Myndigheter för hållbar utveckling [2006]

hållbar utveckling

Miljöledningssystem i myndigheter

2006

Miljöledningssystem i myndigheter 2006

Beställningar Ordertel: 08-505 933 40 Orderfax: 08-505 933 99 E-post: natur@cm.se

Postadress: CM-Gruppen, Box 110 93, 161 11 Bromma Internet: www.naturvardsverket.se/bokhandeln

Naturvårdsverket Tel: 08-698 10 00, fax: 08-20 29 25 E-post: natur@naturvardsverket.se

Postadress: Naturvårdsverket, SE-106 48 Stockholm Internet: www.naturvardsverket.se

ISBN 91-620-5714-6.pdf ISSN 0282-7298 © Naturvårdsverket 2007

Förord

Miljöledningssystem är ett effektivt verktyg för att få till stånd ett systematiskt miljöarbete i en organisation. Regeringen har därför beslutat att statliga myndighe-ter ska införa miljöledningssystem. Miljöarbetet i myndighemyndighe-terna ska bidra till de nationella miljökvalitetsmålen och framhålla staten som ett föredöme.

Naturvårdsverket har regeringens uppdrag att ge myndigheterna stöd i deras miljö-ledningsarbete. I uppdraget ingår även att årligen redovisa en sammanfattning av myndigheternas miljöledningsarbete. Denna rapport utgör Naturvårdsverkets redo-visning av uppdraget.

Rapporten är författad av Agneta Jordaan och Tomas Chicote vid avdelningen för hållbar samhällsutveckling på Naturvårdsverket.

Stockholm i maj 2007 Naturvårdsverket

Innehåll

FÖRORD 3 INNEHÅLL 5 SAMMANFATTNING 7 EXTENDED SUMMARY 8 INLEDNING 10 Bakgrund 10

Myndigheternas årliga redovisning 10

Myndigheter som omfattas 10

Svarsfrekvens 11

Rapporten 11

1 GRUNDLÄGGANDE ELEMENT I MILJÖLEDNINGSSYSTEMET 13

Miljöcertifiering 13

Systematisk ständig förbättring 13

Miljöutredning 14

Miljöpolicy 15

Övergripande miljömål 15

Detaljerade miljömål 16

Användning av nyckeltal 16

Integration av miljömål i verksamheten 17

Miljöutbildning 18

Revision av miljöledningssystemet 19

Nedlagd arbetstid 20

Återkoppling från departementen 20

Jämförelse med tidigare år 21

2 MER AVANCERADE DELAR I MILJÖLEDNINGSSYSTEMET 23

Senaste revisionen av miljöledningssystemet 23

Indirekt miljöpåverkan 24

Övriga miljörapporteringar 24

Miljökrav vid upphandling 24

Ledningens genomgång 25

3 MILJÖPRESTANDA 29

Miljöeffekter av miljöledningsarbetet 29

Verifiering av miljöeffekterna 29

Metoder för verifiering 30

KOMMENTARER TILL ÅRETS REDOVISNING 31

Ständiga förbättringar 31

Miljöutredningar och mål 31

Nyckeltal 32

Revision 33

Stöd från myndighetens ledning och departement 35

Indirekt miljöpåverkan 36 RANKING 37 REFERENSER 43 BILAGA 1 44 BILAGA 2 49 BILAGA 3 52

Sammanfattning

För att stimulera miljöarbetet i staten har regeringen beslutat att statliga myndig-heter ska införa miljöledningssystem. Naturvårdsverket har regeringens uppdrag att stödja myndigheterna i detta arbete. I uppdraget ingår att årligen redovisa en sam-manställning av miljöledningsarbetet baserat på myndigheternas rapporteringar. Miljöledningsarbetet i staten 2006 har gått framåt i jämförelse med tidigare år. Förbättringar har skett i de flesta delarna av miljöledningssystemen. Bland de positiva resultaten kan nämnas att fler och fler använder nyckeltal för att mäta sina miljöprestanda och att de flesta myndigheterna nu har kunskap om vad indirekt miljöpåverkan är och hur den kan beaktas. Områden med stor potential till förbätt-ring är miljömål, revision av miljöledningssystemet, ledningens engagemang och miljökrav vid upphandling.

Miljömålen bör vara mätbara och tidsbestämda för att bidra till förbättringsarbetet. De flesta myndigheter har satt upp övergripande miljömål men många anger att målen inte är tidsbestämda utan gäller tills vidare. Många myndigheter saknar dess-utom detaljerade miljömål, det vill säga tidsbestämda mål med kortare tidshorisont som kan bidra till att de övergripande målen nås.

Regelbundna revisioner av miljöledningssystemet är en förutsättning för att åstad-komma ständiga förbättringar. Andelen myndigheter som genomfört revisioner har ökat men är fortsatt låg. Det tycks finnas ett behov av att avdramatisera begreppet för att få fler myndigheter att börja revidera sina system. Revisionerna är i grunden något positivt som syftar till att förbättra myndighetens arbete och inte en hotfull kontrollfunktion. En revision kan göras mycket enkel och endast gälla en viss del av verksamheten.

Ledningens engagemang är avgörande för att miljöledningsarbetet ska få genom-slag. Många efterlyser ett starkare engagemang från såväl myndighetens ledning som från departementen. Resultatet visar att återkopplingen från departementen är fortsatt låg. Dessutom brister det ofta i ledningens genomgång. Ledningens genomgång bör hållas minst en gång om året. En tydlig rutin för ledningens genomgång kan bidra till ett ökat engagemang.

Många myndigheter beskriver att de har en policy för att ställa miljökrav vid upp-handling men verkar sakna mer konkreta verktyg för att verkligen kunna ställa miljökraven. För att upphandlingsarbetet ska fungera krävs både ledningens stöd i form av policy men även rutiner, utbildning och verktyg.

Årets sammanställning innehåller även en rankinglista över hur långt myndigheter-na har kommit i sitt miljöledningsarbete. Rankingen baseras på de grundläggande elementen i miljöledningssystemen.

Extended Summary

All activities affect the environment in one way or another, and it is therefore necessary to ensure that active steps are taken for its protection. For the Swedish State, which decides and pursues environmental policy, it is particularly important to set a good example in the environmental performance of its own organisation. Environmental management systems have been identified as a key tool in achiev-ing systematically high quality environmental performance in state administration. In 1996 the Government therefore decided that government agencies should implement environmental management systems and submit annual reports on progress achieved. The environmental performance of these agencies is intended to help to achieve the national environmental quality objectives.

240 agencies have now implemented environmental management systems. The Swedish Environmental Protection Agency has been instructed by the Government to support the agencies in their efforts. Our remit includes preparing an annual report on the environmental performance of government agencies based on colla-tion of their own reports. This report is the Swedish EPA's report for 2006. Progress seems to have been made in implementing environmental management systems at government agencies in 2006 as compared with previous years. Im-provements have been made in most elements of environmental management sys-tems. Positive results include the fact that more and more agencies are using key figures to measure their environmental performance, and that most agencies now seem to have understood the nature of indirect environmental impact and how it should be taken into account. Areas with great potential for improvement are envi-ronmental objectives, auditing of envienvi-ronmental management systems, commit-ment of managecommit-ment and environcommit-mental standards in public procurecommit-ment. Environmental objectives should be measurable and time-defined as an aid to im-provement. Most agencies have established overall environmental objectives, but many say that these are not time-defined; they apply indefinitely. In addition, many agencies have no detailed environmental objectives, i.e. objectives having a shorter time horizon, which can help to achieve the overall objectives.

Only a third of agencies carried out audits of their environmental management systems during the year. This is a discouraging result, since regular audits are essential if constant improvements are to be achieved. There seems to be a need to play down the audit concept, so that more agencies are prepared to conduct an audit. An audit is essentially a positive step that is intended to help to improve the agency's performance. It should not be seen as a threatening way of checking up on the agency. An audit can be performed very simply and may only cover part of the agency's operations.

Commitment of management is essential if environmental management is to have the desired effect. There have been many calls for greater commitment on the part of both agency management and government ministries. Results show that there is still little feedback from ministries, and that management review is often deficient. A management review should be conducted at least once a year. Clear review procedures can help to increase the level of commitment on the part of manage-ment.

Many agencies say that they have a policy for incorporating environmental standards in procurement, but seem to lack specific tools for actually stipulating environmental requirements. Effective procurement requires management support in the form of a policy, and also appropriate procedures, training and tools. This year's report also includes a ranking list reflecting progress made by agencies in their environmental performance. The ranking is based on the fundamental elements of the agencies' environmental management systems.

