Linköpings universitet | Institutionen för ekonomisk och industriell utveckling Kandidatuppsats, 15 hp | Systemvetenskap - Informatik Vårterminen 2020 | LIU-IEI-FIL-G--20/02278--SE
Kommunikation i virtuella
team
– “Det är ingen här som är en Zlatan och kan göra allt
själv, vi måste kommunicera”
Communication in virtual teams
– “No one here is a Zlatan and can do everything by
themselves, we have to communicate”
Amanda Puke Fanny Jonasson
Handledare: Johanna Sefyrin Examinator: Malin Granath
Linköpings universitet SE-581 83 Linköping, Sverige 013-28 10 00, www.liu.se
ii
Sammanfattning
Till följd av globalisering, ökad konkurrens och utvecklingen av informations- och kommunikationsteknik (IKT) har sättet på vilket medarbetare samarbetar med varandra inom organisationer förändrats. Idag är det därför vanligt att arbetet organiseras i så kallade virtuella team där teammedlemmarna kan kommunicera och samarbeta oberoende av tid och fysisk plats med hjälp av digitala kommunikationsverktyg. En avgörande aspekt för arbetet i virtuella team är kommunikation. Till följd av att en stor del av denna till stor del sker via digitala kommunikationsverktyg snarare än ansikte-mot-ansikte möter virtuella team utmaningar gällande kommunikation.
Vår studie undersöker genom en kvalitativ fallstudie vilka aspekter av kommunikation som påverkas när denna till stor del sker via digitala kommunikationsverktyg snarare än ansikte-mot-ansikte i virtuella team. Detta utifrån vilket behov virtuella team har av kommunikation, hur de digitala kommunikationsverktygen stöttar kommunikation samt vilka sociala aspekter är centrala för kommunikationen. I studien genomfördes fyra intervjuer med olika personer i två olika team hos ett IT-företag som organiserar arbetet med projekt i virtuella team.
Vi har kommit fram till slutsatsen att behovet av kommunikationen påverkas utifrån dess frekvens, kvalitet samt flexibilitet. De digitala kommunikationsverktygen stöttar kommunikationen utifrån hur deras egenskaper passar kommunikationen samt hur de faktiskt används. En kombination av verktyg förespråkas av tidigare forskning, men detta kan ifrågasättas kopplat till att tekniken utvecklas. Även mänskliga och sociala aspekter påverkar kommunikationen och de virtuella teamen måste hantera aspekter så som informell kommunikation och tillit.
iii
Abstract
Due to globalization, increased competition and the development of information and communication technology (ICT) the way in which people work together in organizations has changed. Today it is common to organize work in virtual teams where the team members can communicate and collaborate without regard to time and place using digital communication tools. A crucial aspect for virtual teams is communication. On account of the fact that a large part of communication takes place via digital communication tools rather than face-to-face, virtual teams face challenges regarding communication.
This study examines, through a qualitative case study, what aspects of communication are affected when communication largely takes place via digital communication tools rather than face-to-face in virtual teams. This is examined in connection to the need of communication in virtual teams, in what way the digital communication tools support communication as well as what social aspects are central to the communication in virtual teams. Four interviews were conducted with four different people working in two different virtual teams within an IT-company.
We have reached the conclusion that the need for communication in virtual teams is affected by the frequency, quality and flexibility of the communication. The properties of the digital communication tools support communication in different ways as well as the way in which they are used. Prior research advocates using a combination of tools, but this notion may be challenged due to the constant development of technology. Furthermore, human and social aspects also affect communication and virtual teams must therefore manage aspects such as informal communication and trust.
iv
Förord
Denna kandidatuppsats skrevs under våren 2020 för det systemvetenskapliga programmet vid Linköpings universitet. Genomförandet av studien och uppsatsskrivandet har gett oss stor insikt gällande virtuella team och kommunikation. Eftersom vi sett att många organisationer idag strukturerar arbetet på detta sätt anser vi att denna kunskap kommer att vara oss väl till hands i vårt framtida yrkesliv. Studiens ämne blev dessutom relevant till följd av rådande händelser i samhället kopplat till COVID-19 och vi fann oss därför i skarpt läge vad gäller virtuellt arbete under genomförandet av vår studie och arbetet med uppsatsen.
Vi vill rikta ett stort tack till vår handledare Johanna Sefyrin som väglett oss och kontinuerligt funnits som ett bollplank under hela processen. Vi vill också tacka de övriga studenterna i vår uppsatsgrupp som bidragit till givande diskussioner och konstruktiv feedback.
Ett särskilt tack vill vi också rikta till Advania och de fyra respondenter som tog sig tid att delta i vår studie, samt vår kontaktperson på Advania som bidragit till utformningen av studien och hjälpte oss att hitta och komma i kontakt med respondenterna.
Linköping, 2020
v
Innehållsförteckning
1 Inledning ... 1
1.1 Bakgrund ... 1
1.2 Problemformulering ... 2
1.3 Syfte och frågeställningar ... 3
1.4 Avgränsningar ... 4 1.5 Målgrupp ... 4 1.6 Disposition ... 5 2 Metod ... 6 2.1 Förförståelse ... 6 2.2 Forskningsstrategi ... 6 2.2.1 Ansats ... 7 2.2.2 Angreppssätt ... 7 2.3 Forskningsdesign ... 8 2.3.1 Fallstudie ... 8 2.4 Forskningsmetod ... 9 2.4.1 Intervju ... 9
2.5 Litteraturgenomgång och källkritik ... 12
2.6 Analys ... 12
2.6.1 Sammanställning av studiens teman ... 13
2.7 Etiska överväganden ... 14 2.7.1 Informationskravet ... 14 2.7.2 Samtyckeskravet ... 14 2.7.3 Konfidentialitetskravet ... 14 2.7.4 Nyttjandekravet ... 15 2.8 Kvalitetssäkring av studien ... 15 2.8.1 Tillförlitlighet ... 15
vi
3 Analytisk referensram ... 17
3.1 Kommunikation i virtuella team ... 17
3.1.1 Kommunikationens frekvens och kvalitet ... 17
3.1.2 Planering och riktlinjer gällande kommunikation ... 19
3.2 Digitala kommunikationsverktyg ... 20
3.2.1 Olika digitala kommunikationsverktyg ... 20
3.2.2 Synkron och asynkron kommunikation ... 21
3.2.3 Val av digitala kommunikationsverktyg ... 22
3.3 Media synchronicity theory ... 23
3.3.1 Fem aspekter av medium ... 24
3.3.2 Två kommunikationsprocesser ... 25
3.3.3 Att kombinera olika medium ... 25
3.4 Sociala aspekter ... 26
3.4.1 Informell kommunikation ... 26
3.4.2 Tillit ... 27
3.5 Sammanfattning av analytisk referensram ... 28
4 Empiri ... 30
4.1 Advania ... 30
4.1.1 Respondenter ... 30
4.2 Genomgång av empiri ... 31
4.2.1 Behovet av att kommunicera i virtuella team ... 31
4.2.2 Att kommunicera via digitala kommunikationsverktyg ... 35
4.2.3 Sociala aspekter ... 39
5 Analys ... 41
5.1 Analysens upplägg ... 41
5.2 Behovet av att kommunicera i virtuella team ... 41
vii
5.2.2 Flexibilitet i kommunikationen ... 44
5.3 De digitala kommunikationsverktygen ... 45
5.3.1 Synkron och asynkron kommunikation ... 46
5.3.2 De digitala verktygens egenskaper och användning utifrån media synchronicity theory ... 47
5.4 Sociala aspekter ... 52
5.4.1 Informell kommunikation ... 52
5.4.2 Tillit ... 54
6 Slutsatser och kunskapsbidrag ... 56
6.1 Slutsatser ... 56
6.1.1 Vilket behov har virtuella team av kommunikation i den studerade verksamheten? ... 56
6.1.2 Hur stöttar de digitala kommunikationsverktyg som används i den studerade verksamheten kommunikation i virtuella team? ... 57
6.1.3 Vilka sociala aspekter är centrala för kommunikationen i virtuella team i den studerade verksamheten? ... 58
6.2 Kunskapsbidrag ... 58
7 Reflektion, kritik och fortsatta studier ... 59
7.1 Reflektion ... 59
7.2 Kritik mot studien ... 60
7.3 Fortsatta studier ... 60
Referenser ... 62
Bilagor ... 66
Bilaga 1: Intervjuguide ... 66
Bilaga 2: Information till respondenter ... 68
viii Tabeller
Tabell 1: Sammanställning av studiens teman och underteman ... 13
Tabell 2: Fem aspekter av medium enligt media sychronicity theory ... 24
Tabell 3: Sammanfattning av analytisk referensram ... 28
Tabell 4: Presentation av teamen ... 30
Tabell 5: Presentation av respondenterna ... 31
Tabell 6: Sammanställning av studiens teman och underteman ... 41
Tabell 7: De digitala kommunikationsverktygen kopplat till synkron och asynkron kommunikation ... 46
Figurer Figur 1: Microsoft Teams enligt media synchronicity theory. ... 48
Figur 2: Skype for Business enligt media synchronicity theory ... 49
1
1 Inledning
I detta avsnitt presenteras den bakgrund som ligger till grund för studien och den aktuella problemformuleringen. Därefter redovisas utifrån detta studiens syfte, frågeställningar, avgränsningar samt målgrupp.
