Information Audit inom Svenskt Näringsliv

Full text

(1)

Institutionen för ABM

Biblioteks- & informationsvetenskap

Information Audit inom Svenskt Näringsliv

En fallstudie av hur organisationen Svenskt Näringsliv hanterar sina informationsresurser

Gabriella Signäs

Masteruppsats, 30 högskolepoäng, vt 2008 Institutionen för ABM

Uppsatser inom biblioteks- & informationsvetenskap, nr 441 ISSN 1650-4267

(2)

Författare Gabriella Signäs

Svensk titel

Information Audit inom Svenskt Näringsliv. En fallstudie av hur organisationen Svenskt Näringsliv hanterar sina informationsresurser.

English title

Information Audit of The Confederation of Swedish Enterprise. A Casestudy of how The Confederation of Swedish Enterprise Handles its Information Resources.

Handledare Ulrika Kjellman

Färdigställd Augusti, 2008

Abstract

Today every organization is committed to some kind of environmental scanning in order to get necessary knowledge of the world around them. The acquisition, organization and storage of information in combination with a strategic use, is today an important factor for a successful organisation in any sector of our society.

In this Master thesis I have studied how an organisation such as The Confederation of Swedish Enterprise (Svenskt Näringsliv) handles its information resources. I have also looked at the flow of information within the organization. The Confederation of Swedish Enterprise is Sweden’s largest business federation representing 50 member organizations and 55 000 member companies. The core business is to create better business conditions for companies as well as opinionbuilding, research and developing positions on expert issues.

As a theoretical framework I have used Chun Choos theories and his model on The Information Management Cycle. In this casestudy I have conducted (four of seven steps of) an Information Audit and interviewed employees of The Confederation of Swedish Enterprise, both experts and personnel in charge of the information resources. My results show that there is multitude of information resources within the organization. The users make individual choices concerning which resources to use and how to use them. This reflects the environment in which the organization exists and operates in. In my study I also find that The Confederation of Swedish Enterprise has a strategic approach to information and the process of communication, which constitutes a favourable position for the organisation to work towards its goals.

Ämnesord

Biblioteks- och informationsvetenskap, informationsgranskning, informationsresurser, kunskaps- hantering, kommunikation inom organisation, kunskapshantering

Key words

Library science, Information Management, Information Resource, Information Audit

(3)

Innehållsförteckning

1. Inledning ... 7

1.1 Syfte och frågeställningar ... 7

1.2 Avgränsningar... 8

1.3 Disposition ... 9

2. Forskningsöversikt ... 10

2.1 Information Management – med avstamp i BoI ... 10

2.2 Exempel på forskning om granskning av informationshantering ... 12

3. Metod... 16

3.1 Att utvärdera informationshantering... 16

3.2 Information Audit ... 17

3.2.1 Vinster... 17

3.2.2 Begränsningar ... 18

3.2.3 Genomförande ... 19

3.3 Henczels Information Audit... 19

3.3.1 Planering ... 20

3.3.2 Datainsamling ... 21

3.3.3 Dataanalys... 21

3.3.4 Utvärdering av data... 21

3.3.5 Förmedling av rekommendationer ... 22

3.3.6 Implementering av rekommendationerna ... 22

3.3.7 Kontinuerlig granskning ... 23

3.4 Metodologiska kommentarer ... 23

3.4.1 Anpassningar av Henczels modell ... 23

3.4.2 En fallstudie ... 23

3.4.3 Intervjun som metod ... 24

3.5 Urval av intervjupersoner ... 24

3.5.1 Experterna... 25

3.5.2 Informationsspecialisterna ... 25

(4)

3.6 Genomförande... 26

3.6.1 Reflektion kring fallstudien ... 27

4. Teoretisk ram ... 28

4.1 Vad är Information Management? ... 28

4.2 Informationen som strategisk resurs ... 29

4.3 Choos modell Information Management Cycle ... 30

4.3.1 Informationsbehov ... 31

4.3.2 Informationsförvärv ... 31

4.3.3 Informationslagring ... 32

4.3.4 Informationsprodukter och informationstjänster ... 33

4.3.5 Informationsspridning... 33

4.3.6 Informationsanvändning ... 34

4.4 Informationens syfte ... 35

5. Svenskt Näringsliv... 37

5.1 Bakgrund och historia ... 37

5.2 Medlemmarna ... 38

5.3 Styrelse och ledning ... 38

5.4 Mål och uppdrag ... 39

5.5 Verksamhet ... 39

5.5.1 Opinionsbildning ... 39

5.5.2 Expertfrågor ... 39

5.5.3 Samverkan och stöd i arbetsgivarfrågor ... 40

5.6 Organisation ... 40

6. Undersökningen – informationshanteringen inom Svenskt Näringsliv... 41

6.1 Information - en metaresurs ... 41

6.2 Informationens roll inom Svenskt Näringsliv... 42

6.2.1 Informationens roll för opinionsbildningen ... 43

6.2.2 Informationens roll för expertfrågorna ... 43

6.2.3 Informationens roll för samverkan och stöd i arbetsgivarfrågor... 44

6.3 Kommunikationsavdelningen ... 44

6.3.1 Kommunikationsstrategerna ... 45

6.3.2 Presstjänsten... 45

6.3.3 Infocenter ... 45

6.3.4 Nätverk och samarbetspartners ... 46

(5)

6.4 Informationsresurserna inom Svenskt Näringsliv... 47

6.4.1 Dagstidningar... 47

6.4.2 Nyhetssammanställningar och bevakningstjänster ... 48

6.4.3 Tidskrifter ... 49

6.4.4 Hemsidor... 50

6.4.5 Informationsportalen... 51

6.4.6 Databaser och sökmotorer... 51

6.4.7 Nyhetsbrev ... 52

6.4.8 Facklitteratur... 52

6.4.9 Seminarier, konferenser, nätverk ... 53

6.4.10 Företagsbesök och Företagarpanelen ... 54

6.5 Informationsåtervinning – exempel på informationsprodukter ... 55

6.5.1 Fyra exempel... 56

7. Diskussion och slutsatser ... 59

7.1 Vilka informationsbehov har experterna inom organisationen? ... 59

7.2 Vilka informationsresurser finns inom organisationen och i vilken omfattning används de?... 60

7.3 Svenskt Näringsliv – en intelligent organisation? ... 62

7.3.1 Informationsbehov ... 62

7.3.2 Informationsförvärv ... 63

7.3.3 Informationslagring ... 63

7.3.4 Informationsprodukter och tjänster... 64

7.3.5 Informationsspridning... 65

7.3.6 Informationens syfte ... 65

8. Sammanfattning ... 67

Käll- och litteraturförteckning... 69

Otryckt material ... 69

Tryckt material... 69

(6)

Till Mor, Michael och Sonja och Komstad.

Ett tack till min handledare Ulrika Kjellman och till mina kurskamrater.

Tack också till mina informanter på Svenskt Näringsliv, i Stockholm och i Malmö.

(7)

1. Inledning

Alla är idag tämligen överens om att ett av vår tids nyckelord är information.

Flödet av information ter sig enormt och vi vet alla hur viktigt det är att ha rätt information vid rätt tillfälle. Tillgången till information, och rätt information, är inte bara ett sätt för oss som individer att få våra behov tillgodosedda; information är en strategiskt viktig resurs såväl för oss individer som för företag, myndigheter och andra organisationer.

Ett annat nyckelord som kännetecknar våra liv är förändring. Ständiga för- ändringar i våra liv, på våra arbeten och i samhället påverkar hur vi lever våra liv och får oss att agera och handla.

Denna uppsats handlar om båda begreppen; information och förändring. De är på samma gång konsekvensen av varandra och förutsättningen för varandra.

