Informationsbrev Patientjournalen

(1)

Förvaltningen Patientjournalen

Informationsbrev Patientjournalen

8 mars 2021

(2)

Förvaltningen Patientjournalen Medicinsk Teknik

Innehållsförteckning

1 Allmänt ... 3

1.1 Begränsa och avbeställa behörigheter ... 3

2 Allmänt Cosmic ... 3

2.1 Fortbildningsträffar... 3

3 Cosmic Läkemedel ... 3

3.1 Ny receptblankett i Cosmic ... 3

4 Cosmic Vårdadministration ... 4

4.1 Dubbla medlemskap på patienter medför felaktig fakturering ... 4

4.2 Utebliven-registrering även på Besök per telefon och Besök över internet ... 4

5 Cosmic Vårddokumentation ... 4

5.1 Nya intyg för sjukvården ... 4

5.2 Webcert – signering av intyg ... 5

5.3 Osignerade anteckningar inom Region Östergötland... 5

5.4 Osignerade anteckningar på Resurs ... 5

5.5 Osignerade journalanteckningar av yrkeskategori läkarsekreterare ... 7

6 Cosmic Link ... 8

6.1 Makulering av vårdkontakt Vårdtillfälle kan avsluta patientens samordningsärende .. 8

7 1177 Vårdguidens e-tjänster ... 9

7.1 Bilagor och formulär ... 9

8 Pascal ... 9

8.1 Ny leverantör av tjänsten maskinellt dosdispenserade läkemedel ... 9

9 MittVaccin ... 11

9.1 Uppgradering av systemet ... 11

(3)

1 Allmänt

1.1 Begränsa och avbeställa behörigheter

I samband med det ökade vårdbehovet för Covid 19 beställdes många behörigheter till personal för att kunna hjälpa varandra.

Generellt ska LBA (lokal behörighetsadministratör) på enheten med jämna mellanrum kontrollera att personal som ingår i uppdrag är aktuella, och att behörigheter stämmer med behov- och riskanalys kopplat till verksamheten.

Se rutiner:

 Beställa och avbeställa behörigheter

 Cosmic/ROS: hantering när medarbetare slutar eller byter arbetsplats

 Cosmichantering, lokal administration av medarbetare som slutar eller byter arbetsplats Som exempel kan man till exempel se över vilka som har behörighet som Lokal administratör inom kliniken. Är det rätt personer? Tänk även på att rollen som Övergripande administratör innehåller samma behörigheter (dock kan denna roll även skapa vårdtjänster).

2 Allmänt Cosmic

2.1 Fortbildningsträffar

2-4 mars genomfördes vårens första Fortbildningsträffar via Skype. Material från träffarna publiceras på Lisa.

3 Cosmic Läkemedel

3.1 Ny receptblankett i Cosmic

Från och med 1 maj 2021 gäller en ny receptblankett som ska användas vid förskrivning av alla läkemedel, även särskilda läkemedel.

Enligt februari månads informationsbrev skulle den nya receptblanketten införas i Cosmic i samband med uppgradering den 11 mars 2021. Detta datum är nu framflyttat.

Beställ hem den nya blanketten via länkarna nedan. Beställ med och utan streckkod.

Beställningsrutin RÖ verksamhet Beställningsrutin privat verksamhet

Beställningsrutin privat verksamhet – Vårdgivarwebben

Den nya receptblanketten kommer införas i Cosmic innan 1 maj, men det exakta datumet är ej bestämt. Vi återkommer med datum när vi har mer information.

(4)

Medicinsk Teknik 4 (11)

4 Cosmic Vårdadministration

4.1 Dubbla medlemskap på patienter medför felaktig fakturering

Det har uppmärksammats ett fel i Cosmic avseende uppdatering av medlemskap från Master. Om patienten har två medlemskap så ska en uppdatering från Master generera endast ett medlemskap, det korrekta, medan det andra ska försvinna. Man har nu upptäckt att patienter som har ett medlemskap som är manuellt tillagt, utöver det som kommer från folkbokföringen, behåller det manuellt tillagda medlemskapet vid en uppdatering från Master.

Detta fel orsakar felaktig fakturering till storkund i samband med självbetjäning, vilket i sin tur kan orsaka en personuppgiftsincident.

