Logistikflödet
‐ En undersökning av företags medvetenhet
kring logistikkostnader
Författare:
Klara Fransson Mendonca
Ida Vinberg
Handledare: Thomas
Karlsson
Program: Ekonomprogrammet
Ämne: Företagsekonomi
Nivå och termin: C-nivå, VT 2009
H
Förord
Under de senaste tio veckorna har vi studerat och fördjupat oss inom företags medvetenhet angående sina logistikkostnader. Förutom en färdigställd uppsats har arbetet gett oss kontakter med många nya människor. Vi har fått möjlighet att träffa personer och fått erfarenheter vi annars aldrig skulle ha fått. Vi vill tacka de företag och intervjupersoner som ställt upp med sin tid och tillfört mycket värdefull information. Vi vill också tacka Daniel Måård på Express Logistics och Mats Karlsson på Electra för deras stöd och inspiration i det ursprungliga skedet av denna uppsats.
Till slut vill vi tacka vår handledare Thomas Karlsson som genomgående inspirerat och föreslagit förbättringar samt vår seminariegrupp som hjälpt oss genom sina värdefulla synpunkter.
Handelshögskolan BBS Kalmar 28 maj 2009
Sammanfattning
Datum 2009-05-28
Författare Klara Fransson Mendonca och Ida Vinberg
Handledare Thomas Karlsson
Utbildning Ekonomprogrammet
Kurs Företagsekonomi 61-90 hp
Titel Logistikflödet – En undersökning av företags medvetenhet kring
logistikkostnader
Inledning Logistiken har under de senaste 20 åren förändrats. Från att bara
handla om lager och transporter har det utvecklats till att bli ett konkurrensmedel. Då fler och fler produkter produceras efter konsumentens önskemål och speciella behov har logistikkedjan blivit mer komplex. Med denna komplexitet följer ett behov av ökad kunskap och teknisk utveckling inom logistikflödet.
Problemformulering Hur beräknar företag sina logistikkostnader och vilka aktiviteter anser
de ingå i logistikflödet?
Syfte Syftet med denna uppsats är att undersöka hur medvetna företag är om
sina logistikkostnader, vilka aktiviteter som ingår och hur de beräknar dessa.
Metod Vi har gjort en kvalitativ undersökning som grundas i ett
hermeneutiskt synsätt. I undersökningsprocessen har vi utgått från en abduktiv ansats. Referensramen består till största del av sekundärdata. Den empiriska delen som är baserad på fem olika företag är direkt sammankopplad med referensramen och därefter har vi gjort vår egen tolkning.
Slutsats Logistikkostnaderna räknas fram genom att slås samman med andra
kostnader och sedan fördelas ut på produkterna.
Företagen identifierar fler logistikaktiviteter än logistikkostnader vilket vi menar är ett steg i rätt riktning mot den medvetenhet som i framtiden kan komma att effektivisera verksamheten.
INNEHÅLLSFÖRTECKNING 1 INLEDNING ... 7 1.1BAKGRUND... 7 1.2PROBLEMDISKUSSION... 8 1.3PROBLEMFORMULERING... 9 1.4SYFTE... 9 1.5AVGRÄNSNING... 9 2 METOD ... 10 2.1KVALITATIV FORSKNING... 10 2.1.1 Abduktiv ansats... 10 2.1.2 Hermeneutik ... 11
2.1.3 Kvalitativ undersökning – steg för steg ... 12
2.1.4 Kritik mot den kvalitativa undersökningen ... 13
2.2FÖRFÖRSTÅELSE... 14 2.3KVALITATIVA INTERVJUER... 14 2.3.1 Pilotstudier ... 14 2.3.2 Semistrukturerad intervju ... 15 2.3.3 Ostrukturerad intervju... 15 2.3.4 Personlig intervju ... 16 2.3.5 Telefonintervju... 16 2.4VAL AV INTERVJUOBJEKT... 17 2.4.1 Upptagning av intervjun ... 18
2.5RELIABILITET OCH VALIDITET... 19
2.6DATAINSAMLING... 21
3 REFERENSRAM... 22
3.1LOGISTIK I GRUNDEN... 22
3.2LOGISTIKENS UTVECKLING... 23
3.3SUPPLY CHAIN MANAGEMENT... 24
3.3.1 Grunderna ... 25 3.4HUVUDSAKLIGA LOGISTIKAKTIVITETER... 26 3.5LOGISTIKKOSTNADER... 27 3.5.1 Lagerhållningskostnader ... 28 3.5.2 Transportkostnader ... 29 3.5.3 Lagerhanteringskostnader ... 30 3.5.4 Administrationskostnader ... 31 3.5.5 Övriga kostnader ... 32
3.6PROCESS- OCH FUNKTIONSTÄNKANDE... 35
3.7TOTALKOSTNADS- ELLER RÄTTVISETÄNKANDE... 35
3.8LEDTID... 37
3.9OUTSOURCING... 38
3.10KVALITETSLEDNINGSSYSTEM... 39
3.10.1 ISO 9001... 39
3.11NYCKELTAL... 41
4 EMPIRI OCH TOLKNING... 42
4.1FÖRETAGSPRESENTATIONER... 42 4.2LOGISTIKENS UTVECKLING... 44 4.3HUVUDSAKLIGA LOGISTIKAKTIVITETER... 44 4.4LOGISTIKKOSTNADER... 46 4.4.1 Lagerhållningskostnader ... 46 4.4.2 Transportkostnader ... 47 4.4.3 Lagerhanteringskostnader ... 49
4.4.4 Administrationskostnader ... 49
4.4.5 Övriga kostnader ... 50
4.5PROCESS- OCH FUNKTIONSTÄNKANDE... 55
4.6TOTALKOSTNADS- ELLER RÄTTVISETÄNKANDE... 55
4.7LEDTID... 57 4.8OUTSOURCING... 57 4.9KVALITETSLEDNINGSSYSTEM... 59 4.10NYCKELTAL... 59 5 SLUTDISKUSSION... 61 5.1ALLMÄN DISKUSSION... 61 5.2SAMMANTAGET... 62 5.3REKOMMENDATIONER... 63 BILAGA 1 5
FIGURFÖRTECKNING
FIGUR 1. EN ENKEL FÖRSÖRJNINGSKEDJA. KÄLLA: MATTSSON (2002)... 25
FIGUR 2. LOGISTIKKOSTNADER. KÄLLA: EGEN ILLUSTRATION... 28
FIGUR 3. UTLEVERANSPROCESS. KÄLLA: EXPRESS LOGISTICS... 40
FIGUR 4. LOGISTIKAKTIVITETER. KÄLLA: EGEN ILLUSTRATION... 63
1 Inledning
I detta inledande kapitel beskrivs en bakgrund till hur frågeställningen uppkommit. Vidare diskuterar vi lite runt hur och varför problemet uppstått och kommer slutligen fram till problem-formuleringen. Vi anger vidare syftet med uppsatsen och berättar om våra avgränsningar.
1.1 Bakgrund
I början av 1900-talet var efterfrågan på produkter större än mängden produkter som utbjöds säger Storhagen (2003). I dag finns det produktionskapacitet som är större än vad vi konsumerar. Detta har lett till att vi som kunder inte bara köper det som finns att tillgå utan blir mer medvetna och ställer högre krav än tidigare.
Oskarsson et al. (2009) skriver att logistiken under de senaste 20 åren har vuxit fram. Från början handlade det bara om lager och transporter medan det idag har blivit ett utbrett konkurrensmedel. Den traditionella synen på logistik finns fortfarande kvar i stor utsträckning men i dagsläget anser författarna att den moderna synen är mer relevant. Den moderna synen handlar i det stora hela om att skapa konkurrenskraft och lönsamhet för företag, med hjälp av logistiken.
Storhagen (2003) skriver att i takt med att det tidsmässiga avståndet mellan kund och produkt minskar så ökar kraven på flödena i samhället. Kunder kräver en mer komplex samling produkter till ett lågt pris som ska levereras på minsta möjliga tid. Logistik har en gång varit synonymt med materialadministration men idag anses inte orden längre vara av samma betydelse. Begreppet logistik har behållit mycket av sin gamla innebörd men samtidigt fått nya tillskott i takt med att omvärlden förändrats. Det funktionella arbetssättet anses omodernt och ineffektivt. Trenden går istället mot det integrerade arbetssättet där delarna knyts samman till en helhet. Det är inte längre knutpunkterna som är de primära utan det som binder samman dem.
