INTERN STYRNING OCH KONTROLL. - Resultat av en webbenkät genomförd på uppdrag av kommunens revisorer

36  Download (0)

Full text

(1)
(2)

www.pwc.se

Revisionsrapport

Hans Axelsson Göran Persson- Lingman Juni 2016

INTERN STYRNING OCH KONTROLL

SOCIAL OCH ARBETSMARKNADS NÄMNDEN LIDKÖPINGS KOMMUN

-

Resultat av en webbenkät genomförd på uppdrag av kommunens revisorer

Kund

(3)

Övergripande granskning intern styrning och kontroll Social och arbetsmarknadsnämnden Lidköping

Innehåll

1. Inledning ... 2

1.1. Bakgrund ... 2

1.2. Syfte ... 3

1.3. Kontrollmål ... 3

1.4. Avgränsning och metod ... 3

1.5. Resultat ... 4

1.6. Bedömning ... 5

Bilaga 1 och 2 – Enkätresultat och lämnade kommentarer

(4)

Övergripande granskning intern styrning och kontroll Social och arbetsmarknadsnämnden Lidköping

1. Inledning

1.1. Bakgrund

Vi har på uppdrag av Lidköpings kommuns revisorer genomfört en övergripande gransk- ning avseende olika områden som är viktiga för en god intern styrning och kontroll inom kommunstyrelsen och nämnderna

Målsättning med interna kontrollen

Den interna styrningen och kontrollen (interna kontrollen) ska stödja

att verksamheten bedrivs på ett effektivt sätt vilket omfattar att uppnå olika intres- senters krav och målsättningar, t ex de krav och mål som ställs av fullmäktige

att lagar och regler följs (statsmaktens krav) samt

att det finns en tillfredsställande redovisning och rapportering

Ovan nämnda målsättningar omfattar även att säkra/hindra att verksamhetens förtroen- dekapital påverkas negativt samt att verksamheten och/eller kunder drabbas på ett nega- tivt sätt. Annat att nämna är att den interna kontrollen syftar till att skydda politiker och personal från oberättigade misstankar och att det inte sker oegentligheter.

Konsekvenser

Brister i den interna kontrollen kan innebära att verksamheten drabbas negativt på olika sätt, t ex att olika intressenters krav och mål inom olika verksamheter inte nås, att verk- samhetens kunder drabbas oönskat, att statsmaktens lagar inte följs, att kommunen drab- bas av allvarliga ekonomiska skador och/eller att förtroendet för kommunen minskar.

Viktiga förutsättningar

Viktig för en god intern kontroll är att det finns en tillfredsställande ”styr- och kontroll- miljö”. Detta omfattar bl.a. gemensamma etiska värderingar, tillräckligt kompetens (kompetensförsörjning), riskmedvetenhet, tydlighet i roller och ansvar.

Annat som är viktigt är att det finns en medvetenhet kring olika risker och de analyseras utifrån de olika målen med den interna kontrollen.

En förutsättning är givetvis att finns effektiva och säkra arbetssätt som innehåller aktivite- ter och en rollfördelning som stödjer att göra rätt och att reducera olika risker. Ett exem- pel är att ansvariga på olika nivåer behöver rätt information i rätt tid och att viktiga frågor kommuniceras mellan olika ansvariga.

För att veta att verksamheten når de ställda olika krav och mål krävs en systematisk upp- följning (detta innefattar t ex utvärderingar och systematiskt hantering av avvikelser).

Fungerar det så bra som vi tror? Vad avviker från de önskvärda arbetssätten? Vilka

förbättringar ska prioriteras, vad kan vara orsaker och hur kan vi förbättra?).

Den interna kontrollen ska omfatta alla verksamheter och processer.

(5)

Övergripande granskning intern styrning och kontroll Social och arbetsmarknadsnämnden Lidköping

1.2. Syfte

Granskningen syftar till att:

Ge revisorerna ett underlag för en översiktlig bedömning avseende den interna styrning och kontrollen inom styrelsen och samtliga nämnder. Granskningen ska också ge un- derlag för prioritering av fördjupade granskningar. Granskningsunderlaget ska också ge styrelsen ett underlag i sitt förbättringsarbete.

1.3. Kontrollmål

Kontrollområden.

Finns tydlighet i mål och en tillfredställande intern styr- och kontrollmiljö?

Analyseras risker på ett tillfredställande sätt inom nämndens verksamhet?

Finns tillfredställande processer och rutiner (inkluderar här kontrollaktiviteter för att reducera risker)?

Information och kommunikation Sker uppföljning och övervakning?

För varje kontrollområde finns en eller flera frågor vilka återfinns i bilagorna till denna rapport.

1.4. Avgränsning och metod

Granskningen stödjer sig till stor del på det som är viktigt för en god intern styrning och kontroll enligt ramverket COSO (övergripande ramverk för det som bedöms vara viktigt för en god intern styrning och kontroll).

Kommunstyrelsen och samtliga nämnder har granskats. Granskningen är översiktligt och sker utifrån 30-35 frågor/påståenden som förtroendevalda och chefer samt ytterligare ett antal tjänstemän har fått besvara via en webbenkät med ett antal påståenden med svarsal- ternativen inte alls, delvis, i huvudsak eller helt håller med. Vet ej/ingen uppfattning kunde också väljas (markeras med grå färg i diagrammen i bilaga 1). När svarsalternativet inte alls eller delvis användes så uppmanades respondenten att lämna kommentarer. Vi ville med detta få bidrag som kunde öka förståelsen för varför man svarat som man gjort.