Med hjälp av information och kunskap kan vi möta förändringar, anpassa oss och skapa nytt. Det gäller för både privatpersoner och organisationer. För att effektivt kunna hantera information inom en organisation krävs genomtänka metoder, rutiner och arbetssätt. Detta kallas Information Management och är ett forskningsområde inom biblioteks- och informationsvetenskapen.

1.1 Syfte och frågeställningar

Ett exempel på en organisation som är aktiv i samhällslivet och i debatten är Svenskt Näringsliv. Svenskt Näringsliv är en organisation som företräder cirka 55 000 små, medelstora och stora företag. Organisationen är politiskt obunden och arbetar för ett ökat företagande och en ökad företagsamhet i Sverige.

Svenskt Näringsliv kan beskrivas som en organisation vars verksamhet till stor del är fokuserad kring information, kunskap och kommunikation. Syftet med uppsatsen är att utifrån ett Information Managementperspektiv studera infor- mationsresurserna inom organisationen Svenskt Näringsliv. Jag ska också studera flödet av information i organisationen.

Jag har intervjuat ett antal personer som representerar de olika verksamheterna. Jag undersöker informationsresurserna genom att använda en modifierad Information Audit (en form av granskning - utförligare förklaring

(8)

följer i metodkapitlet) enligt Susan Henczel och jag använder Choos teorier för att beskriva informationsflödet inom organisationen. Jag beskriver också några exempel på informationsprodukter, dvs. slutprodukter, resultatet av informations- processen.

Jag har också som ambition att genom att beskriva en organisation som Svenskt Näringsliv i biblioteks- och informationsvetenskapliga termer, öka intresset för denna typ av organisationer dels som objekt för forskningen, dels som en del av en potentiell arbetsmarknad. Näringslivet är relativt frånvarande i vår undervisning, både i litteraturen, i undervisningen och som forskningsobjekt.

Jag kommer att fokusera på följande frågeställningar:

Vilka informationsbehov har medarbetarna inom organisationen?

Vilka informationsresurser finns inom organisationen?

I vilken omfattning används de av medarbetarna?

Jag vill också undersöka om Choos modell Information Management Cycle går att använda på organisationen Svenskt Näringsliv och därmed se om den är

”en intelligent organisation”. 1

1.2 Avgränsningar

Svenskt Näringsliv är en stor organisation med en omfattande verksamhet. I uppsatsen gör jag en fallstudie och fokuserar mina intervjuer på den del av verk- samheten som kallas expertdelen. Här intervjuade jag tre personer. Jag intervjuade också tre personer som arbetar med organisationens informationsresurser. Dessa intervjuer ger naturligtvis enbart en beskrivning av just dessa personer och kan inte anses till fullo representera alla medarbetarna. Däremot kan de i viss mån anses representera de övriga experterna inom Svenskt Näringsliv, dvs. kollegor som har liknade arbetsuppgifter och som arbetar på liknande sätt.

För att skapa en förståelse för organisationen och dess förutsättningar beskriver jag också i viss utsträckning opinionsbildningsarbetet, dels för att det är en kärnverksamhet och dels för att den utgör en intressant bakgrund till övriga delar av verksamheten. Redogörelsen för opinionsbildningsarbetet är alltså av- gränsat och inte heltäckande.

Jag har inte sysselsatt mig med frågan om Svenskt Näringslivs politiska hållning eller konsekvenser av organisationens verksamhet. Anledningen är inte

1 Choo, Chun Wei, 2002, Information Management for the Intelligent Organization. The art of Scanning the Environment, s. 24.

(9)

att jag tycker att ämnet är ointressant eller oproblematiskt, men det har helt enkelt inte funnits utrymme för det.

1.3 Disposition

I kapital två ger jag en bild av framväxten av Information Management (IM) som forskningsområde samt kopplingen till biblioteks- och informationsvetenskap (BoI). Jag ger också exempel på internationell och svensk forskning.

Kapitel tre innehåller ett avsnitt om den metod jag har valt för uppsatsen. Här redogör jag för några olika sätt att granska informationshanteringen i en orga- nisation. Jag fördjupar mig i Information Audit i allmänhet och Susan Henczels variant i synnerhet eftersom jag använder mig av den i min undersökning. Kapitlet innehåller även några metodologiska kommentarer till mitt arbete.

I kapitel fyra ger jag en teoretisk bakgrund till min undersökning. Jag utvecklar begreppet Information Management samt Choos modell Information Management Cycle som beskriver informationshanteringsprocessen. Jag berör också Choos resonemang om vad som utgör den ”intelligenta organisationen”.

I kapitel fem presenterar jag Svenskt Näringsliv som organisation, dess verksamhet och mål. Jag vill här också försöka ge en bild av de förutsättningar som är speciella just för denna typ av organisation och hur de avspeglar sig i dess informationshantering.

I kapitel sex är det dags att presentera själva undersökningen och det material som framkommit under intervjuerna. Jag ger även exempel på några informationsprodukter, dvs. hur information och kunskap återvinns inom organisationen.

Kapitel sju behandlar slutsatser och slutdiskussion.

(10)

2. Forskningsöversikt

I detta kapitel vill jag ge en bild av hur forskningsfältet Information Management (IM) har utvecklats under de senaste 30-40 åren. Resonemang kring begreppet IM fortsätter i kapitel fyra, där jag redogör för mina teoretiska utgångspunkter. Jag ger här i kapitel 2, också exempel på forskning som tangerar mitt ämne och i synnerhet forskning som använt sig av Information Audit som metod. Jag avslutar med några exempel på forskningsprojekt som använts sig av liknande metoder som jag har gjort i mitt arbete.

Vid litteraturstudier kring IM kan man snabbt konstatera två saker: det finns mycket litteratur och att många av begreppen, till exempel ”information”,

”kommunikation”, ”informationsteknik”, ”kunskap”, ”informationsteknologi”,

”strategi”, ”policy” förekommer inom en mängd olika vetenskapliga ämnen, exempelvis BoI, media- och kommunikationsvetenskap, företagsekonomi, data- och systemvetenskap och inom olika verksamhetsområden i samhället; mark- nadsföring, ledarskapsutveckling, omvärldsanalys organisationsteori, perso- nalutveckling, public relations. Den stora mängden litteratur har gjort att arbetet med underlaget för uppsatsen tidvis har blivit mycket omfattande och jag har tvingats, efter diverse utflykter till nya kunskapshorisonter, att återgå till mina ursprungliga avsikter med texten. Jag hoppas att jag har låtit den stora tillgången till litteratur verka till uppsatsens fördel och inte lämnar ett alltför yvigt intryck hos läsaren.

2.1 Information Management – med avstamp i BoI

Information Magement har sin utgångspunkt i forskningen om informationssökning, ett forskningsområde som fick sin startpunkt efter andra världskriget. Den explosionsartade ökningen av information skapade på 1950-talet stora behov av systematisering och organisering för att kunna göra informationen återvinningsbar och därmed tillgänglig. Forskning kring informationssökning har sedan dess utvecklats till en central del av ämnesområdet biblioteks- och informationsvetenskap. Parallellt med denna utveckling har intresset för det vi idag känner som Information Management, vuxit fram. Under slutet av 1970-talet som befäste IM alltmer sin position som separat forskningsområde. Det skedde

(11)

ungefär samtidigt som information alltmer började betraktas som en resurs; en resurs som tillmättes ett värde och som därmed fick större betydelse för organisationer och dess verksamhet.