Lumsden (2006) anser att utvecklingen har skett ömsom stegvis ömsom kontinuerligt och är en av de författare som nämner miljöaspekten som en drivkraft för utveckling. Han menar vidare att den logistiska kedjan av transporter från producent till konsument blivit mer komplext då fler och fler produkter produceras efter konsumentens önskemål och behov. Denna typ av produktion
kräver således snabba och flexibla transportlösningar. Detta innebär i sin tur att kraven på det logistiska kunnandet blir större och den tekniska nivån blir högre. Dessutom har transportkapaciteten haft viss tendens att utvecklats mot att endast en transportör åtagit sig hela flytten från producent till kund.
Utifrån dessa ökade krav skriver Lumsden (2006) vidare att det finns en del aspekter att utgå från, exempelvis kommer säkrare och effektivare transporter att bli nödvändiga, så även rationella och resurssnåla logistiksystem. Slutligen säger han att datorerna och de integrerade datorsystemen kommer få mer och mer betydelse i transportkedjan.
1.2 Problemdiskussion
Logistik är ett ämne som intresserar på många håll. Utbildningar på olika nivåer inom ämnet verkar ha ökat och det finns en mängd företag som ägnar sig åt denna tjänst. Företag uppmuntras att fokusera på den verksamhet de är bäst på och lämna logistiken till de som har detta som huvudverksamhet. Logistikbegreppet utvecklas ständigt och om logistik idag betyder något annat än vad det tidigare gjort kan det innebära att betydelsen också skiljer sig från ett företag till ett annat beroende på om företaget ligger i framkant eller är ett som följer efter utvecklingen.
Företag som själva sköter sin logistik tvingas inte sätta en prislapp på vad logistikverksamheten kostar till skillnad från ett företag som outsoursar sina logistikaktiviteter. Vi förmodar att ett företag som anlitat en tredje part för att sköta logistiken har tvingats definiera verksamheten i detalj och bestämma vad den är värd. På så sätt klargörs också om det finns aktiviteter som inte är nödvändiga, företaget kan samtidigt bli medvetna om att det finns kostnader i organisationen som aldrig definierats. Om ett företag inte har goda kunskaper om vad de logistiska kostnaderna består av i verkligheten kommer detta företag inte kunna acceptera de kostnader det skulle innebära att outsoursa vissa verksamheter. Om definitionen för vad logistikkostnader innebär skiljer sig åt hos olika parter, innebär det en kommunikationssvårighet. Detta leder oss in på frågeställningen nedan.
1.3 Problemformulering
¾ Hur beräknar företag sina logistikkostnader och vilka aktiviteter anser de ingå i
logistikflödet?
1.4 Syfte
Syftet med denna uppsats är att undersöka hur medvetna företag är om sina logistikkostnader, vilka aktiviteter som ingår och hur de beräknar dessa.
1.5 Avgränsning
I denna uppsats har vi valt att fokusera på frågeställningen om hur företag beräknar sina logistikkostnader samt vilka kostnader som anses vara sådana. Vi väljer att inte beskriva ämnet logistik i detalj utan berör bara de områden som är relevanta för frågeställningen.
Ytterligare en avgränsning anser vi vara att uppsatsen i huvudsak fokuserar på logistik i dess moderna mening, som ett styrmoment i ett företag. Fokus läggs alltså inte på den del av logistik som beräknar stapelhöjd i hyllor eller vilken teknik som bör användas när en lastbil packas det vill säga det mer traditionella beräknandet.
2 Metod
I metodavsnittet utgår vi från ett urval av metodlitteratur, vi har i högsta mån tagit fram forskare som har liknande åsikter om hur undersökare bör gå tillväga. Vi har gjort en kvalitativ undersökning och förstärkt vårt tillvägagångssätt genom metodlitteraturen. Efter varje metoddel har vi så detaljerat som möjligt återgett vårt tillvägagångssätt.
2.1 Kvalitativ forskning
Enligt Bryman & Bell (2005) är den kvalitativa forskningen mer inriktad på ord än på siffror. Underlaget fås genom insamlad data och grundar sig i en förståelse av den sociala verkligheten. Vidare tar författarna upp olikheter i synsättet på den kvalitativa forskningen samt dess fördelar och nackdelar.
2.1.1 Abduktiv ansats
Ett sätt att se på det vetenskapliga arbetet är enligt Patel & Davidsson (2003) det abduktiva
synsättet som använder vissa delar av det induktiva och det deduktiva synsättet. Här utgår
forskarna från, precis som i den induktiva ansatsen, empiri men avvisar ändå inte andra teorier och ligger på så vis nära den deduktiva ansatsen. I undersökningsprocessen växlar forskarna mellan teori och empiri, informationen tolkas mot varandra. Det empiriska undersöknings-området utvecklas samtidigt som teorin justeras och förfinas. När Alvesson & Sköldberg (2008) talar om abduktion understryker de att ansatsen inte är en enkel mix av induktion och deduktion utan ett eget förhållningssätt. Utan att avfärda de teoretiska föreställningarna anser Patel & Davidsson (2003) att utgångspunkten ligger i empirin. Alvesson & Sköldberg (2008) anser att abduktion borde vara den metod som används exempelvis vid fallstudier.
Vi har valt en abduktiv ansats i denna uppsats. Vi har pendlat mellan referenser och empiriska studier för att undersöka problemområdet. Processen startade med att vi sökte reda på flera olika frågeställningar och valde en som vi fann intressant. När vi valt ämne och frågeställning läste vi in oss på kring ämnet samtidigt som vi hade kontakt med olika företag som var av intresse för
oss. Detta har gett oss möjlighet att utveckla referenserna och empirin allt eftersom vi fått en djupare kunskap om ämnet.
2.1.2 Hermeneutik
Hermeneutik kan enligt Patel & Davidsson (2003) beskrivas som tolkningslära. Det handlar om att studera, tolka och försöka förstå. Metoden kan spåras tillbaka redan till 1600-talet och används idag till vetenskapsgrenar som human, kultur och samhällsvetenskap. Hermeneutik har beskrivits som en motsats till det positivistiska synsättet. Positivism präglas av objektivitet och kvantitet och används ofta i naturvetenskapliga sammanhang. Hermeneutik däremot är mer subjektivt. Forskaren som använder sig av detta synsätt är engagerad och synlig i processen skriver Patel & Davidson (2003). Den använder sig av kvalitativa mått och närmar sig forskningsobjektet utifrån sin egen förståelse.
Holism är ett begrepp som dyker upp när Patel & Davidsson (2003) talar om hermeneutik. Holism brukar beskrivas som att värdet av helheten är större än summan av delarna. Det är ett försök att beskriva att den forskande ser på delar var för sig samt helheten och sedan gör jämförelser mellan sina observationer. Allt detta för att öka sin förståelse för ämnet och vidga sin förståelsehorisont. Att pendla mellan helhet och delar kan jämföras med abduktiv forsknings-metod.
Ett hermeneutiskt synsätt har präglat våra studier av problemområdet. Vi har studerat litteratur i ämnet som vi sedan tolkat och återgett som referensram. Detta för att öka vår förståelse inom ämnet och för att komma fram till en relevant slutsats. Uppsatsarbetet har haft en strävan efter holism på så vis att frågeställningen får representera helheten och de enskilda problem områdena blir delarna. Vi har försökt att identifiera och definiera delar som vi sedan tolkat. Dessa tolkningar har jämförts med den övergripande frågeformuleringen för att ge en slutsats som är uttömmande och intressant.
2.1.3 Kvalitativ undersökning – steg för steg
Den kvalitativa undersökningen kan enligt Bryman & Bell (2005) delas upp i sex steg, en så kallad forskningsprocess.
1. Problemformulering
2. Val av relevanta platser och undersökningspersoner 3. Insamling av relevant data
4. Tolkning av data
5. Begreppsligt och teoretiskt arbete 6. Rapport om resultat och slutsatser
Det är enligt Bryman & Bell (2005) naturligtvis inte tvingande att följa denna mall men den kan vara bra att ha som underlag. I många fall får forskarna ändra på sin arbetsteknik när de kommer till tolkningen av data, de kan då ändra sin problemformulering och ibland även bli tvungna att samla in ytterligare data.
I första skedet av uppsatsskrivandet skapade vi en preliminär problemformulering samt ett syfte. Själva idén till problemområdet fick vi från Express Logistics som är ett tredjeparts-logistikföretag och en del av Electra. Express Logistics gav oss en djupare inblick i vad tredje-partslogistik handlade om och har gett oss feedback under arbetets gång. Vi såg Express Logistics som en källa för information och som ett bollplank. De har fungerat som en utgångspunkt och vi har använt oss av Express Logistics som referensram längre fram i uppsatsen. Syftet och frågan har justerats för att ge bästa möjliga bild av vårt mål med uppsatsen. Val av undersöknings-personer gjorde vi delvis i samarbete med Mats Karlsson på Electra. Vi ville att företagen vi intervjuade skulle vara tillräckligt stora för att ha kunskaper inom logistik. Detta för att skapa en givande diskussion inom området. Vissa branschområden har dessutom större intresse och insyn i logistiska frågor än andra och detta hade vi i åtanke när vi valde ut intervjuobjekten.
