihop en organisation och är en viktig del att lägga stor uppmärksamhet på. Covid-19 har haft en påverkan på företag, organisationer och myndigheters interna kommunikation (Cision, 2020).

Denna påverkan grundar sig i att allt fler företag har börjat arbeta på distans och att det därmed dyker upp andra frågor som inte tidigare varit intressanta. Den fysiska kontakten på exempelvis lunchrasten eller vid kaffemaskinen försvinner och istället behöver det bokas ett digitalt möte för att lösa sådana eventuellt vardagliga problem. Enligt Resia (2020) sägs digitala möten vara mer effektiva, men att de inte alltid är optimala. Om exempelvis en del personer befinner sig på plats medan andra finns med digitalt kan detta resultera i att de personer som är på plats kommer att få mer utrymme att kommunicera och uttrycka sig, vilket i sin tur bidrar till att de får ut en större del av mötet. Detta grundar sig i att den icke-verbala kommunikationen försvinner för de personer som är anslutna digitalt. Slutligen menar Cision (2020) att det fortfarande finns vissa begränsningar i digitala möten som exempelvis dålig uppkoppling.

Digitaliseringen utvecklas konstant och på grund av covid-19 har utvecklingstakten ökat. På endast ett år har en utveckling som ansågs ligga fem till tio år framåt redan skett (Blikk, 2020).

Den snabba utvecklingen förändrar och utvecklar även företag. Att intern kommunikation är viktigt är det många forskare som instämmer på. Dock har den externa kommunikationen många gånger ett större fokus i dagens globaliserade värld (CGI, 2021; Stegaroiu & Talal, 2014). Företag vill istället fokusera på det som går ut från företaget, som exempelvis reklam (Sprong, 2020). Internkommunikation växer i betydelse, likaså behovet av forskning (Hargie

& Tourish, 2009; Tkalac-Verčič, Verčič & Sriramesh, 2012). Författarna beskriver intern kommunikation som en avgörande variabel för ett företags framgång. Trots att Stegaroiu och Talal (2014) betonar vikten av en fungerande och bra intern kommunikationsstrategi inte minst för effektivitetens skull, är den bristfällig. Daff och Parker (2021) instämmer med föregående författare att kommunikationen inom redovisningsbranschen är i minsta lag. Tidigt under covid-19 pandemin utförde Lee, Tao, Li och Sun (2020) en studie som undersökte strategisk internkommunikation på medarbetarnas lärdomar av varandra. Resultaten visar att ett varierat

(8)

ledarskap med olika erfarenheter skapar transparent internkommunikation under en kris. Detta bidrar till en ökad kompetens hos de anställda, vilket senare främjar deras engagemang.

Över ett år har passerat sedan pandemins utbrott, världen står fortfarande i kris och den interna kommunikationen inom företag har påverkats (Popa, 2020). Kommunikationen har inte bara förändrats utan den spelar en allt viktigare roll idag (David, 2011). Företag får svårigheter med att utveckla personliga relationer till varandra vilket i sin tur påverkar engagemanget (Lipiäinen, Karjaluoto & Nevalainen, 2014). Bra engagemang och effektiva kommunikationsstrategier har en tydlig koppling till att företag genererar ett bra finansiellt resultat (Yates, 2006). Trots det positiva som intern kommunikation bidrar till är fortfarande extern kommunikation den mest prioriterade (CGI, 2021). Intern kommunikation har växt i betydelse, likaså behovet av forskning (Hargie & Tourish, 2009; Tkalac-Verčič et al., 2012).

Kovaitė, Šūmakaris och Stankevičienė (2020) har undersökt effektiviteten i digitala kommunikationskanaler under en förändringsprocess av en affärsmodell och de menar att det behövs mer forskning kring användningen av digitala kommunikationskanaler i intern kommunikation. Att det även sker en påverkan på företags medarbetarrelationer i en mer digitaliserad värld är enligt forskning konstaterat, därför är det av intresse att undersöka företagens påverkan av denna förändring.

1.3 Syfte

Syftet med denna studie är att undersöka hur covid-19 tillsammans med den snabbt gående digitala utvecklingen har förändrat den interna kommunikationen inom redovisningsbyråer.

Studien ska föra forskningen vidare inom intern kommunikation och förhoppningsvis kunna lyfta ämnet till att få mer uppmärksamhet på företag. Studien ska rikta in sig på kommunikationsstrategier, att upprätthålla medarbetarengagemang och gemenskap i en mer digital verksamhet.

1.4 Frågeställningar

● Hur ser redovisningsbyråers anställda på intern kommunikation och hur har de i företagen behövt anpassa den till att bli mer digitaliserad?

● Hur upplever företagen att gemenskapen och medarbetarengagemanget har påverkats nu när covid-19 har resulterat i distansering och vad gör de för att bibehålla det?

(9)

Ambitionen är att besvara forskningsfrågorna med hjälp av perspektivet symbolisk interaktionism (symbolic interactionism). Perspektivet baseras på relationen mellan människor och hur de interagerar och kommunicerar med varandra. En mer genomgående förklaring kan läsas i avsnitt 2.4.

(10)

2. Teoretisk referensram

Detta kapitel lyfter först delarna den interna kommunikationen påverkar såsom effektivitet, engagemang och gemenskap, därefter beskrivs kommunikationsstrategier samt den digitala påverkan och symbolisk interaktionism.

2.1 Intern kommunikation

Många företag ser sin framgång i deras finansiella resultat och strävar mot att generera vinst (Yates, 2006). Studier visar att bra medarbetarengagemang och effektivitet i den interna kommunikationen har en koppling till att företag presenterar positiva finansiella resultat (Yates, 2006). Karanges, Johnston, Beatson och Lings (2015) utförde en studie där resultaten påvisade att den interna kommunikationen kan vara till hjälp för att uppmuntra medarbetare att dela sina åsikter och bli mer involverade samt känna sig delaktiga i företagets gemenskap.

Figur 1: Intern kommunikation. Källa: Egenkonstruerad modell

2.1.1 Effektivitet

Holá och Pikhart (2014) har utfört en studie där de undersökte i vilken mån effektiviteten och konkurrenskraften i företag påverkas av hanteringen av den interna kommunikationen. Studien visar att den interna kommunikationen bör vara strategiskt och systematiskt upprättad för att

(11)

även en ledande indikator för ett företags finansiella resultat (Yates, 2006). Welch (2012) instämmer med föregående författare men lyfter även att kommunikation som sköts på ett olämpligt sätt kan istället orsaka skada på relationerna hos de anställda då en svag kommunikation kan motverka sitt eget syfte. Ledare och chefer behöver även en tydlig strategi för hur den interna kommunikationen ska leda till bland annat effektivitet (Holá & Pikhart, 2014). Det kan handla om val av kommunikationskanaler, intern målgruppsanalys, engagemang och så vidare.