Inledning

Bakgrund

Alla verksamheter påverkar miljön på något sätt och det är därför nödvändigt att säkerställa ett aktivt miljöarbete. För staten, som utformar och driver miljöpolitik, är det särskilt viktigt att vara en föregångare vad gäller miljöarbetet i den egna organisationen. Miljöledningssystem är ett viktigt verktyg för att få till stånd ett systematiskt miljöarbete inom statsförvaltningen och regeringen har därför, sedan 1996, beslutat att statliga myndigheter ska införa miljöledningssystem och årligen rapportera till regeringen om hur arbetet fortskrider. Miljöledningsarbetet i myn-digheterna ska bidra till de nationella miljökvalitetsmålen.

Naturvårdsverket har sedan år 2000 regeringens uppdrag att ge statliga myndig-heter stöd i deras miljöledningsarbete. I uppdraget ingår även att årligen redovisa en sammanfattning av myndigheternas miljöledningsarbete. Sammanfattningen bygger på de redovisningar som myndigheterna skickar in.

Myndigheternas årliga redovisning

De myndigheter som har i uppdrag att införa miljöledningssystem ska årligen redovisa till regeringen hur arbetet fortskrider. Redovisningen ska ske enligt fast-lagda riktlinjer beslutade av Miljödepartementet (Bilaga 1). Redovisningen ska skickas både till myndighetens sakdepartement och till Naturvårdsverket senast den 1 mars varje år.

Myndigheterna är indelade i tre grupper beroende på hur stor deras miljöpåverkan bedöms vara. I grupp 1 finns myndigheter med centrala miljörelaterade uppgifter. Grupp 2 innehåller övriga myndigheter med stor betydelse för miljöfrågor och grupp 3 är myndigheter med i huvudsak direkt miljöpåverkan. Omfattningen av den årliga redovisningen varierar beroende på vilken grupp myndigheten tillhör. Riktlinjerna för myndigheternas redovisning av miljöledningsarbetet är indelad i tre delar. Den första delen innehåller frågor om miljöledningssystemets grundele-ment och ska besvaras av alla grupper. Den andra delen innehåller frågor om mer avancerade delar i miljöledningssystemet och ska besvaras av grupp 1 och 2. Den tredje delen innehåller frågor om miljöprestanda och ska besvaras av grupp 1.

Myndigheter som omfattas

Totalt omfattas 179 myndigheter av uppdraget att redovisa sitt miljöledningsarbete varav 43 finns i grupp 1, 51 i grupp 2 och 85 i grupp 3. Myndigheterna finns listade i bilaga 2.

Svarsfrekvens

Av de 179 myndigheterna med redovisningsansvar har 172 skickat in sina redovis-ningar till Naturvårdsverket. Svarsfrekvensen är således 97 procent. För de olika grupperna är den 95 procent för grupp 1, 96 procent för grupp 2 och 98 procent för grupp 3. Fyra myndigheter har redovisat frivilligt. Totalt underlag för årets rapport är därför 176 myndigheter.

Fem myndigheter har helt uteblivit med sin redovisning. Dessa myndigheter är Försäkringskassan, Riksantikvarieämbetet, Statens maritima museer, Talboks- och punktskriftsbiblioteket samt Vägverket. Tjugosju myndigheter inkom sent med sina redovisningar. Två av dem, Högskoleverket och Länsstyrelsen i Jämtland, inkom så sent att de tyvärr inte kunde inkluderas i årets sammanställning.

Rapporten

Rapporten är disponerad så att den följer riktlinjerna för myndigheternas redovis-ning. Först redovisas svaren på frågorna i del ett, vilka besvarats av samtliga myn-digheter. Här återfinns den mesta av statistiken. Därefter presenteras svaren på frågorna i del två, vilka har besvarats av myndigheter i grupp 1 och 2. Sist redo-visas svaren på frågorna i del tre, vilka endast besvarats av grupp 1. Del två och tre innehåller mest öppna frågor. Redovisningen presenteras här i diskuterande form. Där så är möjligt och relevant jämförs resultatet med förra året. På grund av att riktlinjerna för redovisningen ändrats är det inte möjligt att jämföra med tidigare år än 2005. Om det finns någon betydande skillnad mellan grupperna redovisas även det. Slutligen sker en diskussion med slutsatser och rekommendationer till det fort-satta arbetet.

1 Grundläggande element i

miljöledningssystemet

Del 1 i redovisningen berör de grundläggande komponenterna i ett miljölednings-system. Frågorna ska besvaras av samtliga myndigheter. Basen för denna del är 176 myndigheter.

Miljöcertifiering

Fjorton myndigheter redovisar att hela eller delar av verksamheten är miljöcertifie-rad enligt ISO 14001 (bilaga 3). Två av dessa myndigheter har även valt att regi-strera sig enligt EMAS. Jämfört med förra årets redovisning har fyra miljöcertifie-rade myndigheter tillkommit.

Systematisk ständig förbättring

81 procent av myndigheterna uppger att de arbetar systematiskt med att förbättra miljöledningssystemet medan 18 procent redovisar att de inte gör det. Majoriteten av dem som inte arbetar med systematisk förbättring är myndigheter i grupp 3.

Figur 1: Andel myndigheter som arbetar med systematisk förbättring.

Det vanligaste sättet att arbeta med systematiska förbättringar är genom kontinuer-lig uppföljning och uppdatering av miljömål och handlingsplaner. Förbättringarna görs ofta i samband med verksamhetsplanering, med regelbundna revisioner och med förankring hos ledningen.

Ej svar 1% Ej systematisk förbättring 18% Systematisk förbättring 81%

Gott exempel från Ungdomsstyrelsen

Ungdomsstyrelsen har valt att genomföra en serie små förändringar under de senaste åren. Myndigheten har beslutat om att minska miljöpåverkan vid resor, minska energiförbrukning-en och att minska pappersförbrukningenergiförbrukning-en med fem procenergiförbrukning-ent årligenergiförbrukning-en. Ett antal handlingsplaner har tagits fram för att stimulera att miljömålen uppfylls.

Många myndigheter har utarbetat särskilda system för förbättringsförslag; ofta ligger de på myndighetens intranät.

Flera myndigheter nämner att de har format miljögrupper som möts med jämna mellanrum för att diskutera hur miljöledningssystemet fungerar och föreslå förbätt-ringar. Informations- och utbildningsinsatser är en annan metod som används för att säkerställa att systemet hålls levande och för att motivera personalen.

De myndigheter som inte jobbar med systematiska förbättringar har angivit orsaker som att deras miljöledningssystem redan är tillräckligt bra, tidsbrist till följd av omorganisation, personalbrist och andra prioriteringar. Några myndigheter anser att deras miljöpåverkan är så liten att de inte behöver förbättra sina system.

Miljöutredning

97 procent av myndigheterna redovisar att de har en miljöutredning vilket är en ökning från förra året då motsvarande resultat var 88 procent. Av dessa miljöutred-ningar är drygt hälften gjorda år 2002 eller tidigare.

Figur 2: Andel myndigheter som har en miljöutredning.

Miljöutredning från 2002 eller tidigare 49% Miljöutredning från 2003 eller senare 47% Har ej miljöutredning 2% Ej svar 2%

Gott exempel från Statens strålskyddsinstitut

SSI har ett digitalt ärendehanteringssystem där förbättringsförslag kan lämnas in av alla medarbetare. Beslut om åtgärd görs av chef eller verksamhetsansvarig. Ärendet följs däref-ter upp av den som lämnat förslaget. Även avvikelser från indäref-terna och exdäref-terna revisioner läggs in i förbättringssystemet. Systemet är transparent så att alla kan se vilka ärenden som finns och hur dessa åtgärdas.

Miljöpolicy

96 procent av myndigheterna anger att de har en miljöpolicy. Detta är en ökning på 6 procentenheter jämfört med förra årets redovisning då 90 procent redovisade att de hade en miljöpolicy. Av miljöpolicyerna är cirka en tredjedel från 2002 eller tidigare.

Figur 3: Andel myndigheter som har en miljöpolicy.

Övergripande miljömål

94 procent av myndigheterna anger att de har övergripande miljömål och redovisar när de är beslutade. Även här är trenden positiv. Förra året var siffran 84 procent. 56 procent av myndigheterna har tidsbestämt sina övergripande miljömål, medan 24 procent uppger att deras mål gäller tills vidare.

Figur 4: Andel myndigheter som har tidsbestämda miljömål.

Myndigheterna i grupp 1 skiljer sig från de övriga grupperna. I grupp 1 uppger 84 procent av myndigheterna att de har tidsbestämda mål jämfört med omkring 50 procent för grupp 2 och 3.