2.1.4 Kritik mot den kvalitativa undersökningen
Bryman (1997) tar upp tre uppenbara kritiska synsätt på den kvalitativa forskningen. Det första handlar om tolkandet och det empatiska förhållandet forskaren har till sitt forskningsobjekt. Risken finns att forskaren ser det han vill se och utesluter andra påverkande faktorer. Hur forskaren uppfattar och tolkar de svar han kommer fram till kan skilja sig från forskare till forskare, olika människor uppfattar saker olika.
Det andra problemet hänger samman med att forskare har en viss benägenhet att väva ihop teori med empiriska studier. Bryman (1997) varnar för att de teorier, som tas fram innan själva empiriinsamlandets början, påverkar slutsatsen och skapar en felaktig förhandsbild av de frågeställningar som ska undersökas. Han menar även att det finns en risk och med det, en fara att de teoretiska begrepp som forskaren på förhand tar fram, i alltför stor utsträckning avviker från vad undersökningspersonerna egentligen tycker och tänker. I arbetssättet där forskaren, redan innan den kvalitativa undersökningen, bearbetar och tillämpar teorier kan störa undersökningen och innebära att han inte ser på världen genom aktörens ögon.
Det tredje och sista problemet som Bryman (1997) tar upp är generalisering av fallstudien. I många fall visar forskarna en viss osäkerhet om huruvida det går att generalisera resultaten av de enskilda fallen de studerat. Däremot så är den forskning som baserats på kvalitativa ostrukturerade intervjuer mindre utsatt för dessa anklagelser om begränsad generaliserbarhet, då respondenterna oftast hämtas från olika miljöer.
I det inledande skedet var vår insikt i ämnet begränsad. Det känns naturligt att forskningsfrågan är formulerad på ett sådant sätt att forskaren inte känner till något svar. Risken att vi skulle ha sett på forskningen utifrån ett perspektiv där man ser det som vill ses anser vi vara liten eftersom våra kunskaper inom ämnet har fått växa fram under hela skrivandet och vi hade ingen ursprunglig åsikt om vad vi ville visa eller bevisa. Å andra sidan har vi tagit fram vår referensram innan vi gjort intervjuer. Den referensram vi har upparbetat innan intervjutillfällena speglar därför troligtvis våra frågor.
2.2 Förförståelse
Johannessen et al. (2003) skriver att objektivitet är en viktig del i forskningsprocessen. De nämner däremot att det är svårt att genomföra en objektiv tolkning, det vill säga, en tolkning utan personliga inslag. Faktorer som arbetsbakgrund, utbildning och familjeförhållande påverkar vårt beteende och reflekteras i vår tolkning av olika saker.
Vi anser att logistik är som ljuset i rummet du befinner dig i, så länge det fungerar så tänker du inte på det, det är inte förrän det blir mörkt som problemen börjar uppstå. Logistik är ett område som vi kunskapsmässigt inte tidigare berört eller arbetat med. Däremot så finns logistiken överallt och går inte att komma bort från. Vi vill påstå att den objektivitet som eftersträvas förstärks ytterligare genom de utgångspunkter vi har. Vår ekonomiska utbildning har dock haft stort inflytande i tankegången och genom hela uppsatsskrivandet eftersom att det inte varit det tekniska inom logistiken vi fokuserat på utan snarare den ekonomiska delen. Eftersom vi haft denna synvinkel har vi haft användning av våra ekonomiska kunskaper.
2.3 Kvalitativa intervjuer
Det är syftet med varje studie som bestämmer vilken metod som ska användas säger Trost (2005). Om intresset ligger i att se hur människor resonerar och reagerar är kvalitativ metod att föredra. Kvalitativa intervjuer beskrivs av Bryman & Bell (2005) som den intervjuform som är mindre strukturerad. Denna typ av intervju kan delas in i ostrukturerad och semistrukturerad intervju, i en undersökningsprocess är det dock vanligt att först göra en pilotstudie.
2.3.1 Pilotstudier
Bryman & Bell (2005) ser en fördel i att testa frågor för undersökningar i förväg. Genom att göra en pilotundersökning kan vi se om frågorna fungerar som förväntat och bedöma om dessa i slutändan kommer att ge ett resultat. En pilotstudie är speciellt att föredra när det inte finns någon möjlighet att göra om undersökningen eller göra justeringar.
Några viktiga saker att tänka på när intervjuer utformas och testas är om frågorna som ställs verkligen täcker in den frågeställning som undersöks. Värt att tänka på är också om det finns frågeställningar som inte är nödvändiga eller är överflödiga för att svara på forskningsfrågan.
Som en del i processen att ta fram intervjufrågor har vi valt att göra en pilotintervju med Fredrik Östman som är säljlogistikchef på företaget Tre. Vi anser att eftersom företaget outsoursat sin logistik, till Express Logistics, har de tvingats sätta ett pris på sina logistikkostnader och är därigenom insatta i ämnet. På så vis kunde vi testa våra frågor på en person som kunde ge oss uttömmande svar. Intervjun med Östman ledde till vissa förändringar i intervjufrågorna till de kommande företagen. Eftersom intervjun var öppen gav det oss som författare ytterligare förståelse inom ämnet och fler uppslag till följdfrågor.
2.3.2 Semistrukturerad intervju
Semistrukturerade intervjuer är enligt Denscombe (2009) en intervju där intervjuaren har en färdig lista med ämnen och frågor som ska besvaras. Ordningsföljden på frågorna eller ämnena är flexibla och den som blir intervjuad har möjlighet att utveckla sina tankegångar. Frågorna är öppna till skillnad från exempelvis en strukturerad intervju, där respondenten erbjuds färdiga svarsalternativ.
2.3.3 Ostrukturerad intervju
Denscombe (2009) beskriver en ostrukturerad intervju som något som betonar den intervjuades tankar. Personen som ställer frågorna ingriper mycket lite men är den som startar intervjun med ett ämne eller en inledande fråga. Detta sätt kan vara passande när ämnet som undersöks är komplext och outforskat. Eftersom svaren inte styrs eller avbryts finns en möjlighet att få ny information och utforska nya områden. Det är vanligt att en intervju kan pendla mellan att vara semistrukturerad eller ostrukturerad. Widerberg (2002; s. 101) säger att det bästa sättet att bli en framgångsrik intervjuare är ”att glömma sig själv och ta det lugnt”. Den som intervjuar behöver vara intresserad av att lyssna och inte vara rädd för tystnad, då fås det bästa resultatet.
Vi valde att använda kvalitativa intervjuer för att ta fram information eftersom vi vill se hur olika parter resonerar kring ämnet. Eftersom ämnet är outforskat för vår del gav detta oss möjlighet att lära oss nytt inför varje intervju och eventuellt justera frågor eller ställa följdfrågor. Intervjuerna var till stor del semistrukturerade. Vid de inledande mötena med Express Logistics, som är det företag som inspirerade oss i början av uppsatsskrivandet, var mötena mer ostrukturerade. Vi valde att inte styra dessa möten med förutbestämda frågor för att ge största möjliga plats för kreativitet och samtal kring ämnet. Istället inleddes mötet med enbart det grundläggande ämnesområdet som bas.
Innan varje intervjutillfälle skickade vi ett utkast på frågorna till intervjuobjekten via e-post. Detta främst för att ge dem en aning om vad det var vi ville uppnå med våra intervjuer och dels för att ge dem en chans att förebereda sig och kunna ge mer uttömmande svar (se bilaga 1).
2.3.4 Personlig intervju
Personliga intervjuer där forskare och respondent möts är vanligt för semistrukturerade och ostrukturerade intervjuer enligt Denscombe (2009). Det är lätt att få till ett möte om det enbart är två parter som ska träffas. Det är också ett enklare sätt att få synpunkter och information ur en källa. Detta leder i sin tur till att specifika uttalandena kan sammankopplas med en viss individ. Det kan också vara enklare att hantera intervjumaterial där endast en person i taget pratar vid tillexempel inspelning.
De intervjuer vi genomfört har till största del varit personliga, bortsett från den telefonintervju som genomfördes med Trelleborg Forsheda. Vi anser att det har varit mer givande att träffa någon personligen eftersom telefonintervjuer gör att kroppsspråket inte framgår. Det känns också givande när intervjupersonen får ett ansikte och denne får se vilka vi är. Intervjuobjekten har varit en till två stycken vid varje intervjutillfälle.
