Hur hanterar anställda förändringar i växande organisationer?
En studie av upplevd inverkan av organisationstillväxt enligt tjänstemän
Sandra Burén
Psykologi, kandidat 2020
Luleå tekniska universitet
Institutionen för ekonomi, teknik och samhälle
Sammanfattning
Vad händer med tjänstemännen i en organisation som genomgår en stor organisationstillväxt?
Hinner de med sitt arbete, eller blir bördan för stor att axla när kommunikation och struktur inte hinner med organisationens förändring? Att det finns risker med organisationsförändring är känt sedan tidigare. Riskerna kan bestå av allt från hög arbetsbelastning till bristfälligt samarbete inom organisationen, och kan hanteras genom förberett planerings och åtgärdsarbete från verksamhetens ledning. Förändring inom organisationer kan även medföra arbetsrelaterad stress.
Denna stress menar Karasek beror på att kraven som anställda ställs inför överstiger kontrollen de känner inför sitt arbete. Denna rapport har, med hjälp av kvalitativa intervjuer och kvantitativa enkäter, undersökt hur tjänstemän upplevt att deras arbete påverkats av att vara i en kraftigt växande organisation. Rapporten presenterar resultat i form av ökat samarbete mellan tjänstemännen, brist på tid och kompetens för utfärdande av arbetsuppgifter samt förslag rörande hur organisationen skulle kunna lösa den upplevda kompetensbristen. Till sist diskuterar rapporten de delade uppfattningarna kring huruvida arbetsbelastningen ökat eller minskat, vad detta skulle kunna bero på och hur de skulle kunna åtgärda den ojämna arbetsbelastningen.
Nyckelord: Arbetsbelastning, stress, organisationsförändring, arbetspsykologi
A
bstract
What happens with the clerks in a fast-growing corporation? Do they have enough time for their tasks, or is the workload too much to handle when communication and structure cannot match the pace of the organizational change? The risks of organizational change are well known and can be anything from high workload to lacking cooperation between co-workers. The risks can be managed through prepared planning and action from the business management.
Organizational changes can lead to work related stress which can come from the demands (workload etcetera) overpowering the control workers feel over their situation. This study has, with interviews and surveys, investigated how clerks have perceived the change in their workload and overall communication that could have come with the organization’s growth. The study shows results such as increased cooperation between coworkers and a lack of time and competence to handle their tasks. The study also provides suggestions on how the organization can resolve the perceived lack of competence. Lastly the study discusses the divided ideas on whether the workload has increased or decreased, what could be the reason for this and how they could sort the uneven workload if that is the case.
Key words: Workload, stress, organizational change, work psychology
1
Bakgrund
Att arbeta i en organisation som genomgår förändring kan medföra risker såsom stor arbetsmängd, otydlig organisation och brister i samarbetet (Arbetsmiljöverket, 2020). För att organisationen ska kunna hantera dessa riskfaktorer är det viktigt att veta vad som kommer att förändras, var förändringen sker och vilka som påverkas av förändringen. Sedan skall åtgärder vidtas för att minska riskerna med de förändringar organisationen kommer att genomföra (Arbetsmiljöverket, 2020). Enligt arbetsmiljöförordning (AFS) 2001:1 §8:2 är det arbetsgivarens ansvar att bedöma risker som kommer med förändringar utöver den dagliga verksamheten. För att ta reda på vilka åtgärder som bör vidtas i en organisation under förändring bör ledningen börja med att utvärdera alla delar av organisationen för att hitta var problemet sitter (Kotler, 1999). Detta för att inte lägga resurser på åtgärder som inte kommer fixa problemet, utan direkt kunna hantera den del av organisationen där problemet sitter (Kotler, 1999). Det har i en studie rörande hur arbetare upplever mängden organisationsförändringar som genomförts påvisats att arbetarna upplevde större påverkan i sitt arbete av negativa (gör arbetet sämre eller svårare) förändringar än av positiva (gör jobbet bättre) eller neutrala (påverkar inte arbetet) förändringar (Cullen-Lester et al, 2019). Arbetarna ansåg dock sällan att organisationsförändringar var negativa. Upplevelsen av positiva förändringar sammankopplades dock med positiva attityder hos arbetarna. Således föreslogs att ledare bör vara selektiva när det kommer till vilka förändringar som görs i en organisation, så att de vidtar förändringar som medarbetarna upplever kan förbättra organisationen eller deras egen arbetssituation (Cullen-Lester et al, 2019).