2.1.2 Medarbetarengagemang

Medarbetarengagemanget beskrivs som “An individual's sense of purpose and focused energy, evident to others in the display of personal initiative, adaptability, effort, and persistence directed toward organizational goals” (Johnson & Pike, 2018, s. 65). Tidigare forskning visar att intern kommunikation har en avgörande betydelse för medarbetares engagemang (Holá &

Pikhart, 2014) och kan kopplas till positiva resultat på exempelvis lönsamhet och arbetsinsats inom företaget (Kovaitė et al., 2020). Enligt Hogervorst, Koopman och Van der Flier (2004) är det även viktigt att medarbetarna tycker att den interna kommunikationen fungerar för att lyckas nå framgång. Enligt Karanges et al. (2015) är den interna kommunikationen en viktig faktor för att bibehålla engagemanget hos medarbetarna. Cohen och Veled-Hecht (2010) lyfter även att det är viktigt att socialisera sig i företaget för att skapa engagemang. Malone och Issa (2013) utförde en studie om engagemanget där det visade sig att goda arbetsrelationer var den faktor som ledde till mest arbetstillfredsställelse och engagemang.

Enligt en studie utförd av Karanges et al. (2015) visar resultaten att intern kommunikation och kommunikationen från chefer spelar en viktig roll för att upprätthålla och utveckla ett medarbetarengagemang. Vilket även Welch (2012) upplyser, det vill säga att chefer bör ha en öppen ledningskommunikation för att uppnå engagemang hos medarbetarna. Samtidigt menar Novosáková et al. (2020) att det är viktigt för den som har ledarrollen att ta hänsyn till vissa risker som exempelvis balans mellan olika verktyg och acceptansen hos alla användare.

Resultaten tyder även på att med hjälp av intern kommunikation kan företag uppmuntra medarbetare att dela sina åsikter kring verksamheten för att bli mer involverade och känna sig delaktiga i företagets gemenskap.

Enligt Waizenegger, McKenna, Cai och Bendz (2020) resulterade covid-19 i att flera anställda tvingades arbeta hemifrån. Detta bidrog till ett mer planerat och mindre spontant samarbete.

(12)

Författarna lyfter även att anställda har svårt att avgöra om deras kollegor är upptagna när de arbetar hemifrån och vill därför inte störa genom att skicka flera snabba meddelanden. Istället avstår de vilket påverkar samarbetet i företaget. Författarna beskriver även att det dagliga morgonmötet kan symbolisera en bra start på dagen där de anställda känner sig delaktiga i teamet. Något Brousell (2012) även nämner är att coachmöten är nyckeln till en fungerande kommunikation och ett fungerande samarbete. Slutligen menar Waizenegger et al. (2020) att företag som utnyttjar digitala plattformar mer frekvent har en större chans att skapa en teamkänsla.

2.1.3 Gemenskap

Karanges et al. (2015) förklarar vikten av relationen sinsemellan chefer och anställda samt hur den interna kommunikationen underlättar relationen mellan samtliga inom företaget. Forskarna nämner även kopplingen internkommunikation har till positiva organisatoriska resultat och gruppdynamiken inom organisationer. Friedl och Verčič (2011) belyser att det finns två viktiga huvudroller när det kommer till den interna kommunikationen. Det första är att sprida information och det andra är att skapa en känsla av gemenskap inom organisationer. Tkalac- Verčič et al. (2012) uppmärksammar även dem att internkommunikation är ledande i att forma en känsla av gemenskap.

2.2 Digitaliseringens påverkan

En studie utförd av Hai, Zhuen, Huang och Anqi (2020) visar att digitaliseringen är avgörande för hur företag agerar effektivt på en kris, i detta fall covid-19. Det handlar om att pandemin har skapat nya möjligheter för digital teknik att få större plats hos företag och användningsområden som möjligheten att exempelvis arbeta hemifrån. Enligt Touhidul och Sorooshian (2019) är det den snabba utvecklingen av teknik som påverkat kommunikationen inom företag. Tekniken har påverkat genom att den i stor utsträckning skulle kunna ersätta kommunikationen som sker ansikte mot ansikte (Novosáková et al., 2020). Författarna menar att fördelarna med kommunikationsverktyg som e-post, internet, meddelanden och videomöten, är att det är effektivt och förbättrar gemenskapen då samhället i sig kan vara mer uppkopplat. Digitaliseringen har även förändrat dessa kommunikationsverktyg till att fungera bättre (Kovaitė et al., 2020). Det har även öppnat upp möjligheten att skapa ett gynnsammare samarbete, en kontinuerlig dialog, samt ökad rörlighet (Kovaitė et al., 2020).

(13)

Digitala hjälpmedel som bland annat e-post, skype och Teams hjälper företag att förbättra produktiviteten och prestandan (Nickitas, 2019). Detta för att det blir enklare att vara uppkopplad och det går fortare att kommunicera och sprida information. Enligt författaren är den fysiska kommunikationen den kraftfullaste kommunikationsmetoden. Forskare är överens om att den fysiska kommunikationen är mer övertygande och entydig samt att individer kommer ihåg mer av vad de ser än hör (Nickitas, 2019).

“Technology Is Necessary, But May Not Always Be Better” (Nickitas, 2019, s. 65). Nickitas (2019) hävdar att den starkaste interaktionen är den kommunikation som sker fysiskt. Den kommunikation som istället sker digitalt och icke-verbalt utan ansiktsuttryck kan leda till felkommunikation i högre grad, vilket i sin tur kan leda till konflikter. Fysisk kommunikation minimerar därmed misstolkning med hjälp av den personliga anslutningen och ett större förtroende mellan individer, samt högre grad av samarbete (Nickitas, 2019).

Lipiäinen et al. (2014) upptäckte i sin studie att utmaningarna med de digitala hjälpmedlen är relaterade till de olika medarbetarnas vanor kring den mer digitala världen. Den yngre generationen har lättare att arbeta med digitala hjälpmedel än den äldre. Detta kan leda till brister i tydligheten i kommunikationen samt att svarstider blir längre på grund av svårigheten att finna rätt person för frågan. Även i denna studie togs begreppet effektivitet upp och de intervjuade nämnde att brister i tydligheten samt långa svarstider kan vara en anledning till att arbetet inte blir tillräckligt effektivt. Ytterligare en svårighet som upplevdes i det studerade företaget var att digital kommunikation ansågs för formell vilket påverkade medarbetarnas relationer till varandra (Lipiäinen et al. 2014). Det blir svårare att utveckla ett personligt band och relationerna kan bli ytliga. De intervjuade personerna lyfter därmed informella fysiska möten som betydelsefullt för att bygga starka relationer då det är lättare att engagera motparten samt se reaktioner och ansiktsuttryck (Lipiäinen et al. 2014).