2.3.5 Telefonintervju
Bryman (2007) talar om olika fördelar med telefonintervjuer istället för personliga intervjuer. Han menar att telefonintervjuer är betydligt billigare och samtidigt tar mindre tid. För forskarna
tar det tid och kostar pengar att söka upp intervjuobjektet och sedan ta sig till dem. För det andra så är en telefonintervju lättare att hantera, framförallt när det är mer än en intervjuare då risken för felaktiga tillvägagångssätt ökar. Till sist menar författaren att intervjuobjektet kan påverkas av intervjuarens kön, klass, ålder eller etniska bakgrund. Detta kan i viss mån styra respondenternas svar och få dem att svara på ett sådant vis som de tror att intervjuaren vill höra. En telefonintervju minskar denna felkälla då respondenten inte kan uppfatta intervjuarens personliga egenskaper. Författaren tar även upp vissa nackdelar med telefonintervjuer så som bristen på kroppsspråk hos intervjuobjektet, ovissheten om att det är rätt person som intervjuas eller inte och möjligheten att använda sig av visuella hjälpmedel för att klargöra en frågeställning.
I vår undersökningsprocess har vi genomfört en telefonintervju. Detta främst på grund av att intervjuobjektet befann sig på annan ort och vi ansåg att tiden som det hade tagit att ta sig dit var mer dyrbar än den felkälla som skulle kunna uppstå i form utav brist på exempelvis kroppsspråk. Telefonintervjun gjordes på Henrik Hagström som är customer serviceansvarig på Trelleborg Forsheda. Intervjun spelades in på band och under tiden fördes anteckningar om vad Hagström svarade.
2.4 Val av intervjuobjekt
Val av intervjuobjekt sker ofta genom ickesannolikhetsurval, säger Denscombe (2009). Detta betyder att intervjupersonen inte blir slumpmässigt vald. Personen som intervjuas blir ofta utvald på grund av olika faktorer som att personen kan besitta vissa färdigheter, en särskild position eller ha en viss inblick i en verksamhet. Om undersökningen inte strävar efter att nå ett resultat som kan generaliseras så finns heller ingen anledning att försöka få ett representativt urval.
Bryman & Bell (2005) beskriver några olika sorters icke-sannolikhetsurval som bekvämlighets-urval. Det innebär att intervjuobjekten blir valda på grund av att de är tillgängliga. Precis som snöbollsurval så är detta inte ett representativt urval som går att generalisera. Snöbollsurval beskrivs som ett urval där kontakten med individen leder till kontakter med ytterligare individer.
Som vi nämnt tidigare valde vi ut intervjuobjekt delvis i samarbete med Mats Karlsson från Electra. Vi valde ut personer och företag som vi ansåg skulle kunna tillföra kunskap och ha insikt inom området. Ett alternativ skulle kunna ha varit att välja ut intervjuobjekt utan assistans. Detta skulle dock kunna lett till en lägre kvalitet på svaren under intervjuerna. Eftersom vi föredrog personliga intervjuer så sökte vi främst efter verksamheter lokaliserade i eller runtomkring Kalmar.
När det gäller företag som vi kontaktat har vi begränsat oss på så sätt att vi har kontaktat företag som är medelstora eller stora. Vi ansåg att dessa skulle kunna ge relevanta svar på våra frågor och på så vis tillföra något till uppsatsens resultat. Vi har begränsat antalet intervjuer till fem stycken eftersom dessa är tidskrävande. Vi bedömde att ytterligare intervjuer inte säkert skulle tillföra ny information och värdet av denna överstiger inte det merarbete det innebär att utföra dem.
Företagen vi kontaktat är Guldfågeln, där vi talat med Markus Kinnander, logistiker. KLS, Lars Lindéen, ansvarig för plangering, transporter och produktadministration och Björn Holmström, logistikkonsult. Trelleborg Rubore, Ulf Johansson som är Plant manager och Inger Wennström på logistikavdelningen. Trelleborg Forsheda, Henrik Hagström som är ansvarig för kundtjänst och logistiken på företaget, samt ITT W & WW där vi talat med Ulf Harrysson, Senior Strategic Buyer Transportation och Matilda Wallergård, Project Manager Group Logistics.
2.4.1 Upptagning av intervjun
Denscombe (2009) ger oss några olika tillvägagångssätt för att dokumentera en intervju. Han talar om fältanteckningar vilket innebär att anteckningar görs under eller direkt efter en intervju. Detta dokumentationssätt gör att tolkningar och vad vi minns starkt präglar anteckningarna och det kommer inte att finnas något bevis för vad som egentligen sagts. Bandinspelning är ett annat sätt att dokumentera intervjun. Den kombineras inte sällan med fältanteckningar som vi tagit upp tidigare. Att banda intervjun kan kännas hämmande för respondenten i vissa fall. Om det sköts på ett smidigt sätt så är det dock mycket effektivt eftersom allt som sägs dokumenteras. Nackdelen är att det som inte sägs men visas på andra sätt såsom kroppsspråk försvinner helt om detta inte skrivs ned under intervjun.
Under våra intervjuer har vi gjort ljudupptagningar samt vissa fältanteckningar. Intervjuobjekten har blivit tillfrågade om de godkänner inspelningen. Inspelning av intervjuerna har varit ytterst viktigt på grund av omfattningen av intervjuer och material. Att föra anteckningar utan inspelning skulle ha lett till en stor informationsförlust.
2.5 Reliabilitet och validitet
Reliabilitet handlar i det stora hela om hur pass pålitligt det insamlade datamaterialet är. Enligt Grønmo (2006; s. 222) definieras reliabilitet som ”graden av samstämmighet mellan olika in-samlingar av data om samma fenomen baserade på samma uppläggning av undersökningarna”.
Då vi i den kvalitativa undersökningen samlar in forskningsmaterial genom att göra kvalitativa intervjuer och undersökningar måste vi anta att reliabiliteten i materialet är obefintlig. Data som vi samlar in är primärdata och att säga att samma undersökning skulle göras igen är inte utav intresse. Som undersökare skaffar vi oss mer kunskap inom området för varje nytt steg i undersökningsprocessen som tas. I samband med att det talas om reliabilitet är grundtanken att samma undersökning vid olika tidpunkter ska ge samma resultat. I vår situation vore det ologiskt att göra om samma intervju två gånger eftersom det inte hade givit oss mer information. Vid det andra intervjutillfället skulle vi däremot kunna ställa följdfrågor eller fördjupningsfrågor vilket inte heller är i linje med reliabilitetstänkandet.
Validitet syftar enligt Grønmo (2006) på datamaterialets giltighet i förhållande till de problem-ställningar som ska belysas. I de kvalitativa undersökningarna kan validiteten förekomma på olika sätt, bland annat kompetensvaliditet och kommunikativ validitet. Kompetenskvalitet syftar till forskarens kompetens, hans erfarenheter, förutsättningar och kvalifikationer i samband med denna typ av datainsamling. Validiteten tenderar att bli högre ju mer kunskap som forskaren besitter samtidigt som det stärker förtroendet för att den insamlade data är utav god kvalitet. På detta vis knyts forskarens kompetens till datamaterialets validitet. Det är däremot inte givet att en hög forskarkompetens medför hög validitet utan snarare är det så att det är en nödvändig men inte en tillräcklig förutsättning för att uppnå hög validitet. Den andra typen av validitet som författaren tar upp är den kommunikativa, som bygger på en dialog och diskussion mellan 19
forskaren och andra personer om materialet är bra och relevant för frågeställningen. Dessa diskussioner kan leda fram till att eventuella problem och svagheter i materialet avslöjas. För det första så bör forskaren diskutera materialet med källorna själva, de bör godkänna materialet först för att det ska få någon form av validitet. Denna diskussion som kallas respondentvalidering kan leda till att forskaren ges möjligheter att rätta till de missförstånd och fel som kan ha uppkommit. En annan tänkbar situation är att forskaren tar upp materialet med sina forskarkollegor. Det blir då en mer kritisk syn på det hela och forskaren får möjlighet till att öppna ögonen för andra liknande teorier och metoder inom samma område.
Trost (2005) menar att validitet handlar om att instrumentet eller frågan ska mäta det den är avsedd att mäta. Detta håller Svenning (2003) med om och säger vidare att det både finns en inre och en yttre validitet. Den inre validiteten handlar om att forskaren ställer frågorna till rätt personer och tar med tillräckligt med indikatorer för att svara på frågan och att rätt mätinstrument används vid rätt tillfälle. I samband med den yttre validiteten talas det om projektet som helhet, om möjligheter till generalisering utefter en specifik studie. En grundläggande förutsättning för att en generalisering ska kunna göras är att den empiriska grunden är riktig. I övrigt så bör forskaren vara försiktig med att generalisera sitt kvalitativa resultat.
