Protokoll KSAU 2019-02-20 §§ 16-28

(1)

Tid och plats Klockan 08.32 – 11.15 , Kommunhuset i Vara (Ajournering 09.32 – 09.50 och 10.37 – 10.47)

Beslutande Gabriela Bosnjakovic (M), ordf.

Irene Karlsson (C) ej § 21 Fredrik Nelander (S)

Låneramar för Vara kommunkoncern 2019

Arbetsutskottets förslag till beslut

Kommunstyrelsen föreslår att kom- munfullmäktige beslutar att

1. kommunstyrelsen under år 2019 har rätt att nyupplåna, dvs. öka kommunens skulder under år 2019, med totalt 257 000 tkr.

2. kommunstyrelsen under år 2019 har rätt att omsätta lån, dvs.

låna upp belopp motsvarande belopp på de lån som förfaller till betalning under år 2019.

3. kommunens totala låneram fast- ställs till 617 700 tkr och förde- las enligt följande:

- Vara kommun: 200 000 tkr

- Vara Bostäder AB: 392 000 tkr

- Vara Industrifastigheter AB: 16 200 tkr

- VaraNet AB: 9 000 tkr - Vara konserthus 500

tkr

4. kommunens kontokredit högst får uppgå till 100 000 tkr.

Punkt 3 Vara konsert hus 500 000 kro-

Övriga närvarande Anna Cederqvist, kommundirektör Linda Samuelsson Winbo, nämndsekr.

Emelia Larsson, kanslichef.

Cecilia Fogelberg Persson, ekonom Maria Carlsson Torp, kvalitetsstrateg Jonas Bredenberg, ekonomichef

ej § 18-19

§ 17-19

§ 18

§ 20

Justerare Irene Karlsson (C)

Justeringens tid och plats Torsdag 21 februari 2019, klockan 14.00 och fredag 22 februari 2019 (§21)

Under-

skrifter Sekreterare Paragrafer 16-28

Linda Samuelsson Winbo

Ordförande

Gabriela Bosnjakovic

Justerare

Irene Karlsson §16-20, 22-28 Fredrik Nelander § 21 ANSLAG/BEVIS

Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag

Organ Kommunstyrelsens ar-

betsutskott Förvaringsplats för

protokollet Kansliavdelningen

Sammanträdesdatum 2019-02-20

Datum för när anslaget ska

sättas upp 2019-02-25 Datum för när ansla-

get ska tas ner 2019-03-19

(2)

Innehållsförteckning

Ändringar i ärendelistan ... 2

Årsredovisning 2018, Kommunstyrelsen ... 3

Uppföljning av kommunstyrelsens internkontroll och egenkontroll för verksamhetsåret 2018 ... 5

Antagande av ny taxa för räddningsnämnden ... 7

Tillägg till köpeavtal Torsgården 2:1 ... 9

Beslut om förändrad organisation och reviderad förbundsordning Skaraborgs kommunalförbund ... 10

Byte av sammanträdesdagar ... 11

Sprinten-information ... 12

Anmälningsärenden ... 13

Kurser och konferenser ... 14

Diskussionsarbetsutskott ... 15

(3)

KSAU § 16

Ändringar i ärendelistan

Arbetsutskottets beslut Ärendelistan ändras på följande sätt:

- Ärende 6 gällande markanvisningsavtal Sprinten 2 direktjusteras och pro- tokollförs därför separat.

- Ärende 8 gällande godkännande av avtal direktjusteras och protokollförs därför separat.

- En ytterligare ändring av sammanträdesdatum lyfts upp under övrigt och protokollförs i samband med § 23

__________

(4)

KSAU § 17 Dnr 34/2019

Årsredovisning 2018, Kommunstyrelsen

Kommunstyrelsen godkänner årsredovisningen för kommunstyrelsen år 2018.

__________

Sammanfattning av ärendet

Ekonomisk analys

Kommunstyrelsens budget 2018 uppgår till 116 826 tkr, varav förvaltning för utveckling och service (FUS) 96 699 tkr och teknisk förvaltning 20 127 tkr.

Nämnden redovisar efter 2018 års bokslut ett överskott om 23 273 tkr, varav FUS 15 849 tkr samt teknisk förvaltning 7 424 tkr.

Förvaltning för utveckling och service:

Överskottet förklaras huvudsakligen av följande poster:

 Centralt anslag för löneökning har inte fördelats fullt ut till nämnderna vilket har lett till ett överskott (3 996 tkr) gentemot budget.

 Lägre kostnader jämfört med budget för digitaliseringsverksamhet (3 800 tkr) och verksamhetsutveckling (2 000 tkr).

 Markförsäljning i samband med exploatering med ett positivt resultat (1 900 tkr).