1.1 Bakgrund
Idag är virtualisering en del av det vardagliga livet i stora delar av världen (Szewc, 2013) och i arbetslivet möjliggör virtuellt arbete att människor kan kommunicera och samarbeta oberoende av tid och fysisk plats (Dávideková & Hvorecký, 2017). Detta är ett resultat av globalisering, ökad konkurrens och utvecklingen av informations- och kommunikationsteknik (IKT) som har förändrat hur medarbetare kommunicerar och samarbetar med varandra inom organisationer (Alaiad, Alnsour & Alsharo, 2019; Schaubroeck & Yu, 2017; Szewc, 2013). En av dessa förändringar är att allt mer arbete sker i så kallade virtuella team som idag är en etablerad arbetsform inom organisationer (Martins, Gilson och Maynard, 2004) och nödvändiga för att kunskapsbaserade organisationer ska kunna möta de krav som ställs av den dynamiska marknaden (Alaiad et al., 2019). Med virtuella team avser vi i denna uppsats, en grupp av geografiskt utspridda medarbetare som samarbetar för att uppnå ett gemensamt mål samt stöttas av IKT, vilket möjliggör kommunikation och koordination över tid, plats och organisatoriska gränser (ibid.). Virtuella team som arbetssätt uppstod till följd av utvecklingen av tekniska applikationer som möjliggjorde att team kunde gå från att kommunicera ansikte-mot-ansikte till telefonkonferenser och vidare till virtuella konferenser (Bergiel, Bergiel & Balsmeier, 2008). Med endast ett fåtal undantag är alla team inom organisationer idag virtuella i någon utsträckning (Martins et al., 2004) och sannolikheten att arbeta i ett virtuellt team är hög oavsett bransch (Szewc, 2013).
Det finns ett antal affärsfördelar som associeras med virtuella team, exempelvis kan teamet bestå av de individer som är bäst lämpade för uppgiften oberoende av deras fysiska plats (Martins et al., 2004; Schaubroeck & Yu, 2017) och kunskapsdelning kan främjas (Kuruppuarachchi, 2009). Virtuella team möjliggör därmed för företag att kunna arbeta snabbt och agilt (Großer & Baumöl, 2017). Idag behöver dessutom organisationer i ökad utsträckning erbjuda andra möjligheter än att utföra arbetet enbart på ett fysiskt kontor för att attrahera och behålla medarbetare (Martins et al., 2004) samt erbjuda flexibilitet gällande arbetstider (Kuruppuarachchi, 2009). Virtuella team ger en effektiv struktur för att hantera ökade resor, tidsåtgång, koordinering och kostnader som associeras med att arbeta tillsammans på samma geografiska plats (Martins et al., 2004). Virtuella team kan möjliggöra kostnadsbesparingar (Großer & Baumöl, 2017; Lumseyfai, Blessner, Olson & Holzer, 2019), bättre kundtjänst, ökad produktivitet och konkurrenskraft (Kuruppuarachchi, 2009) samt ökad innovationsförmåga och kreativitet vilket kan leda till ökad vinst (Szewc, 2013).
2 Avgörande för det virtuella teamets framgång är tilliten till IKT som stöttar samarbete, koordinering och kommunikation mellan teammedlemmar (Alaiad et al., 2019; Laitinen & Valo, 2017). Passande digitala kommunikationsverktyg samt hur dessa används är därmed grundläggande för lyckad teaminteraktion (Laitinen & Valo, 2017). Författarna beskriver vidare att det finns olika tekniska system som syftar till att uppfylla teamets kommunikationsbehov, exempelvis ger konferensplattformar, delade arbetsytor och onlinemötesverktyg möjlighet till ljud- och/eller visuella kopplingar mellan teammedlemmar samt olika funktioner för att dela information. Tekniken är dock inte enbart möjliggörande, utan kan även hämma arbetet till följd av förväntningar och tidigare erfarenheter hos teammedlemmarna (ibid.). Det är därför viktigt att förstå dels den mening som teammedlemmar tillskriver digitala kommunikationsverktyg samt hur detta påverkar teamkommunikationen (ibid.). Vidare lyfter Bergiel et al. (2008) att det inte är enbart är tekniska aspekter som påverkar arbetet och kommunikationen i virtuella team och beskriver att digitala kommunikationsverktyg kräver mänskliga insatser i användningen. Därmed påverkar även den mänskliga aspekten kommunikation i virtuella team (ibid.).
1.2 Problemformulering
En avgörande aspekt för virtuella team är kommunikation (Alaiad et al., 2019; Bergiel et al., 2008; Martins et al., 2004). Kommunikation möjliggör för virtuella team att nå sina mål genom utbyte av information, gemensam förståelse, koordinering av aktiviteter, samarbete gällande uppgifter och att kunna lösa konflikter (Alaiad et al., 2019). Det påverkar därmed teamets prestation (ibid.). Eftersom kommunikation är avgörande för virtuella team är det därmed ett problem att virtuella team möter utmaningar till följd av att kommunikationen sker helt eller delvis via digitala kommunikationsverktyg snarare än ansikte-mot-ansikte (Chatfield, Shlemoon, Redublado & Darbyshire, 2014; Marlow, Lacerenza & Salas, 2017; Martins et al., 2004). Detta är något som återkommande lyfts i den tidigare forskning som vi tagit del av. När uppgifter koordineras genom digitala kommunikationsverktyg uppstår en betydande förlust av kommunikationsrikedom jämfört med kommunikation ansikte-mot-ansikte, exempelvis avsaknad av icke-verbal kommunikation som förmedlar mening och identifierar huruvida mottagaren har förstått det givna budskapet (Schaubroeck & Yu, 2017) samt bortfall av informell kommunikation (Giuffrida & Dittrich, 2015). Kommunikation ansikte-mot-ansikte kan anses ha högst innehållsrikedom, följt av videokonferenser, telefon respektive chatt (Stawnicza, 2014). Lägst innehållsrikedom har email, textmeddelanden och skrivna dokument (ibid.). Kommunikationen påverkas därför negativt vid användning av “svagare” kommunikationsmedium (Martins et al., 2004) och att virtuella team till stor del kommunicerar via digitala verktyg riskerar att leda till missuppfattningar, missförstånd och störningar (Nguyen, Hassan & Adams, 2016). Även i vilket format data delas samt fel eller avbrott i kommunikationssystem påverkar (Szewc, 2013).
Virtualitet kan alltså anses ha en negativ påverkan på kommunikation, vilket i sin tur kan leda till att teamets prestation minskar (Marlow et al., 2017). Det kan exempelvis resultera i svårigheter gällande planering, försenad feedback, feltolkning av uppgifts- och projektkrav, dubbelarbete och hinder för att uppnå projektmål (Alaiad et al., 2019). Även viktig information
3 riskerar att falla mellan stolarna (Nguyen et al., 2016). Därför måste organisationer hantera virtuell teamkommunikation för att förbättra sammanhållning och effektivitet (Alaiad et al., 2019). Att sätta samman teamet av människor med den kunskap eller förmåga som krävs är inte i sig tillräckligt och ger ingen garanti att de kommer att kunna arbeta effektivt (Schaubroeck & Yu, 2017). Kommunikation inom virtuella team är komplext och kräver även en analys av teammedlemmarna och sociala dimensioner avseende den teknik som används (Chatfield et al., 2014). Detta lyfts även av Ebrahim, Ahmed och Taha (2009) som skriver att sociala relationer mellan teammedlemmar i förlängningen bland annat påverkar teammedlemmarnas kommunikation, interaktion, och samarbete. Kommunikation i virtuella team påverkas därmed även av sociala aspekter (ibid.).