Den största orsaken till problem i arbetslivet är stress och psykiska besvär (Arbetsmiljöverket, 2017). År 2016 stod dessa faktorer för 11% av arbetsrelaterade problem (Arbetsmiljöverket, 2017). I en brittisk undersökning där 249 socialarbetare svarade på en enkät rörande risk för hög arbetsbelastning, framkom ett samband där stress och psykisk ohälsa kan leda till en negativ spiral (Wilberforce et al, 2014). Stress leder till psykisk ohälsa, som leder till frånvaro och i förlängning högre arbetsbelastning samt mer stress för arbetarna (Wilberforce et al, 2014). I undersökningen utfördes även intervjuer med personal inom vårdsektorn, där många respondenter påtalade att en stor stressfaktor både för dem själva och för klienterna de hjälpte var den ökade mängden pappersarbete (e.g. blanketter som skulle fyllas i för tillstånd och omfördelande av resurser) (Wilberforce et al, 2014). Människor hanterar den arbetsrelaterade stressen på olika sätt (Zhang, Zhang, Ng & Lam, 2019). Studien som Zhang med kollegor (2019) gjorde i Hong Kong visade stöd för att människor anpassar sina beteenden, tankar och känslor efter de stressfulla situationerna de är i. Resultaten som redovisades samlades in via sammanställning och analys av tidigare forskning (Zhang et al, 2019). Tuvesson och Eklund (2014) gjorde en studie rörande psykosocial hälsa och stress bland vårdpersonal i Sverige. I studien beskrev de att stöd från människorna runt om en, tydliga roller, organisationens klimat och krav både utifrån och på sig själv är faktorer att ta i beaktning rörande arbetsrelaterad stress (Tuvesson & Eklund, 2014). En studie, som mätte arbetsansträngningen hos individer som arbetar hemifrån, har påvisat stöd för att stabila relationer inom organisationer kan stötta individer till minskad arbetsansträngning (Perry, Rubino &
Hunter, 2018).
En amerikansk studie där författarna undersökte hur arbetsträning fungerade inom olika vårdinstanser. Hundrafyrtioniopersoner som arbetade inom olika delar av vården fick träna på patientbemötande (t.ex. mottagande och behandling) (Kearny et al, 2019). Studien påvisade att kompetensbaserad arbetsträning ökade respondenternas upplevda trygghet i sitt arbetsutövande, samt ökad demonstrerad trygghet, som visades upp när deltagarna hade rollspel som efterliknade
2 ett riktigt patientbemötande (Kearny et al, 2019). När det kommer till kompetensförsörjning påtalar Lindelöw (2016) vikten av individuell introduktion i arbetet, för att individen snabbt ska få de verktyg och den kunskap som behövs för utförandet av arbetet.
Krav-kontroll modellen är en modell rörande stresshantering i arbetslivet (Karasek, 1979). Denna modell handlar om att mängden stress vi upplever i arbetslivet beror på den arbetsbörda vi har (ifall vi har stora eller små krav på oss) samt hur stor kontroll vi har över hur vi utför vårt arbete.
För att undersöka detta mätte Karasek (1979) utmattning och depression. Han lät även föra både subjektiva skattningar, som medarbetarna själva gjorde, samt objektiva skattningar över arbetarnas kontroll i sitt arbete. Krav kontroll modellen använde tre olika begrepp för att beskriva faktorer som uppkom. Den första var stressorer, dessa omfattar arbetsbelastning i form av tidsbrist, mycket arbetsuppgifter och konflikter mellan kollegor gällande kraven (Karasek, 1979). Ett annat viktigt begrepp är jobbkontroll, vilket innebär individens möjligheter att styra över hur och när arbetet ska utföras. Det sista begreppet arbetsansträngning syftar på hur stressorer och jobbkontroll fungerar ihop och påverkar individen. Exempelvis om någon har hög arbetsbelastning och låg kontroll över arbetet blir arbetsansträngningen hög (Karasek, 1979). I denna rapport har Karaseks krav-kontroll modell (1979) använts som stöd för att mäta hur tjänstemännen inom en organisation, som genomgått stora förändringar de senaste åren, upplever inverkan av olika stressorer och vilken kontroll de upplever sig ha i sitt arbete.
Tidigare forskning visar på vikten av att ha en balans mellan de krav som ställs på oss i arbetet och kontrollen vi har över dem, för att undvika arbetsrelaterad stress (eg Karasek, 1979;
Wilberforce et al, 2014). Vid genomgång av tidigare forskning upplevde jag en brist gällande riskerna för arbetare inom organisationer i tillväxt. Med den tidigare forskningen som grund (eg Cullen-Lester et al, 2019; Karasek 1979; Wilberforce et al, 2014) tar rapporten därför upp hur arbetet för tjänstemännen inom en växande organisation påverkats av tillväxten.
Syfte
Rapportens syfte är att ta reda på hur tjänstemän inom byggbranschen påverkats av att arbeta i en snabbt växande organisation. Hur hanterar tjänstemännen förändrad arbetsbelastning, stress och minskad kontroll i arbetet? Detta har gjorts med hjälp av tre frågeställningar.
Fråga 1: Hur upplever tjänstemännen inom organisationen att de påverkats av den snabba tillväxten?
Fråga 2: Hur upplever de att arbetsbelastningen förändrats i och med organisationsförändringen?
Fråga 3: Hur känner de att kommunikationen fungerar mellan olika delar av organisationen?
Avgränsningar
Eftersom rapportens syfte är att ta reda på hur tjänstemännen inom en växande organisation hanterar och upplever sin arbetsbelastning kommer rapporten inte ta upp hur arbetarna längre ned i organisationshierarkin påverkats av förändringen.
3
Metod
För att uppfylla rapportens syfte genomfördes både intervjuer och enkäter. Jag började med att genomföra intervjuer för att ta reda på vilka områden som upplevdes relevanta att fokusera på när det kom till den specifika organisation studien gjordes på. Intervjuerna har även, via citat, nyttjats som stöd för visualisering av resultat från enkäterna som presenterats i resultatdelen.
