Riskanalys 2019

(1)

Riskanalys 2019

Stadsbyggnadsnämnden

(2)

Innehållsförteckning

Bruttolista ...3

Verksamhet ...3

Förtroende...4

Ekonomisk/Finansiell ...5

Kommunikation ...6

Informationssäkerhet...6

Arbetsmiljö ...7

Risker som ligger till grund för kommungemensamma granskningar...9

HR ...9

Informationssäkerhet...9

Upphandling/Inköp ...9

(3)

Bruttolista

Här visas alla risker uppdelade utifrån de riskkategorier som används i Malmö stad. Alla riskkategorier visas oavsett om det finns risker kopplade till den eller ej.

Kommungemensamma risker finns under en separat rubrik.

Verksamhet

Risk Sannolikhet Konsekvens Riskvärde Vidare

hantering Till plan Svårt att rekrytera

personal, som påverkar verksamhetens handläggningstider

4. Troligt 3. Påtagligt 12 Accepteras Nej

Beskrivning av risk

Risk för att det är det är svårt att hitta medarbetare med rätt kompetens, risker med sårbarhet då vissa kompetenser är personknutet, risk för att våra handläggare inte har tillräckligt kompetens/ tillräckligt stöd för att kunna utföra sina arbetsuppgifter, på grund av bristande nedskrivna rutiner eller svårighet att få rätt kompetens vid rekrytering, vilket påverka handläggningstiden och övrig personals arbetsbelastning.

Kommentar

Frågan fick rött riskvärde, då det är svårt att hitta kompetens inom arkitekter, ingenjörer och

förättningslantmätare. Förvaltningen arbetar med frågan genom att närvara på branschdagar på universiteten, tar emot praktikanter m.m. Vidare arbetar förvaltningen med nya kanaler för att nå ut till de arbetssökande via t.ex. olika sociala medier.

Risk för att jämställdhet och mångfald inte integreras i alla avdelningars verksamhet

4. Troligt 2. Kännbart 8

Befintliga åtgärder/inbyg

gda kontroller bedöms räcka

Nej

Risk för att jämställdhet inte integreras i verksamhet på grund av bristande kompetens eller tidsbrist. Vilket kan leda till att jämställdhet blir en separat hr-fråga istället för integrerad del i verksamheten.

Kommentar

Frågeställningen har fått gul färg. Förvaltningen arbetar med att integrera jämställdhet och mångfald

verksamheten och har nått relativt långt. Jämställdhet och mångfald är inte längre en HR-fråga. Förvaltningen har en jämställdhetsgrupp som aktivt ser till att avdelningarna fortsätter att jobba med frågeställningen.

Risk för lägre bygglovintäkter på grund av ny lagstiftning om reducerad avgift.

4. Troligt 3. Påtagligt 12 Granskning Ja

Risk för lägre intäkter för bygglov på grund av ny lagstiftning om reducerad avgift för överträdelse av

handläggningstid om 10 respektive 20 veckor. På grund av stor ärendemängd och mer administration, det vill säga bevakning av ärenden, finns det risk för att alla ärenden inte klarar lagstadgad handläggningstid vilket får konsekvenser för bygglovintäkter.

Beslut av externa samarbeten inte görs av

5. Nästintill

säkert 5. Synnerligen

allvarligt 25 Granskning Ja

(4)

hantering Till plan ledningsgruppen

och att kunskap inte delas på kontoret.

Risk för att externa samarbeten (projekt, forum och nätverk) inte beslutas i ledningsgruppen och inte kommer Stadsbyggnadskontoret och medarbetare till nytta, på grund av att samarbeten startas upp utan koordination av kontorets samlade personella och ekonomiska resurser samt att kunskap inte kommuniceras och delas internt, vilket kan leda till att Stadsbyggnadskontorets inte prioriterar tid och resurser rätt utifrån uppdrag och åtaganden, samt kan leda till för hög arbetsbelastning och arbetsmiljöproblem bland medarbetare.

Kommentar

Antalet externa samarbeten har ökat markant under de senaste åren. Idag har Stadsbyggnadskontorets cirka 70 olika externa samarbeten i form av projekt, forum och nätverk. För samarbetsprojekt erhålls ibland extern finansiering kombinerat med motpresentation i form av arbetstid och egen budget via

kommunbidragsfinansiering. Det påverkar förutom projektdeltagare även stödfunktioner som ekonomi, HR, kommunikation, delaktighet och omvärldsarbete.

Processkartläggning har genomförts under våren 2018. Nu finns en samlad portfölj (översikt) och ny process är beslutad för existerande och nya samarbetsprojekt. Det gäller att den nya processen nu respekteras och följs.

Utvärdering av alla samarbeten ska göras av ansvarig medarbetare hos respektive avdelning via förslagsvis Stratsys. som en del av verksamhets- och budgetplanering, men är inte genomförd i dagsläget. Alltså vet vi inte vilken arbetstid och budget som läggs på externa samarbeten i nuläget och vad behovet och prioritering är framöver.