Att tillgodose kommunikation i virtuella team kräver mer planering än om teamet sitter tillsammans på samma geografiska plats, vilket därmed ställer ökade krav på projektledare (Kuruppuarachchi, 2009). Därmed tänker vi att utmaningar gällande kommunikation är aktuellt för projektledare och de som koordinerar arbetet i virtuella team. Vidare är i stort sett alla organisationer idag i någon utsträckning virtuella, då teammedlemmarna använder teknologi för att interagera med varandra över olika gränser, exempelvis geografiska och organisatoriska (Martins et al., 2004). Vi anser därför att problem gällande kommunikation i virtuella team kan påverka hela organisationer och flera olika roller beroende på hur virtuella team struktureras. Eftersom det är svårt att hitta anställda inom organisationer som kan delta i studier som rör virtuella team har därför en stor del av tidigare forskning baserats på studier i universitetsmiljöer där studenter undersökts under simulerade förhållanden (Alaiad et al., 2019). Dessa studier har till följd av detta kritiserats för att vara artificiella och sakna extern validitet, alltså huruvida resultatet är generaliserbart och kan tillämpas i andra kontexter (ibid.). Det finns dock även de som anser att studenter och organisatoriska medlemmar liknar varandra och att studier gjorda i universitetsmiljöer därmed återspeglar typiska arbetsorganisationer (ibid.). Oavsett bör framtida forskning undersöka detta i verkliga kontexter för att säkerställa generaliseringsbarhet avseende resultaten (ibid.). Även Marlow et al. (2017) lyfter att forskning bör fokusera på att undersöka virtuella team i sin verkliga kontext. Vi ser därmed att det saknas forskning i verkliga sammanhang. Här kan därför vår studie bidra med ökad kunskap inom ämnet genom att undersöka en verklig organisation och på så sätt öka generaliserbarheten avseende resultatet och att detta kan tillämpas på andra organisationer. Vidare anammas kontinuerligt nya samarbets- och kommunikationsteknologier av virtuella team allteftersom dessa utvecklas (Alaiad et al., 2019). Även detta ser vi som en anledning till att det är relevant att fortsätta studera virtuella team och hur ny teknologi påverkar kommunikation.
1.3 Syfte och frågeställningar
Syftet med studien är att undersöka vilka aspekter av kommunikation som påverkas när kommunikation till stor del sker via digitala kommunikationsverktyg snarare än ansikte-mot-ansikte i virtuella team. Eftersom det saknas forskning i verkliga sammanhang (Alaiad et al., 2019; Marlow et al., 2017) så bidrar vår studie med kunskap inom ämnet utifrån en verklig
4 organisation. Den empiriska kontext som är fokus för vår studie är företaget Advania som arbetar i virtuella team i sina projekt.
För att uppnå studiens syfte har vi formulerat följande frågeställningar:
- Vilket behov har virtuella team av kommunikation i den studerade verksamheten? - Hur stöttar de digitala kommunikationsverktygen som används i den studerade
verksamheten kommunikation i virtuella team?
- Vilka sociala aspekter är centrala för kommunikationen i virtuella team i den studerade verksamheten?
1.4 Avgränsningar
Termerna virtuella team, distribuerade team, remote teams, computer-mediated teams, online teams och cross-site teams har används omväxlande i litteraturen (Alaiad et al., 2019). I denna uppsats kommer endast begreppet ”virtuella team” att användas. I de två team hos Advania som studerats befinner sig medarbetarna i Sverige. Därmed är inte begreppet globala virtuella team aktuellt i denna studie, vilket innebär virtuella team där medlemmarna sitter utspritt i olika länder världen över (Schaubroeck & Yu, 2017).
Det finns olika definitioner av virtuella team (Ebrahim et al., 2009). Vi kommer dock i denna uppsats inte att undersöka hur pass virtuella teamen är. De två team som studerats sitter geografiskt utspridda i Sverige, men inom teamen förekommer även att teammedlemmar arbetar på samma kontor. Ibland sker möten ansikte-mot-ansikte men en stor del av kommunikationen sker virtuellt. Studien begränsar sig till den kommunikation som sker internt inom respektive team och inte externt ut mot kund, till följd av tidsramen samt att vi inte har haft möjlighet till kontakt med kunderna. Med intern kommunikation avses i denna uppsats all kommunikation som sker inom teamet oavsett hur många som deltar eller på vilket sätt kommunikationen sker. Vi har valt att inte ytterligare definiera eller skilja på olika typer av intern kommunikation till följd av studiens omfattning och istället valt att enbart avgränsa oss från den externa kommunikationen. Vidare arbetar teamen med IT-projekt och detta är därför en del av vår studie, men eftersom fokus inte ligger på själva arbetsuppgifterna utan kommunikationen i de virtuella teamen möjliggör detta att resultatet kan appliceras även på virtuella team som arbetar med andra typer av projekt.
1.5 Målgrupp
Studiens resultat är först och främst relevant för Advania, eftersom det är direkt relaterat till företagets verksamhet till följd av att studien genomförts i denna kontext. Eftersom vi har intervjuat personer med olika perspektiv på virtuella team och kommunikation anser vi att resultatet kan vara intressant för flera olika roller i virtuella team. Resultatet kan även vara av intresse för olika typer av projekt i enlighet med avgränsningen av uppsatsen. Eftersom studien inte fokuserar på den specifika organisationens syn på virtuella team och kommunikation kan även andra organisationer som arbetar i virtuella team ha nytta av resultatet. Med vår studie vill vi även bidra med ytterligare kunskap inom forskningsfältet virtuella team genom att undersöka kommunikation i virtuella team kopplat till praktiken.
5
1.6 Disposition
Uppsatsen är disponerad enligt följande:
1. Inledning
I detta avsnitt presenteras studiens bakgrund och det forskningsproblem som ligger till grund för studien. Utifrån detta formuleras studiens syfte och frågeställningar samt studiens avgränsningar och målgrupp.
2. Metod
Här presenteras den forskningsstrategi, forskningsdesign, forskningsmetod samt analysmetod som användes vid genomförandet av studien. Vetenskapsrådets riktlinjer kring etik presenteras samt hur dessa riktlinjer har arbetats med under studien. Förkunskaper, kvalitetssäkring av studien och källkritik lyfts även i detta avsnitt.
3. Analytisk referensram
I detta avsnitt presenteras tidigare forskning som är till grund för studien och används vid analys av det empiriska materialet. Här presenteras viktiga begrepp, teorier och modeller gällande virtuella team och kommunikation.
4. Empiri
Här presenteras Advania samt respondenterna och därefter redogörs den empiri som samlats in genom kvalitativa semistrukturerade intervjuer. Empirin struktureras med övergripande kategorier och visualiseras med citat från respondenterna.
5. Analys
I detta avsnitt presenteras de teman som har identifierats i studien och som tidigare presenterats i empirin. Dessa teman analyseras och kopplas samman med den tidigare forskning som presenterats i den analytiska referensramen.
6. Slutsatser och kunskapsbidrag
I detta avsnitt sammanfattas studiens resultat utifrån den genomförda analysen och de frågeställningar som svarar mot uppsatsens syfte besvaras.
7. Reflektion, kritik och fortsatta studier
Här reflekterar vi kritiskt kring studiens genomförande och resultat. Även förslag på fortsatta studier presenteras.
8. Referenser
Här presenteras de källor som använts i uppsatsen.
9. Bilagor
Här presenteras uppsatsens bilagor som är det material och den intervjuguide som använts kopplat till de genomförda intervjuerna.
6
2 Metod
I detta avsnitt redovisas, motiveras och reflekteras kring de tillvägagångssätt som tillämpats vid genomförandet av denna studie. Detta avseende våra förkunskaper, studiens strategi, design och insamlingsmetod samt etiska överväganden och kvalitetssäkring av studien.
2.1 Förförståelse
Från våra studier vid det systemvetenskapliga kandidatprogrammet vid Linköpings universitet har vi med oss relevant kunskap inom ämnet informatik som vi kunnat utgå från i vårt arbete med uppsatsen. Vi har i utbildningen på olika sätt studerat och lärt oss om olika begrepp och metoder rörande exempelvis digitalisering, teknik och organisatoriska frågor. Därmed var en stor del av vår tidigare kunskap i grunden densamma, vilket resulterade i att vi fick arbeta med att vara kritiska mot och ifrågasätta vår förförståelse och syn på olika aspekter. Vi har dock läst olika inriktningar, Management och verksamhetsutveckling respektive Systemutveckling. Detta har i viss mån givit oss olika syn på ämnet, vilket vi sett som en styrka i arbetet med uppsatsen då vi har kunnat belysa studien från olika perspektiv.
Vår förförståelse var främst teoretisk utifrån vår utbildning respektive den tidigare forskning som vi har tagit del av. Vi hade dock även insikter kopplade till vår praktikperiod hos Advania som genomfördes ett halvår innan arbetet med studien. Under praktiken observerade och deltog vi i arbetet i de virtuella teamen inom det för studien aktuella affärsområdet. Därmed hade vi våra egna erfarenheter att utgå från och applicera vid arbetet med uppsatsen. Det har dock varit viktigt för oss att inte låta våra egna erfarenheter färga studien, utan istället kontinuerligt fokusera på våra respondenters upplevelser. Även här har vi därför fått arbeta kritiskt och reflektera över vårt arbete.