För att förhindra sådana incidenter så måste man nu, fram till leverans av rättningen, kontrollera

medlemskapet på samtliga patienter som kommer från en självbetjäningsterminal till kassan. Finns det två medlemskap så ska det inkorrekta medlemskapet plockas bort. Efter det kan man ta betalt i kassan.

Felet är rapporterat till leverantör.

4.2 Utebliven-registrering även på Besök per telefon och Besök över internet

Man kan sätta status Utebliven i betalkassan på både Besök över internet och Besök per telefon. Då finns möjligheten att låta besöket återgå till väntelistan Uteblivna vårdkontakter för ombokning.

5 Cosmic Vårddokumentation

5.1 Nya intyg för sjukvården

Gäller från 1 mars

Enligt Socialstyrelsens nya föreskrifter ska flera av de intyg som vården och vårdcentraler använder sig av, ersättas den 1 mars. Det gäller intygen Dödsbevis, Vårdintyg, Godmanskap och Förvaltarskap.

De nya blanketterna är upplagda i Cosmics blankettbibliotek:

(5)

5.2 Webcert – signering av intyg

Vid signering av intyg i Webcert upplever många användare att Webcert kraschar och att man hamnar i Cosmicfönstret. När detta inträffar så får användaren gå till journalen, leta reda på det nya intyget och göra ett uthopp till Webcert för att skicka intyget.

Problemet är felanmält till leverantören men vi vill informera om att det inte är en krasch som sker utan fönstren som skiftar fokus.

Istället för att behöva leta reda på intyget via journalen så kan man kontrollera om Webcert-ikonen ligger gömd bakom Cosmic-ikonen. Genom att ställa sig med muspekaren på Cosmicikonen visas både

Cosmicfönstret och Webcertfönstret och man kan komma tillbaka till intyget den vägen.

5.3 Osignerade anteckningar inom Region Östergötland

I Region Östergötland finns det i nuläget ca 420 000 anteckningar som är osignerade.

Det finns några kliniker som sticker ut rejält med 10 000-30 000 osignerade poster.

Det finns ca 950 användare som har mer än 100 osignerade poster, av dessa så har ca 50 personer 1000- 4000 osignerade poster.

Systemförvaltningen vill därför påminna om att upprätta rutiner där man som användare regelbundet går in i fönster Osignerat och ovidimerat och signerar av. Anteckningar, externa blanketter (t ex sjukintyg) och läkemedel låses 14 dagar efter att de är påbörjade och därefter går det inte redigera posten.

Om man vill korrigera låsta anteckningar och externa blanketter via Webcert så innebär det mycket

merarbete för den berörda medarbetaren och kanske även för vårdadministratör som måste vara behjälpliga.

Låsta anteckningar kan inte tas bort utan måste signeras, därefter får man omsignera sökord som är felaktigt eller i värsta fall behöver man makulera hela anteckningen och skriva om den. Sjukintyg som är låsta måste ersättas och sedan ska det låsta intyget makuleras.

I samband med att Informationsbrevet publiceras så kommer systemförvaltningen göra ett utskick med excel-fil som visar vilka kliniker som har osignerade anteckningar som behöver signeras.

Systemförvaltningen har även identifierat att det finns många osignerade anteckningar på fiktiva användare Resurs och anteckningar där vårdadministratör är satt som ansvarig vårdpersonal.

5.4 Osignerade anteckningar på Resurs

Det finns ett stort antal osignerade poster, främst anteckningar, från ett antal olika verksamheter där den ansvariga vårdpersonalen är en fiktiv användare:

- Resurs Läkare - Resurs Konsultation

- Resurs sjukvårdande behandling - Resurs extern vårdgivare

- Resurs provtagning AK - Resurs provtagning lab

Ett flertal gånger har det gått ut uppmaning till samtliga verksamheter att se till att de osignerade posterna signeras av lämplig personal. En del av de här anteckningarna innehåller viktig patientinformation så det bör finnas en ansvarig vårdpersonal på anteckningen.