I anslutning till att enkäten mailades ut så deltog aktuell revisorsgrupp på nämndsmöte och informerade om revisionens granskning och om enkäten som skulle komma i nära anslutning till att nämnden fick informationen.

Avstämningar av resultatet har skett löpande till revisorerna och därutöver har vi till-

sammans med aktuell revisorsgrupp muntligen och med hjälp av framtagen applikation

redovisat resultatet för social- och arbetsmarknadsnämnden.

(6)

Övergripande granskning intern styrning och kontroll Social och arbetsmarknadsnämnden Lidköping

2. Resultat

Resultatet av webbenkäten för social och arbetsmarknadsnämnden och dess förvaltning framgår i detalj av bilagorna 1 och 2. Sammanfattningsvis indikerar svaren från 15 förtro- endevalda i nämnden och 9 chefer och några övriga tjänstemän att det finns ett visst be- hov av mer analys, diskussion och åtgärder som är viktiga för en god intern styrning och kontroll i nämnden. Som den övergripande bilden nedan visar varierar behovet av analys och åtgärder mellan olika indikatorer.

För vart och ett av ovan redovisade indikatorer finns en eller flera frågeställningar och svarsresultat. Dessa redovisas i sin helhet tillsammans med lämnade kommentarer från respondenterna i bilagorna 1 och 2. I bilaga 1 redovisas också det 7-8 starkaste resp. svag- aste resultaten från förtroendevalda resp. tjänstemän. Vi ser det som naturligt att man i det fortsatta arbetet har särskilt fokus på de områden som får de svagaste omdömena från ledamöter resp. chefer

Vi vill poängtera vikten av att resultatet för samtliga frågeställningar belyses då det kan finnas enskilda frågeställningar/resultat inom en indikator som avviker från ev. övriga frågeställningar inom indikatorn och som därför behöver diskuteras och analyseras även om indikatorn som helhet visar ett starkt resultat.

bra, bibehåll och fortsätt med ständiga förbättringar visst behov av mer analys/åtgärd

stort behov av mer analys/åtgärd mycket stort behov av analys/åtgärd

Mål och övergripande styr -och kontrollmiljö

Risk och kvalitetsarbete Kontrollaktiviteter Kommunikation och information

Uppföljning och utvärdering

Kommunicerade krav,mål Analyser och hantering av risker

Kontrollaktiviteter ekonomi

Kommunikation Utvärderingar och avvikelser Kunskap om lagar och

regler

IT-relaterade risker Förebygga o upptäcka Extern och intern information

Uppföljning av rutiner

Värdegrunder och etiska värderingar

Kvalitetsarbetet Jämförelser med andra

Kompetensförsörjning Risker i omvärlden Uppföljning av

kvalitetsarbetet Tydlighet i roller och

ansvar

Risker för oegentligheter

Rapportering och uppföljning

Områden som omfattats

Social- och arbetsmarknadsnämnd

(7)

Övergripande granskning intern styrning och kontroll Social och arbetsmarknadsnämnden Lidköping

3. Bedömning

Social och arbetsmarknadsnämndens ledamöter och förvaltningens självskattning av sin interna styrning och kontroll visar totalt sett på ett visst behov av ytterligare analys och åtgärder enligt vår bedömning. I analysen är det viktigt att fokusera extra på de indikato- rer och frågeställningar som visar på ett stort behov av ytterligare analys och åtgärder.

Ligger ansvaret för åtgärden hos annat organ är det viktigt att nämnden fångar upp och vidarebefordrar signaler om hur verksamheten och sina egna kunder påverkas av note- rade brister.

Genomgång och analys av självskattningen anser vi ska ske omgående hos både politiken

som förvaltningen men givetvis också gemensamt och resultera i en av nämnden beslutad

handlingsplan för att förbättra den interna styrningen och kontrollen för Social- och ar-

betsmarknadsnämnden.

(8)

Översiktlig granskning/revision av den Intern styrningen och kontrollen

BILAGA 1

Social- och arbetsmarknadsnämnd

NÄMND Social- och arbetsmarknadsnämnd

Mål och övergripande styr -

och kontrollmiljö Risk och kvalitetsarbete Kontrollaktiviteter Kommunikation och information

Uppföljning och utvärdering Kommunicerade krav,mål Analyser och hantering av

risker

Kontrollaktiviteter ekonomi Kommunikation Utvärderingar och avvikelser Kunskap om lagar och

regler

IT-relaterade risker Förebygga o upptäcka Extern och intern information

Uppföljning av rutiner Värdegrunder och etiska

värderingar

Kvalitetsarbetet Jämförelser med andra

Kompetensförsörjning Risker i omvärlden Uppföljning av

kvalitetsarbetet Tydlighet i roller och ansvar Risker för oegentligheter

Rapportering och uppföljning

Social- och arbetsmarknadsnämnd

Områden som omfattats

(9)

Mål och övergripande styr -och kontrollmiljö

Social- och arbetsmarknadsnämnd

Kommunicerade krav och mål

-100% -80% -60% -40% -20% 0% 20% 40% 60% 80% 100%

De fastställda verksamhetsmål, lagar etc som finns för min verksamhet är möjliga att uppnå med de resurser som jag disponerar i år

De styrande dokument som vi använder oss av är tillräckligt bra Enligt min uppfattning är våra styrande dokument tillräckligt kommunicerade. (Så

att de personer som berörs av dokumenten ska känna till och förstå) Förutom budget finns det tydliga krav/mål fastställda för min verksamhet.