Har policy 96% Har inte policy

3% Ej svar 1% Tidsbestämda mål 56% Mål gäller tills vidare 24% Mål utan tidsangivelse 14% Har ej mål 4% Ej svar 2%

Detaljerade miljömål

63 procent av myndigheterna anger att de har detaljerade mål. Av dessa rapporterar mer än 80 procent att målen uppfylldes helt eller till mer än hälften. Det är stor spridning på antalet detaljerade mål och det går inte att utläsa om myndigheter med färre eller fler detaljerade mål lyckas bäst med att uppfylla målen.

Figur 5: Andel myndigheter som har detaljerade mål.

Användning av nyckeltal

56 procent av myndigheterna uppger att de använder nyckeltal för att följa upp verksamhetens miljömål. Utvecklingen är positiv från förra året då 43 procent angav att de använde nyckeltal.

Figur 6: Andel myndigheter som använder nyckeltal.

Användningen av nyckeltal skiljer sig mellan grupperna. I grupp 1 är det 78 procent som använder nyckeltal, medan det i grupp 2 och 3 är 57 respektive 44 procent. Majoriteten av dem som inte använder nyckeltal i grupp 3 är myndigheter med förenklat miljöledningsuppdrag.

Nyckeltal används i störst utsträckning för att mäta pappersförbrukning (66 styck-en), energiförbrukning (56 stycken) och resor/tjänsteresor (61 stycken).

Har detaljmål 63% Har inte detaljmål

15% Ej svar 17% Vet ej 5% Använder inte nyckeltal 35% Ej svar 9% Använder nyckeltal 56%

Figur 7: Områden inom vilka nyckeltal används.

Integration av miljömål i verksamheten

64 procent av myndigheterna rapporterar att de integrerar miljömålen i verksam-hetsplanen. Vi kan här se en viss skillnad mellan grupperna. Av myndigheterna i grupp 1 har 85 procent integrerat miljömålen i verksamheten medan motsvarande siffra för grupp 2 och 3 är 69 respektive 50 procent.

Figur 8: Andel myndigheter som integrerat miljömålen i verksamheten.

Många myndigheter i grupp 1 beskriver att de övergripande målen finns integrera-de i verksamhetsplanen, ofta med koppling till nationella och regionala miljökvali-tetsmål. Av dessa myndigheter beskriver en del att man endast integrerar mål berö-rande indirekt miljöpåverkan, medan andra integrerar mål för den direkta miljö-påverkan eller båda delarna. I grupp 2 och 3 dominerar beskrivningar av hur mål kopplade till den direkta miljöpåverkan integreras i verksamhetsplaner. Hos några

56 30 27 20 20 15 12 8 6 6 6 5 61 66 23 0 10 20 30 40 50 60 70 80 90 Papper Resor/tjänsteresor Energiförbrukning Utbildning Avfall Annat Utsläpp Upphandling Nationella miljökvalitetsmål Myndighetens Information Forskning Leverantörer Uppföljning och utvärdering Utveckling av ledningssystem 64% 85% 69% 50% 31% 15% 29% 40% 5% 0% 2% 10% 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90%

Totalt Grupp 1 Grupp 2 Grupp 3

Integrerat Ej integrerat Ej svar

myndigheter integreras miljömålen i avdelnings- och enhetsspecifika verksamhets-planer, beroende på hur verksamheterna påverkar miljön.

De som inte integrerar sina miljömål i verksamhetsplanen anger olika motiv. Flera myndigheter bedömer att miljömålen inte bör eller behöver integreras i verksam-hetsplanen eftersom de ändå uppmärksammas tillräckligt. Andra anser att myndig-hetens miljöpåverkan är obetydlig och att det därför inte är nödvändigt. Några anser att verksamhetsplanen skulle bli allt för omfattande vid en integration av miljömål. Ett antal myndigheter planerar att integrera miljömålen i verksamhets-planen under året som kommer.

Miljöutbildning

29 procent av myndigheterna svarar att en andel av personalen genomgått grund-läggande miljöutbildning under det gångna året. 30 procent av myndigheterna uppger att de anordnar miljöutbildning regelbundet, exempelvis till nyanställda.

Figur 9: Andel myndigheter som anordnar regelbunden miljöutbildning.

Grundläggande miljöutbildning hölls på många myndigheter när miljölednings-systemet infördes. Flera myndigheter anger att det nu är dags för en uppdaterad utbildningsinsats under det kommande året. De öppna svaren visar att många olika former av utbildning används, varav webbaserade miljöutbildningar är en av de vanligaste. En fjärdedel av myndigheterna i grupp 1 berättar att de håller riktade miljöutbildningar för medarbetare som har stort miljöansvar eller som har arbets-uppgifter med stor miljöpåverkan. Några myndigheter berättar också att de arran-gerat miljöseminarier och miljödagar, ibland med inbjudna talare, för att inspirera

Har inte regelbunden miljöutbildning 64% Har regelbunden miljöutbildning 30% Ej svar 6% Gott exempel från Luftfartsverket

Respektive verksamhet med eget miljöledningssystem ska översätta de koncernövergripan-de miljömålen till koncernövergripan-den lokala verksamheten. Miljömålen ska tas upp i affärsplanen och inklu-deras i budgetprocessen för att säkerställa att nödvändiga resurser tilldelas arbetet för att uppnå miljömålen.

Miljöutbildning för nyanställd personal arrangeras oftast i samverkan med den ordinarie introduktionsutbildningen på myndigheterna. En del ger den miljörelate-rade introduktionsinformationen via intranätet.

Många myndigheter ger information om miljöledningssystemet via intranätet när de inte har någon formaliserad miljöutbildning. En del myndigheter menar också att tillräckligt många medarbetare har högre utbildning inom miljöområdet eller har fullgoda miljökunskaper genom arbetslivserfarenhet. I dessa fall anser myndig-heterna att det är onödigt att lägga resurser på miljöutbildning.

Revision av miljöledningssystemet

31 procent av myndigheterna har genomfört revision av miljöledningssystemet under året medan 66 procent inte har gjort det. Resultatet är bättre än i 2005 års redovisning, då 19 procent av myndigheterna uppgav att de hade genomfört revi-sion.

Figur 10: Andel myndigheter som genomfört revision av miljöledningssystemet under året. Vanliga anledningar till att en myndighet inte genomfört revision är att den inte anser att det är nödvändigt, exempelvis för att miljöledningssystemet anses fungera bra i dagsläget eller för att myndigheten har liten miljöpåverkan. Ett tiotal myndig-heter anger som orsak att miljöledningssystemet är relativt nytt och fortfarande under uppbyggnad och lika många hänvisar till omorganisation eller resursbrist. Många myndigheter uppger dock att en revision är planerad under det kommande året. Genomfört revision 31% Ej genomfört revision 66% Ej svar 3% Gott exempel från Länsstyrelsen i Örebro

Länsstyrelsen arrangerade en miljödag för hela personalen på temat Klimat och Livsstil. Dagen började med en föreläsning och därefter cyklade deltagarna till ett naturreservat där fika bjöds och personalen fick förkovra sina miljökunskaper på olika informationsstationer i reservatet.

Nedlagd arbetstid

Det var enbart myndigheterna i grupp 3 som var ålagda att svara på frågan om nedlagd arbetstid för miljösamordnare eller motsvarande. Av de 69 myndigheter som svarat uppskattar 40 att de lägger ner mellan 1 och 5 veckor. Tre myndigheter lägger ner mellan åtta och sexton veckor. 16 myndigheter uppskattar att de lägger ner mindre än en vecka och 10 myndigheter lägger inte ner någon arbetstid alls på miljösamordnare.

Tabell 1: Uppskattad nedlagd arbetstid under året för miljösamordnare.

Återkoppling från departementen

28 myndigheter (16 procent) har svarat att de fått återkoppling från sitt departe-ment, vilket innebär att 140 myndigheter (79 procent) inte fått respons. Det är en liten nedgång från förra året då 34 myndigheter hade fått återkoppling.

Figur 11: Antal myndigheter som fått återkoppling per departement.

De myndigheter som fått återkoppling har ofta diskuterat miljöledningsarbetet i samband med resultat/myndighetsdialogen med sitt departement. Många myndig-heter kommenterar att de skulle vilja ha mer respons och tydligare uppdrag från sina departement för att kunna arbeta mer effektivt med miljöledningssystemet.