2.3 Kommunikationsstrategier

Företag bör skapa en kommunikationsstrategi för att lyckas nå framgång och överlevnad (Welch, 2012). Att utforma en bra och fungerande sådan kan förändra ett företags effektivitet (Stegaroiu & Talal, 2014). Enligt Gasser (1989) är företag som utformat en strategi mer benägna att klara sig genom kriser och oväntade förändringar. Yates (2006) hävdar att företag som lyckats med en effektiv kommunikationsstrategi och själva ser de positiva effekterna är

(14)

4,5 gånger mer benägna att ha anställda som är engagerade. Welch (2012) menar även att de anställda blir mer engagerade av att ledare utformar öppna kommunikationsstrategier.

Kommunikationsverktyg är en viktig del i upprättandet av kommunikationsstrategier. De har en avgörande roll för att skapa en hållbar kommunikation. Dessa verktyg kan exempelvis vara e-post, internet, meddelande, videomöte och Teams. Verktygen ska sedan alla berörda intressenter vara involverade i för att skapa en effektivare kommunikation (Novosáková et al,.

2020).

Gasser (1989) hävdar att det finns fyra huvudområden som företag bör arbeta kring vid upprättandet av en kommunikationsstrategi. Det första området handlar om syftet med kommunikationen, att det ska finnas ett tydligt syfte. Andra området handlar om att företag ska analysera medarbetarna som strategin är avsedd för. Därefter kommer fastställandet av den kommunikationsmetod som företaget anser lämpligast. Efter en fastslagen strategi kommer sista området som enligt författaren handlar om att företag ska lyfta fördelarna men också riskerna med den valda strategin.

Figur 2: Kommunikationsstrategi. Källa: Egenkonstruerad modell.

(15)

2.4 Symbolisk interaktionism

Symbolisk interaktionism handlar till största del om människor och samhället, att människor skapar samhället (Eriksson-Zetterquist, Hansson & Nilsson, 2020). Enligt Carter och Fuller (2016) handlar det även om att samhället skapas genom upprepade interaktioner individer sinsemellan, det vill säga genom det samspel som människor skapar för att samhället ska fungera. Samhället skapas av människor och med hjälp av perspektivet går det att förstå samhället och sociala fenomen (Eriksson-Zetterquist et al., 2020). Samhället och sociala fenomen är till exempel “något alla vet”, det kan vara alltifrån trafikljus, språk och skyltar.

Människor lär sig av varandra och av samhället genom att se hur andra runt omkring agerar i samtliga situationer. Under en lång tid har detta sociala fenomen växt fram, vilket är något som är viktigt och behövs för att det samhället vi lever i ska fungera, detta gäller inte bara samhället i sig utan även ur ett individperspektiv (Eriksson-Zetterquist et al., 2020).

Perspektivet förklarar även att människan är aktivt involverad i vad som hela tiden händer och ses inte som något passivt i förhållande till sin omgivning (Eriksson-Zetterquist et al., 2020).

Inom den symboliska interaktionismen pågår det ständigt upprepade interaktionshändelser och dessa händelser blir en summa och skapar samhället vilket bidrar till att människor förstår samhället och de normer som finns.

Enligt Eriksson-Zetterquist et al. (2020) är kommunikation även en viktig del av perspektivet då det är ett sätt för människor att skapa mening till varandra. Uppfattningen om att världen och allt runt omkring oss existerar oavsett om människor existerar eller inte. Detta beskriver författarna Benzies och Allen (2001) att symbolisk interaktionism bygger på och att vetskapen om att världen existerar skapar människans beteende. Vilket bidrar till att människor beter sig som att de är ett med världen och skapar olika beteenden för hur världens befolkning beter sig.

2.5 Sammanfattning av teori

Som nämnts ovan handlar symbolisk interaktionism om hur människor interagerar och förstår samhället. Genom tillämpning av perspektivet är samhället i detta fall företagens kultur.

Förväntningarna är att förstå hur företagen och de anställda kommunicerar med varandra och hur det lär sig av varandra. Detta för att skapa en djupare förståelse för hur dessa interaktioner har påverkats av distanseringen. Det som kommer att ligga till grund för resterande avsnitt i studien är delarna från teoretiska referensramen i form av intern kommunikation, effektivitet,

(16)

digitalisering, medarbetarengagemang, gemenskap, kommunikationsstrategier och tillsammans med den symboliska interaktionismen som utgör helhetsperspektivet i arbetet.

(17)

3. Metod

Studien bygger på en kvalitativ metod med en abduktiv ansats, där semistrukturerade intervjuer har genomförts. Detta avsnitt beskriver studiens tillvägagångssätt, urval, operationalisering samt datainsamling.

3.1 Litteraturgenomgång

Första steget i genomförandet av denna studie var sökning av litteratur, främst genom vetenskapliga artiklar i olika databaser men även genom tidigare uppsatser som finns tillgängliga på DIVA. Detta genomfördes för att få inspiration samt fastställa studiens inriktning. Under denna genomgång gavs en god förståelse för ämnena inom kommunikation, den digitala utvecklingen samt kopplingen mellan dem. Det visade sig att intern kommunikation kan ha en god inverkan på hur företag arbetar. Forskning kring intern kommunikation upptäcktes vara knapphändig och något som det behövs mer av, därav studiens utgångspunkt. Då världen lever i en pågående pandemi som enligt forskare skyndat på utvecklingen i allt snabbare takt inom det digitala blev det av intresse att utreda detta vidare i samband med intern kommunikation. Detta lades sedan till grund för studiens syfte samt frågeställningar.

3.2 Val av forskningsansats

Utgångspunkten vid val av forskningsmetod ligger i studiens syfte samt de utvalda forskningsfrågorna. En kvalitativ metod kan leda till ett djupare resonemang då intervjuer ger respondenten utrymme att tala fritt kring frågorna utan begränsning (Bryman & Bell, 2017).