Enkäterna användes för att samla in svar från så många individer som möjligt, vilket gett studien en större mängd data, som slutsatserna baserats på, än vad som varit möjligt att få in via enbart intervjuer i detta fall.
Intervjumetod
Tre semistrukturerade intervjuer har utförts med tjänstemän som arbetat inom organisationen under en längre period. Intervjuerna berörde ämnen såsom hur respondenterna upplevt att arbetsbelastning, stress och kommunikation påverkats under organisationens tillväxt (se bilaga 1).
Intervjuerna spelades in, efter godkännande från respondenterna, via en app på min mobiltelefon som enbart jag haft tillgång till. Detta tillät mig att under intervjuerna lägga mer fokus på respondenterna och vad de sade istället för att lägga mycket fokus på anteckningar. Detta gav även möjlighet till anpassade följdfrågor som hade kunnat gå förlorade ifall jag inte hade spelat in intervjuerna. Under intervjuerna använde jag en intervjuguide och förde anteckningar.
Urval
För att få in tre respondenter som var villiga att ställa upp på intervjuer kontaktade jag min kontaktperson på organisationen som hjälpte till att boka in intervjuer. Då fick jag kontakt med tre medelålders män (30-55år) som arbetat i organisationens tjänstemannasektor (olika former av kontorsarbete) olika långa perioder.
Analysmetod
Transkription av intervjuerna skedde i enlighet med sekreterarmodellen (Howitt, 2016). Jag inledde följande analys genom att läsa igenom transkriptionerna och skriva upp olika förslag på områden som verkade relevanta för designen av enkäterna på stora pappersark. Sedan skrev jag ned citat från transkriptionerna på post it lappar. Dessa citatlappar sattes sedan in på passande pappersark med områden citaten bäst beskrev. Detta gav en tydlig bild av vilka områden som verkade mest relevanta att ta upp i de följande enkäterna. Analysen ledde till två områden vilka omfattar resultaten. Det första området är inverkan av tillväxt, och det andra området kallas kommunikationen. Uppdelningen i dessa två delar har gjorts eftersom områdena täcker den data som framkommit under intervjuer och enkäter, på ett strukturerat vis.
Urvalsmetod
Enkäter skickades ut till samtliga (55) tjänstemän inom den organisation undersökningen gjordes på. Av dessa 55 tjänstemän var det 40 personer som valde att svara på enkäten, 33 män, 6 kvinnor och en som inte delgav kön. Sjutton respondenter hade arbetat på organisationen i över 10 år, fyra hade arbetat där i 5–10 år och nitton i 1-5 år.
4 Material och procedur
För att utforma enkätformuläret började jag med att gå igenom analysen jag gjort på intervjuerna.
Detta för att se vilka områden jag ville få med mer specifika frågor, som även var relevanta för organisationen enkäterna skulle skickas till. Sedan utformade jag enkäterna via Google forms (se bilaga 2). Jag delade in enkäterna i fyra avsnitt, ett inledande med frågor om kön och tid i organisationen. Sedan ett avsnitt med frågor rörande huruvida respondenterna uppmärksammat och påverkats av organisationens tillväxt. Efter det kom ett avsnitt rörande arbetsbelastningen och stress. Avslutande område rörde socialt stöd och samarbete inom organisationen. Under enkätens rubrik bifogades även en informationsruta om vad enkäten handlade om och hur enkätsvaren skulle användas till rapporten. I enkäten fanns ett antal frågor med skattningsskalor som gick från 1-5. 1 på skalorna stod för ingen upplevd inverkan/väldigt dåligt beroende på fråga, 3 stod för ett medel (inte extremt åt något håll) och 5 stod för väldigt stor inverkan eller väldigt positivt (se Bilaga 1). Enkäternas frågor kopplade till arbetsrelaterad stress baserades på de frågor som Karasek nyttjat till att mäta krav-kontroll (1979). Frågorna hanterade utmattning före och efter arbetet, upplevd stress och frågor kopplade till arbetsbelastning och om de har verktygen som krävs för att utföra sitt arbete. När enkäten var färdig skickade min kontaktperson ut den till samtliga tjänstemän i organisationen. För att analysera enkätresultaten använde jag IBM SPSS, där jag räknade ut Pearsons korrelationskoefficient, skapade tabeller och figurer som redovisas i rapporten.
Etiskt övervägande
Med hänsyn till respondenternas anonymitet har de tilldelats alias. I resultatdelen kallas de därför Hasse, Lasse och Basse. Enkäterna besvarades helt anonymt. Utöver detta har jag valt att i rapporten inte nämna vilket företag rapporten handlar om, med respekt till organisationens integritet och respondenters anonymitet. För att hålla respondenterna anonyma trots inspelning av intervjuer skedde inspelningen via min mobiltelefon och den app som nyttjades till inspelning krävde inloggning, som enbart jag hade åtkomst till.