 Utöver ovanstående poster hänförs resultatet även till lägre personalkostnader p.g.a. sjukskrivning, föräldraledighet samt tjänstledighet för studier (tillväxt- och utvecklingsavdelning, kommunikationsavdelning

& HR-avdelning), lägre kapitalkostnader (kansliavdelning & kommunikationsavdelning) samt högre intäkter (tillväxt- och utvecklingsavdelning & kansliavdelning) än budgeterat. Samtidigt har vissa kostnads- poster ett högre utfall än förväntat, vilket påverkat resultatet, där- ibland personalkostnader (600 tkr) i personalpoolen.

Teknisk förvaltning:

Överskottet hänförs huvudsakligen till lägre kapitalkostnader på fastighetsen- heten. Förklaring ligger även i lägre personalkostnader p.g.a. vakanta tjäns- ter samt överskott vid försäljning av maskiner.

Måluppfyllelse

Kommunstyrelsen har ett inriktningsmål, åtta effektmål och 21 stycken indikatorer. Av de 21 indikatorerna har tre uppfyllts helt (14 %), fem uppfyllts delvis (24 %) och två uppfylls inte (10 %). Under 2018 har SCBs medborgarunder- sökning inte genomförts, då den bara görs ojämna år. Detta medför att 11 (52

%) indikatorer inte har besvarats. Nästa medborgarundersökning görs hösten 2019.

(5)

Beslutsunderlag

- Årsredovisning 2018 Kommunstyrelse

- Tjänsteskrivelse Årsredovisning 2018, Kommunstyrelsen ___________

(6)

KSAU § 18 Dnr 43/2018

Uppföljning av kommunstyrelsens internkon- troll och egenkontroll för verksamhetsåret 2018

Kommunstyrelsen godkänner sammanställning av internkontroll för kommunstyrelsen och samtliga nämnder 2018, daterad 2019-02-11, samt egenkontroll för kommunstyrelsen 2018, daterad 2019-02-11, och överlämnar dem till kommunens revisorer.

Arbetsutskottets beslut

Kommunstyrelsen arbetsutskott ger förvaltningen i uppdrag att säkerställa att de brister som upptäckts i kommunstyrelsens intern/egen kontroll 2018 åtgärdas.

_________

Kommunfullmäktige har 1999-05-10 § 26 beslutat om reglemente för intern kontroll. Enligt denna har kommunstyrelsen det yttersta ansvaret för den interna kontrollen inom sin egen verksamhet baserat på den interna kontrollplanen som kommunstyrelsen beslutat om för året. Kommunstyrelsen har även antagit en kontrollplan för egenkontroll, vilken ska utföras under 2018.

Den interna kontrollen syftar till att säkerställa att kommunstyrelsens ansvar enligt kommunallagen (2017:725) 6 kap. 6 § uppfylls, det vill säga att verksamheten bedrivs i enlighet med de mål och riktlinjer som fullmäktige beslutat samt de bestämmelser som finns i lag och annan författning.

Ny systematik för intern kontroll

Kommunstyrelsens arbetsutskott gav förvaltningen i uppdrag

(§ 196, 2016-10-19) att ta fram en ny systematik för intern kontroll där:

• Kommunstyrelsen tar ett tydligt och kommun-/koncernövergripande ansvar för den interna kontrollen med en samlad bedömning

• De kommunala bolagen ingår

• Den interna kontrollplanen baseras på en för året unik övergripande riskanalys samt en självskattning av verksamheten (utifrån högt rankade riskområden tas kontrollplan fram)

• I den nya systematiken ingår också att politiken blir mer delaktig i be- dömningen av riskanalysen och i att avgöra vilka risker som bör läggas särskilt fokus på i kontrollplanen under respektive år.

Den nya systematiken infördes i alla förvaltningar/nämnder under 2018. De kommunala bolagen ingår från och med 2019.

(7)

Under 2018 har den gamla och nya systematiken av intern kontroll löpt paral- lellt. Från 2019 går Vara kommun helt över till den nya systematiken. De kon- trollpunkter i gamla systematiken som fortfarande anses relevanta förs över till den nya kontrollplanen. Enligt kommunens sakkunniga revisor på Price water- house cooper (PWC) är egen kontroll är en form av intern kontroll. Från 2019 kommer enbart begreppet intern kontroll att användas.

Internkontroll har genomförts för verksamhetsåret 2018 av de kontroll-ansvariga. Rutinen för de kontrollerade områdena bedöms fungera i allt väsentligt enligt styrdokument men några fel har noterats. Det rör sig om brister i kontrollen av leverantörsfakturor, användning av inköpskort, hantering av kla- gomålsärenden samt köptrohet mot avtal. De upptäckta bristerna bedöms kunna hanteras med information om styrdokumenten till ansvariga.