Jag ges möjlighet att komma med synpunkter inför fastställandet av vår/min budget på ett tillräckligt bra sätt

Jag känner till var jag återfinner våra styrande dokument Den strategiska planen för kommunen är tillräckligt bra utformad De krav/mål vi har för verksamheten är möjliga att mäta (t ex via kvalitetsmått)

Inom min nämnd tar vi tar beslut om åtgärder när olika krav /mål inte nås.

Nämndens krav och mål kommuniceras på ett bra sätt till olika berörda Utöver statens och kommunfullmäktiges styrning av vår verksamhet via olika regelverk och mål så styr "min nämnd" verksamheten på ett aktivt och bra sätt.

TjänstemänFörtroendevald

(10)

Mål och övergripande styr -och kontrollmiljö

Social- och arbetsmarknadsnämnd

Kunskap om lagar och regler

Värdegrunder och etiska värderingar

-100% -80% -60% -40% -20% 0% 20% 40% 60% 80% 100%

Jag har tillräckligt god kännedom om de lagar och regler som styr den verksamhet jag arbetar inom:

Jag har tillräcklig information och kunskap om nämndens uppdrag och ansvar enligt nämndens reglemente

TjänstemänFörtroendevald

-100% -80% -60% -40% -20% 0% 20% 40% 60% 80% 100%

Värdegrunder (etiska värderingar, "uppförandekoder","intressekonflikter", odyl) kommuniceras på ett tillräckligt bra sätt inom kommunen och inom den

verksamhet jag arbetar inom:

Det värdegrundsarbete som sker inom kommunen och inom nämndens verksamhet kommuniceras/diskuteras inom nämnden

TjänstemänFörtroendevald

(11)

Mål och övergripande styr -och kontrollmiljö

Kompetensförsörjning

Social- och

arbetsmarknadsnämnd

Tydlighet i roller och ansvar Tydlighet i roller och ansvar

-100% -80% -60% -40% -20% 0% 20% 40% 60% 80% 100%

I vår verksamhet klarar vi den dagliga "kompetensförsörjningen" på ett bra sätt.:

Inom nämndens verksamhet säkrar vi att det kontinuerligt finns tillräckliga resurser med god kompetens

TjänstemänFörtroendevald

-100% -80% -60% -40% -20% 0% 20% 40% 60% 80% 100%

Det är tydligt när beslut ska fattas av oss tjänstemän och när politiken ska besluta Jag "involveras" tillräckligt i frågor/processer/aktiviteter där jag anser att jag ska

vara delaktig:

Vi har en tydlig och väl fungerande ansvars- och arbetsfördelning inom vår förvaltning/kommun

Ansvar och befogenheter inom nämndens verksamheter är tydliga Det är tydligt när beslut bör fattas av oss förtroendevalda och när beslut bör fattas

av tjänstemännen

TjänstemänFörtroendevald

(12)

Mål och övergripande styr -och kontrollmiljö

Rapportering och uppföljning

Social- och arbetsmarknadsnämnd

-100% -80% -60% -40% -20% 0% 20% 40% 60% 80% 100%

Den uppföljning vi gör för att se hur vi når vår/min verksamhets mål är tillräckligt bra.

Den uppföljning vi gör kring ekonomi (budget) är tillräckligt bra Beslut utförda på delegation återrapporteras på ett bra sätt De besluts och uppföljningsunderlag som vi får kommuniceras på ett bra sätt till

oss i nämnden

De olika underlag vi får av tjänstemännen är korrekta och riktiga Den rapportering vi får behandlar måluppfyllelse, resultat och effekter på ett

tillfredställande sätt ?

Vi får en får en bra rapportering av hur verksamheten uppfyller våra fastställda krav och mål (ekonomi,verksamhet)

Vi får en tillräckligt bra rapportering kring hur verksamhetens bedrivs (t ex medarbetartrivsel,förbättringsområden,genomförda förbättringar) Jag anser att nämnden på ett tillfredsställande sätt arbetar med styrning och

uppföljning av såväl ekonomi som verksamhet.

TjänstemänFörtroendevald

(13)

Risk och kvalitetsarbete

Analyser och hantering av risker

Social- och arbetsmarknadsnämnd

Aanalys av IT -relaterade risker

Analyser av IT-relaterade risker

-100% -80% -60% -40% -20% 0% 20% 40% 60% 80% 100%

De identifierade risker vi inte själva kan åtgärda kommuniceras till ledningen för acceptans eller åtgärd

Inom den verksamhet jag arbetar inom arbetar vi systematiskt/ genomtänkt och metodiskt med att identifiera olika risker och hur dessa ska reduceras/hanteras Jag är på ett tillräckligt sätt delaktig i det årliga arbetet som sker avseende

nämndens/styrelsens interna kontrollplan

Jag är nöjd med den risk och väsentlighetsanalys som vi gör inom nämnden Nämnden genomför årligen en risk och väsentlighetsanalys för att identifiera olika

risker och hur de ska hanteras

Risker och begreppet intern kontroll kommuniceras/diskuteras med regelbundenhet inom nämnden

Väsentliga brister/avvikelser inom verksamheten som bör nå oss som sitter i nämnden tror jag också når oss.