Medverkande respondenter har informerats om vad syftet med rapporten, samt enkäter/intervjuer varit. Respondenterna informerades, i enlighet med Vetenskapsrådets (2018) etiska riktlinjer, om vad intervjun skulle handla om, vad den skulle användas till och att de skulle förbli anonyma. De informerades även om sin rätt att avbryta medverkan när de ville och hade rätt att inte svara på frågor ifall de kändes obekväma.
5
Resultat
Resultatdelen är uppdelad i två delar: inverkan av tillväxt i organisationen, som handlar om hur tillväxten påverkat tjänstemännens arbetsuppgifter och arbetsbörda. Den andra delen kallas för kommunikationen som handlar om hur samarbete och kommunikation upplevs fungera enligt tjänstemännen. I båda delarna presenteras resultat från analys av enkäter och citat från intervjuerna som ger exempel på vad enkätresultaten hänvisar till.
Hur har tillväxten påverkat tjänstemännen och arbetsbelastningen?
Under intervjuerna beskrev respondenterna arbetsbelastningen som hanterbar, med vissa toppar där det kunde bli stressigare. En av respondenterna nämnde att det ibland var nödvändigt att arbeta en halv helgdag för att komma ikapp med arbetet, men att det inte förekom särskilt ofta.
Som Figur 1 visar angav 26 personer att deras arbetsbelastning har ökat sedan de började arbeta i organisationen. Tre personer ansåg att den har minskat. Åtta personer tyckte den var likvärdig som när de började. En individ var osäker medan 3 personer gav andra svar. En respondent skrev i enkäten att denne bytt arbetsuppgifter många gånger sedan hen började inom organisationen och att arbetsbelastningen därför förändrats.
Figur 1. Hur tjänstemännen upplevt att arbetsbelastningen förändrats sedan start
”…Överlag tycker jag den är bra faktiskt. Men det finns ju perioder då man tycker det är lite mer men man klarar ju av det men det är det att kvalitén blir inte alltid så bra som man skulle vilja för att man har lite kort om tid.” (Basse, om arbetsbelastningen)
”Jag tycker nästan det har blivit lite lugnare sedan vi ha växt…Hahaha jag kan nog vara ensam å tycka det, jamen jag kan gärna utveckla det. Ett litet jobb eh skillnaden på ett litet jobb och ett stort jobb arbetsmässigt,istället för fem kök så är det 50 kök alltså förstår du. Ändå så skickar jag ju ut till de som ska offerera köken så att alltså själva det är bara att det är så jäkla mycket större.” (Lasse, om arbetsbelastningen)
6 Figur 2 visar hur omfattande tjänstemännen upplevde att deras känsla av arbetsrelaterad stress var. Respondenterna svarade på ett antal frågor kopplade till arbetsrelaterad stress. Stressorer som 22 av respondenterna beskrev i enkäterna att de under olika tillfällen saknade var:
tidsbrist, bristande kompetens eller erfarenhet för sina uppgifter och bristande struktur på rutiner och mallar inom organisationen. Dock angav även 22 respondenter att de hade allt de behövde för att utföra sina arbetsuppgifter. För att minska stressen för varandra (inom organisationen) beskrevs det under intervjuerna att tjänstemännen försökte samarbeta med varandra och vara lyhörda för att undvika att någon får allt för många arbetsuppgifter på en gång. Det fanns en stark korrelation, mellan hur länge tjänstemännen arbetat inom organisationen och hur mycket de upplevde att tillväxten påverkat deras arbete r-.600, p=.000 (CI: .355-.762). En respondent skrev i enkätens öppna svarsdel att den största inverkan märks på de sociala bitarna, snarare än hur organisationen fungerar. Tjugo respondenter svarade att de märkt att organisationstillväxten påverkat arbetsmängden. Arton svarade att kommunikationen förändrats i och med tillväxten. Fjorton respondenter upplevde att uppdelningen av arbetsuppgifter förändrats på grund av tillväxten, och 16 respondenter upplevde att tiden de hade till sina uppgifter förändrats med tillväxten.
Figur 2. Respondenternas upplevda arbetsrelaterad stress, skala 1(ingen stress)-5 (hög stress)
”Det är ju en föryngring av arbets-kåren så när jag börja här var det ju mycket folk som hade jobba länge i branschen som visste vad de skulle göra, så det är ju som en ja vad ska man säga? Fler som inte kan allt, som är på lärling som man kan säga lärande, så det är ju något när man växer och tar in yngre personal som inte är helt färdiga produkter.” (Basse, om märkbara skillnader under tillväxten)
7 Hur fungerar kommunikationen?
Under intervjuerna beskrevs kommunikationen fungera bra både mellan kollegor och med ledningen. Att den fungerade bra ansåg respondenterna bero på att alla hade kontoren nära varandra och att samarbetet mellan kollegor förbättrats i och med tillväxten. Lasse beskrev att det lett till mindre fokus på ”vad är mina uppgifter och vad är dina?”, och mer fokus mot hur de kan jobba tillsammans för att effektivisera projekten.