För att uppsatsen ska ha en hög grad av validitet har vi försökt att höja vår egen kompetens under hela skrivandeförloppet. Dels har vi studerat ämnesområdet logistik för att kontinuerligt bli mer insatta i ämnet och sedan har vi strävat efter att utveckla vår förmåga att skriva forskningsrapport i form av en uppsats. Den kommunikativa validiteten anser vi ha uppnått genom regelbundna seminarier med studentkollegor samt diskussioner med handledare och sinsemellan. Vi har från skrivandets början varit öppna för diskussion om vårt ämne för att inbjuda till konstruktiv kritik till vårt arbetssätt. Vi har också erbjudit intervjuobjekten att studera materialet innan publicering för att undvika tolkningsfel. Vi har försökt att tydliggöra vår forskningsfråga för våra intervju-objekt för att på så sätt redan i ett inledande stadium klargöra vad vi undersöker. Detta för att undvika att mätningar görs på områden utanför den aktuella frågeställningen.
2.6 Datainsamling
Enligt Patel & Davidson (2003) kan det finnas två typer av information i en rapport. Det finns sekundärdata och primärdata. Primärkällan ger oss primärdata alltså sådant som samlats in primärt för rapporten. Sekundärkällor kan vara statistik eller tidigare forskning. Sekundärdata kan enligt Bryman & Bell (2005) vara tidsbesparande men det medför att forskaren inte är lika bekant med materialet som om denne samlat in det själv. Det finns dock stora fördelar av att använda sekundärdata eftersom den ofta innehåller god kvalitet.
Insamling av primärdata skedde i form av intervjuer och sekundärdata har hämtats från litteratur och artiklar på internet. På grund av att vi har använt oss av Electra och Express Logistics kunskap och erfarenhet inom logistikområdet så nämns denna primärkälla till viss del i vår referensram. Den insamlande data har kontinuerligt tolkats och bearbetats vilket slutligen lett oss fram till en slutsats.
3 Referensram
I detta kapitel inleder vi med att överskådligt förklara vad logistik innebär och dess utveckling över tiden. Vidare går vi in mer detaljerat på hur kostnader och aktiviteter för logistiken tas fram. Vi ger läsaren våra motivationer till val av medtagna referenser. Referenskapitlet ska genom litteraturen ge forskaren och så även läsaren en grund att utgå från.
3.1 Logistik i grunden
Logistik är enligt Lumsden (2006) ett ämne som är väldigt ungt och expansivt, det är inte fullt färdigutvecklat vilket gör det hela mer intressant. Författaren säger att logistik är svårt att få grepp om, det finns många komponenter som spelar in och ofta är dessa svåra att sätta fingret på. Inom industri, handel och annan näringsverksamhet används det olika definitioner av ”logistik”. Den mest traditionsenliga definitionen grundar sig i forskning och utbildning, den säger att logistiken syftar till att göra saker rätt i alla situationer.
”Logistik definieras som de aktiviteter som har att göra med att erhålla rätt vara eller service i rätt kvantitet, i rätt skick, på rätt plats, vid rätt tidpunkt, hos rätt kund, till rätt kostnad”
Lumsden (2006; s. 23).
Författaren tar upp flera definitioner som vinklar sig till olika branscher. Inom vissa organisationer är det materialflödet som är objektet för logistiken medan logistiken i andra sammanhang bara ses som ett operativt sätt att flytta material från ett ställe till ett annat. Den mest omfattande definitionen i betydelsen försörjningskedja, Supply Chain Management, innefattar alla de aktiviteter som innefattar flöde av material, leverantörer och transportaktörer. För att en funktionell verksamhet ska uppstå krävs ett starkt fokus på samarbete och integration i kedjan. De olika definitionerna används senare i sin tur som utgångspunkt för uppbyggnad av nya men även av befintliga logistiksystem baserat på ett antal grundläggande samband, logistikens grunder.
Oskarsson et al. (2009) talar om kostnadseffektivitet. Företagen måste kunna hålla ner kostnaderna för verksamheten men samtidigt bibehålla en leveransservice som motsvarar kundens krav. Författarna frågar sig om det om det är möjligt att kombinera kraven på låga
kostnader och hög leveransservice. Det är just detta som logistik egentligen handlar om och det är de företag som klarar av att hitta en bra balans mellan dessa två aspekter som får konkurrens-fördelar. Författarna talar vidare om att logistik innefattar planering, genomföring och kontroll av resultatet. Det handlar inte om att göra saker rätt utan snarare om att göra rätt saker. De tar upp ett exempel om en orienterare som kan springa hur fort som helst men då han har svårigheter att följa kartan eller i värsta fall har en dålig karta, finns risken att han springer åt helt fel håll. Ur ett logistiskt synsätt gäller det här att ta fram bättre kartor och samtidigt att få orienteraren att använda dessa. För de som arbetar med logistik är det viktigt att sträva mot en så låg totalkostnad som möjligt och så hög leveransservice att kunden blir nöjd.
För att ge läsaren en inblick i vad logistik egentligen handlar om har vi här tagit med en grundläggande förklaring. Logistiken inom alla företag är unik och det kan ibland vara svårt, både för företagen och intressenten, att ge eller få en exakt bild av hur logistikflödet ser ut. Vi tycker det är av stor vikt att ge läsaren en grund att stå på.
3.2 Logistikens utveckling
Logistikaktiviteter är tusentals år gamla säger Stock & Lambert (2001). De går att spåra så tidigt som vid den allra första organiserade handeln. Området började studeras närmare runt 1900-talet och då handlade det främst om jordbruksprodukter och dess transport. Det var en man vid namn John F. Corwell som började diskutera ämnet vid den här tiden och pratade då främst om kostnader och faktorer som påverkar distributionen av jordbruksprodukterna. Några år senare skrev Arch W. Shaw om de strategiska aspekterna av logistik i Approach to Business Problems. Under samma år introducerades tankegången kring olika marknadsnyttor som tid, plats och ägande av produkter av L. D. H. Weld. Weld introducerade även tankegångar kring distributions-kanaler.
År 1927 definierades termen logistik på ett sätt som påminner om hur vi talar om begreppet idag. Det var Ralph Borsodi som beskrev logistik som två sorters distribution, nämligen den som innebär transport och lagerhållning och den som innebär att marknadsföra produkten. Under 1960-talet utvecklades logistik på ett flertal sätt. 1961 skrev Edward Smykay, Donald Bowersox och Frank Mossman den första boken om logistikstyrning. Där behandlas området
koncept. Det var under denna tid som Peter Drucker uttalade att logistikområdet är det senaste området som gör det möjligt för företag att effektivisera sig vilket blev en faktor som ökade intresset för området.
Fram till 1980-talet skrevs en mängd artiklar och böcker samt att konferenser hölls inom området. Michael Schiff var den första som undersökte eventuella samband mellan logistik och redovisningssystem. Den tekniska utvecklingen har enligt Stock & Lambert (2001) bidragit till att betydelsen för intresset för logistiken växt. Möjligheterna har ökat i takt med att utvecklingen gått framåt. Datorer blir snabbare och billigare och blir med detta tillgängliga för fler företag. Information blir mer tillgänglig och precisionen på informationen blir bättre. Globaliseringen anses ha accelererat ordentligt under 1990-talet vilket har lett till att marknader öppnats och utvidgats. Logistikområdet har förändras för att kunna ge företag ytterligare förbättringar i sina verksamheter.
Vi nämner ibland logistik som något nytt och modernt. Om vi ser på dess utveckling så har den funnits med under en längre tid. Den har dock inte sett ut på samma vis utan förändrats med tiden och de möjligheter som vuxit fram med informationssystemen. Vi har gjort bedömningen att logistik idag i högsta grad är ett ämne som gått från att vara rent beräknande till att också innefatta styrning av verksamheten.
3.3 Supply Chain Management
Tidigare kunde vi se företag som konkurrerade med andra företag men idag säger Storhagen (2003) att företagen istället ingår i flödeskedjor som konkurrerar sinsemellan. Han menar att detta är ett tecken på att vi numera konkurrerar med hjälp av material- och produktflöden. Detta leder oss till Supply Chain Management som ges av följande definition:
”medvetna ansatser längs material- och produktflödena mellan två eller flera led från råvara till slutanvändare, med det gemensamma långsiktiga målet att skapa bästa möjliga värde för slutkunden till lägsta
möjliga totala kostnad för flödet i sin helhet.” Storhagen (2003; s. 42).
Storhagen (2003) anser att SCM popularitet har ökat i och med internationaliseringen på marknaden. IT-utvecklingen skapar möjligheter som inte funnits tidigare. Vi anses bli snabbare och effektivare i vår kommunikation samtidigt som konkurrensklimatet hårdnar. Figuren nedan som är hämtad från Mattson (2002) visar en enkel försörjningskedja, eller en supply chain. En kedja av företag med råvarumaterialframställning som är kunder eller leverantörer till konsumenterna som efter förädlingsprocesserna och distributionen konsumerar produkten eller tjänsten.
