• No results found

Bakgrund dokumenthanteringsplan för tekniska nämnden

N/A
N/A
Protected

Academic year: 2022

Share "Bakgrund dokumenthanteringsplan för tekniska nämnden"

Copied!
25
0
0

Loading.... (view fulltext now)

Full text

(1)

Tekniska nämnden

Bakgrund dokumenthanteringsplan för tekniska nämnden

Dokumenthanteringsplanen är antagen 2018-06-XX, § XX.

I enlighet med 5 § Arkivreglemente för Hörby Kommun (Författningssamling, 1995-09-25) och 6 § 1p Arkivlagen skall varje myndighet upprätta en plan som beskriver myndighetens handlingar och hur dessa hanteras (dokumenthanteringsplan). Dokumenthanteringsplanen skall fortlöpande revideras.

Kommentar till §5 Arkivreglemente:

En dokumenthanteringsplan redovisar hur myndigheten dokumenterar sin verksamhet, d v s vilka handlingar som förekommer på olika media och hur de skall hanteras. Som framgår nedan är dokumenthanteringsplanen också ett bra sätt att leva upp till de krav på dokumentation av myndighetens verksamhet som - direkt eller indirekt - följer av lag. Dokumenthanteringsplanen är på samma gång ett inledande moment i den ordnade arkivbildningen.

Planen skall förses med uppgifter om när respektive handling kan gallras och vad som skall levereras till kommunarkivet. Den bör även förses med uppgifter om förvaringsform och anknytning till digitalt ärendesystem.

En dokumenthanteringsplan som utvecklas med dessa förutsättningar blir på samma gång:

– plan över myndighetens handlingar

– bevarandeplan för arkivalier

– gallringsplan för arkivalier.

(2)

Dokumenthanteringsplan för Tekniska nämnden, Hörby kommun

Antagen XXXX-XX-XX, §XX

Innehåll

Bakgrund dokumenthanteringsplan för tekniska nämnden ... 1

Innehåll ... 2

Administration ... 3

Allmän administrativ verksamhet ... 3

Ekonomi ... 4

Energiförsörjning ... 6

Hälsoskydd ... 6

Juridik ... 6

Nämndsadministration ... 7

Personal ... 8

Policy/styrdokument ... 8

Upphandling ... 9

Fastighet och mark ... 10

Fastighet ... 10

Mark och exploatering ... 12

Projekt- och anläggningshandlingar ... 13

Gator och vägar/parker/grönområden ... 16

Gator och vägar ... 16

Parker och grönområden ... 17

Skötselplan ... 17

Projekt- och anläggningshandlingar ... 18

Trafik... 19

Måltid ... 20

Allmän administrativ verksamhet ... 20

Räddningstjänsten ... 21

Allmän administrativ verksamhet ... 21

Drift och underhåll ... 21

Förebyggande arbete/brandskydd och tillsyn ... 22

Underhåll och reparationer (fordon) ... 23

Operativ verksamhet ... 23

Personal ... 25

(3)

Dokumenthanteringsplan för Tekniska nämnden, Hörby kommun

Antagen XXXX-XX-XX, §XX

Administration

Allmän administrativ verksamhet

Tillägg

Handling Mediumkrav Förvaringskrav Registrering i

ev. system Bevaras/Gallras Överföring till

centralarkiv Gallras efter Kommentar

Semesterlista - K:-katalog - Gallras - 3 år

Begäran om allmän handling som innebär beslut om avslag, sekretess eller andra förbehåll

Papper Arkiv W3D3 Bevaras 5 år

Cirkulär - - W3D3 Gallras - 2 år

Enkäter, kundundersökningar etc. (med

svar) - - W3D3 Gallras - Vid inaktualitet

Handläggningsrutiner (beslutade i

nämnd) - se även Policystyrdokument Papper Arkiv W3D3 Bevaras 5 år -

Handläggningsrutiner (övriga, ej beslutade i nämnd) - se även Policystyrdokument

Papper Arkiv W3D3 Gallras - Vid inaktualitet

Klagomål, synpunkter och förslag av

betydelse Papper Arkiv W3D3 Bevaras 5 år -

Klagomål, synpunkter och förslag av rutinartad allmän karaktär, t.ex.

nedskräpning

- - W3D3 Gallras - 3 år

Korrespondens, av betydelse Papper Arkiv W3D3 Bevaras 5 år -

Körkortsförbindelse - Arkiv - Gallras - Vid inaktualitet

Målarbete (planering, uppföljning och

utvärdering) Papper Arkiv W3D3 Bevaras 5 år - Dokumentation av mål,

strategier samt utvärderingar av arbetet.

Postlistor - - W3D3 Gallras - 2 år Integrerade i diariesystemet.

Protokoll eller mötesanteckningar från avdelningsmöten, personalmöten, informationsmöten o d interna verksamhetsmöten

- - W3D3 Gallras - Vid inaktualitet

Protokoll eller mötesanteckningar från

ledningsgrupper (förvaltningsledning) Papper Arkiv W3D3 Bevaras 5 år -

Risk- och krishantering - dokumentation av nämnd-/verksamhetsspecifika

säkerhetsrutiner

Papper Arkiv W3D3 Bevaras 5 år -

Risk- och krishantering - säkerhetspolicy Papper Arkiv W3D3 Bevaras 5 år -

Sekretessförbindelse Papper Arkiv - Bevaras 5 år -

(4)

Dokumenthanteringsplan för Tekniska nämnden, Hörby kommun

Antagen XXXX-XX-XX, §XX

Strategier (kvalitetsarbete) Papper Arkiv W3D3 Bevaras 5 år - Dokumentation av mål,

strategier samt utvärderingar av arbetet.