I takt med att insikten växte om att information dels var en resurs att räkna med och dels att den till övervägande del var text och inte bara siffror, ökade också incitamenten för utveckling av informationssystem som kunde lagra text på ett effektivt sätt. Detta gynnade även återvinningsmöjligheterna vilket ökade tillgängligheten. Eftersom konstruktionerna av dessa nya utvecklade informationssystem utgick ifrån användarens informationsbehov, i stället för producenten informationssamling, behövde man kunskap och metoder för att ta reda på användarnas informationsbehov. Steget var sedan inte långt till att förstå vikten av väl genomarbetade planer och policies om hur man skulle hantera informationen inom organisationen; informationspolicyn som arbetsredskap vann mark.2

IM som forskningsfält fortsätter alltjämt att utvecklas inom en rad olika kunskapsfält som till exempel ekonomi, ledarskap, organisationsteori, biblioteks- och informationsvetenskap. Samtliga dessa kunskapsfält utgör basen för ny teoribildning, vilket gynnar arbetet och forskningen inom Information Mana- gement.3

Ett undersökningsobjekten som är gemensamt för BoI och Information Management är forskningen kring informationssökning. Här undersöks användandet av informationskällor och kanaler; informationsresurserna. IM handlar om hur en organisationen hanterar sin information så att den på bästa och effektivast möjliga sätt, förbättrar organisationens resultat och förverkliga dess mål. I kapitlet Teoretisk ram utvecklar jag begreppet Information Management ytterligare.

IM har, till skillnad från biblioteks- och informationsvetenskapen som oftare riktar in sig på den enskilde användaren, organisationen som utgångspunkt.

Forskningen om informationsbehov och hantering av informationsresurser har inom BoI traditionellt fokuserat på yrkesgrupper, exempelvis forskare i den akademiska världen.4 Studier som beskriver även andra yrkesgruppers infor- mationsbehov, informationssökning och informationsanvändning har sedan gjorts, exempelvis för sjuksköterskor, journalister, hemtjänstpersonal.5 Dock har få

2 Maceviciute, Elena & Wilson, Thomas D, 2002, “The Development of the Information Management Research Area”.

3 Maceviciute & Wilson, 2002.

4 Savolainen, Reijo, 2003, Informationssökning och informationsbehov, s. 70.

5 Sundin, Olof, 2007, Informationsstrategier och yrkesidentiteter: en studie av sjuksköterskors relation till fackinformation vid arbetsplatsen, passim.

Ahlin, Jenny, 2007, Reportrars användning av informationsresurser på en svensk dagstidning, passim..

Petroff, Petra, 2004 Information Audit en informationsgranskning vid Borås Stads äldre- och handi- kappomsorg inom kommundel Centrum, passim.

(12)

undersökningar gjorts inom svensk BoI-forskning som har haft utgångspunkt i näringslivet.

2.2 Exempel på forskning om granskning av informationshantering

Det finns ett flertal sätt att granska och utvärdera informationsresurser, till exempel auditering/granskning av information (information audit), kartläggning av information (information mapping) och olika typer av granskning och analys av informationsflöden. En forskare inom Information Auditing är Susan Henczel, vars modell av metoden jag valt för min egen uppsats. (Metoden kommer att beskrivas närmare i metodkapitlet). En annan i ämnet aktiv forskare är Elizabeth Orna. Hon framhåller informationspolicyn som ett mycket betydelsefullt arbetsredskap inom en organisation. Den är, enligt henne, i många fall det viktiga slutresultatet av en IA6.

Här följer tre exempel på forskning som har använt sig av Information Audit:

Hobert City Council i Tasmanien, Australien, The Preston and Northcote Community Hospital i Victoria, Australien och slutligen Surrey police i England.

Hobert City Council Tasmanien, Australien

I en artikel från 2005 redogör Heather Jones för ett exempel från Tasmanien i Australien. Informationsgranskningen genomfördes inom Hobert City Council, den kommunala förvaltningen i staden Hobart. Här fanns ett behov av effektivare sätt att dela och sprida information mellan förvaltningarna inom organisationen.

Det fanns också stora behov av att säkra tillgången och användningen av information som rörde strategiskt viktiga kommunala verksamheter, sådana som måste fungera för att säkerställa kommuninvånarnas säkerhet och komfort. En arbetsgrupp formerades för att leda informationsgranskningen och Susan Henczel anlitades som rådgivare. Målgruppen var tjänstemän som på olika sätt arbetade med av dessa strategiska verksamheter inom de olika förvaltningarna. Med utgångspunkt i Susan Henczels metod genomfördes en Information Audit inom den kommunala förvaltningen i Hobart.

Även om granskningen drog ut på tiden (den slutliga rapporten var ännu inte skriven när Jones artikel publicerades), kunde man omedelbart hitta möjligheter för förbättring och utveckling av informationshanteringen i Hobert. Akuta informationsluckor kunde täppas till, dubblering av vissa informationsresurser kunde stoppas och medvetenheten av informationen och dess potential höjdes

6 Orna, Elizabeth, 1999, Practical Information Policies: How to manage information flow in organisations, s. 9.

(13)

inom organisationen. Framför allt hade Information Audit som metod etablerats som en del i kommunens strategiska arbete. 7

The Preston and Northcote Community Hospital, Victoria, Australien

Ett annat internationellt exempel av Information Audit är The Preston and Northcote Community Hospital (PANCH) i Victoria i Australien. Anledningen till att genomföra granskningen var att sjukhuset saknade struktur för informations- hanteringen. Syftet med auditeringen var att identifiera informationsbehoven, att utveckla informationshantering som motsvarade behoven och som skulle bidra till verksamheten. En informationspolicy skulle också tas fram. En bibliotekarie projektanställdes för att leda processen. Arbetet resulterade i ökade anslag och fullt stöd från ledningen i implementeringen av rekommendationerna som baserades på resultaten från granskningen.8

Surrey police, England

I sin bok Practical Information Policies beskriver Elizabeth Orna några exempel på organisationer som genomför granskningar av informationen enligt en IA. En av dem är polisen i Surrey i England. Polisens verksamhet, att tjäna och skydda allmänheten, är i hög grad beroende av olika former av informationsinsamling.

Problemet i Surrey var att de olika informationsvägarna inte fungerade, informationssökningsprocesser dupliceras och nya informationssystem införskaffades trots att de redan fanns i andra delar av organisationen. En IA utformades utifrån organisationens specifika behov och genomfördes med framgång. Orna tar i exemplet även upp en del intressanta aspekter på processen som kan vara av intresse för en organisation som står inför en liknande process, exempelvis vikten av sammansättning av arbetsgruppen (the auditing team); här rekommenderas en mix av intern och extern kompetens. Att avsätta tid och pengar och att inse att dessa processer tar tid är viktigt. I detta fall hade man dessutom modet att adressera politiska och kulturella frågor som ofta är känsliga, exempelvis om vem som ”äger” informationen. En av de viktigaste lärdomarna från detta exempel är, menar Orna, att alla medlemmar i en organisation får, genom en IA, ett redskap att arbeta med information även om de inte har något tidigare erfarenhet av det.9

Svenska exempel

Huvuddelen av de svenska exemplen är magisteruppsatser från 2000-talet. De har på olika sätt haft liknande syften som jag haft med mitt arbete, dock förekommer skillnader i angreppssätt, teoretisk bakgrund, omfattning metodval. Nästan

7 Jones, Heather, 2005,“ Risking Knowledge Management”, s. 397-407.

8 Henczel, 2001a, s. 201 f.

9 Orna, 1999, s. 325-342.

(14)

samtliga uppsatser kommer från utbildningen vid Borås Högskola, vilket indikerar att denna högskola, mer än någon annan svensk högskola, arbetar inom detta forskningsfält. Uppsatserna behandlar verksamheter inom offentlig sektor, från den akademiska världen eller från så kallade NGOs (Non-Govenmental Organizations). Jag har även tittat på uppsatser från andra ämnen som till exempel företagsekonomi och kommunikationsvetenskap. Här förekommer näringslivet oftare, men å andra sidan använder man sig inte av Information Audit som metod.

Eftersom det är just kombinationen Information Management och IA som intresserar mig väljer jag att här beskriva forskning som härrör från ämnet biblioteks- och informationsvetenskap och som belyser hantering och administration av informationsresurser, och informations- och kommuni- kationsprocesser inom organisationer.