Risk- och väsentlighetsanalysen utmynnar i en av oss förtroendevalda beslutad internkontrollplan där resultatet av det som fastställts i planen rapporteras till…

TjänstemänFörtroendevald

-100% -80% -60% -40% -20% 0% 20% 40% 60% 80% 100%

Frågor relaterade till IT ingår på ett tillräckligt sätt när vi analyserar och värderar risker inom den verksamhet jag arbetar i

(14)

Risk och kvalitetsarbete

Kvalitetsarbete och förbättringsarbete

Social- och arbetsmarknadsnämnd

Risker i omvärlden

Risker för oegentligheter

-100% -80% -60% -40% -20% 0% 20% 40% 60% 80% 100%

Inom den verksamhet jag arbetar bedriver vi ett systematiskt/genomtänkt kvalitetsarbete som syftar till att förbättra vår verksamhet uifrån olika

intressenters krav

Inom min verksamhet fångar vi upp och tar om hand om externa och interna intressenters förbättringsförslag/synpunkter/klagomål/etc på ett bra sätt

TjänstemänTjänstemän

-100% -80% -60% -40% -20% 0% 20% 40% 60% 80% 100%

Vi analyserar på ett tillräckligt bra sätt hur förändringar i omvärlden kan påverka den verksamhet jag arbetar inom

-100% -80% -60% -40% -20% 0% 20% 40% 60% 80% 100%

Risker för oegentligheter beaktas i den riskanalysen/riskvärdering vi gör

(15)

Kontrollaktiviteter

Kontrollaktiviteter ekonomi

Social- och arbetsmarknadsnämnd

Förebygga o upptäcka

-100% -80% -60% -40% -20% 0% 20% 40% 60% 80% 100%

Jag har tillräcklig kunskap om vad jag ska göra för kontroller/avstämningar i samband med att jag attesterar och/eller följer upp olika underlag inför eller efter

att utbetalningar gjorts.

Jag har tillräckliga kunskaper för att på ett säkert och effektivt sätt kunna utföra de uppgifter jag ansvarar för rörande budget, budgetuppföljning och prognos

Tjänstemän

-100% -80% -60% -40% -20% 0% 20% 40% 60% 80% 100%

I min verksamhet arbetar vi på ett sätt som gör att vi förebygger fel, upptäcker fel och

oönskade händelser

(16)

Kommunikation och information

Kommunikation

Social- och arbetsmarknadsnämnd

Extern och intern information

-100% -80% -60% -40% -20% 0% 20% 40% 60% 80% 100%

Jag har har en öppen och konstruktiv dialog med min chef kring den ekonomiska såväl som den verksamhetsmässiga utvecklingen under året.

Det är ett tillfredsställande kommunikations/diskussionsklimat i den nämnd jag tillhör

TjänstemänFörtroendevald

-100% -80% -60% -40% -20% 0% 20% 40% 60% 80% 100%

De underlag vi erhåller från våra verksamhets/administrativa system är lättförståeliga, korrekta och aktuella Jag har tillgång till en aktuell, rätt och tydlig information om den verksamhetsmässiga utvecklingen så att jag kan styra min verksamhet i…

Jag har tillgång till en aktuell, rätt och tydlig information om den ekonomiska utvecklingen så att jag kan styra och följa upp min ekonomi på ett bra sätt Våra olika externa och interna intressenter får information på ett bra sätt och i

tillräcklig omfattning

Tjänstemän

(17)

Uppföljning och utvärdering

Utvärderingar och avvikelser

Social- och arbetsmarknadsnämnd

Jämförelser med andra

Uppföljning av kvalitetsarbetet

-100% -80% -60% -40% -20% 0% 20% 40% 60% 80% 100%

Jag anser att nämnden diskuterar och analyserar olika uppföljningsunderlag och avvikelser på ett tillräckligt sätt:

-100% -80% -60% -40% -20% 0% 20% 40% 60% 80% 100%

Jag har tillräcklig kunskap hur vi ligger till avseende ekonomi och verksamhet (kvalitet, arbetssätt) i förhållande till

motsvarande verksamheter i andra kommuner

Jag har kunskap om hur vi ligger till avseende ekonomi och verksamhetsresultat (produktion, kvalitet, effekter) i förhållande till motsvarande verksamheter i

andra kommuner

TjänstemänFörtroendevald

-100% -80% -60% -40% -20% 0% 20% 40% 60% 80% 100%

Nämnden följer i tillräcklig utsträckning upp förvaltningens kvalitetsarbete

(18)

Åtta av de starkaste visas

Frågor med starkare resultat

Förtroendevald

Social- och arbetsmarknadsnämnd

-100% -80% -60% -40% -20% 0% 20% 40% 60% 80% 100%

Nämndens krav och mål kommuniceras på ett bra sätt till olika berörda Ansvar och befogenheter inom nämndens verksamheter är tydliga Väsentliga brister/avvikelser inom verksamheten som bör nå oss som

sitter i nämnden tror jag också når oss.

Utöver statens och kommunfullmäktiges styrning av vår verksamhet via olika regelverk och mål så styr "min nämnd" verksamheten på ett aktivt…

Det är tydligt när beslut bör fattas av oss förtroendevalda och när beslut bör fattas av tjänstemännen

Den rapportering vi får behandlar måluppfyllelse, resultat och effekter på ett tillfredställande sätt ?