Ingen tid Mindre än en vecka 1-5 veckor 8-16 veckor

10 myndigheter 16 myndigheter 40 myndigheter 3 myndigheter

0 10 20 30 40 Arbetsmarknad Jordbruk Miljö Integration Försvar Justitie Utrikes Social Utbildning Näring Kultur Finans Ej återkoppling Fått återkoppling

Jämförelse med tidigare år

På grund av att riktlinjerna för redovisningen ändrats är det inte möjligt att jämföra med tidigare år än 2005. En jämförelse med 2005 visar att miljöledningsarbetet gått framåt på de flesta punkter.

Figur 12: Jämförelse mellan år 2005 och 2006.

88% 90% 84% 55% 43% 19% 20% 97% 96% 94% 59% 56% 31% 16% 0% 20% 40% 60% 80% 100% 120% Miljöutredning Miljöpolicy Miljömål Tisbestämda mål Nyckeltal Revision Återkoppling 2006 2005

2 Mer avancerade delar i

miljöledningssystemet

Del 2 i redovisningen ska besvaras av myndigheterna i grupp 1 och 2. Det innebär att basen för denna del är 89 myndigheter, varav 40 tillhör grupp 1 och 49 tillhör grupp 2.

Senaste revisionen av miljöledningssystemet

83 av 89 myndigheter besvarade frågan om senaste revisionen.

Av dem hade 34 myndigheter senast haft intern revision medan 14 hade haft extern revision. 35 myndigheter uppgav att de inte haft någon revision alls. 31 myndig-heter hade haft sin senaste revision under 2006.

Det är ofta miljösamordnare och internt utbildade revisorer som genomför revi-sionerna. Vissa myndigheter har kallat in externa konsulter. Sex av de myndigheter som haft extern revision är inte miljöcertifierade. Några myndigheter har haft extern revision inför målsättningen att bli ISO14001-certifierade.

Många myndigheter beskriver strukturerade revisionsrutiner som inleder med att säkerställa att exempelvis miljöpolicy och miljömål är förankrade i verksamheten. Med hjälp av den informationen är nästa steg uppföljning av hur miljölednings-systemet fungerar i praktiken samt uppdatering av mål och handlingsplaner. Inter-vjuer och enkäter är vanligt förekommande i revisionen; likaså är genomgång av dokument och rutiner vanliga processer inom revisionen. Somliga myndigheter involverar stora delar av personalen medan andra koncentrerar revisionen på miljö-samordnare, enhets- och avdelningschefer samt ledning. Precis som förra året visar svaren på den här frågan att revisioner inte alltid berör hela organisationen utan att den kan koncentreras på utvalda delar av verksamheten. Exempelvis beskriver Svenska Kraftnät hur årets revision genomfördes av externa revisorer med inrikt-ningen att kontrollera om det fanns en röd tråd mellan de olika elementen i miljö-ledningssystemet.

Gott exempel från Naturhistoriska riksmuseet

Museet tog hjälp av studenter från Stockholms Miljöcenter för att revidera och uppdatera miljöhandlingsplanen (övergripande miljömål). Handlingsplanen är nu harmoniserad med de regionala och nationella miljömålen.

Indirekt miljöpåverkan

86 av 89 myndigheter besvarade frågan om metoder för att säkerställa indirekt miljöpåverkan. Många använder sig av flera metoder. Den vanligaste metoden är att ta in personer med särskild sakkunskap i beredningen.

Med hjälp av skriftliga rutiner/checklistor

Personer med särskild

sakkun-skap deltar i beredningen Annat sätt används

47 myndigheter 49 myndigheter 40 myndigheter

Tabell 2: olika sätt att säkerställa indirekt miljöpåverkan.

Myndigheterna tycks i år ha lättare att identifiera sin indirekta miljöpåverkan än tidigare år. Få myndigheter anger att den indirekta miljöpåverkan är svår att påvisa. I grupp 2 är det emellertid fortfarande en del myndigheter som har svårt att skilja på direkt och indirekt miljöpåverkan.

En stor grupp myndigheter beskriver hur indirekt miljöpåverkan bedöms i beslut, rådgivning, projekt, ansökningar och remissyttranden. Ofta kopplas då de krav som ställs till arbetet med de nationella och regionala miljömålen. Upphandling av varor och tjänster är ytterligare ett område där många arbetar aktivt med den indirekta miljöpåverkan. En del myndigheter genomför utbildnings- och informationsinsat-ser. Krav på hänsynstagande till miljö inom forskningsprojekt beskrivs av många myndigheter med forskningsverksamhet.

Övriga miljörapporteringar

77 av 89 myndigheter besvarade frågan om vilka övriga miljörapporteringar de lämnat till Naturvårdsverket, Miljömålsrådet eller Regeringskansliet. Det är fram-förallt myndigheterna i grupp 1 som gjort många rapporteringar. Myndigheter med sektorsansvar har ofta lämnat verksamhetsspecifika miljörapporteringar. Utöver dessa nämner flertalet i grupp 1 den årliga rapporten till Miljömålsrådet och årsre-dovisningen som lämnats till Regeringskansliet. I grupp 2 är det endast 14 myndig-heter som redovisat övriga miljörapporteringar.

Miljökrav vid upphandling

77 av 89 myndigheter har besvarat frågan om upphandling. 37 myndigheter nämner Gott exempel från Arbetsmarknadsstyrelsen

Arbetsmarknadsstyrelsen arbetar för en minskad risk för framtida miljöpåverkan på arbets-marknaden genom att inkludera relevant miljökunskap i utbildningar som är 12 veckor eller längre.

handling och inköp. Endast 14 myndigheter anger att de har praktiska checklistor eller verktyg för att verkligen kunna ställa miljökraven. Bara sju myndigheter nämner att de utbildar sin personal i miljöanpassad upphandling. 32 myndigheter uppger att de säkerställer miljöhänsyn genom att använda sig av de centrala statliga ramavtalen, i vilka man menar att miljöhänsyn ingår.

Tabell 3: Olika sätt att säkerställa miljöhänsyn vid upphandling.

Många nämner att de kräver beskrivningar av leverantörernas miljöarbete. Några nämner inköp av miljömärkta produkter. Flera av myndigheterna kommenterar att det är svårt att ställa miljökrav vid tjänsteupphandlingar. Det tycks också vara svårt att sätta upp konkreta mål för miljökrav vid upphandling. Uppföljningen av miljö-anpassad upphandling verkar vara bristfällig på de flesta myndigheter.

Endast en myndighet nämner att den arbetar med alla komponenter i miljöanpassad upphandling: policy, mål, rutiner, utbildning, verktyg och uppföljning.

Ledningens genomgång

70 av 89 myndigheter besvarade frågan om ledningens genomgång. 59 myndig-heter redovisar att ledningens genomgång genomförs eller att de håller på att bygga upp rutiner. Både myndigheterna i grupp 1 och 2 ger många utförliga beskrivningar av de rutiner som följs i ledningens genomgång vilket antyder att rutinerna

funge-Har policy för miljö-krav vid upphandling

Använder något praktiskt verktyg för miljökrav Utbildar personalen i miljöanpassad upphandling Använder statliga ramavtal

37 myndigheter 14 myndigheter 7 myndigheter 32 myndigheter

Gott exempel från Länsstyrelsen i Skåne

I myndighetens generella rutin för upphandling, som har tagits fram av upphandlingssamord-narna (jurister) beskrivs översiktligt bland annat hur och vilken typ av miljökrav som kan ställas. I våra övergripande miljömål slås fast att vi ska ta miljöhänsyn vid både upphandling och direkta inköp. All upphandling går via våra två upphandlingssamordnare, vilka hjälper till med att ställa miljökrav. I de flesta fall går en bilaga, Information om miljöledningsarbetet på lst i Skåne, med upphandlingsunderlaget ut.

Ca 20 personer inklusive upphandlingssamordnarna har under 2005 gått Miljöstyrningsrå-dets utbildning i miljöanpassad offentlig upphandling samt användning av verktyget EKU. För 2007 planerar upphandlingssamordnarna ytterligare informationsinsatser till personalen i ämnet.

Rapportering och uppföljning av alla upphandlingar med avseende på om bilagan har gått med och om miljökrav har ställts, görs tertialvis till miljöledningssamordnaren. Andelen upp-handlingar där miljökrav har ställts mäts både relaterat till antalet och till det ekonomiska värdet. Vid uppföljningen har konstaterats att bilagan går med i för få fall och att miljökrav borde kunna ställas oftare. Den aktuella bilagan har därför omarbetats under 2006 och för 2007 planeras också en omarbetning av rutinen för upphandling. Olika typer av miljökrav kommer att samlas i en bank så att det enkelt går att hitta skrivningar för hur kraven kan formuleras.

rar väl där de finns. Av flertalet beskrivningar framgår dock att ledningens genom-gång inte är en process med tydliga rutiner. Snarare beskrivs att ledningens repres-entanter informeras när tillfälle ges.