Förslag på ev. förändringar i nuvarande dokumenthanteringsplan (se röd text, om röd text saknas finns inga förändringar)

Handling Mediumkrav Förvaringskrav Registrering i

ev. system Bevaras/Gallras Överföring till

centralarkiv Gallras efter Kommentar

Analyser t ex bostadsmarknadsanalys - - W3D3 Gallras - 2 år

Domar, t ex skadegörelse m.m. Papper Arkiv W3D3 Bevaras 5 år -

Enkäter egna, sammanställningar samt

kartläggningar o d (med svar) Papper Arkiv W3D3 Bevaras 5 år -

Information från

samhällbyggnadschefen - - W3D3 Gallras - 2 år

Korrespondens, rutinmässig - - W3D3 Gallras - 2 år

Medborgarförslag - - W3D3 Se Kommentar - 3 år Bevaras hos

kommunfullmäktige

Polisanmälningar, polisrapporter - - W3D3 Gallras - 2 år

Remisser och remissvar/yttranden av

betydelse, t.ex. detaljplaner Papper Arkiv W3D3 Se Kommentar 5 år - Bevaras hos ansvarig nämnd

som bestämmer om bevarande eller gallring Remisser och remissvar/yttranden, av

tillfällig betydelse (t.ex. upplåtelse av

offentlig platsmark) Papper Arkiv W3D3 Gallras - 2 år

Samverkansprotokoll Papper Arkiv W3D3 Bevaras 5 år -

Statistik, sammanställningar Papper Arkiv W3D3 Bevaras 5 år -

Uppföljning av förvaltningens arbete

(uppföljningsrapporter) Papper Arkiv W3D3 Gallras Bevaras 5 år 2 år

Intern kontroll Papper Arkiv W3D3 Bevaras 5 år -

Nedskräpning – ersatts av ny, se ovan

Ekonomi

Tillägg

Handling Mediumkrav Förvaringskrav Registrering

i ev. system Bevaras/Gallras Överföring till

centralarkiv Gallras efter Kommentar

Bidragsansökningar och beslut Papper Arkiv W3D3 Bevaras 5 år -

Ej utnyttjade pantbrev Papper Arkiv W3D3 Bevaras 5 år -

Ekonomisk slutredovisning Papper Arkiv W3D3 Bevaras 5 år -

Försäkringshandlingar, inaktuella - - W3D3 Gallras - 2 år

(5)

Dokumenthanteringsplan för Tekniska nämnden, Hörby kommun

Antagen XXXX-XX-XX, §XX

Förvärvshandlingar och pantbrev Papper Arkiv W3D3 Bevaras 5 år - Bevaras hos KS

Garantihandlingar, t.ex. bankgaranti - Arkiv W3D3 Gallras - 2 år efter att garantin inte längre

gäller Original återsänds till

leverantör

Uppföljningsrapporter Papper Arkiv W3D3 Bevaras 5 år -

Utbetalningsorder - Arkiv - Gallras 5 år 10 år

Verksamhetsberättelser/årsberättelser Papper Arkiv W3D3 Bevaras 5 år -

Årsredovisningar, årsrapporter Papper Arkiv W3D3 Bevaras 5 år -

Förslag på ev. förändringar i nuvarande dokumenthanteringsplan (se röd text, om röd text saknas finns inga förändringar)

Handling Mediumkrav Förvaringskrav Registrering

i ev. system Bevaras/Gallras Överföring till

centralarkiv Gallras efter Kommentar

Bestridande av faktura - - W3D3 Gallras 5 år 10 år

Budget + Kortsiktiga mål - - W3D3 Se Kommentar - 3 år Bevaras hos

kommunfullmäktige som bestämmer om bevarande eller gallring

Delårsbokslut och årsbokslut + barnbokslut Papper Arkiv W3D3 Se Kommentar - 3 år Bevaras hos

kommunfullmäktige som bestämmer om bevarande eller gallring

Ekonomisk planeringsprocess - - W3D3 Gallras - 3 år

Följesedlar - Arkiv - Gallras - Se Kommentar Gallras efter

avstämning mot fakturan om fakturan är specificerad och inte en samlingsfaktura

Inventarieförteckning - - W3D3 Bevaras Gallras 5 år 10 år

Kundfakturor (externa, interna) Papper Arkiv - Gallras - 10 år

Skadeersättningar - - W3D3 Gallras 5 år 10 år

Tidrapporter/kostnadsfördelning

anläggningsservice Papper Arkiv - Gallras - 3 år

Timpriser för maskiner och personal

(debiteringslistor/prisblad) - - W3D3 Gallras 5 år 10 år

Utbetalningar (utbetalningsorder, -uppdrag),

underlag - Arkiv - Gallras 5 år 10 år

(6)

Dokumenthanteringsplan för Tekniska nämnden, Hörby kommun

Antagen XXXX-XX-XX, §XX

Energiförsörjning

Tillägg

Handling Mediumkrav Förvarings-

krav Registrering

i ev. system Bevaras/Gallras Överföring till

centralarkiv Gallras efter Kommentar

Årsrapport Energi och klimatrådgivare Papper Arkiv W3D3 Bevaras 5 år -

Hälsoskydd

Tillägg

Handling Mediumkrav Förvarings-

krav Registrering

i ev. system Bevaras/Gallras Överföring till

centralarkiv Gallras efter Kommentar

Hälsoskyddstillsyn - Utredningar om olägenhet för människors

hälsa (t.ex. kontrollrapporter) Papper Arkiv W3D3 Bevaras 5 år -

Juridik

Tillägg

Handling Mediumkrav Förvaringskrav Registrering

i ev. system Bevaras/Gallras Överföring till

centralarkiv Gallras efter Kommentar

Föreläggande - - W3D3 Gallras - Vid inaktualitet

Kallelse till förhandlingar - - W3D3 Gallras - Vid inaktualitet

Protokoll Papper Arkiv W3D3 Bevaras 5 år -

Stämningsansökan Papper Arkiv W3D3 Bevaras 5 år -

Förslag på ev. förändringar i nuvarande dokumenthanteringsplan (se röd text, om röd text saknas finns inga förändringar) Handling Mediumkrav Förvaringskrav Registrering i

ev. system Bevaras/Gallras Överföring till

centralarkiv

Gallras efter Kommentar

PUL,

Personuppgiftslagen Personuppgiftsbiträde, avtal med

Papper Arkiv W3D3 Bevaras 5 år -

(7)

Dokumenthanteringsplan för Tekniska nämnden, Hörby kommun

Antagen XXXX-XX-XX, §XX

Nämndsadministration

Tillägg

Handling Mediumkrav Förvarings-

krav Registrering

i ev. system Bevaras/Gallras Överföring till

centralarkiv Gallras efter Kommentar

Föredragningslistor, dagordningar och kallelser Papper Arkiv W3D3 Bevaras 5 år -

Protokoll (eller mötesanteckningar) från beredningar Papper Arkiv W3D3 Bevaras 5 år -

Protokoll (eller mötesanteckningar) från presidier Papper Arkiv W3D3 Bevaras 5 år -