Nämnden följer i tillräcklig utsträckning upp förvaltningens kvalitetsarbete Vi får en tillräckligt bra rapportering kring hur verksamhetens bedrivs (t ex

medarbetartrivsel,förbättringsområden,genomförda förbättringar)

(19)

Frågor med starkare resultat

Åtta av de starkaste visas

Tjänstemän

-100% -80% -60% -40% -20% 0% 20% 40% 60% 80% 100%

Jag har har en öppen och konstruktiv dialog med min chef kring den ekonomiska såväl som den verksamhetsmässiga utvecklingen under…

Jag har tillräckligt god kännedom om de lagar och regler som styr den verksamhet jag arbetar inom:

Jag har tillräcklig kunskap om vad jag ska göra för

kontroller/avstämningar i samband med att jag attesterar och/eller…

De styrande dokument som vi använder oss av är tillräckligt bra Inom den verksamhet jag arbetar bedriver vi ett

systematiskt/genomtänkt kvalitetsarbete som syftar till att förbättra…

Inom den verksamhet jag arbetar inom arbetar vi systematiskt/

genomtänkt och metodiskt med att identifiera olika risker och hur…

Jag är på ett tillräckligt sätt delaktig i det årliga arbetet som sker avseende nämndens/styrelsens interna kontrollplan Det är tydligt när beslut ska fattas av oss tjänstemän och när politiken

ska besluta

Social- och arbetsmarknadsnämnd

(20)

Frågor med svagare resultat

Åtta frågor där flera av de svarande angett inte alls eller till viss del

Förtroendevald

-100% -80% -60% -40% -20% 0% 20% 40% 60% 80% 100%

Jag är nöjd med den risk och väsentlighetsanalys som vi gör inom nämnden

De besluts och uppföljningsunderlag som vi får kommuniceras på ett bra sätt till oss i nämnden

Det värdegrundsarbete som sker inom kommunen och inom nämndens verksamhet kommuniceras/diskuteras inom nämnden

Risker och begreppet intern kontroll kommuniceras/diskuteras med regelbundenhet inom nämnden

Jag anser att nämnden diskuterar och analyserar olika uppföljningsunderlag och avvikelser på ett tillräckligt sätt:

De krav/mål vi har för verksamheten är möjliga att mäta (t ex via kvalitetsmått)

Inom min nämnd tar vi tar beslut om åtgärder när olika krav /mål inte nås.

Social- och arbetsmarknadsnämnd

(21)

Frågor med svagare resultat

Åtta frågor där flera av de svarande angett inte alls eller till viss del

Tjänstemän

-100% -80% -60% -40% -20% 0% 20% 40% 60% 80% 100%

De underlag vi erhåller från våra verksamhets/administrativa system är lättförståeliga, korrekta och aktuella Jag "involveras" tillräckligt i frågor/processer/aktiviteter där jag anser att jag

ska vara delaktig:

De fastställda verksamhetsmål, lagar etc som finns för min verksamhet är möjliga att uppnå med de resurser som jag disponerar i år

Den uppföljning vi gör kring ekonomi (budget) är tillräckligt bra I vår verksamhet klarar vi den dagliga "kompetensförsörjningen" på ett bra

sätt.:

Våra olika externa och interna intressenter får information på ett bra sätt och i tillräcklig omfattning

Jag har tillgång till en aktuell, rätt och tydlig information om den ekonomiska utvecklingen så att jag kan styra och följa upp min ekonomi på

ett bra sätt

Jag ges möjlighet att komma med synpunkter inför fastställandet av vår/min budget på ett tillräckligt bra sätt

Social- och arbetsmarknadsnämnd

(22)

Svar som inkommit från denna nämnd/styrelse i jämförelse med alla svar

1 1,5 2 2,5 3 3,5 4

Analyser och hantering av risker

IT-relaterade risker

Kommunicerade krav,mål Kommunikation

Kunskap om lagar och regler

Kvalitetsarbetet

Tydlighet i roller och ansvar

Utvärderingar och avvikelser Uppföljning av rutiner

Uppföljning av kvalitetsarbetet Jämförelser med andra

Värdegrunder och etiska värderingar Extern och intern information

Kontrollaktiviteter ekonomi Förebygga o upptäcka

Risker i omvärlden Rapportering och uppföljning

Risker för oegentligheter

Kompetensförsörjning

Social- och arbetsmarknadsnämnd

Alla i kommunen Social- och arbetsmarknadsnämnd

(23)
(24)

Översiktlig granskning/revision av den Intern styrningen och kontrollen

Bilaga 2

Observera att vi uppmanade till kommentarer då respondenten svarare inte alls eller till viss del (inte instämde)

2016-06-14

____________Social- och arbetsmarknadsnämnd

Social- och

Kommentarer

Tjänstem./Förtroendev.

NIVÅ1 NIVÅ2 T/F FRÅGA SVAR

Övergripandestyrochkontrollmiljö Kommuniceradekrav,mål Tjänstemän De fastställda verksamhetsmål, lagar etc som finns för min verksamhet är möjliga att uppnå med de resurser som jag disponerar i år

Det ger möjlighet att arbeta i rätt riktning, men det går inte alltid tillräckligt fort

Flera av målen har en längre horisont än innevarande år. Frågan är felformulerad, bör stå "verksamhets (del-)mål för innevarandeår" ... resurser som

disponeras i år. Då blir svaret "instämmer helt"

I vår verksamhet finns det flera betydande delar som är lagstyrda och är tvingande även om budgeten inte räcker till ibland.

De styrande dokument som vi använder oss av är tillräckligt bra

De styrande dokumenten är noggrant utarbetade men inte synkroniserade, du vet inte alltid hur de står mot varandra

(25)

Social- och

Kommentarer

Tjänstem./Förtroendev.

NIVÅ1 NIVÅ2 T/F FRÅGA SVAR

Övergripandestyrochkontrollmiljö Kommuniceradekrav,mål Tjänstemän Enligt min uppfattning är våra styrande dokument tillräckligt kommunicerade.