Information Audit – en informationsgranskning vid Borås Stads äldre- och handikappomsorg inom kommundel Centrum är titeln på Petra Petroffs magisteruppsats från Borås högskola 2003. Uppsatsen är ett exempel från offentlig sektor och beskriver informationshanteringen inom en enhet i Borås kommun. Petroff använder Henczels Information Auditmetod i en anpassad version, och arbetet innehåller även indikationer på möjliga förbättringar i den undersökta informationshanteringen.10

Ett annat exempel från offentlig sektor är Man vet inte vad man inte vet. Här beskriver Jessica Grynell 2003 hur man på Gatukontoret i Borås stad hanterar olika aspekter av den interna informationen, till exempel flödet av information och hur kommunikationen inom organisationen fungerar. Även denna uppsats är skriven vid Borås Högskola.11 Peter Andersson och Susan Nejadpour jämför politikernas informationsbehov med de informationsresurser och -tjänster som står till deras förfogande. Uppsatsen heter Utvärdering av kommunalpolitikers informationsförsörjning: en information audit i Härryda kommun och lades fram vid högskolan i Borås 2004.12

En av de få exempel på en Information Audit som genomförts inom näringslivet presenterades 2005 i en magisteruppsats skriven av Anya Klingborg och David Lidström vid Borås Högskola; Dokumenthantering i företag och organisationer. En fallstudie på Volvo Car Corporation i Uddevalla. De fokuserar på företagets dokumenthantering, hur kunskap produceras samt på informationsflödet inom organisationen. Klingborg och Lidström använder Henczels Information Auditmetod.13

10 Petroff, 2004, passim.

11 Grynell, Jessica, 2003, Man vet inte vad man inte vet, passim.

12 Andersson, Peter & Nejadpour, Susan 2004 Utvärdering av kommunalpolitikers informationsförsöjning – en informationaudit i Härryda kommun, passim.

13 Klingborg, Anya & Lidström David, 2005 Dokumenthantering i företag och organisationer. En fallstudie på Volvo Car Corporation i Uddevalla, passim.

(15)

Även Jenny Ahlin använder sig av Henczels metod i sin magisteruppsats från 2007, Borås Högskola; Reportrars användning av informationsresurser på en svensk dagstidning. Ahlin beskriver journalister på en dagstidning i deras professionella roll som informationssökare. Hon använder sig också av Information Managementbegreppet och har Robert Taylors resonemang kring IUE:s (Information Use Environment) som teoretisk utgångspunkt. 14

Gabriella Blom presenterade 2007 sin magisteruppsats Information Management inom humanitära frivilligorganisationer vid Uppsala universitet. I sin uppsats beskriver Blom hur Röda Korset hanterar sin information i syfte att bli så effektiva som möjligt och att nå högsta möjliga produktivitet. Blom använder också IM som teoretisk bas för sin undersökning och Henczels Information Audit som metod.15

Karen Nowés Hedvalls doktorsavhandling kom 2007 i Borås. Den heter Tensions and Contradictions in Information Management: An Activity-theoretical Approach to Information Activitites in a Swedish Youth/Peace Organisation och behandlar informationsbeteende inom en organisation. Hon betonar vikten av goda informations- och kommunikationsrutiner och argumenterar för ett helhetsperspektiv på informationen i en organisation, att alla medarbetares informationsbehov, deras förutsättningar och resurser måste gå hand-i-hand med organisationens värderingar, struktur och mål. Karen Nowé Hedvalls metod har varit en kombination av observationer, intervjuer och textstudier, men hon har inte specifikt använt Henczels Information Auditmetod.16

I Anita Bohlins uppsats från 2008 och Borås Högskola står en statlig myndighet, Statens Geologiska Institut, och dess interna informationsresurser i fokus. Magisteruppsatsen heter Interna informationsresurser. Fallstudie av en statlig myndighet. Bohlin studerar här relationen mellan den interna informationen och dess flöden samt affärsmålen inom en kunskapsorganisation. Bohlin har använts sig av delar av Henczels resonemang och slutsatser vad gäller Information Audit. Hon har dock inte använt den som en metod fullt ut i uppsatsen. 17

14 Ahlin, 2007, passim.

15 Blom, Gabriella, 2007, Information Management inom humanitära frivilligorganisationer, passim.

16 Nowé Hedvall, Karen, 2007, Tensions and Contradictions in Information Management: An activity theoretical Approach to Information Activitites in a Swedish Youth/Peace Organisation, passim.

17 Bohlin, Anita, 2008, Interna informationsresurser. Fallstudie av en statlig myndighet, passim.

(16)

3. Metod

I förra kapitlet redogjorde jag för hur forskningsfältet Information Management har utvecklats. I detta kapitel kommer jag in på hur behovet av metoder att granska informationen och dess hantering blir en nödvändighet i takt med att informationsmängden ökar. Här redogör jag också för den metod jag använt, samt något om omständigheterna kring mitt undersökningsarbete.

3.1 Att utvärdera informationshantering

Den stora ökningen av information under 1960- och 70-talen tydliggjorde behoven av rutiner och metoder för administration och hantering av informationen. Men det var inte enbart mängden information som gjorde detta nödvändigt. Utvecklingen av själva informationssystemen innebar också att den enskilde medarbetaren nu fick tillgång till information på ett helt nytt sätt och i en helt ny omfattning. Informationen var inte längre bara en angelägenhet för organisationens bibliotek eller informationsavdelning, utan den blev bokstavligt talat var medarbetares egendom. Detta underströk behovet av metoder och rutiner, inte bara för att organisera själva informationen, utan även för att ta reda på medarbetarnas (inklusive ledningens) informationsbehov, granska befintliga kanaler, undersöka informationsflödet inom organisationen m.m. Detta behövde göras dels för att säkerställa kvaliteten på såväl informationen som själva informationssystemen och dels för att undersöka hur informationen användes.

Granskningar och auditeringar hade länge använts inom en rad arbetsfält, inte minst inom det ekonomiska fältet, men ännu på 1970-talet fanns inga metoder för att utvärdera en organisations informationsresurser som var specifika för just informationsverksamheten.18

Som tidigare nämnts växte under 1980-talet även insikten om informationens strategiska betydelse och i takt med att informationen började jämställas med andra resurser, steg också kraven på att den effektivt borde utvärderas och sättas i relation till uppsatta mål och strategier. Under kommande år presenterades ett antal metoder, exempelvis inventering av informationsresurser, analys av

18 Huotari, Maija-Leena, 2003, ”Information Management”, .s 147.

(17)

informationsflöden, analys av informationsmiljön, beräknings- och budge- teringstillämpningar för information. Ur dessa utvecklades ett antal olika angreppssätt och metodologier, exempelvis auditering/granskning av information (information audit), kartläggning av information (information mapping) och auditering av kommunikation (communcation audits).19

3.2 Information Audit

I denna uppsats fokuserar jag på metoden som benämns Information Audit (IA).

Inledningsvis redogör jag för några olika forskares syn på metodologin och avslutningsvis kommer jag in på den variant av IA som jag valt för denna uppsats, nämligen Susan Henczels Sju-stegs-modell.