Leverantör Leverantör Produkt-tillverkare Regional distributör Lokal distributör Slutkund
Figur 1. En enkel försörjningskedja. Källa: Mattsson (2002).
3.3.1 Grunderna
Att använda SCM i sin verksamhet är enligt Storhagen (2003) ett strategiskt beslut. Strategin måste samordnas med organisationens övriga strategier. SCM kräver att verksamheten ser helheten i flödena från leverantör till förbrukning. Referenspunkten finns hos slutkunden, det vill säga, den som förbrukar varan. Traditionell styrning av logistik bygger på att leverera det som producerats och SCM gör det omvända och tillhandahåller det som efterfrågats, alltså tillverkar mot order.
Storhagen (2003) menar att ägandet av de olika leden inte är det viktiga. Vertikal integration där leverantörer och kunder ägs är inget som eftersträvas eftersom detta inte är någon garanti för ett bra samarbete. Istället krävs förtroende och samarbetsförmåga mellan de olika leden. Slutligen är ett integrerat informationssystem viktigt för att få SCM att fungera väl. Informationsöverföringen ska fungera på ett sådant sätt att de fysiska flödena blir effektiva det vill säga att informationen anländer snabbt och är aktuell.
Vi anser att SCM inom logistiken är väldigt centralt. Informationsutbytet mellan speditör och varuägare måste fungera väl och båda parterna bör vara flexibla. Även om det är vanligast med SCM-tänket inom orderproduktion så tycker vi att det är lika viktigt för exempelvis en prognos-styrd produktion att ha bra informationsutbyte med sin omvärld. Vertikal integration är av mindre vikt i båda produktionsformerna.
3.4 Huvudsakliga logistikaktiviteter
Stock & Lambert (2001) tar upp de huvudsakliga aktiviteterna som ingår i logistikflödet, från produktens ursprung till dess konsumtion nämligen;
- Kundservice - Efterfrågeprognos - Inventariehantering - Logistikkommunikation - Materialhantering - Orderproduktion - Paketering - Eftermarknadshantering
- Produktions- och lagerplacering - Inköp/ Upphandling
- Returhantering
- Trafik och transportering - Lager och förvaring
Författarna Stock & Lambert (2001) beskriver logistik som ett system eller en process med många komponenter. Det är ett nätverk av relaterade aktiviteter som har som mål att inom en viss verksamhet bedriva flödet av material och personal. Det integrerade logistikkonceptet syftar till att administrera de olika aktiviteterna som ett enda integrerat system. I de verksamheter som inte har infört ett sådant system är aktiviteterna ofta fragmenterade och utspridda på olika funktioner inom verksamheten. Dessa olika funktioner har i sin tur ofta sin egen budget, målsättning och
måttsystem. Det är många större företag som enligt författarna kommit fram till att de totala logistikkostnaderna kan reduceras markant genom att samordna dessa logistikrelaterade aktiviteter i ett fungerande och mer effektivt system. Även Mattsson (2002) talar om detta och nämner vidare att de uppsplittrade aktiviteterna medför att många aktörer blir inblandade i varje aktivitetskedja, detta i sin tur leder till längre genomloppstider och det blir svårare för verksamheten att vara flexibel och kunna anpassa sig efter marknaden. I enlighet med de ökade kraven på snabba leveranser och behovet att kunna svara mot marknadens förväntningar har den flödesorienterade ansvarsfördelningen inom verksamheterna ökat successivt.
Vi ställer oss givetvis frågan om företag eller snarare om företagen, som vi valt att senare intervjua, är medvetna om dessa aktiviteter. Vid en första anblick tror inte vi att företagen ser dessa aktiviteter som en del av sin logistik även om det är aktiviteter som gott och väl finns med i verksamheten. Denna referens vill vi jämföra med hur verkligheten ser ut och undersöka om organisationer ser dessa aktiviteter som en del av logistikflödet. Även om de inräknar alla eller vissa av dessa så kvarstår dock frågeställningen om hur pass integrerade de olika aktiviteterna är. Vi vill undersöka om organisationen har spridda aktiviteter och hur logistiken påverkas av detta, om den gör det alls.
3.5 Logistikkostnader
När det talas om logistikkostnader är det enligt Mats Karlsson, logistikchef på Electra, vanligt att företag ser frakten som enda kostnad. Han menar att dessa företag bara ser ”toppen på isberget”. Kostnader för logistik innefattar mer än så, det involverar lagerpersonal, kapitalbindning, administration, skador och svinn, förlorad försäljning, informationssystem och styrsystem. Detta håller en rad olika författare så som Jonsson (2008) och Lumsden (2006) med om och nedan tar vi upp kostnaderna som ingår i logistiken. Figuren nedan illustrerar på ett överskådligt sätt de kostnader som vi kommer att beskriva.
Figur 2. Logistikkostnader. Källa: Egen illustration
3.5.1 Lagerhållningskostnader
Ett färdigvarulagers främsta uppgift är enligt Storhagen (2003) att fånga upp svängningar mellan produktens efterfrågan och tillgång. När det kommer till de logistiska insatserna så gäller det att begränsa lagringen längs hela material- och produktflödet från ursprung till slutkonsument. Helt enkelt att medverka till lagersparsamhet. Även om lager ibland uppfattas som ett ont ting så finns det positiva aspekter, nämligen att verksamheten får lägre produktions- och transportkostnader, samordningen mellan tillgång och efterfrågan förbättras, verksamheten kan dra nytta av stor-driftsfördelar och slutligen så är det lättare att på ett effektivare sätt tillfredsställa kundens behov då de kan hålla snabba leveranser.
Kapitalbildningen i lagret, med hänsyn till andra faktorer, bör enligt Storhagen (2003) hållas på en så jämn nivå som möjligt. Lagernivån ska vara så låg som möjligt, det vill säga att det ska ha en hög omsättningshastighet. Verksamheterna måste dock beakta vissa saker som att undvika produktionsstörningar, upprätthålla viss leveransservicenivå samt att möjliggöra ett effektivt utnyttjande av transport- och hanteringsutrustning.
Lagringskostnaderna delas, enligt Storhagen (2003), in i lagerhållnings- och lagerförings-kostnader. Lagerhållningskostnaderna är de operativa kostnaderna som förknippas med den verkliga lagringen, det vill säga kostnader för lagerutrustning, lagerpersonal och lagerbyggnader.
Lagerföringskostnader är de investerings- och riskkostnader som uppstår i samband med att material lagras, det vill säga kapitalkostnader samt kostnader för svinn, åldrande och förstörelse. Mattsson (2002) nämner dessutom värdeminskningskostnader, det vill säga att de produkter som ligger på lager riskerar att bli inkuranta eller minska i värde.
Lagerföringskostnader kan enligt oss vara en väldigt stor kostnad för vissa företag, framförallt för dem som inte bedriver orderproduktion. De företag som i många fall har ett stort lager binder upp mycket kapital och utsätter sig för större risker. Dessa kostnader bör enligt Storhagen (2003) och Mattsson (2002) och även enligt oss, tas upp som logistikkostnader. Frågan är om de i verklig-heten gör det.
3.5.2 Transportkostnader
Oftast så beror priset på transporten mer på marknadssituationen än på de faktiska kostnaderna för transportmedlet skriver Lumsden (2006). Detta på grund av att transporten är en tjänst som hänger ihop med tiden. Självklart påverkar den verkliga kostnaden för att genomföra transporten prissättningen på lång sikt eftersom att verksamheten strävar efter att vara ekonomiskt lönsam, det vill säga att summan av intäkterna helst ska överstiga summan av kostnaderna, eller i alla fall täcka dem. Författaren skiljer på två huvudgrupper av transportkostnader, nämligen egentliga och övriga transportkostnader.
De egentliga kostnaderna hänger, enligt Lumsden (2006), samman med själva förflyttningen och de funktioner som hör därtill. Förflyttning, lastning, omlastning och lossning är de områden som egentliga kostnader delas in i. Vad gäller de öviga kostnaderna så är det i själva verket de olika kringverksamheterna som direkt kan hänföras till förflyttningen som det talas om. Exempel på sådana kan vara emballage, tillfällig lagring, skador på gods och olika försäkringar.
Lumsden (2006) nämner vidare att när det kommer till prissättning av transportuppdragen så finns det en rad olika metoder att tillämpa. De två vanligaste är avtalsmetoden och tariffmetoden. Avtalsmetoden används främst då ett enda företag står för ett annat företags hela transportsystem. Under en rad olika förutsättningar anpassas priset ur säljarens synvinkel till dess aktuella
självkostnad och marknadens läge. Köparen har å andra sidan möjlighet att kontrollera priset och jämföra flera säljare med varandra. Tariffmetoden är den vanligaste metoden för prissättning och innebär att transportören har fasta priser för transporten av godset. Alla kunder behandlas lika och får betala samma pris för likadant gods. Denna metod är vanligast förekommande då det finns ett flertal köpare på marknaden och varje köpare har en mindre inverkan. I denna prissättningsmetod är det av stor betydelse att intäkterna i det långa loppet täcker utgifterna för transportören. Varje enskild transport behöver således inte ge full täckning men på lång sikt måste tariffpriserna ge ett ekonomiskt överskott.