Det går även att framhäva den icke-verbala kommunikationen såsom känslor och uppfattningar (Denscombe, 2016). Då denna studie undersöker den snabba digitala utvecklingens påverkan på intern kommunikation krävs en djupare inblick, därav valet att använda en kvalitativ forskningsmetod i form av intervjuer. Kvantitativ metod söker istället bredd genom att generalisera en särskild population vilket denna uppsats inte eftersträvar (Bryman & Bell, 2017). En kvalitativ forskningsmetodik förlitar sig på tolkningar men ska inte leverera forskarens egna tankar och värderingar (Gustavsson, 2004). Forskare anser att kvalitativa studier kan vara för subjektiva (Bryman & Bell, 2017). Det kan däremot undvikas genom objektivitet, att endast återberätta respondenternas svar utan att göra egna tolkningar.

(18)

Abduktiv ansats är en interaktiv process mellan teori och empiri (Alvesson & Sköldberg 2008).

Den abduktiva ansatsen fungerar som en process som möjliggör växling mellan induktion och deduktion, vilket är en växling mellan empiri och teori, där båda avsnitten bearbetas i efterhand (Denzin, 2009). För att besvara studiens valda syfte är den abduktiva forskningsansatsen mest relevant då den teoretiska referensramen har utformats och kommer att kopplas till empiriinsamlingen för att förstå ett samband. Studien utformades först med det teoretiska avsnittet och därefter empiriinsamlingen. När all empiri var färdigställd påbörjades en bearbetning av teorin för att lägga till delar som saknades och även ta bort sånt som inte var relevant. Detta bidrar till en djupare förståelse kring den interna kommunikationen i samband med digitaliseringen. Den teoretiska bilden på denna studie kan även ses genom tabellen i avsnitt 3.5.

3.3 Val av vetenskapliga artiklar

De vetenskapliga artiklar som används i detta arbete är peer reviewed och hämtade från Mälardalens högskolas databas ABI/INFORM samt Web of Science. Sökorden som främst använts är internal communication, digitalization, communication, engagement, community, communication in organization, internal communication crisis, internal communication strategy och effectively. Dessa sökord användes främst på grund av studiens syfte och frågeställningar för att försäkra att alla vetenskapliga artiklar är relevanta för studiens ämne.

Då digitaliseringen ständigt är i förändring har hänsyn tagits till artiklarnas publiceringsår för att se till att de är relevanta för studien.

För att säkerställa att de vetenskapliga artiklarna i detta arbete är trovärdiga har endast artiklar som är expertgranskade används. Enligt Thurén (2013) handlar detta med källkritik om att bedöma källors tillförlitlighet och att det ligger på läsaren att avgöra vilka som anses som pålitliga. Därav valdes originalkällan i de fall andra forskare benämnt källor, detta för att använda direkta källor. Källors ålder är ett källkritiskt kriterium enligt Rienecker och Stray Jörgensen (2017) och därför har aktuella källor eftersträvats.

3.4 Val av respondenter

För att skapa kontakt med respondenter relevanta för studiens syfte skickades mejl ut till 22 redovisningsbyråer. I mejlet presenterades studiens syfte och frågan ställdes om de hade tid att

(19)

söktes upp via internet. Däremot skickades mejl endast ut till företag med fler än 10 anställda, detta för att säkerställa att det finns gott om internkommunikation på arbetsplatsen. För att begränsa studien geografiskt valdes endast företag verksamma i mellansverige. Då det var ont om tid och under en stressig period för redovisningsbyråer intervjuades alla nio från olika företag som hade möjlighet att ställa upp. Respondenterna meddelades att de även skulle få vara anonyma då det kan hjälpa dem att känna sig mer bekväma och prata mer fritt (Bryman &

Bell, 2017). Varje respondent kommer vidare i denna studie benämnas vid siffror. Detta för att tydligt kunna urskilja vad var och en sagt.

3.5 Operationalisering

Framställningen av intervjufrågor utgick från frågeställningarna för att senare vara en bidragande del i analysen och för att kunna uppfylla studiens syfte. Frågorna är kopplade till den teoretiska referensramen för att de sedan i analysen ska gå att jämföra olika respondenters svar med tidigare forskning. Nedan presenteras exemplifiering hur kopplingen mellan intervjufrågor och teoretiska referensramen har utformats.

Fråga Kopplad litteratur Förklaring

-Beskriv din yrkesroll.

-Hur länge har du arbetat på företaget?

-Hur ser du på intern kommunikation? Definiera

(Bryman & Bell, 2017) Syftet med dessa frågor är att få lite bakgrundsinformation om respondenten samt att få personen att känna sig mer avslappnad och bekväm i intervjusituationen.

Har ni tydliga strategier för hur den interna

kommunikationen ska hanteras? Exempelvis mål med kommunikationen.

(Welch, 2012) (Stegaroiu & Talal, 2014)

Welch (2012) beskriver vikten av att skapa strategier för att lyckas nå framgång och överlevnad. Samtidigt menar Stegaroiu och Talal (2014) att en fungerande strategi påverkar effektiviteten. Syftet med frågan är att se om redovisningsbyråer har uppsatta strategier och hur de påverkar företaget. Denna fråga kan även kopplas till första frågeställningen.

Fungerar kommunikationen bättre eller sämre under pandemin? Utveckla.

(Nickitas, 2019) (Novosáková et al., 2020)

Nickitas (2019) hävdar att den starkaste interaktionen är den kommunikation som sker fysiskt. Medan Novosáková et al. (2020) menar att en icke-fysisk kommunikation också kan bidra till effektivitet och gemenskap. Syftet med frågan är att se hur byråer upplever den förändrade kommunikationen.

(20)

Finns det några fördelar och nackdelar med att inte träffas fysisk utan endast

kommunicera genom digitala hjälpmedel?

(Nickitas, 2019) (Lipiäinen, 2014)

Nickitas (2019) lyfter att konflikter kan uppstå genom att endast kommunicera digitalt samt att Lipiäinen (2014) pratar om vissa utmaningar som kommer med olika generationer. Syftet är därför att se om byråer upplever detsamma.

På vilket sätt har den interna kommunikationen en betydande roll?

(Yates, 2006)

(Karanges et al., 2015)

Yates (2006) beskriver att den interna kommunikationen har koppling till medarbetarengagemang, effektivitet och finansiella resultat. Karanges et al. (2015) förklarar att den interna kommunikationen kan vara till hjälp för medarbetare att känna sig delaktiga. Syftet med frågan är att se om företagen känner att den interna kommunikationen har betydelse för olika delar inom verksamheten.

Har digitaliseringen påverkat den interna

kommunikationen?

Positivt/negativt?