Bieffekter av miljöledningsarbetet

72 av 89 myndigheter svarade på frågan om vilka bieffekter miljöledningssystemet ger upphov till i den övriga verksamheten. 11 myndigheter menade att systemet inte gav några nämnvärda bieffekter. De övriga svaren kan grupperas i tre områden där flera myndigheter identifierade bieffekter.

Tabell 4: Bieffekter av miljöledningsarbetet i den övriga verksamheten.

Många myndigheter nämner flera områden. Den vanligaste bieffekten av miljöled-ningssystemet uppges vara bättre resurshushållning; 23 myndigheter anser att arbe-tet lett till bättre hushållning med ekonomiska resurser såväl som en bättre hushåll-ning med energi, papper och andra varor.

20 myndigheter beskriver hur arbetet med miljöledning lett till bättre struktur och systematik i verksamheten. Systematiken berörde inte bara miljöledningsarbetet, utan flera myndigheter påpekar att systematiken ”smittat av sig” till den övriga verksamheten.

Det tredje området som nämns av flera myndigheter, 20 stycken, var den ökade medvetenhet som miljöledningsarbetet lett till. Flera myndigheter nämner att mil-jömedvetenheten spritt sig inte bara inom verksamhetens olika delar utan också att personalen tar med sig kunskaper, inspiration och intresse för miljöfrågan i det privata livet.

Ytterligare bieffekter var större trovärdighet inför externa intressenter. Några myn-digheter poängterade att miljöledningsarbetet resulterat i minskat resande och där-med bättre utnyttjande av arbetstid/kraft. Ett par myndigheter menade emellertid att

Bättre resurshushåll-ning

Bättre struktur och systematik i

verksam-heten

Ökad

miljömedveten-het i verksammiljömedveten-heten Inga bieffekter

23 myndigheter 20 myndigheter 20 myndigheter 11 myndigheter

Gott exempel från Räddningsverket

Räddningsverkets verksledning har uppföljning av miljöledningssystemet vid två tillfällen årligen och även vid Räddningsverkets skolor genomförs ledningens genomgång. Genom att ha en standardiserad agenda för ledningens genomgång försäkrar verket att processen är densamma oavsett på vilken nivå den genomförs.

det var svårt att säkerställa om kostnadsminskningar eller ökad miljömedvetenhet verkligen var resultatet av miljöledningssystemet.

Fem myndigheter menar att miljöledningssystemet fått bieffekter i form av mer-arbete och högre kostnader för nyinvesteringar och miljövänliga produkter.

3 Miljöprestanda

Del 3 handlar om ständiga förbättringar av miljöprestanda. Frågorna var i år obli-gatoriska att besvara för myndigheterna i grupp 1, dvs. 40 stycken.

Miljöeffekter av miljöledningsarbetet

37 myndigheter svarade på frågan om vilka miljöeffekter de bedömer att åtgärder-na i miljöledningssystemet gett upphov till. Drygt hälften beskriver en förbättrad miljöprestanda i form av minskad resursanvändning, ofta till följd av mer effektiv bränsle-, energi- och pappersanvändning. Ungefär en tredjedel beskriver hur miljö-hänsynen ökat i handläggningen av ärenden och att miljöledningssystemet har gett miljöfrågor större utrymme inom myndighetens kärnverksamhet.

Precis som i frågan om bieffekter kan vi notera att en del myndigheter finner det svårt att bedöma om förbättringen av miljöprestanda beror på miljöledningsarbetet, eller om det är en effekt av övrigt miljöarbete eller en allmänt ökande medvetenhet om miljöfrågor. Fem myndigheter anger att de inte ser några miljöeffekter till följd av miljöledningssystemet.

Länsstyrelsen i Västerbotten berättar att miljöledningssystemet lett till ökad hänsyn till miljömålen i myndigheternas olika beslut, framförallt när det gäller miljötill-stånd och beslut om regionalpolitiskt stöd.

Ett annat bra exempel på effekter av miljöledningsarbetet ges av Länsstyrelsen i Norrbotten: Under de år som systemet funnits så har det inneburit en större vikt vid miljöpåverkande åtgärder, till exempel har pappersåtgången minskat, bilkörningen har blivit miljövänligare, källsortering tillämpas, elektronisk utrustning omhänder-tas samt att energiförbrukningen minskat. Dessutom har vi i vårt uppdrag med tillsyn och beviljande av ekonomiska stöd tagit hänsyn till miljöaspekterna.

Verifiering av miljöeffekterna

33 av 40 myndigheter svarade på frågan om vilka miljöeffekter de kunnat verifiera. Av dessa gav 27 exempel på verifierbara miljöeffekter. Ungefär hälften uppger att de kan verifiera effekter av bättre resurshushållning. Framförallt är det verifierade minskningar av koldioxidutsläpp till följd av ändrade resvanor som beskrivs, men också minskad energi- och pappersförbrukning. En tredjedel av exemplen beskriver verifierade miljöeffekter till följd av myndighetens kärnverksamhet.

Precis som i föregående frågor kommenterade flera myndigheter hur svårt det kan vara att knyta miljöeffekter till miljöledningssystemet. Skogsstyrelsen skriver: Vi har svårt att verifiera i vilken grad det är vårt ledningssystem som ger upphov till

påvisade miljöeffekter, skilt från olika omvärldsfaktorer. Vi är dock övertygade om att våra insatser och ständiga förbättringar i vårt ledningssystem har stor effekt.

Metoder för verifiering

36 myndigheter svarade på frågan om vilka metoder som används för att verifiera miljöeffekter. 29 myndigheter har gett exempel på använda metoder. Många myn-digheter använder sig av flera olika metoder, både kvalitativa och av kvantitativa. Åtta myndigheter nämner att nyckeltal/indikatorer används för att mäta miljöeffek-ter. Dessutom använder sig många av Miljömålsrådets riktlinjer för bedömningar. Uppföljning och beräkningar utifrån fakturor, miljöstatistik och resestatistik var vanligt förekommande metoder, såväl som mer kvalitativa utvärderingar.

Kommentarer till årets redovisning

Syftet med att införa miljöledningssystem i staten är att få till stånd ett systematiskt miljöarbete i de statliga myndigheterna. Genom att utreda var myndighetens miljö-påverkan är som störst, sätta upp miljömål, införa handlingsplaner och genomföra regelbundna uppföljningar kan statsförvaltningen bidra till att de nationella miljö-kvalitetsmålen nås.

Miljöledningsarbetet i staten 2006 har gått framåt jämfört med tidigare år. Förbätt-ringar har skett i de flesta delarna av miljöledningssystemen. Fler och fler använder till exempel nyckeltal för att mäta sin miljöprestanda. De flesta myndigheterna identifierar och beaktar nu också sin indirekt miljöpåverkan. Områden med stor potential till förbättring är miljömål, revision av miljöledningssystemet, ledningens engagemang och miljökrav vid upphandling.

Ständiga förbättringar

För att miljöledningsarbetet ska vara effektivt krävs att man strävar mot ständig förbättring. Därför är det förvånande att en femtedel av myndigheterna uppger att de inte arbetar med att systematiskt förbättra sitt miljöledningssystem. I vissa fall motiveras det med att verksamheten har så liten inverkan på miljön att det inte behövs. Det är dock viktigt att påpeka att det inte finns någon slutpunkt för miljö-arbetet. Miljöledning bör, precis som all annan verksamhet, ständigt utvecklas och sträva efter att bli bättre och bättre.1

Många av de myndigheter som uppger att de arbetar med ständiga förbättringar beskriver snarare det kontinuerliga miljöledningsarbetet i de öppna svaren. Det som krävs för att förbättra verksamhetens miljöprestanda är uppföljning av arbetet, framförallt genom kontinuerlig uppdatering av handlingsplaner och miljö-mål. En tydlig länk finns alltså mellan att arbeta för ständig förbättring och att ha en aktuell miljöutredning, miljöpolicy och relevanta och tidsbestämda miljömål.

Miljöutredningar och mål

Drygt hälften av myndigheterna har miljöutredningar som är fem år gamla eller äldre. I Naturvårdsverkets utvärdering av det statliga miljöledningsarbetet från 2004 konstateras att de miljöutredningar som görs när miljöledningssystemen införs inte alltid fångar in de allra viktigaste miljöfrågorna.2 Det är därför viktigt att granska miljöutredningen efter några år för att försäkra sig om att miljöarbetet inriktas på verksamhetens mest väsentliga miljöaspekter. Det bör också finnas rutiner för hur man kontinuerligt uppdaterar miljöaspekterna.