Information Audit har definierats av olika forskare. Två av dem, Steven Buchanan och Forbes Gibb menar i en artikel från 1999 att IA är en process för att upptäcka, övervaka och utvärdera informationsresurser i syfte att genomföra, upprätthålla eller förbättra organisationens hantering av informationen. De menar också att granskningen är nödvändig för att maximalt kunna utnyttja informa- tionens strategiska potential; att fastställa dess värde, funktion och användbarhet.20 Flera forskare inom området, bl. a. Susan Henczel och Elizabeth Orna, förordar en mer omfattande definition; nämlingen den som har formulerats av The Information Resources Management Network of Aslib i Storbritannien:

A systematic evaluation of information use, resources and flows, with a verification by reference to both people and existing documents, in order to establish the extent to which they are contributing to an organization’s objectives.21

3.2.1 Vinster

Enligt Susan Henczel är Information Audit ett sätt att stämma av organisationens informationsbehov med befintliga resurser och informationsflöde. Att genomföra en Information Audit innebär tydliga vinster för såväl organisationen, som informationsavdelningen och de medarbetare som arbetar med informationsfrågor inom organisationen:

För organisationen innebär en väl genomförd IA ett sätt att identifiera informationsbehov i organisationen, att kunskapsluckor inom vissa områden (och därmed aktuella utbildningsbehov) identifieras, individuell expertkunskap upp- märksammas och identifieras, medvetenhet inom organisationen vad gäller information och dess nytta och värde ökar.

19 Huotari, 2003,”Information Management”. s 147.

20 Buchanan, Steven & Gibb, Forbes, 2007 “The Information Audit: An integrated approach”, s. 34.

21 Orna, 1990, s. 69.

(18)

För informationsavdelningen innebär granskningen en ökad medvetenhet kring informationens roll och avdelningen stärker på så sätt sin ställning. Den erbjuder också nya tillfällen för intern marknadsföring av tillgängliga infor- mationstjänster och informationsresurser samtidigt som den förser avdelningen med stora mängder av information och kunskap som kommer till nytta i det fortsatta arbetet.

För den enskilde ”informationsmedarbetare” innebär arbetet med en IA mycket av ”hantverkskunskaper”, dvs. praktiska kunskaper när det gäller till exempel projektarbete och projektledning, intervju- och presentationsteknik.

Kunskapen om organisationen och dessa medarbetare gagnar naturligtvis var och en som arbetar med frågorna internt.22

En annan fördel är att IA ger underlag för att utveckla en för hela organisationen gällande informationspolicy. En informationspolicy definierar och prioriterar organisationens informationsmål, principer för hur informationen ska administreras och hanteras och hur humankapital och tekniska lösningar ska användas i detta arbete. En informationspolicy är helt enkelt en plan över organisationens förhållningssätt till information. Den hjälper också till att säkerställa att det avsätts nödvändiga ekonomiska medel och den fungerar som en garant för att organisationens åtagande när det gäller den interna och externa informationsverksamheten. Med informationspolicyn som utgångspunkt och underlag skapar man sedan en informationsstrategi och processer för hur informationen ska hanteras och ledas. 23

3.2.2 Begränsningar

De flesta är överens om det stora värdet av att genomföra en IA. Men det finns ett par punkter som man bör reflektera över inför ett genomförande. En IA är representativ för informationstillståndet i en organisation vid ett specifikt och givet tillfälle, nämligen när granskningen görs. För att man ska kunna dra långsiktiga slutsatser bör man därför upprepa auditeringen. Detta är ett exempel på erfarenheter som man med fördel kan hämta från den traditionella auditeringarna, t. ex. den finansiella, och dessa sätt att arbeta. Ett annat problem är svårigheten att beräkna värdet och kostnader för informationsresurserna. Detta kan utgöra ett problem när granskningen ska förankras hos ledningen. I det sammanhanget är det önskvärt att kunna koppla informationskostnaderna till dess värde. 24

22 Henczel, 2001, s. 198 ff.

23 Orna, 1990, s. 9.

24 Robertson, 1994 “The information audit: a broader perspective”.

(19)

3.2.3 Genomförande

Trots att detta område har sysselsatt forskare under ett antal decennier, finns det ingen universalmetod när det gäller att genomföra en IA. Buchanan och Gibb menar att just bristen på en sådan är en av anledningarna till att IA, trots sina styrkor och möjligheter, inte fullt slagit igenom inom informationshanteringen i organisationer. 25

Är det möjligt och är det över huvudtaget önskvärt att utveckla och standardisera en informationsauditeringsmetodologi? Forskarna Hanneri Botha och James A. Boon publicerade 2003 en artikel där de undersökt just detta. I sin artikel jämförde de en informationsauditering med den mer traditionella finan- siella auditeringen; en företeelse som har såväl verdertagna metoder som en naturlig plats i budgetåret. Botha och Boon fann viktiga likheter, men kom trots allt fram till att principerna för den finanisella auditeringen inte lämpar sig för utvecklingen av en standardiserad motsvarighet för informationen. En av anledningarna är att den finansiella auditeringen i så hög utsträckning bygger på lagar och förordningar, vilket innebär helt andra utgångspunkter än vad som skulle gälla för en Information Audit. Men, säger Botha och Boon, här finns ändå kunskap och erfarenheter att hämta när det gäller att fastställa värdet av informationsenheter.26

3.3 Henczels Information Audit

Jag har valt att i denna uppsats använda mig av Susan Henczels IA, en modell i sju steg för vilken hon redogör i sin bok The Information Audit. A Practical guide.

Henczels modell bör anpassas (eller till och med skräddarsys; Susan Henczel använder ordet tailoring) efter den aktuella organisation och dess förutsättningar.

Henczel menar att modellen inte är en hårt strukturerad och kontrollerad process som fungerar på ett speciellt och definierat sätt, utan snarare ett strukturerat ramverk som flexibelt kan anpassas efter den specifika organisations villkor och förutsättningar. Modellens delar kan anpassas för att passa granskarens syfte för att genomföra granskningen, tillgängliga resurser samt organisationens struktur och kultur.27 Modellen innehåller sju steg:

25 Buchanan, Steven & Gibb, Forbes, 1998 “The Information Audit: Role and scope”, s. 160.

26 Botha, Hanneri & Boon, James A, 2003, “The information Audit: Principles and Guidelines”, s. 32.

27 Henczel, 2001, s. 171.

(20)

Fig.1: Susan Henczels sju-stegs-modell av Information Audit

Steg 1. Planering

Steg 2. Datainsamling

Steg 3. Dataanalys

Steg 4. Utvärdering av data

Steg 5. Förmedling av rekommendationer

Steg 6. Implementering av rekommendationer

Steg 7. Kontinuerlig granskning

Källa: Henczel, 2001, s. 17 28

3.3.1 Planering

Under denna fas definieras mål, syfte och förväntningar med auditeringen. Som i alla projekt är planeringen viktig för projektets genomförande. Det är på detta stadium som modellen ska anpassas och justeras så att den passar den egna organisationens förutsättningar, det specifika syftet med auditeringen och ställda förväntningar.

Under planeringsfasen bör man också bestämma granskningens omfattning;

till exempel vilka delar av organisationen som ska omfattas och vilken typ av information som ska ingå. Med detta som utgångspunkt avsätts lämpliga resurser, såväl personella, ekonomiska som tekniska.

Henczel påpekar vikten av att ha god kännedom om organisationen och dess medlemmar. För en god förankring av processen bör intressenter och allierade identifieras, externa såväl som interna. Förankring i ledningen bör säkerställas genom stöd och engagemang från en eller flera nyckelpersoner på ledningsnivå.

28 Figuren har förenklats något och är inte identiskt med Henczels egen figur.

(21)

Granskningen kan utföras av någon som är en del av organisationen eller av en extern konsult.

I planeringsfasen ingår även att välja metod. Då utgår man ifrån de speciella förutsättningar som gäller för den aktuella organisationen. Oavsett vilken metod man väljer ingår följande fem komponenter: datainsamling, analys, utvärdering, förmedling och implementering av resultaten.

Redan i denna inledningsfas är det också viktigt att skapa en kommunika- tionsstrategi för hur granskningen ska kommuniceras, före, under och efter själva granskningen.29

3.3.2 Datainsamling

När det gäller insamlingen av data anger Susan Henczel tre olika sätt som lämpliga; enkät, fokusgrupper och personlig intervju. De kan användas var och en eller tillsammans. När det gäller den personliga intervjun (som jag använt mig av i mitt arbete) understryker Henczel vikten av att intervjuaren har god erfarenhet av intervjusituationer, har god kunskap om organisationen och i sakfrågorna och att den som intervjuar är flexibel när det gäller intervjuns utveckling.