Som Electras logistikchef, Karlsson, nämnde redan tidigt under uppsatsskrivandets gång är det främst transportkostnaderna som av många företag ses som de enda logistikkostnaderna. Inom transportkostnaderna är det dessutom främst frakten som då ses som kostnad. Transporten anser vi skulle utgöra endast en liten del av logistikkostnaderna då litteraturen vi läst och de referenser vi presenterat här är eniga om att det teoretiskt sett ingår många fler kostnader i logistikflödet.
3.5.3 Lagerhanteringskostnader
Den viktigaste anledningen till att hålla ett lager är enligt Persson & Virum (1999) att en leveransservicenivå ska kunna garanteras. Idag är det till skillnad från förr relativt dyrt att hålla lager. Lagerräntan är en vanlig beräkningsfaktor som används för att räkna ut samtliga kostnader för en vara som finns på lager i väntan på att bli såld. Hur lagerräntan räknas fram varierar från företag till företag. Ofta ingår dock kostnader som kapitalkostnad, värdeminskning, försäkrings-premier och kostnader för avyttring av varor som utgått ur sortimentet. Utöver detta tillkommer driftskostnader så som hyra, kostnader för informationssystem, inventarier samt lön och sociala avgifter till lagerpersonalen. Tidigare hade företag flera olika lager utspridda över hela landet för att på bästa vis kunna garantera bra leveranser. Idag är företagen mer medvetna om kostnaderna och med hjälp av datakommunikation och nya transportlösningar har antalet lager minskat. För att hålla en lämplig lagernivå nämner författarna ett antal metoder som företagen bör tillämpa. Först och främst bör de öka sin kunskap om vilka kostnader som hänger ihop med lager-hållningen. Informationsöverföringen måste vara effektiv, säker och billig. Kundorderstyrd produktion minskar lagerhållningen och det är samtidigt viktigt att de har så lämpliga
transport-system som möjligt. Vad gäller lagerhanteringen så ger automatiserade lager- och hanterings-system större säkerhet.
Som vi nämnt tidigare binder lager upp kapital. Idag tycker vi att den kundorderstyrda produktionen ökat mer och mer, vi anser att kunden vet vad den vill ha och är medveten om den tid det tar att producera en produkt som uppfyller önskemålen. Att logistiken hänger med i utvecklingen är av högsta prioritet. Fungerar inte lagret gentemot speditören så menar vi att produkten inte når ut till kund och hela logistikflödet faller. Även om lagerhanteringskostnaderna räkas fram på olika sätt av olika företag så vill vi att även dessa kostnader tas med i beräkningarna. Vi tror att det i verkligheten räknas på produktionskostnader, att företagen tar med lagerhanteringskostnaderna i dessa istället för i logistikkostnaderna. Företagen måste vara medvetna om vilka kostnader de egentligen räknar på.
3.5.4 Administrationskostnader
De administrativa kostnaderna inkluderar enligt Jonsson (2008) alla de kostnader som kan kopplas samman med långsiktig planering och materialflödesstyrning. Mattsson (2002) instämmer i detta och de båda författarna uttalar att det främst är kostnader för administrativ personal som bland annat har hand om orderproduktion, planering och lagerrapporter. I dessa kostnader inkluderas även kostnad för framtagning och genomförande av dator- och kommunikationssystem för logistiska aktiviteter.
Administrativa kostnader kan enligt oss ha många innebörder. Det är även dessa kostnader som vi tror kan vara de mest diffusa att räkna på. Hur mycket administration som läggs på logistiken i sig kan vara svårt att få en uppfattning om. Samtidigt kan dessa kostnader bli väldigt stora då företag i många fall lägger höga summor på att framställa och implementera nya dator- och kommunikationssystem.
3.5.5 Övriga kostnader
Logistikkostnader som anses vara övriga kan ibland visa sig bli en relativt betydande del av de kostnader som beräknas. Vi har med hjälp av en rad olika källor specificerat de som vi ansett återkommer i sammanhanget. Vi har inte funnit en källa som inkluderar alla av de poster som vi nämner under övrigt men de har dock nämnts i sammanhanget av några av författarna. Det känns viktigt att definiera vad de övriga kostnader består av eftersom denna avdelning annars skulle kunna bli avstjälpningsplats för de kostnader man inte klarar av att definiera eller räkna på.
Produktionskostnader
Storhagen (2003) skrev att i och med att produktionen gick från produktionsinriktad till mer marknadsorienterad ställdes kunden i centrum. Detta innebar kortfattat att medan kunden erbjöds ett bredare sortiment där denne själv hade möjlighet att välja vilken produkt som passade bäst, steg logistikkostnaderna. Det bredare sortimentet ledde till mer bundet kapital, ökade kostnader för lagerbyggnader och utrustning samt en större risk för inkurans. I värsta fall innebar det dessutom en försämrad service till kunden. Det har på senare år framgått att det helt enkelt inte går att åstadkomma en marknadsorientering utan att kund- och marknadsorientera produktionen. Idag är det vanligt att orderproducera, det vill säga att kunden bestämmer sig för vad den vill ha innan varan produceras. För att kunna leva upp till de krav som kunden förväntar sig krävs en större flexibilitet inom materialförsörjning, produktion och distribution. Under tiden ställs fler krav på ökad integration mellan delsystemen vilket innebär att logistikens roll som flexibilitets- och integrationsskapare förstärks.
Författaren talar vidare om att företagen redan innan produktionen bör ta hänsyn till logistiken. Produkten ska i många fall efter produktionen både lagras, hanteras och transporteras och därför kan det vara lönsamt att redan i konstruktionsstadiet kontrollera hur produkten kommer produceras, monteras och hanteras i kommande led. Finns möjligheten att designa produkten på så vis att den passar en standardlastbärare så kan man redan i detta stadiet möjliggöra en effektivare hantering och lagring. Storhagen (2003) skriver att det förvånansvärt ofta sker onödiga missar i just detta avseende.
Vi menar att produktionskostnader belyser behovet av att producera med minsta möjliga felmarginal. Det vill säga att det som producerats helst redan skall vara sålt innan det är färdigt vare sig det gäller att producera på prognos eller order. Logistiken i den egna produktionen skapar kostnader. Om denna är ineffektiv kan det både skapa onödigt höga kostnader samt förseningar om materialet inte är där det ska vid rätt tidpunkt.
Miljökostnader
Jonsson (2008) skriver att miljökostnader uppkommer av olika anledningar. Det är många faktorer så som trafik, infrastruktursbelastning och ljud som spelar in. Även produkterna, hur de paketeras och hur de återvinns efter förbrukning har med miljökostnader att göra. Miljö-kostnaderna är således svåra att uppskatta då det ofta handlar om långsiktiga påverkningar och indirekta effekter. Företag står ofta mellan val av kostnadseffektivitet eller miljöbesparing och i många fall är det upp till kunden att besluta och ställa krav i frågan om företagsval. Persson & Virum (1990) talar om ökad fokus på miljöfrågor vilket innebär stor potential för både näringslivet och den offentliga sektorn. De menar att miljön fungerar som konkurrensmedel eftersom att kunder och finansiärer kräver att företagen anpassar sig.
Vi anser att miljökostnader är ett mycket aktuellt ämne och känner att det är en faktor som bör lyftas fram. Området är intressant eftersom det kan medföra ökade kostnader för ett företag. Företag strävar efter att minska sina kostnader men kan inte ignorera påtryckningar från olika samhällsgrupper eller media som gärna framhåller om organisationer sätter sig emot miljötrenden.
Kapacitetsrelaterade kostnader
Kapacitetskostnaderna påverkas enligt Jonsson (2008) delvis av utnyttjandet av utrustning så som personal, fordon, maskiner och lokaler. Större delen av kapacitetskostnaderna är dock fasta kostnader. Vid tillverkning av flera enheter minskar priset eftersom att kostnaden fördelas ut på flera enheter. Om kapacitetsutnyttjandet varierar kraftigt under viss tid ökar kapacitets-kostnaderna eftersom det blir svårare att ha en minimikapacitet inom de olika områdena. Företaget kan tvingas utnyttja övertidsarbete eller skicka iväg transporter som inte är fyllda. Mattsson (2002) nämner att utnyttjandegrad är en mycket användbar variabel eftersom den visar
tydligare hur effektivt ett företag är jämfört med att använda absoluta mått som tillexempel kapacitetskostnad.