Vi ser dock att en stor del av anteckningarna fortfarande inte har signerats av, samt att det tillkommer nya poster. De fiktiva användarna Resurs är framtagna för kassa och registrering av bokning. Anteckningar ska inte dokumenteras på dessa utan en anteckning ska alltid ha en ansvarig vårdpersonal. Om det fortsätter skrivas anteckningar på de fiktiva resurserna så kommer förvaltningen bli tvingade att ta bort dem ur urvalet vilket då även kommer att påverka andra delar av Cosmic. Som vårdadministratör är det viktigt att vara uppmärksam på att man inte väljer dessa resurser när man skriver anteckningar/remisser.

(6)

I excel-fil (som skickas ut separat via mail) kan ni filtrera för att kontrollera om er enhet har anteckningar skrivna på de fiktiva användarna.

Anvisning Excel:

- Excel-filen är uppdelad på respektive fiktiv användare.

- Gå igenom varje flik för att kontrollera om egna enheten har osignerade poster.

- Varje flik är sorterad så enheterna ska visas från A-Ö. Det går att filtrera för att enklare se om den egna enheten finns med i listan.

Anvisning Cosmic:

1. Öppna Osignerat-listan

I fältet Vårdpersonal väljer man en Resurs-användare i taget och under Enhet väljer man Alla i urval.

Om inte de fiktiva personerna finns med i det befintliga urvalet måste man söka fram dem:

o Klicka på Lägg till fler alternativ…

o I fönstret som öppnas Ange namn på personal Resurs, klicka Sök

o Sökresultat visas, markera alla och klicka på pilen så att Resurs-personerna visas under Valda objekt, klicka OK

(7)

o Därefter visas de med kursiv text i listan och man kan välja dem som Vårdpersonal i osigneratlistan

2. Kontrollera både flikarna Osignerat och Ovidimerat 3. Hantera de osignerade posterna.

o De flesta anteckningar kommer nu vara låsta eftersom det är mer 14 dagar sedan de skrevs.

o För att det ska bli korrekt så bör anteckningarna skrivas om med en ansvarig vårdpersonal.

De anteckningar som har felaktig vårdpersonal Resurs måste signeras och sedan makuleras.

o Behöver ni hjälp med att få åtkomst till vårdkontakter som är mer än 365 dagar gamla får man skapa ett ärende i Stöd- och serviceportalen och begära det.

5.5 Osignerade journalanteckningar av yrkeskategori läkarsekreterare

Via REBUS kan man få fram en rapport som visar Osignerade journalanteckningar av yrkeskategori läkarsekreterare. Inom Region Östergötland finns cirka 12 500 osignerade anteckningar som är skrivna där ansvarig vårdpersonal är en vårdadministratör. Dessa anteckningar bör hanteras och signeras av

vårdpersonal som har signeringsbehörighet.

Vårdadministratörer skriver alltid på uppdrag åt andra och i sin osigneratlista ser de därför bara anteckningar som är sparade och under bearbetning.

De anteckningar som man får fram via REBUS är anteckningar som ligger som osignerade. Här har vårdadministratörerna valt sitt eget namn i fältet Vårdpersonal eller så har de valt en kollega som är vårdadministratör. Anteckningar är sedan lagda som Klar för signering och då kan man som vårdadministratör inte längre få upp anteckningarna i sin osigneratlista eftersom man inte har signeringsrätt.

(8)

För att se vilka anteckningar det gäller så kan en kollega söka på vårdadministratörens namn i osigneratlistan då får de träff på de anteckningar som ligger och väntar på att bli signerade.

Att vårdadministratörer väljer sitt eget namn i fältet Vårdpersonal är inte ett arbetssätt vi i förvaltningen rekommenderar. På en anteckning ska det finnas en ansvarig vårdpersonal med signeringsrätt. Om man använder sig av arbetssättet att välja vårdadministratörens namn så bör verksamhetschef besluta om man även ska ha uppdraget vårdadministratör signering för då kan man byta verksamhetsuppdrag för att signera av anteckningarna.

6 Cosmic Link

6.1 Makulering av vårdkontakt Vårdtillfälle kan avsluta patientens samordningsärende

Systemförvaltningen har vid ett par tillfällen sett att slutenvården makulerat vårdkontakten Vårdtillfälle och detta har haft en negativ påverkan på Link och patientens samordningsärende. Detta gäller

samordningsärenden som startas i slutenvården (vilket är merparten av ärenden).