Mer tid läggs på administration av bygglovhanteringen vid införandet av ny lagstiftning på bekostnad av handläggningstid.

4. Troligt 2. Kännbart 8

Nej

Ny lagstiftning om reducerad avgift för bygglov, vid överträdelse av handläggningstid med 10 respektive 20 veckor, kommer medföra mer administration, på grund av att bevakning av inneliggande ärenden måste göras mer frekvent. Detta kan leda till ökat behov av bevakningssystem vilket medför högre kostnader för sökande och kommunen och att motverkande syften skapas det vill säga mer tid behövs för att klara

handläggningstiderna som istället läggs på bevakning.

Kommentar

Förvaltningen ser över sina rutiner och arbetssätt för att jobba mer effektivt.

Förtroende

hantering Till plan

Mutor, jäv och

bestickning. 2. Föga troligt 4. Allvarligt 8

Nej

Risk för att en arbetstagare tar emot en muta eller bestickning eller annan otillbörlig belöning för sin tjänsteutövning och risk för jäv. På grund av bristande förståelse av vad en muta är, egen vinning eller att personen kan ha ett eget intresse i ett ärende att den inte är opartisk, vilket kan leda till förtroendekris.

Bestickning är att lämna, utlova eller erbjuda en otillbörlig belöning till arbets- eller uppdragstagare.

(5)

Kommentar

Förvaltningens chefer informerar medarbetarna årligen om mutor, jäv och bestickning.

Delegationsordning och rutiner följs ej vid attest av resor utanför Norden

2. Föga troligt 3. Påtagligt 6 Accepteras Nej

Risk för att delegationsordningen för resor utanför Norden ej följs på grund av dålig kunskap om delegationsordningen vilket kan leda till att förtroendet skadas.

Kommentar

Första halvåret 2018 är granskat utan avvikelse. Risken bedöms därför accepteras.

Allmänna

handlingar lämnas inte ut skyndsamt

2. Föga troligt 3. Påtagligt 6

Nej

Risk för att allmänna handlingar inte lämnas ut skyndsamt pga tidsbrist eller andra prioriteringar vilket kan leda till förtroendeskada

Kommentar

Förvaltningen har arbetat och arbetar fortlöpande med information kring att allmänna handlingar ska lämnas ut skyndsamt. Kunskapen bedöms vara relativt hög hos medarbetarna.

Direktåtgärd:

Offentliga handlingar avseende bygglov inte kan lämnas ut av arkivet, för att inskannade

handlingars innehåll inte syns

3. Möjlig 2. Kännbart 6 Direktåtgärder Ja

Risk för att offentliga handlingar inte lämnas av aktivet, på grund av att vid införandet av vår helt digitala bygglovsprocess - från ansökan till arkivering - finns det en risk att inte ett ärendes samtliga inskannade handlingars innehåll syns digitalt, vilket leder till att medborgaren inte får all information den behöver.

Ekonomisk/Finansiell

hantering Till plan Felaktiga underlag

avseende externa och interna representationsfakt uror.

3. Möjlig 2. Kännbart 6

Nej

Risk för att felaktiga avdrag sker i redovisningen avseende externa och interna representationsfakturor på grund av brist i underlag, vilket kan leda till anmärkning av ekonomiavdelningen samt av revisionen.

(6)

Kommentar

Extern och intern representation är ett område med svår lagstiftning och där det finns risk för att det blir fel.

Frågeställningen är därför alltid aktuell. HR- och ekonomienheten genomför löpande stickprov på representationsfakturor i samband med granskning av betalningskörning. Riskvärdet är relativt lågt, gult.

Kommunikation

hantering Till plan Bristande

information på våra webbsidor

5. Nästintill

säkert 2. Kännbart 10 Accepteras Nej

Risk för att informationen på malmo.se och komin är inte uppdaterad och därmed felaktig, på grund av att: det inte finns tydliga och gemensamma rutiner på stadsbyggnadskontoret för hur uppdatering ska gå till och vem som ansvarar för vad i processen. Om vi inte har ordning på vem, vad, när och hur vi ska uppdatera

informationen, kan det leda till att informationen på webbsidorna är felaktig. Detta i sin tur leder till missnöje hos mottagaren som får fel information och kanske leder det i sin tur till att något går fel. Förtroendet för Malmö stad/stadsbyggnadskontoret minskar hos mottagaren, kanske sprider hen vidare sitt missnöje och så vidare.

Kommentar

Den som äger informationen d v s våra olika verksamheter är informationsägare och därmed ansvariga för att rätt information ges t ex på våra webbsidor. Kommunikationsenheten kan hjälpa till med kanalval, uppbyggnad av webbsidor och vid behov även bistå vid uppdatering av informationen på webbsidorna. Granskningen är högst aktuell, men då Komin ska uppdateras så skjuts granskning längre fram.