Beslutsunderlag

- Resultat intern kontroll 2018, 2019-02-11 (gamla systematiken)

- Resultat egen kontroll kommunstyrelsen 2018, 2019-02-11 (nya systematiken)

- Tjänsteskrivelse Kommunstyrelsens internkontroll för verksamhetsåret 2018

Arbetsutskottets behandling

Arbetsutskottet diskuterar ärendet och kommer fram till att en del av de brister som funnits också har åtgärdats.

___________

(8)

KSAU § 19 Dnr 13/2019

Antagande av ny taxa för räddningsnämnden

1. Överlämnar ärendet till kommunstyrelsen utan eget förslag till beslut.

2. Kalla räddningschef Fredrik Linusson att delta vid ärendets behandling på nästa kommunstyrelsesammanträde.

Räddningsnämnden Västra Skaraborg har sett över taxorna vid myndighetsut- övning, förrättande av utryckning vid obefogade automatiska brandlarm och genomförande av utbildningsinsatser.

Efter att nuvarande taxa antogs har Myndigheten för samhällsskydd och bered- skap, MSB, tydliggjort krav på dokumentation och kommunicering vid myn- dighetsutövning enligt förvaltningslagen. Vid framtagande av nuvarande taxor underskattades den administration som behövs i varje enskilt ärende för att uppfylla kraven i förvaltningslagen. Vidare underskattades betydelsen av att planerade turer med ordinarie brandskyddskontroller måste brytas för t.ex. be- siktning av eldstad som åter ska tas i bruk. Tidsåtgången har också underskat- tats för tillkommande objekt med rökkanal i annan skorsten då detta innebär ökad tidsåtgång på tak.

Översyn samt förslag till förändring av taxor görs med avseende på att de skall ge full kostnadstäckning enligt den kommunala självkostnadsprincipen.

Beslutsunderlag

- Sammanträdesprotokoll ”Förslag till ändrade avgifter vid myndighetsutövning, förrät- tande av utryckning vid obefogade automatiska brandlarm och genomförande av utbild- ningsinsatser”, Räddningsnämnden Västra Skaraborg.

- Tjänsteskrivelse Ändrade taxor Räddningsnämnden Västra Skaraborg

Arbetsutskottets behandling

Arbetsutskottet diskuterar ärendet och är eniga i att överlämna ärendet till kommunstyrelsen för beredning samt att kalla räddningschef, Fredrik Linus- son, till kommunstyrelsens nästa sammanträde.

___________

(9)

KSAU § 20 Dnr 15/2019

Revidering av inriktningsbeslut budget 2020, plan 2021-2023.

Arbetsutskottets förslag till beslut Kommunstyrelsen beslutar att

1. bildningsnämndens nettokostnadsram i inriktningsbeslut 2020-2023 justeras till

- 419 545 tkr för år 2020, - 424 413 tkr för år 2021, - 429 346 tkr för år 2022, - 433 133 tkr för år 2023.

2. socialnämndens nettokostnadsram i inriktningsbeslut 2020-2023 justeras till

- 367 682 tkr för år 2020, - 372 543 tkr för år 2021, - 377 529 tkr för år 2022, - 381 917 tkr för år 2023.

__________

En översyn av Vara kommuns centrala resursfördelningsmodell har genom- förts. Den nya modellen utgår från en av kommunfullmäktige antagen policy med tillhörande riktlinjer som beslutas av kommunstyrelsen (KS §19 19-02-06).

Tillämpning av den nya modellen för budget 2020-2023 innebär en justering av kommunstyrelsens inriktningsbeslut (KS §20 2019-02-06) avseende bildnings- nämndens och socialnämndens nettokostnadsramar .

Beslutsunderlag

- Inriktningsbeslut budget 2020, plan 2021-2023

- Tjänsteskrivelse justering av inriktningsbeslut 2020-2023 __________

(10)

KSAU § 21 Dnr 23/2018

Tillägg till köpeavtal Torsgården 2:1

Kommunstyrelsens arbetsutskott godkänner tillägg till köpeavtal för Vara Torsgården 2:1.

__________

Varabygdens församling har sedan tidigare ett köpeavtal på 16 000 kvm av Torsgården 2:1. Det har uppstått ett behov att ändra köpeavtalets omfattning och föreslaget tillägg till köpeavtal kan lösa det behovet. Ändringen påverkar inte framtida eller pågående utbyggnader i omgivningen.

Beslutsunderlag

- Tillägg till Köpeavtal Torsgården 2:1

- Tjänsteskrivelse Tillägg till köpeavtal Torsgården 2:1 Arbetsutskottets behandling

Irene Karlsson (C) anmäler jäv och deltar inte i behandling eller beslut i ären- det.