Intervjupersonerna bör ha sett frågorna i förhand så att de kan förbereda sig. I början av själva intervjun bör intervjuaren klargöra syftet med intervjun, sammanhanget i vilket den kommer att förekomma samt hur uppgifterna kommer att hanteras och användas.30

3.3.3 Dataanalys

I denna fas behandlas de data som samlats in. Analys av materialet förbereds genom att informationen redigeras och kodas och, om en databas har skapats, läggs in i densamma. Har intervjuer genomförts ska dessa transkriberas, redigeras och kodas. Själva analysen görs sedan genom en jämförelse mellan den insamlade datan med de uppställda kriterierna i auditeringen. Resultatet kan presenteras med hjälp av scheman, grafer eller flödesscheman, som på ett visuellt sätt sätter resultatet i direkt relation till organisationens strukturer.31

3.3.4 Utvärdering av data

När den insamlade informationen har analyserats måste resultaten utvärderas och tolkas. Med en god kunskap om organisationen, hur den fungerar och dess mål får man fram vad resultaten betyder för organisationen och hur detta ska hanteras.

Denna fas erbjuder alltså tillfälle till att, utifrån resultaten, definiera problem och möjligheter för organisationen och att analysera informationsflödena samt

29 Henczel, 2001, s. 172 ff.

30 Henczel, 2001, s. 179 ff.

31 Henczel, 2001, s. 183 ff.

(22)

eventuella luckor i informationstillförseln. När problemen är tydligt identifierade bör åtgärdsstrategier utvecklas. Nästa steg är att formulera rekommendationer för hur problemen ska lösas. Rekommendationerna bör innehålla såväl ekonomiska aspekter som definitioner av uppsatta mål och kommande arbetsprocesser.

Samtliga åtgärder bör sammanföras i ett gemensamt dokument; ”an actionplan for change”.32

3.3.5 Förmedling av rekommendationer

Om en informationsgranskning ska ha någon effekt eller röna någon framgång beror i högsta grad på hur de formulerade rekommendationer kommuniceras till organisationen, till ledning, medarbetare och intressenter. Vilken metod och vilka kanaler man väljer att använda beror uteslutande på respektive organisation, dess kultur och struktur. Som vid de flesta kommunikationstillfällen är det lämpligt att använda en mix av olika metoder, anpassade efter den speciella delmålgruppen, till exempel skriftliga rapporter, muntliga presentationer, seminarier, intranät och personlig återkoppling till deltagare i granskningen.

Det är nu som frukterna av en god planering för kommunikationen (i steg 1) kring IA bär frukt. Om kunskapen om IA och vad den kan åstadkomma väl förankrats ute i organisationen före och under genomförandet, kommer förut- sättningarna för en bra kommunikation av åtgärderna att var optimala.

Kommunikationen bör ske i dialogform och präglas av en öppenhet. Utrymme för synpunkter och förslag från medarbetare är en självklar del av processen.33

3.3.6 Implementering av rekommendationerna

Steg sex i Henczels IA handlar om implementeringen, dvs. genomförandet; att förstå förändringsprocessen och att planlägga den. Det är alltså dags att ta fram en genomförandeplan och göra resultatet av granskningen till en del av andra strategiska planer inom organisationen, exempelvis marknads- och affärsplan.

Rekommendationerna kommer att innehålla förändringar av rutiner, arbetsuppgifter, flöden, resurser eller tjänster. Oavsett om det handlar om stora eller små förändringar kommer individer och grupper att påverkas och det är viktigt att man noga tänker igenom och planerar för detta.

Som avslutning på denna fas ligger arbetet att, med granskningen som utgångspunkt, arbeta fram en informationspolicy som anger hur informationen ska hanteras inom organisationen.34

32 Henczel, 2001, s. 186 ff.

33 Henczel, 2001, s. 189 ff.

34 Henczel, 2001, s. 191 ff.

(23)

3.3.7 Kontinuerlig granskning

Detta sista steg i processen handlar om hur viktigt det är att organisationen, med regelbundenhet och med hjälp av en Information Audit, stämmer av hur informationstjänsterna inom organisationen motsvarar informationsbehoven. Det beskriver också hur man mäter effekterna av förändringar och stämmer av dessa med de mål som sattes upp i planeringsfasen, steg 1. Vidare bör formen av IA ses över och utvärderas. 35

3.4 Metodologiska kommentarer

3.4.1 Anpassningar av Henczels modell

Jag har, som Henczel rekommenderar, anpassat modellen efter de förutsättningar som gäller för mitt arbete och för den organisation jag studerar. Hade jag utfört en fullständig Information Audit på uppdrag av organisationen som extern konsult eller som intern medarbetare, hade granskningen, dess planering och genomförande blivit en annan än den som nu föreligger. Jag hade troligen haft andra utgångspunkter, utifrån specifika problemställningar, och inte gjort som nu, en allmän genomlysning. Själva genomförandet hade också varit annorlunda; jag hade exempelvis troligen varit del av en arbetsgrupp, fler och större delar av verksamheten hade involverats, fler metoder hade kompletterat varandra och framförallt hade resultatet i form av rekommendationer varit en av huvud- punkterna. Men eftersom jag beslöt mig för att endast följa de första fyra stegen i modellen uteslöts de steg som innehöll förmedling och genomförande av rekommendationer. Däremot kan mitt arbete väl fungera som ett pilotprojekt eller förstudie som internt sätter sökarljuset på informationshanteringen och uppmärksammar Information Management som en del av det strategiska arbetet med information.

3.4.2 En fallstudie

Mitt arbete är en fallstudie. Fallstudien används ofta inom pedagogisk och samhällsvetenskaplig forskning när man vill skaffa sig djupare kunskaper och insikter i en viss situation och hur de inblandade tolkar den. Tyngdpunkten ligger i att upptäcka snarare än att bevisa. Som en kvalitativ forskningsmetod är fallstudien också mer fokuserad på processen och sammanhanget/kontexten än på mål och slutresultat.36 Sharan Merriam definierar fallstudien som

35 Henczel, 2001, s. 195 ff.

36 Merriam, Sharan B., 1994, Fallstudien som forskningsmetod, s. 31.

(24)

en undersökning av en specifik företeelse, t. ex. ett program, en händelse, en person, ett skeende, en institution eller en social grupp. Detta avgränsade eller definierade system väljs för att det är viktigt och intressant eller för att det utgör någon form av hypotes.37

I min undersökning har jag använt intervjun som huvudmetod, men jag har även använt mig av andra sätt för att samla in information. Under hösten 2007 gjorde jag min praktik på Svenskt Näringslivs regionkontor i Malmö. Här fick jag tillfälle att observera och studera hur medarbetarnas arbetsprocesser och hur de använde sig av tillgängliga informationsresurser. Jag gjorde även ett antal pilotintervjuer och förde en hel del samtal med de anställda. Jag har även studerat material producerat av Svenskt Näringsliv, exempelvis deras hemsida och olika former av tryckt material. Jag har också fått ta del av diverse skriftligt material som rör hanteringen av informationsresurserna.

3.4.3 Intervjun som metod

Det finns olika typer av intervjuer. I min fallstudie har jag valt att göra öppna och semistrukturerade intervjuer. Jag har haft en struktur för intervjun som varit gemensamt för samtliga informanter. Förutom frågor som ställdes till samtliga, hade jag ett antal frågor som varit speciellt anpassade efter just den aktuella informanten och hans/hennes expertområde. I övrigt har jag ansett det vara viktigt att låta intervjupersonens tanker och synpunkter i viss mån styra riktningen av intervjun och därmed utveckla den. På så sätt kan man också komma fram till nya insikter och kunskap som brister i min egen bakgrundskunskap inte skulle ha gett utrymme för.