(Så att de personer som berörs av dokumenten ska känna till och förstå)

Finns alltid förbättrings potensial

Vi arbetar på att bli bättre på detta i förvaltningen, gäller att "översätta" till de olika verksamhetsdelarna och ner till individnivå, enl min uppfattning hyggligt bra till enhetschefsnivå men vi kan bli bättre

Förutom budget finns det tydliga krav/mål fastställda för min verksamhet.

Det FINNS tydliga mål/krav, men det finns för många, dvs urvalet är för rikligt så sikten grumlas. *Frågan är kvantitativ, borde formuleras kvalitativ.

För många mål även på denna nivå, målvärden är inte alltid relevanta för det man vill uppnå, bara något som är mätbart, riktningen är viktigare

(26)

Social- och

Kommentarer

Tjänstem./Förtroendev.

NIVÅ1 NIVÅ2 T/F FRÅGA SVAR

Övergripandestyrochkontrollmiljö Kommuniceradekrav,mål Tjänstemän Jag känner till var jag återfinner våra styrande dokument

Alla förvaltningens finns i ledningssystemet

Den strategiska planen för kommunen är tillräckligt bra utformad

För många nivåer och olika mål, indikatorer!

Förtroendevald De krav/mål vi har för verksamheten är möjliga att mäta (t ex via kvalitetsmått)

På grund av de stora flyktingströmmarna av ensamkommande barn är

arbetsbördan för socialsekreterare så stor att det kan vara svårt att hinna med föreskrivna regler för kvalitetsuppföljning En brist som känns olustig . Kanske måste man sänka kraven när det uppstår krislägen som nu ?

Inom min nämnd tar vi tar beslut om åtgärder när olika krav /mål inte nås.

Svårigheter med bostadssituationen för flyktingar. Svårt Att hitta sysselsättning Arbete för flyktingar. Upplever brister I samarbetet med arbetsförmedlingen.

Drogproblem bland ungdomar ökar.

Socialförvaltningen borde få anställa fler Fältsekreterare

Åtgärder kunde vara tydligare

nskapomlagarochregler nstemän

Jag har tillräckligt god kännedom om de lagar och regler som styr den verksamhet jag arbetar inom:

Om jag själv känner att jag inte är helt på de lagar och regler som gäller inom mitt område så använder jag de sakkunniga som finns i kommunen eller genom de tjänster vi köper tex JP socialnet

(27)

Social- och

Kommentarer

Tjänstem./Förtroendev.

NIVÅ1 NIVÅ2 T/F FRÅGA SVAR

Övergripandestyrochkontrollmiljö Kunskapomlagarochregler Förtroendevald

Jag har tillräcklig information och kunskap om nämndens uppdrag och ansvar enligt nämndens reglemente

Saknar information om familjehem. Vilka driver familjehem hur sker uppföljningen av de placerade ut. Finns

behandlingsprogram ?

Tydlighetirollerochansvar Tjänstemän Det är tydligt när beslut ska fattas av oss tjänstemän och när politiken ska besluta

Formellt sett ganska tydligt, i praktiken svårt. Det finns frågor som är mer

"laddade" där politik är mer inblandade i som är på hur-nivån som man ska ha respekt för som tjänsteman. Samtidigt lika viktigt med det omvända.

Jag "involveras" tillräckligt i frågor/processer/aktiviteter där jag anser att jag ska vara delaktig:

Borde vara mer

I vissa processer känns det ibland som att det är klart innan vi börjar.

På förvaltningsnivå gör jag det i stort sett men inte på kommunnivå, då det är cement väggar mellan förvaltningarna.

(28)

Social- och

Kommentarer

Tjänstem./Förtroendev.

NIVÅ1 NIVÅ2 T/F FRÅGA SVAR

Övergripandestyrochkontrollmiljö Tydlighetirollerochansvar Tjänstemän Vi har en tydlig och väl fungerande ansvars- och arbetsfördelning inom vår förvaltning/kommun

Kan bli ännu tydligare, men det betyder också att vi måste kunna vara än mer flexibla för att lösa nya problem som går utöver de befintliga ansvarsfördelningarna.

Vi måste tänka att problemet ska lösas gemensamt istället för att om möjligt bli av med det till någon annan förvaltning el beslutsnivå. Även med en tydlig

ansvarsfördelning måste det kunna vara möjligt att bistå varandra utan det ska vara ekonomiska förhandlingar först!

Värdegrunderochetiskavärderingar Tjänstemän Värdegrunder (etiska värderingar,

"uppförandekoder","intressekonflikter", odyl) kommuniceras på ett tillräckligt bra sätt inom kommunen och inom den verksamhet jag arbetar inom:

Prioriterat inom min förvaltning, skulle vara mer samordnat på kommunnivå. Vi skulle kunna bli bättre på både intern och extern samverkan och få ett annat lösningsfokus om vi hade en tydligare gemensam värdegrund, till och med få till effektivare resursanvändning och bättre insatser för den enskilde

på förvaltningsnivå är det väldigt tydligt men inte på kommunnivå.

Förtroendevald Det värdegrundsarbete som sker inom kommunen och inom nämndens verksamhet

kommuniceras/diskuteras inom nämnden

Det har väl hänt men skulle inte säga att det är med kontinuitet.

Rapporteringochuppföljning Tjänstemän Den uppföljning vi gör för att se hur vi når vår/min verksamhets mål är tillräckligt bra.

Har ingen egen verksamhet

(29)

Social- och

Kommentarer

Tjänstem./Förtroendev.