(Touhidul &

Sorooshian, 2019)

(Novosáková et al., 2020)

(Kovaitė et al., 2020)

Enligt Touhidul och Sorooshian (2019) är det den snabba utvecklingen av digitalisering som påverkat kommunikationen inom företag. Novosáková et al. (2020) menar att digitaliseringen har påverkat genom att kommunikationen kan ersättas av icke-verbal kommunikation.

Digitaliseringen har även förändrat kommunikationsområden som digitala kanaler (Kovaitė et al., 2020). Syftet med frågan är att få en förståelse för hur digitaliseringen påverkat byråer, både positivt och negativt.

Vad använder ni för digitala plattformar?

(Nickitas, 2019) Enligt Nickitas (2019) hjälper digitala plattformar företag att förbättra produktiviteten och prestandan. Syftet med frågan är att se vilka plattformar byråer använder sig av.

Hur tycker du att det digitala har styrt ert sätt att

kommunicera internt?

(Kovaitė et al., 2020) Digitaliseringen har förändrat kommunikationsområden som digitala kanaler (Kovaitė et al., 2020) och kommunikationen har förändrats och skapat fler digitala kommunikationskanaler. Syftet med frågan är att se om digitaliseringen har underlättat den interna kommunikationen eller bidragit till motsatsen.

Beskriv

medarbetarengagemanget i företaget.

Vad gör ni för att stödja engagemanget?

(Holá & Pikhart, 2014)

(Kovaitė et al., 2020)

Holá och Pikhart (2014) beskriver den interna kommunikationen som en avgörande betydelse för medarbetarnas engagemang. Kovaitė et al., (2020) skriver också att medarbetarengagemanget kan kopplas till positiva resultat på exempelvis lönsamhet och arbetsinsats inom företaget. Syftet med frågan är att se hur anställda och chefer upplever engagemanget.

(21)

Har engagemanget påverkats av pandemin nu när flera arbetar hemifrån? Jobbar man lika mycket? Är du lika motiverad som innan?

(Kovaitė et al., 2020)

Tidigare forskning visar att engagemanget har stor påverkan på hur den interna kommunikationen fungerar (Holá & Pikhart, 2014) samt företags lönsamhet (Kovaitė et al., 2020). Syftet med frågan är att se om byråers engagemang påverkats av covid-19.

Jobbar ni med något för att bibehålla engagemanget?

(Kovaitė et al., 2020)

Studier visar att medarbetarengagemanget påverkas tydligt av den interna kommunikationen (Holá & Pikhart, 2014). Kovaitė et al. (2020) påpekar även att engagemanget i sig kan leda till positiva resultat på lönsamheten och arbetsinsatsen. Syftet med frågan är att se hur byråer ser på engagemanget och om det är något som arbetas kontinuerligt med.

Anser ni att gemenskap är viktigt i gruppen och isåfall på vilket sätt?

(Karanges et al., 2015) (Tkalac-Verčič et al., 2012)

Karanges et al. (2015) förklarar vikten av relationen sinsemellan chefer och anställda och hur kommunikationen underlättar relationen inom företaget. Tkalac-Verčič et al. (2012) menar att den interna kommunikationens huvudroll är att forma en känsla av gemenskap. Syftet med frågan är att se vad gemenskapen betyder för byråer.

Tabell 1. Operationalisering.

3.6 Intervjuer

En pilotintervju genomfördes efter att intervjufrågorna var sammanställda. Syftet med en pilotintervju är enligt Bryman och Bell (2017) att det finns möjlighet att korrigera frågorna om möjliga fel skulle identifieras. Pilotintervjun genomfördes med en respondent kunnig inom forskningsområdet. Efter detta genomförts justerades de utvalda frågorna efter behov innan de andra intervjuerna påbörjades.

I denna studie har semistrukturerade intervjuer använts. Semistrukturerade intervjufrågor behöver inte ställas i strikt ordning utan i den ordning som sammanfaller mest naturligt och används för att förstå respondenternas upplevelser (Weiss, 1995; Rubin & Rubin, 2005). Sju av intervjuerna genomfördes genom fysiska träffar medan de resterande två skedde digitalt.

Fysiska träffar eftersträvades för att lättare kunna läsa av och få en bättre kontakt med respondenterna. Bryman och Bell (2017) anser att det är enklare vid personliga intervjuer att skapa en bra relation med respondenterna, men att digitala intervjuer är ett bra alternativ när fysiska träffar inte är möjligt. Vid dessa två fall anordnades intervjun istället via det digitala hjälpmedlet Zoom. Med hjälp av två intervjuare kunde en läsa frågorna medan den andra observerade och flikade in med följdfrågor när det var passande, något som Bryman och Bell

(22)

(2017) anser kan vara ett bra upplägg. Intervjuernas längd varade mellan 25 och 53 minuter beroende på hur mycket respondenterna valde att dela med sig av.

3.7 Analysmetod

3.7.1 Inspelning och transkribering

Efter godkännande från respondenterna har alla intervjuer spelats in via ljudinspelning på två olika mobiltelefoner. Detta för att i ett senare skede ha möjlighet att lyssna flera gånger samt att endast kunna fokusera på intervjun och respondenten. Det valdes även att spela in via två enheter för att säkerställa att materialet spelades in och sparades. Enligt Denscombe (2016) blir inspelningsmaterialet som en nästintill fullständig dokumentation av respondenternas svar bortsett från den icke-verbala kommunikationen som inte fångas upp. Däremot har detta gjorts på plats av studiens skribenter. För Bryman och Bell (2017) innebär inspelningarna en möjlighet till att lyssna om intervjuer vilket förenklar analysen av det empiriska materialet.

Alla inspelade intervjuer transkriberades kort efter genomförandet och genomgick sedan en granskning för att se om de genomförts korrekt och konsekvent. Detta för att risken för misstolkningar skulle minimeras. Transkriberingar gjordes även för att stärka studien om den ifrågasätts. Transkribering är en lång process, men enligt Rosenthal (2016) nödvändig för den analytiska processen. Detta för att upprätthålla deltagarnas konfidentialitet.