Fördelen med en semistrukturerad intervju är alltså den frihet och de möjligheter som metoden innebär. Nackdelen är å andra sidan att svaren från de olika intervjupersonerna ibland kan vara svåra att jämföra, eftersom alla frågor inte ställs i alla intervjuer. Ett annat observandum är att intervjuaren i större grad riskerar att påverka intervjupersonen till att svara på ett visst sätt eller i en viss riktning genom att ställa ledande frågor.

3.5 Urval av intervjupersoner

Jag har intervjuat sex personer som arbetar inom Svenskt Näringsliv. Eftersom det är en stor organisation med en omfattande och mångfacetterad verksamhet har jag varit tvungen att göra ett urval. Urvalet av personer skedde genom att jag först tog kontakt med kommunikationschefen som har en god överblick över

37 Merriam, 1994, s. 24.

(25)

organisationen, dess medarbetare, verksamhet och mål. Jag redogjorde för mina syften och mina tankar kring arbetet. I samråd med henne valde jag sedan de övriga medarbetare att intervjua.

3.5.1 Experterna

Tre av de sex informanterna är intervjuade i egenskap av sin expertroll. De är Olof Erixon, Kristina Scharp och Tove Lifvendahl. Olof och Kristina har inom organisationen titeln ”expert” och Tove är kommunikationschef inom Svenskt Näringsliv. I denna undersökning räknas hon som expert på sitt område även om hon formellt inte har titeln ”expert” motsvarande sina två kollegor. Samtidigt har hon en av de viktigaste positionerna inom organisationen när det gäller informationen och dess hantering.

Olof Erixon är expert på handelspolitiska frågor och arbetar även med upphandlingsfrågor och dess lagstiftning. Han har arbetat inom organisationen sedan 1988, inom dåvarande Svenska Arbetsgivareföreningen, och har tidigare arbetat med konkurrensutsättning av offentlig sektor och med säkerhetsfrågor.

Han har också många års erfarenhet från arbete på regionkontor. Sammantaget har detta gett honom omfattande erfarenheter från hur olika typer av företag fungerar, deras förutsättningar i den daliga verksamheten och den långsiktiga planeringen.

Kristina Scharp har en juridisk bakgrund och började 1999 med att arbeta med företagarrelaterade frågor inom Svenskt Näringsliv, exempelvis företagandet och företagsklimatet i landets kommuner. Sedan 1½ år tillbaka är hon ansvarig för utbildningsfrågor på Svenskt Näringsliv. Hennes ansvarsområde omfattar all slags utbildning; från förskola till vidareutbildning under de yrkesverksamma åren till utbildning för pensionärer – det livslånga lärandet.

Tove Lifvendahl är kommunikationschef på Svenskt Näringsliv sedan 1½ år tillbaka. Hon har, förutom en fil kand inom humaniora, en bred bakgrund inom media, marknadsföring och kommunikation, både som frilansare och som anställd. Hon har också arbetat politiskt och var under två år ordförande i ett av ungdomsförbunden.

3.5.2 Informationsspecialisterna

Förutom dessa tre experter har jag även intervjuat tre personer som arbetar med informationsresurserna/informationsprodukterna; Gun-Britt Berg, Maud Jansson och Alexandra Stråberg-Andersson.

Gun-Britt Berg och Maud Jansson arbetar på Infocenter. Infocenter är en del av Kommunikationsavdelningen och ansvarar för en stor del av de interna informationsresurserna. Gun-Britt Berg började som sekreterare på Industri- förbundet 1976. Där arbetade hon även med arkivfrågor och var med när man 1998 startade Infocenter. Funktionen har under åren haft olika placeringar inom organisationen men är nu del av kommunikationsavdelningen. Gun-Britt har

(26)

ingen högskoleutbildning men har förutom sin långa erfarenhet gått kortare kurser i exempelvis arkivhantering.

Maud Jansson kom till Svenskt Näringsliv 2001 och hade tidigare inte arbetat med liknande arbetsuppgifter. Under dessa sju år har hon lärt sig det hon idag behöver för att driva verksamheten tillsammans med Gun-Britt.

Alexandra Stråberg-Andersson är chef för Ekonomifakta som är ett av Svenskt Näringsliv helägt dotterbolag. Ekonomifakta är en webbplats som er- bjuder fakta och statistik som rör företag och företagande i Sverige, se vidare under Informationsprodukter i kapitel 6. Alexandra är nationalekonom och har arbetat på Stockholms universitet som biträdande studierektor för den ekonomiska grundutbildningen och på Ekonomistyrningsverket, en stabsmyndighet till finansdepartementet. 2003 kom hon till Svenskt Näringsliv och 2006 rekryterades hon till Ekonomifakta.

3.6 Genomförande

Tidigt i planeringsfasen genomförde jag fyra pilotintervjuer med medarbetare på Svenskt Näringslivs regionkontor i Malmö.

Som inledning till intervjuundersökningen tog jag kontakt med kommunikationschefen som hjälpte mig med urvalet. Hon tog en första kontakt med de personer jag ville intervjua Jag ville på detta sätt vara tydlig med att uppsatsarbetet var förankrat inom organisationen och försäkra mig om att de var förberedda när jag tog kontakt för att boka tid för intervjun. Jag redogjorde även skriftligt för mina syften och vad jag var intresserad av att veta.

Intervjuerna med fyra av de sex utvalda intervjupersonerna genomfördes individuellt. De två personerna som arbetar med informationsresurserna, Gun- Britt Berg och Maud Janssonintervjuades tillsammans, vid ett och samma tillfälle.

Detta skedde på deras egen begäran och jag såg inget hinder för detta - tvärtom kunde de komplettera varandras svar. Intervjuerna skedde i Svenskt Näringslivs lokaler på Storgatan på Östermalm i Stockholm.

Varje intervju inleddes med att jag muntligt åter kort redogjorde för mina syften och att de skulle få möjlighet att läsa igenom de avsnitt som direkt bygger på intervjuerna. Intervjuerna genomfördes med bandspelare vilket gav mig en betydande frihet under intervjuerna.

Mina frågor handlade om deras egna informationsbehov, hur de tillfredsställde sina informationsbehov, hur de använde sig av de interna befintliga informationsresurserna och i vilken utsträckning de använde sig av externa informationsresurser.

(27)

3.6.1 Reflektion kring fallstudien

Som min uppsats kommer att visa har organisationen Svenskt Näringsliv en strategisk förhållningssätt till information och kommunikation, ett arbetsfält som jag själv arbetat inom under 25 år. Under mitt arbete med uppsatsen har jag blivit mycket väl mottagen av mina kontakter och informanter på Svenskt Näringsliv och jag har mötts av intresse för mitt arbete.

Att se information som en strategisk resurs innebär bland annat att aktivt arbeta för att behålla och öka de värden som varumärket och organisationen står för. Utan att tillskriva uppsatsen för stort värde, vore det både orealistiskt och naivt att tro att det som framträder i denna uppsats vore av intet värde och helt ointressant för organisationen. Som alla intervju- eller undersökningsobjekt vill man naturligtvis framstå i en så god dagen som möjligt; det är en realitet som jag som forskare måste reflektera över i mitt arbete. Jag har strävat efter att hålla en forskares distans och kritiska förhållningssätt till mitt forskningsobjekt – organisationen Svenskt Näringsliv.