1

Piper et al, Ständig förbättring med ISO 14001, 2004. 2

Även de övergripande och detaljerade miljömålen behöver hållas aktuella för att vara effektiva verktyg som för arbetet framåt och visar var förbättringar åstad-kommits och var nya tag kan behövas. Målen ska vara tidsbestämda och uppfölj-ningsbara. Nästan alla myndigheter har i dag formulerat övergripande miljömål men många anger att målen inte är tidsbestämda utan gäller tills vidare. Många myndigheter saknar dessutom konkreta och kortsiktiga detaljerade miljömål vilket riskerar att göra miljöarbetet för diffust.

När man formulerar övergripande och detaljerade miljömål är tumregeln att ett övergripande mål ska vara långsiktigt och gälla i tre år eller längre. De detaljerade målen ska vara mer konkreta delmål på vägen mot de övergripande målen, och tidsperspektivet kan vara mellan ett och tre år. För att uppföljningen ska fungera är det nödvändigt att målen är mätbara och realistiska.

Nyckeltal

Nyckeltal3 _{är ett effektivt verktyg för att kontrollera att verksamhetens miljömål}

uppfylls. Det är därför glädjande att allt fler myndigheter använder sig av nyckeltal för att följa upp sitt miljöledningsarbete. Det huvudsakliga nyckeltalsarbetet berör områden med direkt miljöpåverkan som är relativt enkla att mäta och följa upp. Nästa steg blir att utveckla och använda nyckeltal som är inriktade mot myndig-hetens övriga miljöaspekter, exempelvis de som är specifika för myndigmyndig-hetens verksamhet.

Några myndigheter har påpekat att nyckeltalsuppföljning tar mycket tid. Uppfölj-ning med hjälp av nyckeltal är dock ett verktyg som visar om miljöarbetet fungerar som det är tänkt och var prioriteringar behövs, vilket bidrar till att undvika onödigt arbete med miljöaspekter som inte är relevanta.

Exempel på hur miljömål kan formuleras Övergripande mål:

Vi har år 2010 minskat koldioxidutsläppen med 10 % jämfört med nivån år 2007. Detaljerat mål:

Vi har år 2008 minskat koldioxidutsläppen från tjänsteresor med 5 % jämfört med nivån år 2007.

Aktivitet för att nå målet:

Naturvårdsverket har fått i uppdrag av regeringen att utveckla en metod för upp-följning av effekterna av miljöledningsarbetet i staten. Uppdraget innebär i prakti-ken att ta fram ett antal nyckeltal som kan användas vid rapporteringen till reger-ingen. Uppdraget ska ske i samverkan med myndigheter i grupp 1.

Revision

Andelen myndigheter som genomfört revisioner har ökat men är fortsatt låg. En-dast en tredjedel av myndigheterna har genomfört revisioner av sina miljölednings-system under året. Det tycks finnas ett behov av att avdramatisera begreppet för att få fler myndigheter att ta sig an revidering. Revision är i grunden något positivt som syftar till att hjälpa till att förbättra myndighetens arbete och ska inte ses som någon hotfull kontrollfunktion. Så här skriver till exempel Länsstyrelsen i Stock-holm: ”Revisionerna underlättar uppföljningen, håller arbetet vid liv och är ett bra verktyg för ytterligare ökad integrering av miljöledningsarbetet i den ordinarie verksamheten. Erfarenheterna från dessa revisioner är att den dialog som uppstår underlättar uppföljningen och leder till ständiga förbättringar i arbetet med miljö-ledning.”

Ett annat problem som bidrar till de låga revisionssiffrorna kan vara att många myndigheter är osäkra på vilka villkor en revision ska göras mot. För en miljöcerti-fierad myndighet görs till exempel revisionen mot certifieringsstandarden. Olika stora verksamheter har olika förutsättningar och behov av att revidera sitt miljöled-ningssystem.

Exempel på hur ett nyckeltal kan utformas Nyckeltal:

Energiförbrukning i myndighetens lokaler

Tillståndet för detta nyckeltal kan förslagsvis mätas med hjälp av följande mätetal: • Elförbrukning totalt kWh/år

• Elförbrukning kWh per år och anställd • Elförbrukning kWh per m2

Den här modellen utgår ifrån att nyckeltalet är en sammanställning av det totala förbättrings-arbetet inom ett visst område. För att ha nytta av ett nyckeltal måste man kunna identifiera var i verksamheten förändringar uppstår och varför, och genom att använda ett flertal mätetal inkluderas de olika variabler som påverkar nyckeltalet. Utan den informationen kan uppfölj-ning med hjälp av nyckeltal bli ineffektiv och felvisande.

En bra metod för att stimulera revisionsrutinerna i statlig förvaltning är att utbyta revisionstjänster över myndighetsgränserna. Sådan så kallad andrapartrevision används till exempel inom nätverket för interna revisorer som leds av Naturvårds-verket. Det är enligt nätverket ett bra sätt att utbyta erfarenheter samt få tips och inspiration. Ett annat sätt att lära sig av varandra är att ”gå bredvid” en erfaren internrevisor på en annan myndighet för att få erfarenhet av processen.

Miljöanpassad upphandling

Avgörande för att lyckas med miljöanpassad upphandling är att myndighetens ledning stödjer detta. Ledningens stöd brukar visas genom att det finns en policy för att ställa miljökrav vid upphandling och inköp. Det kan också ingå i myndig-hetens miljöpolicy. Man bör även sätta upp mål och ha klara och tydliga rutiner för hur kravställandet ska gå till. Personalen som ska ställa miljökrav behöver någon form av utbildning och konkreta verktyg att använda. Slutligen bör man ha någon typ av uppföljning. För att lyckas med miljöanpassad upphandling krävs att samt-liga dessa pusselbitar finns på plats. Många myndigheter uppger att de har en poli-cy för miljöanpassad upphandling men tycks sakna rutiner och verktyg för att kun-na genomföra det som står i policyn. Andra myndigheter har verktygen men inte policyn. I båda fallen blir det svårt att få till stånd ett effektivt arbete med miljökrav vid upphandling.

Många myndigheter anger också att de säkerställer miljökrav vid upphandling genom att använda de statliga ramavtalen. De menar att de upphandlande myndig-heterna redan har ställts alla relevanta miljökrav. Detta är endast delvis sant. I många ramavtal har man fortfarande en stor frihet att välja produkt inom sortimen-tet. Där finns alltså möjlighet att välja mer eller mindre miljöanpassade alternativ, en möjlighet som ofta glöms bort.

Tips inför en revision

Revisionsaktiviteten ska helst inriktas på de viktigaste delarna av verksamheten, där miljö-påverkan är stor eller kanske där verksamheten är komplex och där roller och befogenheter behöver tydliggöras.

Det kan räcka att revidera en begränsad del av verksamheten eller miljöledningssystemet. Vad som ska revideras bestäms av myndigheten själv, efter de behov som identifieras i verksamheten. Exempelvis kan revisionen fokusera på hur de styrande dokumenten följs och hur rutinerna fungerar.

En avgörande framgångsfaktor för att revisionen ska leda till förbättringar är att ledningen står bakom revisionen.

Det kan också vara bra med rutiner för genomförande och dokumentation så att efterföljande revisioner genomförs på jämförbart vis.

Stöd från myndighetens ledning och departement

Ledningens engagemang är avgörande för att miljöledningsarbetet ska få genom-slag och för att tillräckliga personella och finansiella resurser ska tillsättas. Många myndigheter, framförallt i grupp 3, anser sig inte ha tillräckliga resurser för att kunna lägga ner den arbetstid som skulle behövas för att sköta ett fungerande mil-jöledningssystem. Att nästan en tredjedel av myndigheterna i gruppen anger att de lägger mindre än en personvecka om året på sitt miljöledningssystem visar tydligt att ledningen inte prioriterar detta arbete.

Många efterlyser just en starkare förankring i ledningen, vilket skulle göra det lättare att motivera personalen att engagera sig i miljöarbetet. En möjlighet att öka ledningens engagemang är att utveckla ledningens genomgång. Ledningens genomgång bör hållas minst en gång om året och det bör finnas en tydlig rutin för vad ledningens genomgång ska innehålla och hur den ska gå till.