3.7.2 Tematisk analys

I denna studie har den insamlade empirin bearbetats utifrån en tematisk analys. En tematisk analys är en lämplig kvalitativ metod som är relevant när analysen av en stor mängd kvalitativ data utförs (Nowell, Norris, White & Moules, 2017). Braun och Clarke (2006) hävdar att denna metod används för att se respondenternas perspektiv och att uppmärksamma likheter och skillnader samt att metoden även tvingar forskare att använda sig av ett strukturerat tillvägagångssätt när data ska hanteras. Det första steget är enligt Saunders, Lewis och Thornhill (2019) att bekanta sig med den insamlade datan i form av transkriberingar där märkningar av meningar har utförts på ett systematiskt sätt. Detta för att fånga upp återkommande och intressant information från de inspelade intervjuerna. Efter det delades de mest återkommande teman och relevanta för studiens frågeställningar in i större teman som

(23)

frågeställningar samt den teoretiska referensramen. Genom detta har kodningen av transkriberingarna även utgått från operationaliseringen. En kritik som riktas mot denna metod är att teman inte skapas automatiskt ur det insamlade materialet utan att det är undersökarna själva som väljer ut teman. Trots detta förekommer denna analysmetod ofta och den är enligt Braun och Clarke (2006) mycket vanlig. De framträdande teman som valts i denna studie är intern kommunikation, digitalisering, medarbetarengagemang och gemenskap.

3.8 Kvalitetsåtgärder

Vid tillämpning av kvalitativ metod är tillförlitlighet, pålitlighet och överförbarhet tre kriterier som bestämmer kvalitén på den utförda studien (Saunders et al., 2019).

3.8.1 Trovärdighet och pålitlighet

Enligt Bryman och Bell (2017) innebär tillförlitlighet och pålitlighet att studien ses som trovärdig utifrån de resultat och slutsatser som presenteras samt att studien skulle få samma utfall om den genomfördes igen. För att läsaren ska få en tydlig bild om hur denna studie genomförts får hen en tydlig redogörelse för detta i metodkapitlet. Detta för att öka trovärdigheten och minska eventuella frågor som uppkommer. Läsaren får därmed en chans att bedöma om studien är applicerbar på andra företag samt får på egen hand bedöma kvalitén och studiens pålitlighet. Saunders et al. (2019) ser att partiskhet är en faktor som kan orsaka osäkerhet i studiens tillförlitlighet och pålitlighet. Intervjuerna i denna studie har genomförts med öppna frågor och är ställda på ett neutralt och objektivt sätt, vilket ökar chanserna till att respondenterna ger ärliga svar (Bryman & Bell, 2017). Genom den genomförda pilotintervjun fick även frågorna testas för att säkerställa att frågorna som ställs är tydliga och inte innehåller begrepp som inte är bekanta för respondenterna, vilket enligt Saunders et al. (2019) är en viktig punkt.

3.8.2 Överförbarhet

Enligt Bryman och Bell (2017) handlar överförbarhet om resultatet i studien kan användas i andra miljöer och sammanhang. I denna studie har totalt nio respondenter med olika erfarenhet samt från olika företag studerats. Detta bidrar till att studien fått flera olika infallsvinklar på frågeställningarna som ställts, därav anses den som överförbar till viss del. Enligt Bryman och Bell (2017) studeras oftast en mindre specifik grupp i en kvalitativ metod, vilket gör att resultaten kan påverkas. Denna studie utfördes även under en specifik tidsperiod vilket även kan påverka överförbarheten till andra sammanhang och tillfällen.

(24)

4. Empiri

Detta avsnitt inleds med en presentation av respondenterna samt information om intervjuernas utformning. Vidare presenteras en redogörelse för den insamlade empirin. Samtliga respondenter arbetar helt eller delvis hemifrån på grund av den rådande pandemin. Detta har inneburit förändringar för respondenternas sätt att kommunicera internt då det mestadels måste ske digitalt.

4.1 Presentation av respondenterna

Nedan i tabellen presenteras information om respondenterna samt om intervjuernas genomförande. Detta för att tydliggöra hur och när intervjuerna inträffade men även upplysa om de medverkandes erfarenheter vilket kan vara relevant då de kan ligga till grund för hur personen väljer att besvara frågorna.

Respondent Datum/tid Intervjumetod Bakgrund och erfarenheter

Respondent 1 2021-04-26

30 minuter Personligen Auktoriserad lönekonsult, redovisningskonsult samt IT-ansvarig. 10 år på företaget.

53 minuter Personligen Redovisningsekonom och kundansvarig. 1,5 år på företaget.

49 minuter. Personligen Kontorschef. 1 år på företaget.

25 minuter Digitalt Redovisningsekonom. 1,5 år på företaget.

32 minuter Personligen Auktoriserad redovisningskonsult. 13 år på företaget.

25 minuter Digitalt Redovisningskonsult, ägare och chef. 5 år på företaget.

29 minuter Personligen Kontorschef. 12 år på företaget.

41 minuter Personligen Redovisningsekonom på en stor

redovisningsbyrå. Har tidigare även varit chef på en annan avdelning. 4 år på företaget.

36 minuter Personligen Har hand om diverse arbetsuppgifter utöver redovisning på en stor redovisningsbyrå. 4 år på företaget.

Tabell 2. Presentation av respondenter.

(25)

4.2 Intern kommunikation

Om den interna kommunikationen har förbättrats eller försämrats är det delade meningar om bland respondenterna. Respondent 9 tycker att det fungerar mycket sämre. Respondent 6 och 7 tycker det fungerat bra och över förväntan. Respondent 2 och 4 tycker varken det förbättrats eller försämrats trots att kommunikationen förändrats till att bli mer digital. Respondent 5 och 8 nämner att det finns saker som både förbättrats men även saker som försämrats.

Fyra av nio respondenter nämner att digitala möten och samtal blivit mer effektiva. Respondent 1 säger att mötena har blivit kortare och att småprat som lätt uppkommer vid fysiska möten nu inte finns i lika stor utsträckning. Däremot är det negativt enligt några respondenter som menar på att ögonkontakt och det fysiska kroppsspråket är viktigt och något som inte fås genom digitala möten. Det är nämligen fem respondenter som hävdar att det är negativt att inte kunna se någons kroppsspråk. Respondent 9 nämner att det är svårare att presentera i ett möte digitalt då det inte blir samma typ av respons. Han hävdar att det är svårt att se om en medarbetare lyssnar, förstår och tar in budskapet genom att endast ha miniatyrbilder på deltagarna.

Respondent 2 och 5 tar även upp problematiken kring kommunikation som sker genom text.

Att det lätt kan bli missförstånd då människor uttrycker sig väldigt olika och att mottagaren inte kan se ansiktsuttryck, vilken ton sändaren använder sig av och liknande uttryck.

Respondenternas syn på intern kommunikation är att de är en viktig del av verksamheten.