Det fanns en stark signifikant korrelation, mellan den upplevda arbetsmiljön och samarbetet med kollegor r=.740, p=.000 (CI=.552-.851). Korrelationen mellan respondenternas upple- velse av att kunna be kollegor om hjälp var också stark, r=.602, p=.000, (CI=.350-763). Även korrelationen mellan upplevelsen att de får stöd från ledningen och den upplevda arbetsmiljön var starkt korrelerad, r=.594, p=.000, (CI=.346-.758). Skattningen av den sociala arbetsmiljön var hög, på en fem nivåskala skattade 34 respondenter arbetsmiljön till antingen fyra eller fem.
Resterande 6 skattade arbetsmiljön som en trea på skalan. Trettiosex respondenter svarade att de kunde be sina kollegor om hjälp, 3 svarade att de ej kunde be kollegor om hjälp och en re- spondent svarade att hen kan be om hjälp utifrån, från exempelvis konsulter. Dock skrev några respondenter i enkäten att de upplevde att arbetsledarna var oengagerade, att det saknas fram- förhållning och att det är svårt att få hjälp av kollegor på grund av att alla redan har hög arbets- belastning.
”Så om man undra något, vem vet det eller vem är duktig på det, då skicka man ut sådant får man ju alltid något svar för det är någon som kan rekommendera någon eller som ha stött på samma problem å det är ju en fördel.” (Hasse, om stöd inom organisationen)
Under intervjuerna och i enkäterna påtalades bristen på information rörande främst arbetsmoment och arbetstider i anslutning till röda dagar.
I denna organisation har det planerats för införande av ett intranät (webbplats som enbart är tillgänglig för personal inom organisationen) där de främst ska gå ut med information som rör alla som arbetar inom organisationen. Intranätet planeras även att nyttjas som åtkomstpunkt för ledighetsbalanketter och andra, liknande, handlingar.
”Det är ju tänkt att det ska sjösättas ett intranät och då kommer vi ju få fram information mer generellt å blanketter, ledighetsansökningar och allt sådant ska ju vara samlat på ett enkelt sätt.
Nu är det ju om man frågar vad man ska fylla så då får man tre svar och olika blanketter beroende på vem man frågar så haha det kan ju vara lite sådär… Det är ju massa helgdagar å folk frågar hur länge de jobbar å ingen vet och någon kan säga men är det inte halvdag då å nä haha så det är lite, kan vara lite svamligt men det brukar lösa sig.” (Hasse, om kommunikationen i organisationen)
8
Diskussion
Rapportens syfte var att undersöka hur tillväxten inom en organisation påverkat tjänstemännens stress och arbetsbelastning. Detta studerades via frågeställningar om: tillväxtens upplevda påverkan på arbetet, hur arbetsbelastningen förändrats och hur kommunikationen fungerar inom organisationen. Respondenterna har via enkäter och intervjuer fått delge sina upplevelser av hur deras arbete påverkats av organisationens tillväxt. Exempelvis har rapporten angett att den sociala arbetsmiljön upplevs som god, trots att det, enligt respondenterna, finns områden att förbättra såsom informationsflödet och ökat engagemang från arbetsledarna.
Resultatdiskussion
För det första visar resultaten att tillväxten upplevs ha påverkat majoriteten av respondenternas arbete, ett exempel på detta är att 26 av respondenterna upplevde att arbetsbelastningen ökat sedan de började inom organisationen.Att stressnivån i organisationen inte är anmärkningsvärt hög med tanke på den ökade arbetsbelastningen skulle kunna förklaras av det goda stöd och samarbetet som påtalas finnas mellan tjänstemännen inom organisationen. En studie, som mätte arbetsansträngningen hos individer som arbetar hemifrån, har påvisat stöd för att stabila relationer inom organisationer kan stötta individer till minskad arbetsansträngning (Perry et al, 2018). Detta stödjer påståendet att det ökade samarbetet och stödet inom organisationen hjälpt tjänstemännen hålla den arbetsrelaterade stressen hanterbar. I denna rapport har det presenterats ett par resultat, såsom betydelsen av samarbete och stöd från kollegor och hur individer påverkas av att känna att deras arbete är hanterbart, som stärker tidigare forskning (eg Cullen-Lester et al, 2019; Tuvesson
& Eklund, 2014; Wilberforce et al, 2014) gällande stresshantering i arbetslivet, som är bra att ta i beaktning även vid organisationstillväxt.
För det andra visar denna rapport att Karaseks krav-kontroll modell (1979) är applicerbar som stöd vid utvärdering av organisationsförändringar. Stressorer, såsom förändrad arbetsbelastning, tidsbrist och bristande samarbete tas upp av Karasek (1979) och är enligt Arbetsmiljöverket (2020) riskfaktorer vid organisationsförändringar. Således kan Karaseks teorier om vikten av kontroll i sitt arbete vara ett stöd till organisationer i förändring. I denna rapport presenterades resultat som pekar mot att tjänstemännen kan anpassa sitt arbete efter de förutsättningar som finns. Exempelvis hade de inte kunnat flytta fokus från det enskilda arbetet till att samarbeta för att öka produktiviteten ifall de inte hade haft viss kontroll över sitt arbete. Kontroll betyder i krav- kontrollmodellen om möjligheten att styra sitt arbete så det utförs på ett vis som passar en själv (Karasek 1979) vilket verkar vara åtminstone delvis sant för tjänstemännen i denna organisation.