Den kunskap vi besatt vid starten av studien gällande genomförandet av kvalitativa undersökningar kom från utbildningen där vi läst två kurser: kvalitativ metod respektive samhällsvetenskaplig metod. Utöver dessa två kurser har vi genomfört liknande arbeten vid ett flertal tillfällen, då vi samlat in data genom intervjuer hos företag och sammanställt detta i rapportform. Arbetet med och utformandet av denna uppsats har dock varit betydligt mer omfattande och komplext än tidigare arbeten, men vi har ändå haft nytta av våra grundläggande kunskaper.
2.2 Forskningsstrategi
Forskningsstrategi är den generella inriktning som en samhällsvetenskaplig studie har (Bryman, 2011). Nedan presenteras studiens ansats och angreppssätt som anknyter till forskningsstrategin.
7
2.2.1 Ansats
Vår studie har genomförts utifrån en kvalitativ forskningsstrategi samt ett tolkande perspektiv. Enligt Bryman (2011) ligger fokus vid kvalitativa studier på respondenternas beskrivningar och betoning av kontexten, medan det tolkande perspektivet fokuserar på hur individen uppfattar och tolkar sin sociala verklighet. Detta skiljer sig mot kvantitativ forskningsstrategi som istället bygger på en positivistisk naturvetenskaplig modell (Myers, 1997) och lägger vikt vid kvantifiering under insamling och analys av data (Bryman, 2011). Istället för att utgå från respondenternas syn på verkligheten, söker kvantitativa studier att fånga en objektiv sanning (ibid.). Eftersom våra frågeställningar är formulerade utifrån hur medlemmarna i virtuella team upplever kommunikation så valde vi kvalitativ forskningsstrategi framför kvantitativ forskningsstrategi för att kunna svara mot dessa. Fokus för vår studie var hur respondenterna tolkade sin verklighet samt hur de tolkade de begrepp som var centrala i studien. Enligt Bryman (2011) innebär detta att den empiriska data som samlas in kan bidra med en djupare bild av ett fenomen snarare än bredd, då respondenterna får möjlighet att ge mer grundliga svar.
Myers (1997) lyfter att forskning inom informatik har gått från att fokusera på ett tekniskt perspektiv till att fokusera på ett management- respektive organisatoriskt perspektiv. Därför har kvalitativ forskning visat sig vara en passande forskningsstrategi inom just informatik, då det möjliggör för forskaren att få en bild av det som undersöks ur samma perspektiv som den som deltar i studien (ibid.). Eftersom vår studie rör ämnet informatik passar därför en kvalitativ forskningsstrategi.
Bryman (2011) lyfter att kvalitativ forskningsstrategi även möter kritik, då den anses vara för subjektiv till följd av att både respondenter och forskare tolkar fenomen och data. Det finns även svårigheter gällande replikerbarhet, eftersom kvalitativa studier genomförs i en specifik kontext och den tolkande och subjektiva aspekten innebär att forskare kan se olika saker och dra olika slutsatser (Bryman, 2011). Vi har bemött frågan gällande replikerbarhet genom att vara transparenta med vårt tillvägagångssätt i uppsatsen för att på så sätt möjliggöra för replikering av studien. Dock begränsas detta av att studien och dess resultat är delvis bundet till sin kontext. Det finns även svårigheter gällande generalisering, eftersom kvalitativa studier är mer bundna till sin kontext och den miljö som studeras och det blir därför svårt att applicera resultatet på en annan situation (Bryman, 2011). Flyvbjerg (2006) lyfter dock att mer konkret och kontextbunden kunskap också kan vara ett värdefullt kunskapsbidrag. Vi har därmed formulerat frågeställningar för att främst kunna beskriva och förklara vårt fall och vi anser att detta kan bidra till djupare kunskap om kommunikation i virtuella team. Trots svårigheter gällande generalisering kan vårt resultat på så sätt ändå bidra med ytterligare kunskap som kan appliceras på exempelvis andra organisationer eller projekt.
2.2.2 Angreppssätt
Vi valde att använda oss av ett abduktivt angreppssätt vid genomförandet av studien. Bryman (2011) beskriver detta angreppssätt som iterativt där fokus växlar mellan teori och empiri. I vår studie kunde vi därmed utgå från tidigare forskning som grund för problemformulering, syfte och frågeställningar, varpå dessa kunde undersökas i empirin. Det abduktiva angreppssättet
8 möjliggjorde vidare att vi kunde anpassa studiens fokus utifrån empirin. Exempelvis kunde vi utveckla den analytiska referensramen med ytterligare relevant forskning utifrån det vi fann i vår insamlade empiri och på så sätt även utveckla vår analys genom att använda forskningen för att studera vår empiri. Vi ville även nå ett djup i vår studie genom att lägga tyngd vid våra respondenters perspektiv på de fenomen som är i fokus för studien, vilket vi upplevde att det abduktiva angreppssättet möjliggjorde.
2.3 Forskningsdesign
Enligt Bryman (2011) kan forskningsdesign beskrivas som en ram för insamling och analys av data. Nedan beskrivs den forskningsdesign som använts i studien.
2.3.1 Fallstudie
Vi har använt oss av fallstudien som forskningsdesign. Bryman (2011) definierar fallstudien som ett detaljerat och ingående studium av en social enhet, alltså en viss miljö eller situation. Myers (2009) beskriver i sin tur fallstudien som en detaljerad studie av en social enhet med tydliga gränser. Empiriska bevis samlas in för att studera det aktuella ämnet eller fenomenet i sin kontext och dessa kan samlas in från en eller flera organisationer (ibid.). Eftersom vår studie genomfördes hos Advania och utifrån detta tydligt satta gränser samt kopplat till den specifika kontexten passade fallstudien som forskningsdesign. I vår fallstudie har vi fokuserat på två virtuella team hos Advania som arbetar med projekt mot varsin kund.
Flyvbjerg (2006) lyfter att en fördel med fallstudier är att de möjliggör ett djup gällande data snarare än en bredd, vilket passar vår studie då vi antog en kvalitativ ansats och därmed sökte våra respondenters tolkningar och eftersträvade ett djup för att besvara våra frågeställningar. Vidare är fallstudien filosofiskt neutral och kan därmed utgå från ett positivistiskt, tolkande eller kritiskt perspektiv (Myers, 2009). Eftersom vi antog ett tolkande perspektiv passade därför fallstudien som forskningsdesign. Myers (1997) lyfter även att fallstudier passar väl vid studier inom informationssystem, eftersom fokus här ligger på att studera dessa inom sin organisatoriska kontext samt eftersom intresset inom fältet gått från tekniska frågor till organisatoriska.
Myers (2009) lyfter att även om ett fall till viss del är bundet till sin kontext så kan det användas för att dra slutsatser om ett fenomen mer generellt. Noor (2008) lyfter dock att fallstudien som design har kritiserats vad gäller grad av generaliserbarhet gällande huruvida resultatet från ett enda fall kan överföras och appliceras på andra situationer. Detta kan möjligtvis bemötas genom att jämföra med andra fallstudier och på så sätt kunna generalisera (ibid.). Vi tror ändå att vi kan bidra med ytterligare kunskap inom ämnet, trots fokus på endast ett fall i vår studie. Våra resultat kan i viss mån överföras till andra kontexter, eftersom fokus ligger på respondenternas tolkningar och perspektiv och inte organisationens. Det finns även fördelar med fallstudien, exempelvis att denna möjliggör ett djup och kan ge en holistisk bild av ett fenomen (Noor, 2008). Eftersom vi främst eftersträvar ett djup och att förstå respondenternas perspektiv möjliggör därmed fallstudien detta.
9
2.4 Forskningsmetod
Enligt Bryman (2011) är forskningsmetoder en teknik för insamling av data och en forskningsmetod bör gå i linje med forskningsdesignen. Eftersom vi valt att genomföra en fallstudie lämpar sig därmed forskningsmetoden intervjuer, vilken beskrivs nedan kopplat till vår studie.