(28)

4. Teoretisk ram

Jag vill i denna uppsats studera informationsresurser inom en organisation, men också informationsflödet i och genom organisationen. I detta kapitel redogör jag för det teoretiskt ramverk som jag använder mig av, nämligen den kanadensiske forskaren Chun Wei Choos arbete. Hans forskningsområde är Information Management och jag intresserar mig för hans modell, Information Management Cycle och hans resonemang kring vad han kallar den ”intelligenta organisationen”. Jag inleder kapitlet med något om de tre områden inom Information Management där den största delen av forskningen bedrivs.38

4.1 Vad är Information Management?

Det finns som tidigare nämnts en omfattande litteratur om Information Management (IM) inom många olika ämnen och kunskapsområden. Här finner man ett antal olika definitioner av begreppet. Choo nämner att IM används som begrepp för i huvudsak tre olika forskningsområden: ett IT-relaterat forsk- ningsområde med fokus på informationsteknologi och informationssystem, ett kunskapsområde med metoder för att hantera och administrera infor- mationsresurser och slutligen ett arbetsfält med fokus på arbetet med informationspolicys och -rutiner. 39

Dessa tre områden framträder tydligt i litteraturen och olika forskare fokuserar på olika perspektiv. En forskare som haft betydande inflytande över IM- området som akademisk disciplin är Tom D. Wilson. I sin definition av IM berör han samtliga ovan nämnda områden och slår fast att informationen är en viktig ekonomisk resurs och att informationsteknik är redskap för effektiv informationshantering i alla organisationer40: ”Information management deals with the value, quality, ownership, use and security of information in the context of organizational performances.”41

38 Choo, 2002, s. 1 ff.

39 Choo, 2002, s. xiv.

40 Nowé Hedvall, 2007, s 3.

41 Wilson, Thomas D., 1997, “Information Management”, s. 187.

(29)

Jennifer Rowley har en något mer utvecklad och omfattande definition av Information Management. Hon menar att målet för IM är att öka organisationens effektivitet och möjligheter genom att förstärka dess förmåga att ta hand om de krav och den efterfrågan som ställs internt och externt under såväl stabila som instabila förhållanden. Hon menar också att IM innefattar ett arbete med informationspolicy inom hela organisationen, utveckling och underhåll av integrerade system och tjänster, optimering av informationsflöden samt att förse slutanvändarna, oavsett roll i organisationen, med moderna teknologiska lösningar som motsvarar deras behov.42

Maija-Leena Huotari anknyter också till tekniken och menar att ämnet uppfattas generellt ha fokus på informationsteknik och informationssystemen och därför har datavetenskapen haft en självklar roll i ämnets utveckling.

Utvecklingen av de elektroniska informationssystemen har under de senare 25 åren haft en mycket stor inverkan på utvecklingen av systematisering av information generellt. Dessa elektroniska informationssystem är idag de i särklass vanligaste redskapen för att administrera information, i synnerhet inom en organisation.43

Men IM är också, som tidigare nämnts, ett kunskapsområde som tangerar en rad samhällsvetenskapliga ämnen, exempelvis ekonomi och ledarskapsutveckling och bedrivs därför såväl vid universitetens ekonomiska institutioner och handelshögskolorna som vid de informationsvetenskapliga institutionerna.

4.2 Informationen som strategisk resurs

I den strida ström av information som både organisationer och enskilda utsätts för, ökar behovet av att kunna sortera och prioritera. Huotari menar att den allmänna samhällsutvecklingen gör att förmågan att hantera information tillmäts allt större betydelse.44 I sin undersökning från 1993 påpekar Choo och Auster att det inte är tillgången som är viktigast; all information finns på ett knapptrycks avstånd. Det är i stället kunskapen och kompetensen att prioritera – att plocka russinen ur kakan – som kommer att vara till störst nytta.45 Jag återkommer till informationen som en strategisk resurs i undersökningskapitlet.

42 Rowley, Jennifer, 1998, “Towards a Framework for Information Management”, s 361.

43 Huotari, 2003, s 134.

44 Huotari, 2003, s 134.

45 Choo, Chun Wei & Auster, Ethel, 1993, “Environmental Scanning by CEOs in Two Canadian Industries”, s. 194 .

(30)

4.3 Choos modell Information Management Cycle

Chun Choo talar om den ”intelligenta organisation” vars tillväxt och hälsa till stora delar bygger på rätt skapad, rätt införskaffad, rätt förvarad, rätt analyserad och rätt återvunnen information.46 Genom detta resonemang understryker han vikten av att kontinuerligt skaffa ny information och kunskap. Ett av målen med IM är att säkerställa detta flöde av information. På så sätt ökar organisationens förmåga att ständigt vara beredd på anpassa sitt beteende och verksamhet efter förändringar i omvärlden. Tillgången på information blir en framgångsfaktor.47

För att åskådliggöra denna process använder sig Choo av sin modell Information Management Cycle. Choo menar att detta processorienterade perspektiv ska ses som ett komplement till det teknologiska perspektivet inom IM samt det perspektiv inom IM där informationsresurserna är i fokus. Modellen beskriver en cykel som innehåller sex aktiviteter: Informationsbehov (Information Needs), Informationsförvärv (Information Acquisition), Informationslagring, (Information Organization and Storage), Informationsprodukter och tjänster (Information Products and Services) Informationsspridning (Information Distribution) samt Informationsanvändning (Information Use). 48

Fig 4.1 Information Management Cycle

Information Organization and storage Information

Needs

Information

Information Products/Services Information Adaptive Acquisition Use Behavior Information

Distribution

Källa: Choo, 2002, s. 24

46 Choo, 2002, s. 8f.

47 Choo, 2002, s. xv.

48 Choo, 2002, s. 24ff.

(31)

Choo påpekar att processen egentligen tar sin början längst till höger i modellen, i boxen för ”adaptive behavior”. Med hjälp av ny information förändras organi- sationen och varje förändring skapar i sin tur ny information och nya budskap, dvs. nya förutsättningar och därmed nya behov och nya informationsbehov.49 4.3.1 Informationsbehov

Behov av information dyker upp i samband med att problem, osäkerhet och tveksamheter uppträder i verksamheten. Dessa problem och osäkerhetsmoment kan vara ämnesspecifika eller kontextrelaterade, de kan exempelvis handla om organisatoriska faktorer, brister i rutiner eller andra funktioner. Osäkerheter som är ämnesspecifika och relaterade till verksamheten kan exempelvis vara ny lagstiftning under utveckling eller risk för råvarubrist. När informationsbehoven ska identifieras är det viktigt, menar Choo, att man inom organisationen inte nöjer sig med att ställa frågan: ”Vilken information behöver du?” utan här bör även andra frågor ställas, exempelvis ”Vad behöver du veta?”, ”Hur ser ditt problem ut?”

Att definiera informationsbehov är ett ansvar som alla inom organisationen måste dela; det inte bara en fråga för organisationens informationsspecialister. Det är ett nödvändigt arbete, men kan för många vara en komplicerad och ibland luddig process. Enskilda personer tycker i många fall att det är svårt att uttrycka sina behov av information. Man måste dessutom ta hänsyn till den enskilda individens verklighet, dess förutsättningar och hur individen kommer att använda informationen mm. För att underlätta arbetet föreslås ett antal neutrala frågor, till exempel ”Kan du berätta hur detta problem uppkom?”, ”Vad är det du försöker förstå om X?” och ”Om du kunde få den hjälp du helst skulle vilja ha, vad skulle det vara?”.50

4.3.2 Informationsförvärv

De informationsbehov som finns hos organisations medlemmar, återspeglar deras totala engagemang för och medverkan i den omvärld de lever i. Det innebär att det skulle krävas en oändlig mängd information för att täcka varje fråga, varje utveckling eller händelse som skulle kunna vara av intresse för organisationen och dess medlemmar. Därför krävs prioritering av dels vilken information som ska införskaffas, dels hur den ska anskaffas, dvs. vilka metoder som ska användas, och slutligen måste en prioritering ske om vilka källor som ska användas. Choo menar att valet av externa informationskällor måste, i antal och karaktär, motsvara

49 Choo, 2002, s. 24.

50 Choo, 2002, s. 29.

Figur

Updating...

Relaterade ämnen :