Dock har rapporten inte presenterat tillräckligt med resultat för att dra slutsatser kring hur stor kontroll tjänstemännen har i sitt dagliga arbete.
Resultaten i denna studie visade att 22 respondenter åtminstone vid vissa tillfällen känner att de saknar resurser (tid, kompetens, verktyg) för att utföra arbetet de skall göra. Dessa brister skulle kunna hanteras genom att utbilda medarbetarna så att de har den kompetens som krävs för att utfärda sina arbetsuppgifter. Detta fynd stöttar tidigare forskning gällande vikten av att känna att ens tid räcker till, att organisationen är välorganiserad och att medarbetarna har den kompetens/erfarenhet som krävs för att de ska kunna utföra sina arbetsuppgifter. Tidigare forskning har påvisat att brist på dessa saker kan leda till ökad stress och försämrad psykisk hälsa (e.g. Karasek, 1979; Perry et al, 2018; Tuvesson & Eklund, 2014). Exempelvis skulle ledningen kunna gå in och se över vilket utbildningsbehov som finns inom organisationen, och sedan se till att de som behöver vidare kompetensutveckling får den tid eller de verktyg som krävs för utbildning/lärande. Tidigare forskning har påvisat att kompetensutveckling inom sitt arbete kan
9 leda till ökad trygghet i sin arbetsroll (e.g. Kearney et al, 2019). Om inte detta känns som ett bra alternativ för organisationen kan medarbetarna ges möjligheten att gå med en kollega som kan lära dem hur arbetsuppgifter eller verktyg som används i arbetet fungerar. Lindelöw (2016) påtalar vikten av individuell introduktion i arbetet, för att individen ska få de verktyg och den kunskap som behövs för arbetet. Det skulle även vara möjligt att se över strukturen inom organisationen för att införa tydligare rutiner där detta fattas. Att ledningen ser över de arbetsuppgifter tjänstemännen har och hur dessa är fördelade hade också varit bra, både för att se till att arbetsuppgifter är fördelade på de som har mest lämpad kompetens för arbetet, men även för att se till att vissa inte sitter med för mycket att göra medan andra har tid över under sina arbetspass.Kotler (1999) menade på att alla delar av en organisation måste analyseras för att få fram var problemet sitter. Organisationens behov av strukturförändring kan alltså finnas i exempelvis tidsbrist eller bristande arbetsstrategier (Kotler, 1999) och det är viktigt att ta reda på var problemet sitter. Med tanke på att det finns de som upplever att deras arbetsbelastning lättat i takt med organisationens tillväxt, kanske dessa skulle kunna ta sig an någon uppgift deras mer belamrade kollegor inte känner sig ha tid med. Arbetsmiljöverket har påpekat att Denna otydlighet inom organisationen är en riskfaktor vid organisationsförändringar, som bör hanteras via kartläggning av risken och vilka som kan påverkas av detta, för att sedan hanteras på passande sätt (Arbetsmiljöverket, 2020).
Att se över dessa riskfaktorer är arbetsledningens ansvar (AFS 2001:1 §8:2), vilket betyder att även ökat engagemang från arbetsledare skulle vara att föreslå. Engagemanget skulle exempelvis kunna bestå i att ledningen har koll på vad som gäller vid röda dagar och sprider information till sina medarbetare, med tanke på att det fanns tjänstemän i organisationen som upplevde att detta saknades.
Resultaten går att tolka på så vis att organisationens tillväxt de senaste åren har haft en inverkan på tjänstemännens arbete och kommunikationen inom organisationen. Det har framgått att arbetsbelastningen för de flesta i organisationen antingen ökat eller minskat i och med tillväxten.
Det har även framkommit att samarbetet mellan tjänstemännen förändrats och att fördelningen av arbetsuppgifter inte är densamma som när organisationen var mindre, vilket är något som skulle kunna vara en effekt av organisationens tillväxt (Arbetsmiljöverket, 2020). Att arbetsbelastningen upplevs ha förändrats på så olika vis skulle kunna förklaras av att tjänstemännen har olika arbetsområden, vilket gör att deras arbeten påverkats på olika vis (Kotler, 1999). Men om detta inte är fallet och upplevelsen av ökad/minskad belastning är en effekt av dåligt strukturerad arbetsfördelning inom alla områden är det rimligt att göra om detta, möjligen genom att omfördela arbetsuppgifter, så att arbetsbelastningen och risken för framtida stress minskar (Karasek, 1979). Resultaten som presenterades kopplat till kommunikationen skulle kunna vara en positiv effekt av organisationstillväxten (eg Lindelöw, 2016; Tuvesson & Eklund, 2014). Det kan vara en fördel att organisationstillväxten hjälpt tjänstemännen ändra sitt sätt att arbeta tillsammans på, till ett sätt som effektiviserar arbetet och känns bättre för dem. Ett exempel på detta var Tuvessons och Eklunds studie som visade på att kommunikationen med de runt om en påverkar arbetsrelaterad stress (Tuvesson & Eklund, 2014). Det är även positivt att de ser efter varandra och försöker se till så ingen får allt för mycket att göra. Med hänsyn till det, enligt respondenterna, bristande informationsflödet finns det belägg för att organisationens ledning bör införa ett intranät. Ett intranät skulle kunna motverka den bristande informationen tjänstemännen upplever, genom rakare informationsflöden direkt från ledning till medarbetarna.
detta skulle även kunna vara ett enkelt sätt för arbetsledarna att vara mer engagerade då de enklare skulle kunna sprida information de har till berörda medarbetare.