Protokoll (eller mötesanteckningar) från referensgrupper, medborgarråd o d – t.ex. från byamöten/vandringar

Papper Arkiv W3D3 Bevaras 5 år -

Protokoll från nämnd/styrelse och utskott Papper Arkiv W3D3 Bevaras 5 år -

Protokollsbilagor: skrivelser/tjänsteutlåtanden och andra handlingar som ligger till grund för besluten eller innehåller unik information av direkt relevans

Papper Arkiv W3D3 Bevaras 5 år -

Sekretessbevis/tystnadspliktsförsäkringar för

förtroendevalda Papper Arkiv W3D3 Bevaras 5 år -

Förslag på ev. förändringar i nuvarande dokumenthanteringsplan (se röd text, om röd text saknas finns inga förändringar)

Handling Mediumkrav Förvarings-

krav Registrering

i ev. system Bevaras/Gallras Överföring till

centralarkiv Gallras efter Kommentar

Avsägelser från kommunala uppdrag Papper/Digitalt - W3D3 Se Kommentar - - Bevaras hos

kommunfullmäktige som bestämmer om bevarande eller gallring

Attestordning Papper Arkiv W3D3 Bevaras 5 år -

Delegationsförteckningar/originallistor över anmälda

delegationsbeslut Papper Arkiv W3D3 Bevaras 5 år -

Byamöten/vandringar minnesanteckningar - ersatt av

ny, se ovan Gallras

Tekniska nämndens protokoll och kallelser - ersatt av ny,

se ovan

(8)

Dokumenthanteringsplan för Tekniska nämnden, Hörby kommun

Antagen XXXX-XX-XX, §XX

Personal

Tillägg

Handling Mediumkrav Förvaringskrav Registrering

i ev. system Bevaras/Gallras Överföring till

centralarkiv Gallras efter Kommentar

Arbetsmiljöutredningar Papper Arkiv W3D3 Bevaras 5 år -

Organisation för arbetsmiljöarbetet med delegering av arbetsmiljöarbetsuppgifter/

ansvar, handlingsplan mot kränkningar, krishanteringsplaner

Papper Arkiv W3D3 Bevaras 5 år -

Protokoll/anteckningar, arbetsplatsträffar eller

motsvarande samverkan på arbetsplatsnivå - - W3D3 Gallras - 2 år

Systematiskt arbetsmiljöarbete Papper Arkiv W3D3 Bevaras 5 år -

Förslag på ev. förändringar i nuvarande dokumenthanteringsplan (se röd text, om röd text saknas finns inga förändringar)

Handling Mediumkrav Förvaringskrav Registrering

i ev. system Bevaras/Gallras Överföring till

centralarkiv Gallras efter Kommentar

Konferenser och kurser - - W3D3 Gallras - Vid inaktualitet

Personalärende, t.ex. bisyssla Papper Arkiv - Bevaras 5 år -

Skyddsrondsprotokoll, samverkansprotokoll Papper Arkiv W3D3 Gallras Bevaras 5 år -

Tillsättningsprövningar - - W3D3 Gallras - 3 år

Policy/styrdokument

Tillägg

Handling Mediumkrav Förvaringskrav Registrering

i ev. system Bevaras/Gallras Överföring till

centralarkiv Gallras efter Kommentar

Arbetsordningar Papper Arkiv W3D3 Bevaras 5 år -

Delegationsförteckningar/Delegationsbeslut

förteckning som har beslutats i nämnd Papper Arkiv W3D3 Bevaras 5 år -

Handböcker Papper Arkiv W3D3 Bevaras 5 år -

Informationspolicy Papper Arkiv W3D3 Bevaras 5 år -

Instruktioner Papper Arkiv W3D3 Bevaras 5 år -

Manualer/lathundar - - W3D3 Gallras - Vid inaktualitet

(9)

Dokumenthanteringsplan för Tekniska nämnden, Hörby kommun

Antagen XXXX-XX-XX, §XX

Organisationsscheman/beskrivningar Papper Arkiv W3D3 Bevaras 5 år -

Riktlinjer för utövande av delegerad beslutanderätt

som har beslutats i nämnd Papper Arkiv W3D3 Bevaras 5 år -

Rutin-/arbetsbeskrivningar - - W3D3 Gallras - Vid inaktualitet

Upphandling

Tillägg

Handling Mediumkrav Förvaringskrav Registrering

i ev. system Bevaras/Gallras Överföring till

centralarkiv Gallras efter Kommentar

Anskaffningsbeslut, inköpsanmodan eller

andra inköpsgrundande handlingar Papper Arkiv W3D3 Bevaras 5 år -

Avrop mot ramavtal i de fall parterna inte skall

inbjudas att lämna nya anbud Papper Arkiv W3D3 Bevaras 5 år -

Beslut om att avbryta en upphandling

respektive göra om en upphandling Papper Arkiv W3D3 Bevaras 5 år -

Beställningar, beställningsbekräftelser - - W3D3 Gallras 5 år 10 år

Beställningar, listor - - W3D3 Gallras - 2 år

Förhandlingsprotokoll Papper Arkiv W3D3 Bevaras 5 år -

Kontroll av leverantörers lämplighet,

dokumentation kring Papper Arkiv W3D3 Bevaras 5 år -

Ramavtal Papper Arkiv W3D3 Bevaras 5 år -

Ramavtal, skriftligt samråd med leverantör

som är part Papper Arkiv W3D3 Bevaras 5 år -

Upplysningar på begäran av leverantör (då

ansökan avslagits eller anbud förkastats) Papper Arkiv W3D3 Bevaras 5 år -

Förslag på ev. förändringar i nuvarande dokumenthanteringsplan (se röd text, om röd text saknas finns inga förändringar)

Handling Mediumkrav Förvaringskrav Registrering

i ev. system Bevaras/Gallras Överföring till

centralarkiv Gallras efter Kommentar

Antagna anbud/offerter med tillhörande handlingar:

anbudsförfrågan/förfrågningsunderlag (inkl.

förtydligande och kompletteringar), frågor och svar, öppningsprotokoll, tilldelningsbeslut inkl.

upphandlingsrapport, antaget anbud (inkl.

förtydligande och kompletteringar), annons, avtal, överprövning, övriga beslut i anslutning till upphandlingen och under avtalets löptid tex förlängningar.