Informationssäkerhet

hantering Till plan Risk för att

medborgarna får mindre kvalificerad service vid

införandet av kontaktcenter.

4. Troligt 2. Kännbart 8 Accepteras Nej

Det finns risk för, då Stadsbyggnadskontorets service flyttas över till kontaktcenter, att den bygglovservice som ges till malmöborna idag försämras. Detta på grund av att malmöborna inte kommer att kunna möta

kvalificerad personal dagligen spontant utan förtidsbokning vilket kan leda till att malmöborna upplever sämre service.

Kommentar

Det finns såväl fördelar som nackdelar med ett kommungemensamt kontaktcenter. Detta kommer inte behandlas i denna rapport.

Risk för bristande hantering av

personuppgifter 2. Föga troligt 3. Påtagligt 6 Accepteras Ja Beskrivning av risk

Risk för bristande hantering av personuppgifter enligt GDPR-lagen på grund av bristande rutiner eller okunskap bland medarbetare, vilket leder till brott mot lagen.

(7)

Kommentar

Förvaltningen har genomfört ett omfattande arbete dels med genomgång var personuppgifter finns och dels sorterat bort material som inte ska finnas kvar samt även informerat medarbetarna om den nya lagstiftningen kring GDPR.

Arbetsmiljö

hantering Till plan Medarbetare får

stressrelaterade besvär.

4. Troligt 4. Allvarligt 16 Accepteras Nej

Risk för att medarbetare får stressrelaterade besvär på grund av för hög arbetsbelastning, otydliga prioriteringar, otillräcklig kompetens, otydliga direktiv osv. vilket kan leda till långtidssjukskrivning, högre kostnader och förvaltningen klarar ej av målen.

Kommentar

Stress finns alltid på kontoret och om det händer får det allvarliga konsekvenser. Dock visar statistik för sjukskrivningar att sjukfrånvarorn i DR2 2018 för första gången är under målet på 4 % och därför har förvaltningen valt att acceptera risken.

Arbetsskador och tillbud registreras

inte i Agera 4. Troligt 4. Allvarligt 16 Accepteras Nej

Risk för att arbetsskador och tillbud inte registreras i Agera, på grund av okunskap, vilket kan leda till ett mörkertal som inte kan åtgärdas eller förebyggas.

Kommentar

Granskning har skett hösten 2018.

Bristande kunskap

om att vistas på väg 3. Möjlig 2. Kännbart 6 Granskning Ja

Risk för att med arbetare inte har den kunskapen om att vistas på väg, på grund av bristande utbildning, vilket medför en arbetsmiljöfara.

Kommentar

Arbetsmiljö ansvaret på byggarbetsplatser ligger både på platschefer och på närmaste chef vid arbete på plats och att kunskapen vad som gäller kan vara bristfällig.

Intern transparens för mindre sårbarhet

vid frånvaro 3. Möjlig 2. Kännbart 6 Accepteras Ja

Risk för att uppgifter blir liggande utan åtgärd och att service till medborgare uteblir, på grund av att

medarbetare blir sjuk och ingen vet vad som är bokat i hens kalender, och ingen kan täcka upp, vilket kan leda till att medborgare blir utan service, att medarbetare behöver vänta i onödan, tillhörande extrakostnader då ingen kunnat avboka pga okända åtaganden.

(8)

hantering Till plan Kommentar

Flera medarbetare har ansvarsområden de är helt ensamma om. Om en medarbetare skulle bli akut sjuk har vi i dagsläget inget sätt att veta vilka uppgifter som behöver lösas, annat än att medarbetaren själv måste kontaktas för att berätta. Granskning något kommande år.

(9)

Risker som ligger till grund för kommungemensamma granskningar

HR

Löneskuld 4. Troligt 3. Påtagligt 12 Granskning Ja

Risk för att löneskuld uppstår på grund av okunskap och bristande följsamhet av anställning- och lön processen vid registrering av semester, vård av barn, sjukfrånvaro och annan frånvaro vilket kan leda till att felaktig lön utbetalas och att extra kostnader uppstår.

Informationssäkerhet

serviceskyldighet

5. Nästintill

säkert 4. Allvarligt 20 Granskning Ja

Risk för att kommunen inte klarar att leva upp till serviceskyldigheten i förvaltningslagen på grund av felaktig hantering av sociala medier, vilket kan leda till att medborgare inte får den service de förväntar sig och har rätt till, sekretessbelagd information röjs eller medborgare blir kränkta etc

Upphandling/Inköp

avtalshantering 4. Troligt 3. Påtagligt 12 Granskning Ja

Risk för att Malmö stad sluter felaktiga eller bristfälliga avtal och bryter mot gällande rätt på grund av bristande styrning och okunskap vilket kan leda till förtroendeskada och ekonomiska konsekvenser såväl direkt (dåliga villkor) som indirekt (upphandlingsskadeavgift/ skadestånd).