___________

(11)

KSAU § 22 Dnr 36/2019

Beslut om förändrad organisation och revide- rad förbundsordning Skaraborgs kommunal- förbund

Arbetsutskottets förslag till beslut Kommunfullmäktige beslutar att:

1. att godkänna upprättat förslag på nytt arbetssätt och organisation för Skaraborgs Kommunalförbund.

2. att godkänna ny förbundsordning.

_________

Verksamheten i Skaraborgs Kommunalförbund har utvärderats och en åtgärds- plan har fastställts. Förbundsdirektören har haft uppdraget att se över organisation och arbetssätt, vilket återrapporterats till förbundsstyrelse och förbunds- fullmäktige, med lämnat förslag som redovisats i föregående ärende.

För att skapa ökad tydlighet i styrning och ledning, samt hur kommunalförbun- det arbetar och är organiserat föreslås att förbundsstyrelse och förbundsfull- mäktige ersätts med en direktion, i likhet med hur Sjuhärads och Fyrbodals kommunalförbund organiserat sig. Direktionen tar även över beredningarnas frågor, vilket betyder att direktionens möten förlängs.

Beslutsunderlag

- Protokoll från Skaraborgs kommunalförbund § 5 och 6 - Förslag till ny förbundsordning

- Tjänsteutlåtande från Skaraborgs kommunalförbund kring ny organisation

- Tjänsteutlåtande från Skaraborgs kommunalförbund kring ny arbets- ordning.

- Tjänsteskrivelse Beslut om förändrad organisation och reviderad för- bundsordning Skaraborgs kommunalförbund

__________

(12)

KSAU § 23

Byte av sammanträdesdagar

Sammanträdestiderna ändras enligt följande:

Sammanträdet i april 2019 ändras från den 24 april till den 18 april, kl. 12.00.

Sammanträdet den 24 april utgår.

Sammanträdet i november 2019 ändras från den 13 november till den 11 november 2019, kl. 13.00. Sammanträdet den 13 november utgår.

Vid samma tidpunkt för ordinarie sammanträde i november 2019 infaller kvali- tetsmässan som alla ledamöter skall delta i. Sammanträdesdagen måste därför ändras.

Fredrik Nelander (S) önskar även byta dag för sammanträdet den 24 april.

Arbetsutskottet beslutar att ändra på sammanträdestiderna i april och november.

__________

(13)

KSAU § 24

Sprinten-information

Kommundirektör Anna Cederqvist har ingen ytterligare information att delge.

__________

(14)

KSAU § 25

Anmälningsärenden

Kommunstyrelsens arbetsutskott ger Gabriela Bosnjakovic (M) möjlighet att delta i nätverk för förtroendevalda som är intresserade av att utveckla medborgardialog.

__________

Följande ärenden anmäls och läggs därefter till handlingarna:

- Inbjudan till nätverk för förtroendevalda som är intresserade av att utveckla och systematisera medborgardialog och samverkan i civilsam- hället.

- Svar på övrig fråga gällande synpunkter kring avsaknad av Parkerings- platser för Solgårdens och Alléskolans personal (KS § 151)

- Utbetalning av projektmedel 1. Projektnamn: Inclusion in society – for all youth.

- Utbetalning av projektmedel 2. Projektnamn: Styrgrupp

__________

(15)

KSAU § 26

Kurser och konferenser

Arbetsutskottets beslut Arbetsutskottet beslutar att:

1. Arbetsutskottet ges möjlighet att delta.

2. Arbetsutskottet ges möjlighet att delta.

3. Gabriela Bosnjakovic (M) och Fredrik Nelander (S) ges möjlighet att delta.

__________

Konferenser

1. Bostadskonferens 2019

När: 7 mars 2019. Kl 09.00-16.00.

Plats: Scandic Swania, Trollhättan Arrangör: Länsstyrelsen

2. Mötesplats samhällsbyggande

När : 17-18 juni 2019.

Plats: Slakthusområdet, Stockholm.

Arrangör: Sveriges kommuner och landsting.

3. Ordförandedagen

När: 19 mars 2019.

Plats: Clarion Hotel Sign, Stockholm

Arrangör: Sveriges kommuner och landsting.

(16)

KSAU § 27

Diskussionsarbetsutskott

Nästa diskussionsarbetsutskott är den 10 april 2019. Med anledning av bok- slutsberedning den 6 mars 2019 utgår diskussionsarbetsutskottet i mars. Kom- munstyrelsens arbetsutskott beslutar att lyfta följande ärenden:

- Inre etisk kompass

- Gemensam översiktsplanering i Skaraborg - Stadskärneutveckling

- Träff inför mötet med Trafikverket i maj.

__________