Miljöcertifierade myndigheter har sällan problem med ledningens stöd eftersom regelbundna externa revisioner gör att miljöarbetet kommer i fokus och blir tydligt och påtagligt för ledningen. Den kontinuitet i miljöledningsarbetet som denna tred-jepartsgranskning ger framstår som en av de stora fördelarna med certifiering. Att återkopplingen från departementen är låg kan naturligtvis påverka hur mycket tid och resurser som läggs ned på miljöledningsarbetet. Flera myndigheter efter-lyser just ett tydligare intresse och återkoppling från departementen. Men ledning-ens bristande engagemang kan inte bara skyllas på bristen på återkoppling. Myn-digheterna har fått i uppdrag av regeringen att införa och arbeta med miljölednings-system och utförandet ska inte vara beroende av departementens engagemang till den utsträckning att bristfällig återkoppling blir en ursäkt att nedprioritera miljö-ledningsarbetet.

Naturvårdsverket har initierat en forskningsutredning för att undersöka hur miljö-ledningssystemen kan väcka större intresse och engagemang i myndigheternas ledningar. Utredningen ska också öka kunskapen om förhållandet mellan miljöled-ningssystemen och de nationella miljömålen. Förhoppningsvis kan utredningen leda till förslag som ökar ledningens engagemang och därmed för miljöledningsar-betet framåt.

EKU-verktyget underlättar för upphandlare att ställa miljökrav

EKU-verktyget är en Internetbaserad databas med förslag till miljökriterier vid upphandling av varor och tjänster. Miljökriterierna omfattar produkter som är vanligt förekommande inom offentlig upphandling och är specifikt utformade för varje vara och tjänst. I anslutning till miljökriterierna finns bakgrundsinformation framtagen och presenterad i ett kriteriedokument, som omfattar en definition och en beskrivning av varan eller tjänsten, miljöpåverkan och exempel på viktiga lagkrav. Se www.eku.nu

Indirekt miljöpåverkan

Ett glädjande resultat i årets sammanställning är att allt fler myndigheter identifie-rar och arbetar med sin indirekta miljöpåverkan. I Naturvårdsverkets utvärdering från 2004 konstaterades att arbetet med indirekt miljöpåverkan gick trögt. Myndig-heter som inte traditionellt arbetade med miljöfrågor verkade då ha svårt att använ-da miljöledningssystemet för att integrera hänsyn till den indirekta miljöpåverkan i verksamheten.4 _{I år anger 84 procent av myndigheterna i grupp 1 och 2 att indirekt}

miljöpåverkan beaktas. De flesta myndigheterna nu har kunskap om vad indirekt miljöpåverkan är och hur den kan beaktas.

Bland myndigheterna i grupp 1 är det många som integrerar mål för den indirekta miljöpåverkan i verksamhetsplanen. Flertalet myndigheter i gruppen bedömer ock-så att arbetet med de indirekta miljöaspekterna givit effekt. Det tyder på att indirekt miljöpåverkan inte bara säkerställs utan också att det bedrivs ett förebyggande arbete med både positiv och negativ indirekt miljöpåverkan som ger resultat. De myndigheter som ännu inte arbetar aktivt med att identifiera och inkludera de indirekta aspekterna bör fundera över hur man kan ha inflytande över aktiviteter och beslut som påverkar miljön i sin interaktion med det omgivande samhället. I exempelvis varje beslut eller informationsinsats som berör andra aktörer bör myn-digheten väga in om aktiviteten påverkar miljön på ett positivt eller negativt sätt.

Ranking

Många myndigheter har efterfrågat respons på sitt miljöledningsarbete. Därför har Naturvårdsverket i år valt att ranka myndigheterna efter hur långt de kommit med att införa sina miljöledningssystem. Förhoppningen är att rankingen ska ge ytter-ligare motivation att förbättra miljöledningsarbetet. Den visar också hur lång myn-digheterna har kommit i förhållande till varandra. Rankingen utgår från de frågor som alla myndigheter ska besvara, det vill säga frågorna i del 1 av riktlinjerna för redovisning. Dessa frågor berör grundläggande element i miljöledningssystemen. Nedan visas vilka kriterier poängsättningen har gjorts utifrån. Högsta möjliga resultat är 11 poäng.5

Kriterium Poäng

Certifierad enligt ISO 14001 eller registrerad enligt EMAS 1 Arbetar med systematisk ständig förbättring 1

Har miljöutredning 1

Har miljöpolicy 1

Har övergripande miljömål 1

Har tidsbestämt de övergripande miljömålen 1 Har uppnått minst 50 procent måluppfyllelse av detaljmål 1

Använder nyckeltal 1

Har integrerat miljömål i verksamhetsplan 1

Har regelbunden miljöutbildning 1

Har gjort revision under det senaste året 1

Totalt max 11

På följande sidor redovisas resultatet för samtliga myndigheter som redovisat sitt miljöledningsarbete.

5

Reservation. Några myndigheter har inte svarat enligt de angivna riktlinjerna utan istället skickat in exempelvis sin miljöutredning. Naturvårdsverket inte haft möjlighet att läsa igenom dessa omfattande dokument för att hitta svar på frågorna i riktlinjerna utan har i sådana fall registrerat frågorna som bort-fall. Det kan därför hända att rankingen inte till fullo återspeglar dessa myndigheters miljöledningsarbe-te.

Poäng Myndighet Grupp 11 p Högskolan i Gävle Lantmäteriverket Naturvårdsverket SMHI Statens fastighetsverk Statens strålskyddsinstitut - 2 1 2 2 1 10 p Jordbruksverket Kemikalieinspektionen Luftfartsverket Länsstyrelsen i Gävleborgs län Länsstyrelsen i Södermanlands län Naturhistoriska riksmuseet Nordiska Afrikainstitutet Skatteverket Skogsstyrelsen Svenska Kraftnät 1 1 2 1 1 2 3 2 1 2 9 p Banverket Finansinspektionen Fortifikationsverket

Institutet för tillväxtpolitiska studier Krisberedskapsmyndigheten

Livrustkammaren, Skoklosters slott och Hallwylska museet Lotteriinspektionen

Länsstyrelsen i Jönköpings län Länsstyrelsen i Skåne län Länsstyrelsen i Stockholms län Moderna museet

Nämnden för offentlig upphandling Post- och telestyrelsen

Radio- och TV-verket Rikspolisstyrelsen Socialstyrelsen

Statistiska centralbyrån Stockholms universitet Svenska ESF-rådet

Sveriges geologiska undersökning Totalförsvarets forskningsinstitut 1 3 2 3 3 2 3 1 1 1 2 3 3 3 2 1 2 - 3 1 2

8 p Arbetsmiljöverket Djurskyddsmyndigheten Exportkreditnämnden Försvarets materielverk

Institutet för psykosocial medicin Institutet för språk och folkminnen Konkurrensverket Kriminalvården Livsmedelsekonomiska institutet Luftfartsstyrelsen Läkemedelsverket Länsstyrelsen i Dalarnas län Länsstyrelsen i Norrbottens län Länsstyrelsen i Västerbottens län Länsstyrelsen i Örebros län

Myndigheten för internationella adoptionsfrågor

Myndigheten för nätverk och samarbete inom högre utb. Myndigheten för skolutveckling Riksutställningar Räddningsverket SIDA Sjöfartsverket Smittskyddsinstitutet Statens haverikommission

Styrelsen för ackreditering och teknisk kontroll Tekniska museet Tullverket 2 3 3 2 3 3 3 2 3 1 1 1 1 1 1 3 3 1 2 1 1 1 2 3 2 2 2 7 p Allmänna reklamationsnämnden Arbetslivsinstitutet CSN Domstolsverket Elsäkerhetsverket Energimyndigheten Glesbygdsverket Handikappsombudsmannen

Institutet för arbetsmarknadspolitisk utvärdering Integrationsverket Kammarkollegiet Konjunkturinstitutet Konsumentverket Linköpings tingsrätt Livsmedelsverket 3 3 3 3 3 1 3 3 3 2 3 2 1 3 1

7 p forts. Läkemedelsförmånsnämnden Länsstyrelsen i Gotlands län Länsstyrelsen i Hallands län Länsstyrelsen i Kalmar län Länsstyrelsen i Uppsala län

Nationellt centrum för flexibelt lärande Nordiska museet NUTEK Premiepensionsmyndigheten Rikstrafiken Rättsmedicinalverket Skansen

Statens beredning för medicinsk utvärdering Statens ljud- och bildarkiv

Statens pensionsverk Statens VA-nämnd

Statens väg- och transportforskningsinstitut Åklagarmyndigheten 3 1 1 1 1 3 2 1 3 3 2 2 3 3 3 3 2 3 6 p Arbetsdomstolen Arbetsgivarverket Arbetsmarknadsstyrelsen Barnombudsmannen Bolagsverket Brottsförebyggande rådet Brottsoffersmyndigheten Fiskeriverket Försvarshögskolan Högskolan i Kalmar Institutet för rymdfysik

Internationella programkontoret för utbildningsområdet Kommerskollegium

Kustbevakningen

Länsstyrelsen i Kronobergs län Länsstyrelsen i Västra Götalands län Länsstyrelsen i Västernorrlands län Länsstyrelsen i Västmanlands län Länsstyrelsen i Östergötlands län Totalförsvarets pliktverk Riksgäldskontoret Sameskolstyrelsen Sametinget Skolverket 3 3 2 3 3 3 3 1 2 - 3 3 3 2 1 1 1 1 1 2 3 3 3 2

6 p forts.