2.4.1 Intervju
Det empiriska materialet har samlats in genom kvalitativa semistrukturerade intervjuer. Enligt Myers och Newman (2007) är kvalitativa intervjuer en av de viktigaste datainsamlingsmetoderna inom kvalitativ forskning. Whiting (2008) beskriver semistrukturerade intervjuer som att forskaren utgår från en intervjuguide med förbestämda frågor som är formulerade för att kunna samla relevant data utifrån studiens syfte. Under intervjuns gång kan intervjuaren dock frångå intervjuguiden genom att ställa följdfrågor och på så sätt få mer utvecklade svar ge respondenten möjlighet att gå mer på djupet och ge detaljerade svar. En semistrukturerad intervju karaktäriseras av att respondenten upplever intervjun som en diskussion snarare än ett förhör (Whiting, 2008). Det leder till att personen som intervjuas känner sig bekväm och ökar chansen till djupare svar (Ahrne & Svensson, 2015). Eftersom vår studie utgick från en kvalitativ ansats och ett tolkande perspektiv passade semistrukturerade intervjuer som forskningsmetod. Detta då dessa enligt Bryman (2011) lägger vikt vid respondenternas egna uppfattningar samt är flexibla genom att intervjun kan ta den riktning som respondentens svar går. Vid semistrukturerade intervjuer vill forskaren ha fylliga och detaljerade svar (Bryman, 2011), vilket passade vår studie då vi eftersträvade ett djup i våra empiriska data.
Enligt Eriksson-Zetterquist och Ahrne (2015) finns det även aspekter som är särskilt viktiga att ta hänsyn till vid intervjuer. Det är inte bara frågorna som är relevanta utan även själva intervjusituationen och miljön. Författarna beskriver även forskareffekten, vilken innebär att respondentens beteende och svar påverkas av forskarens närvaro (Eriksson-Zetterquist & Ahrne, 2015). Olika individer har olika sätt att intervjua och att alla intervjuare därför måste balansera att vara för passiva eller för styrande (Walsham, 1995). Vi hade därför dessa aspekter i åtanke inför samt under genomförandet av intervjuerna.
Vi genomförde totalt fyra intervjuer med fyra olika personer hos Advania. Respondenterna har olika roller och arbetar i något av de två teamen som är fokus för vår studie. En av intervjuerna skedde ansikte-mot-ansikte på ett av Advanias kontor, vilket Bryman (2011) beskriver som en direkt intervju. Resterande tre intervjuer skedde via ett digitalt kommunikationsverktyg. De tre intervjuerna genomfördes dock utan video och går därmed att likna vid det Bryman (2011) kallar telefonintervjuer. Fördelar med telefonintervjuer är att de minskar kostnaden för resor samt sparar tid (ibid.). Anledningen till att inte samtliga intervjuer skedde på respektive respondents kontor var just att vi hade begränsad tidsram och resurser och därav valde att genomföra intervjuerna på distans i samråd med respondenterna. Vid intervjuer ansikte-mot-ansikte kan intervjuaren fånga upp ytterligare information utöver det som sägs utifrån
10 exempelvis kroppsspråk och icke-verbala signaler (Bryman, 2011). Då vi genomförde tre av intervjuerna via telefon föll detta därmed bort och vi kunde enbart utgå från det som sades. Vi anser dock att detta troligtvis inte ledde till något större bortfall till följd av att samtliga respondenter är vana vid digitala möten samt att vi hade träffat respondenterna vid tidigare tillfällen.
Det finns risk att intervjun känns konstlad för respondenten och intervjuaren om intervjun sker på en plats där ingen av dessa är van att befinna sig (Myers & Newman, 2007). Respondenten fick i detta fall befinna sig på en plats som hen kände sig van vid och vi satt på Linköpings universitet. Då vi hade avsatt cirka en timme för respektive intervju valde vi att skicka ut ett dokument till samtliga respondenter några dagar innan intervjutillfället. Dokumentet innehöll information om studiens syfte samt ett antal reflektionsfrågor som respondenterna kunde tänka igenom innan intervjutillfället (se bilaga 2). Vi var båda två närvarande vid samtliga intervjuer. En av oss hade huvudansvar för att ställa frågor, medan den andra främst lyssnade och delvis antecknade respondentens svar. Samtliga intervjuer spelades även in, vilket presenteras nedan kopplat till inspelning och transkribering.
Urval av respondenter
Vi identifierade initialt Advania som organisation att genomföra studien på till följd av att de arbetar i virtuella team. Vi hade därefter ett möte med vår kontaktperson vid vilket vi diskuterade studien samt möjligheter angående vilka på företaget som vore relevanta för oss att intervjua. I samråd med vår kontaktperson valde vi två team som arbetar mot varsin kund och utifrån dessa två personer i respektive team som varit tätt involverade i arbetet och därför skulle möjliggöra en överblick av arbetet och projekten. För att vidare även få tillgång till olika perspektiv kopplat till våra frågeställningar intervjuade vi personer med olika roller i respektive team. Respondenterna har även arbetat olika länge, vilket ytterligare bidrar till att öppna upp för olika perspektiv. Att intervjua fyra personer kan ses i underkant enligt Bryman (2011), men till följd av studiens tidsram hade vi begränsade möjligheter att genomföra ett större antal och fokuserade därför istället på att genomföra intervjuerna mer djupgående.
Vi utgick därmed från ett målstyrt urval, vilket enligt Bryman (2011) är det vanligaste tillvägagångssättet vid kvalitativa studier. Denna typ av urval handlar i huvudsak om att välja ut enheter, alltså exempelvis individer, organisationer, avdelningar, och liknande, med direkt hänvisning till de forskningsfrågor som har formulerats, snarare än till exempel ett sannolikhetsurval där urvalet sker slumpartat (ibid.). Således kunde vi utifrån vårt syfte identifiera Advania samt med hjälp av vår kontaktperson de personer som skulle möjliggöra ett djup och en omfattning avseende den empiri som krävdes för att besvara våra frågeställningar gällande kommunikation i virtuella team.
Inspelning och transkribering
Samtliga intervjuer spelades in efter godkännande av respektive respondent. Att spela in sina intervjuer lyfter Bryman (2011) som en fördel, då det tillåter forskaren att fokusera på intervjun och att kunna ställa följdfrågor. Bryman (2011) lyfter dock att bristande teknik är en potentiell riskfaktor avseende inspelning. Vi valde därför att spela in våra intervjuer på två enheter för att
11 minska risken att förlora materialet samt testade inspelningsfunktionen på förhand för att säkerställa kvalitén på det inspelade materialet. Vi förde även grova anteckningar under intervjuns gång, främst gällande sådant som vi ansåg särskilt intressant eller ville följa upp under själva intervjun. Vi hade dock i åtanke att fortfarande lägga fokus på respondenternas svar, enligt det Bryman (2011) lyfter avseende att forskaren bör vara närvarande i stunden för att kunna nyttja intervjutillfället i så stor utsträckning som möjligt.
Bryman (2011) samt Walsham (1995) lyfter att transkribering av intervjuer är en tidskrävande process. Vi valde ändå att transkribera allt som sades för respektive intervju, eftersom detta underlättar vid analysarbetet. Inspelningarna kunde omvandlas till material som enklare kunde analyseras och möjliggjorde att vi kunde återgå till materialet flera gånger vid arbetet med att besvara studiens frågeställningar. Intervjuerna transkriberades med hänsyn till respondenternas anonymitet och materialet hanterades med försiktighet, då Walsham (1995) skriver att hanteringen av intervjumaterial är kritisk eftersom risken finns att det kan hamna i fel händer. Vi arbetade även med vad Bryman (2011) kallar respondentvalidering, genom att vi frågade respektive respondenterna om de ville ta del av det transkriberade materialet från sin intervju. På så sätt kunde vi säkerställa att vi uppfattat respondenten korrekt, samt att vi kunde vara transparenta gentemot respondenten. Vi tror även att detta bidrog till att respondenterna kunde känna sig mer bekväma med att bli inspelade, vilket är något som Bryman (2011) lyfter som en potentiell risk vid intervjuer.
Intervjuguide
Som presenterats ovan valde vi att genomföra semistrukturerade intervjuer som datainsamlingsmetod. Whiting (2008) beskriver att semistrukturerade intervjuer utgår från en på förhand fastställd intervjuguide med frågor som är formulerade för att kunna samla relevant data utifrån studiens syfte, men intervjuguiden kan även enligt Bryman (2011) innehålla enbart övergripande teman som styr intervjun. Vi skapade därför en intervjuguide innan vi påbörjade insamlingen av empiri. I utformandet av denna utgick vi från tidigare forskning samt studiens syfte för att den insamlade empirin skulle möjliggöra att besvara studiens frågeställningar. Eftersom vi inte genomfört så många intervjuer i denna omfattning valde vi att formulera ett större antal frågor för att med säkerhet täcka in vårt syfte. Semistrukturerade intervjuer är dock flexibla och under intervjuns gång kan intervjuaren frångå intervjuguiden genom att ställa följdfrågor och på så sätt få mer utvecklade svar (Whiting, 2008). Vi kunde därmed utgå från vår intervjuguide och anpassa vilka av frågorna från intervjuguiden vi ställde samt ställa följdfrågor för att få mer utvecklade svar. Intervjuerna blev därför något olika. Vi utgick dock från samma intervjuguide i alla fyra intervjuer vilket gav möjligheten att från respektive respondent få svar på de viktiga frågorna kopplat till syftet, men även låta respondenterna leda intervjun då vi lade stort fokus på deras perspektiv och tolkningar. Intervjuguiden återfinns i bilaga 1.