Problemet inträffar vid följande förlopp:

- Slutenvården skickar inskrivningsmeddelande = samordningsärendet knyts till vårdkontakten Vårdtillfälle.

- Planering pågår och flera meddelanden skickas mellan olika aktörer

- Patienten är utskrivningsklar, skrivs ut från avdelningen, slutenvården försvinner som aktör i ärendet.

- Planering ska fortgå mellan övriga aktörer i ärendet

- Avdelningen upptäcker att den avslutade kontakten Vårdtillfälle är felaktigt registrerad så man makulerar kontakten och skapar upp en ny kontakt. Om patienten har ett pågående

samordningsärende så kommer följande meddelande kommer visas vid makulering av vårdkontakten

- Vid makulering av kontakten så avslutas samordningsärendet och ett automatiskt meddelande skickas. Men eftersom ärendet samtidigt avslutas så är det ingen som tar del av meddelandet och om övriga aktörer i ärendet har många ärenden i sin Ärendeöversikt så kanske man inte märker att ärendet försvunnit utan istället fördröjs patientens planering och hjälp på hemmaplan.

Om vårdkontakten Vårdtillfälle är felaktigt registrerat så bör man i första hand välja att redigera kontakten (se manual In- och utskrivning i Cosmic, kapitel 3) då det oftast finns åtgärder som är kopplade till

kontakten. Vid makulering av en kontakt så måste de åtgärder som är knutna till kontakten korrigeras manuellt.

- Samordningsärende, om patienten har ett pågående samordningsärende så måste man kontrollera om detta avslutats vid makulering av kontakten. I så fall måste man gå in i Ärendeöversikten, flik Avslutade ärenden och återöppna ärendet. Ett pågående samordningsärende visas i Patientlisten via ikonen med handslag

- Journalanteckningar (vid makulering av en vårdkontakt ska man alltid gå in och korrigera/byta vårdkontakt på alla anteckningar som är knutna till vårdkontakten)

(9)

- Läkemedelsordinationer. (Om man har gjort ett godkännande för administrering, och angett att det ska vara giltigt till avslutande av vårdtillfället. Makulerar man då vårdtillfället så kommer

godkännandet avslutas vid tidpunkten för makulering.) - Remisser

7 1177 Vårdguidens e-tjänster

7.1 Bilagor och formulär

En inventering har gjorts över de bilagor som utformats som formulär när invånaren ska svara på frågor inför besök. I och med att fler och fler verksamheter använder sig av postens e-brev som kallelsesätt har beslut tagits att formuläret även måste kunna fyllas i via 1177 Vårdguidens e-tjänster.

Har invånaren aktiverat digital brevlåda, exempelvis Kivra, går kallelsen och bilagan dit och inte till den fysiska brevlådan. Är bilagan gjord som ett formulär går det inte att fylla på Kivra och eventuellt inte heller skriva ut om skrivare saknas i hemmet.

Inom kort kommer formulär att aktiveras i personalverktyget för de verksamheter det berör. En tilläggstext kommer även att finnas på dessa bilagor i Cosmic: Du kan även fylla i formuläret på 1177.se. Logga in på den mottagning du har fått tid hos och välj formulär [formulärets namn]

Det gäller följande bilagor/formulär:

Astmakontrolltest vuxna

Astmakontrolltest barn/ungdom KOL-test

Inför bedömning hudförändringar Mina aktuella läkemedel

Samtycke påminnelser

Frågeformulär blodtrycksmottagning

Att tänka på:

 Skickas formulär via postens e-brev måste formulär även finns på 1177 Vårdguidens e-tjänster.

 Ni kan även kommunicera med era patienter via personalverktyget för e-tjänsterna.

 Där finns möjlighet att skicka frågeformulär samt meddelanden till invånare. Möjlighet finns också att bifoga filer, t ex patientinformation, träningsprogram.

Hör av er till ehalsa@regionostergotland.se för mer information.

8 Pascal

8.1 Ny leverantör av tjänsten maskinellt dosdispenserade läkemedel

Region Östergötland har upphandlat en ny leverantör av tjänsten maskinellt dosdispenserade läkemedel.