NIVÅ1 NIVÅ2 T/F FRÅGA SVAR

Övergripandestyrochkontrollmiljö Rapporteringochuppföljning Tjänstemän Den uppföljning vi gör för att se hur vi når vår/min verksamhets mål är tillräckligt bra.

Vi skulle behöva bli bättre på att dra mer slutsatser, våga göra omställningar

Den uppföljning vi gör kring ekonomi (budget) är tillräckligt bra

Nyligen reviderat processen för att bli bä'ttre

Förtroendevald Beslut utförda på delegation återrapporteras på ett bra sätt

Nä, det är sämre med återkopplingen här tycker jag. Å andra sidan har jag bara suttit ett år så mycket av det jag varit med och delegerat är väl inte helt eller delvis implementerat.

De besluts och uppföljningsunderlag som vi får kommuniceras på ett bra sätt till oss i nämnden

Nja, i mån av tid. Det är ofta lite pressat schema och då får sån information stryka på foten. Helt ärligt förstår jag inte att det finns tidsramar för verksamhet i nämnd.

Man är väl färdig först när allt är behandlat som skall behandlats?

Vid enstaka tillfällen kommer en sekretesshandling på sittande bord till nämnden men väldigt sällan.

De olika underlag vi får av

tjänstemännen är korrekta och riktiga

Det får man ju hoppas att det är riktigt.

(30)

Social- och

Kommentarer

Tjänstem./Förtroendev.

NIVÅ1 NIVÅ2 T/F FRÅGA SVAR

Övergripandestyrochkontrollmiljö Rapporteringochuppföljning Förtroendevald De olika underlag vi får av

tjänstemännen är korrekta och riktiga

Det får man väl lov att lita på. Om jag VET att så är fallet så blir svaret; inte en aning.

Vi får en tillräckligt bra rapportering kring hur verksamhetens bedrivs (t ex medarbetartrivsel,förbättringsområden, genomförda förbättringar)

Förbättringspotential rapporteras ej

Jag anser att nämnden på ett tillfredsställande sätt arbetar med styrning och uppföljning av såväl ekonomi som verksamhet.

Jag har väl vid ett par tillfälle blivit föremål för irritation när jag ställt följdfrågor på ekonomi. Känslan har väl varit att jag ju blivit presenterad och det räcker! Tråkigt.

Kompetensförsörjning Tjänstemän I vår verksamhet klarar vi den dagliga

"kompetensförsörjningen" på ett bra sätt.:

Mycket svårt att rekrytera vissa personalgrupper

Svårt med vissa personalgrupper inom myndighetsutövning, nya behörighetskrav

(31)

Social- och

Kommentarer

Tjänstem./Förtroendev.

NIVÅ1 NIVÅ2 T/F FRÅGA SVAR

Övergripandestyrochkontrollmiljö Kompetensförsörjning Tjänstemän I vår verksamhet klarar vi den dagliga

"kompetensförsörjningen" på ett bra sätt.:

Vi har stora problem med att nyrekrytera.

eftersom vi lider av att det är en brist på våra personalgrupper.

Vår förvaltning håller på med ett

kompetens och utvecklings arbete. Då vi måste säkra upp att behålla den

kompetens vi har idag samt att attrahera nya medarbetare.

Förtroendevald Inom nämndens verksamhet säkrar vi att det kontinuerligt finns tillräckliga resurser med god kompetens

Vi har en utbildningsplan för att uppdatera för oss som varit med förut och för de nya i nämnden

Riskerochförbättringsarbete Analyserochhanteringavrisker Tjänstemän Inom den verksamhet jag arbetar inom arbetar vi systematiskt/ genomtänkt och metodiskt med att identifiera olika risker och hur dessa ska

reduceras/hanteras

Uppföljning av klagomål och avvikelser, Lex Sarah bidrar till att detta arbete sker kontinuerligt.

(32)

Social- och

Kommentarer

Tjänstem./Förtroendev.

NIVÅ1 NIVÅ2 T/F FRÅGA SVAR

Riskerochförbättringsarbete IT-relateraderisker Tjänstemän Frågor relaterade till IT ingår på ett tillräckligt sätt när vi analyserar och värderar risker inom den verksamhet jag arbetar i

Kan bli bättre, behov av mer kunskap inom området och att använda de experter som finns.

Vad som saknas, är: vad händer om IT- stödet inte är där. IT-stödet är en så självklar del i vardagen så man kan likna den vid, vad händer om du är utan bränsle till ditt fordon, svaret är: allt saktar ned till 10-25 % av normal verksamhet.

Kvalitetsarbetet Tjänstemän

Inom den verksamhet jag arbetar bedriver vi ett systematiskt/genomtänkt kvalitetsarbete som syftar till att förbättra vår verksamhet uifrån olika intressenters krav

Vi har ett ledningssystem men vi kan ändå alltid bli bättre genom att använda gjorda erfarenheter mer konstruktivt.

Inom min verksamhet fångar vi upp och tar om hand om externa och interna intressenters

förbättringsförslag/synpunkter/klagomål /etc på ett bra sätt

" på ett bra sätt" allt kan förbättras

Riskeriomvärlden Tjänstemän

Vi analyserar på ett tillräckligt bra sätt hur förändringar i omvärlden kan påverka den verksamhet jag arbetar inom

Ett utvecklingsområde! Vi skulle kunna vara mer strategiska och kunna förbereda verksamheten för nya utmaningar och kunna ställa om snabbare.

(33)

Social- och

Kommentarer

Tjänstem./Förtroendev.