12
2.5 Litteraturgenomgång och källkritik
Vi har sökt efter relevant litteratur via olika databaser, exempelvis Linköpings universitets UniSearch samt Google Scholar. Enligt Bryman (2011) är användandet av nyckelord viktigt för att forskaren ska kunna hitta relevant litteratur. I vår studie har därför främst nyckelorden “virtual teams”, “distributed teams”, “communication” “virtual communication”, samt “communication tools” använts och även olika kombinationer av dessa. Sökningen har skett på både svenska och engelska. Vi har framför allt sökt litteratur inom det vetenskapliga området informatik, eftersom detta är området för vår studie och därmed relevant. Vid enstaka tillfällen sökte vi information på Google för att få inspiration till nya ämnen att söka vetenskaplig litteratur inom.
Vi har genomgående under studiens gång arbetat med att vara källkritiska och detta var centralt kopplat till litteraturgenomgången. I vår uppsats har vi därför utgått från vetenskapliga källor som är peer reviewed, vilket enligt Nationalencyklopedin (2020b) innebär ett granskningsförfarande där en text som skickas till exempelvis en tidskrift bedöms av personer med likartad kompetens som författaren innan denna publiceras. På så sätt har vi kunnat öka sannolikheten att källorna till grund för vår uppsats är trovärdiga och relevanta. Vi har även haft i åtanke publiceringsår för respektive källa, eftersom vi ansåg det viktigt att inte använda oss av äldre källor som riskerar att vara utdaterade. I de fall vi använt oss av äldre källor har detta därför handlat om mer grundläggande fakta inom ämnet som inte förändrats i senare forskning, alternativt där vi även refererat till en nyare för att stötta ytterligare.
Under utformningen av denna studie har vi tagit del av tidigare forskning gällande virtuella team och kommunikation. I tidigare nämnda avgränsningar (se 1.4 Avgränsningar) nämns begreppet Global Virtual Teams och att vår studie begränsar sig till virtuella team som inte är utspridda i olika länder. Trots detta har vi i denna uppsats valt att lyfta tidigare forskning inom detta område, då en del aspekter som lyfts är generella för virtuella team och inte bundet till globala. Vi har vid användningen av dessa dock bortsett från sådant som påverkar kommunikation i virtuella team som är bundet till exempelvis kulturella skillnader, tidszoner och liknande.
2.6 Analys
Vi valde att genomföra en tematisk analys, vilket enligt Bryman (2011) är ett av de vanligaste tillvägagångssätten inom kvalitativa metoder. I denna form av kvalitativ dataanalys försöker forskaren identifiera återkommande teman utifrån det empiriska materialet (ibid.). Tematisk analys passade därför vår studie, eftersom forskaren enligt Bazeley (2009) utifrån studiens syfte kan identifiera teman som svarar mot frågeställningarna. I vårt fall kunde vi därmed identifiera teman kopplat till kommunikation i virtuella team för att besvara våra frågeställningar.
Det finns olika åsikter gällande temans definition, men vi utgick från Ryan och Bernard (2003) som beskriver teman som “etiketter” vilka sammanfattar uttryck. Detta eftersom vi upplevde att arbetet blev tydligare för oss genom att hantera teman som kategorier. Vid identifiering av
13 teman bör forskaren bland annat söka efter repetitioner, lokala uttryck, återkommande metaforer, likheter och skillnader och saknade data (Ryan & Bernard, 2003). Teman kan uppkomma både från data, men även från forskarens förförståelse av fenomenet (ibid.). För att kunna analysera materialet från intervjuerna valde vi därför att först transkribera dessa och på så sätt samla och åskådliggöra våra data. Dessa dokument kunde vi därefter skriva ut och gå igenom i flera omgångar för att markera och identifiera våra teman.
Vi valde även att tillämpa Bazeleys (2009) tre-stegs-modell vid analysen. När vi hade transkriberat samtliga intervjuer hade vi 38 sidor med data att analysera med hjälp av modellen kunde vi bearbeta och analysera våra data mer effektivt. Enligt Bazeley (2009) är det är viktigt att inte enbart identifiera och beskriva teman, utan även relatera dessa till varandra och skapa en övergripande bild eller förklaringsmodell. Analysen bör därför genomföras utifrån tre steg, där forskaren börjar med att beskriva teman, för att därefter jämföra och relatera dessa (ibid.). Vi började därför med att identifiera teman utifrån det transkriberade materialet och arbetade därefter med att jämföra och relatera dessa. Bazeleys (2009) tre-stegs-modell möjliggjorde därmed att vi kunde gå djupare vid analysen och analysera relationer mellan teman. En sammanställning av studiens teman återfinns i tabell 1.
Enligt Bryman (2011) kan det dock vara svårt att kontrollera ifall en forskare har utgått ifrån tematisk analys eller inte, då detta synsätt inte har någon tydlig beskrivning samt att de kriterier som tillämpas vid identifikation av teman ofta är otydliga. Även Ryan och Bernard (2003) lyfter att tydliga beskrivningar saknas och att identifikation av teman inte leder till en unik lösning, eftersom det går att arbeta på olika sätt och därmed få olika resultat. Detta bemötte vi genom att utgå från Bazeleys (2009) tre-stegs-modell samt vara transparenta med vårt tillvägagångssätt.
2.6.1 Sammanställning av studiens teman
Tabell 1. Sammanställning av studiens teman och underteman.
Tema Undertema
Behov av kommunikation Kommunikationens frekvens och kvalitet Flexibilitet i kommunikationen
De digitala kommunikationsverktygen Synkron och asynkron kommunikation Media synchronicity theory
Sociala aspekter Informell kommunikation Tillit
14
2.7 Etiska överväganden
Vi har tagit hänsyn till Vetenskapsrådets (2002) forskningsetiska principer inom humanistisk- samhällsvetenskaplig forskning vid utformandet och genomförandet av denna studie. Enligt Vetenskapsrådet (2002) är forskning viktigt och nödvändigt för både individernas och samhällets utveckling samt att denna fokuserar på betydande frågor och håller hög kvalitet. Detta krav kallas forskningskravet. Vidare beskriver Vetenskapsrådet (2002) individskyddskravet, som innebär att varje individ i samhället har ett berättigat krav på skydd mot otillbörlig insyn i exempelvis sina livsförhållanden, samt får inte heller utsättas för psykisk eller fysisk skada, förödmjukelse eller kränkning. De två kraven och dess konsekvenser måste vägas mot varandra inför varje vetenskaplig undersökning. Vidare konkretiseras det grundläggande individskyddskravet i fyra allmänna huvudkrav: informationskravet, samtyckeskravet, konfidentialitetskravet och nyttjandekravet (Vetenskapsrådet, 2002).
2.7.1 Informationskravet
Informationskravet innebär att de som deltar i en studie ska informeras om undersökningens syfte samt vilka villkor som gäller för deras deltagande (Vetenskapsrådet, 2002). Detta innebär att deltagandet är frivilligt från respondenternas sida samt att de när som helst kan välja att avbryta sitt deltagande (ibid.). Detta tillgodosåg vi i studien genom att på förhand skicka ut information till våra respondenter angående deras medverkan och studiens syfte. Respondenterna fick även kontaktuppgifter för att kunna ställa frågor eller ge synpunkter. Informationen upprepades även vid respektive intervjutillfälle.
2.7.2 Samtyckeskravet
Enligt Vetenskapsrådet (2002) rör samtyckeskravet att deltagare i en studie har rätt att själva bestämma över sin medverkan. Forskaren ska alltså inhämta samtycke, framför allt vid undersökningar med aktiv insats av deltagarna. Deltagarna har rätt att själva bestämma om, hur länge och på vilka villkor de deltar och ska därmed kunna avbryta sin medverkan när som helst under studien. Om så är fallet får deltagarna inte utsättas för otillbörlig påtryckning eller påverkan (Vetenskapsrådet, 2002). Vi tillgodosåg detta i vår studie genom blanketten ”Informerat samtycke” (bilaga 3) med information om studien som respondenterna fick skriva under eller muntligt godkänna. Dessa blanketter innehas av oss som genomfört studien och hanteras i linje med GDPR.