Papper Arkiv W3D3 Bevaras 5 år -

Anbud, ej antagna eller för sent inkomna med

tillhörande handlingar Papper Arkiv W3D3 Bevaras 5 år

(10)

Dokumenthanteringsplan för Tekniska nämnden, Hörby kommun

Antagen XXXX-XX-XX, §XX

Fastighet och mark Fastighet

Tillägg

Handling Mediumkrav Förvaringskrav Registrering

i ev. system Bevaras/Gallras Överföring till

centralarkiv Gallras efter Kommentar

Betalda hyresskulder - - W3D3 Gallras - 2 år

Brandlarmsavtal - - W3D3 Gallras - Vid inaktualitet

Bygglovshandlingar - - W3D3 Gallras - 2 år Bevaras hos

Byggnadsnämnden Driftinstruktioner, dokumentation

avseende instruktioner för drift och underhåll

Papper Arkiv W3D3 Bevaras så länge

anläggningen är i drift - Vid inaktualititet när

anläggningen inte längre är i drift Energibesiktning (kommunens

byggnader/lokaler, fastighetsakter) Papper Arkiv W3D3 Bevaras 5 år -

Energideklarationer inkl. ev. föreläggande - - W3D3 Gallras 5 år 10 år När ny deklaration

upprättats

Fastighetstaxering - - W3D3 Gallras - 5 år efter ny fastighetstaxering Avregistrerade och avsålda

fastigheter kan gallras vid inaktualitet

Felanmälan på fastighet inkl.

arbetsorder/underhåll/lokalärenden - - Xpand Gallras - Vid inaktualitet

Garantibesiktningar (kommunens

byggnader/lokaler, fastighetsakter) Papper Arkiv W3D3 Bevaras 5 år -

Hyreskontrakt inkl. villkorsändring,

gränsdragningslista och uppsägning Xpand Gallras - 2 år efter upphörande

Inspektionsrapporter (t.ex.

mögelförekomst) Papper Arkiv W3D3 Bevaras 5 år -

Köldmedier, sammanställning över årlig

rapportering - - Xpand Gallras - Vid inaktualitet Endast kopia finns hos

Tekniska nämnden,

originalet finns hos Bygg &

miljö som gallrar efter 5 år.

Låsschema , nyckelkvittenser och

passagesystem Papper Arkiv (hos

myndighetskoordinator) - Gallras - Vid inaktualitet

Mätarbyten, information rörande - - W3D3 Gallras - Vid inaktualitet

(11)

Dokumenthanteringsplan för Tekniska nämnden, Hörby kommun

Antagen XXXX-XX-XX, §XX

Mätning av markradon vid byggnation Papper Arkiv W3D3 Bevaras 5 år - Byggnadsnämnden (motsv.)

är ansvarig för att mätning utförs.

Berörda myndigheter bör komma överens om var handlingen slutligt förvaras

Mätning av radon i inomhusluft Papper Arkiv W3D3 Bevaras 5 år - Inkl.

uppföljningsmätningar. Alla mätningar bevaras p.g.a.

ständigt nya kunskaper om utvärderingen

Protokoll skyddsrond (kommunens

fastigheter, fastighetsakter) Papper Arkiv W3D3 Bevaras 5 år -

Ritningar/kartor (kommunens

byggnader/lokaler, fastighetsakter) Papper Arkiv W3D3 Bevaras 5 år -

Slutbesiktningsprotokoll (kommunens

byggnader/lokaler, fastighetsakter) Papper Arkiv W3D3 Bevaras 5 år -

Taxeringsbevis (kommunens fastigheter,

fastighetsakter) Papper Arkiv W3D3 Bevaras 5 år -

Varningsbrev - - W3D3 Gallras - 2 år

Årsrapporter över vatten och

avloppsanläggningar Papper Arkiv W3D3 Bevaras 5 år -

Återkommande besiktningar på hissar och portar, brandsyn, OVK, elrevision,

sotningsprotokoll

- - Xpand Gallras - Vid inaktualitet

Överenskommelse/avtal om fastighetsreglering (kommunens byggnader/lokaler, fastighetsakter)

Papper Arkiv W3D3 Bevaras 5 år -

Förslag på ev. förändringar i nuvarande dokumenthanteringsplan (se röd text, om röd text saknas finns inga förändringar)

Handling Mediumkrav Förvaringskrav Registrering

i ev. system Bevaras/Gallras Överföring till

centralarkiv Gallras efter Kommentar

Provningsintyg - - W3D3 Gallras 5 år 10 år

Fastighetsdeklarationer och beslut - - W3D3 Gallras 5 år 10 år Avregistrerade och

avsålda fastigheter

kan gallras vid inaktualitet Besiktningsprotokoll - kulturhistoriskt

värdefulla byggnader Papper Arkiv W3D3 Bevaras 5 år -

Besiktningsprotokoll - EJ kulturhistoriskt

värdefulla byggnader - - W3D3 Gallras 5 år 10 år efter garantitidens utgång

Årsrapporter C-anläggning

(anmälningspliktig verksamhet) Papper Arkiv W3D3 Bevaras 5 år -

Skyddsrondsprotokoll,

samverkansprotokoll Papper Arkiv W3D3 Gallras Bevaras 5 år -

(12)

Dokumenthanteringsplan för Tekniska nämnden, Hörby kommun

Antagen XXXX-XX-XX, §XX

Tekniska beskrivningar Papper Arkiv W3D3 Bevaras 5 år -

Servicerapporter - - W3D3 Gallras 5 år 10 år

Tekniska beskrivningar och ritningar – ersatts av två nya

Ritningar, installationer – ersatts av ny Driftinstruktioner – ersatts av ny

Fasadritningar, situationsplaner – ersatts av ny Förteckningar inventarier – ersatts av ny

Kalkyler - - W3D3 Gallras - Vid inaktualitet

Rapporter Vattenanalyser - - W3D3 Gallras - 10 år

Mark och exploatering

Tillägg

Handling Mediumkrav Förvaringskrav Registrering

i ev. system Bevaras/Gallras Överföring till

centralarkiv Gallras efter Kommentar

Arrende, inkl gränsdragningslistor och

uppsägning – juridisk person Papper Arkiv W3D3 Bevaras 5 år -

Arrende, inkl villkorsändring och uppsägning

för privat person - - W3D3 Bevaras 5 år -

Avtal om markupplåtelser för till exempel

kabeldragning i kommunens mark Papper Arkiv W3D3 Bevaras 5 år -

Exploateringsavtal Papper Arkiv W3D3 Bevaras 5 år -

Förorenad mark, information rörande

(kommunens fastigheter, fastighetsakter) Papper Arkiv W3D3 Bevaras 5 år -

Geotekniska undersökningar Papper Arkiv W3D3 Bevaras 5 år -

Information rörande förorenad mark (kommunens byggnader/lokaler, fastighetsakter)