Respondent 2 och 9 tar upp vikten av att kommunikation inte endast är de formella mötena utan även det som sker på fikarasterna, i korridorerna och de mer personliga samtalen kolleger emellan. Respondent 8 tar upp varför det är viktigt i deras verksamhet och syftar på att det får medarbetare att känna sig delaktiga och motiverade. Respondent 5 nämner även att hon tror att internkommunikationen har stor betydande roll för företagets verksamhet.

”Jag tror inte att företag som inte kommunicerar internt kan få samma bra resultat. Om man inte kommunicerar med folk kör alla sitt egna race och det kanske är lätt att man inte har kommunikation med vad andra gör. Så nej, jag tror inte man blir lika effektiv. Och man har inte samma inblick i arbetet.”

(26)

Att den interna kommunikationen skulle behöva mer uppmärksamhet och att brister i internkommunikationen kan få negativa konsekvenser var också något som uppmärksammades under intervjuerna.

”Den interna får mycket mindre uppmärksamhet och det är synd för att jag tror att den interna kommunikationen egentligen är ibland mer viktig än den externa”.

Anledningen menar Respondent 9 på att om ett företag inte kommunicerar internt kan det leda till förvirring och slutligen till att företaget förlorar kunders och andra intressenters förtroende.

Även Respondent 7 är inne på detta och anser att det är av vikt att företaget förmedlar samma saker till kunder och att de internt har en gemensam strategi för hur de ska gå ut med information externt, detta för att de inte ska motsäga varandra.

När frågan kring kommunikationsstrategier dök upp var det många respondenter som inte kunde relatera till vad kommunikationsstrategier egentligen innebär. Majoriteten nämnde deras planerade veckomöten samt hur de kommunicerade med varandra. Respondent 8 däremot var tydlig med att de hade kommunikationsstrategier innehållande mål, en kommunikationspolicy samt även kanalstrategier för hur de ska arbeta med de olika delarna. Respondenten anser att distansarbete i deras företag inte resulterat i försämrad intern kommunikation utan att den endast bytt form genom att företaget fått se över nya vägar att kommunicera på. Hon menar på att företaget genom de tydliga strategier de har, lättare har kunnat förändra och bygga om den interna kommunikationens struktur och att detta bidragit till att internkommunikationen inte försämrats trots förändringar.

Respondent 9 nämner att deras företag har en tydlig strategi för hela företaget men att det saknas för de separata enheterna. Han nämner det som en ”kappa” som omsluter hela företaget i en gemensam strategi men att det skulle behöva specificeras för de enskilda avdelningarna då det är där den anställde själv arbetar.

”Ja men det är en bra och tydlig strategi för företaget i stort men jag tycker intern kommunikation är mer viktigt i det löpande, dagliga arbetet”.

(27)

Fyra respondenter nämner även medarbetarens ansvar att själv ta till sig den information som sänds ut. Att det är viktigt att de anställda lyssnar och aktivt även söker information om det är något hen behöver.

4.3 Digitalisering

Alla respondenter anser att digitaliseringen har påverkat den interna kommunikationen på ett eller annat sätt. De nämner bland annat att det nu är effektivt att kommunicera med varandra inom företaget. Respondent 1 beskriver att digitaliseringen bidragit till att det blivit enklare att spara konversationer och gör det möjligt att gå tillbaka i historiken. Respondent 2 menar även att det givit fler vägar att kommunicera med varandra, men att det kan finnas bakåtsträvare som inte tycker om förändringar. Däremot har pandemin tvingat in människor till att bli mer digitala.

Respondent 9 nämner de äldre som kanske är vana vid gamla verktyg och som någonstans fått finna sig i det digitala. Respondent 3 menar att ålder har en påverkan på hur en individ tar emot digitala förändringar och att merparten av deras kunder som inte är digitala är äldre. Fortsatt nämner respondenten vikten av att kunna se om medarbetarna nåtts av den utskickade informationen (läskvittens) och att det nu går mycket fortare att nå alla. Dock lyfter Respondent 8 att det negativa är att de inte vet om alla tagit del av vad som skrivs och sägs. Respondent 3 beskriver även att de har kontorsmöten varje månad där de förmedlar mycket information även muntligt för att medarbetarna ska få information båda vägarna.

“Möjligheten eller chansen att alla eller de flesta för att ta till sig informationen blir ju större då om man liksom tar det på flera sätt att kommunicera, inte bara skriftligt. Det funkar inte för alla, de behöver fler vägar in. Satt det är klart att digitaliseringen är ju effektiv.”

Respondent 4 menar att hennes företag har varit digitala under en lång period vilket gör att de är vana vid att kommunicera via digitala hjälpmedel, däremot nämner hon att digitaliseringen haft en stor påverkan över tid. Respondent 5 och 6 nämner att det negativa som digitaliseringen fört med sig kan vara att den sociala kontakten blir drabbad. Alla gör det de ska vilket är effektivt, men det bidrar till att de anställda inte träffas lika ofta fysiskt, antyder Respondent 5.

Respondent 6 menar att det är viktigt att det finns en kombination mellan att träffas fysiskt och att kommunicera via digitala hjälpmedel. Respondent 9 avslutar med att han tycker det är av stor vikt att se vilka som är tillgängliga i Teams.

(28)

Alla respondenter nämner att de använder den digitala plattformen Teams mest frekvent för att kommunicera internt i företagen. Alla nämner även mejl och telefon som ett forum de använder.

Respondent 7 och 9 nämner även plattformen Skype. Respondent 7 och 8 har ett intranät där de uppdaterar om saker som händer i företaget vilket har visat sig varit uppskattat hos medarbetarna.

Det digitala har även styrt företagens sätt att arbeta. Respondent 1, 2 och 3 upplever att de nu har en bättre överblick över vad alla i företaget befinner sig och vad alla gör, detta då företaget är bra på att koda sig via en app om vart de befinner sig. Respondent 8 anser inte att det fungerar lika bra eftersom du inte ser om personen som arbetar hemifrån är upptagen. Trots att personen står som ”tillgänglig” kan medarbetaren till exempel ha lämnat datorn eller vara upptagen på annat sätt som inte syns.

“Du kanske pratar i telefonen eller gör något annat trots att det står att du är online, på kontoret har du en annan överblick om folk är upptagna”.

Respondent 5 menar att det blir mer rakt på sak när kommunikationen sker digitalt. Respondent 3 berättar att det är enklare att följa upp vad som har kommunicerats eller vad två eller flera parter kommit överens om, möjligheten att gå tillbaka i historiken och exempelvis se att någon anställd varit sjuk och inte kodat sig sjuk. Enligt Respondent 8 handlar det om att det nu blir snabbare beslut och snabbare möten. Respondent 9 anser att digitaliseringen har styrt dem till att använda sig av fler gruppfunktioner. Digitaliseringen gör det även möjligt för hundratals människor att vistas på samma möte vilket inte går via telefon.