2.7.3 Konfidentialitetskravet
Konfidentialitetskravet innebär att deltagare i en undersökning ska ges största möjliga konfidentialitet och att personuppgifter ska förvaras så att obehöriga inte kan ta del av dem (Vetenskapsrådet, 2002). All personal som deltar i en studie som omfattar användning av etiskt känsliga uppgifter om identifierbara personer bör underteckna en förbindelse om tystnadsplikt (ibid.). Eftersom vi inte hanterar några etiskt känsliga uppgifter i vår studie har denna fråga inte varit aktuell. Vi har därmed tagit hänsyn till det Vetenskapsrådet (2002) lyfter gällande att alla
15 uppgifter om identifierbara personer skall antecknas, lagras och avrapporteras på ett sådant sätt att enskilda människor inte kan identifieras av utomstående. Detta genom att ta hänsyn till GDPR i lagringen av allt material rörande våra intervjupersoner. Vi har även anonymiserat allt material för att vidare tillgodose konfidentialitetskravet så att det inte ska kunna gå att identifiera respondenterna utifrån vår empiri. Det transkriberade intervjumaterialet har endast vi som genomfört studien tagit del av. Vi sparar känsliga uppgifter endast så länge vår studie kräver.
2.7.4 Nyttjandekravet
Nyttjandekravet innebär att de uppgifter som samlats in från deltagarna endast får användas för forskningsändamål (Vetenskapsrådet, 2002). Detta har vi tillgodosett genom att säkerställa att våra frågor svarade mot studiens syfte och de frågeställningar som ska besvaras för att relevant data skulle samlas in. Enligt Vetenskapsrådet (2002) får uppgifterna inte heller användas eller utlånas för kommersiellt bruk eller andra icke-vetenskapliga syften och personuppgifter får inte användas för beslut eller åtgärder som direkt påverkar den enskilde i form av exempelvis vård eller tvångsintagning. Då vår studie inte har något kommersiellt syfte eller rör känslig information om deltagarna har denna del av nyttjandekravet inte varit aktuellt.
2.8 Kvalitetssäkring av studien
Inom kvantitativ forskning används enligt Bryman (2011) främst begreppen reliabilitet och validitet som kriterier för forskningens kvalitet. Reliabilitet avser tillförlitlighet och forskningsresultatens stabilitet, alltså huruvida resultaten från en undersökning blir desamma om studien genomförs på nytt, eller om dessa har påverkats av slumpmässiga eller tillfälliga aspekter. Validitet avser huruvida de slutsatser som genererats i en studie hänger samman eller ej. Enligt Bryman (2011) har dock användningen av dessa kriterier kopplat till kvalitativ forskning ifrågasatts, eftersom de är utvecklade för kvantitativ forskning och därmed fokuserar mer på mätning snarare än tolkning avseende data. I denna studie har vi därför istället valt att använda oss av kriterier tillförlitlighet som är framtaget för just kvalitativ forskning (Bryman, 2011).
2.8.1 Tillförlitlighet
Bryman (2011) lyfter tillförlitlighet som bestående av fyra kriterier för kvalitativa studier och kvalitetssäkring: trovärdighet, överförbarhet, pålitlighet och konfirmering. Dessa kriterier var därmed viktiga för oss att beakta i vår studie. De fyra kriterierna för tillförlitligheten av studien presenteras nedan. I studien har vi även arbetat med att vara transparenta genom att tydligt motivera våra val samt att vi beskrivit vårt tillvägagångssätt och varit kritiska till tidigare forskning samt vår egen studie.
Trovärdighet
Trovärdighet innebär hur pass troliga eller sannolika studiens resultat är och motsvarar alltså den kvantitativa forskningens interna validitet (Bryman, 2011). För att öka trovärdigheten i
16 studien kan forskaren presentera insamlad data för respondenterna för att de ska kunna lämna feedback och bekräfta ifall denna stämmer (Bryman, 2011; Creswell & Miller, 2000). För att uppnå en hög trovärdighet valde vi att spela in samtliga intervjuer. Inspelningen bidrog till att vi kunde försäkra oss om att empirin som samlats in inte av misstag blev manipulerad av oss. Vi erbjöd därefter respondenterna att läsa igenom det transkriberade materialet och uppsatsen för att försäkra oss om att vi har tolkat deras beskrivningar rätt. Vi har på detta sätt försäkrat oss om att respondenterna är insatta i hur vi använder deras beskrivningar i resultatet i studien.
Överförbarhet
Enligt Bryman (2011) innebär kriteriet överförbarhet huruvida forskningsresultaten kan tillämpas på och säga något om en annan kontext än den som studerats. Detta svarar mot den kvantitativa forskningens externa validitet. Eftersom stort fokus ligger på kontexten i kvalitativa studier uppstår svårigheter att överföra resultaten på en annan situation. Vid kvalitativ forskning söker forskaren att fånga unika betydelser och meningar i den sociala verklighet som studeras och resultatet blir därför kontextuellt bundet (Byman, 2011). I vår studie innebär därmed kriteriet gällande överförbarhet en utmaning, då vi har studerat ett fall genom intervjuer kopplat till en specifik miljö. Enligt Noor (2008) är generalisering och överförbarhet ett problem för fallstudier. Detta kan bemötas genom att studera och jämföra flera olika fall (ibid.), men detta var inte möjligt i vår studie till följd av tidsram och omfattning. För att bemöta detta och tillgodose kriteriet gällande överförbarhet har vi arbetat med tydlighet avseende beskrivningar av den sociala verklighet vi studerat samt även vårt tillvägagångssätt.
Pålitlighet
Kriteriet pålitlighet rör enligt Bryman (2011) huruvida studien skulle ge likartade resultat vid ett annat tillfälle. Detta svarar därmed mot den kvantitativa forskningens reliabilitet och om studien går att replikera, alltså genomföra på nytt. Replikerbarhet är en utmaning för kvalitativa studier (Bryman, 2011). För att tillgodose detta kriterium har vi genomgående i uppsatsen arbetat med att tydligt beskriva vårt tillvägagångssätt och olika aspekter av studien, främst i detta metodavsnitt. Detta bidrar till pålitlighet, då en tydlig beskrivning av studiens tillvägagångssätt samt de val som gjorts ökar studiens replikerbarhet. Vi har även arbetat med att kritiskt utvärdera våra val avseende metod, detta även utifrån diskussioner med vår handledare och våra kurskamrater.
Konfirmering
Det sista kriteriet, konfirmering, innebär att forskaren bör motarbeta att egna avgörande värderingar påverkar studiens resultat (Bryman, 2011). På så sätt kan studiens resultat bli mer objektivt (ibid.). För att försäkra oss om detta har vi under hela arbetet diskuterat samt bearbetat all analys gemensamt, alltså att vi båda alltid varit delaktiga. Vi tänker att vi som människor aldrig kan vara helt subjektiva, eftersom vi präglas av tidigare erfarenheter och hur vi tolkar världen. Däremot kan vi genom att vara kritiska mot oss själva och vår studie främja objektivitet. Som tagits upp i gällande trovärdighet har vi även låtit respondenterna ta del av empirin, vilket gjort att respondenterna kunnat återkoppla om våra åsikter färgat resultatet för mycket och säkerställa att vi tolkat dem rätt.
17
3 Analytisk referensram
I detta avsnitt presenteras den utvalda litteraturen och tidigare forskning som ligger till grund för uppsatsen. Centrala begrepp lyfts för att i efterkommande avsnitt kunna koppla dessa till empirin och analysen. Detta avsnitt kan ofta även gå under namnet “Litteraturöversikt”.
3.1 Kommunikation i virtuella team
Eftersom syftet med studien är att undersöka aspekter av kommunikation blir därmed kommunikation ett centralt begrepp i uppsatsen och lyfts därför i denna del. Som tidigare nämnts är kommunikation en avgörande aspekt för virtuella team (Alaiad et al., 2019; Bergiel et al., 2008; Martins et al., 2004). Enligt Berry (2011) är kommunikation, oavsett virtuell eller ansikte-mot-ansikte, fundamental för att kunna organisera och utföra arbete, eftersom kommunikation tillgodoser de grundläggande byggstenar genom vilka människor samarbetar, fattar beslut och agerar för att uppnå organisatoriska mål. Alaiad et al. (2019) utvecklar detta och skriver att kommunikation möjliggör för virtuella team att nå sina mål genom utbyte av information och kunskap, gemensam förståelse, koordinering av aktiviteter, samarbete gällande uppgifter och att kunna lösa konflikter. Det påverkar därmed teamets prestation (Alaiad et al., 2019; Szewc, 2013). Därför måste organisationer tillgodose och hantera kommunikation i virtuella team för att förbättra teamets sammanhållning och effektivitet (Alaiad et al., 2019) och det bör ses som den mest kritiska uppgiften för virtuella organisationer (Szewc, 2013).