Statens geotekniska institut Statens museer för världskultur Svenska institutet Överklagandenämnden för studiestöd 2 2 3 3 5 p Boverket Datainspektionen Ekobrottsmyndigheten Folkhälsoinstitutet

Forskningsrådet för arbetsliv och socialvetenskap

Forskningsrådet för miljö, areella näringar och samhällsbyg-gande

Inspektionen för strategiska produkter Justitiekanslern

Jämställdhetsombudsmannen Konstnärsnämnden

Kungliga biblioteket

Myndigheten för kvalificerad yrkesutbildning

Nationalmuseum med Prins Eugens Waldemarsudde Riksarkivet inklusive landsarkiven

Rymdstyrelsen Specialpedagogiska institutet Specialskolemyndigheten Statens institutionsstyrelse Statens kulturråd Statskontoret Ungdomsstyrelsen Vetenskapsrådet 1 3 2 2 3 2 3 3 3 3 3 3 3 2 3 3 3 3 2 3 3 3 3 4 p Försvarets radioanstalt

Granskningsnämnden för radio och TV Järnvägsstyrelsen

Länsstyrelsen i Blekinge län Länsstyrelsen i Värmlands län Migrationsverket

Patent- och registreringsverket Revisorsnämnden

Statens försvarshistoriska museer Statens institut för kommunikationsanalys Statens konstråd

Statens kärnkraftsinspektion Statens veterinärmedicinska anstalt Valmyndigheten 3 3 3 1 1 2 3 3 2 2 3 2 2 3

3 p Ekonomistyrningsverket

Hälso- och sjukvårdens ansvarsnämnd

Myndigheten för utländska investeringar i Sverige Polarforskningssekretariatet

Sadev

Statens historiska museer Verket för högskoleservice Vinnova 2 3 3 3 3 2 3 2 2 p Handisam Statens biografbyrå 3 3

1 p Ombudsmannen mot etnisk diskriminering 3

0 p Arkitekturmuseum

Styrelsen för psykologiskt försvar

2 3

Referenser

Piper, Lennart, Ryding, Sven-Olof och Henricson, Curt (2004). Ständig förbättring med ISO 14001. Stockholm. SIS Förlag AB. ISBN 91-7162-604-2. ISSN 0284-9356.

Naturvårdsverket (2004). Miljöledning i statliga myndigheter - En utvärdering. Stockholm: Naturvårdsverket. Rapport 5346. ISBN 91-620-5346-9. ISSN 0282-7298.

Övrig litteratur

Naturvårdsverket (2006). Myndigheter för hållbar utveckling – Miljöledningssy-stem i myndigheter 2005. Stockholm: Naturvårdsverket. Rapport 5579. ISBN 91-620-5579-8. ISSN 0282-7298.

Piper, Lennart & Carty, Maria (2003). Miljömål och indikatorer – Drivkraft för ständig förbättring med ISO 14031. Stockholm. SIS Förlag AB. ISBN 91-7162-564-X

Swedish Standards Institute (2003). Vägledning för revision av kvalitets- och/eller miljöledningssystem (ISO 19011: 2002). Stockholm: SIS Förlag AB.

Bilaga 1

Modell för redovisning av miljöledningsarbetet 2006

Del I. Redovisas årligen av alla myndigheter (grupp 1, 2 och

3)

1 a. Är myndigheten ISO-certifierad

Ja

Nej

1 b. Är myndigheten EMAS-registrerad

Ja

Nej

Eventuell kommentar:

2 a. Arbetar ni systematiskt med att förbättra miljöledningssystemet? Ja

Nej

2 b. Om ja, hur arbetar ni med att förbättra miljöledningssystemet?

2 c. Om nej, ange orsaker till att ni inte arbetar med förbättring?

Redovisning av myndighetens miljöutredning, miljöpolicy och

över-gripande miljömål (frivilligt att redovisa för ISO-certifierade eller

EMAS-registrerade myndigheter). Ange datum för senaste revidering.

3.a Miljöutredningen är från år …………...

3 c. De övergripande miljömålen är beslutade den ………och gäll-er i ……… år

Eventuell kommentar:

Redovisning av detaljerade mål (frivilligt för ISO-certifierade eller

EMAS-registrerade myndigheter)

4. Hur många av de detaljerade målen uppnåddes helt eller till mer än hälften? ….. av ….

5 a. Hur många mål mättes med hjälp av nyckeltal eller liknande mätmetod? ………..

5 b. Kryssa för de områden inom vilka nyckeltal använts. Ge exempel på använda nyckeltal inom varje sådan kategori.

Eventuell kommentar:

6 a. Integreras målen i verksamhetsplanen? Ja Nej 6 b. Om ja, hur sker denna integrering?

6 c. Om nej, ange troliga orsaker till att ingen integration sker.

Övrigt miljöledningsarbete

7 a. Hur stor del av personalen har genomgått grundläggande miljöutbildning

un-der året? …… %

7 b. Genomförs miljöutbildning regelbundet, exempelvis till nyanställda? Ja Nej

Eventuell kommentar:

8 a. Har revision av miljöledningssystemet genomförts under året? Ja Nej

8 b. Om nej, varför inte?

9. Uppskatta nedlagd arbetstid under året för miljösamordnare eller motsvarande (obligatoriskt för grupp 3, frivilligt för grupp 1 och 2)

……….personveckor Eventuell kommentar:

10 a. Har myndighetens departement lämnat någon form av respons på senaste redovisningen till ledningen, miljöansvarig/miljöledare eller annan person?

Ja Nej

10 b. Om ja, i vilken form (t.ex. resultatdialogen, personlig kontakt, möte skriftligt etc.) och till vem har återkoppling ägt rum (t.ex. ledningen,

miljöansva-rig/miljösamordnare)

Del II. Redovisas årligen av myndigheter med centrala

miljö-relaterade uppgifter (grupp 1) och myndigheter med stor

be-tydelse för miljön (grupp 2) Denna del är frivillig att svara på

för grupp 3.

Redovisning av revision, arbete med den indirekta påverkan, övriga miljö-rapporteringar och upphandling m.m.

11 a. Senaste revisionen var: intern extern och genomfördes (månad) ……… (år) ………

Eventuell kommentar:

11 b. Beskriv revisionsaktiviteten (metod, innehåll, vem genomförde revisionen, hur ofta, rutiner etc.)

12 a. Hur säkerställer ni att er indirekta miljöpåverkan beaktas? Med skriftliga rutiner/checklistor ja nej Sakkunskap deltar i beredningen ja nej

Annat sätt, nämligen: ……….. 12 b. Ge minst ett exempel på hur indirekt miljöpåverkan beaktas.

13. Ange vilka andra miljörapporteringar till Naturvårdsverket, Miljömålsrådet eller Regeringskansliet som ni lämnat under året.

Frågorna nedan besvaras frivilligt varje år, obligatoriskt vart tredje år första gången avseende 2006

14. Hur säkerställer ni att miljöhänsyn tas vid upphandling (beskriv bl.a. policy, mål, handlingsplan, utbildning, användning av EKU-verktyget och checklistor, uppföljning)?

15. Beskriv hur ”ledningens genomgång” utförs (vilka finns med, hur ofta, hur lång tid, innehåll etc.).

16. Vilka bieffekter på verksamheten ger ert miljöledningssystem upphov till?

Del III. Redovisas av myndigheter med centrala

miljörelate-rade uppgifter (grupp 1) frivilligt varje år, obligatoriskt vart

tredje år första gången avseende 2006. Denna del är frivillig att

svara på för grupp 2 och 3.

Ständiga förbättringar av miljöprestanda: Miljöeffekter

17. Vilka miljöeffekter bedömer ni att åtgärderna i ert miljöledningssystem har gett upphov till?

18 a. Vilka miljöeffekter kan ni verifiera?

18 b. Vilka metoder använder ni för att verifiera miljöeffekter?

Redovisningen undertecknas av myndighetens chef och sänds senast den 1 mars 2007 till

dels myndighetens sakdepartement, dels Naturvårdsverket, 106 48 Stockholm