Papper Arkiv W3D3 Bevaras 5 år -

Intresseanmälningar, t.ex. för arrenden - - W3D3 Gallras - Vid inaktualitet

Kartor och ritningar (kommunens fastigheter,

fastighetsakter) Papper Arkiv W3D3 Bevaras 5 år -

Lantmäteriförrättningar (kommunens

fastigheter, fastighetsakter) Papper Arkiv W3D3 Bevaras 5 år -

(13)

Dokumenthanteringsplan för Tekniska nämnden, Hörby kommun

Antagen XXXX-XX-XX, §XX

Mark/fastigheter och exploatering

(kommunens fastigheter, fastighetsakter) Papper Arkiv W3D3 Bevaras 5 år -

Markreservation Papper Arkiv W3D3 Bevaras 5 år -

Servitutavtal. ledningsrätter (kommunens

byggnader/lokaler, fastighetsakter) Papper Arkiv W3D3 Bevaras 5 år -

Övrig information av betydelse för ärende

(kommunens fastigheter, fastighetsakter) Papper Arkiv W3D3 Bevaras 5 år -

Förslag på ev. förändringar i nuvarande dokumenthanteringsplan (se röd text, om röd text saknas finns inga förändringar) Geotekniska undersökningar och arkeologiska

undersökningar – ersatts av två nya Servitutavtal – ersatt av ny

Projekt- och anläggningshandlingar

Tillägg

Handling Mediumkrav Förvaringskrav Registrering

i ev. system Bevaras/Gallras Överföring till

centralarkiv Gallras efter Kommentar

Avrop, beställning, inköp Papper Arkiv W3D3 Bevaras 5 år -

Bygglov Papper Arkiv W3D3 Bevaras 5 år - Bevaras hos Byggnadsnämnden

Ekonomisk redovisning/budget Papper Arkiv W3D3 Bevaras 5 år -

Garantibesiktningar (kommunens

byggnader/lokaler, fastighetsakter) Papper Arkiv W3D3 Bevaras 5 år -

Information rörande

projektplanering Papper Arkiv W3D3 Bevaras 5 år -

Inspektionsrapporter (t.ex.

mögelförekomst) Papper Arkiv W3D3 Bevaras 5 år -

Mätning av markradon vid

byggnation Papper Arkiv W3D3 Bevaras 5 år - Byggnadsnämnden (motsv.) är

ansvarig för att mätning utförs.

Berörda myndigheter bör komma överens om var handlingen slutligt förvaras.

Mätning av radon i inomhusluft Papper Arkiv W3D3 Bevaras 5 år - Inkl. uppföljningsmätningar. Alla

mätningar bevaras p.g.a. ständigt

nya kunskaper om utvärderingen.

(14)

Dokumenthanteringsplan för Tekniska nämnden, Hörby kommun

Antagen XXXX-XX-XX, §XX

Planer, t ex riskanalys, sanerings- och

miljöplaner mm Papper Arkiv W3D3 Bevaras 5 år -

Protokoll eller mötesanteckningar

från informationsmöten - - W3D3 Gallras - Vid inaktualitet

Protokoll skyddsrond (kommunens

fastigheter, fastighetsakter) Papper Arkiv W3D3 Gallras - Vid inaktualitet Gallras om det rör sig om en

kopia och originalet finns i annat ärende.

Ritningar/kartor (kommunens

byggnader/lokaler, fastighetsakter) Papper Arkiv W3D3 Bevaras 5 år -

Samtliga anbud, tilldelningsbeslut,

anbudsutvärdering Papper Arkiv W3D3 Bevaras 5 år -

Slutbesiktningar Papper Arkiv W3D3 Bevaras 5 år -

Slutbesiktningsprotokoll

(kommunens byggnader/lokaler, fastighetsakter)

Papper Arkiv W3D3 Bevaras 5 år -

Slutrapporter/-dokumentation från projekt, utredningar, samt protokoll och dylikt som kan behövas för att rätt förstå materialet

Papper Arkiv W3D3 Bevaras - 5 år

Tekniska beskrivningar av projektet Papper Arkiv W3D3 Bevaras 5 år -

Tillstånd från myndigheter Papper Arkiv W3D3 Bevaras 5 år -

Uppdragshandlingar och

projektdirektiv Papper Arkiv W3D3 Bevaras 5 år -

Utlåtanden som inhämtas från

utomstående Papper Arkiv W3D3 Bevaras 5 år - Kan ingå som del i

samrådsdokumentation i en miljökonsekvensbeskrivning enligt miljöbalken.

Utredningar och förstudier som

ligger till grund för projektetet Papper Arkiv W3D3 Bevaras 5 år -

Utvärderingar Papper Arkiv W3D3 Bevaras 5 år -

Övrig dokumentation över projektet Papper Arkiv W3D3 Bevaras 5 år - Som tillför sakuppgift

Avrop, beställning, inköp Papper Arkiv W3D3 Bevaras 5 år -

(15)

Dokumenthanteringsplan för Tekniska nämnden, Hörby kommun

Antagen XXXX-XX-XX, §XX

Kontrakt Papper Arkiv W3D3 Bevaras 5 år -

Samtliga anbud, tilldelningsbeslut,

anbudsutvärdering Papper Arkiv W3D3 Bevaras 5 år -

Förslag på ev. förändringar i nuvarande dokumenthanteringsplan (se röd text, om röd text saknas finns inga förändringar)