Vi ser därmed att flera aspekter av virtuella team och deras arbete påverkas av respektive påverkar kommunikation. Vi tänker därför att kommunikation är ett komplext begrepp och kan beskrivas på olika sätt och innefatta olika saker. Berry (2011) beskriver kommunikationsprocessen som att överföra information och skapa en gemensam förståelse mellan en eller flera parter. För att kunna uppnå en gemensam förståelse krävs att båda parter både förstår informationen och hur den andre tolkat denna (ibid.). Vidare kräver kommunikation enligt Nationalencyklopedin (2020a) dels ett språk eller en kod genom vilken informationen uttrycks, samt ett fysiskt medium genom vilket informationen överförs. I denna studie har vi valt att inte definiera begreppet kommunikation utöver denna övergripande beskrivning, eftersom vi utifrån den kvalitativa ansatsen och tolkande perspektiv vill studera fenomenet utifrån respondenternas uppfattning.
3.1.1 Kommunikationens frekvens och kvalitet
Marlow et al. (2017) skriver att relationen mellan teamkommunikation och prestation är något som ofta lyfts inom tidigare forskning. Kommunikation är dock mångfacetterat och författarna lyfter kommunikationens frekvens respektive kvalitet som två aspekter som påverkar ett teams prestation. Eftersom vi som en del av vår studie vill undersöka vilket behov virtuella team har av kommunikation ser vi att detta kan kopplas till kommunikationens frekvens och kvalitet.
18
Kommunikationsfrekvens
Marlow et al. (2017) beskriver att kommunikationsfrekvens innebär volymen av kommunikation oavsett vilken väg denna sker, alltså mängden kommunikation som sker mellan teammedlemmar. Inom team där teammedlemmarnas individuella ansvarsområden är tätt beroende av de andra teammedlemmarnas så ökar behovet av effektiv kommunikation. När medlemmarna kan arbeta mer oberoende av varandra krävs inte lika frekvent teamkommunikation för att uppnå en hög prestation och bra resultat. När teammedlemmarnas uppgifter är sekventiellt beroende krävs mer frekvent kommunikation för att säkerställa att medlemmarna vet när varje del av uppgiften är klar och att de därmed kan påbörja sin del. Om arbetet ofta skiftar mellan teammedlemmarnas respektive uppgifter, alternativt om arbetsuppgiften kräver att teammedlemmar arbetar samtidigt med uppgiften, så krävs ökad kommunikation för att uppnå hög prestation (Marlow et al., 2017).
En hög kommunikationsfrekvens kan alltså skapa problem för virtuella team, men enligt Marlow et al. (2017) har frekvensen även visat sig spela en viktig roll kopplat till teamets utveckling och funktion, speciellt i början av teamets livscykel. Hög kommunikationsfrekvens bidrar till utvecklingen av flera teamprocesser, eftersom när fler interaktioner sker mellan teammedlemmarna så ökar möjligheterna att skapa en gemensam förståelse och för teammedlemmar att bidra på ett gynnsamt sätt. Det kan därmed möjliggöra för teamet att fungera på ett effektivt sätt kopplat till prestation och resultat (Marlow et al., 2017).
Marlow et al. (2017) lyfter vidare att till följd av att kommunikation i virtuella team sker via elektroniska medium kan kommunikationsfrekvensen öka jämfört med team som arbetar ansikte-mot-ansikte, samtidigt som effektiviteten minskar. Detta beror på att en ökad kommunikationsfrekvens ofta resulterar i en ökad volym av irrelevant information och därmed frångår nödvändigt informationsutbyte. Det kan exempelvis röra sig om flertalet email eller meddelanden via digitala kommunikationsverktyg som teammedlemmar måste sortera utifrån hur relevant informationen är för deras del av arbetet. Det resulterar därmed i överbelastning av information. Författarna föreslår vidare att verbal kommunikation enklare kan bortses från och det därför blir enklare för teammedlemmar att sålla i informationen vid hög kommunikationsfrekvens om denna sker ansikte-mot-ansikte. Det tar längre tid att sortera exempelvis email. Därmed bör virtuella team ha i åtanke hur problemet avseende irrelevant kommunikation kan minskas och hanteras (Marlow et al., 2017).
Kommunikationskvalitet
Enligt Marlow et al. (2017) rör kommunikationskvalitet i vilken utsträckning kommunikationen mellan teammedlemmar är tydlig, effektiv, komplett och i tid, alltså i vilken utsträckning kommunikationen mellan teammedlemmarna är riktig och förstådd. Kommunikationskvalitet, oberoende av kvantitet eller frekvens, bidrar till ökad prestation för teamet, eftersom det leder till tydlighet avseende vad som ska göras och hur. Enligt författarna är detta den viktigaste aspekten av kommunikation kopplat till påverkan på teamets resultat. Hög kommunikationskvalitet kan bidra till utvecklingen av gemensam förståelse inom teamet kopplat till exempelvis roller och ansvarsfördelning. Detta möjliggör att teamet med tiden på ett effektivt sätt kan arbeta oberoende av varandra utan kommunikation. Vidare beskriver
19 Marlow et al. (2017) två aspekter av kommunikationskvalitet: kommunikationens läglighet (eng. timeliness) respektive closed-loop-kommunikation.
Kommunikationens läglighet innebär i vilken utsträckning kommunikation förmedlas och mottas vid rätt eller läglig tidpunkt. Detta är särskilt viktigt i virtuella team, främst kopplat till att kommunikationen kan vara asynkron, alltså ske oberoende av tid och plats, exempelvis email. Att arbeta virtuellt kan även leda till att teammedlemmar arbetar med andra uppgifter samtidigt som de deltar i teaminteraktion, vilket delar deras uppmärksamhet mellan olika aktiviteter och gör att de inte fullt fokuserar på någon aktivitet (Marlow et al., 2017).
Closed-loop-kommunikation innebär att a) en teammedlem skickar ett meddelande, b) en annan teammedlem mottar meddelandet, och c) teammedlemmen som skickade meddelandet följer upp för att säkerställa att det mottogs och förstods. Om teammedlemmar säkerställer detta kan de öppna upp för möjligheten att tydliggöra kommunikationen och på så sätt förbättra hur teamet fungerar. I kommunikation ansikte-mot-ansikte kan teammedlemmar potentiellt reda ut missförstånd och bekräfta att meddelandet förståtts på ett enklare sätt till följd av att kommunikationen innehåller tonläge och icke-verbal kommunikation som kan bekräfta detta. Risken för missförstånd ökar i virtuella team till följd av att tekniska problem kan uppstå, till exempel släpande ljud vid videosamtal (Marlow et al., 2017). Därmed ser vi att closed-loop-kommunikation skulle kunna användas för att bemöta closed-loop-kommunikationsproblem i virtuella team.
3.1.2 Planering och riktlinjer gällande kommunikation
Clark, Marnewick och Marnewick (2019) belyser att det är viktigt med en genomtänkt kommunikationsdesign och att denna är anpassad till kommunikationsverktygen och till teammedlemmarnas egenskaper. En genomtänkt kommunikationsdesign kan bidra till att undvika missförstånd och förbättra hur information förmedlas (Szewc, 2013). Chang, Hungb och Hsieha (2014) skriver att om det finns instruktioner på hur ofta teamet ska kommunicera bidrar det till regelbundet kommunikationsmönster, vilket även kan minska osäkerheten och öka stabiliteten i teamet. Szewc (2013) lyfter att teamet bör använda sig av regler för kommunikationen, bland annat genom att exempelvis bestämma vilka tidpunkter som email ska besvaras samt använda de digitala kommunikationsverktyg som teamet har kommit överens om. Enligt Lumseyfai et al. (2019) medför digitala kommunikationsverktyg som även fungerar på en mobiltelefon visserligen mer frihet för teammedlemmarna gällande arbetstid, men bidrar samtidigt till att de kan bli störda när som helst på dygnet.
Enligt Chang et al. (2014) kan tydliga regler bidra till att skapa förtroende inom virtuella team. Dock måste samtliga teammedlemmar förstå alla regler (ibid.). Szewc (2013) beskriver att det bör finnas särskilda riktlinjer för kommunikationsprocesser och kommunikationsdesign. Författarna betonar att dessa ska innehålla information om när kommunikationen ska ske, vilken information som ska delas, vilken kommunikationsmetod som ska användas när samt hur teamen förväntas kommunicera och hur ofta (ibid.). När ett team är vana vid att arbeta tillsammans och vid de digitala kommunikationsverktygen så skapas normer kring hur kommunikationen ska ske, vilket innebär underförstådda regler och förväntningar (Bartelt &