NIVÅ1 NIVÅ2 T/F FRÅGA SVAR

Riskerochförbättringsarbete Riskeriomvärlden Tjänstemän

Vi analyserar på ett tillräckligt bra sätt hur förändringar i omvärlden kan påverka den verksamhet jag arbetar inom

Ibland är det svårt att få tid till denna uppgift när vi är mitt uppe i vårt dagliga arbete.

Riskerföroegentligheter Förtroendevald Risker för oegentligheter beaktas i den riskanalysen/riskvärdering vi gör

Vad menas med oegentligheter?

Kontrollaktiviteter Kontrollaktiviteter ekonomi Tjänstemän Jag har tillräcklig kunskap om vad jag ska göra för

kontroller/avstämningar i samband med att jag attesterar och/eller följer upp olika underlag inför eller efter att utbetalningar gjorts.

Jag har förtroende för det förarbete mina medarbetare gör, jag kan alltid ställa frågor för att ha full koll på vad attesten innebär

Jag har tillräckliga kunskaper för att på ett säkert och effektivt sätt kunna utföra de uppgifter jag ansvarar för rörande budget, budgetuppföljning och prognos

Har ej ekonomiansvar

Kan alltid bli mer duktig, men jag är inte utbildad ekonom, jag måste förlita mig på

"min" ekonom. Jag måste ändå vara så kunnig att jag kan ställa de rätta frågorna.

(34)

Social- och

Kommentarer

Tjänstem./Förtroendev.

NIVÅ1 NIVÅ2 T/F FRÅGA SVAR

Kontrollaktiviteter Kontrollaktiviteter ekonomi Tjänstemän Jag har tillräckliga kunskaper för att på ett säkert och effektivt sätt kunna utföra de uppgifter jag ansvarar för rörande budget, budgetuppföljning och prognos

Våra interna underlag är svårförståliga.

Förebyggaoupptäcka Tjänstemän

I min verksamhet arbetar vi på ett sätt som gör att vi förebygger fel, upptäcker fel och

oönskade händelser

Förvaltningens ledningssystem.Väl genomtänkt internkontrol som riktar sig mot kritiska områden. Systematik i avvikelse och klagomålshantering finns genom ledningssystemet. De befintliga system som används ska vara så säkra och förutseende att de stödjer detta arbetssätt som möjligt och att det larmar när det blir fel.

Informationochkommunikation Kommunikation Förtroendevald

Det är ett tillfredsställande

kommunikations/diskussionsklimat i den nämnd jag tillhör

Inte alltid så lätt att få komma till tals, ingen som lyssnar, det är alltid vissa som får sina åsikter framförda.

Externochintern information Tjänstemän De underlag vi erhåller från våra verksamhets/administrativa

system är lättförståeliga, korrekta och aktuella

Informationen bra och det går alltid att få support. Varje delsystem tycker att deras område är viktigast, så ser man inte det utifrån verksamhetsperspektiv

Personalsystemet är dåligt synkroniserat med Ekonomisystemet

(35)

Social- och

Kommentarer

Tjänstem./Förtroendev.

NIVÅ1 NIVÅ2 T/F FRÅGA SVAR

Informationochkommunikation Externochintern information Tjänstemän Jag har tillgång till en aktuell, rätt och tydlig information om den

verksamhetsmässiga utvecklingen så att jag kan styra min verksamhet i förhållande till ställda krav och mål

Kräver ett stort mått av eget ansvar för att uppnå instämmer helt. Beror också på support från stab andra sakkunniga.

Jag har tillgång till en aktuell, rätt och tydlig information om den ekonomiska utvecklingen så att jag kan styra och följa upp min ekonomi på ett bra sätt

Dålig kommunikation med ekonom gör arbetet mycket svårt

Gott samarbete med ekonom och det egna ansvaret.

Har inte enkonomiansvar

Våra olika externa och interna intressenter får information på ett bra sätt och i tillräcklig omfattning

Här skulle vi kunna bli mycket bättre på intranätet, jag vet att ett jobb har påbörjats.

Vi arbetar på att bli bättre och för att tänka mer utifrån Lidköpingsbons perspektiv.

(36)

Social- och

Kommentarer

Tjänstem./Förtroendev.

NIVÅ1 NIVÅ2 T/F FRÅGA SVAR

Uppföljning Utvärderingarochavvikelser Förtroendevald

Jag anser att nämnden diskuterar och analyserar olika uppföljningsunderlag och avvikelser på ett tillräckligt sätt:

Det kan man nog inte göra för mycket i en nämnd för sociala frågor med människor i centrum.

Uppföljningavrutiner Tjänstemän Inom min verksamhet sker det en regelbunden uppföljning/utvärdering så att rutiner fungerar på ett bra sätt

En del av ledningssystemet.

Vi skulle givetvis kunna bli bättre och framför allt ha mer tid till denna typ av arbete.

Jämförelsermedandra Tjänstemän Jag har tillräcklig kunskap hur vi ligger till avseende ekonomi och verksamhet (kvalitet, arbetssätt) i förhållande till motsvarande verksamheter i andra kommuner

Har inte ekonomiansvar

Övrigt Övrigakom Tjänstemän Övriga synpunkter och förslag Kommunens styrstrategi används på ett felaktigt sätt. De övergripande målen, de som speglar helikopterperspektivet = KOMMUNENS mål, bryts INTE ned till del mål för förvaltningen och framför allt, som stöds av egna strategier, utan då ska de

Figure

Updating...

References

Related subjects :