Handling Mediumkrav Förvaringskrav Registrering

i ev. system Bevaras/Gallras Överföring till

centralarkiv Gallras efter Kommentar

Avtal inkl. bilagor, förlängning av avtal, hävning av avtal,

förhandlingsprotokoll

Papper Arkiv W3D3 Bevaras 5 år efter efter

avtalets upphörande -

Fabrikantbroschyrer - - W3D3 Gallras - Bevaras så länge byggnaden finns

eller produkten finns i byggnad Ritningar, relationsritningar

(entreprenader och egen regi), plan-, fasad- och sektionsritningar

- - W3D3 Bevaras Se Kommentar - Gallras vid inaktualitet om

original finns i annat ärende Besiktningsprotokoll -

kulturhistoriskt värdefulla byggnader Papper Arkiv W3D3 Bevaras Se Kommentar - Gallras vid inaktualitet om

original finns i annat ärende Besiktningsprotokoll - EJ

kulturhistoriskt värdefulla byggnader - - W3D3 Gallras - 10 år efter garantitidens utgång

Kalkyler - - W3D3 Gallras - Vid inaktualitet

Fotografier, filmer och modeller

byggnader Papper Arkiv W3D3 Bevaras 5 år -

Korrespondens av vikt Papper Arkiv W3D3 Bevaras 5 år -

Protokoll från

sammanträden, byggmöten, projektmöten

Papper Arkiv W3D3 Bevaras 5 år - Efter garantibesiktning

(16)

Dokumenthanteringsplan för Tekniska nämnden, Hörby kommun

Antagen XXXX-XX-XX, §XX

Gator och vägar/parker/grönområden Gator och vägar

Tillägg

Handling Mediumkrav Förvaringskrav Registrering

i ev. system Bevaras/Gallras Överföring till

centralarkiv Gallras efter Kommentar

Allmänna förfrågningar om avfallshantering W3D3 Gallras - Vid inaktualitet

Avtal/entreprenadavtal, av betydelse Papper Arkiv Bevaras 5 år -

Avtal/entreprenadavtal, av rutinkaraktär W3D3 Gallras - 2 år efter avtalets upphörande

Beställning Papper Arkiv W3D3 Bevaras 5 år - Av betydelse

Broliggare, dokumentation rörande broar Papper Arkiv W3D3 Bevaras 5 år -

Tillstånd vid grävning, sprängning W3D3 Gallras - 2 år efter garantitidens utgång

Trafikmätningar, information rörande –

sammanställning Papper Arkiv W3D3 Bevaras 5 år -

Utredningar och rapporter, gator och vägar Papper Arkiv W3D3 Bevaras 5 år -

Vägsamfälligheter, handlingar rörande Papper Arkiv W3D3 Bevaras 5 år -

Ändringar av vägnummer, information

rörande Papper Arkiv W3D3 Bevaras 5 år -

Förslag på ev. förändringar i nuvarande dokumenthanteringsplan (se röd text, om röd text saknas finns inga förändringar)

Handling Mediumkrav Förvaringskrav Registrering

i ev. system Bevaras/Gallras Överföring till

centralarkiv Gallras efter Kommentar

Beslut om bidrag till enskilda vägar Papper Arkiv W3D3 Bevaras 5 år -

Flytt av fordon, dokumentation om - - W3D3 Gallras 5 år 10 år

Gatu- och kvartersnamn - - W3D3 Gallras - 3 år Bevaras hos ansvarig

nämnd som bestämmer om bevarande eller gallring

Grävningsanmälan/tillstånd - - W3D3 Gallras - 2 år

Igångsättningstillstånd för olika projekt t ex

beläggningsåtgärder m m - - W3D3 Gallras - 2 år

Planer och utredningar t ex gatubelysning, ombyggnader, drift och underhåll av vägar.

Trafik-, beläggningar-, torg-, park- lekplats plan

Papper Arkiv W3D3 Bevaras 5 år -

Trafikanordningsplan - - W3D3 Gallras - 2 år

(17)

Dokumenthanteringsplan för Tekniska nämnden, Hörby kommun

Antagen XXXX-XX-XX, §XX

Avtal om upplåtelse av offentlig platsmark för torghandel (ansökan och avtal)

- - W3D3 Gallras - 7 år 2 år efter avtalets upphörande

Utförda beläggningsarbeten - - W3D3 Gallras - 2 år

Förrättningar, remisser – ersatt av två nya Förrättningar – dubblett och ersatt av nya Yttrande till polisen för upplåtelse av offentlig platsmark – ersatt av ny

Parker och grönområden

Tillägg

Handling Mediumkrav Förvarings-

krav Registrering i

ev. system Bevaras/Gallras Överföring till

centralarkiv

Gallras efter Kommentar

Anbudsunderlag för skötsel av yttre anläggningar för t ex

bostadsbolag och företag - - W3D3 Gallras - 2 år efter

upphörande Avtal med skolor, daghem, bostadsföreningar m.fl. om

skötsel av grönytor, lekplatser med mera - - W3D3 Gallras - 2 år efter

upphörande Förteckning och ritningar över grönytor inom

detaljplaneområde Papper Arkiv W3D3 Bevaras 5 år -

Kartor över parker och planteringar Papper Arkiv W3D3 Bevaras 5 år -

Lekplatsbesiktningar Papper Arkiv W3D3 Bevaras 5 år -

Skötselplan naturreservat/kulturreservat Papper Arkiv W3D3 Bevaras 5 år -

Förslag på ev. förändringar i nuvarande dokumenthanteringsplan (se röd text, om röd text saknas finns inga förändringar)

Handling Mediumkrav Förvaringskrav Registrering

i ev. system Bevaras/Gallras Överföring till

centralarkiv

Gallras efter Kommentar

Kolonilotter - kontrakt inkl. villkorsändringar,

uppsägningar Papper Arkiv W3D3 Bevaras 5 år -

Skötselplan

Förslag på ev. förändringar i nuvarande dokumenthanteringsplan (se röd text, om röd text saknas finns inga förändringar)

Handling Mediumkrav Förvaringskrav Registrering

i ev. system Bevaras/Gallras Överföring till

centralarkiv

Gallras efter Kommentar

Skötselplaner - - W3D3 Gallras - 2 år efter

upphörande

(18)

Dokumenthanteringsplan för Tekniska nämnden, Hörby kommun

Antagen XXXX-XX-XX, §XX

Projekt- och anläggningshandlingar

Tillägg

Handling Mediumkrav Förvarings-

krav Registrering

i ev. system Bevaras/Gallras Överföring till

centralarkiv

Gallras efter Kommentar

Arkeologiska undersökningar, information

rörande Papper Arkiv W3D3 Bevaras 5 år -

Ekonomisk redovisning/budget Papper Arkiv W3D3 Bevaras 5 år -

Fotografier, filmer Papper Arkiv W3D3 Bevaras 5 år -

Information rörande projektplanering Papper Arkiv W3D3 Bevaras 5 år -

Informationsmaterial egenproducerat Papper Arkiv W3D3 Bevaras 5 år - Kan ingå som del i

samrådsdokumentation

i en miljökonsekvensbeskrivning enligt

miljöbalken.