10 Metoddiskussion
Intervjuguiden (Bilaga 1) som nyttjades till intervjuerna var ett bra stöd för att få relevant information från respondenterna. Dock hade det varit fördelaktigt att genomföra fler intervjuer, med en mer varierad respondentgrupp, för att få ännu bredare insikt i hur tjänstemännen upplever tillväxtens inverkan på arbetsbelastning och kommunikation. Att nyttja enkäter var passande eftersom det tillät fler respondenter att ange sina upplevelser av hur organisationens tillväxt påverkat deras arbete, än vad som varit möjligt med enbart intervjuer. Att använda tre medelålders män till intervjuerna skulle kunna betyda att den bild som målats upp av hur organisationen påverkats ser annorlunda ut än ifall en mer varierad grupp hade nyttjats, vilket tagits i beaktning under rapportens gång. De semistrukturerade intervjuerna var till visst stöd för följande enkäter eftersom de gav en initial förståelse för vilka områden respondenterna märkt har påverkats. Eftersom respondenterna hade möjligheten att tala fritt om de frågor som ställdes gav det mig även en djupare insikt i hur organisationen fungerar och vilka frågor som var relevanta att ta upp i enkäterna.
Generaliserbarheten är begränsad, eftersom jag bara studerat tillväxtens inverkan inom en del av en organisation. Med hänsyn till att 40 av 55 tjänstemän som arbetar i organisationen deltagit i studien, anser jag dock att resultaten ger en generell insikt i tjänstemännens upplevelser inom just denna organisation. Därför anser jag att de handlingsförslag som presenterats i resultatdiskussionen skulle kunna nyttjas som stöd för organisationen i dess framtida utvecklingsarbete.
I framtiden hade det varit intressant att se en större studie över hur organisationers tillväxt påverkar medarbetarna som arbetar på olika organisationsnivåer och i olika branscher, inte bara fokusera på tjänstemännen såsom jag gjort i denna rapport. Det hade även varit intressant att undersöka hur arbetare bemöter och hanterar organisationsförändringar och den stress det kan medföra (Arbetsmiljöverket, 2020), i stil med studien av Zhang med kollegor där de påvisade att människor hanterar stressande krav genom att anpassa sina tankar, känslor och beteenden efter rådande situation (Zhang et al, 2019).
1
Referenser
Arbetsmiljöverket. (2020). Riskbedömning inför ändringar i verksamheten [broschyr]. Hämtad från https://www.av.se/arbetsmiljoarbete-och-inspektioner/publikationer/broschyrer/riskbe- domning-infor-andringar-i-verksamheten-adi-575-broschyr/
Arbetsmiljöverket. (2017). Stress och hög arbetsbelastning [broschyr]. Hämtad från
https://www.av.se/globalassets/filer/statistik/arbetsmiljostatistik-stress-och-hog-arbetsbelast- ning-faktablad-2017-02.pdf
Cullen-Lester, K.L., Webster, B.D., Edwards, B.D., & Braddy, P.W. (2019). The effect of multiple negative, neutral, and positive organizational changes. European Journal of Work &
Organizational Psychology, 28 (1), 124-135. doi:10.1080/1359432X.2018.1544896
Howitt, D. (2016). Introduction to qualitative research methods in psychology (3. ed.). Har- low: Pearson education limited
Karasek, R.A. (1979). Job Demands, Job Decision Latitude, and Mental Strain: Implications for Job Redesign. Administrative Science Quarterly, 24 (2), 285-308. doi:10.2307/2392498 Kearny, L.K., Dollar, K.M., Beehler, G.P., Goldstein, W.R., Grasso, J.R., Wray, L.O., &
Pomerantz, A.S. (2019). Creation and implementation of a national interprofessional integrated primary care competency training program: Preliminary findings and lessons learned. Training and education in professional psychology. doi: 10.1037/tep0000263
Kotler, P.(1999) Marketing management: Analysis, planning, implementation and control. Up- per Saddle River: Prentice Hall.
Perry, S.J., Rubino, C., & Hunter, E.M. (2018). Stress in remote work: two studies testing the Demand-Control-Person model. European journal of work and organizational psychology, 27(5), 577-593. doi:10.1080/1359432X.2018.1487402
Systematiskt arbetsmiljöarbete (AFS 2001:1). Stockholm: Arbetsmiljöverket.
Tuvesson, H., Eklund, M. (2014). Psychosocial Work Environment, Stress Factors and Indi- vidual Characteristics among Nursing Staff in Psychiatric In-Patient Care. International Journal of Environmental Research and Public Health, 11 (1), 1161–1175.
doi:10.3390/ijerph110101161
Vetenskapsrådet(2018), Etik i forskningen, hämtad 2020-02-25 från https://www.vr.se/upp- drag/etik/etik-i-forskningen.html
Wilberforce, M., Jacobs, S., Challis, D., Marthorpe, J., Stevens, M., Jasper, R.,… Netten, A.