Nytt avtal har tecknats med Apoteket AB. Bytet av leverantör planeras ske den 1 april 2021.

Upplägg av nya patienter, förskrivningar och beställning av originalförpackningar ska precis som tidigare göras i Pascal. Nedan följer några förändringar:

8.1.1 Förvalt dosapotek

När leverantörsbytet är gjort till Apoteket AB (så snart som möjligt efter bytet av dosleverantör, tidigast 2021-04-02) måste varje användare av Pascal ändra inställningen Förvalt dosapotek i Pascal till Dosapoteket Örebro, Apoteket AB. Detta görs EN gång per användare och inställningen gäller därefter samtliga patienter.

Val av dosapotek görs i Pascal:

1. Klicka på Inställningar 2. Välj fliken Övrigt

(10)

3. Ändra Förvalt dosapotek till Dosapoteket Örebro, Apoteket AB 4. Klicka på Spara och stäng

Förvalt dosapotek styr:

 Från vilket dosapotek du hämtar dina meddelanden på Pascals startsida.

 Från vilket dosapotek du ser de beställningar som är gjorda av hela förpackningar.

8.1.2 Begränsad funktionalitet i samband med leverantörsbytet

Under den tid som patienters uppgifter flyttas över till den nya leverantören Apoteket AB kommer det finnas begränsningar i funktionaliteten i Pascal. Information om detta kommer finnas i Pascal i form av banner.

Följande begränsningar kommer att råda och kan påverka vårdverksamhet:

Begränsning/spärr Fr.o.m. T.o.m.

Stopp att förbereda nya patienter till tjänsten.

När övergången är klar var då noga med att välja leveransadress som har Apoteket AB som dosleverantör. Vid frågor kontakta Apoteket AB på tel 0771-210 210.

2021-03-23 kl 07.00

2021-04-06 kl 12.00

Stopp att ansluta nya patienter till tjänsten.

När övergången är klar var då noga med att välja leveransadress som har Apoteket AB som dosleverantör. Vid frågor kontakta Apoteket AB på tel 0771-210 210.

2021-03-25 kl 07.00

2021-04-06 kl 12.00

Spärr för beställning av läkemedel i hela förpackningar via fax och Pascal.

Akutbeställningar under denna tid hänvisas till lokalt apotek. 2021-03-30 2021-04-06 kl 07.00 Spärr för att skicka/uppdatera meddelanden via Pascal.

För akuta ärenden/frågor under denna tid kontakta Apotekstjänst AB på tel 010-221 69 70.

Spärr för att uppdatera vårdtagarinformation (t ex flytt till annat boende och pausning/aktivering av expedieringsstatus) och att avsluta patienter från tjänsten.

För akuta ärenden/frågor under denna tid kontakta Apotekstjänst AB på tel 010-221 69 70.

För aktuell information om leverantörsbytet samt uppdatering hur leverantörsbytet fortskrider, se Läkemedelswebben på LISA.

Sökväg Lisa: Genvägar Läkemedel Läkemedelshantering Dosdispenserade läkemedel

Nytt avtal dosdispenserade läkemedel april 2021.

(11)

9 MittVaccin

9.1 Uppgradering av systemet

Den 28 februari uppgraderades journalsystemet MittVaccin med följande releasenyheter:

 Frågan i hälsodeklaration kring blodsmitta kommer tas bort

 Enbart slutförda vaccinationer används nu som grund för alla statistikvyer

För administratörer av tidbok:

 Förbättringar i tidbokningen

o Skapad blockering anpassas efter öppettider

o Löst problem med bokningar som byter plats inom i schemat

o Ny knapp för `Skapa blockering´ och funktion för `Ta bort´ blockering o Tider anges från rullista för att undvika fel angivet format

o Sms-påminnelse är nu inte ibockad som förval (det sms som uppmanar till att invånaren själv ska boka tid för dos 2). Ska bockas i manuellt vid ordination/vaccination om bokning för dos 2 inte görs av vårdpersonal i samband med dos 1.

o ”Sköterska 0” och ”Läkare 0” har fått nytt namn – ”Resurs saknas”.

o Bokarens namn finns nu presenterat i bokningen.