4.4 Medarbetarengagemang

Samtliga respondenter beskriver medarbetarengagemanget som högt i företagen och några nämner en bra teamkänsla som bidrar till att de stöttar varandra i samtliga frågor. Respondent 2 anser att engagemanget är högt för att företaget är av mindre storlek. Hon anser att det kan bli svårare att motivera ett stort företag med många anställda. Respondent 9 förklarar däremot att det är högt engagemang i en redovisningsbyrå då det är ett tjänstedrivande företag, vilket även Respondent 1 lyfter. Respondent 2 lyfter en period förra året då många anställda valde att sluta. Det bidrog till att många blev nervösa och de anställda diskuterade mycket kring

(29)

”Vi har ju haft en dipp förra året då det var många som slutade och då tror jag att folk generellt drar lite öronen åt sig och blir lite nervös och sådär.

Varför slutar de där som jobbat så länge? […] och så börjades det pratas lite liksom… för vi är ju bara tjejer här så det är väl oundvikligt att det blir att man pratar om varför hon sluta liksom.”

Hon menar inte att den interna kommunikationen var bristfällig vid denna tidpunkt, men att det hade varit skönt med öppna kort om vad som egentligen hände. Enligt Respondent 8 utför de medarbetarundersökningar vartannat år för att kunna följa upp mål, motivation och gemenskap.

Detta bidrar till att engagemanget är högt då de hela tiden tävlar mot sig själva och försöker nå höga resultat. Respondent 5 menar att vissa arbetar ännu mer när de sitter hemifrån och för vissa blir det svårt att engagera sig i lika stor utsträckning, vilket bidragit till att en del arbetar mindre effektivt.

Alla respondenter är överens om att pandemin har påverkat engagemanget på något sätt.

Respondent 4 är den person som anser att engagemanget har påverkats minst, då företaget låg i framkant vad det gäller digitaliseringen innan pandemin. Respondent 1 menar att kroppsspråket drabbas, att de inte ser personerna som arbetar hemifrån, vilket även Respondent 2 lyfter. Det kan vara en negativ aspekt i det hänseendet att de inte ser om personerna som sitter hemifrån behöver hjälp eller om de mår dåligt. Engagemanget försvinner för de som arbetar hemifrån och därför är det viktigt enligt Respondent 2 att de som arbetar hemifrån vågar be om hjälp. Respondent 3 nämner istället att individer kanske inte känner sig lika motiverade när de arbetar hemifrån, att det blir en så kallad social isolering. Enligt Respondent 5 har dock pandemin resulterat i att hon själv arbetar i ett högre tempo eftersom hon inte blir störd och avbruten på samma sätt. Pandemin har även påverkat engagemanget online då fler är aktiva i intranätet nämner Respondent 5.

“Förut tror jag att man kanske hörde det i korridoren eller i fikarummet. Nu missar man ju det och då är intranätet en bra plattform för att hålla sig uppdaterad. Folk går in där lite då och då och kikar så ser man vad som händer och det är lite kul. Det kan ju även vara privata saker, men oftast är det jobbrelaterat som vi har.”

Respondent 2 och 9 är överens om att den största faktorn som påverkar engagemanget negativt är att de inte ses lika ofta fysiskt. Företaget behöver träffas för att stärka engagemanget och alla

(30)

får energi när de pratar med varandra live berättar dem. Respondent 2 lyfter även att relationer byggs genom att umgås privat utanför arbetet och att det är svårt att få den här familjära känslan när flera arbetar hemifrån på grund av den rådande pandemin.

För att stödja engagemanget lyfter samtliga respondenter att veckomötena är av stor vikt, där även Respondent 1 menar att det är viktigt att ha en positiv stämning på dessa möten.

Respondent 3 beskriver veckomötena som en viktig tid där alla i gruppen får säga sitt, även de som arbetar hemifrån. Respondent 4 menar att det är viktigt att alla får ta del av vad som händer i företaget hela tiden, oavsett om alla arbetar med enskilda saker och med olika kunder, att de då får träffas två gånger i veckan skapar motivation. Respondent 1, 2, 3 samt 6 lyfter coachmöten som ett sätt att stödja engagemanget där alla är delaktiga och får lyfta saker som berör en. Coachmöten nämner även Respondent 7 där han även får utbildning i hur han ska agera i dessa möten för att kunna coacha medarbetarna. Samtliga respondenter beskriver att de använder sig av aktiviteter som digitala after works och exempelvis gå-tävlingar för att stödja och även bibehålla engagemanget. Avslutningsvis nämner Respondent 8 återigen dessa medarbetarundersökningar. För att stödja engagemanget följer de upp dessa undersökningar för att se om de behöver förändra någonting.

4.5 Gemenskap

Under intervjuerna fick respondenterna frågan om vad de tyckte angående gemenskapen i deras företag. Svaret var att det var jätteviktigt från samtliga respondenter. Respondent 8 anser att gemenskap är när alla är delaktiga och när alla har känslan att de behövs och får synas. Två respondenter tycker även att gemenskap i en grupp kan göra kollegor mer bekväma med att be om hjälp. Att anställda känner att de kan lita på varandra som en grupp och att det finns en samhörighet.

”Det blir det där med lagkänsla tycker jag. Att det känns som vi jobbar mot samma mål och jag tycker det är jätteviktigt.”

Lagkänslan är viktig enligt flera respondenter men svår att upprätthålla då de är mer distanserade. Åtta av de nio respondenterna hävdar att gemenskapen i företaget har förändrats.

Respondent 2 säger att det är svårt att göra något åt det då pandemin inte endast lett till

(31)

gemenskapen påverkas då hon hävdar att oavsett om det är inom arbetet eller inte, kommer människor längre ifrån varandra genom att inte höras och ses lika ofta. Det är även fler respondenter som nämner att gemenskapen påverkats mycket på grund av att de inte äter lunch tillsammans längre och att småpratet vid kaffeautomaten försvunnit.

”Mycket av internkommunikationen sker ju i kaffeautomaten när man träffar sina kollegor och stämmer av saker och ting snabbt. Det är ju internkommunikation.

Och nu när vi jobbar hemma så är det ju inga såna, vi äter ju inte lunch tillsammans så vi hinner inte stämma av då. Vi träffas inte på morgonen, man kallpratar inte och ja men det där kanske är den viktigaste delen i internkommunikation de där kallpratet och att stämma av löpande, det har ju helt försvunnit.”