Markprojektering Papper Arkiv W3D3 Bevaras 5 år Om konsult används för projektering

och som utförare av hela eller delar av projekt bör det av avtalet framgå vilka handlingar som ska överlämnas till myndigheten när projektet är avslutat.

Planer, t ex riskanalys, sanerings- och

miljöplaner mm Papper Arkiv W3D3 Bevaras 5 år -

Pressklipp Papper Arkiv W3D3 Bevaras 5 år -

Program, broschyrer, affischer, annonser och

övrigt marknadsföringsmaterial Papper Arkiv W3D3 Bevaras 5 år -

Protokoll från sammanträden, byggmöten,

projektmöten Papper Arkiv W3D3 Bevaras 5 år - Efter garantibesiktning

Slutbesiktningar Papper Arkiv W3D3 Bevaras 5 år -

Slutrapport/besiktningsrapport Papper Arkiv W3D3 Bevaras 5 år -

(19)

Dokumenthanteringsplan för Tekniska nämnden, Hörby kommun

Antagen XXXX-XX-XX, §XX

Tekniska beskrivningar av projektet Papper Arkiv W3D3 Bevaras 5 år -

Uppdragshandlingar och projektdirektiv Papper Arkiv W3D3 Bevaras 5 år -

Utlåtanden som inhämtas från utomstående Papper Arkiv W3D3 Bevaras 5 år - Kan ingå som del i

samrådsdokumentation i en miljökonsekvensbeskrivning enligt miljöbalken.

Utredningar och förstudier som ligger till grund

för projektetet Papper Arkiv W3D3 Bevaras 5 år -

Utvärderingar Papper Arkiv W3D3 Bevaras 5 år -

Övrig dokumentation över projektet, som tillför

sakuppgift Papper Arkiv W3D3 Bevaras 5 år - Som tillför sakuppgift

Trafik

Förslag på ev. förändringar i nuvarande dokumenthanteringsplan (se röd text, om röd text saknas finns inga förändringar)

Handling Mediumkrav Förvaringskrav Registrering

i ev. system Bevaras/Gallras Överföring till

centralarkiv Gallras efter Kommentar

Dispenser och tillstånd t ex tillfälliga

parkeringstillstånd och dispenser t ex brett fordon m m

- - W3D3 Gallras - 2 år

Förordnande av trafikövervakare - - W3D3 Gallras - 2 år

Lokala trafikföreskrifter och trafikliggare. Finns i

RDT (Rikstäckande databas för trafikföreskrifter) Papper Arkiv Bevaras 5 år -

Parkeringstillstånd för t.ex. rörelsehindrade - - W3D3 Gallras - 1 år efter tillståndets

utgång Upphävande/upphävda lokala trafikföreskrifter.

Finns i RDT (Rikstäckande databas för trafikföreskrifter).

Papper Arkiv W3D3 Bevaras 5 år -

Överklagande av parkeringstillstånd - - W3D3 Gallras - 1 år efter tillståndets

utgång

Korrespondens av vikt Papper Arkiv W3D3 Bevaras 5 år -

(20)

Dokumenthanteringsplan för Tekniska nämnden, Hörby kommun

Antagen XXXX-XX-XX, §XX

Måltid

Allmän administrativ verksamhet

Tillägg

Handling Mediumkrav Förvaringskrav Registrering

i ev. system Bevaras/Gallras Överföring till

centralarkiv Gallras efter Kommentar

Ansökan om livsmedelsanläggning, godkännande samt beslut om

riskklassificering, inspektionsrapporter.

Papper Arkiv W3D3 Bevaras 5 år -

Distributionslistor för mat - - - - - - Finns hos Socialförvaltningen

som får besluta om gallring/bevarande.

Egenkontroll, t.ex. temperatur på mat, i kylar,

städning etc. - Ute i verksamheten - Gallras - 1 år

Friskintyg - Arkiv - Gallras - 1 år

Hälsoskyddstillsyn - Utredningar om olägenhet för

människors hälsa (t.ex. kontrollrapporter) Papper Arkiv W3D3 Bevaras 5 år -

Matsedlar, näringstabell. Även de matsedlar som kan

finnas för specialkost, vegetarisk kost etc. Papper Arkiv W3D3 Bevaras 5 år -

Pedagogiska måltider - listor - Arkiv - Gallras - 1 år

Protokoll från kostråd eller motsv. - Arkiv W3D3 Bevaras 5 år -

Prover - - W3D3 Gallras - 1 år

(21)

Dokumenthanteringsplan för Tekniska nämnden, Hörby kommun

Antagen XXXX-XX-XX, §XX

Räddningstjänsten

Allmän administrativ verksamhet

Tillägg

Handling Mediumkrav Förvaringskrav Registrering

i ev. system Bevaras/Gallras Överföring till

centralarkiv Gallras efter Kommentar

Bevis/intyg på behörighetsgivande utbildning för att leda räddningsinsats och för att utföra

brandskyddskontroll

- - Daedalos Gallras - Vid inaktualitet

Handlingar rörande intern och extern utbildning och kurser (t.ex. rökdykning, deltidsutbildning,

skepparbevis)

- - Daedalos Gallras - Vid inaktualitet

Statistiska uppgifter som lämnats till Räddningsverket - - Daedalos Gallras - Vid inaktualitet

Drift och underhåll

Tillägg

Handling Mediumkrav Förvaringskrav Registrering

i ev. system Bevaras/Gallras Överföring till

centralarkiv Gallras

efter Kommentar

Fordonsplan (investering/planering) Papper Arkiv W3D3 Bevaras 5 år -

Instruktioner, brand- och räddningsmaterial samt fordon Digitalt Deadalos e-arkiv Daedalos Bevaras 5 år -

Tele/radio, systemuppbyggnad Papper Arkiv K:-katalog Bevaras 5 år -

Tillstånd från Post- och telestyrelsen - tillåtna frekvenser Digitalt Deadalos e-arkiv Daedalos Bevaras 5 år -

(22)