Kapacitetsrelaterade kostnader bör enligt oss inte ignoreras eftersom en överkapacitet kan vara dyr på grund av kostnadens fasta natur. Vi anser att ett företag inte kan stirra sig blint på att leverera snabbast möjligt om det innebär att produktionen har överkapacitet under större delen av tiden. Att alltid leverera i tid kan alltså bli dyrt eftersom man då fokuserat på att tillgodose produktionstoppar och inte de kapacitetsöverskottskostnader som uppstår.
Brist- och förseningskostnader
Bristkostnader uppstår när en kund inte får den leverans den önskar. Jonsson (2008) skriver att i värsta fall kan en förlorad försäljning leda till att företaget även förlorar en kund. Extra kostnader kan tillkomma om företaget tvingas använda alternativa leveranslösningar så som express-leveranser. Det är svårt att uppskatta kostnaden av förlorad försäljning och förseningar eftersom varje fall kan vara unikt.
Lumsden (2006) håller med om detta och säger vidare att brist uppstår då en order inte kan expedieras eftersom artikeln inte finns i lager. Resultatet av detta blir att efterfrågan under den tiden som bristen råder blir restorders, det vill säga ett lager av icke expedierade order. Detta medför en kostnad för varje tidsenhet som den saknas, en bristkostnad. Denna kan utgöras av att priset för de artiklar som levereras för sent måste rabatteras eller att de artiklar som inte kan levereras direkt måste införskaffas från en annan leverantör vilket i sin tur medför bortfall från intäkterna, dessa två exempel blir bristkostnader. En annan situation som kan uppstå är att kunden i viss mån accepterar att en brist har uppstått men att den ändå tappar förtroendet för sin leverantör och detta skapar en dålig relation till kunden, denna försämring är dock väldigt svår att kvantifiera. Mattsson (2002) instämmer med Lumsden (2006) och nämner att skadestånds-kostnader också kan räknas till de skadestånds-kostnader som brist och förseningar kan medföra.
Vi tycker även att brist- och förseningskostnaden är intressant eftersom den till en början kan anses vara enbart kostnader i form av förlorad försäljning men vid en närmare titt kan vara något så viktigt som att företagets namn tar skada genom ”badwill”.
3.6 Process- och funktionstänkande
Internredovisningssystem är oftast indelade på samma sätt som ett företags organisationsschema och på så sätt kan de sägas vara funktionellt indelade säger Oskarsson et al. (2009). Funktions-tänkandet innebär att varje avdelning arbetar var för sig. Funktionerna arbetar för att fungera så optimalt som möjligt men utan att blanda in andra avdelningar. Logistik handlar om flöden och processer och kräver en annan indelning än den traditionella funktionella. I företag som arbetar mer flödesorienterat görs ett avsteg från det funktionella och fokus läggs istället på att optimera processen istället för funktionen.
De stora skillnaderna mellan dessa två tankesätt är samarbeten mellan avdelningar. I process-orienterade organisationer samarbetar avdelningar i en högre grad än i en funktionsorganisation. Kundens roll är inte heller densamma i dessa två fallen. För ett funktionsorganiserat företag är kunden otydlig för de flesta i företaget det vill säga att varor produceras utan att tänka på vem som ska ta del av dessa i slutändan. För ett process- och flödesorienterat företag är kunderna mer tydliga. Här finns ett ansvar för helheten och slutprodukten som funktionsindelningen saknar.
Dessa två tankesätt kan summeras på följande vis.
• ”Den funktionella organisationen är kostnadsoptimerande för varje avdelning för sig,
vilket inte betyder att kostnaden är låg för helheten.”
• ”Flödesorganisationen fokuserar på både kundservice och låga totala kostnader.” Oskarsson et al. (2009; s. 25-26)
Vi anser att dessa diskussioner kring process- och funktionstänkande är relevanta eftersom det kan skapa en större förståelse för miljön som logistiken verkar i. Logistik är ett område präglat av processer och flöden. Då internredovisningssystem är uppbyggda på ett funktionellt sätt kan det vara svårt att kombinera dessa två synsätt i ett och samma företag.
3.7 Totalkostnads- eller rättvisetänkande
Företags redovisningssystem är designade för att ge svar på vissa frågor men inte andra, anser Oskarsson et al. (2009). Kostnader är ofta funktionsindelade och inte processindelade. Varje gång 35
en kostnad uppkommer följs den av frågan hur den ska fördelas och hur det kan göras på ett rättvist sätt. De följande två principerna eller tankesätten är viktiga i resonemang om logistik-kostnader:
• Totalkostnadstänkande • Rättvisetänkande
Den första punkten innebär enligt Oskarsson et al. (2009) att de kostnader som påverkas ska räknas med. Detta blir aktuellt vid tillexempel en förändring i verksamheten. Företaget ska då beräkna alla logistikkostnader som påverkats av förändringen, inte bara de kostnader som finns inom det egna ansvarsområdet. Det är vanligt att olika alternativ tas fram där man tittar på vilka kostnader som påverkas och hur mycket de påverkas. Svårigheten ligger inte i att finna alternativ utan att beräkna de verkliga kostnaderna som en förändring i strukturen medför. En sådan förändring kan vara om ett företag försöker minska sina kostnader genom att effektivisera. Företaget kan vilja undersöka om det medför några kostnadsbesparingar om ett lager flyttas eller slås samman med ett annat. Vid ett sådant tillfälle krävs en totalkostnadsanalys för att ta reda på om förändringen medför en minskning av de totala kostnaderna.
Den andra punkten som Oskarsson et al. (2009) tar upp handlar om vem som skall bära kostnaden. Rättvisetänkandet säger att den som orsakar kostnaden ska bära den. Om ett företag fördelar sina transportkostnader på sina produkter genom att använda en procentsats av produktpriset kan det leda till att produkterna får bära en orättvis andel av fraktkostnaderna. En liten eller lätt produkt kan vara relativt billig att frakta men ändå ha ett högt pris och då blir fraktkostnaden för denna dyrare enligt kalkylen än i verkligheten. Detta fall är främst aktuellt när ett företag fraktar produkter som skiljer sig åt i storlek vikt och pris. Enligt rättvisetänkandet blir beräkningarna mer korrekta om hänsyn tas till storlek och vikt på produkten än enbart dess pris.
Vi anser att totalkostnadstänkande och rättvisetänkande speglar delar av problematiken när kostnaden för logistiken ska beräknas och fördelas. Dessa begrepp belyser problemet med en funktionsindelad organisation där varje avdelning sköter sig själv och suboptimerar i viss mån. Totalkostnadstänkandet tvingar oss att ta hänsyn till mer än den egna avdelningen. Vi anser att
rättvisetänkandet på ett bra sätt visar vilka misstag som kan begås när alla produkter och händelser behandlas lika.
3.8 Ledtid
Ledtid beskriver Storhagen (2003) som tiden mellan beställning av en vara och leverans. Tiden som förflutit under denna period kan delas in på olika sätt. Ett exempel är att tiden delas in i aktiviteter som ordermottagning, bearbetning, montering, förpackning och leverans. Ett annat sätt att dela in ledtiden är genom att identifiera vad som görs under tidsperioden, om det är värdeförädlande tid eller icke värdeförädlande tid. Värdeförädlande tid är den tid som används för att tillföra varan ytterligare värde till kunden. Denna tid anses bara stå för cirka fem procent av den totala tiden som förbrukas. Icke värdeförädlande tid kan vara sådant som ställtid eller väntetid. Ställtid beskrivs av Lumsden (2006) som den tid då en maskin står stilla. Storhagen (2003) säger att ställtiden bör vara så kort som möjligt. Det ger produktionen flexibilitet eftersom en produkt kan produceras i kortare serier om den förlorade tiden mellan serierna är liten.
Karlsson på Electra, har även han gett oss ett exempel på vad ställtid kan innebära. Om en lagerarbetare blir avbruten i sitt arbete på grund av att telefonen ringer. Då är ställtiden den tid det tar för lagerpersonalen att stanna upp i sitt arbete, svara i telefon och sedan återgå till arbete. Ställtiden kan alltså variera beroende på vilken slags aktivitet det var som avbröts. Vi väljer att ta upp ledtid eftersom vi undersöker hur djupt och detaljerat kostnader identifieras och undrar samtidigt om det är skillnad i vad tid är värd beroende på vad den används till.
Vi anser att olika tid har olika värden och för att belysa detta har vi valt att beskriva ledtid och vad den består av. Vi menar att tid kan av vissa ses som en enda enhet medan det i andra sammanhang kan vara ytterst viktigt att kunna beräkna eller bedöma vilken slags tid som har förflutit, den som ger ett värde för kunden eller den väntetid som kan leda till förseningar.