(2014). Revisiting the Causes of Stress in Social Work: Sources of Job Demands, Control and Support in Personalised Adult Social Care. The Brittish journal of social work, 44 (4), 812- 830. doi:10.1093/bjsw/bcs166
Zhang, Y., Zhang, Y., Ng, T.W.H., & Lam, S.S.K. (2019). Promotion and Prevention Fo- cused Coping: A Meta-Analytic Examination of Regulatory Strategies in the Work Stress Pro- cess. Journal of applied psychology, 104 (10), 1296-1323. doi:10.1037/apl0000404
2
Bilagor
Bilaga 1: Intervjuguide
Före intervjun
Presentera mig
Fråga om tillåtelse att spela in
Berätta om intervjuns syfte och hur den kommer användas Lättare frågor, ex namn, befattning, tid i organisationen
Intervjufrågor
Stressfaktorer
Tid och Arbetsuppgifter- hur ser en typisk arbetsdag ut för dig?
Hur lägger du upp dina dagar för att hinna med dina arbetsuppgifter?
Ansvarsområden- tydliga eller diffusa?
Vad märker du har förändrats under tiden organisationen vuxit?
Hur har ditt arbete påverkats av att ni vuxit så snabbt?
Hur känner du att din arbetsbelastning är?
Hur skulle du säga att den förändrats sedan du började jobba här?
Hur upplever du dina möjligheter att strukturera upp ditt arbete?
I vilka situationer kan du önska att du hade mer tid att tillgå?
Vad gör du om du upplever stress/ att du har för mycket på dina axlar?
Tid till återhämtning?
Hur tror du rutiner skiljer sig mellan olika delar av organisationen?
Har de för mycket på sitt fat, är de autonoma eller ej, är de bekväma med sina uppgifter, hantering av stressande situationer (coping mekanismer)
Sociala delar
Kommunikation- i arbetsgrupper, med ledningen, mellan olika grupper,
Känner du att kommunikationen mellan olika delar av organisationen påverkats av att den vuxit så mycket på kort tid?
Hur tycker du kommunikationen fungerar idag?
Samarbeten- I vilka situationer samarbetar ni mellan olika delar av organisationen?
Hur tycker du att det fungerar i de situationerna?
3 Hur upplever du att samarbetet fungerar med närmsta kollegor?
Hur arbetar ni för att samarbeta med filialer utanför Luleå?
Socialt stöd- Vilken typ av stöd kan ni få vid konflikter?
Hur kan konflikter påverka ert arbete? (resultat, deadlines m.m.)
På vilka sätt kan ni stötta varandra i arbetsgruppen? (Ex. tidsbrist, konflikter, för mycket att göra).
Genomsyras organisationen av god kommunikation?
Bilaga 2: Enkätfrågorna Kön
Man, Kvinna, Annat, Vill ej delge
Hur länge har du jobbat i organisationen?
1-5 år, 5-10 år, 10+ år
Hur ditt arbete påverkats av organisationens snabba tillväx Hur mycket har ditt arbete påverkats av organisationens tillväxt (Inte alls)1...2…3…4…5 (Väldigt mycket)
Har din arbetsbelastning förändrats sedan du började här?
Ja den har ökat, Ja den har minskat, Nej, Jag vet inte
Vilka delar av arbetet upplever du har påverkats av tillväxten?
Mängden arbete, Kommunikationen, Uppdelning av arbetsuppgifter, Tid till olika arbetsuppgifter, An- nat …
Har ni tydliga rutiner på arbetsplatsen?
(Inte det minsta)1…2…3…4…5 (Glasklara)
Ser du fram emot att gå till jobbet på morgnarna?
(aldrig)1…2…3…4…5(Jag älskar att gå till jobbet)
Brukar du känna dig trött när du kommer hem efter en arbetsdag?
(Helt utmattad) 1…2…3…4…5 (Pigg som en lärka) Brukar du känna dig stressad på grund av arbetet?
(Aldrig)1…2…3…4…5 (Konstant)
Upplever du att dina arbetsuppgifter är hanterbara?
Nej, jag saknar tid, Nej, jag saknar erfarenhet/kompetens, Nej jag saknar verktygen att utföra vissa uppgifter, Ja, jag har allt jag behöver för att utföra mina uppgifter, Annat …
Hur ser dina möjligheter att strukturera upp dina arbetsdagar ut?
4 (Mycket dåliga)1…2…3…4…5 (Mycket bra)
Hur upplever du den sociala miljön på arbetsplatsen?
(Hemsk)1…2…3…4…5 (Fantastiskt bra) Hur fungerar samarbetet med kollegor?
(Riktigt illa)1…2…3…4…5 (Mycket bra)
Kan du be kollegor om hjälp ifall du behöver det?
Ja, Nej, Annat …
Får du stöd från kollegor om du ber om hjälp?
(Aldrig) 1…2…3…4…5 (Alltid)
Får du stöd från ledningen ifall du ber om det?
(Aldrig) 1…2…3…4…5 (Alltid)
Vill du lägga till någonting mer innan du avslutar?