Dokumenthanteringsplan för Tekniska nämnden, Hörby kommun

Antagen XXXX-XX-XX, §XX

Förslag på ev. förändringar i nuvarande dokumenthanteringsplan (se röd text, om röd text saknas finns inga förändringar)

Handling Mediumkrav Förvaringskrav Registrering

i ev. system Bevaras/Gallras Överföring till

centralarkiv Gallras efter Kommentar

Inventeringslistor Inventarieförteckning Papper Arkiv W3D3 Gallras Bevaras 5 år -

Förebyggande arbete/brandskydd och tillsyn

Tillägg

Handling Mediumkrav Förvaringskrav Registrering

i ev. system Bevaras/Gallras Överföring till

centralarkiv Gallras efter Kommentar

Ansökan och yttrande för tillstånd för brandfarliga

och/eller explosiva varor Digitalt Deadalos e-arkiv Daedalos Bevaras 5 år -

Avtal med entreprenör som ska sköta

sotningsverksamhet Papper Arkiv W3D3 Bevaras 5 år -

Förteckning över larmnummer och kontaktpersoner - - Daedalos Gallras - Vid inaktualitet

Register över sotningsobjekt . - Register hos

sotare som innehar sotningsavtal

Bevaras 5 år - PuB-avtal med sotaren finns

Uppgifter om tillsynshantering Digitalt Deadalos e-arkiv Daedalos Bevaras 5 år -

(23)

Dokumenthanteringsplan för Tekniska nämnden, Hörby kommun

Antagen XXXX-XX-XX, §XX

Förslag på ev. förändringar i nuvarande dokumenthanteringsplan (se röd text, om röd text saknas finns inga förändringar)

Handling Mediumkrav Förvaringskrav Registrering

i ev. system Bevaras/Gallras Överföring till

centralarkiv Gallras efter Kommentar

Avtal automatiskt brandlarm - - Daedalos Gallras - Vid inaktualitet

Kommunens medgivande för ”egensotning” Papper Arkiv W3D3 Bevaras 5 år -

Tillsynsprotokoll, t.ex. LBE och LSO inkl.

föreläggande Papper Arkiv W3D3 Bevaras 5 år -

Underhåll och reparationer (fordon)

Förslag på ev. förändringar i nuvarande dokumenthanteringsplan (se röd text, om röd text saknas finns inga förändringar)

Handling Mediumkrav Förvaringskrav Registrering

i ev. system Bevaras/Gallras Överföring till

centralarkiv Gallras efter Kommentar

Servicerapporter/serviceprotokoll - - W3D3 Gallras 5 år 10 år

Operativ verksamhet

Tillägg

Handling Mediumkrav Förvaringskrav Registrering

i ev. system Bevaras/Gallras Överföring till

centralarkiv Gallras efter Kommentar

Arbetsrapport (från SOS) - - Daedalos Gallras - 10 år

Avvikelserapport (till SOS) - - K:-katalog Gallras - Vid inaktualitet

Delegeringsbeslut - räddningsledare Digitalt Deadalos e-arkiv Daedalos Bevaras 5 år -

Handlingsprogram för räddningstjänst Papper Arkiv W3D3 Bevaras 5 år -

Händelserapport räddningstjänst - - Daedalos Gallras - 2 år

Insatsplanering - - Daedalos Gallras - Vid inaktualitet

(24)

Dokumenthanteringsplan för Tekniska nämnden, Hörby kommun

Antagen XXXX-XX-XX, §XX

Restvärdesräddning, uppdrag - - Daedalos Gallras 5 år om original 10 år om original,

kopior 2 år

Räddningsindex - - K:-katalog Gallras - -

Statistik över insatser/utryckningar Digitalt Deadalos e-arkiv Daedalos Bevaras 5 år -

(25)

Dokumenthanteringsplan för Tekniska nämnden, Hörby kommun

Antagen XXXX-XX-XX, §XX

Förslag på ev. förändringar i nuvarande dokumenthanteringsplan (se röd text, om röd text saknas finns inga förändringar)

Handling Mediumkrav Förvaringskrav Registrering

i ev. system Bevaras/Gallras Överföring till

centralarkiv Gallras efter Kommentar

Brand- och olycksutredningar Digitalt Deadalos e-arkiv Daedalos Bevaras 5 år -

Insats-/utryckningsrapporter Digitalt Deadalos e-arkiv Daedalos Bevaras 5 år -

Sakkunnighetsutlåtande till polisen Digitalt Deadalos e-arkiv Daedalos Bevaras 5 år -

IVPA (I väntan på ambulans)/sjukvårdsjournaler - - Daedalos Gallras - 10 år

Personal

Tillägg

Handling Mediumkrav Förvaringskrav Registrering

i ev. system Bevaras/Gallras Överföring till

centralarkiv Gallras efter Kommentar

Medicinsk undersökning och fysiologiska tester - - Daedalos Gallras - Vid inaktualitet

References

Related documents

Tjänsteanteckning av ringa betydelse Daedalos Gallras vid inaktualitet - Tjänsteanteckning som inte ej tillför sakuppgift och som är av tillfällig eller ringa betydelse. Gallras

uppfyller en jämförbar nivå som för en svensk ungdomslicens, ansöker om starttillstånd hos Svemo Motocrossektion. c) Utländsk medborgare samt förare som tävlar för icke

Beteckning Handlingsslag/-typ Media Sortering Bevaras/gallras Gallringsbeslut Begäran om lagändring – skrivelse Papper Diarieförs Bevaras.. Tillsyn

- Om 2 eller fler föreningar samarbetar i en åldersklass och där man har två eller fler gemensamma lag i seriespel i samma åldersklass får ETT lag anmälas till UDM spel och

- Inkomna handlingar som inte rör myndighetens verksamhetsområde, om de inte kräver vidarebefordran till annan myndighet eller enskild för åtgärd.. - Register, liggare, listor

Likviditetsprognoser Pärm Tjänsterum Ekonom Gia - Rapport till kommunens internbank.. Servisanmälan Pärm, kronologiskt Arkiv Lindövägen 5 B Ansvarig anslutning Bevaras

kommunfullmäktige och ta ett särskilt ansvar för att möta efterfrågan på boende anpassade för äldre, funktionsnedsatta och studenter. c) i samråd med kommunen upplåta och

Papper och penna fungerar givetvis som alternativ men du kommer då inte få sträcktider eller se din placering live under loppet..  Vet du med dig att du är en lite